Как организовать правильно снабжение предприятий. Отдел снабжения – важное подразделение любого предприятия

Для учёта сверхурочной работы в 1С ЗУП 8.3 необходимо в настройках начислений и удержаний: раздел Настройка – Расчёт зарплаты – перейти по гиперссылке Настройка состава начислений и удержаний, на вкладке Часова оплата, установить галочки Применение почасовой оплаты и Сверхурочная работа.

Важно! Если сверхурочные работы учитываются при суммированном учёте времени, то необходимо установить также галочку Переработки при суммированном учёте времени:

При замене переработки в сверхурочное время на дополнительный выходной необходимо установить галочки Отгулы и В том числе внутрисменные (при необходимости) на вкладке Учёт отсутствий:

Важно! Тарифная ставка сотрудника (Часовая или дневная) определяется автоматически. При месячной тарифной ставке происходит пересчёт.

Для настройки пересчёта тарифной ставки необходимо в настройках зарплаты: раздел Настройка – Расчёт зарплаты, выбрать один из предложенных вариантов. Данная настройка будет действовать для всех организаций:

Если для сотрудника необходимо установить другой вариант пересчёта тарифной ставки, то в кадровых документах, например, при приёме на работу нужно это указать в Порядке пересчёта:

Регистрация сверхурочной работы в 1С ЗУП 8.3

Зарегистрировать сверхурочную работу в 1С ЗУП 8.3 можно двумя способами:

Создание документа Работа сверхурочно в разделе Кадры – далее Работа сверхурочно или в разделе Зарплата – далее Работа сверхурочно;
Ввести данные по сверхурочной работе можно в документе Табель: раздел Зарплата – Табели.

Документ Работа сверхурочно

Рассмотрим заполнение документа Работа сверхурочно в 1С ЗУП 8.3:

Месяц – месяц начисления оплаты сверхурочной работы;
Дата – дата документа и дата приказа (для печатной формы);
Дни работы – список дней, отработанных сверхурочно;
Причины – в связи с какой причиной сотрудник работал сверхурочно;
В таблице Часы сверхурочной работы необходимо указать список сотрудников (заполнить можно подбором) и количество часов, отработанных сверхурочно. Далее указать способ компенсации Повышенная оплата или Отгул для каждого сотрудника;
Обязательно установить галочку в поле Согласие на сверхурочную работу получено. Без этой галочки документ невозможно провести;
Внизу заполнить поля должностного лица для печатной формы:

Из документа сразу можно распечатать приказ о сверхурочной работе, а также график сверхурочной работы. Оформление приказов на сверхурочную работу в 1С ЗУП рассмотрено в нашем видео уроке:

В программе 1С ЗУП 8.3 могут работать пользователи с ограниченными правами: кадровик занимается кадровым учетом, а расчетчик расчетом сумм заработной платы. В документе Работа сверхурочно присутствует флаг Время учтено. Он виден только пользователям, имеющим доступ к данным о фактической зарплате. Без установки данного флажка оформление документа является незавершенным.

В данном случае кадровик создает и заполняет документ Работа сверхурочно. При этом флаг Время учтено недоступен:

Расчетчик после поверки документа Работа сверхурочно устанавливает флаг Время учтено. И документ после этого можно провести:

Для отражения сверхурочной работы в табеле необходимо в дне, когда сотрудник работал сверхурочно, установить количество сверхурочно отработанных часов.

Сверхурочные часы в табеле отображаются видом времени:

«С», если подразумевается повышенная оплата;
«СН», если подразумевается дальнейший отгул за сверхурочную работу:

Важно! Если был создан документ Работа сверхурочно, то в документе Табель и в отчете Табель учета рабочего времени сверхурочные часы отображаются автоматически:

Важно! Необходимо учитывать, что данные при перезаполнении документа Табель, заполненные вручную, удалятся.

Сверхурочная работа при суммированном учёте времени

Отражение переработки при суммированном учёте времени в 1С ЗУП 8.3 производится документом Регистрация переработки в разделе Зарплата – Регистрация переработок.

Заполнение документа:

Документ создается на конец учетного периода: квартал, год и т.п.;
Период – период, за который фиксируются переработки сверхурочно.

В таблице указывается:

Сотрудник, по которому регистрируются переработки;
Норма – норма времени по суммированному графику работы;
Отработано – фактически отработанные часы;
Всего к оплате – разница между отработано (без учёта оплаченных) и нормой;
Оплата – устанавливается коэффициент оплаты часов и их количество;
Способ компенсации – выбирается из двух значений: отгул или повышенная оплата:

Из документа можно распечатать приказ на оплату переработок по суммированному учёту времени.

Переработки при суммированном учёте времени в дальнейшем процессе отображаются аналогично сверхурочной работе, только в начислении отображается как Доплата за переработки при суммированном учёте времени при выборе повышенной оплаты и не отображается при выборе отгула.

Расчёт и начисление оплаты сверхурочной работы в 1С ЗУП 8.3

Способ компенсации Повышенная оплата

При выбранном варианте Повышенная оплата в способе компенсации, производится начисление оплаты документом Начисление зарплаты, независимо каким способом зарегистрированы сверхурочные часы. При заполнении документа с помощью кнопки Заполнить отображаются все начисления по сотруднику и оплата сверхурочных часов:

Для отражения более подробного расчёта начислений необходимо нажать на команду Ещё и выбрать Подробно или нажать кнопку Показать подробности расчета, расположенную над табличной частью документа:

Важно! Пересчёт месячной тарифной ставки в часовую производится согласно выбранному варианту настройки «При пересчёте тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня) использовать» в настройках параметров расчета зарплаты: раздел меню Настройка – Расчет зарплаты, если иной способ пересчета не задан для конкретного сотрудника через кадровые документы:

При выбранном варианте Отгул в способе компенсации, в документ Начисления зарплаты сверхурочные часы попадают по виду начисления Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты:

Замена повышенной оплаты сверхурочных часов дополнительным выходным

Важно! Программа 1С 8.3 ЗУП не контролирует пересчёт сверхурочных часов в дополнительные дни отдыха. И заполняет автоматически дополнительные дни отдыха согласно алгоритму «1 день отдыха за 8 сверхурочных часов».

При выбранном варианте Отгул в способе компенсации, регистрируется дополнительный выходной документами Отгул в разделе Зарплата – Отгулы или Отпуск в разделе Зарплата – Отпуска, когда сотрудник отгулы хочет присоединить к отпуску.

Важно! Данные по сверхурочным часам отображаются автоматически в документе, регистрирующим дополнительные дни отдыха, если они были занесены документом Работа сверхурочно.

В табеле отгул отражается видом учёта времени «НВ».

В документе Начисление зарплаты и взносов сверхурочная работа отражается как начисление «Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты» при выбранной компенсации Отгул в документе Работа сверхурочно или Регистрация переработки:

Регистрация отгула

Заполнение документа Отгул:

Сотрудник – работник, отработавший сверхурочно;
Галочка Отсутствие в течение части смены – разрешает зарегистрировать отсутствие сотрудника на неполный день:
Если галочка не установлена – автоматически заполняется вид расчёта Отгул и появляется возможность ввести количество дней отгула и их период;
Если галочка установлена – автоматически заполняется вид расчёта Отгул (внутрисменный) и необходимо ввести день внутрисменного отгула, а также количество часов отсутствия:

Флажок «Отсутствие в течение части смены» отображается в документе, если в настройках расчета зарплаты была установлена возможность регистрировать внутрисменные отгулы:

Установить галочку Освободить ставку на период отсутствия, если необходимо, чтобы ставка была свободная;
В счёт отработанных ранее дней и часов – сверхурочные отработанные часы, за счёт которых предоставляется отгул, может заполняться автоматически и редактируется вручную при необходимости:

При присоединении дней отгула к дополнительному или основному отпуску, необходимо создать документ Отпуск. Помимо заполнения данных по отпуску, необходимо на вкладке Дополнительные отпуска, отгулы отразить неоплачиваемый отгул. Для этого необходимо установить галочку Предоставить отгул и установить количество дней отгула и сколько при этом необходимо зачесть сверхурочных часов:

В отчете Табель учета рабочего времени отгул отображается после окончания отпуска, согласно рабочим дням по графику сотрудника:

Здравствуйте, уважаемые посетители zup1c. В очередной статье мы поговорим о том, как в 1С ЗУП 3.1 (3.0) организован процесс учета переработок при суммированном учете рабочего времени . Рассмотрим, какие настройки необходимо предусмотреть в программе для возможности ведения такого учета, а также поговорим о последовательности работы в программе для корректного учета суммированного рабочего времени и переработок.

Необходимые настройки 1С ЗУП 3

✅

Для начала давайте посмотрим, какие настройки предусмотрены в программе. В настройках учета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний) следует установить флажок Переработки при суммированном учете времени . В этом случае появляется возможность настраивать график работы, указывать признак, что он является суммированным, а также появится доступ к документу Регистрация переработок .

Просмотрим график работы (Настройка – Графики работы сотрудников ). В настройке графика работы появляется группа переключателей, относящихся к суммированному рабочему времени. Если этот график является суммированным, то необходимо установить соответствующий флажок и выбрать каким образом определяется норма при расчете переработок: либо по производственному календарю , либо по графику . По условию данного примера норма будет рассчитываться по производственному календарю .

По условию примера, по такому графику трудится сотрудник Соколов. При приеме на работу данному сотруднику был определен такой график работы.

Регистрация переработки в 1С ЗУП 3

Для того, чтобы зарегистрировать факт переработки необходимо ввести документ Регистрация переработок . Этот документ следует вводить до выполнения расчета зарплаты в документе , т.к. именно в нем будет определено количества часов, которые оплачиваются в полуторном, либо в двойном размере.

Учетный период 1 месяц (норма не превышена)

Для начала посмотрим регистрацию переработок для случая, когда в качестве учетного периода выступает один месяц.

Создадим новый документ Регистрация переработок . Посчитаем переработку сотрудника Соколова за январь 2018 года и нажмем на кнопку Заполнить . Документ заполняется сотрудниками, которые работают на графике суммированного рабочего времени. У сотрудника Соколова норма за январь 144 часа.

В данном случае норма берется из производственного календаря (Настройка – Производственные календари). Сотрудник по условиям примера отработал все запланированные в графике часы — 192 часа, из которых 48 часов – это часы, отработанные работником в праздничные дни. Эти 48 часов будут доплачены по виду расчета Доплаты за работу в выходной день , поэтому они выпадают из отработанных дней, которые нужно оплатить при расчете переработок. Таким образом, у работника остаётся всего 144 часа. В этом случае в январе не произошло превышения запланированного времени (нормы), и переработка считаться за январь не будет. В этом можно убедиться, если рассчитать зарплату за январь в документе Начисление зарплаты и взносов .

Учетный период 1 месяц (норма превышена). Расчет доплаты за переработку.

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Теперь попробуем рассчитать переработку этому же сотруднику за февраль 2018 года. Создадим документ Регистрация переработок . Учетным периодом будет февраль. Заполним документ. В данном случае норма по производственному календарю составила 151 час.

Убедиться в правильности заполнения нормы можно, открыв печатную форму производственного календаря (Настройка – Производственные календари).

Отработал сотрудник в феврале все свои часы, запланированные по графику – это 168 часов, из них на праздничные дни приходятся 12 часов. Они выпадают из расчета. Остается 156 часов. Это на 5 часов превышает норму, т.е. это часы переработки, которые необходимо каким-то образом оплатить.

В законодательстве не прописано, каким образом необходимо распределять время переработки между полуторной оплатой и двойной, поэтому данные ячейки необходимо заполнить самостоятельно в зависимости от того, как выполняется распределение часов переработки в Вашей организации. По условиям нашего примера первые 2 часа оплачиваются в полуторном, а остальные в двойном размере. Проведем документ.

Выполним начисление зарплаты за февраль. Увидим, что теперь появилась строчка с видом расчета Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени .

Разберем подробнее, как произошел расчет.

Стоит отметить, что данный вид начисления появляется только в том случае, если введено значение показателей ПереработаноПоСуммированномуУчету и ПереработаноПоСуммированномуУчетуВПределах2Часов, т.е. он появляется только в том случае, если есть документ Регистрация переработок , в котором данному сотруднику указаны часы повышенной оплаты. Если часы не указаны по сотруднику, как это произошло в январе, то этот вид начисления не появляется.

Далее определяется количество часов переработки, которые оплачиваются в двойном размере. Таким образом, из общего количества переработанных часов вычитаем то количество часов, которое оплатили в полуторном размере. Далее всё умножается на стоимость часа. Стоимость часа определяется автоматически.

Если сотрудник работает по окладу, то стоимость часа может быть определена несколькими способами. Способ перерасчета определяется в настройках расчета зарплаты. В прочих настройках есть группа переключателей, где предусмотрено 3 разных способа пересчета месячного оклада в стоимость часа. В данном случае используем вариант Норму времени по графику сотрудника .

Оклад сотрудника в феврале 20 000 руб./168 часов (норма дней в феврале по графику) = 119,048 руб. (стоимость часа). Точно такой же расчет произошел в программе.

Рассчитаем доплату (2*0,5+(5-2))*119.048=476,19 руб.

2 – это 2 часа, которые оплачиваются в полуторном размере

5 – это общее количество часов переработки

Учетный период 1 квартал

В документе Регистрация переработок учетный период может быть выбран любой, т.е. в данном случае у нас могла быть такая ситуация, что доплата за переработки выполняется не по итогам каждого месяца, а, например, по итогам квартала.

Если в документе Регистрация переработок выбрать период квартал (с января по март), то в данном случае программа будет рассчитывать норму и отработанное время за 3 месяца. Таким образом, в нашем примере получается, что сотрудник за 3 месяца переработал всего 6 часов. Мы также должны определить, сколько часов мы оплачиваем в полуторном и сколько часов в двойном размере.

Регистрация переработок в счет отгулов

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

В ЗУП 3.1(3.0) есть возможность вести учет переработок не в счет полуторной или двойной оплаты, а в счет отгулов. Для того, чтобы такая возможность появилась, необходимо в Настройках расчета зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний на вкладке Учет отсутствий необходимо установить флажок Отгулы и если необходимо, то, в том числе внутрисменные.

Посмотрим, как изменится документ Регистрация переработок после установки этого флажка. Появилась еще одна колонка, в которой мы можем выбрать, как именно будем компенсировать эту переработку: как повышенная оплата , тогда программа будет действовать, как было описано выше; либо за отгул . Если мы выбираем вариант компенсации за отгул, то количество часов доплаты в полуторном и двойном размере вводить не нужно, данные поля становятся недоступными для редактирования.

После проведения документа Регистрация переработок , в документе Начисление зарплаты и взносов не будет происходить никакого расчета доплат. В этом случае в программе будут накоплены часы отгулов сотрудников. Эту информацию можно посмотреть в отчете Остатки отпусков (Кадры – Кадровый отчеты – Остатки отпусков). Здесь же еще детализируются сведения о накопленных отгулах. Если посмотреть отчет по сотруднику Соколову на апрель 2018 года, тогда мы увидим, что у данного сотрудника имеется 6 часов неиспользованных отгулов.

Если мы предоставляем сотруднику отгул, то факт предоставления отгула в счет накопленных дней или часов необходимо зарегистрировать документом Отгулы (Кадры – Отгулы).

Если же мы хотим предоставить только 6 часов отгула, то устанавливаем соответствующий флажок и указываем, что предоставляем именно 6 часов.

Оставим первый вариант. Проводим документ. Сформируем отчет Остатки отпусков . Неиспользованные часы отгулов будут списаны.

Расчет переработки в документе Увольнение

Также стоит отметить, что расчет переработок может происходить и в документе Увольнение . Предположим, что сотрудник Соколов в марте уволился. Вводить документ Регистрация переработок перед расчетом увольнения не потребуется, поскольку по таким сотрудникам в документе Увольнение автоматически произойдет расчет часов, которые необходимо доплатить в качестве переработанных. В этом случае в документе появятся дополнительные поля, в которых следует определить, сколько часов оплачивается в двойном размере и сколько в полуторном.

На вкладке Начисления и удержания увидим, что по этому сотруднику происходит расчет доплаты за переработку.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

Многие организации сталкиваются с тем, что им необходимо привлекать сотрудников к сверхурочной работе. По определению, так называется трудовая деятельность, которая осуществляется свыше нормы рабочего времени. В данной статье рассмотрим, как правильно отразить начисление за сверхурочные часы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1.

Первым делом,необходимый функционал следует настроить. Заходим в раздел «Настройка» - «Расчет зарплаты», кликаем на гиперссылку «Настройка состава начислений и удержаний».

Откроем вкладку «Почасовая оплата» и установим галочки, отмеченные на рисунке.

Сверхурочная работа компенсируется двумя способами:
1) производитсяоплата за переработку: за первые два часа зарплата начисляется не менее, чем в полуторном размере, за последующие – не менее чем в двойном.
2) предоставляется дополнительное время отдыха.
Если сотруднику будет предоставляться дополнительный отдых, то необходимо также осуществить некоторые настройки программы. На вкладке «Учет отсутствий» устанавливаем галочки «Отгулы» и «В том числе внутрисменные» (если отгулы предоставляются в течении рабочей смены).

Сначала рассмотрим пример, когда сотруднику оплачивается сверхнормативная работа.
Для начисления данного вида оплатыпрограмма производит перерасчетмесячной ставки сотрудника в часовую. В 1С: ЗУП предусмотрено три варианта перерасчета, осуществить выбор можно в разделе «Расчет зарплаты».

Способ перерасчета тарифной ставки можно также указать индивидуально для каждого сотрудника, например, в документе «Прием на работу».

В нашем примере выберем «Норму времени по графику сотрудника».
Далее необходимо зарегистрировать переработку сотрудника. Делается это при помощи документа «Работа сверхурочно», расположенного в разделе «Кадры».

Создадим документ.
Указываем месяц, в котором будет начислена оплата за сверхурочную работу. Затем выбираем дни работы, в которые была произведена переработка.
В поле «Причины, обоснование сверхурочной работы» следует указать причины сверхнормативной работы, они будут отражены в печатной форме приказа.
В табличной части «Часы работы» следует указать часы переработки для каждого дня. Далее необходимо установить флажок «Согласие сотрудника на работу сверхурочно», если он не установлен, то данный документ провести не получится.

Для формирования печатной формы приказа и графика сверхурочной работы нужно нажать «Печать».
Расчет и начисление оплаты за работу сверхурочно производится документом «Начисление зарплаты».
Программа рассчитала, что оплата за сверхурочную работу составляет 1718,75 рублей. Проверим.
Как мы уже знаем, сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.
Сотрудница отработала в общей сложности 7 часов: 2 часа, 3 часа и еще 2 часа. Сначала необходимо рассчитать часовую ставку сотрудницы: 25000 рублей/160 часов = 156,25 рублей.
07.04.2017: 156,25 рублей * 2 часа * 1,5 = 468,75 рублей.
10.04.2017: 156,25 рублей * 2 часа * 1,5 + 156,25 рублей * 1 час * 2 = 781,25
25.04.2017: 156,25 рублей * 2 часа * 1,5 = 468,75 рублей.
Итого: 468,75 + 781,25 + 468,75 = 1718,75 рублей.

Посмотрим табель рабочего времени. Часы, отработанные сверхурочно, обозначаются кодом С.

Теперь рассмотрим пример, где сотруднице предоставляется отгул за сверхурочную работу.
Создаем документ «Работа сверхурочно», заполняем аналогично. Только теперь указываем способ компенсации «Отгул».

Для того, чтобы зарегистрировать предоставление дополнительного время отдыха, воспользуемся документом «Отгул», который можно найти в разделе «Кадры» или «Зарплата».
За сверхурочную работу сотруднице предоставляется 1 день отгула 28 апреля в счет отработанных ранее 7 часов.

Далее расчет и начисление оплаты за сверхурочную работу производится документом «Начисление зарплаты».
При предоставлении дополнительного времени отдыха оплата за сверхурочную работу производится в однократном размере.
Получается: 156,25 рублей * 7 часов = 1093,75 рублей.
Программа рассчитала верно.

В табеле рабочего времени сверхурочная работа без повышения оплаты обозначается кодом СН, отгул – НВ.

Работа любого предприятия зависит от наличия сырья, материалов товаров и услуг, которые поставляют ему другие организации. Даже самому небольшому офису для выполнения своих функций необходимы помещения, тепло, свет, средства связи и офисное оборудование, мебель и различные другие предметы. Ни одна организация, предприятие, учреждение не являются самодостаточными.

Управление закупками – область деятельности, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи. Приобретаемая для промышленных предприятий продукция в основном – это материальные ресурсы, необходимые для производства, а для торговых компаний – готовая продукция для последующей продажи.

Деятельность по организации и управлению закупками направлена на удовлетворение потребностей предприятия в сырье, материалах, товарах и услугах . Задача службы снабжения предприятия – организовать получение компанией необходимых по качеству и количеству сырья, материалов, товаров и услуг в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

Деятельность по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах – оперативном и стратегическом .

Снабжение в оперативном плане – регулярные операции, направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги, привести к увеличению издержек.

Стратегическая сторона снабжения – собственно сам процесс управления закупками, взаимодействие с внешними поставщиками в соответствии с потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка закупочных схем и методов. Под понятием снабженческого менеджмента понимается планирование и контроль над всем входящим материальным потоком (материальными ресурсами и готовой продукции), поступающим в компанию.

К снабжению предприятия относят следующие виды деятельности:

Планирование поступлений материальных ресурсов и (или) готовой продукции;

Установление хозяйственных связей с поставщиками;

Организация доставки;

Мониторинг поставки;

Приемка и контроль качества;

Распоряжение невостребованными или некачественными остатками.

Сфера деятельности, связанная с закупками, подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения компании. Поэтому деятельность менеджера по закупкам включает решение следующих задач:

Определение потребности в материальных ресурсах;

Поиск потенциального поставщика;

Оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках;

Выбор метода закупки;

Установление приемлемой цены и условий поставки;

Мониторинг поставки;

Оценка продукции поставщика и качества услуг поставщика.

Если же функции снабжения расширить, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции.

Вопросы, рассмотренные в материале:

Каковы функции и обязанности отдела снабжения?

Какова структура отдела снабжения?

Как оптимизировать работу отдела снабжения?

Если компания занимается торговлей, то в ее штате обязательно есть сотрудники, отвечающие за закупки. В крупных холдингах эту функцию выполняет большое количество людей, а в маленьких фирмах, имеющих дело в основном с розницей, она возлагается на одного специалиста. Независимо от размера компании, обязанности отдела снабжения должны быть четко прописаны. Иначе пострадает эффективность подразделения.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения:

Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
Планирование поставок на месяц, квартал, год.
Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела снабжения

Структура отдела снабжения формируется, исходя из следующих факторов:

Масштабы компании.
Тип производства.
Отрасль, к которой относится предприятие.
Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции.
Количество поставщиков и их географическое положение.
Объемы и ассортимент производимой продукции.

От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно.

При организации отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов.

В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются. Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу. Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения.

В малых фирмах снабжением руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Ниже перечислены основные типы организационных структур снабженческой службы:

1.Функциональная структура включает следующие отделы:

отдел закупок;
транспортный;
планово-диспетчерский отдел;
группа таможенного оформления грузов;
складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы снабжения.

Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2.Товарная структура.

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе снабжения формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом.

Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

3. Рыночная структура.

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела снабжения входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

4. Матричная структура.

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру снабженческой службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок. Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента. В крупных компаниях у цехов есть свои отделы снабжения, в обязанности которых входит планирование.

Также в структуре этого подразделения выделяются сотрудники, занимающиеся снабжением материальными ресурсами участков и цехов. У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела снабжения. В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела снабжения

Изменить планирование.

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов.

Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок. Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде. Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

Выстроить отношения с поставщиками.

Ведите мониторинг. В обязанности отдела снабжения входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков. Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать. Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть. Требуйте снижения прайса.

В период кризиса клиент может отказываться от сделки и просить у поставщика скидку на материалы. Если в данный момент вам нечем рассчитаться с партнером, попробуйте договориться с ним, например, о распределении платежей. Предложите своим поставщикам график погашения задолженности и детали сотрудничества, которые удобны для вас.

Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.