Berapa lama timesheet disimpan? Berapa periode penyimpanan lembar waktu? Berapa lama timesheet disimpan?

Kebutuhan organisasi mana pun Wajib untuk memelihara lembar waktu untuk setiap karyawan. Dokumen ini menegaskan jumlah hari kerja dan hari tidak bekerja serta menjadi dasar penghitungan upah.

Orang yang diberi wewenang khusus bertanggung jawab untuk menyusun dokumen dalam satu salinan. Setelah ditandatangani oleh kepala departemen kertas dikirim ke departemen akuntansi. Perubahan dilakukan dari waktu ke waktu terhadap peraturan perundang-undangan yang ada mengenai penyimpanan lembar waktu. Akuntan organisasi harus memperhitungkan informasi terkini dan mengikutinya.

Pada artikel ini kita akan mengetahui di mana, bagaimana dan berapa lama menyimpan timesheets.

Pembaca yang budiman! Artikel kami membahas tentang cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, namun setiap kasus bersifat unik.

Jika kamu ingin tahu cara mengatasi masalah Anda dengan tepat - hubungi konsultan online di sebelah kanan atau telepon konsultasi gratis:

Apa itu lembar waktu?

Lembar waktu adalah daftar pegawai suatu unit struktural dan mencerminkan kehadiran untuk periode pelaporan.

Kehadiran dokumen di perusahaan adalah wajib. Pemeliharaan dilakukan dalam bentuk kertas atau elektronik. Dilarang melakukan ini hanya dalam format elektronik.

Tidak ada bentuk formulir yang disetujui. Komite Statistik Negara Federasi Rusia telah mengembangkan dua opsi rekomendasi: T-12 dan T-13. Setiap perusahaan berhak memilih bentuk:

T-12 digunakan jika akuntansi dilakukan secara manual. Diisi satu rangkap pada dua lembar format 2/3 A3. Pada akhir setiap bulan, setelah tanda tangan manajer, pembayaran tersebut ditransfer ke akuntan untuk menghitung pembayaran.
Untuk memelihara timesheet secara elektronik, digunakan formulir T-13. Kebanyakan pencatat waktu saat ini menggunakan formulir ini.

Berikut tampilan absensinya (dapat diklik):

Saat dipekerjakan, setiap karyawan diberi nomor personel, yang selanjutnya digunakan dalam semua dokumen mengenai. Jumlah pegawai baru atau yang diberhentikan harus ditambah atau dihapus hanya berdasarkan pesanan yang diterima oleh manajer.

Subayat 2.30 dan 2.32 mengatur:

Sebelum memasukkan informasi tentang seorang karyawan ke dalam formulir T-12 atau T-13, ia harus menyetujui pemrosesan dan mengizinkan penggunaannya dalam catatan personel dalam bentuk elektronik.

Seperti yang bisa kita lihat, lembar waktu merupakan dokumen penting.

Perusahaan bertanggung jawab atas penyimpanannya. 5 tahun merupakan masa penyimpanan dokumen untuk kasus umum. 75 tahun – dalam kondisi pengoperasian yang berbahaya. Lembar waktu dalam format elektronik memiliki umur simpan yang sama.

Tonton video tentang membuat lembar waktu dalam program:

Tolong beri tahu saya di mana lembar waktu harus disimpan - di departemen sumber daya manusia atau di akuntan penggajian?

Menjawab

Kewajiban majikan untuk mencatat jam kerja diabadikan dalam Art. 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Formulir N T-12 dan N T-13, digunakan untuk mencatat waktu benar-benar bekerja dan (atau) tidak bekerja oleh setiap karyawan organisasi, disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 N 1.

Formulir terpadu yang disetujui oleh Resolusi ini berlaku untuk semua organisasi, dengan pengecualian formulir untuk mencatat jam kerja dan penyelesaian dengan personel untuk upah, yang tidak digunakan oleh lembaga anggaran dalam pekerjaannya (klausul 2 Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 N 1).

Lembar waktu dibuat dalam satu rangkap oleh orang yang berwenang, ditandatangani oleh kepala unit struktural, pegawai bagian personalia dan diserahkan ke bagian akuntansi, karena merupakan dasar penghitungan upah dan pembayaran pajak, dimana jangka waktu yang diperlukan disimpan.

Sesuai dengan Perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia tanggal 25 Agustus 2010 N 558 “Atas persetujuan “Daftar dokumen arsip manajemen standar yang dihasilkan dalam proses kegiatan badan-badan negara, pemerintah daerah dan organisasi, yang menunjukkan penyimpanan periode,” lembar waktu kerja disimpan dalam organisasi selama lima tahun, dan jika ada kondisi kerja yang sulit, berbahaya dan berbahaya - 75 tahun.

Detail lebih lanjut di materi Sistem:

1/Jawaban: Bagaimana cara melacak jam kerja. N.Z. Kovyazina

Formulir waktu dan kehadiran

Catatan waktu kerja sebenarnya harus disimpan untuk setiap karyawan. Untuk melakukan ini, gunakan formulir standar:

lembar waktu dan perhitungan upah();

lembar waktu(). Formulir ini digunakan untuk pemrosesan data otomatis.

Contoh formulir dan petunjuk pengisiannya telah disetujui.

Namun, mulai 1 Januari 2013, karena penerapannya, penggunaan formulir terpadu tidak wajib bagi sebagian besar organisasi. Pengecualian adalah. Mereka tetap harus menggunakan formulir terpadu dalam pekerjaan mereka tanpa gagal.

Semua organisasi lain, ketika menyusun dokumen organisasi dan administrasi, memiliki hak untuk terus menggunakan formulir terpadu dan. Pada saat yang sama, pemberi kerja juga dapat memasukkan simbolnya sendiri.

Kesimpulan tersebut mengikuti keseluruhan ketentuan pasal-pasal UU 6 Desember 2011 Nomor 402-FZ dan dibenarkan.

Apakah perlu menyimpan lembar waktu jika organisasi memiliki sistem pelacakan waktu elektronik (pintu putar dengan kartu elektronik)

Ya, perlu.

Majikan wajib mencatat waktu sebenarnya bekerja oleh setiap pekerja ().

Untuk tujuan ini, pemberi kerja dapat menggunakan, menyetujui, atau. Pencatatan jam kerja dengan sistem akuntansi elektronik tidak ditetapkan secara hukum. Selain itu, formulir absensi memberikan rincian seperti “tanda tangan pribadi” dari orang yang bertanggung jawab memelihara absensi, kepala unit struktural, serta pegawai layanan personalia. Berdasarkan hal di atas, pemeliharaan timesheets hanya dalam bentuk elektronik, misalnya berdasarkan pengunduhan data dari sistem pencatatan waktu kerja elektronik, adalah ilegal.

Dengan demikian, penggunaan sistem pelacakan waktu elektronik oleh suatu organisasi tidak menghilangkan kebutuhan untuk memelihara lembar waktu.

Selain itu, hanya berdasarkan data sistem elektronik, tanpa adanya bukti dokumenter berupa time sheet, pemberi kerja tidak dapat menerapkan sanksi apapun kepada pekerja yang melanggar jam kerja. Hal ini dijelaskan oleh fakta bahwa dalam praktiknya, dalam banyak kasus, bahkan dengan perekam elektronik, karyawan masih memiliki kesempatan untuk berpindah-pindah wilayah organisasi dan keluarnya, melewati sistem ini. Posisi serupa ditegaskan oleh praktik peradilan (lihat, misalnya).

Apakah mungkin untuk menyimpan timesheet secara elektronik?

Lembar waktu (oleh atau) adalah dokumen akuntansi utama (). Dokumen akuntansi primer dan ringkasan dapat disusun pada media kertas dan komputer. Peralihan ke pencatatan jam kerja dalam bentuk komputer harus dicatat dalam tindakan kebijakan akuntansi organisasi ().

Informasi dalam bentuk elektronik yang disahkan dengan tanda tangan elektronik diakui sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tangan. Pengecualiannya adalah ketika undang-undang atau peraturan federal yang diadopsi sesuai dengan undang-undang tersebut menetapkan persyaratan perlunya membuat dokumen hanya di atas kertas. Hal itu tertuang dalam UU 6 April 2011 Nomor 63-FZ. Dalam hal ini, organisasi berkewajiban untuk membuat, atas biayanya sendiri, salinan dokumen-dokumen tersebut di atas kertas atas permintaan instansi pemerintah ().

Dengan demikian, lembar waktu dapat disimpan secara elektronik jika memuat tanda tangan elektronik yang dibuat dengan benar dari penanggung jawab pemeliharaan lembar waktu, kepala unit struktural, dan pegawai bagian personalia. Jika perlu, berdasarkan dokumen elektronik ini, pemberi kerja dapat menyiapkan lembar waktu di atas kertas.

Sudut pandang serupa terkandung dalam.

Siapa yang harus menyimpan lembar waktu karyawan?

Tanggung jawab untuk mencatat waktu kerja sebenarnya oleh setiap karyawan berada di tangan pemberi kerja (). Pada gilirannya, pimpinan organisasi berhak menentukan unit struktural atau pegawai tertentu mana yang akan dilibatkan dalam pengisian. Kewajiban ini harus dituangkan dalam perintah (instruksi) atau tindakan lokal lainnya (misalnya, dalam Peraturan tentang unit struktural) dan dicantumkan dalam uraian tugas atau kontrak kerja pegawai yang akan langsung mencatat jam kerja dan mengisi timesheets. Kesimpulan tersebut mengikuti keseluruhan ketentuan pasal-pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Dengan demikian, tanggung jawab pengisian lembar waktu dapat diberikan kepada karyawan bagian personalia atau departemen akuntansi, dan kepada karyawan departemen lain, misalnya sekretaris administrasi.

Di organisasi besar dengan jumlah karyawan yang banyak, opsi berikut untuk mempertahankan timesheet dimungkinkan:

secara terpusat, dengan alokasi unit individu dalam tabel kepegawaian - pencatat waktu, yang tanggung jawab utamanya meliputi pengisian lembar waktu untuk karyawan semua divisi struktural perusahaan;

terdesentralisasi, yaitu terpisah menurut divisi struktural, ketika diangkat seorang pegawai di setiap divisi, yang fungsinya juga mencakup tanggung jawab untuk memelihara catatan waktu di divisinya.

Apakah perlu membuat timesheet tersendiri untuk menghitung uang muka?

Undang-undang tidak mengatur kewajiban seperti itu.

Majikan wajib mencatat waktu sebenarnya bekerja oleh setiap pekerja (). Untuk tujuan ini, pemberi kerja menggunakan, menyetujui, atau. Diasumsikan bahwa spesialis yang bertanggung jawab mengisi lembar waktu setiap hari berdasarkan ada atau tidaknya karyawan.

Timesheet tidak hanya berfungsi untuk menampilkan kehadiran atau ketidakhadiran karyawan, tetapi juga untuk menghitung gajinya. Gaji dihitung berdasarkan hasil bulan tersebut, sehingga formulir absensi terpadu juga dirancang untuk diisi setiap bulan.

Pada saat yang sama, organisasi harus memastikan pembayaran pendapatan (). setelah setengah bulan, tidak boleh kurang dari tarif atau gaji untuk jam kerja sebenarnya (). Artinya, dalam membayar uang muka perlu memperhitungkan kehadiran aktual karyawan di tempat kerja, yakni mengandalkan data absensi.

Undang-undang tidak mengatur kewajiban untuk membuat lembar waktu tersendiri untuk pembayaran di muka. Oleh karena itu, setiap organisasi berhak menentukan secara mandiri tata cara pembuatan timesheets. Dalam praktiknya, dua pendekatan digunakan:

membuat lembar waktu terpadu setiap bulan dan menyepakati tata cara penyerahan lembar waktu ke departemen akuntansi dua kali sebulan: untuk menghitung uang muka dan pada akhir bulan;

buatlah lembar waktu terpisah untuk setiap setengah bulan yang menunjukkan periodenya.

Prosedur khusus untuk menyusun dan menyerahkan lembar waktu ke departemen akuntansi harus ditetapkan dalam peraturan lokal organisasi, yang mengatur prosedur untuk menghitung dan membayar upah ().

Nina Kovyazina,

Wakil Direktur Departemen Pendidikan dan Sumber Daya Manusia Kementerian Kesehatan Rusia

2. Dasar hukum:

Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia

tanggal 01/05/2004 N 1

"Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi dan pembayaran tenaga kerja"

INSTRUKSI

TENTANG PENERAPAN DAN PENGISIAN FORMULIR AKUNTANSI UTAMA

DOKUMENTASI AKUNTANSI KETENAGAKERJAAN DAN PEMBAYARANNYA

2. Untuk mencatat jam kerja dan perhitungannya

dengan staf penggajian

Lembar waktu

jam kerja dan perhitungan upah

(Formulir N T-12)

Lembar waktu

(formulir N T-13)

Mereka digunakan untuk mencatat waktu benar-benar bekerja dan (atau) tidak bekerja oleh setiap karyawan organisasi, untuk memantau kepatuhan karyawan terhadap jam kerja yang ditetapkan, untuk memperoleh data jam kerja, menghitung upah, dan juga untuk menyusun pelaporan statistik tentang tenaga kerja. Saat menyimpan catatan terpisah tentang jam kerja dan penyelesaian dengan personel untuk pengupahan, diperbolehkan untuk menggunakan bagian 1 “Akuntansi jam kerja” dari lembar waktu dalam Formulir N T-12 sebagai dokumen independen tanpa mengisi bagian 2 “Penyelesaian dengan personel untuk upah”. Formulir N T-13 digunakan untuk mencatat jam kerja.

Dibuat dalam satu rangkap oleh orang yang berwenang, ditandatangani oleh pimpinan unit struktural, pegawai SDM, dipindahkan ke bagian akuntansi.

Catatan dalam rapor tentang alasan-alasan tidak masuk kerja, bekerja paruh waktu atau di luar jam kerja normal atas prakarsa pekerja atau pemberi kerja, pengurangan jam kerja, dan lain-lain dibuat berdasarkan dokumen yang disiapkan dengan baik (surat keterangan). ketidakmampuan untuk bekerja, sertifikat pelaksanaan tugas negara atau publik, peringatan tertulis tentang waktu henti, permohonan kerja paruh waktu, persetujuan tertulis dari karyawan untuk bekerja lembur dalam kasus yang ditetapkan oleh undang-undang, dll.).

Untuk mencerminkan waktu kerja harian yang dihabiskan per bulan untuk setiap karyawan, lembar waktu dialokasikan:

dalam formulir N T-12 (kolom 4, 6) - dua baris;

dalam formulir N T-13 (kolom 4) - empat baris (dua untuk setiap setengah bulan) dan jumlah kolom yang sesuai (15 dan 16).

Pada formulir N T-12 dan N T-13 (pada kolom 4, 6), baris paling atas digunakan untuk menandai simbol (kode) biaya waktu kerja, dan baris paling bawah digunakan untuk mencatat lamanya bekerja atau tidak bekerja. waktu (dalam jam, menit) sesuai dengan kode biaya waktu kerja yang sesuai untuk setiap tanggal. Bila perlu, diperbolehkan menambah jumlah kotak untuk memasukkan rincian tambahan sesuai dengan jam kerja, misalnya waktu mulai dan waktu berakhirnya pekerjaan dalam kondisi selain normal.

Pada pengisian kolom 5 dan 7 lembar waktu sesuai Formulir N T-12, jumlah hari kerja dimasukkan pada baris paling atas, dan jumlah jam kerja setiap pegawai selama periode akuntansi dimasukkan pada baris paling bawah.

Biaya waktu kerja diperhitungkan dalam Timesheet baik dengan mencatat secara lengkap kehadiran dan ketidakhadiran kerja, atau dengan hanya mencatat penyimpangan (absen, keterlambatan, lembur, dll). Ketika mencerminkan ketidakhadiran kerja, yang dicatat dalam hari (liburan, hari cacat sementara, perjalanan bisnis, cuti sehubungan dengan pelatihan, waktu yang dihabiskan untuk melaksanakan tugas negara atau publik, dll.), hanya kode yang dimasukkan di baris paling atas di baris atas. kolom simbol Timesheet, dan kolom di baris paling bawah tetap kosong.

Pada saat menyusun timesheet pada Formulir N T-12 pada Bagian 2, kolom 18 - 22 diisi untuk satu jenis pembayaran dan akun terkait untuk seluruh karyawan, dan pada saat menghitung berbagai jenis pembayaran dan akun terkait untuk setiap karyawan, kolom 18 - 34 terisi.

Formulir N T-13 “Lembar waktu kerja” digunakan untuk pemrosesan otomatis data akuntansi. Saat menyusun rapor pada formulir N T-13:

pada saat mencatat data akuntansi penggajian hanya untuk satu jenis pembayaran dan rekening koresponden yang umum untuk semua karyawan yang termasuk dalam Timesheet, isikan rincian “jenis kode pembayaran”, “rekening koresponden” di atas tabel dengan kolom 7 - 9 dan kolom 9 tanpa mengisi kolom 7 dan 8;

saat mencatat data akuntansi penggajian untuk beberapa (dari dua hingga empat) jenis pembayaran dan akun terkait, kolom 7 - 9 diisi. Blok tambahan dengan nomor kolom yang identik disediakan untuk mengisi data berdasarkan jenis pembayaran, jika jumlahnya melebihi empat.

Rapor Formulir N T-13 yang rinciannya sudah terisi sebagian dapat diproduksi dengan menggunakan teknologi komputer. Rincian tersebut meliputi: unit struktural, nama belakang, nama depan, patronimik, jabatan (spesialisasi, profesi), nomor personel, dll. - yaitu, data yang terdapat dalam direktori informasi permanen bersyarat organisasi. Dalam hal ini bentuk rapor berubah sesuai dengan teknologi pengolahan data akuntansi yang diterima.

Simbol waktu bekerja dan tidak bekerja yang tertera pada halaman judul Formulir N T-12 juga digunakan pada saat pengisian lembar waktu pada Formulir N T-13.

Perubahan terpenting musim semi ini!

Ada perubahan penting dalam pekerjaan petugas HR yang harus diperhatikan di tahun 2019. Periksa dalam format permainan apakah Anda telah memperhitungkan semua inovasi. Selesaikan semua masalah dan terima hadiah berguna dari editor majalah “Personnel Business”.

Jika Anda terlambat membayar gaji liburan sehari, perusahaan akan didenda 50.000 rubel. Kurangi periode pemberitahuan PHK setidaknya satu hari - pengadilan akan mempekerjakan kembali karyawan tersebut di tempat kerja. Kami telah mempelajari praktik peradilan dan menyiapkan rekomendasi yang aman untuk Anda.

Waktu yang dihabiskan seorang karyawan di tempat kerja harus diperhitungkan sebagaimana disyaratkan oleh Pasal 91 Kode Perburuhan. Tanggung jawab ini sepenuhnya ada pada pemberi kerja. Ada kewajiban, artinya ada tanggung jawab jika tidak dipenuhi. Denda administratif karena kegagalan memenuhi kewajiban - hingga 3 ribu rubel untuk direktur dan hingga 50 ribu untuk perusahaan. Para legislator Soviet sudah lama mengetahui cara memperhitungkan jam kerja - Anda perlu membuat lembar waktu, sehingga Anda tidak perlu memikirkan kembali hal-hal yang perlu dilakukan. Lembar waktu untuk tahun 2016 dapat disimpan berdasarkan formulir terpadu, atau Anda dapat mengubahnya sesuai dengan perusahaan Anda, namun beberapa aturan harus diterapkan.

Apa itu lembar waktu

Faktanya, ini adalah tabel ringkasan yang mencerminkan waktu kerja aktual pada bulan tertentu oleh karyawan tertentu. Data berikut dimasukkan ke dalam tabel selama bulan tersebut:

Nama lengkap pegawai dan nomor kepegawaiannya;
jumlah jam kerja per hari;
jumlah akhir pekan dan hari libur;
hari yang terlewat (dengan alasan).

Pada akhir bulan, data dihitung dan timesheet ditutup.

Jika perusahaan memiliki sedikit staf, Anda dapat menyimpan satu lembar waktu untuk semua karyawan. Jika tidak, lebih baik membagi timesheet menjadi beberapa departemen.

Mempertahankan timesheets dapat ditugaskan ke:

untuk petugas personalia (atau pekerja paruh waktu);
untuk kepala departemen;
per pencatat waktu, jika unit seperti itu direncanakan di meja kepegawaian.

Tempat menyimpan lembar waktu

Timesheet disimpan oleh akuntan, ini adalah dokumen utama mereka. Umur simpan – 75 tahun , karena timesheets dikaitkan dengan pencatatan jam kerja, dan oleh karena itu memperhitungkan masa kerja karyawan.

Mengapa Anda memerlukan lembar waktu?

Dokumen ini adalah informan universal yang darinya akuntan dapat melihat berapa penghasilan seorang karyawan tertentu, berapa banyak yang dia lewatkan, atau berapa banyak dia sakit. Inspektur dari GIT memantau pemrosesan. Petugas pajak memeriksa apakah upah diperoleh untuk hari-hari tidak bekerja untuk mengecualikan pembayaran ini dari pengeluaran dan, oleh karena itu, meningkatkan basis pajak. Perhatian yang cermat dalam mengisi lembar waktu akan memungkinkan Anda menghindari perhatian yang tidak perlu terhadap perusahaan Anda dari otoritas pengatur.

Namun nilai tambah terbesar dari rapor ini adalah penghematan denda dan penalti untuk gaji yang tidak dibayar penuh!

Studi kasus:
Tukang las Morozov bekerja di perusahaan itu. Tunjangan anak untuk dua anak dipotong dari gajinya. Morozov, seorang pekerja yang tidak bertanggung jawab, bisa melewatkan satu hari, kesiangan, dan mabuk selama seminggu. Namun dia tidak dipecat dari pekerjaannya, karena dia adalah seorang spesialis dari Tuhan - dia bisa melakukan segalanya!

Karena banyaknya ketidakhadiran, penghasilannya sedikit, dan karenanya pembayaran tunjangannya sedikit. Akibatnya, mantannya mengadu ke kejaksaan dan kantor pajak dengan menyebut pembayaran tunjangan yang kecil sebagai alasan perusahaan diduga menyembunyikan pendapatan sebenarnya.
Berbagai pengecekan dilakukan, pertanyaan utamanya adalah mengapa gajinya kurang dari upah minimum yang ditetapkan. Mereka diancam dengan denda dan diskualifikasi. Akibatnya, perusahaan menolak pemeriksaan:

menurut Pasal 155 Kode Ketenagakerjaan, gaji seorang karyawan mungkin lebih rendah dari upah minimum , jika dia tidak menyelesaikan jumlah pekerjaan yang disyaratkan (dalam kasus kami, dia tidak bekerja sesuai jam kerja standar);

Akuntan menunjukkan perhitungannya: gaji dihitung secara proporsional dengan waktu Morozov bekerja;

waktu kerja tercermin dalam rapor yang diserahkan kepada pemeriksa;

Dokumen yang mengonfirmasi ketidakhadiran kerja dilampirkan pada lembar waktu ( surat keterangan tidak masuk kerja beserta penjelasannya).

Jadi, rapor menunjukkan: seberapa banyak Anda bekerja - berapa banyak penghasilan Anda.

Mengisi lembar waktu 0504421

Anda bisa mengisi sampelnya, tapi untuk sekarang mari kita lihat apa dan bagaimana cara menulisnya di formulir T-12 (atau T-13).

Kedua bentuk tersebut hampir sama, sehingga Anda dapat memilih salah satu untuk pekerjaan Anda. Formulir dapat dikembangkan berdasarkan formulir untuk perusahaan Anda, atau Anda dapat membeli yang sudah jadi - dokumen tersebut dicetak dalam jumlah besar di percetakan mana pun.

Jadi: setiap karyawan diberi nomor personel dan datanya dimasukkan dalam baris terpisah di lembar waktu. Ada dua cara untuk mengisi lembar waktu:

mencatat jam kerja harian (penampilan atau ketidakhadiran);
hanya mencatat keterlambatan atau alasan lain yang menyebabkan penyimpangan dari jam kerja normal.

Saat mengisi, Anda dapat menggunakan kode alfabet atau numerik, misalnya:

I (01) – muncul untuk bekerja;
VM (05) – metode shift;
K (06) – perjalanan bisnis;
N (02) – bekerja pada malam hari;
O (09) – liburan;
U (11) – cuti pelajar;
P (14) – cuti hamil;
B (20) – cuti sakit;
PR (24) – ketidakhadiran;
B (26) – hari libur atau hari libur.

Beginilah cara pencatat waktu memasukkan huruf atau angka ke dalam lembar waktu setiap hari. Apabila pekerjaan pegawai tersebut adalah kerja shift, harian, pada timesheet dapat dituliskan pekerjaannya sebagai berikut: J/N (yaitu absensi dan kerja malam) Di bawah huruf, pada baris di bawahnya, dituliskan jam, misalnya Misalnya 6/6 (yaitu 6 jam pada siang hari dan 6 jam pada malam hari). Waktu malam adalah periode dari jam 10 malam sampai jam 6 pagi.

Pada akhir bulan, jam kerja atau ketidakhadiran dijumlahkan, lembar waktu ditandatangani dan diserahkan ke bagian akuntansi..

Untuk mendapatkan time sheet terkini, formulir tahun 2016 selalu dapat ditemukan di website Consultant+.

Lembar waktu untuk tahun 2016 adalah satu-satunya dokumen yang memungkinkan Anda melacak siapa yang bekerja berapa banyak dan memantau bagaimana jadwal kerja yang ditetapkan dipatuhi di perusahaan.

Besarnya uang muka setelah setengah bulan tidak boleh kurang dari tarif atau gaji untuk masa kerja sebenarnya (surat Rostrud tanggal 8 September 2006 No. 1557-6). Artinya, dalam membayar uang muka perlu memperhitungkan kehadiran aktual karyawan di tempat kerja, yakni mengandalkan data absensi. Undang-undang tidak mengatur kewajiban untuk membuat lembar waktu tersendiri untuk pembayaran di muka. Oleh karena itu, setiap organisasi berhak menentukan secara mandiri tata cara pembuatan timesheets. Dalam praktiknya, dua pendekatan digunakan:

membuat lembar waktu terpadu setiap bulan dan menyepakati tata cara penyerahan lembar waktu ke departemen akuntansi dua kali sebulan: untuk menghitung uang muka dan pada akhir bulan;
buatlah lembar waktu terpisah untuk setiap setengah bulan yang menunjukkan periodenya.

Di mana timesheet harus disimpan?

Undang-undang ini juga menunjukkan berapa lama lembar waktu disimpan, tetapi periode di sini berbeda - baris 586 bagian 7.1 mengatakan bahwa lembar waktu disimpan selama 5 tahun. Dan jika pencatatan disimpan di tempat kerja yang berhak atas kompensasi karena kondisi kerja di sana dianggap sulit, merugikan atau berbahaya, maka jangka waktu penyimpanannya adalah 75 tahun.

Bagaimana prosedur penyimpanan timesheet?

Jangka waktu penyimpanan lembar waktu

Setelah ditutup, lembar waktu diserahkan ke departemen akuntansi, yang digunakan sebagai dokumen utama untuk menghitung gaji karyawan.

Dan akuntan akan mengatur penyimpanan. Biasanya tetap di departemen, tetapi jika tidak ada tempat di sana, maka setelah 3 tahun atau kurang, surat-surat tersebut dapat dipindahkan ke arsip perusahaan, jika ada. Waktu dan tata cara pemindahan lembar waktu dan dokumen utama lainnya ke arsip diatur oleh undang-undang setempat perusahaan, sehingga tidak ada ketentuan yang seragam di sini.

Berapa periode penyimpanan lembar waktu?

Kode Perburuhan Federasi Rusia mendefinisikan waktu kerja sebagai waktu di mana seorang karyawan harus melakukan tugas kerja, serta periode waktu lain yang, sesuai dengan undang-undang dan peraturan perundang-undangan lainnya, berhubungan dengan waktu kerja. Jam kerja ditetapkan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan internal organisasi dan ketentuan kontrak kerja. Waktu kerja dicatat dalam timesheet dengan menggunakan metode pencatatan kehadiran dan ketidakhadiran kerja secara terus menerus.

Resolusi Komite Statistik Negara Rusia No. 1 hanya mengizinkan penyimpangan (ketidakhadiran, keterlambatan, lembur, dll.) dari jadwal kerja untuk didaftarkan dalam lembar waktu kerja. Jika tidak ada penyimpangan, yang dimasukkan ke dalam rapor hanyalah ringkasan hasil pekerjaan paruh pertama dan kedua bulan itu.

Tentang dokumentasi personel

Berapa periode penyimpanan lembar waktu?

Merupakan tabel yang memuat jumlah pegawai pegawai, data gaji (tarif tarif) yang ditetapkan untuk pegawai, data jumlah hari (jam) kerja setiap pegawai dalam konteks semua jenis pekerjaan yang dilakukannya, dan juga menghitung jumlah upah yang diperoleh untuk mereka. Pada Formulir N T-13 tidak ada kolom yang mencerminkan perhitungan jumlah upah yang masih harus dibayar. Perhitungan upah pokok (untuk jam kerja) dan tambahan dilakukan dengan mempertimbangkan standar waktu kerja yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia.
Sistem upah tambahan dan insentif tenaga kerja, termasuk besaran kenaikan upah untuk kerja malam, akhir pekan dan hari libur tidak bekerja, kerja lembur, dan jenis pekerjaan lainnya, ditetapkan oleh pemberi kerja dengan mempertimbangkan pendapat pekerja yang dipilih. badan serikat organisasi.

Berapa lama untuk menyimpan lembar waktu

Perhatian

Saat menyusun buku-buku ini, Anda perlu ingat bahwa para pejabat tidak hanya menyetujui formulir dan aturan pemeliharaannya, tetapi juga dengan jelas mendefinisikan departemen yang harus mengisi masing-masing buku tersebut. Dengan demikian, pemeliharaan buku penerimaan dan pengeluaran dipercayakan kepada bagian akuntansi, dan pemeliharaan buku akuntansi perpindahan buku kerja dipercayakan kepada bagian organisasi yang menangani pencatatan pengangkatan dan pemberhentian pegawai. Persyaratan ini dicatat dalam paragraf 41 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, pembuatan formulir buku kerja dan memberikannya kepada pemberi kerja, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No.225.

INGAT! Buku-buku ini disimpan dalam bentuk kertas. Mereka harus dijahit, disegel dan disertifikasi dengan tanda tangan pengelola, dan lembaran-lembaran dalam buku harus diberi nomor. Kedua buku tersebut disimpan selama 75 tahun, yang berarti mungkin diperlukan selama audit apa pun.

Berapa lama jadwal kerja karyawan disimpan?

Terlarang

=== Unduh berkasnya ===

Periode penyimpanan untuk jadwal shift

Umur simpan jadwal shift

Bagaimana dan berapa lama jadwal liburan disimpan dalam suatu organisasi dijelaskan secara rinci dalam artikel ini. Dokumentasi yang berkaitan dengan organisasi kerja tenaga kerja suatu perusahaan wajib disimpan. Jangka waktu penyimpanan jadwal liburan ditetapkan dalam Daftar dokumen arsip manajemen standar yang dihasilkan selama kegiatan badan-badan negara, pemerintah daerah dan organisasi, disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia tanggal Berdasarkan ketentuan paragraf. Dengan habisnya masa berlakunya, jadwal liburan pada periode yang lalu tidak lagi mempunyai kekuatan hukum. Namun, dalam beberapa kasus, informasi yang tercermin dalam dokumen ini dapat sangat membantu jika terjadi situasi darurat: Selain itu, dengan jumlah personel yang banyak, saat menyusun jadwal liburan untuk tahun kalender berikutnya, karyawan mungkin memiliki perbedaan pendapat mengenai urutan penyediaannya. Dalam hal ini, jadwal yang ketinggalan jaman akan membantu memperoleh gambaran obyektif tentang waktu liburan selama periode yang lalu, serta menganalisis perbedaan antara liburan yang direncanakan dan liburan yang sebenarnya digunakan. Selain itu, adanya jadwal tahun lalu memberikan kesempatan bagi penanggung jawab untuk melakukan peramalan keinginan karyawan di masa depan dan merencanakan kegiatan kerja perusahaan. Dalam hal ini, penting untuk fokus pada kerahasiaan akses dan memastikan keamanan jadwal liburan selama seluruh periode penyimpanannya.

Umur simpan timesheets telah ditingkatkan dari satu tahun menjadi lima tahun

Tanggung jawab atas pelanggaran aturan yang mengatur pemrosesan dan perlindungan data pribadi diabadikan dalam Art. Untuk menyimpan jadwal liburan, yang terbaik adalah membuat folder terpisah dan menempatkan dokumentasi dalam file terpisah dalam urutan kronologis. Pilihan untuk menempatkan bagan selama setahun terakhir dalam folder dengan dokumen dengan umur simpan yang sama tidak dikecualikan. Dokumen yang masa penyimpanannya telah habis dapat dimusnahkan secara wajib. Jika tidak, data pribadi karyawan perusahaan mungkin tersedia untuk orang yang tidak berwenang, dan memastikan kondisi penyimpanan yang tepat mungkin memerlukan biaya yang tidak perlu terkait dengan penambahan lokasi. Pada akhir tahun berjalan, kepala bagian personalia atau pegawai lain yang bertanggung jawab membuat inventarisasi dokumen yang akan dimusnahkan. Pada awal tahun kalender dan jika perlu, manajer mengeluarkan perintah untuk membuat, jika tidak ada, atau menunjuk komisi untuk pemusnahan dokumentasi di perusahaan. Komisi ini, dalam kegiatannya, apapun metode pemusnahan yang dipilih, membuat tindakan pemusnahan, yang ditandatangani oleh seluruh anggotanya dan disetujui oleh pimpinan organisasi. Kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan dan jangka waktu penyimpanan jadwal liburan memungkinkan pemberi kerja menghindari kemungkinan perselisihan dengan karyawan mengenai legalitas tata cara cuti tahunan, serta mengoptimalkan tata cara perencanaan liburan untuk tahun berikutnya. Penerimaan Pendidikan Beasiswa Diploma Pendidikan Penerimaan Beasiswa Pendidikan Diploma. Menerima pemberitahuan email tentang tanggapan. Masukkan kode dari gambar: Download form jadwal liburan.

Pria itu bernyanyi dengan indah di tentara

Bluray Penguasa Cincin

Peta kota Ulyanovsk berisi jalan-jalan

Putin menggambar pemandangan kucing

Tawon kananmu

Gejala pertama limfoma Hodgkin

Puisi tentang kehilangan suami

Penugasan kembali hak setelah perampasan Kazakhstan

Bagaimana menghubungkan jalan raya internet seluler

Katalog suku cadang mobil Pasker

Restorasi kursi DIY

Peta kode gta san andreas

Peta bus troli Ulyanovsk

Jadwal bus Bus Yurgamysh Kurgan

Bagaimana cuaca di Perm sekarang?

Cara menggambar kucing yang sedang tidur

Dolar ke rubel nilai tukar grafik 2015

Bagaimana cara kerja tes HIV?

Kartu serangan balik baru

Untuk f x y diberikan oleh tabel kebenaran

Berapa lama Anda harus menyimpan lembar waktu? , diabadikan di tingkat legislatif, dan dalam beberapa kasus disesuaikan dengan keputusan manajemen organisasi. Kami akan memberi tahu Anda di artikel kami tenggat waktu apa yang harus diperhatikan saat mengatur penyimpanan lembar waktu.

Berapa lama umur simpan lembar waktu?

Menurut norma Undang-Undang Federal “Tentang Pengarsipan di Federasi Rusia” tertanggal 22 Oktober 2004 No. 125-FZ, sejumlah dokumen, yang tanpanya sulit membayangkan pekerjaan kantor di sebuah perusahaan, menerima status arsip. Namun jangka waktu di mana dokumen-dokumen tersebut mungkin diperlukan oleh perusahaan itu sendiri atau oleh otoritas inspeksi berbeda-beda tergantung pada pentingnya dokumen tersebut. Namun, tenggat waktu ini tidak ditentukan dalam undang-undang; undang-undang hanya menyatakan bahwa masing-masing lembaga pemerintah dapat menerbitkan daftar dokumen yang sering digunakan dalam pekerjaan kantor dan menunjukkan periode penyimpanannya.

Daftar serupa telah disetujui oleh Rosarkhiv pada tanggal 6 Oktober 2000, bahkan sebelum undang-undang yang berjudul “Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanannya” mulai berlaku. Peraturan ini digunakan oleh banyak pegawai personalia. Itu diabadikan di dalamnya, berapa lama untuk menyimpan lembar waktu: di bagian 7.2, baris 281 dikatakan disimpan selama 1 tahun. Namun tindakan ini telah kehilangan kekuatannya.

Tidak tahu hak Anda?

Saat ini terdapat perintah Kementerian Kebudayaan tentang persetujuan “Daftar dokumen arsip pengelolaan standar yang dihasilkan selama kegiatan badan-badan negara, pemerintah daerah dan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanannya” tertanggal 25 Agustus 2010 No. 558. Undang-undang ini juga menyatakan, Berapa lama timesheet disimpan?, tetapi periode di sini berbeda - baris 586 bagian 7.1 mengatakan bahwa rapor disimpan selama 5 tahun. Dan jika pencatatan disimpan di tempat kerja yang berhak atas kompensasi karena kondisi kerja di sana dianggap sulit, merugikan atau berbahaya, maka jangka waktu penyimpanannya adalah 75 tahun.

Bagaimana prosedur penyimpanan timesheet?

Setelah ditutup, lembar waktu diserahkan ke departemen akuntansi, yang digunakan sebagai dokumen utama untuk menghitung gaji karyawan. Dan akuntan akan mengatur penyimpanan. Biasanya tetap di departemen, tetapi jika tidak ada tempat di sana, maka setelah 3 tahun atau kurang, surat-surat tersebut dapat dipindahkan ke arsip perusahaan, jika ada. Waktu dan tata cara pemindahan lembar waktu dan dokumen utama lainnya ke arsip diatur oleh undang-undang setempat perusahaan, sehingga tidak ada ketentuan yang seragam di sini.

Namun lembar waktu, yang disimpan selama 75 tahun, dapat dipindahkan dari arsip perusahaan ke lembaga arsip khusus jika ada kesepakatan.

Jangka waktu penyimpanan time sheet telah diperpanjang menjadi 5 tahun sejak tahun 2010 karena dokumen ini digunakan untuk menghitung gaji. Dan jika rapor mencatat data pekerjaan dengan kondisi kerja yang merugikan, berbahaya dan sulit, maka disimpan selama 75 tahun dan bahkan setelah likuidasi perusahaan itu sendiri tidak dapat dimusnahkan, tetapi dipindahkan ke lembaga arsip khusus.