Personel faaliyetleri örneği için sipariş kayıt günlüğü. Personel siparişlerinin kayıt günlüğü: bir kitap doldurma örneği, temel gereksinimlerin açıklaması ve faydalı ipuçları

Ana faaliyet için siparişlerin (talimatların) kaydı, kuruluşun iç belgelerine atıfta bulunur. Mülkiyet şekli ne olursa olsun, devlet organları, yerel yönetimler ve tüm kuruluşlar tarafından yapılmalıdır.

Kayıt defterleri ne içindir?

Bu tür defterlerin temel amacı, işletmenin tüm belge akışını kontrol etme yeteneğidir.

Ayrıca, düzenleyici kurumlar (vergi, Çalışma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Emekli Sandığı), kamu iktisadi teşebbüslerini ve devlet kurumlarını denetlerken, yürütülen ekonomik operasyonları ve bunların maliyetlerini haklı çıkarmak ve teyit etmek için belgeler talep edebilir. Dahili belgelerin doğru bakımı, müfettişlerle iletişimi büyük ölçüde kolaylaştıracaktır.

Kitapta kayıtlı yerel eylemler, kuruluşun tüm varlığı boyunca arşivde saklanır (25 Ağustos 2010 N 558 tarihli Rusya Kültür Bakanlığı Emri ile onaylanan Listenin 258. Maddesi).

Günlük tutmanın amaçları şunları içerir:

bu tür kayıtlı idari işlemlerin toplam sayısı hakkında bilgi edinme fırsatı;

istenen belgeyi hızlı bir şekilde arama yeteneği;

belgeye bağlayıcı bir belge statüsü vermek (işletmenin çalışanları ile anlaşmazlık olması durumunda güçlü bir argüman).

Makalenin sonunda, ana faaliyet için örnek bir sipariş kaydı indirebilirsiniz.

Dergide hangi yerel eylemler kayıtlıdır?

Kayıt, işletmenin hem idari hem de sıradan çalışanlarının tümü veya çoğu için belirli yerel normlar oluşturan emirlere tabidir. Bu tür düzenlemeler şunları yansıtabilir:

ekonomik faaliyet soruları;

planlama sistemi;

raporlama prosedürü ve yapısı;

bir satış stratejisi oluşturmak;

iş genişletme zorlukları.

Kayıtları kitapta yapılan tipik siparişler aşağıdakilerle ilgili olabilir:

bir yönetmenin atanması;

bir şubenin oluşturulması;

personel tanıtımı;

iş düzenlemelerinin onaylanması;

ticari sırların sağlanması;

iç denetimler ve sertifikalar vb.

Temel faaliyetler için örnek sipariş defteri

Form yasal olarak oluşturulmamıştır. Her kuruluş, faaliyetin özelliklerini dikkate alarak kitabın içeriğini ve şeklini geliştirme ve onaylama hakkına sahiptir. Ana faaliyet için örnek bir sipariş günlüğü sunuyoruz.

Piyasada bulunan standart kitap-dergileri de kullanabilirsiniz.

Uygulamada, günlük formunu doldurmak için standart bir prosedür geliştirilmiştir.

Kapakta, yapıldığı süreyi ve doldurmaktan sorumlu kişi hakkında bilgi belirtmelisiniz. Genellikle bu, personel departmanının bir çalışanı veya bir sekreter yardımcısıdır.

Belgenin seri numarası.

Kayıtlı belgenin tarihi, imzalandığı takvim tarihidir.

Kayıtlı yerel kanunun konusunun adı veya kısa içeriği.

Yürütme sorumlusu - siparişin yürütülmesini kontrol eden çalışanın tam adı.

Notlar - siparişin içeriği ve yürütülmesi hakkında çeşitli bilgiler.

Yönetimin görüşüne göre organizasyonda gerekli diğer sütunlar.

Kayıt için iki seçenek vardır: kağıt üzerinde veya elektronik biçimde. Seçenek seçimi en iyi şekilde yerel bir kanunla güvence altına alınır.

İç sipariş kayıt defteri manuel olarak tutuluyorsa, yevmiye defteri sayfalarının ilk sayfadan son sayfaya kadar sürekli numaralandırma yöntemiyle numaralandırılması ve kitabın tüm sayfalarının dikilmesi gerekir. Bellenimin arkasına bilgi içeren bir çıkartma yapıştırılmıştır: dikişli yaprak sayısı; pozisyon ve tam isim onu sürdürmekten sorumlu kişi (kuruluş başkanı veya idari belge tarafından atanan başka bir çalışan), sorumlu kişinin imzası, kuruluşun mührü (çıkartmanın en az üçte biri olmalıdır).

Dergi, özel programlar kullanılarak elektronik ortamda tutuluyorsa, kağıt üzerinde çoğaltılmasına gerek yoktur. Bu durumda yevmiye defterinin tutulmasından elektronik imza hakkına sahip olan kişi sorumludur.

Bir takvim yılı için siparişleri kaydetmek için kayıtları başlatmak uygundur. Buna göre, her yıl siparişlerin numaralandırılması baştan başlayan yeni bir defter düzenlenir.

Şunları içermemelidir:

düzeltmeler;

silmeler;

mantıksız üstü çizililer;

düzeltilmiş girişler;

sayfa numaralandırmada ara (yırtılmış sayfalar).

Gerekirse düzeltmeler dikkatli bir şekilde yapılmalıdır.

Ana faaliyet için sipariş günlüğü doldurma örneği böyle görünebilir.

Bu nedenle, kitaba kayıt, belgenin oluşturulması ve alınması gerçeğini düzelttiği için belgeye yasal güç verir. Belge kaydedilinceye kadar bir numara atanmamıştır, yürütülmüş sayılamaz.

Personel ve belgelerdeki düzenin herhangi bir işletmenin başarısının bileşenlerinden biri olduğu göz önüne alındığında, yerel düzenlemeleri kaydetme sistemi de dahil olmak üzere ofis çalışmalarının organizasyonu, başarıya giden yolda en önemli unsurlardan biri olarak adlandırılabilir ve finansal şirketin iyiliği.

Biçim: 210 x 288 (dikey)
64 sayfa, numaralandırılmış
Bağcıklı, mühürlü
Kapak: altın karton
Çıkarılabilir şeffaf PVC kapak

- çalışanların kabulü, transferi ve işten çıkarılması için siparişlerin yanı sıra raf ömrü olan diğer siparişleri kaydetmek için kullanılır 75 yaşında.

Derginin ana bölümünü doldurma örneği:

Dergi ek materyaller içerir:

Sadece, teşebbüsün ilk kişilerinin, tüzükte belirtilen yetkililerin (örneğin, genel müdür, baş muhasebeci, iç kontrol servisi başkanı) atanmasına ilişkin emirlerin verildiği belirtilmelidir. ana iş için siparişler ve personel tarafından değil.

Personel için belirli türdeki siparişlerin kaydı, personel kayıtları için Birleşik birincil muhasebe belgeleri formlarına uygun olarak gerçekleştirilir. Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 05.01.2004 tarih ve 1 No'lu Kararnamesi, aşağıdaki emirlerin biçimlerini birleştirdi:

Bir çalışanın işe alınması hakkında (Form T-1, T-1a)

Bir çalışanın başka bir işe transferinde (Form T-5, T-5a)

Bir çalışanla iş sözleşmesinin feshi (fesih) üzerine (işten çıkarma) (Form T-8, T-8 a)

Bir çalışanı iş gezisine gönderme hakkında (Form T-9, T-9a)

Bir çalışanın terfisinde (Form T-11, T-11a)

Birleşik formun numarasına “a” harfinin eklenmesi, bir idari işlemin (örneğin, işe alma) birkaç çalışan için geçerli olduğu personel siparişini belgelemek için tasarlandığı anlamına gelir. “a” harfi olmayan birleşik emir biçimleri, bireysel bir emir vermek için kullanılır (çalışan başına bir idari işlem).

Kayıt- kayıt formuna girerek, bir numara atayarak ve belgeyle ilgili temel verileri kaydederek belirli bir saatte (günde) bir belgenin oluşturulması veya alınması gerçeğinin onaylanması. Tanımdan da anlaşılacağı gibi, kayıtöncelikle belgeye yasal etki sağlar, çünkü yaratıldığı veya alındığı gerçeğini kaydeder. Belge tescil edilene kadar numarasını almamıştır, resmileştirilmemiştir ve olduğu gibi henüz mevcut değildir.

Personel için numaralandırma emirlerinin sırası düzenlenmemiştir. Federal Yürütme Makamlarındaki Evrak İşlerine İlişkin Standart Talimatlarda onaylanmıştır. 27 Kasım 2000 tarihli ve 68 sayılı Federal Arşiv'in emriyle, siparişlerin takvim yılı içinde yalnızca seri numaralandırma ile numaralandırıldığı belirtilmektedir; temel faaliyetler, personel ve siparişler için siparişler ayrı ayrı numaralandırılır (madde 4.1.3).

Lütfen Sanatın "e" paragrafına uygun olarak unutmayın. Kuruluşların faaliyetlerinde oluşturulan ve depolama sürelerini gösteren standart yönetim belgeleri listesinin 358'i onaylandı. Rosarkhiv 25.08.2010, için Personel siparişlerinin kayıt dergileri saklama süresi seti 75 yaşında.

Düzenleyici Malzemeler:

Personel sicillerinde aranan şartlar nelerdir ve bu şartlara göre dergi nasıl tasarlanmalıdır, videomuzu izleyin

75 yıllık raf ömrüne sahip personel için siparişlerin (talimatların) kayıt günlüğü

Personele (75 yıllık depolama) siparişlerin (siparişlerin) kayıt günlüğü, depolamayı kolaylaştırmak ve personel siparişlerini aramak için kuruluş tarafından tutulur. Bu belge, bir personel uzmanı veya büro işleri alanında uzman bir kişi tarafından doldurulur. Günlük, el yazısıyla veya elektronik ortamda tutulabilir..

Kuruluşta farklı depolama sürelerine sahip personel için siparişlerin (talimatların) kayıtlarının tutulması gerekir.

Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 N 558 sayılı kararına göre, personel için emir (talimat) kayıtları 75 ve 5 yıl süreyle tutulur.

75 yıllık sipariş kaydı günlükleri tutulur(siparişler) hakkında bilgiler de dahil olmak üzere personel hakkında:

kabul, nakil, birleştirme, nakil, işten çıkarma;

sertifika, ileri eğitim, unvanların verilmesi (rütbe);

isim değişikliği;

teşvik, ödüllendirme;

ücretler, ikramiyeler, çeşitli ödemeler;

zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşulları, ebeveyn izni, ücretsiz izin (ücretli) olan çalışanlar için her türlü tatil;

ana faaliyetin profilindeki görev;

zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşullarına sahip çalışanlar için uzun yurt içi ve yurt dışı iş gezileri, iş gezileri.

Personel için personel siparişlerinin (siparişlerinin) kaydı (75 yıllık depolama) tablo şeklinde ve genellikle içinde aşağıdaki veriler girilir:

siparişin seri numarası (kayıt numarası olarak da kullanılabilir);

sipariş türü (işten çıkarma, terfi başvurusu vb.);

siparişin veya siparişin imzalanma tarihi;

çalışanın pozisyonu, bölümü ve soyadı.

Personel siparişlerinin kayıt günlüğü

Personel siparişlerinin kayıt günlüğü- Kuruluş personeli için verilen tüm siparişlerin kaydedildiği bir dergidir.

Personel siparişlerinin kaydı, başın imzası ve kuruluşun mührü ile bağlanmalı, numaralandırılmalı ve mühürlenmelidir.

Personel emirlerinin kaydını tutan bir personel memuru, sütunları personel emir metinlerine göre doldurmalıdır.

Şu anda, personel için sipariş kaydının yasal olarak onaylanmış birleşik bir formu yoktur, bu nedenle kuruluşun herhangi bir biçimde bağımsız olarak geliştirme hakkı vardır.

Raf ömrü Personele ilişkin idari belgelerin kayıt defteri Sanat tarafından kurulmuştur. Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren tipik yönetim arşiv belgeleri listesinin 258 b (25 Ağustos 2010 tarihinde Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı tarafından onaylanmıştır) ve dır-dir 75 yaşında ve 5 yaşında.

Dergilerin farklı saklama sürelerine bağlı olarak, kuruluştaki personel siparişlerini kaydetmek için iki dergi olması önerilebilir.

bir dergide 75 yıllık raf ömrü ile

işe alma hakkında;

hareket hakkında;

kombinasyon hakkında;

başka bir işe geçişte;

işten çıkarılma (iş sözleşmesinin feshi);

sertifikalandırma, ileri eğitim, unvan verme (rütbe);

soyadı değiştirme hakkında;

teşvik, ödüllendirme hakkında;

ücret, ikramiye, çeşitli ödemeler;

zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşullarına sahip çalışanlar için her türlü tatil;

ebeveyn izninde;

bakım gerektirmeyen tatillerde (ücretler);

ana faaliyetin profiline göre görev başında;

uzun yurt içi ve yurt dışı iş gezileri hakkında;

zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşullarına sahip çalışanlar için iş gezilerinde.

başka bir dergide 5 yıl raf ömrü ile personel siparişleri aşağıdaki gibi kaydedilecektir:

disiplin cezaları hakkında;
yıllık ücretli tatiller hakkında;
eğitimle bağlantılı izin hakkında;
görev hakkında;
kısa süreli yurt içi ve yurt dışı iş gezilerinde.

Belki de personel emir ve talimat gruplarının kaydının daha kesirli bir bölümü. Bu durumda, ayrı gruplar seçilir ve ayrı kayıt dizileri (farklı günlükler) korunur.

Personel sipariş kaydının kurulması ve doldurulması için gereklilikler

Personel siparişlerinin kaydını tutarken bilmeniz gereken bazı gereksinimleri not edelim. Derginin ön yüzü, bakımının başlangıç ve bitiş tarihlerini, bu derginin (varsa) isimlendirmesine göre indeksini gösterir.

Personel sipariş kaydının ön yüzü

Derginin kapağında (ön veya arka), derginin her veya son sayfasında günlüğü tutmaktan sorumlu çalışan hakkında bilgi verilebilir:

Kayıttan sorumlu kişi:

__________________________ __________________________
pozisyon soyadı, adı, patronimik

Bunun için dergi sayfaları geri çekilme ve eklerden korunmalıdır:

dergi sayfaları numaralandırılmış, bağcıklı, mühürlü (mum, sakız) ve dergi, personel departmanı başkanı veya personel yönetimi organizasyonu başkan yardımcısı veya organizasyonun kendisi tarafından onaylanmıştır;

Derginin sayfaları sırayla numaralandırılır ve bağlanır, yaprak bağlama düğümünün son sayfasında personel departmanı veya organizasyonunun mührünün bir baskısı ile bir çıkartma yapılır. Aynı zamanda, son sayfada bir onay yazısı yapılır:

Numaralı, bağcıklı bu dergide

ve _______ yaprak ile mühürlenmiş

İnsan Kaynakları Başkanı

______________________ _____________________

"___" ______________20___

Dergilerde soyadı, adı, soyadı tam olarak belirtilmeli ve pozisyon, uzmanlık, meslek adı personel tablosuna göre belirtilmelidir.

Düzeltici araçlar kullanılarak önceden yapılmış girişlerin silinmesine, düzeltilmesine veya silinmesine izin verilmez.

Yine de düzeltme yapılması gerekiyorsa, daha önce yazılan metnin net bir şekilde okunabilmesi için hatalı yapılan veya yanlış girişler bir satırla çizilir. Aynı sütuna yeni bir giriş yapılır. Derginin bir “Not” sütunu varsa, içine aşağıdaki giriş yapılır:

____ sütununda düzeltildi

__________________ ______________________
(imza) (imza dökümü)

Dergide “Not” sütunu yoksa, hatalı girilen bilgilerin üzeri çizilmez ve altlarında çalışma kitabında olduğu gibi aynı işaret yapılır (“___ numaralı sütundaki ___ numaralı giriş geçersizdir”) ve yeni bilgiler belirtilir.

Dergi dahili bir belgedir ve personel departmanı başkanının ilgili emri olmadan personel departmanı dışındaki departmanların çalışanlarına devredilemez.

Kuruluşun bölüm başkanlarının veya diğer yetkililerin dergi ile tanışması, bakımından sorumlu kişinin huzurunda yapılmalıdır.

Personel dairesinde belirli bir düzende oluşturulan kayıtlar, alınan kararların zamanında ve doğruluğunu kontrol etmek, rapor hazırlamak, rapor hazırlamak ve personel çalışmalarını analiz etmek için daire başkanına sunulur.

Derginin muhafaza edilmesi sürecinde, bakımından sorumlu kişi tarafından tutulur. Dergi bittiğinde, ön kapakta ilgili bir giriş yapılır.

Şu anda personel siparişlerinin yasal olarak onaylanmış birleşik bir formu bulunmadığından, derginin yaklaşık bir formunu vereceğiz. Gerekirse, ek sütunlar ekleyebilir veya gereksiz olanları silebilirsiniz.

Sipariş numarası- kayıt sırasında belgeye atanan dijital ve/veya harf ataması (dizin).

Personel siparişlerini endeksleme kuralları kuruluşun kendisi tarafından geliştirilmiştir. Personel hizmetleri çalışmalarının pratiğinde, en büyük dağılımı alfasayısal indeksleme almıştır.

Büyük hacimli belgelerle, personelle çalışmanın çeşitli konularına ilişkin personel siparişleri, farklı indeksleme kullanılarak ayrı ayrı gruplandırılmalıdır. Örneğin: “k” (personel) veya l / s (personel tarafından) harfi, çalışanların iş gezilerindeki siparişler için personelin hareketine ilişkin siparişlerin seri numaralarına (işe alma, başka bir işe transfer, işten çıkarma) eklenir. - “km” , tatillerin sağlanmasında - “o”, teşvikte - “p”, disiplin cezalarında - “c” vb.

Siparişin veriliş tarihi baş veya yetkili kişi tarafından imzalandığındaki numaradır. Tarih sütun 3'e girilir (bkz. Ek).

4. sütunda Sipariş türü personel ile hangi konuda çalışma emri verildiğine dair bir kayıt yapılır (işe alma, işten çıkarma, transfer, bir sonraki tatil hakkında vb.).

Sütunlar 5, 6, 7, 8, siparişin verildiği çalışanla ilgili verileri içerir.

Siparişin özeti veya sipariş metninin başında yazılan başlığı dergide 10. sütuna yazılır (Ek'e bakınız).

10. sütunda Temel emrin verilmesine temel teşkil eden girişim belgesi belirtilir.

İşletmenin ofis işlerinde personel siparişlerinin kaydının tutulması

Personel belgeleri, çalışanın kesin ve doğru olmasını gerektirir. Belgeleri analiz etmek, siparişleri kaydetmek - tüm bunlar derin konsantrasyon ve yasal çerçeveye bağlılık gerektirir. Personel dokümantasyonu, tüm üretimin dayandığı temeldir.

Yukarıdakilerin tümü nedeniyle, personel kayıtları genellikle ilgili kuruluşlar tarafından sık sık gözden geçirilir. Personelle ilgili belgelerin ne ölçüde doğru düzenlendiği, yasal gücünü belirler.

Şirketin her çalışanı, personel belgelerinde ne kadar doğru bir şekilde çizildiğine doğrudan bağlıdır. Belgeler düzgün bir şekilde kaydedilinceye kadar, aslında mevcut değildir.

Yasal taraf

Personel siparişlerinin kaydı diğer benzer dergilere benzer

Personel departmanı çalışanları genellikle çeşitli siparişleri kaydettikleri bir dizi günlük tutmak zorundadır. Örneğin, bir dergide organizasyonun faaliyetleri siparişler halinde görüntülenir. Diğeri ise sadece personel siparişlerini içeriyor. Tatilleri veya işten çıkarmaları anlatan dergiler de var.

Genellikle, sipariş kayıt günlükleri, standart sütunların varlığı ile birbirine benzer. Bu sütunlar arasında gerektiğinde uygun çalışanlar tarafından doldurulacak yedekler bulunmalıdır.

Kanun, tüm kayıt dergileri için tek bir form sağlamamaktadır. Bu nedenle, aşağıda böyle bir dergi örneğimizi sunuyoruz. Ancak işletme, sipariş kayıt günlüğünün kendi formunu geliştirme hakkına sahiptir.

Düzenleme sırası

Şirketin faaliyeti, listesi Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 25.08.2018 tarihli emriyle onaylanan bir dizi belgenin oluşturulmasını içerir. 2010 No. 558. Bu düzenleyici belgenin temel hükmü, personel belgelerinin saklanması için son tarihlerin zorunlu varlığını öngörmektedir.

Örneğin, bir işletmenin çalışanları için çeşitli siparişlerin kayıtları iki dönem boyunca tutulmalıdır: 5 ve 75 yıl. 2 farklı terim olduğu için personel departmanının aynı anda 2 adet log tutması gerekmektedir.

Yasal çerçeve bu sırayı tanımlamadığından, emirler herhangi bir sıraya göre numaralandırılabilir. Aynı zamanda, Federal Arşivler tarafından onaylanmış bir Standart Kayıt Yönetimi Talimatı vardır (sipariş No. 68, 27/11/00), buna göre siparişlerin bir takvim yılı içinde numaralandırılması gerekir. Ayrıca, bu talimata göre, uzmanların işletmenin faaliyetlerine ilişkin siparişleri ve çalışanlara ilişkin siparişleri ayrı ayrı numaralandırmaları gerekmektedir.

Personel muhasebesi, belgeleri tutan uzmanlardan aşırı doğruluk gerektirir. Çeşitli sözleşmelerin (örneğin, iş sözleşmeleri) günlüğünü nasıl tutacağınızı bilmelisiniz. Üçlü temlik anlaşmalarına ihtiyaç varsa, genellikle bankacılık şirketleri ile yapılması gerekir.

Yönetime ihtiyaç var mı?

Günlükler 5 veya 75 yıl süreyle tutulur

Daha önce de söylediğimiz gibi, 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın emri, tüm faaliyetlerle ilgili olarak siparişlere ilişkin belgelerin kayıtlarının kayıtlarının tutulması gereken gerekli süreyi öngörmektedir. organizasyonun. Buna dayanarak, kayıt günlüklerinin zorunlu bakımı açık hale gelir.

Yazılı olarak mı elektronik olarak mı?

Kayıt elektronik ortamda tutulabilir. Yasal çerçeve, ek olarak uygulanmasıyla ilgili özel çekinceleri olan herhangi bir özel sipariş belgesi biçimi sağlamamaktadır. İkincisi ile, derginin donanım yazılımını, basılı bir sertifikayı veya numaralandırmayı kastediyoruz.

1C programında kayıt günlüklerinin oluşturulduğu durumlarda, siparişlerin numaralandırılması kendiliğinden gerçekleşir. Ve sonra açıklanan belgelerin yazılı olarak bakımı zorunlu değildir.

Sipariş kayıt dergilerinin çeşitleri ve örnekleri

Bugüne kadar, aşağıdaki kayıt dergileri listesi şirketler için geçerlidir:

çalışanların istihdamı, işten çıkarılması veya transferi;
çalışanların geçici olarak atanması hakkında;
tatil günlükleri;
disiplin cezaları veya teşvik tedbirleri hakkında.

Günlükle nasıl çalışılır

Birçok işletme uzun zamandır elektronik belgelere geçti.

Kayıt dergilerini koruma çalışmalarının ana aşamaları aşağıdaki gibidir:

ofis işlerinin yetkin inşaatı;
ekonomik ve idari bölümün faaliyetleri ile ilgili belgelerin korunması;
şirket belgelerinin güvenli bir şekilde saklanması.

Aslında, ofis çalışması süreci, organizasyonun çok sayıda uzmanının önemli bir rol oynadığı özenli bir iştir. Belge dolaşım süreci ve oluşumu, şirketin ofis yönetimi departmanının doğrudan sorumluluğundadır.

Ancak büro departmanı oldukça belirsiz bir kavramdır, çünkü görevleri genellikle ya genel hizmet tarafından yerine getirilir ya da işletmenin büyüklüğüne bağlı olarak ofise atanır.

Organizasyon büyük değilse, ofis işleri genellikle sekreterin sorumluluğundadır. İşin en başında, uzman belgelerle çalışmak için genel talimatlar geliştirmelidir. Geliştirilen talimatları resmi olarak belgelemek en iyisidir.

Şu anda, çoğu zaman işletme kendi başına belgelerle çalışma geliştirmektedir. Bu nedenle, yasal düzenlemeler büro işleri için prosedürü belirlemez, ancak doğası gereği sadece tavsiye niteliğindedir.

İş akışı sürecinin optimal oluşumu için aşağıdaki ana belgelere sahip olmalısınız:

ofis işleri için talimatlar. Bu belge yerel bir kanundur. Kuruluş içinde yer alan belgelerle ilgili tüm çalışma sırasını yansıtır. Şirketin şu anda belgeleri işlemek için hazır kuralları yoksa, talimat yazmak alaka düzeyini kaybeder. Daha sonra mevcut hükümlerin süresiz olarak kullanılması uygundur.
vaka isimlendirmesi. Gerekli organize edilmiş belge listesi, saklanması gereken belirlenmiş son tarihlerini içerir. Daha sonraki hareketi belirlemek gerekir (arşive transfer veya elden çıkarma).

Lütfen derginin işletmenin çalışanları ile ilgili emirleri içerdiğini unutmayın. Kayıt dergisinin başlık sayfasında bu derginin tam adı tam olarak belirtilmelidir. Böyle bir isim sadece büyük harflerle yazılmalıdır. Belgenin adının ardından kuruluşun tam adı gelmelidir.

Kuruluş büyükse, kayıtların sayısı, kayıt tutma sürecine dahil olan servislerin veya departmanların sayısına karşılık gelmelidir. Kayıt günlüğünün kayıt tarihi de başlık sayfasında belirtilmelidir.

Dergi, firma yönetimi tarafından dikilmeli, numaralandırılmalı ve imzaya ve mühüre verilmelidir. Sipariş belgelerinin numaralı bir mühürle mühürlenmesi özellikle iyidir (numarasının dergiye girilmemesi durumunda mühürün geçerli sayılmayacağına lütfen dikkat edin).

Sorumlu kim?

Günlüğü tutmaktan belirli bir çalışan sorumludur

İşletmenin ana işi, her şeyden önce, müdür tarafından temsil edilen başkanı tarafından düzenlenir. Sırasıyla, bölüm başkanlarına emir ve emirler için sorumluluk verir.

Bazen organizasyonun görevleri karmaşıktır. Bu durumda müdür, çeşitli alanlardaki uzmanları içeren özel bir komisyon oluşturur.

Siparişler, ana veya operasyonel olmasına göre çeşitlere ayrılmalıdır. Sipariş sınıflandırma seçeneği:

İşletmenin ana işi için siparişler. Bu seviyedeki siparişler, işletmenin ana faaliyetinin diğer görevleriyle birlikte verilir.
Yönetim emirleri.
Bu sınıflandırma altındaki siparişler ayrı ayrı kaydedilmeli ve saklanmalıdır. Bu, belirlenen saklama sürelerinden kaynaklanmaktadır. İşletmenin ana faaliyetlerini düzenleyen belgeler kalıcı olarak saklanırken, idarenin çalışmalarına ilişkin emirler 5 yıl süreyle saklanmalıdır. Kayıt defterleri, yalnızca dahili kullanım için tasarlanmış bir belge türüdür. Hiç kimse, şirket başkanının özel izni olmadan herhangi bir üçüncü taraf kuruluşun çalışanlarına devretme hakkına sahip değildir.
Kayıt günlüğünün kayıtlarına aşinalık, yalnızca bu günlükten sorumlu kişinin huzurunda yapılmalıdır. İşletmenin başkanı, büro hizmetinin çalışmalarını kontrol etmek ve değerlendirmek için kayıt günlüğünü düzenli olarak kontrol eder.

Siparişin günlüğünü tutmakla sorumlu olan çalışan, onu bulunduğu yerde tutmakla yükümlüdür. Dergi bittiğinde, sorumlu kişi bunu arkasına not etmelidir.

Gerekli öğeler

Personel siparişlerinin kayıt günlüğü: doldurma

Yukarıda belirtildiği gibi, mevzuat özel bir emir kaydı formu sağlamamaktadır. Ancak uzmanlar, derginin kullanılabilecek ana bölümleri hakkında önerilerde bulunur. Örneğin:

seri numarası,
sipariş tarihi,
sipariş numarası,
siparişin ana içeriği,
çalışan,
Personel Sayısı,
siparişin temeli.

Örnek yedekleme sütunları:

emri kim imzaladı
emirleri kim takip ediyor
siparişin gönderildiği yer
makbuz, tarih,
davanın yönü hakkında bir not vb.

Bazen bir "Notlar" sütunu gereklidir. Ardından şu not yazılmalıdır: “…………… numaralı sütundaki ……………… numaralı giriş geçersizdir.” Bundan sonra yeni bir giriş yapılır.

Bekar anne: 2018'de yardımlar ve ödenekler İş ve sosyal hukukta "bekar anne" kavramı farklıdır. Çoğu durumda, "bekar anne" tanımı, çocuğun belgelerinde babası belirtilmeyen (veya kendi sözlerinde belirtilmeyen) bir kadını ifade eder. Ek olarak […]
Mal İade Formu Güncellendi: 8 Ocak 2018 Örnek Mal İade Formu Bir müşteri, satın aldığı üründen memnun kalmazsa, satın aldığı ürünü iade etme seçeneğine sahiptir. Bu durum, ürünün bedene, renge uymaması, herhangi bir […]
Genel Vekaletname - 2018'de Rusya'da ne kadara mal olur Genellikle sevdiklerinizin yardımına ihtiyaç duyduğunuz bir durumla uğraşmak zorunda kalırsınız. Ancak hukuki açıdan sizin adınıza hareket etme hakları yoktur. Bunun için genel bir […]
Moskova Başkentinde annelik sermayesi Ebeveynler federal program kapsamında annelik sermayesi alabilirler. Ülkenin diğer bölgelerinde faaliyet gösteren bölgesel aile sermayesi yerine, Moskovalılar her biri için toplu ödeme yapma hakkına sahiptir […]
2017 yılında basitleştirilmiş vergi sistemi kapsamında ödeme emri: örnek Güncelleme: 7 Nisan 2017 Basitleştirilmiş vergi sistemi kapsamında vergilendirme amaçlı örnek ödeme talimatı "gelir" Ödeme belgesinde gerekli tüm bilgilerin doğru ve yetkin bir şekilde doldurulması, şirketin ödemesini sağlayacaktır. muhasebeciler […]
Bir dairenin mülkiyetinin ilgili içeriğe devri Sanata göre. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 209'u, mülkün mülkiyet hakkı, bir vatandaşın kendisine ait varlıkların mülkiyetini, elden çıkarılmasını ve kullanılmasını sağlar. Aynı zamanda, mülkiyet anlamına gelir […]
Vergi makamları, 2016 yılı için bireyler için emlak vergisi hesaplamanın özellikleri hakkında konuştu Rusya Federal Vergi Dairesi temsilcilerinin 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren Moskova'daki resmi web sitelerinde açıkladıkları gibi, bireyler için emlak vergisi esas alınarak hesaplanmaktadır. […]
Arazi vergisi borçları nasıl bulunur Güncelleme: 2 Şubat 2017 Arazi edinme konusu düşünüldüğünde, Rusya'daki vergi yükü nedeniyle, vergi bileşeni de dahil olmak üzere yatırımın tüm sonuçlarını değerlendirmek gerekir […]

İş akışını düzeltmek için kullanılan zorunlu personel belgelerinden biri de personel siparişlerinin kaydıdır. Personelin hareketi ile ilgili raporlama için gereklidir - işe alma, işten çıkarma veya transfer. Günlüğü doldurmaktan atanmış bir çalışan sorumludur.

Resmi düzenlemeler ve işlevler

6 Eylül 2000'de Rosarchive'nin bir kararı yayınlandı. Yani, Sanat'a göre. 358 personel siparişi, personel için özel bir sipariş kaydına ayrı olarak kaydedilmelidir. Siparişlerin kaydı hem kağıt dergide hem de 1C programında yapılabilir.

Günlükte aşağıdaki sipariş türleri kaydedilir:

işe alma hakkında (bunun ana iş mi yoksa yarı zamanlı çalışma mı, yarı zamanlı çalışma mı, rotasyon çalışması mı olduğu hakkında veriler de kaydedilir);
başka bir pozisyona transferde (artırma, değişen ücretler ve ikramiyeler için emirler sabittir);
işten çıkarma hakkında (buna uzun iş gezileri, doğum izni de dahildir).

Dergi, iş uyuşmazlıklarını çözmek, işgücünün hareketini analiz etmek için gereklidir. Ancak asıl işlevi, işletmedeki iş mevzuatına göre eylemleri düzenlemektir.

Tasarım seçenekleri ve gereksinimleri

Derginin formu yasal olarak onaylanmamıştır. Bu nedenle, organizasyonun liderleri bu kayıtları tutmanın kendileri için nasıl daha uygun olacağını seçerler.

Genellikle, bunun için bir başlık sayfası, dergi hakkında bilgi içeren bir sayfa ve doğrudan bilgi kaydetme alanlarından oluşan özel kağıt dergiler kullanılır. Daha az kullanılan bilgisayar programları, örneğin 1C. Bunun nedeni, elektronik belgelerin düzeltilmesinin kağıttan daha kolay olmasıdır.

Tek bir kayıt şekli olmamasına rağmen, belge için bir takım şartlar ileri sürülmektedir.

Dergi kapağı sert veya yarı sert olmalıdır. Tercihen lamine. Kuruluşun indeksini, adını gösterir.

Derginin ikinci sayfası, kuruluşun adını, belgenin adını ve kayıtların başladığı ve bittiği tarihi gösterir.
Üçüncü sayfa, belgenin bakımından sorumlu kişilerle ilgili verileri içerir. Aynı zamanda, çalışanın sadece soyadı ve baş harfleri değil, aynı zamanda pozisyonu, çalışanın bu pozisyona atandığı belgenin detayları da belirtilir. . Belgeden sorumlu kişinin imza örneği de gereklidir.
Bütünlüğünü korumak için belge numaralandırılmalıdır.
Derginin sayfaları güvenli bir şekilde dikilmeli ve mühürlenmelidir. Mühür sayfa sayısını gösterir. Bu rakam gerçek verilerle eşleşmelidir. Bilgiler, işletme başkanının imzası ve mührü ile güvence altına alınmıştır.
Son sayfa, bakımın bitiş tarihini ve günlüğün neden ve kimler tarafından kapatıldığına dair bir not içerir.

Belgeyi ancak tüm sayfaları doldurulduktan sonra kapatabilirsiniz.

Dergi sayfaları

Ana günlük sayfaları, verilerin girildiği sütunlardan ve satırlardan oluşur.

Ana sütunları düşünün ve her birini doldurmak için örnekler verin.

Düzenlenen belge numarası. Örneğin: 304
Belge tarihi. Örneğin: 07/20/2016.
Sipariş numarası. Örneğin: 489-LS.
Bir belge, kabul veya transfer emri, işten çıkarılma, tatil hakkında bilgi. Örneğin: işe alma, kıdemli bir satış görevlisine transfer.
Çalışan verileri. Örneğin: Ivanov I.I. Kuruluşta aynı soyadı ve baş harfleri olan iki çalışan varsa, adı ve soyadı tam olarak yazılır.
Emrin verildiği temel alınan yasa veya belge. Örneğin: bir çalışanın 07/15/2016 tarihli ifadesi.
Siparişin ilgili olduğu çalışanın imzası. Çalışan siparişi okuduktan sonra ayarlanır.
Belgeyi kimin yazdığı ve verileri dergiye kimin girdiği hakkında bilgi. Örneğin: Svirodov P.R.
Doldurmanın doğruluğunu onaylayan personel departmanı çalışanının imzası.
Ek Bilgiler. Örneğin: Çalışma programını değiştirme.

Kerestecilik

Daha önce de belirtildiği gibi, dergi, kuruluşun çalışmasının ilk gününden beri sürdürülmektedir. Yönetim tarafından atanan bir kişi tarafından doldurulmalıdır. Bu, personel departmanının bir çalışanı olan bir sekreter referansı olabilir.

Dergiden sorumlu kişi tatile veya doğum iznine çıkarsa, yetkililer çalışanın bulunmadığı süre için yeni bir sorumlu atamakla yükümlüdür.

Günlük doldurulur. Yukarıda tarafımızca sıralanan tüm personel değişikliklerini içermektedir.

Kuruluşun tüzüğünde belirtilen yetkililerin atanmasına ilişkin emirlerin dergide not edilmediğini unutmayın - işletme müdürü, bölüm başkanı, şube başkanı vb. Bu bilgi, ana faaliyete ilişkin siparişlerle ilgilidir ve başka bir belgeye kaydedilir.

Dergi kapatıldıktan sonra 75 yıl süreyle saklandığı arşive teslim edilir.

Yapılan hataların düzeltilmesi

Bazı durumlarda, log doldurulurken hatalar yapılabilir. Bu durumda, birkaç genel kuralı hatırlamanız gerekir:

Kitaptan sayfa koparmak yasaktır.
Düzeltici araçların kullanılması, yanlış verileri rende veya bıçakla silmek yasaktır.
Düzeltmek için yanlış girişin üzerini bir satırla çizmek ve yanına doğru verileri girmek gerekir.
Tüm düzeltmeler, bir hata keşfedildikten hemen sonra yapılır.

Video: 1C'de bir dergi nasıl oluşturulur ve tasarlanır?

1C programında bir dergi oluşturma ve tasarlama hakkında video eğitimi hakkında bilgi edinmenizi öneririz. Bununla, doldurulacak gerekli sütunların sayısını bağımsız olarak belirlerken kendi günlüğünüzü oluşturabilirsiniz. Bilgiler basit ve erişilebilir bir şekilde verilir.

Personelle ilgili tüm siparişler özel bir dergiye kaydedilmelidir. Bu sayede şirket yönetimi, gerekirse, iş uyuşmazlıklarında davasını kanıtlayabilecektir.

Personel siparişlerinin kayıt günlüğü: Hemen hemen her işletmede bir kitap doldurma örneği talep edilmektedir. İşe alma, kariyer basamaklarını yükseltme ve işten çıkarmayı doğru bir şekilde yansıtan bu belgenin doğru bakımı bürokratik bir heves değildir. Bu belge, hizmet süresinin teyidi için temel teşkil eder ve aynı zamanda emekli maaşı hesaplanırken temellerden biridir.

Böyle bir dergi, işletme (kuruluş) faaliyetinin ilk aşamasında oluşturulur. Mülkiyet biçiminden bağımsız olarak, işletmenin var olduğu her zaman yapılır. LS'nin emirleri ile Derginin erken feshedilmesine izin verilmez. Yeni bir günlük başlatmanın tek nedeni, sonraki girişler için boş alan kalmamasıdır.

Personel muhasebesi, yasal normlar temelinde ana faaliyeti dikkate alan muhasebe muhasebesinden ayrılır. İlk emirler hukuk konularını, yani vatandaşları (bu kişilerin Rusya Federasyonu vatandaşı veya yabancı olup olmadığına bakılmaksızın) ilgilendirdiğinden, işletme personeli hakkındaki emirleri ana faaliyet emirleriyle birlikte kaydetmek mümkün değildir. hem yasal haklar hem de ifade özgürlüğü güvence altına alınmıştır. Basitçe söylemek gerekirse, ekonominin gelişiminin mevcut aşamasında emek gücü, sahibini, işçiyi üreten bir meta olmasına rağmen, hiçbir şekilde meta olarak kabul edilemez. Mali tabloların temeli, malların oluşumu ve hareketi hakkında raporlamadır. Bu nedenle, bir mal ve mal dışı raporlamadaki azalma, gelecekte kaçınılmaz olarak karışıklık yaratacaktır.

Böyle bir derginin saklama süresi en az 75 yıldır. Bu nedenle, şekline ve yapıldığı malzemelerin kalitesine belirli gereksinimler getirilir. Dayanıklı, sert kağıttan yapılmış bir kapağa sahip olmalı, sadece yüksek kaliteli kağıttan levhalar kullanılmalıdır. Dergi adının basıldığı etiket iyi yapıştırılmalı, soyulması imkansız olmalıdır.

Günlüğe kaydetme neden gereklidir

GOST P 51141-98 uyarınca kayıt, mevcut kurallara uygun olarak bir belge hakkında yerleşik veri biçiminde bir kayıt anlamına gelir. Kayıt, belirli bir zamanda bir belge alma veya oluşturma gerçeğini, ilgili kayıt formuna, bir numara ataması ile birlikte bilgi girerek ve belgeyle ilgili temel verileri kaydederek onaylar.

Bu nedenle, belgeye yasal güç veren kayıttır, çünkü onun yardımıyla yaratılışının gerçeği kaydedilir. Bu nedenle, dergiye kaydedilmeden önceki personel emri, olduğu gibi mevcut değildir.

Böyle bir derginin varlığının yasal dayanağı, onu koruma prosedürü ve uzun süreli saklama belgeleri olarak sınıflandırılması, 09/06/2000 tarihli Federal Arşiv'in kararıdır.Bu belgenin 358. Maddesi, personel siparişlerinin kayıtlarını diğer belge akışı türlerinden ayrı tutma ihtiyacı. Düzenleyici belgenin gerekliliklerine göre, her işletmede personel atamaları, yer değiştirmeler, işten çıkarmalar için siparişlerin kayıt defteri (kitap) tutulur.

Girilen bilgilerin sistemleştirilmesi, kronolojik bir katalog ilkesine dayanmaktadır. Personel siparişleri ayrı ayrı saklanır, çalışanların ilgili özlük dosyalarında dosyalanır.

Ana kompozisyon için siparişler

Dergide, personel üzerindeki sıranın bir görüntüsünü bulurlar - yalnızca işe alınan çalışanların resmi pozisyonunu belirlemeye hizmet eden ve aynı zamanda muhasebe belgelerine giriş yapmak için temel teşkil eden işletmenin iç belgeleri. Örneğin:

kişisel kartlar;
Mali belgeler;
çalışma kitapları.

İşletmenin ilk kişilerinin yasal belgelerde belirtilen pozisyonlara (örneğin, baş muhasebeci, genel müdür) atanmasına ilişkin emirler, ana faaliyetin emirleri olarak kabul edilir ve bu dergide gösterilmez.

Personel siparişlerinin kaydı, yasal şekli ne olursa olsun (firma, şirket vb.) her işletmede mevcut olmalıdır. İşe alma, işten çıkarma, nakil, yeni bir pozisyona atama emirleri ile 75 yıllık raf ömrüne sahip çalışanlarla ilgili diğer tüm emirler hakkında bilgi içerir.

Rusya Federasyonu düzenlemeleri, personel kayıtlarının tutulması, iç personel hareketleri hakkındaki bilgilerin muhasebe ve yönetim faaliyetleri ile ilgili iş akışını sabitleyen belgelerden ayrı olarak sabitlenmesi için gereklilikleri sağladığından, personel siparişlerinin kaydı ayrı olarak gerçekleştirilir. Böyle bir belge akışının yürütülmesi için katı yasal kurallar yoktur. Derginin oluşturulması ve tasarımının temeli, ofis çalışması pratiği tarafından belirlenen normlar tarafından belirlenir.

Genel olarak, personel atamaları ile ilgili bilgilerin yanı sıra yasal mevzuattaki hareketlerin kaydedildiği derginin kendisi, yerel bir düzenleyici kanun temelinde oluşturulan bir belge olarak kabul edilir, yani şekli başkan tarafından belirlenebilir. işletmenin bağımsız olarak Ancak, standart bir form olmamasına rağmen, bugün ofis çalışma pratiğinde böyle bir belgenin çok özel bir formu ve onu sürdürme uygulaması zaten gelişmiştir.

Bu günlük türü, birkaç satır ve sütun içeren bir tablo gibidir:

ilk sütun, sabit siparişin numarası hakkında bilgi girmek için kullanılır;
ikinci sütun, siparişin veriliş tarihini düzeltmeye yöneliktir;
üçüncü sütun sipariş numarası hakkında bilgi girmek için kullanılır;
dördüncü sütun, siparişin türü hakkında kayıt yapmak için kullanılır - iş için eyalete kayıt, dahili terfi, işten çıkarılma;
beşinci sütun, emrin verildiği çalışanın adı, soyadı, soyadı hakkında bilgi içerir;
altı numaralı sütunda, siparişin verildiği çalışanın personel numarasına yer verilir;
yedi numaralı sütun, siparişin imzalanmasının temeli, yani bir iş sözleşmesi, bir çalışanın beyanı, ek bir sözleşme vb.
8 numaralı sütun gerekirse not almak için kullanılır.

Bazı memurlar, günlüğe kaydedilen siparişin özeti hakkında bilgi girmek için bir sütun ekler.

Kaydedilmesi gerekenler

Kalıcı saklama süresinin bir göstergesi olan kuruluşların çalışmaları sırasında oluşturulan standart belgeler listesine göre, randevu siparişlerini içeren idari belgelerin kaydedildiği dergilerin saklanması için 2 farklı süre belirlenir, çalışanların işten çıkarılması ve dahili iş yer değiştirmesi.

Çalışanların kişisel verileri hakkında, adlarının ve soyadının tam olarak yazılmadan, ancak bunun yerine baş harflerinin kullanılmasına izin verilir. Bir kuruluşta aynı soyadına sahip iki veya daha fazla çalışan çalışıyorsa, adlarının yanı sıra soyadı da tam olarak kaydedilir.

Personelle ilgili belirli emir türleri, “Personel kayıtları için birleşik birincil muhasebe belgeleri biçimleri” belgesinin kurallarına uygun olarak hazırlanır.2004 yılında, 5 Ocak'ta Rusya Devlet İstatistik Komitesi, 1 No'lu Kararnameyi yayınladı. emir biçimlerini birleştirdi:

işe alma hakkında (Form T-1 ve ayrıca T-1a formu)
bir işçinin başka bir işe devri hakkında (Form T-5 ve ayrıca T-5a formu);
bir çalışanla iş sözleşmesinin feshi (fesih) hakkında (veya işten çıkarılma) (Form T-8 ve ayrıca T-8a formu);
bir işçiyi bir iş gezisine gönderme siparişleri (Form T-9 ve Form T-9a);
bir işçiyi teşvik etme emirleri (T-11 Formu ve ayrıca T-11a formu).

Birleştirilmiş bir şekle sahip olan sayıya eklenen “a” harfi, personel ile ilgili siparişleri belgelemek için kullanıldığı anlamına gelirken, sipariş aynı anda birkaç çalışan için geçerlidir (örneğin, birkaç kişiyi işe alma emri). bir kerede, bir tugay oluşturan).

Birincisi beş yıllık bir raf ömrüdür (kısa vadeli). Şunları düzeltir:

eğitim için verilen izin;
iş sözleşmesi hükümlerine göre yıllık olarak verilen tatiller;
disiplin cezaları;
görev kadrosu;
kısa iş gezileri.

İkincisi 75 yıl (uzun süreli) raf ömrüne sahiptir. Şunları düzeltir:

işe alım, işten çıkarma, resmi seyahat için emirler;
ücretler ve ikramiyeler hakkında bilgi;
teşvikler, ödüller hakkında bilgi;
ileri eğitim, sertifikalandırma, rütbelerin atanması, rütbeler vb. hakkında bilgi;
ana faaliyetle ilgili görevlerde;
uzun iş gezileri için siparişler;
ücretsiz izin emri.

LS Günlüğünü doldurmak için acele etmeyin. Yöneticinin bir sipariş vermek için fikrini değiştirmediğinden, belge türünü veya tarihini değiştirmediğinden emin olmaya değer.

Deneyimli personel memurları, çalışanların dış hareketiyle ilgili belge akışına atfedilebilecek personel siparişlerinin, çalışanların iç hareketleriyle ilgili siparişlerden ayrılmasını tavsiye eder. Gelecekte böyle bir veri ayrımı, analiz için gerekli verilerin elde edilmesini büyük ölçüde kolaylaştırabilir:

genel personel cirosu;
işe kabullerin sıklığı ve nicel göstergeleri;
işten çıkarma istatistikleri;
Analiz sırasında eski işten ayrıldıktan sonra yeni bir işe girmek olarak kabul edilen transfer istatistikleri.

Aynı yardım için diğer dergilerde de tatil emirleri, hastalık izni kayıtları, iş gezisi emirleri dikkate alınabilir.

Dergi tasarım kuralları

İlaç kayıt günlüğü için tasarımı ve bakımıyla ilgili çeşitli gereksinimler vardır.

Derginin bir başlık sayfası olmalıdır. Gösterir:

Kuruluşun adı;
departmanın adı (İK departmanı);
günlüğe kaydetmenin başlangıç tarihi ve bitiş tarihi (belge arşivlendiğinde sütun doldurulur).

Loglama kişinin sorumluluğundadır. Başlık sayfasının arka tarafında adı, soyadı, soyadı, konumu belirtilir.
Tüm günlük girişleri ardışık olarak numaralandırılır.
Siparişler dergiye kronolojik sırayla girilir - sonraki giriş, bir öncekinden daha geç bir giriş tarihine sahip olmalıdır.

Kayıt yaparken, tarih yazarken standart biçimler kullanılır - gün, ay, yıl.

Siparişin verildiği çalışanın (adı, soyadı, soyadı) verileri, indirim ve değişiklik yapılmadan girilir.
Dergiye girilen bilgiler, siparişlerin spesifik içeriğine uygun olmalıdır.

Deneyimli personel memurları tavsiyede bulunur - çalışanlar için verilen tüm siparişleri tek bir dergiye girmeyin, bunları gruplara ayırın, böylece kaydedilen siparişle ilgili eylem türünü bölmek için temel oluşturur. Örneğin - onay, bir iş gezisi siparişi, yeni bir işe taşınma siparişi vb. Her gruba kendi indeksi atanmalıdır. Örneğin, personelin hareketi için siparişler LS endeksini, tatil siparişleri - O endeksi, hastalık izinlerinin muhasebeleştirilmesi B endeksini alır, iş gezileri siparişlerine KM endeksi atanır vb. Çok sayıda çalışanı olan kuruluşlarda, gelecekte bu tür indeksleme ilgili kaydı bulmayı çok daha kolay hale getirecektir. Bu bölüm ayrıca, yeni bir toplu sözleşme biçiminin geliştirilmesi için işletmenin çalışmalarının analizine, personel cirosunun analizine de yardımcı olur.

Federal Arşivler Emri (27 Kasım 2000 tarih ve 68 No.lu) tarafından onaylanan, federal organlarda yürütülen ofis çalışmalarına ilişkin Standart Talimatlar, personelle ilgili sipariş sicilindeki numaralandırma sırasına ilişkin katı kurallar oluşturmaz. Sadece bir takvim yılı içinde seri numaralandırma şeklinde siparişleri numaralandırma ihtiyacı not edilir. Aynı zamanda, temel faaliyetler için siparişlerin, ilaç siparişlerinin ayrı ayrı numaralandırıldığı belirtilmektedir.

Kayıtlı bilgileri koruma

Kayıt girişleri, arşiv belgelerinin gerekliliklerine uygun olarak yasa dışı değişikliklerden korunur.

Şunlara karşı koruma sağlar:

levha ekleri;
levhaların geri çekilmesi;
yasadışı ayarlamalar;
yasadışı düzeltmeler

Hem personele ilişkin emirlerin kendileri hem de hukuk alanındaki kayıtları hukuken önemli belgeler olarak sınıflandırıldığından, hata yapmamak için kaydın muğlak bir şekilde yorumlanmasına imkan verecek kısaltmaların kullanılması önerilmez.

Bunun için başvurun:

tüm sayfalar dahil olmak üzere dergiyi bağlamak;
tüm sayfaların numaralandırılması;
son sayfadaki dergi ürün yazılımı kablosunun uçları, kuruluşun mührü ile yapışkan bir çıkartma ve bir yetkilinin imzası veya bir balmumu mührü kullanılarak sabitlenir;
son sayfada, arşivlenmeden önce, sayfa sayısına bir giriş yapılır, bu giriş, bölüm başkanının imzası ve kuruluşun mührü ile onaylanır.

Endüstriyel olarak üretilen basılı dergilerde, tüm bu güvenlik koşulları zaten karşılanmıştır ve hologram uygulanmış bir çıkartma - "Mühürlü" yazısı mühür olarak sunulmaktadır. Açıldığında, otomatik olarak "Açıldı" yazısına dönüşür.

Kontrol elemanının sökülme olasılığı tamamen ortadan kaldırılmalıdır. Kapağı lamine etmek en iyisidir.

Yetkisiz düzeltmelerden ve kayıt düzeltmelerinden, örneğin hatalı bilgilerin girildiği durumlarda, yevmiye kayıtlarında yapılan düzeltmeler için kurallar belirlenir.

Meşru düzeltmeler için, aşağıdaki sırayla değişiklik yapmak için bir kural oluşturulmuştur:

düzeltme gerektiren giriş bir çizgi ile çizilir. Daha sonra yeni bir giriş yapılır ve yapılan düzeltme hakkında düzeltmeden sorumlu kişinin imzası ile gerçekleştirilen işlemin tarihini gösteren alındı girişi yapılır;
herhangi bir silme, düzeltici araçların kullanımı, üstü çizili, bunun sonucunda düzeltilmiş girişi okumanın imkansız hale gelmesi yasaktır.

Journal of Medicine'de değişiklik yaparken, değişiklikler çok dikkatli, belirlenmiş kurallara sıkı sıkıya bağlı, açık, okunması kolay bir el yazısı ile yapılmalıdır.

Elektronik formda ilaç siparişlerinin kayıt günlüğünün tutulması

Büro çalışması ve belge akışına ilişkin yasal ve düzenleyici düzenlemeler, bir ilaç günlüğünün hem kağıt, hem geleneksel biçimde hem de elektronik biçimde tutulmasına izin verir. Esasen bir kayıt tablosu olan bir bilgisayar dosyası, yetkisiz düzenlemelerden ve genel olarak erişimden korunmalıdır. Böyle bir elektronik günlüğü tutma kuralları, bir kağıt günlüğü tutma kurallarına benzer.

Elektronik formda veya ayrı bir formda bulunan dergi, dış tasarım için gerekli tüm gereklilikler gözetilerek gerekirse basılabilir:

örtmek;
numaralama;
baş sayfa.

Ardından yazdırılan sayfalar, sayfa numaralandırma, sayfa dikme ve zımbalama, imzalama ve mühürleme gereksinimlerine uygun olarak zımbalanır.