النموذج الموحد نموذج T13. عينة من ملء ورقة الوقت

يخضع وقت عمل كل موظف للتنظيم، سواء في تحديد القاعدة أو في الالتزام بها. ولهذه الأغراض، يتم إعداد ورقة محاسبية. تتضمن هذه الوثيقة بيانات أساسية عن نوبات العمل. ويؤخذ في الاعتبار أيضًا عدد تغيب الموظفين.

ورقة الوقت - الغرض والاستخدام

الغرض الرئيسي من ورقة وقت العمل هو عرض المعلومات بشكل مرئي حول مخرجات عمل الموظف. وبناء على هذه البيانات يتم احتساب أجر الموظف. يصبح هذا الجانب هو الغرض الرئيسي من الحفاظ على هذه الوثيقة.

ومع ذلك، فإن استخدام نموذج مماثل له أهمية أيضًا في مسائل أخرى. عند تحليل موقف الأداء، غالبًا ما يصبح من الضروري إجراء الحسابات فقدان وقت العمل. تتيح لك هذه الوثائق النموذجية الحصول على معلومات مرئية لفترة تقويمية معينة. ومع ذلك، في الحالة التي يكون فيها من الضروري القيام به صورة ساعات العملأو التوقيت، فإن نموذج الوثائق هذا لن يوفر المعلومات الضرورية.

يحتوي نموذج المستند على نموذج محدد قانونًا لتزويد قسم المحاسبة بمعلومات الموظفين.

في هذه الحالة هناك عينتان رئيسيتان يتم ملؤهما حسب طريقة تسجيل المعلومات:

• يتم استخدام النموذج T-12 لملء نموذج بتنسيق A4، ويكون هذا الخيار مناسبًا عند إدخال البيانات يدويًا؛
• نموذج T-13 عبارة عن جدول بيانات، يمكن إدخال البيانات فيه إما تلقائيًا عن طريق برنامج أو يدويًا، ولكن بتنسيق إلكتروني.

يعتمد اختيار النموذج على إجراءات إعداد التقارير الداخلية. من المقبول استخدام كلا الخيارين أو النظام المختلط.

التعيينات في ورقة الوقت

عند ملء النموذج، يمكن استخدام الرموز. يتم تقديم قائمتهم الموحدة في نموذج T-12، ولكن للراحة يمكن إضافتها إلى النسخة الإلكترونية. في هذه القائمة، تحتوي تسميات الحروف في ورقة الوقت على رمز محدد.

عند إدخال البيانات في النموذج، يمكن الإشارة إلى القيم الأبجدية والرقمية بالتساوي. يتم استخدام الخيار الأول في أغلب الأحيان، لأنه عادة ما يكون أكثر ملاءمة - فمن الأسهل التنقل باستخدام الأحرف الأولى التي يعتمد عليها التعيين.

مسؤولية الحفاظ على جداول الوقت

يعتمد الالتزام بإدخال المعلومات في هذا النموذج على حجم المنظمة. إذا كانت شركة صغيرة، فيمكن أن يمثل جميع الموظفين شخص واحد. ومع ذلك، إذا كانت هناك أقسام وفروع هيكلية، فمن الأفضل تعيين أشخاص مسؤولين لكل قسم.

لتحديد المسؤوليات، يتم إصدار أوامر لكل موظف يتم تعيينه لملء هذه العينة من الوثائق. يقوم هذا الموظف بإعداد الوثيقة وتوقيعها. كما يقوم رئيس القسم المسؤول عن هؤلاء الموظفين بالتوقيع على النموذج، وبعد ذلك يتم إرساله إلى قسم المحاسبة.

كيفية ملء ورقة الوقت بشكل صحيح

تنص قواعد ملء الجدول الزمني على ترتيب معين في إدخال المعلومات.

نظرًا لوجود اختلافات طفيفة في النموذجين T-12 وT-13، فإن ملئهما يختلف قليلاً. الإجراء هو كما يلي:

• وفقًا للوثائق الرئيسية، تتم الإشارة إلى اسم المنظمة، وكذلك القسم الهيكلي، إذا كانت العينة تأخذ في الاعتبار قسمًا واحدًا فقط؛
• يشار إلى مواعيد ملء النموذج وترقيمه؛
• تأخذ فترة التقرير في الاعتبار الوقت الذي يتم فيه إدخال المعلومات؛
• ولملء العمودين الثاني والثالث يتم استخدام البيانات المحددة في البطاقات الشخصية للموظفين.
• ثم يتم إدخال جميع حالات الحضور والغياب في الأعمدة، وفقًا لحضور الموظف، ويتم استخدام تعيينات الحروف والرموز، وبعد ذلك يتم حساب العدد المتوسط ​​والإجمالي للمناوبات التي تم العمل بها بالساعات والأيام؛
• يشير العمود الأخير لكل موظف إلى عدد أيام العطل وعطلات نهاية الأسبوع.

يتم إدخال المعلومات الخاصة بالقسم الثاني مباشرة من قبل قسم المحاسبة. يحتوي على بيانات محسوبة عن الرواتب مع الأخذ في الاعتبار كافة البدلات والاستقطاعات. وفي النهاية يتم الإشارة إلى المبلغ الإجمالي الذي سيتم دفعه.

إجازة بدون أجر في الجدول الزمني

عند ملء المستند، يكون لكل خيار للتغيب حرف خاص به ورمز خاص به.

يتم تسجيل الإجازة بدون أجر في خيارين:

• إذا تم منحها بإذن من صاحب العمل، فسيتم تحديد هذه الإجازة بالحرفين DO أو الرمز 16؛
• إذا كان القانون ينص على الإجازة، فسيتم الإشارة إليها بـ OZ أو 17.

هناك أيضًا تخصيص للإجازة السنوية التي لا يدفعها صاحب العمل. في هذه الحالة، يتم إدخال القيم DB أو 18 في النموذج لملء النماذج T-12 و T-13 بشكل صحيح، من المهم استخدام التسميات المحددة. ولهذا الغرض، من الممكن وضع تعليمات منفصلة، ​​والتي ستصبح وثيقة تنظيمية للمتخصص. ووفقا لذلك، يجب تنظيم الإجراء بأكمله لإدخال البيانات لتجنب الارتباك والأخطاء.

نموذج تعبئة نموذج جدول دوام العمل 0504421

نموذج OKUD الجديد 0504421 هو توصيات وعينات وزارة المالية لملء جدول زمني. تمت الموافقة على العينة الحالية لهذه التعليمات في مارس 2015 وهي نموذج صالح. وبناءً عليه تقوم المنظمة بتطوير تعليماتها الخاصة مع مراعاة خصوصيات الشركة.

بالإضافة إلى التوصيات العامة، أنشأ أمر وزارة المالية النماذج الحالية T-12 و T-13. لقد استبدلوا الخيارات القديمة بتبسيط نظام التعبئة وجعله أكثر إيجازًا. يتضمن النموذج الجديد أيضًا قائمة بالرموز المستخدمة عند ملئه.

يجب على كل منظمة الاحتفاظ بسجلات يومية لتواجد الموظفين في أماكن عملهم، ولهذا يستخدم قسم الموارد البشرية نموذجًا موحدًا لسجل الوقت في نموذج T-13. يسمح لك بتسجيل حضورهم وتأخيرهم وغيابهم، والتي يمكن أن تنشأ أسبابها لأسباب مختلفة، سواء كانت صحيحة أو غير صالحة. بناءً على بيانات الجدول الزمني في نهاية الشهر، يقوم قسم المحاسبة باحتساب أجور الموظفين، وخاصة الموظفين الذين تعتمد أجورهم على وقت تواجدهم في مكان العمل.

يلعب سجل الوقت دورًا مهمًا في تشغيل المؤسسة، بدءًا من تسجيل حضور الموظفين في مكان العمل وحتى حساب أجورهم. كل حدث له رمز خاص به، والذي يمكن أن يعكس وقت يوم العمل، والمرض، ورحلة العمل، والإجازة، بما في ذلك التأخير وغياب الموظف عن العمل. بالإضافة إلى ذلك، تتيح لك هذه الوثيقة تتبع معايير أسبوع العمل وإجراء بعض التعديلات على عملية العمل.

وبالتالي، بناءً على بيانات بطاقة التقرير، يمكن للمدير اتخاذ قرارات معينة بشأن تغيير أسبوع عمل الموظف إذا كان هناك وقت إضافي؛ ويمكن أن يحدث هذا غالبًا مع جدول زمني مرن أو استبدال موظف مريض. أيضًا، بناءً على بيانات بطاقة التقرير، يمكنك اتخاذ قرار بشأن المكافآت والحوافز للموظف، وكذلك بشأن الاستهلاك وفرض العقوبات.

يرجى العلم أنه يتم تقديم الجزء الأول من جدول الدوام للنصف الأول من الشهر إلى قسم المحاسبة لاحتساب الأجور المقدمة، وبناء على جدول الدوام المكتمل بالكامل يتم إجراء حساب كامل للأجور.

عينة من ملء ورقة الوقت

يمكن ملء الجدول الزمني بطريقتين، يجب عليك اختيار الطريقة الأكثر ملاءمة ومفهومة:

1. يتم إدخال البيانات يوميا - يشير النموذج إلى بيانات حضور وغياب الموظفين في العمل في حالة اكتشاف مثل هذه الحقيقة.
2. يتم إدخال البيانات في النموذج فقط في حالة الانحرافات عن القيم الموحدة، على سبيل المثال، إذا لم يأتي الموظف فجأة إلى العمل، في هذه الحالة يتم ملاحظة غيابه.

التعيينات في ورقة الوقت

رمز نوع الأجر في الجدول الزمني

• الراتب وبدلات السفر – 2000
• الدفع للموظفين بموجب العقود المدنية (لا تشمل الإتاوات) - 2010
• أجر الإجازة – 2012
• دفع العجز المؤقت – 2300

تعبئة نموذج T-13

ملء الجدول الزمني ليس بالأمر الصعب بشكل خاص، للقيام بذلك، حدد خيار المحاسبة المناسب لك وأدخل البيانات والرموز المناسبة:

• في "العدد 1"يجب عليك تحديد الرقم التسلسلي التالي.
• في "العدد 2"– البيانات الشخصية لكل موظف في المنظمة حسب منصبه واسمه الكامل.
• "العدد 3"يحتوي على الرقم الوظيفي للموظف.
• في "العدد 4"باستخدام رموز الحروف لكل موظف، يتم إدخال البيانات لكل يوم عمل، وفي الخلية العلوية الرمز المقابل، وفي الخلية السفلية تتم الإشارة إلى مدة عمل الموظف. لذلك، إذا تم تعيين جدول 5/2، فإن يوم العمل هو 8 ساعات، وستكون مدة يوم العمل بجدول 2/2 11 ساعة. يتم إدخال بيانات النصف الأول من الشهر والثاني في أعمدة منفصلة. أعلاه للنصف الأول، وأدناه للنصف الثاني. في حالة حدوث ساعات عمل إضافية، يجب على صاحب العمل تعويض الموظف عن وقت العمل الإضافي إما نقدًا أو بإجازة.
• في "العدد 5"تتم الإشارة إلى إجمالي وقت العمل بشكل منفصل للنصف الأول، وبشكل منفصل للنصف الثاني من الشهر.
• "العدد 6"يحتوي على القيمة الإجمالية لوقت العمل (مجموع العمود 5).
• في "العدد 7"يتم إدخال البيانات على قانون الأجور.
• "العدد 8"يحتوي على معلومات الحساب المحاسبي لتسجيل تكاليف الرواتب.
• الأعمدة 10-13تُستخدم لتسجيل غياب الموظفين، مع الإشارة إلى الرمز المقابل وعدد الأيام.

المواقف غير القياسية

اجازة بدون أجر

وبموجب القانون يمكن التمييز بين الأنواع التالية من هذه الإجازات:

• لأسباب عائلية - "قبل"
• إجازة بدون أجر، مقدمة وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، على سبيل المثال، بمناسبة حفل زفاف - "OZ"
• بناءً على قرار بموجب اتفاقية جماعية أو قرار صناعي - "DB"

إذا كانت هناك عطلات خلال إجازتك

إذا كانت هناك عطلات خلال الإجازة المخصصة، وفقًا لتقويم الإنتاج للعام الحالي، فسيتم تمييز هذه الأيام بالرمز "B". لذلك، على سبيل المثال، إذا ذهب الموظف في إجازة من 9 إلى 16 يونيو، وخلال هذه الفترة هناك عطلة في 12 يونيو، فبدلاً من الرمز (OT)، تحتاج إلى كتابة الرمز "B". لا يتم تضمين هذا اليوم في فترة الإجازة مدفوعة الأجر.

المرض أثناء الإجازة السنوية

إذا عانى الموظف من مرض أثناء الإجازة وقدم إجازة مرضية كتأكيد، فبدلاً من رمز "OT"، يجب عليك كتابة الرمز "B"، وفقًا للإجازة المرضية. وفي هذه الحالة، سيتم تمديد الإجازة طوال مدة المرض.

يعد تتبع الوقت مهمة مهمة جدًا. لا يريد الموظف أن يخسر أمواله التي حصل عليها بشق الأنفس، والمنظمة بدورها لا تسعى إلى دفع تكاليف التغيب عن العمل.

إن الصيانة الصحيحة وفي الوقت المناسب لوثائق التقارير لتسجيل ساعات العمل ستساعد على تجنب سوء الفهم هذا.

لما هذا؟

ورقة وقت العمل هي وثيقة ثابتة تحتوي على معلومات حول الامتثال لساعات العمل لكل موظف. بمعنى آخر، هذا جدول يتم فيه إدخال بيانات حضور أو عدم حضور كل موظف من موظفي المؤسسة.

وبناء على هذه الوثيقة يتم احتساب الأجور والمكافآت أو فرض عقوبات على التأخير والتغيب وغيرها من الانحرافات عن جدول العمل.

يجب أن تكون بطاقة التقرير هذه موجودة في نسخة واحدة ويحتفظ بها الموظف الذي تم تعيينه مسؤولاً عن إعدادها. في أغلب الأحيان، يُعهد بهذا العمل إلى قسم الموارد البشرية والمحاسبة، وأحيانًا إلى رئيس القسم أو المدير الأعلى. يجب أن ينعكس التعيين في منصب "مراقب الوقت"، أو بالأحرى التنازل عن الواجبات المقابلة، في عقد العمل.

خيارات النموذج

يمكنك أن تأخذ في الاعتبار عدد الأيام والساعات التي عمل فيها الموظف باستخدام طرق مختلفة، لكن Roskomstat أعدت نماذج خاصة. إنها بسيطة وسهلة الاستخدام، وبمساعدتها يمكنك تتبع "حضور" عملك بوضوح ومن ثم استخدام البيانات التي تم الحصول عليها بشكل فعال.

بالنسبة لمؤسسات الميزانية، تم تقديم نموذج خاص من ورقة الوقت رقم 0504421.

بالنسبة لجميع المنظمات والمؤسسات الأخرى، تمت الموافقة على النماذج T-12 وT-13. تختلف الأخيرة عن بعضها البعض حيث يتم استخدام T-13 حيث لا يتم التحكم في الظهور والغياب من قبل الأشخاص، بل من خلال الأنظمة الآلية (البوابات الدوارة). جئت إلى العمل، وسجلت دخولي عند نقطة التفتيش ببطاقة مرور، ثم واصلت المضي قدمًا. وبهذه الطريقة يسهل التحكم في التأخير والغياب وغيرها من الانحرافات عن جدول العمل.

غالبًا ما يتم ملء النماذج في النموذج T-13 تلقائيًا، أو باستخدام جزئي للوسائل التقنية.

يتم أيضًا ملء جداول وقت العمل في النموذج T-12 لغرض حساب الأجور، لذلك من الملائم تكليف محاسب بصيانة هذا الجدول.

كيفية ملؤها بشكل صحيح

أهم جوانب حفظ الجداول الزمنية:

• الجدول موجود في نسخة واحدة؛
• يتم ملؤها يوميًا بناءً على المستندات الرسمية (شهادات الإجازات المرضية، والأوامر، والتعليمات، وما إلى ذلك)؛
• يمنع إزالة أي أعمدة أو حقول من الجدول المقبول عموماً.

ومع ذلك، لا يزال بإمكانك تغيير الجدول. في بعض الأحيان تنشأ مواقف عندما تحتاج إلى إضافة حقول إضافية إلى نموذج موجود. على سبيل المثال، لمراعاة ساعات عمل معينة للنوبات غير القياسية. في هذه الحالة، من الممكن إجراء التغييرات، ولكن فقط بعد التوقيع على الأمر المقابل للمدير.

قبل بداية شهر التقرير (2-3 أيام مقدمًا)، يفتح الموظف المسؤول الجدول الزمني. لقد حان الوقت الآن لتحديد طريقة السلوك التي سيتم اختيارها. يمكن أن يكون هذا تسجيلًا كاملاً - علامات الحضور اليومي/عدم الحضور، أو فقط إدخال الانحرافات عن النظام - التأخير، المناوبات الليلية، العمل الإضافي، وما إلى ذلك.

عينة من ملء ورقة زمنية باستخدام نموذج T-12 كمثال

أولاً، يتم ملء الرأس والأعمدة الثلاثة الأولى. كقاعدة عامة، تظل هذه المعلومات ثابتة - الوحدة الهيكلية والأسماء الكاملة للموظفين وأرقام الموظفين.

في الأعمدة من 4 إلى 7، يتم تسجيل علامات الحضور والغياب وأيام الإجازة والإجازات المرضية بشكل يومي. ولهذا الغرض، يتم استخدام تسميات خاصة لكل سبب من الأسباب. لذلك، يتم تحديد الإجازة المرضية بالرمز B، ويوم الإجازة بالرمز PB، والإجازة السنوية بالرمز OT. يمكن العثور على القائمة الكاملة للتسميات في النموذج الأكثر توحيدًا في الورقة الأولى.

من المهم أن تتذكر أن أي علامات يتم وضعها على السجل الزمني فقط على أساس أي مستند. يمكن أن تكون هذه شهادة إجازة مرضية، أو أمرًا داخليًا، أو أمرًا بالعمل الإضافي موقعًا من موظف مألوف.

غالبًا ما تنشأ المواقف عندما لا يكون من الواضح تمامًا الرمز الذي يجب وضعه. على سبيل المثال، يكون الموظف في إجازة مدفوعة الأجر ويتم تعيين رمز OT له. ولكن في هذا الوقت كان لديه الحماقة ليمرض ولم يذهب إلى العمل في الموعد المحدد.

إذا لم يحذرنا الموظف، فمن المستحسن إدخال الرموز NN (عدم الحضور لأسباب غير معروفة)، وبعد استلام شهادة الإجازة المرضية، قم بتصحيح هذه التسميات إلى الرمز "B". إذا وجد الموظف طريقة للإبلاغ عن مرضه، فيمكنه وضع الرمز "B" على الفور.

ربما في مثل هذه الحالة يكون من الأفضل كتابة الرمزين "NN" و"B" بالقلم الرصاص أولاً، حتى لا يفسد مظهر المستند الموجود في نسخة واحدة. إذا تم الاحتفاظ بالنموذج إلكترونيا، فلن تنشأ مثل هذه المشاكل.

عادة ما يتم احتساب بعض حالات الغياب بـ "أيام"، لأنه لا يمكن للموظف أن يكون في إجازة لمدة نصف يوم فقط، أو أن يذهب في إجازة مرضية لمدة ثلاث ساعات. في هذه الحالة، يتم ترك عمود فارغ تحت تسمية الحرف. إذا تأخر الموظف لمدة 30 دقيقة، أو عمل لمدة 4 ساعات إضافية، فسيتم الإشارة إلى وقت الانحراف عن جدول العمل تحت تعيين الرسالة.

يقدم العمودان 5 و7 إجماليًا متوسطًا ونهائيًا لأيام العمل، بينما تقدم الأعمدة من 8 إلى 17 تقريرًا كاملاً لكل موظف - مقدار عمله، ومقدار راحته، وكم فاته ولماذا. من عنوان الرأس أعلى كل عمود، يصبح من الواضح ما هي البيانات التي يجب تلخيصها.

ميزات صيانة الجدول الزمني في المنظمات ذات الميزانية

يستخدم النموذج رقم 0504421 أيضًا لمراقبة الامتثال لنظام العمل، ولكن له اسم مختلف قليلاً "المحاسبة عن استخدام وقت العمل"، والذي يعكس تفاصيل عمل منظمات الميزانية. في بطاقة التقرير هذه، يمكنك العثور على تسميات مثل "أيام العطلة الدراسية"، "الاستبدال في مجموعة يومية ممتدة"، "إجازة دراسية".

لا يختلف إجراء الاحتفاظ بمثل هذا الجدول الزمني عن النموذجين المحاسبيين الموحدين T-12 وT-13:

• محفوظة في نسخة واحدة؛
• يفتح قبل 2-3 أيام من بدء فترة الفاتورة؛
• تستخدم دون تغييرات في النموذج القياسي.

كما تم اعتماد إجراءين للتسجيل - مستمر (يتم ملاحظة جميع مرات الظهور وعدم الظهور) ومع الإشارة إلى الانحرافات.

هناك عدة اختلافات في الجدول نفسه. ويجب الإشارة في رأس بطاقة التقرير بالإضافة إلى اسم المنظمة والوحدة الهيكلية وفترة الصيانة إلى نوعها برقم. إذا تم إرسال الجدول الزمني "كما هو" دون إجراء تغييرات، فإنه يطلق عليه اسم "أساسي" ويتم وضع علامة "0" عليه في هذا العمود. مع كل تعديل لاحق، يجب عليك الإشارة إلى رقم التغيير بالترتيب.

يتم ملء الأعمدة الأربعة الأولى على الفور - وهي الأسماء الكاملة للموظفين وأرقام الموظفين والمناصب. يتم ملء الأعمدة التالية مع تقدم الفترة. في الجزء العلوي من الأعمدة تشير إلى الانحرافات عن وضع التشغيل بالساعات (إن وجدت)، وفي الجزء السفلي يوجد حرف يوضح سبب الانحراف. يلخص العمودان 20 و37 النتائج المؤقتة والشهرية، على التوالي.

لا يتم توفير أي حسابات إضافية في هذا النموذج. في نهاية فترة الفاتورة، يتم نقل هذه الوثيقة إلى قسم المحاسبة، حيث سيتم احتساب أجور موظفي منظمة الميزانية على أساسها.

ويمكن الاطلاع على قائمة الرموز المستخدمة في ورقة دوام العمل هذه (نموذج رقم 0504421) في الجدول:

كيف يتم تحديد الإجازة؟

تجمع كلمة الإجازة في شؤون الموظفين بين العديد من المفاهيم. تبدأ من إجازة الأمومة وتنتهي بها. لن توافق العديد من الأمهات الشابات، ولكن هذه هي أيضا إجازة، على الرغم من توفيرها لرعاية طفل صغير.

يتم تمييز كل من هذه الإجازات بطريقتها الخاصة في الجدول الزمني، ومن الجدير الاهتمام بشكل خاص بأنواع الإجازات الأكثر شيوعًا وتسجيلها.

في الموعد المحدد

بناءً على أمر الإجازة، والذي يجب أن يتضمن توقيع المصطاف نفسه، يتم تمييز الجدول الزمني بالرمز "OT" إذا كانت هذه هي الإجازة الرئيسية، أو بالكود "OD" إذا كانت إضافية.

على نفقتك الخاصة

هناك أوقات يحتاج فيها الموظف إلى أخذ عدة أيام إجازة خارج جدوله المعتاد. قد تكون الأسباب مختلفة، ولكن هناك حل واحد فقط - الإجازة بدون أجر.

وينص التشريع على عدة أسباب لهذه الإجازة - حفل زفاف، أو ولادة طفل، أو المزيد من الأحداث الحزينة، مثل وفاة أحد الأقارب. في هذه الحالات، يجب عليك إدخال الرمز "OZ".

إذا كان لدى الموظف سبب مختلف، ويحصل على هذه الإجازة بالاتفاق مع المدير، فسيتم استخدام الرمز "قبل". وفي كلتا الحالتين، يتم وضع العلامة على أساس الأمر المقابل الذي وقعه الموظف.

تمرين

إن الجمع بين العمل والدراسة في عصرنا هذا هو القاعدة أكثر من الاستثناء، والتشريعات في هذا الشأن تدعم هؤلاء العاملين بضمان الإجازة الدراسية. بعد قبول الطلب المقابل من الموظف واستلام الطلب الموقع من الطالب، يمكنك وضع الرمز "U" بأمان على بطاقة التقرير طوال فترة الإجازة الدراسية.

ومن الجدير بالذكر أنه في حالة مرض الموظف أثناء اجتياز الدورة التالية، فلا يتم تمديد هذه الإجازة لمدة الإجازة المرضية ويمكن إدخال الرمز "B" فقط في الأيام التالية لانتهاء الإجازة الدراسية، في حالة أن الموظف لم يكن لديه وقت للتعافي قبل نهاية الإجازة وقدم شهادة إجازة مرضية تؤكد غيابه عن الحضور بعد انتهاء الجلسة.

للحمل والولادة

بالطبع، لا ينبغي أن تطغى الروتين على الوثائق، مثل هذه الفترة السعيدة للموظفات، لذلك تُمنح إجازة الأمومة على أساس شهادة إجازة مرضية، والرمز الموجود في بطاقة التقرير هو "P". ويستخدم نفس الرمز في حالة تبني طفل حديث الولادة.

لرعاية الطفل

وبعد ذلك يصدر أمر بإجازة الوالدين حتى سن الثالثة. يتم تمييز هذه الإجازة بالرمز "OZH".

يعد العمل مع المستندات دائمًا مهمة مسؤولة، ولكن معرفة أساسيات ملء جداول الوقت ستوفر عليك من النزاعات أثناء كشوف المرتبات وغيرها من المشاكل البسيطة من هذا النوع.

فيديو - إعداد جدول زمني وحساب الأجور في 1C:

تتيح لك ورقة الوقت تسجيل العمل المحتمل بدوام جزئي، والذهاب إلى العمل بعد ساعات العمل والعمل الإضافي، وكذلك الحصول على معلومات حول إجمالي عدد ساعات العمل، مع مراعاة الإجازات والإجازات. كل هذه المعلومات مهمة لكشوف المرتبات.

يعد الاحتفاظ بالوثيقة المعنية أمرًا إلزاميًا لأصحاب العمل. وهذا منصوص عليه قانونًا في المادة 91 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.

إجراءات الحفاظ على الجداول الزمنية لعام 2019

يتم إصدار أمر إعداد الجدول الزمني وتوقيعه من قبل رئيس المنظمة. وكقاعدة عامة، يتم تعيين رئيس الوحدة الهيكلية باعتباره الشخص المسؤول عن صيانتها.

يتم إعداد الوثيقة في نسخة واحدة ويتم ملؤها يوميًا. وفي نهاية كل شهر يتم عرض إجمالي عدد أيام وساعات العمل. يتم توقيع الوثيقة من قبل رئيس الوحدة الهيكلية، وهو موظف في خدمة شؤون الموظفين، وبعد ذلك يتم نقلها إلى قسم المحاسبة.

تحتوي هذه الوثيقة على نموذجين - نموذج T-12 ونموذج T-13، تمت الموافقة عليهما بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 "عند الموافقة على النماذج الموحدة للوثائق المحاسبية الأولية لمحاسبة العمل ودفعها ". يتيح لك النموذج الأول أن تأخذ في الاعتبار ليس فقط وقت التوظيف، ولكن أيضًا مراقبة المدفوعات للموظفين. وعلى العكس من ذلك، يحتوي النموذج T-13 على أعمدة لملء وقت العمل الفعلي. يمكنك تنزيل الجدول الزمني لعام 2019 (النموذج) أدناه.

نموذج T-12

نموذج T-13

قواعد الحفاظ على الجداول الزمنية

لأي مدة تشغيل، بغض النظر عن الأوضاع المحددة، يمكن أن تنعكس المعلومات في الجدول بطريقتين:

• طريقة التسجيل المستمر للحضور والغياب عن العمل؛
• من خلال تسجيل الانحرافات فقط (عدم الحضور، والعمل الإضافي، وما إلى ذلك).

يجب تأكيد جميع الملاحظات المتعلقة بالانحرافات عن ظروف العمل العادية (التغيب، والإجازات المرضية، والعمل الإضافي، وما إلى ذلك) من خلال المستندات ذات الصلة (الشهادات الطبية، والأوامر، وما إلى ذلك).

تتم الإشارة إلى جميع التسميات والرموز الخاصة ببطاقة التقرير في صفحة العنوان. على سبيل المثال، الحرف "I" يعني الذهاب إلى العمل، و"OT" يعني إجازة، و"B" يعني يوم عطلة، وما إلى ذلك.

اقرأ المزيد عن هذا في المقال « » .

تحميل عينة مجانية من ورقة الوقت

برامج المحاسبة

تستخدم بعض المنظمات برامج خاصة لتسجيل ساعات عمل الموظفين، والتي تقوم تلقائيًا بجمع وتخزين ومعالجة المعلومات حول تواجد الموظفين في العمل، ووقت وصولهم ومغادرتهم، ومدة العمل واستراحة الموظفين، وما إلى ذلك.

ومع ذلك، لا يزال من المعتاد في معظم المؤسسات ملء البيان يدويًا. حيث أنها الوثيقة الأكثر أهمية ليس فقط لحساب الأجور، ولكن أيضًا للإعلان عن مصاريف الشركة للأجور، والتي بدورها تؤثر على مقدار الضرائب. لذلك يجب ملؤها بشكل صحيح وبعناية.

فترات التخزين للجداول الزمنية

لقد تم تكليفك بالاحتفاظ بسجل زمني، ولكن لسبب ما لا تستطيع الإدارة تزويد مكان عملك ببرامج متخصصة. هذا لا يعني أنه لا توجد وسيلة لجعل عملك أسهل. من السهل العثور على نموذج بطاقة تقرير T-12 على الإنترنت. من الممكن تمامًا رسم جدول وفقًا لعينة في Excel دون خبرة كبيرة. ستساعدك هذه المقالة على إنشاء الصيغ وأتمتة عملك.

ليس من المنطقي أن نفكر هنا في الجزء النصي من المستند الذي يسرد الرموز التي يتم ملء الجدول الزمني بها. هناك حاجة إلى الصيغ مباشرة في قسم المحاسبة. دعونا نتحدث عنها. لكن تأكد أولاً من تشغيل وضع الحساب التلقائي في خيارات Excel ( ملف - خيارات - صيغ - حسابات المصنف)، وإلا فسيتعين عليك الضغط على المفتاح إلى ما لا نهاية F9 .

يوفر نموذج الجدول الزمني إشارة إلى بداية ونهاية فترة التقرير. ضع هذا القسم في أعلى المستند. ثم تحتاج إلى ترقيم الأيام وتسليط الضوء على أيام عدم العمل. هذا أمر صعب للغاية، لذا اعمل خطوة بخطوة. أولاً، قم بتنسيق الخلايا التي ستكون التواريخ مرئية فيها:

• حدد الخلايا للنصف الأول من الشهر، اضغط على المفتاح كنترولوحدد خلايا التاريخ المتبقية؛
• الضغط على أيقونة النافذة المفتوحة للمجموعة رقموفي النافذة التي تفتح، على علامة التبويب رقماختر أولا تاريخ، ثم جميع الصيغ، في النسق يكتبيدخل د(وهذا يعني أنه سيتم تخصيص حرفين لرقم اليوم، وسيتم إخفاء الشهر والسنة)؛
• تأكيد أفعالك ( نعمأو يدخل).

الآن، في الخلية المحجوزة للتاريخ الأول من الشهر، أدخل رابط الخلية مع بداية الفترة: = ب2.

في الخلية الثانية التي تحتوي على التاريخ، أدخل صيغة تزيد الصيغة السابقة بمقدار واحد: = د4+1 .

انسخ هذه الصيغة إلى الخلايا المتبقية في النصف الأول من الشهر. بالنسبة للنصف الثاني من الشهر، سيكون الاختلاف الوحيد في صيغة تاريخ البدء (= ر4+1 )، في الخلايا المتبقية، يجب أن تزيد كل خلية سابقة بمقدار واحد.

يمكن أن تكون فترة التقرير مختلفة: من 1 إلى 30 أو 31 أو 28 أو 29. بدءًا من اليوم التاسع والعشرين، قد لا تكون هناك تواريخ، لذا قم بتحرير الصيغة في الخلية المقابلة لهذا التاريخ ( =إذا(AF4<$D$2;AF4+1;"") )، وانسخه للأيام المتبقية.

من أجل تسليط الضوء على عطلات نهاية الأسبوع والأعياد بين التواريخ المستلمة، يمكنك استخدام الجدول المساعد الذي تم إنشاؤه في الورقة الثانية. جميع الصيغ مرئية في الشكل. يتم الاحتفال بالعطلات يدويًا.

في الجدول الزمني، قم بتمييز التاريخ الأول من الشهر، وافتح القائمة مع الفريق تنسيق مشروط، يختار إدارة القواعد، في النافذة التي تفتح، قم بإنشاء قاعدتين (كل منهما باستخدام الزر إنشاء قاعدة). يرجى ملاحظة أن مراجع الخلايا ذات التاريخ الذي يتم تنسيقه يجب أن تكون مختلطة (مسبوقة بـ $ لم يشر اليه).

لتطبيق الإعدادات على تواريخ أخرى، استخدم الزر تنسيق العينة:

• حدد خلية تم تكوين التنسيق لها بالفعل؛
• انقر على الزر
• حدد كافة الخلايا التي يجب أن تحتوي على نفس المعلمات.

حسنًا، أخيرًا، قم بحساب عدد مرات الظهور وعدم الحضور.

يتم تسجيل حالات الحضور وعدم الحضور يوميًا، وستتغير المجاميع وفقًا لذلك، وبحلول نهاية الشهر تكون بطاقة التقرير جاهزة.

جميع التقنيات التي تمت مناقشتها في هذه المقالة متوفرة في إصدارات مختلفة من Excel. يمكنك استخدامها عند إعداد جداول زمنية وعند إعداد مستندات محاسبية أخرى.