Соодветна подготовка на примерок за записници од состаноците. Како се составува записникот од состанокот

Упатство

Обука. Регистрирајте ги сите учесници состаноци, посочете ги, ако е можно, по азбучен ред нивните имиња, позиции. Мора да ги рефлектирате таквите информации во протоколот што е можно попрецизно, без вообичаените кратенки.

Методи за составување протокол. Сè зависи од тоа како е вообичаено да се снимаат информации за состаноци X провизииво дадена организација или компанија: или стенографија, звучна снимка или рачно напишани белешки. Во зависност од ова, ќе треба да составите, да препишете транскрипт или звучна снимка, плус содржината на тезата на извештаите што беа на денот.

Имајте предвид дека сè уште има воведен и главен дел во текстот на протоколот. Воведниот дел е ист за целосен и краток, а во него се наведени имињата на секретарот што го води записникот и претседавачот. провизии, како и вкупниот број на учесници состаноци. Луѓе кои не се официјални членови провизии, но присутните, сепак, во пункцијата се означени како „поканети“.

Ниту еден протокол нема документарна сила додека не биде потпишан од секретарот и претседавачот. Ова е предуслов.

Изведувањето на толку економски и правни дејствија е придружено со компилација. Природата на информациите содржани во него варира во зависност од видот протокол, сепак, може да се идентификуваат некои општи обрасци во пишувањето на овој документ.

Упатство

Опсегот на протоколите е исклучително широк: се составуваат записници за административни прекршоци и за извршување на одредени истражни дејствија, се водат записници за постапки и состаноци на акционери итн. Како треба да се напише протоколот? Кои информации треба да бидат вклучени во него?

Пред сè, протоколот мора да го содржи името на организацијата што го составува: Horns and Hooves LLC, Окружниот суд N-sky итн. Потоа следи името на документот - самиот протокол и индикација за тоа кој настан е евидентиран. На пример, записник од состанок на акционери или записник од испрашување на сведок.
Б мора да го наведе датумот на снименото дејство (состанок, испрашување, итн.), неговиот број (или бројот на предметот на кој се наоѓа), како и времето на почетокот и завршувањето на снимениот настан.

По наведените информации, потребно е да се наведат лицата кои учествуваат во снименото дејство, со назначување на улогата што ја извршуваат. На пример: „Судијата Иванов И.И., при диригирање

Водењето записник е составен дел на секој состанок, конференција, состанок, академски совет и други настани.Многу е важно правилно да се состави записникот, бидејќи овој тип на документ ја отсликува суштината на состанокот и може да послужи како потврда или побивање на некои точки. на овој настан. Во канцелариската работа, и записниците од големите состаноци помеѓу различни компании и состаноците за внатрешно планирање се подеднакво важни.

На 1 септември 2013 година, стапи на сила Федералниот закон бр. 100-ФЗ од 7 мај 2013 година „За изменување и дополнување на потодделите 4 и 5 од Дел I од Првиот дел и член 1153 од третиот дел од Граѓанскиот законик на Руската Федерација“. . Една од измените се барањата за извршување на записниците од состаноците сега.

Делови од протоколот

ПРЕТСЕДАТЕЛ - функционер кој води состанок, конференција и сл.

СЕКРЕТАР - лице кое е присутно на состанокот и го води записникот од овој состанок. Ова не мора да е секретар по позиција; секој вработен во кој било оддел може да води записник.

ПРИСУСТВЕНИ - список на сите присутни на состанокот, со наведување на нивните позиции. Списокот на присутните се составува во согласност со заземените позиции, од највисоки до најниски. Во случај кога меѓу присутните има повеќе лица со еквивалентни позиции, тогаш нивниот редослед во списокот се одредува по азбучен ред. Друга опција за распоредување на присутните е по азбучен редослед на презимињата, без разлика на нивната положба.

Доколку на состанокот присуствуваат повеќе од 15 лица, тие се составуваат во посебна листа, која се приложува кон записникот:

ПРЕТСТАВНИ: 45 лица (списокот во прилог).

ДНЕВЕН РЕД - овој дел доследно ги одразува сите прашања за кои се планира да се разговара на состанокот. Кратките записници и записници од оперативните состаноци може да немаат дневен ред.

СЛУШАНО - тука е наведено името на говорникот и темата или, доколку е потребно, резиме на неговиот говор.

На пример:

СЛУША: Иванова П.И. со извештај за развој на нова приоритетна област.

ИЗВРШЕНО - наведување по име на сите кои го коментираа извештајот.

ОДЛУЧИ - овде пишуваме какви одлуки се донесени на состанокот и ги посочуваме роковите договорени на состанокот за спроведување на одлуките. Честопати, „решенијата“ се во природата на задачите и ги имаат сите компоненти за ова: името на изведувачот, содржината на задачата, рокот. На пример:

Иванов И.И. – до 20.12.2014 година изготви план за напредна обука на вработените во секторот за набавки за 2015 година.

Покрај тоа, со одлука на протоколот, можете да одобрите или договорите нацрт-документ:

Да ги одобри Правилата за користење на корпоративна е-пошта ДОО „Весна“ и да ги стави во сила од 03.08.2015 година.

Одобри Номенклатура за работи на Весна ДОО.

Следниве делови се поретки во протоколите:

СЛУШНА - еден од присутните им чита на сите документ или дел од документ.

На пример:

СЛУШАНО Писмо на Министерство за финансии бр.4545-п од 22.07.2015 год.

ПОСРЕДЕН ГОВОР - По правило, поздравниот говор го одржува претседавачот на состанокот на големите конференции и форуми. На обичните состаноци се раздаваат цветни честитки.

ПОКАНИ се експерти од одредена област кои се поканети да го кажат своето компетентно мислење за прашањата на состанокот. Поканетите лица не учествуваат во одлучувањето.

НЕСОСТАВНО МИСЛЕЊЕ е мислењето на еден од учесниците на состанокот, кој не се согласува со донесената одлука. Учесникот има право да бара неговото спротивставено мислење да се запише во записникот. Таа е составена на посебен лист и е составен дел на протоколот.

Ако се појави дискусија за едно од прашањата, тогаш таа се снима и се составува на следниов начин:

СЛУШНА: И.А. Парамонов за потребата од воведување унифициран електронски систем за управување со документи во група компании.

ПРАШАЊЕ: Т.А. Михајлов. Дали е економски изводливо воведувањето на унифициран EDMS во оваа фаза на развој на групата компании?

Одговор: Воведувањето на EDMS не само што е економски изводливо, туку ќе помогне и да се оптимизираат трошоците за административните активности на група компании.

Регистрација на протоколот

Протоколот се составува на меморандум на организацијата за документи. Овој формулар ги содржи следните детали:

• име на компанијата;
• име на структурната единица (ако состанокот се одржува во оддел или дирекција);
• местото на подготовка на документот (не можете да наведете дали локалитетот во кој работи организацијата е вклучен во неговото име: „Млекарница Тољати“);
• име на документот - ПРОТОКОЛ;
• упатувајќи се кон текстот - во овој случај, името на состанокот или името на колегијалното тело:

ПРОТОКОЛ

оперативен состанок

ПРОТОКОЛ

состаноци на стручната комисија

• (ова е датумот на состанокот);
• текстот на документот - погоре ја анализиравме неговата содржина;
• потпис - протоколот го потпишуваат претседавачот и секретарот.

Пополнетиот протокол се испраќа до сите учесници на состанокот. Доколку документот содржи задачи, тој се става под контрола.

Внатрешните протоколи обично се составуваат во кратка форма. Целта овде е да се забележат упатствата на директорот, а не текот на состанокот или мислењата на неговите учесници. Сосема друга работа е кога на состанокот се собираат претставници на повеќе организации. Колку и да се добри односите со нив денес, никогаш не знаете што не чека утре. Можеби записникот од овој конкретен состанок ќе стане клучен документ што ќе го докаже вашиот случај во евентуален спор. Затоа, на заедничките состаноци протоколите се водат со најголема строгост.

Пракса 8

ИНФОРМАЦИИ И РЕФЕРЕНТНИ ДОКУМЕНТИ

ПРОТОКОЛ, АКТ

Повеќето документи креирани од институциите се информативни и референтни. Овие документи содржат информации за фактичката состојба на работите. Информациите и референтните документи вклучуваат: сертификати, меморандуми, акти, писма итн. Тие се од помошен карактер и не се обврзувачки. Може да се земат предвид информациите содржани во нив.

Протокол

Протоколот зазема посебно место во системот на организациска и административна документација. Може да се припише на информативни документи (бидејќи содржи информации, содржи информации за дискусија за некои прашања од управувањето), а бидејќи содржи и оперативен дел. може да се смета како управувачки документ.

Протокол -, документ кој го одредува текот на дискусијата за прашања и одлучување на состаноци, состаноци, состаноци, конференции и други форми на работа на колегиумските тела (одбори на комисии и министерства, општински власти, како и научни, технички и методолошки совети).

Состаноци на акционери, состаноци на одбори на директори се предмет на задолжителна сеча.

Протоколите се доставуваат до државните органи за регистрација (на пример, при регистрација на деловни банки, стопански и индустриски комори итн.). Исто така, се составува записник за документирање на активностите на привремените колегиумски тела (конференции, состаноци, состаноци, семинари итн.).

Протоколот се составува врз основа на записите што секретарот ги водел на состанокот рачно или со помош на диктафон.

Во зависност од видот на состанокот и статусот на колегиумското тело, се избира формата на протоколот: краток, целосен или дословно.

Краток протокол- ги поправа прашањата за кои се разговараше на состанокот, имињата на говорниците и донесените одлуки. Ваков протокол се препорачува да се води само во случаи кога состанокот е препишан, извештаите и текстовите од говорите ќе се презентираат до секретарот или кога состанокот е од оперативна природа.

Целосен протокол -ги евидентира не само дискутираните прашања, донесените одлуки и имињата на говорниците, туку и доволно детални белешки кои ја пренесуваат содржината на извештаите и говорите на учесниците на состанокот, сите искажани мислења, прашања и забелешки, забелешки, позиции. Целосните минути ви овозможуваат да документирате детална слика од состанокот.

Дословно протокол -се составува врз основа на доследен извештај од состанокот (препис) и дословно го пренесува процесот на дискусија за секое прашање и развивање одлука за истото.

Целосните и дословните протоколи се составуваат врз основа на рачно напишани дословно или снимки на лента.

Сите видови протоколи се составуваат на заеднички образец, кој ги содржи следните податоци: име на институцијата, вид на документ, место за ставање на датумот, индекс на документот, место за составување на протоколот, место за заглавие до текстот. Датумот на записникот е датумот на состанокот. Ако траеше неколку дена, тогаш датумот на протоколот ги вклучува датумите на почеток и крај. Бројот (индексот) на протоколот е серискиот број на состанокот. Насловот на текстот го одразува типот на состанок или колегијална активност (Записник - состаноци на одборот).

Текстот на протоколот вклучува воведен и главен дел.

Во водениот дел од протоколот, по насловот се дадени имињата и иницијалите на претседавачот и секретарот на состанокот. Од нов ред по зборот присутен, наведете ги презимињата, иницијалите на постојаните членови на колегиумот по азбучен ред (во кратката форма на протоколот овие податоци се испуштени), како и презимињата, иницијалите и позициите на поканетите. Зборовите „Претседавач“, „Секретар“, „Присуствуван“ се напишани со голема буква од почетокот на левиот раб. При составување на записник од продолжен состанок, имињата на учесниците не се наведени, но се наведува нивниот вкупен број. Учесниците се бројат според листите за регистрација, кои се пренесуваат на секретарот на состанокот и стануваат еден од анексите на записникот.

Дневниот ред е вклучен во водениот дел од протоколот, ги наведува прашањата за кои се разговараше на состанокот со имињата на говорниците (говорниците) и го одредува редоследот на нивната дискусија. Ги наведува прашањата за кои се разговараше на состанокот со имињата на говорниците и го одредува редоследот на нивната дискусија. Агендата на состанокот е однапред подготвен и треба да содржи оптимален број прашања.

Главниот дел од текстот на протоколот содржи онолку делови колку што има точки на дневниот ред. Секциите се нумерирани соодветно.

Секој дел се состои од три дела: „СЛУШНА“, „ЗБОРЕНО“, „ОДЛУЧЕНО“, кои се испечатени со големи букви со цел во текстот на протоколот да се истакне снимањето на говорот на главниот говорник, учесниците во дискусијата. на прашањето и на распоредот формулирање на решението на прашањето. За истата цел, во текстот на протоколот, презимето и иницијалите на секој говорник се испечатени од нова линија во номинативна буква. Презентирањето на снимката на говорот е одвоено од презимето со цртичка, се наведува од трето лице еднина, содржината на извештајот е напишана во форма на директен говор. Доколку текстот на извештајот е стенографски или писмено презентиран од говорникот, тогаш по цртичката пишуваат и со голема буква - „Извештајот е во прилог“.

На зборот „СЛУШНА“ му претходи бројот на точката на дневниот ред, а потоа и две точки.

Напредокот на дискусијата на извештајот е одразен во делот „ГОВОРИ“ Прашањата и одговорите се евидентирани во делот „ГОВОРИ“. Зборовите - прашање и одговор не се пишуваат.

На пример:

АВ Смирнов - Дали се преземени мерки за ликвидација на...?

Донесените решенија се содржани во делот „РЕШЕНИ“. Ако има повеќе решенија, тие се нумерирани со арапски бројки со точка. Секоја одлука е придружена со наведување на позицијата, презимето и иницијалите на лицето одговорно за нејзиното спроведување и содржи рок, на пример:

РЕШЕНИ:

1. Подгответе нацрт на нов Правилник за персонал. Одговорен - менаџер за човечки ресурси Родионова Н.П. Рок - 18.11.2001 година.

Оперативниот дел е изграден според шемата: дејство - изведувач - термин. Извршител може да биде организација, структурна единица или одреден службеник.

Протоколот може да ја поправи одлуката за одобрување на кој било документ. Во овој случај, протоколот треба да има упатување на датумот и бројот на документот, а самиот документ треба да биде прикачен на протоколот.

За време на изборите, резултатите од гласањето за секој кандидат се наведуваат во записникот.

Протоколот го потпишуваат претседавачот и секретарот. Секретарот го уредува текстот, го запознава секој говорник со снимката од неговиот говор и добива потпис од говорникот кој се согласува со снимањето на неговиот говор. Протоколот за одржување на состанокот, кој го избира президиумот, го потпишуваат претседавачот, секретарот и сите членови на Президиумот.

Извадок од протоколот е точна копија на дел од текстот на оригиналниот протокол. Воедно се репродуцираат сите детали од формуларот, воведниот дел од текстот, точката на дневниот ред за која се подготвува извадокот. Извадок од протоколот го потпишува само секретарот, тој составува и атест. Се состои од зборот „Точно“, ознака на положбата на лицето кое го потврдува изводот, личен потпис, презиме, иницијали и датум. Ако извадок е даден за доставување до друга организација, тогаш тој е заверен со печат.

Шаблон за протокол

(со надолжен распоред на детали)

Грб на Руската Федерација

Име на компанијата

ПРОТОКОЛ

____________________ № _________________

датумот

_______________________________

Место на објавување

Наслов:

Седниците на комисијата за...

Претседавач - Смирнов С.С.

Секретар - Антонова М.И.

Присутни: 30 луѓе (списокот во прилог)

(ако до 15 лица, тогаш во протоколот

презимиња со иницијали

по азбучен ред разделени со запирки)

ДНЕВЕН РЕД:

1. За постапката за подготовка на конференцијата.

Извештајот на менаџерот...

1. СЛУШАЛЕ:

Соколов А.И. - Во прилог е текстот на извештајот.

ИЗВРШЕНИ:

Иванов М.И. - кратка снимка од говорот (во трето лице).

РЕШЕНИ:

1.1. Одобри...

2. СЛУШАЛЕ:

ИЗВРШЕНИ:

РЕШЕНИ:

Претседавач ПотписС.С. Смирнов

Акт- документ составен од повеќе лица и со кој се потврдуваат конкретни факти или дејствија.

Актите се составуваат во различни ситуации и затоа имаат многу различни:

чин на прифаќање на работа според договорот;

акт на прифаќање и пренос на документи;

Чинот на отпишување материјали;

комерцијален акт

акт на верификација и сл.

Актите ги составува комисија, која постојано дејствува или именува по насоки на раководителите.

Посебна група се формира со трговски акти со кои се утврдуваат фактите за оштетување, оштетување или недостиг на товар, други прекршувања на правилата за транспорт. Таквиот акт се составува на печатена форма на утврдениот примерок, пополнет без дамки, бришења или штрајкови. Сите дополнувања и корекции во актот мора да бидат наведени и заверени со потписи на двете страни.

Ако актот е внатрешен документ на претпријатието, тој се составува на заеднички образец. Ако актот е надворешен документ, тогаш тој мора да содржи референтни податоци за организацијата.

Актот мора да има:

името на организацијата (структурна поделба);

името на типот на документот;

наслов на текстот

потписи;

· печат;

апликации; (со копии од придружните документи).

Текстот на актот се состои од воведни и уверливи делови.

Водениот дел од актот укажува на основата за неговата подготовка. Ова може да биде врска до документ, до усна наредба од раководството, до какви било факти, настани, дејствија.

Актот може да има наслов, на пример: „Закон за недостиг на стоки за широка потрошувачка“ или „Акт за прифаќање и пренос на документи со ознака „Доверливо“.

Во главниот дел од актот се вели:

· цели и цели;

времето на работа на комисијата;

резултати (заклучоци, заклучоци, предлози).

По текстот и забелешката за апликацијата, доколку е потребно, се наведуваат информации за бројот на копии од актот, нивната локација или адресатите на кои им биле испратени.

Актот го потпишуваат сите лица кои учествувале во неговата подготовка.

За повеќе акти (за материјални, финансиски и други важни прашања) потребно е одобрение од раководителот и заверка со печат на претпријатието.

Актите на ревизии и инспекции се запознаваат со сите лица чии активности влијаат. Воедно, во актот по потписите на составувачите стои напомена „Актот е запознаен со: позиции, потписи, преписи од потписи и датуми“.

На пример:

Составен од:

Претседател _________________________________________________

Членови на комисијата:

Членови на комисијата: 1. _________________________________________________

Позиција, презиме, иницијали

Присутни: 1. ____________________________________

Позиција, презиме, иницијали

Имињата на членовите на комисијата и присутните се подредени по азбучен ред. Називот на работното место го вклучува името на институцијата.

Наведениот дел започнува со параграф. Ги поставува целите, целите и суштината на работата што ја извршиле изготвувачите на актот, неговите резултати. Резултатите од работата може да се претстават во форма на табела.

Во завршниот дел од актот се донесуваат заклучоци или се даваат препораки. Овој дел од текстот е незадолжителен - чинот може да заврши со изјава на факти.

По текстот, пред потписите, доколку е потребно, наведете го бројот на копии од составениот акт и нивната локација (овој дел од актот исто така е незадолжителен). На пример:

Составен во 3 примероци:

1-ва копија. испратени до Министерството за економија на Русија

2-та копија. испратени до Министерството за железници на Русија

3-та копија. - во случајот 05-24.

Пополнете го текстот на актот за потпис. Актот го потпишуваат претседателот на комисијата и сите изготвувачи. При потпишување на позицијата, презимињата не се наведени пред имињата. На пример:

Претседател на Комисијата ПотписК.Ја. Лакин

Членови на комисијата: ______________ В.Н. Кирилов

Потпис

______________ И.Н. Потапов

Потпис

Н.Н. Ламшина

Потпис

Како и во секој документ, во актот пред текстот има заглавие што започнува со предлогот „О“ („За“) и е формулиран со помош на глаголската именка „За верификација“, „За прифаќање и пренесување“, „На отпис“, „За уништување“ итн.

Некои видови акти бараат одобрение. На пример, акт за ликвидација на институција е одобрен од раководителот на повисоко одделение (министер), акт за распределба на документи и предмети за уништување - од раководителот на институцијата. Одобрението се издава со печат во согласност со барањата на ГОСТ Р 6.30-97.

Еве пример за чин:

ОДОБРЕНО Министерството за култура на Русија

Комисија за култура Претседател на Комитетот

Администрации ПотписН.И. Петров

___________________________ ___________________

Име на областа Датум

18.05.2000 № 12

град Новосибирск

За проверка на безбедноста на документите во комисијата

Причина: наредба на претседателот на комисијата од 20 април 2000 година бр. 102 „За проверка на безбедноста на документите за управување“.

Составен од комисија составена од:

Претседател: Заменик Претседателот на Комитетот Сидоров Г.В.

Членови на комисијата: 1. Раководител. Генералниот оддел Григориева Н.И.

2. Инспектор на кадровско одделение Михаилова Г.Г.

3. Заменик главен сметководител Мишкин С.И.

4. Референтот Прокудина М.В.

Во периодот од 16 до 18 мај 2000 година, комисијата ги проверуваше условите за организација и чување на документите за управување во Комитетот за култура. Документите се чуваат во структурни поделби и во генералниот оддел.

Номенклатурата на случаи се координира годишно со Регионалниот архив на Новосибирск. Не се утврдени факти за смрт, загуба, оштетување или незаконско уништување на документи.

Составен во 2 примероци:

1-во - во случај бр.1-23

2-ри - до регионалната архива.

Претседател на Комисијата ПотписГ.В. Сидоров

Членови на комисијата: ПотписН.И. Григориева

ПотписГГ. Михајлова

ПотписС.И. Мишкин

ПотписМ.В. Прокудин

Опција 2

Документирајте го резултатот од ревизијата на работата на претпријатието АД Сибтехмаш, што беше спроведено од 01.02.2000 до 01.03.2000 година, како резултат на ревизијата. дозволено е неразумно отпишување на хартија за пакување, клинци и резервни делови за поправка на опрема; во машинската работилница е прекумерно искористен лемот во количина од 60 кг; управител на магацин П.И. Јаковлев ненавремено испрати повратно пакување до добавувачите, за што фабриката плати казна во износ од 1,5 илјади рубли. Остатокот од информациите зависи од вас.

Секретар ПотписМ.А. Антонова

16. Изготви записник од состанокот на пописната комисија на постројката за опрема за гас, која го разгледа прашањето за резултатите од пописот за складиште бр. 2 на помошни материјали. На состанокот беше усвоена резолуција за одобрување на резултатите од пописот и припишување на сметка на управителот на складиштето на недостиг од помошни материјали во износ од 365 милиони рубљи, како и извештај за складирање бр. 2 и објаснување од управителот на складот. Остатокот од информациите зависи од вас.

17. Изготви целосен протокол на генералниот состанок на работниците на производствената задруга „Старт“, на кој беше разгледано прашањето за создавање на производство на градежни материјали за изградба на станбени згради. На средбата се слушна информацијата на претседавачот за можноста за создавање на ваква работилница и изгледите за нејзината работа. По дискусијата, беше одлучено да му се наложи на претседавачот и неговиот заменик за градежништво да развијат работа во рок од 6 месеци и да одвојат 315 милиони рубли за овие цели.

18. Изготви резиме на производствен состанок на вработените во планско-економскиот оддел на фабриката за медицински препарати, на кој се разгледуваше прашањето за ран развој на техничкиот и индустрискиот финансиски план за 1998 година. По дискусијата, производниот состанок одлучи да го изработи техничко-индустрискиот финансиски план три дена пред предвиденото. Останатите информации внесете ги сами.

Слични информации.

Практично сите организации одржуваат состаноци на кои се разгледуваат прашања од оперативна природа. Многу често ваквите состаноци се нарекуваат оперативни состаноци. Тие се спроведуваат од менаџери на различни нивоа: од раководител на организацијата до раководители на структурни одделенија. Оперативните состаноци се одржуваат во редовни интервали (обично еднаш неделно) и обично се снимаат. Доколку структурната единица или раководителот што го води состанокот нема секретар, на еден од вработените во единицата може да му се довери чување записник од оперативниот состанок.

Општи правила за регистрација на протоколот

Нашиот речник

Протокол- документ кој содржи доследна евиденција за дискусијата за прашања и одлучување на состаноци, состаноци, конференции и состаноци на колегијални тела.

Записникот се составува врз основа на звучни записи или нацрт рачно напишани белешки што ги води секретарот или другиот вработен за време на состанокот, како и материјали подготвени за состанокот (текстови на извештаи, говори, препораки, нацрт-одлуки, дневен ред, списоци на учесници итн.).

Доколку состанокот бил тонски снимен, по состанокот се препечатува, тогаш пишаниот текст се уредува и во обработена форма се внесува во записникот. Рокот за составување на записникот од седницата не треба да биде подолг од три до пет дена од денот на одржувањето на седницата. Записникот од оперативните состаноци се составува и се извршува на денот на состанокот или во рок од еден или два дена по состанокот.

Протоколите се целосни и кратки. Целосен протоколсодржи запис од сите говори на состанокот, прашања поставени до говорникот, говори на лица кои учествувале во дискусијата и донесени одлуки.

Краток протоколги вклучува само имињата на оние што зборувале, темата на говорот, резиме на говорот и донесените одлуки.

Текот на оперативните состаноци, по правило, се снима во кратки записници.

Записникот од состанокот се составува на заеднички формулар, стандарден лист хартија А4 или специјално дизајниран протокол.

Задолжителни детали од протоколотсе:

• име на компанијата;
• име на видот на документот (MINUTES) што го означува типот на состанокот;
• датум на состанокот;
• регистарски број на протокол;
• локацијата на состанокот;
• потписи.

Датумот на протоколот е датумот на настанот.

Проблеми и решенија

Водењето записници од оперативните состаноци често е тешко. Да ги разгледаме најчестите.

■ Проблем:секретарот или еден од помладите службеници кој го води записникот може да не ја разбере суштината на прашањето што се дискутира, и затоа има потешкотии да го сними напредокот на дискусијата за прашањето.

Што да се прави?Во такви ситуации, секретарот треба да контактира со членот на персоналот кој зборувал на состанокот или кој било друг член на персоналот кој може да даде појаснување.

■ Проблем:бидејќи оперативните состаноци често се одржуваат без строги временски ограничувања, секретарот можеби нема време да запише сè што се случува за време на состанокот.

Што да се прави?Во овој случај, одржувањето на звучна снимка за време на состанокот и изготвувањето протокол врз основа на неговиот транскрипт може да помогне.

■ Проблем:кога се разговара за некое прашање, може да се изразат и суштински и неважни, па дури и незначителни информации, а на секретарот може да му биде тешко да ги издвои главните (суштински) информации, кои мора да бидат запишани во протоколот.

Што да се прави?Во овој случај, пред да го состави записникот, секретарот мора да ги анализира сите информации, да ги оддели главните од малите и да ги вклучи само најважните информации во записникот.

Текст на краткиот протокол

Текстот на протоколот се состои од два дела: воведен и главен.

Во воведен делкраткиот протокол ги наведува имињата на претседавачот и секретарот, позициите и имињата на учесниците (присутните) и поканетите лица, дневниот ред. Доколку има повеќе од 15 учесници на состанокот, дозволено е да се наведе вкупниот број на учесници во записникот, а списокот на присутните со нивните позиции и имиња е даден во прилог на записникот, на пример:

Присутни: членови на дирекцијата во износ од 16 лица. (списокот е во прилог).

Имињата на лицата поканети на состанокот се означени по зборот „Поканети“, означувајќи ја позицијата на лицето и името на организацијата.

Дневниот ред ги посочува прашањата кои се предмет на разгледување, дополнително може да се наведат и позицијата и презимето на говорникот (говорникот). Ако има повеќе прашања, тие се нумерирани со арапски бројки и се подредени по редослед на дискусија. Прашањата од дневниот ред се формулираат со предлогот „о“ („за“), на пример:

Забелешка

Точките од дневниот ред треба да се формулираат точно и јасно, одразувајќи ја суштината на прашањето што се дискутира. Не се препорачува ставање на точка „Разно“ или „Разно“ во дневниот ред.

Текст главен делЗбирниот протокол се состои од посебни делови според бројот на точки на дневниот ред. Деловите се нумерирани со арапски бројки во согласност со дневниот ред. Секој од нив е изграден според шемата:

Овие клучни зборови за протоколот се испечатени со големи букви од границата на левата маргина и може да се појават со задебелени букви. По зборот СЛУШАН во номинативниот падеж се означува презимето на говорникот и точката на дневниот ред, по што содржината на говорот се сумира во форма на 3 лице еднина.

Во делот „ОДЛУЧИ: (РЕШИ:)“ кратко, точно, концизно, за да нема двојно толкување, одлуката се запишува. Одлуките се формулирани во прописна форма: „Подготви ...“, „Предвиди ...“, „Информирај ...“. За едно прашање може да се донесат неколку одлуки. Во овој случај, тие се нумерирани со арапски бројки со повикување на серискиот број на прашањето на дневниот ред, на пример:

Доколку е потребно, заедно со одлуката се наведуваат и резултатите од гласањето: бројот на дадени гласови „за“, „против“, како и воздржани.

Од теорија до пракса

Замислете дека откако дешифриравме снимка направена со рака или на диктафон, добивме текст врз основа на кој треба да составиме краток протокол:

Точка на дневен ред: 2. За напредок на реконструкција на магацин за готови производи бр.2.

Говорен текст:

Василиев П.Р.Според планот за реконструкција, на 25-ти требаше да започнеме со поставување на лавици и механизми за подигање на крајот на месецот. ЗАО „Профил“ - нашиот снабдувач на опрема за полици - ги прекршува роковите. На 20-ти требаше да ја добиеме првата серија, за 10 дена - втората. Кај нас - испорака од две рамноправни страни, така во договорот. Плативме целосно, односно 100% однапред, бидејќи последниот пат кога го пренаменивме првиот магацин, немавме проблеми со нив. Денеска е 28 и уште не сме го добиле. Им праќаа факсови, се јавија, вчера одговорија дека првата серија е испорачана, но ќе трае два-три дена, односно имаме доцнење поради добавувачот. Мислам дека треба формално да поднесат барање за прекршување на времето за испорака.

За да се направи запис, неопходно е да се истакнат најважните информации. За да го направите ова, ајде да се обидеме да поставиме голем број прашања и да добиеме одговори на нив. Од горенаведениот текст можеме да добиеме одговори на следниве прашања:

Гледаме дека текстот содржи информации што не се рефлектираат во одговорите: организацијата ја платила стоката во целост, а била извршена 100% претплата, бидејќи има позитивно искуство од соработка со Профилот на ЗАО. Дали оваа информација е релевантна за ситуацијата што се разгледува? Очигледно не, затоа, овој не треба да биде вклучен во протоколот. Така, врз основа на одговорите на прашањата што ги добивме, можеме да изготвиме краток протокол на говорот:

2. СЛУШАЛЕ:

Василиев П.Р.

Испораката на првата серија опрема за решетката е направена од добавувачот CJSC Profile со прекршување на рокот, поради што не се испочитувани роковите за реконструкција на магацин бр. 2. Првата серија на опрема требаше да пристигне на 20 декември, вториот - за 10 дена. Поставувањето на полици и поставување механизми за подигање требаше да започне на 25 декември. Според добавувачот, првата серија на опрема ќе пристигне не порано од 30-31 декември. Понуден да испрати барање за прекршување на времето за испорака.

Забелешка

Ако во говорот се користеле изразите „20-ти“, „25-ти“ итн., во протоколот мора да се наведе одреден месец, на пример: „20 декември“, „25 декември“ итн.

Да претпоставиме дека на состанокот за време на дискусијата за актуелната состојба, предлогот за испраќање барање не бил поддржан. Одлучено е да се испрати писмо со барање до добавувачот за потребата да се почитуваат роковите за испорака утврдени со договорот. Решението во овој случај треба да се запише во записникот како што следува:

ОДЛУЧИ:

Подгответе и испратете до Профилот на CJSC писмо со барање за потребата да се исполнат роковите за испорака на опрема за полици.

Одговорен извршител - Василиев П.Р.

Рок - (датум).

Да разгледаме уште еден пример.

Точка на дневен ред: 5. За спроведување на ревизија на финансиските и економските активности на филијалата на друштвото во градот Перм.

Говорен текст:

Медведев В.В.Во текот на оваа година, финансискиот оддел и нашиот оддел за сметководство постојано се сретнаа со фактот дека филијалата во Перм ни презентираше грешки во известувањето. Тие двапати самите ги открија овие грешки, не информираа за тоа и потоа испратија поправени извештаи. Нашето сметководство двапати констатираше грешки во пресметките, како и во тоа што трошоците на филијалата се извршени по погрешни ставки за кои тоа требало да се направи. Доколку овие грешки не се поправат навреме, тоа може да доведе до проблеми со плаќањето даноци. Исто така, нашите специјалисти привлекоа внимание на фактот дека роковите постојано се прекршуваат презентација на извештаи за трошоци за угостителство. Главниот сметководител на подружницата двапати беше на службен пат кај нас, се справивме со грешките што ги направи филијалата, но ситуацијата не е многу променета. Раководител на административно-економската служба Полозов Р.А. исто така се пожали дека има одредени проблеми со транспортните трошоци во Перм. Факт е дека првично му се доставуваат извештаи за транспортни трошоци, а потоа доставува консолидиран извештај за сите гранки до сметководството. Со оглед на сето ова, сметам дека е потребно да се организира и спроведе ревизија на финансиско-економските активности на филијалата во Перм, за да нема проблеми во иднина.

Супервизор:Што мислите, кој треба да биде вклучен во комисијата и колку време ќе биде потребно за да се изврши увид на лице место?

Медведев В.В.Мислам дека се потребни три лица: еден за сметководство, друг за финансискиот сектор и трет за административно-економска служба и за логистика. Претходно разговаравме со раководителите на сектори кои можат да одат, па предлагам три лица: заменик. главен сметководител Сомов С.С., ревизор Јастребова А.А. и водечки инженер Соколов Б.Б. Проверката може да се изврши во рок од 3-5 дена.

Ајде да го анализираме текстот на главниот говор според претходната шема:

И во овој случај, гледаме дека информациите од вториот план остануваат во текстот. Пред се, ова го спомнува раководителот на управно-економската служба Полозов Р.А., кој исто така се пожали дека филијалата има одредени проблеми со транспортните трошоци. Оваа информација ја класифицираме како секундарна поради фактот што извештаите за транспортните трошоци само првично беа доставени до раководителот на административната служба за подготовка на консолидиран извештај. Бидејќи известувањето за транспортните трошоци во моментов е различно, оваа информација е од мала вредност за проценка на моменталната состојба.

Секундарните информации треба да вклучуваат и спомнување дека самата филијала двапати открила грешки, а двапати - одделот за сметководство на главната организација. Едноставно можете да кажете дека грешките беа пронајдени постојано.

Кратките протоколи не ги одразуваат прашањата поставени до говорникот. Меѓутоа, доколку има значајни информации во одговорот на прашањето, тоа се запишува во записникот од говорот. Во примерот погоре, ова е информација за тоа кој се предлага да биде вклучен во комисијата.

Врз основа на добиените одговори, можеме да направиме протоколарна евиденција на говорот:

СЛУШАЛЕ:

Медведев В.В.

Во текот на оваа година, подружницата во Перм постојано доставуваше извештаи со грешки, книжеше трошоци во погрешни ставки за кои тоа треба да се направи, а презентираше извештаи за трошоци за угостителство со непочитување на роковите. И покрај анализата на грешките кај главниот сметководител на филијалата, состојбата не е променета. Смета дека е неопходно да се изврши ревизија на финансиско-економските активности на филијалата, вклучително во комисијата и заменикот. главен сметководител Сомов С.С., ревизор Јастребова А.А. и водечки инженер Соколов Б.Б.

Доколку во текот на дискусијата на прашањето се донесе одлука за спроведување на ревизија, одлуката треба да се формулира во протоколот на следниов начин:

ОДЛУЧИ:

Подгответе нацрт налог за формирање комисија за ревизија на финансиските и економските активности на филијалата во Перм, договорете го датумот на ревизијата со директорот на филијалата во Перм.

Одговорен извршител - Медведев В.В.

Краен рок - (датум)

В.Ф. Јанкова,
слатка. ist. науки, заменик Директор на VNIIDAD