Hoe lang worden urenstaten bewaard? Wat is de bewaartermijn voor urenstaten? Hoe lang worden urenstaten bewaard?

Elke organisatie heeft behoefte Het is verplicht om voor iedere werknemer een urenstaat bij te houden. Dit document bevestigt het aantal gewerkte en niet-gewerkte dagen en dient als basis voor de loonberekening.

Een speciaal bevoegd persoon is verantwoordelijk voor het opmaken van het document in één exemplaar. Na ondertekening door het afdelingshoofd papier wordt naar de boekhoudafdeling gestuurd. Van tijd tot tijd worden er wijzigingen aangebracht in de bestaande wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van urenstaten. De accountant van de organisatie moet rekening houden met de bijgewerkte informatie en deze volgen.

In dit artikel zullen we uitzoeken waar, hoe en hoe lang u urenstaten kunt bewaren.

Beste lezers! In onze artikelen wordt gesproken over typische manieren om juridische problemen op te lossen, maar elke zaak is uniek.

Als je het wilt weten hoe u uw probleem precies kunt oplossen - neem contact op met de online consultant aan de rechterkant of bel gratis consultatie:

Wat is een urenstaat?

De urenstaat is een lijst van medewerkers van een structurele eenheid en weerspiegelt de aanwezigheid gedurende de verslagperiode.

De aanwezigheid van het document in het bedrijf is verplicht. Het onderhoud wordt op papier of elektronisch uitgevoerd. Het is verboden dit alleen in elektronisch formaat te doen.

Er is geen goedgekeurde vorm van het formulier. Het Staatsstatistiekcomité van de Russische Federatie heeft twee opties voor aanbevelingen ontwikkeld: T-12 en T-13. Elk bedrijf behoudt zich het recht voor om de vorm te kiezen:

T-12 wordt gebruikt als de boekhouding handmatig wordt gedaan. Ingevuld in één exemplaar op twee vellen van 2/3 A3-formaat. Aan het einde van elke maand, na handtekening van de manager, wordt het overgedragen aan de accountant voor het berekenen van de betalingen.
Voor het elektronisch bijhouden van urenstaten wordt gebruik gemaakt van formulier T-13. De meeste tijdwaarnemers gebruiken tegenwoordig dit formulier.

Zo ziet de urenstaat eruit (klikbaar):

Bij indiensttreding krijgt iedere medewerker een personeelsnummer toegewezen, dat vervolgens wordt gebruikt in alle documenten hierover. Aantallen nieuwe of ontslagen werknemers moeten worden toegevoegd of verwijderd alleen op basis van door de beheerder geaccepteerde bestellingen.

De paragrafen 2.30 en 2.32 regelen:

Voordat informatie over een werknemer wordt ingevoerd in formulieren T-12 of T-13, is het noodzakelijk dat hij instemt met de verwerking van zijn en stond het gebruik ervan in elektronische vorm toe in personeelsdossiers.

Zoals we kunnen zien, is de urenstaat een belangrijk document.

Het bedrijf neemt de verantwoordelijkheid voor de opslag ervan. Voor algemene gevallen is de bewaartermijn van documenten 5 jaar. 75 jaar – onder gevaarlijke bedrijfsomstandigheden. Urenstaten in elektronisch formaat hebben een identieke houdbaarheid.

Bekijk een video over het maken van een urenstaat in het programma:

Kunt u mij vertellen waar de urenstaten moeten worden bewaard: op de personeelsafdeling of bij de salarisadministrateur?

Antwoord

De plicht van de werkgever om de arbeidstijden bij te houden is vastgelegd in art. 91 Arbeidswet van de Russische Federatie. Formulieren NT-12 en NT-13, gebruikt om de daadwerkelijk gewerkte en (of) niet gewerkte tijd van elke medewerker van de organisatie vast te leggen, zijn goedgekeurd bij resolutie van het Staatsstatistiekcomité van Rusland van 5 januari 2004 N 1.

De uniforme formulieren die door deze resolutie zijn goedgekeurd, zijn van toepassing op alle organisaties, met uitzondering van de formulieren voor het registreren van werkuren en het afrekenen met personeel voor lonen, die niet worden gebruikt door begrotingsinstellingen bij hun werk (clausule 2 van de resolutie van het Staatscomité voor Statistieken van Rusland gedateerd 5 januari 2004 N 1).

De urenstaat wordt in één exemplaar opgesteld door een bevoegd persoon, ondertekend door het hoofd van de structurele eenheid, een medewerker van de personeelsdienst en overgedragen aan de boekhoudafdeling, aangezien deze de basis vormt voor de berekening van de lonen en belastingbetalingen, waarbij de urenstaat vereiste tijdsduur wordt opgeslagen.

In overeenstemming met het besluit van het Ministerie van Cultuur van de Russische Federatie van 25 augustus 2010 N 558 “Bij goedkeuring van de “Lijst van gegenereerd in het proces van activiteiten van staatsorganen, lokale overheden en organisaties, met vermelding van opslag periodes” worden de werktijdstaten gedurende vijf jaar in de organisatie bewaard, en in geval van moeilijke, schadelijke en gevaarlijke werkomstandigheden – 75 jaar.

Meer details in de Systeemmaterialen:

1/Antwoord: Hoe u de werkuren kunt bijhouden. N.Z. Kovyazina

Tijd- en aanwezigheidsformulieren

Voor elke werknemer moet een registratie worden bijgehouden van de daadwerkelijk gewerkte tijd. Gebruik hiervoor standaardformulieren:

urenregistratie en loonberekening ();

urenstaat (). Dit formulier wordt gebruikt voor geautomatiseerde gegevensverwerking.

Voorbeeldformulieren en instructies voor het invullen ervan zijn goedgekeurd.

Vanaf 1 januari 2013 is het gebruik van uniforme formulieren vanwege de adoptie echter voor de meeste organisaties niet verplicht. De uitzondering is. Ze moeten in hun werk nog steeds uniforme vormen gebruiken.

Alle andere organisaties hebben bij het opstellen van organisatorische en administratieve documenten het recht om zowel uniforme formulieren als te blijven gebruiken. Tegelijkertijd kan de werkgever ook zijn eigen symbolen invoeren.

Dergelijke conclusies vloeien voort uit het geheel van de bepalingen van de artikelen van de wet van 6 december 2011 nr. 402-FZ en worden bevestigd.

Is het nodig om een urenstaat bij te houden als de organisatie over een elektronisch urenregistratiesysteem beschikt (tourniquets met elektronische kaarten)

Ja nodig.

De werkgever is verplicht een administratie bij te houden van de daadwerkelijk gewerkte tijd van iedere werknemer ().

Voor dit doel kan de werkgever gebruik maken van, goedgekeurd, of. De registratie van werkuren door een elektronisch boekhoudsysteem is niet wettelijk vastgelegd. Bovendien bevatten de urenstaatformulieren details zoals de "persoonlijke handtekening" van de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de urenstaat, het hoofd van een structurele eenheid en een medewerker van de personeelsdienst. Op grond van het bovenstaande is het bijhouden van urenstaten uitsluitend in elektronische vorm, bijvoorbeeld op basis van het downloaden van gegevens uit een elektronisch werktijdregistratiesysteem, illegaal.

Het gebruik door een organisatie van elektronische urenregistratiesystemen ontslaat de organisatie dus niet van de noodzaak om urenstaten bij te houden.

Bovendien zal de werkgever, uitsluitend op basis van de gegevens van het elektronische systeem, zonder schriftelijke bevestiging door urenstaten, geen sancties kunnen opleggen aan de werknemer wegens overtreding van de werktijden. Dit wordt verklaard door het feit dat werknemers in de praktijk, zelfs met elektronische recorders, in de meeste gevallen nog steeds de mogelijkheid hebben om zich binnen het grondgebied van de organisatie en daarbuiten te verplaatsen, waarbij ze dit systeem omzeilen. Een soortgelijk standpunt wordt bevestigd door de rechtspraktijk (zie bijvoorbeeld).

Is het mogelijk om urenstaten elektronisch bij te houden?

De urenstaat (door of) is het primaire boekhouddocument (). Primaire en samenvattende boekhouddocumenten kunnen worden samengesteld op papier en op computermedia. De overgang naar het bijhouden van de gewerkte uren in computervorm moet worden vastgelegd in de wet op het boekhoudbeleid van de organisatie ().

Informatie in elektronische vorm, bekrachtigd door een elektronische handtekening, wordt erkend als een elektronisch document dat gelijkwaardig is aan een met de hand ondertekend papieren document. De uitzondering zijn gevallen waarin federale wetten of voorschriften die in overeenstemming daarmee zijn aangenomen, de eis stellen dat een document alleen op papier moet worden opgesteld. Dit staat in de wet van 6 april 2011 nr. 63-FZ. In dit geval is de organisatie verplicht om op eigen kosten kopieën van dergelijke documenten op papier te produceren op verzoek van overheidsinstanties ().

Zo kan een urenstaat elektronisch worden bijgehouden als deze een goed uitgevoerde elektronische handtekening bevat van de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de urenstaat, het hoofd van een structurele eenheid en een medewerker van de personeelsdienst. Indien nodig kan de werkgever op basis van dit elektronische document een urenstaat op papier opmaken.

Een soortgelijk standpunt is vervat in.

Wie moet de urenregistratie van werknemers bijhouden?

De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de daadwerkelijk gewerkte tijd van elke werknemer wordt toegewezen aan de werkgever (). Het hoofd van de organisatie heeft op zijn beurt het recht om te bepalen welke specifieke structurele eenheid of specifieke medewerker bij de invulling betrokken zal zijn. Deze verplichting moet worden vastgelegd in een besluit (instructie) of een andere lokale wet (bijvoorbeeld in de Regeling structurele eenheid) en worden opgenomen in functiebeschrijvingen of arbeidsovereenkomsten van werknemers die rechtstreeks de werktijden bijhouden en urenstaten invullen. . Dergelijke conclusies volgen uit het geheel van de bepalingen van de artikelen van de Arbeidswet van de Russische Federatie.

Zo kunnen de verantwoordelijkheden voor het invullen van een urenstaat zowel worden toegewezen aan medewerkers van de personeelsafdeling of de boekhoudafdeling, als aan medewerkers van andere afdelingen, bijvoorbeeld de administratiesecretaris.

In grote organisaties met een groot aantal medewerkers is de volgende optie voor het bijhouden van urenstaten mogelijk:

centraal, met de toewijzing van individuele eenheden in de personeelstabel - tijdwaarnemers, waarvan de belangrijkste verantwoordelijkheden het invullen van urenstaten voor werknemers van alle structurele afdelingen van het bedrijf omvatten;

gedecentraliseerd, dat wil zeggen afzonderlijk per structurele divisie, wanneer in elke divisie een medewerker wordt aangesteld, wiens functionaliteit bovendien de verantwoordelijkheid omvat voor het bijhouden van urenstaten in zijn divisie.

Is het nodig om voor de berekening van het voorschot een aparte urenstaat op te maken?

De wetgeving voorziet niet in een dergelijke verplichting.

De werkgever is verplicht een administratie bij te houden van de daadwerkelijk gewerkte tijd van iedere werknemer (). Voor dit doel gebruikt de werkgever, goedgekeurd of. Er wordt van uitgegaan dat de verantwoordelijke specialist dagelijks de urenstaat invult op basis van de aan- of afwezigheid van medewerkers.

De urenstaat dient niet alleen om de aan- of afwezigheid van medewerkers weer te geven, maar ook om hun salarissen te berekenen. Salarissen worden berekend op basis van de resultaten van de maand, dus uniforme urenstaatformulieren zijn ook ontworpen om maandelijks te worden ingevuld.

Tegelijkertijd moet de organisatie zorgen voor de uitbetaling van de inkomsten (). na een halve maand kan dit niet lager zijn dan het tarief of het salaris voor de werkelijk gewerkte tijd (). Dit betekent dat bij het betalen van een voorschot rekening moet worden gehouden met de daadwerkelijke aanwezigheid van werknemers op de werkplek, dat wil zeggen dat u moet vertrouwen op urenstaatgegevens.

De wetgeving voorziet niet in de verplichting om voor vooruitbetaling een aparte urenstaat op te stellen. Daarom heeft elke organisatie het recht om onafhankelijk de procedure voor het genereren van urenstaten te bepalen. In de praktijk worden twee benaderingen gebruikt:

maandelijks één urenstaat opmaken en de procedure afspreken voor het indienen van de urenstaat bij de boekhouding, tweemaal per maand: voor de berekening van het voorschot en aan het einde van de maand;

maak voor elke halve maand een aparte urenstaat met vermelding van de periode.

De specifieke procedure voor het opstellen en indienen van een urenstaat bij de boekhoudafdeling moet worden vastgelegd in de lokale regelgeving van de organisatie, die de procedure voor het berekenen en betalen van lonen bepaalt ().

Nina Kovyazina,

Adjunct-directeur van het ministerie van Onderwijs en Personeelszaken van het Russische ministerie van Volksgezondheid

2. Rechtsgrondslag:

Resolutie van het Staatsstatistiekcomité van de Russische Federatie

gedateerd 01/05/2004 N1

"Over de goedkeuring van uniforme vormen van primaire boekhouddocumentatie voor arbeidsboekhouding en -betaling"

INSTRUCTIES

OVER DE TOEPASSING EN INVULLING VAN PRIMAIRE BOEKHOUDINGSFORMULIEREN

DOCUMENTATIE OVER ARBEIDSBOEKHOUDING EN BETALING ERVAN

2. Voor het vastleggen van werktijden en berekeningen

met salarispersoneel

Urenregistratie

werktijden en loonberekening

(Formulier N T-12)

Urenregistratie

(formulier NT-13)

Ze worden gebruikt om de daadwerkelijk gewerkte en (of) niet-gewerkte tijd van elke medewerker van de organisatie vast te leggen, om de naleving door werknemers van de vastgestelde werktijden te controleren, om gegevens over gewerkte uren te verkrijgen, om lonen te berekenen en om statistische rapporten op te stellen over werk. Bij het afzonderlijk bijhouden van werktijden en afrekeningen met personeel voor lonen is het toegestaan om sectie 1 “Boekhouding voor werkuren” van de urenstaat in formulier N T-12 als een zelfstandig document te gebruiken zonder sectie 2 “Afrekeningen met personeel voor lonen” in te vullen. loon". Voor het registreren van de werkuren wordt formulier N T-13 gebruikt.

Opgemaakt in één exemplaar door een bevoegd persoon, ondertekend door het hoofd van de structurele eenheid, HR-medewerker, overgedragen aan de boekhoudafdeling.

Aantekeningen in de urenstaat over de redenen van verzuim, werken in deeltijd of buiten de normale werkuren op initiatief van de werknemer of werkgever, werktijdverkorting etc. worden gedaan op basis van deugdelijk uitgevoerde documenten (attest van arbeidsongeschiktheid voor werk, prestatiecertificaat of openbare taken, schriftelijke waarschuwing over downtime, aanvraag voor deeltijdwerk, schriftelijke toestemming van de werknemer om overuren te werken in gevallen vastgelegd door de wet, enz.).

Om de dagelijkse werktijd per maand voor elke werknemer weer te geven, wordt de urenstaat toegewezen:

in formulier N T-12 (kolommen 4, 6) - twee regels;

in formulier N T-13 (kolom 4) - vier regels (twee voor elke helft van de maand) en het overeenkomstige aantal kolommen (15 en 16).

In de formulieren NT-12 en NT-13 (in kolommen 4, 6) wordt de bovenste regel gebruikt om de symbolen (codes) van de arbeidstijdkosten te markeren, en wordt de onderste regel gebruikt om de duur van gewerkte of niet-gewerkte uren vast te leggen. tijd (in uren, minuten) volgens de overeenkomstige werktijdkostencodes voor elke datum. Indien nodig is het toegestaan om het aantal vakjes te vergroten om aanvullende gegevens in te voeren op basis van de werkuren, bijvoorbeeld de begin- en eindtijden van werk onder andere dan normale omstandigheden.

Bij het invullen van de kolommen 5 en 7 van de urenstaat volgens formulier N T-12 wordt het aantal gewerkte dagen ingevoerd in de bovenste regels en wordt het aantal gewerkte uren door elke werknemer tijdens de boekhoudperiode ingevoerd in de onderste regels.

In de urenstaat wordt rekening gehouden met de arbeidstijdkosten, hetzij door de verschijningen en afwezigheden volledig te registreren, hetzij door alleen afwijkingen te registreren (afwezigheden, te laat komen, overuren, enz.). Bij het weergeven van afwezigheden op het werk, die in dagen worden geregistreerd (vakantie, dagen van tijdelijke arbeidsongeschiktheid, zakenreizen, verlof in verband met opleiding, tijd besteed aan het uitvoeren van staats- of openbare taken, enz.), worden alleen codes ingevoerd op de bovenste regel van het kolommen van de urenstaatsymbolen en de kolommen op de onderste regel blijven leeg.

Bij het samenstellen van een urenstaat in formulier N T-12 in sectie 2 worden de kolommen 18 - 22 ingevuld voor één soort betaling en bijbehorende rekening voor alle werknemers, en bij het berekenen van verschillende soorten betalingen en bijbehorende rekeningen voor elke werknemer worden de kolommen 18 - Er zijn er 34 ingevuld.

Formulier N T-13 “Werktijdenstaat” wordt gebruikt voor de geautomatiseerde verwerking van boekhoudgegevens. Bij het opmaken van een rapportkaart in formulier N T-13:

bij het registreren van boekhoudgegevens voor de salarisadministratie voor slechts één type betaling en een overeenkomstige rekening die gemeenschappelijk is voor alle werknemers die zijn opgenomen in de urenstaat, vult u de details “type betalingscode”, “overeenkomstige rekening” in boven de tabel met kolommen 7 - 9 en kolom 9 zonder kolommen 7 en 8 in te vullen;

bij het registreren van boekhoudgegevens voor de salarisadministratie voor verschillende (van twee tot vier) soorten betalingen en bijbehorende rekeningen, worden de kolommen 7 - 9 ingevuld. Er is een extra blok met identieke kolomnummers voorzien voor het invullen van gegevens per soort betaling, als hun nummer groter is dan vier.

Formulier N T-13-rapportkaarten met gedeeltelijk ingevulde gegevens kunnen worden geproduceerd met behulp van computertechnologie. Dergelijke details omvatten: structurele eenheid, achternaam, voornaam, patroniem, functie (specialiteit, beroep), personeelsnummer, enz. - dat wil zeggen gegevens in mappen met voorwaardelijk permanente informatie van de organisatie. In dit geval verandert de vorm van de rapportkaart in overeenstemming met de geaccepteerde technologie voor het verwerken van boekhoudgegevens.

De symbolen van gewerkte en onwerkte tijd die op de titelpagina van formulier N T-12 staan, worden ook gebruikt bij het invullen van de urenstaat op formulier N T-13.

De belangrijkste veranderingen dit voorjaar!

Er hebben belangrijke veranderingen plaatsgevonden in het werk van HR-functionarissen waarmee in 2019 rekening moet worden gehouden. Controleer in het spelformaat of je rekening hebt gehouden met alle vernieuwingen. Los alle problemen op en ontvang een nuttig geschenk van de redactie van het tijdschrift "Personnel Business".

Als u het vakantiegeld een dag te laat betaalt, krijgt het bedrijf een boete van 50.000 roebel. Verkort de opzegtermijn voor ontslagen met minstens een dag - de rechtbank zal de werknemer weer aan het werk zetten. Wij hebben de rechtspraktijk bestudeerd en veilige aanbevelingen voor u opgesteld.

Er moet rekening worden gehouden met de tijd die een werknemer op het werk doorbrengt, zoals vereist door artikel 91 van de Arbeidswet. Deze verantwoordelijkheid ligt volledig bij de werkgever. Er is sprake van een verplichting, wat betekent dat er sprake is van verantwoordelijkheid voor niet-nakoming. Administratieve boete wegens niet-nakoming van verplichtingen - tot 3.000 roebel voor de directeur en tot 50.000 voor het bedrijf. De Sovjetwetgevers hebben lang geleden ontdekt hoe ze rekening moeten houden met werktijden: je moet een urenstaat bijhouden, zodat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. De urenstaat voor 2016 kan worden bijgehouden op basis van een uniform formulier, of u kunt deze aanpassen aan uw bedrijf, maar er moeten wel enkele regels worden toegepast.

Wat is een urenstaat

Dit is in feite een overzichtstabel die de werkelijke tijd weergeeft die een specifieke werknemer in een specifieke maand heeft gewerkt. De volgende gegevens worden gedurende de maand in de tabel ingevoerd:

Volledige naam van de medewerker en zijn personeelsnummer;
aantal gewerkte uren per dag;
aantal weekenden en feestdagen;
gemiste dagen (met redenen).

Aan het einde van de maand worden de gegevens berekend en wordt de urenstaat gesloten.

Als het bedrijf een klein personeelsbestand heeft, kunt u één urenstaat bijhouden voor alle werknemers. Anders is het beter om de urenstaat in afdelingen te verdelen.

Het bijhouden van urenstaten kan worden toegewezen aan:

voor een personeelsfunctionaris (of deeltijdwerker);
voor afdelingshoofden;
per tijdwaarnemer, als een dergelijke eenheid in de personeelstabel is gepland.

Waar bewaart u de urenstaat?

Urenstaten worden bijgehouden door accountants, dit zijn hun belangrijkste documenten. Houdbaarheid – 75 jaar , aangezien urenstaten verband houden met het registreren van werkuren en dus rekening houden met de anciënniteit van werknemers.

Waarom heb je een urenstaat nodig?

Dit document is een universele informant waaruit de accountant kan zien hoeveel een bepaalde werknemer heeft verdiend, hoeveel hij heeft gemist of hoeveel hij ziek was. Inspecteurs van GIT monitoren de verwerking. Belastingambtenaren controleren of er lonen worden opgebouwd voor niet-gewerkte dagen om deze betaling uit te sluiten van de uitgaven en zo de belastinggrondslag te verhogen. Als u zorgvuldig aandacht besteedt aan het invullen van de urenstaat, voorkomt u dat regelgevende instanties onnodige aandacht aan uw bedrijf besteden.

Maar het grootste pluspunt van de rapportkaart is de besparing op boetes en boetes voor niet volledig uitbetaalde lonen!

Casestudy:
De lasser Morozov werkte in het bedrijf. Kinderalimentatie voor twee kinderen werd ingehouden op zijn salaris. Morozov, een onverantwoordelijke arbeider, kon een dag overslaan, zich verslapen en gewoon een week lang dronken worden. Maar hij werd niet ontslagen, omdat hij een specialist van God was - hij kon alles!

Door veelvuldig verzuim verdiende hij weinig, waardoor de alimentatie mager was. Als gevolg hiervan diende zijn ex een klacht in bij het openbaar ministerie en de belastingdienst, waarbij hij de kleine alimentatiebetalingen aanvoerde als reden dat het bedrijf reële inkomsten zou verbergen.
Er zijn verschillende controles uitgevoerd, waarbij de belangrijkste vraag was waarom het salaris lager was dan het vastgestelde minimumloon. Ze dreigden met boetes en diskwalificatie. Als gevolg hiervan vocht het bedrijf tegen inspecties:

volgens artikel 155 van de Arbeidswet mag het salaris van een werknemer lager zijn dan het minimumloon , als hij de vereiste hoeveelheid werk niet heeft voltooid (in ons geval heeft hij niet de standaardwerkuren gewerkt);

De accountant liet de berekening zien: het salaris wordt berekend naar rato van de tijd dat Morozov heeft gewerkt;

de gewerkte tijd wordt weerspiegeld in het rapport dat aan de inspecteurs werd overhandigd;

Documenten die het verzuim op het werk bevestigen, zijn bij de urenstaat gevoegd ( attesten van afwezigheid op het werk met uitleg).

Op de rapportkaart ziet u dus: hoeveel u hebt gewerkt - hoeveel u heeft verdiend.

Het invullen van de urenstaat 0504421

U kunt een voorbeeld invullen, maar laten we nu eens kijken wat en hoe u in het T-12 (of T-13) formulier moet schrijven.

Beide vormen zijn vrijwel identiek, dus u kunt voor uw werk een van beide kiezen. Formulieren kunnen worden ontwikkeld op basis van formulieren voor uw bedrijf, of u kunt kant-en-klare formulieren kopen - dergelijke documenten worden in elke drukkerij in grote hoeveelheden afgedrukt.

Dus: iedere medewerker krijgt een personeelsnummer toegewezen en zijn gegevens komen op een aparte regel in de urenstaat te staan. Er zijn twee manieren om de urenstaat in te vullen:

dagelijks gewerkte uren registreren (optredens of afwezigheden);
registreer alleen vertragingen of andere redenen voor afwijkingen van de normale werktijden.

Bij het invullen kunt u alfabetische of numerieke codes gebruiken, bijvoorbeeld:

I (01) – opdagen op het werk;
VM (05) – ploegendienst;
K (06) – zakenreis;
N (02) – nachtwerk;
O (09) – vakantie;
U (11) – studentenverlof;
P (14) – zwangerschapsverlof;
B (20) – ziekteverlof;
PR (24) – verzuim;
B (26) – vrije dag of vakantie.

Zo voert de tijdwaarnemer elke dag letters of cijfers in de urenstaat in. Als de werknemer dagelijks in ploegendienst werkt, kunt u in de urenstaat het werk als volgt noteren: J/N (dat wil zeggen aanwezigheid en nachtwerk) Onder de letters in de onderstaande regel worden de uren geschreven, bijvoorbeeld bijvoorbeeld 6/6 (dat wil zeggen 6 uur overdag en 6 uur 's nachts). Nachttijd is de periode van 22.00 uur tot 06.00 uur.

Aan het einde van de maand worden de gewerkte of afwezige uren opgeteld, de urenstaat ondertekend en ingediend bij de boekhoudafdeling..

Om over een actuele urenstaat te beschikken, kunt u altijd het formulier voor 2016 vinden op de website van Consultant+.

De urenstaat voor 2016 is het enige document waarmee u kunt bijhouden wie hoeveel heeft gewerkt en kunt controleren hoe het vastgestelde werkschema in het bedrijf wordt nageleefd.

Het bedrag van het voorschot na een halve maand kan niet lager zijn dan het tarief of het salaris voor de werkelijk gewerkte tijd (brief van Rostrud d.d. 8 september 2006 nr. 1557-6). Dit betekent dat bij het betalen van een voorschot rekening moet worden gehouden met de daadwerkelijke aanwezigheid van werknemers op de werkplek, dat wil zeggen dat u moet vertrouwen op urenstaatgegevens. De wetgeving voorziet niet in de verplichting om voor vooruitbetaling een aparte urenstaat op te stellen. Daarom heeft elke organisatie het recht om onafhankelijk de procedure voor het genereren van urenstaten te bepalen. In de praktijk worden twee benaderingen gebruikt:

maandelijks één urenstaat opmaken en de procedure afspreken voor het indienen van de urenstaat bij de boekhouding, tweemaal per maand: voor de berekening van het voorschot en aan het einde van de maand;
maak voor elke halve maand een aparte urenstaat met vermelding van de periode.

Waar moeten urenstaten bewaard worden?

Deze wet geeft ook aan hoe lang de urenstaat wordt bewaard, maar de periode is hier anders: in regel 586 van sectie 7.1 staat dat de urenstaat 5 jaar wordt bewaard. En als er gegevens werden bijgehouden op werkplekken met recht op compensatie omdat de arbeidsomstandigheden daar als moeilijk, schadelijk of gevaarlijk werden erkend, dan bedraagt de bewaartermijn 75 jaar.

Wat moet de procedure zijn voor het opslaan van urenstaten?

Bewaartermijn urenstaten

Na de afsluiting wordt de urenstaat ingediend bij de boekhoudafdeling, waar deze wordt gebruikt als primair document voor de berekening van de salarissen van de medewerkers.

En de accountant regelt de opslag. Meestal blijven ze op de afdeling, maar als daar geen ruimte is, kunnen deze papieren na 3 jaar of minder worden overgebracht naar het bedrijfsarchief, als dat er is. De timing en procedure voor het overbrengen van urenstaten en andere primaire documenten naar het archief worden geregeld door de lokale wet van het bedrijf, dus er zijn hier geen uniforme voorwaarden.

Wat is de bewaartermijn voor urenstaten?

De arbeidswet van de Russische Federatie definieert werktijd als de tijd waarin een werknemer werktaken moet uitvoeren, evenals andere tijdsperioden die, in overeenstemming met wetten en andere regelgevende rechtshandelingen, betrekking hebben op de werktijd. De werktijden worden vastgesteld in overeenstemming met het interne arbeidsreglement van de organisatie en de voorwaarden van de arbeidsovereenkomst. De werktijden worden in de urenstaat geregistreerd volgens de methode van continue registratie van aan- en afwezigheid op het werk.

Resolutie van het Staatsstatistiekcomité van Rusland nr. 1 staat toe dat alleen afwijkingen (no-shows, te laat komen, overuren, enz.) van het werkschema worden geregistreerd in de werktijdenstaat. Als er geen afwijkingen zijn, worden alleen samenvattende gegevens over de werkresultaten voor de eerste en tweede helft van de maand in de rapportkaart ingevoerd.

Over personeelsdocumentatie

Wat is de bewaartermijn voor urenstaten?

Het is een tabel met personeelsaantallen van werknemers, gegevens over de salarissen (tarieftarieven) vastgesteld voor werknemers, gegevens over het aantal gewerkte dagen (uren) voor elke werknemer in de context van alle soorten werk die hij verricht, en ook berekent het bedrag aan lonen dat voor hen is opgebouwd. In formulier N T-13 zijn er geen kolommen die de berekende bedragen aan opgebouwde lonen weerspiegelen. De berekening van het basisloon (voor gewerkte uren) en aanvullende lonen wordt uitgevoerd rekening houdend met de arbeidstijdnormen vastgelegd door de wetgeving van de Russische Federatie.
Het systeem van aanvullende loon- en arbeidsprikkels, inclusief het bedrag van een verhoogd loon voor nachtwerk, weekends en niet-werkvakanties, overwerk en andere soorten werk, wordt door de werkgever vastgesteld, rekening houdend met de mening van de gekozen beroepsgroep. vakbondsorgaan van de organisatie.

Hoe lang urenstaten bewaren

Aandacht

Bij het samenstellen van deze boeken moet u er rekening mee houden dat ambtenaren niet alleen hun formulieren en regels voor het bijhouden ervan hebben goedgekeurd, maar ook duidelijk hebben gedefinieerd welke afdeling elk van deze formulieren moet invullen. Het bijhouden van het ontvangst- en uitgavenboek wordt dus toevertrouwd aan de boekhoudafdeling, en het bijhouden van het boekhoudboek voor de verplaatsing van werkboeken wordt toegewezen aan de afdeling van de organisatie die zich bezighoudt met de registratie van aanwerving en ontslag van werknemers. Deze vereisten zijn vastgelegd in paragraaf 41 van de Regels voor het bijhouden en opslaan van werkboeken, het produceren van werkboekformulieren en het verstrekken ervan aan werkgevers, goedgekeurd bij besluit van de regering van de Russische Federatie van 16 april 2003 nr. 225.

HERINNEREN! Deze boeken worden in papieren vorm bewaard. Ze moeten worden gestikt, verzegeld en gecertificeerd door de handtekening van de manager, en de vellen in de boeken moeten worden genummerd. Beide boeken worden 75 jaar bewaard, wat betekent dat ze bij elke audit nodig kunnen zijn.

Hoe lang worden de werkroosters van medewerkers bewaard?

Verboden

=== Bestand downloaden ===

Bewaartermijnen voor ploegenschema's

Houdbaarheid van ploegenroosters

Hoe en hoe lang vakantieroosters in een organisatie worden opgeslagen, wordt in dit artikel gedetailleerd beschreven. Documentatie met betrekking tot de organisatie van het werk van het personeel van de onderneming is verplicht voor opslag. De opslagperiode voor het vakantieschema is vastgelegd in de Lijst van standaard managementarchiefdocumenten gegenereerd in de loop van de activiteiten van overheidsinstanties, lokale overheden en organisaties, goedgekeurd in opdracht van het Ministerie van Cultuur van de Russische Federatie gedateerd op basis van de bepalingen van paragraaf. Na het verstrijken heeft het vakantierooster van de afgelopen periode geen rechtskracht meer. In een aantal gevallen kan de informatie in dit document echter uitstekend helpen in geval van noodsituaties: Bovendien kunnen werknemers bij het opstellen van een vakantierooster voor het volgende kalenderjaar bij een aanzienlijk aantal personeelsleden mogelijk meningsverschillen over de volgorde waarin ze worden verstrekt. In dit opzicht zal een verouderd schema helpen om een objectief beeld te krijgen van de vakantietijd voor de afgelopen periode, en om het verschil tussen geplande en daadwerkelijk gebruikte vakanties te analyseren. Bovendien biedt de aanwezigheid van de planning van vorig jaar de mogelijkheid voor verantwoordelijke personen om toekomstige prognoses van de wensen van werknemers uit te voeren en de werkactiviteiten van het bedrijf te plannen. In dit opzicht is het belangrijk om ons te concentreren op de vertrouwelijkheid van de toegang en het waarborgen van de veiligheid van het vakantieschema gedurende de gehele opslagperiode.

De houdbaarheid van urenstaten is verlengd van één jaar naar vijf jaar

De verantwoordelijkheid voor overtreding van de regels voor de verwerking en bescherming van persoonsgegevens is vastgelegd in Art. Om vakantieschema's op te slaan, kunt u het beste een aparte map maken en de documentatie in chronologische volgorde in aparte bestanden plaatsen. De mogelijkheid om de kaart van het afgelopen jaar in mappen met documenten met een vergelijkbare houdbaarheid te plaatsen is niet uitgesloten. Documenten met een verstreken bewaartermijn zijn onderworpen aan verplichte vernietiging. Anders kunnen de persoonlijke gegevens van bedrijfswerknemers beschikbaar komen voor onbevoegde personen, en het garanderen van goede opslagomstandigheden kan onnodige kosten met zich meebrengen die gepaard gaan met een uitbreiding van de locatie. Aan het einde van het lopende jaar maakt het hoofd van de personeelsdienst of een andere verantwoordelijke medewerker een inventaris op van de te vernietigen documenten. Aan het begin van het kalenderjaar geeft de manager, indien nodig, een bevel om, bij gebreke daarvan, een commissie te creëren of aan te stellen voor de vernietiging van documentatie bij de onderneming. Deze commissie stelt, als onderdeel van haar activiteiten, ongeacht de gekozen vernietigingsmethode, een vernietigingsakte op, die door al haar leden wordt ondertekend en door het hoofd van de organisatie wordt goedgekeurd. Door de vastgestelde regels en bewaartermijnen voor het vakantieschema na te leven, kan de werkgever mogelijke geschillen met werknemers over de wettigheid van de volgorde van de jaarlijkse vakantie vermijden, en de procedure voor het plannen van vakanties voor het volgende jaar optimaliseren. Onderwijs Toelatingsbeurs Diploma Onderwijs Toelatingsbeurs Diploma Onderwijs. Ontvang een e-mailmelding van de reactie. Voer de code uit de afbeelding in: Download het vakantieroosterformulier.

De man zingt prachtig in het leger

Lord of the Rings Blu-ray

De plattegrond van de stad Ulyanovsk bevat straten

Poetin schetst een kattenvisie

Je rechter wesp

Hodgkin-lymfoom eerste symptomen

Gedichten over het verlies van een echtgenoot

Opnieuw toewijzen van rechten na de ontneming van Kazachstan

Hoe verbinding te maken met mobiel internet snelweg

Auto-onderdelencatalogus Pasker

DIY-stoelrestauratie

Gta san andreas codes kaart

De trolleybuskaart van Oeljanovsk

Busschema Yurgamysh Kurgan-bussen

Hoe is het weer in Perm nu?

Hoe teken je een slapende kat?

Dollar naar roebel wisselkoers 2015 grafiek

Hoe werkt de HIV-test?

Nieuwe counter strike-kaarten

Voor f x y gegeven door de waarheidstabel

Hoe lang moet je een urenstaat bijhouden? , is vastgelegd op wetgevend niveau en wordt in sommige gevallen aangepast bij besluit van het management van de organisatie. Welke deadlines u precies in acht moet nemen bij het organiseren van urenregistratie, vertellen wij u in ons artikel.

Hoe lang is de houdbaarheid van een urenstaat?

Volgens de normen van de federale wet "Over archivering in de Russische Federatie" van 22 oktober 2004 nr. 125-FZ, krijgen een aantal documenten, zonder welke het moeilijk is om kantoorwerk in een bedrijf voor te stellen, een archiefstatus. Maar de periode gedurende welke dergelijke documenten door het bedrijf zelf of door de inspectie-instanties kunnen worden opgevraagd, varieert afhankelijk van het belang van het document. Deze termijnen zijn echter niet gespecificeerd in de wet; er staat alleen dat individuele overheidsinstanties lijsten kunnen uitgeven van documenten die vaak worden gebruikt bij kantoorwerk en daarvoor bewaartermijnen kunnen aangeven.

Een soortgelijke lijst werd op 6 oktober 2000 door Rosarkhiv goedgekeurd, nog voordat de wet van kracht werd, getiteld “Lijst van standaard managementdocumenten gegenereerd tijdens de activiteiten van organisaties, met vermelding van hun opslagperioden.” Van deze regeling werd door veel personeelsmedewerkers gebruik gemaakt. Daarin stond het vastgelegd hoe lang urenstaten moeten worden bewaard: in sectie 7.2, regel 281 staat dat het 1 jaar wordt bewaard. Maar deze daad heeft aan kracht ingeboet.

Kent u uw rechten niet?

Momenteel is er een bevel van het Ministerie van Cultuur over de goedkeuring van de “Lijst van gegenereerd in de loop van de activiteiten van overheidsinstanties, lokale overheden en organisaties, met vermelding van hun opslagperioden” gedateerd 25 augustus 2010 nr. 558. Deze wet bepaalt ook: Hoe lang worden urenstaten bewaard?, maar de periode is hier anders: in regel 586 van sectie 7.1 staat dat het rapport vijf jaar wordt bewaard. En als er gegevens werden bijgehouden op werkplekken met recht op compensatie omdat de arbeidsomstandigheden daar als moeilijk, schadelijk of gevaarlijk werden erkend, dan bedraagt de bewaartermijn 75 jaar.

Wat moet de procedure zijn voor het opslaan van urenstaten?

Na de afsluiting wordt de urenstaat ingediend bij de boekhoudafdeling, waar deze wordt gebruikt als primair document voor de berekening van de salarissen van de medewerkers. En de accountant regelt de opslag. Meestal blijven ze op de afdeling, maar als daar geen ruimte is, kunnen deze papieren na 3 jaar of minder worden overgebracht naar het bedrijfsarchief, als dat er is. De timing en procedure voor het overbrengen van urenstaten en andere primaire documenten naar het archief worden geregeld door de lokale wet van het bedrijf, dus er zijn hier geen uniforme voorwaarden.

Maar de urenstaten, die 75 jaar kunnen worden bewaard, kunnen, als er een overeenkomst is gesloten, vanuit het bedrijfsarchief worden overgedragen aan gespecialiseerde archiefinstellingen.

De bewaartermijn voor urenstaten is sinds 2010 verlengd naar 5 jaar vanwege het feit dat dit document wordt gebruikt voor de loonberekening. En als de rapportkaart gegevens registreert over banen met schadelijke, gevaarlijke en moeilijke arbeidsomstandigheden, dan wordt deze 75 jaar bewaard en zelfs na de liquidatie van het bedrijf zelf niet onderworpen aan vernietiging, maar overgedragen aan een gespecialiseerde archiefinstelling.