Wat is de naam van de aanbestedingspositie. Taken die de aanbestedingsafdeling (afdeling) oplost

Een specialisatie waar relatief recent veel vraag naar is geworden. De relevantie van dit beroep werd vooral acuut na de publicatie in Rusland van een speciale wet die voorziet in het verplicht houden van elektronische veilingen in het geval dat de prijs van openbare aanbestedingen hoger is dan 100 duizend roebel. Daarom zijn bedrijven die duidelijke strategische plannen maken, ontworpen om hun succesvolle posities in de markt snel te versterken, zeer geïnteresseerd in gekwalificeerde tendermanagers. Tegenwoordig is er geen speciaal smal onderwijs van dit profiel in het binnenlandse onderwijssysteem. De functie van tendermanager wordt dan ook ingenomen door specialisten met een hogere economische opleiding.

Wat doet een aanbestedingsspecialist?

In overeenstemming met de speciale taakomschrijving controleert de tenderspecialist (manager) regelmatig elektronische handelsplatforms om openstaande tenders te identificeren. Aan de gewonnen aanbesteding kan geruime tijd worden gewerkt. Naast het invullen van een offerteaanvraag, controleert en maakt de beheerder de aanbestedingsdocumentatie op: onderzoeken, eventueel wijzigingen aanbrengen.

Tot de verantwoordelijkheden van de aanbestedingsspecialist behoort het afsluiten van contracten. Alvorens een contract te ondertekenen voert de manager gesprekken en onderhandelingen met klanten. De communicatie vindt zowel direct op kantoor als telefonisch plaats. Zakelijke schrijfvaardigheid is van groot belang.

Kwaliteiten en kwalificaties die een Tendermanager nodig heeft

Allereerst is vakbekwaamheid vereist. Daarnaast moet de Tender Specialist analytisch ingesteld zijn. Het geeft immers een geschat kenmerk van de aanstaande veiling en de mate van opportuniteit van deelname eraan. Uw conclusies moeten worden onderbouwd en beargumenteerd.
Deze specialist moet niet alleen de wet- en regelgeving met betrekking tot commerciële activiteiten op het grondgebied van de Russische Federatie kennen, maar ook de basisprincipes van jurisprudentie in het algemeen.

Kennis van de benodigde computerprogramma's is vereist.

Gezelligheid, zorgvuldigheid, stiptheid zijn de kwaliteiten die nodig zijn bij het voeren van correspondentie met de organisatoren van wedstrijden, het sluiten van contracten en overeenkomsten.

Efficiëntie van handelen, stressbestendigheid, flexibiliteit in de besluitvorming zijn noodzakelijk als je als vertegenwoordiger van het bedrijf persoonlijk veilingen moet bijwonen, conflict- en probleemsituaties moet aanpakken.

Een hooggekwalificeerd persoon is in staat om snel de doelen te bereiken die voor het bedrijf zijn gesteld en bij te dragen aan het succes ervan. Aanbestedingsspecialisten krijgen daarom een ​​goed salaris.

In 2005 werd federale wet nr. 94 aangenomen, die de procedure regelt voor het plaatsen van staats- en gemeentelijke vooruitbestellingen voor goederenleveringen of -diensten. Hij zorgde voor het ontstaan ​​en de vraag naar een dergelijk beroep als aanbestedingsspecialist (anders wordt hij ook aanbestedingswerkspecialist, tendermanager, tendermanager, veiling of tendermanager genoemd), met als hoofdverantwoordelijkheid het verwerken van aanvragen voor diverse aanbestedingen. Hieronder wordt besproken welke eisen werkgevers stellen aan kandidaten voor een dergelijke functie en welke andere taken zij op zich nemen.

Algemene informatie over de tendermanager

Een tendermanager is een specialist die is ingehuurd en ontslagen door de relevante orders van de manager van de economische entiteit op voorstel van het hoofd van de afdeling in overeenstemming met de vereisten van de arbeidswet van de Russische Federatie. Hij is ondergeschikt aan het hoofd van de afdeling. Bij afwezigheid van een tendermanager op de werkplek, worden zijn taken gedelegeerd aan een andere persoon die in opdracht van de directie wordt aangesteld, die de juiste rechten verwerft.

De belangrijkste vereisten voor de sollicitant voor deze functie zijn vaak twee:

1. hoger juridisch of economisch onderwijs, beschikbaarheid van aanvullende opleiding;

In feite zijn er geen instellingen voor hoger onderwijs die deze specialiteit onderwijzen.

1. werkervaring in een vergelijkbare functie gedurende ten minste 1-2 jaar, wat de opgebouwde ervaring inhoudt van deelname aan evenementen voor de selectie van leveranciers (competities, veilingen, enz.).

Daarnaast is het belangrijk om te weten:

• normatieve handelingen van verschillende niveaus, methodologische aanbevelingen voor het werken met aanbestedingen (met name de bepalingen van federale wet nr. 44, aangenomen in 2013 in plaats van federale wet nr. 94, evenals federale wet nr. 223);
• platforms voor het houden van aanbestedingen, open concurrerende biedingen, elektronische veilingen;
• regels voor het reageren op offerteaanvragen, aanbiedingen;
• methoden van interactie met de media;
• nuances van prijsstelling en prijsbeleid;
• methoden voor het promoten van goederen, waarvan hij een vertegenwoordiger is, op de commerciële en staatsmarkten;
• de belangrijkste kenmerken en eigenschappen van de gepromote goederen, de voorwaarden voor hun opslag en transport;
• de basisprincipes van boekhouding en rapportage over de implementatie van marketing- en verkoopplannen, evenals kantoorwerk;
• de procedure voor het verstrekken van de benodigde documentenpakketten voor deelname aan aanbestedingen;
• de procedure voor het waarborgen van de bescherming van de rechten en belangen van deelnemers aan aanbestedingen en veilingen, de nuances van de beroepsprocedure;
• , reglement ;
• normen van zakelijke etiquette en zakelijke correspondentie, telefoongesprekken;
• basis computerprogramma's (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• regels voor het gebruik van computers en kantoorapparatuur;
• de basisprincipes van het systematiseren van informatie (bijvoorbeeld het onderhouden van databases).

De Tender Specialist opereert in het kader van:

• wettelijke normen, methodematerialen die de problemen van het functioneren in de aanbestedingssfeer regelen;
• wettelijke bepalingen;
• regelgeving op de afdeling;
• administratieve instructies en bestellingen;
• PWTR;
• voorzieningen

Functieverantwoordelijkheden van een aanbestedingsspecialist

In de functieomschrijving van de aanbestedingsspecialist staan ​​de belangrijkste taken van de medewerker, die hij tijdens werktijd moet uitvoeren. waaronder:

Rechten van de tendermanager

Naast plichten heeft een aanbestedingsspecialist rechten die hem op federaal en lokaal niveau worden gegarandeerd. Hij kan in het bijzonder:

Verantwoordelijkheid van de tendermanager

In het kader van de huishoudelijke arbeids-, burgerlijke, strafrechtelijke en bestuursrechtelijke wetgeving is deze medewerker verantwoordelijk voor:

• oneerlijke uitvoering van hun taken;
• het negeren van de regels die van toepassing zijn op de activiteit van het onderwerp (in het bijzonder arbeidsbescherming en veiligheid) en bepalingen, bevelen van het management;
• oneigenlijke overdracht van zaken bij ontslag;
• het plegen van strafbare feiten op de werkplek, inclusief die welke schade hebben toegebracht aan het eigendom of de zakelijke reputatie van de organisatie (met name de openbaarmaking van handelsgeheimen en andere soorten vertrouwelijke informatie).

Een moderne aanbestedingsspecialist is een zeer nuttig persoon wiens werk in elk bedrijf nodig is. Het biedt de mogelijkheid om zo succesvol mogelijk deel te nemen aan aanbestedingen, daar blij mee te zijn en steeds verder te komen. Opgemerkt moet worden dat het werk van een dergelijke werknemer vrij complex is, evenals het meest verantwoordelijke. Het voordeel is dat er veel vraag naar is specialist op het gebied van werken op afstand in aanbestedingen.

Van een specialist in deze richting is uitgebreide kennis vereist en het is niet overbodig om uitgebreide ervaring op dit werkterrein te hebben. Het mislukken van het werk van deze professional zal ongetwijfeld een behoorlijk zware klap zijn voor elk bedrijf, aangezien dit gederfde winst is, evenals verspild geld en moeite. Bovendien kunnen systematische schendingen van de opgedragen verplichtingen ertoe leiden dat de organisatie niet meer kan deelnemen.

Verantwoordelijkheden van de Aanbestedingsspecialist

Functieomschrijving van een specialist in aanbestedingen en elektronische handel gaat ervan uit dat de werknemer noodzakelijkerwijs uitsluitend hoger opgeleid moet zijn. Benoeming in deze functie en ontslag daaruit geschiedt uitsluitend op bevel van de algemeen directeur van de vennootschap. Praten over factoren zoals: verantwoordelijkheden van de inschrijver, kunt u opmerken:

Het uitvoeren van monitoring van internetsites, handelsplatforms, evenals commerciële en overheidsaanbestedingen en wedstrijden;

Beoordeling van de algehele economische haalbaarheid van deelname aan bepaalde. Op basis van de verkregen resultaten is het nodig om materialen voor te bereiden die bedoeld zijn voor het nemen van een beslissing over deelname aan handelsprocessen;

Belangrijk wordt gevraagd, de basisvereisten worden zorgvuldig bestudeerd. Indien nodig kunt u om uitleg vragen en rekening houden met alle wijzigingen in de hoofdaanbestedingsdocumentatie;

Snelle voorbereiding van de nodige papieren;

Het is belangrijk om te communiceren met managers, evenals met leidinggevende afdelingshoofden over de algemene details en vorming van de waarde van producten;

Analyse van het technische gedeelte van de ontvangen aanvragen voor volledige naleving van de moderne huidige wetgeving;

Concurrerende aanvragen worden verwerkt;

Het is verplicht om correspondentie en onderhandelingen te voeren met degenen die betrokken zijn bij de organisatie van wedstrijden;

Er dienen meerdere projecten tegelijkertijd te worden uitgevoerd;

Alle benodigde informatie met betrekking tot leveringsvoorwaarden en certificaten moet tijdig worden verstrekt.

Bovendien houdt een moderne aanbestedingsspecialist zich professioneel bezig met de productie die strikt in het belang van het bedrijf is. Ook zal je deel moeten nemen aan het zoeken, organiseren en uitvoeren van verschillende aanbestedingstrajecten.

Kenmerken van de functieomschrijving

Alle moderne vrij grote bedrijven die zo georganiseerd mogelijk goederen op de markt kopen, evenals populaire diensten, spannen zich serieus in om dergelijke aanbiedingen te selecteren die qua prijs en kwaliteit optimaal zijn. De essentie van dergelijke activiteiten wordt strikt gereguleerd door een speciale verordening over de algemene organisatie.

Functieomschrijving aanbestedingsspecialist bezig zijn met het ontwikkelen van mogelijkheden om een ​​bepaalde aanbesteding te accepteren:

Open handelsprocessen;

Verzoeken, dat wil zeggen aanbiedingen;

Neerwaartse veilingen op internet.

De eenvoudigste indicaties worden meestal uitsluitend gevormd voor de laatste weergave. Het hoofdobject van de veiling is een exclusief gestandaardiseerd product, de algehele kwaliteit wordt vooraf bepaald door de vereisten van GOST. Wat de concurrentie betreft, het gaat alleen om de kosten. De winnaar van de aanbesteding wordt doorgaans erkend als de leverancier die gedurende de toegewezen periode de laagste prijs heeft geboden. De regulering van al deze processen wordt meestal afgehandeld door een professionele tendermanager.

Als u een baan in deze specialiteit wilt vinden, moet u een sollicitatiebrief correct invullen. voorbeeld cv voor inschrijver weerspiegelt alles wat aandacht nodig heeft.

Aanbestedingsspecialisten nodig

Aanbestedingsspecialist is een relatief jong beroep dat door de opkomst en ontwikkeling van moderne elektronische veilingen behoorlijk in trek en populair is geworden. Zonder het werk van deze professional kan geen enkel bedrijf volledig deelnemen aan een winstgevende aanbesteding.

De activiteit van deze medewerker is nuttig en zeer noodzakelijk. Dit is een specialist die een directe impact heeft op de algehele ontwikkeling van de onderneming. Het werk van een dergelijk plan is verantwoordelijk, complex, het vereist enige vaardigheden, uitgebreide kennis en serieuze verkoopervaring. Precies om deze reden offerte specialist cv met de grootste zorg overwogen.

04.05.2019

FUNCTIEOMSCHRIJVING

AANBIEDINGSSPECIALIST

1. ALGEMENE BEPALINGEN

1.1. De aanbestedingsspecialist behoort tot de categorie professionals.

1.2. Een hbo-er wordt aangesteld in de functie van aanbestedingsspecialist.

1.3. De aanbestedingsspecialist wordt op last van de algemeen directeur van de organisatie aangesteld en ontslagen.

1.4. De bieder moet weten:

§ Federale wetten en andere wetgevingshandelingen, methodologisch materiaal over deelname aan aanbestedingen;

§ Basisprincipes en methoden voor het promoten van de gepresenteerde producten op de gemeentelijke en budgetmarkten;

§ De bijzonderheden van het promoten van producten op de commerciële markt;

§ Platformen voor het houden van aanbestedingen, open concurrerende biedingen, elektronische veilingen;

§ Regels voor het reageren op offerteaanvragen, aanbiedingen

§ Werkwijzen voor het werken met de media;

§ fundamentele technologische en ontwerpkenmerken en consumenteneigenschappen van de verkochte producten;

§ Grondslagen van prijsstelling en prijsbeleid;

§ Leverings-, opslag- en transportvoorwaarden van producten;

§ methoden voor het organiseren van boekhouding en rapportage over de uitvoering van verkoopplannen en verkoop van producten;

§ De procedure voor het verstrekken van organisatorische, administratieve en andere documenten voor deelname aan wedstrijden;

§ Interne arbeidsreglementen;

§ Regels en normen voor arbeidsbescherming;

§ Ethiek van zakelijke communicatie.

1.5. De Tender Specialist laat zich bij zijn werkzaamheden leiden door deze Functieomschrijving.

1.6. De Tender Specialist rapporteert rechtstreeks aan de Algemeen Directeur.

1.7. Bij afwezigheid van de Tender Specialist worden zijn taken uitgevoerd door een persoon die in opdracht van de Algemeen Directeur is aangesteld. Deze persoon verwerft de juiste rechten en is verantwoordelijk in overeenstemming met deze instructie.

BAANPLICHTEN

1.8. Bewaak gespecialiseerde sites, handelsplatforms voor de aankondiging van openbare en commerciële open competities, aanbestedingen, elektronische veilingen.

1.9. Evalueer de economische haalbaarheid van deelname aan de veiling, bereid informatie en materialen voor op basis van de resultaten voor het nemen van een beslissing over deelname aan de veiling.

1.10. Vraag de nodige aanbestedingsdocumentatie aan, bestudeer de vereisten ervan. Vraag indien nodig om verduidelijking en houd rekening met wijzigingen in de aanbestedingsdocumentatie.

1.11. Maak snel een compleet pakket aan documenten.

1.12. Communiceer met managers en afdelingshoofden over de details en prijzen van de aangeboden producten en het technische deel van de toepassingen.

1.13. Analyseer het technische gedeelte van aanvragen op naleving van de huidige wetgeving (FZ-94).

1.14. Dien concurrerende biedingen in.

1.15. Onderhandelen en corresponderen met de organisatoren van wedstrijden.

1.16. Beheer meerdere projecten tegelijk.

1.17. Geef tijdig alle nodige informatie over de leveringsvoorwaarden, garanties, certificaten.

1.18. Sluit overeenkomsten, contracten.

1.19. Woon indien nodig veilingen bij namens het bedrijf, tijdens het openen van aanvragen, stel klachten op bij de Federale Antimonopoliedienst van Rusland en zijn territoriale instanties, behartig de belangen van het bedrijf bij het behandelen van deze klachten.

1.20. Volg indien nodig de teruggave van geld dat als biedingszekerheid is gestort.

1.21. Voorgeschreven rapportage bijhouden.

De Aanbestedingsspecialist heeft het recht om:

2.1. Vraag van de hoofden van structurele afdelingen van het bedrijf, specialisten en andere werknemers informatie en documenten die nodig zijn voor de uitvoering van zijn taken.

2.2. Vertegenwoordig in noodzakelijke gevallen de organisatie in relaties met andere organisaties om problemen van productie en economische activiteiten die binnen haar bevoegdheid vallen, snel op te lossen.

4. VERANTWOORDELIJKHEID

4.1 Voor niet-vervulling of onjuiste vervulling van hun taken bepaald door deze Instructie - in overeenstemming met de huidige arbeidswetgeving.

4.2 Voor strafbare feiten gepleegd tijdens de periode van zijn activiteiten - in overeenstemming met de huidige burgerlijke, administratieve en strafrechtelijke wetgeving.

4.3 Voor het veroorzaken van materiële schade - in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

5. ANDERE VOORWAARDEN

5.1. Deze functieomschrijving wordt tegen ontvangstbewijs aan de Tender Specialist gecommuniceerd. Eén exemplaar van de instructie wordt bewaard in het persoonlijk dossier van de medewerker.

Bekend met instructies

en ik verbind mij ertoe te voldoen aan: ______________________________________

De aanbestedingsafdeling is een effectief instrument voor de verkoop van aanbestedingen, vooral in een onstabiele economische situatie. Bovendien wordt elk bedrijf vroeg of laat geconfronteerd met de noodzaak om de mogelijkheden voor het vermarkten van zijn producten / diensten uit te breiden. Een effectief instrument om verkoopkanalen uit te breiden is het ontwikkelen van een aanbestedingsrichting. Deelname aan aanbestedingen en, in geval van overwinning, het sluiten van contracten met staats- en commerciële leveranciers.

Van bijzonder belang is de ontwikkeling van de aanbestedingsdirectie en de aanbestedingsafdeling, met name tijdens de crisis, wanneer commerciële bedrijven hun budgetten aanzienlijk verminderen of volledig weigeren contracten af ​​te sluiten op een aantal niet-vitale gebieden. De staat koopt en zal ook in tijden van crisis werken, goederen en diensten blijven kopen die nodig zijn voor het normaal functioneren van het hele land. Daarnaast is de staat een betrouwbare opdrachtgever die de rekeningen betaalt.

Aanbestedingsafdeling: taken

De belangrijkste taken van de aanbestedingsafdeling die het vermelden waard zijn, zijn:
Zorgen voor deelname van het bedrijf aan aanbestedingen
deelname aan het creëren en onderhouden van het imago van het bedrijf
het aantrekken van nieuwe contracten door middel van een tendersysteem en het aantrekken van nieuwe klanten, evenals het behouden/terugkeren van oude klanten

Voorwaarde voor effectief optreden in deze richting is het creëren van een aanbestedingsafdeling met gekwalificeerde specialisten die resultaatgericht zijn. Dit zal in het artikel worden besproken.

Typische organisatiestructuur van de aanbestedingsafdeling

Laten we eens kijken naar de typische structuur van de aanbestedingsafdeling. Ik zal meteen een voorbehoud maken dat de structuur die we zullen overwegen typisch is. In grote bedrijven kunnen verantwoordelijkheden worden toegewezen aan een aparte specialist, in kleine bedrijven kunnen de verantwoordelijkheden van de gehele aanbestedingsafdeling worden herverdeeld over één of twee medewerkers.
Hoofd van de aanbestedingsafdeling
Plaatsvervangend manager / hoofdspecialist
Beheerder /
Assistent manager / secretaresse

Het ondergeschiktheidsschema ziet er als volgt uit:

Verdeling van taken van medewerkers van de aanbestedingsafdeling en typische functiebeschrijvingen

Een van de standaard fouten die gemaakt worden bij het creëren en ontwikkelen van een aanbestedingsgebied is het herverdelen van functies en verantwoordelijkheden voor het opstellen van aanbestedingen onder specialisten die hier niet eerder bij betrokken zijn geweest en onvoldoende kennis op dit gebied hebben.

Zo krijgt een advocaat naast de basisfuncties ook de ontwikkeling van een aanbestedingstraject. Dit mag dan geen advocaat zijn, in sommige bedrijven worden de taken van het opstellen van offertes overgedragen aan een secretaresse, adjunct-directeur of accountant. Dit is een inefficiënte aanpak, die uiteindelijk van invloed is op de resultaten van werkzaamheden in aanbestedingen.

Effectieve deelname aan aanbestedingen vereist niet alleen kennis op dit gebied, maar ook ervaring. De meest rationele en effectieve aanpak is het creëren van een aanbestedingsafdeling, die in de beginfase uit één specialist kan bestaan. Maar deze specialist moet zijn opgeleid op het gebied van aanbestedingen en relevante praktijkervaring hebben. De activiteiten van de aanbestedingsafdeling moeten gericht zijn op het bereiken van slechts één doel: de effectieve deelname van het bedrijf aan aanbestedingen en het verkrijgen van nieuwe contracten voor het bedrijf via het biedsysteem.

Ook de verdeling van verantwoordelijkheden binnen de aanbestedingsafdeling, die we met u bespreken, is typerend en kan per organisatie verschillen.

Hoofd van de aanbestedingsafdeling:
2.1. Bewaakt aankondigingen van aanbestedingen in verschillende bronnen.
2.2. Coördineer deelname aan de veiling met de directeur van het bedrijf of afdelingshoofden, op basis van de specifieke kenmerken van de activiteiten van de afdelingen.
2.3. Analyseert de deelname van concurrenten aan de veiling en verstrekt informatie aan het management van afdelingen die nodig zijn voor het opstellen van financiële voorstellen.
2.4. Neemt samen met de juridische afdeling deel aan de voorbereiding van verzoeken om verduidelijking van inkoopdocumentatie;
2.5. Beantwoordt actuele vragen over het opstellen van documentatie voor deelname aan de veiling aan vertegenwoordigers van afdelingen en tenderorganisatoren.
2.6. Plant de werkzaamheden van afdelingsmedewerkers.
2.7. Controleert de voorbereiding van (financiële en technische) voorstellen voor offertes, ramingen en werkschema's door de specialisten van het bedrijf en bepaalt de deadlines voor het indienen van documentatie door de specialisten van het bedrijf die door de afdelingshoofden zijn aangesteld bij de aanbestedingsafdeling;
2.8. Regelt de voorbereiding van pakketten met documenten voor aanbestedingen door afdelingsmedewerkers.
2.9. Neemt deel aan het invullen van formulieren van documenten, in overeenstemming met de aanbestedingsdocumentatie;
2.10. Stelt een pakket documenten op voor strategisch belangrijke aanbestedingen in overeenstemming met de vereisten van de aanbestedingsdocumentatie.
2.11. Controleert het verzenden van documenten voor aanbestedingen;
2.12. Stelt boekhoudkundige documentatie op en legt deze voor aan de directeur van het bedrijf.
2.13. In het geval van het winnen van de veiling, verstrekt de nodige informatie voor het sluiten van het contract aan de werknemers van het bedrijf. De verantwoordelijkheid voor wijzigingen in kalenderplannen, technische voorstellen, enz., noodzakelijk voor het sluiten van het contract, ligt bij de specialisten van de afdelingen die de veiling hebben gewonnen.
2.14. Informeert de juridische afdeling over de noodzaak om bankgaranties af te geven en de deadlines voor het indienen van documenten.
2.15. Geeft informatie aan de boekhoudafdeling die nodig is om te betalen voor de beveiliging van aanvragen voor deelname aan aanbestedingen en informatie over de timing van de indiening van betalingsopdrachten bij de aanbestedingsafdeling.
2.16. Volgt wijzigingen in de wetgeving, het wettelijk kader voor het opstellen van aanbestedingsdocumentatie, openbare aanbestedingen en stelt het afdelingspersoneel op de hoogte van deze informatie.
2.17. Houdt toezicht op de activiteiten van ondergeschikten, neemt maatregelen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de regels van het interne arbeidsreglement.
2.18. Doet voorstellen voor het bevorderen of opleggen van sancties aan medewerkers van de afdeling, draagt ​​bij aan de verbetering van hun kwalificaties.

Welnu, nu zullen we de typische taken van een aanbestedingsspecialist analyseren.

Aanbestedingsspecialist:
2.1. Neemt deel aan de monitoring van aankondigingen van aanbestedingen in verschillende bronnen
2.2. Beantwoordt actuele vragen over het opstellen van documentatie voor deelname aan de veiling aan vertegenwoordigers van afdelingen en tenderorganisatoren.
2.3. Stelt een pakket documenten op in overeenstemming met de vereisten van de aanbestedingsdocumentatie:
 stelt voorstellen op (financieel en technisch) aangeleverd door afdelingsspecialisten volgens documentatienormen;
 financiële gegevens en documenten over de Vennootschap opvragen bij de boekhoudafdeling;
 aanvragen (afhankelijk van de eisen van de aanbestedingsdocumentatie) certificaten van verschillende overheidsinstanties als onderdeel van het opstellen van aanbestedingsdocumenten op het gebied van haar verantwoordelijkheid;
 namens het afdelingshoofd de formulieren van documenten invult in overeenstemming met de aanbestedingsdocumentatie;
 verzamelt namens het afdelingshoofd documenten (bestandsdocumenten, vergunningen, diploma's, certificaten van specialisten, kopieën van contracten, akten, enz.)
 scant, kopieert de documenten die nodig zijn voor het opstellen van een offerteaanvraag.
 organiseert notariële bekrachtiging van documenten die nodig zijn voor het opstellen van een pakket documenten voor de aanbesteding
2.4. De aanbestedingsspecialist vormt op de door de inkooporganisator bepaalde wijze en conform de documentatievereisten een bij de aanbesteding opgenomen pakket documenten.
2.5. Organiseert de verzending van aanbestedingsdocumenten en controleert de ontvangst ervan door de klanten;
2.6. In geval van productienoodzaak voert het koeriersfuncties uit.
2.7. Structureert informatie over de veilingen op elektronische en papieren media.
2.8. Hij stelt namens het afdelingshoofd brieven, verzoeken en andere stukken op.
2.9. Bereidt antwoorden op brieven en vragen voor op het gebied van zijn competentie
2.10. Voert de instructies uit van het afdelingshoofd op het gebied van zijn bevoegdheid.

Aanbestedingsafdeling en procesmanagement

Het hoofd (hoofd) van de aanbestedingsafdeling stuurt het proces aan door het uitvoeren van planning, monitoring, controle, analyse en managementbesluitvorming. In verschillende bedrijven kan het aanbestedings- en beheerproces op verschillende manieren worden georganiseerd. Maar we zullen de standaardoptie overwegen, wanneer de functies van het management van de aanbestedingsafdeling worden uitgevoerd door het hoofd van de aanbestedingsafdeling.

Het hoofd van de aanbestedingsafdeling plant de voortgang van het proces op basis van het aantal overeengekomen aanbestedingen, met behulp van de volgende informatie:
informatie over aangekondigde aanbestedingen,
de vereisten van de inkooporganisator uiteengezet in de inkoopdocumentatie,
informatie over de resultaten van deelname aan de veiling

Het hoofd van de afdeling aanbesteding legt de resultaten van de planning vast in de interne documenten van de afdeling. In de praktijk kunt u de voorbereiding van offertes plannen met behulp van Excel. Dat wil zeggen, houd een tabel bij met informatie over de klant, het onderwerp van de aankoop, de initiële (maximale) prijs, de prijs van de deelnemer, de deadline voor het accepteren van documenten, de timing van de samentelling en andere informatie die nuttig kan zijn bij het werk. Deze tabel kan worden gebruikt voor rapportage aan het management.

Als alternatief voor deze optie kan rapportage worden gedaan in gespecialiseerde services en programma's.

Aanbestedingsafdeling en zijn werktechnologie

Laten we eens kijken naar het hele proces van de aanbestedingsafdeling in het bedrijf van de leverancier en het interactieschema binnen het bedrijf.

Het aanbestedingswerk begint met de ontvangst van informatie over de lopende aanbestedingen in overeenstemming met de gegevens over de behoefte aan dienstverlening die zijn ontvangen van het management van het bedrijf. Dat wil zeggen, de aanbestedingsspecialist of het hoofd van de aanbestedingsafdeling vindt eerst de aanbestedingen rekening houdend met de selectiecriteria: prijs, regio, onderwerp van aanbestedingen of andere informatie die afkomstig is van het management van het bedrijf.

Het proces eindigt onder de volgende voorwaarden:
het verkrijgen van informatie over de resultaten van de handel
het communiceren van informatie aan belanghebbenden binnen het bedrijf.

Informatie over de resultaten wordt gepubliceerd in het Unified Information System, of als het een commerciële aanbesteding betreft, dan kan informatie mondeling worden verkregen bij de klant of via de website van de klant. Verder wordt de ontvangen informatie via het CRM-systeem, hetzij per e-mail, hetzij mondeling, doorgegeven aan de betreffende afdeling. In het geval van een overwinning wordt bovendien informatie verzonden over de datum van plaatsing van de resultaten van de veiling, het bedrag van de contractzekerheid en de voorwaarden van het contract. Verder is de verantwoordelijke specialist voor het sluiten van het contract betrokken bij het uitvoeren van een bankgarantie en het sluiten van het contract. In de praktijk worden de functies van het afsluiten van contracten vaak toevertrouwd aan een bedrijfsjurist of een specialist op de aanbestedingsafdeling. In het geval dat een specialist van de aanbestedingsafdeling zich bezighoudt met het sluiten van contracten, eindigt het proces op het moment van het sluiten van het contract met de klant.

De noodzakelijke voorwaarden voor de voortzetting van het bedrijfsproces van de aanbestedingsafdeling is de tijdige afstemming van de biedingen met het management, waaronder primaire selectie, secundaire selectie en definitieve selectie van aanbestedingen. In het stadium van de primaire selectie selecteert de manager de offertes, rekening houdend met de criteria van prijs, regio, onderwerp van aankoop. Bij de secundaire selectie worden geselecteerde aankopen geanalyseerd door het hoofd van de aanbestedingsafdeling en de hoofden van gespecialiseerde afdelingen op de opportuniteit van deelname. De criteria voor het beoordelen van de aanvraag worden geanalyseerd, de opportuniteit van deelname wordt bepaald, rekening houdend met de kosten van zakenreizen en rekening houdend met de mogelijke prijsverlaging van concurrenten.

In de laatste fase analyseren de specialisten van de profielafdeling de technische vereisten van de aankoop, de deadlines. Het hoofd van de aanbestedingsafdeling analyseert de eerdere aankopen van de klant voor soortgelijke aankopen, analyseert de prijzen van concurrenten en berekent een prognose voor een mogelijke prijsverlaging. Rekening houdend met deze factoren neemt de directie van de betreffende afdeling en, indien nodig, de directie van het bedrijf de uiteindelijke beslissing over de wenselijkheid van deelname aan de veiling.

Aanbestedingsafdeling: hoofdfasen en werkprincipes

Vanuit het oogpunt van structurele constructie is aanbestedingswerk een systeem van opeenvolgende acties gericht op het voldoen aan de vooraf bepaalde vereisten en behoeften van het bedrijf, inclusief tijd-, kosten- en middelenbeperkingen, rekening houdend met de aard en de specifieke kenmerken van het werk voor een bepaalde dienst.

Belangrijkste stappen van het proces

• Monitoring van biedingsaankondigingen in verschillende bronnen.
• Coördinatie met de leiders van de Vennootschap, afdelingshoofden voor deelname aan de veiling in overeenstemming met het beleid van de Vennootschap en de bijzonderheden van de activiteiten van de divisies.
• Planning van de voorbereiding van documentatie voor deelname aan de veiling in overeenstemming met de deadlines voor het indienen van documenten.
• Het samenstellen van een documentatiepakket in overeenstemming met de eisen en op de wijze bepaald door de organisatoren van de veiling.
• Controleren van documentatie op naleving van eisen.
• Eventueel corrigeren van documentatie.
• Wijzigingen controleren voordat documentatie wordt ingediend.
• Het pakket klaarmaken voor verzending en het verzenden van documentatie.
• Controle van het verzenden van documentatie naar de organisatoren van de veiling.
• Bewaken van de resultaten van deelname aan de veiling.
• Informatie verstrekken over de resultaten van de veiling aan geïnteresseerden binnen het bedrijf.

Uitgangspunten voor het uitvoeren van aanbestedingswerken:
Samenhang– het werk wordt georganiseerd en uitgevoerd in overeenstemming met de interne normen van de documentatie van de onderneming en rekening houdend met de volledige reeks documentatievereisten.
Volgorde - planning en uitvoering van werk vindt plaats in een strikte volgorde, waarbij volgende taken de resultaten van vorige gebruiken.
Relevantie– werken moeten voldoen aan de huidige trends en vereisten die zijn vastgelegd in de aanbestedingsdocumentatie en wetgevingshandelingen.
efficiëntie- elk werkstuk is gericht op het bereiken van een bepaald resultaat, dat op zijn beurt een verplicht onderdeel is van het eindresultaat.
Vertrouwelijkheid- alle materialen die binnen het bedrijf worden ontvangen als onderdeel van het werk, alle tussen- en eindresultaten in elk presentatieformaat zijn eigendom van het bedrijf en hun verspreiding of verder gebruik in welke vorm dan ook is niet toegestaan ​​zonder speciale toestemming.

Opmerking: In gevallen waarin u vermoedens heeft over de integriteit van de medewerkers van de organisator van de aanbesteding, bijvoorbeeld wanneer er reden is om aan te nemen dat vertrouwelijke informatie met uw prijsofferte aan andere bieders kan worden bekendgemaakt, raden wij u aan ervoor te zorgen dat voorstellen worden afgeleverd bij de laatste moment. Op het laatste moment is dit het indienen van een aanvraag enkele uren voor de deadline voor het accepteren van aanvragen, of om direct te solliciteren bij het openen van de enveloppen.

Bronnen van informatie die worden gebruikt bij het verlenen van de dienst

• initiële informatie ontvangen van de Organisatoren van aanbestedingen (aankondiging op de website, kennisgeving van wijzigingen in de voorwaarden van de aanbesteding; documentatie voor deelname aan de aanbesteding, aanbestedingsplan, protocol van overweging en evaluatie)
• initiële informatie ontvangen van de klant (afhankelijk van de voorwaarden van de aanbestedingsdocumentatie: methodologie, methodologie, concept, technisch voorstel, lijst van specialisten, informatie over ervaring, planning, financieel voorstel)
• eigen informatiebank (voorbeelddocumenten van het bedrijf, formulieren)

Aanbestedingswerk en documentatie van resultaten

Documentatie van het werk aan de voorbereiding van de documentatie van de bieder en zijn resultaten wordt uitgevoerd met behulp van sjablonen van documenten van het vastgestelde monster (rapportformaat). In een bedrijf kan een formulier, bijvoorbeeld opgesteld in Excel, als rapportagedocument worden geaccepteerd. Ook informatie over opgestelde aanbestedingen, over de resultaten van de werkzaamheden van de aanbestedingsafdeling kan worden vastgelegd in het CRM-systeem of andere gespecialiseerde programma's of diensten, bijvoorbeeld in de dienst Tenderplan.

Betalings- en motivatiesysteem

De meest populaire betalingssystemen op het gebied van aanbestedingen zijn als volgt:
1) betalen voor resultaten
2) vaste betaling

In het eerste geval motiveert het bedrijf de medewerkers van de aanbestedingsafdeling om resultaten te behalen, d.w.z. het verkrijgen van nieuwe contracten voor het bedrijf. In het tweede geval is die motivatie eigenlijk afwezig.

Mogelijke varianten van het systeem "Betalen voor resultaten":
1. Salaris + percentage gewonnen offertes
2. Salaris + vaste bonus op basis van prestaties
3. Percentage gewonnen aanbestedingen
4. Betaling voor elke toegelaten aanvraag.
De meest voorkomende betalingsopties voor interne aanbestedingsspecialisten zijn de eerste en tweede, voor specialisten op afstand, optie 3 en 4. Variaties zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld wanneer een freelancer alleen het eerste deel van de aanvraag voor de veiling voorbereidt en, als de aanvraag voor het eerste deel wordt geaccepteerd, ontvangt een vaste vergoeding. Het tweede deel van de aanvraag wordt opgesteld door de specialisten van de klant, die een salaris en een percentage van de gewonnen offertes of een salaris en een vaste bonus ontvangen.
Het onbetwiste voordeel van dit beloningssysteem is de motivatie voor het eindresultaat. De rente en het resultaat zijn bij een dergelijk beloningssysteem hoger dan bij een vast salaris. Mits het salaris natuurlijk niet mager is, maar marktconform.

Nu gaan we kijken naar opties voor een vaste betaling:
1. Vast salaris
2. Vaste betaling voor elke voorbereide aanvraag
Bij de eerste optie zijn ook diverse variaties mogelijk, bijvoorbeeld wanneer betaling voor verwerking bij het salaris wordt opgeteld. In gevallen waar het volume van voorbereide offertes groot is en er veel wordt verwerkt, kan het bedrag dat moet worden betaald voor verwerking ook aanzienlijk zijn.

Voor- en nadelen van aanbestedingen

Bedrijven en ondernemers die net de staatsordermarkt betreden, maken een veelgemaakte fout. De gehele aanbestedingsbegeleiding van het bedrijf is volledig uitbesteed aan een bedrijf dat ondersteuning biedt op het gebied van aanbestedingen. De grootste fout is dat geen ander bedrijf dan het uwe en geen andere specialist dan uw werknemer zo geïnteresseerd zal zijn in het resultaat.

Eerste minpuntje het aantrekken van een outsourcingbedrijf via aanbestedingen is:
- geringe belangstelling voor het resultaat van de medewerker die de aanvraag voor u opstelt. Zelfs als u een fatsoenlijke vergoeding betaalt aan een outsourcingbedrijf, heeft dit hoogstwaarschijnlijk geen invloed op de betaling van een specifieke medewerker die uw aanvraag voorbereidt.
Tweede minpuntje het is niet altijd hooggeletterdheid in uw vak, die medewerkers van het uitbestedingsbedrijf die de aanvraag gaan voorbereiden.
derde minpuntje het is een zwakke controle over de activiteiten van werknemers die aanbestedingen voorbereiden. Het kan zijn dat u niet altijd precies weet en begrijpt of een medewerker van een outsourcingbedrijf aan uw aanbesteding werkt en in welk stadium het project zich bevindt.

Als gevolg hiervan kun je, als je behoorlijk geld voor het werk hebt betaald, een situatie krijgen waarin er geen interesse is in het resultaat van het werk, de uitvoerder niet erg professioneel is in je onderwerp en er geen controle is.

Het wordt dan ook sterk afgeraden om bij uitbesteding de volledige regie op aanbestedingen te geven. Het is mogelijk en noodzakelijk om outsourcingbedrijven in te schakelen om aanbestedingen en freelancers te ondersteunen, maar u hoeft slechts een deel van de taken te delegeren en het proces van het voorbereiden van aanvragen te beheersen.

Dat wil zeggen, we hebben een aanbestedingsspecialist in het bedrijf nodig die gemotiveerd is voor de resultaten van aanbestedingen, sommige functies zelf uitvoert en sommige delegeert. Zo kan de voorbereiding van de eerste onderdelen van de veilingen worden gedelegeerd aan een tender escortbureau of een freelancer. Het belangrijkste is dat specialisten in jouw vakgebied voldoende praktijkervaring hebben.

Het delegeren van de functies van het zoeken naar offertes wordt ten zeerste afgeraden, want om echt veelbelovende en interessante aankopen over uw onderwerp te selecteren, moet u dit onderwerp grondig begrijpen en de vooruitzichten voor deelname kunnen analyseren en berekenen. Een specialist die uw onderwerp niet begrijpt, zal het niet kwalitatief kunnen doen.

Het belangrijkste voordeel van het inhuren van een freelancer of een aanbestedingsondersteunend bedrijf is de tijdsbesparing voor routinematige operaties. De bespaarde tijd kan rationeler worden gebruikt voor betere resultaten. Besteed bijvoorbeeld meer tijd aan analyses. Ook is het mogelijk om het aantal verwerkte en opgestelde inschrijvingen te vergroten.