Aký je názov pozície v tendri. Úlohy, ktoré rieši tendrové oddelenie (oddelenie).

Špecializácia, ktorá sa stala žiadanou relatívne nedávno. Relevantnosť tejto profesie sa stala obzvlášť akútnou po vydaní osobitného zákona v Rusku, ktorý stanovuje povinné usporiadanie elektronických aukcií v prípade, že cena verejného obstarávania je vyššia ako 100 tisíc rubľov. Preto spoločnosti, ktoré budujú jasné strategické plány, určené na rýchle posilnenie ich úspešných pozícií na trhu, majú o kvalifikovaných manažérov výberových konaní mimoriadny záujem. Dnes v domácom vzdelávacom systéme neexistuje špeciálne úzke vzdelávanie tohto profilu. Pozíciu manažéra výberového konania preto obsadzujú špecialisti s vyšším ekonomickým vzdelaním.

Čo robí špecialista na výberové konania?

V súlade so špeciálnymi zadávacími podmienkami špecialista na výberové konania (manažér) pravidelne monitoruje platformy elektronického obchodovania s cieľom identifikovať otvorené výberové konania. Práce na vyhratom tendri sa dajú vykonávať pomerne dlho. Okrem vyplnenia prihlášky do výberového konania konateľ skontroluje a pripraví súťažnú dokumentáciu: štúdie, v prípade potreby vykoná zmeny.

Medzi povinnosti špecialistu na výberové konanie patrí uzatváranie zmlúv. Pred podpisom zmluvy vedie manažér diskusie a rokovania s klientmi. Komunikácia prebieha ako priamo v kancelárii, tak aj telefonicky. Schopnosť obchodného písania je veľmi dôležitá.

Vlastnosti a kvalifikácie potrebné pre manažéra verejnej súťaže

V prvom rade je potrebná odborná spôsobilosť. Okrem toho musí mať špecialista na výberové konanie analytické myslenie. Koniec koncov, dáva odhadovanú charakteristiku nadchádzajúcej aukcie a mieru účelnosti účasti na nich. Vaše závery musia byť podložené a vyargumentované.
Od tohto špecialistu sa vyžaduje nielen poznať zákony a predpisy týkajúce sa obchodných aktivít na území Ruskej federácie, ale aj základy judikatúry vo všeobecnosti.

Vyžaduje sa znalosť potrebných počítačových programov.

Spoločenská schopnosť, pracovitosť, presnosť sú vlastnosti potrebné pri korešpondencii s organizátormi súťaží, pri uzatváraní zmlúv a dohôd.

Efektivita konania, odolnosť voči stresu, flexibilita v rozhodovaní sú nevyhnutné, ak sa musíte osobne zúčastňovať aukcií ako zástupca spoločnosti, riešiť konfliktné a problémové situácie.

Vysokokvalifikovaný človek je schopný rýchlo dosiahnuť ciele stanovené pre firmu a prispieť k jej úspechu. Špecialisti na výberové konania preto dostávajú dobrý plat.

V roku 2005 bol prijatý federálny zákon č. 94, ktorý upravuje postup pri zadávaní štátnych a obecných zálohových objednávok na dodávky tovaru alebo služieb. Viedol k vzniku a dopytu po takejto profesii ako špecialista výberových konaní (inak sa nazýva aj špecialista na výberové konania, manažér výberových konaní, manažér výberových konaní, aukcie alebo výberové konania), ktorého hlavnou zodpovednosťou je spracovávať prihlášky do rôznych výberových konaní. Aké požiadavky kladú zamestnávatelia na kandidátov na takúto pozíciu, ako aj aké ďalšie povinnosti im pripadajú, sú uvedené nižšie.

Všeobecné informácie o manažérovi výberového konania

Manažér výberového konania je odborník najímaný a odvolávaný príslušnými príkazmi manažéra hospodárskeho subjektu na návrh vedúceho oddelenia v súlade s požiadavkami Zákonníka práce Ruskej federácie. Je podriadený vedúcemu oddelenia. V prípade neprítomnosti vedúceho výberového konania na pracovisku sú jeho povinnosti delegované na inú osobu určenú príkazom vedenia, ktorá získa príslušné práva.

Hlavné požiadavky na uchádzača o túto pozíciu sú často dve:

1. vyššie právnické alebo ekonomické vzdelanie, dostupnosť ďalšieho vzdelávania;

V skutočnosti neexistujú žiadne vyššie vzdelávacie inštitúcie, ktoré by vyučovali túto špecializáciu.

1. pracovné skúsenosti na podobnej pozícii minimálne 1-2 roky, z čoho vyplýva nahromadená skúsenosť s účasťou na podujatiach pre výber dodávateľov (súťaže, aukcie a pod.).

Okrem toho je dôležité vedieť:

• normatívne akty rôznych úrovní, metodické odporúčania pre prácu s ponukami (najmä ustanovenia spolkového zákona č. 44, prijatého v roku 2013 namiesto spolkového zákona č. 94, ako aj spolkového zákona č. 223);
• platformy pre výberové konania, verejnú súťaž, elektronické aukcie;
• pravidlá odpovedania na žiadosti o cenové ponuky, ponuky;
• metódy interakcie s médiami;
• nuansy cenovej a cenovej politiky;
• spôsoby propagácie tovaru, ktorého je zástupcom, na obchodnom a štátnom trhu;
• hlavné charakteristiky a vlastnosti propagovaného tovaru, podmienky jeho skladovania a prepravy;
• základy účtovníctva a výkazníctva o realizácii marketingových a predajných plánov, ako aj kancelárskej práce;
• postup poskytovania potrebných balíkov dokumentov na účasť vo výberových konaniach;
• postup pri zabezpečovaní ochrany práv a záujmov účastníkov výberových konaní a aukcií, nuansy odvolacieho konania;
• , pravidlá ;
• normy obchodnej etikety a obchodnej korešpondencie, telefonické rozhovory;
• základné počítačové programy (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• pravidlá používania počítačov a kancelárskeho vybavenia;
• základy systematizácie informácií (napríklad udržiavanie databáz).

Tender špecialista pôsobí v rámci:

• legislatívne normy, metodické materiály upravujúce problematiku fungovania v tendrovej sfére;
• zákonné ustanovenia;
• predpisy o oddelení;
• administratívne pokyny a príkazy;
• PWTR;
• ustanovenia

Pracovné povinnosti špecialistu na výberové konania

Pracovná náplň špecialistu výberového konania obsahuje hlavné povinnosti zamestnanca, ktoré musí vykonávať v pracovnom čase. tie obsahujú:

Práva vedúceho výberového konania

Okrem povinností má špecialista na výberové konania garantované práva na federálnej a miestnej úrovni. Najmä môže:

Zodpovednosť manažéra výberového konania

V rámci domácej pracovnej, občianskej, trestnej a správnej legislatívy je tento zamestnanec zodpovedný za:

• nečestné plnenie svojich povinností;
• ignorovanie pravidiel upravujúcich činnosť subjektu (najmä ochrana a bezpečnosť práce) a ustanovenia, príkazy vedenia;
• nesprávne postúpenie prípadov pri prepustení;
• páchanie priestupkov na pracovisku vrátane tých, ktoré spôsobili poškodenie majetku alebo obchodnej povesti organizácie (najmä prezradenie obchodného tajomstva a iných druhov dôverných informácií).

Moderný špecialista na výberové konanie je veľmi užitočná osoba, ktorej práca je potrebná v absolútne každej spoločnosti. Poskytuje možnosť zúčastniť sa čo najúspešnejších tendrov, patrične sa radovať a posúvať sa stále ďalej. Treba poznamenať, že práca takéhoto zamestnanca je pomerne zložitá a zároveň najzodpovednejšia. Výhodou je, že je žiadaný špecialista na prácu na diaľku v tendroch.

Od špecialistu v tomto smere sú potrebné rozsiahle znalosti a nebude zbytočné mať rozsiahle skúsenosti v tejto oblasti činnosti. Neúspech práce tohto profesionála bude nepochybne dosť ťažkou ranou pre každú firmu, keďže ide o ušlý zisk, ale aj vyhodené peniaze a námahu. Systematické porušovanie pridelených povinností môže navyše viesť k tomu, že organizácia sa už nebude môcť zúčastniť.

Zodpovednosti špecialistu výberového konania

Náplň práce špecialistu na tendre a elektronické obchodovanie predpokladá, že zamestnanec musí mať nevyhnutne výlučne vyššie vzdelanie. Vymenovanie do tejto funkcie a odvolanie z nej sa vykonáva výlučne na základe príkazu generálneho riaditeľa spoločnosti. Rozprávanie o faktoroch ako napr povinnosti uchádzača, môžete si všimnúť:

Vykonávanie monitorovania internetových stránok, obchodných platforiem, ako aj obchodných a vládnych tendrov a súťaží;

Posúdenie celkovej ekonomickej realizovateľnosti účasti v určitých. Na základe získaných výsledkov je potrebné pripraviť podklady určené na rozhodovanie o účasti na obchodných procesoch;

Vyžaduje sa dôležité, jeho základné požiadavky sú starostlivo preštudované. V prípade potreby môžete požiadať o vysvetlenia, ako aj zohľadniť všetky zmeny v hlavnej súťažnej dokumentácii;

Rýchla príprava potrebných dokumentov;

Je dôležité komunikovať s manažérmi, ako aj vedúcimi vedúcimi oddelení o všeobecných špecifikách a formovaní hodnoty produktov;

Analýza technickej časti prijatých žiadostí pre úplný súlad s modernou platnou legislatívou;

Konkurenčné prihlášky sa spracúvajú;

Vyžaduje sa vedenie korešpondencie a rokovania s tými, ktorí sa podieľajú na organizácii súťaží;

V rovnakom čase by sa malo realizovať niekoľko projektov;

Všetky potrebné informácie týkajúce sa dodacích podmienok a certifikátov musia byť poskytnuté včas.

Okrem toho sa moderný špecialista na výberové konania profesionálne venuje výrobe prísne v záujme spoločnosti. Budete sa tiež musieť podieľať na vyhľadávaní, organizovaní a vykonávaní rôznych obchodných procesov.

Vlastnosti popisu práce

Všetky moderné pomerne veľké spoločnosti, ktoré nakupujú tovar na trhu čo najorganizovanejšie, ako aj obľúbené služby, sa vážne snažia vybrať také ponuky, ktoré sú optimálne z hľadiska ceny a kvality. Podstatu takejto činnosti prísne upravuje osobitný predpis o všeobecnej organizácii.

Popis práce špecialistu na výberové konania sa podieľajú na vývoji možností na prijatie konkrétnej ponuky:

Otvorené obchodné procesy;

Žiadosti, teda ponuky;

Aukcie smerom nadol uskutočnené na internete.

Najjednoduchšie indikácie sa zvyčajne tvoria výlučne pre najnovší pohľad. Hlavným predmetom aukcie je výlučne štandardizovaný výrobok, jeho celková kvalita je predurčená požiadavkami GOST. Čo sa týka konkurencie, týka sa to len nákladov. Za víťaza výberového konania sa zvyčajne považuje dodávateľ, ktorý v stanovenom období ponúkol najnižšiu cenu. Reguláciu všetkých takýchto procesov má na starosti spravidla profesionálny manažér výberového konania.

Ak si chcete nájsť prácu v tejto špecializácii, mali by ste správne vyplniť žiadosť o zamestnanie. vzorový životopis pre uchádzača odráža všetko, čo si vyžaduje pozornosť.

Potreba špecialistov na výberové konania

Špecialista na výberové konanie je relatívne mladá profesia, ktorá sa stala pomerne žiadanou a populárnou vďaka vzniku a rozvoju moderných elektronických aukcií. Bez práce tohto profesionála sa žiadna firma nebude môcť plnohodnotne zúčastniť ziskového výberového konania.

Činnosť tohto zamestnanca je užitočná a veľmi potrebná. Ide o špecialistu, ktorý má priamy vplyv na celkový rozvoj podniku. Práca na takomto pláne je zodpovedná, zložitá, vyžaduje si určité zručnosti, rozsiahle znalosti, ako aj seriózne skúsenosti s predajom. Presne z tohto dôvodu životopis špecialistu na výberové konania zvážiť s maximálnou starostlivosťou.

04.05.2019

POPIS PRÁCE

TENDER SPECIALISTA

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Tendrový špecialista patrí do kategórie profesionálov.

1.2. Do funkcie špecialistu výberového konania je vymenovaná osoba s vyšším odborným vzdelaním.

1.3. Špecialista výberového konania je do funkcie menovaný a z nej odvolaný príkazom generálneho riaditeľa organizácie.

1.4. Uchádzač by mal vedieť:

§ federálne zákony a iné legislatívne akty, metodické materiály o účasti vo výberových konaniach;

§ základné princípy a metódy propagácie prezentovaných produktov na komunálnych a rozpočtových trhoch;

§ špecifiká propagácie produktov na komerčnom trhu;

§ platformy pre výberové konania, verejnú súťaž, elektronické aukcie;

§ Pravidlá pre odpovedanie na žiadosti o cenové ponuky, ponuky

§ Metódy práce s médiami;

§ základné technologické a konštrukčné vlastnosti a spotrebiteľské vlastnosti predávaných výrobkov;

§ Základy cenovej a cenovej politiky;

§ Podmienky dodania, skladovania a prepravy produktov;

§ metódy organizácie účtovníctva a výkazníctva o realizácii plánov predaja a predaji produktov;

§ Postup pri zabezpečovaní organizačných, administratívnych a iných dokladov pre účasť na súťažiach;

§ Vnútorný pracovný poriadok;

§ Pravidlá a normy ochrany práce;

§ Etika obchodnej komunikácie.

1.5. Špecialista na výberové konanie sa pri svojej činnosti riadi týmto popisom práce.

1.6. Tender špecialista je priamo podriadený generálnemu riaditeľovi.

1.7. V čase neprítomnosti špecialistu výberového konania vykonáva jeho úlohy osoba určená príkazom generálneho riaditeľa. Táto osoba získava príslušné práva a zodpovedá v súlade s týmto pokynom.

PRACOVNÉ POVINNOSTI

1.8. Monitorujte špecializované stránky, obchodné platformy pre vyhlasovanie štátnych a komerčných otvorených súťaží, tendrov, elektronických aukcií.

1.9. Vyhodnotiť ekonomickú realizovateľnosť účasti v aukcii, na základe výsledkov pripraviť informácie a podklady pre rozhodnutie o účasti v aukcii.

1.10. Vyžiadajte si potrebnú súťažnú dokumentáciu, preštudujte si jej náležitosti. V prípade potreby požiadajte o vysvetlenie a zohľadnite zmeny v súťažných podkladoch.

1.11. Okamžite pripravte kompletný balík dokumentov.

1.12. Komunikujte s manažérmi a vedúcimi oddelení o špecifikách a cenách ponúkaných produktov a technickej časti aplikácií.

1.13. Analyzovať technickú časť žiadostí z hľadiska súladu s platnou legislatívou (FZ-94).

1.14. Odošlite konkurenčné ponuky.

1.15. Rokovať a korešpondovať s organizátormi súťaží.

1.16. Spravujte viacero projektov súčasne.

1.17. Poskytnite včas všetky potrebné informácie o dodacích podmienkach, zárukách, certifikátoch.

1.18. Uzatvárať dohody, zmluvy.

1.19. Ak je to potrebné, zúčastňujte sa aukcií v mene spoločnosti, pri otváraní žiadostí vypracovávajte sťažnosti na Federálnu protimonopolnú službu Ruska a jej územné orgány, zastupujte záujmy spoločnosti pri posudzovaní týchto sťažností.

1.20. Ak je to potrebné, sledujte vrátenie prostriedkov uložených ako zábezpeka ponuky.

1.21. Udržujte predpísané výkazníctvo.

Špecialista výberového konania má právo:

2.1. Vyžiadať si od vedúcich štrukturálnych divízií spoločnosti, špecialistov a ostatných zamestnancov informácie a dokumenty potrebné na plnenie svojich povinností.

2.2. V nevyhnutných prípadoch zastupovať organizáciu vo vzťahoch s inými organizáciami s cieľom promptne riešiť otázky výrobných a ekonomických činností, ktoré sú v jej kompetencii.

4. ZODPOVEDNOSŤ

4.1 Za neplnenie alebo nesprávne plnenie svojich povinností stanovených týmto Pokynom - v súlade s platnou pracovnoprávnou legislatívou.

4.2.Za priestupky spáchané počas doby jej činnosti - v súlade s platnou občianskou, správnou a trestnou legislatívou.

4.3.Za spôsobenie vecnej škody - v súlade s platnou legislatívou.

5. ĎALŠIE PODMIENKY

5.1. Tento popis práce je oznámený špecialistovi výberového konania proti prijatiu. Jedno vyhotovenie poučenia sa uchováva v osobnom spise zamestnanca.

Oboznámený s pokynmi

a zaväzujem sa dodržiavať: _______________________________________

Tendrové oddelenie je efektívnym nástrojom pre tendrový predaj najmä v nestabilnej ekonomickej situácii. Navyše, každá spoločnosť skôr či neskôr čelí potrebe rozšíriť možnosti marketingu svojich produktov/služieb. Efektívnym nástrojom na rozšírenie predajných kanálov je rozvoj smerovania tendra. Účasť na výberových konaniach a v prípade víťazstva uzatváranie zmlúv so štátnymi a komerčnými dodávateľmi.

Mimoriadny význam má vývoj smerovania tendra a oddelenia tendra najmä v čase krízy, keď obchodné spoločnosti výrazne znižujú svoje rozpočty alebo úplne odmietajú uzatvárať zmluvy v mnohých nepodstatných oblastiach. Štát aj v čase krízy nakupuje a bude nakupovať práce, tovary a služby potrebné pre normálne fungovanie celej krajiny. Štát je navyše spoľahlivým klientom, ktorý platí účty.

Oddelenie výberových konaní: úlohy

Hlavné úlohy oddelenia tendra, ktoré stojí za to zdôrazniť, sú:
Zabezpečenie účasti spoločnosti vo výberových konaniach
podieľanie sa na tvorbe a udržiavaní imidžu spoločnosti
získavanie nových zákaziek prostredníctvom systému výberových konaní a získavanie nových zákazníkov, ako aj udržanie / návrat starých zákazníkov

Predpokladom efektívnej činnosti v tomto smere je vytvorenie výberového oddelenia s kvalifikovanými odborníkmi motivovanými k výsledkom. O tom sa bude diskutovať v článku.

Typická organizačná štruktúra oddelenia výberového konania

Pozrime sa na typickú štruktúru výberového oddelenia. Okamžite urobím výhradu, že štruktúra, ktorú zvážime, je typická. Vo veľkých spoločnostiach môžu byť zodpovednosti pridelené samostatnému špecialistovi, v malých spoločnostiach môže byť zodpovednosť celého tendrového oddelenia prerozdelená medzi jedného alebo dvoch zamestnancov.
Vedúci oddelenia výberových konaní
Zástupca manažéra / hlavný špecialista
manažér /
Zástupca manažéra / sekretárka

Schéma podriadenosti vyzerá takto:

Rozdelenie povinností zamestnancov oddelenia výberového konania a typické pracovné náplne

Jednou zo štandardných chýb, ku ktorým dochádza pri vytváraní a rozvoji oblasti tendra, je prerozdelenie funkcií a zodpovednosti za prípravu tendrov medzi špecialistov, ktorí sa tomu predtým nevenovali a nemajú v tejto oblasti dostatočné znalosti.

Napríklad právnik okrem základných funkcií dostáva aj vývoj smerovania výberových konaní. Nemusí to byť právnik, v niektorých spoločnostiach sú funkcie prípravy ponúk prenesené na sekretárku, asistenta manažéra alebo účtovníka. Ide o neefektívny prístup, ktorý v konečnom dôsledku ovplyvňuje výsledky práce v tendroch.

Efektívna účasť vo výberových konaniach si vyžaduje znalosti v tejto oblasti, ako aj skúsenosti. Najracionálnejším a najefektívnejším prístupom je vytvorenie výberového oddelenia, ktoré môže v počiatočnej fáze pozostávať z jedného špecialistu. Tento špecialista však musí byť vyškolený v oblasti výberových konaní a mať príslušné praktické skúsenosti. Činnosť odboru výberového konania by mala smerovať k dosiahnutiu jediného cieľa – efektívnej účasti spoločnosti vo výberových konaniach a získavania nových zákaziek pre spoločnosť prostredníctvom ponukového systému.

Typické je aj rozdelenie zodpovedností v rámci tendrového oddelenia, ktoré s vami zvážime, a môže sa líšiť v konkrétnej organizácii.

Vedúci oddelenia výberového konania:
2.1. Sleduje oznámenia o výberových konaniach v rôznych zdrojoch.
2.2. Účasť na aukcii koordinovať s riaditeľom Spoločnosti alebo vedúcimi oddelení na základe špecifík činnosti oddelení.
2.3. Analyzuje účasť konkurentov v aukcii a poskytuje informácie vedeniu oddelení potrebné na tvorbu finančných návrhov.
2.4. Podieľa sa na príprave žiadostí o objasnenie obstarávacej dokumentácie spolu s právnym oddelením;
2.5. Odpovedá na aktuálne otázky k príprave dokumentácie pre účasť na aukcii zástupcom rezortov a organizátorom výberového konania.
2.6. Plánuje činnosť zamestnancov oddelenia.
2.7. Kontroluje prípravu návrhov (finančných a technických) súťaží, odhadov a harmonogramov prác odbornými pracovníkmi Spoločnosti a určuje termíny odovzdania dokumentácie odborným pracovníkom Spoločnosti menovaným vedúcimi oddelení do výberového konania;
2.8. Kontroluje prípravu balíkov podkladov pre výberové konania pracovníkmi oddelení.
2.9. Podieľa sa na vypĺňaní formulárov dokumentov v súlade s dokumentáciou obstarávania;
2.10. Pripraví balík podkladov pre strategicky dôležité tendre v súlade s požiadavkami dokumentácie obstarávania.
2.11. Kontroluje zasielanie podkladov pre výberové konania;
2.12. Vyhotovuje účtovnú dokumentáciu a predkladá ju riaditeľovi spoločnosti.
2.13. V prípade výhry v aukcii poskytuje potrebné informácie pre uzatvorenie zmluvy zamestnancom Spoločnosti. Zodpovednosť za zmeny v kalendárnych plánoch, technických návrhoch atď., ktoré sú potrebné na uzavretie zmluvy, nesú špecialisti oddelení, ktoré vyhrali aukciu.
2.14. Informuje právne oddelenie o potrebe vystavenia bankových záruk a lehotách na predloženie dokladov.
2.15. Poskytuje účtovnému oddeleniu informácie potrebné na úhradu zabezpečenia žiadostí o účasť vo výberových konaniach a informácie o termínoch podávania platobných príkazov odboru výberových konaní.
2.16. Sleduje zmeny v legislatíve, právnom rámci prípravy súťažných podkladov, verejného obstarávania a oboznamuje s týmito informáciami pracovníkov rezortu.
2.17. Dohliada na činnosť podriadených, prijíma opatrenia na zabezpečenie ich dodržiavania pravidiel vnútorného pracovného poriadku.
2.18. Predkladá návrhy na povýšenie alebo uloženie trestov zamestnancom rezortu, prispieva k zvyšovaniu ich kvalifikácie.

Teraz budeme analyzovať typické povinnosti špecialistu na výberové konanie.

Špecialista na výberové konania:
2.1. Podieľa sa na monitorovaní vyhlásení výberových konaní v rôznych zdrojoch
2.2. Odpovedá na aktuálne otázky k príprave dokumentácie pre účasť na aukcii zástupcom rezortov a organizátorom výberového konania.
2.3. Pripraví balík dokumentov v súlade s požiadavkami súťažnej dokumentácie:
 vypracúva návrhy (finančné a technické) poskytované odbornými pracovníkmi útvaru v súlade s normami dokumentácie;
 požaduje finančné údaje a dokumenty o Spoločnosti od účtovného oddelenia;
 požaduje (v závislosti od požiadaviek obstarávacej dokumentácie) certifikáty od rôznych štátnych orgánov v rámci prípravy súťažných podkladov v oblasti svojej pôsobnosti;
 v zastúpení vedúceho oddelenia vypĺňa formuláre dokladov v súlade s dokumentáciou obstarávania;
 v mene vedúceho oddelenia zhromažďuje dokumenty (ustanovujúce dokumenty, preukazy, diplomy, osvedčenia odborníkov, kópie zmlúv, aktov atď.)
 naskenuje, fotokópie podkladov potrebných na prípravu prihlášky do výberového konania.
 organizuje notárske overenie dokumentov potrebných na prípravu balíka dokumentov do výberového konania
2.4. Špecialista súťaže vytvorí balík dokumentov zahrnutých do ponuky spôsobom určeným organizátorom obstarávania a v súlade s požiadavkami na dokumentáciu.
2.5. Organizuje zasielanie podkladov pre výberové konania a kontroluje ich príjem Zákazníkmi;
2.6. V prípade potreby výroby vykonáva kuriérske funkcie.
2.7. Štruktúruje informácie o aukciách na elektronických a papierových médiách.
2.8. V mene vedúceho oddelenia vyhotovuje listy, žiadosti a iné dokumenty.
2.9. Pripravuje odpovede na listy a otázky v oblasti svojej pôsobnosti
2.10. Plní pokyny vedúceho oddelenia v oblasti svojej pôsobnosti.

Oddelenie výberových konaní a riadenie procesov

Vedúci (vedúci) oddelenia výberového konania riadi proces vykonávaním plánovania, monitorovania, kontroly, analýzy a rozhodovania o riadení. V rôznych spoločnostiach môže byť výberové konanie a proces riadenia organizovaný rôznymi spôsobmi. Budeme však uvažovať o štandardnom variante, keď funkcie vedenia odboru tendra vykonáva vedúci oddelenia tendra.

Vedúci odboru výberového konania plánuje priebeh procesu podľa počtu odsúhlasených ponúk s použitím nasledujúcich informácií:
informácie o vyhlásených tendroch,
požiadavky organizátora obstarávania uvedené v súťažnej dokumentácii,
informácie o výsledkoch účasti na aukcii

Vedúci odboru výberového konania zafixuje výsledky plánovania v interných dokumentoch odboru. V praxi si môžete prípravu ponúk plánovať pomocou Excelu. To znamená, že si ponechajte tabuľku s informáciami o zákazníkovi, predmete nákupu, počiatočnej (maximálnej) cene, cene účastníka, termíne na akceptovanie dokumentov, načasovaní sčítania a ďalšie informácie, ktoré môžu byť užitočné pri práca. Túto tabuľku je možné použiť na podávanie správ manažmentu.

Alternatívou k tejto možnosti je podávanie správ v špecializovaných službách a programoch.

Tenderové oddelenie a technológia jeho práce

Pozrime sa na samotný proces výberového oddelenia vo firme dodávateľa a schému interakcie v rámci firmy.

Súťažné práce začínajú prijatím informácií o prebiehajúcich výberových konaniach v súlade s údajmi o potrebe poskytovania služieb prijatých od vedenia spoločnosti. To znamená, že špecialista na výberové konanie alebo vedúci oddelenia výberového konania najskôr vyhľadá ponuky s prihliadnutím na výberové kritériá: cenu, región, predmet výberového konania alebo iné informácie, ktoré pochádzajú od vedenia spoločnosti.

Proces končí za nasledujúcich podmienok:
získavanie informácií o výsledkoch obchodovania
sprostredkovanie informácií zainteresovaným stranám v rámci spoločnosti.

Informácie o výsledkoch sa zverejňujú v Jednotnom informačnom systéme, prípadne ak ide o obchodnú súťaž, informácie je možné získať ústne od objednávateľa alebo z webovej stránky objednávateľa. Prijaté informácie sa ďalej prenášajú na príslušné oddelenie prostredníctvom CRM systému, a to buď e-mailom alebo ústne. V prípade výhry sa dodatočne zasielajú informácie o dátume umiestnenia výsledkov aukcie, výške zmluvnej zábezpeky a podmienkach zmluvy. Zodpovedný špecialista na uzavretie zmluvy sa ďalej zaoberá vykonaním bankovej záruky a uzavretím zmluvy. V praxi sa často funkciami uzatvárania zmlúv poveruje podnikový právnik alebo špecialista na oddelení výberových konaní. Ak zmluvy uzatvára špecialista odboru výberového konania, proces sa končí uzavretím zmluvy so zákazníkom.

Nevyhnutnou podmienkou pre pokračovanie obchodného procesu tendrového oddelenia je včasná koordinácia ponuky s vedením, ktorá zahŕňa primárny výber, sekundárny výber a konečný výber ponúk. Vo fáze primárneho výberu manažér vyberá ponuky s prihliadnutím na kritériá ceny, regiónu, predmetu nákupu. Pri sekundárnom výbere sú vybrané nákupy analyzované vedúcim výberového oddelenia a vedúcimi odborných oddelení z hľadiska vhodnosti účasti. Analyzujú sa kritériá hodnotenia prihlášky, určuje sa účelnosť účasti s prihliadnutím na náklady na pracovné cesty a s prihliadnutím na možné zníženie cien konkurentov.

V záverečnej fáze špecialisti profilového oddelenia analyzujú technické požiadavky na nákup, termíny. Vedúci tendrového oddelenia analyzuje predchádzajúce nákupy zákazníka pre podobné nákupy, analyzuje ceny konkurentov a vypočíta prognózu možného zníženia ceny. S prihliadnutím na tieto faktory s konečnou platnosťou rozhoduje o vhodnosti účasti na aukcii vedenie príslušného oddelenia a v prípade potreby aj vedenie spoločnosti.

Oddelenie výberových konaní: hlavné etapy a princípy práce

Z hľadiska štrukturálnej výstavby je verejná súťaž systém postupných činností zameraných na splnenie vopred stanovených požiadaviek a potrieb spoločnosti, vrátane časových, nákladových a zdrojových obmedzení, s prihliadnutím na charakter a špecifiká práce pre konkrétnu službu.

Hlavné kroky procesu

• Sledovanie oznámení o ponukách v rôznych zdrojoch.
• Koordinácia s vedúcimi Spoločnosti, vedúcimi oddelení pre účasť na aukcii v súlade s politikou Spoločnosti a špecifikami činnosti divízií.
• Plánovanie prípravy dokumentácie pre účasť na aukcii v súlade s termínmi odovzdania dokladov.
• Vytvorenie balíka dokumentácie v súlade s požiadavkami a spôsobom určeným organizátorom aukcie.
• Kontrola zhody dokumentácie s požiadavkami.
• V prípade potreby oprava dokumentácie.
• Kontrola zmien pred odoslaním dokumentácie.
• Príprava balíka na odoslanie a odoslanie dokumentácie.
• Kontrola zasielania dokumentácie organizátorom aukcie.
• Sledovanie výsledkov účasti na aukcii.
• Prinášanie informácií o výsledkoch aukcie záujemcom v rámci spoločnosti.

Základné zásady vykonávania výberových konaní:
Dôslednosť– práca je organizovaná a vykonávaná v súlade s internými normami dokumentácie Spoločnosti as prihliadnutím na celý súbor požiadaviek na dokumentáciu.
Postupnosť - plánovanie a vykonávanie práce prebieha v prísnej postupnosti, v ktorej nasledujúce úlohy využívajú výsledky predchádzajúcich.
Relevantnosť- práce musia zodpovedať aktuálnym trendom a požiadavkám stanoveným v dokumentácii obstarávania a legislatívnych aktoch.
Efektívnosť- akákoľvek práca je zameraná na dosiahnutie konkrétneho výsledku, ktorý je zase povinnou súčasťou konečného výsledku.
Dôvernosť- všetky materiály prijaté v rámci spoločnosti ako súčasť práce, všetky medziprodukty a konečné výsledky v akomkoľvek formáte prezentácie sú majetkom spoločnosti a ich distribúcia alebo ďalšie použitie v akejkoľvek forme nie je povolené bez osobitného povolenia.

Poznámka: V prípadoch, keď máte podozrenie na bezúhonnosť zamestnancov organizátora výberového konania, napríklad ak existuje dôvod domnievať sa, že dôverné informácie s vašou cenovou ponukou môžu byť prezradené iným uchádzačom, odporúčame zabezpečiť doručenie návrhov na posledná chvíľa. Na poslednú chvíľu ide o podanie prihlášky niekoľko hodín pred termínom prijímania prihlášok, prípadne sa prihlásiť priamo pri otváraní obálok.

Zdroje informácií používané pri poskytovaní služby

• prvotné informácie prijaté od organizátorov výberových konaní (oznámenie na webovej stránke, oznámenie o zmenách podmienok výberového konania; podklady k účasti v výberovom konaní, plán obstarávania, protokol o posúdení a vyhodnotení)
• prvotné informácie získané od objednávateľa (v závislosti od podmienok obstarávacej dokumentácie: metodika, metodika, koncept, technický návrh, zoznam špecialistov, informácie o skúsenostiach, harmonogram, finančný návrh)
• vlastná informačná základňa (vzory dokumentov Spoločnosti, formuláre)

Ponukové práce a dokumentácia výsledkov

Dokumentácia prác na príprave dokumentácie uchádzača a jej výsledkov sa vykonáva pomocou vzorov dokumentov stanoveného vzoru (formát správy). Vo firme môže byť ako výkazový doklad akceptovaný napríklad formulár pripravený v Exceli. Taktiež informácie o pripravovaných tendroch, o výsledkoch práce tendrového oddelenia je možné evidovať v CRM systéme alebo iných špecializovaných programoch či službách, napríklad v službe Tenderplan.

Platobný a motivačný systém

Najpopulárnejšie platobné systémy v oblasti výberových konaní sú nasledovné:
1) platiť za výsledky
2) pevná platba

V prvom prípade firma motivuje zamestnancov oddelenia tendra k výsledkom, t.j. získanie nových zákaziek pre spoločnosť. V druhom prípade takáto motivácia vlastne absentuje.

Možné variácie systému „Platba za výsledky“:
1. Plat + percento vyhratých ponúk
2. Plat + fixný bonus podľa výkonu
3. Percento víťazných ponúk
4. Platba za každú prijatú prihlášku.
Najbežnejšie možnosti platby pre interných špecialistov na výberové konania sú prvá a druhá, pre špecialistov na diaľku možnosť 3 a 4. Možné sú aj variácie, keď napríklad nezávislá osoba pripraví iba prvú časť prihlášky do aukcie a ak je prihláška na prvú časť prijatá, dostane pevnú platbu. Druhú časť aplikácie pripravujú špecialisti zákazníka, ktorí dostávajú mzdu a percentá z vyhratých tendrov alebo mzdu a fixný bonus.
Nepochybnou výhodou tohto systému odmeňovania je motivácia ku konečnému výsledku. Záujem a výsledok pri takomto systéme odmeňovania je vyšší ako pri fixnom plate. Samozrejme za predpokladu, že plat nie je mizerný, ale trhový.

Teraz zvážime možnosti pevnej platby:
1. Fixný plat
2. Pevná platba za každú pripravenú žiadosť
V prvej možnosti sú možné aj rôzne variácie, napríklad keď sa k mzde pripočíta platba za spracovanie. V prípadoch, keď je objem pripravovaných tendrov veľký a je veľa vybavovania, potom môže byť významná aj výška platby za spracovanie.

Výhody a nevýhody podpory tendra

Firmy a podnikatelia, ktorí práve vstupujú na trh so štátnymi zákazkami, robia jednu častú chybu. Celé výberové smerovanie spoločnosti je kompletne outsourcované na spoločnosť, ktorá poskytuje podporu v oblasti výberových konaní. Hlavná a hlavná chyba je v tom, že žiadna iná spoločnosť ako vaša a žiadny špecialista okrem vášho zamestnanca sa o výsledok až tak nezaujíma.

Prvé mínus prilákanie outsourcingovej spoločnosti prostredníctvom výberových konaní je:
- slabý záujem o výsledok pracovníka, ktorý vám žiadosť pripraví. Ak aj zaplatíte slušný poplatok outsourcingovej spoločnosti, s najväčšou pravdepodobnosťou to neovplyvní výplatu konkrétneho zamestnanca, ktorý vám žiadosť pripraví.
Druhé mínus nie vždy ide o vysokú gramotnosť vo vašom predmete, tých zamestnancov outsourcingovej spoločnosti, ktorí pripravia žiadosť.
Tretie mínus je to slabá kontrola činnosti zamestnancov pripravujúcich výberové konania. Možno nie vždy presne viete a rozumiete tomu, či zamestnanec outsourcingovej spoločnosti pracuje na vašom tendri a v akom štádiu sa projekt nachádza.

Výsledkom je, že po zaplatení slušných peňazí za prácu sa môžete dostať do situácie, v ktorej nie je záujem o výsledok práce, umelec nie je vo vašom predmete vysoko profesionálny a neexistuje žiadna kontrola.

Preto sa dôrazne neodporúča udávať celý smer výberových konaní na outsourcing. Je možné a potrebné zapojiť outsourcingové spoločnosti na podporu tendrov a freelancerov, ale musíte delegovať len časť úloh a kontrolovať proces prípravy žiadostí.

To znamená, že vo firme potrebujeme špecialistu na výberové konania, ktorý by bol motivovaný k výsledkom v tendroch, niektoré funkcie vykonával sám osobne, niektoré delegoval. Napríklad prípravou prvých častí aukcií môže byť poverená eskortná spoločnosť tendra alebo freelancer. Hlavná vec je, že odborníci vo vašom odbore majú dostatočné praktické skúsenosti.

Delegovanie funkcií vyhľadávania ponúk sa dôrazne neodporúča, pretože na výber skutočne sľubných a zaujímavých nákupov na vašu tému musíte tejto téme hlboko porozumieť a byť schopní analyzovať a vypočítať vyhliadky na účasť. Špecialista, ktorý nerozumie vášmu predmetu, to nebude môcť robiť kvalitatívne.

Hlavnou výhodou najatia freelancera alebo spoločnosti na podporu tendra je skrátenie času na bežné operácie. Ušetrený čas je možné využiť racionálnejšie na dosiahnutie lepších výsledkov. Napríklad venujte viac času analytike. Taktiež je možné zvýšiť počet spracovaných a pripravených ponúk.