Om oppbevaring av dokumenter i elektronisk form. Riktig og sikker lagring av elektroniske dokumenter: hvordan sikre det

Med overgangen av kontorarbeid til datastyrte teknologier, oppstår spørsmålet om effektivisering og organisering av lagring av dokumenter opprettet i elektronisk form.

"Dokumenter i elektronisk form kan opprettes av ansatte i organisasjonen på datamaskiner, mottas via e-post, konverteres til elektronisk form (ved skanning) fra det tradisjonelle papirskjemaet. Det opprettede eller mottatte dokumentet må lagres i datamaskinens minne - skrevet som en fil til harddisken. Dokumenter kan lagres på en datamaskins harddisk, eller på en dedikert datamaskin (filserver), på flyttbare medier. .

Først av alt opprettes mapper (kataloger) på harddisken der dokumentene skal plasseres. Akkurat som papirdokumenter er organisert i filer, er filer organisert i mapper. Hver mappe kan ha sine egne undermapper, som igjen kan ha sine egne undermapper. Hver mappe får et "navn". "Navnet" skal begynne med typen dokumenter (ordrer, handlinger, rapporter osv.), deretter spesifiseres innholdet i dokumentene med informasjon om forfatterskap, utstedelse, korrespondent, periode for hvilke dokumenter (filer) er gruppert.

Filene til gjeldende kontorarbeid lagres på harddisken til datamaskinen. Når du arbeider på et nettverk, kan brukeren ha tilgang til disker eller kataloger på andre datamaskiner. I dette tilfellet vil de ha sekvensielle alfabetiske tall, og du kan jobbe med dem som med enheter plassert på din egen datamaskin. For å gjøre dette, på datamaskinen som inneholder de nødvendige ressursene, er tillatelse satt til å dele tilgang til en bestemt fil. Tilgangen kan begrenses enten ved å bruke et passord for full tilgang og skrivebeskyttet tilgang, eller ved å begrense tilgangen til kun enkelte brukere. Du kan angi et passord for å begrense tilgangen til en mappe. Organisasjoner med et stort volum delte dokumenter bruker dedikerte svært pålitelige datamaskiner - fil - servere - designet for kontinuerlig drift og gir samtidig tilgang til data fra enheter til titalls, hundrevis og til og med tusenvis av brukere.

Alle dokumenter mottatt i kontorets sirkulasjon bør lagres i offentlige mapper opprettet i samsvar med nomenklaturen for enhetens anliggender (organisasjonen som helhet) basert på standardklassifiserere.

Et av hovedproblemene som bestemmer vellykket bruk av datateknologi på kontoret er påliteligheten til å lagre dokumenter i elektronisk form. Sikkerheten til dokumenter består av:

  • 1.Bærekraftig strømforsyning;
  • 2. Sikkerhetskopiering;
  • 3. Antivirusbeskyttelse;
  • 4. Forebygging og diagnostikk ved hjelp av spesielle verktøy (tilleggsprogrammer).

Det særegne ved elektronisk lagring er at dokumenter sendes til det elektroniske arkivet umiddelbart etter fullført arbeid med dem i kontorarbeid.Databasen med dokumenter dannes i prosessen med registreringen av dem.

Data om dokumenter for det siste året lagres separat selv etter at alle dokumenter for det siste året er utført. Databasen brukes kun til oppslagsverk og kan kopieres til et eksternt lagringsmedium. Avhengig av mengden informasjon kan dette være en diskett, magnetbånd, CD-ROM eller andre arkivmedier.

Dokumenter med permanente og langvarige oppbevaringsperioder registreres vanligvis på CD-ROM, mens dokumenter med midlertidige oppbevaringsperioder skrives på medier som kan slettes ved utløpet av oppbevaringsperioden og overskrives.

Vilkårene for oppbevaring av dokumenter avhenger ikke av eksistensformen - papir eller elektronisk - og er bestemt av spesielle oppslagsverk - lister over dokumenter som angir vilkårene for oppbevaring.

En logisk stasjon eller flere mapper på en datamaskin brukes vanligvis som et sted å lagre arkiverte dokumenter. I nærvær av programmer som "Electronic Archive", utføres regnskap og kopiering automatisk. Ellers gjøres dette manuelt: dokumentene er delt inn etter lagringsperioder, mapper opprettes tilsvarende de årlige delene av varelageret. Med et betydelig antall faste lagringsdokumenter ligger de inne på årsseksjonen, i mappene til de respektive avdelingene.

«Et av hovedproblemene som må løses når man organiserer langtidslagring av elektroniske dokumenter, er å sikre lesbarheten gjennom hele livssyklusen. Denne oppgaven er mangefasettert: det er nødvendig å sørge for at det elektroniske dokumentet kan leses på datasystemet eller enheten som de opprinnelig ble opprettet på og/eller der de er lagret og/eller som brukes for å få tilgang til dem og/ eller som vil bli brukt til å lagre elektroniske dokumenter i fremtiden." .

Informasjon lagret på et digitalt medium kan bli uleselig over tid. Det kan være flere årsaker til dette.

Eksponering for dårlige lagringsforhold resulterer i fysisk slitasje eller forringelse av media. Alle typer medier som for tiden brukes til å lagre elektroniske dokumenter er følsomme for ugunstige miljøforhold, som endringer i temperatur og fuktighet. Slike ugunstige forhold skader enten bæreren eller akselererer prosessen med dens "aldring" og nedbrytning. Ulike typer digitale medier krever ulike nivåer av miljøkontroll på lagringssteder for å sikre maksimal levetid.

"Medie- og maskinvareforeldelse som oppstår når en enhet (som et bånd eller en disk) ikke er fysisk kompatibel med den eksisterende maskinvaren (som en bånd- eller plateleser) og derfor ikke kan lese informasjonen. Medias foreldelse er uunngåelig, ettersom teknologiske fremskritt stadig endrer måten elektroniske dokumenter lagres fysisk på (for eksempel er det endringer i opptaksteknologi, i stasjonsmaskinvare og programvaregrensesnitt); designparametrene til enhetene endres. Som et resultat blir eldre lagringsmedier over tid inkompatible med senere medier og utstyr." .

Noen opptaksteknologier kan forårsake datakorrupsjon på grunn av eksponering for magnetiske felt, støv og miljøforurensninger (magnetiske medier), mens andre typer medier (optiske) er mindre utsatt for ytre påvirkninger og er mindre utsatt for skade som oppstår utenfor en tett kontrollert miljø lagringsmiljøer.

Foreldelse av dokumentformater – elektroniske dokumenter lages og brukes i ulike formater. Mange av dem er "stengt" - enten er de detaljerte beskrivelsene ikke tilgjengelige, eller bruken kan være vanskelig på grunn av immaterielle rettigheter. Dette utgjør en trussel mot tilgjengeligheten av informasjon under langtidslagring, derfor, selv nå, ved overføring av elektroniske dokumenter for langtidslagring, velges et lite antall vanlige standarder som er egnet for arkivlagring, fra et bredt spekter av formater som brukes av dokumentskapere og mottakere.

Det er grunnen til at åpne formater nå er så populære, som lar deg jobbe med elektroniske dokumenter selv i fravær av programvaren som brukes til å lage dem. Eksperter anbefaler, hvis det er nødvendig å lagre elektroniske dokumenter i et "ikke-standard" format, å prøve å legge igjen den mest detaljerte beskrivelsen og også selve programvaren.

Foreldelse av programvare. Når du oppretter og bruker elektroniske dokumenter, bruker organisasjoner og enkeltpersoner et bredt spekter av programvarepakker. For å sikre sikkerheten til dokumenter er det ekstremt vanskelig å få tilgang til riktig programvare eller holde alle disse pakkene i en fungerende tilstand.

Noen av de elektroniske dokumentene kan vise seg å være programvareavhengige, og kan følgelig bare brukes i utdaterte informasjonssystemer.

Dermed kan dokumenter lagres på datamaskinens harddisk, eller på en dedikert datamaskin (filserver), på flyttbare medier. Hovedtrekket ved elektronisk lagring er å sende dokumenter til det elektroniske arkivet umiddelbart etter avsluttet arbeid med dem i kontorarbeid. Det er også nødvendig å oppdatere programvaren i tide, bruke åpne formater av elektroniske dokumenter og gi pålitelig beskyttelse for å unngå problemer med reproduksjon av dokumenter i fremtiden.

Lagring av dokumenter i elektronisk form innebærer en litt annen filosofi og logikk enn å plassere dem i en konvensjonell "papir" lagring. Til å begynne med, la oss finne ut hva som utgjør lagring av dokumenter i elektronisk form. Så vi vet at dokumenthåndtering er et sett med prosesser definert av GOST R 51141-98 for å jobbe med dokumenter i et selskap.

Arbeidsflyten inkluderer vanligvis følgende prosedyrer:

  • Aksept av dokumentet;
  • Registreringen hans;
  • Nyhetsbrev;
  • Dokumentutførelseskontroll;
  • Dannelse av saker basert på en bestemt klassifikator;
  • Oppbevaring av dokumentasjon;
  • Gjenbruk av dokumentasjon;
  • Oppslagsverk av ulike profiler.

Elektronisk lagring av dokumenter bør således sikre muligheten for å implementere alle disse prosessene. Elektronisk dokumenthåndtering innebærer implementering av konseptet "papirløst kontorarbeid", det vil si opprettelsen av et slikt informasjonsmiljø i et selskap som involverer en enkelt elektronisk mekanisme for å lage og implementere dokumenter.

Hva er et elektronisk dokument?

Dette er et dokument opprettet ved hjelp av visse metoder for databehandling. Et elektronisk dokument er preget av formatet, muligheten til å ta opp på alle medier, samt muligheten for å signere ved hjelp av en EDS. Det er den elektroniske digitale signaturen som gjør dokumentet til et dokument, og ikke bare en informasjonsfil. En elektronisk digital signatur er en analog av den håndskrevne signaturen til en ansvarlig person og i tillegg et middel for å kontrollere integriteten og autentisiteten til et elektronisk dokument.

Maskinlesbart dokument

Et maskinlesbart dokument er på sin side et dokument som kan leses av et datasystem og registreres på et medium i elektronisk form.

Lagring av dokumenter i elektronisk form innebærer således et sett med tiltak som gir ikke bare klassifiseringen deres, sikrer påliteligheten til datalagring og systemets integritet, men også programvare- og maskinvareløsninger (EDS) som gjør informasjonsressurser til dokumenter som har reell makt fra synspunktet til gjeldende lovgivning.Russiske Føderasjonen. Oppbevaring av dokumenter i elektronisk form innebærer også en rekke tiltak for å optimalisere arbeidsprosesser, det vil si maskinvare- og programvareimplementering av et arbeidsflytsystem.

Enhver organisasjon som trenger å føre opptegnelser

Jo større bedrift det er snakk om, jo ​​større dokumentflyt, jo flere dokumenter skal lagres i arkivet. Og jo mer attraktiv ser muligheten ut . I lang tid oppbevarte russiske foretak, organisasjoner, firmaer (og noen har fortsatt) dokumentasjon i elektronisk form. Men de siste årene, i lys av at lagring av regnskapsdokumenter i elektronisk form har mange fordeler, planlegger stadig flere bedrifter å digitalisere arkivet hvert år.

Å bruke et papirarkiv er upraktisk og upraktisk:

Lagring av dokumenter i elektronisk form ser mer attraktivt ut i denne forbindelse. For det første tar det mye tid å søke etter et dokument i et papirarkiv. Hvis det samme dokumentet plutselig blir nødvendig av flere ansatte samtidig, må du ta en kopi av det. I tillegg er papirarkiver svært skjøre - hyppig tilgang til papirdokumenter fører til skade på dokumenter. Tap oppstår ofte når et dokument ved en feiltakelse sendes til et annet sted etter bruk. Lagring av primærdokumenter i elektronisk form, lagring av regnskapsdokumenter i elektronisk form (så vel som alle andre dokumenter) er blottet for alle disse manglene - du kan alltid raskt finne dokumentet du trenger, skrive det ut og bruke det om nødvendig.

Ta kontakt med fagfolkene

Etter å ha bestemt at oppbevaring av dokumenter i elektronisk form er det mest hensiktsmessige for deg, er det verdt å bestemme seg for hvem som skal digitalisere arkivet, samt hvor regnskapsdokumentene senere skal lagres i elektronisk form. I begge tilfeller er det lurere å stole på fagfolk. Ved å kontakte arkivselskapet «Capital Archivist» kan du sikre rask, profesjonell digitalisering, og kompetent, pålitelig lagring av dokumenter i elektronisk form.

Det er verdt å fremheve den økonomiske siden av saken.

Oppbevaring av dokumenter i elektronisk form i et arkivselskap vil selvsagt ikke være gratis. Dessverre prøver mange selskaper, firmaer å spare på tjenestene til fagfolk ... og som et resultat står de overfor behovet for å bruke mye. Tap eller skade på viktige dokumenter kan føre til ganske store straffer, samt eventuelle andre overtredelser innen dokumenthåndtering. Hvis du er sikker på at disse ulykkene vil omgå deg, bør du tenke på hvor mye det vil koste deg å leie et rom for å lagre arkivet. Men dette rommet kan brukes mer effektivt.

Det er verdt å merke seg separat

Lagring av primærdokumenter i elektronisk form, lagring av regnskapsdokumenter i elektronisk form letter i stor grad prosessen med den mest rasjonelle bruken av dokumentasjon - tiden spart på å søke etter et bestemt dokument kan brukes av bedriftens ansatte mer effektivt, på å løse måloppgavene til din bedrift.

Hvorfor oss?

Hvis du ikke ønsker å bli distrahert fra virksomheten din ved å løse relaterte oppgaver, hvis du vil sikre riktig lagring av dokumenter i elektronisk form i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen, kontakt arkivselskapet "Capital Archivist" - vi vil skann raskt alle dokumenter, sorter og sørg for sikker oppbevaring.

Organisasjoner kan bruke elektroniske dokumentlager som lar deg automatisere prosessen med dokumenthåndtering og kontorarbeid i bedriften. Slike systemer gjør det mulig å lage enhetlige databaser med dokumenter, programmer letter prosessen med å skanne papirer med automatisk lagring av elektroniske kopier i databasen.

Dokumentregnskapsprogrammer skal gi pålitelig lagring av elektroniske papirer i form av poster i en database med muligheten til å umiddelbart søke etter informasjon etter ulike kriterier. Elektronisk dokumenthåndtering utføres ved å lage en dokumentpost, som beskriver alle nødvendige parametere og legger ved skannede kopier av dokumentet eller filene.

Arkiveringsregler

Konseptene dokumenthåndtering og elektronisk dokumenthåndtering er gitt i klausuler 73, 74 i GOST R 7.0.8-2013, der dokumenthåndtering er bevegelse av dokumenter i et selskap fra det øyeblikket de er opprettet eller mottatt til fullføring av utførelse eller utsendelse , elektronisk dokumenthåndtering er utveksling av papirer ved hjelp av et automatisert informasjonssystem . I samsvar med paragraf 1 i artikkel 6 i den føderale loven av 6. april 2011 nr. 63-FZ "Om elektronisk signatur", er informasjon på et digitalt medium signert med en kvalifisert elektronisk signatur anerkjent som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med håndskrevet signatur. Et slikt dokument kan brukes i ethvert rettsforhold i samsvar med loven, bortsett fra tilfellet når føderale lover eller forskrifter vedtatt i samsvar med dem etablerer kravet om at dokumentet utelukkende skal utarbeides på papir.

Organisasjonen kan i sitt arbeid bruke både papir- og elektroniske formater av dokumenter. Oppbevaring av papirer kan utføres både på papir og digitalt. I dag tillater programvaresystemer ikke bare å sikre sikkerheten til elektroniske dokumenter signert med digitale signaturer, men også å skanne papirdokumenter for å konvertere dem til et elektronisk format.

Beskrivelse av regulering av elektronisk lagring av forretningsinformasjon og annen informasjon finnes i GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; spesielt, i punktene 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 i standarden, vurderes prosedyrene for å lage elektroniske kopier av papirer, reglene for lagring av informasjon, samt kravene for å sikre datasikkerhet og informasjonsbeskyttelse.

Dersom det er behov for å innhente bekreftede kopier av elektroniske data, for eksempel til bruk som bevis, kan denne utstedelsen skje fra elektroniske lagringssystemer i form av papirkopier eller på elektroniske medier. Som regel bør slike kopier bekreftes i samsvar med de etablerte kravene som eksakte kopier av originalen, for å redusere sannsynligheten for at de blir avvist eller utfordret.

Prosedyrer for å lage kopier av lagret informasjon bør dokumenteres, for eksempel kan det være mulig å legge til rette for bruk av standard kopieringsverktøy og opprettelse av skriftlig bekreftelse på korrekt kopieringsprosess.

Merk

Selv om et papirdokument konverteres til et elektronisk format, vil et slikt dokument således ikke anses som et elektronisk og kan ikke begrunnes for å bekrefte riktigheten av inntektsskatteberegningen.

Også etter skanning kan papirdokumenter ødelegges, men det bør tas i betraktning at det kan være tilfeller der et unntak bør gjøres og papirdokumentet bør lagres.

Prosedyrene for å sikre langsiktig bevaring av informasjon bør ta hensyn til nødvendige oppbevaringsperioder og forventet levetid for datalagringssystemer.

Ikke glem å sikkerhetskopiere filer og lage minst to oppdaterte kopier for bruk i tilfelle tap eller skade på arbeidskopien av dataene eller deler av dem. Det er avgjørende at sikkerhetskopier inkluderer all relatert informasjon, slik at hvis det opprinnelige systemet er fullstendig tapt, kan et komplett system gjenskapes. Det er også nødvendig å sørge for sikker fjernlagring av disse sikkerhetskopiene.

Skanning eller original?

Artikkel 29 i den føderale loven av 6. desember 2011 nr. 402-FZ "On Accounting" fastslår at i regnskap er primærdokumenter, registre, regnskaper, revisjonsrapporter om dem gjenstand for lagring av en økonomisk enhet i periodene fastsatt i i samsvar med reglene for organisering av et statsarkiv, men ikke mindre enn fem år etter rapporteringsåret.

Samtidig er regnskapsdokumenter, standarder for en økonomisk enhet, andre dokumenter knyttet til organisering og vedlikehold av regnskap, inkludert verktøy som sikrer reproduksjon av elektroniske dokumenter, samt verifisering av ektheten til en elektronisk signatur, underlagt til lagring i minst fem år etter et år, hvor de sist ble brukt til rapportering.

Å sikre trygge forhold for lagring av dokumenter og beskyttelse mot endringer er overlatt direkte til organisasjonen. Selskapets forpliktelser til å lagre dokumenter er også nedfelt i normene i den russiske føderasjonens skattekode, spesielt punkt 8 i nr. 1 i artikkel 23 i den russiske føderasjonens skattekode, der det er bestemt at selskapet er forpliktet til å sikre sikkerheten til regnskaps- og skatteregnskapsdata og andre dokumenter som er nødvendige for beregning og betaling av skatter, herunder dokumenter som bekrefter mottak av inntekt, gjennomføring av utgifter, samt betaling av skatter, med mindre annet er bestemt av Den russiske føderasjonens skattekode innen fire år.

Spørsmålet om oppbevaring av dokumenter i regnskap og skatteregnskap ble behandlet av Finansdepartementet i brev av 26. desember 2017 nr. 07-01-09 / 86857. Avdelingen gjorde oppmerksom på at lagring av dokumenter i regnskapet er regulert av lov nr. og elektroniske dokumenter gjøres ikke av tjenestemenn.

Spørsmålet oppstår: kan for eksempel primærpapirer konvertert til elektronisk format tjene som bekreftelse på utgifter som påløper ved tap av papiroriginaler? Og kan en skannet kopi av et dokument plassert i et elektronisk arkiv betraktes som et elektronisk dokument for skatteregnskapsformål? Svaret fra avdelingen var som følger: Dokumentasjonsbevis for utgifter er fastsatt av paragraf 1 i artikkel 252 i den russiske føderasjonens skattekode. I følge Finansdepartementet blir elektroniske dokumenter som sirkulerer innenfor rammen av avtaler mellom deltakere i elektronisk samhandling, signert med en enkel elektronisk signatur eller en forsterket ukvalifisert signatur, basert på bestemmelsene i lov nr. 63-FZ, regnskapsført og skatteformål som tilsvarer et papirdokument signert med håndskreven signatur, i de tilfeller avtalen bestemmer. Og når de utarbeider primære regnskapsdokumenter, kan forretningspartnere organisere elektronisk dokumenthåndtering ved å bruke en enkel og (eller) forbedret ukvalifisert signatur, underlagt kravene i lov nr. 63-FZ (brev fra Russlands finansdepartement datert 12. september, 2017 nr. /58456).

I brev av 13. april 2015 nr. 03-03-06 / 20808 har Finansdepartementet forklart at en faksimile, elektronisk kopi eller på annen måte gjengitt signatur av hodet ved mottak av dokumenter som har økonomiske konsekvenser, ikke er støttedokumenter. for inntektsskatt regnskapsformål organisasjoner. En lignende posisjon gjenspeiles i vedtaket fra den føderale voldgiftsdomstolen i Volga-distriktet datert 20. juni 2012 nr. A12-13422 / 2011.

Selv om et papirdokument konverteres til et elektronisk format, vil et slikt dokument således ikke anses som et elektronisk og kan ikke begrunnes for å bekrefte riktigheten av inntektsskatteberegningen.

Regler for oppbevaring av primærregnskapsbilag. Vilkår for lagring av elektroniske dokumenter. Prosedyren for ødeleggelse av elektroniske dokumenter - les artikkelen.

Spørsmål: Spørsmål om elektronisk lagring av primære regnskapsbilag. Anta at vi bestemmer oss for å lagre primære regnskapsdokumenter i elektronisk form (elektronisk arkiv). Betyr dette at hvis dokumentet ble mottatt på papir, så kan vi skanne det, legge det i et elektronisk arkiv, og ikke lagre (ødelegge) papirdokumentet?

Svar: Nei, det gjør det ikke.

Forskrift godkjent og regler godkjent.

2.32 i reglene godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 31. mars 2015 nr. 526.

Det skannede bildet av dokumentet tillater, men innebærer ikke, langtidslagring.

Begrunnelse

Hvordan lagre regnskapsdokumenter

Oppbevaring

For lagring av regnskapsdokumenter er det nødvendig å utstyre spesielle rom, safer eller skap (klausul 6.2 i forordningen, godkjent ved brev fra USSRs finansdepartement datert 29. juli 1983 nr. 105). Kravene til arrangementet av slike lagringsanlegg er gitt i reglene godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 31. mars 2015 nr. 526.

Oppbevar former for streng ansvarlighet i safer, metallskap eller i spesielle rom for å sikre deres sikkerhet (klausul 16 i forskriften godkjent av dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen av 6. mai 2008 nr. 359). Samle kontantordrer, forhåndsrapporter, kontoutskrifter med tilhørende dokumenter i kronologisk rekkefølge og bind.

Oppbevar dokumenter klassifisert som "forretningshemmeligheter" i safer.

Oppbevar resten av dokumentene i spesialrom eller i låsbare skap under ansvar av personer autorisert av regnskapssjefen.

Organisasjonen har rett til å lagre regnskapsdokumenter i elektronisk form. Forklaringen er enkel.

I henhold til regnskapslovgivningen kan primære og konsoliderte regnskapsdokumenter utarbeides på papir eller i elektronisk form (del 5 av artikkel 9 i lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ). Skatteregnskapsregistre kan også føres på papir, i elektronisk form og (eller) på et hvilket som helst maskinelt medium (). Til slutt kan selvangivelser (beregninger) leveres elektronisk, og må i noen tilfeller sendes inn ().

Og siden primærdokumenter, regnskaps- og skatteregnskapsdokumenter, samt selvangivelser (beregninger) kan settes sammen elektronisk, kan de lagres i samme format. Utskrift er ikke nødvendig. Det eneste vilkåret er at slike dokumenter skal attesteres i henhold til alle regler med elektronisk signatur.

Lignende konklusjoner er i brevene fra Russlands finansdepartementet datert 22. august 2012 nr. 03-02-07 / 1-202 og datert 24. juli 2008 nr. 03-02-07 / 1-314.

På forespørsel fra reguleringsbyråer, inkludert skattetilsynet, må kopier av elektroniske dokumenter skrives ut og sertifiseres for hånd før de sendes inn for verifisering (klausul 1, artikkel 252, klausul 1, artikkel 93 i den russiske skatteloven). Føderasjon). Denne konklusjonen er basert på bestemmelsene i del 6 av artikkel 9 i loven av 6. desember 2011 nr. 402-FZ, artiklene og den russiske føderasjonens skattekode.

For å organisere lagring av dokumenter i elektronisk form, bruk forskriften godkjent ved brev fra USSRs finansdepartement datert 29. juli 1983 nr. 105 (i den grad den ikke er i strid med loven), og regler godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 31. mars 2015 nr. 526. Gjør dette til den føderale regnskapsstandarden er godkjent, som fastsetter krav til dokumenter og arbeidsflyt i regnskap. Dette fremgår av informasjonen til Russlands finansdepartementet nr. PZ-13/2015.

Spesielt bør tekst elektroniske dokumenter for lagring i organisasjonens arkiv overføres i PDF/A-format. Sjekk også minst en gang hvert femte år tilstanden til de elektroniske dokumentmediene og om dokumentene i seg selv kan reproduseres. Dette er kravene i paragrafene og 2.32 i reglene, godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 31. mars 2015 nr. 526.

Nye regler for oppbevaring av elektroniske dokumenter

Lagre dokumenter på papir eller elektronisk form

Dersom dokumentene er i elektronisk form, kan de oppbevares elektronisk. Det er ikke nødvendig å skrive ut på papir og lagre dokumenter i dette skjemaet (brev fra finansdepartementet i Russland datert 22. august 2012 nr. 03-02-07 / 1-202).

Uansett hvilken metode du velger, må du bli veiledet av de nye dokumentlagringsreglene.

Hvor du skal lagre dokumenter

Hvordan dokumenter oppbevares avhenger av oppbevaringsperioden.

Det er tre typer dokumenter i henhold til oppbevaringsperiodene:

  • - midlertidig lagringsperiode (opptil 10 år inkludert);
  • - midlertidig lagringsperiode (over 10 år);
  • - permanent holdbarhet.

Dokumenter av den første typen lagres i regnskapsavdelingen (klausul 2.3 og 4.2 i dokumentlagringsreglene).

For å sikre sikkerheten til dokumenter av den andre og tredje typen, har selskapet rett til:

  • - opprette ditt eget arkiv (del 2 av artikkel 13 i føderal lov av 22. oktober 2004 nr. 125-FZ, paragraf 1.4 i reglene for lagring av dokumenter);
  • - bruke tjenestene til et profesjonelt arkiv.

Hvilken metode som er å foretrekke, bestemmer bedriften selv.

Hvordan lagre elektroniske dokumenter

Vurder fremgangsmåten for oppbevaring av elektroniske dokumenter dersom bedriften har eget arkiv.

Hvordan lagre elektroniske dokumenter

I motsetning til dokumenter i papirform, må for lagring av elektroniske dokumenter følges tre forhold(Klausul 2.30 i dokumentlagringsreglene).

To eksemplarer. Elektroniske dokumenter skal oppbevares i to eksemplarer. Den ene er den viktigste, den andre er arbeideren. De må lagres på forskjellige fysiske enheter.

Regnskapsfører skal sette inn minst to eksemplarer av det elektroniske dokumentet på ulike medier.

Tilgjengelighet av teknisk base. Arkivet til virksomheten skal ha maskin- og programvare for reproduksjon og kopiering av elektroniske dokumenter. I tillegg trengs slike verktøy for å omskrive dem og kontrollere deres fysiske og tekniske tilstand.

Sikkerhetsgaranti. Arkivet skal settes til en lagringsmodus som ivaretar sikkerheten til elektroniske dokumenter. De må ikke tillates å gå tapt eller forlagt. Elektroniske dokumenter skal oppbevares på en slik måte at de ikke ødelegges eller informasjon forvrenges.

Hvordan sende et elektronisk dokument til arkivet

Ordningsalgoritme for handlinger for å overføre et elektronisk dokument til arkivet

Hvordan kontrollere lagringen av et elektronisk dokument

Dersom virksomheten endrer utstyr, programvare etc. skal disse skiftes synkront ut i virksomhetens arkiv.

Med ankomsten av nye medier og nye formater, er det nødvendig å omskrive elektroniske arkivdokumenter på slike medier og formater i tide (klausul 2.32 i dokumentlagringsreglene).

I tillegg, minst en gang hvert femte år du må sjekke (klausul 2.32 og 2.40 i dokumentlagringsreglene):

  • - den fysiske tilstanden til transportørene;
  • - reproduserbarhet av elektroniske dokumenter.

Hvis noe er galt, bør elektroniske dokumenter skrives om til nye medier. Samtidig er det viktig at informasjonens fullstendighet og pålitelighet sikres ved omskriving.

I alle tilfeller er det nødvendig å sjekke for tilstedeværelsen av ondsinnede dataprogrammer (klausul 2.39 i dokumentlagringsreglene).

Hvis et elektronisk dokument inneholder ondsinnede dataprogrammer, bør det fjernes for antivirusbehandling (klausul 2.41 i dokumentlagringsreglene).

Hvordan få et elektronisk dokument fra arkivet

Et elektronisk dokument fra arkivet kan fås i form av en elektronisk kopi eller kopi på papir (dokumentoppbevaringsreglene pkt. 2.47).

Elektroniske kopier av arkivdokumenter kan hentes fra arkivet i elektronisk form eller via Internett. De er sertifisert med en elektronisk signatur av lederen av selskapet eller en tjenestemann autorisert av ham ().

Ved utstedelse av en kopi av et dokument på papir, er det påført en arkivkode på baksiden av hvert ark, bekreftet med en inskripsjon og et segl på baksiden av det siste arket av kopien (punkt 5.14 i dokumentlagringsreglene).

Hvordan ødelegge et elektronisk dokument

Hvis et elektronisk dokument er utløpt, kan det destrueres. Utvalget av dokumenter utføres av en ekspertkommisjon bestående av ansatte i selskapet.

Listen over dokumenter som skal destrueres er skrevet i loven. Formen er gitt i vedlegg nr. 21 til Regler for oppbevaring av dokumenter.

Deretter utføres fysisk ødeleggelse eller ødeleggelse av programvare og maskinvare (klausul 4.13 i dokumentlagringsreglene).

Besvart av Stanislav Kotovich,

Visedirektør for den juridiske avdelingen i det russiske finansdepartementet

"For hver linje i saldoen, hvis indikator er signifikant, skriv inn understrenger. I dem angir du de numeriske verdiene som er en del av de aggregerte indikatorene til standardformen for saldoen. For eksempel kan egne linjer legges til linje 1150 «Varige driftsmidler» og inkludere data om kostnader for bygninger, maskiner og utstyr, dersom slik informasjon er vesentlig. Hvordan bestemme nivået av vesentlighet av indikatorer, les anbefalingen.»

I artikkelen vil vi fortelle deg hvordan en organisasjon bør lagre sine elektroniske dokumenter. Vi vil finne ut hvordan og på hvilket medium det er bedre å registrere elektroniske filer, hvordan man samler en inventar av elektroniske dokumenter og overfører dem til arkivet til organisasjonen for lagring.

ELEKTRONISK ARKIV OG OPPBEVARING AV ELEKTRONISKE DOKUMENTER: ULIKE, SELV OM RELATTE KONSEPT

Elektronisk arkiv opprettes ved hjelp av spesiell programvare eller på egen hånd og representerer et sett med bestilte skannede kopier av papirdokumenter eller elektroniske dokumenter fra organisasjonen. Meningen med det elektroniske arkivet er at enhver ansatt som har rett til å se et bestemt dokument blir kjent med det uten å forlate arbeidsplassen. At dokumentet har ligget i arkivet i mange år spiller ingen rolle.

Oppbevaring av elektroniske dokumenter- dette er en del av organisasjonens dokumentlagringssystem, som igjen er en av hovedprosessene for kontorarbeid. Uansett om det er et papirdokument eller et elektronisk, skal det oppbevares innenfor fastsatte frister.

Dette er selvsagt ideelt når det elektroniske arkivet er en del av organisasjonens elektroniske dokumentlagringssystem. Dette bør tilstrebes ved gradvis å legge elektroniske kopier av dokumenter i en spesiell database og dermed danne et elektronisk arkiv. Men dette er ikke lagring, men bare lette tilgangen. Dette er ikke engang et arkiv i ordets fulle forstand, fordi originaldokumentene overleveres til arkivet til organisasjonen, og det elektroniske arkivet består av skannede kopier. Et sett med skannede kopier av papirdokumenter er ikke et arkiv. Og et elektronisk dokument er et fullverdig dokument, ikke en skannet kopi av et papir.

VÅR ORDLISTE

Elektronisk dokument- dette er dokumentert informasjon presentert i elektronisk form, det vil si i en form som er egnet for menneskelig oppfatning ved bruk av elektroniske datamaskiner, samt for overføring over informasjons- og kommunikasjonsnettverk eller behandling i informasjonssystemer.

REGLER FOR OPPBEVARING AV ELEKTRONISKE DOKUMENTER

Hvert år i organisasjoner øker volumet av elektroniske dokumenter. Imidlertid øker ikke antallet regulatoriske eller metodiske dokumenter om lagring av elektroniske filer. Du må bare veiledes av reglene for organisering av lagring, anskaffelse, regnskap og bruk av dokumenter fra den russiske føderasjonens arkivfond og andre arkivdokumenter i statlige myndigheter, lokale myndigheter og organisasjoner (godkjent etter ordre fra departementet for Culture of Russia datert 31. mars 2015 nr. 526, heretter - Regler 2015). Regler 2015 - det viktigste forskriftsdokumentet, som i dag dekker, men ikke så fullstendig som vi ønsker, reglene for lagring av elektroniske dokumenter.

Av betydelig interesse er også utkastet til anbefalinger om anskaffelse, regnskap og organisering av lagring av elektroniske arkivdokumenter i arkivene til organisasjoner (se nettstedet til Federal Archival Agency: http://archives.ru). Prosjektet ble utviklet av VNIIDAD i 2012 og er fortsatt et prosjekt. Likevel kan dette prosjektet være nyttig for organisasjoners arkiver, da det inneholder mye informasjon som ikke finnes andre steder.

Disse dokumentene inneholder én generell regel: elektroniske dokumenter oppbevares i samme perioder og etter samme regler som papirfiler. Det bør imidlertid tas hensyn til egenskaper og egenskaper ved elektroniske medier.

VI SKJERNER ELEKTRONISKE SAKER

Det er ingen spørsmål med en papirsak: det er en samling dokumenter viet til en sak. Saker kan være:

  • homogen (for eksempel tilfellet "Bestillinger for hovedaktiviteten", som kun består av bestillinger);
  • sammensatt (for eksempel en sammensatt fil "Dokumenter om levering av tjenester til motparter", som inkluderer korrespondanse, kopier av kontrakter og tilleggsavtaler og andre dokumenter).

Alle papirdokumenter i saken er arkivert i én mappe.

Elektroniske filer kan også være homogene og sammensatte. Elektroniske dokumenter, som papirer, er også samlet i én mappe, men elektronisk (fil). For eksempel kan den elektroniske saken "Memorandums" være en mappe med samme navn som inneholder filer med notater fra første til siste nummer.

I tillegg til filen som inneholder selve det elektroniske dokumentet, kan mappen også inneholde elektroniske signaturfiler, metadata for det elektroniske dokumentet - settet avhenger av organisasjonens programvare.

Dannelsen av elektroniske saker, akkurat som papirsaker, bør håndteres av deres eksekutorer i strukturelle divisjoner. Sekretæren kan ikke nøyaktig fastslå hvilken sak dette eller det høyspesialiserte dokumentet gjelder, kjenner ikke bransjestandardene som bestemmer oppbevaringstidene osv. Jeg gjentar, utøvere bør takle alt dette. Sekretæren påtar seg den metodiske og rådgivende delen av arbeidet.

VI PLASSER ELEKTRONISKE DOKUMENTER I NOMENKLATUREN AV SAKER

Elektroniske dokumenter plasseres i saksnomenklaturen på en generell måte. Det er to måter å indikere "elektronisiteten" til et dokument:

  • i kolonnen "Merk" (eksempel 1);
  • i kolonnen "Leder for saken" (eksempel 2), som angitt i punkt 3.6 i metodologiske anbefalinger for utvikling av instrukser for kontorarbeid i de føderale utøvende myndigheter (godkjent etter ordre fra Federal Archive av 23. desember 2009 nr. 76).

VI LAGER EN INTERN BESKRIVELSE AV ELEKTRONISKE KASSER OG DOKUMENTER

Elektroniske saker og dokumenter overføres til organisasjonens arkiv sammen med papirsaker, i henhold til den generelle algoritmen:

1) en årlig undersøkelse av verdien utføres;

2) i henhold til resultatene av undersøkelsen blir tilfeller med utløpte lagringsperioder ødelagt;

3) de resterende sakene føres i varelager og sendes til oppbevaring.

Formen for inventaret av elektroniske filer og dokumenter, som samtidig spiller rollen som en handling for aksept og overføring av dokumenter til organisasjonens arkiv, er gitt i vedlegg nr. 24 til reglene 2015 (eksempel 3). Denne beholdningen fylles ut i den strukturelle enheten.

Beskrivelsesregler. Grafene til inventaret er forståelige intuitivt, det er ingenting å kommentere her. Tenk på de "organisatoriske øyeblikkene" ved å kompilere denne beholdningen:

  • inventarer er satt sammen separat for elektroniske filer med permanent lagring og midlertidige (over 10 år) lagringsperioder;
  • i inventaret av elektroniske filer med permanent lagring, er kolonnen "Lagringsperiode" utelatt;
  • inventar er satt sammen i to kopier (den ene vil forbli i arkivet, den andre, med signaturen til arkivaren som godtok dokumentene, vil returnere til enheten);
  • fondsnummeret kan utelates og denne kolonnen kan utelukkes helt hvis organisasjonen kun har ett arkivfond (denne informasjonen gis til enheten av arkivaren eller sekretæren som er ansvarlig for oppbevaring av dokumenter);
  • tittelen på inventaret angir året som dokumentene er sendt inn for;
  • navnet på den strukturelle enheten er plassert i navnet på delen av inventaret;
  • navnet på seksjonen, indekser, overskrifter, vilkår for lagring av saker er etablert i samsvar med nomenklaturen for saker;
  • inventaret avtales med lederen for kontorarbeidsavdelingen (kontor, tjenester til førskoleutdanningsinstitusjonen, etc.), med ekspertkommisjonen til strukturenheten (hvis noen) og signert av lederen for strukturenheten;
  • andre del av inventaret (overført-mottatt) fylles ut ved mottak og overføring av dokumenter til arkivet;
  • serienummeret til inventaret tildeles i arkivet.

Etter vår mening er det tilrådelig å supplere inventaret med antall og type medier som overføres til arkivet.

Vi lager en søknad til inventaret. I henhold til reglene for 2015 har fortegnelser over elektroniske filer og dokumenter vedlegg. Beholdningsvedlegget er en intern beholdning av hver elektronisk fil (eksempel 4).

I motsetning til overføring til arkivet av dokumenter på papir, der en intern inventar (om nødvendig, kompilering) er sydd inn, når du overfører elektroniske filer:

  • det skal utarbeides en søknad for hver elektronisk fil;
  • er ikke nedfelt i media og er ikke journalført på det, men utstedes i papirform som vedlegg til beholdningen av elektroniske filer og dokumenter overført til arkivet.

VI VURDERER KRAV TIL FORMATER AV ELEKTRONISKE DOKUMENTER OG MEDIER

Arkivlagringsformat etablert av Reglene 2015. Dette er et PDF / A-format spesielt utviklet for langtidslagring av informasjon og nedfelt i ISO 19005-1:2005 / Cor.2:2011 "Documentation Management. Elektronisk dokumentfilformat for langtidslagring. Men dette kravet må overholdes av de statlige arkivene og organisasjonene som er kildene til deres anskaffelse.

Kommersielle organisasjoner hvis flertall av dokumenter er usannsynlig å bli utgitt fra deres eget depot, kan bruke vanlige PDF så vel som andre formater. Tegninger og diagrammer vises for eksempel ikke alltid riktig i PDF, derfor, for ikke å ofre kvaliteten på dokumentet til fordel for samsvar med det spesifiserte formatet, er det tilrådelig å lagre filen i en annen uforanderlig form.

Formatets uforanderlighet. Når du overfører dokumenter for lagring, bør spesiell oppmerksomhet ikke så mye rettes mot overholdelse av et bestemt format, men til hvordan dette formatet sikrer uforanderlighet av filer. Det er ikke behov for dyr programvare og delta på seminarer om vedlikehold av elektroniske arkiver, hvis noen på arbeidsplassen enkelt kan endre en fil som har vært arkivert lenge.

Hver sekretær er kjent med konseptet "lukke et dokument ved kontorarbeid." Dette betyr at alle oppgaver for dokumentet er fullført, og det kan legges inn i filen.

Når det gjelder elektroniske dokumenter, anbefaler vi å supplere dette med en handling til - å konvertere dokumentet til et uforanderlig format. Selvfølgelig er det ikke verdt å fjerne det fra det offentlige domenet, men enhver ekstern innblanding i form og innhold bør utelukkes.

Hvordan implementere dette teknisk, bestemmer hver organisasjon selv, avhengig av programvaren som brukes, tilgjengeligheten til et EDMS og kvaliteten på teknisk støtte.

Selvfølgelig vil en organisasjon som praktiserer elektronisk dokumenthåndtering raskt bygge et system for arkivering av elektroniske dokumenter enn et som administrerer med en kontorprogramvarepakke, skylagring og tjenestene til en systemadministrator som kommer en gang i uken. Men på en eller annen måte er det mulig å løse dette problemet - det ville være et ønske.

Media. Konvensjonelt kan én informasjonsbærer sammenlignes med én mengde papirarbeid. Det er umulig å ta opp alle sakene på rad på én disk, så lenge volumet er nok. Det er bedre å følge prinsippet om "en ting - en disk." Det er imidlertid mulig å ta opp flere saker på én plate, men kun hvis dette er saker fra samme år og de har samme oppbevaringsperiode (samme som med papirvolum).

Når det gjelder media, er ingenting mer praktisk enn vanlig CD-R(Skrivbar CD) er ennå ikke oppfunnet.

Hvis mer avanserte lagringsmedier vises, er det bedre å overskrive hele det elektroniske arkivet på dem. Ellers vil du kanskje aldri se innholdet i de gamle mediene i det hele tatt. Dette skjedde for eksempel med disketter, som fortsatt finnes i arkivene, men det er rett og slett ingenting å kjøre dem på et vanlig kontor.

Mindre populær som arkivmedier USB flash-stasjoner. De er upopulære fordi filer fra dem enkelt kan slettes eller erstattes. Ergonomi etterlater også mye å være ønsket: Hvis disker pent kan brettes uten engang å bli plassert i spesielle bokser, er flash-stasjoner for forskjellige i form.

Dermed er det optimale mediet for elektroniske arkiver en CD.

Hvordan signere media. Hver transportør er signert. I henhold til paragraf 4.34 i 2015-reglene, indikerer innlegget, som er plassert i etuiet slik at inskripsjonene er synlige:

  • navn på organisasjonen (fullstendig, forkortet);
  • fondsnummer;
  • nummeret på inventaret av elektroniske saker, dokumenter;
  • saksnummer i henhold til inventaret;
  • merke på statusen til en kopi av elektroniske dokumenter: "Main." (hoved) eller "Slave". (arbeider);
  • frister for dokumenter i den elektroniske filen;
  • tilleggsmerker for å begrense tilgangen til dokumenter (om nødvendig).

Omslagsskjemaet til Reglene 2015 er ikke gitt. En mulig variant av å plassere informasjonen ovenfor på omslaget til CD-en kan se ut som i eksempel 5.

Numrene til fondet og varelageret er kun angitt på omslaget dersom det er flere fond, og den elektroniske filen er inkludert i inventaret.

Som vi allerede har funnet ut, er det bare to inventarer: elektroniske filer med permanente og midlertidige (over 10 år) lagringsperioder. Men elektroniske filer med kortere lagringstid kan overføres til arkivet. Det er ikke nødvendig å beskrive dem, så informasjonsblokken "Inventarnummer" i dette tilfellet er ganske enkelt utelatt fra platedekselet.

VI OVERFØRER ELEKTRONISKE DOKUMENTER TIL ARKIVET

Prosedyren for å overføre elektroniske dokumenter til organisasjonens arkiv er beskrevet i punkt 4.34 i 2015-reglene. Algoritmen er som følger:

Trinn 1: den strukturelle underavdelingen utarbeider elektroniske dokumenter for overføring til arkivet - lagrer dem selvstendig i uforanderlige formater, danner saker om nødvendig.

Steg 2: elektroniske saker tas opp på separate lagringsmedier (to eksemplarer hver), som det deretter tegnes omslag til.

Trinn 3: elektroniske filer med lange og permanente lagringsperioder føres inn i tilsvarende varelager (se eksempel 3 og 4).

Trinn 4: varelager med søknader overføres til organisasjonens arkiv på papir.

Trinn 5: arkivaren skanner alle medier med et antivirusprogram, og sjekker deretter hver innspilt dokumentfil (filen som gjengir dokumentet) for reproduserbarhet.

Trinn 6: det foretas en registrering av aksept og overføring i saksbeholdningen. Inventaret signeres av arkivaren og den ansatte som har overført dokumentene til arkivet.

REGISTRER ELEKTRONISKE DOKUMENTER I ARKIVET

Tradisjonelt, i arkivet, føres alle saker mottatt fra avdelinger inn i regnskapsdokumenter - arkivinventar.

For elektroniske saker er det gitt spesielle inventarer, hvis skjemaer er gitt i reglene 2015:

  • inventar av elektroniske filer og permanente lagringsdokumenter (vedlegg nr. 17);
  • inventar over elektroniske filer og dokumenter med midlertidige (over 10 år) lagringsperioder (vedlegg nr. 18).

Merk: det er ingen oversikt over elektroniske filer på personell. Alle personalmapper oppbevares på papir, og dette vil garantert vare lenge.

Hvordan fylle ut en arkivbeholdning. Arkivbeholdninger av elektroniske filer og dokumenter fylles ut etter samme regler som beholdninger av vanlige papirmapper. Den eneste forskjellen er at i stedet for antall ark i saken, angis antallet megabyte minne som den opptar. I tillegg er «volumer» i elektroniske filer praktisk talt utelukket, med mindre det er en så voluminøs fil at den måtte tas opp på flere medier.

Eksempel 6 viser et utvalg av utfylling av en beholdning av elektroniske filer og dokumenter med midlertidige (over 10 år) lagringsperioder. Beholdningen av elektroniske filer for permanent lagring er satt sammen på samme måte, den eneste forskjellen er at den ikke inneholder kolonnen "Lagringsperiode".

Inventarskjemaet (tabellen) skiller seg ikke fra det som fylles ut av strukturelle inndelinger ved overføring av elektroniske dokumenter til arkivet (se eksempel 3). Forskjellen er at i eksempel 6 presenteres den årlige delen av inventaret av elektroniske filer og dokumenter, generelt for organisasjonen. I den vil arkivaren ta med alle dokumentene enhetene sender inn. Vær oppmerksom på eksempel 6: inventaret inkluderer blant annet dokumenter som ble angitt i eksempel 3.

Vedlegg 17 og 18 til Reglene 2015 har også vedlegg som gjentar formen for interne inventarer av elektroniske filer (se eksempel 4). I praksis betyr dette at arkivaren ikke trenger å gjenskape disse «interne inventarene» for hver sak. Det er nok å sørge for at kollegaer fra andre avdelinger gir dem videre ved innlevering av sine dokumenter til arkivet.

VI OPPBEVARER ELEKTRONISKE EKSKER I ARKIVET

De obligatoriske betingelsene for lagring av elektroniske dokumenter er som følger (klausul 2.30 i 2015-reglene):

  • organisasjonens arkiv må ha minst to kopier av hver lagringsenhet av elektroniske dokumenter (hoved- og arbeidskopiene må være på forskjellige fysiske enheter);
  • arkivet må være utstyrt med tekniske og programvareverktøy som lar deg reprodusere, kopiere, omskrive elektroniske dokumenter, kontrollere den fysiske og tekniske tilstanden;
  • lagringsmåten for elektroniske dokumenter bør utelukke tap, uautorisert distribusjon, ødeleggelse eller forvrengning av informasjon.

Merk: arkivet skal lagre to kopier av hver elektronisk fil på to medier. Det er logisk (men ikke spesifisert i forskriften) at begge mediene skal lagres atskilt fra hverandre. Hvis noe skjer med en av forekomstene, kan den gjenopprettes.

VI ØDELEGGER ELEKTRONISKE DOKUMENTER

Ødeleggelse av elektroniske dokumenter skjer i alminnelig rekkefølge. Også på den generelle måten blir elektroniske dokumenter plassert i ødeleggelseshandlingen, og deretter gjøres passende notater i regnskapsdokumentene (beholdninger). Ingen funksjoner. Alt er det samme som med ødeleggelse av papirdokumenter.

I likhet med papir må medier destrueres på en måte som ikke kan gjenvinnes. Den enkleste måten er å sende skivene til ovnen eller makuleringsmaskinen sammen med papirdokumentene som skal destrueres.