Správna príprava vzorky zápisníc zo stretnutí. Ako sa vyhotovuje zápisnica zo schôdze

Inštrukcia

Školenie. Zaregistrujte všetkých účastníkov stretnutia, uveďte, ak je to možné, v abecednom poradí ich mená, pozície. Tieto informácie musíte v protokole odraziť čo najpresnejšie, bez obvyklých skratiek.

Metódy zostavovania protokolu. Všetko závisí od toho, ako je obvyklé zaznamenávať informácie o stretnutia X provízie v danej organizácii alebo spoločnosti: buď skratkou, zvukovou nahrávkou alebo rukou písané poznámky. V závislosti od toho budete musieť zostaviť, prepísať prepis alebo zvukový záznam, plus obsah diplomových prác správ, ktoré boli toho dňa.

Upozorňujeme, že v texte protokolu je ešte úvodná a hlavná časť. Úvodná časť je rovnaká pre celú aj krátku a sú v nej uvedené mená tajomníka vedúceho zápisnice a predsedu. provízie, ako aj celkový počet účastníkov stretnutia. Ľudia, ktorí nie sú oficiálnymi členmi provízie, ale prítomní sú napriek tomu v punkcii označení ako „pozvaní“.

Žiadny protokol nemá listinnú platnosť, kým ho nepodpíše tajomník a predseda. Toto je predpoklad.

Vykonávanie toľkých ekonomických a právnych úkonov je sprevádzané kompiláciou. Povaha informácií v ňom obsiahnutých sa líši v závislosti od typu protokol možno však identifikovať niektoré všeobecné vzorce pri písaní tohto dokumentu.

Inštrukcia

Rozsah protokolov je mimoriadne široký: o správnych deliktoch a o vykonaní niektorých vyšetrovacích úkonov sa vyhotovujú protokoly, vedú sa protokoly o rokovaniach a stretnutiach akcionárov atď. Ako by mal byť napísaný protokol? Aké informácie by mali obsahovať?

V prvom rade musí protokol obsahovať názov organizácie, ktorá ho vyhotovuje: Horns and Hooves LLC, Okresný súd N-sky atď. Nasleduje názov dokumentu - samotný protokol a označenie, ktorá udalosť je zaznamenaná. Napríklad zápisnica zo zhromaždenia akcionárov alebo zápisnica z výsluchu svedka.
B musí uviesť dátum zaznamenanej akcie (stretnutia, výsluchu a pod.), jej číslo (prípadne číslo prípadu, o ktorý ide), ako aj čas začiatku a konca zaznamenanej udalosti.

Po zadanej informácii je potrebné uviesť zoznam osôb zúčastňujúcich sa na zaznamenanej akcii s uvedením úlohy, ktorú vykonávajú. Napríklad: „Sudca Ivanov I.I., pri dirigovaní

Vedenie zápisnice je neoddeliteľnou súčasťou každého stretnutia, konferencie, porady, akademickej rady a iných podujatí. Je veľmi dôležité správne vyhotovovať zápisnicu, pretože tento typ dokumentu odráža podstatu stretnutia a môže slúžiť ako potvrdenie alebo vyvrátenie niektorých bodov tohto podujatia. V kancelárskej práci sú rovnako dôležité zápisnice z veľkých stretnutí medzi rôznymi spoločnosťami a interné plánovacie stretnutia.

Dňa 1. septembra 2013 nadobudol účinnosť federálny zákon č. 100-FZ zo 7. mája 2013 „o zmene a doplnení odsekov 4 a 5 oddielu I prvej časti a článku 1153 tretej časti Občianskeho zákonníka Ruskej federácie“. . Jednou zo zmien sú požiadavky na vyhotovenie zápisníc zo stretnutí už teraz.

Časti protokolu

PREDSEDA - úradník, ktorý vedie poradu, poradu a pod.

SEKRETARIÁR - osoba prítomná na porade a vedúca zápisnicu z tejto porady. Nie je to nevyhnutne sekretárka podľa pozície, zápisnicu môže viesť každý zamestnanec ktoréhokoľvek oddelenia.

ZÚČASTNENÝCH - zoznam všetkých prítomných na stretnutí s uvedením ich postojov. Zoznam prítomných sa zostavuje podľa zastávaných funkcií, od najvyššej po najnižšiu. V prípade, že je medzi prítomnými viacero osôb s rovnocennou pozíciou, ich poradie v zozname sa určí podľa abecedy. Ďalšou možnosťou usporiadania prítomných je abecedné poradie priezvisk bez ohľadu na ich pozíciu.

Ak je na schôdzi prítomných viac ako 15 osôb, zapisujú sa do osobitného zoznamu, ktorý je prílohou zápisnice:

PRÍTOMNOSŤ: 45 osôb (zoznam v prílohe).

PROGRAM - táto časť dôsledne odráža všetky otázky, ktoré sa plánujú na stretnutí prerokovať. Krátke zápisnice a zápisnice z operačných stretnutí nemusia mať program.

POČÚVANÉ - tu je uvedené meno rečníka a téma alebo v prípade potreby zhrnutie jeho prejavu.

Napríklad:

POČUŤ: Ivanova P.I. so správou o rozvoji novej prioritnej oblasti.

VYKONANÉ - menovitý zoznam všetkých, ktorí sa k správe vyjadrili.

ROZHODNUTÉ - tu píšeme, aké rozhodnutia boli prijaté počas stretnutia a uvádzame termíny dohodnuté na stretnutí na realizáciu rozhodnutí. Často sú „riešenia“ charakteru úloh a majú na to všetky zložky: meno interpreta, obsah úlohy, termín. Napríklad:

Ivanov I.I. – do 20.12.2014 vypracovať plán zdokonaľovacieho vzdelávania zamestnancov oddelenia obstarávania na rok 2015.

Okrem toho rozhodnutím protokolu môžete schváliť alebo dohodnúť návrh dokumentu:

Schváliť Pravidlá používania firemného e-mailu LLC "Vesna" a uviesť ich do platnosti od 8.3.2015.

Schváľte nomenklatúru záležitostí spoločnosti Vesna LLC.

Nasledujúce časti sú v protokoloch menej bežné:

HEARD - jeden z prítomných prečíta všetkým dokument alebo časť dokumentu.

Napríklad:

VYPOČUTÝ list Ministerstva financií č. 4545-p z 22. júla 2015

Uvítací príhovor - Uvítací príhovor spravidla prednáša predseda stretnutia na významných konferenciách a fórach. Na obyčajných stretnutiach sa od kvetinových pozdravov upúšťa.

INVITES sú odborníci v určitej oblasti, ktorí boli pozvaní, aby vyjadrili svoj kompetentný názor na otázky stretnutia. Prizvané osoby sa nezúčastňujú rozhodovania.

NESÚHLASNÝ NÁZOR je názor jedného z účastníkov stretnutia, ktorý nesúhlasí s prijatým rozhodnutím. Účastník má právo požadovať, aby jeho nesúhlasné stanovisko bolo zaznamenané v zápisnici. Vyhotovuje sa na samostatnom liste a je neoddeliteľnou súčasťou protokolu.

Ak vznikla diskusia o jednej z otázok, potom sa zaznamená a vypracuje takto:

POČULI: I.A. Paramonov o potrebe zavedenia jednotného systému elektronickej správy dokumentov v skupine spoločností.

OTÁZKA: T.A. Michajlov. Je zavedenie jednotného EDMS v tomto štádiu rozvoja skupiny spoločností ekonomicky realizovateľné?

Odpoveď: Zavedenie EDMS je nielen ekonomicky realizovateľné, ale pomôže aj optimalizovať náklady na administratívne činnosti skupiny spoločností.

Registrácia protokolu

Protokol sa vyhotovuje na hlavičkovom papieri organizácie pre dokumenty. Tento formulár obsahuje nasledujúce podrobnosti:

• názov spoločnosti;
• názov štrukturálnej jednotky (ak sa stretnutie koná v oddelení alebo riaditeľstve);
• miesto prípravy dokumentu (nemôžete uviesť, či je v jeho názve zahrnutá lokalita, v ktorej organizácia pôsobí: „Togliatti Dairy Plant“);
• názov dokumentu - PROTOKOL;
• nadpis k textu - v tomto prípade názov schôdze alebo názov kolegiálneho orgánu:

PROTOKOL

operatívna porada

PROTOKOL

zasadnutia odbornej komisie

• (toto je dátum stretnutia);
• text dokumentu – jeho obsah sme analyzovali vyššie;
• podpis - protokol podpisuje predseda a tajomník.

Vyplnený protokol sa zasiela všetkým účastníkom stretnutia. Ak dokument obsahuje úlohy, dostane sa pod kontrolu.

Interné protokoly sa zvyčajne vypracúvajú v skrátenej forme. Cieľom je tu zaznamenávať pokyny riaditeľa, a nie priebeh stretnutia či názory jeho účastníkov. Iná vec je, keď sa na stretnutí zídu zástupcovia viacerých organizácií. Bez ohľadu na to, aké sú s nimi dnes dobré vzťahy, nikdy neviete, čo nás čaká zajtra. Možno sa práve zápisnica z tohto stretnutia stane kľúčovým dokumentom, ktorý preukáže váš prípad v prípadnom spore. Preto sa na spoločných stretnutiach dodržiavajú protokoly s maximálnou prísnosťou.

Cvičenie 8

INFORMÁCIE A REFERENČNÉ DOKUMENTY

PROTOKOL, ZÁKON

Väčšina dokumentov vytvorených inštitúciami je informačná a referenčná. Tieto dokumenty obsahujú informácie o skutočnom stave veci. Informačné a referenčné dokumenty zahŕňajú: osvedčenia, memorandá, akty, listy atď. Majú pomocný charakter a nie sú záväzné. Informácie v nich obsiahnuté môžu byť brané do úvahy.

Protokol

V systéme organizačnej a administratívnej dokumentácie má protokol osobitné miesto. Možno ho priradiť k informačným dokumentom (keďže obsahuje informácie, obsahuje informácie o prerokovaní niektorých otázok riadenia) a keďže obsahuje výrokovú časť. možno považovať za riadiaci dokument.

Protokol -, dokument upravujúci priebeh prejednávania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, poradách, poradách, poradách a iných formách práce kolegiálnych orgánov (rady výborov a ministerstiev, samosprávy obcí, ako aj vedecké, technické a metodické rady). ).

Schôdze akcionárov, schôdze predstavenstiev podliehajú povinnému protokolovaniu.

Protokoly sa predkladajú štátnym orgánom na registráciu (napríklad pri registrácii komerčných bánk, obchodných a priemyselných komôr a pod.). O činnosti dočasných kolegiálnych orgánov (konferencie, porady, porady, semináre a pod.) sa vyhotovujú aj zápisnice.

Protokol sa vyhotovuje na základe záznamov, ktoré na rokovaní viedol tajomník ručne alebo pomocou hlasového záznamníka.

V závislosti od typu stretnutia a postavenia kolegiálneho orgánu sa volí forma protokolu: krátky, úplný alebo doslovný.

Stručný protokol- opraví problémy, o ktorých sa na schôdzi diskutovalo, mená rečníkov a prijaté rozhodnutia. Takýto protokol sa odporúča uchovávať len v prípadoch, keď sa rokovanie prepisuje, správy a texty vystúpení budú predložené tajomníkovi, alebo keď má rokovanie operatívny charakter.

Úplný protokol - zaznamenáva nielen diskutované otázky, prijaté rozhodnutia a mená rečníkov, ale aj dostatočne podrobné záznamy, ktoré sprostredkujú obsah správ a prejavov účastníkov stretnutia, všetky vyjadrené názory, otázky a poznámky, poznámky, stanoviská. Celá zápisnica vám umožní zdokumentovať podrobný obraz stretnutia.

Doslovný protokol - je zostavený na základe doslovného zápisu zo stretnutia (prepisu) a doslovne vyjadruje proces prerokovania každej otázky a vypracovania rozhodnutia o nej.

Úplné a doslovné protokoly sa zostavujú na základe ručne písaných doslovných alebo magnetofónových záznamov.

Všetky typy protokolov sa vyhotovujú na spoločnom formulári, ktorý obsahuje tieto údaje: názov inštitúcie, druh dokumentu, miesto na uvedenie dátumu, register dokumentu, miesto vyhotovenia protokolu, miesto názvu text. Dátumom zápisnice je dátum zasadnutia. Ak to trvalo niekoľko dní, potom dátum protokolu zahŕňa dátum začiatku a konca. Číslo (index) protokolu je poradové číslo stretnutia. Nadpis textu odráža typ schôdze alebo kolegiálnej činnosti (zápisnice - zasadnutia rady).

Text protokolu obsahuje úvodnú a hlavnú časť.

Vo vodnej časti protokolu sú za hlavičkou uvedené mená a iniciály predsedu a tajomníka stretnutia. V novom riadku za slovo prítomný uveďte priezviská, iniciály stálych členov kolegiálneho orgánu v abecednom poradí (v skrátenej forme protokolu sa tieto údaje vynechávajú), ako aj priezviská, iniciály a funkcie zboru. pozvaní. Slová „Predseda“, „Sekretárka“, „Zúčastnil sa“ sa píšu s veľkým začiatočným písmenom od začiatku ľavého okraja. Pri zostavovaní zápisnice z predĺženej schôdze sa neuvádzajú mená účastníkov, ale uvádza sa ich celkový počet. Účastníci sa spočítavajú podľa registračných listín, ktoré sa odovzdávajú tajomníkovi schôdze a stávajú sa jednou z príloh zápisnice.

Program je zahrnutý vo vodnej časti protokolu, kde sú uvedené témy prerokúvané na stretnutí s menami rečníkov (rečníkov) a určuje sa postupnosť ich diskusie. Uvádza zoznam problémov diskutovaných na stretnutí s menami rečníkov a určuje postupnosť ich diskusie. Program schôdze je vypracovaný vopred a mal by obsahovať optimálny počet otázok.

Hlavná časť textu protokolu obsahuje toľko častí, koľko je bodov programu. Sekcie sú podľa toho očíslované.

Každá sekcia pozostáva z troch častí: „HEARD“, „SPEAKED“, „DECIDED“, ktoré sú vytlačené veľkými písmenami, aby sa v texte protokolu zvýraznil záznam prejavu hlavného rečníka, účastníkov diskusie. problematiky a výrokovej časti, formulujúcej riešenie problematiky. Na ten istý účel sa v texte protokolu vytlačí priezvisko a iniciály každého rečníka od nového riadku v nominatívnom páde. Prezentácia nahrávky prejavu je od priezviska oddelená pomlčkou, uvádza sa od tretej osoby jednotného čísla, obsah správy je písaný formou priamej reči. Ak je text správy skrátený alebo ho prednášajúci prezentuje písomne, potom za pomlčku napíšu aj veľké písmeno - „Správa je priložená“.

Pred slovom „HEARD“ je uvedené číslo bodu programu, za ktorým nasleduje dvojbodka.

Priebeh diskusie o správe sa odráža v časti „PREHOVORY“ Otázky a odpovede sú zaznamenané v časti „PREHOVORY“. Slová – otázka a odpoveď sa nepíšu.

Napríklad:

AV Smirnov - Boli prijaté opatrenia na likvidáciu...?

Prijaté rozhodnutia sú obsiahnuté v časti „VYRIEŠENÉ“. Ak je riešení viacero, očíslujú sa arabskými číslicami s bodkou. Ku každému rozhodnutiu je pripojená funkcia, priezvisko a iniciály osoby zodpovednej za jeho vykonanie a obsahuje lehotu, napríklad:

VYRIEŠENÉ:

1. Pripraviť návrh nového služobného poriadku. Zodpovedný - HR manažér Rodionova N.P. Termín - 18.11.2001.

Operatívna časť je postavená podľa schémy: akcia - účinkujúci - termín. Vykonávateľom môže byť organizácia, štrukturálna jednotka alebo konkrétny úradník.

Protokol môže zafixovať rozhodnutie o schválení akéhokoľvek dokumentu. V tomto prípade by protokol mal obsahovať odkaz na dátum a číslo dokumentu a samotný dokument by mal byť priložený k protokolu.

Počas volieb sa výsledky hlasovania o každom kandidátovi vyznačia v protokole.

Protokol podpisuje predseda a tajomník. Tajomník upraví text, oboznámi každého rečníka s nahrávkou jeho prejavu a dostane podpis rečníka, ktorý súhlasí s nahrávaním svojho prejavu. Protokol z rokovania na vedenie, ktorý vyberie prezídium, podpisuje predseda, tajomník a všetci členovia prezídia.

Výpis z protokolu je presnou kópiou časti textu pôvodného protokolu. Zároveň sa reprodukujú všetky náležitosti tlačiva, úvodnej časti textu, bodu programu, ku ktorému sa výpis pripravuje. Výpis z protokolu podpisuje len tajomník, vyhotovuje aj atest. Tvorí ho slovo „Správne“, označenie funkcie osoby, ktorá výpis osvedčuje, vlastnoručný podpis, priezvisko, iniciály a dátum. Ak sa výpis dáva na predloženie inej organizácii, potom je potvrdený pečaťou.

Šablóna protokolu

(s pozdĺžnym usporiadaním detailov)

Štátny znak Ruskej federácie

Názov spoločnosti

PROTOKOL

____________________ № _________________

dátum

_______________________________

Miesto vydania

názov:

Zasadnutie výboru pre...

Predseda - Smirnov S.S.

Tajomník - Antonova M.I.

Prítomných: 30 ľudí (zoznam v prílohe)

(ak do 15 osôb, tak v protokole

priezviská s iniciálami

v abecednom poradí oddelené čiarkami)

PROGRAM:

1. O postupe prípravy na konferenciu.

Správa manažéra...

1. POČÚVANÉ:

Sokolov A.I. - Text správy je priložený.

VYKONANÉ:

Ivanov M.I. - krátky záznam prejavu (v tretej osobe).

VYRIEŠENÉ:

1.1. Schváliť...

2. POČÚVANÉ:

VYKONANÉ:

VYRIEŠENÉ:

predseda Podpis S.S. Smirnov

zák- dokument vyhotovený viacerými osobami a potvrdzujúci konkrétne skutočnosti alebo úkony.

Akty sa vypracúvajú v rôznych situáciách, a preto majú mnoho odrôd:

akt prijatia práce podľa zmluvy;

akt prijatia a odovzdania dokumentov;

Akt odpisovania materiálov;

obchodný akt

overovací úkon atď.

Akty vypracúva komisia, ktorá pôsobí trvalo alebo menuje na pokyn vedúcich.

Osobitnú skupinu tvoria obchodné akty konštatujúce skutočnosti poškodenia, poškodenia alebo nedostatku nákladu, iné porušenia pravidiel prepravy. Takýto akt je vyhotovený na vytlačenom formulári stanovenej vzorky, vyplnený bez škvŕn, vymazania alebo prečiarknutia. Všetky doplnenia a opravy v akte musia byť špecifikované a potvrdené podpismi oboch zmluvných strán.

Ak je akt interným dokumentom podniku, vyhotovuje sa na jednotnom tlačive. Ak je akt externým dokumentom, musí obsahovať referenčné údaje o organizácii.

Akt musí mať:

názov organizácie (štrukturálne členenie);

názov typu dokumentu;

názov k textu

podpisy;

· tuleň;

aplikácie; (s kópiami podporných dokumentov).

Text zákona pozostáva z úvodnej a zisťovacej časti.

Vodná časť zákona uvádza základ pre jeho prípravu. Môže to byť odkaz na dokument, na ústny príkaz vedenia, na akékoľvek skutočnosti, udalosti, akcie.

Zákon môže mať nadpis napr.: „Zákon o nedostatku spotrebného tovaru“ alebo „Úkon o prevzatí a odovzdaní písomností s označením „Dôverné“.

Hlavná časť zákona uvádza:

· ciele a ciele;

načasovanie práce komisie;

výsledky (závery, závery, návrhy).

Za textom a poznámkou o žiadosti sa v prípade potreby uvádza údaj o počte kópií aktu, ich umiestnení alebo adresátoch, ktorým boli zaslané.

Zákon podpisujú všetky osoby, ktoré sa podieľali na jeho príprave.

Pre množstvo úkonov (o vecných, finančných a iných dôležitých otázkach) je potrebný súhlas vedúceho a certifikácia s pečiatkou podniku.

S úkonmi auditov a inšpekcií sú oboznámené všetky osoby, ktorých činnosti sa dotýkajú. Zároveň je v akte za podpismi spracovateľov poznámka „Zákon pozná: funkcie, podpisy, odpisy podpisov a dátumov“.

Napríklad:

Skomplikovaný:

predseda _________________________________________________

Členovia komisie:

Členovia komisie: 1. ______________________________________

Pozícia, priezvisko, iniciály

Prítomní: 1. ______________________________________

Pozícia, priezvisko, iniciály

Mená členov komisie a prítomných sú zoradené podľa abecedy. Názov pozície obsahuje názov inštitúcie.

Uvádzacia časť sa začína odsekom. Stanovuje ciele, zámery a podstatu práce navrhovateľov zákona, jej výsledky. Výsledky práce je možné prezentovať vo forme tabuľky.

V záverečnej časti aktu sú vyvodené závery alebo odporúčania. Táto časť textu je nepovinná – akt sa môže skončiť konštatovaním faktov.

Za textom, pred podpismi, ak je to potrebné, uveďte počet vyhotovení aktu a ich umiestnenie (táto časť aktu je tiež nepovinná). Napríklad:

Kompilované v 3 kópiách:

1. kópia. zaslané na Ministerstvo hospodárstva Ruska

2. kópia. zaslané ministerstvu železníc Ruska

3. kópia. - v prípade 05-24.

Doplňte text podpisového aktu. Akt podpisuje predseda komisie a všetci navrhovatelia. Pri podpisovaní funkcie sa pred menami neuvádzajú priezviská. Napríklad:

predseda komisie Podpis K.Ya. Lakin

Členovia komisie: _______________ V.N. Kirillov

Podpis

______________ I.N. Potapov

Podpis

N.N. Lamšina

Podpis

Ako v každom dokumente, aj v akte pred textom je nadpis, ktorý začína predložkou „O“ („On“) a je formulovaný pomocou slovesného podstatného mena „O overení“, „O prijatí a prenose“, „Pri odpísaní“, „Pri zničení“ atď.

Niektoré typy aktov vyžadujú schválenie. Napríklad zákon o likvidácii inštitúcie schvaľuje vedúci vyššieho oddelenia (minister), zákon o prideľovaní dokumentov a vecí na zničenie - vedúci inštitúcie. Schválenie sa vydáva s pečiatkou v súlade s požiadavkami GOST R 6.30-97.

Tu je príklad aktu:

Ministerstvo kultúry Ruska SCHVÁLENÉ

Výbor pre kultúru Predseda výboru

administratívy Podpis N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Názov oblasti Dátum

18.05.2000 № 12

Mesto Novosibirsk

O kontrole bezpečnosti dokumentov vo výbore

Dôvod: príkaz predsedu výboru z 20. apríla 2000 č. 102 „O kontrole bezpečnosti riadiacich dokumentov“.

Zostavil výbor v zložení:

Predseda: Zástupca Predseda výboru Sidorov G.V.

Členovia komisie: 1. Vedúci. Všeobecné oddelenie Grigoryeva N.I.

2. Inšpektor personálneho oddelenia Mikhailova G.G.

3. Zástupca hlavný účtovník Myshkin S.I.

4. Referent Prokudina M.V.

V dňoch od 16. do 18. mája 2000 komisia preverila organizáciu a podmienky uloženia riadiacich dokumentov v komisii kultúry. Dokumenty sú uložené v štrukturálnych pododdeleniach a na všeobecnom oddelení.

Nomenklatúra prípadov sa každoročne koordinuje s regionálnym archívom Novosibirsk. Neboli zistené žiadne skutočnosti smrti, straty, poškodenia alebo nezákonného zničenia dokumentov.

Kompilované v 2 kópiách:

1. - v prípade č. 1-23

2. - do oblastného archívu.

predseda komisie Podpis G.V. Sidorov

Členovia komisie: Podpis N.I. Grigorieva

Podpis GG. Michajlovej

Podpis S.I. Myshkin

Podpis M.V. Prokudin

Možnosť 2

Zdokumentujte výsledok auditu práce podniku Sibtekhmash OJSC, ktorý sa uskutočnil od 2. 1. 2000 do 3. 1. 2000, v dôsledku auditu sa zistili tieto nedostatky: personálne záznamy nie sú zefektívňované , niektoré osobné spisy inžinierskeho a technického personálu sú v havarijnom stave; je povolené bezdôvodné odpisovanie baliaceho papiera, klincov a náhradných dielov na opravu zariadenia; v strojárni došlo k nadmernému použitiu spájky v množstve 60 kg; vedúci skladu P.I. Yakovlev predčasne odoslal vratné obaly dodávateľom, za čo závod zaplatil pokutu vo výške 1,5 tisíc rubľov. Ostatné informácie sú na vás.

tajomník Podpis M.A. Antonova

16. Spracovať zápisnicu zo zasadnutia inventarizačnej komisie závodu plynových zariadení, ktorá posudzovala vydanie výsledkov inventarizácie skladu č.2 pomocných materiálov. Na schôdzi bolo prijaté uznesenie o schválení výsledkov inventarizácie a o pripísaní na náklady vedúceho skladu nedostatku pomocného materiálu vo výške 365 miliónov rubľov, ako aj zberného hárku pre sklad č. vysvetľujúca poznámka vedúceho skladu. Ostatné informácie sú na vás.

17. Vypracovať kompletný protokol z valného zhromaždenia pracovníkov výrobného družstva „Štart“, na ktorom bola prerokovaná problematika tvorby výroby stavebných materiálov na výstavbu bytových domov. Na stretnutí odznela informácia predsedu o možnosti vytvorenia takejto dielne a perspektívach jej práce. Po diskusii bolo rozhodnuté poveriť predsedu a jeho zástupcu pre výstavbu, aby do 6 mesiacov vypracovali práce a vyčlenili na tieto účely 315 miliónov rubľov.

18. Vypracovať zhrnutie výrobnej porady zamestnancov plánovacieho a ekonomického úseku závodu liečivých prípravkov, ktorá sa zaoberala otázkou skorého vypracovania technického priemyselného finančného plánu na rok 1998. Po prerokovaní výrobná porada rozhodla vypracovať technický priemyselný finančný plán tri dni pred plánovaným termínom. Ostatné informácie zadajte sami.

Podobné informácie.

Prakticky všetky organizácie organizujú stretnutia, na ktorých sa posudzujú otázky operatívneho charakteru. Veľmi často sa takéto stretnutia nazývajú operatívne stretnutia. Vedú ich manažéri rôznych úrovní: od vedúceho organizácie až po vedúcich štrukturálnych divízií. Operatívne porady sa konajú v pravidelných intervaloch (zvyčajne raz týždenne) a zvyčajne sa zaznamenávajú. Ak štrukturálny útvar alebo vedúci, ktorý vedie poradu, nemá tajomníka, môže byť vedením zápisnice z prevádzkovej porady poverený jeden zo zamestnancov útvaru.

Všeobecné pravidlá registrácie protokolu

Náš slovník

Protokol- dokument obsahujúci dôsledný záznam prerokovania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Zápisnica sa vyhotovuje na základe zvukových záznamov alebo návrhov ručne písaných poznámok, ktoré si počas rokovania uchováva tajomník alebo iný zamestnanec, ako aj materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpení, referencie, návrhy rozhodnutí, program rokovania, zoznamy účastníkov a pod.).

Ak bola schôdza zvukovo zaznamenaná, po porade sa dotlačí, následne sa písaný text upraví a v spracovanej podobe sa zaradí do zápisnice. Lehota na vyhotovenie zápisnice zo schôdze by nemala presiahnuť tri až päť dní odo dňa jej konania. Zápisnica z operatívnych rokovaní sa vyhotovuje a vyhotovuje v deň zasadnutia alebo do jedného alebo dvoch dní po zasadnutí.

Protokoly sú úplné a krátke. Kompletný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na porade, otázky položené rečníkovi, vystúpenia osôb, ktoré sa zúčastnili diskusie, a prijaté rozhodnutia.

Stručný protokol obsahuje iba mená rečníkov, tému prejavu, zhrnutie prejavu a prijaté rozhodnutia.

Priebeh operatívnych stretnutí sa spravidla zaznamenáva v krátkych zápisniciach.

Zápisnica zo zasadnutia sa vyhotovuje na spoločnom tlačive, štandardnom hárku papiera A4 alebo na osobitnom tlačive protokolu.

Povinné údaje protokolu sú:

• názov spoločnosti;
• názov druhu dokumentu (ZÁPISNICA) s uvedením typu stretnutia;
• dátum stretnutia;
• registračné číslo protokolu;
• miesto stretnutia;
• podpisy.

Dátum protokolu je dátumom udalosti.

Problémy a riešenia

Vyhotovovanie zápisníc z operačných stretnutí je často náročné. Uvažujme o najbežnejších.

■ Problém: tajomník alebo jeden z nižších úradníkov, ktorý robí zápisnicu, nemusí rozumieť podstate prerokovávaného problému, a preto má problém zaznamenávať priebeh prerokovania problému.

Čo robiť? V takýchto situáciách by sa tajomník mal obrátiť na zamestnanca, ktorý vystúpil na stretnutí, alebo na akéhokoľvek iného zamestnanca, ktorý môže poskytnúť vysvetlenie.

■ Problém: keďže operatívne porady sa často konajú bez prísnych časových obmedzení, sekretár nemusí mať čas zapísať všetko, čo sa počas stretnutia deje.

Čo robiť? V tomto prípade môže pomôcť uchovávanie zvukového záznamu počas stretnutia a vypracovanie protokolu na základe jeho prepisu.

■ Problém: pri prerokúvaní problému môžu byť vyjadrené podstatné aj nepodstatné alebo aj nepodstatné informácie a pre tajomníka môže byť náročné vyčleniť hlavné (podstatné) informácie, ktoré musia byť zaznamenané v protokole.

Čo robiť? V tomto prípade musí tajomník pred vyhotovením zápisnice analyzovať všetky informácie, oddeliť hlavné od neplnoletých a do zápisnice uviesť len tie najdôležitejšie informácie.

Text krátkeho protokolu

Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

In úvodná časť v krátkom protokole sú uvedené mená predsedu a tajomníka, funkcie a mená účastníkov (prítomných) a pozvaných osôb, program rokovania. Ak je na schôdzi viac ako 15 účastníkov, je možné v zápisnici uviesť celkový počet účastníkov, pričom zoznam prítomných s ich funkciami a menami je uvedený v prílohe zápisnice, napr.

Prítomní: členovia riaditeľstva v počte 16 osôb. (zoznam je priložený).

Mená osôb pozvaných na stretnutie sa uvádzajú za slovom „Pozvaní“, pričom sa uvádza pozícia osoby a názov organizácie.

V programe rokovania sú uvedené otázky, ktoré sú predmetom zvažovania, okrem toho môže byť uvedená funkcia a priezvisko rečníka (rečníka). Ak je otázok viacero, sú očíslované arabskými číslicami a usporiadané v poradí diskusie. Otázky agendy sú formulované s predložkou "o" ("o"), napríklad:

Poznámka

Body programu by mali byť formulované presne a jasne a mali by odrážať podstatu diskutovaného problému. Neodporúča sa zaraďovať do programu rokovania bod „Rôzne“ alebo „Rôzne“.

Text Hlavná časť Súhrnný protokol pozostáva zo samostatných častí podľa počtu bodov agendy. Sekcie sú číslované arabskými číslicami v súlade s programom. Každá z nich je postavená podľa schémy:

Tieto kľúčové slová pre protokol sú vytlačené veľkými písmenami od okraja ľavého okraja a môžu sa zobraziť tučným písmom. Za slovom POSLUCHA v nominatíve sa uvádza priezvisko rečníka a bod programu, za ktorým sa zhrnie obsah prejavu v tvare 3. osoby jednotného čísla.

V časti „ROZHODNUTÉ: (VYRIEŠENÉ:)“ stručne, presne, výstižne, aby nedochádzalo k dvojakej interpretácii, je rozhodnutie zaznamenané. Rozhodnutia sú formulované v normatívnej forme: "Pripravte ...", "Predvídajte ...", "Informujte ...". V jednej veci je možné prijať viacero rozhodnutí. V tomto prípade sú očíslované arabskými číslicami s odkazom na poradové číslo čísla na programe, napríklad:

V prípade potreby sú spolu s rozhodnutím uvedené aj výsledky hlasovania: počet odovzdaných hlasov „za“, „proti“, ako aj počet hlasov, ktorí sa zdržali hlasovania.

Od teórie k praxi

Predstavte si, že po rozlúštení nahrávky urobenej rukou alebo na diktafóne sme dostali text, na základe ktorého musíme vypracovať krátky protokol:

Bod programu: 2. K postupu rekonštrukcie skladu hotových výrobkov č.2

Text reči:

Vasiliev P.R. Podľa plánu rekonštrukcie sme mali začať s montážou regálov a zdvíhacích mechanizmov koncom mesiaca 25. CJSC "Profil" - náš dodávateľ regálovej techniky - porušuje termíny. 20-teho sme mali dostať prvú várku, o 10 dní druhú. U nás - dodanie dvoma rovnocennými stranami, tak v zmluve. Platili sme v plnej výške, teda 100% vopred, pretože keď sme naposledy prerábali prvý sklad, nemali sme s nimi žiadne problémy. Dnes je 28. a ešte sme ho nedostali. Posielali im faxy, volali, včera odpovedali, že prvá várka je odoslaná, ale bude to trvať dva-tri dni, čiže máme meškanie kvôli dodávateľovi. Myslím, že musia formálne podať sťažnosť na porušenie dodacej lehoty.

Aby bolo možné urobiť záznam, je potrebné vyzdvihnúť najdôležitejšie informácie. Aby sme to dosiahli, skúsme si položiť niekoľko otázok a získať na ne odpovede. Z vyššie uvedeného textu môžeme získať odpovede na nasledujúce otázky:

Vidíme, že text obsahuje informácie, ktoré nie sú zohľadnené v odpovediach: organizácia plne zaplatila za tovar a bola vykonaná 100% platba vopred, pretože existujú pozitívne skúsenosti so spoluprácou s profilom CJSC. Sú tieto informácie relevantné pre uvažovanú situáciu? Očividne nie, preto tento nemusí byť zahrnutý do protokolu. Takže na základe odpovedí na otázky, ktoré sme dostali, môžeme zostaviť krátky protokol prejavu:

2. POČÚVANÉ:

Vasiliev P.R.

Expedícia prvej šarže regálovej techniky bola dodávateľom CJSC Profile realizovaná v rozpore s termínom, v dôsledku čoho neboli dodržané termíny rekonštrukcie skladu č.2.Prvá dávka techniky mala prísť 20. decembra, druhý - o 10 dní. S montážou regálov a montážou zdvíhacích mechanizmov sa malo začať 25. decembra. Podľa dodávateľa prvá várka zariadení dorazí najskôr 30. až 31. decembra. Ponúkané zaslanie reklamácie za porušenie dodacej lehoty.

Poznámka

Ak sa v prejave použili výrazy „20.“, „25.“ atď., v protokole musí byť uvedený konkrétny mesiac, napríklad: „20. december“, „25. december“ atď.

Predpokladajme, že na stretnutí pri prerokovaní aktuálnej situácie návrh na zaslanie reklamácie nebol podporený. Bolo rozhodnuté zaslať dodávateľovi výzvu o potrebe dodržať dodacie lehoty stanovené zmluvou. Rozhodnutie v tomto prípade by sa malo zaznamenať do zápisnice takto:

ROZHODNUTÉ:

Pripravte a odošlite do CJSC Profile list s požiadavkou na dodržanie termínov na dodanie regálového vybavenia.

Zodpovedný exekútor - Vasiliev P.R.

Termín - (dátum).

Uvažujme ešte o jednom príklade.

Bod programu: 5. O vykonaní auditu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky spoločnosti v meste Perm

Text reči:

Medvedev V.V. Finančné oddelenie a naše účtovné oddelenie sa počas tohto roka opakovane stretli s tým, že nám pobočka v Perme vystavila chyby vo vykazovaní. Dvakrát sami zistili tieto chyby, informovali nás o tom a následne poslali opravené hlásenia. Dvakrát naše účtovné oddelenie zistilo chyby vo výpočtoch, ako aj v tom, že výdavky pobočky boli realizované pod nesprávnymi položkami, na ktoré sa to malo robiť. Ak by sa tieto chyby neodstránili včas, mohlo by to viesť k problémom s platením daní. Naši špecialisti tiež upozornili na skutočnosť, že termíny sú neustále porušované predkladanie správ o výdavkoch na pohostinstvo. Hlavná účtovníčka pobočky bola u nás dvakrát na služobnej ceste, riešili sme chyby pobočky, no situácia sa veľmi nezmenila. Vedúci administratívnej a ekonomickej služby Polozov R.A. sa tiež sťažoval, že v Perme boli nejaké problémy s nákladmi na dopravu. Faktom je, že na začiatku sa mu predložia výkazy o nákladoch na dopravu a potom podá na účtovnom oddelení konsolidovaný výkaz za všetky pobočky. Vzhľadom na to všetko si myslím, že je potrebné zorganizovať a vykonať audit finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme, aby v budúcnosti neboli problémy.

vedúci: Kto by mal byť podľa vás zaradený do komisie a koľko času bude trvať kontrola na mieste?

Medvedev V.V. Myslím si, že sú potrební traja ľudia: jeden na účtovníctvo, ďalší na finančné oddelenie a tretí na administratívne a ekonomické služby a oddelenie logistiky. Predtým sme diskutovali s vedúcimi oddelení, kto by mohol ísť, preto navrhujem troch ľudí: zástupcu. hlavný účtovník Somov S.S., audítor Yastrebova A.A. a popredný inžinier Sokolov B.B. Overenie je možné vykonať do 3-5 dní.

Poďme analyzovať text hlavného prejavu podľa predchádzajúcej schémy:

A v tomto prípade vidíme, že informácie o druhom pláne zostávajú v texte. V prvom rade ide o zmienku vedúceho administratívno-ekonomickej služby Polozov R.A., ktorý sa tiež sťažoval, že pobočka má nejaké problémy s nákladmi na dopravu. Tento údaj zaraďujeme medzi druhoradé, pretože výkazy cestovných nákladov boli na začiatku odovzdané len vedúcemu upratovacej služby na vypracovanie súhrnného výkazu. Keďže vykazovanie dopravných nákladov je v súčasnosti odlišné, tieto informácie majú pri hodnotení súčasnej situácie len malý význam.

Sekundárna informácia by mala obsahovať aj zmienku, že pobočka sama zistila chyby dvakrát a dvakrát - účtovné oddelenie vedúcej organizácie. Zjednodušene sa dá povedať, že chyby sa našli opakovane.

Stručné protokoly neodrážajú otázky položené rečníkovi. Ak je však v odpovedi na otázku významný údaj, zaznamená sa do zápisnice z prejavu. Vo vyššie uvedenom príklade ide o informáciu o tom, kto je navrhnutý na zaradenie do komisie.

Na základe prijatých odpovedí môžeme vyhotoviť protokolárny záznam prejavu:

POČÚVANÉ:

Medvedev V.V.

Pobočka v Perme v priebehu tohto roka opakovane predkladala hlásenia s chybami, zaúčtovala výdavky v nesprávnych položkách, pri ktorých sa to malo urobiť a predložila hlásenia o výdavkoch na pohostenie s nedodržaním termínov. Napriek analýze chýb s hlavným účtovníkom pobočky sa situácia nezmenila. Považuje za potrebné vykonať kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky, vrátane v komisii poslanca. hlavný účtovník Somov S.S., audítor Yastrebova A.A. a popredný inžinier Sokolov B.B.

Ak sa počas diskusie o probléme rozhodne o vykonaní auditu, rozhodnutie by malo byť formulované v protokole takto:

ROZHODNUTÉ:

Vypracovať návrh nariadenia o zriadení komisie na kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme, dohodnúť termín kontroly s riaditeľom pobočky v Perme.

Zodpovedný exekútor - Medvedev V.V.

Termín – (dátum)

V.F. Yankova,
cand. ist. vedy, námestník Riaditeľ VNIIDAD