Näide seminarist keeldumise kohta. Kuidas kirjutada kirja teenustest keeldumise kohta

Reeglina on kommertspakkumine läbirääkimiste esimene etapp: klient pole veel otsustanud, kellega ta täpselt koostööd teeb, tarnijad või töövõtjad ootavad tema otsust ja püüavad endale tähelepanu tõmmata. Kommertsettepanekuid saadetakse välja kümnete kaupa – see on võimalus näidata end parimas valguses, kirjeldada kõiki oma võimeid ja jätta potentsiaalsest partnerist hea mulje. Kohe pärast otsuse tegemist saadetakse kõik laekunud ettepanekud kausta, kus on paljutõotavad kontaktid juhuks, kui peate töövõtjat vahetama – ja sellises olukorras on oluline keeldumiskiri õigesti vormistada, säilitades võimaluse uuesti taotleda.

Keeldumise eetika

Keeldumiskirjas on oluline näidata üles austust vestluspartneri vastu - tema pakkumine oli väärt, ta kulutas aega detailide arutamiseks, isegi kui see ei toonud kaasa lepingu sõlmimist ja ootab sinult otsust, isegi negatiivset. üks.

Keeldumine väljastatakse ettevõtte kirjaplangil elektroonilisel või paberkandjal, olenevalt olukorrast. Ärisuhtluse standardid nõuavad, et määratud teema oleks neutraalne, ilma negatiivsuseta - sobivad fraasid “Vastus teie ettepanekule”, “Koostööst”, “Tööst”. Valige teema, mida adressaat oma kirjas kasutas. E-kirjade puhul ei ole soovitav kasutada automaatvastuste teemasid, näiteks “RE: Äripakkumine”, et mitte tekitada adressaadis tähelepanematuse tunnet.

Seda tüüpi tähtede puhul pole vestluskaaslase poole pöördumises midagi uut - kui teate, on soovitatav kasutada isanime, millele on lisatud sõna "Kallis". Sõnumi lõpus on hüüumärk või olenevalt teie ettevõtte tähtede vormindamise standarditest. Teine oluline kirjaliku keeldumise element on viide pakkumisele, mille saite ja millest te tegelikult keeldute. Link on parem sisestada kirja algusesse, kohe pärast päringut - “Vastuses teie päringule 6.08.12...”, “9. mai kommertspakkumisele...”.

Keeldumise pärast tuleb kindlasti väljendada kahetsust. Kui kommertspakkumise kirjale olid lisatud dokumendid või infomaterjalid, siis märkige, et olete need kätte saanud ja lugenud - näiteks "Täname üksikasjaliku esitluse eest, meie spetsialistid on esitatud teabega tutvunud, kuid kahjuks oleme sunnitud keelduda teie teenustest." Lisage kindlasti keeldumise põhjus, kui teil on selleks volitus – näiteks kui ettepanek ei vasta tingimustele. Soodsama pakkumise valikut traditsiooniliselt keeldumise põhjuseks ei nimetata.

Enne lepingu sõlmimist arutavad lepingu pooled läbi selle tingimused ja tehingu summa. Järgmisena peavad pooled lepingule alla kirjutama. Ja siin on sündmuste arendamiseks palju võimalusi. Alustades valmis standardteksti kohesest allkirjastamisest kuni pikkade läbirääkimiste ja aruteludeni iga üksiku punkti üle. Selles etapis ei ole harvad juhud, kui keeldutakse põhilepingu sõlmimisest. Seadus lubab seda teha, kuid on omadusi, mida tuleks arvestada, et selles olukorras enda huve maksimaalselt kaitsta.

Juhised

Kõigepealt peate lähtuma allkirjastamisele eelnenud tingimustest. Kui eellepingut ei sõlmitud ja Te ei võtnud endale kohustust põhilepingut allkirjastada ning avansina rahasummasid ei kantud või võite lepingu sõlmimisest julgelt keelduda. Sel juhul ei ole te veel lepingulisi kohustusi võtnud ja seetõttu ei pruugi te isegi keeldumise põhjust selgitada. Kuid kui see nii ei ole, peate oma huvide kaitsmiseks võtma mitmeid meetmeid.

Sageli on juhtumeid, kus pooled sõlmivad enne põhilepingu allkirjastamist eellepingu. Sisuliselt vabatahtlikult tulevase lepinguga sidumine. Kuid ka sel juhul on võimalus tehing lõpule viia. Siin vajate sellise sammu jaoks kaalukaid põhjuseid ja õiguslikku ettevalmistust, mis võimaldab teil oma positsiooni kohtus kaitsta, kuna ühepoolne keeldumine on sel juhul võimatu. Vastasel juhul saab vastane sundida sind väljaku kaudu põhikirjale alla kirjutama. Keeldumise põhjendamiseks peate esitama tõendid eellepingu tingimuste rikkumise või lepingu koostamise reeglite mittejärgimise kohta.
Pöörake tähelepanu ka kuupäevadele. Sellise lepingu kehtivusaeg tuleb tekstis ära näidata. Artikli 429 kohaste otseste juhiste puudumisel Ch. Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku artikli 11 kohaselt on põhilepingu sõlmimiseks ette nähtud üks aasta alates eellepingu sõlmimise kuupäevast. Kui seda ei sõlmitud enne selle perioodi lõppu, siis poolte poolt eelnevalt võetud kohustused

Keeldumiskirjad on ärikirjavahetuse lahutamatu osa, kuigi mitte just kõige meeldivamad. Sellegipoolest kohtame nii või teisiti ärikirjavahetuses pidevalt olukordi, kus on vaja öelda “ei”. Keeldumise põhjused on erinevad: need võivad olla nii objektiivsed kui ka subjektiivsed.

Keeldumiskirjade koostamise raskused tekivad, kui:

• "huvitavast" adressaadist on vaja keelduda mitmel objektiivsel põhjusel;
• Keelduda on ebameeldiv;
• Oluline on säilitada adressaadi asukoht ja lojaalsus.

Kuidas kirjutada keeldumiskirja viisakalt ja õigesti, nii et teid ei vaevaks kahetsus ja adressaat ei kustutaks teid oma mälust igaveseks?

Esiteks võta seisukoht, et kellelegi ei ütlemine on vaid osa konstruktiivsest äridialoogist. Iga selles dialoogis osaleja järgib oma eesmärke ja huve, mis mitmel põhjusel ei pruugi alati kokku langeda. Seega on keeldumine ärimaailmas levinud praktika, millega tuleb õppida asjatundlikult töötama.

Teiseks keeldu targalt. Pädev keeldumine on õige keeldumine. Näidake, et austate ja mõistate adressaadi positsiooni, kuid nagu öeldakse, on teie särk kehale lähemal.

Sellest artiklist saate teada 9 saladust, kuidas kirjutada õige keeldumine.

Seega on keeldumiskirja viis möödarääkiv, et mitte adressaati solvata. Esmalt põhjendate keeldumist, et lugeja mõistaks teie mõttekäiku ja lõpus teavitate tehtud otsusest.

Aga võtame asjad järjekorda. Selleks, et keeldumine kõlaks adressaadile võimalikult õigesti, peaksite keeldumise kirjutamisel järgima järgmist skeemi:

1. Alustage kirja isikliku aadressiga adressaadile.

"Tere, kallis Ivan Stepanovitš!"

"Kallis Maria Sergeevna!"

2. Täname adressaati vastuse eest teie ettepanekule:

"Hindame võimalust, mille olete leidnud meile äriettepanekuga!"

"Täname teid meie ettepanekule vastamise eest"

"Täname, et saatsite meile oma CV."

3. Määrake kontekst. See peaks olema neutraalne kommentaar, mis annab teavet kirja teema kohta. Selles osas ei tohiks olla vihjet lõplikule vastusele.

“Teatame ekspertkomisjoni otsusest Interneti kaugkoolituse keskuse korraldamise toetuse taotlemise kohta...”

Tänulikkuse ja kirja konteksti saab ühendada ühte plokki:

“Täname, et saatsite oma toetuse taotluse Interneti kaugõppekeskuse korraldamiseks ja teavitasite teid ekspertkomisjoni otsusest...”

4. Näidake saajale, et olete lugenud seda, millest keeldute. Keeldumiskiri peaks sisaldama adressaadile äratuntavaid fakte ja sõnu. Pole midagi solvavamat kui tüüpiline keeldumine kõigile meililisti osalejatele. Paljud inimesed lõpetavad ettepanekutele vastamise, kui tunnevad, et nende projekt (resümee, ettepanek) pole isegi avatud. Isegi kui see on uudiskiri, jälgige oma sõnu, vastasel juhul võite kaotada potentsiaalsed partnerid.

"Oleme hoolikalt uurinud teavet teie töökogemuse ja teadmiste kohta."

"Oleme teie projekti hoolikalt uurinud..."

"Komisjon uuris hoolikalt teie esitatud andmeid ja uuringute tulemusi."

5. Väljenda mõistmist ja kaastunnet.

"Me mõistame, kui oluline on teie jaoks selles projektis osaleda."

"Jagame teie huvi tulemuste vastu..."

« Komisjoni liikmed jagavad teie muret, et...”

6. Tehke adressaati kompliment, märkige ettepaneku eelised, mis teile meeldis – see võimaldab adressaadil oma nägu säästa.

"Olukorda parandaks oluliselt kaugõppe korraldus."

"Kirg ja kiire õppimine on töötaja jaoks väga väärtuslikud omadused."

"Teie kogemused ja teadmised väärivad tähelepanu."

7. Nüüd on aeg öelda " …, Aga…». Põhjendage oma keeldumist, viidates objektiivsetele asjaoludele. Esitage oma põhjused positiivsel või neutraalsel viisil. Seletus ei tohiks kõlada vabandusena. Proovige valida saaja jaoks kõige veenvamad argumendid.

“Praegu on aga tehnilise taristu puudumise tõttu piirkondades ligipääs internetile alla 1% elanikest. Valitsusasutuste plaanides on artikkel taristu arendamiseks raha eraldamiseks alles järgmisel aastal.“

“Samas otsime hetkel kvalifitseeritud ja kogemustega spetsialisti selle margi autode remondiks. Ettevõtte juhtkond plaanib personali laiendada alles järgmisel aastal.

8. Keelduge nõtkelt: « ... sa oled minu jaoks liiga hea».

« Interneti-juurdepääsu tehnilise võimaluse puudumisel tundub kaugõppe korraldamiseks toetuse eraldamine mõnevõrraenneaegne- projekti käivitamine ilma vajaliku tehnilise baasita võib hea idee vaid diskrediteerida »

«Praegu näeme avamist assistendi ametikohale. kvalifitseeritud käsitöölise puudumise tõttu ebapraktiline, kes võiksid teadmisi kolleegidele edasi anda.

Keeldumiskiri peab sisaldama selget keeldumise sõnastust + selget selgitust keeldumisotsuse põhjuste kohta:

"Kahjuks oleme hetkel teinud positiivse otsuse teise kandidaadi kasuks, kelle töökogemus on rohkem kooskõlas antud ametikohal lahendatavate ülesannete mahu ja keerukusega."

9. Paku saajale alternatiivi. Kohtle teda mõistvalt. Jätke saajale edaspidiseks koostööks lootus, sest ta võib teile tulevikus huvi pakkuda.

« Meil on kahju, et praeguses etapis ei saanud me aidata kaasa teie plaanide elluviimisele piirkondades. Võib-olla järgmisel aastal on Interneti-olukord soodsam ja siis saavad need plaanid ellu,-Kutsume teid saatma need läbivaatamiseks ....

"Oleme valmis teie kandidatuuri kaaluma uute vabade töökohtade avanemisel."

"Kui asjaolud lähitulevikus muutuvad, naaseme teie taotluse läbivaatamise juurde."

Paljud personalispetsialistid ei vasta ajapuudusele viidates saadetud CV-dele. See pole aga kuigi viisakas, sest oma CV saatnud inimesed ootavad tulemusi, lootes ja soovides teada saada neile meeldinud vaba ametikoha saatusest. Võimalusena kasutage universaalset keeldumiskirja.

Soovitame CV jaoks kaaluda universaalset keeldumiskirja:

"Oleme teie CV hoolikalt läbi vaadanud, kuid oleme sunnitud keelduma. Teie kandidatuur ei vasta mõnele sellele vabale kohale kandideerijatele esitatavatele nõuetele. Täname teid tähelepanu eest meie ettevõttele ja soovime teile õnne."

Teeme ettepaneku muuta see sama universaalne täht 9 saladuse abil:

"Tere päev, Sergei!

Täname CV saatmise eest ja teavitame teid ettevõttes XXX vabale ametikohale X korraldatud konkursi tulemustest. Ettevõtte personaliosakond on teie CV hoolikalt läbi vaadanud. Mõistame, kui oluline on teie jaoks konkursi võitmine ja selle vaba koha saamine. Tõepoolest, teie kogemused ja teadmised väärivad tähelepanu. Paraku langes hetkel positiivne otsus teise kandidaadi kasuks, kelle töökogemus on rohkem kooskõlas antud ametikohal lahendatavate ülesannete mahu ja keerukusega. Oleme valmis teie kandidatuuri kaaluma uute vabade töökohtade avanemisel.

Lugupidamisega…"

Väljapakutud üheksa saladust kasutades koostatud keeldumiskirjad aitavad autoril (saatval ettevõttel) luua kompetentse, korrektse, tsiviliseeritud äripartneri kuvandi.

	-
	-	Saadate iga päev sadu ettepanekuid, taotlusi ja muid ärikirju, kuid te ei saavuta oma sõnumiga soovitud tulemust? Kas te ei tea, kuidas saajale tema kohustusi märkamatult ja viisakalt meelde tuletada? Siis on veebikoolitus teile kindlasti abiks "Äritegevuse kirjutamisoskused"! Saate selle läbida igal sobival ajal.	-	-
	-

	-	Kas te ei leidnud ärikirjade kohta vajalikku teavet? Minge saidile ja leiate kõigi populaarsete ärikirjatüüpide reeglid ja kirjutamisnäited. Ja iga päevaga tuleb näiteid aina juurde! Kui soovid kirjutada kõige tõhusamat kirja, mis kindlasti vastuseta ei jää, võta meiega ühendust ja meie spetsialistid aitavad sind selles.	-	-
	-

Kuidas äripakkumisest suuliselt õigesti keelduda: valikud, näited

Keeldumine on igal juhul ebameeldiv. Kommertsjuhtumi, äriliidu või äritegevuse keeldumist tuleb aga ette sageli. Keeldumisel on õigus eksisteerida erinevates olukordades:

• Võite keelduda ebaolulistest pakkumistest
• Ei ole nõus koostööd tegema
• Nõudmisest keelduda
• Keelduge teatud töömahu tegemisest
• Töölevõtmisest keeldumine

Kellelegi “ei” ütlemine on muidugi ebameeldiv, kuid mõnel juhul on see lihtsalt vajalik. Lugupeetud ülemuse või administratsiooni jaoks on oluline valida tõeliselt “tugevad” ja arusaadavad sõnad, sest mõnikord võib banaalne “meid see ei huvita” üsna ebaviisakas kõlada. Seega tunneb potentsiaalne või tegelik klient end solvununa ja pettununa, mis peletab ta uuesti organisatsiooni, asutusse, asutusse tulemast.

On mitmeid "universaalseid" sõnu ja klišeefraase, mida professionaalne läbirääkija peab õigesti keeldumiseks kasutama.

Oluline on meeles pidada reegleid:

• Mitte mingil juhul ei tohi isiklikuks minna, sest võid inimest täiesti põhjendamatult solvata.
• Tehke inimesele selgeks, et te ei keeldu temast kui inimesest, kuid te ei nõustu tema ettepanekutega täielikult.
• Võimaluse korral paku kliendile hoopis teistsugust, kasulikumat koostööd.
• Pärast või enne keeldumist tehke inimesele oluline ja oluline kompliment tema töö, võimete ja võimaluste kohta.
• Põhjendage kindlasti keeldumist, et inimene teist mõistaks.
• Kasutage peegeldavaid fraase, näiteks: mõtlesin selle läbi, arutasin, kaalusin poolt- ja vastuargumente, mõtlesin läbi kõik üksikasjad jne.
• Ärge unustage tänada inimest, kes teeb teie heaks teatud töö.
• Vabandage ebamugavuste või asjaolude pärast.

Kuidas õigesti keelduda äripakkumisest kirjalikult, ärikirjas: võimalused, näited, keeldumise näidis

Keeldumiskirjade kirjutamine ei ole iga ülemuse, sekretäri, administratsiooni või asutuse oskus. See nõuab aastatepikkust oskust, sest asi on delikaatne ja võib selgelt näidata organisatsiooni staatust.

Oluline on teada:

• Kirja koostamisel peate meeles pidama, et see ei tohiks mingil juhul inimest solvata.
• Kirja kirjutamise reeglid peaksid olema ette nähtud ärieetika ja viisakuse üldiste reeglite järgi.
• Keeldumiskirja ülesehitus peab vastama kõikidele standarditele mitte ainult mõtete ülesehituses, vaid ka kujunduses.
• Igal keeldumiskirjal peab olema kolm kohustuslikku osa: apellatsioon, põhiosa ja järeldus.
• Ärge koormake seda tüüpi kirjutamist terminite, keeruliste sõnade ja järeldustega.

TÄHTIS: kirja kirjutades ei tohiks "kohe õlast lõigata", edastades kõige ebameeldivama teabe, vaid nii-öelda lahkuda "põgenemisteekonnast" (kui see tõesti nii on), andes võimaluse teisele. püüda teha ühist koostööd.

Kuidas viisakalt ja asjatundlikult keelduda vestluse kutsest: võimalused, näited, keeldumise näidis

Mõnes olukorras võib osutuda vajalikuks kirjutada koostööst keeldumise kiri.

• Kirjutama asudes tuleks märkida inimese nimi, kellele kirjutad, aadress ja isikuandmed.
• Kasutage kindlasti ainult viisakaid ja tundlikke suhtlusvorme.
• Kindlasti tänage adressaati organisatsiooni vastu huvi üles näitamise eest.
• Millestki või kellestki keeldumisel tuleks kindlasti viidata asjaoludele või põhjustele (võib saata lisapaberid).
• Võimalusel lisa oma kirja vihje või loota, et tulevikus võib veel üks koostöö toimuda.

Kuidas viisakalt ja asjatundlikult keelduda töö- või koostööpakkumisest: võimalused, näited, keeldumise näidis

Mis peaks kirjas olema:

• Isiklik aadress: viisakas, ametlik, täielik
• Täname inimest osalemise või huvi eest.
• Määrake kontekst
• Selgitage ja näidake, et teil on kogu ja ainult täielik teave praeguse probleemi kohta.
• Teatage, et otsus tehti vastavalt standarditele ja nõuetele.
• Väljendage siirast ja tundlikku kaastunnet
• Ärge unustage märkida inimese eeliseid
• Ärge keelduge ebaviisakalt ja "kenasti" inimesest
• Soovitage võimalikke alternatiive

Kuidas viisakalt ja asjatundlikult üritusel osalemisest keelduda: võimalused, näited, keeldumise näidis

Olulised omadused:

• Kirja kirjutamise reeglid on sarnased muude ametlike kirjade puhul nõutavatega.
• Keeldumine kirjutatakse, võttes arvesse saadud pakkumist mõnel üritusel osalemiseks.
• Kindlasti viidata asjaoludele, mis takistasid üritusel osalemist.

Video: "Kuidas vastuse saamiseks kirja kirjutada?"

Kahjuks tuleb mõnikord ette olukordi, kus peame kirjutama negatiivse varjundiga ärikirju. Sellised kirjad hõlmavad kaebusi, pretensioone ja selle artikli kangelast: keeldumiskirja. Soov säästa nägu ja säilitada äriline maine dikteerib meile selliste kirjade kirjutamiseks teatud reeglid: neis on oluline mitte solvata adressaati ja jääda temaga, kui mitte sõbralikesse, siis vähemalt lojaalsetesse suhetesse. Täna vaatleme keeldumiskirjade ülesehitust ja toome näiteid teksti sõnastuse kohta.

Ettevõtlusest keeldumise kirja struktuur on sama, mis iga teise kirja puhul. Soovitan lugeda ka seda artiklit, sest enamik keeldumiskirja üksikasju on koostatud täiesti standardselt ja nendest me siinkohal ei räägi, keskendudes tekstile Keeldumine on kirjutatud organisatsiooni kirjaplangile , millele on alla kirjutanud peadirektor või volitatud ametnik, ja seejärel registreeritud. Järgmisena vaatleme kirja mõningate detailide ja semantiliste osade kujunduslikke iseärasusi.

Keeldumiskiri: kuidas pealkirja kirjutada?

Või nagu mõnikord öeldakse, kirja teemarida. Siin on etiketi osas väike peensus: kui näitate üles ilmset negatiivsust ja eitamist, ei lisa see teile partneri silmis "plusse". Teie vastuskirja teemarida ei tohiks edastada teie otsust millestki keelduda. Parem on kirjutada neutraalselt: “Koostöö”, “Garantii kohta”, “Lepingu allkirjastamisest” jne.

Kuna keeldumiskiri on peaaegu alati vastus, võite jätta selle teema, mis oli kirjas.

Tekst

Kirja tekst algab adressaadi poole pöördumisega nime ja isanime järgi. Kui on teada ainult perekonnanimi, siis pöördume enda poole perekonnanime järgi, kuid me ei kirjuta enam initsiaale ega unusta, et Venemaal on sellise juhtumi üldtunnustatud aadress "härra" või "proua".

Näiteks:

Kallis Oleg Olegovitš!

Lugupeetud härra Makarenko!

Lugupeetud proua Mitrofanova!

Kui kahtleme isegi adressaadi perekonnanimes, kirjutame lihtsalt "Austatud härrad!"

Erinevalt pakkumis- või pretensioonikirjast kirjutatakse keeldumiskiri ainult vastusena kellegi teise kirjale või ametlikule palvele. Sellise kirja teksti koostamisel tasub arvestada, et see peab sisaldama linki päringule, mis on paigutatud teksti algusesse või (veelgi parem ja täiesti õige) spetsiaalsesse detaili - erimärkidesse. asub tähe numbri ja kuupäeva väljade all:

______________ № ___________

_____________ alates __________ - see on koht, kus päringu andmed kirjutatakse.

Kui teie ettevõtte kirjaplangil selliseid erivälju ei ole, algab keeldumise esimene lõik lingiga taotluse kirjale:

Vastuseks Teie kirjale 07.01.2015 nr 434 anname teada, et...

Enne keeldumist peate väljendama oma kahetsust. Saate valmistada mitu "malli" fraasi. Näiteks:

Kahjuks oleme sunnitud teie pakkumisest keelduma, kuna...

Kui taotlusele olid lisatud dokumendid, siis tasub kirjas näidata, et olete nendega tutvunud. See näitab, et te ei jätnud pakkumist tagasi, vaid kaalusite seda hoolikalt. Sel juhul sisaldab kiri järgmisi fraase:

Vaatasime teie ettepaneku hoolikalt läbi...

Oleme teie esitatud dokumentidega üksikasjalikult tutvunud...

Kui kirjutate kommertspakkumisest keeldumise, peaksite neid kindlasti tänama ettepaneku saatmise ja selle eest, et teie ettevõtet peeti võimalikuks partneriks. See kehtib kõigi kohta. Isegi kui teil on suur ettevõte, millel on palju filiaale kogu Vene Föderatsioonis ja SRÜ-s ning pakkumine tuli idufirmalt LLC, ei tohiks unustada ärietiketti. Pealegi, kes teab, võib-olla on sul tulevikus selle ettevõttega koostööd teha kasumlik. Sama kehtib nende kohta, kes saadavad teile oma CV: peate keelduma õigesti ja tänuga tähelepanu eest.

Täname teid pakutud materjalide ja huvi eest meie ettevõtte vastu. Olles hoolikalt kaalunud võimalikke koostöövõimalusi, oleme kahjuks sunnitud keelduma.

Kahjuks oleme hetkel sunnitud Teilt keelduma iga-aastaste hooldustööde tõttu.

Kahjuks ei ole meie autopargis vajaliku kandevõimega sõidukeid ja seetõttu oleme sunnitud keelduma transpordist Teieni.

Vabandame, kuid hetkel ei saa me teile vajalikke seadmeid pakkuda, kuna see asub Kurskis ja transporditakse Moskvasse alles selle kuu lõpus.

Tihti ei saa oma partnerit või klienti kuidagi aidata ja siis saab kirja standardselt lõpetada, märkides ära keeldumise põhjuse. Aga mis siis, kui saate tõesti anda praktilisi nõuandeid, mis aitavad olukorra lahendada? Kui olete kindel, et teie partner võib saadetud kommertspakkumisest kasu saada või teate, milline organisatsioon teie teada saab tõesti aidata ja abi osutada, kirjutage sellest. Kui teil on vähegi võimalus olukord positiivselt lahendada, on see teie ettevõtte mainele ainult pluss.

Järgides neid lihtsaid reegleid, saate kirjutada tõeliselt pädeva ettevõtte keeldumiskirja.

Oskus sõnastada pädev ja korrektne keeldumine on üks olulisemaid oskusi ärikirjavahetuse valdkonnas. Sellise kirja esitlus ja sisu kujundavad ettevõtte mainet ärikeskkonnas. Samal ajal seisab peaaegu iga suur organisatsioon regulaarselt silmitsi vajadusega vastata arvukatele kommertspakkumistele, vabade ametikohtade taotlejate vastustele, taotlustele ja kutsetele. Ärisituatsioone on palju, mistõttu tekib sageli küsimus, kuidas keelduda edasisest koostööst töövõtjaga, hankel või üritusel osalemisest, lisateenustest jne.

Võimalikud raskused keeldumise kirjutamisel ja nende ületamine

Keeldumise koostamisel tekivad sageli raskused, mis võivad olla seotud järgmiste nüanssidega:

• vajadus säilitada saaja lojaalsust, kuna plaanitakse temaga edaspidi suhelda partneri või kliendina;
• kirja negatiivse sisuga seotud solvamise vältimise tähtsus;
• objektiivsetel põhjustel suutmatus adressaadiga poolel teel kohtuda;
• psühholoogilised raskused (autori arvates on põhimõtteliselt ebameeldiv keelduda).

Tekkinud raskustest üle saamiseks peate mõistma, et keeldumine on tavaline töövõte ja iga ettevõtte tavaline juhtum. Loomulikult on võimatu kõigile kommertspakkumistele vastata ja kõiki kutseid vastu võtta. Peaasi on keelduda võimalikult õigesti ja ärilise kirjavahetuse oskused aitavad seda probleemi lahendada.

Keeldumiskirja struktuur ja ligikaudne sisu

Võttes mis tahes keeldumiskirja näidise, näete, et hoolimata kõigist sisu erinevustest jääb selle struktuur ligikaudu samaks. See sisaldab 3 põhiosa:

• algus (pealkiri ja aadress);
• peamine (informatiivne) osa;
• järeldus (kuupäev ja allkiri).

See on universaalne struktuur, mida kasutatakse ärikirjade koostamisel. Oluline on arvestada, et kui põhiosas kavatsete adressaadile üksikasjalikult ja üksikasjalikult vastata, tuleks see plokk jagada punktideks või lõikudeks. See muudab teksti palju paremini mõistetavaks.

Vaatame olulisi komponente, mis muudavad teie kirjutatud keeldumise õigeks, pädevaks, viisakaks ja põhjendatuks.

Isiklik pöördumine. Kiri peab algama isikliku aadressiga adressaadile. Tavalistes ärikirjade näidistes on soovitatav kasutada ees- ja kesknimesid:

"Tere, kallis Pjotr ​​Petrovitš!"

"Kallis Irina Ivanovna!"

Kui aga vastate kirjale ilma konkreetse isiku allkirjata, on lubatud kasutada neutraalset tervitusvormi: "Tere pärastlõunal!", "Tere!" .

Tänuavaldus. Tähtis on tänada kingisaajat huvi ettevõtte vastu. Keeldumiskirjade näidistest ja näidetest leiate järgmise sõnastuse:

"Täname, et vastasite meie vabale ametikohale";

"Täname koostöötingimuste kohta antud teabe eest";

"Täname pakkumise eest üritusel osaleda."

Andmed adressaadi taotluse läbivaatamise kohta. Koostööst keeldumise kirjas tuleb märkida, et olete eelnevalt esitatud teabega hoolikalt tutvunud ja teinud teadliku otsuse. Võite viidata kirjale, millele vastust kirjutate, või mainida kirjavahetusele lisatud saatedokumentide kaalumist. Samas oleks kasulik teha kompliment pakkumise kohta, millega sinu poole pöörduti. Näiteks võite kasutada järgmisi fraase:

“Oleme teie projekti üle vaadanud ja tutvunud tehnilise dokumentatsiooniga...”;

"Oleme hoolikalt uurinud teavet teie ettevõtte pakutavate teenuste kohta";

"Teie kogemus väärib austust";

"Teie portfellis on palju huvitavaid juhtumeid";

"Pakutud koostöövõimalus pakkus meile huvi."

Keeldumise vormistamine. Kirjas tuleb selgelt öelda, et keeldute pakkumisest, ja põhjendada seda otsust. Oluline on vältida mitmetähenduslikku keelekasutust. Kommertspakkumisest keeldumise näidisena võite kasutada järgmisi fraase:

"Te pakkusite välja huvitava lahenduse, kuid praeguses etapis ei võimalda eelarve meil sellist projekti ellu viia";

“Me ei saa teiega koostööd jätkata, sest hetkel...”;

"Oleme sunnitud keelduma, sest..."

Edasise koostöö võimaluse märge. Keeldumise korral on oluline mitte täielikult katkestada suhteid äripartneri, potentsiaalse kliendi või vabale ametikohale kandideerijaga. Kirjas võib avaldada lootust edasiseks edukaks ühistööks. Sel juhul on parim variant panna kirja, millistel tingimustel on sul võimalik edaspidi suhelda. Sellise sõnastuse näited:

„Vabade kohtade avanemisel kaalume kindlasti teie kandidatuuri”;

"Oleme kindlad, et suudame ka edaspidi uute projektide käivitamisel koostööd teha."

Allkiri. Tavaliselt kirjutab koostööst keeldumise kirjale alla organisatsiooni või konkreetse struktuuriüksuse juht. Suurtes ettevõtetes saab selliseid volitusi delegeerida mõnele tavatöötajale, kes peab ärilist kirjavahetust äripartnerite, potentsiaalsete klientidega jne.

Keeldumiskirja stiil

Selline kiri tuleks kirjutada lakoonilises ja diskreetses äristiilis. Võimalusel tuleks vältida lauseid, mis on kirjavahemärkidega ülekoormatud ja raskesti mõistetavad. Ei ole soovitatav kasutada keerulist erialast sõnavara. Erandiks võivad olla juhud, kui teie ja saaja töötate samas valdkonnas ja olete täiesti kindlad, et saaja saab terminoloogiast aru. Keelduda tuleb kõigest, olgu see kutse koostööle või üritusele, võimalikult korrektselt. Kõnekeelne ja ebaviisakad sõnad on vastuvõetamatud isegi siis, kui suhtute adressaadisse äärmiselt negatiivselt või pole pakutavatest teenustest üldse huvitatud. Tähtis on kirja õige kirjutamine: võtke kindlasti arvesse vene keele grammatika, stiili ja õigekirja norme. Pidage meeles, et kirjutamiskultuur mõjutab üldmuljet, mis adressaadile teie ettevõttest jääb.

Keeldumiskirja koostamine

Paberil. Kirja saab trükkida tavalisele paberilehele või kirjaplangile, millel on organisatsiooni logo ja andmed. Keeldumine on kirjutatud ühes eksemplaris, see peab olema kuupäevastatud ja vajadusel nummerdatud. Mõnes ettevõttes salvestatakse teave selle kohta väljamineva kirjavahetuse päevikusse. Sel juhul märgitakse lisaks kuupäevale ja numbrile lühidalt ära ka kirja sisu.

Elektrooniline. Meili saatmisel on oluline teemarida õigesti sõnastada. Kui olete kindel, et vastus loetakse, ja soovite adressaadiga edaspidi ärisuhteid säilitada, proovige mitte kasutada negatiivset keelt. Kirja teemareale ei tohiks kirjutada sõna "keeldumine". Kasutage neutraalsemat keelt:

“Üritusel osalemise kohta”;

“Seminari kutsest”;

"Otsus teie CV kohta."