Справка см 7. Путевой лист строительной машины образец заполнения

Как правило, бухгалтер предпочитает ставить печать на все документы. На всякий случай. Хотя далеко не на всех бумагах обязательно должен стоять оттиск. На семинаре Александр Погребс подробно рассказал, когда закон требует проставить печать, а когда нет. Конспект подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера» .

Договоры с контрагентами

В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить. Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями. Или этого прямо не требует закон. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 160 ГК РФ.

Ну а если специальных требований к договору в законе или тексте самого соглашения нет, печать можно не проставлять. Согласны с такими доводами и судьи. Примеры тому - постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 марта 2009 г. по делу № А52-3612/2008 , ФАС Северо-Кавказского округа от 5 декабря 2012 г. № А32-37081/2011 и ФАС Поволжского округа от 10 августа 2012 г. № А12-16523/2011 . В них судьи сделали вывод: в общем случае печать компании - это всего лишь дополнительный, а не обязательный реквизит договора. А значит, и без оттиска соглашение считается заключенным. И такую сделку нельзя признать недействительной.

Так что если ваш контрагент передал вам договор без печати, не спешите возвращать его обратно. Сперва внимательно изучите текст соглашения. Если о печати в нем нет ни слова, то договор будет действительным и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи сторон сделки.

Ну а если вы все-таки хотите, чтобы в соглашениях с контрагентами обязательно стояли печати обеих сторон, достаточно прописать в них, к примеру, такую формулировку: «Настоящий договор и изменения к нему действительны только при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон». Тогда без печати точно не обойтись.

Когда еще на документах нужна печать компании

Первичные документы

Среди обязательных реквизитов первички, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, печати компании нет. Но это не значит, что на всех первичных документах можно обойтись без оттиска. Давайте разбираться подробнее.

Итак, с 1 января 2013 года компании в общем случае могут использовать собственные бланки первички, прописав это в учетной политике. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Поэтому если в формах документов, которые разработала или усовершенствовала и теперь использует ваша компания, нет поля для печати, ее оттиск на документе не нужен. Смело работайте без него.

А вот если вы пользуетесь типовыми бланками первички, в которых стоит пометка «М.П.», поставить печать придется. Иначе документ будет оформлен с нарушением. А значит, с его помощью не получится, к примеру, подтвердить расходы по налогу на прибыль.

ВОПРОС УЧАСТНИКА - Получили от контрагента товарную накладную без печати. Стоит ли вернуть документ, чтобы проставили оттиск?

- Все зависит от того, какая форма у этой накладной. Если ваш поставщик использует стандартный бланк № ТОРГ-12, который утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 , печать нужна. Ведь сам бланк содержит специально отведенное для оттиска место. Причем в документе должны быть две печати - продавца и покупателя.

А если вы с поставщиком договоритесь использовать самостоятельно разработанную накладную, где нет поля «М.П.», то печать не нужна.

А еще многие компании сейчас используют в работе УПД. Это удобно - одним документом можно и вычеты НДС подтвердить, и расходы обосновать. Напомню: рекомендованная форма УПД есть в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ . Так вот, в самом бланке место для оттиска предусмотрено (поле «М.П.»).

Однако в рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов универсального документа налоговики указали, что печать на бланке необязательна. Так что УПД без оттиска все равно можно принять к налоговому учету. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички. Ну и данные по НДС, если компания использует УПД со статусом 1 (в качестве и первички, и счета-фактуры).

Но если у вас есть возможность ставить печать с полным наименованием компании на УПД, удобнее это делать. Тогда не придется вручную заполнять строку 14 или 19.

ВОПРОС УЧАСТНИКА - А как быть с печатью на товарном чеке? Наш сотрудник принес чек, в котором не стоит печать продавца. Получится ли таким документом подтвердить расходы?

- Если в самой форме документа нет поля «М.П.», никаких проблем у вас не будет. Ведь форму товарного чека каждый продавец разрабатывает самостоятельно. Официального бланка нет. Представители Минфина России подчеркнули это в письме от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28 . Так что если места для оттиска в товарном чеке не предусмотрено, то печать на документе не нужна.

И еще один момент. Помимо той первички, которую компания может разработать самостоятельно, есть обязательные формы, отказаться от использования которых организация не может. Например, кассовые документы.

Так вот, обратите внимание, что на квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1) можно обойтись специальным штампом с отметкой «Оплачено». Его оттиск подтвердит, что кассовая операция проведена. Так сказано в пункте 3.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Ставить на приходнике главную печать компании закон не требует. Об этом часто забывают.

О том, может ли ООО работать без печати, стоит рассмотреть более подробно, ведь ФЗ №82 2015 года, оставит множество вопросов для представителей компаний. В частности, упомянутый закон снял обязательства с АО и ООО оформлять собственную печать. Инициаторы законопроекта в свое время уверили, что нововведение уменьшает срок регистрации компании и позволяет пройти бюрократические процедуры в течение одного дня. На самом деле, последствия такой инициативы многим организациям «вылезли боком». О чем идет речь, поговорим ниже.

Новые требования

Рассматривая законодательство 2018 года, и сравнивая его с прошлогодними законами, можно прийти к мнению об отсутствии больших различий. В основе лежит все тот же ФЗ №82, благодаря которому применение печати не является обязательным. Если ООО приняло соответствующее решение и не применяет оттиск в работе, это должно найти отражение в уставе организации.

Более точные ответы можно почерпнуть из серии приказов, которые выпущены в конце 2016-го Минтруда (номера 648, 588, а также 589). С их помощью удалось разъяснить ряд моментов, в том числе по отношению к документальной базе.

Рассмотрим ситуацию из реальной жизни. К примеру, ООО не применяет печать, но в определенный момент требуется оформление справки о доходах для начисления пособия работнику. В этом случае придется приложить бумаги, которые бы подтверждали права должностных лиц подписывать справку. Это может быть свидетельство о госрегистрации или паспорт физлица. Кроме того, при наличии запроса с ФСС может потребоваться предоставление этих же бумаг.

Благодаря приказам, удалось решить еще один важный нюансы — потребность в наличии печати на страницах трудовой книжки. Ранее Минтруда обязывало ставить оттиск даже в том случае, если компания не применяла такой инструмент в своей деятельности. С учетом имеющихся разъяснений печать должна предоставляться тем обществам, которые ее используют. В остальном правила и нормы для 2017 года остались без изменений.

Наши юристы знают ответ на ваш вопрос

или по телефону:

Особенности печати

В законе об ООО и АО четко оговариваются данные, которые должны быть отражены на печати организации. Сюда входит полное название общества, местонахождение (населенный пункт), а также действующая организационно-правовая форма. Название должно прописываться на русском или другом языке. Больше в законе никакой информации на этот счет не дается. По собственному желанию фирма вправе добавить ряд дополнительных данных — ИНН, ОГРН, КПП и другие.

В законе указан ее только перечень реквизитов, которые должны отражаться на оттиске, но и другие параметры, к примеру, размер печати. Вот почему специальные мастерские в процессе деятельности опираются на требование ГОСТ, которые применяются к печатям. На дополнительных оттисках может быть информация, в отношении какой службы или бумаг она применяется. Что касается формы, она бывает различной — круглой, прямоугольной, овальной и так далее.

Тонкости регистрации и применения

Ранее ООО должны были регистрировать печать в период создания компании, а также заниматься утверждением ее эскиза. Сегодня в этом нет необходимости, а подобные требования не описаны ни в каких законодательных актах. Это значит, что обществу не нужно получения уведомления или разрешения в государственных структурах о введении в действие печати.

Несмотря на определенные послабления, к применению оттиска нельзя относиться «спустя рукава», ведь это один из главных деловых элементов любой компании. Более того, государственные структуры рекомендуют создавать каждому ООО инструкцию о применении архивного дела и оборота документов с учетом ГОСТа.

В инструкции может быть отражена следующая информация:

• Список оттисков компании — главной и дополнительной, число экземпляров.
• Правила применения.
• Место для хранения.
• Перечень должностей, которые несут ответственность за сохранение печатей, а также имеют право их применения.
• Список бумаг, в которых обязательно наличие оттисков (главных и дополнительных).

Печати должны храниться и выдаваться другому лицу после внесения записи в журнал и под расписку. Если печать не применяется, ее необходимо запереть в специальный ящик.

Как отмечалось в начале статьи, с апреля 2015 года применение оттиска в работе компании перешло из категории обязательств в сектор права. С этого момента каждая организация может сама принимать решение о необходимости использования печати. Но в некоторых законах можно найти информацию, согласно которой применение оттиска является обязательным. Это касается РКО, БСО, а также ПКО.

В остальных бумагах, которые относятся к этой категории, в наличии оттиска нет необходимости. Главное, чтобы эта информация нашла отражение в уставе компании. Организация вправе ставить оттиск в наиболее важных бумагах — первичных документах, отчетности для ФНС, трудовых книжках персонала и прочих документах.

Отдельное внимание стоит уделять договорам. Если в соглашении, которое было оформлено ранее, было указано обязательное наличие печати, придется проставлять оттиск и в будущем или оформлять дополнительный договор, где этот пункт будет исключен.

Итоги

Если говорить в целом, отмена печати является больше плюсом, чем минусом для компании, ведь видна тенденция постепенного отхода от оформления документов. Современные технологии не стоят на месте, появляются новые варианты идентификации личности, а сам оборот бумаг постепенно переходит в электронный формат.

К примеру, при отправке отчетности в ФНС все чаще применяется цифровая подпись, а при рассмотрении дел в суде печать воспринимается с позиции дополнительного реквизита, а обязательств по установке оттиска нет. Кроме того, с 2013 года ООО получили право лично создавать бланки первичных документов, а единственным условием их применения стала фиксация в учетной политике.

Так что компании в начале деятельности стоит определиться, необходима печать или можно обойтись без ее применения. В последнем случае высок риск столкнуться с рядом сложностей, которых в последние годы становится все меньше.

Юридическая сила документа

На практике достаточно часто у работников кадровых служб возникает вопрос, какие же документы нужно утверждать печатью нанимателя.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

Наименование организации и (или) структурного подразделения;
- дата издания документа;
- регистрационный индекс;
- подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях»).

Подпись является обязательным реквизитом, удостоверяющим документ, а печать - дополнительным. Таким образом, при удостоверении подлинности документа он должен быть сначала подписан, а затем (при необходимости) - заверен печатью. На утверждаемых документах печать (при необходимости) проставляется после утверждения документа.

Реквизит «Печать»

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Существует 3 вида печати: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба РБ) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей должны быть закреплены в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством РБ. Информация об использовании и хранении печатей может быть закреплена в Инструкции по делопроизводству организации или Положении о кадровой службе.

Перечень документов, на которых проставляется печать, организация определяет самостоятельно, руководствуясь законодательством РБ.

Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях (для заверения подлинности копии), в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Пример

Директор института Подпись С.А. Сидоров
МП

ЭТО ВАЖНО! Обращаем внимание работников кадровой службы на тот факт, что примерная форма трудового договора, утвержденная постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155 (в ред. от 04.10.2010), содержит реквизит «Печать». В то же время примерная форма контракта, утвержденная постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180 (в ред. от 19.01.2012), реквизита «Печать» не содержит.

Записи в трудовой книжке работника, подлежащие удостоверению печатью

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки, содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя (часть вторая п. 18 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).

Кроме того, изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии, специальности производится нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату (п. 38 Инструкции № 30). Ссылку на соответствующий документ записывают на внутренней стороне обложки, заверяют подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Образец записи в трудовую книжку, которая заверяется печатью, смотрите в рубрике «Полезная документация» на стр. 25.

Изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном листе) трудовой книжки в случае получения работником новой профессии, специальности производят путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных.

Ссылки на документы, на основании которых были внесены корректирующие записи, записывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

При увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, следует заверять подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя (п. 45 Инструкции № 30).

В каких случаях нужно ставить печать на приказах

Печать на приказах организации не ставится, поскольку приказ является внутренним организационно-распорядительным документом (приказы о приеме на работу, приказы о предоставлении трудовых отпусков, приказы об увольнении). Копии приказов о приеме на работу и иные копии кадровых документов, исходящие документы требуют надлежащего заверения, поэтому на них необходимо проставлять печать.

Таким образом, можно сделать вывод, что удостоверению печатью подлежат копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации. Например, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т.п.

Наталия Владыко, юрист