Gjennomføre anskaffelser av kommersielle organisasjoner. Innkjøp av varer: hvordan organisere en effektiv forsyningsprosess for en bedrift eller organisasjon

Kommersielt arbeid med detaljhandelskjøp av varer består av følgende stadier:

studere og forutsi forbrukernes etterspørsel;

identifikasjon og studie av mottakskilder og leverandører av varer;

organisering av rasjonelle økonomiske relasjoner med leverandører av varer, inkludert utvikling og inngåelse av forsyningskontrakter, levering av bestillinger og forespørsler til leverandører;

organisering og teknologi for innkjøp direkte fra produsenter av varer, mellommenn, på varebørser, auksjoner, fra importører og andre leverandører;

organisering av regnskap og kontroll over innkjøp.

Kommersielt arbeid med kjøp av varer av en detaljhandelsorganisasjon for påfølgende salg under markedsforhold bør være basert på prinsippene for moderne markedsføring. Ved hjelp av markedsføringsmetoder får kommersielle ansatte, ledere og ledere av handelsbedrifter nødvendig informasjon om hvilke produkter forbrukerne ønsker å kjøpe og hvorfor, om prisene forbrukerne er villige til å betale, om i hvilke regioner etterspørselen etter disse produktene er høyest, der salg eller kjøp av produkter kan gi størst fortjeneste.

Å studere og forutse forbrukernes etterspørsel er en nødvendig markedsføringsbetingelse for vellykket kommersielt arbeid med kjøp av varer. Markedsvitenskapen har utviklet et helt arsenal av verktøy og metoder for å studere og forutsi forbrukernes etterspørsel, som må brukes når en handelsorganisasjon organiserer kjøp av varer for senere detaljsalg.

Derfor bør kjøp for påfølgende detaljsalg begynne med en studie av etterspørsel, kundebehov for varer, kjøpsintensjoner og andre faktorer som former etterspørselen.

For å utføre arbeid med å studere og forutse etterspørselen hos store og mellomstore handelsbedrifter, opprettes markedsføringstjenester (avdelinger), hvor en av hovedfunksjonene er å studere både det totale volumet av etterspørselen (markedskapasiteten) og intra- gruppestruktur for etterspørsel etter innkjøpte varer.

En viktig rolle i kommersielt arbeid er tildelt søket etter ytterligere ressurser fra lokale råvarer, produkter fra kooperativ industri, dattergårder og produkter fra individuell arbeidsaktivitet.

Kommersielle arbeidere må besøke produksjonsbedrifter for å gjøre seg kjent med bedriftens produksjonsevne, volum og kvalitet på produktene, og også delta i møter med industriarbeidere, utstillinger og visninger av nye produktprøver og messer.

Kommersielle arbeidere må hele tiden overvåke annonser i media, prospekter og kataloger. Dannelsen av råvareressurser er gjenstand for konstant arbeid av salgsapparatet til detaljhandelsbedrifter. Under markedsforhold har formene og metodene for dette arbeidet gjennomgått betydelige endringer.

Hovedendringene er at metodene for sentralisert fordeling av råvareressurser er erstattet av markedspraksisen med fritt kjøp og salg av varer til tilbuds- og etterspørselspriser. Derfor må salgsarbeidernes kommersielle initiativ for å involvere maksimale råvareressurser i handelsomsetningen for å oppnå nødvendig fortjeneste kombineres med bekymring for sluttkundene, ta hensyn til deres soliditet, forhindre uberettigede prisøkninger og gi befolkningen mulighet. å kjøpe varer til rimelige priser.

Kilder til vareforsyning inkluderer sektorer av den nasjonale økonomien som produserer ulike forbruksvarer (agroindustrielt kompleks, lett industri, maskinteknikk, etc.). Leverandører av varer omfatter spesifikke virksomheter fra ulike inntektskilder, dvs. visse sektorer av nasjonaløkonomien, ulike produksjonssfærer og økonomisk aktivitet som produserer varer og tjenester.

Gitt det store utvalget av leverandører av varer, kan de klassifiseres i ulike grupper i henhold til ulike kriterier.

I en generalisert form kan alle leverandører av varer deles inn i to kategorier: produksjonsleverandører og mellomleverandører som kjøper produkter fra sine produsenter og selger dem til små og mellomstore kjøpere for senere detaljsalg.

Leverandørformidlere kan være grossistforetak på nasjonalt, regionalt nivå av ulike produktspekter (spesialiseringer), som danner grunnlaget for grossiststruktursystemet i forbrukermarkedet, grossistformidlere (distributører, meglerforetak, agentforetak, forhandlere), som f.eks. samt arrangører av grossistomsetning (grossistmesser, auksjoner, varebørser, grossist- og små grossistmarkeder, lagerbutikker, etc.).

Grossistformidlere i en markedsøkonomi får uavhengig betydning innen innkjøpsvirksomhet.

En distributør er et selskap som utfører salg på grunnlag av engroskjøp fra store industrielle produsenter av ferdige produkter. Dette er en relativt stor bedrift som har egne varehus og etablerer langsiktige kontraktsforhold med industrifolk.

Et meglerforetak er et foretak som yter mellomleddstjenester til offentlige og kommersielle strukturer ved anskaffelse, salg og utveksling av varer. Megler (individ) er en handelsformidler i å inngå transaksjoner mellom kjøpere og selgere av varer på en varebørs. Han opptrer på vegne av klienter og mottar godtgjørelse fra dem.

Forhandler er en juridisk eller fysisk person som utfører bytte- eller handelsformidling for egen regning og på egne vegne. Forhandlerens inntekt genereres fra differansen mellom kjøps- og salgspriser på varer, valutaer og verdipapirer.

Et viktig mellomledd i innkjøpsvirksomheten til en detaljhandelsbedrift er arrangørene av engroshandelsomsetning - varebørser, grossistmesser, auksjoner, grossistmarkeder og andre foretak. Hovedoppgaven til disse strukturene er å skape forutsetninger for å organisere innkjøps- og salgsaktiviteter til klienter. De fungerer som motparter når de bygger et system med økonomiske relasjoner til en detaljhandelsorganisasjon.

Etter territoriell basis er leverandører av varer lokale, ekstraregionale, republikanske og ikke-republikanske. Grossistbedrifter kjøper oftere varer fra ikke-regionale og ikke-republikanske leverandører, gitt at ikke alle regioner og republikker har utviklet produksjonen av mange varer og de må importeres. Grossistorganisasjoner overfører deretter disse varene til forhandlere. Lokale leverandører leverer ofte varer direkte til forhandlere, utenom grossister.

Leverandører er også forskjellig i sin tilknytning til et bestemt økonomisk system. Leverandører som tilhører samme system som inkluderer grossistkjøpere kalles in-system, resten kalles out-of-system.

I henhold til eierformen kan leverandører være private, statlige, kommunale, samvirke og andre eierformer.

Når de studerer kildene til kjøp av varer, lager kommersielle arbeidere spesielle kort for hver leverandør, og det anbefales å gruppere dem etter lokale, interregionale og interrepublikanske leverandører. Kortene inneholder data om produksjonskapasiteten til bedriften, mengde og utvalg av produkter, muligheten for å produsere andre varer, leveringsbetingelser for varer og annen informasjon av interesse for detaljhandelsorganisasjonen.

Rasjonelle økonomiske relasjoner bør etableres med leverandører av varer, hovedsakelig direkte og langsiktige kontraktsforhold, som tillater kjøp av varer direkte fra produksjonsleverandører på en stabil langsiktig basis. Å ekskludere grossistleverandøren fra systemet med økonomiske relasjoner vil således redusere kostnadene for de kjøpte varene betydelig og vil samtidig gi et konkurransefortrinn og høyere fortjeneste for detaljhandelen.

Salg og kjøp av varer på grossistmesser er en av de eldste formene for å sikre tilførsel av varelager til en detaljistorganisasjon. Grossistmesser ble holdt tilbake i den førrevolusjonære perioden, da Nizhny Novgorod, Kiev, Kharkov og andre messer var viden kjent. I perioden med en sentralisert, administrativ økonomi ble grossistmesser utbredt på midten av 60-tallet. På den tiden hadde de en positiv, progressiv betydning, da de tillot kjøpere å kjøpe varer mer fritt basert på prøvene som ble presentert, raskt formalisere transaksjoner med kontrakter, øke deres innflytelse på industrien og gjenopplive konkurranseånden mellom produsenter av identiske varer . Deretter fikk grossistmesser en stadig mer administrativ og retningsgivende karakter - de ble organisert av statlige styrende organer, prosedyren for deres avholdelse ble strengt regulert, salg og kjøp av varer distribuert sentralt, til faste utsalgspriser, rådde, i henhold til planen for knytte kjøpere til leverandører.

I forbindelse med overgangen til markedsrelasjoner mistet engrosmesser i deres administrative og direktivform sin betydning, siden de ikke sikret frie markedsforhold og kommersielle initiativ fra vareprodusenter og forbrukere. I løpet av denne perioden begynte nye handels- og mellomleddstrukturer - permanente varebørser - å bedre møte kommersielle mål. På grunn av noe kompleksitet ved å legge ut varer på auksjon på en varebørs, har imidlertid ikke engrosmesser mistet sin betydning som engroshandel utført på et fritt marked. Grossistmesser av internasjonal eller nasjonal skala, samt engrosmesser av regional betydning, har utsikter til utvikling i en markedsøkonomi.

Internasjonale selskaper (firmaer) - leverandører av varer fra nær og fjern utland - deltar på engrosmesser av internasjonal eller nasjonal betydning.

De er organisert av offentlige myndigheter, samt store kommersielle strukturer. På lokale grossistmesser, i motsetning til permanente varebørser for handel med homogene standardiserte varer, foretas transaksjoner for kjøp og salg av varer i et komplekst utvalg produsert av lokale produsenter.

På slike grossistmesser foretar kjøpere kjøp av varer basert på individuelt utvalg, sammenligning og utvalg fra en rekke produkter fra ulike produsenter til frie priser. På grossistmesser øker påvirkningen fra bransjeorganisasjoner på produksjonen av varer i forhold til vareutvalget og kvaliteten, prosessen med å inngå kontrakter akselereres, siden leverandører og kjøpere er i direkte kontakt. Messens arbeid ledes av messekomiteen, som kan opprette arbeidsorganer for messen (direktorat, voldgift, kontraktsregnskapsgruppe, etc.).

Engrosmatmarkeder er et sted for kjøp og salg av konkurransedyktige landbruksråvarer og mat fra engros- og detaljhandelsbedrifter og enkeltpersoner.

I en rekke utviklede markedsland spiller grossistmarkeder en viktig rolle, og inntar en midtposisjon mellom en grossistmesse og en varebørs. Men i motsetning til de to siste, har engrosmatmarkedet et eget lager.

En type grossistmarked er småskala engroslagerbutikker, primært rettet mot små kjøpere – detaljister. Små engrosvarehusbutikker har blitt utbredt i utlandet og kalles "cash and carry". De dukket opp første gang på 30-tallet, og nettverket deres er i utvikling frem til i dag.

Organisering av regnskap og kontroll over engroskjøp er en viktig del av kommersielt arbeid. Formålet med driftsregnskap og kontroll av engroskjøp er å gjennomføre daglig overvåking av fremdriften i leverandørenes oppfyllelse av leveringskontrakter for å sikre rettidig og uavbrutt mottak av varer i avtalt sortiment, riktig kvalitet og kvantitet.

Regnskap for oppfyllelse av leveringskontrakter kan utføres i spesielle kort eller journaler, hvor informasjon om faktisk forsendelse og mottak av varer registreres og tilfeller av brudd på kontrakter fra leverandører identifiseres. Alt dette er nødvendig for rettidig innsending av krav til leverandører.

Kommersiell aktivitet i handel er basert på innkjøpsarbeid: gründere bruker sine egne midler til å kjøpe varer, som deretter konverteres til kontanter med en viss økning (profitt).

Kommersielt arbeid i handel begynner med kjøp av varer med henblikk på deres påfølgende salg.

Hovedoppgaven med å kjøpe arbeid er lønnsomt anskaffelse av varer for å tilfredsstille forbrukernes etterspørsel. Innkjøpsarbeid er en av de mest ansvarlige funksjonene til handelsbedrifter. Riktig organiserte engroskjøp kan redusere sannsynligheten for kommersiell risiko forbundet med manglende salg av varer.

I kommersielle aktiviteter, under innkjøp, bestemmer en organisasjon behovet for å kjøpe varer og tjenester, identifiserer, evaluerer og velger spesifikke varemerker og leverandører.

Anskaffelsesprosessen inkluderer:

Kjøp av forbruksvarer;

Organisering av bevegelse av kjøpte varer;

Organisering av eierskifte og plassering;

Innsamling, analyse og overføring av informasjon til ulike avdelinger i en handelsbedrift (regnskap, salgsavdeling, transportavdeling).

Innkjøpsarbeid gjør det mulig å danne et optimalt sortiment av varer fra handelsbedrifter og påvirke produsenter av varer. Det er anskaffelser som sikrer effektiv drift av en handelsbedrift.

Varekjøp er anskaffelse (kjøp) av varer for videre tiltenkt bruk.

Etter sin økonomiske natur representerer kjøp engros- eller småskala handelsomsetning utført av handelsbedrifter (engroshandel, detaljhandel) eller enkeltpersoner med det formål å videresalg av innkjøpte varer.

I en markedsøkonomi har innkjøpsarbeidet i Russland endret seg radikalt.

I en økonomi med administrativ kommando var det et system med sentralisert tilknytning av kjøpere til leverandører, lagerfordeling av varer, ulikhet mellom økonomiske enheter og fullstendig mangel på uavhengighet og foretak hos selgere.

Den moderne tid med frie markedsforhold er preget av:

Flere kjøpskilder (leverandører);

Frihet til å velge partner for kjøp av varer;

Frihet til prissetting;

Likestilling av partnere;

Konkurranse mellom leverandører og kjøpere;

Initiativ, uavhengighet og virksomhet til en forretningsmann ved kjøp av varer.

Rasjonelt organiserte anskaffelser gjør det mulig å:

Å skape et konkurransedyktig utvalg av varer fra engros- og detaljhandelsbedrifter for å tilfredsstille behovene til målkundene;

Å påvirke produksjonen av varer i samsvar med kravene til forbrukernes etterspørsel;

Gi fortjeneste til et handelsforetak på grunn av forskjellen mellom kjøps- og salgspriser.

Kjøp og salg av varer, som utgjør innholdet i kommersielle forhold til handelsbedrifter som er involvert i levering av varer, er det første stadiet i organiseringen av overføringen av varer fra produksjonssfæren til forbrukssfæren.

For engrosforetak er grossistkjøp og -salg grunnlaget for deres forretningsvirksomhet. Detaljhandelsbedrifter som deltar i engroshandel foretar overveiende engroskjøp, som er den viktigste betingelsen for deres hovedvirksomhet - salg av varer til publikum.

Kommersielt arbeid med engroskjøp av varer under markedsforhold er basert på prinsippene for moderne markedsføring. Kommersielle arbeidere, ved hjelp av markedsføringsstrategier (policyer), mottar informasjon og må, basert på den, bestemme: hva de skal kjøpe; hvor mye å kjøpe; fra hvem du skal kjøpe; under hvilke betingelser å kjøpe.

Beslutninger om de to første spørsmålene bør tas i samarbeid med spesialister fra innkjøpsavdelingen og markedsavdelingen (service), og dersom det ikke er markedsførere i staben, sammen med ledere (selgere) av salgsavdelingen og lagerarbeidere.

Å bestemme fra hvem det skal kjøpes og på hvilke vilkår er det direkte ansvaret til personen som er engasjert i innkjøpsaktiviteter.

Forretningsmenn mottar informasjon: i hvilke regioner er etterspørselen etter disse produktene (markedskapasitet) høyest; hvor kjøp av produkter og distribusjon av disse kan gi størst fortjeneste.

Kommersielle firmaer styres av resultatene av markedsundersøkelser og bygger innkjøpspolitikken. De inngår langsiktige avtaler med leverandører av de varene det forventes å øke etterspørselen etter.

Informasjon fra markedsføringstjenester gjør det mulig for kjøpmenn å forberede seg på forhånd for å skifte leverandør av foreldede varer til andre som har mestret produksjonen av mer moderne eller fundamentalt nye varer.

I hvert enkelt tilfelle tar kjøpmenn hensyn til forholdene som handelsforetaket opererer under, prognoseforhold, informasjonsstøtte og andre faktorer.

Arbeid med engroskjøp av varer inkluderer et kompleks av innbyrdes relaterte kommersielle transaksjoner. Hele anskaffelsesprosessen består av foreløpige, faktiske anskaffelser og endelig kommersiell drift.

Foreløpige anskaffelser inkluderer:

Studere og forutsi forbrukernes etterspørsel;

Bestemme behovet for varer;

Identifisering og studie av innkjøpskilder, valg av leverandører;

Utarbeidelse av søknader og bestillinger for levering av varer;

Utvikling av pre-kontraktuelle krav til leverandører og leveringsbetingelser.

Selve innkjøpsoperasjonene inkluderer:

Inngå kontrakter og engangstransaksjoner for levering av varer;

Avklaring av det utvidede utvalget av leverte varer;

Aksept av varer og deres betaling til leverandører.

Endelige anskaffelser inkluderer:

Driftsregnskap for gjennomføring av forsyningskontrakter;

Registrering og presentasjon av straffer for brudd på leveringskontrakter;

Kontroll over fremdriften av engroskjøp.

Innkjøp av varer er umulig uten å studere og forutsi forbrukernes etterspørsel. Den innsamlede informasjonen på forespørsel lar deg rettferdiggjøre kommersielle beslutninger om kjøp av varer.

I forhold til innstramminger, når det ser ut til at alle kilder allerede er oppbrukt, vær oppmerksom på materialkostnadene igjen. Og ikke bare for råvarer og rekvisita, men også for utstyr, tjenester og arbeid i større grad.

Følg alle reglene nedenfor strengt innkjøpsorganisasjon, du vil meget raskt øke effektiviteten og kontrollerbarheten til virksomheten din på grunn av en reell kostnadsreduksjon, men uten tap av kvalitet. Samtidig vil du ha en ubestridelig fordel i forhold til konkurrenter som vil vurdere disse reglene for revolusjonerende eller latterlige.

Du må kanskje overvinne motstand fra dine egne innkjøps-, bygge- og investeringsforvaltere; de vil definitivt bevise at det er akkurat slik alt fungerer for dem, om ikke bedre. Hvis forretningsprosessene deres virkelig er basert på de samme reglene, trenger du ikke lese videre: anskaffelsen din er i full orden. Men fortsatt, for kontroll, se på bedriftens poengsum i resultatene av "National Procurement Transparency Rating" eller få den beregnet ved å bruke den elementære metodikken som er beskrevet der. Hvis du ikke havner på toppen av rangeringen, har du definitivt rom for å redusere kostnadene. Din bedrifts kjernevirksomhet og langsiktige forretningsforhold vil ikke bli påvirket. I denne artikkelen beskrev jeg erfaringen jeg fikk ved å overvinne mine egne feil, samt uventede oppdagelser og paradoksale løsninger.

Regel nr. 1. Bryt først konseptet "kunden har alltid rett"

Tenk om konseptet "kunden har alltid rett." "Leverandøren har alltid rett" kommer deg til gode. Tenk på det. Hvem foretar innkjøp i din bedrift? Leverandører, byggherrer, sjefstekniske spesialister, advokater m.m. Er de kjøpere? Tross alt, i alle leveringskontrakter, er signaturen din i "Kjøper"-kolonnen. Du er en ekte kjøper, og de er bare dine ansatte, som skjermer seg selv med ordtaket «kjøperen har alltid rett» fra nye leverandører som tilbyr billigere analoger eller materialer med nye forbrukeregenskaper, moderne, mer produktivt utstyr, nye teknologier innen bygg og anlegg. , etc. Under slagordet «kunden har alltid rett» kan nesten alle leverandører stå bak! Og jo flere leverandører det er, jo høyere konkurranse, jo høyere kvalitet og lavere priser. Dette er loven! Bare gi leverandører og entreprenører muligheten til å nå sitt potensial. Hvordan gjøre det? Bygg et system for rettferdige, åpne konkurransedyktige anskaffelser i bedriften din.

Regel nr. 2. Start med å velge leder for budavdelingen

Hovedkravet er erfaring med å introdusere innovasjoner og ønske om å jobbe med nye metoder. En viktig forutsetning er erfaring og godt omdømme i anskaffelser. Hovedansvaret er å implementere prinsippene beskrevet i artikkelen. Gi ham tilstrekkelig myndighet til å utvikle, justere regelverk og administrere personell. Det er nok at han har erfaring med innkjøp. Dette vil bare skade hans underordnede. I dette tilfellet er det lettere å undervise enn å omskolere. Så snart lederen er identifisert, må han finne trofaste assistenter: ærlige, kommunikative, superansvarlige teknikere uten erfaring med innkjøp. Designingeniører er gode kandidater. Deres tekniske kompetanse og punktlighet er det du trenger.

Deres hovedansvar er å fremme konkurranser, det vil si å skape maksimal konkurranse blant dine leverandører og entreprenører.

Regel nr. 3. Overvåk personlig kun to nøkkelindikatorer

Den første indikatoren er gjennomsnittlig antall deltakere som sendte inn forslag til konkurransen. Til å begynne med, installer den minst 3, og etter seks måneder minst 5. Dette er den viktigste indikatoren som karakteriserer ikke bare arbeidet til assistenter, men også anskaffelsessystemet som helhet. Den ideelle poengsummen er 8 eller mer i gjennomsnitt per konkurranse. Dette er oppnåelig, men veldig vanskelig. Hvis tallet på 3-4 deltakere kan oppnås av assistenter, er 8 arbeidet til et helt team bestående av leverandører, tekniske spesialister, økonomer, sikkerhetsspesialister, byggherrer, advokater, etc. Faktisk er å oppnå 8 deltakere en indikator på den høyeste involveringen av bedriftstjenester i den effektive anskaffelsesprosessen. Hovedoppgaven til din nye innkjøpssjef er å organisere dette teamet. De som er misfornøyde vil gå av seg selv. Når du aksepterer nye, er det bare å informere dem om at alle kjøp fra deg utføres på et rettferdig og konkurransedyktig grunnlag. Reaksjonen vil være fantastisk. Som regel har søkere en svært negativ holdning til dette, noe som er veldig rart for et intervju. De begynner å krangle, og gir eksempler på umuligheten av å holde en konkurranse for dette eller det. Vi gjennomførte rundt 50 intervjuer og konkluderte med at fornektelse av integritet ved anskaffelser allerede ligger i blodet på mange. Ikke ansett ansatte med erfaring fra klassiske anskaffelser.

Den andre indikatoren er andelen anskaffelser utført på konkurransedyktig basis av den totale mengden anskaffelser. Det er viktig å ikke sette seg fast i detaljer. Brorparten av besparelsene ligger i bare 20 % av budsjettpostene, som vanligvis utgjør 80 % av beløpet. Fokuser på disse kostnadene. Konkurranser for dem vil gi raske, betydelige resultater. I motsetning til den første indikatoren, er ingen stadier nødvendig her. Sett opp en barriere med en gang.

Instruer lederen av anbudsavdelingen å utarbeide en ordre om at implementeringen av den elektroniske handelsplattformen (ETP) har begynt, og etter 1,5-2 måneder alle kontrakter for levering, levering av tjenester og utførelse av arbeid over 100-300 tusen rubler (for eksempel) signeres bare hvis det er enighet om at konkurransekommisjonen og konkurransearket er godkjent av direktøren, det vil si deg. Følgelig, hvis aksept og betaling av inventarvarer, arbeider og tjenester uten signerte kontrakter allerede er forbudt og nøye kontrollert (hvis ikke inkludert i samme ordre), vil ikke et eneste kjøp gli forbi konkurranseprosedyrene, med unntak av den godkjente listen over prioriterte leverandører. Utarbeidelsen av listen må behandles nøye og veldig praktisk. Naturligvis bør det inkludere de samme 20 % av kostnadene: varer og materialer, verk og tjenester levert av monopolistiske foretak, offentlige etater, lokale myndigheter, føderale statlige enhetsforetak, kommunale enhetsforetak osv. I tillegg er det verdt å inkludere i dette liste opp lavverdimaterialer som utgjør følgende kostnadsposter: medisiner, skrivesaker, husholdningsbehov, mat osv. Generelt bør listen inneholde alt det er dumt eller økonomisk upraktisk å gjennomføre konkurranseprosedyrer for. Vær forsiktig! Finansmenn vil definitivt kreve at kreditt-, leasing- og forsikringsorganisasjoner inkluderes på listen. Regnskap – russiske og utenlandske revisjonsselskaper. Advokater – takstmenn og tomteutviklere. Dette er en fangst, det er i disse områdene åkeren er upløyd. Du vil bli overrasket over resultatene. Hvis spørsmålet oppstår: "å holde en konkurranse eller ikke," så er det bare ett svar: "å holde." Dette prinsippet har aldri sviktet oss.

Regel nr. 4. Valg av elektronisk assistent

Det viktigste trinnet i organisering av innkjøp er å velge en elektronisk handelsplattform (ETP). De er veldig like, men valget bør være basert på tilstedeværelsen av følgende funksjoner: en konkurranselogg (evnen til å overvåke fremdriften av prosedyrer og rettidige korrigerende handlinger), fraværet av en elektronisk digital signatur, muligheten for gratis deltakelse for leverandører, et konkurranseark, en resultatrapport. Hvis virksomheten din har en holdingstruktur, og foretakene er i forskjellige deler av Russland, trenger du fortsatt muligheten til å bygge et virtuelt holdingselskap på ETP. Hvis du allerede jobber med EPT, betyr dette ingenting. Effektiviteten av arbeidet ligger ikke i ETP, men i hvordan du bruker den.

• Hvordan lage en innkjøpsavdeling: 2 effektive konstruksjonsmodeller

De viktigste prinsippene for å jobbe på en elektronisk handelsplattform

1. Ingen barrierer for leverandører. Helt utelukke alt som begrenser antall leverandører, nemlig: urimelig korte frister for gjennomføring av prosedyrer, foreløpig utvalg av leverandører, kontantdepositum, bankgaranti, elektronisk digital signatur, deltakeravgift, en bunke med inngående dokumenter mv.

2. Gjennomfør to-trinns budgivning på komplekse elementer av høy verdi. En åpen konkurranse (samling av forslag) pluss en nedgraderingsauksjon blant konkurransedeltakere hvis forslag tilfredsstiller dine tekniske spesialister. For standard, rimelige materialer er en ett-trinns konkurranse med åpen minstepris tilstrekkelig. Faktisk er dette en konkurranse med nedadgående auksjonseffekt.

3. Fullstendig åpenhet. Til tross for de objektive argumentene til "erfarne" ansatte, hold ikke lukkede konkurranser når bare enkelte deltakere er invitert. Maksimal åpenhet i det første trinnet er nøkkelen til en vellykket nedgraderingsauksjon i fremtiden. Følg regelen: "All informasjon som kan være tilgjengelig for minst én av dine ansatte skal være tilgjengelig for alle." La alt være tilgjengelig for deltakerne i konkurransen: minimumsprisen, navnene på deltakerne, navnet på vinneren og vinnerens pris. Dersom det er tre eller flere deltakere, er risikoen for leverandørsamarbeid ubetydelig. I vår praksis skjedde dette et par ganger i 3000 konkurranser. Naturligvis kan en auksjon holdes i lukket form, men den må holdes på en elektronisk handelsplattform. Generelt, glem kjedelige papirkonkurranser! På ETP kan du gjennomføre auksjoner på absolutt alt.

4. Egenerklæring. Tenk på at enhver deltaker som sendte inn et teknisk og kommersielt forslag til konkurransen på forhånd er enig i konkurransevilkårene og er en god tro leverandør, skattebetaler osv. Hvis han jukser og bedraget fører ham til seier, er det greit. Sikkerhetstjenesten vil fortsatt oppdage svindel på tidspunktet for kontraktsinngåelse eller tidligere. Inngå avtale med neste budgiver. Dette prinsippet vil redusere tiden det tar å sjekke alle deltakere. Og det kan være mer enn 30 av dem!

5. Ingen "svarte" lister. Forby dannelsen av "svarte" lister over leverandører hos bedriftene dine. De ender ofte opp ikke av objektive grunner, men for eksempel på grunn av et ikke-kritisk brudd på leveringsfristen. Gi dem en sjanse til å rehabilitere seg selv. Selv om en leverandør virkelig fortjener å stå på svartelisten, inviter ham likevel til konkurranser. Bare ignorer det når du ser på resultatene. Bare det å finne den i konkurransen øker konkurransen og øker dermed besparelsene dine.

6. Avslutt alltid konkurranseprosedyrer med reelle grunner, selv om disse årsakene er ubehagelige for deg. Hvis avsluttet med en vinner, angi hva som forårsaket denne avgjørelsen. Hvis det ble stengt uten en vinner, angi hvorfor dette faktisk skjedde. Hvis du avslutter prosedyren for å overføre den til en auksjon, angi hvem som er tatt opp på auksjonen og hvem som ikke blir tatt opp og av hvilke grunner, hva startprisen vil være, angi dato for auksjonen osv. Denne tilnærmingen har en positiv effekt på leverandørlojaliteten til din bedrift. Deltakere, selv om de tapte eller ikke ble tatt opp til neste trinn, må vite årsakene til dette. Hvis grunnene er tilstrekkelige, vil deres holdning til bedriften din være tilstrekkelig. Hvis årsakene er forvrengt, vil misfornøyde leverandører forsvare seg. Det er tilfeller der en leverandør ikke har lov til å delta i en auksjon på grunn av teknisk manglende samsvar med det foreslåtte materialet. Leverandøren, etter å ha lært om dette, tilbyr et annet produkt. Tekniske spesialister bekrefter samsvar. Han slipper inn på auksjonen og vinner ved å gi den laveste prisen. Og det kommer hundrevis av slike små suksesshistorier.

7. Ikke la dine ansatte manipulere leverandørene dine, og leverandørene dine vil slutte å manipulere deg.

8. Leverandører er smarte og tannsterke. Du trenger bare å gi dem muligheten til åpent å presentere selskapet, foreslåtte tekniske løsning eller prosjekt foran alle andre deltakere. Tro meg, ingen på slike møter tillater seg å si for mye. Konkurrentene vil raskt forbedre seg. Og akkurat i går var veltalende mekanikere og byggherrer tause, fordi... De, viser det seg, er utenfor tema. Men i går forklarte de deg uforståelige begreper og fordeler med skum fra munnen. Faktum er at det kun er produsenter, leverandører og entreprenører som har den mest oppdaterte tekniske informasjonen. Du trenger bare å gi dem ordet. Det er ikke nødvendig å samle alle i forsamlingshuset. De som er nær kommer personlig, de som er langt unna kan delta via Skype. Hovedsaken på slike tekniske møter er å eliminere diskusjonen om priser og betalingsbetingelser fullstendig. Velg alle som passer deg fra et teknisk synspunkt og gjennomfør en elektronisk kortauksjon. Og Hans Majestet Auksjonen vil sette alle leverandører på plass. Og de som sparket på døra i går blir små og veldig imøtekommende.

Regel nr. 5.Fordeling av funksjoner i teamet

Absolutt alle ansatte som tidligere valgte leverandører og entreprenører vil sabotere endringene. Åpent og hemmelig. Sammen og alene. Den viktigste oppfinnelsen for å overvinne dette problemet var den konvensjonelle fordelingen av funksjoner og ansvar. Når du organiserer prosessen, er det viktig å vurdere følgende ansvarsfordeling:

1. Leverandører – gi tilbud på kjøp av varer og materialer og inngå kontrakter med vinnerne.

2. Tekniske spesialister, byggherrer, finansiører - utarbeide tekniske spesifikasjoner for utstyr, arbeid og tjenester innen sitt felt, delta i arbeidet til konkurransekommisjonen og inngå kontrakter med vinnerne.

3. Ansatte i den nye handelsavdelingen:

• sjekke konkurranser dannet av leverandører og promotere dem;
• danne konkurranser for tekniske spesifikasjoner og promotere dem;
• organisere møter i konkurransekommisjonen;
• forberede, koordinere og godkjenne av deg protokoller for konkurranser og auksjoner.

4. Advokater utvikler standardkontrakter for ulike typer anskaffelser. Disse kontraktene må vedlegges tilbud på forhånd for å redusere tiden for inngåelse vesentlig i fremtiden.

5. Finansiørers rolle i budgivning er kun å sammenligne tilbud med ulike betalingsbetingelser. Hvis du instruerer dem til å utvikle en sammenligningstabell på forhånd, vil dette lette arbeidet betydelig for alle medlemmer av kommisjonen og kan brukes til raskt å ta beslutninger om å velge den beste leverandøren i enkle konkurranser om standard og rimelige varer og materialer.

6. Sikkerhetsvakter overvåker fremdriften av prosedyrer og sjekker vinnerne for pålitelighet.

Du sier: "Hvem velger leverandører nå?" Det viser seg at valget tas av teamet!

Regel nr. 6.Den beste motivasjonen er penger!

Når systemet fungerer, vil du selv se kilden til oppmuntring for konkurranselaget. Beregningsformelen er enkel. Startprisen på auksjonen minus sluttprisen – se på dette som den økonomiske effekten. Tar du 10 % for motivasjon, kan dette øke lønnssummen til medlemmene i konkurranselaget opptil to ganger. Ikke så mye lønn for flott arbeid.

Og nå om magien med disse pengene. Hvis du fordeler disse 10 % rettferdig på forhånd blant alle medlemmene av konkurranselaget, så vil alle på slutten av auksjonen kunne beregne hvor mye de har tjent. Dette tvinger alle til å se etter flere og flere nye måter å øke sparemengden på. Sikkerhetsvakter vil sjekke deltakerne mer nøye, men denne gangen for "pålitelighet", for ikke ved et uhell å ekskludere dem fra en auksjon som ga en mistenkelig lav pris. Finansmenn vil ikke insistere på 90 dagers forsinkelse, men vil finne en løsning for å endre auksjonsbetingelsene til 10 dagers forsinkelse, siden flere leverandører gir superpriser for dem. Advokater vil begynne å vise fleksibilitet og interesse for å inngå kontrakter så raskt som mulig, slik at prisene oppnådd av teamet ikke "går bort." Tekniske spesialister vil velge basert på prinsippet om rimelig tilstrekkelighet, og ikke med en trippel sikkerhetsmargin, slik at det varer i århundrer. Og så videre... Systemet vil bli stadig forbedret. Fordelen din er åpenbar og krever ikke bevis.

• Eksempler på motivasjon av ansatte - vellykkede saker i Russland og verden

Hvilke betalingsbetingelser i konkurransen er mer lønnsomme for deg?

For å oppmuntre budvinnere til å oppfylle sine forpliktelser, sett en 100 % forsinkelse i alle anbud i 30 dager etter levering av varer og tjenester av riktig kvalitet. Som regel bør betalingsutsettelse ikke være mer enn 30 kalenderdager, siden en lengre periode påvirker antall deltakere negativt og blåser opp prisene, uforholdsmessig til bankens interesse. Praksis viser at i dag kan forskjellen mellom prisen på et tilsvarende produkt med en utsettelse på 30 og 90 dager komme opp i 50 %, fordi prisen i tillegg til renter på lånet også inkluderer risikoen for manglende betaling generelt. 50 % for to måneder er omtrent 300 % per år. En bankers drøm.

Faktisk er du tvunget til å betale ikke bare for varene eller tjenestene til leverandøren, men også for det komfortable livet til den som ga pengene. Og det er ikke alltid en bank. Det er svært få leverandører som er villige til å drive en så risikabel virksomhet. Konkurransen er sterkt redusert. Både du og leverandørene lider under dette. En utsatt betaling bør inkluderes i konkurransevilkårene bare for å eliminere kjøperens risiko, men den bør være minimal. Ideelt sett bør perioden være tilstrekkelig til å utføre inngangskontroll og betale, ikke mer. Det er mer lønnsomt å ta opp lån til en forståelig rente og kjøpe til minimum konkurransedyktig pris enn å betale en uforståelig rente inkludert i prisen av Leverandøren av desperasjon.

Hvordan unngå teknisk lobbyvirksomhet

Omform problemet for dine tekniske spesialister. Tross alt, nå slipper de å velge utstyr eller tjenesteleverandører på egenhånd. Betro dem deres karakteristiske oppgave - å utarbeide tekniske spesifikasjoner (TOR) for nødvendig utstyr, service eller arbeid. De tekniske spesifikasjonene bør inneholde generelle parametere, men gi en nøyaktig ide om emnet for anskaffelse. Dette vil raskt identifisere analfabeter og utvide listen over leverandørtilbud betydelig. Det spiller ingen rolle at kvaliteten på tekniske oppdrag først vil etterlate mye å være ønsket. Det er viktig at de er tilgjengelige for alle villige leverandører. De vil identifisere unøyaktigheter og anbefale nødvendige justeringer. Vennligst gjør de korrigerte oppgavene offentlig tilgjengelige igjen. Gi beskjed til alle deltakere om dette. Og slik vil du nå den perfekte tekniske spesifikasjonen.

Hvordan oppnå maksimal konkurranse i en auksjon

For å oppnå maksimalt konkurransenivå i auksjonen, sett startprisene for auksjonen lik minimumsprisene til deltakeren hvis tilbud oppfyller konkurransebetingelsene, ikke bare i tekniske termer, men også når det gjelder betaling. Dersom ingen av budgivernes forslag oppfyller de fastsatte betalingsbetingelsene, må forsinkelsen fastsatt i Auksjonen reduseres.

Som nevnt ovenfor påvirker betalingsutsettelse for leverte produkter eller tjenester i stor grad prisen. Ved fastsettelse av startpris på auksjonen er det viktig å ta hensyn til at deltakerne i konkurransen kan sette sine priser på ulike betalingsbetingelser, til tross for de fastsatte. Følgelig, hvis du tar minimumsprisen, og den ble sendt inn på forhåndsbetalingsbasis eller med en kortere frist enn nødvendig, vil sannsynligvis denne leverandøren ganske enkelt bekrefte prisen og auksjonen vil ikke finne sted. Det vil i dette tilfellet være riktig å sette en startpris, som er minimum av de tilsvarende betalingsbetingelsene, og å formidle disse betingelsene til alle deltakere igjen og flere deltakere vil begynne å ta skritt for å senke prisen. Auksjonen har startet - resultatet er mottatt! Hvis en annen situasjon oppstår når ingen av konkurransedeltakerne bekreftet den nødvendige utsettelse, kan ingenting gjøres - en markedssituasjon. Det er nødvendig å velge minimumsprisen med det mest passende betalingsalternativet og gjennomføre en auksjon på disse betingelsene.

I 2014, ved en av kullindustribedriftene, takket være implementeringen av disse reglene, ble følgende indikatorer oppnådd:

1. Gjennomsnittlig antall konkurransedeltakere: 5,2 for varer og materialer, 8 for tjenester og arbeider.
2. Andelen av kjøp gjennom ETP er 100 % (bortsett fra listen over prioriterte leverandører).
3. Reduksjon i innkjøpspriser for varer og materialer - 16,1 % (inkludert på auksjoner - 10 %).
4. Reduksjon i prisene for kjøp av verk og tjenester - 42,5% (inkludert på auksjoner - 17,4%).

Dmitrij Grachev Uteksaminert fra fakultetet for teknologi ved Siberian Metallurgical Institute oppkalt etter. Sergo Ordzhonikidze og Fakultet for økonomi ved Tomsk Polytechnic University. Fra 1992 til 2007 jobbet han i ledende stillinger innen innkjøp innen metallurgi - OJSC ZSMK (EVRAZ) og OJSC NMZ im. Kuzmina (ESTAR), og i 2007-2015 i kullindustrien - Belon OJSC (MMK) og TopProm CJSC (gruvedrift, prosessering og salg av kullkonsentrat). Har rik tjue års praktisk erfaring med å organisere innkjøpsaktiviteter. Grunnlegger av Hermes Auction Center LLC. Spesialiserer seg innen innkjøpsorganisasjon.

LLC "Auksjonssenter "Hermes"
Aktivitetsområde: outsourcing av konkurranseprosedyrer og rådgivning om anskaffelsesaktiviteter til foretak
Antall ansatte: 7 personer

Funksjoner ved anskaffelser under 223-FZ er tilstedeværelsen av spesielle regler for anskaffelse av visse typer juridiske enheter, deres rettigheter, plikter og ansvar. La oss finne ut hvilke organisasjoner som kan gjennomføre offentlige anskaffelser under 223-FZ og hvilke funksjoner denne loven etablerer.

Hvem er kunden under 223-FZ

En kunde under 223-FZ er en organisasjon i hvis autoriserte kapital, i tillegg til egne midler, er en statlig andel på 50 % eller mer. Loven identifiserer (del 2, artikkel 1):

1. Statlige selskaper og selskaper.
2. Offentligrettslige selskaper.
3. Emner for naturlige monopoler.
4. Organisasjoner som driver regulert virksomhet innen gass-, vann-, varme- og elektrisitetsforsyning mv.
5. Autonome institusjoner.
6. Næringsselskaper (50 % av kapitalen - statsandel).
7. Datterselskaper (50 % av kapitalen - andelen enheter fra punkt 1-6).
8. Datterselskaper (50 % av kapitalen - andelen enheter fra punkt 7).
9. Budsjettinstitusjoner som bruker tilskudd, egne midler, tiltrekker underleverandører for utførte kontrakter.
10. Statlige enhetsforetak og kommunale enhetsforetak kjøper på bekostning av tilskudd og egne midler, med involvering av underleverandører for utførte kontrakter, uten å tiltrekke midler fra de tilsvarende budsjettene til budsjettsystemet. Klausulen gjelder dersom det foreligger en anskaffelsesforskrift godkjent og lagt ut før 01.01.2019.
11. FSUE fra listen (Order fra regjeringen i den russiske føderasjonen nr. 2931-r datert 31. desember 2016).

Eksempler på slike organisasjoner inkluderer:

1. PJSC Gazprom.
2. Gazprom Invest LLC.
3. JSC "EK Lenenergo".
4. SPbGBUK "CPkiO im. CM. Kirov".

Slike organisasjoner har store økonomiske ressurser på grunn av statlig støtte. Takket være innkjøpsaktiviteter oppfordrer de leverandører til å delta i anbud, utvide sine muligheter og utvikle konkurranse. Dessuten må de bruke penger og tilfredsstille behov effektivt. Men det er en risiko for at slike kjøpere kan misbruke sin stilling. Derfor ble det opprettet en egen lov for slike selskaper - 223-FZ.

Full liste over føderale statlige enhetsforetak som kjøper under 223-FZ

Ansvar og rettigheter til kunden under 223-FZ

Det er funksjoner for hvordan kunden gjennomfører kjøp under 223-FZ. Det interne hoveddokumentet her er anskaffelsesforordningen (del 2, 3, artikkel 2), som i detalj beskriver prosedyren og alle stadier av slike aktiviteter. Dokumentet publiseres i Unified Information System innen 15 dager etter godkjenning.

Plikten til å kjøpe deler av produktene fra små og mellomstore bedrifter består fortsatt (klausul 2, del 8, artikkel 3). Det bør være et avsnitt om dette i planen.

Loven fastsetter også rettighetene til kunden:

1. Krev at deltakerne ikke inkluderer useriøse leverandører i registeret i henhold til lov nr. 223 og nr. 44.
2. Alle dokumenter kan publiseres ikke bare i Unified Information System, men også på din egen nettside (bortsett fra statshemmeligheter).
3. Det er tillatt å ikke publisere informasjon om prosedyrer hvis beløp er mindre enn 100 000 rubler, og hvis inntekten er mer enn 5 milliarder rubler. - mindre enn 500 000 rubler. (Del 15, artikkel 4).

Er det mulig å klage til FAS?

Leverandører, utøvende myndigheter for konstituerende enheter i den russiske føderasjonen og Corporation for Development of Small and Medium Enterprises kan kontakte FAS (del 10 av artikkel 3) for å sende inn en klage under 223-FZ om handlingene til kunden hvis:

1. Reglene for å plassere innkjøpsregelverket i Unified Information System ble brutt.
2. Leverandører er pålagt å fremlegge dokumenter som ikke er angitt i konkurransegrunnlaget.
3. Produktene kjøpes uten gyldig forskrift og uten å anvende bestemmelsene i lov nr. 44.
4. Upålitelig eller fullstendig fraværende informasjon er publisert i Unified Information System om årlige kjøpsvolumer fra SMB.

Generelt vil algoritmen for å sende inn en klage være lik bestemmelsene i lov nr. 44.

Bøter under 223-FZ for kunder i 2019

Tilfeller av brudd vurderes av FAS (artikkel 23.83 i den russiske føderasjonens kode for administrative lovbrudd). Bøtebeløpene for en bestemt overtredelse er samlet i tabellen.

Les mer om når de får bot i artikkelen.

8. november 2018 la FAS ut et utkast til føderal lov på det offisielle nettstedet for utkast til forskrifter. Prosjektet fastsetter administrative bøter, inkludert for sen betaling. Du finner en tabell over nye straffer i artikkelen.