Napisz przykładowy list biznesowy. Jak poprawnie pisać listy biznesowe? Rodzaje i struktura listu biznesowego

Listy motywacyjne stanowią integralną, ważną i niezbędną część korespondencji biznesowej. Z jednej strony są to prośby taktowne i dyplomatyczne w sprawach bieżących, z drugiej strony stanowią narzędzie do osiągnięcia określonych celów adresata. Celem każdego pisma z prośbą jest nakłonienie adresata do podjęcia określonych działań wymaganych przez autora pisma. Jak napisać list z prośbą, aby uzyskać jak najbliżej pozytywnej odpowiedzi?

Każdy wniosek musi zawierać przemyślane uzasadnienie i jasne określenie wniosku. Dodatkowo możesz zastosować techniki zwiększające efektywność pisania.

Krok 1. Do kogo zwracasz się ze swoją prośbą?

Zwracaj się do adresata osobiście, najlepiej po imieniu i nazwisku:

„Drogi Iwanie Iwanowiczu!”, „Drogi Panie Iwanow!”

Po pierwsze, okażesz szacunek adresatowi, a po drugie, prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na nią odpowiedzialność za jej realizację. Zdarzają się sytuacje, gdy prośba skierowana jest do zespołu lub grupy osób. W tym przypadku również wskazane jest jak najbardziej spersonalizowane odwołanie:

„Drodzy koledzy!”, „Drodzy menadżerowie!”, „Drodzy młodsi pracownicy!”, „Drodzy pracownicy HR!”

Krok 2. Dlaczego się ze mną kontaktujesz?

Przekaż komplement odbiorcy. Komplementując obdarowanego, odpowiadasz na jego pytanie: „Dlaczego zadajesz mi to pytanie?” Zwróć uwagę na jego przeszłe osiągnięcia lub cechy osobiste.

„Zawsze jesteś gotowy wysłuchać i znaleźć najlepszy sposób rozwiązania problemu prawie każdego, kto się z Tobą kontaktuje. I muszę przyznać, że pomogłeś wielu ludziom.

„Jesteś czołowym ekspertem w swojej dziedzinie…”

„Pomogliście wielu osobom rozwiązać najtrudniejsze problemy z zakresu...”

Technika ta pozwoli adresatowi przyjrzeć się prośbie bliżej i spróbować znaleźć możliwość jej zaspokojenia pieprzyć ją.

Komplement jest odpowiedni, gdy chodzi o niestandardowe prośby, gdy chcesz przekonać odbiorcę, gdy chcesz zwrócić uwagę na pewne zalety i cechy, które są niezbędne i ważne dla spełnienia Twojej prośby.

Bardzo ważne jest, aby nie przekraczać granicy między komplementem a niegrzecznym pochlebstwem. Bądź szczery.

Krok 3. Uzasadnienie żądania

Każda prośba musi być uzasadniona, dlaczego składasz tę konkretną prośbę. Wprowadź adresata w kontekst swojego problemu.

Na tym etapie należy wybrać trzy najważniejsze dla adresata argumenty. Argumenty najlepiej budować według schematu: mocny – średni – najsilniejszy.

Prośby mają różny poziom złożoności, przez co odbiorca nie zawsze jest zainteresowany spełnieniem czyichś próśb. Musi być przekonany, że spełnienie prośby niesie ze sobą potencjalne korzyści:

Zainteresuj odbiorcę

Zaproponuj mu realizację atrakcyjnej możliwości związanej z realizacją Twojej prośby:

„Ludzie przedsiębiorczy, przedsiębiorczy przez cały czas dążyli nie tylko do osiągnięcia sukcesu materialnego, ale także do pozostawienia swojego śladu w historii Ojczyzny, bycia zapamiętanym za swoje dobre uczynki i zdobycia szacunku”.

« Sukcesem każdego środowiska zawodowego jest przede wszystkim zrozumienie i wsparcie zaprzyjaźnionych Związków, udział we wspólnych wydarzeniach i projektach».

« Oczywiście Twoim głównym celem jest czyste i wygodne miasto dla ludzi».

Lub wyraź problem, który jest bardzo istotny konkretnie dla Twojego adresata:

„Ty, jako mądry właściciel miasta, prawdopodobnie niepokoisz się chaotycznymi spacerami dzieci w różnym wieku w nieodpowiednich miejscach, co prowadzi do większej liczby wypadków drogowych i wzrostu przestępczości wśród dzieci”.

„Twój dział otrzymuje częstsze telefony w sprawach innych niż podstawowe, co zajmuje dużo cennego czasu pracy”.

Pokaż, jak Twoja prośba może pomóc w wykorzystaniu szansy:

« A dzisiaj, kiedy nasz kraj opiera się na młodzieży, trudno znaleźć bardziej potrzebną, świętą sprawę niż pomoc młodym mężczyznom i kobietom z rodzin znajdujących się w niekorzystnej sytuacji. W naszym mieście są już tacy, którzy taką pomoc niosą – pod patronatem Prezydenta Miasta działa nasz ośrodek charytatywny „Dziedzictwo” działający dzięki darowiznom od obywateli, ucząc zmartwioną młodzież rzemiosła ludowego ».

Lub rozwiązać problem:

„Wyposażenie specjalistycznych miejsc do spędzania czasu przez dzieci w różnym wieku pomoże zmniejszyć poziom przestępczości wśród dzieci i zminimalizować liczbę wypadków drogowych z udziałem dzieci”.

Opisz znaczenie prośby

Gdy nie ma już nic do zaoferowania adresatowi lub w kontekście tej prośby jest to niestosowne, wówczas lepiej jest poinformować adresata o aktualnej sytuacji. W tym miejscu należy opisać sytuację tak szczegółowo, jak to konieczne, aby zrozumieć znaczenie wniosku i znaczenie jego realizacji. Znaczenie prośby należy opisać tak, aby „dotykała duszy”. Jeśli prośba nie należy do kategorii „drażliwych”, należy pokazać adresatowi związek przyczynowo-skutkowy, który zapewni, że adresat spełni prośbę.

„Od (data) zgodnie z umową najmu nr X czynsz za 1 m2 wynosi 20 USD. w dzień. W ciągu ostatnich trzech miesięcy nastąpił spadek aktywności handlowej ze względu na niestabilność gospodarczą i niepokoje społeczne. Średni zysk z handlu wynosi 10 USD. dziennie, co nie wystarcza nawet na opłacenie czynszu. Jeśli nie zostaną podjęte działania, prywatni przedsiębiorcy będą zmuszeni zamknąć swoje punkty sprzedaży detalicznej, co może negatywnie wpłynąć na Twoje dochody.”

Musisz zatem jasno dać do zrozumienia odbiorcy, że spełnienie prośby niesie ze sobą perspektywę uzyskania korzyści materialnych lub niematerialnych.

Krok 4. Sformułowanie żądania

Gdy adresat będzie już przygotowany, możesz podać faktyczne żądanie. Treść żądania powinna być dość zwięzła i wyjątkowo jasna. W żadnym przypadku nie powinno być dwuznaczności ani niedopowiedzeń. Przykładowo, jeśli mówimy o obniżeniu czynszu, ważne jest, aby wskazać do jakiego poziomu:

„Prosimy o obniżenie poziomu czynszu do czasu ustabilizowania się sytuacji na poziomie 5 USD. za m2 dziennie.”

Jeśli mówimy o świadczeniu usług, to sformułuj żądanie tak szczegółowo, jak to możliwe, wskazując żądane daty, kwestię ceny itp.:

« Do wyposażenia pracowni garncarskiej potrzebny jest nam piec do wypalania ceramiki - prosimy o pomoc w jego zakupie. Koszt pieca z instalacją wynosi 998 tysięcy rubli».

W tym przykładzie nie jest do końca jasne, jakiego rodzaju pomocy oczekuje się od adresata. Lepiej byłoby sformułować żądanie bardziej szczegółowo: „Prosimy Państwa o pomoc w zakupie pieca do wypalania ceramiki poprzez wpłatę kwoty 333 tys. USD na konto bankowe firmy zajmującej się produkcją i montażem pieców.”

O cokolwiek poprosisz, odbiorca musi dokładnie wiedzieć kiedy, co, ile i za jaką cenę chcesz otrzymać. Uogólniona prośba jest bardziej narażona na odmowę, ponieważ odbiorca nie zawsze ma czas i ochotę zajmować się szczegółami. Poza tym ryzykujesz, że nie osiągniesz tego, czego chcesz, przekazując inicjatywę odbiorcy.

Przykładowo prywatni przedsiębiorcy napisali pismo z prośbą o obniżkę czynszu, ale nie wskazali, do jakiego poziomu chcą obniżyć czynsz:

„Prosimy o obniżenie czynszu do czasu ustabilizowania się sytuacji”.

W rezultacie otrzymali obniżkę czynszu, ale tylko nieznacznie (o 1% dotychczasowego). Tym samym uwzględniono ich prośbę, niewiele jednak wpłynęło na zmianę stanowiska inicjatorów listu.

W niektórych przypadkach tekst prośby można pogrubić, aby wyróżnić się w tekście, ale nie należy nadużywać tej techniki.

Krok 5: Podsumuj swoją prośbę.

Powtórz swoją prośbę i podkreśl, jakie korzyści odniesie odbiorca, jeśli prośba zostanie spełniona. Żądanie należy nieco zmodyfikować. Najlepiej zbudować zdanie według schematu: „Jeśli spełnisz prośbę, będziesz szczęśliwy”.

„Jeśli wyjdziecie z nami w połowie drogi i obniżycie czynsze do czasu ustabilizowania się sytuacji w regionie, nie tylko będziecie w stanie uratować ponad 150 miejsc pracy, ale też nie poniesiecie globalnych strat z powodu całkowitego braku czynszów”.

Ale mogą być inne opcje:

„Możecie być pewni, że każdy rubel przekazany przez Was na cele charytatywne zostanie przekazany na szczytny cel i pomoże dzieciom znajdującym się w trudnych sytuacjach wyrosnąć na godnych obywateli”.

„Możesz być pewien, że uśmiech każdego dziecka da Ci moralną satysfakcję z trudnej pracy, a Twoje wysiłki i wysiłki są inwestycją w godnych i szczęśliwych obywateli najbliższej przyszłości”.

Najważniejsze jest powtórzenie znaczenia prośby i korzyści płynących z jej spełnienia. Korzyść nie musi być materialna. Pamiętaj, że adresat jest osobą i uczucia nie są mu obce.

PRZYKŁAD:

I nie zapomnij o projekcie listu – to „twarz” organizacji. Jeżeli inicjatorem wniosku jest organizacja, wówczas pismo takie sporządza się na papierze firmowym z podpisem kierownika lub osoby upoważnionej. Jeżeli jesteś osobą prywatną wystarczy zastosować się do podstawowych norm w rozmieszczeniu elementów listowych. Szczegóły te są bardzo ważne z prawnego i psychologicznego punktu widzenia dla adresata i kształtowania prawidłowego wizerunku nadawcy.

	-
	-	Wysyłasz codziennie setki propozycji, próśb i innych listów biznesowych, ale Twoja wiadomość nie przynosi oczekiwanego rezultatu? Nie wiesz, jak dyskretnie i grzecznie przypomnieć odbiorcy o jego obowiązkach? W takim razie szkolenia online z pewnością Ci pomogą „Umiejętność pisania tekstów biznesowych”! Można przez nie przejść w dogodnym dla siebie terminie.	-	-
	-

Integralną i ważną częścią współczesnej korespondencji biznesowej jest list motywacyjny. Zaprezentowane w artykule próbki i przykłady sformułowań, a także wskazane zasady jego pisania pomogą Ci poprawnie skomponować niezbędny tekst i sformatować go zgodnie ze zwyczajami pracy biurowej. Oferujemy Państwu przewodnik krok po kroku dotyczący pisania tego typu odwołania.

Informacje ogólne

Zapytanie ma znaczenie w przypadkach, gdy jego autor potrzebuje uzyskać od innych osób jakiekolwiek informacje, dokumenty, dokonać transakcji lub innych czynności biznesowych. Można go wysłać albo do konkretnej osoby (menedżera, dyrektora, kierownika działu itp.), albo do całej organizacji jako całości. Twoja prośba o pomoc musi być zgodna z ogólnie przyjętymi zasadami w korespondencji biznesowej.

List jest twarzą firmy i nawet małe rzeczy mają znaczenie. Wydrukuj go na papierze firmowym podpisanym przez osobę upoważnioną i opatrzonym pieczątką (jeśli jest dostępna). Bądź odpowiedzialny za wybór czcionki, jej rozmiaru i rozmieszczenia tekstu na stronie. Nie zaniedbuj marginesów, czerwonych linii i akapitów. Często pierwsze wrażenie powstaje już po samym spojrzeniu na dokument.

Krok 1: Określenie odbiorcy

Jeśli napiszesz bezosobowy list do konkretnej firmy, najprawdopodobniej trafi on do recepcji lub biura, następnie do kierownika i ostatecznie do bezpośredniego wykonawcy. W „nagłówku” tekstu należy podać poprawną pełną nazwę organizacji, najlepiej podać także adres oficjalny.

Jak wspomniano powyżej, optymalną opcją jest wskazanie konkretnego adresata, czyli osobiście skierowanej prośby o pomoc. Zawsze staraj się zwracać do siebie po imieniu i nazwisku. Na przykład: „Drogi Aleksandrze Wiktorowiczu!” lub „Szanowny Panie Schwartz!” W ten sposób po pierwsze wyrazisz szacunek danej osobie, a po drugie prośba skierowana do konkretnej osoby nakłada na nią pewne obowiązki, odpowiedzialność za jej rozpatrzenie i realizację.

W niektórych sytuacjach logiczne byłoby wykorzystanie jako adresata grupy osób, konkretnego zespołu lub jego części. Ma to również znaczenie w przypadku, gdy wniosek wysyłany jest na kilka adresów. Używaj sformułowań typu: „Drodzy koledzy!”, „Drodzy księgowi!” itp.

Etap 2: Komplement

Dobrze, jeśli oficjalny list z prośbą zawiera komplement pod adresem adresata. Robiąc to, wydaje się, że odpowiadasz na jego naturalne pytanie: „Dlaczego zadajesz mi to pytanie?” Możesz zanotować przeszłe zasługi i cechy osobiste danej osoby, status firmy itp. Stosuj w szczególności sformułowania: „Twoja firma jest wiodącym dostawcą…”, „Pomogłeś wielu w rozwiązaniu skomplikowanych problemów w tym obszarze…”, „Twoja organizacja jest wiodącym na rynku ekspertem w swojej dziedzinie. ..” itp. Nie zapominaj, że komplement padnie, gdy prośba (próbki i przykłady w tekście) ma niestandardowy charakter i adresat musi się podobać. Zwróć jego uwagę na cechy i zasługi istotne dla spełnienia Twojej prośby. Nie zalecamy jednak przekraczania bardzo cienkiej granicy pomiędzy dobrym i właściwym komplementem a niegrzecznym pochlebstwem.

Etap 3: Uzasadnij prośbę

Każda prośba musi być uzasadniona, ponieważ adresat musi wiedzieć, dlaczego się z nim kontaktujesz. Dlatego warto wprowadzić go w sedno sprawy. Na tym etapie zalecamy wybranie trzech najbardziej przekonujących argumentów, które należy ułożyć w tekście listu według następującego schematu: średnia siła, słaby, najsilniejszy.

Prośba może mieć różny stopień skomplikowania i trzeba być przygotowanym na to, że nie zawsze adresat będzie zainteresowany jej spełnieniem. W związku z tym musi być przekonany, że jego wdrożenie niesie dla niego potencjalne korzyści. Zainteresuj odbiorcę, aby poważnie potraktował Twój dokument.

List z prośbą może zawierać propozycję wykorzystania określonej możliwości, która jest dla niego atrakcyjna.

Przykłady sformułowań

• „Przez cały czas przedsiębiorczy i biznesowi ludzie dążyli nie tylko do sukcesu materialnego, ale także do rozwoju osobistego, aby ludzie zawsze pamiętali ich za swoje dobre uczynki i zdobywali ich szacunek”.
• „Oczywiście Twoim głównym celem jest poprawa poziomu życia mieszkańców miasta”. Sformułowania tego możesz użyć zwłaszcza wtedy, gdy piszesz list z prośbą do posła, np. o udostępnienie lokalu pod przedszkole, urządzenie placu zabaw itp.

Możesz także wyrazić problem istotny dla adresata, pokazać mu, jak Twoja prośba może mu pomóc w jego rozwiązaniu lub wykorzystaniu pewnych możliwości.

Zdarza się, że nie masz nic do zaoferowania drugiej stronie, albo jest to niestosowne w tym kontekście. W takim przypadku najlepszym wyjściem jest rozmowa o znaczeniu Twojej prośby. Opisz sytuację tak dokładnie i szczegółowo, jak to możliwe, tak aby dotknęła Twojej duszy. Jeśli w Twojej historii nie ma a priori wzruszającego momentu, podaj fakty i skup się na związkach przyczynowo-skutkowych. Opowiedz nam o tym, co się stanie, jeśli Ci odmówią lub wręcz przeciwnie, zgodzą się na pomoc.

Krok 4: Przedstaw swoją prośbę

Kiedy adresat jest psychicznie przygotowany na przyjęcie Twojej prośby, można to stwierdzić. Staraj się, aby Twój tekst był zwięzły, unikaj długich lub zawiłych zdań, a także dwuznaczności i aluzji. Zapytanie ofertowe (przykłady i przykłady sformułowań w tekście) powinno być zwięzłe i jasne w treści. Jeśli więc prosisz o zakup dowolnego sprzętu dla firmy, podaj kompletność, cenę i ilość:

„Aby wyposażyć oddział ratunkowy, szpital potrzebuje nowego samochodu, którego koszt to 3,5 miliona rubli. Prosimy o pomoc w jego zakupie.”

Albo np. prośba o obniżenie czynszu powinna być konkretna: „Prosimy o obniżenie czynszu za lokal do poziomu 500 rubli. za mkw. do czasu ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.”

Etap 5: Podsumowanie

Na końcu listu musisz podsumować swoją prośbę. Powtórz to jeszcze raz i skup się na tym, że odbiorca otrzyma korzyść, jeżeli udzieli Ci wnioskowanej pomocy. Treść żądania powinna jednak zostać nieco zmodyfikowana. Wracając do tego samego przykładu obniżenia czynszu, proponujemy następujące sformułowanie:

„Jeśli zgodzisz się obniżyć czynsz do 500 rubli. za mkw., podczas gdy obecna sytuacja gospodarcza ustabilizuje się, będziesz mógł pomóc w utrzymaniu ponad 20 miejsc pracy, a także nie poniesiesz strat z powodu całkowitego braku płatności.”

Pamiętaj, że ważne jest, aby powtórzyć nie tylko prośbę, ale także korzyść, jaką można uzyskać z jej realizacji i nie musi ona być materialna. Wiele dużych firm chętnie występuje w roli sponsorów, inwestorów i angażuje się w działalność charytatywną.

Uważamy, że teraz, po przestudiowaniu procesu krok po kroku, nie będziesz miał pytania, jak napisać list motywacyjny. Wystarczy wziąć pod uwagę wszystkie zasady korespondencji biznesowej i pewne niuanse. Sugerujemy przestudiowanie również innego przykładu.

Przykład

Drogi Feliksie Pietrowiczu!

Państwa firma od kilku lat organizuje w przedsiębiorstwie szkolenia praktyczne dla studentów, pomagając im zastosować w praktyce wiedzę zdobytą na uczelni.

Jako kierownik działu HR jesteś osobą zainteresowaną pozyskaniem nowych pracowników, młodych, obiecujących inżynierów oraz wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Dziś zawód ten jest jednym z najbardziej poszukiwanych. Wielu uczniów chciałoby poznać jego możliwości, subtelności i znaczenie.

W związku z tym prosimy Państwa o zorganizowanie spotkania głównego inżyniera z kandydatami i studentami I-II roku w dniu 25 kwietnia o godzinie 17:00 w Państwa przedsiębiorstwie.

Mówiąc o zaletach i tajemnicach zawodu dzisiaj, kładziesz solidny fundament pod kształcenie specjalistów i profesjonalistów jutra. Być może za kilka lat któreś z nich wyniesie Twoje przedsiębiorstwo na nowy poziom rozwoju.

Z szacunkiem i wdzięcznością,

Rektor Uniwersytetu I.Zh.Bychkov

Po zapoznaniu się z informacjami o tym, jakie wymagania musi spełniać wniosek, wzorami i przykładami sformułowań, z łatwością poradzisz sobie z jego pisaniem w praktyce.

W ostatnich dziesięcioleciach stał się integralną częścią każdego obszaru biznesu. Oprócz sporządzania umów, aktów i załączników do nich specjaliści ds. dokumentów zajmują się sporządzaniem różnego rodzaju odwołań i pism. Na poziomie legislacyjnym zasady ich projektowania i ogólny szablon oczywiście nie są określone. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: „Jak poprawnie sporządzić ten lub inny dokument prawnie słaby, ale biznesowy?” Odpowiedź na to pytanie jest niezwykle prosta i sprowadza się do sporządzania takich dokumentów według ogólnie przyjętych standardów pracy biurowej.

Dzisiaj nasz zasób postanowił rozważyć zasady pisania oficjalnego pisma i cechy tego dokumentu. Poniżej znajdują się informacje dotyczące podsumowanego tematu oraz wzór samego artykułu.

Urzędowy lub jest jednym z podstawowych rodzajów dokumentów w zakresie pracy biurowej współczesnego biznesu. To uniwersalny sposób przekazywania informacji, realizowany w możliwie najprostszy sposób, ale z zachowaniem wszelkich zasad i przepisów relacji biznesowych.

Informacje podawane w oficjalnych pismach nie mają oczywiście charakteru rozrywkowego. Takie artykuły mogą mieć charakter zaproszeń, częściowo reklamowych, informacyjnych i innych, ale w żadnym wypadku rozrywkowych.

Istnieje wiele różnic pomiędzy listem oficjalnym a zwykłym. Najważniejszym z nich jest cel. Jeśli dokument biznesowy zawsze ma konkretny cel wysłania lub przekazania adresatowi, wówczas często używa się zwykłych listów do „komunikacji dla samej komunikacji”. Ponadto wiadomości biznesowe:

• nie są anonimowe – zawsze posiadają informacje o nadawcy i odbiorcy
• sporządzone w imieniu konkretnej osoby, organizacji lub stowarzyszenia przez nią reprezentowanego
• (jeżeli nadawca posiada pieczątkę)
• sporządzone według ogólnie przyjętych zasad pracy biurowej
• nie może być zabawne, jak wspomniano wcześniej

Opcjonalną, ale także powszechną różnicą między oficjalnym pismem a zwykłą wiadomością jest to, że ten pierwszy jest pisany na firmowym papierze firmowym. Takie podejście zapewnia adresowi najwyższy poziom solidności i ogólnie wskazuje jego status biznesowy.

Kilka słów o szczegółach i ogólnej zawartości dokumentu

Pisma urzędowe wydawane są z różnych powodów, w związku z czym ich treść jest w naturalny sposób zróżnicowana. Mimo to nie sposób odmówić ogólnej struktury przekazu biznesowego. To właśnie jest definiowane jako prawdziwe w dziedzinie pracy biurowej, nie podlega dyskusji i stanowi podstawowe wymagania dotyczące odpowiednich dokumentów. Typowe szczegóły oficjalnego pisma obejmują:

• pełna nazwa firmy wysyłającej lub imię i nazwisko konkretnego obywatela
• informacje o punkcie kontrolnym, punkcie kontrolnym i OKUD (dla organizacji)
• adres i wszystkie możliwe kontakty nadawcy
• podobne informacje o adresacie
• istotę przekazu
• data jego powstania
• i drukowanie (dla organizacji)

Ważny! Rodzaj dokumentów biznesowych, które dziś rozważamy, jest jednym z niewielu, które nie muszą zawierać tytułu. Brak tego ostatniego nie jest bynajmniej błędem, ale przestrzeganiem podstawowych standardów pracy biurowej.

Wskazane jest, aby samo pismo było wystawione na papierze firmowym, jeśli jego nadawcą jest firma. W przypadku agencji rządowych takie formularze mają wizerunek herbu, dla organizacji komercyjnych - ich godło.

1. Jasne i zrozumiałe dla odbiorcy.
2. Bez użycia wulgaryzmów, nie mówiąc już o obelgach i wulgaryzmach.
3. Rzetelnie, zwięźle i kompetentnie.

W zasadzie eksperci ds. dokumentów nie stawiają żadnych innych wymagań dotyczących pism urzędowych. Wystarczy przestrzegać wskazanych norm, zasad i ogólnej treści dokumentu.

Poniżej możesz pobrać wzór oficjalnego pisma do organizacji:

Rodzaje pism urzędowych

Pismo urzędowe to dość obszerna grupa dokumentów biznesowych. Do najczęściej używanych z nich zaliczają się:

• , odzwierciedlający chęć nadawcy zrobienia czegoś na korzyść adresata
• Listy z prośbą
• Upraszanie
• Zaproszenia na wydarzenia
• Zaproszenia do współpracy
• Papiery przypominające o czymś odbiorcy
• Oferty komercyjne
• Wymagania
• Instrukcje
• Listy reklamowe i informacyjne

Pod nazwą każdego rodzaju pisma urzędowego można zrozumieć jego ogólny cel i cel wysłania wiadomości. Jak pokazuje praktyka, przekazywanie różnego rodzaju żądań w środowisku biznesowym odbywa się z różnych powodów, a podana powyżej lista ich rodzajów nie jest ostateczna.

Cechy projektu i przekazywania wiadomości adresatowi

Na koniec dzisiejszego artykułu zwróćmy uwagę na przekazywanie pism urzędowych do Federacji Rosyjskiej. Przede wszystkim należy zauważyć, że głównym niuansem udanych relacji biznesowych jest kompetentne podejście do zarządzania nimi. W przypadku sporządzania odpowiednich dokumentów mówimy o ich:

• schludność
• pełna zgodność ze standardami biznesowymi
• celowość (wysłanie do kogoś oficjalnego pisma w formie spamu znacząco podważy autorytet nadawcy)

Ponadto wskazane jest niezwykle odpowiedzialne podejście do kompozycji przekazu. Tekst powinien być czytelny, zwięzły i zrozumiały. Stosowanie skomplikowanych struktur i terminów werbalnych jest niepożądane. Ogólny ton przemówienia powinien być utrzymany w granicach. Powściągliwość jest mile widziana, ale zażyłość nigdy nie jest.

Jeśli chodzi o przesyłanie listów biznesowych, nadawca nie ma żadnych ograniczeń. Możesz dostarczyć wiadomość do adresata:

• za pośrednictwem Internetu w formie elektronicznej
• przez mail
• kurierem lub nawet osobiście

Przekazywanie pism urzędowych to rozległa dziedzina. Wszyscy nadawcy będą mogli wybrać dogodną dla siebie wiadomość.

Na tym kończę najważniejsze postanowienia dotyczące tematu tego artykułu. Mamy nadzieję, że przedstawione informacje pomogły wszystkim czytelnikom zrozumieć istotę pism urzędowych w Federacji Rosyjskiej i zasady ich wykonywania.

Napisz swoje pytanie w poniższym formularzu

Zapewne każdy choć raz musiał zmierzyć się z koniecznością napisania listu biznesowego. Kompilując go, mimowolnie dochodzisz do wniosku, że nie jest to wcale łatwe. Istnieje wiele zasad i przepisów dotyczących pisania listów biznesowych, które musisz znać. W artykule szczegółowo opisano proces sporządzania dokumentu, przedstawiono przykłady pism biznesowych, omówiono ich rodzaje i konstrukcję.

Formularz

Gotowe formularze dodadzą solidności i wskażą rzetelność firmy. Zawierają niezbędne informacje o organizacji, takie jak:

• Nazwa.
• Adres.
• Numery telefonów kontaktowych.
• Strona internetowa.
• E-mail.
• Logo.
• Inne dane kontaktowe.

Nie ma ścisłych zasad dotyczących formularzy. Dlatego każda organizacja samodzielnie decyduje, jakie informacje w nich zawrzeć.

Jak poprawnie pisać listy biznesowe? Przygotowanie

Listy biznesowe są pisane i formatowane w określony sposób, z zastrzeżeniem nieodłącznych zasad i wymagań. W zależności od celu autor szczegółowo przemyśla treść, aby uzyskać wyliczony przez siebie wynik. Musi jasno zrozumieć, jakie informacje adresat już wie na temat tematu listu, na czym ma się oprzeć i co będzie w nim nowego. Argumenty zależą od celu, do jakiego dąży autor. Proces przygotowania listu biznesowego można podzielić na następujące etapy:

• Studiowanie problemu.
• Pisanie projektu listu.
• Jego zatwierdzenie.
• Podpisywanie.
• Rejestracja.
• Wysyłam do odbiorcy.

Struktura listów biznesowych

Tworząc list, należy nasycić go informacjami, czyli umieścić w nim wszystkie niezbędne informacje. Może być prosty lub złożony. Treść prostego listu w sposób jasny i zwięzły przekazuje informacje, które z reguły nie wymagają odpowiedzi ze strony odbiorcy. Złożony może składać się z kilku sekcji, punktów i akapitów. Każdy akapit przedstawia jeden aspekt informacji. Tego typu próbki listów biznesowych zazwyczaj składają się z części wprowadzającej, końcowej i końcowej.

Poniżej znajduje się przykład napisania listu biznesowego – jego część wprowadzająca.

W części zasadniczej opisano sytuacje i zdarzenia, przedstawiono ich analizę i dowody. To w tej części przekonują, że trzeba tak czy inaczej działać, udowadniać, jak było i informować o konieczności uczestniczenia w każdym wydarzeniu, podając różne argumenty.

Wniosek zawiera wnioski sformułowane w formie sugestii, próśb, przypomnień, odmów i tak dalej.

Przykład napisania listu biznesowego – jego ostatniej części – prezentujemy poniżej. To podsumowuje wymagania określone w głównym.

Wszystkie podawane informacje powinny być optymalnie spójne i zrozumiałe.

Każda litera zaczyna się od wyśrodkowanego adresu. Ta mała część jest niezwykle ważna. Wybierając go, autor musi wziąć pod uwagę:

• Stanowisko adresata.
• Charakter związku.
• Formalność.
• Etykieta.

Na końcu listu powinien znajdować się grzeczny formularz. Na przykład: „...wyrażam nadzieję na dalszą współpracę (dziękuję za zaproszenie)…” Po tych wyrażeniach następuje podpis autora.

Styl

Wszystkie listy muszą być pisane w oficjalnym stylu biznesowym, co oznacza użycie języka w oficjalnych stosunkach biznesowych. Cechy takiego języka powstają w następujących okolicznościach:

• Głównymi uczestnikami relacji biznesowych są osoby prawne, w imieniu których pisane są listy menedżerów i urzędników.
• Relacje w organizacjach są ściśle regulowane.
• Przedmiotem komunikacji jest działalność przedsiębiorstwa.
• Dokumenty zarządcze mają z reguły określonego adresata.
• Często w trakcie działalności organizacji dochodzi do podobnych sytuacji.

W związku z tym informacje zawarte w piśmie biznesowym powinny być:

• Oficjalny, bezosobowy, podkreślający dystans pomiędzy uczestnikami komunikacji.
• Adresowany, przeznaczony dla konkretnego adresata.
• Aktualne w chwili pisania tego tekstu.
• Rzetelny i bezstronny.
• Uzasadnione, aby nakłonić odbiorcę do wykonania dowolnej czynności.
• Kompletne do podejmowania decyzji.

Wymagania

List biznesowy musi spełniać następujące wymagania:

• Mowa jest ujednolicona na wszystkich poziomach – leksykalnym, morfologicznym i syntaktycznym. Zawiera wiele wyrażeń, terminów i formuł.
• Ton pisania jest neutralny, powściągliwy i surowy, bez użycia języka emocjonalnego i ekspresyjnego.
• Dokładność i przejrzystość tekstu, bez błędów logicznych, jasność i przemyślaność sformułowań.
• Zwięzłość i zwięzłość - bez użycia wyrażeń niosących dodatkowe znaczenie.
• Stosowanie formuł językowych powstałych w wyniku powtarzających się sytuacji.
• Użycie terminów, czyli słów lub wyrażeń zawierających specjalne pojęcia.
• Zastosowanie skrótów, które mogą być leksykalne (to znaczy słowa złożone utworzone przez usunięcie liter z części słów: LLC, GOST itd.) i graficzne (to znaczy oznaczenia słów w formie skróconej: grn, zh-d, itp.).
• Stosowanie konstrukcji w dopełniaczu i narzędniku.
• Wyrażenia zawierające rzeczowniki werbalne („zapewnić wsparcie” zamiast „wsparcie”).
• Używanie prostych, powszechnych zdań.

Powyższe próbki listów biznesowych pokazano w pełnej wersji (z treścią) poniżej. Informacje spełniają wszystkie wymogi oficjalnego stylu biznesowego.

Rodzaje listów biznesowych

List biznesowy najlepiej napisać w jednej konkretnej sprawie. Jeśli konieczne jest rozwiązanie kilku problemów jednocześnie, zaleca się sporządzenie kilku różnych opcji.

Listy biznesowe mogą mieć następującą treść:

• Towarzyszący. Takie pisma są zazwyczaj potrzebne, aby poinformować Cię, gdzie wysłać dokumenty.
  (Jak napisać list biznesowy? Przykładowy list motywacyjny pomoże tym, którzy muszą napisać tego typu dokument.)

• Gwarantowane. Mają one na celu potwierdzenie wszelkich obietnic lub warunków. Można na przykład zagwarantować zapłatę za pracę, czynsz, terminy dostaw itp.
• Dzięki. Ostatnio zaczęto je stosować szczególnie często. Takie listy świadczą o dobrym, partnerskim tonie. Mogą być wydawane na zwykłym papierze firmowym lub na kolorowym papierze z pięknym nadrukiem.
  (Jak napisać list biznesowy? Próbka odmiany z podziękowaniami jest sporządzana w dowolnej formie, w zależności od zadań, które rozwiązuje. W tym przypadku list wyraża swoją istotę w najkrótszej formie. Taka próbka, wykonana na kolorowym papierze z ozdobą, można powiesić na ścianie w pokoju firmowym na honorowym miejscu.)

• Informacyjne.
• Pouczający.
• Gratulacje.
• Reklama.

Są też litery:

• Propozycje współpracy. Dość powszechne w ostatnim czasie, wysyłane do organizacji, często mają charakter reklamowy, jak na przykład ta próbka. Pisanie listów handlowych jest dość trudne, trzeba wziąć pod uwagę wiele niuansów, aby zwrócić na siebie uwagę, a tym bardziej zainteresować. Jeśli jednak skomponujesz go według poniższego przykładu, ma to wszelkie szanse na sukces.

• Zaproszenia. Wysyłane są zaproszenia do udziału w różnych wydarzeniach. Adresowane są zazwyczaj do menadżera lub urzędnika, ale mogą być także skierowane do całego zespołu.
• Upraszanie.
• Uwagi.
• Prośby i wiele innych.

Jak napisać odpowiedź na list. Przykład

Odpowiedź należy rozpocząć od powtórzenia prośby zawartej w pierwszym piśmie. Następnie podawane są wyniki jego rozpatrzenia i wyrażana jest akceptacja lub powód odmowy. List z odpowiedzią biznesową może zawierać alternatywne rozwiązanie w stosunku do oczekiwanych informacji. Zazwyczaj spełnia następujące zasady:

• Dostępność linku do pierwszego listu i jego treści.
• Identyczne środki językowe.
• Porównywalny zakres i aspekty merytoryczne.
• Zgodność z określoną sekwencją.

Dekoracje

Oprócz stosowania firmowych papierów firmowych do listów biznesowych, przy ich projektowaniu należy wziąć pod uwagę inne subtelności. Są to szczegóły, zasady dotyczące skrótów, pisania adresów, nagłówków, długości tekstu, szerokości pól i inne.

Próbki listu biznesowego pomogą Ci go skomponować, biorąc pod uwagę wszystkie subtelności i niuanse. Korzystają z nich zarówno początkujący pracownicy biurowi, jak i doświadczeni pracownicy. Dzięki próbkom uczą się, jak poprawnie pisać listy i oszczędzają mnóstwo czasu.

próbujesz, piszesz, wybierasz niezbędne słowa - i wszystko jest bezużyteczne! Potencjalny partner lub inwestor nie otwiera Twojego listu biznesowego ani nie przegląda go, nawet nie zadawszy sobie trudu, aby odpowiedzieć. Typowa sytuacja? W naszym nowym artykule podpowiadamy, jak prawidłowo prowadzić korespondencję biznesową i co napisać w liście, aby został przeczytany do końca.

Dla kogo jest ten artykuł?

Od razu zauważmy: mówimy o e-mailach. Jeśli ktoś inny korzysta z poczty ślimakowej, zapewniamy, że zasady są takie same. W zasadzie wszystkie te zasady dotyczą mailingów zwykłych, o czym już pisaliśmy. Teraz mówimy konkretnie o korespondencji biznesowej. Jeśli ty:

• przedsiębiorca komunikujący się z osobami ważnymi dla biznesu;
• pracownik piszący do szefa lub przyszłego kierownictwa;
• osoba zainteresowana podstawami etykiety internetowej i psychologią człowieka - to śmiało przeczytaj, będzie ciekawie.

Cechy korespondencji biznesowej

• płynna, spokojna prezentacja – nie mylić z suchym, biurokratycznym językiem;
• komunikacja jest ściśle rzeczowa - aby przekazać adresatowi określone informacje;
• mała objętość - arkusz A4 w zupełności wystarczy;
• szacunek podporządkowania, brak zażyłości. W szczególnych przypadkach, gdy z adresatem listu biznesowego rozwija się nieformalna, nierobocza relacja, można oczywiście pominąć tę zasadę. Ale to już nie będzie list całkowicie biznesowy, ale przyjacielski, zgodzicie się?
• List napisany na papierze firmowym nadaje szczególnej wiarygodności. Musi zawierać logo i nazwę, szczegółowe informacje i dane kontaktowe oraz adres strony internetowej.

Rodzaje listów biznesowych

1. Informacje. Takie listy nie wymagają odpowiedzi – piszesz je, aby poinformować odbiorcę o jakiejś informacji. Przykładowo prowadzisz sklep internetowy i ogłaszasz, że jutro ostatni dzień obniżek. Albo że ceny się zmienią. Istnieje wiele rodzajów listów informacyjnych: mogą zawierać intencje, przypominać o ważnym wydarzeniu, potwierdzać dostawę i odbiór towaru i tak dalej.

2. Listy z prośbami. Jak często przedsiębiorcy, zwłaszcza początkujący, muszą je pisać! Są to apele do inwestorów z prośbą o sponsorowanie Twojego fajnego projektu, niezliczone oferty współpracy, różnego rodzaju prośby o zdobycie np. określonych informacji.

3. Listy pocztowe – coś, co czasami trzeba napisać po spotkaniu z adresatem. W tym liście przypomnij sobie główny temat spotkania, wyraź swój stosunek do niego, podkreśl, że chcesz kontynuować współpracę i zaproponuj swoją opcję co do terminu i miejsca kolejnego spotkania.

4. Gwarancja. Jeśli już zgodziłeś się na współpracę, wkrótce może zaistnieć potrzeba tego typu pism. W nich masz gwarancję, że wywiążesz się ze swoich obowiązków: wykonasz pracę na czas, zapłacisz za usługę, dostarczysz towar na czas i tak dalej.

5. Listy służbowe to te same, które codziennie wysyła i otrzymuje każda firma. Jest to korespondencja z partnerami i klientami: zawieranie umów, dyskusje i negocjacje, zapoznawanie się z cennikiem i katalogiem produktów, przypomnienia o spotkaniach - rutynowe procesy pracy.

6. Reklamacje - tak, tak to bywa. Pisze się je zazwyczaj wtedy, gdy jedna ze stron jest niezadowolona z działań drugiej. I nie tylko działania, ale obowiązki zapisane w umowie. Na przykład Vasya zawarła umowę z dostawcami towarów, a oni, takie rzodkiewki, stale opóźniają terminy. Albo kupił samochód, ale się zepsuł.

7. Listy niezwiązane z pracą to wiadomości niezwiązane bezpośrednio z Twoją działalnością. To gratulacje, podziękowania za pracę, a nawet kondolencje – w życiu wszystko się zdarza.

1. Nagłówek. Tworzenie nagłówków wiadomości e-mail to nauka. Więcej o tajnych technikach rozmawialiśmy w artykule. Krótko mówiąc, nagłówki listów biznesowych powinny być jak najbardziej przydatne dla adresata.

Prowokacje i humor raczej nie będą tu odpowiednie: piszemy do poważnych ludzi, pamiętasz? Jeśli lepiej poznasz tę osobę, możesz spróbować, ale na razie lepiej nie ryzykować.

1. Wstęp. Podobnie jak zwykły list, list biznesowy zaczyna się od wstępu lub preambuły. W nim witasz się i mówisz samą istotę, mięso. Oszczędzaj czas odbiorcy: od razu powiedz mu, czego od niego potrzebujesz. „Ja, Wasia Pupkin, wymyśliłam fajny startup z zakresu marketingu internetowego (budownictwo, uroda, przemysł, motoryzacja – w zależności od dziedziny Waszej działalności) i proszę Was o zapoznanie się z nim i wsparcie finansowe. Głównym błędem na tym etapie jest pozwolenie myślom błądzić, bełkotać i nie docierać do sedna sprawy.
2. Główna część Tutaj wszystko jest proste: szczegółowo mówisz, jaki jest Twój pomysł, przedstawiasz fakty i argumenty, które mogą zainteresować adresata. Jeśli wrócimy do Wasyi i jego startupu, wyjaśni, jaka jest jego istota, korzyści i korzyści dla ludzkości w ogóle, a dla adresata listu w szczególności. Przedstawi liczby i fakty, opinię grupy docelowej oraz opinię ekspertów. Wierzymy w Wasyę, da radę!
3. Najważniejsze. Jeśli zapytasz, zapytaj ponownie. Jeśli pytasz, zadaj pytanie jasno i konkretnie. Jeśli liczysz na współpracę, jeszcze raz jasno sformułuj swoją propozycję. A wszystko to w kilku linijkach.
4. Wniosek. Dziękujemy za uwagę i wyrażamy nadzieję, że odbiorca odpowie lub podejmie inne niezbędne działania. Użyj wezwania do działania, jak w sprzedaż tekstów Lub .
5. Prosimy o podanie swoich danych: imię i nazwisko, kontakty, nazwa organizacji i jej dane.
6. Załączone pliki. Często się o tym zapomina, ale na próżno. Wiele osób uważa, że ​​łatwiej jest ocenić informacje wizualne niż tylko litery i linie. Dołącz zdjęcia do listu, aby jak najpełniej zobrazować temat listu, dołącz niezbędne dokumenty, aby zapewnić adresata o swojej wypłacalności i powadze intencji.

Najczęstsze błędy w listach biznesowych

1. Nie mów cześć. Tak, tysiące grzecznych i kulturalnych ludzi z jakiegoś powodu zapomina się przywitać, zaczynając list od słów „Kochanie…”. Oczywiście miło jest być szanowanym, ale nikt nigdy nie odwołał prostego ludzkiego powitania.
2. Jak już powiedziano, aby szerzyć myśl, to znaczy myśl, wzdłuż drzewa. Jeśli skaczesz od rzeczy do rzeczy, naucz się formułować swoje myśli, a jeśli nie masz czasu, zatrudnij copywriterów i dziennikarzy - na pewno pomogą.
3. Mów martwym, suchym językiem. Zostaw to wszystko „uwzględniając”, „jeśli to możliwe” urzędnikom - w prawdziwym życiu nie wyrażasz się w ten sposób, więc dlaczego miałby to zrobić Twój adresat? Zlituj się nad tą osobą, pisz możliwie najprościej!
4. Jednocześnie nie popadaj w znajomość. W korespondencji biznesowej wyróżnia się dwa style: osobisty i formalny. Osobiście komunikujesz się w pierwszej osobie - to znaczy „Ja, Vasya Pupkin, oferuję ci…” W formalnych zaimkach osobowych z reguły zastępuje się neutralno-neutralnym „Firma Horns and Hoofs oferuje ci. ..” Który styl jest Ci bliższy i w jakim stopniu? koreluje z obszarem działania Twojego adresata – to zależy od Ciebie. Jeżeli Twój partner jest osobą młodą, nowoczesną, śmiało pisz w pierwszej osobie. Jeśli musisz porozumieć się z agencjami rządowymi lub organizacjami miejskimi, lepiej nie kusić losu i komunikować się neutralnie. Odpowiedzą Ci - muszą! - ale możesz zrobić negatywne wrażenie. Być istotnym.
5. Bądź bezpodstawny. Można sto razy powiedzieć, jaką lukratywną ofertę i fajny pomysł masz, ale jaki jest sens bez dowodu? Ludzie biznesu są przyzwyczajeni do operowania faktami, nie wierzą ładnym słowom i obrazom. Liczby, fakty, konkrety – to Twoja główna broń.
6. Nie marudź, ale kowal. Wyobraź sobie, że sam otrzymujesz list biznesowy od Wasyi Pupkin. Otwierasz, zaczynasz czytać, a tam... same pochwały dla Wasyi i jego produktu. Można by pomyśleć, że jestem szczęśliwy z powodu Wasyi, ale jakie to ma dla mnie znaczenie? Ale jeśli Vasya powie ci, jak może ci pomóc, jakie korzyści przyniesie i jak szybko zwróci się inwestycja, sytuacja stanie się interesująca.
7. Błędy, literówki, niechlujstwo (różne czcionki, brak spacji) - brak komentarzy.
8. Nadmierne używanie slangu. Nawet jeśli Ty i Twój odbiorca pracujecie w tej samej dziedzinie, używając specjalnego slangu zawodowego, używajcie ostrożnie określonych wyrażeń. Lepiej jak najmniej wstawić je do tekstu, rozszyfrować skróty, wyjaśnić znaczenie niektórych słów. A co jeśli Twój rozmówca ma 60 lat?
9. Niestosowność. Wciąż mamy nadzieję na Vasyę. Vasya jest mądry, nie będzie wysyłał ofert dotyczących swojego startu w branży motoryzacyjnej właścicielom salonów kosmetycznych. Ile razy Pet i Kohl popełniają taki błąd? Jak stworzyć bazę adresów do wysyłania ofert handlowych, dobrze opisano w artykule.

Jak tego nie robić i jak. Prawdziwy przykład

I oto jest - najważniejsze pytanie, na które odpowie teraz zbiorowy umysł. Redaktor Pavel Molyanov zorganizował niedawno konkurs wśród subskrybentów swojej grupy na VKontakte.