លើការរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិក។ ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិចត្រឹមត្រូវ និងមានសុវត្ថិភាព៖ របៀបធានាវា។

ជាមួយនឹងការផ្លាស់ប្តូរការងារការិយាល័យទៅបច្ចេកវិទ្យាកុំព្យូទ័រ សំណួរកើតឡើងនៃការសម្រួល និងរៀបចំការផ្ទុកឯកសារដែលបានបង្កើតនៅក្នុង ទម្រង់អេឡិចត្រូនិច.

"ឯកសារនៅក្នុង ទម្រង់អេឡិចត្រូនិចអាចត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយបុគ្គលិកនៃអង្គការនៅលើកុំព្យូទ័រ, ទទួលបានពី អ៊ីមែលបកប្រែទៅជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិច (ដោយការស្កេន) ពីទម្រង់ក្រដាសប្រពៃណី។ ឯកសារដែលបានបង្កើត ឬទទួលបានត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងអង្គចងចាំកុំព្យូទ័រ - កត់ត្រាជាឯកសារនៅលើ ថាសរឹង. ឯកសារ​អាច​ត្រូវ​បាន​រក្សា​ទុក​នៅ​លើ​ hard drive របស់​កុំព្យូទ័រ ឬ​នៅ​លើ​កុំព្យូទ័រ​ដែល​បាន​ឧទ្ទិស​ពិសេស (file server) ឬ​នៅ​លើ​មេឌៀ​ចល័ត។ .

ជាដំបូង ថតឯកសារ (ថតឯកសារ) ត្រូវបានបង្កើតនៅលើថាសរឹង ដែលឯកសារនឹងត្រូវដាក់។ ដូចជាឯកសារក្រដាសត្រូវបានដាក់ចូលទៅក្នុងឯកសារ ដូច្នេះឯកសារត្រូវបានដាក់ចូលទៅក្នុងថតឯកសារ ថតនីមួយៗអាចមានថតរងនៅក្នុងវា ដែលនៅក្នុងវេនអាចមានថតរងផ្ទាល់របស់ពួកគេ។ ថតនីមួយៗត្រូវបានកំណត់ "ឈ្មោះ" ។ "ឈ្មោះ" គួរតែចាប់ផ្តើមដោយប្រភេទនៃឯកសារ (ការបញ្ជាទិញ សកម្មភាព របាយការណ៍។ .

ឯកសារការងារការិយាល័យបច្ចុប្បន្នត្រូវបានរក្សាទុកនៅលើថាសរឹងរបស់កុំព្យូទ័រ។ នៅពេលធ្វើការលើបណ្តាញ អ្នកប្រើប្រាស់អាចចូលប្រើថាស ឬថតនៅលើកុំព្យូទ័រផ្សេងទៀត។ ក្នុងករណីនេះ ពួកវានឹងមានលេខអក្សរសៀរៀល ហើយអាចធ្វើការជាមួយជាឧបករណ៍ដែលមានទីតាំងនៅលើកុំព្យូទ័ររបស់អ្នក។ ដើម្បីធ្វើដូច្នេះ ការអនុញ្ញាតឱ្យចែករំលែកការចូលប្រើឯកសារជាក់លាក់មួយត្រូវបានកំណត់នៅលើកុំព្យូទ័រដែលមានធនធានចាំបាច់។ ការចូលប្រើអាចត្រូវបានកំណត់ដោយការប្រើពាក្យសម្ងាត់សម្រាប់ ការចូលប្រើប្រាស់ពេញលេញនិងការចូលប្រើបានតែអាន ឬដាក់កម្រិតការចូលប្រើសម្រាប់តែអ្នកប្រើប្រាស់ជាក់លាក់ប៉ុណ្ណោះ។ អ្នក​អាច​បញ្ចូល​ពាក្យ​សម្ងាត់​ដើម្បី​ដាក់​កម្រិត​ការ​ចូល​ទៅ​កាន់​ថត។ អង្គការដែលមានឯកសារចែករំលែកច្រើនប្រើកុំព្យូទ័រដែលខិតខំប្រឹងប្រែង និងអាចទុកចិត្តបានខ្ពស់ - ឯកសារ - ម៉ាស៊ីនមេ - រចនាឡើងសម្រាប់ប្រតិបត្តិការជាបន្តបន្ទាប់ និងផ្តល់ការចូលប្រើប្រាស់ក្នុងពេលដំណាលគ្នានូវទិន្នន័យពីអង្គភាពរហូតដល់រាប់សិប រាប់រយ និងសូម្បីតែរាប់ពាន់នាក់នៃអ្នកប្រើប្រាស់។

ឯកសារទាំងអស់ដែលទទួលបានសម្រាប់ចរាចរការិយាល័យត្រូវតែរក្សាទុកនៅក្នុងថតទូទៅដែលបានបង្កើតឡើងស្របតាមនាមនាមនៃកិច្ចការរបស់អង្គភាព (អង្គការទាំងមូល) ដោយផ្អែកលើអ្នកចាត់ថ្នាក់ស្តង់ដារ។

សំណួរចម្បងមួយក្នុងការកំណត់ ការប្រើប្រាស់ជោគជ័យបច្ចេកវិទ្យាកុំព្យូទ័រនៅក្នុងការិយាល័យមានន័យថាការផ្ទុកឯកសារដែលអាចទុកចិត្តបានក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិច។ សុវត្ថិភាពនៃឯកសាររួមមានៈ

  • 1. ការផ្គត់ផ្គង់ថាមពលមានស្ថេរភាព;
  • 2. ការបម្រុងទុក;
  • 3. ការការពារប្រឆាំងនឹងមេរោគ;
  • 4. ការការពារ និងការធ្វើរោគវិនិច្ឆ័យដោយប្រើឧបករណ៍ប្រើប្រាស់ពិសេស (កម្មវិធីជំនួយ)។

លក្ខណៈពិសេសនៃការផ្ទុកអេឡិចត្រូនិចគឺថាឯកសារត្រូវបានបញ្ជូនទៅបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចភ្លាមៗនៅពេលបញ្ចប់ការងារជាមួយពួកគេនៅក្នុងការងារការិយាល័យមូលដ្ឋានទិន្នន័យនៃឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការចុះឈ្មោះរបស់ពួកគេ។

ទិន្នន័យលើឯកសារសម្រាប់ឆ្នាំមុនត្រូវបានរក្សាទុកដោយឡែកពីគ្នា ទោះបីជាឯកសារទាំងអស់សម្រាប់ឆ្នាំមុនត្រូវបានប្រតិបត្តិក៏ដោយ។ មូលដ្ឋានទិន្នន័យត្រូវបានប្រើសម្រាប់តែការងារជាឯកសារយោងប៉ុណ្ណោះ ហើយអាចចម្លងទៅឧបករណ៍ផ្ទុកខាងក្រៅ។ អាស្រ័យលើបរិមាណនៃព័ត៌មាន វាអាចជាថាសទន់ កាសែតម៉ាញ៉េទិច ស៊ីឌីរ៉ូម ឬប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយបណ្ណសារផ្សេងទៀត។

ឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលវែងជាធម្មតាត្រូវបានកត់ត្រានៅលើស៊ីឌីរ៉ូម ហើយឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្នជាធម្មតាត្រូវបានកត់ត្រានៅលើមេឌៀ ដែលអាចត្រូវបានលុប និងសរសេរឡើងវិញនៅពេលផុតកំណត់នៃរយៈពេលផ្ទុក។

រយៈពេលនៃការរក្សាទុកឯកសារមិនអាស្រ័យលើទម្រង់នៃអត្ថិភាពរបស់វាទេ - ក្រដាស ឬអេឡិចត្រូនិច - ហើយត្រូវបានកំណត់ដោយបញ្ជីពិសេស - បញ្ជីឯកសារដែលបង្ហាញពីរយៈពេលផ្ទុក។

ដ្រាយឡូជីខល ឬថតឯកសារជាច្រើននៅលើកុំព្យូទ័រ ជាធម្មតាត្រូវបានប្រើជាកន្លែងរក្សាទុកឯកសារក្នុងប័ណ្ណសារ។ ប្រសិនបើមានកម្មវិធីដូចជា "បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិក" គណនេយ្យ និងការចម្លងត្រូវបានអនុវត្តដោយស្វ័យប្រវត្តិ។ បើមិនដូច្នេះទេ នេះត្រូវបានធ្វើដោយដៃ៖ ឯកសារត្រូវបានបែងចែកដោយរយៈពេលផ្ទុក ថតត្រូវបានបង្កើតដែលត្រូវគ្នាទៅនឹងផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌ។ ប្រសិនបើមានឯកសារសំខាន់ៗជាច្រើននៅក្នុងការផ្ទុកអចិន្ត្រៃយ៍ ពួកវាមានទីតាំងនៅខាងក្នុងផ្នែកប្រចាំឆ្នាំ នៅក្នុងថតឯកសារនៃនាយកដ្ឋានពាក់ព័ន្ធ។

“បញ្ហាចម្បងមួយដែលត្រូវដោះស្រាយនៅពេលរៀបចំការផ្ទុករយៈពេលវែង ឯកសារអេឡិចត្រូនិក, គឺដើម្បីធានាបាននូវការអានរបស់ពួកគេនៅទូទាំង វដ្តជីវិត. កិច្ចការមានច្រើនមុខ៖ វាចាំបាច់ដើម្បីធានាថាឯកសារអេឡិចត្រូនិកអាចត្រូវបានអាននៅលើប្រព័ន្ធកុំព្យូទ័រ ឬឧបករណ៍ដែលវាត្រូវបានបង្កើតដំបូង និង/ឬកន្លែងដែលវាត្រូវបានរក្សាទុក និង/ឬដែលបច្ចុប្បន្នត្រូវបានប្រើដើម្បីចូលប្រើវា និង/ឬ ដែលនឹងប្រើប្រាស់សម្រាប់រក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកនាពេលអនាគត។” .

ព័ត៌មានដែលរក្សាទុកនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយឌីជីថលអាចក្លាយជាមិនអាចអានបានតាមពេលវេលា។ វាអាចមានហេតុផលជាច្រើនសម្រាប់រឿងនេះ។

ការប៉ះពាល់នឹងលក្ខខណ្ឌផ្ទុកមិនល្អនឹងបណ្តាលឱ្យមានការពាក់ ឬខូចប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ។ ប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយគ្រប់ប្រភេទដែលប្រើបច្ចុប្បន្នដើម្បីរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកមានភាពរសើបចំពោះលក្ខខណ្ឌបរិស្ថានមិនល្អ ដូចជាការប្រែប្រួលសីតុណ្ហភាព និងសំណើម។ លក្ខខណ្ឌមិនអំណោយផលបែបនេះអាចបំផ្លាញប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ ឬពន្លឿនដំណើរការនៃ "ភាពចាស់" និងការរិចរិលរបស់វា។ ដើម្បីធានា រយៈពេលអតិបរមាសេវាកម្ម ប្រភេទផ្សេងៗប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយឌីជីថលតម្រូវឱ្យមានកម្រិតផ្សេងៗគ្នានៃការគ្រប់គ្រងបរិស្ថាននៅក្នុងតំបន់ផ្ទុក។

“ការលែងប្រើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ និងផ្នែករឹង ដែលកើតឡើងនៅពេលដែលឧបករណ៍ (ដូចជាកាសែត ឬថាស) មិនឆបគ្នាជាមួយផ្នែករឹងកុំព្យូទ័រដែលមានស្រាប់ (ដូចជាកាសែត ឬថាស) ដូច្នេះព័ត៌មានមិនអាចអានបានទេ។ ភាពហួសសម័យនៃប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយគឺជៀសមិនរួច ដោយសារភាពជឿនលឿននៃបច្ចេកវិទ្យាផ្លាស់ប្តូរជានិច្ចនូវវិធីរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិច (ឧទាហរណ៍ ការផ្លាស់ប្តូរកើតឡើងនៅក្នុងបច្ចេកវិទ្យាថត ចំណុចប្រទាក់ឧបករណ៍ និង កម្មវិធីដ្រាយ); ប៉ារ៉ាម៉ែត្ររចនានៃឧបករណ៍ផ្លាស់ប្តូរ។ ជាលទ្ធផល យូរៗទៅ មេឌៀផ្ទុកទិន្នន័យចាស់ៗ ក្លាយទៅជាមិនស៊ីគ្នាជាមួយប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ និងឧបករណ៍ក្រោយៗទៀត»។ .

នៅពេលប្រើប្រាស់បច្ចេកវិជ្ជាកត់ត្រាព័ត៌មានមួយចំនួន ការខូចទិន្នន័យគឺអាចធ្វើទៅបានដោយសារតែការប៉ះពាល់នឹងដែនម៉ាញេទិក ធូលី និងសារធាតុកខ្វក់។ បរិស្ថានសារធាតុ (ប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយម៉ាញេទិក) ខណៈពេលដែលប្រភេទប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយផ្សេងទៀត (អុបទិក) មិនសូវងាយទទួលឥទ្ធិពល កត្តាខាងក្រៅនិងមិនសូវងាយនឹងខូចខាតដែលកើតឡើងនៅខាងក្រៅបរិយាកាសផ្ទុកដែលបានគ្រប់គ្រងយ៉ាងតឹងរ៉ឹង។

ភាពលែងដំណើរការនៃទម្រង់ឯកសារ - ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបង្កើត និងប្រើប្រាស់ក្នុងទម្រង់ផ្សេងៗគ្នា។ ពួកគេជាច្រើនត្រូវបាន "បិទ" - ឬមិនអាចចូលបាន។ ការពិពណ៌នាលម្អិតឬការប្រើប្រាស់របស់ពួកគេអាចត្រូវបានរារាំងដោយកម្មសិទ្ធិបញ្ញា។ នេះបង្កការគំរាមកំហែងដល់លទ្ធភាពទទួលបានព័ត៌មានកំឡុងពេលផ្ទុករយៈពេលវែង ដូច្នេះសូម្បីតែឥឡូវនេះ នៅពេលផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់ការរក្សាទុករយៈពេលវែង ស្តង់ដារមួយចំនួនតូចដែលប្រើជាទូទៅដែលសមរម្យសម្រាប់គោលបំណងផ្ទុកឯកសារត្រូវបានជ្រើសរើសពីទម្រង់ដ៏ធំទូលាយដែលបានប្រើ។ ដោយអ្នកបង្កើតឯកសារ និងអ្នកទទួល។

នោះហើយជាមូលហេតុដែលទម្រង់បើកចំហឥឡូវនេះមានប្រជាប្រិយភាពខ្លាំងដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកធ្វើការជាមួយឯកសារអេឡិចត្រូនិកសូម្បីតែក្នុងករណីដែលគ្មានកម្មវិធីដែលប្រើដើម្បីបង្កើតវា។ អ្នកជំនាញណែនាំថា ប្រសិនបើអ្នកត្រូវការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកក្នុងទម្រង់ "មិនស្តង់ដារ" សូមព្យាយាមទុកការពិពណ៌នាលម្អិតតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន ក៏ដូចជាកម្មវិធីខ្លួនឯងផងដែរ។

ភាពយឺតយ៉ាវនៃកម្មវិធី។ នៅពេលបង្កើត និងប្រើប្រាស់ឯកសារអេឡិចត្រូនិករបស់អង្គការ និង បុគ្គលប្រើកញ្ចប់កម្មវិធីធំទូលាយ។ ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារ វាជាការលំបាកខ្លាំងណាស់ក្នុងការចូលទៅកាន់កម្មវិធីដែលសមស្រប ឬរក្សាកញ្ចប់ទាំងអស់នេះឱ្យស្ថិតក្នុងស្ថានភាពដំណើរការ។

ឯកសារអេឡិចត្រូនិកមួយចំនួនអាចពឹងផ្អែកលើកម្មវិធី ហើយតាមនោះ ពួកវាអាចប្រើបានតែក្នុងទម្រង់ហួសសម័យប៉ុណ្ណោះ។ ប្រព័ន្ធព័ត៌មាន.

ដូច្នេះ ឯកសារ​អាច​ត្រូវ​បាន​រក្សា​ទុក​នៅ​លើ hard drive របស់​កុំព្យូទ័រ ឬ​នៅ​លើ​កុំព្យូទ័រ​ដែល​បាន​ឧទ្ទិស​ពិសេស (file server) ឬ​នៅ​លើ​មេឌៀ​ចល័ត។ មុខងារចម្បងការផ្ទុកអេឡិចត្រូនិចរួមមានការផ្ញើឯកសារទៅបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចភ្លាមៗនៅពេលបញ្ចប់ការងារជាមួយពួកគេនៅក្នុងការងារការិយាល័យ។ វាក៏ចាំបាច់ផងដែរក្នុងការធ្វើបច្ចុប្បន្នភាពកម្មវិធីឱ្យទាន់ពេលវេលា ប្រើប្រាស់ទម្រង់បើកចំហនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងធានានូវការការពារដែលអាចទុកចិត្តបាន ដើម្បីជៀសវាងបញ្ហាជាមួយនឹងការផលិតឯកសារឡើងវិញនាពេលអនាគត។

ការរក្សាទុកឯកសារតាមប្រព័ន្ធអេឡិចត្រូនិចពាក់ព័ន្ធនឹងទស្សនវិជ្ជា និងតក្កវិជ្ជាខុសគ្នាបន្តិចបន្តួចជាងការដាក់វានៅក្នុងកន្លែងផ្ទុក "ក្រដាស" ធម្មតា។ ជាដំបូង ចូរយើងស្វែងយល់ថាតើការរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកគឺជាអ្វី។ ដូច្នេះយើងដឹងថាលំហូរឯកសារគឺជាសំណុំនៃដំណើរការដែលកំណត់ដោយ GOST R 51141-98 សម្រាប់ធ្វើការជាមួយឯកសារនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនមួយ។

លំហូរឯកសារជាធម្មតារួមមាននីតិវិធីដូចខាងក្រោមៈ

  • ការទទួលយកឯកសារ;
  • ការចុះឈ្មោះរបស់វា;
  • ព្រឹត្តិបត្រ;
  • ការគ្រប់គ្រងការប្រតិបត្តិឯកសារ;
  • ការបង្កើតករណីដោយផ្អែកលើអ្នកចាត់ថ្នាក់មួយ ឬមួយផ្សេងទៀត;
  • ការផ្ទុកឯកសារ;
  • ការប្រើប្រាស់ឡើងវិញនៃឯកសារ;
  • ការងារយោងនៃទម្រង់ផ្សេងៗ។

ដូច្នេះ ការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកគួរតែអាចឱ្យដំណើរការទាំងអស់នេះត្រូវបានអនុវត្ត។ ការ​គ្រប់​គ្រង​ឯកសារ​អេឡិច​ត្រូនិក​ជាប់​ពាក់​ព័ន្ធ​នឹង​ការ​អនុវត្ត​គោល​គំនិត​នៃ "ការងារ​ការិយាល័យ​គ្មាន​ក្រដាស" ពោល​គឺ​ការ​បង្កើត​បរិយាកាស​ព័ត៌មាន​បែប​នេះ​នៅ​ក្នុង​ក្រុមហ៊ុន​ដែល​ពាក់​ព័ន្ធ​នឹង​តែ​មួយ។ យន្តការអេឡិចត្រូនិចការបង្កើតនិងការអនុវត្តឯកសារ។

តើឯកសារអេឡិចត្រូនិកគឺជាអ្វី?

នេះគឺជាឯកសារដែលបានបង្កើតដោយប្រើឧបករណ៍ដំណើរការទិន្នន័យកុំព្យូទ័រជាក់លាក់។ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានកំណត់លក្ខណៈដោយទម្រង់របស់វា សមត្ថភាពក្នុងការកត់ត្រានៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយណាមួយ និងសមត្ថភាពក្នុងការចុះហត្ថលេខាដោយប្រើហត្ថលេខាឌីជីថលអេឡិចត្រូនិច។ វាជាហត្ថលេខាឌីជីថលអេឡិចត្រូនិចដែលបង្កើតឯកសារមួយ ហើយមិនមែនគ្រាន់តែជាឯកសារព័ត៌មានប៉ុណ្ណោះទេ។ ហត្ថលេខាឌីជីថលអេឡិចត្រូនិចគឺស្រដៀងគ្នាទៅនឹងហត្ថលេខាសរសេរដោយដៃ អ្នកទទួលខុសត្រូវហើយលើសពីនេះទៀត - មធ្យោបាយនៃការត្រួតពិនិត្យភាពត្រឹមត្រូវ និងភាពត្រឹមត្រូវនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

ឯកសារដែលអាចអានបានដោយម៉ាស៊ីន

ម្យ៉ាងវិញទៀត ឯកសារដែលអាចអានបានដោយម៉ាស៊ីន គឺជាឯកសារដែលអាចអានបានដោយប្រើប្រព័ន្ធកុំព្យូទ័រ និងកត់ត្រានៅលើឧបករណ៍ផ្ទុកមួយ ឬមួយផ្សេងទៀតក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិក។

ដូច្នេះ ការរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកទាមទារនូវសំណុំនៃវិធានការដែលរួមបញ្ចូលមិនត្រឹមតែការចាត់ថ្នាក់របស់ពួកគេប៉ុណ្ណោះទេ ធានានូវភាពជឿជាក់នៃការផ្ទុកទិន្នន័យ និងសុចរិតភាពនៃប្រព័ន្ធ ប៉ុន្តែក៏មានដំណោះស្រាយផ្នែករឹង និងសូហ្វវែរ (EDS) ដែលផ្លាស់ប្តូរ។ ធនធានព័ត៌មានទៅក្នុងឯកសារដែលមានកម្លាំងពិតពីទស្សនៈ ច្បាប់បច្ចុប្បន្ន សហព័ន្ធរុស្ស៊ី. ដូចគ្នានេះផងដែរ ការរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកពាក់ព័ន្ធនឹងវិធានការមួយចំនួនដើម្បីបង្កើនប្រសិទ្ធភាពដំណើរការការងារ ពោលគឺការអនុវត្តផ្នែករឹង និងកម្មវិធីនៃប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារ។

អង្គការណាមួយត្រូវតែរក្សាឯកសារ

ជាងអំពីច្រើនទៀត ក្រុមហ៊ុនធំ យើងកំពុងនិយាយអំពីលំហូរឯកសារកាន់តែធំ ឯកសារកាន់តែច្រើននឹងត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងប័ណ្ណសារ។ ហើយកាន់តែទាក់ទាញឱកាសមើលទៅ . អស់រយៈពេលជាយូរមកហើយ សហគ្រាសរុស្ស៊ីអង្គការ ក្រុមហ៊ុនដែលរក្សាទុក (និងខ្លះបន្តរក្សាទុក) ឯកសារជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយនៅក្នុង ថ្មីៗនេះដោយសារតែការពិតដែលថាការផ្ទុក ឯកសារគណនេយ្យនៅក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកមានគុណសម្បត្តិជាច្រើន ក្រុមហ៊ុនកាន់តែច្រើនកំពុងរៀបចំផែនការធ្វើឌីជីថលបណ្ណសារជារៀងរាល់ឆ្នាំ។

ការប្រើប្រាស់បណ្ណសារក្រដាសគឺមានការរអាក់រអួល និងមិនអាចអនុវត្តបាន៖

ការរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកមើលទៅទាក់ទាញជាងក្នុងរឿងនេះ។ ទីមួយ ការស្វែងរកឯកសារក្នុងបណ្ណសារក្រដាសត្រូវការពេលវេលាច្រើន។ ប្រសិនបើនិយោជិតជាច្រើននាក់ត្រូវការឯកសារដូចគ្នាភ្លាមៗនោះ អ្នកត្រូវតែថតចម្លងវា។ លើសពីនេះ បណ្ណសារក្រដាសមានភាពផុយស្រួយណាស់ - ការគ្រប់គ្រងឯកសារក្រដាសញឹកញាប់នាំឱ្យខូចឯកសារ។ ការខាតបង់ច្រើនតែកើតឡើងនៅពេលដែលឯកសារ បន្ទាប់ពីប្រើប្រាស់រួច ត្រូវបានផ្ញើទៅទីតាំងផ្សេងដោយកំហុស។ ការរក្សាទុកឯកសារបឋមជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក ការរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិក (ក៏ដូចជាឯកសារផ្សេងទៀត) គឺមិនមានគុណវិបត្តិទាំងអស់នោះទេ - អ្នកតែងតែអាចស្វែងរកបានយ៉ាងឆាប់រហ័ស។ ឯកសារដែលត្រូវការបើចាំបាច់ បោះពុម្ពវា ហើយប្រើវា។

ទាក់ទងអ្នកជំនាញ

ដោយបានសម្រេចចិត្តថាការរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកគឺសមស្របបំផុតសម្រាប់អ្នក វាមានតម្លៃក្នុងការសម្រេចចិត្តថាអ្នកណានឹងធ្វើឌីជីថលនៃប័ណ្ណសារក៏ដូចជាកន្លែងដែលឯកសារគណនេយ្យនឹងត្រូវបានរក្សាទុកជាបន្តបន្ទាប់ក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិក។ ក្នុងករណីទាំងពីរនេះ វាជាការឆ្លាតវៃជាងក្នុងការជឿទុកចិត្តលើអ្នកជំនាញ។ ការទាក់ទងទៅក្រុមហ៊ុនបណ្ណសារ "Capital Archivist" នឹងអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកធានាឱ្យបានឆាប់រហ័ស ការធ្វើឌីជីថលប្រកបដោយវិជ្ជាជីវៈ និងមានសមត្ថកិច្ច ការផ្ទុកឯកសារដែលអាចទុកចិត្តបានក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិក។

វាមានតម្លៃបញ្ជាក់ពីផ្នែកហិរញ្ញវត្ថុនៃបញ្ហានេះ

ការរក្សាទុកឯកសារតាមអេឡិចត្រូនិកជាមួយក្រុមហ៊ុនបណ្ណសារ ពិតណាស់នឹងមិនឥតគិតថ្លៃទេ។ ជាអកុសល ក្រុមហ៊ុន និងក្រុមហ៊ុនជាច្រើនព្យាយាមសន្សំប្រាក់លើសេវាកម្មរបស់អ្នកជំនាញ... ហើយជាលទ្ធផល ពួកគេត្រូវប្រឈមមុខនឹងតម្រូវការចំណាយប្រាក់យ៉ាងច្រើន។ ការបាត់បង់ឬការខូចខាត ឯកសារសំខាន់ៗអាចនាំឱ្យមានការផាកពិន័យយ៉ាងធំ ក៏ដូចជាការបំពានផ្សេងទៀតនៅក្នុងវិស័យលំហូរឯកសារ។ ប្រសិនបើអ្នកប្រាកដថាសំណាងអាក្រក់ទាំងនេះនឹងឆ្លងកាត់អ្នក អ្នកគួរតែគិតអំពីថាតើវានឹងត្រូវចំណាយអស់ប៉ុន្មានក្នុងការជួលបន្ទប់សម្រាប់រក្សាទុកប័ណ្ណសារ។ ប៉ុន្តែបន្ទប់នេះអាចប្រើប្រាស់បានកាន់តែមានប្រសិទ្ធភាព។

ដោយឡែកពីគ្នាគួរកត់សំគាល់

ការរក្សាទុកឯកសារបឋមជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក និងការរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិកជួយសម្រួលដល់ដំណើរការនៃការប្រើប្រាស់ឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាពបំផុត - ពេលវេលារក្សាទុកលើការស្វែងរកឯកសារជាក់លាក់មួយនឹងត្រូវចំណាយដោយបុគ្គលិករបស់ក្រុមហ៊ុនរបស់អ្នកកាន់តែមានប្រសិទ្ធភាពក្នុងការដោះស្រាយបញ្ហាគោលដៅនៃ អាជីវកម្មរបស់អ្នក។

ហេតុអ្វីយើង?

ប្រសិនបើអ្នកមិនចង់រំខានពីអាជីវកម្មរបស់អ្នកដោយការដោះស្រាយបញ្ហាដែលពាក់ព័ន្ធ ប្រសិនបើអ្នកចង់ធានាបាននូវការផ្ទុកឯកសារត្រឹមត្រូវក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិចស្របតាមច្បាប់របស់សហព័ន្ធរុស្ស៊ី សូមទាក់ទងក្រុមហ៊ុនបណ្ណសារ "Capital Archivist" - យើង នឹងស្កេនឯកសារទាំងអស់យ៉ាងឆាប់រហ័ស តម្រៀបពួកវា និងធានាបាននូវការផ្ទុកសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ។

អង្គការអាចប្រើប្រាស់កន្លែងរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលស្វ័យប្រវត្តិកម្មដំណើរការនៃការគ្រប់គ្រងលំហូរឯកសារ និងការងារការិយាល័យនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន។ ប្រព័ន្ធបែបនេះធ្វើឱ្យវាអាចធ្វើទៅបានដើម្បីបង្កើតមូលដ្ឋានទិន្នន័យឯកសារបង្រួបបង្រួមកម្មវិធីជួយសម្រួលដល់ដំណើរការនៃការស្កេនឯកសារជាមួយនឹងការរក្សាទុកដោយស្វ័យប្រវត្តិនៃច្បាប់ចម្លងអេឡិចត្រូនិចនៅក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យ។

កម្មវិធីគណនេយ្យឯកសារត្រូវតែធានានូវការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលអាចទុកចិត្តបានក្នុងទម្រង់នៃកំណត់ត្រាក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យដែលមានសមត្ថភាពក្នុងការស្វែងរកព័ត៌មានភ្លាមៗដោយ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យផ្សេងៗ. លំហូរឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានអនុវត្តដោយការបង្កើតកំណត់ត្រាឯកសារដែលពិពណ៌នាអំពីប៉ារ៉ាម៉ែត្រចាំបាច់ទាំងអស់និងភ្ជាប់ការស្កេន - ច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារឬឯកសារ។

ច្បាប់​រក្សា​ទុក

គោលគំនិតនៃលំហូរឯកសារ និងលំហូរឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានផ្តល់ឱ្យក្នុងកថាខណ្ឌ 73, 74 នៃ GOST R 7.0.8-2013 ដែលលំហូរឯកសារគឺជាចលនានៃឯកសារនៅក្នុងក្រុមហ៊ុនមួយចាប់ពីពេលបង្កើត ឬទទួលរហូតដល់ការបញ្ចប់ប្រតិបត្តិការ ឬបញ្ជូន។ លំហូរឯកសារអេឡិចត្រូនិក គឺជាការផ្លាស់ប្តូរឯកសារដោយប្រើប្រព័ន្ធព័ត៌មានស្វ័យប្រវត្តិ។ អនុលោមតាមកថាខណ្ឌទី ១ នៃមាត្រា ៦ ច្បាប់សហព័ន្ធចុះថ្ងៃទី 6 ខែមេសា ឆ្នាំ 2011 លេខ 63-FZ "នៅលើហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក" ព័ត៌មាននៅលើឧបករណ៍ផ្ទុកឌីជីថលដែលចុះហត្ថលេខាដោយហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកដែលមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់ត្រូវបានទទួលស្គាល់ថាជាឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលស្មើនឹងឯកសារក្រដាសដែលចុះហត្ថលេខាដោយហត្ថលេខាសរសេរដោយដៃ។ ឯកសារបែបនេះអាចត្រូវបានប្រើនៅក្នុងទំនាក់ទំនងផ្លូវច្បាប់ណាមួយដោយអនុលោមតាមច្បាប់ លើកលែងតែនៅពេលដែលច្បាប់សហព័ន្ធ ឬត្រូវបានអនុម័តស្របតាមឯកសារទាំងនោះ។ បទប្បញ្ញត្តិតម្រូវការត្រូវបានបង្កើតឡើងដែលឯកសារត្រូវតែត្រូវបានគូរលើក្រដាសទាំងស្រុង។

អង្គការអាចប្រើទាំងទម្រង់ឯកសារក្រដាស និងអេឡិចត្រូនិកក្នុងការងាររបស់ខ្លួន។ ឯកសារក៏អាចត្រូវបានរក្សាទុកនៅលើ ប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយក្រដាសនិងនៅលើឌីជីថល។ មកដល់បច្ចុប្បន្ន ប្រព័ន្ធកម្មវិធីអនុញ្ញាតឱ្យមិនត្រឹមតែធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលបានចុះហត្ថលេខាដោយហត្ថលេខាឌីជីថលប៉ុណ្ណោះទេ ថែមទាំងអាចស្កេនឯកសារក្រដាសដើម្បីបំប្លែងវាទៅជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិកផងដែរ។

ការពិពណ៌នាអំពីបទប្បញ្ញត្តិនៃការផ្ទុកអេឡិចត្រូនិចនៃអាជីវកម្ម និងព័ត៌មានផ្សេងទៀតមាននៅក្នុង GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; ជាពិសេស ប្រការ 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 នៃស្តង់ដារពិភាក្សាអំពីនីតិវិធីសម្រាប់ការបង្កើតច្បាប់ចម្លងអេឡិចត្រូនិកនៃឯកសារ ច្បាប់សម្រាប់ការរក្សាទុកព័ត៌មាន ក៏ដូចជាតម្រូវការសម្រាប់ការធានាសុវត្ថិភាពទិន្នន័យ និងការការពារព័ត៌មាន។

ប្រសិនបើមានតម្រូវការក្នុងការទទួលបានច្បាប់ចម្លងទិន្នន័យអេឡិចត្រូនិកដែលមានការបញ្ជាក់ ជាឧទាហរណ៍ សម្រាប់ប្រើប្រាស់ជាភស្តុតាង នោះបញ្ហានេះអាចត្រូវបានអនុវត្តពី ប្រព័ន្ធអេឡិចត្រូនិចការផ្ទុកនៅក្នុងទម្រង់នៃច្បាប់ចម្លងក្រដាស ឬនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយអេឡិចត្រូនិក។ តាមក្បួនច្បាប់ចម្លងបែបនេះគួរតែត្រូវបានបញ្ជាក់ជាច្បាប់ចម្លងពិតនៃច្បាប់ដើម ដើម្បីកាត់បន្ថយលទ្ធភាពនៃការបដិសេធ ឬបញ្ហាប្រឈម។

នីតិវិធីសម្រាប់ការថតចម្លងព័ត៌មានដែលបានរក្សាទុកគួរតែត្រូវបានចងក្រងជាឯកសារ ឧទាហរណ៍ ការប្រើប្រាស់មធ្យោបាយចម្លងស្តង់ដារ និងការបង្កើតភស្តុតាងជាលាយលក្ខណ៍អក្សរនៃដំណើរការថតចម្លងត្រឹមត្រូវ។

សូមចំណាំ

ដូច្នេះ បើទោះបីជាឯកសារក្រដាសត្រូវបានបំប្លែងទៅជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិចក៏ដោយ ឯកសារបែបនេះនឹងមិនត្រូវបានចាត់ទុកថាជាអេឡិចត្រូនិក និងមិនអាចប្រើជាយុត្តិកម្មសម្រាប់គោលបំណងនៃការបញ្ជាក់ភាពត្រឹមត្រូវនៃការគណនាពន្ធលើប្រាក់ចំណូលបានទេ។

ដូចគ្នានេះផងដែរបន្ទាប់ពីការស្កេនឯកសារក្រដាសអាចត្រូវបានបំផ្លាញទោះជាយ៉ាងណាសូមកត់សម្គាល់ថាវាអាចមានករណីលើកលែងដែលគួរតែត្រូវបានធ្វើហើយឯកសារក្រដាសគួរតែត្រូវបានរក្សាទុក។

នីតិវិធីសម្រាប់ការធានាការរក្សាទុកព័ត៌មានរយៈពេលវែងគួរតែគិតគូរពីរយៈពេលរក្សាទុកដែលត្រូវការ និងអាយុកាលសេវាកម្មដែលរំពឹងទុកនៃប្រព័ន្ធផ្ទុកទិន្នន័យ។

កុំភ្លេចអំពី ការបម្រុងទុកឯកសារនិងការបង្កើត យ៉ាងហោចណាស់ច្បាប់ចម្លងបច្ចុប្បន្នចំនួនពីរសម្រាប់ប្រើប្រាស់ក្នុងករណីមានការបាត់បង់ ឬខូចខាតដល់ទាំងអស់ ឬផ្នែកនៃច្បាប់ចម្លងទិន្នន័យដែលកំពុងដំណើរការ។ វាមានសារៈសំខាន់ណាស់ដែលការបម្រុងទុករួមបញ្ចូលព័ត៌មានដែលពាក់ព័ន្ធទាំងអស់ ដូច្នេះប្រសិនបើប្រព័ន្ធដើមត្រូវបានបាត់បង់ទាំងស្រុង ប្រព័ន្ធពេញលេញអាចត្រូវបានបង្កើតឡើងវិញ។ កន្លែងផ្ទុកទិន្នន័យទុកក្រៅបណ្តាញដែលមានសុវត្ថិភាព ត្រូវតែផ្តល់ជូនផងដែរ។

ស្កេនឬដើម?

មាត្រា 29 នៃច្បាប់សហព័ន្ធថ្ងៃទី 6 ខែធ្នូ ឆ្នាំ 2011 លេខ 402-FZ "ស្តីពីគណនេយ្យ" ចែងថានៅក្នុងគណនេយ្យ ឯកសារបឋម ការចុះឈ្មោះ របាយការណ៍ហិរញ្ញវត្ថុ របាយការណ៍សវនកម្មលើពួកវា គឺជាកម្មវត្ថុនៃការរក្សាទុកដោយអង្គភាពសេដ្ឋកិច្ចសម្រាប់រយៈពេលដែលបានបង្កើតឡើងស្របតាម ជាមួយនឹងវិធាននៃការរៀបចំកិច្ចការបណ្ណសាររដ្ឋ ប៉ុន្តែមិនតិចជាងប្រាំឆ្នាំបន្ទាប់ពីឆ្នាំរបាយការណ៍។

ទន្ទឹមនឹងនេះឯកសារ គោលនយោបាយគណនេយ្យស្តង់ដារនៃអង្គភាពសេដ្ឋកិច្ច ឯកសារផ្សេងទៀតដែលទាក់ទងនឹងការរៀបចំ និងការថែរក្សាគណនេយ្យ រួមទាំងឧបករណ៍ដែលធានាដល់ការផលិតឡើងវិញនូវឯកសារអេឡិចត្រូនិក ក៏ដូចជាការផ្ទៀងផ្ទាត់ភាពត្រឹមត្រូវនៃហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក គឺជាកម្មវត្ថុនៃការរក្សាទុកយ៉ាងហោចណាស់ប្រាំឆ្នាំបន្ទាប់ពី ឆ្នាំដែលពួកគេត្រូវបានប្រើប្រាស់សម្រាប់ការរាយការណ៍កាលពីលើកមុន។

សន្តិសុខ លក្ខខណ្ឌសុវត្ថិភាពការផ្ទុកឯកសារ និងការការពាររបស់ពួកគេពីការផ្លាស់ប្តូរត្រូវបានប្រគល់ឱ្យដោយផ្ទាល់ទៅអង្គការ។ កាតព្វកិច្ចរបស់ក្រុមហ៊ុនសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារក៏ត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយបទដ្ឋាននៃក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីផងដែរ ជាពិសេសកថាខណ្ឌទី 8 នៃកថាខណ្ឌទី 1 នៃមាត្រា 23 នៃក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី ដែលកំណត់ថាក្រុមហ៊ុនមានកាតព្វកិច្ចធានា សុវត្ថិភាពគណនេយ្យ និង គណនេយ្យពន្ធនិងឯកសារផ្សេងទៀតដែលចាំបាច់សម្រាប់ការគណនា និងការបង់ពន្ធ រួមទាំងឯកសារបញ្ជាក់ពីការទទួលប្រាក់ចំណូល ការចំណាយ ក៏ដូចជាការបង់ពន្ធ លើកលែងតែមានការផ្តល់ជូនដោយក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីសម្រាប់រយៈពេល 4 ឆ្នាំ។

បញ្ហានៃការរក្សាទុកឯកសារក្នុងគណនេយ្យ និងពន្ធដារ ត្រូវបានក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុ ពិចារណាតាមលិខិតចុះថ្ងៃទី២៦ ខែធ្នូ ឆ្នាំ២០១៧ លេខ ០៧-០១-០៩/៨៦៨៥៧។ នាយកដ្ឋានបានទាក់ទាញការយកចិត្តទុកដាក់ចំពោះការពិតដែលថាការផ្ទុកឯកសារនៅក្នុងគណនេយ្យត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយច្បាប់លេខ 402-FZ ហើយនៅក្នុងគណនេយ្យពន្ធ - ដោយក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីភារកិច្ចចម្បងរបស់អង្គការគឺធានាសុវត្ថិភាពនៃ ក្រដាស និងការការពាររបស់ពួកគេពីការផ្លាស់ប្តូរ ខណៈពេលដែលភាពខុសគ្នារវាងក្រដាស និងមន្ត្រីមិនបង្កើតឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

សំណួរកើតឡើង៖ ជាឧទាហរណ៍ តើឯកសារបឋមដែលបានបំប្លែងទៅជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិកអាចបម្រើជាការបញ្ជាក់ពីការចំណាយដែលកើតឡើងក្នុងករណីបាត់បង់ឯកសារដើមបានទេ? ហើយ​តើ​ឯកសារ​ចម្លង​ដែល​ស្កែន​ទុក​ក្នុង​បណ្ណសារ​អេឡិចត្រូនិក​អាច​ចាត់​ទុក​ជា​ឯកសារ​អេឡិចត្រូនិក​សម្រាប់​គោល​បំណង​គណនេយ្យ​ពន្ធ​ដែរ​ឬ​ទេ? ការឆ្លើយតបរបស់នាយកដ្ឋានមានដូចខាងក្រោម៖ ឯកសារភស្តុតាងនៃការចំណាយត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយកថាខ័ណ្ឌ 1 នៃមាត្រា 252 នៃក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី។ យោងតាមក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកដែលបានផ្សព្វផ្សាយក្នុងក្របខណ្ឌនៃកិច្ចព្រមព្រៀងរវាងអ្នកចូលរួមក្នុងអន្តរកម្មអេឡិចត្រូនិក ដែលចុះហត្ថលេខាដោយហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកសាមញ្ញ ឬហត្ថលេខាដែលមិនមានលក្ខណៈសម្បត្តិគ្រប់គ្រាន់ ដោយផ្អែកលើបទប្បញ្ញត្តិនៃច្បាប់លេខ 63-FZ ត្រូវបានទទួលស្គាល់សម្រាប់គោលបំណង។ នៃ គណនេយ្យនិងការបង់ពន្ធស្មើនឹងឯកសារក្រដាសដែលចុះហត្ថលេខាដោយហត្ថលេខាសរសេរដោយដៃ ក្នុងករណីដែលបានបង្កើតឡើងដោយកិច្ចព្រមព្រៀង។ ហើយនៅពេលរៀបចំឯកសារគណនេយ្យបឋម ភាគីអាជីវកម្មអាចរៀបចំបាន។ ការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកដោយប្រើហត្ថលេខាដែលមានលក្ខណៈសាមញ្ញ និង (ឬ) ដែលត្រូវបានពង្រឹងដោយគ្មានលក្ខខណ្ឌ អនុលោមតាមលក្ខខណ្ឌតម្រូវនៃច្បាប់លេខ 63-FZ (លិខិតរបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 12 ខែកញ្ញា ឆ្នាំ 2017 លេខ 03-03-06/1/58456 )

នៅក្នុងលិខិតចុះថ្ងៃទី ១៣ ខែមេសា ឆ្នាំ ២០១៥ លេខ ០៣-០៣-០៦/២០៨០៨ ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុបានពន្យល់ថា ទូរសារ ច្បាប់ចម្លងអេឡិចត្រូនិក ឬហត្ថលេខារបស់អ្នកគ្រប់គ្រងនៅពេលទទួលបានឯកសារដែលមានផលវិបាកផ្នែកហិរញ្ញវត្ថុ មិនមែនជាឯកសារគាំទ្រសម្រាប់ អង្គការគោលបំណងគណនេយ្យពន្ធលើប្រាក់ចំណូល។ ជំហរស្រដៀងគ្នានេះត្រូវបានឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងដំណោះស្រាយរបស់សហព័ន្ធ តុលាការអាជ្ញាកណ្តាលស្រុក Volga ចុះថ្ងៃទី 20 ខែមិថុនា ឆ្នាំ 2012 លេខ A12-13422/2011 ។

ដូច្នេះ បើទោះបីជាឯកសារក្រដាសត្រូវបានបំប្លែងទៅជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិចក៏ដោយ ឯកសារបែបនេះនឹងមិនត្រូវបានចាត់ទុកថាជាអេឡិចត្រូនិក និងមិនអាចប្រើជាយុត្តិកម្មសម្រាប់គោលបំណងនៃការបញ្ជាក់ភាពត្រឹមត្រូវនៃការគណនាពន្ធលើប្រាក់ចំណូលបានទេ។

ច្បាប់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យបឋម។ លក្ខខណ្ឌសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ អានអត្ថបទសម្រាប់នីតិវិធីសម្រាប់ការបំផ្លាញឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

សំណួរ៖សំណួរស្តីពីការផ្ទុកអេឡិចត្រូនិចនៃឯកសារបឋមគណនេយ្យ។ ឧបមាថាយើងសម្រេចចិត្តរក្សាកំណត់ត្រាគណនេយ្យ ឯកសារបឋមនៅក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិច (បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិច) ។ តើនេះមានន័យថាប្រសិនបើឯកសារត្រូវបានទទួលនៅលើក្រដាសនោះយើងអាចស្កេនវាដាក់វានៅក្នុងបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចហើយមិនរក្សាទុកឯកសារក្រដាស (បំផ្លាញវា)?

ចម្លើយ៖ទេ នោះមិនមានន័យទេ។

បទប្បញ្ញត្តិ, អនុម័ត, និងច្បាប់, អនុម័ត។

2.32 នៃច្បាប់ដែលបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 31 ខែមីនាឆ្នាំ 2015 លេខ 526 ។

រូបភាពដែលបានស្កែននៃឯកសារអនុញ្ញាត ប៉ុន្តែមិនមានន័យថាការផ្ទុករយៈពេលវែងនោះទេ។

ហេតុផល

របៀបរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យ

ទីតាំងផ្ទុក

ដើម្បីរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យ អ្នកត្រូវបំពាក់បន្ទប់ពិសេស សុវត្ថិភាព ឬទូ (ប្រការ ៦.២ នៃបទប្បញ្ញត្តិដែលត្រូវបានអនុម័តដោយលិខិតរបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុសហភាពសូវៀត ចុះថ្ងៃទី ២៩ ខែកក្កដា ឆ្នាំ ១៩៨៣ លេខ ១០៥)។ តម្រូវការសម្រាប់ការរៀបចំកន្លែងផ្ទុកបែបនេះត្រូវបានផ្តល់ឱ្យនៅក្នុងច្បាប់ដែលត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 31 ខែមីនាឆ្នាំ 2015 លេខ 526 ។

ទម្រង់ របាយការណ៍តឹងរឹងរក្សាទុកក្នុងសុវត្ថភាព ទូដែក ឬនៅក្នុងបន្ទប់ពិសេស ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ (ប្រការ 16 នៃបទប្បញ្ញត្តិដែលត្រូវបានអនុម័តដោយក្រឹត្យរបស់រដ្ឋាភិបាលនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 6 ខែឧសភា ឆ្នាំ 2008 លេខ 359)។ ការបញ្ជាទិញសាច់ប្រាក់, របាយការណ៍ជាមុន, របាយការណ៍ធនាគារជាមួយនឹងឯកសារពាក់ព័ន្ធ, ប្រមូលចូល លំដាប់តាមកាលប្បវត្តិនិងត្បាញ។

រក្សាទុកឯកសារដែលមានស្លាក "សម្ងាត់ពាណិជ្ជកម្ម" នៅក្នុងសុវត្ថិភាព។

រក្សាទុកឯកសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងបន្ទប់ពិសេស ឬក្នុងទូចាក់សោរ ក្រោមការទទួលខុសត្រូវរបស់អ្នកដែលអនុញ្ញាតដោយប្រធានគណនេយ្យករ។

អង្គការមានសិទ្ធិរក្សាទុកឯកសារគណនេយ្យជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិច។ ការពន្យល់គឺសាមញ្ញ។

យោងតាមច្បាប់ស្តីពីគណនេយ្យឯកសារគណនេយ្យបឋមនិងសង្ខេបអាចត្រូវបានចងក្រងនៅលើក្រដាសឬជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិច (ផ្នែកទី 5 នៃមាត្រា 9 នៃច្បាប់ថ្ងៃទី 6 ខែធ្នូឆ្នាំ 2011 លេខ 402-FZ) ។ ការចុះឈ្មោះគណនេយ្យពន្ធក៏អាចត្រូវបានរក្សាទុកនៅលើក្រដាស អេឡិចត្រូនិច និង (ឬ) នៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយកុំព្យូទ័រណាមួយ ()។ ជាចុងក្រោយ ការបង់ពន្ធ (ការគណនា) អាច ហើយក្នុងករណីខ្លះត្រូវតែដាក់ជូនតាមអេឡិចត្រូនិក ()។

ហើយចាប់តាំងពីឯកសារបឋម ឯកសារគណនេយ្យ និងពន្ធដារ ក៏ដូចជាការបង់ពន្ធ (ការគណនា) អាចត្រូវបានរៀបចំជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិច បន្ទាប់មកពួកវាអាចត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងទម្រង់ដូចគ្នា។ មិនចាំបាច់បោះពុម្ពទេ។ លក្ខខណ្ឌតែមួយគត់គឺថាឯកសារបែបនេះត្រូវតែបញ្ជាក់ដោយអនុលោមតាមច្បាប់ទាំងអស់ដែលមានហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក។

ការសន្និដ្ឋានស្រដៀងគ្នានេះមាននៅក្នុងលិខិតរបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 22 ខែសីហាឆ្នាំ 2012 លេខ 03-02-07/1-202 និងចុះថ្ងៃទី 24 ខែកក្កដា ឆ្នាំ 2008 លេខ 03-02-07/1-314 ។

តាមសំណើរបស់អាជ្ញាធរនិយតកម្ម រួមទាំង ការិយាល័យពន្ធច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកនឹងត្រូវបោះពុម្ព និងបញ្ជាក់ដោយផ្ទាល់មុនពេលដាក់ជូនសម្រាប់ការផ្ទៀងផ្ទាត់ (ប្រការ ១ នៃមាត្រា ២៥២ ប្រការ ១ នៃមាត្រា ៩៣ នៃក្រមពន្ធនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី)។ ការសន្និដ្ឋាននេះគឺផ្អែកលើបទប្បញ្ញត្តិនៃផ្នែកទី 6 នៃមាត្រា 9 នៃច្បាប់ថ្ងៃទី 6 ខែធ្នូឆ្នាំ 2011 លេខ 402-FZ មាត្រា និង លេខកូដពន្ធ RF

ដើម្បីរៀបចំការផ្ទុកឯកសារជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក សូមប្រើបទប្បញ្ញត្តិដែលបានអនុម័តដោយលិខិតរបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃសហភាពសូវៀតចុះថ្ងៃទី 29 ខែកក្កដា ឆ្នាំ 1983 លេខ 105 (នៅក្នុងផ្នែកដែលមិនផ្ទុយនឹងច្បាប់) និងច្បាប់ដែលត្រូវបានអនុម័តដោយលំដាប់នៃ ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 31 ខែមីនាឆ្នាំ 2015 លេខ 526 ។ ធ្វើបែបនេះរហូតដល់មានការយល់ព្រម។ ស្តង់ដារសហព័ន្ធគណនេយ្យ បង្កើតតម្រូវការសម្រាប់ឯកសារ និងលំហូរឯកសារក្នុងគណនេយ្យ។ នេះត្រូវបានចែងនៅក្នុងព័ត៌មានរបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃប្រទេសរុស្ស៊ីលេខ PZ-13/2015 ។

ជាពិសេស ឯកសារអេឡិចត្រូនិកជាអក្សរសម្រាប់ផ្ទុកនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់ស្ថាប័នគួរតែត្រូវបានផ្ទេរជាទម្រង់ PDF/A ។ ដូចគ្នានេះផងដែរ យ៉ាងហោចណាស់ម្តងរៀងរាល់ប្រាំឆ្នាំម្តង សូមពិនិត្យមើលស្ថានភាពរបស់អ្នកផ្តល់ឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងថាតើឯកសារខ្លួនឯងអាចផលិតឡើងវិញបានដែរឬទេ។ ទាំងនេះគឺជាតម្រូវការនៃកថាខណ្ឌនិង 2.32 នៃច្បាប់ដែលត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 31 ខែមីនាឆ្នាំ 2015 លេខ 526 ។

ច្បាប់ថ្មីសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក

រក្សាទុកឯកសារជាក្រដាស ឬទម្រង់អេឡិចត្រូនិក

ប្រសិនបើឯកសារត្រូវបានចងក្រងតាមអេឡិចត្រូនិក ពួកគេអាចរក្សាទុកជាអេឡិចត្រូនិកបាន។ មិនចាំបាច់បោះពុម្ពលើក្រដាសនិងរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់នេះទេ (លិខិតរបស់ក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 22 ខែសីហាឆ្នាំ 2012 លេខ 03-02-07/1-202) ។

វិធីណាក៏ដោយដែលអ្នកជ្រើសរើស អ្នកត្រូវដឹកនាំដោយច្បាប់ផ្ទុកឯកសារថ្មី។

កន្លែងដែលត្រូវរក្សាទុកឯកសារ

វិធីសាស្រ្តនៃការរក្សាទុកឯកសារអាស្រ័យលើរយៈពេលរក្សាទុកដែលបានបង្កើតឡើង។

ដោយផ្អែកលើរយៈពេលរក្សាទុក ឯកសារមានបីប្រភេទ៖

  • - រយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (រហូតដល់ 10 ឆ្នាំរួមបញ្ចូល);
  • - រយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ);
  • - អាយុកាលធ្នើអចិន្រ្តៃយ៍។

ឯកសារនៃប្រភេទទីមួយត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងនាយកដ្ឋានគណនេយ្យ (ប្រការ 2.3 និង 4.2 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)។

ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារប្រភេទទីពីរ និងទីបី ក្រុមហ៊ុនមានសិទ្ធិ៖

  • - បង្កើតបណ្ណសារផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នក (ផ្នែកទី 2 នៃមាត្រា 13 នៃច្បាប់សហព័ន្ធថ្ងៃទី 22 ខែតុលា ឆ្នាំ 2004 លេខ 125-FZ ប្រការ 1.4 នៃច្បាប់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារ);
  • - ប្រើប្រាស់សេវាកម្មនៃបណ្ណសារដែលមានជំនាញវិជ្ជាជីវៈ។

ក្រុមហ៊ុន​សម្រេច​ដោយ​ឯករាជ្យ​ថា​វិធីសាស្ត្រ​មួយ​ណា​ល្អ​ជាង។

របៀបរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិច

ចូរយើងពិចារណាអំពីនីតិវិធីសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនមានប័ណ្ណសារផ្ទាល់ខ្លួន។

តើត្រូវរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកក្រោមលក្ខខណ្ឌអ្វីខ្លះ?

មិនដូចឯកសារនៅក្នុង ក្នុងទម្រង់ក្រដាសសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវតែត្រូវបានអង្កេត លក្ខខណ្ឌបី(ប្រការ 2.30 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)។

ពីរច្បាប់ចម្លង។ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវតែរក្សាទុកជាស្ទួន។ មួយ​ជា​មេ ទីពីរ​គឺ​កម្មករ។ ពួកគេត្រូវរក្សាទុកនៅលើឧបករណ៍រូបវ័ន្តផ្សេងៗ។

គណនេយ្យករត្រូវដាក់ប្រាក់យ៉ាងតិចពីរច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយផ្សេងៗគ្នា។

ភាពអាចរកបាននៃមូលដ្ឋានបច្ចេកទេស។បណ្ណសាររបស់ក្រុមហ៊ុនត្រូវតែមានឧបករណ៍បច្ចេកទេស និងសូហ្វវែរសម្រាប់ផលិតឡើងវិញ និងចម្លងឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ លើសពីនេះ ឧបករណ៍បែបនេះគឺត្រូវការជាចាំបាច់ដើម្បីសរសេរវាឡើងវិញ និងតាមដានស្ថានភាពរាងកាយ និងបច្ចេកទេសរបស់ពួកគេ។

ការធានាសុវត្ថិភាព។បណ្ណសារត្រូវតែមានរបៀបផ្ទុកដែលបានដំឡើងដែលធានាសុវត្ថិភាពនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក។ យើងមិនត្រូវអនុញ្ញាតឱ្យពួកគេបាត់បង់ ឬបញ្ចប់ដោយការផ្ញើសំបុត្រដែលគ្មានការអនុញ្ញាតឡើយ។ ឯកសារអេឡិចត្រូនិចត្រូវតែរក្សាទុកដើម្បីកុំឱ្យវាបំផ្លាញ ឬព័ត៌មាននៅលើពួកវាត្រូវបានបង្ខូចទ្រង់ទ្រាយ។

តើក្នុងទម្រង់បែបណាដើម្បីផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិកទៅបណ្ណសារ?

ក្បួនដោះស្រាយគ្រោងការណ៍នៃសកម្មភាពសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិកទៅប័ណ្ណសារ

របៀបគ្រប់គ្រងការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ប្រសិនបើក្រុមហ៊ុនផ្លាស់ប្តូរឧបករណ៍ សូហ្វវែរ ជាដើម ពួកគេត្រូវតែត្រូវបានជំនួសដោយសមកាលកម្មនៅក្នុងប័ណ្ណសាររបស់ក្រុមហ៊ុន។

ជាមួយនឹងវត្តមាននៃប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយថ្មី និងទម្រង់ថ្មី វាចាំបាច់ក្នុងការសរសេរឡើងវិញនូវឯកសារបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចភ្លាមៗនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ និងទម្រង់ទាំងនោះ (ប្រការ 2.32 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)។

ក្រៅពីនេះ យ៉ាងហោចណាស់ម្តងរៀងរាល់ប្រាំឆ្នាំម្តងចាំបាច់ត្រូវត្រួតពិនិត្យ (ប្រការ 2.32 និង 2.40 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)៖

ប្រសិនបើមានអ្វីមួយប្រែថាខុស ឯកសារអេឡិចត្រូនិកគួរតែត្រូវបានសរសេរឡើងវិញទៅកាន់ប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយថ្មី។ ទន្ទឹមនឹងនេះ វាជាការសំខាន់ណាស់ដែលនៅពេលសរសេរឡើងវិញ ភាពពេញលេញ និងភាពជឿជាក់នៃព័ត៌មានត្រូវបានធានា។

ក្នុងគ្រប់ករណីទាំងអស់ ចាំបាច់ត្រូវពិនិត្យមើលវត្តមាននៃកម្មវិធីកុំព្យូទ័រដែលមានគំនិតអាក្រក់ (ប្រការ 2.39 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)។

ប្រសិនបើឯកសារអេឡិចត្រូនិកមានកម្មវិធីកុំព្យូទ័រព្យាបាទ វាគួរតែត្រូវបានរឹបអូសសម្រាប់ដំណើរការប្រឆាំងមេរោគ (ប្រការ 2.41 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)។

របៀបទទួលបានឯកសារអេឡិចត្រូនិកពីបណ្ណសារ

ឯកសារអេឡិចត្រូនិកពីបណ្ណសារអាចទទួលបានក្នុងទម្រង់ជាច្បាប់ចម្លងអេឡិចត្រូនិក ឬច្បាប់ចម្លងនៅលើក្រដាស (ប្រការ 2.47 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)។

ច្បាប់ចម្លងឯកសារបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចអាចទទួលបានពីបណ្ណសារជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក ឬតាមរយៈអ៊ីនធឺណិត។ ពួកគេត្រូវបានបញ្ជាក់ដោយហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិកដោយប្រធានក្រុមហ៊ុនឬអ្នកតំណាងដែលមានការអនុញ្ញាតរបស់គាត់។ ផ្លូវការ ().

នៅពេលចេញច្បាប់ចម្លងឯកសារនៅលើក្រដាស លេខកូដបណ្ណសារត្រូវបានដាក់នៅខាងក្រោយសន្លឹកនីមួយៗ បញ្ជាក់ដោយសិលាចារឹក និងត្រានៅខាងក្រោយសន្លឹកចុងក្រោយនៃច្បាប់ចម្លង (ប្រការ 5.14 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)។

វិធីបំផ្លាញឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ប្រសិនបើឯកសារអេឡិចត្រូនិកបានផុតកំណត់វាអាចត្រូវបានបំផ្លាញ។ ការជ្រើសរើសឯកសារត្រូវបានអនុវត្តដោយគណៈកម្មការជំនាញដែលមានបុគ្គលិកក្រុមហ៊ុន។

បញ្ជីឯកសារដែលត្រូវបំផ្លាញត្រូវបានសរសេរនៅក្នុងទង្វើ។ ទម្រង់បែបបទរបស់វាត្រូវបានផ្តល់ឱ្យនៅក្នុងឧបសម្ព័ន្ធលេខ 21 ទៅនឹងច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ។

បន្ទាប់ពីនេះ ការបំផ្លិចបំផ្លាញ ឬបំផ្លាញរាងកាយដោយកម្មវិធី និងផ្នែករឹងត្រូវបានអនុវត្ត (ប្រការ 4.13 នៃច្បាប់ផ្ទុកឯកសារ)។

Stanislav Kotovich ឆ្លើយថា៖

អនុប្រធាននាយកដ្ឋានច្បាប់នៃក្រសួងហិរញ្ញវត្ថុនៃប្រទេសរុស្ស៊ី

“សម្រាប់បន្ទាត់នីមួយៗនៃសមតុល្យដែលសូចនាកររបស់វាមានសារៈសំខាន់ សូមបញ្ចូលខ្សែអក្សររង។ ចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងពួកគេនូវតម្លៃលេខដែលជាផ្នែកនៃសូចនាករសរុប ទម្រង់ស្តង់ដារតុល្យភាព។ ឧទាហរណ៍ ទៅកាន់បន្ទាត់ 1150 “ទ្រព្យសកម្មថេរ” អ្នកអាចបន្ថែមបន្ទាត់ដាច់ដោយឡែក និងផ្តល់ទិន្នន័យអំពីតម្លៃអគារ គ្រឿងចក្រ និងឧបករណ៍ ប្រសិនបើព័ត៌មានទាំងនោះមានសារៈសំខាន់។ របៀបកំណត់កម្រិតនៃភាពសំខាន់នៃសូចនាករ សូមអានការណែនាំ។

នៅក្នុងអត្ថបទនេះ យើងនឹងប្រាប់អ្នកពីរបៀបដែលអង្គការគួររក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិករបស់ខ្លួន។ យើងនឹងស្វែងយល់ពីរបៀប និងនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយណាដែលវាល្អជាងក្នុងការកត់ត្រាឯកសារអេឡិចត្រូនិក របៀបបង្កើតសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងផ្ទេរពួកវាសម្រាប់ផ្ទុកទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ។

បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិច និងការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក៖ គំនិតផ្សេងគ្នា ទោះបីជាពាក់ព័ន្ធក៏ដោយ

បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយប្រើកម្មវិធីពិសេស ឬដោយខ្លួនវាផ្ទាល់ និងតំណាងឱ្យសំណុំនៃច្បាប់ចម្លងដែលបានស្កេនតាមលំដាប់នៃឯកសារក្រដាស ឬឯកសារអេឡិចត្រូនិករបស់អង្គការ។ អត្ថន័យនៃបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចគឺថានិយោជិតណាដែលមានសិទ្ធិមើលឯកសារជាក់លាក់ណាមួយបានស្គាល់វាដោយមិនចាំបាច់ចាកចេញពីកន្លែងធ្វើការ។ ការពិតដែលថាឯកសារបានស្ថិតនៅក្នុងបណ្ណសារអស់រយៈពេលជាច្រើនឆ្នាំមិនមានបញ្ហាអ្វីនោះទេ។

ការផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក- នេះគឺជាផ្នែកនៃប្រព័ន្ធផ្ទុកឯកសាររបស់អង្គការ ដែលវាជាដំណើរការការិយាល័យដ៏សំខាន់មួយ។ មិនថាឯកសារនោះជាក្រដាស ឬអេឡិចត្រូនិកទេ វាត្រូវតែរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលជាក់លាក់។

ជាការពិតណាស់ នេះគឺជាជម្រើសដ៏ល្អមួយ នៅពេលដែលបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចគឺជាផ្នែកមួយនៃប្រព័ន្ធផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិករបស់ស្ថាប័ន។ នេះគួរតែត្រូវបានសម្រេចដោយការដាក់ជាបណ្តើរៗនូវច្បាប់ចម្លងឯកសារអេឡិចត្រូនិកនៅក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យពិសេស ហើយដោយហេតុនេះបង្កើតជាបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិច។ ប៉ុន្តែនេះមិនមែនជាកន្លែងផ្ទុកទេ ប៉ុន្តែគ្រាន់តែចូលប្រើកាន់តែងាយស្រួល។ នេះមិនមែនជាបណ្ណសារក្នុងន័យពេញលេញនៃពាក្យនោះទេ ពីព្រោះឯកសារដើមត្រូវបានបញ្ជូនទៅបណ្ណសាររបស់ស្ថាប័ន ហើយបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចមានច្បាប់ចម្លងដែលបានស្កេន។ សំណុំនៃច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារក្រដាសមិនមែនជាបណ្ណសារទេ។ ហើយ​ឯកសារ​អេឡិចត្រូនិក​ជា​ឯកសារ​ពេញ​លេញ ហើយ​មិន​មែន​ជា​ឯកសារ​ចម្លង​តាម​ក្រដាស​ទេ។

វចនានុក្រមរបស់យើង។

ឯកសារអេឡិចត្រូនិក- នេះគឺជាព័ត៌មានដែលចងក្រងជាឯកសារដែលបង្ហាញក្នុងទម្រង់អេឡិចត្រូនិក ពោលគឺក្នុងទម្រង់សមរម្យសម្រាប់ការយល់ឃើញរបស់មនុស្សដោយប្រើកុំព្យូទ័រអេឡិចត្រូនិក ក៏ដូចជាសម្រាប់ការបញ្ជូនតាមបណ្តាញព័ត៌មាន និងទំនាក់ទំនង ឬដំណើរការក្នុងប្រព័ន្ធព័ត៌មាន។

ក្របខ័ណ្ឌនិយតកម្មសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ជារៀងរាល់ឆ្នាំបរិមាណនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកនៅក្នុងអង្គការកំពុងកើនឡើង។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយចំនួនបទប្បញ្ញត្តិឬ ឯកសារវិធីសាស្រ្តជាអកុសល ចំនួនមនុស្សដែលលះបង់ដើម្បីរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកមិនកើនឡើងទេ។ អ្នកត្រូវតែត្រូវបានណែនាំដោយច្បាប់សម្រាប់រៀបចំការផ្ទុក ការទិញយក គណនេយ្យ និងការប្រើប្រាស់ឯកសារពីមូលនិធិបណ្ណសារនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី និងឯកសារបណ្ណសារផ្សេងទៀតនៅក្នុងស្ថាប័នរដ្ឋាភិបាល រដ្ឋាភិបាលមូលដ្ឋាន និងអង្គការនានា (អនុម័តដោយបញ្ជារបស់ក្រសួងវប្បធម៌។ នៃប្រទេសរុស្ស៊ីចុះថ្ងៃទី 31 ខែមីនាឆ្នាំ 2015 លេខ 526 តទៅនេះហៅថាច្បាប់ឆ្នាំ 2015) ។ ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 គឺជាឯកសារបទប្បញ្ញត្តិចម្បងដែលបច្ចុប្បន្នគ្របដណ្តប់ ទោះបីជាមិនពេញលេញដូចដែលយើងចង់បានក៏ដោយ ច្បាប់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិក។

គួរឱ្យចាប់អារម្មណ៍ផងដែរគឺសេចក្តីណែនាំសេចក្តីព្រាងសម្រាប់ការទទួលបាន ការកត់ត្រា និងការរៀបចំការផ្ទុកឯកសារបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការ (សូមមើលគេហទំព័ររបស់ទីភ្នាក់ងារបណ្ណសារសហព័ន្ធ៖ http://archives.ru) ។ គម្រោងនេះត្រូវបានបង្កើតឡើងដោយ VNIIDAD ក្នុងឆ្នាំ 2012 ហើយនៅតែជាគម្រោង។ យ៉ាង​ណា​ក៏​ដោយ គម្រោង​នេះ​អាច​មាន​ប្រយោជន៍​សម្រាប់​បណ្ណសារ​របស់​អង្គការ ព្រោះ​វា​មាន​ព័ត៌មាន​ជា​ច្រើន​ដែល​មិន​មាន​នៅ​កន្លែង​ផ្សេង​ទៀត។

ឯកសារទាំងនេះមានមួយ។ ច្បាប់ទូទៅ៖ ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងរយៈពេលដូចគ្នា និងតាមក្បួនដូចគ្នានឹងឯកសារក្រដាស។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយលក្ខណៈសម្បត្តិនិងលក្ខណៈនៃប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយអេឡិចត្រូនិចគួរតែត្រូវបានយកមកពិចារណា។

យើងបង្កើតករណីអេឡិចត្រូនិច

មិនមានសំណួរជាមួយឯកសារ៖ វាគឺជាការប្រមូលឯកសារដែលផ្តោតលើបញ្ហាមួយ។ អ្វីៗអាចជា៖

  • ភាពដូចគ្នា (ឧទាហរណ៍ករណី "ការបញ្ជាទិញសម្រាប់សកម្មភាពស្នូល" ដែលមានតែការបញ្ជាទិញ);
  • សមាសធាតុ (ឧទាហរណ៍ ឯកសារផ្សំ "ឯកសារស្តីពីការផ្តល់សេវាដល់អ្នកម៉ៅការ" ដែលរួមមានការឆ្លើយឆ្លង ច្បាប់ចម្លងកិច្ចសន្យា និង កិច្ចព្រមព្រៀងបន្ថែមនិងឯកសារផ្សេងៗ)។

ឯកសារទាំងអស់នៃសំណុំរឿងត្រូវបានដាក់ក្នុងថតតែមួយ។

ឯកសារអេឡិចត្រូនិចក៏អាចមានលក្ខណៈដូចគ្នានិងសមាសធាតុផងដែរ។ ឯកសារអេឡិចត្រូនិក ដូចជាក្រដាសក៏ត្រូវបានប្រមូលក្នុងថតតែមួយ ទោះបីអេឡិចត្រូនិក (ឯកសារ)ក៏ដោយ។ ជាឧទាហរណ៍ ឯកសារអេឡិចត្រូនិក "Office Notes" អាចជាថតដែលមានឈ្មោះដូចគ្នាដែលមានឯកសារ អនុស្សរណៈពីលេខដំបូងដល់លេខចុងក្រោយ។

បន្ថែមពីលើឯកសារដែលមានឯកសារអេឡិចត្រូនិកដោយខ្លួនឯង ថតឯកសារក៏អាចមានឯកសារផងដែរ។ ហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិក, ទិន្នន័យមេតាឯកសារអេឡិចត្រូនិក - សំណុំអាស្រ័យលើកម្មវិធីរបស់ស្ថាប័ន។

ការបង្កើតឯកសារអេឡិចត្រូនិក ដូចជាក្រដាស គួរតែត្រូវបានគ្រប់គ្រងដោយអ្នកប្រតិបត្តិរបស់ពួកគេនៅក្នុងការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធ។ លេខាមិនអាចកំណត់បានច្បាស់លាស់ថាតើករណីនេះ ឬឯកសារដែលមានឯកទេសខ្ពស់ទាក់ទងនឹង មិនស្គាល់ស្តង់ដារឧស្សាហកម្មដែលកំណត់រយៈពេលផ្ទុក។ល។ ខ្ញុំនិយាយម្តងទៀត ទាំងអស់នេះគួរតែធ្វើឡើងដោយអ្នកសំដែង។ លេខាធិការយកផ្នែកវិធីសាស្រ្ត និងប្រឹក្សាការងារ។

យើងដាក់ឯកសារអេឡិចត្រូនិកក្នុងបញ្ជីឈ្មោះករណី

នៅក្នុងនាមនាមនៃករណី ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានដាក់ក្នុង នីតិវិធីទូទៅ. អ្នកអាចចង្អុលបង្ហាញ "អេឡិចត្រូនិច" នៃឯកសារតាមពីរវិធី៖

  • នៅក្នុងជួរឈរ "ចំណាំ" (ឧទាហរណ៍ 1);
  • នៅក្នុងជួរឈរ "ចំណងជើងករណី" (ឧទាហរណ៍ទី 2) ដូចដែលបានណែនាំក្នុងកថាខណ្ឌ 3.6 អនុសាសន៍វិធីសាស្រ្តស្តីពីការបង្កើតសេចក្តីណែនាំសម្រាប់ការងារការិយាល័យនៅក្នុងអាជ្ញាធរប្រតិបត្តិសហព័ន្ធ (ត្រូវបានអនុម័តដោយបញ្ជារបស់ Rosarkhiv ចុះថ្ងៃទី 23 ខែធ្នូ ឆ្នាំ 2009 លេខ 76)។

យើងបំពេញសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុងនៃករណី និងឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ឯកសារ និងឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការ រួមជាមួយនឹងក្រដាស យោងទៅតាមក្បួនដោះស្រាយទូទៅ៖

1) ការវាយតម្លៃប្រចាំឆ្នាំនៃតម្លៃត្រូវបានអនុវត្ត;

2) ដោយផ្អែកលើលទ្ធផលនៃការពិនិត្យឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកផុតកំណត់ត្រូវបានបំផ្លាញ។

3) ករណីដែលនៅសេសសល់ត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌហើយបញ្ជូនទៅកន្លែងផ្ទុក។

ទម្រង់បែបបទសម្រាប់សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងឯកសារដែលក្នុងពេលដំណាលគ្នាដើរតួជាទង្វើនៃការទទួលយក និងការផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការត្រូវបានផ្តល់ឱ្យក្នុងឧបសម្ព័ន្ធលេខ 24 ដល់ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 (ឧទាហរណ៍ 3) ។ សារពើភ័ណ្ឌនេះត្រូវបានបញ្ចប់នៅក្នុងអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធ។

ច្បាប់សម្រាប់ការចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌ។ក្រាហ្វនៃសារពើភ័ណ្ឌមានលក្ខណៈវិចារណញាណ មិនមានអ្វីត្រូវផ្តល់យោបល់នៅទីនេះទេ។ ចូរយើងពិចារណាអំពី "ទិដ្ឋភាពនៃអង្គការ" នៃការចងក្រងសារពើភ័ណ្ឌនេះ៖

  • សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចងក្រងដោយឡែកពីគ្នាសម្រាប់ឯកសារអេឡិចត្រូនិចនៃការរក្សាទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) ។
  • នៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចសម្រាប់ការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ជួរឈរ "រយៈពេលផ្ទុក" ត្រូវបានលុបចោល។
  • សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចងក្រងជាពីរច្បាប់ចម្លង (មួយនឹងនៅតែមាននៅក្នុងបណ្ណសារ មួយទៀតមានហត្ថលេខារបស់បណ្ណសារដែលទទួលយកឯកសារ នឹងត្រូវប្រគល់ជូនអង្គភាពវិញ);
  • លេខមូលនិធិប្រហែលជាមិនត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញទេ ហើយជួរឈរនេះអាចត្រូវបានដកចេញទាំងស្រុង ប្រសិនបើអង្គការមានមូលនិធិបណ្ណសារតែមួយ (ព័ត៌មាននេះត្រូវបានផ្តល់ឱ្យអង្គភាពដោយបណ្ណសារ ឬលេខាដែលទទួលខុសត្រូវក្នុងការរក្សាទុកឯកសារ);
  • ចំណងជើងនៃសារពើភ័ណ្ឌបង្ហាញពីឆ្នាំដែលឯកសារត្រូវបានបញ្ជូន។
  • ឈ្មោះនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងឈ្មោះនៃផ្នែកសារពើភ័ណ្ឌ;
  • ឈ្មោះនៃផ្នែក, លិបិក្រម, ក្បាល, រយៈពេលផ្ទុកសម្រាប់ឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើងស្របតាមឈ្មោះនៃឯកសារ។
  • សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានយល់ព្រមជាមួយប្រធាននាយកដ្ឋានគ្រប់គ្រងការិយាល័យ (ការិយាល័យសេវាកម្មស្ថាប័នអប់រំមត្តេយ្យ។
  • ផ្នែកទីពីរនៃសារពើភ័ណ្ឌ (ផ្ទេរ-ទទួល) ត្រូវបានបំពេញនៅពេលទទួល និងបញ្ជូនឯកសារទៅបណ្ណសារ។
  • លេខស៊េរីសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចាត់តាំងក្នុងប័ណ្ណសារ។

តាមគំនិតរបស់យើង វាត្រូវបានណែនាំឱ្យបន្ថែមសារពើភ័ណ្ឌជាមួយនឹងចំនួន និងប្រភេទនៃប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយដែលបានផ្ទេរទៅបណ្ណសារ។

យើងរៀបចំឧបសម្ព័ន្ធនៃសារពើភ័ណ្ឌ។យោងតាមច្បាប់ឆ្នាំ 2015 សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនិងឯកសារមានឯកសារភ្ជាប់។ ឧបសម្ព័ន្ធសារពើភ័ណ្ឌគឺជាសារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនីមួយៗ (ឧទាហរណ៍ទី 4) ។

ផ្ទុយទៅនឹងការផ្ទេរឯកសារក្រដាសទៅបណ្ណសារ ដែលនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌផ្ទៃក្នុង (បើចាំបាច់ ការរៀបចំរបស់វា) ត្រូវបានដេរភ្ជាប់ទៅក្នុងបរិមាណនៅពេលផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិក៖

  • កម្មវិធីត្រូវតែចងក្រងសម្រាប់ករណីអេឡិចត្រូនិចនីមួយៗ។
  • មិន​ត្រូវ​បាន​បង្កប់​ក្នុង​ប្រព័ន្ធ​ផ្សព្វផ្សាយ និង​មិន​ត្រូវ​បាន​កត់ត្រា​នៅ​លើ​វា​ទេ ប៉ុន្តែ​ត្រូវ​បាន​គូរ​ឡើង​ជា​ទម្រង់​ក្រដាស​ជា​ឧបសម្ព័ន្ធ​នៃ​សារពើភ័ណ្ឌ​នៃ​ឯកសារ​អេឡិចត្រូនិក និង​ឯកសារ​ដែល​បាន​ផ្ទេរ​ទៅ​បណ្ណសារ។

យើងពិចារណាលើតម្រូវការសម្រាប់ទម្រង់ឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ

ទ្រង់ទ្រាយផ្ទុកក្នុងប័ណ្ណសារបង្កើតឡើងដោយច្បាប់ឆ្នាំ 2015 នេះគឺជាទម្រង់ PDF/A ដែលត្រូវបានរចនាឡើងជាពិសេសសម្រាប់ការរក្សាទុកព័ត៌មានរយៈពេលវែង និងដាក់បញ្ចូលក្នុងស្តង់ដារ ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “ការគ្រប់គ្រងឯកសារ”។ ទម្រង់​ឯកសារ​អេឡិចត្រូនិក​សម្រាប់​ការ​រក្សាទុក​រយៈពេល​វែង។" ប៉ុន្តែតម្រូវការនេះត្រូវតែត្រូវបានសង្កេតឃើញដោយបណ្ណសាររដ្ឋ និងអង្គការនានាដែលជាប្រភពនៃការទទួលបានរបស់ពួកគេ។

អង្គការពាណិជ្ជកម្ម ដែលឯកសារភាគច្រើនទំនងជាមិនទុកកន្លែងផ្ទុកផ្ទាល់ខ្លួនរបស់ពួកគេ អាចប្រើ PDF ធម្មតា ក៏ដូចជាទម្រង់ផ្សេងទៀត។ ឧទាហរណ៍ គំនូរ និងដ្យាក្រាមមិនតែងតែបង្ហាញត្រឹមត្រូវជា PDF ទេ ដូច្នេះដើម្បីកុំឱ្យលះបង់គុណភាពនៃឯកសារដើម្បីរក្សាទម្រង់ដែលបានផ្តល់ឱ្យ វាត្រូវបានណែនាំឱ្យរក្សាទុកឯកសារក្នុងទម្រង់ដែលមិនអាចផ្លាស់ប្តូរបានផ្សេងទៀត។

ទម្រង់មិនប្រែប្រួល។ផ្ទេរឯកសារសម្រាប់ការរក្សាទុក, ការយកចិត្តទុកដាក់ពិសេសការផ្តោតសំខាន់គួរតែតិចជាងការប្រកាន់ខ្ជាប់នូវទម្រង់ជាក់លាក់មួយ និងច្រើនទៀតអំពីរបៀបដែលទម្រង់នោះធានាភាពមិនប្រែប្រួលនៃឯកសារ។ មិនចាំបាច់មានកម្មវិធីថ្លៃៗ និងចូលរួមសិក្ខាសាលាស្តីពីការថែរក្សាបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចទេ ប្រសិនបើនរណាម្នាក់នៅកន្លែងធ្វើការអាចធ្វើវិសោធនកម្មឯកសារដែលបានរក្សាទុកយូរយ៉ាងងាយស្រួល។

លេខាគ្រប់រូបស្គាល់គោលគំនិតនៃ "ការបិទឯកសារជាមួយការងារការិយាល័យ"។ នេះមានន័យថាកិច្ចការទាំងអស់នៅលើឯកសារត្រូវបានបញ្ចប់ ហើយវាអាចត្រូវបានដាក់នៅលើឯកសារ។

សម្រាប់ឯកសារអេឡិចត្រូនិក យើងសូមណែនាំឱ្យបំពេញវាជាមួយនឹងសកម្មភាពមួយទៀត - ការបកប្រែឯកសារទៅជាទម្រង់ដែលមិនអាចកែប្រែបាន។ ជាការពិតណាស់ វាមិនមានតម្លៃក្នុងការដកវាចេញពីការចូលប្រើជាសាធារណៈនោះទេ ប៉ុន្តែការជ្រៀតជ្រែកពីខាងក្រៅណាមួយនៅក្នុងទម្រង់ និងខ្លឹមសារគួរតែត្រូវបានដកចេញ។

របៀបអនុវត្តនេះតាមលក្ខណៈបច្ចេកទេស អង្គការនីមួយៗសម្រេចចិត្តដោយខ្លួនឯង អាស្រ័យលើកម្មវិធីដែលបានប្រើ ភាពអាចរកបាននៃ EDMS និងគុណភាពនៃជំនួយបច្ចេកទេស។

ជាការពិតណាស់ អង្គការដែលអនុវត្តការគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិកនឹងបង្កើតប្រព័ន្ធសម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកយ៉ាងរហ័ស ជាងអ្វីដែលធ្វើជាមួយកញ្ចប់កម្មវិធីការិយាល័យ ការផ្ទុកពពក និងសេវាកម្ម។ ពេលវេលាមកដល់ក្នុងមួយសប្តាហ៍របស់អ្នកគ្រប់គ្រងប្រព័ន្ធ។ ប៉ុន្តែវិធីមួយឬផ្សេងទៀតវាអាចទៅរួចក្នុងការដោះស្រាយបញ្ហានេះ - ប្រសិនបើមានបំណងប្រាថ្នា។

ក្រុមហ៊ុនដឹកជញ្ជូន។តាមធម្មតា អ្នកផ្តល់ព័ត៌មានមួយអាចប្រៀបធៀបទៅនឹងបរិមាណឯកសារមួយ។ អ្នកមិនអាចសរសេរកិច្ចការរបស់អ្នកទាំងអស់នៅលើថាសតែមួយជាប់គ្នាបានទេ ដរាបណាសមត្ថភាពរបស់វាគ្រប់គ្រាន់។ វាជាការល្អប្រសើរជាងមុនក្នុងការប្រកាន់ខ្ជាប់នូវគោលការណ៍នៃ "រឿងមួយ - ថាសមួយ" ។ ទោះយ៉ាងណាក៏ដោយ អ្នកអាចកត់ត្រាឯកសារជាច្រើននៅលើថាសមួយ ប៉ុន្តែលុះត្រាតែពួកវាជាឯកសារនៃឆ្នាំដូចគ្នា ហើយពួកវាមានអាយុកាលធ្នើដូចគ្នា (ទាំងអស់ដូចគ្នាជាមួយនឹងបរិមាណក្រដាស)។

សម្រាប់ប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ គ្មានអ្វីងាយស្រួលជាងធម្មតានោះទេ។ ស៊ីឌី-អរ(ស៊ីឌីសរសេរម្តង) មិនទាន់ត្រូវបានបង្កើតនៅឡើយទេ។

ប្រសិនបើប្រព័ន្ធផ្ទុកទិន្នន័យកម្រិតខ្ពស់លេចឡើង វាជាការប្រសើរក្នុងការសរសេរសារឡើងវិញនូវបណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចទាំងមូលនៅលើពួកវា។ បើមិនដូច្នេះទេ អ្នកប្រហែលជាមិនដែលឃើញខ្លឹមសារនៃប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយចាស់ទាល់តែសោះ។ ជាឧទាហរណ៍ វាបានកើតឡើងជាមួយនឹងថាសទន់ ដែលនៅតែត្រូវបានរកឃើញនៅក្នុងបណ្ណសារ ប៉ុន្តែគ្មានអ្វីដែលត្រូវដំណើរការវានៅក្នុងការិយាល័យធម្មតានោះទេ។

មិនសូវពេញនិយមជាមេឌៀផ្ទុកឯកសារ ដ្រាយ USB ។ពួកវាមិនពេញនិយមទេ ដោយសារឯកសារទាំងនោះអាចលុប ឬជំនួសបានយ៉ាងងាយស្រួល។ Ergonomics ក៏ទុកជាច្រើនដែលចង់បានផងដែរ៖ ខណៈពេលដែលថាសអាចត្រូវបានបត់យ៉ាងស្អាតដោយមិនចាំបាច់ដាក់វានៅក្នុងប្រអប់ពិសេស ដ្រាយវ៍ពន្លឺមានរូបរាងខុសគ្នាខ្លាំងពេក។

ដូច្នេះ មធ្យោបាយដ៏ល្អសម្រាប់បណ្ណសារអេឡិចត្រូនិចគឺ ស៊ីឌី។

របៀបចុះហត្ថលេខាលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយ។ឧបករណ៍ផ្ទុកនីមួយៗត្រូវបានចុះហត្ថលេខា។ យោងតាមប្រការ 4.34 នៃច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ខាងក្រោមនេះត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅលើសិលាចារឹកដែលត្រូវបានដាក់នៅក្នុងករណីដើម្បីឱ្យសិលាចារឹកអាចមើលឃើញ:

  • ឈ្មោះរបស់អង្គការ (ពេញ, អក្សរកាត់);
  • លេខមូលនិធិ;
  • ចំនួនសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក ឯកសារ;
  • លេខករណីយោងទៅតាមសារពើភ័ណ្ឌ;
  • សម្គាល់លើស្ថានភាពច្បាប់ចម្លងនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក៖ "មូលដ្ឋាន" ។ (មេ) ឬ "ទាសករ" (កម្មករ);
  • ថ្ងៃផុតកំណត់សម្រាប់ឯកសារករណីអេឡិចត្រូនិច;
  • កំណត់ចំណាំបន្ថែមស្តីពីការរឹតបន្តឹងការចូលប្រើឯកសារ (បើចាំបាច់)។

ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 មិនផ្តល់ទម្រង់គម្របទេ។ ជម្រើសដែលអាចធ្វើបានការ​ដាក់​ព័ត៌មាន​ខាង​លើ​លើ​គម្រប​ស៊ីឌី​អាច​មើល​ទៅ​ដូច​ឧទាហរណ៍​ទី ៥។

លេខមូលនិធិ និងសារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅលើគម្របលុះត្រាតែមានមូលនិធិជាច្រើន ហើយឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានបញ្ចូលក្នុងសារពើភ័ណ្ឌ។

ដូចដែលយើងបានរកឃើញរួចហើយ វាមានសារពើភ័ណ្ឌតែពីរប៉ុណ្ណោះ៖ ឯកសារអេឡិចត្រូនិចដែលមានរយៈពេលផ្ទុកជាអចិន្ត្រៃយ៍ និងបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ)។ ប៉ុន្តែឯកសារអេឡិចត្រូនិចដែលមានរយៈពេលផ្ទុកខ្លីជាងអាចផ្ទេរទៅបណ្ណសារបាន។ មិនចាំបាច់ពណ៌នាពួកវាទេ ដូច្នេះប្លុកព័ត៌មាន "លេខសារពើភ័ណ្ឌ" ក្នុងករណីនេះគឺគ្រាន់តែលុបចេញពីគម្របឌីស។

យើងផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិកទៅកាន់បណ្ណសារ

នីតិវិធីសម្រាប់ការផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិកទៅកាន់បណ្ណសាររបស់អង្គការត្រូវបានពិពណ៌នានៅក្នុងប្រការ 4.34 នៃច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ក្បួនដោះស្រាយមានដូចខាងក្រោម៖

ជំហានទី 1៖អង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធរៀបចំឯកសារអេឡិចត្រូនិកសម្រាប់ផ្ទេរទៅបណ្ណសារ - រក្សាទុកពួកវាដោយឯករាជ្យក្នុងទម្រង់ដែលមិនអាចផ្លាស់ប្តូរបាន ហើយប្រសិនបើចាំបាច់ បង្កើតឯកសារ។

ជំហានទី 2៖ឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានកត់ត្រានៅលើមេឌៀផ្ទុកដាច់ដោយឡែក (នីមួយៗជាពីរច្បាប់ចម្លង) ដែលគម្របត្រូវបានរចនាបន្ទាប់មក។

ជំហានទី 3៖ករណីអេឡិចត្រូនិចនៃរយៈពេលវែងនិង លក្ខខណ្ឌអចិន្ត្រៃយ៍ការផ្ទុកត្រូវបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌសមស្រប (សូមមើលឧទាហរណ៍ទី 3 និងទី 4) ។

ជំហានទី 4៖សារពើភ័ណ្ឌដែលមានឯកសារភ្ជាប់ត្រូវបានផ្ទេរទៅបណ្ណសាររបស់អង្គការនៅលើក្រដាស។

ជំហានទី 5៖បណ្ណសារដ្ឋានស្កេនប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយទាំងអស់ដោយប្រើកម្មវិធីប្រឆាំងមេរោគ ហើយបន្ទាប់មកពិនិត្យមើលឯកសារដែលបានកត់ត្រានីមួយៗ (ឯកសារដែលមើលឃើញឯកសារ) សម្រាប់ការផលិតឡើងវិញ។

ជំហានទី 6៖កំណត់ត្រានៃការទទួលយកនិងផ្ទេរត្រូវបានធ្វើឡើងនៅក្នុងសារពើភ័ណ្ឌនៃករណី។ សារពើភ័ណ្ឌត្រូវបានចុះហត្ថលេខាដោយបណ្ណសារ និងនិយោជិតដែលបានផ្ទេរឯកសារទៅបណ្ណសារ។

យើង​ដាក់​ឯកសារ​អេឡិចត្រូនិក​ក្នុង​គណនី​ក្នុង​បណ្ណសារ

ជាប្រពៃណីនៅក្នុងប័ណ្ណសារ ករណីទាំងអស់ដែលទទួលបានពីនាយកដ្ឋានត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងឯកសារគណនេយ្យ - សារពើភ័ណ្ឌបណ្ណសារ។

សម្រាប់ឯកសារអេឡិចត្រូនិក បញ្ជីសារពើភណ្ឌពិសេសត្រូវបានផ្តល់ជូន ទម្រង់ដែលត្រូវបានផ្តល់ឱ្យក្នុងច្បាប់ឆ្នាំ 2015៖

  • សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងឯកសាររក្សាទុកអចិន្ត្រៃយ៍ (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ ១៧);
  • សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចនិងឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ) (ឧបសម្ព័ន្ធលេខ 18) ។

សូមចំណាំ៖មិនមានសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារបុគ្គលិកអេឡិចត្រូនិចទេ។ បញ្ហាបុគ្គលិកទាំងអស់ត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងទម្រង់ជាក្រដាស ហើយរឿងនេះប្រហែលជានឹងបន្តក្នុងរយៈពេលយូរ។

របៀបបំពេញសារពើភ័ណ្ឌបណ្ណសារ។សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងឯកសារត្រូវបានបំពេញដោយយោងទៅតាមច្បាប់ដូចគ្នានឹងសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារក្រដាសធម្មតា។ ភាពខុសគ្នាតែមួយគត់គឺថាជំនួសឱ្យចំនួនសន្លឹកនៃករណីនេះចំនួននៃមេកាបៃនៃអង្គចងចាំដែលវាកាន់កាប់ត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញ។ លើសពីនេះទៀត "បរិមាណ" នៅក្នុង កិច្ចការអេឡិចត្រូនិកមិនរាប់បញ្ចូលការអនុវត្តជាក់ស្តែង លុះត្រាតែវាជាបញ្ហាដ៏ភ្លឺស្វាង ដែលវាត្រូវតែកត់ត្រានៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយជាច្រើន។

ឧទាហរណ៍ទី 6 បង្ហាញគំរូនៃការបំពេញសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិច និងឯកសារដែលមានរយៈពេលផ្ទុកបណ្តោះអាសន្ន (លើសពី 10 ឆ្នាំ)។ សារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិចសម្រាប់ការផ្ទុកអចិន្រ្តៃយ៍ត្រូវបានចងក្រងតាមរបៀបដូចគ្នា ភាពខុសគ្នាតែមួយគត់គឺថាវាមិនមានជួរឈរ "រយៈពេលផ្ទុក" ទេ។

ទម្រង់សារពើភ័ណ្ឌ (តារាង) មិនខុសពីទម្រង់ដែលបានបំពេញនោះទេ។ ការបែងចែករចនាសម្ព័ន្ធនៅពេលផ្ទេរឯកសារអេឡិចត្រូនិកទៅបណ្ណសារ (សូមមើលឧទាហរណ៍ទី 3) ។ ភាពខុសគ្នាគឺថាឧទាហរណ៍ទី 6 បង្ហាញពីផ្នែកប្រចាំឆ្នាំនៃសារពើភ័ណ្ឌនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិក និងឯកសារទូទៅសម្រាប់អង្គការ។ បណ្ណសារនឹងប្រើវាដើម្បីប្រមូលឯកសារទាំងអស់ដែលដាក់ជូនដោយនាយកដ្ឋាន។ យកចិត្តទុកដាក់លើឧទាហរណ៍ទី 6៖ សារពើភ័ណ្ឌរួមបញ្ចូល ក្នុងចំណោមឯកសារផ្សេងទៀតដែលត្រូវបានចង្អុលបង្ហាញនៅក្នុងឧទាហរណ៍ទី 3 ។

ឧបសម្ព័ន្ធ 17 និង 18 ដល់ច្បាប់ឆ្នាំ 2015 ក៏មានឧបសម្ព័ន្ធដែលស្រដៀងនឹងទម្រង់ សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុងឯកសារអេឡិចត្រូនិក (សូមមើលឧទាហរណ៍ទី 4) ។ នៅក្នុងការអនុវត្ត នេះមានន័យថា បណ្ណសារដ្ឋានមិនចាំបាច់ចងក្រង "សារពើភ័ណ្ឌខាងក្នុង" ទាំងនេះឡើងវិញសម្រាប់ករណីនីមួយៗនោះទេ។ វាគ្រប់គ្រាន់ដើម្បីធានាថាសហសេវិកមកពីនាយកដ្ឋានផ្សេងទៀតបញ្ជូនពួកគេនៅពេលបញ្ជូនឯកសាររបស់ពួកគេទៅប័ណ្ណសារ។

យើងរក្សាទុកករណីអេឡិចត្រូនិចនៅក្នុងបណ្ណសារ

លក្ខខណ្ឌចាំបាច់សម្រាប់ការរក្សាទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកមានដូចខាងក្រោម (ប្រការ 2.30 នៃច្បាប់ឆ្នាំ 2015)៖

  • បណ្ណសាររបស់អង្គការត្រូវតែមានយ៉ាងហោចណាស់ពីរច្បាប់ចម្លងនៃអង្គភាពផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកនីមួយៗ (ច្បាប់ចម្លងសំខាន់ និងការងារត្រូវតែមាននៅលើឧបករណ៍រូបវន្តផ្សេងគ្នា);
  • បណ្ណសារត្រូវតែបំពាក់ដោយឧបករណ៍បច្ចេកទេស និងសូហ្វវែរ ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកផលិតឡើងវិញ ចម្លង សរសេរឡើងវិញនូវឯកសារអេឡិចត្រូនិក គ្រប់គ្រងរាងកាយ និង លក្ខខណ្ឌបច្ចេកទេស;
  • របបផ្ទុកឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវតែការពារការបាត់បង់ ការចែកចាយដោយគ្មានការអនុញ្ញាត ការបំផ្លិចបំផ្លាញ ឬការបំភ្លៃព័ត៌មាន។

សូមចំណាំ៖បណ្ណសារត្រូវតែរក្សាទុកច្បាប់ចម្លងពីរនៃឯកសារអេឡិចត្រូនិកនីមួយៗនៅលើប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយពីរ។ វាជាឡូជីខល (ទោះបីជាមិនបានបញ្ជាក់នៅក្នុងបទប្បញ្ញត្តិក៏ដោយ) ដែលប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយទាំងពីរគួរតែត្រូវបានរក្សាទុកដាច់ដោយឡែកពីគ្នាទៅវិញទៅមក។ ប្រសិនបើមានអ្វីមួយកើតឡើងចំពោះច្បាប់ចម្លងណាមួយនោះ វាអាចត្រូវបានស្ដារឡើងវិញ។

យើងបំផ្លាញឯកសារអេឡិចត្រូនិក

ការបំផ្លាញឯកសារអេឡិចត្រូនិកកើតឡើងស្របតាមនីតិវិធីទូទៅ។ ដូចគ្នានេះផងដែរនៅក្នុងលំដាប់ទូទៅឯកសារអេឡិចត្រូនិកត្រូវបានដាក់ក្នុងសកម្មភាពនៃការបំផ្លិចបំផ្លាញហើយបន្ទាប់មកកំណត់ចំណាំសមស្របត្រូវបានធ្វើឡើងនៅក្នុងឯកសារគណនេយ្យ (សារពើភ័ណ្ឌ) ។ មិនមានលក្ខណៈពិសេសទេ។ អ្វីគ្រប់យ៉ាងគឺដូចគ្នានឹងពេលដែលបំផ្លាញឯកសារក្រដាស។

ដូចក្រដាសដែរ ប្រព័ន្ធផ្សព្វផ្សាយត្រូវតែបំផ្លាញតាមរបៀបដែលមិនអាចយកមកវិញបាន។ មធ្យោបាយងាយស្រួលបំផុតគឺត្រូវបញ្ជូនឌីសទៅឡ ឬម៉ាស៊ីនក្រឡុក រួមជាមួយឯកសារក្រដាសដែលត្រូវបំផ្លាញចោល។