Jak długo przechowywane są karty czasu pracy? Jaki jest okres przechowywania kart czasu pracy? Jak długo przechowywane są karty czasu pracy?

Potrzeby każdej organizacji Obowiązkowe jest prowadzenie karty czasu pracy każdego pracownika. Dokument ten potwierdza liczbę dni przepracowanych i nieprzepracowanych i służy jako podstawa do obliczenia wynagrodzenia.

Za sporządzenie dokumentu w jednym egzemplarzu odpowiedzialna jest specjalnie upoważniona osoba. Po podpisaniu przez kierownika wydziału dokument trafia do działu księgowości. Od czasu do czasu wprowadzane są zmiany w istniejących przepisach i regulacjach dotyczących przechowywania kart czasu pracy. Księgowy organizacji powinien wziąć pod uwagę aktualne informacje i postępować zgodnie z nimi.

W tym artykule dowiemy się, gdzie, jak i jak długo przechowywać karty czasu pracy.

Drodzy Czytelnicy! W naszych artykułach omawiamy typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest wyjątkowy.

Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem - skontaktuj się z konsultantem online po prawej stronie lub zadzwoń Darmowa konsultacja:

Co to jest arkusz czasu?

Arkusz czasu pracy to lista pracowników jednostki strukturalnej i odzwierciedla frekwencję w okresie sprawozdawczym.

Obecność dokumentu w firmie jest obowiązkowa. Konserwacja odbywa się w formie papierowej lub elektronicznej. Robienie tego wyłącznie w formie elektronicznej jest zabronione.

Nie ma zatwierdzonej formy formularza. Państwowy Komitet Statystyki Federacji Rosyjskiej opracował dwie opcje zaleceń: T-12 i T-13. Każda firma zastrzega sobie możliwość wyboru formy:

T-12 jest używany, jeśli księgowanie odbywa się ręcznie. Wypełniany w jednym egzemplarzu na dwóch arkuszach formatu 2/3 A3. Na koniec każdego miesiąca, po podpisaniu kierownika, jest on przekazywany księgowemu w celu obliczenia płatności.
Do prowadzenia grafików w formie elektronicznej stosuje się formularz T-13. Większość chronometrażystów obecnie korzysta z tej formy.

Tak wygląda grafik (klikalny):

Po zatrudnieniu każdemu pracownikowi przypisywany jest numer personalny, który jest następnie używany we wszystkich dokumentach dotyczących. Należy dodać lub usunąć liczbę nowych lub zwolnionych pracowników wyłącznie na podstawie zleceń zaakceptowanych przez kierownika.

Podpunkty 2.30 i 2.32 regulują:

Przed wprowadzeniem informacji o pracowniku do formularzy T-12 lub T-13 konieczne jest wyrażenie przez niego zgody na przetwarzanie jego i zezwoliło na ich wykorzystywanie w aktach osobowych w formie elektronicznej.

Jak widać karta czasu pracy jest ważnym dokumentem w.

Firma bierze odpowiedzialność za jego przechowywanie. 5 lat to okres przechowywania dokumentów w sprawach ogólnych. 75 lat – w niebezpiecznych warunkach pracy. Karty czasu pracy w formie elektronicznej mają identyczny okres ważności.

Obejrzyj film o tworzeniu karty czasu pracy w programie:

Proszę o informację gdzie należy przechowywać karty czasu pracy – w dziale kadr czy u księgowego płacowego?

Odpowiedź

Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy wynika z art. 91 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Formularze N T-12 i N T-13, służące do rejestrowania czasu faktycznie przepracowanego i (lub) nieprzepracowanego przez każdego pracownika organizacji, są zatwierdzane uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1.

Ujednolicone formularze zatwierdzone niniejszą uchwałą mają zastosowanie do wszystkich organizacji, z wyjątkiem formularzy do rejestrowania godzin pracy i rozliczeń z personelem w zakresie wynagrodzeń, które nie są stosowane przez instytucje budżetowe w ich pracy (klauzula 2 uchwały Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia Rosja z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1).

Karta czasu pracy jest sporządzana w jednym egzemplarzu przez osobę upoważnioną, podpisana przez kierownika jednostki strukturalnej, pracownika działu personalnego i przekazywana do działu księgowości, ponieważ stanowi podstawę naliczania wynagrodzeń i płatności podatkowych, w przypadku gdy wymagany okres czasu jest przechowywany.

Zgodnie z Zarządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558 „Po zatwierdzeniu „Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w trakcie działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, ze wskazaniem przechowywania okresy”, karty czasu pracy przechowywane są w organizacji przez pięć lat, a w przypadku trudnych, szkodliwych i niebezpiecznych warunków pracy - 75 lat.

Więcej szczegółów w materiałach Systemu:

1/Odpowiedź: Jak śledzić godziny pracy. Nowa Zelandia Kowiazyna

Formularze czasu i obecności

Dla każdego pracownika należy prowadzić ewidencję czasu faktycznie przepracowanego. Aby to zrobić, użyj standardowych formularzy:

arkusz czasu pracy i obliczanie wynagrodzeń ();

arkusz czasu pracy(). Formularz ten służy do zautomatyzowanego przetwarzania danych.

Wzory formularzy i instrukcja ich wypełniania zostały zatwierdzone.

Jednak od 1 stycznia 2013 r., w związku z przyjęciem, stosowanie ujednoliconych formularzy nie jest obowiązkowe dla większości organizacji. Wyjątkiem jest. Muszą w dalszym ciągu bez przerwy stosować ujednolicone formy w swojej pracy.

Wszystkie inne organizacje przy sporządzaniu dokumentów organizacyjnych i administracyjnych mają prawo nadal korzystać zarówno z ujednoliconych formularzy, jak i. Jednocześnie pracodawca może wprowadzić także własne symbole.

Wnioski takie wynikają z całości przepisów artykułów ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ i znajdują potwierdzenie.

Czy konieczne jest prowadzenie karty czasu pracy, jeśli organizacja posiada elektroniczny system śledzenia czasu pracy (kołowroty z kartami elektronicznymi)

Tak, potrzebuję.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika ().

W tym celu pracodawca może wykorzystać, zatwierdzić lub. Rejestracja czasu pracy w elektronicznym systemie księgowym nie jest uregulowana prawnie. Ponadto w formularzach grafiku znajdują się takie dane, jak „podpis osobisty” osoby odpowiedzialnej za prowadzenie karty czasu pracy, kierownika jednostki strukturalnej, a także pracownika obsługi kadr. W związku z powyższym prowadzenie kart czasu pracy wyłącznie w formie elektronicznej, np. na podstawie pobierania danych z elektronicznego systemu ewidencji czasu pracy, jest nielegalne.

Tym samym stosowanie przez organizację elektronicznych systemów ewidencji czasu pracy nie zwalnia jej z konieczności prowadzenia kart czasu pracy.

Ponadto, bazując wyłącznie na danych z systemu elektronicznego, bez dokumentowego potwierdzenia kartami czasu pracy, pracodawca nie będzie mógł nałożyć na pracownika żadnych sankcji za naruszenie czasu pracy. Wyjaśnia to fakt, że w praktyce w większości przypadków nawet przy rejestratorach elektronicznych pracownicy nadal mają możliwość poruszania się po terytorium organizacji i poza nią, z pominięciem tego systemu. Podobne stanowisko potwierdza praktyka sądowa (patrz na przykład).

Czy możliwe jest prowadzenie grafików w formie elektronicznej?

Arkusz czasu pracy (wg lub) jest podstawowym dokumentem księgowym (). Podstawowe i zbiorcze dokumenty księgowe można sporządzać na nośnikach papierowych i komputerowych. Przejście na prowadzenie ewidencji przepracowanych godzin w formie komputerowej musi zostać odnotowane w ustawie o polityce rachunkowości organizacji ().

Informacje w postaci elektronicznej, opatrzone podpisem elektronicznym, uznawane są za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu odręcznie. Wyjątkiem są przypadki, gdy federalne ustawy lub rozporządzenia przyjęte zgodnie z nimi ustanawiają wymóg konieczności sporządzenia dokumentu wyłącznie na papierze. Jest to określone w ustawie z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ. W takim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej na żądanie agencji rządowych ().

Zatem karta czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej, jeśli zawiera prawidłowo wykonany podpis elektroniczny osoby odpowiedzialnej za prowadzenie karty czasu pracy, kierownika jednostki strukturalnej i pracownika obsługi kadr. W razie potrzeby na podstawie tego dokumentu elektronicznego pracodawca może sporządzić kartę czasu pracy w wersji papierowej.

Podobny punkt widzenia zawarty jest w.

Kto powinien prowadzić karty czasu pracy pracowników?

Odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika spoczywa na pracodawcy (). Z kolei kierownik organizacji ma prawo określić, która konkretna jednostka strukturalna lub konkretny pracownik będzie zaangażowany w wypełnianie. Obowiązek ten powinien być zapisany w zarządzeniu (instrukcji) lub innym lokalnym akcie (na przykład w Regulaminie jednostki strukturalnej) i zawarty w opisach stanowisk lub umowach o pracę pracowników, którzy będą bezpośrednio ewidencjonować czas pracy i wypełniać karty czasu pracy . Takie wnioski wynikają z całości przepisów artykułów Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Zatem obowiązki za wypełnienie karty czasu pracy można przypisać zarówno pracownikom działu personalnego lub działu księgowości, jak i pracownikom innych działów, na przykład sekretarzowi administracji.

W dużych organizacjach zatrudniających dużą liczbę pracowników możliwa jest następująca opcja prowadzenia grafików:

centralnie, z przydzieleniem w tabeli personelu poszczególnych jednostek – chronometrażystów, do których głównych obowiązków należy wypełnianie kart czasu pracy dla pracowników wszystkich pionów strukturalnych firmy;

zdecentralizowany, czyli odrębnie według podziału strukturalnego, gdy w każdym pionie zostaje wyznaczony pracownik, którego funkcjonalność obejmuje dodatkowo odpowiedzialność za prowadzenie kart czasu pracy w swoim pionie.

Czy do obliczenia zaliczki konieczne jest sporządzenie osobnego grafiku?

Ustawodawstwo nie przewiduje takiego obowiązku.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika (). W tym celu pracodawca wykorzystuje, zatwierdza lub. Zakłada się, że odpowiedzialny specjalista codziennie wypełnia kartę czasu pracy na podstawie obecności lub nieobecności pracowników.

Karta czasu pracy służy nie tylko wykazywaniu obecności lub nieobecności pracowników, ale także naliczaniu ich wynagrodzeń. Wynagrodzenia naliczane są na podstawie wyników miesiąca, dlatego też ujednolicone formularze grafiku są zaprojektowane tak, aby można je było wypełniać co miesiąc.

Jednocześnie organizacja musi zapewnić wypłatę zarobków (). po pół miesiąca nie może być niższa niż stawka taryfowa lub wynagrodzenie za faktycznie przepracowany czas (). Oznacza to, że wpłacając zaliczkę należy uwzględnić rzeczywistą obecność pracowników na stanowisku pracy, czyli opierać się na danych z karty czasu pracy.

Przepisy nie przewidują obowiązku sporządzania odrębnej karty czasu pracy na potrzeby wpłaty zaliczki. Dlatego każda organizacja ma prawo samodzielnie określić procedurę generowania kart czasu pracy. W praktyce stosuje się dwa podejścia:

sporządzać raz w miesiącu jednolity grafik i uzgadniać tryb przekazywania grafiku do działu księgowości dwa razy w miesiącu: w celu naliczenia zaliczki oraz na koniec miesiąca;

sporządzają osobne arkusze czasu pracy na każde pół miesiąca ze wskazaniem okresu.

Konkretną procedurę sporządzania i przesyłania grafiku do działu księgowości należy ustalić w lokalnych przepisach organizacji, które określają procedurę obliczania i wypłaty wynagrodzeń ().

Nina Kowiazyna,

Zastępca dyrektora Departamentu Edukacji i Zasobów Ludzkich Ministerstwa Zdrowia Rosji

2. Podstawa prawna:

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej

z dnia 01.05.2004 N 1

„Po zatwierdzeniu ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej dla rozliczania i płatności pracy”

INSTRUKCJE

O STOSOWANIU I WYPEŁNIaniu PODSTAWOWYCH FORMULARZÓW KSIĘGOWYCH

DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA ROZLICZENIA PRACY I JEJ PŁATNOŚCI

2. Do rejestrowania godzin pracy i obliczeń

z pracownikami płacowymi

Arkusz czasu

godziny pracy i naliczanie wynagrodzeń

(Formularz nr T-12)

Arkusz czasu

(formularz nr T-13)

Służą do rejestrowania czasu faktycznie przepracowanego i (lub) nieprzepracowanego przez każdego pracownika organizacji, monitorowania przestrzegania przez pracowników ustalonych godzin pracy, uzyskiwania danych o przepracowanych godzinach, obliczania wynagrodzeń, a także sporządzania raportów statystycznych na temat praca. Prowadząc odrębną ewidencję czasu pracy i rozliczenia z personelem za płace, dopuszcza się wykorzystanie sekcji 1 „Rozliczanie godzin pracy” karty czasu pracy w formularzu N T-12 jako niezależnego dokumentu bez wypełniania sekcji 2 „Rozliczenia z personelem za wynagrodzenie". Formularz N T-13 służy do ewidencji czasu pracy.

Sporządzono w jednym egzemplarzu przez osobę upoważnioną, podpisano przez kierownika jednostki strukturalnej, pracownika HR, przeniesione do działu księgowości.

Zapisy w karcie zgłoszenia o przyczynach nieobecności w pracy, pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy lub poza normalnymi godzinami pracy z inicjatywy pracownika lub pracodawcy, obniżonego wymiaru czasu pracy itp. dokonywane są na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów (zaświadczenie o niezdolność do pracy, zaświadczenie o spełnieniu obowiązków służbowych, pisemne upomnienie o przestoju, wniosek o pracę w niepełnym wymiarze godzin, pisemna zgoda pracownika na pracę w godzinach nadliczbowych w przypadkach przewidzianych przez prawo itp.).

Aby odzwierciedlić dzienny czas pracy spędzony w miesiącu dla każdego pracownika, w karcie czasu pracy przydziela się:

w formularzu N T-12 (kolumny 4, 6) - dwie linie;

w formularzu N T-13 (kolumna 4) - cztery wiersze (po dwa na każdą połowę miesiąca) i odpowiednia liczba kolumn (15 i 16).

W formularzach N T-12 i N T-13 (w kolumnach 4, 6) górna linia służy do oznaczenia symboli (kodów) kosztów czasu pracy, a dolna linia służy do zapisania czasu przepracowanego lub nieprzepracowanego czas (w godzinach, minutach) zgodnie z odpowiednimi kodami kosztów czasu pracy dla każdej daty. W razie potrzeby dopuszcza się zwiększenie liczby pól w celu wpisania dodatkowych danych ze względu na godziny pracy, np. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w innych niż normalne warunkach.

Wypełniając kolumny 5 i 7 karty czasu pracy zgodnie z formularzem N T-12, w górnych wierszach wpisuje się liczbę przepracowanych dni, a w dolnych wierszach liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika w okresie rozliczeniowym.

Koszty czasu pracy uwzględniane są w grafiku albo poprzez pełne odnotowanie obecności i nieobecności w pracy, albo poprzez rejestrację samych odstępstw (nieobecności, spóźnienia, nadgodziny itp.). Przy uwzględnieniu nieobecności w pracy, które są rejestrowane w dniach (urlop, dni czasowej niezdolności do pracy, podróże służbowe, urlop w związku ze szkoleniem, czas spędzony na wykonywaniu obowiązków państwowych lub publicznych itp.), w górnym wierszu wpisuje się tylko kody kolumny symboli grafiku, a kolumny w dolnej linii pozostają puste.

Podczas sporządzania grafiku w formularzu N T-12 w sekcji 2 kolumny 18–22 są wypełniane dla jednego rodzaju płatności i odpowiedniego konta dla wszystkich pracowników, a przy obliczaniu różnych rodzajów płatności i odpowiednich kont dla każdego pracownika kolumny 18 - 34 są wypełnione.

Formularz N T-13 „Arkusz czasu pracy” służy do automatycznego przetwarzania danych księgowych. Przy sporządzaniu karty zgłoszenia w formularzu N T-13:

rejestrując dane księgowe dla listy płac tylko dla jednego rodzaju płatności i odpowiedniego konta wspólnego dla wszystkich pracowników uwzględnionych w grafiku, wypełnij szczegóły „rodzaj kodu płatności”, „konto korespondujące” nad tabelą z kolumnami 7 - 9 i kolumną 9 bez wypełniania kolumn 7 i 8;

podczas rejestrowania danych księgowych dla listy płac dla kilku (od dwóch do czterech) rodzajów płatności i odpowiadających im rachunków wypełniane są kolumny 7–9. Dodatkowy blok z identycznymi numerami kolumn służy do wypełniania danych według rodzajów płatności, jeśli ich liczba przekracza cztery.

Formularz N Karty raportów T-13 z częściowo wypełnionymi danymi można sporządzić przy użyciu technologii komputerowej. Takie szczegóły obejmują: jednostkę strukturalną, nazwisko, imię, patronimię, stanowisko (specjalność, zawód), numer personelu itp. - czyli dane zawarte w katalogach warunkowo trwałych informacji organizacji. W takim przypadku forma karty raportu zmienia się zgodnie z przyjętą technologią przetwarzania danych księgowych.

Symbole czasu przepracowanego i nieprzepracowanego podane na stronie tytułowej formularza N T-12 stosuje się także przy wypełnianiu karty czasu pracy w formularzu N T-13.

Najważniejsze zmiany tej wiosny!

W pracy urzędników HR zaszły istotne zmiany, z którymi trzeba się liczyć w 2019 roku. Sprawdź w formacie gry, czy uwzględniłeś wszystkie innowacje. Rozwiąż wszystkie problemy i otrzymaj przydatny prezent od redakcji magazynu „Personnel Business”.

Jeśli zapłacisz urlop z jednodniowym opóźnieniem, firma zostanie ukarana grzywną w wysokości 50 000 rubli. Skróć okres wypowiedzenia o co najmniej jeden dzień - sąd przywróci pracownika do pracy. Przestudiowaliśmy praktykę sądową i przygotowaliśmy dla Ciebie bezpieczne rekomendacje.

Uwzględnia się czas spędzony przez pracownika w pracy zgodnie z wymogami art. 91 Kodeksu pracy. Odpowiedzialność ta leży całkowicie po stronie pracodawcy. Istnieje obowiązek, co oznacza, że istnieje odpowiedzialność za jego niewypełnienie. Kara administracyjna za niedopełnienie obowiązków - do 3 tysięcy rubli dla dyrektora i do 50 tysięcy dla firmy. Radzieccy ustawodawcy już dawno zorientowali się, jak uwzględniać godziny pracy – trzeba prowadzić grafik, aby nie musieć wymyślać koła na nowo. Kartę czasu pracy za rok 2016 można prowadzić w oparciu o ujednoliconą formę lub można ją zmienić tak, aby odpowiadała potrzebom firmy, należy jednak zachować pewne zasady.

Co to jest arkusz czasu

Jest to tak naprawdę tabela podsumowująca, która odzwierciedla faktyczny czas przepracowany w danym miesiącu przez konkretnego pracownika. W ciągu miesiąca do tabeli wprowadzane są następujące dane:

Imię i nazwisko pracownika oraz jego numer personalny;
liczba godzin przepracowanych dziennie;
liczba weekendów i świąt;
opuszczone dni (z podaniem powodów).

Na koniec miesiąca następuje przeliczenie danych i zamknięcie grafiku.

Jeśli firma zatrudnia niewielką liczbę pracowników, możesz prowadzić jedną kartę czasu pracy dla wszystkich pracowników. W przeciwnym razie lepiej podzielić grafik na działy.

Prowadzenie kart czasu pracy może być przypisane do:

dla oficera personalnego (lub pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin);
dla kierowników wydziałów;
na chronometrażystę, jeżeli taka jednostka jest przewidziana w tabeli personelu.

Gdzie przechowywać grafik

Karty czasu pracy prowadzone są przez księgowych, są to ich podstawowe dokumenty. Okres trwałości – 75 lat , gdyż karty czasu pracy wiążą się z rejestracją godzin pracy, a co za tym idzie uwzględnianiem stażu pracy pracowników.

Dlaczego potrzebujesz arkusza czasu pracy?

Dokument ten jest uniwersalnym informatorem, dzięki któremu księgowy może sprawdzić, ile dany pracownik zarabiał, ile tęsknił, czy jak bardzo był chory. Inspektorzy z GIT monitorują przetwarzanie. Urzędnicy skarbowi sprawdzają, czy za nieprzepracowane dni naliczane są wynagrodzenia, aby wyłączyć tę płatność z wydatków, a tym samym zwiększyć podstawę opodatkowania. Dokładna dbałość o wypełnienie grafiku pozwoli uniknąć niepotrzebnej uwagi organów regulacyjnych poświęcanej Twojej firmie.

Ale największym plusem karty raportu są oszczędności na mandatach i karach za niepełne wynagrodzenie!

Studium przypadku:
W firmie pracował spawacz Morozow. Z jego wynagrodzenia potrącano alimenty na dwójkę dzieci. Morozow, nieodpowiedzialny robotnik, mógł opuścić dzień, zaspać i po prostu przez tydzień się upić. Ale nie wyrzucono go z pracy, bo był specjalistą od Boga – potrafił wszystko!

Z powodu licznych absencji zarabiał niewiele, w związku z czym alimenty były skromne. W rezultacie jego była złożyła skargę do prokuratury i urzędu skarbowego, podając małe alimenty jako powód ukrywania przez firmę realnych dochodów.
Przeprowadzano różne kontrole, głównym pytaniem było dlaczego pensja jest niższa od ustalonej płacy minimalnej. Grozili karami finansowymi i dyskwalifikacją. W rezultacie firma zwalczyła kontrole:

zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy wynagrodzenie pracownika może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę , jeśli nie wykonał wymaganej ilości pracy (w naszym przypadku nie przepracował standardowych godzin pracy);

Księgowy pokazał obliczenia: wynagrodzenie oblicza się proporcjonalnie do czasu pracy Morozowa;

przepracowany czas jest odzwierciedlony w karcie raportu, która została przedstawiona inspektorom;

Do karty czasu pracy dołączane są dokumenty potwierdzające nieobecności w pracy ( zaświadczenia o nieobecności w pracy z wyjaśnieniami).

Zatem karta raportu pokazuje: ile przepracowałeś - ile zarobiłeś.

Wypełnianie arkusza czasu pracy 0504421

Możesz wypełnić próbkę, ale na razie zobaczmy, co i jak napisać w formularzu T-12 (lub T-13).

Obie formy są niemal identyczne, więc możesz wybrać którąś z nich do swojej pracy. Formularze można opracować na podstawie formularzy dla Twojej firmy lub kupić gotowe – takie dokumenty drukowane są w dużych nakładach w każdej drukarni.

Zatem: każdemu pracownikowi przypisany jest numer personalny, a jego dane wpisywane są w osobnej linii grafiku. Kartę czasu pracy można wypełnić na dwa sposoby:

rejestrować dzienne przepracowane godziny (pojawienia się lub nieobecności);
rejestruj jedynie opóźnienia lub inne przyczyny odstępstw od normalnych godzin pracy.

Podczas wypełniania możesz użyć kodów alfabetycznych lub numerycznych, na przykład:

I (01) – przychodzenie do pracy;
VM (05) – metoda przesunięcia;
K (06) – podróż służbowa;
N (02) – praca w nocy;
O (09) – urlop;
U (11) – urlop studencki;
P (14) – urlop macierzyński;
B (20) – zwolnienie lekarskie;
PR (24) – absencja;
B (26) – dzień wolny lub święto.

W ten sposób mierzący czas codziennie wprowadza litery lub cyfry do grafiku. Jeżeli pracownik pracuje w systemie zmianowym, codziennie, w karcie czasu pracy możesz wpisać tę pracę w następujący sposób: J/N (czyli frekwencja i praca w porze nocnej) Pod literami, w wierszu poniżej, wpisuje się godziny, np. na przykład 6/6 (czyli 6 godzin w ciągu dnia i 6 godzin w nocy). Pora nocna to okres od 22:00 do 6:00.

Na koniec miesiąca następuje podsumowanie godzin pracy lub nieobecności, podpisanie karty czasu pracy i przesłanie jej do działu księgowości..

Aby mieć aktualny grafik, formularz na rok 2016 zawsze znajdziesz na stronie Konsultanta+.

Karta czasu pracy za rok 2016 jest jedynym dokumentem, który pozwala sprawdzić, kto ile przepracował i monitorować przestrzeganie ustalonego harmonogramu pracy w firmie.

Wysokość zaliczki po upływie pół miesiąca nie może być niższa niż stawka taryfowa lub wynagrodzenie za faktycznie przepracowany czas (pismo Rostrud z dnia 8 września 2006 r. nr 1557-6). Oznacza to, że wpłacając zaliczkę należy uwzględnić rzeczywistą obecność pracowników na stanowisku pracy, czyli opierać się na danych z karty czasu pracy. Przepisy nie przewidują obowiązku sporządzania odrębnej karty czasu pracy na potrzeby wpłaty zaliczki. Dlatego każda organizacja ma prawo samodzielnie określić procedurę generowania kart czasu pracy. W praktyce stosuje się dwa podejścia:

sporządzać raz w miesiącu jednolity grafik i uzgadniać tryb przekazywania grafiku do działu księgowości dwa razy w miesiącu: w celu naliczenia zaliczki oraz na koniec miesiąca;
sporządzają osobne arkusze czasu pracy na każde pół miesiąca ze wskazaniem okresu.

Gdzie należy przechowywać karty czasu pracy?

Ustawa ta wskazuje również, jak długo przechowywana jest karta czasu pracy, jednak w tym przypadku okres jest inny – wiersz 586 ust. 7.1 mówi, że kartę czasu pracy przechowuje się przez 5 lat. A jeżeli w zakładach pracy prowadzono dokumentację uprawniającą do odszkodowania ze względu na uznanie tam warunków pracy za trudne, szkodliwe lub niebezpieczne, wówczas okres przechowywania wynosi 75 lat.

Jaka powinna być procedura przechowywania grafików?

Okres przechowywania kart czasu pracy

Po zamknięciu karta czasu pracy trafia do działu księgowości, gdzie służy jako podstawowy dokument do naliczania wynagrodzeń pracowników.

A księgowy zorganizuje przechowywanie. Zwykle pozostają w dziale, ale jeśli nie ma tam miejsca, to po 3 latach lub krócej dokumenty te można przenieść do archiwum firmowego, jeśli takie istnieje. Termin i tryb przekazywania kart czasu pracy i innych dokumentów pierwotnych do archiwum reguluje lokalny akt zakładowy, zatem nie ma tu jednolitych warunków.

Jaki jest okres przechowywania kart czasu pracy?

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej definiuje czas pracy jako czas, w którym pracownik ma obowiązek wykonywać obowiązki służbowe, a także inne okresy, które zgodnie z przepisami prawa i innymi aktami prawnymi stanowią czas pracy. Godziny pracy ustalane są zgodnie z wewnętrznym regulaminem pracy organizacji i warunkami umowy o pracę. Czas pracy ewidencjonowany jest w karcie czasu pracy metodą ciągłej rejestracji obecności i nieobecności w pracy.

Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nr 1 zezwala na rejestrowanie w karcie czasu pracy jedynie odstępstw (niestawiennictwa, spóźnień, nadgodzin itp.) od harmonogramu pracy. Jeżeli nie ma odchyleń, do karty raportów wpisuje się jedynie dane podsumowujące wyniki pracy za pierwszą i drugą połowę miesiąca.

O dokumentacji personalnej

Jaki jest okres przechowywania kart czasu pracy?

Jest to tabela zawierająca liczbę pracowników, dane dotyczące wynagrodzeń (stawek taryfowych) ustalonych dla pracowników, dane dotyczące liczby dni (godzin) przepracowanych dla każdego pracownika w kontekście wszystkich rodzajów wykonywanej przez niego pracy, a także oblicza wysokość naliczonego im wynagrodzenia. W formularzu N T-13 nie ma kolumn odzwierciedlających obliczone kwoty naliczonych wynagrodzeń. Obliczanie wynagrodzenia podstawowego (za przepracowane godziny) i dodatkowego wynagrodzenia odbywa się z uwzględnieniem norm czasu pracy określonych w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej.
System dodatków do wynagrodzeń i zachęt pracowniczych, obejmujący wysokość podwyższonego wynagrodzenia za pracę w porze nocnej, w weekendy i święta wolne od pracy, za pracę w godzinach nadliczbowych i inne rodzaje pracy, ustala pracodawca, biorąc pod uwagę opinię wybranego zawodu organ związkowy organizacji.

Jak długo przechowywać arkusze czasu pracy

Uwaga

Kompilując te księgi, należy pamiętać, że urzędnicy nie tylko zatwierdzili ich formularze i zasady ich prowadzenia, ale także jasno określili dział, który powinien wypełnić każdą z nich. Zatem prowadzenie księgi wpływów i wydatków powierzono działowi księgowości, a prowadzenie księgi rozliczeń ruchu ksiąg pracy przydzielono działowi organizacji zajmującej się rejestracją zatrudniania i zwalniania pracowników. Wymagania te są zapisane w paragrafie 41 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, tworzenia formularzy zeszytów ćwiczeń i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225.

PAMIĘTAĆ! Książki te prowadzone są w formie papierowej. Muszą być zszyte, opieczętowane i poświadczone podpisem kierownika, a kartki w księgach muszą być ponumerowane. Obie księgi przechowywane są przez 75 lat, co oznacza, że mogą być potrzebne podczas każdego audytu.

Jak długo przechowywane są harmonogramy pracy pracowników?

Zabroniony

=== Pobierz plik ===

Okresy przechowywania harmonogramów zmian

Okres ważności harmonogramów zmian

Sposób i czas przechowywania harmonogramów urlopów w organizacji opisano szczegółowo w tym artykule. Do przechowywania obowiązkowa jest dokumentacja związana z organizacją pracy pracowników przedsiębiorstwa. Okres przechowywania harmonogramu urlopów określony jest w Wykazie standardowych dokumentów archiwalnych zarządzania powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, zatwierdzonym zarządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia Na podstawie przepisów ust. Po wygaśnięciu harmonogram urlopów na poprzedni okres nie ma już mocy prawnej. Jednak w wielu przypadkach informacje zawarte w tym dokumencie mogą być doskonałą pomocą w sytuacjach awaryjnych: Ponadto przy znacznej liczbie personelu przy sporządzaniu harmonogramu urlopów na następny rok kalendarzowy pracownicy mogą mieć różnice zdań co do kolejności ich dostarczania. W związku z tym nieaktualny harmonogram pomoże uzyskać obiektywny obraz czasu urlopu w minionym okresie, a także przeanalizować różnicę między planowanymi a faktycznie wykorzystanymi wakacjami. Ponadto obecność zeszłorocznego harmonogramu daje osobom odpowiedzialnym możliwość prognozowania przyszłych życzeń pracowników i planowania działań firmy. W związku z tym ważne jest, aby skupić się na poufności dostępu i zapewnieniu bezpieczeństwa harmonogramu wakacji przez cały okres jego przechowywania.

Okres ważności kart czasu pracy został wydłużony z jednego roku do pięciu lat

Odpowiedzialność za naruszenie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zawarta jest w art. Do przechowywania harmonogramów urlopów najlepiej jest utworzyć oddzielny folder i umieścić dokumentację w osobnych plikach w kolejności chronologicznej. Nie wyklucza się możliwości umieszczenia wykresu za ostatni rok w teczkach z dokumentami o podobnym terminie przydatności do spożycia. Dokumenty, których okres przechowywania upłynął, podlegają obowiązkowemu zniszczeniu. W przeciwnym razie dane osobowe pracowników firmy mogą stać się dostępne dla osób nieuprawnionych, a zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania może wiązać się z niepotrzebnymi kosztami związanymi ze zwiększeniem lokalizacji. Na koniec bieżącego roku kierownik działu personalnego lub inny odpowiedzialny pracownik sporządza inwentarz dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Na początku roku kalendarzowego, w razie potrzeby, kierownik wydaje polecenie utworzenia, w przypadku jego braku, lub powołania komisji do zniszczenia dokumentacji w przedsiębiorstwie. Komisja ta w ramach swoich działań, niezależnie od wybranej metody zniszczenia, sporządza akt zniszczenia, który podpisują wszyscy jej członkowie i zatwierdza szef organizacji. Przestrzeganie ustalonych zasad i okresów przechowywania harmonogramu urlopów pozwala pracodawcy uniknąć ewentualnych sporów z pracownikami w zakresie legalności kolejności corocznych urlopów, a także zoptymalizować procedurę planowania urlopów na kolejny rok. Dyplom stypendialny wstępu na edukację Dyplom stypendialny wstępu na edukację Edukacja. Otrzymuj powiadomienie e-mailem o odpowiedzi. Wpisz kod z obrazka: Pobierz formularz harmonogramu urlopów.

Facet pięknie śpiewa w wojsku

Władca Pierścieni Bluray

Plan miasta Uljanowsk zawiera ulice

Putin rysuje widok kota

Twoja prawa osa

Pierwsze objawy chłoniaka Hodgkina

Wiersze o stracie męża

Ponowne przypisanie praw po pozbawieniu Kazachstanu

Jak podłączyć autostradę do mobilnego Internetu

Katalog części samochodowych Pasker

Renowacja siedzeń DIY

Mapa z kodami Gta San Andreas

Mapa trolejbusu w Uljanowsku

Rozkład jazdy autobusów Yurgamysh Kurgan

Jaka jest teraz pogoda w Permie?

Jak narysować śpiącego kota

Wykres kursu dolara do rubla na rok 2015

Jak działa test na HIV?

Nowe karty do kontrataku

Dla f x y podanego przez tablicę prawdy

Jak długo należy przechowywać grafik? , jest zapisane na poziomie legislacyjnym, a w niektórych przypadkach jest dostosowywane decyzją kierownictwa organizacji. W naszym artykule powiemy Ci dokładnie, jakich terminów należy dotrzymać przy organizacji przechowywania kart czasu pracy.

Jak długi jest okres ważności karty czasu pracy?

Zgodnie z normami ustawy federalnej „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej” z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ szereg dokumentów, bez których trudno sobie wyobrazić pracę biurową w firmie, otrzymuje status archiwalny. Jednak okres, w którym takie dokumenty mogą być wymagane przez samą firmę lub organy kontrolne, różni się w zależności od wagi dokumentu. Ustawa nie określa jednak tych terminów, mówi jedynie, że poszczególne agencje rządowe mogą wystawiać wykazy dokumentów często wykorzystywanych w pracy biurowej i wskazywać okresy ich przechowywania.

Podobną listę zatwierdził Rosarkhiw 6 października 2000 r., jeszcze przed wejściem w życie ustawy pt. „Wykaz standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania”. Z przepisu tego korzystało wielu pracowników kadr. Zostało w nim zapisane, jak długo przechowywać karty czasu pracy: w sekcji 7.2, wiersz 281 jest napisane, że jest przechowywany przez 1 rok. Ale ten akt stracił moc.

Nie znasz swoich praw?

Obecnie obowiązuje Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie zatwierdzenia „Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów terytorialnych i organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania” z dnia 25 sierpnia 2010 r. 558. Ustawa ta stanowi również, że: Jak długo przechowywane są karty czasu pracy?, ale tutaj okres jest inny - wiersz 586 ust. 7.1 mówi, że kartę zgłoszenia przechowuje się przez 5 lat. A jeżeli w zakładach pracy prowadzono dokumentację uprawniającą do odszkodowania ze względu na uznanie tam warunków pracy za trudne, szkodliwe lub niebezpieczne, wówczas okres przechowywania wynosi 75 lat.

Jaka powinna być procedura przechowywania grafików?

Po zamknięciu karta czasu pracy trafia do działu księgowości, gdzie służy jako podstawowy dokument do naliczania wynagrodzeń pracowników. A księgowy zorganizuje przechowywanie. Zwykle pozostają w dziale, ale jeśli nie ma tam miejsca, to po 3 latach lub krócej dokumenty te można przenieść do archiwum firmowego, jeśli takie istnieje. Termin i tryb przekazywania kart czasu pracy i innych dokumentów pierwotnych do archiwum reguluje lokalny akt zakładowy, zatem nie ma tu jednolitych warunków.

Jednak karty czasu pracy, podlegające przechowywaniu przez 75 lat, można przenieść z archiwum firmy do wyspecjalizowanych instytucji archiwalnych, jeśli zostanie zawarta umowa.

Od 2010 roku okres przechowywania kart czasu pracy został wydłużony do 5 lat ze względu na fakt, że dokument ten służy do naliczania wynagrodzeń. A jeśli w karcie zgłoszenia znajdują się dane o stanowiskach pracy o szkodliwych, niebezpiecznych i trudnych warunkach pracy, to przechowuje się je przez 75 lat i nawet po likwidacji przedsiębiorstwa sama nie ulega zniszczeniu, lecz zostaje przekazana do wyspecjalizowanej instytucji archiwalnej.