Журнал регистрации приказов по кадровой деятельности образец. Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения книги, разъяснение основных требований плюс полезные советы

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг - это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;

возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;

придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

вопросы хозяйственной деятельности;

систему планирования;

порядок и структуру отчетности;

выстраивание стратегии продаж;

задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

назначении директора;

создании филиала;

введении штатного расписания;

утверждении правил трудового распорядка;

обеспечении коммерческой тайны;

проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Порядковый номер документа.

Дата регистрируемого документа - это календарная дата его подписания.

Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.

Ответственный за исполнение - ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.

Примечания - различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.

Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

исправлений;

подчисток;

необоснованных зачеркиваний;

откорректированных записей;

разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Формат: 210 х 288 (вертикальный)
64 страницы, пронумерованы
Прошнурован, опломбирован
Обложка: золотистый картон
Съемная обложка из прозрачного ПВХ

— применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет .

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)

О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)

О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)

О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)

О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет .

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу сроком хранения 75 лет

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) ведется организацией для упорядочения хранения и поиска приказов по личному составу. Этот документ заполняет кадровый специалист или специалист сферы делопроизводства. Журнал можно вести рукописно или в электронной форме .

Необходимо вести в организации журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу с различным сроком хранения.

Согласно Приказу Министерства культуры от 25 августа 2010 г. N 558 журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу хранятся 75 и 5 лет.

75 лет хранятся журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу, включающие информацию о:

приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

изменении фамилии;

поощрении, награждении;

оплате труда, премировании, различных выплатах;

всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы);

дежурствах по профилю основной деятельности;

длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Журнал регистрации кадровых приказов (распоряжений) по личному составу (75 лет хранения) имеет табличную форму , и обычно в него вносятся следующие данные :

порядковый номер приказа (может служить и регистрационным номером);

тип приказа (о увольнении, представлении к поощрению и др.);

дата подписания приказа или распоряжения;

должность, подразделение и фамилия работника.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет .

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет

о приеме на работу;

о перемещении;

о совмещении;

о переводе на другую работу;

об увольнении (расторжении трудового договора);

об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

об изменении фамилии;

о поощрении, награждении;

об оплате труда, премировании, различных выплатах;

все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

об отпусках по уходу за ребенком;

об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

о дежурстве по профилю основной деятельности;

о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

о дисциплинарных взысканиях;
о ежегодно оплачиваемых отпусках;
об отпусках в связи с обучением;
о дежурствах;
о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы - для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Юридическая сторона

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
о командировании работников;
журналы отпусков;
о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

грамотное построение делопроизводства;
ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства - кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства - это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
Приказы по работе администрации.
Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы - такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

порядковый номер,
дата приказа,
номер распоряжения,
основное содержание приказа,
сотрудник,
табельный номер,
основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

кто подписал приказ,
кто исполняет приказ,
куда передали приказ,
расписка о получении, дата,
отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Мать-одиночка: льготы и пособия в 2018 году Понятие «одинокая мама» отличается в трудовом и социальном праве. В большинстве случаев под определением «мать-одиночка» понимается женщина, у которой в документах ребенка не указан отец (или указан с ее слов). Дополнительные […]
Бланк возврата товара Обновление: 8 января 2018 г. Образец бланка на возврат товара Покупатель имеет возможность отказаться от товара, который он купил, если недоволен покупкой. Такая ситуация может возникнуть, если товар не подходит по размеру, цвету, имеет какие-нибудь […]
Генеральная доверенность – сколько стоит в России в 2018 году Нередко приходится сталкиваться с ситуацией, когда необходима помощь близких людей. Но, с юридической точки зрения, действовать от вашего имени у них нет никакого права. Для этого существует генеральная […]
Материнский капитал в Москве Столичные родители могут получить маткапитал по федеральной программе. Вместо регионального семейного капитала, который действует в других регионах страны, москвичам положены единовременные выплаты на каждого ребенка, начиная с […]
Платежное поручение при УСН в 2017 году: образец Обновление: 7 апреля 2017 г. Образец платежного поручения при УСН с объектом налогообложения «доходы» Правильное и грамотное заполнение всех обязательных реквизитов в платежном документе позволит бухгалтерам компании […]
Передача права собственности на квартиру родственнику Содержание Согласно ст. 209 ГК РФ, право собственности на имущество дает возможность гражданину осуществлять владение, распоряжение, пользование принадлежащими ему активами. При этом право собственности обозначает […]
Налоговики рассказали об особенностях исчисления налога на имущество физлиц за 2016 год Как разъяснили представители ФНС России на своем официальном сайте, с 1 января 2015 года на территории Москвы налог на имущество физлиц исчисляется исходя из кадастровой стоимости […]
Как узнать задолженность по земельному налогу Обновление: 2 февраля 2017 г. При рассмотрении вопроса о приобретении земли необходимо оценивать все последствия вложения инвестиций, в том числе и налоговую составляющую, поскольку налоговая нагрузка в России достаточно […]

Один из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота – журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров – принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник.

Официальные постановления и функции

6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.

В журнале фиксируются следующие виды приказов:

о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
об увольнении (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.

Варианты и требования к оформлению

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.

Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены.

Страницы журнала

Основные страницы журнала регистрации состоят из столбцов и строк, в которые вносятся данные.

Рассмотрим основные столбцы и приведем примеры для заполнения каждого из них.

Номер издаваемого документа. Например: 304
Дата документа. Например: 20.07.2016.
Номер приказа. Например: 489-ЛС.
Информация о документе, приказе о приеме или переводе, увольнении, отпуске. Например: принятие на работу, перевод на старшего продавца.
Данные о сотруднике. Например: Иванов И.И. При наличии в организации двух сотрудников с одинаковой фамилией и инициалами имя и отчество пишется полностью.
Закон или документ, на основании которого был вынесен приказ. Например: заявление работника от 15.07.2016.
Подпись сотрудника, которого касается приказ. Ставится после ознакомления сотрудника с приказом.
Данные о том, кто составил документ и внес данные в журнал. Например: Свиродов П.Р.
Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.

Ведение журнала

Как уже отмечалось, журнал ведется с первого дня работы организации. Его заполнением обязан заниматься назначенный руководством человек. Это может быть секретарь-референт, сотрудник отдела кадров.

В случае если ответственный за журнал уходит в отпуск или декрет, начальство обязано назначить нового ответственного на срок отсутствия работника.

Заполняется журнал ежедневно. В него вносятся все кадровые изменения, перечисленные нами выше.

Отметим, что не отмечаются в журнале приказы о назначении должностных лиц, упоминаемых в уставе организации – директор предприятия, руководитель того или иного отдела, начальник филиала и т.д. Данные сведения относятся к приказам по основной деятельности и фиксируются в другом документе.

После закрытия журнала он сдается в архив, где хранится на протяжении 75 лет.

Исправление допущенных ошибок

В некоторых случаях при заполнении журнала могут быть допущены ошибки. В таком случае следует помнить несколько общих правил:

Страницы из книги вырывать запрещено.
Использовать корректирующие средства, подтирать с помощью терки или лезвия неправильные данные запрещено.
Для исправления необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом вписать правильные данные.
Все исправления вносятся сразу же после обнаружения ошибки.

Видео: Как создать и оформить журнал на 1С?

Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С. С его помощью вы сможете создать собственный журнал, при этом самостоятельно определив количество необходимых колонок для заполнения. Информация дается в простом и доступном виде.

Все приказы, которые относятся к личному составу, должны быть записаны в специальный журнал. Благодаря этому, руководство компании при необходимости сможет доказать свою правоту в спорах трудового характера.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения книги востребован практически в каждом предприятии. Правильное ведение этого документа, точно отображающее приём на работу, передвижение по служебной лестнице, увольнение - не чиновничья прихоть. Этот документ служит основанием для подтверждения трудового стажа, a также является одним из основополагающих при начислении пенсии.

Такой журнал создают на самом начальном этапе деятельности предприятия (организации). Он ведётся всё время, которое существует предприятие независимо от формы собственности. Досрочное прекращение ведения Журнала по приказам ЛС не допускается. Единственное основание для начала ведения нового журнала - окончание свободного места для последующих записей.

Кадровый учёт отделяется от учёта бухгалтерского, в котором учитывается основная деятельность на основании юридических норм. Регистрировать приказы про личный состав предприятия совместно c приказами о основной деятельности невозможно, поскольку первые приказы касаются субъектов права, то есть граждан (независимо, являются ли эти люди гражданами РФ или же иностранцами) и им гарантирован как законные права, так и свобода волеизъявления. Говоря упрощенно, хотя на сегодняшнем этапе развития экономики рабочая сила представляет собой товар, продуцирующий её владелец, работник, товаром признаваться никоим образом не может. В основу бухгалтерской отчетности положена именно отчетность об образовании и движении товаров. Поэтому сведение в одну отчетность товаров и не товаров неизбежно будет в последующем порождать путаницу.

Срок хранения такого журнала составляет минимально 75 лет. Поэтому к его форме, a также качеству материалов, из которого он изготовлен, предъявляются определённые требования. Он должен иметь обложку, сделанную из износостойкой, твердой бумаги, листы нужно использовать только из бумаги высокого качества. Наклейка, на которой печатается название журнала, должна быть хорошо приклеена, должна быть предусмотрена невозможность отклеивания.

Почему необходимо ведение журнала

Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил. Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения - постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота. Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

Приказы по основному составу

В журнале находят отображение приказа по личному составу - только те внутренние документы предприятия, которые служат для определения служебного положения принятых на работу сотрудников и одновременно являются основанием при внесении записей в документы учёта. Например:

личные карточки;
финансовые документы;
трудовые книжки.

Приказы про назначение первых лиц предприятия на должности, которые указываются в уставных документах (например, главный бухгалтер, генеральный директор) считаются приказами основной деятельности, и в этом журнале не отображаются.

Журнал регистрации приказов о личном составе должен иметься на каждом предприятии независимо от его юридической формы (фирме, компании и так далее). В него вносится информация о приказах про приём, увольнение, переводе, назначения на новую должность, а также все иные приказы относительно сотрудников c сроком хранения 75 лет.

Поскольку нормативные акты Российской Федерации предусматривают требования ведения учёта персонала, фиксирования информации о внутренних кадровых перемещениях отдельно от документации, фиксирующей документооборот, относящийся к бухгалтерской, а также управленческой деятельности, регистрация кадровых приказов ведётся обособленно. Строгих законодательных правил оформления такого документооборота нет. В основу создания и оформления журнала закладываются нормы, которые определяются практикой делопроизводства.

В целом сам журнал, в котором производится регистрация информации о кадровых назначениях, a также перемещениях в правовом регулировании рассматривается как документ, создающийся на основе локального нормативного акта, то есть его форма может определяться руководителем предприятия самостоятельно. Однако, хотя стандартной формы не существует, сегодня в практике делопроизводства уже сложилась совершенно определённая форма такого документа и практика его ведения.

Журнал регистрации такого типа представляет собой подобие таблицы с несколькими строками и столбцами:

столбец первый используется для внесения информации о номере фиксируемого приказа;
второй столбец предназначен для фиксации даты издания приказа;
столбец третий используется для занесения информации о номере приказа;
столбец четвертый используется для записи про вид приказа - зачисление в штат на работу, внутреннем перемещении по должности, увольнении;
в пятый столбец вносится информация о имени, отчества, фамилии сотрудника, относительно которого издавался приказ;
в столбце номер шесть размещается о табельном номере работника, относительно которого был издан приказ;
в столбце номер семь находится информация про основание подписания приказа, то есть о трудовом договоре, заявлении сотрудника, дополнительном соглашении и так далее c указанием номера, a также даты регистрации;
столбец № 8 используется для внесения примечаний в случае необходимости.

Некоторые делопроизводители добавляют столбец для внесения информации о кратком содержании приказа, который регистрируется в журнале.

Что необходимо регистрировать в журнале

Согласно c Перечнем типовой документации, которая образуется во время работы организаций c указанием времени постоянного хранения устанавливается 2 разных срока, предусмотренных для хранения журналов, в которых фиксируется распорядительная документация, к которой относятся приказы про назначение, увольнение и о внутреннем должностном перемещении сотрудников.

Разрешается вносить информацию о личных данных сотрудников без полного написания их имен и отчеств, а используя вместо этого инициалы. Если в организации работают два или более сотрудников с одинаковыми фамилиями, то их отчества, а также имена записываются в полном виде.

Отдельные виды приказов относительно личного состава оформляются соответственно правилам документа «Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров» .B 2004 году 5-го января Госкомстат России издал постановление номер 1, в котором унифицировал формы приказов:

про приём на работу (Форма Т-1, а также форма Т-1а)
про перевод работающего на другую работу (Форма Т-5, а также форма Т-5а);
про расторжение (Прекращение) действия Трудового договора c сотрудником (или увольнение) (Форма Т-8, а также форма Т-8а);
приказы про направление работающего в командировку (Форма Т-9, а также Форма Т-9а);
приказы про поощрение работающего (Форма Т-11, а также форма Т-11а).

Литера «а», которая добавляется к номеру, который имеет унифицированная форма, означает, что она применяется для документального оформления приказов, относящихся к личному составу, при этом распоряжение относится сразу к нескольким сотрудникам (например, приказ про зачисление на работу сразу нескольких человек, которые формируют одну бригаду).

Первый - срок хранения в пять лет (краткосрочный). В нём фиксируются:

отпуска, предоставляемые для учёбы;
отпуска, предоставляемые ежегодно в соответствии c положениями трудового Договора;
взыскания дисциплинарные;
дежурства;
краткосрочные командировочные поездки.

Второй - сроком хранения 75 лет (длительный). В нем фиксируются:

приказы про зачисление на работу, увольнение, служебные перемещения;
информация об оплате труда, a также премировании;
информация о поощрениях, награждениях;
информация по вопросам повышения квалификации, аттестации, о присвоении чинов, разрядов и так далее;
о дежурствах, которые связаны c основной деятельностью;
приказы про длительные командировки;
приказы про предоставлении отпусков без содержания.

Не стоит торопиться заполнять Журнал ЛС. Стоит убедиться, что руководитель не передумает издавать приказ, не будет изменять тип документа или же его дату.

Опытные кадровики рекомендуют те приказы o личном составе, которые можно отнести к документообороту о внешнем движении работающих, отделять от приказов, относящихся к внутренним перемещениям сотрудников. Такое разделение данных в последующем может значительно облегчить получение данных, необходимых при анализе:

общей текучести кадров;
частотности и количественных показателей поступлений на работу;
статистике увольнений;
статистике переводов, которые в ходе анализа рассматриваются как поступление на новую работу после увольнения со старой.

Для такого же облегчения приказы по отпускам, по регистрации больничных, приказы о командировках могут учитываться также в других журналах.

Правила оформления журнала

К журналу регистрации ЛС установлено несколько требований относительно его оформления, а также ведения.

Журнал должен иметь титульный лист. На нём указываются:

название организации;
название отдела (отдел кадров);
дата начала ведения журнала, a также дата окончания (графа заполняется при сдаче документа в архив).

Ответственность ведения журнала возлагается на конкретного человека. На обратной стороне титульного листа указывается его имя, отчество, фамилия, должность.
Все записи в журнале нумеруются последовательно.
Приказы в журнал вносятся в хронологическом порядке - последующая запись обязана иметь более позднюю дату внесения, чем предыдущая.

При записях используют стандартные форматы в написании дат - день, месяц, год.

Данные о сотруднике (имя, отчество, фамилия), в отношении которого издавался приказ, вносятся без сокращений и изменений.
Информация, которая вносится в журнал, обязана соответствовать конкретному содержанию приказов.

Опытные кадровики дают совет - не вносить все издаваемые приказы по сотрудникам в один журнал, а разделить их на группы, положив в основу разделения вида действия, касательно записываемого приказа. Например - аттестация, приказ о командировании, приказ о перемещении на новую работу и так далее. Каждой группе целесообразно присвоить свой собственный индекс. Например, приказы о движении личного состава получает индекс ЛС, приказы об отпусках - индекс О, учет больничных листов получает индекс Б, приказам o командировании присваивается индекс КМ и так далее. В организациях, в которых трудится большое количество работников, такая индексация в последующем намного облегчит поиск соответствующей записи. Такое разделение также помогает при анализе работы предприятия для разработки новой формы коллективного договора, анализе текучести кадров.

В Типовой инструкции о делопроизводстве, которое ведется в федеральных органах, утверждённой Приказом Росархива (№ 68 от 27 ноября.2000 года) не устанавливаются жёсткие нормы касательно порядка нумерации в Журнале регистрации приказов, относящихся к личному составу. Отмечается только необходимость нумеровать приказы в виде порядковой нумерации в пределах одного календарного года. При этом отмечается, что распоряжения, приказы по ЛС, по основной деятельности нумеруются отдельно.

Защита информации внесённой в журнал

От неправомерных изменений записи в журнале защищают в соответствии c требованиями, предъявляемыми к архивным документам.

Предусматривается защита от:

вложения листов;
изъятия листов;
незаконных корректировок;
неправомерных исправлений.

Поскольку как сами приказы относительно личного состава, так и их записи в нормативно-правовом поле относят к документам юридически значимым, во избежание ошибок не рекомендуется использовать сокращения, которые могут позволить трактовать запись неоднозначно.

Для этого применяются:

прошнуровка журнала насквозь, включая все листы;
нумерация всех страниц;
концы шнура прошивки журнала на последнем листе фиксируются наклеиваемым стикером c печатью организации, a также подписью должностного лица, или же с использованием сургучной печати;
на последней странице перед сдачей в архив делается запись о количестве листов, эта запись заверяется подписью начальника отдела, а также печати организации.

В промышленно выпускаемых, изготовленных типографским способом журналах все эти охранные условия уже соблюдены, а в качестве пломбы предлагается стикер с нанесённой голограммой - надписью «Опломбировано». При вскрытии она изменяется автоматически на надпись «Вскрыто».

Возможность отклеивания контрольного элемента должна быть полностью исключена. Лучше всего заламинировать обложку.

От несанкционированных исправлений, а также корректировок записей устанавливаются правила исправлений, вносимых в записи журнала, например, в случаях внесения ошибочных сведений.

Для правомерных исправлений устанавливается правило внесения изменений в таком порядке:

запись, требующая исправления, зачеркивается линией. Затем вносится новая запись и делается удостоверяющая запись про сделанное исправление c указанием даты проведённого действия с подписью лица, который ответственен за совершённое исправление;
любые подчистки, использование корректировочных средств, зачеркивание, в результате которого становится невозможно прочитать исправляемую запись, запрещается.

При внесении изменений в Журнал ЛС изменения нужно выполнять предельно аккуратно, в строгом соответствии c установленными правилами, отчетливым, легко читаемым почерком.

Ведение журнала регистрации приказов ЛС в электронном виде

Правовые и нормативные акты относительно делопроизводства и документооборота допускают ведение журнала ЛС как в бумажном, традиционном виде, так и в электронном. Компьютерный файл по сути представляющий собой регистрационную таблицу, должен быть защищен от несанкционированных правок и в целом - доступа. Правила ведения такого электронного журнала аналогичны правилам, по которым ведется бумажный журнал.

Существующий в электронном виде журнал, или же его отдельный бланк, можно в случае необходимости распечатать, соблюдая при этом все необходимые требования к внешнему оформлению:

обложка;
нумерация;
титульный лист.

Затем отпечатанные листы сшиваются в соответствии c требованиями о нумерации страниц, прошива листов и сшивания, заверения подписью и опломбирования.

Журнал регистрации приказов по личному составу - это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен и .

В одном журнале со сроком хранения 75 лет

о перемещении;
о совмещении;
, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
об изменении фамилии;
о поощрении, награждении;
, премировании, различных выплатах;
все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
об отпусках по уходу за ребенком;
об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
о дежурстве по профилю основной деятельности;
о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

о дисциплинарных взысканиях;
об отпусках в связи с обучением;
о дежурствах;
о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________

«___» ______________20___ г.

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия. Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.

Разработка бланка журнала регистрации приказов по личному составу проводится на каждом предприятии индивидуально. В качестве примера для его составления можно воспользоваться образцами, предлагаемыми к использованию другими компаниями.

Как правило, в организации предусмотрена регистрация и систематизация не только приказов, но и других документов. К примеру, учет трудовых книжек, регистрация командировочных удостоверений и платежных поручений проводится в специально разработанных для них формах журналов.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале. Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.

Разработкой и ведением журнала регистрации приказов может заниматься сотрудник кадрового отдела или делопроизводства (офис-менеджер, секретарь).

Стандартными графами в бланке журнала регистрации приказов по личному составу являются:

№ приказа и дата его утверждения;
Суть приказа (его содержание);
ФИО того, кто подписывал документ;
ФИО того, кто является исполнителем;
Список лиц, которые должны ознакомиться с распоряжением;
Подпись ответственного лица, удостоверяющая получение приказа;
Отметка, удостоверяющая направление приказа в дело.

Любой образец, взятый за основу в разработке журнала регистрации приказов по личному составу, может быть доработан в соответствии с нуждами предприятия.