Ajajuhtimise tabel kiireloomuline oluline mittekiire. Covey kvadrandid: juhtumi struktuurimaatriks

Eisenhoweri maatriks- See on prioriteetide seadmise põhimõte, mis võimaldab teil päeva jooksul tõhusalt lahendada suurima arvu ülesandeid. See ajajuhtimise meetod on oma nime saanud selle autori ja looja – Ameerika Ühendriikide kolmekümne neljanda presidendi – järgi. Dwight David Eisenhower. Oma ametikoha tõttu oli ta sunnitud täitma tohutul hulgal ülesandeid päevas ning selle edukaks tegemiseks jõudis ta ajaplaneerimise põhimõteteni, mida hiljem hakati nimetama Eisenhoweri prioriteetmaatriksiks või Eisenhoweri ruuduks.

Mis on Eisenhoweri põhimõtte olemus?

Selle väljaku ruum sisaldab juhtumeid ja ülesandeid, mis ei saa enam oodata ja on meile väga olulised. Eisenhoweri põhimõte viitab sellele, et see väljak peaks olema tühi, sest ajaplaneerimises pädev inimene ei luba äris erakorralist, kriitilist olukorda. Sageli muutuvad asjad kiireloomuliseks meie süül. Harjumus lükata kõik hilisemaks või primitiivne inimlik laiskus on tavalised põhjused “A” ruudu täitmiseks.

Kõik tervisega seotud küsimused;
ülesanded, mille ignoreerimine põhjustab probleeme, raskusi;
tegevused, mis viivad neid eesmärgile lähemale.

Näiteks:

raviasutuse külastus;
olulise kõne tegemine tööasjus;
tööülesande täitmine, kui selle täitmise tähtaeg on lähenemas;
spetsialisti kutsumine tõsise tehnilise probleemi kõrvaldamiseks;
puhkust, mida on hädasti vaja.

Te ei tohiks lubada jooksvate asjade üleminekut ruutu A, kuna tavapärast töövoogu on väga raske korraldada, olles pidevalt kiire töö äärel. Prioriseerimine peaks toimuma nii, et probleemid laheneksid enne nende tekkimist ehk tuleb kõik käigud ette arvutada ja olulisi asju mitte hilisemaks lükata.

Eisenhoweri prioriteetmaatriks annab sellele ruudule olulise rolli. Kogemused näitavad, et kui pöörata tähelepanu B-kategooria juhtumitele ja neid süstemaatiliselt läbi viia, ei lase tulemused kaua oodata. See prioriteetide seadmine muudab töövoo võimalikult tõhusaks ja viib teid edule lähemale.

Selle kvadrandi ülesannete tõeline eelis on see, et nende täitmiseks on piisavalt aega, kuna need pole kiireloomulised. Ja on oluline meeles pidada, et kui te sellistele juhtumitele tähelepanu ja aega ei pööra, siis on oht, et need liiguvad ruutu "A", mida Eisenhoweri põhimõtte kohaselt ei tohiks lubada.

Tööprojektide planeerimine;
- ennetava iseloomuga tegevused;
- uute partnerite otsimine;
- lõpetatud projektide tulemuste hindamine;
- täiendavate arenguväljavaadete otsimine.

Eisenhoweri väljaku "C" kvadrand peaks sisaldama ülesandeid, mis pole nii olulised, kuid on kiireloomulised. Enamasti toimub prioriseerimine nii, et inimene paneb kogu oma jõu nende ülesannete täitmisele ja samal ajal ei saa aru, et see viib teda eesmärgist eemale. Sellised asjad võtavad ära selle, mis on tõeliselt oluline.

Eisenhoweri maatriks on süsteem, mis nõuab täpset ja veavaba kasutamist, mistõttu on oluline ülesannete õige klassifitseerimine. Prioriseerimisel ajavad paljud inimesed segi ruutu "C" kuuluvad ülesanded ruutu "A" kuuluvate ülesannetega. Näiteks kui ülemus andis ülesande, mis nõuab viivitamatut täitmist, kuid ei ole seotud tööga, siis peaks see ülesanne olema lahtris "C", nagu oluline, kuid mitte kiireloomuline, ja mitte "A" lahtris.

Eisenhoweri maatriks seab teid mitte kalduma oma eesmärkidest kõrvale ning raiskama oma energiat ja aega abstraktsetele ja ebaolulistele asjadele.

Ootamatud külalised, kes võtavad aega ja tähelepanu;
enda hooletuse ebameeldivate tagajärgede kõrvaldamine;
kiireloomulised kohtumised, mis ei olnud teie plaanis.

Eisenhoweri põhimõtte järgi prioriteetide seadmine peaks toimuma nii, et selle ruudu ülesannetele antaks kõige vähem aega ja vaeva. Te ei saa neid üldse teha ja see teeb teile head. Tõenäoliselt on ülesanded lihtsad ja huvitavad, kuid see pole põhjus nende täitmiseks. Arvestades, et need ei vii teid kavandatud eesmärgile lähemale, piirake rangelt nende rakendamise aega või jätke nad ülesannete loendist täielikult välja.

Tühjad vestlused mobiilis;
meelelahutus- ja meelelahutustegevus;
mis tahes segavad objektid, mis segavad põhitegevust.

Eisenhoweri maatriks aitab lahendada sellist keerulist ülesannet nagu prioriteetide seadmine. See meetod võimaldab teil oma aega hallata ja eesmärke saavutada.

On aeg vaadata lähemalt ühte tema tööriistadest: Eisenhoweri maatriksit.

Miks on see aastakümneid nii populaarne olnud ega kaota oma tähtsust? Vaatame, mis on tehnika olemus ja kuidas seda praktikas rakendada.

Dwight Eisenhower on jäänud järeltulijate mällu targa strateegi ja produktiivse praktikuna. Tal õnnestus lõpetada sõda Koreas, peatada dissidentide tagakiusamine riigis ning saavutada mitmeid muid olulisi tulemusi välis- ja sisepoliitikas. Ja tänu temale on meil täna võimalus prioriteetide seadmise vahendina kasutada tehnikat, mida nimetatakse Eisenhoweri maatriksiks.

Nii kõrge auastmega poliitik pidi selle omapärase tabeli ise välja töötama, kuna teised teooriad teda täielikult ei rahuldanud. Ja mitte igaüks ei saa hakkama pidevalt paljude suurejooneliste ülesannete lahendamisega, isegi nii "paadunud" tippjuht.

Tänapäeval on seda skeemi kujutavad fotod mitmesugustes veebiressurssides väga populaarsed. Maatriks on leht, mis on jagatud 4 kvadrandiks, kuhu mahuvad erineva tähtsuse ja kiireloomulisusega ülesanded.

1. Esimene ehk kvadrant A hõlmab neid juhtumeid, mis nõuavad kiiret tegutsemist.
2. Sektoris B on peidetud mitte vähem olulised, kuid mitte nii kiireloomulised ülesanded.
3. C-tähe all ei ole kõige olulisemad sündmused, kuid mis nõuavad kiiret reageerimist.
4. Viimases kvadrandis D saate nagu pikas kastis edasi lükata juhtumid, mis pole kiireloomulised ega ole seotud eriti oluliste juhtumitega.

Kõige tähtsam, kiireloomuline

Kui Eisenhoweri prioriteetmaatriksi tsoonis A midagi ei kuvata, võib dokumendi autorit õnnitleda. See tähendab, et tal õnnestub oma plaanid õigel ajal täita ja erakorralisi meetmeid pole vaja.

Kuid mõnikord on sellised ülesanded asendamatud.

Mida on asjakohane A-kvadrandi paigutada?

• Kiiret täitmist nõudvad ülesanded, vastasel juhul ei saa tõsiseid probleeme vältida;
• Lahendamata ülesanded, mis tõesti ähvardavad teid eesmärgist tagasi lükata;
• "Tulekahju" terviseprobleemid.

Näide viimasest lõigust: tervise järsu halvenemise märgid, mis nõuavad arsti kutsumist majja või kiiret visiiti kliinikusse. Tööl võib see olla kõige olulisem kohtumine äripartneriga, mis lahendab investeerimise küsimuse. Või õpilase poolt riigieksami sooritamine, gaasilõhna tundmisel kiirabi kutsumine jne.

Hädavajalik, kuid mitte üle jõu käiv

B on peamine planeerimistsoon. Siin “elavad” elutähtsad ja tööstuslikult olulised ülesanded, mis vajavad tasakaalustatud lähenemist ja üsna pikka lahendusperioodi. Nende elluviimisega ei tasu kiirustada, parem on pöörata tähelepanu eesmärkide elluviimise kvaliteedile. Kellel see õnnestub, saab temast oma äris kõige edukam.

Siin saate programmeerida kursusetöö koostamist, suhete loomist uue äripartneriga, arsti soovituste järgimist, korteriremondi kavandi valimist jne.

Mida tuleks tõsiselt karta, on siin A-kvadrandis ehk "põlemise" kategooriasse planeeritud sündmuste "ümberasumine".

Kiireloomuline, kuid mitte prioriteetne

"Prügi kühveldamine" on vajalik mitte ainult prioriteetsetes tegevusvaldkondades. Koguneb hunnik väikseid tüütuid asju, mis viimse hetkeni edasi lükati ja ühtäkki kuhjusid korraga ning see “Gordiuse sõlm” tuleb ühe hoobiga läbi lõigata.

Mõnikord loobivad teised meile selliseid probleeme, näiteks määras ülemus teile kolleegi kiireloomulise töö. Lihtsalt sellepärast, et ta arvab, et sa suudad paremini. Ja sina ja su asjad on läbi katuse! Nii et sa kiirustad: kas olla uhke oma asendamatuse üle või öelda ülemusele ausalt, et sul pole mingit soovi töötada kahe ja isegi ühe palga eest. Seda tüütum on, et kohmakas kolleeg saab samapalju palka, "pliidi peal istudes". Pole aus!

Seotud artikkel:

Eriti kui tööd koju kaasa võtta ei saa: on ka vääramatu jõud, ootamatult ilmuvad sugulased või muud külalised. Või küsivad needsamad õemehed pisarsilmil abi uude korterisse kolimisel. Ja teine ​​pool kaasab teid kindlasti "kiirreageerimisrühma".

Ja homme või ülehomme, pärast kõiki neid juhtumeid, peate kindlasti kõrvaldama juba oma ülesannetes ja plaanides tehtud möödalaskmise tagajärjed, sisestades need Eisenhoweri malli C sektorisse.

Mitte-kiireloomuline ja ebaoluline

Alati ei saa teha ainult seda, mida vajate, mida peaksite ja mis viib eduni. Jah, see on füüsiliselt võimatu. Tuleb lõõgastuda, lõbutseda, vastu võtta oodatud külalisi, käia väljasõitudel, käia etendustel, sõita jõetrammiga jne.

Meie eluprogrammis ei saa neid hetki nimetada ei peamisteks ega isegi väga olulisteks.

Aga ilma nendeta on meil vähemalt igav. Ja see mõjutab ka heaolu ja eneseteostust. Ja siis see, kes ei tea, kuidas lõõgastuda, ei saavuta tõenäoliselt palju: ta lihtsalt "põleb läbi" või "murdub".

Mõnda neist ülesannetest võib omistada teistele sektoritele, eriti kui need mõjutavad oluliselt tervist ja tulemuslikkust.

Aga gruppi D kuuluvad kindlasti “ajasööjad” nagu pikad ja mõttetud telefonivestlused, muud tühja ajaveetmise võimalused. Seesama teler varastab palju aega, rääkimata sotsiaalvõrgustikes või arvutimängudes "käimisest".

Mis aitab maatriksit tõhusalt kasutada

Maatriksi koostamine on pool võitu. Lõppude lõpuks peate järgima kõiki tema "juhiseid". Ja selleks pidage meeles prioriteetseid asju ja alustage oma päeva nendega. Kirjutage üles algoritm nende olulisemate eesmärkide saavutamiseks, analüüsige tehtut, märkige üles vead ja visandage nende parandamise viisid.

Olge püsiv ja järjekindel, kõiguta vähem ja lase end pisiasjadest segada, ära lase teistel "oma kaela istuda" ning valige lõõgastumiseks, puhkamiseks ja taastumiseks kindlasti kõige mugavamad ja lähedasemad võimalused.

Seotud artikkel:

Kuidas see praktikas töötab?

"Aja meister"- see on Jevgeni Popovi koolituse nimi, mis arendab ja konkretiseerib mitmete tuntud klassikaliste ajaplaneerimise tehnikate sätteid.

Vahel uurime palju väärtkirjandust, lepime tarkade ideede autoritega kokku. Kuidas seda kõike praktikas rakendada, jääb aga ebaselgeks. Sellepärast töötati välja Jevgeni Popovi videotundide kursus.

Ta ise läks teooriast, minevikupärandit uurides, oma praktiliste arenguteni. Seda rada kalibreerib tema liikumine eduredelil ülespoole. Ta ise õppis palju ja nüüd jagab ta neid teadmisi ja oskusi heldelt meiega. Heitke pilk tema "koolile" ja palju, mis tundus keeruline, saab selged piirjooned.

Tänaseks on mul kõik, mis puudutab aja õige planeerimise ja selle kiire jooksmise “taltsutamise” teadust. Esitage küsimusi, vastan hea meelega kõigile, kes siiralt enesetäiendamise poole püüdlevad.

Kutsuge siia kolleege, sõpru, tuttavaid, laske neil omandada oskus iga elatud tundi ratsionaalselt kasutada.

Kuna Ameerika Ühendriikide kolmekümne neljas president, nagu iga riigipea, oli väga hõivatud inimene, töötas ta välja oma metoodika prioriteetide seadmiseks mis tahes äritegevuse protsessis. Ta lõi nn Eisenhoweri maatriksi, mis võimaldab inimesel keskenduda kõige olulisematele asjadele, jättes samas tähelepanuta väiksemad ülesanded, millest pole kasu.

Eisenhoweri prioriteetmaatriks on nelja kvadrandi tabel. Samal ajal saab sellesse kaasata mis tahes ettevõtte sõltuvalt kahest parameetrist: kiireloomulisus ja tähtsus.

"A" kvadrand on koht, kus asjad on kõige olulisemad ja need tuleb kiiresti ära teha. "B" kvadrand sisaldab mittekiireloomulisi ülesandeid, mille täitmine on piisavalt suure tähtsusega. Asjad, mis esineja jaoks eriti olulised pole, paigutatakse C-kvadrandi, kuid need tuleb kohe ära teha. Viimases D-kvadrandis olevad asjad ei nõua kiiret tegutsemist ja neid ei peeta oluliseks.

Sellise tööriista nagu Eisenhoweri maatriksi olemuse mõistmiseks tasub iga kvadranti üksikasjalikumalt käsitleda. Vastasel juhul vähendatakse selle kasutamise efektiivsust nullini.

Kvadrant A: olulised ja kiireloomulised küsimused

Maatriksit, milles see kvadrant on tühi, võib pidada ideaalseks, kuna asja olulisus ja kiireloomulisus viitab hädaolukorrale lähedasele olukorrale. Huvitaval kombel muutuvad olulised ülesanded kiireloomuliseks meie laiskuse põhjuseks ja edasilükkamine. Ütlematagi selge, et igaüks meist puutub perioodiliselt kokku sarnaste olukordadega. Sellistes tingimustes on aga alati võimatu töötada ja areneda.

Sel põhjusel on mõttekas hoida teistest kvadrantidest pärit juhtumid A-kvadrandist välja. Praktika näitab, et võimalikke probleeme on palju lihtsam kõrvaldada, kui tegeleda juba tekkinud probleemide tagajärgedega.

Juhtumid, mis tuleks paigutada A-kvadranti, on järgmised:

• Ülesanded, mille ebaõnnestumine sel hetkel põhjustab probleeme;
• Meie heaolu ja tervisega seotud küsimused;
• Ülesanded, kui te neid ei täida, eemaldute eelnevalt kavandatud eesmärgist.

Selliste juhtumite näideteks on:

• varsti saabuva projekti lõpetamine;
• planeerimata visiit arsti juurde;
• Tähtis kõne äripartnerile või kliendile;
• Vajalik puhkus kroonilise väsimuse tõttu või professionaalne läbipõlemise sündroom;
• Lekkiva toru parandamiseks kutsuge torumees.

Väärib märkimist, et mõned A-kvadrandi juhtumid tuleks delegeerida, kui need ei vaja teie otsest osalust.

Kvadrant B: olulised ja mittekiireloomulised asjad

Erilist tähelepanu tasub pöörata sellest sektorist kavandatavatele juhtumitele. Praktika näitab, et B-kvadrandi asjade sihipärane ja metoodiline elluviimine näitab tulevikus head tulu. Need, kes pööravad neile konkreetsetele juhtumitele piisavalt tähelepanu, saavutavad palju suurema tõenäosusega edu.

Kuna B-kvadrandi ülesanded ei ole kiireloomulised, on inimesel võimalus neid võimalikult tõhusalt täita. Samal ajal peate arvestama asjaoluga, et kui te ei täitnud teatud ülesandeid sellest sektorist õigeaegselt, on võimalus, et need liiguvad A-kvadrandi. Teie peamine ülesanne on sellist tulemust vältida.

Kvadrandi "B" juhtumite näited on järgmised:

• Uue projekti plaani väljatöötamine;
• Olemasolevate tulemuste analüüs;
• ennetavad tegevused;
• Kontaktide ja suhete loomine;
• Täiendavate väljavaadete väljaselgitamine ja alternatiivsete projektide väljatöötamine.

Kvadrant C: ebaolulised ja kiireloomulised küsimused

Sageli viib selle sektori ülesannete elluviimine inimese seatud eesmärgist eemale. Enamasti takistavad need juhtumid meil täielikult keskenduda sellele, mis on meie jaoks tõeliselt oluline.

Paljude Eisenhoweri maatriksi kasutamist alustavate inimeste peamine viga on juhtumite vale klassifitseerimine. Ärge ajage A-kvadrandis olevaid ülesandeid segamini ebaoluliste, kuid kiireloomuliste ülesannetega. Näiteks juht annab sulle juhise, mis ei ole seotud sinu töökohustustega. Samal ajal nõuab ta ülesande täitmist nii kiiresti kui võimalik (Loe - " Kuidas öelda ülemusele ei"). Sel juhul on oluline seda juhtumit mitte klassifitseerida A-kvadrandiks. See ülesanne ei vii teid mingil juhul teie eesmärkidele lähemale.

Oma esialgseid ülesandeid tasub pidevalt meeles pidada. Püüdke mitte hajutada oma tähelepanu teisejärgulistele asjadele.

Järgmised juhtumid langevad tõenäoliselt "S" kvadranti:

• Planeerimata kiireloomulised kohtumised;
• Äkilised mured külaliste näol, kes nõuavad teie tähelepanu;
• planeerimata puhastamine või teie tähelepanematuse negatiivsete tagajärgede kõrvaldamine;
• Kõik muud ülesanded, mis viivad teid algsest eesmärgist eemale.

Kvadrant D: ebaolulised ja kiireloomulised asjad

Selle sektori ülesannete täitmata jätmine mängib enamikul juhtudel teie kätesse. Kuid need võivad olla üsna lihtsad ja huvitavad. Sel põhjusel ei tohiks te neist täielikult lahti saada.

Kui teil pole ikka veel võimalust kõiki selle sektori ülesandeid maha kriipsutada, jätkake vähemalt nende elluviimist, piirates samal ajal neile eraldatavat aega.

Järgmised ülesanded võib ohutult omistada "D" sektorile:

• Kronofaagid ja aeg vajub;
• Kasutud telefonivestlused;
• Meelelahutuslik tegevus.

Eisenhower Matrix on suurepärane võimalus saada vaba aja näol märkimisväärset lisaressurssi. See tööriist võimaldab teil oma eesmärke saavutada.

Kui leiate vea, tõstke esile mõni tekstiosa ja klõpsake Ctrl+Enter.

Oletame, et lähenesite eesmärgi sõnastamisele läbimõeldult, ületasite sisemise vastupanu hirmu ja venitamise näol ning leidsite suurepärase motivatsiooni tulemuste saavutamiseks. Oled aktiivne ja energiat täis! Mõne aja pärast märkad aga üllatusega, et olles ausalt ja kangekaelselt planeeritud 8-12 tundi välja töötanud, ei suuda sa täpselt kindlaks teha

• mis plaanitust on juba tehtud;
• milline on saadud vahetulemus;
• Kui lähedal olete endale seatud eesmärgi saavutamisele?

Pilt on üsna masendav: su päev on täis muret, oled kogu aeg millegagi hõivatud ja tulemus ei jõua lähemale. Selle asemel, et olla rahul sellega, et õnnestus teel eesmärgini veel paar sammu astuda, tunned vaid väsimust ja pettumust.

"Eesmärgi probleem"

Ajajuhtimises nimetatakse seda nähtust "eesmärkide seadmise probleemideks". Sellega silmitsi seistes hakkad tundma end Vana-Kreeka müüdi kuulsa kangelasena – Sisyphosena, kes on määratud iga päev mäetippu veerema tohutut kivirahnu, mis puruneb eesmärgi saavutamise hetkel. Selline väljakannatamatu rändrahn on teie puhul igapäevaste asjade hunnik, mille maht ei vähene, kui palju ka ei pingutaks.

Esikohale seada

Kuigi teie ees seisev probleem on tõesti tõsine ja ulatuslik, on selle lahendamine täiesti võimalik. Aga kust alustada? Esiteks, enne kui asute tegutsema, peate täpselt välja mõtlema, mida soovite selles etapis saavutada, ja reastada ülesanded sõltuvalt nende prioriteedist.

Ärge alustage ülesande kallal töötamist enne, kui teate täpselt, kuhu soovite jõuda ja kui kaugele te sellest jõuate.

Muidugi on terve kategooria asju, mida saab teha juhuslikult, “avastatud ja tehtud” põhimõttel. See on omal moel isegi kasulik: selline tegevus loob teatud meeleolu ja aitab probleemideta põhitöös kaasa lüüa. Sellised juhtumid hõlmavad näiteks majapidamiste "käivet": nõude pesemine, tolmu pühkimine, põranda pühkimine jne. Selliste igapäevaste rutiinsete ülesannete loetelu on väike, pealegi on nende rakendamise eeliseks see, et näete peaaegu koheselt oma jõupingutuste tulemusel ja pärast lõpetamist kogete mitte ainult tehtud tööga rahulolu, vaid ka üsna käegakatsutavat füüsilist mugavust.

Kui aga tegemist on suuremahulise projektiga töötamise käigus lahendamist vajavate ülesannetega, võib ülesannete nimekiri muutuda peaaegu “mõõtmetetuks”. Kaootiline strateegia siin ei tööta - lõppude lõpuks on teil kogu projekti lõpuleviimiseks aeg piiratud. See tähendab, et on suur risk, lahendades palju teisejärgulisi probleeme, lihtsalt ei jää aega millegi tõeliselt olulise tegemiseks lõppeesmärgi saavutamiseks. Seetõttu võtke enne kõigest korraga kinni haaramist mõni minut mõtlemiseks.

Järjesta jooksvad ülesanded

Oma tegudele mõtlemine on hea mõte, kuid sa tahad seda teha mitte ainult tõhusalt, vaid ka kiiresti. Selleks sobib hästi tuntud meetod, mida ajajuhtimises aktiivselt kasutatakse. Seda tuntakse kui Eisenhoweri maatriksit. Erinevad allikad soovitavad selle meetodi kasutamiseks veidi erinevaid viise. Meile tundub see kõige lihtsam ja ratsionaalsem, mida arutatakse allpool. See osutus suurepäraseks tööriistaks praktiliseks kasutamiseks, seega jagame seda hea meelega teiega.

Matrix kannab USA 34. presidendi, endise armeekindrali Dwight Eisenhoweri nime. Selle meetodi leiutaja on just tema, kuid tõenäoliselt seisneb Eisenhoweri teene selles, et ta väljendas omal ajal mõtet: "Mitte kõik kiireloomulised küsimused pole olulised ja kõik olulised küsimused pole kiireloomulised." Tsitaat saavutas populaarsuse ja moodustas loomulikult maatriksi idee aluse.

Eisenhoweri maatriksi abil saate kiiresti sorteerida isegi üsna pika ülesannete nimekirja. Selleks kirjutage üles praegused ülesanded (kõige parem kasutades GTD metoodikat) ja seejärel hinnake neid iga kahe kriteeriumi järgi:

• Kas see loeb? (Mitte päris)
• Kas see on kiireloomuline? (Mitte päris)

Selle tulemusel saab kõik teie loendi üksused, olenevalt nende tähtsuse / kiireloomulisusest, paigutada ühte neljast Eisenhoweri maatriksi kvadrandist, mis näeb välja järgmine:

Tasub teada, et maatriksil erinevates ajajuhtimissüsteemides on erinevad nimed, samuti võib kvadrantide tõlgendus erinevate autorite lõikes veidi erineda. Niisiis, Stephen Covey, raamatu “The 7 Habits of Highly Effective People” autor, nimetab seda kiireloomulisuse ja tähtsuse maatriksiks. Ta annab üksikasjalikke soovitusi selle kasutamiseks oma töös. Teistes allikates nimetatakse seda meetodit "4D-reeglite" visuaalseks versiooniks, millest räägime veidi hiljem.

Kuidas kvadrantidega töötada

Eisenhoweri maatriksil pole mitte ainult palju nimevalikuid, vaid ka palju tõlgendusi selle kohta, kuidas igasse kvadranti pandud ülesannetega toime tulla. Teeme ettepaneku peatuda kahel tõlgendusel, millest esimene tundub igapäevaseks kasutamiseks mugavam.

meetod Tee-Planeeri-Delegeeri-Elimineeri

Tegelikult sisaldab selle meetodi nimi juba teavet selle kohta, kuidas käsitleda ülesandeid, mille olete paigutanud igasse neljasse kvadranti. Peatume sellel veidi üksikasjalikumalt.

1. kvadrant: kiireloomuline ja oluline

Need on juhtumid, mis nõuavad viivitamatut tegutsemist, vastasel juhul juhtub parandamatu: tulekahju, viga, mis võib vabastamist blokeerida või midagi sellist. Ideaalne variant on siis, kui see kvadrant jääb tühjaks. Viimase abinõuna saate sinna panna ülesandeid kvadrandist nr 2, kui ootamatud asjaolud nõuavad nende kiiret lahendamist.

2. kvadrant: oluline, kuid mitte kiireloomuline

See on kõige produktiivsemate ülesannete kvadrant. Neid ei pea sel hetkel lahendama, nii et neid saab mõistlikult planeerida ja tõhusalt rakendada. Teisest kvadrandist pärit ülesannete täitmise kallal töötades saavutate sama tootlikkuse, mille puudumine viis teid meeleheitele.

Selles kvadrandis töö edasiseks optimeerimiseks saate reastada sinna pandud ülesanded sama tähtsuse/kiirelisuse põhimõtte järgi. Seega saab esmalt tähelepanu pöörata pakilisematele ja olulisematele (mitte “põlevatele”!) ülesannetele ning seejärel rahulikult edasi liikuda vähem pakilisemate ja olulisemate (kuid eesmärgi saavutamiseks siiski oluliste) küsimuste lahendamisega.

3. kvadrant: pole oluline, kuid kiireloomuline

Asjad selles kvadrandis on just need segajad, mis häirivad töövoo sujuvat kulgu ja segavad lõppeesmärgi saavutamist. Need on pikad telefonivestlused, viljatud arutelud, millel ei ole lõppeesmärki, vajadus olla hajutatud, et kolleegi aidata jne. Sellised juhtumid on soovitatav võimaluse korral delegeerida kellelegi, kes saab üsna hakkama. teie asemel nendega. Peamine mõte on mitte neid ise teha. Saate need delegeerida või üldse keelduda nende rakendamisest.

4. kvadrant: pole oluline ega kiireloomuline

Võite lihtsalt unustada juhtumid, mis sellesse kvadranti sattusid. Reeglina on need mõned sinu hetkesoovid, millel pole sinu eesmärkidega mingit pistmist. Kui selline kvadrant osutub tühjaks, on see ideaalne. Kuid isegi kui selles on ülesandeid, mida soovite ikkagi täita, lükake selle probleemi lahendamine määramata pikaks ajaks edasi ja naaske nende juurde pärast põhieesmärgi saavutamist, kuid praegu ei tasu nende peale energiat raisata. ja aeg.

4D reegel

Ausalt öeldes tuleb öelda, et 4D reegel erinevates tõlgendustes ei pruugi kirjeldada maatriksi kvadrante, millest me räägime. Kuid üks neist on üsna kooskõlas nende ülaltoodud kirjeldustega ja seda saab kasutada kvadrantidega töötamisel:

Tehke, delegeerige, lükkake edasi või tühjendage (teha (kiiresti), laadige (teistele), lükka edasi (mõneks ajaks), viska).
Tehke, otsustage, delegeerige, kustutage (tehke (nüüd), otsustage (mis järjekorras teha), laadige, kustutage).

Kirjeldatud meetodi peamine eelis on see, et see võimaldab teil kiiresti järjestada mis tahes arvu ülesandeid. Lisaks maatriks

• Aitab visuaalselt kujutada planeeritud juhtumite mahtu ja nende tähtsuse/kiirelisuse astet. Nii saate võimaluse oma aega tõhusalt kasutada.
• Selle abiga saate ülesanded kahe lihtsa kriteeriumi alusel hõlpsalt rühmadesse jagada. Kui mitte seda tingimust, siis oleks ülesandeid kvadrantide kaupa palju keerulisem jaotada.

Kontrollige maatriksi tõhusust praktikas

Eisenhoweri maatriksi abil saate mitte ainult määrata, millised ülesanded viivad teid soovitud tulemusele lähemale ja millised seavad takistusi teel eesmärgi poole. Seda meetodit saate kasutada ka teie üldise tõhususe hindamiseks. Seega, kui kõik teie ülesanded on paigutatud teise kvadrandi, võime öelda, et olete saavutanud maksimaalse efektiivsuse.

Lisaks võimaldab ülesannete jaotamine kvadrantideks visuaalselt täpselt kindlaks teha, kuhu suurem osa sinu ajast ja energiast läheb, ning öelda, kuidas isiklikku sooritust parandada. Näiteks mõelge tõsiselt enamiku ülesannete delegeerimisele teistele meeskonnaliikmetele või lõpetage lõpuks aja ja vaeva raiskamine asjadele, mis leidsid koha neljandas kvadrandis.

Eisenhoweri maatriksmeetodi rakendamist saate optimeerida, kasutades rakendusi, mis on juba erinevates versioonides olemas: mobiili-, veebi- ja lauaarvuti versioonid. Ja selleks, et mitte teha eesmärkide seadmisel vigu ja määrata nende saavutamiseks ratsionaalseid viise, kasutage teenust Nutikas edenemine. Selle abiga on erinevate inimeste poolt ellu viidud juba üle 35 000 eesmärgi. Kas olete oma eesmärgi määratlenud?

Elusündmuste tsüklis on väga lihtne segadusse sattuda. Lapsi õpetavad oma aega õigesti jaotama täiskasvanud, kes sageli lükkavad kõik hilisemaks. Seda “hiljem” reeglina ei tule kunagi. Kõik planeeritud juhtumid lükatakse teiste poolt sujuvalt kõrvale ja lõpuks muutuvad üheks pidevaks lahendamata ülesannete hunnikuks.

Probleem seisneb enamasti mitte juhtumite arvus, vaid ebaratsionaalselt koostatud ajakavas. Inimesed ei pööra piisavalt tähelepanu oma tegevuse planeerimisele. Kuid kulutades üsna palju isiklikku aega ajaplaneerimise põhitõdede õppimisele, saate tulevikus palju säästa. Siis on elus koht mitte ainult igavestel probleemidel, vaid ka endale ja oma perele. Üks lihtsamaid ja tõhusamaid planeerimisvõtteid on Eisenhoweri põhimõte.

Mis on tehnoloogia olemus?

Eisenhoweri maatriksi põhimõte on ülesannete pädev jaotus sõltuvalt nende olulisuse astmest. See aitab jaotada kogu ülesannete loendi olulisteks ja mitteolulisteks, kiireloomulisteks ja mitte väga olulisteks. Maatriksi abil saate määrata ajaperioodi, mis kulub probleemi lahendamiseks, sest miski nõuab rohkem tähelepanu ja mõned asjad ei ole väärt viit minutit sellele kulutada.

Edu saavutamiseks peate järgima teatud algoritmi. Vajalike toimingute järjekord sõltub ülesannete prioriteedist. Ühele eesmärgile keskendumist takistavad reeglina erinevad tegurid: isiklikud probleemid, inimesed sinu ümber, harjumused jne. Eisenhoweri meetod aitab vabaneda nõrkustest ja keskenduda ainult kasulikele tegevustele.

Kuidas see põhimõte tekkis, kes selle kujundas?

Ameerika Ühendriikide kolmekümne neljas president Dwight David Eisenhower põhjendas kirjeldatud ajajuhtimise põhimõtet. Poliitik ei saanud ainsatki ülesannet lahendamata jätta, mistõttu püüdis ta ajakava võimalikult ratsionaalseks ja optimeeritud teha. Selle tulemusena muutis Eisenhower kõik ülesanded maatriksiks.

Tänapäeval kasutavad presidendi meetodit kontoritöötajad, juhid ja kõrgemad juhid. See viitab sellele, et see prioriteetide seadmise meetod on tõepoolest tõhus ja asjakohane.

Mis on Dwight Eisenhoweri maatriks?

Eisenhoweri ruut (või põhimõtted põhinevad maatriksi konstrueerimisel. Maatriksi aluseks on tähtsustelg (abstsiss) ja kiireloomulisuse telg (ordinaat). Nende omavaheline lõikumine annab neli ruutu, millest igaüks on täidetud ülesannetega, vastavalt nende jaotusele.

Seega tasub alustuseks otsustada, mis on oluline ja mis kiireloomuline. Tähtsatel asjadel on tulemuste saavutamisel suurim mõju ning kiireloomulised ülesanded nõuavad kohest lõpetamist. Üldiselt moodustub pilt, mis annab asjade seisust tervikliku pildi.

Maatriks võimaldab teil seada õiged prioriteedid – mis võib oodata ja millega ei viivita.

Mis on kastis A?

Esimest ruutu, mis asub vasakus ülanurgas, nimetatakse ruuduks A. Sellesse lahtrisse kirjutatakse kõige olulisemad ja kiireloomulisemad ülesanded. Ideaalis peaks see ruut olema tühi, kuna ratsionaalselt jaotatud aeg võimaldab põhimõtteliselt vältida selliste juhtumite esinemist.

Kõrgema prioriteediga asjad hõlmavad järgmist:

• terviseprobleemid, mis tekivad tavaliselt kõige ebasobivamal ajal;
• midagi, mis võib negatiivselt mõjutada operatsioonide tulemusi;
• juhtudel, mille tegemata jätmine võib põhjustada uusi probleeme.

Selle ruudu täiuse eest vastutab inimese enesekontroll. Lõppude lõpuks, kui lahtrisse A ilmub iga päev uusi juhtumeid, ei aita Eisenhoweri põhimõte. Siin tuleks põhimõtteliselt pöörduda ajaplaneerimise poole, kuid esmalt tuleb tegeleda kõigi juhtumitega, mis lühiajaliselt väljaku A täidavad.

Vaatamata selle ruudu kõrgeimale prioriteedile on võimalik lahtrit täitvate ülesannete lahendus kellelegi teisele üle kanda. Kuid seda ainult siis, kui see on võimalik ja asjad ei nõua tingimata isiklikku osalust.

Milliseid ülesandeid hõlmab ruut B?

See maatriksi osa on täidetud igapäevaste tegevustega. Reeglina on siin kirjas kõik, mis väärib kõige rohkem tähelepanu. Need on olulised, kuid mitte kiireloomulised asjad, millest enamik on seotud inimese põhitegevusega. Ülesannete vähene kiireloomulisus võimaldab teil mitte teha äkilisi otsuseid ning konstruktiivne ja mõistlik lähenemine võimaldab kõiki asju tõhusamalt lahendada.

Nende inimeste tegevus, kes lahendavad probleeme peamiselt kvadrandist B, on produktiivsem. Heade töötulemuste korral jääb sellistel inimestel piisavalt aega isiklikuks eluks, nad ei koge pidevat stressi. See ruut koosneb vähetähtsatest ja võib-olla mingil määral igapäevastest ülesannetest, kuid just nendest koosneb inimtegevus peamiselt.

Kvadrandi B ülesanded mõjutavad tugevalt nii moraalset kui ka materiaalset seisundit. Need on sport, toitumine, uni, haridus- ja tööalased tegevused – need asjad, milleta ei saa hakkama, kuid neile pööratakse tavaliselt kõige vähem tähelepanu, lastes paljul iseenesest minna.

Millised juhtumid sisalduvad ruudus C?

Ruut C sisaldab neid asju, mis ei vii hellitatud eesmärgile lähemale, vaid vastupidi, aeglustavad sündmusi, lükkavad tõeliselt oluliste ülesannete elluviimist edasi. Enamasti nõuavad need kiiret ajainvesteeringut, kuid hajutavad tähelepanu ja viivad eksiteele. Siin on oluline alati meeles pidada oma tegevuste ja eesmärkide tulemusi ning mitte minna üle teisejärgulisele.

Sellesse sektorisse võid julgelt kaasata majapidamistöid ja kellelegi antud lubadusi. Üldiselt pole need asjad mitte niivõrd olulised, kuivõrd kiireloomulised.

Mis sisaldub ruudus D?

Inimestel, kes ei oska oma aega õigesti planeerida, võtavad selle väljaku asjad kõige rohkem aega. Neid ülesandeid võib pigem nimetada mitte probleemideks, vaid meeldivateks muredeks, mis pealegi ei too absoluutselt mingit ratsionaalset kasu. Ruudu D mõju tuleb kui mitte välistada, siis vähemalt püüda vähendada.

Puhkamist ei tohiks asendada sihitu sotsiaalvõrgustike jälgimise, telesaadete või seriaalide vaatamise, tühja jutuajamisega telefonis. Samuti saate oma vaba aega veeta enda ja ümbritsevate hüvanguks: pere, sugulaste ja sõprade hüvanguks.

Kus kasutatakse Dwight Eisenhoweri põhimõtet?

Kirjeldatud ülesannete jaotamise meetodit ei kasutata mitte ainult aja ratsionaliseerimiseks. Eisenhoweri printsiibi järgset kiirendatud analüüsi kasutatakse näiteks jaemüügiobjektide vajalike funktsioonide määramiseks. Toote täiustamist elutsükli kõigil etappidel nimetatakse See põhimõte ühendab majanduslikud ja tehnilised meetodid, et määrata kindlaks toote omaduste ja selle maksumuse suhe. Viimane peab olema loogiline ja tasuv.

Mis on Eisenhoweri põhimõte FSA-s, mida on uurinud paljud turumajandusega riikide eksperdid: Prantsusmaa, Saksamaa, Suurbritannia, USA. Selle tulemusena selgus, et objekti asjakohaste funktsioonide ulatuse kindlaksmääramiseks on oluline jälgida nende vajalikkuse ja maksumuse proportsioone. FSA Eisenhoweri põhimõte on analüüsida toodet ja jagada selle omadused kolme kategooriasse:

1. Kategooria A. Põhi- või põhifunktsioonid: toote otsene otstarve, mille pakkumiseks on vaja kulutada rohkem raha.
2. Kategooria B. Teisesed tooteomadused, mis on seotud peamisega. Selliste täienduste olemasolu on teretulnud, kuid puudumine ei mõjuta müüki liiga palju.
3. Kategooria C. Lisafunktsioonid, mille puudumine ei mõjuta kuidagi toote kvaliteeti. Vältides kulutusi täiesti mittevajalikele lisandmoodulitele, võite säästa palju.

Eisenhoweri printsiibi rakendamise praktika

Absoluutselt pole vaja ülesandeid täpselt maatriksi kujul - ruudus - jaotada, kuid esialgu saab just seda teha nähtavuse tagamiseks. Standard on mugav teisendada mitmeks loendiks või üldplaaniks, kus erinevatest ruutudest pärit juhtumid on värviliselt esile tõstetud. Näiteks nii kiireloomulised kui ka olulised ülesanded (ruut A) saab kirjutada punase tindiga, olulised, kuid mitte kiireloomulised ülesanded rohelisega (sektor B), ebaolulised, kuid kiireloomulised ülesanded (ruut C) sinisega ja mustad - ebaolulised ja ebaolulised. kiireloomuline. Samas tuleks konkreetse juhtumi olulisuse astet hinnata mitte peas, vaid paberil. Nii saavad ülesanded kuju ja nende täitmine muutub reaalsemaks.

Miks peaks seda meetodit kasutama?

See põhimõte võib aidata muuta teie elu isikliku aja ratsionaliseerimise osas. Selle meetodi kasutamine võimaldab teil kulutada vähem aega tarbetutele ülesannetele ja teha kõige paljutõotavamaid asju, samuti pühendada piisavalt aega korralikule puhkusele, vältides nn ajaraiskajaid: televiisorit, sihitut veebiavarustes ringi uitamist ja meeldib.

Inimene, kes rakendab oma igapäevatoimingutes ajaplaneerimise põhimõtteid, pole statistika järgi mitte ainult teistest edukam, vaid ka tervem, kuna ei koge pidevat ülekoormuse ja pidevate tähtaegadega kaasnevat stressi. (Eisenhoweri põhimõte või mõni muu) aitab optimeerida teie elutegevust kõigis valdkondades.