Stel bijvoorbeeld een zakelijke brief op. Hoe schrijf je zakelijke brieven correct? Soorten en structuur van een zakelijke brief

Verzoekbrieven zijn een integraal, belangrijk en noodzakelijk onderdeel van zakelijke correspondentie. Enerzijds zijn dit tactvolle en diplomatieke verzoeken over actuele onderwerpen, anderzijds zijn ze een hulpmiddel om bepaalde doelen van de geadresseerde te bereiken. Het doel van elke verzoekbrief is om de geadresseerde aan te moedigen bepaalde acties te ondernemen die nodig zijn voor de auteur van de brief. Hoe schrijf je een verzoekbrief om zo dicht mogelijk bij een positief antwoord te komen?

Elke verzoekbrief moet een goed doordachte motivering en een duidelijke verklaring van het verzoek bevatten. Daarnaast kun je technieken gebruiken die de effectiviteit van het schrijven vergroten.

Stap 1. Aan wie vraag je het?

Spreek de geadresseerde persoonlijk aan, het is beter - bij naam en patroniem:

"Geachte Ivan Ivanovitsj!", "Geachte heer Ivanov!"

Ten eerste betuigt u uw respect aan de geadresseerde en ten tweede legt een verzoek aan een specifieke persoon hem de verantwoordelijkheid op voor de uitvoering ervan. Er zijn situaties waarin een verzoek is gericht aan een team of een groep mensen. In dit geval is het ook wenselijk om het beroep zoveel mogelijk te personaliseren:

“Beste collega’s!”, “Beste leidinggevenden!”, “Beste junior medewerkers!”, “Beste personeelsfunctionarissen!”

Stap 2. Waarom neemt u contact met mij op?

Complimenteer de ontvanger. Als je een compliment maakt aan de geadresseerde, beantwoord je zijn vraag: "Waarom richt je deze vraag aan mij?" Let op zijn vroegere prestaties of persoonlijke kwaliteiten.

“Je staat altijd klaar om te luisteren en de beste manier te vinden om het probleem op te lossen van bijna iedereen die zich tot jou wendde. En ik moet je de eer geven, je hebt veel geholpen."

"Jij bent de leidende expert in het veld...".

“Jullie hebben velen geholpen om de moeilijkste vraagstukken op het gebied van…” op te lossen.

Deze techniek stelt de geadresseerde in staat om het verzoek van naderbij te bekijken en te proberen een mogelijkheid te vinden om eraan te voldoen. neuk haar.

Een compliment is op zijn plaats als het gaat om niet-standaard verzoeken, wanneer u de geadresseerde moet overtuigen, wanneer u aandacht moet besteden aan bepaalde verdiensten en kwaliteiten die nodig en belangrijk zijn om aan uw verzoek te voldoen.

Het is erg belangrijk om de grens tussen een compliment en onbeleefde vleierij niet te overschrijden. Wees eerlijk.

Stap 3. Rechtvaardiging van het verzoek

Elk verzoek moet worden gemotiveerd waarom u dit specifieke verzoek doet. Vul de geadresseerde in in de context van uw probleem.

In dit stadium moet u de drie belangrijkste argumenten voor de geadresseerde selecteren. Het is het beste om argumenten op te bouwen volgens het schema: sterk - gemiddeld - sterkst.

Verzoeken zijn er in verschillende niveaus van complexiteit, dus de geadresseerde is niet altijd geïnteresseerd in het voldoen aan iemands verzoeken. Hij moet ervan overtuigd zijn dat het voldoen aan het verzoek een potentieel voordeel met zich meebrengt:

Interesse in de geadresseerde

Bied aan om een ​​aantrekkelijke kans voor hem te implementeren met betrekking tot de vervulling van uw verzoek:

"Te allen tijde probeerden zakelijke, ondernemende mensen niet alleen materieel succes te behalen, maar ook om hun stempel op de geschiedenis van het moederland te drukken, herinnerd te worden voor goede daden, om respect te winnen."

« De succesvolle activiteit van elke professionele gemeenschap is in de eerste plaats begrip en steun van bevriende vakbonden, deelname aan gezamenlijke evenementen en projecten».

« Je grote doel is natuurlijk een schone en comfortabele stad voor mensen».

Of spreek een probleem uit dat heel relevant is voor uw geadresseerde:

“U, als wijze eigenaar van de stad, maakt u waarschijnlijk zorgen over de willekeurige wandelingen van kinderen van verschillende leeftijden op plaatsen die daarvoor niet geschikt zijn, wat leidt tot meer ongelukken en een toename van jeugdcriminaliteit.”

"Er is een toename van het aantal telefoontjes naar uw afdeling over niet-kernkwesties, wat veel onschatbare werktijd in beslag neemt."

Laat zien hoe uw verzoek kan helpen de kans te realiseren:

« En tegenwoordig, nu ons land afhankelijk is van jonge mensen, is het moeilijk om een ​​meer noodzakelijke, heilige zaak te vinden dan jonge mannen en vrouwen uit disfunctionele gezinnen te helpen. Er zijn mensen in onze stad die al dergelijke hulp bieden - onder auspiciën van het kantoor van de burgemeester werkt ons liefdadigheidscentrum "Heritage" op donaties van de stedelingen, die moeilijke tieners volksambachten leert ».

Of los het probleem op:

"Uitrusting van gespecialiseerde plaatsen voor tijdverdrijf van kinderen van verschillende leeftijden zal het niveau van jeugdcriminaliteit helpen verminderen en verkeersongevallen waarbij kinderen betrokken zijn tot een minimum beperken."

Beschrijf de betekenis van het verzoek

Wanneer de geadresseerde niets te bieden heeft of ongepast is in het kader van dit verzoek, is het beter om de geadresseerde op de hoogte te brengen. Hier moet u de situatie zo volledig als nodig beschrijven om de relevantie van het verzoek en het belang van de uitvoering ervan te begrijpen. De betekenis van het verzoek moet op zo'n manier worden beschreven dat het 'de ziel neemt'. Als het verzoek niet tot de categorie "soulful" behoort, moet u de geadresseerde de oorzaak-gevolgrelaties laten zien, die ervoor zorgen dat de geadresseerde aan het verzoek voldoet.

“Vanaf (datum), volgens de huurovereenkomst nr. X, is de huur voor 1 m 2 20 c.u. in een dag. De afgelopen drie maanden is de handelsactiviteit afgenomen als gevolg van economische instabiliteit en sociale onrust. De gemiddelde winst van handelen is $ 10. per dag, wat niet eens genoeg is om de huur te betalen. Als er geen actie wordt ondernomen, worden particuliere ondernemers gedwongen hun vestigingen te sluiten, wat een negatief effect kan hebben op uw inkomen.”

U moet de geadresseerde dus duidelijk maken dat de uitvoering van het verzoek uitzicht biedt op materiële of immateriële voordelen.

Stap 4 Verklaring van verzoek

Wanneer de geadresseerde gereed is, kunt u het daadwerkelijke verzoek aangeven. De tekst van het verzoek moet voldoende beknopt en uiterst duidelijk zijn. Het mag in geen geval dubbelzinnigheid of understatement bevatten. Als we het bijvoorbeeld hebben over huurverlaging, is het belangrijk om aan te geven tot welk niveau:

“We vragen u de huur te verlagen totdat de situatie zich stabiliseert tot 5 USD. per m2 per dag.

Als we het hebben over het verlenen van diensten, specificeer dan het verzoek zo veel mogelijk, met vermelding van de gewenste data, prijsopgave, etc.:

« Om een ​​pottenbakkerij uit te rusten, heb je een oven nodig voor het bakken van keramiek - we vragen je om ons te helpen bij de aanschaf ervan. De kosten van de oven met de installatie zijn 998 duizend roebel».

In dit voorbeeld is niet helemaal duidelijk welke hulp van de geadresseerde nodig is. Beter om specifieker te zijn: "We vragen u om te helpen bij de aankoop van een oven voor het bakken van keramiek door 333 duizend USD over te schrijven naar de verrekeningsrekening van het bedrijf voor de productie en installatie van ovens."

Wat je ook vraagt, de ontvanger moet precies weten wanneer, wat, hoeveel en tegen welke prijs je wilt ontvangen. Een algemeen verzoek loopt meer risico om afgewezen te worden omdat: de geadresseerde heeft niet altijd de tijd en de wens om zich met de details bezig te houden. Daarnaast loop je het risico dat je niet krijgt wat je wilt door het initiatief over te dragen aan de geadresseerde.

Zo hebben particuliere ondernemers een brief geschreven waarin ze om huurverlaging vragen, maar niet aangeven tot welk niveau ze de huur willen verlagen:

"We vragen u de huur te verlagen totdat de situatie stabiliseert."

Als gevolg hiervan kregen ze een huurverlaging, maar onbeduidend (met 1% van de bestaande). Zo werd hun verzoek ingewilligd, maar veranderde er weinig aan de positie van de initiatiefnemers van de brief.

In sommige gevallen kan de tekst van het verzoek vet gemaakt worden zodat deze opvalt in de tekst, maar maak geen misbruik van deze techniek.

Stap 5. Vat uw verzoek samen.

Herhaal uw verzoek en benadruk welk voordeel de geadresseerde ontvangt als het verzoek wordt ingewilligd. Het verzoek moet enigszins worden gewijzigd. Het is het beste om een ​​zin op te bouwen volgens het schema: "Als je aan het verzoek voldoet, zul je gelukkig zijn."

“Als je met ons meegaat en de huur een tijdje verlaagt totdat de situatie in de regio stabiliseert, kun je niet alleen meer dan 150 banen redden, maar ook geen wereldwijde verliezen lijden door het volledige gebrek aan huur. ”

Maar misschien zijn er nog andere opties:

"Je kunt er zeker van zijn dat elke roebel van je donaties aan goede doelen naar een goed doel gaat en kinderen die zich in een moeilijke situatie bevinden, helpt op te groeien tot waardige burgers."

"Je kunt er zeker van zijn dat de glimlach van elk kind je morele voldoening zal schenken van je moeilijke werk, en je inspanningen en inspanningen zijn een investering in waardige en gelukkige burgers van de nabije toekomst."

Het belangrijkste is om de betekenis van het verzoek en de voordelen van de uitvoering ervan te herhalen. Het voordeel hoeft niet materieel te zijn. Bedenk dat de geadresseerde een persoon is en dat gevoelens hem niet vreemd zijn.

VOORBEELD:

En vergeet het ontwerp van de brief niet - dit is het "gezicht" van de organisatie. Indien de initiatiefnemer van de verzoekbrief een organisatie is, dan wordt een dergelijke brief opgemaakt op briefhoofd ondertekend door het hoofd of gemachtigde. Als een particulier, dan volstaat het om te voldoen aan de basisnormen in de rangschikking van de elementen van de brief. Deze gegevens zijn juridisch en psychologisch van groot belang voor de geadresseerde en de vorming van het juiste beeld van de afzender.

	-
	-	Verstuurt u elke dag honderden verkooppraatjes, verzoeken en andere zakelijke e-mails, maar krijgt u niet het gewenste bericht? Weet u niet hoe u de geadresseerde onopvallend en beleefd aan zijn verplichtingen moet herinneren? Dan gaat online training je zeker helpen. "Zakelijke schrijfvaardigheid"! Je kunt er op elk geschikt moment doorheen gaan.	-	-
	-

Een integraal en belangrijk onderdeel van moderne zakelijke correspondentie is een verzoekbrief. De voorbeelden en voorbeelden van bewoordingen die in het artikel worden gepresenteerd, evenals de aangegeven regels voor het schrijven ervan, zullen u helpen de benodigde tekst correct samen te stellen en deze in overeenstemming met de gebruiken van kantoorwerk te rangschikken. We bieden u een stapsgewijze handleiding voor het schrijven van dit soort bezwaarschriften.

Algemene informatie

Een verzoekbrief is relevant in gevallen waarin de auteur informatie, documenten, een deal of andere zakelijke acties van andere personen moet ontvangen. Het kan zowel naar de naam van een bepaalde persoon (hoofd, directeur, afdelingshoofd, etc.) als naar het adres van de hele organisatie als geheel worden gestuurd. Uw hulpvraag moet voldoen aan de algemeen aanvaarde regels in zakelijke correspondentie.

De brief is het gezicht van het bedrijf, zelfs de kleine dingen zijn belangrijk. Druk het af op briefpapier, ondertekend door een bevoegd persoon en gestempeld (indien beschikbaar). Wees verantwoordelijk voor de keuze van het lettertype, de grootte en de positie van de tekst op de pagina. Verwaarloos de marges, rode lijnen en alinea's niet. Vaak wordt de eerste indruk al gemaakt door alleen maar naar het document te kijken.

Stap 1: Een bestemming specificeren

Als u een onpersoonlijke brief aan een specifiek bedrijf schrijft, gaat deze hoogstwaarschijnlijk naar de receptie of het kantoor, vervolgens naar de manager en uiteindelijk naar de directe uitvoerder. Vermeld de juiste volledige naam van de organisatie in de "cap" van de tekst, het beste is om ook het wettelijke adres toe te voegen.

Zoals hierboven vermeld, wordt de beste optie overwogen om een ​​specifieke geadresseerde aan te duiden, dat wil zeggen een persoonlijk gericht hulpverzoek. Probeer altijd met naam en patroniem aan te spreken. Bijvoorbeeld: "Beste Alexander Viktorovich!" of "Geachte heer Schwartz!". Zo betuigt u in de eerste plaats uw respect voor de persoon, en ten tweede legt een verzoek aan een specifieke persoon hem bepaalde verplichtingen op, verantwoordelijkheid voor de behandeling en uitvoering ervan.

In sommige situaties zou het logisch zijn om een ​​groep mensen, een bepaald team of een deel daarvan als geadresseerde te gebruiken. Dit is ook relevant in gevallen waarin een verzoekbrief naar meerdere adressen wordt gestuurd. Gebruik woorden als: "Beste collega's!", "Beste accountants!" enz.

Fase 2: Complimenten

Het is goed als de officiële verzoekbrief een compliment bevat naar de geadresseerde. Door het te doen, lijkt u zijn natuurlijke vraag te beantwoorden: "Waarom richt u mij met deze vraag?". U kunt de verdiensten en persoonlijke kwaliteiten van een persoon uit het verleden, de status van het bedrijf, enz. Gebruik in het bijzonder de volgende bewoordingen: "Uw bedrijf is een toonaangevende leverancier ...", "U heeft velen geholpen bij het oplossen van complexe problemen op dit gebied ...", "Uw organisatie is een toonaangevende expert in de markt in het veld ...", enz. Vergeet niet dat een compliment op zijn plaats is als de verzoekbrief (voorbeelden en voorbeelden in de tekst) niet standaard is en de geadresseerde moet worden overtuigd. Vestig zijn aandacht op de kwaliteiten en verdiensten die relevant zijn om aan uw verzoek te voldoen. We raden echter niet aan om een ​​heel dunne lijn te overschrijden tussen een goed en juist compliment en onbeleefde vleierij.

Stap 3: Onderbouw het verzoek

Elk verzoek moet gemotiveerd zijn, want de geadresseerde moet weten waarom u hem specifiek aanspreekt. Het is dus logisch om het tot de kern van de zaak te brengen. In dit stadium raden we u aan de drie meest overtuigende argumenten te selecteren die volgens het schema in de tekst van de brief moeten worden ingebouwd: gemiddelde sterkte, zwak, meest sterk.

Het verzoek kan een ander niveau van complexiteit hebben en u moet erop voorbereid zijn dat de geadresseerde niet altijd geïnteresseerd zal zijn in de uitvoering ervan. In dit opzicht moet hij ervan overtuigd zijn dat de uitvoering ervan potentiële voordelen voor hem met zich meebrengt. Interesseer de geadresseerde zodat hij uw document serieus accepteert.

Het verzoekschrift kan een voorstel bevatten voor de uitvoering van een voor hem aantrekkelijke kans.

Voorbeelden van bewoordingen

• "Ondernemende en zakenmensen hebben te allen tijde niet alleen gestreefd naar materieel succes, maar ook naar persoonlijke groei, om voor altijd herinnerd te worden door mensen voor hun goede daden, om hun respect te winnen."
• "Je belangrijkste doel is natuurlijk om de levensstandaard van de inwoners van de stad te verbeteren." Deze formulering kan met name worden gebruikt wanneer een verzoekschrift aan een plaatsvervanger wordt opgesteld, bijvoorbeeld voor het ter beschikking stellen van ruimten voor een kleuterschool, de inrichting van een speelplaats, enz.

Ook kunt u een voor de geadresseerde relevant probleem uiten, laten zien hoe uw verzoek hem kan helpen bij het oplossen ervan of bij het realiseren van bepaalde kansen.

Het komt voor dat je de andere kant niets te bieden hebt, of het past niet in deze context. In dit geval is de meest optimale uitweg een verhaal over de betekenis van uw verzoek. Beschrijf de situatie zo betrouwbaar en volledig mogelijk, zodat het, zoals ze zeggen, voor de ziel nodig is. Als een sentimenteel moment in je verhaal niet a priori is, geef dan feiten en focus op oorzaak-gevolgrelaties. Vertel ons wat er zal gebeuren als u wordt geweigerd of, integendeel, ermee instemt om te helpen.

Stap 4: doe een aanvraag

Wanneer de geadresseerde mentaal bereid is om uw verzoek te accepteren, kan dit worden vermeld. Houd uw tekst kort en vermijd lange en ingewikkelde zinnen, evenals dubbelzinnigheid of understatement. De verzoekbrief (voorbeelden en voorbeelden van bewoordingen in de tekst) moet beknopt en duidelijk van betekenis zijn. Dus als u vraagt ​​om apparatuur voor het bedrijf aan te schaffen, geef dan de volledigheid, prijs en hoeveelheid aan:

"Om de afdeling spoedeisende hulp uit te rusten, heeft het ziekenhuis een nieuwe auto nodig, waarvan de kosten 3,5 miljoen roebel bedragen. Help ons alstublieft om het te krijgen."

Of, bijvoorbeeld, een verzoek om de huur te verlagen moet worden gespecificeerd: "We vragen u de huur voor het pand te verlagen tot 500 roebel. per vierkante meter totdat de economische situatie zich stabiliseert.”

Fase 5: Samenvatten

Aan het einde van de brief moet u uw verzoek samenvatten. Herhaal het nog een keer en concentreer je erop dat de geadresseerde er baat bij heeft als hij jou de gevraagde hulp biedt. De tekst van het verzoek dient echter enigszins te worden gewijzigd. Terugkomend op hetzelfde voorbeeld van huurverlaging, stellen we de volgende formulering voor:

“Als u ermee instemt de huur te verlagen tot 500 roebel. per vierkante meter tijdens de stabilisatie van de huidige economische situatie, kun je bijdragen aan het behoud van meer dan 20 banen en zul je geen verliezen lijden door het volledig uitblijven van betaling.”

Onthoud dat het belangrijk is om niet alleen het verzoek te herhalen, maar ook het voordeel dat kan worden verkregen uit de uitvoering ervan, en het hoeft niet materieel te zijn. Veel grote bedrijven treden vrijwillig op als sponsors, investeerders en doen liefdadigheidswerk.

We denken dat je nu, na het proces in fasen te hebben bestudeerd, geen vraag zult hebben over hoe je een verzoekbrief schrijft. Het volstaat om rekening te houden met alle regels van zakelijke correspondentie en enkele nuances. We raden u aan ook een ander voorbeeld te bestuderen.

Voorbeeld

Beste Felix Petrovitsj!

Uw onderneming organiseert al enkele jaren de industriële praktijk van studenten bij de onderneming en helpt hen om de op de universiteit opgedane kennis in de praktijk te brengen.

Je bent als hoofd van de personeelsafdeling een persoon die geïnteresseerd is in het aantrekken van nieuwe medewerkers, jonge en veelbelovende ingenieurs en hooggekwalificeerde specialisten. Tegenwoordig is dit beroep een van de meest gevraagde. Veel studenten willen graag weten wat de mogelijkheden, subtiliteiten en betekenis ervan zijn.

In dit verband vragen wij u om op 25 april om 17.00 uur op basis van uw onderneming een bijeenkomst van de hoofdingenieur met kandidaten en studenten van 1-2 vakken te organiseren.

Nadat u vandaag de voordelen en geheimen van het vak heeft verteld, legt u een solide basis voor het opleiden van specialisten en professionals van morgen. Misschien zal een van hen over een paar jaar uw bedrijf naar een nieuw niveau van ontwikkeling brengen.

Met respect en dankbaarheid,

Rector van de universiteit I.Zh.Bychkov

Na bestudering van de informatie aan welke eisen een verzoekbrief moet voldoen, voorbeelden en bewoordingen, kunt u deze in de praktijk gemakkelijk aan.

In de afgelopen decennia is het een integraal onderdeel geworden van elk bedrijfsgebied. Naast het opstellen van contracten, akten en bijlagen daarbij, zijn documentspecialisten betrokken bij het opstellen van diverse soorten bezwaarschriften en brieven. Op wetgevend niveau zijn de principes van hun ontwerp en het algemene model natuurlijk niet gedefinieerd. In zo'n situatie rijst de vraag: "Hoe is het correct om dit of dat juridisch zwakke, maar zakelijke document op te stellen?". Het antwoord daarop is uiterst eenvoudig en komt neer op het samenstellen van dergelijke papieren volgens algemeen aanvaarde normen in kantoorwerk.

Vandaag heeft onze bron besloten om de principes van het schrijven van een officiële brief en de kenmerken van dit document te overwegen. Hieronder vindt u informatie over het samengevatte onderwerp en de sjabloon van de paper zelf.

Officieel of is een van de basistypen documenten op het gebied van kantoorwerk van moderne bedrijven. Het is een universele manier om informatie over te dragen, geïmplementeerd op de meest eenvoudige manier, maar in overeenstemming met alle regels en normen van zakelijke relaties.

Natuurlijk is de informatie in officiële brieven niet vermakelijk. Dergelijke papieren kunnen uitnodigingen zijn, deels reclame, informatief en andere, maar zeker niet vermakelijk.

Er zijn veel verschillen tussen een officiële brief en een gewone brief. De belangrijkste is het doel. Hoewel een zakelijk document altijd het exacte doel heeft om het naar een geadresseerde te verzenden of te verzenden, worden gewone brieven vaak gebruikt voor 'communicatie omwille van de communicatie'. Daarnaast zakelijke berichten:

• zijn niet anoniem - ze hebben altijd informatie over de afzender en ontvanger
• zijn geschreven namens een bepaalde persoon of een organisatie, door hem vertegenwoordigde vereniging
• (als de afzender een zegel heeft)
• samengesteld volgens algemeen aanvaarde regels in kantoorwerk
• kan niet vermakelijk zijn zoals eerder vermeld

Een optioneel, maar ook veel voorkomend verschil tussen een officiële brief en een regulier bericht is de compilatie van de eerste op briefhoofd. Deze benadering geeft de aantrekkingskracht het hoogste niveau van degelijkheid en geeft in het algemeen de zakelijke status aan.

Een paar woorden over de details en de algemene inhoud van het document

Officiële brieven worden om verschillende redenen opgesteld, waardoor de inhoud daarvan natuurlijk varieert. Desondanks kan een gemeenschappelijke structuur niet worden weggenomen uit zakelijke berichten. Zij is het die op het gebied van kantoorwerk als waar wordt gedefinieerd, niet ter discussie staat en de basisvereisten vormt voor de relevante documenten. Typische details van een officiële brief zijn onder meer:

• volledige naam van het verzendende bedrijf of volledige naam van een bepaalde burger
• informatie over, checkpoint en OKUD (voor organisaties)
• adres en alle mogelijke contacten van de afzender
• soortgelijke informatie over de geadresseerde
• de essentie van de boodschap
• de datum van de compilatie
• en printen (voor organisaties)

Belangrijk! Het type zakelijke documenten dat we vandaag overwegen, is een van de weinige waarvoor geen titel vereist is. De afwezigheid van dit laatste is geenszins een vergissing, maar het naleven van de basisnormen van kantoorwerk.

De brief zelf is natuurlijk wenselijk om op briefhoofd te worden opgesteld als de afzender een bepaald bedrijf is. Voor overheidsinstanties hebben dergelijke formulieren een afbeelding van een wapen, voor commerciële organisaties - hun embleem.

1. Duidelijk en begrijpelijk voor de ontvanger.
2. Zonder het gebruik van godslastering, om nog maar te zwijgen van beledigingen en obsceniteiten.
3. Netjes, beknopt en slim.

Documentspecialisten stellen in principe geen andere eisen aan officiële brieven. Voldoende naleving van de genoemde normen, regels en de algemene inhoud van het document.

Hieronder kunt u het officiële briefsjabloon aan de organisatie downloaden:

Soorten officiële brieven

Een officiële brief is een vrij uitgebreide groep zakenpapieren. Een van de meest gebruikte zijn:

• weerspiegelt de wens van de afzender om iets te doen in het voordeel van de geadresseerde
• Brieven aanvragen
• Verzoeken
• Uitnodigingen voor evenementen
• Uitnodigingen voor samenwerking
• Papieren die de ontvanger ergens aan herinneren
• Commerciële aanbiedingen
• Vereisten
• instructies:
• Reclame- en informatiebrieven

Door de naam van elk type officiële brief, kan men het algemene doel en het doel van het verzenden van het bericht begrijpen. Zoals de praktijk laat zien, wordt de overdracht van verschillende soorten beroepen in de zakelijke omgeving om verschillende redenen uitgevoerd, en de hierboven vermelde lijst van hun soorten is verre van definitief.

Kenmerken van het ontwerp en de verzending van het bericht naar de geadresseerde

Laten we aan het einde van het artikel van vandaag aandacht besteden aan de overdracht van officiële brieven aan de Russische Federatie. Allereerst moet de belangrijkste nuance van succesvolle zakelijke relaties worden opgemerkt - dit is een competente benadering van hun management. In het geval van de uitvoering van de relevante documenten hebben we het over hen:

• nauwkeurigheid
• volledige naleving van bedrijfsvoorschriften
• doelgerichtheid (een officiële brief die in de vorm van spam naar iemand wordt gestuurd, ondermijnt de autoriteit van de afzender aanzienlijk)

Daarnaast is het wenselijk om zeer verantwoord om te gaan met het opstellen van het bericht. De tekst moet geletterd, beknopt en begrijpelijk zijn. Het gebruik van complexe verbale structuren en termen is ongewenst. De algemene toon van het beroep moet binnen de perken worden gehouden. Terughoudendheid is welkom, maar vertrouwdheid nooit.

Wat de verzending van zakelijke brieven betreft, heeft de afzender hier geen beperkingen. U kunt een bericht aan de geadresseerde bezorgen:

• elektronisch via internet
• via de mail
• per koerier of zelfs in persoon

De verzending van officiële brieven is een enorm veld. Alle afzenders kunnen een handig bericht kiezen.

Hiermee zijn de belangrijkste bepalingen over het onderwerp van dit artikel afgerond. We hopen dat de verstrekte informatie alle lezers heeft geholpen om de essentie van officiële brieven in de Russische Federatie en de regels voor de uitvoering ervan te begrijpen.

Schrijf je vraag in het onderstaande formulier

Waarschijnlijk heeft iedereen wel eens te maken gehad met de noodzaak om een ​​zakelijke brief te schrijven. Bij het samenstellen kom je onwillekeurig tot de conclusie dat het helemaal niet makkelijk is. Er zijn veel regels en voorschriften voor het schrijven van zakelijke brieven die u moet kennen. Het artikel beschrijft in detail het proces van het opstellen van een document, geeft voorbeelden van een zakelijke brief, bespreekt hun typen en ontwerp.

Het formulier

Kant-en-klare formulieren geven stevigheid en geven de betrouwbaarheid van het bedrijf aan. Ze bevatten essentiële informatie over de organisatie, zoals:

• Naam.
• Adres.
• Neem contact op met telefoonnummers.
• Website.
• E-mail.
• Logo.
• Overige contactgegevens.

Er zijn geen strikte regels voor de formulieren. Daarom bepaalt elke organisatie onafhankelijk welke informatie erin wordt geplaatst.

Hoe schrijf je zakelijke brieven correct? Opleiding

Zakelijke brieven worden op een bepaalde manier geschreven en uitgevoerd, waarbij ze gehoorzamen aan hun inherente regels en vereisten. Afhankelijk van het doel denkt de auteur tot in detail na over de inhoud om tot het resultaat te komen dat hij berekent. Hij moet duidelijk begrijpen welke informatie de geadresseerde al weet over het onderwerp van de brief, waar hij van uit moet gaan en wat er nieuw in zal zijn. Argumenten zijn afhankelijk van het doel dat de auteur nastreeft. Het proces van het opstellen van een zakelijke brief kan worden onderverdeeld in de volgende fasen:

• De studie van de kwestie.
• Het schrijven van een conceptbrief.
• Zijn akkoord.
• Ondertekening.
• Registratie.
• Verzenden naar de geadresseerde.

Structuur van zakelijke brieven

Bij het samenstellen van een brief is het noodzakelijk om deze te verzadigen met informatie, dat wil zeggen, plaats alle benodigde informatie daar. Het kan eenvoudig of complex zijn. In een eenvoudige brief geeft de inhoud duidelijk en bondig informatie weer die doorgaans geen reactie van de geadresseerde behoeft. Complex kan bestaan ​​uit meerdere paragrafen, paragrafen en paragrafen. Elke paragraaf presenteert een aspect van de informatie. Voorbeelden van dit type zakelijke brief bestaan ​​meestal uit een inleidend, hoofd- en slotgedeelte.

Hieronder ziet u een voorbeeld van het schrijven van een zakelijke brief - het inleidende gedeelte.

Het grootste deel beschrijft situaties, gebeurtenissen, hun analyse en bewijsmateriaal. Het is in dit deel dat ze overtuigen dat het nodig is om op de een of andere manier te handelen, ze bewijzen hoe het zat en informeren over de noodzaak om in elk geval deel te nemen, met verschillende argumenten.

De conclusie bevat conclusies die worden gemaakt in de vorm van voorstellen, verzoeken, herinneringen, weigeringen, enzovoort.

Een voorbeeld van het schrijven van een zakelijke brief - het laatste deel ervan - wordt hieronder weergegeven. Dit vat de in hoofdlijnen genoemde eis samen.

Alle verstrekte informatie moet optimaal consistent en begrijpelijk zijn voor perceptie.

Elke e-mail begint met een gecentreerd bericht. Dit kleine onderdeel is uiterst belangrijk. Bij het kiezen ervan moet de auteur rekening houden met:

• De positie van de geadresseerde.
• De aard van de relatie.
• officieel.
• Etiquette.

De brief moet eindigen met een beleefde vorm. Bijvoorbeeld: "... ik spreek de hoop uit op verdere samenwerking (bedankt voor de uitnodiging) ...". Deze zinnen worden gevolgd door de handtekening van de auteur.

Stijl

Alle brieven moeten in een formele zakelijke stijl zijn, wat betekent dat de spraakmiddelen worden gebruikt voor een formele zakelijke relatie. De kenmerken van een dergelijke taal worden gevormd onder de volgende omstandigheden:

• De belangrijkste deelnemers aan zakelijke relaties zijn rechtspersonen, namens wier managers en functionarissen brieven worden geschreven.
• Relaties in organisaties zijn strikt gereguleerd.
• Het onderwerp van communicatie is de activiteit van het bedrijf.
• Documenten van bestuurlijke aard hebben doorgaans een specifieke geadresseerde.
• Vaak doen zich tijdens de activiteiten van een organisatie dezelfde situaties voor.

In dit verband moet de informatie in de zakelijke brief zijn:

• Officieel, onpersoonlijk, met nadruk op de afstand tussen de deelnemers aan de communicatie.
• Adres, bestemd voor een specifieke geadresseerde.
• Actueel op het moment van schrijven.
• Betrouwbaar en onpartijdig.
• Met redenen omkleed om de ontvanger aan te zetten tot actie.
• Compleet voor besluitvorming.

Vereisten

Een zakelijke brief moet aan de volgende eisen voldoen:

• Spraak is op alle niveaus gestandaardiseerd - lexicaal, morfologisch en syntactisch. Het bevat veel bochten, termen en formules.
• De toon van het schrijven is neutraal, ingetogen en streng, zonder het gebruik van emotionele en expressieve taaluitingen.
• De nauwkeurigheid en duidelijkheid van de tekst, zonder logische fouten, de duidelijkheid en bedachtzaamheid van de bewoording.
• Beknoptheid en beknoptheid - zonder het gebruik van uitdrukkingen die extra betekenis hebben.
• Het gebruik van taalformules gevormd als gevolg van zich herhalende situaties.
• Het gebruik van termen, dat wil zeggen woorden of woordgroepen met speciale concepten.
• Het gebruik van afkortingen, die lexicaal kunnen zijn (dat wil zeggen samengestelde woorden gevormd door letters uit delen van woorden te verwijderen: OOO, GOST, enzovoort) en grafisch (dat wil zeggen, de aanduiding van woorden in verkorte vorm: grn, zhd, enz.).
• Het gebruik van constructies in de genitief en instrumentele naamvallen.
• Zinnen met verbale zelfstandige naamwoorden ("support" in plaats van "support").
• Het gebruiken van eenvoudige gemeenschappelijke zinnen.

Bovenstaande voorbeelden van een zakelijke brief hieronder staan ​​in de volledige versie (met het hoofdgedeelte). De informatie voldoet aan alle eisen van de officiële bedrijfsstijl.

Soorten zakelijke brieven

Het is het beste om een ​​zakelijke brief te schrijven over een specifiek onderwerp. Als u meerdere problemen tegelijk moet oplossen, is het aan te raden om meerdere verschillende opties op te stellen.

Zakelijke brieven kunnen in hun inhoud staan:

• Begeleidend. Dergelijke brieven zijn meestal nodig om te informeren over waar de documenten naartoe moeten worden gestuurd.
  (Hoe schrijf je een zakelijke brief? Een voorbeeld van een begeleidende brief helpt degenen die dit soort documenten moeten schrijven.)

• Garantie. Ze zijn geschreven om eventuele beloften of voorwaarden te bevestigen. Het kan worden gegarandeerd, bijvoorbeeld betaling voor werk, huur, levertijden en meer.
• Dank je. Ze worden de laatste jaren steeds vaker gebruikt. Dergelijke brieven tonen de goede toon van partnerschappen aan. Ze kunnen worden uitgegeven op gewoon briefpapier of op gekleurd papier met een mooie opdruk.
  (Hoe schrijf je een zakelijke brief? Een voorbeeld van een bedankvariant wordt in vrije vorm opgesteld, afhankelijk van de taken die het oplost. In dit geval drukt de brief zijn essentie uit in de kortste vorm. Zo'n voorbeeld, gemaakt op gekleurd papier met een ornament, kan op een ereplaats aan de muur hangen in de kamer bedrijven.)

• Informatief.
• Leerzaam.
• Felicitatie.
• Reclame.

Er zijn ook brieven:

• Voorstellen over samenwerking. Heel gebruikelijk in de afgelopen tijd, verzonden naar organisaties, zijn vaak promotioneel van aard, zoals dit voorbeeld. Het is vrij moeilijk om commerciële brieven te schrijven, je moet rekening houden met veel nuances zodat ze er aandacht aan besteden, en nog meer geïnteresseerd raken. Maar als je het volgens onderstaand model maakt, heeft het alle kans van slagen.

• Uitnodigingen. Ze worden verzonden en bieden aan om deel te nemen aan verschillende evenementen. Meestal zijn ze gericht aan de leider of official, maar ze kunnen ook aan het hele team gericht zijn.
• Verzoeken.
• Meldingen.
• verzoeken en nog veel meer.

Hoe schrijf je een reactie op een brief. Voorbeeld

Het antwoord moet beginnen met een herhaling van het verzoek in de eerste brief. Vervolgens worden de resultaten van de overweging gegeven en wordt de goedkeuring of reden voor weigering uitgedrukt. Een zakelijke antwoordbrief kan een alternatieve oplossing voor de verwachte informatie bevatten. Het volgt meestal de volgende principes:

• De aanwezigheid van een link naar de eerste letter en de inhoud ervan.
• Dezelfde taal betekent.
• Vergelijkbare volumes en aspecten van inhoud.
• Naleving van een bepaalde volgorde.

Decor

Naast het gebruik van zakelijke brieven met briefhoofd, moet u rekening houden met andere subtiliteiten in hun ontwerp. Dit zijn details, regels voor afkortingen, spelling van het adres, kop, tekstlengte, veldbreedte en meer.

Voorbeelden van een zakelijke brief helpen bij het samenstellen ervan, rekening houdend met alle subtiliteiten en nuances. Ze worden gebruikt door zowel beginnende griffiers als ervaren werknemers. Dankzij de voorbeelden leren ze brieven correct schrijven en besparen ze veel tijd.

je probeert, schrijft, selecteert de nodige woorden - en alles is nutteloos! Een potentiële partner of investeerder opent of bladert niet door uw zakelijke brief zonder zelfs maar een reactie te verachten. Bekende situatie? In ons nieuwe artikel vertellen we u hoe u zakelijke correspondentie correct kunt voeren en wat u in een brief moet schrijven zodat deze tot het einde wordt gelezen.

Voor wie is dit artikel bedoeld?

Let wel: we hebben het over e-mails. Als iemand anders gewone post gebruikt, verzekeren we u dat de regels hetzelfde zijn. Al deze regels gelden in principe ook voor reguliere mailings, waar we al over schreven. Nu hebben we het over zakelijke correspondentie. Als jij:

• een ondernemer die communiceert met belangrijke mensen voor het bedrijf;
• een werknemer die schrijft naar de baas of het toekomstige management;
• een persoon die geïnteresseerd is in de basisprincipes van internetetiquette en menselijke psychologie - lees dan gerust verder, het wordt interessant.

Kenmerken van zakelijke correspondentie

• vlotte, rustige presentatie - niet te verwarren met droge bureaucratische taal;
• communicatie strikt op de zaak - om bepaalde informatie aan de geadresseerde over te brengen;
• klein volume - A4-vel is meer dan genoeg;
• naleving van ondergeschiktheid, geen vertrouwdheid. In speciale gevallen, wanneer er een informele, niet-werkende relatie ontstaat met de geadresseerde van een zakelijke brief, kan deze regel natuurlijk worden verwaarloosd. Maar het wordt niet echt een zakelijke brief, maar een vriendelijke, mee eens?
• een speciale stevigheid geeft een brief geschreven op het briefhoofd van het bedrijf. Het moet het logo en de naam, details en contactgegevens, het adres van de site bevatten.

Soorten zakelijke brieven

1. Informatief. Dergelijke brieven vereisen geen reactie - u schrijft ze om de ontvanger over wat informatie te vertellen. U heeft bijvoorbeeld een online winkel en kondigt aan dat morgen de laatste dag met kortingen is. Of dat de prijzen veranderen. Er zijn veel soorten informatiebrieven: ze kunnen intenties verklaren, u herinneren aan een belangrijke gebeurtenis, de levering en ontvangst van goederen bevestigen, enzovoort.

2. Brieven met verzoeken. Hoe vaak moeten ondernemers, vooral beginners, ze schrijven! Dit zijn oproepen aan investeerders met een verzoek om jouw toffe project te sponsoren, talloze aanbiedingen tot samenwerking, allerlei verzoeken om bijvoorbeeld informatie te krijgen.

3. Postbrieven - iets dat soms moet worden geschreven na een ontmoeting met de geadresseerde. In deze brief haalt u het hoofdonderwerp van uw bijeenkomst in herinnering, drukt u uw houding ertegenover uit, benadruk dat u de samenwerking wilt voortzetten en biedt u uw keuze aan voor het tijdstip en de plaats van de volgende bijeenkomst.

4. Garantie. Als u al een samenwerking heeft afgesproken, heeft u wellicht binnenkort behoefte aan dit soort brieven. Daarin geeft u garanties dat u aan uw verplichtingen zult voldoen: u doet het werk op tijd, betaalt de dienst, brengt de goederen op tijd, enzovoort.

5. Werkbrieven zijn de brieven die elk bedrijf elke dag verzendt en ontvangt. Dit is correspondentie met partners en klanten: afsluiten van contracten, bespreking en onderhandelingen, kennismaken met de prijslijst en productcatalogus, herinneringen aan vergaderingen - routinematige werkprocessen.

6. Claimbrieven - ja, het is nodig en zo. Meestal worden ze geschreven wanneer de ene kant ontevreden is over de acties van de andere. En niet zomaar acties, maar verplichtingen die in het contract zijn vastgelegd. Vasya sloot bijvoorbeeld een overeenkomst met leveranciers van goederen en zij, zoals radijs, stellen de deadlines voortdurend uit. Of hij kocht een auto en die ging kapot.

7. Niet-werkende brieven zijn berichten die niet direct verband houden met uw activiteiten. Dit zijn felicitaties, bedankt voor het werk en zelfs condoleances - alles gebeurt in het leven.

1. Titel. Het opstellen van e-mailheaders is een hele wetenschap. We hebben meer in detail over geheime trucs gesproken in het artikel.. Kortom, de koppen van zakelijke brieven moeten zo nuttig mogelijk zijn voor de geadresseerde.

Provocaties en humor passen hier nauwelijks: we schrijven serieuze mensen, weet je nog? Nu, als je de persoon beter leert kennen, dan kun je het proberen, maar voor nu is het beter om het niet te riskeren.

1. Invoering. Net als een gewone zakelijke brief begint het met een inleiding of preambule. Daarin zeg je hallo en vertel je de essentie, het vlees. Zorg voor de tijd van de geadresseerde: vertel meteen wat je van hem nodig hebt. “Ik, Vasya Pupkin, heb een toffe start-up bedacht op het gebied van internetmarketing (bouw, beauty, industrie, auto - afhankelijk van je werkterrein) en ik vraag je om daar kennis mee te maken en financieel te steunen. De belangrijkste fout in dit stadium: gedachten langs de boom verspreiden, mompelen, niet doorgaan naar de essentie van het probleem.
2. Het belangrijkste deel Alles is hier eenvoudig: u vertelt tot in detail wat uw idee is, vermeldt de feiten en argumenten die de geadresseerde kunnen interesseren. Als we terugkeren naar Vasya en zijn startup, zal hij uitleggen wat de essentie, het voordeel en het voordeel is voor de mensheid in het algemeen en voor de geadresseerde van de brief in het bijzonder. Hij geeft cijfers en feiten, de mening van de doelgroep, de mening van experts. Wij geloven in Vasya, hij kan het!
3. Het belangrijkste. Als je het vraagt, vraag het dan nog een keer. Als je het vraagt, wees dan specifiek en specifiek. Als u op samenwerking hoopt, formuleer dan uw aanbod nogmaals duidelijk. En dit alles in een paar regels.
4. Conclusie. Dank u voor uw aandacht en spreek uw hoop uit dat de ontvanger u zal antwoorden of een andere noodzakelijke actie zal ondernemen. Gebruik een call-to-action zoals in teksten verkopen of .
5. Specificeer uw gegevens: volledige naam, contacten, naam van de organisatie en haar details.
6. Bijgevoegde bestanden. Vaak wordt dit vergeten, maar tevergeefs. Veel mensen vinden visuele informatie gemakkelijker te waarderen dan alleen letters en lijnen. Voeg foto's toe aan de brief voor het meest complete idee van het onderwerp van de brief, voeg de nodige documenten toe om de geadresseerde te verzekeren van uw solvabiliteit en ernst van bedoelingen.

Meest voorkomende fouten in zakelijke e-mail

1. Zeg geen hallo. Ja, duizenden beleefde en welgemanierde mensen vergeten om de een of andere reden hallo te zeggen, beginnend met een brief met de woorden "Geachte (s) ..." Natuurlijk is het leuk om gerespecteerd te worden, maar niemand heeft nog een eenvoudige menselijke begroeting.
2. Zoals eerder vermeld, om de gedachte, dat wil zeggen de gedachte, langs de boom te verspreiden. Als je van de een naar de ander springt, leert om gedachten te formuleren, en als er geen tijd is, huur copywriters en journalisten in - ze zullen zeker helpen.
3. Spreek in een levenloze, droge taal. Laat al deze "rekening houdend met", "indien mogelijk" over aan ambtenaren - zo uit je in het echte leven niet, dus waarom zou je geadresseerde? Heb medelijden met de persoon, schrijf zo eenvoudig mogelijk!
4. Glijd tegelijkertijd niet in vertrouwdheid. Er zijn twee stijlen in zakelijke correspondentie: persoonlijk en formeel. Persoonlijk communiceer je in de eerste persoon - dat wil zeggen: "Ik, Vasya Pupkin, bied je aan ..." In de formele, persoonlijke voornaamwoorden worden meestal vervangen door neutraal-medium "Horns and Hooves Company biedt je ..." Welke stijl staat dichter bij u en in hoeverre deze correleert met het werkterrein van uw geadresseerde - u beslist. Als je partner een jonge, moderne persoon is, schrijf dan gerust in de eerste persoon. Als je moet communiceren met overheidsinstanties, gemeentelijke organisaties, kun je het lot beter niet tarten en neutraal communiceren. Ze zullen je antwoorden - ze zijn verplicht! - maar u kunt een negatieve indruk maken. Wees relevant.
5. Wees ongegrond. Je kunt honderd keer zeggen wat een winstgevend aanbod en een cool idee je hebt, maar wat heb je aan zonder bewijs? Mensen uit het bedrijfsleven zijn gewend om met feiten te werken, ze geloven niet in mooie woorden en beelden. Cijfers, feiten, bijzonderheden - dat is je belangrijkste wapen.
6. Niet jakken, maar wegwezen. Stel je voor dat je zelf een zakelijke brief ontvangt van Vasya Pupkin. Je slaat hem open, begint te lezen, en daar... loof je Vasya en zijn product volledig. Ik ben blij voor Vasya, zou je denken, maar wat heeft het voor zin? Maar als Vasya vertelt hoe hij je kan helpen, welke voordelen hij zal brengen en hoe snel de investering zal renderen, dan wordt het interessant.
7. Fouten, weglatingen, slordig ontwerp (ander lettertype, geen spaties) - geen opmerkingen.
8. Overmatig gebruik van straattaal. Zelfs als u en uw geadresseerde in hetzelfde vakgebied werken met speciaal professioneel jargon, gebruik specifieke uitdrukkingen zorgvuldig. Het is beter om ze tot een minimum in de tekst in te voegen, afkortingen te ontcijferen, de betekenis van sommige woorden uit te leggen. Plotseling is je gesprekspartner 60?
9. Irrelevantie. We hopen nog steeds op Vasya. Vasya is slim, hij zal geen aanbiedingen sturen over zijn startup in de autobranche naar de eigenaren van schoonheidssalons. En hoeveel Sing en Kol maken zo'n fout! Hoe u een database met adressen maakt voor het verzenden van commerciële aanbiedingen, staat goed beschreven in het artikel.

Hoe niet en hoe wel. Echt voorbeeld

En hier is het - de belangrijkste vraag die de collectieve geest nu zal beantwoorden. Editor Pavel Molyanov hield onlangs een wedstrijd onder de abonnees van zijn groep op VKontakte