Жалобы клиента чтобы рассказать что. Как работать с клиентами в сложных ситуациях и как подготовить сотрудников к жалобам клиентов

20.03.2014 06:35

Почему важно работать с жалобами

Жалобы клиентов могут касаться качества обслуживания, поведения персонала Вашей компании, несвоевременного выполнения заказа, качества товара или оказанной услуги. Правильная организация работы с жалобами клиентов (потребителей) позволяет повысить их лояльность к Вашей компании и, как следствие, доходы. От удовлетворенности заказчиков качеством предоставленных услуг зависит приток новых клиентов.

Как показывает мой опыт, примерно 50% новых клиентов приходят порекомендациям уже существующих.

Если клиент жалуется, значит, он испытывает чувство сильной обиды или недовольства и хочет Вам об этом сообщить. Если жалоба обоснованна и он не получил удовлетворения - Вы потеряли его, а также его друзей и знакомых. Ведь известно, что удержание имеющегося клиента - более приоритетная задача, чем привлечение нового. Во-первых, удержание потребителя требует меньших затрат, а во-вторых, потери клиентов могут расстроить функционирование налаженного рынка с незначительным реальным ростом. Следовательно, приверженность покупателя, основанная на качественном и постоянном удовлетворении его потребностей, - одно из значительных преимуществ.

Как работать с жалобами

1. Фиксируйте все жалобы

В первую очередь необходимо фиксировать все поступающие в компанию жалобы и претензии в специально заведенном журнале (см. образец ). Это нужно поручить сотруднику, ответственному за работу с клиентами (обычно жалобами занимается маркетолог или директор по качеству).

Фиксировать жалобы нужно для того, чтобы потом найти пути решения тех или иных проблем и устранить недостатки в работе. По жалобам можно также судить о том, что думают клиенты о компании. Следует регулярно (например, раз в месяц) обсуждать все поступившие претензии, причем не только их содержание, но и способы и скорость урегулирования ситуации. В обсуждении должны принимать участие все сотрудники, ответственные за работу с клиентами и их претензиями, а также менеджеры, чьих подразделений касаются поступившие жалобы.

2. Реагируйте максимально быстро

Каждую претензию необходимо разобрать и провести так называемое внутреннее расследование. Желательно дать ответ клиенту максимально быстро, если возможно - в день поступления претензии. Только так он почувствует заботу Вашей компании. Если обнаружится вина Ваших сотрудников, клиенту нужно принести извинения и устранить все недостатки. Причем, как показывает практика, мелкие претензии лучше всего сначала устранить, а затем уже разбираться, по чьей вине произошел сбой.

3. Наладьте обратную связь

Обеспечьте бизнес постоянной и надежной обратной связью. Научите своих сотрудников слушать клиентов, отвечать на их вопросы и решать их проблемы. Персонал должен понимать, что жалобы - это нормальное явление в бизнесе и ценный источник информации, а вовсе не свидетельство их некомпетентности. Работая с клиентом, Вы решаете его проблемы, и, если он почувствует, что его проблемы Вам небезразличны, он придет к Вам еще не раз.

4. Что делать, если жалоба необоснованна

Если Вы увидели, что вины Вашей компании в случившемся нет, необходимо объяснить клиенту, что Вы выполнили все взятые на себя обязательства. Однако желательно при этом предложить выход из сложившейся ситуации с меньшими для клиента и для Вашей компании потерями. Клиент не должен оставаться с проблемой один! Это особенно важно для организаций, работающих в секторе b2b.

В моей практике был случай, когда от клиента поступила претензия, что не все оговоренные работы по оформлению торговой точки выполнены в полном объеме. Немедленный выезд на место позволил установить, что все работы, перечисленные в задании, выполнены полностью и согласно проекту, а несоответствие вызвано тем, что в ходе работ заказчик изменил требования. Обсудив ситуацию, мы приняли решение удовлетворить требования заказчика, несмотря на то что это вело к уменьшению наших доходов. В настоящее время данная фирма является нашим постоянным клиентом.

Недовольные клиенты показывают пути развития

Недовольные клиенты доставляют много хлопот, но они же являются важнейшим ресурсом развития. Готовность решать возникающие проблемы способна превратить жалобы клиентов в источник качественных усовершенствований. Правильный подход к работе с претензиями позволит расширить ассортимент услуг и предоставлять их на еще более качественном уровне. Не надо бояться жалоб клиента и пытаться переложить на него ответственность. Клиент, пришедший с жалобой, имеет для Вас неоценимое значение, он указывает на те недоработки, которые тормозят Ваш бизнес.

Говорит Генеральный Директор

Станислав Шарипов | Генеральный Директор компании «АВРО-БУС», Москва

Справка

Основным видом деятельности компании «АВРО-БУС» является автоматизация учетных и управленческих задач заказчиков с использованием программных продуктов «1С:Предприятие», а также разработка типовых и отраслевых решений. Компания работает на рынке информационных технологий с 1998 года.

Иногда от представителей различных компаний на вопрос о жалобах со стороны заказчиков можно услышать ответ: «Жалоб нет и никогда не было». Мы не относимся к таким счастливчикам: в нашу компанию периодически поступают жалобы от клиентов. Более того, мы благодарны заказчикам за то, что они на нас жалуются, так как предполагаем, что любая жалоба или рекламация (не важно, обоснованная она или нет) таит в себе сигнал о том, каким образом наши рабочие процессы могут быть улучшены.

Порядок обработки жалоб (рекламаций) в нашей компании установлен в процедуре «Обратная связь с заказчиком». Процедура описывает, как регистрировать и обрабатывать жалобы и благодарности, поступающие от заказчиков, как оценивать удовлетворенность клиентов, и обеспечивает регулярный сбор информации о восприятии потребителем степени выполнения его требований.

С жалобами (рекламациями) мы работаем следующим образом. Обращение клиента поступает в компанию и регистрируется в базе данных. Для этого достаточно телефонного звонка заказчика. Затем руководитель службы качества осуществляет обработку жалобы, включающую несколько этапов:

Выяснение ситуации (мнения заказчика и сотрудника, выполнявшего работы), анализ обоснованности жалобы.
Выяснение причин жалобы (чем была вызвана, из-за каких факторов возникла данная ситуация).
Разработка так называемых корректирующих действий: во-первых, действий по устранению недовольства заказчика и, во-вторых, мер по усовершенствованию рабочих процессов, которые позволят избежать аналогичных жалоб в будущем. Корректирующие действия разрабатываются в любом случае - обоснованна ли жалоба или нет.
Оценка удовлетворенности заказчика (насколько клиент доволен принятыми мерами и выполненными работами).

Обычно процесс реагирования на жалобы, принятия необходимых мер занимает от трех до десяти дней. Когда мы можем отреагировать оперативно, жалоба обрабатывается за несколько часов.

Самое главное в этом процессе - не отмахнуться от клиента, увидеть причины, которые привели к его жалобе, и попытаться устранить не только следствие (недостатки в выполненных работах), но и причину (несовершенство рабочих процессов). Худшее в отношениях с клиентом - это его уход. Когда заказчик жалуется, он дает нам шанс продолжить отношения с ним и повод усовершенствовать работу. Если претензия урегулирована и заказчик удовлетворен, он, как правило, сохраняет отношения с компанией; более того, его доверие повышается, и сотрудничество может продолжаться в течение долгого времени.

Все процессы системы менеджмента качества в нашей компании практически полностью автоматизированы, что существенно упрощает проведение большинства рутинных процедур. Благодаря такой работе с жалобами мы имеем следующую статистику: за 2005 год наша компания выполнила работы объемом более 14 000 нормо-часов, за этот период было зарегистрировано 16 жалоб (рекламаций) и 73 благодарности.

1. Введение

SPEED SOLUTIONS Ltd (здесь и далее Компания) регулируется International Financial Services Commission (“IFSC”), номер регистрации IFSC/60/391/TS/18, и находится по адресу 5 Cork street, Belize City, Belize. «Жалобой» Компания считает любые случаи недовольства/неудовлетворенности, вызванной деятельностью лиц, действующих от имени Компании (Сотрудников), в сфере предоставления инвестиционных и других услуг, которые входят в сферу деятельности Компании.Целью Компании является предоставление заявителям содержательных, качественных и ответственных ответов.

2. Определения:

«Жалоба» - это формальное заявление Клиента о неудовлетворенности предоставляемых Компанией инвестиционных и других услуг.

«Заявителем» считается любой клиент компании, который имеет право на подачу жалобы.

Процедура устанавливает способы обработки жалоб, полученных Компанией от клиентов. Порядок рассмотрения жалоб (здесь и далее ПРЖ) определяет процедуры, применимые в процессе обработки жалоб клиентов.

3. Порядок рассмотрения жалоб клиентов

3.1 Как подать Жалобу:

Заявитель/Клиент может подать жалобу Компании, отправив ее в письменном виде на эл. почту Компании . Все жалобы должны подаваться в письменном виде и быть адресованы, в первую очередь, Службе поддержки пользователей. Если Клиент не будет удовлетворен полученным ответом, он имеет право требовать от Поддержки передачи жалобы в Отдел обработки жалоб. Чтобы подать жалобу, клиентом должна быть предоставлена следующая информация:

Письмо на эл. почту .
Имя и фамилия клиента
Номер торгового счета клиента
Идентификационный номер соответствующих заявок и сделок (если применимо)
Дата возникновения проблемы и описание ситуации непосредственно
Капитал клиента и стоимость финансовых инструментов в собственности клиента
Отсылка к любой корреспонденции между Компанией и клиентом.

3.2 Обработка жалоб:

По факту отправки жалобы клиент в течение 5 рабочих дней получит формальное письменное подтверждение от Службы поддержки. Клиент получит по эл. почте письмо о том, что его жалоба была получена и принята на рассмотрение.
Жалоба будет рассмотрена и, в случае необходимости, передана в отдел обработки жалоб, где будет утверждена и пересмотрена.
Для вынесения справедливого решения будет тщательно изучено событие, послужившее причиной жалобы или недовольства, и прочая предоставленная клиентом информация.
Компания будет информировать клиента на каждом этапе рассмотрения жалобы. В частности, клиент в указанные сроки получит четко изложенное письменное уведомление обо всех выявленных обстоятельствах и возможных решениях.
Если в указанный срок проблема не может быть решена, или причина жалобы требует дальнейшего изучения и выяснения обстоятельств, заявитель будет уведомлен о новых временных рамках рассмотрения жалобы. Дополнительный период рассмотрения не должен превышать 3 месяца. Если Компания не может дать ответ в течение двух месяцев, необходимо уведомить клиента о причинах задержки и указать период, в который проблема будет решена. Этот период не должен превышать 3 месяцев с момента подачи жалобы.
Если Служба поддержки не имеет возможности дать ответ в течение двух месяцев, необходимо уведомить заявителя о причинах задержки и указать период, в который проблема будет решена. Этот период не должен превышать 3 месяцев с момента подачи жалобы.
Компания оставляет за собой право воздержаться от рассмотрения жалобы, когда:
- Жалоба в значительной мере не соответствует требованиям, заявленным в пункте 3.1 Как подать Жалобу
- Нет возможности идентифицировать заявителя
- Текст жалобы содержит ненормативную лексику/оскорбления, направленные на Компанию или сотрудника (-ов) Компании

В таком случае клиента уведомят о причине отказа от рассмотрения жалобы.

4. Ведение учета

Компания сохраняет все полученные жалобы в течение минимального срока, определенного Отделом обработки жалоб - 5 лет.

5. Пересмотр Политики рассмотрения жалоб

Данный порядок будет пересматриваться и/или корректироваться ежегодно, а также по требованию правления Компании, или в случае необходимости внесения изменений или дополнений к Политики рассмотрения жалоб.

ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЖАЛОБАМИ

1. Поблагодарите.
2. Объясните, почему вы признательны.
3. Принесите извинение за допущенную ошибку.
4. Пообещайте немедленно принять меры по ее устранению.
5. Получите необходимую информацию.
6. Быстро исправьте ошибку.
7. Проверьте, доволен ли клиент.
8. Сделайте все, чтобы предотвратить подобные ошибки в будущем.

1. ПОБЛАГОДАРИТЕ.

Когда бы вы не выслушивали жалобу, первым произнесенным вами словом должно быть: «Спасибо!» – независимо от характера жалобы и от того, кто ваш клиент.
Помните, что клиент, пришедший с жалобой, – ваш друг. Вам и вашей организации он делает одолжение, т.е. дает возможность развиться, улучшать качество, а, может быть, даже выжить в условиях жесткой конкурентной борьбы.

2. ОБЪЯСНИТЕ, ПОЧЕМУ ВЫ ПРИЗНАТЕЛЬНЫ ЗА ЖАЛОБУ.

Сказать «Спасибо» – не достаточно.
Слово «Спасибо» без какого-либо объяснения может прозвучать, как ничто не значащее, записанное на пленку клише.
Поэтому надо объяснить, почему вы признательны за жалобу. Например, можно сказать: «Благодарю вас, я очень признателен(на) за то, что вы указали мне на мою ошибку. Это дает мне возможность исправить ее».
«Спасибо, ваша жалоба дает нам возможность улучшить свою работу».
Давая объяснения, сохраняйте чувство достоинства.

3. ПРИНЕСИТЕ ИЗВИНЕНИЯ.

Обязательно извинитесь, независимо от того, была ли ошибка допущена:
-вами;
-кем-то из ваших коллег;
-вашим начальником;
-подчиненным;
Принесите свои извинения даже тогда, когда жалоба не оправдана или произошло какое то недоразумение. Но не пытайтесь объяснить, кто допустил ошибку.

4. ПООБЕЩАЙТЕ НЕМЕДЛЕННО ПРИНЯТЬ МЕРЫ.

Заверьте клиента, что вы немедленно предпримите необходимые меры. Сделайте это независимо от того, будете ли работать с поступившей жалобой вы или кто-то другой.

5. ПОЛУЧИТЕ НЕОБХОДИМУЮ ИНФОРМАЦИЮ.

Теперь вы можете обратиться за информацией, которая понадобиться вам, чтобы устранить ошибку. К примеру, вы можете сказать: «Не могли бы вы помочь мне с информацией, которая поможет быстро исправить ошибку…»
Предусмотрите, чтобы ваши вопросы не показались клиенту «допросом».

6. ИСПРАВЬТЕ ОШИБКУ. СДЕЛАЙТЕ ЭТО БЫСТРО.

7. ПРОВЕРЬТЕ, УДОВЛЕТВОРЕН ЛИ КЛИЕНТ.

Недостаточно просто исправить ошибку, необходимо также убедиться, что клиент доволен тем, как решился его/ее вопрос.

8. ПРЕДОТВРАТИТЕ ПОВТОРЕНИЕ ОШИБОК

Проанализируйте жалобу:
-Почему клиент был недоволен?
-Что было не так?
-Что явилось причиной ошибки?
Лечите причину, вызвавшую ошибку, а не симптом. Предпринимайте шаги по предотвращению ошибок и снижению риска их повторения.

Готовые документы, Power Point презентации

Недовольство клиентов может распространяться на сервис, действия сотрудников компании, качество услуг и товара. В каждом случае необходимо понимать, как работать с жалобами клиентов.

Бояться жалоб со стороны клиентов не следует - ведь они указывают на недоработки компании и возможности дальнейшего прогресса.

Жалоба является запросом клиента на ответ по конкретной данной ситуации. Прежде всего, жалоба подтверждает желание клиента сообщить о своем недовольстве или причине обиды.

Поскольку расширение круга клиентов зависит именно от лояльности текущих потребителей, при правильной организации работы с поступающими их претензиями можно добиться прогресса своей компании и повышения лояльности целевой аудитории, со стабильным ростом доходов.

При этом, если оставить обоснованную жалобу без внимания, компания лишается не только одного клиента, но и его знакомых.

Недовольство клиентов подсказывает верные пути развития

Конечно, решение ситуаций с недовольными клиентами - это дополнительная работа, но при грамотном подходе, работа над ошибками - серьезный ресурс, путь к росту компании: к повышению качества услуг, к расширению ассортимента.

Основной алгоритм по работе с жалобами клиентов

Предлагаем работаем с жалобами клиентов следуя данному алгоритму:

принимаем претензию;
даем первичный ответ;
если его недостаточно для решения вопроса - регистрируем поступившее обращение;
выясняем ситуацию;
формируем ответ клиенту;
отвечаем на жалобу клиента;
формируем план корректирующих действий.

Как принимать претензию и реагировать на жалобы клиентов?

Необходимо, чтобы каждый сотрудник умел быстро реагировать на претензию. В любом случае, важно быть вежливым, доброжелательным и настроенным на решение вопроса.

Первичный ответ

Важно, чтобы первая реакция на претензию произошла максимально быстро. Сразу в ответ на жалобу необходимо дать позитивный ответ, который успокоит клиента. Если проблему можно решить сразу - необходимо это сделать. Если она требует проработки - необходимо «взять паузу», назвав клиенту дедлайн, в который вы сможете ему ответить. Важно чтобы второй контакт по данному вопросу состоялся не позднее названного вами срока. Лишь в таком случае клиент будет уверен в заботе со стороны компании.

Есть претензии, которые не требуют разбора в компании, но существуют и такие, которые требуют тщательного обсуждения в коллективе и принятия решений.

Регистрация поступившего обращения

Фиксированию подлежат все поступившие претензии. Эта функция выполняется администратором, клиент-менеджером, управляющим, директором по качеству либо маркетологом, или другим лицом, которое отвечает за это в организации.

Фиксирование жалоб производит для того, чтобы выявить наиболее верные способы устранения недостатков в работе и услугах.

Выяснение ситуации, понимание причин появления жалобы

Представитель компании, отвечающий за качество, обрабатывает поступившую жалобу.

Прежде всего, необходимо выяснить ситуацию: узнать мнение клиента, мнение сотрудника, который принял жалобу, а также сотрудника к работе которого она относится.

Затем нужно определить обоснована ли претензия.

В случае, когда вины сотрудника или компании в возникшей проблеме нет, нужно понимать, что жалоба - это запрос к общению. Не бросайте клиента со своей проблемой, постарайтесь предложить ему выход из данной ситуации. Будьте вежливы и доброжелательны.

Если претензия обоснована - сформируйте ответ для клиента.

Формирование ответа клиенту, разрешение ситуации

При выявлении вины со стороны сотрудников - нужно предоставить клиенту извинения, избавившись от выявленных недостатков. Опыт подтверждает, что сначала от мелких претензий лучше избавиться, а лишь затем выявлять причины и виновников сбоя в работе компании и принимать меры наказания.

Итак, нам понадобятся меры для устранения недовольства со стороны клиента. Если необходимо принести извинения, придумайте каким образом, помимо устного обращения, можно нивелировать ситуацию при помощи собственных ресурсов. Если вам необходимо принести свои извинения от компании - предложите клиенту дополнительную услугу бесплатно или даже курс услуг, если это потребуется для исправления ошибки мастера. Если проблема не связана с какой-то конкретной услугой, произведенной не правильно - вы можете предложить ему пройти новую процедуру, которой клиент до этого не пользовался. Для этого до момента принятия решения вы должны изучить карточку клиента, определиться с его предпочтениями и предложить услугу, которая могла бы ему понравиться. Таким образом, для вас это будет сродни индивидуальной промо-акции и, возможно, в дальнейшем гость расширит круг выбираемых услуг.

При разрешении ситуации необходимо также определить подошли ли клиенту предложенные меры, удовлетворен ли он предложенным решением.

Формирование плана корректирующих действий

На следующем этапе предстоит разобраться в причинах данной проблемы, устранив непосредственно их и другие выявленные недостатки в предоставлении услуг.

Должны быть запланированы действия для совершенствования рабочих процессов для профилактики аналогичных проблем в дальнейшем.

При регулярном обсуждении жалоб необходимо рассматривать их суть. Это позволит выявить нет ли частых проблем, требующих одного решения, а также определить план действий.

Не следует также забывать обращать внимание на то, насколько оперативно были устранены проблемы.

Налаженная обратная связь

В условиях современной конкуренции необходима надежная и стабильная обратная связь с клиентами.

Есть клиенты, которым не комфортно говорить, жаловаться вслух, особенно, если это жалоба на третье лицо (например, сообщить что-то администратору о том, что не понравилось в работе мастера). Для таких клиентов очень важно делать печатные анкеты, в которых они могут проставить галочки или изложить суть претензии в предназначенном для этого окне.

Однако также необходимо научить своих работников прислушиваться к гостям, выводить их на разговор. Также они должны понимать, как реагировать на жалобы клиентов и какие быстрые пути решения есть в их арсенале. Важно донести до персонала что жалобы или замечания - это нормальное явление в работе любой организации, а активная работа с клиентами поможет улучшить работу компании, проявить заботу о потребителях, которую они обязательно оценят

В этой статье я продолжаю разговор о жалобах клиентов. Сегодня я расскажу о том, как можно работать с жалобами, чтобы клиент остался Вашим другом и приверженцем. Существуют некоторые правила работы с жалобами и разработан алгоритм работы с жалобами , который, как показала практика, безотказно работает. Я с удовольствиемв этой статье поделюсь с Вами алгоритмом, правилами работы сжалобами клиентов и готовыми речевыми шаблонами.

Клиенты могут годами с нами сотрудничать, относиться к нам лояльно, даже рекомендовать нас другим, но выводы о нас, как о настоящем партнёре и профессионале сделают, когда увидят, как мы решаем их проблемы.Жалобы и претензии не возникают из неоткуда, значит, не оправдали ожидания клиента, не удовлетворили его потребности, отнеслись к нему невнимательно. Приобрести лояльного, преданного клиента не легко, а вот потерять можно из-за одной жалобы, которую не рассмотрели.Более половины клиентов, когда жалуются или высказывают претензию, уверены, что её выслушаюти исправят ситуацию, а так же надеются, что такое больше не повторится.

Конечно, есть разная подача у наших клиентов, как они нам эти жалобы и претензии предъявляют. Очень агрессивная подача жалобы бывает губит отношенияс клиентом, так как сотрудники тоже люди и зачастую срываются.

Правило 1. Не принимайте критику, оскорбления на себя.

Если Вы в ответ нагрубили, проблема решена не будет, а осадок от инцидента останется очень долго, так как клиент, возможно, потерян для компании, Вас в этом обвинят и сделают вывод о вашей не компетенции, да и оскорбления, если вы их приняли близко к сердцу останутся еще долго в памяти.

Нужно понимать, что если клиент перешел на оскорбления и кричит, значит, у него наступил предел терпения. Вы для него в данный момент представитель компании, только поэтому он все высказывает, а не лично Вам. Сохраняйте спокойствие, слушайте внимательно и поверьте, когда проблема будет устранена, испытать чувство удовлетворения, а может даже гордости, что Вы справилисьс задачей и помогликлиенту, гораздо приятней, чем чувство обиды.

Правило 2. Никогда не оправдывайтесьперед клиентом.

Ваши оправдания и невнятные объяснения только убедят клиента втом, что он безоговорочно прав, да еще и убьют надежду на решение проблемы.

Держитесьспокойно, но с достоинством. Если требует ситуация, извинитесь. Если сами не компетентны решить вопрос, обратитесь за помощью. Клиент должен видеть, что на его проблему обратили внимание, а кто её будет решать, ему не принципиально.

Правило 3.Выполните обещанное в срок.

Если хотите, чтобы клиент остался клиентом, выполните все что обещали и если был установлен срок, то точно в срок. Вы больше не должны допуститьследующего разочарования у клиента.

Правил работы с жалобами много, но если следоватьдаже этим трем, результат будет.

Теперь хочу познакомить Вас с алгоритмомработы с жалобой. Он состоит из пяти шагов.

Алгоритмработы с жалобой:

Шаг 1. Установить контакт с клиентом.

1.Внимательно слушаем клиента.

2. Поблагодарим за жалобу.

3. Извинимся за причиненные неудобства. Выразим сожаление.

1 шаг это работа с эмоциями. Мы должны выпустить пар у клиента и перевести его в рабочее русло, подготовить к адекватному состоянию, чтобы решать проблему.

Шаг 2. Выяснить необходимую информацию.

1. Задаем уточняющие вопросы.

2. Резюмируем суть жалобы.

2 шаг- начинается работа с логикой, включаем клиента в процесс решения проблемы.

Шаг 3. Поиск решений.

1. Предлагаем варианты решений.

2. Согласовываем решение с клиентом.

3 шаг – рабочий совместный процесс должен идти полным ходом. Никаких эмоций, только логика.

Шаг 4. Выполняем намеченное или лично контролируем, если делегировали другому сотруднику.

Шаг 5. Убедиться, что клиент доволен.

5 шаг – снова работаем с эмоциями,и если начало разговора с клиентомбыл с большим знаком минус, то сейчас вы должны расстатьсяв два раза с большим знаком плюс.

Речевые шаблоны:

Шаг 1. Установить контакт с клиентом.

Спасибо что рассказали мне об этом, теперь я смогу уладить ситуацию.

Спасибо что поставили меня в известность. Теперь у меня есть возможность улучшить качество сервиса.

Спасибо, что сообщилимне о сложившей ситуации. Мы дорожим сотрудничеством с вами и постараемся решить этот вопрос как можно быстрее.

Я очень сожалею, что сложилась такая ситуация.

Прошу прощение, что доставили вам неудобство.

Я понимаю, что Вы огорчены и готова Вас выслушать и помочь…

Шаг 2 . Выяснить необходимую информацию.

Скажите, а что именно…

Каким образом это…

Часто ли …

Правильно ли я вас поняла…

Вы имеете в виду…

Из ваших слов я поняла во — первых…

Шаг 3. Поиск решений.

Мы можем поступить так…

Я могу предложитьследующее…

Я могу также предложить…

Для исключения подобных ситуаций я предлагаю…

Мы с вами можем рассмотреть еще и такой вариант…

Давайте подумаем, как нам было бы лучше решить …

Как, по-вашему, мы можем исправить ситуацию?

Еслиу вас есть предложения, то мы готовы….

Если жалоба клиента решена вашими силами, спросите у клиента, доволен ли он вашими действиями.

Жалоба решена с помощью других специалистами, убедитесь, насколько он доволен результатами.

Бывает так, что жалоба не может быть решена. Корректно поблагодарите клиента, извинитесь и расскажите клиенту о ваших действиях во избежание подобных ситуаций в дальнейшем.

Если Вы научитесь работать с жалобами клиентов, Вы будете испытывать удовлетворение от сделанного. Получите признание и доверие от клиентов, уважение коллег, профессиональный рост. Вы будете чувствовать себя уверенно, и хорошее настроениеВам обеспечено.

Этот алгоритм проверен на практике, он работает и очень прост. Если Вы будете его применять, токлиенты будутуверенны в Вас, что Вы компетентны, что Вы заинтересованы в сотрудничестве и всегда готовы прийти им на помощь. У Вас будет стабильная база из лояльных и благодарных клиентов.

Желаю Вам успехов и процветания!

Чтобы не пропускать свежие статьи, подпишитесь на новости сайта.