Journal for registrering av bestillinger for personalvirksomhet prøve. Journal for registrering av bestillinger for personell: et eksempel på å fylle ut en bok, en forklaring av de grunnleggende kravene, pluss nyttige tips

Ordreregisteret (instruksjoner) for hovedaktiviteten viser til organisasjonens interne dokumenter. Det bør gjennomføres av statlige organer, lokale myndigheter og alle organisasjoner, uavhengig av eierform.

Hva er registreringsbøker for?

Hovedformålet med slike bøker er muligheten til å kontrollere hele dokumentflyten til bedriften.

I tillegg, ved inspeksjon av statseide foretak og offentlige etater, kan reguleringsmyndigheter (skatt, arbeidsdepartementet, innenriksdepartementet, pensjonsfond) be om dokumenter for å rettferdiggjøre og bekrefte de økonomiske operasjonene som er utført og kostnadene ved dem. Riktig vedlikehold av intern dokumentasjon vil i stor grad lette kommunikasjonen med kontrollørene.

Lokale handlinger registrert i boken lagres i arkivet gjennom hele organisasjonens eksistens (artikkel 258 i listen, godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 25. august 2010 N 558).

Målene med journalføring inkluderer:

muligheten til å få informasjon om det totale antallet registrerte forvaltningshandlinger av denne typen;

muligheten til raskt å søke etter ønsket dokument;

gi dokumentet status som et bindende dokument (et sterkt argument i tilfelle tvister med ansatte i bedriften).

På slutten av artikkelen kan du laste ned et eksempelregister over bestillinger for hovedaktiviteten.

Hvilke lokale handlinger er registrert i journalen

Registrering er underlagt pålegg om fastsettelse av visse lokale normer for alle eller de fleste ansatte i virksomheten, både ledende og ordinære. Slike forskrifter kan gjenspeile:

spørsmål om økonomisk aktivitet;

planleggingssystem;

rapporteringsprosedyre og struktur;

bygge en salgsstrategi;

forretningsutfordringer.

Typiske bestillinger, som er registrert i boken, kan være bestillinger om:

utnevnelse av en direktør;

opprettelse av en gren;

innføring av bemanning;

godkjenning av arbeidsforskrifter;

sikre forretningshemmeligheter;

gjennomføre interne revisjoner og sertifiseringer mv.

Eksempel på ordrebok for kjerneaktiviteter

Skjemaet er ikke lovfestet. Hver organisasjon har rett til å utvikle og godkjenne innholdet og formen til boken, under hensyntagen til aktivitetens spesifikasjoner. Vi tilbyr en prøvelogg over bestillinger for hovedaktiviteten.

Du kan også bruke standard bøker-magasiner tilgjengelig på markedet.

I praksis er det utviklet en standard prosedyre for utfylling av journalskjema.

På omslaget skal du angi i hvilken periode det gjennomføres, og informasjon om den som er ansvarlig for å fylle ut. Vanligvis er dette enten en ansatt i personalavdelingen, eller en assisterende sekretær.

Serienummeret til dokumentet.

Datoen for det registrerte dokumentet er kalenderdatoen for dets undertegning.

Navn eller kort innhold av emnet for den registrerte lokale handlingen.

Ansvarlig for utførelse - fullt navn på den ansatte som kontrollerer utførelsen av ordren.

Merknader - diverse opplysninger om innhold og utførelse av bestillingen.

Andre kolonner som er nødvendige, etter administrasjonens mening, i organisasjonen.

Det er to alternativer for logging: på papir eller i elektronisk form. Valget av alternativ sikres best ved en lokal handling.

Hvis boken for registrering av interne bestillinger holdes manuelt, er det nødvendig å nummerere sidene i journalen ved å bruke den kontinuerlige nummereringsmetoden fra første til siste side, og sy alle arkene i boken. Et klistremerke med informasjon er limt på baksiden av fastvaren: antall sammensydde ark; stilling og fullt navn personen som er ansvarlig for å opprettholde den (lederen av organisasjonen eller en annen ansatt utnevnt av det administrative dokumentet), signaturen til den ansvarlige, organisasjonens segl (bør gå minst en tredjedel på klistremerket).

Hvis journalen føres elektronisk ved hjelp av spesielle programmer, er det ikke nødvendig å duplisere den på papir. I dette tilfellet er det den som har rett til elektronisk signatur som er ansvarlig for å føre journalen.

Det er praktisk å starte registre for registrering av bestillinger for ett kalenderår. Følgelig utgis en ny bok årlig, nummereringen av ordrene starter fra begynnelsen.

Den skal ikke inneholde:

rettelser;

slettinger;

urimelige gjennomstrekninger;

korrigerte oppføringer;

brudd i sidenummerering (revet sider).

Om nødvendig bør korrigeringer gjøres nøye.

Slik kan et utvalg av utfylling av ordrejournalen for hovedaktiviteten se ut.

Så registrering i boken gir dokumentet rettskraft, da det fikser det faktum at det ble opprettet og mottatt. Inntil dokumentet er tinglyst er det ikke tildelt nummer, det kan ikke anses som utført.

Tatt i betraktning at ordren i personell og dokumenter er en av komponentene i suksessen til enhver virksomhet, kan organiseringen av kontorarbeid, inkludert systemet for registrering av lokale forskrifter, kalles et av de viktigste elementene på veien til suksess og økonomisk bedriftens velvære.

Format: 210 x 288 (vertikalt)
64 sider, nummerert
Snøret, forseglet
Omslag: gyllen papp
Avtakbart gjennomsiktig PVC-deksel

– brukes til å registrere ordre om opptak, overføring og oppsigelse av ansatte, samt andre ordre med holdbarhet 75 år gammel.

Et eksempel på å fylle hoveddelen av tidsskriftet:

Magasinet inneholder tilleggsmateriell:

Det skal bare bemerkes at ordre om utnevnelse av de første personene i foretaket, de tjenestemenn som er nevnt i charteret (for eksempel daglig leder, regnskapssjef, leder for internkontrolltjenesten), er bestillinger for kjernevirksomhet og ikke av personell.

Registrering av visse typer bestillinger for personell utføres i samsvar med de enhetlige formene for primær regnskapsdokumentasjon for personaljournaler. Dekret fra Russlands statsstatistikkkomité datert 05.01.2004 nr. 1 forenet formene for følgende ordre:

Om å ansette en ansatt (skjema T-1, T-1a)

Ved overføring av en ansatt til en annen jobb (skjema T-5, T-5a)

Ved oppsigelse (oppsigelse) av en arbeidsavtale med en ansatt (oppsigelse) (skjema T-8, T-8 a)

Om å sende en ansatt på forretningsreise (skjema T-9, T-9a)

Om forfremmelse av en ansatt (skjema T-11, T-11a)

Tilføyelsen av bokstaven "a" til nummeret på det enhetlige skjemaet betyr at det er ment for å dokumentere en ordre for personell, der én administrativ handling (for eksempel ansettelse) gjelder flere ansatte. Samlede ordreformer uten bokstaven "a" brukes til å gi en individuell ordre (én administrativ handling per ansatt).

Registrering– bekreftelse på opprettelse eller mottak av et dokument på et bestemt tidspunkt (dag) ved å skrive det inn i registreringsskjemaet, tildele et nummer og registrere grunnleggende data om dokumentet. Som følger av definisjonen, registrering primært gir rettslig virkning til dokumentet, fordi registrerer det faktum at det ble opprettet eller mottatt. Inntil dokumentet er registrert, ikke har mottatt sitt nummer, er det ikke formalisert og eksisterer så å si ikke ennå.

Rekkefølgen på nummerbestillinger for personell er ikke regulert. I standardinstruksjonene for papirarbeid i de føderale utøvende myndigheter, godkjent. etter ordre fra Federal Archive av 27. november 2000 nr. 68, er det bare bemerket at ordre er nummerert ved serienummerering innen kalenderåret; ordre for kjernevirksomhet, for personell og ordre nummereres separat (punkt 4.1.3).

Vær oppmerksom på at i samsvar med avsnitt "e" i art. 358 av listen over standard styringsdokumenter generert i virksomheten til organisasjoner, som indikerer lagringsperioder, godkjent. Rosarkhiv 25.08.2010, for Journaler for registrering av bestillinger for personell oppbevaringsperiode satt 75 år gammel.

Reguleringsmateriale:

Hva er kravene til personalregistre og hvordan journalen skal utformes i henhold til disse kravene, se vår video

Journal for registrering av bestillinger (instrukser) for personell med holdbarhet på 75 år

Journal for registrering av bestillinger (ordre) på personell (75 års lagring) vedlikeholdes av organisasjonen for å effektivisere lagringen og søke etter bestillinger på personell. Dette dokumentet fylles ut av en personalspesialist eller en spesialist innen kontorarbeid. Journalen kan oppbevares håndskrevet eller elektronisk..

Det er nødvendig å føre logger over registrering av ordre (instruksjoner) for personell med ulike lagringsperioder i organisasjonen.

I henhold til pålegg fra Kulturdepartementet av 25. august 2010 N 558 oppbevares registrene over pålegg (instruks) for personell i 75 og 5 år.

Det føres 75 års ordreregistreringslogger(ordre) på personell, inkludert informasjon om:

opptak, overføring, kombinasjon, overføring, oppsigelse;

sertifisering, avansert opplæring, tildeling av titler (ranger);

Navne bytte;

oppmuntring, givende;

lønn, bonuser, ulike betalinger;

alle typer ferier for ansatte med vanskelige, skadelige og farlige arbeidsforhold, foreldrepermisjon, permisjon uten lønn (lønn);

plikt på profilen til hovedaktiviteten;

lange innenlands- og utenlandsreiser, tjenestereiser for ansatte med vanskelige, skadelige og farlige arbeidsforhold.

Registeret over personalordre (ordre) for personell (75 års lagring) har tabellform, og vanligvis i den følgende data legges inn:

serienummeret til bestillingen (kan også tjene som registreringsnummer);

type ordre (ved oppsigelse, innsending for forfremmelse, etc.);

dato for signering av bestillingen eller bestillingen;

stilling, avdeling og etternavn på den ansatte.

Journal for registrering av bestillinger for personell

Journal for registrering av bestillinger for personell– Dette er en journal der alle utstedte bestillinger for personellet i organisasjonen registreres.

Ordreregisteret for personell skal snøres, nummereres og forsegles med underskrift av leder og organisasjonens segl.

En personalansvarlig som fører et ordreregister for personell skal fylle ut kolonnene i henhold til tekstene for ordre for personell.

For øyeblikket er det ingen lovlig godkjent enhetlig form for registeret over bestillinger for personell, så organisasjonen har rett til å utvikle det uavhengig i enhver form.

Holdbarhet Journal for registrering av administrative dokumenter på personell etablert ved art. 258 b i listen over typiske ledelsesarkivdokumenter generert i løpet av virksomheten til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer lagringsperiodene (godkjent av Den russiske føderasjonens kulturdepartement 25. august 2010), og er 75 år og 5 år.

Ut fra de ulike periodene med lagring av journaler kan det anbefales å ha to journaler for registrering av bestillinger for personell i organisasjonen.

I ett blad med en holdbarhet på 75 år

om ansettelse;

om flytting;

om kombinasjon;

ved overgang til en annen jobb;

ved oppsigelse (oppsigelse av arbeidsavtalen);

om sertifisering, avansert opplæring, tildeling av titler (ranger);

om å endre etternavn;

om oppmuntring, belønning;

på godtgjørelse, bonuser, ulike betalinger;

alle typer ferier for ansatte med vanskelige, skadelige og farlige arbeidsforhold;

i foreldrepermisjon;

på ferier uten vedlikehold (lønn);

på vakt i henhold til profilen til hovedaktiviteten;

om lange innenlandske og utenlandske forretningsreiser;

på tjenestereiser for ansatte med vanskelige, skadelige og farlige arbeidsforhold.

I et annet blad med en holdbarhet på 5 år personellordrer vil bli registrert, for eksempel:

om disiplinære sanksjoner;
om årlige betalte ferier;
om permisjon i forbindelse med opplæring;
om plikt;
på kortvarige forretningsreiser innenlands og utenlands.

Kanskje en mer brøkdeling av registreringen av grupper av personalordre og instrukser. I dette tilfellet skilles uavhengige grupper ut og separate registreringsmatriser (ulike journaler) opprettholdes.

Krav til etablering og utfylling av bestillingsregisteret for personell

La oss merke deg noen krav du må kjenne til når du fører et ordreregister for personell. Forsiden av journalen indikerer start- og sluttdatoene for vedlikeholdet, indeksen til denne journalen i henhold til nomenklaturen for saker (hvis noen).

Forsiden av bestillingsregisteret for personell

Informasjon om den ansatte som er ansvarlig for journalføring kan gis på journalens omslag (foran eller bak), på hver eller siste side i journalen:

Ansvarlig for logging:

__________________________ __________________________
stilling etternavn, navn, patronym

Journalsider må beskyttes mot tilbaketrekking og vedlegg, for dette:

journalens ark er nummerert, snøret, forseglet med segl (voks, mastikk) og journalen er sertifisert av lederen av personalavdelingen eller nestlederen for peeller lederen av organisasjonen selv;

Bladene til magasinet er nummerert i rekkefølge og snøret, et klistremerke er laget på den siste siden av arksnøringsknuten med et avtrykk av forseglingen til personalavdelingen eller organisasjonen. Samtidig lages en bekreftelsesinnskripsjon på siste side:

I dette bladet nummerert, snøret

og forseglet med _______ ark

Leder for Human Resources

______________________ _____________________

"__" ______________20___

Etternavn, navn, patronym i journalene skal angis i sin helhet, og navn på stilling, spesialitet, yrke - i samsvar med bemanningstabellen.

Sletting, rettelser eller sletting av tidligere foretatte oppføringer ved hjelp av korrigerende midler er ikke tillatt.

Dersom det likevel er nødvendig å foreta rettelser, så krysses feilaktige eller uriktige oppføringer over med én linje slik at den tidligere skrevne teksten er lett lesbar. En ny oppføring gjøres i samme kolonne. Hvis journalen har en "Notat"-kolonne, gjøres følgende oppføring i den:

Rettet i kolonne ____

__________________ ______________________
(signatur) (signaturutskrift)

Hvis det ikke er noen kolonne "Notat" i journalen, blir ikke den feilaktige informasjonen krysset over, og det samme merkes under dem som i arbeidsboken ("oppføring nr. ___ i kolonne nr. ___ er ugyldig"). og ny informasjon er indikert.

Bladet er et internt dokument og kan ikke overføres til ansatte ved andre avdelinger enn personalavdelingen uten tilsvarende pålegg fra leder for personalavdelingen.

Å gjøre avdelingsledere eller andre tjenestemenn i organisasjonen kjent med journalen bør utføres i nærvær av personen som er ansvarlig for vedlikeholdet.

Logger med en viss regularitet etablert i personalavdelingen sendes til avdelingsleder for å kontrollere aktualitet og riktighet av vedtak som er tatt, for å utarbeide rapporter, rapporter og analysere personalarbeid.

I prosessen med å vedlikeholde journalen føres den av den som er ansvarlig for vedlikeholdet. Når magasinet slutter, gjøres en tilsvarende oppføring på forsiden.

Siden det foreløpig ikke finnes noen juridisk godkjent enhetlig form for bestillingsregisteret for personell, vil vi gi en omtrentlig form for journalen. Om nødvendig kan du legge til flere kolonner eller slette unødvendige.

Ordrenummer– digital og/eller bokstavbetegnelse (indeksering) tildelt dokumentet under registreringen.

Reglene for indeksering av personalbestillinger er utviklet av organisasjonen selv. I praktiseringen av arbeidet til personaltjenestene har alfanumerisk indeksering fått størst distribusjon.

Med store mengder dokumenter, bør bestillinger for personell knyttet til ulike spørsmål om arbeid med personell grupperes separat ved å bruke ulik indeksering. For eksempel: bokstaven "k" (personell) eller l / s (av personell) legges til serienumrene på bestillinger om bevegelse av personell (ansettelser, overføring til en annen jobb, oppsigelse), for bestillinger på arbeidsreiser til arbeidere - "km" , om tilrettelegging av ferier - "o", om oppmuntring - "p", om disiplinære sanksjoner - "c", etc.

Dato for utstedelse av bestillingen er nummeret da det ble signert av leder eller autorisert person. Datoen legges inn i kolonne 3 (se vedlegg).

I kolonne 4 Type ordre det lages en oversikt over hvilket spørsmål om arbeid med personell en ordre ble gitt (ansettelse, oppsigelse, overføring, om neste ferie, etc.).

Kolonne 5, 6, 7, 8 inneholder data om den ansatte som ordren er gitt.

Oppsummering av bestillingen eller dens tittel, som er skrevet i begynnelsen av ordreteksten, føres i journalen i kolonne 10 (se vedlegg).

I kolonne 10 Utgangspunkt initiativdokumentet som fungerte som grunnlag for utstedelse av pålegget er angitt.

Føre et register over personalbestillinger i bedriftens kontorarbeid

Personaldokumentasjon krever at den ansatte er presis og nøyaktig. For å analysere dokumenter, registrere bestillinger - alt dette krever dyp konsentrasjon og overholdelse av det juridiske rammeverket. Personaldokumentasjon er grunnlaget for all produksjon.

På grunn av alt det ovennevnte, er personaljournaler vanligvis gjenstand for hyppige vurderinger av de respektive organisasjonene. I hvilken grad dokumentene om personell er korrekt utformet avgjør rettskraften.

Hver ansatt i selskapet avhenger direkte av hvor nøyaktig han er trukket opp i personaldokumentasjonen. Før dokumentasjonen er riktig registrert, eksisterer den faktisk ikke.

Juridisk side

Registeret over personalordre ligner på andre tilsvarende journaler

Ansatte i personalavdelingen må som regel føre en rekke journaler hvor de registrerer ulike bestillinger. For eksempel, i en journal, vises aktivitetene til organisasjonen i bestillinger. Og den andre inneholder kun bestillinger på personell. Det finnes også blader som beskriver ferier eller permitteringer.

Vanligvis ligner ordreregistreringslogger hverandre ved tilstedeværelsen av standardkolonner. Blant disse kolonnene bør det være reservedeler som skal fylles ut av de aktuelle arbeiderne ved behov.

Loven gir ikke et enkelt skjema for alle registreringsjournaler. Derfor presenterer vi vårt utvalg av et slikt tidsskrift nedenfor. Men bedriften har rett til å utvikle sin egen form for ordreregistreringsloggen.

Reguleringsrekkefølge

Selskapets aktivitet involverer dannelsen av en rekke dokumenter, listen over disse er godkjent etter ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartement datert 25.08. 2010 nr. 558. Grunnbestemmelsen i dette forskriftsdokumentet foreskriver obligatorisk eksistens av frister for oppbevaring av personelldokumentasjon.

For eksempel bør registre over ulike bestillinger for ansatte i en bedrift oppbevares i to perioder: ved 5 og 75 år. Siden det er 2 forskjellige termer, skal personalavdelingen føre 2 slike logger samtidig.

Ordrer kan nummereres i hvilken som helst rekkefølge, siden det juridiske rammeverket ikke definerer denne rekkefølgen. Samtidig er det en Standard Records Management Instruction godkjent av Federal Archives (ordre nr. 68 av 27.11.00), ifølge hvilken ordrer skal nummereres i rekkefølge innen ett kalenderår. I henhold til denne instruksjonen er spesialister også pålagt å separat nummerere bestillinger for virksomheten til virksomheten og bestillinger knyttet til ansatte.

Personalregnskap krever ekstrem nøyaktighet fra spesialister som vedlikeholder dokumentasjon. Du bør vite hvordan du fører en journal over ulike kontrakter (for eksempel arbeidskontrakter). Hvis det er behov for trepartsoppdragsavtaler, må de vanligvis inngås med bankselskaper.

Er det behov for ledelse?

Logger oppbevares i 5 eller 75 år

Som vi allerede har sagt, foreskriver ordren fra Den russiske føderasjonens kulturdepartement datert 25. august 2010 nr. 558 den nødvendige perioden hvor det er nødvendig å føre registrene for registrering av dokumentasjon på bestillinger i forhold til alle aktivitetene av organisasjonen. Basert på dette blir obligatorisk vedlikehold av registreringslogger åpenbart.

Skriftlig eller elektronisk?

Registeret kan føres elektronisk. Det rettslige rammeverket legger ikke opp til noen spesiell form for ordredokumentasjon, som i tillegg har spesielle forbehold om utførelse. Med sistnevnte mener vi fastvaren til bladet, et trykt sertifikat eller nummerering.

I tilfeller hvor registreringslogger genereres i 1C-programmet, skjer nummereringen for bestillinger av seg selv. Og da er vedlikehold av den beskrevne dokumentasjonen skriftlig ikke obligatorisk.

Varianter av ordreregistreringsjournaler og deres eksempler

Til dags dato er følgende liste over registreringsjournaler relevant for bedrifter:

ansettelse, oppsigelse eller overføring av ansatte;
på utplassering av ansatte;
ferie logger;
om disiplinære sanksjoner eller insentivtiltak.

Hvordan jobbe med journalen

Mange virksomheter har lenge gått over til elektronisk dokumentasjon.

Hovedstadiene i arbeidet med å vedlikeholde registreringsjournaler er som følger:

kompetent bygging av kontorarbeid;
opprettholde dokumentasjon knyttet til aktivitetene til den økonomiske og administrative delen;
sikker oppbevaring av firmadokumenter.

Faktisk er prosessen med kontorarbeid møysommelig arbeid der et stort antall spesialister i organisasjonen spiller en viktig rolle. Prosessen med dokumentsirkulasjon og dannelsen er det direkte ansvaret til kontoradministrasjonsavdelingen i selskapet.

Men den geistlige avdelingen er et ganske vagt konsept, siden dets oppgaver vanligvis utføres enten av den generelle tjenesten eller tildelt kontoret, som avhenger av størrelsen på bedriften.

Hvis organisasjonen ikke er stor, er kontorarbeid vanligvis sekretærens ansvar. Helt i begynnelsen av arbeidet bør spesialisten utvikle generelle instruksjoner for arbeid med dokumenter. Det er best å dokumentere de utviklede instruksjonene formelt.

Foreløpig utvikler bedriften oftest arbeid med dokumenter på egen hånd. Av denne grunn foreskriver ikke rettsakter prosedyren for kontorarbeid, men er kun av rådgivende karakter.

For optimal dannelse av arbeidsflytprosessen bør du ha følgende hoveddokumenter:

instrukser for kontorarbeid. Dette dokumentet er en lokal lov. Den gjenspeiler hele arbeidsrekkefølgen knyttet til dokumentasjonen som foregår i organisasjonen. Hvis selskapet foreløpig ikke har ferdige regler for håndtering av dokumenter, mister det å skrive instruksjoner sin relevans. Og da er det hensiktsmessig på ubestemt tid å bruke de eksisterende bestemmelsene.
saksnomenklatur. Den nødvendige organiserte dokumentasjonslisten inneholder de fastsatte fristene for hvilke den skal oppbevares. Det er nødvendig å bestemme den videre bevegelsen (overføring til arkivet eller avhending).

Vær oppmerksom på at journalen inneholder bestillinger som gjelder ansatte i virksomheten. Tittelsiden til registreringstidsskriftet må angi det fulle ordrette navnet på dette tidsskriftet. Et slikt navn bør kun skrives med store bokstaver. Navnet på dokumentet skal følges av hele navnet på organisasjonen.

Dersom organisasjonen er stor, bør antall registre tilsvare antall tjenester eller avdelinger som er involvert i journalføringsprosessen. Dato for registrering av registreringsjournalen bør også angis på tittelsiden.

Journalen skal sys, nummereres og gis til underskrift og forsegling av bedriftsadministrasjonen. Spesielt bra er det hvis ordredokumentasjonen er forseglet med nummerert segl (merk at forseglingen ikke anses som gyldig dersom nummeret ikke er ført i journalen).

Hvem er ansvarlig?

En bestemt ansatt er ansvarlig for å vedlikeholde loggen

Foretakets hovedarbeid er først og fremst regulert av lederen representert av direktøren. Han tildeler på sin side ansvaret for bestillinger og bestillinger til avdelingslederne.

Noen ganger er oppgavene til organisasjonen komplekse. I dette tilfellet oppretter direktøren en spesiell kommisjon, som inkluderer spesialister på forskjellige felt.

Bestillinger bør deles inn i varianter avhengig av om de er hoved- eller operasjonelle. Alternativ for ordreklassifisering:

Bestillinger for hovedarbeidet til bedriften. Ordrer på dette nivået utstedes sammen med andre oppgaver for hovedaktiviteten til bedriften.
Administrasjonsordrer.
Bestillinger under denne klassifiseringen bør registreres og oppbevares separat. Dette på grunn av de etablerte oppbevaringsperiodene. Pålegg om administrasjonens arbeid bør oppbevares i 5 år, mens dokumentene som regulerer foretakets hovedvirksomhet er i permanent oppbevaring. Registreringsbøker er en type dokumentasjon som kun er beregnet på internt bruk. Ingen har rett til å overføre det til ansatte i tredjepartsbedrifter uten spesiell tillatelse fra selskapets leder.
Bli kjent med registreringsloggen bør kun skje i nærvær av den ansvarlige for denne loggen. Foretakets leder sjekker regelmessig registreringsloggen for å kontrollere og evaluere arbeidet til kontortjenesten.

Den ansatte som er ansvarlig for å føre journal over bestillingen plikter å oppbevare den på sin plass. Når journalen avsluttes, skal den ansvarlige notere det på baksiden.

Nødvendige varer

Journal for registrering av personalbestillinger: utfylling

Som det fremgår ovenfor, er det ikke i lovverket fastsatt en spesiell form for ordreregisteret. Eksperter gir imidlertid anbefalinger om hoveddelene av tidsskriftet som kan brukes. For eksempel:

serienummer,
bestillingsdato,
ordrenummer,
hovedinnholdet i bestillingen,
ansatt,
Personalnummer,
grunnlaget for bestillingen.

Eksempel på sikkerhetskopikolonner:

som signerte ordren
som følger ordre
hvor bestillingen ble sendt
kvittering, dato,
et notat om retningen til saken, og så videre.

Noen ganger kreves det en "Notater"-kolonne. Deretter bør følgende merknad gjøres: "oppføring nr. ……………… i kolonne nr. ………… er ikke gyldig.” Etter det gjøres en ny oppføring.

Alenemor: ytelser og tillegg i 2018 Konseptet "alenemor" er annerledes i arbeids- og sosialrett. I de fleste tilfeller refererer definisjonen av "alenemor" til en kvinne hvis far ikke er angitt i barnets dokumenter (eller er angitt i hennes ord). Ytterligere […]
Returskjema Oppdatert: 8. januar 2018 Eksempel på returskjema En kunde har muligheten til å returnere en vare de har kjøpt hvis de er misfornøyd med kjøpet. Denne situasjonen kan oppstå hvis produktet ikke passer i størrelse, farge, har noen […]
Generell fullmakt - hvor mye koster det i Russland i 2018 Ofte må du håndtere en situasjon der du trenger hjelp fra dine kjære. Men fra et juridisk synspunkt har de ingen rett til å handle på dine vegne. For å gjøre dette er det en generell […]
Fødselskapital i Moskva Hovedstadsforeldre kan motta fødselskapital under det føderale programmet. I stedet for regional familiekapital, som opererer i andre regioner i landet, har muskovittene rett til engangsutbetalinger for hver […]
Betalingsoppdrag under det forenklede skattesystemet i 2017: prøve Oppdatering: 7. april 2017 Eksempel på betalingsoppdrag under det forenklede skattesystemet med gjenstand for beskatning "inntekt" Riktig og kompetent utfylling av alle nødvendige detaljer i betalingsdokumentet vil tillate selskapets regnskapsførere […]
Overføring av eierskap til en leilighet til en slektning Innhold Iht. 209 i den russiske føderasjonens sivilkode, gjør eiendomsretten til eiendom en borger i stand til å utøve besittelse, avhending, bruk av eiendeler som tilhører ham. Samtidig refererer eierskap til […]
Skattemyndighetene snakket om særegenhetene ved å beregne eiendomsskatten for enkeltpersoner for 2016 Som representantene for Federal Tax Service of Russia forklarte på deres offisielle nettsted, fra 1. januar 2015, i Moskva, beregnes eiendomsskatten for enkeltpersoner basert på den […]
Slik finner du ut restskatt på grunn Oppdatering: 2. februar 2017 Når du vurderer spørsmålet om å erverve land, er det nødvendig å vurdere alle konsekvensene av å investere, inkludert skattekomponenten, siden skattebyrden i Russland […]

Et av de obligatoriske personaldokumentene som brukes for å fikse arbeidsflyten er bestillingsregisteret for personell. Det er nødvendig for rapportering knyttet til bevegelse av personell - ansettelse, oppsigelse eller overføring. En utpekt ansatt er ansvarlig for å fylle ut loggen.

Offisielle forskrifter og funksjoner

Den 6. september 2000 ble det utstedt en resolusjon fra Rosaarkivet. Så ifølge art. 358 personellbestillinger skal føres særskilt i et særskilt register over bestillinger for personell. Registrering av bestillinger kan gjennomføres både i papirjournal og i 1C-programmet.

Følgende typer bestillinger er registrert i journalen:

om ansettelse (det registreres også data om dette er hovedjobben eller deltidsarbeid, deltidsarbeid, turnusarbeid);
ved overgang til annen stilling (ordre er fastsatt for å øke, endre lønn og bonuser);
om oppsigelse (dette inkluderer også lange arbeidsreiser, fødselspermisjon).

Tidsskriftet er nødvendig for å løse arbeidskonflikter, analysere bevegelsen til arbeidsstyrken. Men dens hovedfunksjon er å regulere handlinger i samsvar med arbeidslovgivningen ved virksomheten.

Designmuligheter og krav

Tidsskriftets form er ikke juridisk godkjent. Det er grunnen til at lederne i organisasjonen selv velger hvordan det skal være mer praktisk for dem å føre disse journalene.

Ofte brukes spesielle papirtidsskrifter til dette, som består av en tittelside, en side med informasjon om tidsskriftet og direkte felt for registrering av informasjon. Mindre brukte dataprogrammer, for eksempel 1C. Dette skyldes at elektronisk dokumentasjon er lettere å rette enn papir.

Til tross for at det ikke finnes en enkelt form for registrering, stilles det en rekke krav til dokumentet.

Magasinomslaget må være hardt eller halvhardt. Gjerne laminert. Det indikerer indeksen til organisasjonen, dens navn.

Det andre arket i journalen angir navnet på organisasjonen, navnet på dokumentet og datoen journalene ble startet og avsluttet.
Den tredje siden inneholder data om personene som er ansvarlige for vedlikehold av dokumentet. Samtidig er ikke bare etternavnet og initialene til den ansatte foreskrevet, men også hans stilling, detaljer om dokumentet som ansatte ble utnevnt til denne stillingen. . Det kreves også en prøvesignatur fra den ansvarlige for dokumentet.
Dokumentet må være nummerert for å opprettholde integriteten.
Bladene i magasinet må være godt sydd og forseglet. Seglet angir antall sider. Dette tallet må samsvare med de faktiske dataene. Informasjonen er sikret med underskrift og segl fra lederen av virksomheten.
Det siste arket inneholder sluttdato for vedlikehold og en merknad om hvorfor og av hvem journalen ble avsluttet.

Du kan lukke dokumentet først etter at alle sidene er fylt ut.

Magasinsider

Hovedloggsidene består av kolonner og rader der data legges inn.

Vurder hovedkolonnene og gi eksempler for å fylle hver av dem.

Utstedt dokumentnummer. For eksempel: 304
Dokumentdato. For eksempel: 20.07.2016.
Ordrenummer. For eksempel: 489-LS.
Informasjon om et dokument, pålegg om opptak eller overføring, oppsigelse, ferie. For eksempel: ansettelse, overgang til senior selger.
Ansattes data. For eksempel: Ivanov I.I. Dersom det er to ansatte i organisasjonen med samme etternavn og initialer, skrives navn og patronym i sin helhet.
Loven eller dokumentet som pålegget ble gitt på grunnlag av. For eksempel: en ansatts erklæring datert 15.07.2016.
Signatur til den ansatte som bestillingen gjelder. Den settes etter at den ansatte har lest bestillingen.
Informasjon om hvem som har skrevet dokumentet og lagt inn data i journalen. For eksempel: Svirodov P.R.
Signatur fra den ansatte i personalavdelingen, som bekrefter riktigheten av utfyllingen.
Ytterligere informasjon. For eksempel: Endring av arbeidsplanen.

Hogst

Som allerede nevnt har journalen blitt opprettholdt siden første dag av organisasjonens arbeid. Den skal fylles ut av en person oppnevnt av ledelsen. Dette kan være en sekretær-referent, en ansatt i personalavdelingen.

Dersom journalansvarlig går på ferie eller fødselspermisjon, plikter myndighetene å oppnevne en ny ansvarlig for arbeidstakerens fraværsperiode.

Dagboken fylles daglig. Det inkluderer alle personellendringene som er oppført av oss ovenfor.

Merk at ordre om utnevnelse av tjenestemenn nevnt i organisasjonens charter ikke er notert i journalen - direktøren for foretaket, lederen av en avdeling, lederen av en filial, etc. Denne informasjonen gjelder bestillinger for hovedaktiviteten og er registrert i et annet dokument.

Etter nedleggelse av journalen overleveres den til arkivet, hvor den oppbevares i 75 år.

Retting av feilene som er gjort

I noen tilfeller kan det oppstå feil ved utfylling av loggen. I dette tilfellet bør du huske noen generelle regler:

Det er forbudt å rive ut sider fra boken.
Det er forbudt å bruke korrigerende midler, å tørke feil data med et rivjern eller et knivblad.
For å korrigere det, er det nødvendig å krysse ut feil oppføring med én linje og angi riktige data ved siden av.
Alle rettelser gjøres umiddelbart etter at en feil er oppdaget.

Video: Hvordan lage og designe et magasin på 1C?

Vi foreslår at du gjør deg kjent med videoopplæringen om å lage og designe et magasin i 1C-programmet. Med den kan du opprette din egen journal, mens du uavhengig bestemmer antall nødvendige kolonner som skal fylles. Informasjonen gis på en enkel og tilgjengelig måte.

Alle bestillinger som gjelder personell skal føres i særskilt journal. Takket være dette vil selskapets ledelse om nødvendig kunne bevise sin sak i arbeidskonflikter.

Journal for registrering av bestillinger for personell: et utvalg av å fylle ut en bok er etterspurt i nesten alle virksomheter. Riktig vedlikehold av dette dokumentet, som nøyaktig gjenspeiler ansettelse, flytting oppover karrierestigen og oppsigelse, er ikke et byråkratisk innfall. Dette dokumentet fungerer som grunnlag for bekreftelse av tjenestetiden, og er også en av de grunnleggende ved beregning av pensjon.

En slik journal opprettes helt i den første fasen av virksomheten (organisasjonen). Det drives hele tiden virksomheten eksisterer, uavhengig av eierform. Tidlig oppsigelse av tidsskriftet etter ordre fra LS er ikke tillatt. Den eneste grunnen til å starte en ny logg er når det ikke er mer ledig plass for påfølgende oppføringer.

Personalregnskap skilles fra regnskapsregnskap, som tar hensyn til hovedaktiviteten på grunnlag av juridiske normer. Det er umulig å registrere ordre om selskapets personell sammen med ordre om hovedaktiviteten, siden de første ordrene gjelder lovsubjekter, det vil si borgere (uansett om disse personene er statsborgere i Den russiske føderasjonen eller utlendinger) og de er sikret både juridiske rettigheter og ytringsfrihet. For å si det enkelt, selv om arbeidskraft på det nåværende stadiet av utviklingen av økonomien er en vare som produserer sin eier, en arbeider, kan den ikke anerkjennes som en vare på noen måte. Grunnlaget for regnskapet er rapportering om dannelse og bevegelse av varer. Derfor vil reduksjonen i én rapportering av varer og ikke-varer uunngåelig skape forvirring i fremtiden.

Oppbevaringsperioden for en slik journal er minst 75 år. Derfor stilles det visse krav til formen, samt kvaliteten på materialene den er laget av. Den skal ha et deksel laget av slitesterkt, hardt papir, ark bør kun brukes av høykvalitetspapir. Klistremerket som navnet på journalen er trykket på skal være godt klistret, det skal være umulig å skrelle det av.

Hvorfor logging er nødvendig

Siden, i samsvar med GOST P 51141-98, betyr registrering en registrering i etablert form av data om et dokument i samsvar med eksisterende regler. Registrering bekrefter selve det faktum å motta eller opprette et dokument på et bestemt tidspunkt ved å legge inn informasjon om det i det aktuelle registreringsskjemaet, ledsaget av tildelingen av et nummer, samt registrere grunnleggende data om dokumentet.

Dermed er det registrering som gir dokumentet rettskraft, siden det er med dets hjelp at selve faktumet om opprettelsen blir registrert. Derfor eksisterer pålegget om personell før registrering i Journalen så å si ikke.

Det juridiske grunnlaget for eksistensen av et slikt tidsskrift, prosedyren for å vedlikeholde det, samt klassifiseringen av det som langtidslagringsdokumenter, er resolusjonen fra Federal Archive av 09/06/2000. Artikkel nr. 358 i dette dokumentet fastslår behovet for å føre journal over personalbestillinger atskilt fra andre typer dokumentflyt. I henhold til kravene i forskriftsdokumentet opprettholdes en journal (bok) for registrering av bestillinger for utnevnelser av personell, flyttinger, oppsigelser i hver virksomhet.

Systematiseringen av den angitte informasjonen er basert på prinsippet om en kronologisk katalog. Selve personalordrene lagres separat, arkivert i de relevante personlige mappene til ansatte.

Bestillinger for hovedsammensetningen

I journalen finner de en visning av ordren på personell - bare de interne dokumentene til foretaket som tjener til å bestemme den offisielle stillingen til ansatte som er ansatt og samtidig er grunnlaget for oppføringer i regnskapsdokumenter. For eksempel:

personlige kort;
finansielle dokumenter;
arbeidsbøker.

Ordre om utnevnelse av de første personene i foretaket til stillinger som er angitt i lovdokumentene (for eksempel regnskapssjef, daglig leder) anses som ordre fra hovedaktiviteten, og vises ikke i denne journalen.

Registeret over personalordre skal være tilgjengelig ved enhver virksomhet, uavhengig av juridisk form (firma, selskap, og så videre). Den inneholder informasjon om pålegg om ansettelse, oppsigelse, overgang, tilsetting i ny stilling, samt alle andre pålegg vedrørende ansatte med 75 års holdbarhetstid.

Siden forskriftene til Den russiske føderasjonen gir krav til å opprettholde personelljournaler, fikse informasjon om interne personellbevegelser separat fra dokumentasjon som fikser arbeidsflyten knyttet til regnskaps- og ledelsesaktiviteter, utføres registrering av personellordrer separat. Det er ingen strenge juridiske regler for gjennomføring av en slik dokumentflyt. Grunnlaget for opprettelsen og utformingen av journalen er fastsatt av de normer som er bestemt av praksisen med kontorarbeid.

Generelt betraktes selve tidsskriftet, der informasjon om utnevnelser av personell er registrert, samt bevegelser i juridisk regulering, som et dokument opprettet på grunnlag av en lokal forskriftslov, det vil si at formen kan bestemmes av lederen av virksomheten uavhengig. Men selv om det ikke er noen standardform, har det i dag i praksisen med kontorarbeid en veldig spesifikk form for et slikt dokument og praksisen med å vedlikeholde det allerede utviklet seg.

Denne typen logg er som en tabell med flere rader og kolonner:

den første kolonnen brukes til å legge inn informasjon om nummeret på den faste ordren;
den andre kolonnen er ment å fastsette datoen for utstedelse av ordren;
den tredje kolonnen brukes til å legge inn informasjon om ordrenummeret;
kolonne fire brukes til å registrere om type ordre - innmelding i staten for arbeid, intern forfremmelse, oppsigelse;
den femte kolonnen inneholder informasjon om navnet, patronymet, etternavnet til den ansatte som ordren ble utstedt for;
i kolonne nummer seks er plassert på personellnummeret til den ansatte som ordren ble utstedt for;
kolonne nummer syv inneholder informasjon om grunnlaget for å signere ordren, det vil si en arbeidskontrakt, en ansatts erklæring, en tilleggsavtale og så videre, med angivelse av nummeret, samt registreringsdatoen;
kolonne nr. 8 brukes for å gjøre notater ved behov.

Noen funksjonærer legger til en kolonne for å legge inn informasjon om oppsummeringen av bestillingen, som er registrert i journalen.

Hva må logges

I henhold til Listen over standarddokumentasjon som genereres under arbeidet til organisasjoner med angivelse av tidspunktet for permanent lagring, er det etablert 2 forskjellige perioder for lagring av journaler, der administrativ dokumentasjon registreres, som inkluderer bestillinger for utnevnelsen, oppsigelse og intern jobbflytting av ansatte.

Det er tillatt å legge inn informasjon om personopplysninger til ansatte uten full stavemåte av navn og patronymer, men bruke initialer i stedet. Hvis to eller flere ansatte med samme etternavn jobber i en organisasjon, registreres deres patronymer, så vel som navn, i sin helhet.

Visse typer bestillinger angående personell er utarbeidet i samsvar med reglene i dokumentet "Samlede former for primær regnskapsdokumentasjon for personellposter." I 2004, 5. januar, utstedte Russlands statlige statistikkkomité dekret nr. 1, der den forenet ordreformene:

om ansettelse (skjema T-1, samt skjema T-1a)
om overføring av en arbeider til en annen jobb (skjema T-5, samt skjema T-5a);
om oppsigelse (oppsigelse) av ansettelseskontrakten med en ansatt (eller oppsigelse) (skjema T-8, samt skjema T-8a);
bestillinger for å sende en arbeider på forretningsreise (skjema T-9, samt skjema T-9a);
ordre om å oppmuntre en arbeider (skjema T-11, samt skjema T-11a).

Bokstaven "a", som legges til nummeret, som har en enhetlig form, betyr at den brukes til å dokumentere bestillinger knyttet til personell, mens bestillingen gjelder flere ansatte samtidig (for eksempel en bestilling for å rekruttere flere personer på en gang, som danner en brigade).

Den første er fem års holdbarhet (kortsiktig). Det fikser:

permisjon gitt for studier;
ferier gitt årlig i samsvar med bestemmelsene i arbeidsavtalen;
disiplinære sanksjoner;
vaktliste;
korte forretningsreiser.

Den andre har en holdbarhet på 75 år (langsiktig). Det fikser:

ordre om rekruttering, oppsigelse, offisielle reiser;
informasjon om godtgjørelse, samt bonuser;
informasjon om insentiver, priser;
informasjon om avansert opplæring, sertifisering, tildeling av rangeringer, rangeringer og så videre;
på oppgaver som er knyttet til hovedaktiviteten;
bestillinger for lange forretningsreiser;
pålegg om ulønnet permisjon.

Ikke skynd deg å fylle ut LS Journal. Det er verdt å sørge for at lederen ikke ombestemmer seg for å gi en ordre, ikke vil endre dokumenttypen eller datoen.

Erfarne personelloffiserer anbefaler at bestillinger på personell som kan tilskrives dokumentflyten om ansattes eksterne bevegelser skilles fra bestillinger knyttet til ansattes interne bevegelser. En slik separering av data i fremtiden kan i stor grad lette innhenting av data som er nødvendig for analyse:

generell personalomsetning;
hyppigheten og kvantitative indikatorer for opptak til arbeid;
oppsigelsesstatistikk;
statistikk over overføringer, som i løpet av analysen anses som å gå inn i en ny jobb etter å ha forlatt den gamle.

For samme avlastning kan feriebestillinger, sykemeldingsmeldinger, tjenestereisebestillinger også tas med i andre journaler.

Journaldesignregler

Det er flere krav til legemiddelregistreringsloggen når det gjelder utforming og vedlikehold.

Tidsskriftet skal ha tittelblad. Det indikerer:

Navn på organisasjonen;
navn på avdelingen (HR-avdelingen);
startdato for logging, samt sluttdato (kolonnen fylles ut når dokumentet arkiveres).

Logging er den enkeltes ansvar. På baksiden av tittelbladet er hans navn, patronym, etternavn, stilling angitt.
Alle journalposter nummereres fortløpende.
Bestillinger føres inn i journalen i kronologisk rekkefølge - den påfølgende oppføringen må ha en senere inngangsdato enn den forrige.

Ved opptak brukes standardformater for å skrive datoer - dag, måned, år.

Dataene om den ansatte (navn, patronym, etternavn), som ordren ble gitt, legges inn uten reduksjoner og endringer.
Informasjonen som føres i journalen skal samsvare med det konkrete innholdet i bestillingene.

Erfarne personelloffiserer gir råd - ikke skriv alle utstedte bestillinger for ansatte i én journal, men del dem inn i grupper, noe som gjør det til grunnlag for å dele opp typen handling angående ordren som registreres. For eksempel - attestasjon, en ordre på en forretningsreise, en ordre om å flytte til en ny jobb, og så videre. Hver gruppe bør tildeles sin egen indeks. For eksempel mottar ordre for bevegelse av personell indeksen LS, bestillinger for ferier - indeksen O, regnskap for sykefravær mottar indeksen B, bestillinger for forretningsreiser tildeles KM-indeksen, og så videre. I organisasjoner som sysselsetter et stort antall ansatte, vil slik indeksering i fremtiden gjøre det mye lettere å finne den tilsvarende posten. Denne divisjonen hjelper også i analysen av virksomhetens arbeid for utvikling av en ny form for tariffavtale, analysen av personalomsetning.

Standardinstruksjonene om kontorarbeid utført i føderale organer, godkjent av Federal Archives Order (nr. 68 av 27. november 2000), fastsetter ikke strenge regler for nummerrekkefølgen i registeret over ordrer knyttet til personell. Kun behov for å nummerere bestillinger i form av serienummerering innen ett kalenderår noteres. Det bemerkes samtidig at bestillinger, bestillinger på legemidler, til kjernevirksomhet er nummerert separat.

Beskyttelse av logget informasjon

Loggposter er beskyttet mot ulovlige endringer i henhold til kravene til arkivdokumenter.

Gir beskyttelse mot:

ark vedlegg;
tilbaketrekking av ark;
ulovlige justeringer;
ulovlige rettelser.

Siden både påleggene i seg selv om personell og deres journaler på det juridiske feltet er klassifisert som juridiske dokumenter, for å unngå feil, anbefales det ikke å bruke forkortelser som kan gjøre det mulig å tolke journalen tvetydig.

For dette gjelder:

snøring av magasinet, inkludert alle ark;
nummerering av alle sider;
endene av journalfastvareledningen på det siste arket er festet med et klebrig klistremerke med organisasjonens segl, samt signaturen til en tjenestemann, eller ved å bruke en voksforsegling;
på siste side, før arkivering, føres det inn på antall ark, denne oppføringen er sertifisert med signaturen til avdelingslederen, samt organisasjonens segl.

I industrielt produserte, trykte magasiner er alle disse sikkerhetsbetingelsene allerede oppfylt, og et klistremerke med et hologram påført - inskripsjonen "Sealed" tilbys som et segl. Når den åpnes, endres den automatisk til inskripsjonen "Åpnet".

Muligheten for å løsne kontrollelementet må utelukkes helt. Det er best å laminere dekselet.

Fra uautoriserte rettelser, samt rettelser av poster, settes det regler for rettelser som foretas i journalposter, for eksempel i tilfeller der det legges inn feilaktige opplysninger.

For legitime rettelser er det etablert en regel for å gjøre endringer i følgende rekkefølge:

oppføringen som krever korrigering er krysset over med en linje. Deretter foretas en ny oppføring og bekreftelsesinnføring om korrigeringen som er foretatt, med angivelse av datoen for handlingen utført med signaturen til personen som er ansvarlig for korrigeringen;
enhver sletting, bruk av korrigerende midler, gjennomstreking, som et resultat av at det blir umulig å lese den korrigerte oppføringen, er forbudt.

Når du gjør endringer i Journal of Medicines, må endringer gjøres svært nøye, i strengt samsvar med de etablerte reglene, i en klar og lettlest håndskrift.

Vedlikeholde logg over registrering av bestillinger av narkotika i elektronisk form

Lov og forskrift om kontorarbeid og dokumentflyt tillater føring av legemiddeljournal både på papir, tradisjonell og elektronisk form. En datafil, som i hovedsak er en registreringstabell, må beskyttes mot uautoriserte redigeringer og generelt sett mot tilgang. Reglene for føring av slik elektronisk journal ligner reglene for føring av papirjournal.

Tidsskriftet som eksisterer i elektronisk form, eller dets separate form, kan skrives ut om nødvendig, mens alle nødvendige krav til ekstern design overholdes:

dekke;
nummerering;
tittelside.

Deretter stiftes de trykte arkene i henhold til krav til sidenummerering, arksøm og stifting, signering og forsegling.