Bảng chấm công được lưu giữ trong bao lâu? Thời hạn lưu giữ của bảng chấm công là bao lâu? Bảng chấm công được lưu giữ trong bao lâu?

Bất cứ tổ chức nào cũng cần Bắt buộc phải lập bảng chấm công cho từng nhân viên. Văn bản này xác nhận số ngày làm việc và không làm việc và làm căn cứ tính lương.

Người có thẩm quyền đặc biệt có trách nhiệm lập tài liệu thành một bản duy nhất. Sau khi có chữ ký của trưởng phòng giấy tờ được gửi đến bộ phận kế toán. Đôi khi, các luật và quy định hiện hành liên quan đến việc lưu trữ bảng chấm công được thực hiện có những thay đổi. Kế toán của tổ chức nên tính đến các thông tin cập nhật và tuân theo nó.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm ra nơi, cách thức và thời gian lưu trữ bảng chấm công.

Gởi bạn đọc! Các bài viết của chúng tôi nói về những cách điển hình để giải quyết các vấn đề pháp lý, nhưng mỗi trường hợp đều khác nhau.

Nếu bạn muốn biết cách giải quyết chính xác vấn đề của bạn - liên hệ với nhà tư vấn trực tuyến ở bên phải hoặc gọi tư vấn miễn phí:

Bảng thời gian là gì?

Bảng chấm công là danh sách nhân viên của một đơn vị kết cấu và phản ánh sự tham dự trong kỳ báo cáo.

Sự hiện diện của tài liệu trong công ty là bắt buộc. Việc bảo trì được thực hiện dưới dạng giấy hoặc điện tử. Việc làm này chỉ ở định dạng điện tử bị cấm.

Không có hình thức được phê duyệt của mẫu đơn. Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga đã xây dựng hai phương án khuyến nghị: T-12 và T-13. Mỗi công ty có quyền lựa chọn hình thức:

T-12 được sử dụng nếu việc hạch toán được thực hiện thủ công.Điền vào một bản sao trên hai tờ khổ 2/3 A3. Cuối mỗi tháng, sau khi có chữ ký của người quản lý, nó được chuyển cho kế toán để tính toán các khoản thanh toán.
Để duy trì bảng chấm công điện tử, mẫu T-13 được sử dụng. Hầu hết các máy chấm công hiện nay đều sử dụng hình thức này.

Bảng chấm công trông như thế này (có thể nhấp vào):

Khi được tuyển dụng, mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã số nhân sự, mã số này sau đó sẽ được sử dụng trong tất cả các tài liệu liên quan. Số lượng nhân viên mới hoặc bị sa thải nên được thêm hoặc xóa chỉ trên cơ sở các mệnh lệnh được người quản lý chấp nhận.

Mục 2.30 và 2.32 quy định:

Trước khi nhập thông tin về nhân viên vào biểu mẫu T-12 hoặc T-13, người đó cần phải đồng ý cho việc xử lý thông tin của mình và cho phép sử dụng chúng trong hồ sơ nhân sự ở dạng điện tử.

Như chúng ta có thể thấy, bảng chấm công là một tài liệu quan trọng.

Công ty chịu trách nhiệm về việc lưu trữ của nó. 5 năm là thời hạn lưu trữ hồ sơ đối với các trường hợp thông thường. 75 năm – trong điều kiện hoạt động nguy hiểm. Bảng chấm công ở dạng điện tử có thời hạn sử dụng giống nhau.

Xem video về cách tạo bảng chấm công trong chương trình:

Xin vui lòng cho tôi biết bảng chấm công nên được lưu giữ ở đâu - ở bộ phận nhân sự hay ở kế toán tiền lương?

Trả lời

Nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc lưu giữ hồ sơ về giờ làm việc được quy định trong Nghệ thuật. 91 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Mẫu N T-12 và N T-13 dùng để ghi thời gian thực tế đã làm việc và (hoặc) không làm việc của từng nhân viên trong tổ chức đã được Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga thông qua ngày 5 tháng 1 năm 2004 N 1.

Các biểu mẫu thống nhất được Nghị quyết này thông qua áp dụng cho tất cả các tổ chức, trừ các biểu mẫu ghi thời giờ làm việc và các quyết toán với người lao động về tiền lương mà các cơ quan ngân sách không sử dụng trong công tác (khoản 2 Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước về Nga ngày 5 tháng 1 năm 2004 N 1).

Bảng chấm công do người có thẩm quyền lập thành một bản, có chữ ký của thủ trưởng đơn vị kết cấu, nhân viên phòng nhân sự và chuyển cho bộ phận kế toán vì là căn cứ để tính lương, nộp thuế, trong trường hợp khoảng thời gian cần thiết được lưu trữ.

Theo Lệnh của Bộ Văn hóa Liên bang Nga ngày 25 tháng 8 năm 2010 N 558 “Về việc phê duyệt “Danh sách các tài liệu lưu trữ quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, chỉ rõ việc lưu trữ thời gian,” bảng chấm công làm việc được lưu trữ trong tổ chức trong 5 năm và trong điều kiện làm việc khó khăn, độc hại và nguy hiểm - 75 năm.

Thêm chi tiết trong tài liệu Hệ thống:

1/Trả lời: Cách theo dõi giờ làm việc. New Zealand Kovyazina

Biểu mẫu chấm công và chấm công

Hồ sơ về thời gian làm việc thực tế phải được lưu giữ cho mỗi nhân viên. Để làm điều này, hãy sử dụng các biểu mẫu tiêu chuẩn:

bảng chấm công và tính lương ();

thời gian biểu (). Biểu mẫu này được sử dụng để xử lý dữ liệu tự động.

Các mẫu biểu và hướng dẫn điền đã được phê duyệt.

Tuy nhiên, từ ngày 1/1/2013, do được thông qua nên việc sử dụng các biểu mẫu thống nhất không còn bắt buộc đối với hầu hết các tổ chức. Ngoại lệ là. Họ vẫn phải sử dụng các hình thức thống nhất trong công việc của mình mà không thất bại.

Tất cả các tổ chức khác khi xây dựng các văn bản tổ chức, hành chính đều có quyền tiếp tục sử dụng cả hình thức thống nhất và hình thức. Đồng thời, người sử dụng lao động cũng có thể nhập các ký hiệu của riêng mình.

Những kết luận như vậy xuất phát từ tổng thể các quy định tại các điều khoản của Luật số 402-FZ ngày 6 tháng 12 năm 2011 và được xác nhận.

Có cần thiết phải giữ bảng chấm công nếu tổ chức có hệ thống theo dõi thời gian điện tử (quay quay bằng thẻ điện tử)

Có cần.

Người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ về thời gian thực tế làm việc của mỗi nhân viên ().

Với mục đích này, người sử dụng lao động có thể sử dụng, phê duyệt hoặc. Việc ghi giờ làm việc bằng hệ thống kế toán điện tử chưa được thiết lập hợp pháp. Ngoài ra, biểu mẫu bảng chấm công còn cung cấp các chi tiết như “chữ ký cá nhân” của người chịu trách nhiệm duy trì bảng chấm công, người đứng đầu đơn vị kết cấu cũng như nhân viên dịch vụ nhân sự. Dựa trên những điều trên, việc chỉ duy trì bảng chấm công ở dạng điện tử, chẳng hạn như trên cơ sở tải dữ liệu từ hệ thống ghi giờ làm việc điện tử, là bất hợp pháp.

Vì vậy, việc một tổ chức sử dụng hệ thống theo dõi thời gian điện tử không làm giảm nhu cầu duy trì bảng chấm công.

Ngoài ra, chỉ dựa vào dữ liệu của hệ thống điện tử, không có văn bản xác nhận bằng bảng chấm công, người sử dụng lao động sẽ không thể áp dụng bất kỳ hình thức xử phạt nào đối với người lao động vi phạm giờ làm việc. Điều này được giải thích là do trong thực tế, trong hầu hết các trường hợp, ngay cả với máy ghi âm điện tử, nhân viên vẫn có cơ hội di chuyển khắp lãnh thổ của tổ chức và ra bên ngoài tổ chức, bỏ qua hệ thống này. Một quan điểm tương tự được xác nhận bởi thực tiễn tư pháp (xem ví dụ).

Có thể giữ bảng chấm công điện tử không?

Bảng chấm công (bằng hoặc) là chứng từ kế toán chính (). Các tài liệu kế toán sơ cấp và tóm tắt có thể được biên soạn trên giấy và trên máy tính. Việc chuyển sang lưu giữ hồ sơ số giờ làm việc dưới dạng máy tính phải được ghi vào văn bản chính sách kế toán của tổ chức ().

Thông tin ở dạng điện tử, được xác nhận bằng chữ ký điện tử, được công nhận là văn bản điện tử tương đương với văn bản giấy được ký tay. Ngoại lệ là các trường hợp khi luật pháp hoặc quy định liên bang được thông qua phù hợp với chúng đặt ra yêu cầu về nhu cầu chỉ soạn thảo tài liệu trên giấy. Điều này được nêu tại Luật số 63-FZ ngày 06/4/2011. Trong trường hợp này, tổ chức có nghĩa vụ cung cấp bản sao của các tài liệu đó trên giấy bằng chi phí của mình theo yêu cầu của cơ quan chính phủ ().

Do đó, bảng chấm công có thể được duy trì dưới dạng điện tử nếu nó chứa chữ ký điện tử được thực hiện đúng cách của người chịu trách nhiệm duy trì bảng chấm công, người đứng đầu đơn vị kết cấu và nhân viên dịch vụ nhân sự. Nếu cần thiết, căn cứ vào văn bản điện tử này, người sử dụng lao động có thể lập bảng chấm công trên giấy.

Một quan điểm tương tự được chứa trong.

Ai nên giữ bảng chấm công của nhân viên?

Trách nhiệm lưu giữ hồ sơ về thời gian thực tế làm việc của mỗi nhân viên được giao cho người sử dụng lao động (). Đổi lại, người đứng đầu tổ chức có quyền xác định đơn vị cơ cấu cụ thể hoặc nhân viên cụ thể nào sẽ tham gia điền vào. Nghĩa vụ này phải được quy định trong lệnh (hướng dẫn) hoặc đạo luật khác của địa phương (ví dụ: trong Quy định về đơn vị kết cấu) và được đưa vào bản mô tả công việc hoặc hợp đồng lao động của những nhân viên sẽ trực tiếp theo dõi giờ làm việc và điền vào bảng chấm công. . Những kết luận như vậy được rút ra từ tổng thể các quy định trong các điều khoản của Bộ luật Lao động Liên bang Nga.

Do đó, trách nhiệm điền bảng chấm công có thể được giao cho cả nhân viên của bộ phận nhân sự hoặc bộ phận kế toán và nhân viên của các bộ phận khác, chẳng hạn như thư ký hành chính.

Trong các tổ chức lớn có số lượng nhân viên lớn, có thể thực hiện tùy chọn sau để duy trì bảng chấm công:

tập trung, với việc phân bổ các đơn vị riêng lẻ trong bảng nhân sự - người chấm công, có trách nhiệm chính là điền bảng chấm công cho nhân viên của tất cả các bộ phận cơ cấu của công ty;

được phân quyền, nghĩa là phân chia theo cơ cấu phân chia, khi một nhân viên được bổ nhiệm trong mỗi bộ phận, chức năng của nhân viên này còn bao gồm cả trách nhiệm duy trì bảng chấm công trong bộ phận của mình.

Có cần lập bảng chấm công riêng để tính số tiền tạm ứng không?

Pháp luật không quy định nghĩa vụ đó.

Người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ về thời gian thực tế làm việc của mỗi nhân viên (). Với mục đích này, người sử dụng lao động sử dụng, phê duyệt hoặc. Người ta cho rằng chuyên gia chịu trách nhiệm điền vào bảng chấm công hàng ngày dựa trên sự có mặt hay vắng mặt của nhân viên.

Bảng chấm công không chỉ hiển thị sự có mặt hay vắng mặt của nhân viên mà còn để tính lương của họ. Tiền lương được tính dựa trên kết quả của tháng nên các mẫu bảng chấm công thống nhất cũng được thiết kế để điền vào hàng tháng.

Đồng thời, tổ chức phải đảm bảo thanh toán thu nhập (). sau nửa tháng không được thấp hơn mức thuế suất hoặc mức lương cho thời gian thực tế làm việc (). Điều này có nghĩa là khi trả trước, cần phải tính đến sự có mặt thực tế của nhân viên tại nơi làm việc, tức là dựa vào dữ liệu bảng chấm công.

Pháp luật không quy định nghĩa vụ lập bảng kê thời gian tạm ứng riêng. Do đó, mỗi tổ chức có quyền độc lập xác định quy trình tạo bảng chấm công. Trong thực tế, có hai phương pháp được sử dụng:

Hàng tháng lập một bảng chấm công duy nhất và thống nhất thủ tục nộp bảng chấm công cho bộ phận kế toán mỗi tháng hai lần: tính tạm ứng và tính cuối tháng;

lập các bảng chấm công riêng biệt cho mỗi nửa tháng cho biết khoảng thời gian đó.

Quy trình cụ thể để lập và nộp bảng chấm công cho bộ phận kế toán phải được quy định trong quy định địa phương của tổ chức, trong đó quy định quy trình tính và trả lương ().

Nina Kovyazina,

Phó Vụ trưởng Vụ Giáo dục và Nhân lực Bộ Y tế Nga

2. Cơ sở pháp lý:

Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga

ngày 05/01/2004 N 1

“Về việc phê duyệt mẫu chứng từ kế toán thống nhất chủ yếu về kế toán lao động và thanh toán”

HƯỚNG DẪN

VỀ ÁP DỤNG VÀ HOÀN THÀNH CÁC BIỂU MẪU KẾ TOÁN CHÍNH

VĂN BẢN VỀ KẾ TOÁN LAO ĐỘNG VÀ THANH TOÁN

2. Để ghi lại giờ làm việc và tính toán

với nhân viên tính lương

Thời gian biểu

giờ làm việc và tính lương

(Mẫu N T-12)

Thời gian biểu

(mẫu N T-13)

Chúng được sử dụng để ghi lại thời gian thực sự làm việc và (hoặc) không làm việc của mỗi nhân viên trong tổ chức, để giám sát việc nhân viên tuân thủ giờ làm việc đã thiết lập, để thu thập dữ liệu về số giờ làm việc, tính lương và cũng để lập báo cáo thống kê về nhân công. Khi lưu giữ hồ sơ riêng về giờ làm việc và quyết toán lương với nhân viên, được phép sử dụng phần 1 “Kế toán giờ làm việc” của bảng chấm công trong Mẫu N T-12 làm tài liệu độc lập mà không cần điền vào phần 2 “Quyết toán với nhân sự về tiền lương”. Mẫu N T-13 được sử dụng để ghi lại giờ làm việc.

Được người có thẩm quyền lập thành một bản, có chữ ký của thủ trưởng đơn vị kết cấu, nhân viên nhân sự, chuyển sang phòng kế toán.

Các ghi chú trong Bảng chấm công về lý do nghỉ làm, làm việc bán thời gian, ngoài giờ làm việc bình thường theo sáng kiến của người lao động hoặc người sử dụng lao động, giảm giờ làm, v.v. được lập trên cơ sở hồ sơ được lập đúng (giấy xác nhận mất năng lực lao động). cho công việc, giấy chứng nhận hoàn thành nghĩa vụ công cộng, văn bản cảnh báo về thời gian ngừng hoạt động, đơn xin làm việc bán thời gian, văn bản đồng ý của nhân viên để làm thêm giờ trong các trường hợp do pháp luật quy định, v.v.).

Để phản ánh thời gian làm việc hàng ngày mỗi tháng của mỗi nhân viên, bảng chấm công được phân bổ:

mẫu N T-12 (cột 4, 6) - hai dòng;

ở mẫu N T-13 (cột 4) - bốn dòng (hai dòng cho mỗi nửa tháng) và số cột tương ứng (15 và 16).

Ở mẫu N T-12 và N T-13 (cột 4, 6), dòng trên cùng dùng để đánh dấu ký hiệu (mã số) chi phí thời gian làm việc, dòng cuối dùng để ghi thời gian đã làm việc hoặc chưa làm việc. thời gian (theo giờ, phút) theo mã chi phí thời gian làm việc tương ứng cho từng ngày. Nếu cần thiết, được phép tăng số lượng ô để nhập thêm thông tin chi tiết theo giờ làm việc, ví dụ thời gian bắt đầu và kết thúc công việc trong điều kiện khác với bình thường.

Khi điền vào cột 5 và 7 của bảng chấm công theo Mẫu N T-12, ghi số ngày làm việc ở dòng trên cùng, ghi số giờ làm việc của từng người lao động trong kỳ kế toán ở dòng dưới cùng.

Chi phí thời gian làm việc được tính đến trong Bảng chấm công bằng cách ghi lại đầy đủ số lần xuất hiện và vắng mặt trong công việc hoặc bằng cách chỉ ghi lại những sai lệch (vắng mặt, đi trễ, làm thêm giờ, v.v.). Khi phản ánh sự vắng mặt trong công việc được ghi theo ngày (nghỉ phép, ngày khuyết tật tạm thời, đi công tác, nghỉ phép do đào tạo, thời gian thực hiện nghĩa vụ nhà nước hoặc công vụ, v.v.), chỉ các mã được nhập vào dòng trên cùng trong phần các cột của biểu tượng Bảng chấm công và các cột ở dòng dưới cùng vẫn trống.

Khi lập bảng chấm công theo Mẫu N T-12 ở Mục 2, các cột 18 - 22 được điền cho một loại khoản thanh toán và tài khoản tương ứng cho tất cả nhân viên và khi tính các loại khoản thanh toán khác nhau và các tài khoản tương ứng cho mỗi nhân viên, cột 18 - 34 được điền vào.

Mẫu N T-13 “Bảng chấm công” dùng để xử lý số liệu kế toán tự động. Khi lập phiếu điểm theo mẫu N T-13:

Khi hạch toán dữ liệu kế toán tính lương cho một loại hình thanh toán và một tài khoản tương ứng chung cho toàn bộ nhân viên trong Bảng chấm công, điền các thông tin “loại mã thanh toán”, “tài khoản tương ứng” phía trên bảng theo cột 7 - 9 9 không điền cột 7 và 8;

khi ghi số liệu kế toán tính lương cho một số (từ hai đến bốn) loại thanh toán và các tài khoản tương ứng, điền vào các cột 7 - 9. Một khối bổ sung có số cột giống nhau được cung cấp để điền dữ liệu theo loại thanh toán, nếu số của chúng vượt quá bốn.

Phiếu báo cáo Mẫu N T-13 với một phần thông tin chi tiết có thể được tạo ra bằng công nghệ máy tính. Các chi tiết đó bao gồm: đơn vị cấu trúc, họ, tên, họ hàng, chức vụ (chuyên môn, nghề nghiệp), mã số nhân sự, v.v. - nghĩa là dữ liệu chứa trong các thư mục thông tin cố định có điều kiện của tổ chức. Trong trường hợp này, hình thức của phiếu báo cáo thay đổi theo công nghệ xử lý số liệu kế toán được chấp nhận.

Các ký hiệu về thời gian đã làm việc và không làm việc được trình bày trên trang tiêu đề của Mẫu N T-12 cũng được sử dụng khi điền vào bảng chấm công trong Mẫu N T-13.

Những thay đổi quan trọng nhất trong mùa xuân này!

Công tác nhân sự có những thay đổi quan trọng cần lưu ý trong năm 2019. Kiểm tra định dạng trò chơi xem bạn đã tính đến tất cả các đổi mới hay chưa. Giải quyết mọi vấn đề và nhận được món quà hữu ích từ ban biên tập tạp chí “Kinh doanh nhân sự”.

Nếu bạn trả lương nghỉ phép muộn một ngày, công ty sẽ bị phạt 50.000 rúp. Giảm thời gian thông báo sa thải ít nhất một ngày - tòa án sẽ phục hồi nhân viên tại nơi làm việc. Chúng tôi đã nghiên cứu thực hành tư pháp và chuẩn bị các khuyến nghị an toàn cho bạn.

Thời gian làm việc của người lao động phải được tính theo quy định tại Điều 91 của Bộ luật Lao động. Trách nhiệm này hoàn toàn thuộc về người sử dụng lao động. Có nghĩa vụ, nghĩa là có trách nhiệm nếu không thực hiện. Phạt hành chính do không thực hiện nghĩa vụ - lên tới 3 nghìn rúp đối với giám đốc và lên tới 50 nghìn rúp đối với công ty. Các nhà lập pháp Liên Xô từ lâu đã tìm ra cách tính đến giờ làm việc - bạn cần phải lập bảng chấm công để không cần phải phát minh lại cái bánh xe. Bảng chấm công năm 2016 có thể được lưu giữ trên một biểu mẫu thống nhất hoặc có thể thay đổi cho phù hợp với công ty nhưng phải áp dụng một số quy định.

Bảng thời gian là gì

Trên thực tế, đây là một bảng tóm tắt phản ánh thời gian thực tế làm việc trong một tháng cụ thể của một nhân viên cụ thể. Dữ liệu sau được nhập vào bảng trong tháng:

Tên đầy đủ của nhân viên và mã số nhân sự của anh ta;
số giờ làm việc mỗi ngày;
số ngày nghỉ cuối tuần và ngày lễ;
ngày nghỉ (có lý do).

Vào cuối tháng, dữ liệu được tính toán và bảng chấm công được đóng lại.

Nếu công ty có ít nhân viên, bạn có thể giữ một bảng chấm công cho tất cả nhân viên. Nếu không, tốt hơn là chia bảng chấm công thành các phòng ban.

Việc duy trì bảng chấm công có thể được giao cho:

đối với nhân viên nhân sự (hoặc nhân viên bán thời gian);
đối với trưởng các phòng ban;
cho mỗi người chấm công, nếu đơn vị đó được lên kế hoạch trong bảng nhân sự.

Nơi lưu trữ bảng chấm công

Bảng chấm công do kế toán viên lưu giữ, đây là những tài liệu chính của họ. Thời hạn sử dụng - 75 năm , vì bảng chấm công gắn liền với việc ghi lại số giờ làm việc và do đó có tính đến thời gian làm việc của nhân viên.

Tại sao bạn cần một bảng thời gian?

Tài liệu này là một nguồn thông tin phổ quát mà từ đó kế toán có thể biết một nhân viên cụ thể đã kiếm được bao nhiêu, anh ta đã bỏ lỡ bao nhiêu hoặc anh ta bị ốm bao nhiêu. Thanh tra từ quá trình giám sát GIT. Cán bộ thuế kiểm tra xem tiền lương có được tích lũy cho những ngày không làm việc hay không nhằm loại trừ khoản thanh toán này khỏi chi phí và do đó làm tăng cơ sở tính thuế. Việc chú ý cẩn thận đến việc điền vào bảng chấm công sẽ giúp bạn tránh được sự chú ý không cần thiết từ các cơ quan quản lý đối với công ty của mình.

Nhưng điểm cộng lớn nhất của phiếu điểm là tiết kiệm được tiền phạt và tiền phạt khi chưa trả lương đầy đủ!

Nghiên cứu trường hợp:
Thợ hàn Morozov làm việc trong công ty. Tiền cấp dưỡng nuôi hai đứa con đã bị trừ vào lương của anh ta. Morozov, một công nhân vô trách nhiệm, có thể bỏ qua một ngày, ngủ quên và say khướt trong một tuần. Nhưng anh ấy không bị sa thải vì anh ấy là chuyên gia của Chúa - anh ấy có thể làm mọi thứ!

Do vắng mặt nhiều nên anh kiếm được rất ít và do đó số tiền cấp dưỡng cũng ít ỏi. Do đó, người yêu cũ của anh đã khiếu nại với văn phòng công tố và cơ quan thuế, với lý do khoản tiền cấp dưỡng nhỏ là lý do khiến công ty bị cáo buộc che giấu thu nhập thực tế.
Nhiều cuộc kiểm tra khác nhau đã được thực hiện, câu hỏi chính là tại sao mức lương lại thấp hơn mức lương tối thiểu được thiết lập. Họ đe dọa phạt tiền và truất quyền thi đấu. Kết quả là công ty đã chống lại việc kiểm tra:

Theo Điều 155 Bộ luật Lao động, mức lương của người lao động có thể thấp hơn mức lương tối thiểu , nếu anh ta không hoàn thành số lượng công việc được yêu cầu (trong trường hợp của chúng tôi, anh ta không làm việc theo giờ làm việc tiêu chuẩn);

Kế toán đưa ra phép tính: lương được tính tỷ lệ thuận với thời gian Morozov làm việc;

thời gian làm việc được phản ánh trong phiếu báo cáo và trình cho thanh tra viên;

Văn bản xác nhận việc vắng mặt được đính kèm bảng chấm công ( giấy chứng nhận vắng mặt tại nơi làm việc kèm theo lời giải thích).

Do đó, thẻ báo cáo hiển thị: bạn đã làm việc bao nhiêu - bạn kiếm được bao nhiêu.

Điền vào bảng chấm công 0504421

Bạn có thể điền mẫu, nhưng bây giờ hãy xem nội dung và cách viết trong mẫu T-12 (hoặc T-13).

Cả hai biểu mẫu đều gần như giống hệt nhau nên bạn có thể chọn một trong hai biểu mẫu cho tác phẩm của mình. Các biểu mẫu có thể được phát triển dựa trên các biểu mẫu dành cho công ty của bạn hoặc bạn có thể mua các biểu mẫu làm sẵn - những tài liệu như vậy được in với số lượng lớn ở bất kỳ nhà in nào.

Vì vậy: mỗi nhân viên được gán một mã số nhân sự và dữ liệu của anh ta được nhập vào một dòng riêng trong bảng chấm công. Có hai cách để điền vào bảng chấm công:

ghi lại số giờ làm việc hàng ngày (có mặt hoặc vắng mặt);
chỉ ghi lại sự chậm trễ hoặc các lý do khác dẫn đến sai lệch so với giờ làm việc bình thường.

Khi điền bạn có thể sử dụng mã chữ cái hoặc mã số, ví dụ:

Tôi (01) – đi làm;
VM (05) – phương thức dịch chuyển;
K (06) – đi công tác;
N (02) – làm việc vào ban đêm;
O (09) – kỳ nghỉ;
U (11) – nghỉ học của sinh viên;
P (14) – nghỉ thai sản;
B (20) – nghỉ ốm;
PR (24) – vắng mặt;
B (26) – ngày nghỉ hoặc ngày lễ.

Đây là cách người chấm công nhập chữ hoặc số vào bảng chấm công hàng ngày. Nếu công việc của nhân viên là làm việc theo ca, hàng ngày, trong bảng chấm công bạn có thể ghi công việc như sau: J/N (nghĩa là đi làm và làm việc vào ban đêm) Dưới các chữ cái, ở dòng bên dưới, giờ được viết, cho ví dụ: 6/6 (tức là 6 giờ ban ngày và 6 giờ ban đêm). Thời gian ban đêm là khoảng thời gian từ 22h đến 6h sáng.

Cuối tháng tổng hợp số giờ làm hoặc vắng, bảng chấm công được ký và nộp cho bộ phận kế toán..

Để có bảng thời gian cập nhật, bạn luôn có thể tìm thấy biểu mẫu cho năm 2016 trên trang web Consultant+.

Bảng chấm công cho năm 2016 là tài liệu duy nhất cho phép bạn theo dõi ai đã làm việc bao nhiêu và theo dõi lịch trình làm việc đã thiết lập được tuân thủ như thế nào trong công ty.

Số tiền tạm ứng sau nửa tháng không được thấp hơn mức thuế suất hoặc tiền lương cho thời gian làm việc thực tế (thư của Rostrud ngày 8 tháng 9 năm 2006 số 1557-6). Điều này có nghĩa là khi trả trước, cần phải tính đến sự có mặt thực tế của nhân viên tại nơi làm việc, tức là dựa vào dữ liệu bảng chấm công. Pháp luật không quy định nghĩa vụ lập bảng kê thời gian tạm ứng riêng. Do đó, mỗi tổ chức có quyền độc lập xác định quy trình tạo bảng chấm công. Trong thực tế, có hai phương pháp được sử dụng:

Hàng tháng lập một bảng chấm công duy nhất và thống nhất thủ tục nộp bảng chấm công cho bộ phận kế toán mỗi tháng hai lần: tính tạm ứng và tính cuối tháng;
lập các bảng chấm công riêng biệt cho mỗi nửa tháng cho biết khoảng thời gian đó.

Bảng chấm công nên được lưu giữ ở đâu?

Đạo luật này cũng cho biết bảng chấm công được lưu giữ trong bao lâu, nhưng khoảng thời gian ở đây lại khác - dòng 586 của phần 7.1 nói rằng bảng chấm công được lưu trữ trong 5 năm. Và nếu hồ sơ được lưu giữ tại nơi làm việc có quyền được bồi thường do điều kiện làm việc ở đó được coi là khó khăn, độc hại hoặc nguy hiểm thì thời hạn lưu trữ là 75 năm.

Thủ tục lưu trữ bảng chấm công như thế nào?

Khoảng thời gian lưu trữ các bảng chấm công

Sau khi đóng cửa, bảng chấm công được nộp cho bộ phận kế toán, nơi nó được sử dụng làm tài liệu chính để tính lương cho nhân viên.

Và kế toán sẽ tổ chức lưu trữ. Thông thường chúng vẫn ở trong bộ phận, nhưng nếu không còn chỗ trống ở đó thì sau 3 năm hoặc ít hơn, những giấy tờ này có thể được chuyển vào kho lưu trữ của công ty, nếu có. Thời gian và thủ tục chuyển bảng chấm công và các tài liệu chính khác vào kho lưu trữ được quy định bởi đạo luật địa phương của công ty, do đó không có điều kiện thống nhất ở đây.

Thời hạn lưu giữ của bảng chấm công là bao lâu?

Bộ luật Lao động của Liên bang Nga định nghĩa thời gian làm việc là thời gian mà người lao động phải thực hiện nhiệm vụ công việc, cũng như các khoảng thời gian khác liên quan đến thời gian làm việc theo quy định của pháp luật và các văn bản quy phạm pháp luật khác. Giờ làm việc được quy định phù hợp với nội quy lao động của tổ chức và các điều khoản của hợp đồng lao động. Giờ làm việc được ghi vào bảng chấm công theo phương pháp đăng ký đi làm, vắng việc liên tục.

Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga chỉ cho phép những sai lệch (vắng mặt, đi trễ, làm thêm giờ, v.v.) so với lịch trình làm việc mới được ghi vào bảng chấm công làm việc. Nếu không có sai lệch thì chỉ nhập số liệu tổng hợp về kết quả công việc của nửa đầu và nửa cuối tháng vào phiếu điểm.

Về hồ sơ nhân sự

Thời hạn lưu giữ của bảng chấm công là bao lâu?

Đó là một bảng cung cấp số lượng nhân viên của nhân viên, dữ liệu về mức lương (mức thuế) được thiết lập cho nhân viên, dữ liệu về số ngày (giờ) làm việc cho mỗi nhân viên trong bối cảnh tất cả các loại công việc do anh ta thực hiện, cũng như tính toán số tiền lương tích lũy cho họ . Trong Mẫu N T-13 không có cột nào phản ánh số tiền lương tích lũy được tính toán. Việc tính toán lương cơ bản (theo số giờ làm việc) và lương bổ sung được thực hiện có tính đến các tiêu chuẩn về thời gian làm việc do luật pháp Liên bang Nga thiết lập.
Hệ thống trả lương bổ sung và khuyến khích lao động, bao gồm số tiền tăng lương khi làm việc vào ban đêm, cuối tuần và ngày nghỉ không làm việc, làm thêm giờ và các loại công việc khác, được người sử dụng lao động thiết lập có tính đến ý kiến của ngành nghề được bầu chọn. đoàn thể của tổ chức.

Thời gian giữ bảng chấm công

Chú ý

Khi biên soạn những cuốn sách này, bạn cần nhớ rằng các quan chức không chỉ phê duyệt các biểu mẫu và quy tắc để duy trì chúng mà còn xác định rõ bộ phận phải điền vào từng cuốn sách đó. Như vậy, việc duy trì sổ thu chi được giao cho bộ phận kế toán, việc duy trì sổ kế toán theo dõi chuyển động của sổ công việc được giao cho bộ phận tổ chức đăng ký tuyển dụng, sa thải nhân viên. Những yêu cầu này được ghi trong đoạn 41 của Quy tắc bảo quản, lưu trữ sổ làm việc, lập mẫu sổ làm việc và cung cấp cho người sử dụng lao động, được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 16 tháng 4 năm 2003 số 225.

NHỚ! Những cuốn sách này được lưu giữ ở dạng giấy. Phải khâu, đóng dấu và có xác nhận chữ ký của người quản lý và các tờ trong sổ phải được đánh số. Cả hai cuốn sách đều được lưu giữ trong 75 năm, có nghĩa là chúng có thể được yêu cầu trong bất kỳ cuộc kiểm toán nào.

Lịch làm việc của nhân viên được lưu trữ trong bao lâu?

Cấm

=== Tải tập tin ===

Thời gian lưu trữ cho lịch làm việc

Thời hạn sử dụng của lịch làm việc

Lịch trình kỳ nghỉ được lưu trữ trong một tổ chức như thế nào và trong bao lâu được mô tả chi tiết trong bài viết này. Tài liệu liên quan đến việc tổ chức công việc của lực lượng lao động của doanh nghiệp là bắt buộc để lưu trữ. Thời gian lưu trữ lịch nghỉ phép được ấn định trong Danh sách tài liệu lưu trữ quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, được phê duyệt theo lệnh của Bộ Văn hóa Liên bang Nga ngày Căn cứ vào quy định của đoạn văn. Hết thời hạn, lịch nghỉ phép của thời gian vừa qua không còn hiệu lực pháp luật. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, thông tin phản ánh trong tài liệu này có thể giúp ích rất nhiều trong trường hợp khẩn cấp: Ngoài ra, với số lượng nhân sự đáng kể, khi lập lịch nghỉ phép cho năm dương lịch tiếp theo, nhân viên có thể có những bất đồng về thứ tự mà chúng được cung cấp. Về vấn đề này, một lịch trình lỗi thời sẽ giúp có được bức tranh khách quan về thời gian nghỉ phép trong khoảng thời gian vừa qua, cũng như phân tích sự khác biệt giữa các kỳ nghỉ theo kế hoạch và thực tế đã sử dụng. Ngoài ra, sự hiện diện của lịch trình năm ngoái tạo cơ hội cho những người có trách nhiệm thực hiện dự báo trong tương lai về mong muốn của nhân viên và lập kế hoạch cho các hoạt động làm việc của công ty. Về vấn đề này, điều quan trọng là phải tập trung vào tính bảo mật của quyền truy cập và đảm bảo an toàn cho lịch nghỉ trong suốt thời gian lưu trữ.

Thời hạn sử dụng của bảng chấm công đã được tăng từ một năm lên năm năm

Trách nhiệm vi phạm các quy tắc quản lý việc xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân được quy định trong Điều. Để lưu trữ lịch nghỉ phép, tốt nhất bạn nên tạo một thư mục riêng và đặt tài liệu vào các tệp riêng biệt theo thứ tự thời gian. Không loại trừ tùy chọn đặt biểu đồ của năm vừa qua trong các thư mục có tài liệu có thời hạn sử dụng tương tự. Các tài liệu đã hết hạn lưu trữ sẽ bị tiêu hủy bắt buộc. Nếu không, dữ liệu cá nhân của nhân viên công ty có thể bị truy cập trái phép và việc đảm bảo điều kiện lưu trữ thích hợp có thể đòi hỏi những chi phí không cần thiết liên quan đến việc tăng địa điểm. Vào cuối năm hiện tại, người đứng đầu bộ phận nhân sự hoặc nhân viên có trách nhiệm khác lập danh sách tài liệu cần tiêu hủy. Vào đầu năm dương lịch và khi cần thiết, người quản lý ra lệnh thành lập, nếu không có hoặc chỉ định một ủy ban tiêu hủy tài liệu tại doanh nghiệp. Ủy ban này, như một phần hoạt động của mình, bất kể phương pháp tiêu hủy đã chọn, đưa ra một đạo luật tiêu hủy, được tất cả các thành viên ký tên và được người đứng đầu tổ chức phê duyệt. Việc tuân thủ các quy tắc đã thiết lập và thời gian lưu trữ lịch nghỉ phép cho phép người sử dụng lao động tránh được những tranh chấp có thể xảy ra với nhân viên về tính hợp pháp của thứ tự nghỉ phép hàng năm, cũng như tối ưu hóa thủ tục lập kế hoạch nghỉ phép cho năm tiếp theo. Giáo dục Tuyển sinh Học bổng Văn bằng Giáo dục Tuyển sinh Học bổng Văn bằng Giáo dục. Nhận email thông báo phản hồi. Nhập mã từ hình ảnh: Tải mẫu lịch nghỉ phép.

Anh chàng hát hay trong quân đội

Chúa tể của những chiếc nhẫn Bluray

Bản đồ thành phố Ulyanovsk nhà đường phố

Putin vẽ hình con mèo

Con ong bên phải của bạn

Triệu chứng đầu tiên của bệnh ung thư hạch Hodgkin

Những bài thơ mất chồng

Chuyển nhượng lại quyền sau khi tước đoạt Kazakhstan

Cách kết nối đường cao tốc internet di động

Danh mục phụ tùng ô tô Pasker

Phục hồi ghế DIY

Bản đồ mã Gta san andreas

Bản đồ xe buýt Ulyanovsk

Lịch trình xe buýt Xe buýt Yurgamysh Kurgan

Thời tiết ở Perm bây giờ thế nào?

Cách vẽ một con mèo đang ngủ

Biểu đồ tỷ giá đồng đô la và đồng rúp năm 2015

Xét nghiệm HIV hoạt động như thế nào?

Thẻ phản công mới

Với f x y cho bởi bảng chân lý

Bạn nên giữ một bảng chấm công trong bao lâu? , được quy định ở cấp độ lập pháp và trong một số trường hợp được điều chỉnh theo quyết định của ban quản lý tổ chức. Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi sẽ cho bạn biết chính xác những thời hạn cần tuân thủ khi tổ chức lưu trữ bảng chấm công.

Thời hạn sử dụng của bảng chấm công là bao lâu?

Theo các quy định của Luật Liên bang “Về lưu trữ tại Liên bang Nga” ngày 22 tháng 10 năm 2004 số 125-FZ, một số tài liệu, nếu không có nó thì khó có thể tưởng tượng được công việc văn phòng trong một công ty sẽ nhận được tư cách lưu trữ. Tuy nhiên, khoảng thời gian mà chính công ty hoặc cơ quan kiểm tra yêu cầu những tài liệu đó sẽ khác nhau tùy thuộc vào tầm quan trọng của tài liệu. Tuy nhiên, thời hạn này không được quy định trong luật mà chỉ quy định rằng các cơ quan chính phủ riêng lẻ có thể ban hành danh sách các tài liệu thường xuyên được sử dụng trong công việc văn phòng và chỉ rõ thời hạn lưu trữ chúng.

Một danh sách tương tự đã được Rosarkhiv phê duyệt vào ngày 6 tháng 10 năm 2000, ngay cả trước khi luật có hiệu lực mang tên “Danh sách các tài liệu quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong hoạt động của các tổ chức, cho biết thời gian lưu trữ của chúng”. Quy định này đã được nhiều nhân viên sử dụng. Nó được cất giữ trong đó, giữ bảng chấm công trong bao lâu: ở phần 7.2, dòng 281 có ghi là nó được lưu trữ trong 1 năm. Nhưng hành động này đã mất hiệu lực.

Bạn không biết quyền của mình?

Hiện nay có lệnh của Bộ Văn hóa về việc phê duyệt “Danh sách văn bản lưu trữ quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, trong đó ghi rõ thời gian lưu trữ” ngày 25/8/2010 số 1. 558. Đạo luật này cũng nêu rõ, Bảng chấm công được lưu giữ trong bao lâu?, nhưng khoảng thời gian ở đây thì khác - dòng 586 của phần 7.1 nói rằng phiếu điểm được lưu trữ trong 5 năm. Và nếu hồ sơ được lưu giữ tại nơi làm việc có quyền được bồi thường do điều kiện làm việc ở đó được coi là khó khăn, độc hại hoặc nguy hiểm thì thời hạn lưu trữ là 75 năm.

Thủ tục lưu trữ bảng chấm công như thế nào?

Sau khi đóng cửa, bảng chấm công được nộp cho bộ phận kế toán, nơi nó được sử dụng làm tài liệu chính để tính lương cho nhân viên. Và kế toán sẽ tổ chức lưu trữ. Thông thường chúng vẫn ở trong bộ phận, nhưng nếu không còn chỗ trống ở đó thì sau 3 năm hoặc ít hơn, những giấy tờ này có thể được chuyển vào kho lưu trữ của công ty, nếu có. Thời gian và thủ tục chuyển bảng chấm công và các tài liệu chính khác vào kho lưu trữ được quy định bởi đạo luật địa phương của công ty, do đó không có điều kiện thống nhất ở đây.

Nhưng các bảng chấm công được lưu trữ trong 75 năm có thể được chuyển từ kho lưu trữ của công ty đến các cơ quan lưu trữ chuyên ngành nếu có thỏa thuận được ký kết.

Thời gian lưu trữ bảng chấm công đã được kéo dài lên 5 năm kể từ năm 2010 do tài liệu này được sử dụng để tính lương. Và nếu thẻ báo cáo ghi dữ liệu về các công việc có điều kiện làm việc độc hại, nguy hiểm, khó khăn thì nó sẽ được lưu trữ trong 75 năm và ngay cả sau khi giải thể công ty cũng không bị tiêu hủy mà được chuyển đến cơ quan lưu trữ chuyên ngành.