Vykonávanie obstarávania komerčnými organizáciami. Nákup tovaru: ako zorganizovať efektívny proces zásobovania pre podnik alebo organizáciu

Obchodné práce na maloobchodnom nákupe tovaru pozostávajú z týchto etáp:

Štúdium a predpovedanie spotrebiteľského dopytu;

identifikácia a štúdium zdrojov príjmu a dodávateľov tovaru;

organizovanie racionálnych ekonomických vzťahov s dodávateľmi tovaru, vrátane vývoja a uzatvárania dodávateľských zmlúv, zabezpečovania objednávok a požiadaviek dodávateľom;

organizácia a technológia obstarávania priamo od výrobcov tovaru, sprostredkovateľov, na komoditných burzách, aukciách, od dovozcov a iných dodávateľov;

organizácia účtovníctva a kontrola obstarávania.

Komerčná práca na nákupe tovaru maloobchodnou organizáciou za účelom následného predaja v trhových podmienkach by mala byť založená na princípoch moderného marketingu. S pomocou marketingových metód dostávajú obchodní pracovníci, vedúci pracovníci a manažéri obchodných podnikov potrebné informácie o tom, aké produkty chcú spotrebitelia kúpiť a prečo, o cenách, ktoré sú spotrebitelia ochotní zaplatiť, o tom, v ktorých regiónoch je dopyt po týchto produktoch. je najvyššia, kde predaj alebo nákup produktov môže priniesť najväčší zisk.

Štúdium a predpovedanie spotrebiteľského dopytu je nevyhnutnou marketingovou podmienkou úspešnej obchodnej práce na nákupe tovaru. Marketingová veda vyvinula celý arzenál nástrojov a metód na štúdium a predpovedanie spotrebiteľského dopytu, ktoré je potrebné použiť pri organizovaní nákupu tovaru obchodnou organizáciou na následný maloobchodný predaj.

Nákupy pre následný maloobchodný predaj by preto mali začať štúdiom dopytu, potrieb zákazníkov po tovare, nákupných zámerov a iných faktorov, ktoré formujú dopyt.

Na vykonávanie práce na štúdiu a predpovedaní dopytu vo veľkých a stredných obchodných podnikoch sa vytvárajú marketingové služby (oddelenia), ktorých jednou z hlavných funkcií je študovať celkový objem dopytu (trhovú kapacitu) a vnútropodnikové skupinová štruktúra dopytu po nakupovanom tovare.

Dôležitá úloha v obchodnej práci sa pripisuje hľadaniu dodatočných zdrojov z miestnych surovín, produktov družstevného priemyslu, vedľajších fariem a produktov individuálnej pracovnej činnosti.

Komerční pracovníci musia navštíviť výrobné podniky, aby sa oboznámili s výrobnými možnosťami podniku, objemom a kvalitou výrobkov a tiež sa zúčastňovali stretnutí s priemyselnými pracovníkmi, výstav a prehliadok nových vzoriek výrobkov a veľtrhov.

Komerční pracovníci musia neustále monitorovať reklamy v médiách, prospekty a katalógy. Tvorba komoditných zdrojov je predmetom neustálej práce odbytového aparátu maloobchodných podnikov. V podmienkach trhu prešli formy a metódy tejto práce výraznými zmenami.

Hlavné zmeny spočívajú v tom, že metódy centralizovanej distribúcie komoditných zdrojov boli nahradené trhovou praxou voľného nákupu a predaja tovarov za ponukové a dopytové ceny. Preto sa komerčná iniciatíva predajcov zapájať do obchodného obratu maximálne komoditné zdroje s cieľom dosiahnuť potrebný zisk musí spájať so záujmom o koncových zákazníkov, berúc do úvahy ich solventnosť, predchádzať neodôvodnenému zvyšovaniu cien a poskytovať obyvateľom príležitosť. na nákup tovaru za prijateľné ceny.

Zdroje tovarovej ponuky zahŕňajú odvetvia národného hospodárstva, ktoré vyrábajú rôzne spotrebné tovary (agropriemyselný komplex, ľahký priemysel, strojárstvo a pod.). Medzi dodávateľov tovarov patria konkrétne podniky z rôznych zdrojov príjmov, t.j. niektoré odvetvia národného hospodárstva, rôzne sféry výroby a hospodárskej činnosti, ktoré produkujú tovary a služby.

Vzhľadom na širokú škálu dodávateľov tovaru ich možno klasifikovať do rôznych skupín podľa rôznych kritérií.

Vo všeobecnosti možno všetkých dodávateľov tovaru rozdeliť do dvoch kategórií: dodávatelia výroby a sprostredkovatelia, ktorí nakupujú výrobky od svojich výrobcov a predávajú ich malým a stredným odberateľom na následný maloobchodný predaj.

Dodávateľmi-sprostredkovateľmi môžu byť veľkoobchodné podniky na národnej, regionálnej úrovni rôznych produktových radov (špecializácií), ktoré tvoria základ systému veľkoobchodnej štruktúry na spotrebiteľskom trhu, veľkoobchodní sprostredkovatelia (distribútori, maklérske podniky, agentské podniky, predajcovia), ako napr. ako aj organizátori veľkoobchodného obratu (veľkoobchody, aukcie, komoditné burzy, veľkoobchodné a malé veľkoobchodné trhy, skladové predajne a pod.).

Veľkoobchodní sprostredkovatelia v trhovej ekonomike nadobúdajú samostatný význam v oblasti nákupných činností.

Distribútor je spoločnosť, ktorá realizuje predaj na základe veľkoobchodných nákupov od veľkých priemyselných výrobcov hotových výrobkov. Ide o pomerne veľkú spoločnosť, ktorá má vlastné sklady a nadväzuje dlhodobé zmluvné vzťahy s priemyselníkmi.

Maklérska firma je podnik, ktorý poskytuje sprostredkovateľské služby vládnym a komerčným štruktúram pri získavaní, predaji a výmene tovaru. Maklér (fyzická osoba) je sprostredkovateľom obchodu pri uzatváraní obchodov medzi kupujúcimi a predávajúcimi tovaru na komoditnej burze. Koná v mene klientov, dostáva od nich odmenu.

Obchodník je právnická alebo fyzická osoba, ktorá na vlastné náklady a vo svojom mene vykonáva výmenu alebo sprostredkovanie obchodu. Výnosy dílera vznikajú z rozdielu medzi nákupnými a predajnými cenami tovarov, valút a cenných papierov.

Dôležitým sprostredkovateľským prvkom v nákupnej činnosti maloobchodného podniku sú organizátori obratu veľkoobchodu - komoditné burzy, veľkoobchodné veľtrhy, aukcie, veľkoobchody a iné podniky. Hlavnou úlohou týchto štruktúr je vytvárať podmienky pre organizáciu obstarávacej a predajnej činnosti klientov. Vystupujú ako protistrany pri budovaní systému ekonomických vzťahov maloobchodnej organizácie.

Podľa územného základu sú dodávatelia tovarov miestni, mimoregionálni, republikoví a nerepublikánski. Veľkoobchody častejšie nakupujú tovar od mimoregionálnych a nerepublikových dodávateľov, keďže nie všetky regióny a republiky majú rozvinutú výrobu mnohých tovarov a musia sa dovážať. Veľkoobchodné organizácie potom prevedú tento tovar maloobchodníkom. Miestni dodávatelia často dodávajú tovar priamo maloobchodníkom a obchádzajú veľkoobchody.

Dodávatelia sa líšia aj príslušnosťou k určitému ekonomickému systému. Dodávatelia patriaci do rovnakého systému, ktorý zahŕňa veľkoobchodných nákupcov, sa nazývajú vnútrosystémoví, zvyšok sa nazýva mimosystémový.

Dodávateľmi môžu byť podľa formy vlastníctva súkromné, štátne, obecné, družstevné a iné formy vlastníctva.

Pri štúdiu zdrojov nákupu tovaru vypracúvajú obchodníci pre každého dodávateľa špeciálne karty a je vhodné ich zoskupiť podľa miestnych, medziregionálnych a medzirepublikových dodávateľov. Karty obsahujú údaje o výrobnej kapacite podniku, množstve a sortimente výrobkov, možnosti výroby iného tovaru, dodacích podmienkach tovaru a ďalšie informácie, ktoré sú pre maloobchodnú organizáciu zaujímavé.

S dodávateľmi tovaru by mali byť nadviazané racionálne ekonomické vzťahy, najmä priame a dlhodobé zmluvné vzťahy, umožňujúce nakupovať tovar priamo od výrobných dodávateľov na stabilnej a dlhodobej báze. Vylúčenie veľkoobchodného dodávateľa zo systému ekonomických vzťahov teda výrazne zníži cenu nakupovaného tovaru a zároveň poskytne maloobchodnému podniku konkurenčnú výhodu a vyššie zisky.

Predaj a nákup tovaru na veľkoobchodných veľtrhoch je jednou z najstarších foriem zabezpečenia zásobovania maloobchodnej organizácie. Veľkoobchodné veľtrhy sa konali ešte v predrevolučnom období, keď boli veľtrhy Nižný Novgorod, Kyjev, Charkov a iné všeobecne známe. V období centralizovanej administratívnej ekonomiky sa v polovici 60. rokov rozšírili veľkoobchodné veľtrhy. V tom čase mali pozitívny, progresívny význam, pretože umožňovali kupujúcim voľnejšie nakupovať tovar na základe predložených vzoriek, rýchlo formalizovať transakcie so zmluvami, zvyšovať svoj vplyv na priemysel a oživovať ducha konkurencie medzi výrobcami rovnakého tovaru. . Následne veľkoobchodné veľtrhy nadobúdali čoraz administratívnejší a direktívnejší charakter - organizovali ich štátne riadiace orgány, postup pri ich konaní bol prísne regulovaný, prevládal predaj a nákup tovaru distribuovaného centrálne, za pevné maloobchodné ceny, podľa plánu r. pripútanie nákupcov k dodávateľom.

V súvislosti s prechodom na trhové vzťahy stratili veľkoobchodné veľtrhy vo svojej administratívnej a direktívnej podobe na význame, keďže nezabezpečovali voľné trhové vzťahy a obchodnú iniciatívu výrobcov a spotrebiteľov tovarov. V tomto období začali nové obchodné a sprostredkovateľské štruktúry – trvalé komoditné burzy – lepšie spĺňať obchodné ciele. V dôsledku určitej zložitosti uvádzania tovaru do aukcie na komoditnej burze však veľkoobchodné veľtrhy nestratili svoj význam ako veľkoobchody vykonávané na báze voľného trhu. Veľkoobchodné veľtrhy medzinárodného alebo národného rozsahu, ako aj veľkoobchodné veľtrhy regionálneho významu majú perspektívu rozvoja v trhovom hospodárstve.

Medzinárodné spoločnosti (firmy) - dodávatelia tovaru z blízkeho i vzdialeného zahraničia - sa zúčastňujú veľkoobchodných veľtrhov medzinárodného alebo národného významu.

Organizujú ich vládne orgány, ako aj veľké obchodné štruktúry. Na miestnych veľkoobchodných veľtrhoch sa na rozdiel od stálych komoditných búrz na obchodovanie s homogénnym štandardizovaným tovarom uskutočňujú transakcie na nákup a predaj tovaru komplexného sortimentu vyrábaného miestnymi výrobcami.

Na takýchto veľkoobchodných veľtrhoch kupujúci nakupujú tovar na základe individuálneho výberu, porovnávania a výberu z ponuky produktov od rôznych výrobcov za voľné ceny. Na veľkoobchodných veľtrhoch sa zvyšuje vplyv obchodných organizácií na výrobu tovaru vo vzťahu k sortimentu a kvalite tovaru, urýchľuje sa proces uzatvárania zmlúv, keďže dodávatelia a odberatelia sú v priamom kontakte. Činnosť veľtrhu riadi veľtrhový výbor, ktorý môže vytvárať pracovné orgány veľtrhu (riaditeľstvo, arbitráž, zmluvná účtovná skupina a pod.).

Veľkoobchodné trhy s potravinami sú miestom nákupu a predaja konkurencieschopných poľnohospodárskych surovín a potravín veľkoobchodnými a maloobchodnými podnikmi a jednotlivcami.

V mnohých krajinách s rozvinutým trhom zohrávajú významnú úlohu veľkoobchodné trhy, ktoré zaujímajú strednú pozíciu medzi veľkoobchodným veľtrhom a komoditnou burzou. Veľkoobchod s potravinami má však na rozdiel od posledných dvoch vlastný sklad.

Druhom veľkoobchodného trhu sú veľkoobchodné veľkoobchody malého rozsahu, zamerané predovšetkým na malých odberateľov – maloobchodníkov. Malé veľkoobchodné sklady sa v zahraničí rozšírili a nazývajú sa „cash and carry“. Prvýkrát sa objavili v 30. rokoch a ich sieť sa rozvíja až do súčasnosti.

Organizácia účtovníctva a kontrola veľkoobchodných nákupov je dôležitou súčasťou obchodnej práce. Účelom operatívneho účtovníctva a kontroly veľkoobchodných nákupov je vykonávať denné sledovanie priebehu plnenia dodávateľských zmlúv dodávateľov, aby sa zabezpečil včasný a neprerušovaný príjem tovaru v dohodnutom sortimente, správnej kvalite a množstve.

Účtovanie o plnení dodávateľských zmlúv sa môže vykonávať v špeciálnych kartách alebo denníkoch, kde sa zaznamenávajú informácie o skutočnej expedícii a prijatí tovaru a zisťujú sa prípady porušenia zmlúv dodávateľmi. To všetko je potrebné pre včasné podanie reklamácií dodávateľom.

Obchodná činnosť v obchode je založená na nákupnej práci: podnikatelia používajú vlastné prostriedky na nákup tovaru, ktorý sa potom s určitým prírastkom (ziskom) premieňa na hotovosť.

Obchodná činnosť v obchode začína kúpou tovaru za účelom jeho následného predaja.

Hlavnou úlohou nákupnej práce je ziskové získavanie tovaru s cieľom uspokojiť spotrebiteľský dopyt. Práca pri nákupe je jednou z najzodpovednejších funkcií obchodných podnikov. Správne organizované veľkoobchodné nákupy môžu znížiť pravdepodobnosť obchodného rizika spojeného s nedostatkom predaja tovaru.

V obchodných činnostiach organizácia pri obstarávaní zisťuje potrebu nákupu tovarov a služieb, identifikuje, hodnotí a vyberá konkrétne značky tovarov a dodávateľov.

Proces obstarávania zahŕňa:

Nákup spotrebného tovaru;

Organizovanie pohybu nakúpeného tovaru;

Organizácia zmeny vlastníka a miesta;

Zber, analýza a prenos informácií do rôznych oddelení obchodného podniku (účtovníctvo, obchodné oddelenie, oddelenie dopravy).

Nákupná práca umožňuje vytvoriť optimálny sortiment tovaru od obchodných podnikov a ovplyvniť výrobcov tovaru. Práve obstarávanie zabezpečuje efektívne fungovanie obchodného podniku.

Kúpou tovaru sa rozumie nadobudnutie (kúpa) tovaru na ďalšie zamýšľané použitie.

Nákupy svojou ekonomickou podstatou predstavujú veľkoobchodný alebo drobný obchodný obrat, ktorý uskutočňujú obchodné podniky (veľkoobchod, maloobchod) alebo fyzické osoby za účelom ďalšieho predaja nakúpeného tovaru.

V trhovom hospodárstve sa obstarávacia práca v Rusku radikálne zmenila.

V administratívno-veliteľskom hospodárstve existoval systém centralizovaného naviazania nákupcov na dodávateľov, skladové rozdeľovanie tovaru, nerovnosť ekonomických subjektov a úplná nesamostatnosť a podnikavosť predajcov.

Moderná éra vzťahov na voľnom trhu sa vyznačuje:

Viaceré zdroje nákupu (dodávatelia);

Sloboda výberu partnera na nákup tovaru;

Sloboda tvorby cien;

Rovnosť partnerov;

Konkurencia medzi dodávateľmi a kupujúcimi;

Iniciatíva, samostatnosť a podnikavosť obchodníka pri nákupe tovaru.

Racionálne organizované obstarávanie umožňuje:

Vytvoriť konkurencieschopný sortiment veľkoobchodných a maloobchodných podnikov na uspokojenie potrieb cieľových zákazníkov;

Ovplyvňovať výrobu tovaru v súlade s požiadavkami spotrebiteľského dopytu;

Poskytovať zisk obchodnému podniku z dôvodu rozdielu medzi nákupnými a predajnými cenami.

Nákup a predaj tovaru, ktoré tvoria obsah obchodných vzťahov obchodných podnikov zapojených do dodávania tovaru, sú počiatočným štádiom organizácie presunu tovaru z výrobnej sféry do sféry spotreby.

Pre veľkoobchodné podniky tvorí veľkoobchodný nákup a predaj základ ich obchodnej činnosti. Maloobchodné podniky zúčastňujúce sa veľkoobchodu uskutočňujú prevažne veľkoobchodné nákupy, ktoré sú najdôležitejšou podmienkou ich hlavnej činnosti - predaja tovaru verejnosti.

Komerčná práca na veľkoobchodných nákupoch tovaru v trhových podmienkach vychádza z princípov moderného marketingu. Komerční pracovníci pomocou marketingových stratégií (politík) dostávajú informácie a na základe nich musia určiť: čo kúpiť; koľko kúpiť; od koho nakupovať; za akých podmienok kúpiť.

Rozhodnutia o prvých dvoch otázkach by sa mali robiť v spolupráci so špecialistami z oddelenia nákupu a oddelenia marketingu (servisu), a ak nie sú medzi zamestnancami obchodníci, spolu s manažérmi (predajcami) obchodného oddelenia a skladníkmi.

Rozhodovanie o tom, od koho a za akých podmienok nakupovať, je priamou zodpovednosťou osoby, ktorá sa zaoberá obstarávacími činnosťami.

Podnikatelia dostávajú informácie: v ktorých regiónoch je dopyt po týchto produktoch (kapacita trhu) najvyšší; kde nákup produktov a ich distribúcia môže priniesť najväčší zisk.

Komerčné firmy sa riadia výsledkami marketingového výskumu a budujú svoju nákupnú politiku. Uzatvárajú dlhodobé zmluvy s dodávateľmi tých tovarov, po ktorých sa očakáva nárast dopytu.

Informácie z marketingových služieb umožňujú obchodníkom vopred sa pripraviť na zmenu dodávateľov zastaraného tovaru k iným, ktorí si osvojili výrobu modernejšieho alebo zásadne nového tovaru.

V každom konkrétnom prípade obchodníci berú do úvahy podmienky, v ktorých obchodný podnik funguje, predpokladané podmienky, informačnú podporu a ďalšie faktory.

Práca na veľkoobchodných nákupoch tovaru zahŕňa komplex vzájomne prepojených obchodných transakcií. Celý proces obstarávania pozostáva z predbežného, ​​skutočného obstarávania a záverečných obchodných operácií.

Predbežné obstarávacie operácie zahŕňajú:

Štúdium a predpovedanie spotrebiteľského dopytu;

Určenie potreby tovaru;

Identifikácia a štúdium zdrojov obstarávania, výber dodávateľov;

Príprava žiadostí a objednávok na dodávku tovaru;

Vypracovanie predzmluvných požiadaviek na dodávateľov a dodacích podmienok.

Samotné obstarávacie operácie zahŕňajú:

Uzatváranie zmlúv a jednorazových transakcií na dodávku tovaru;

Objasnenie rozšíreného sortimentu dodávaného tovaru;

Prevzatie tovaru a jeho úhrada dodávateľom.

Záverečné obstarávacie činnosti zahŕňajú:

Operatívne účtovníctvo realizácie dodávateľských zmlúv;

Registrácia a predkladanie pokút za porušenie dodávateľských zmlúv;

Kontrola priebehu veľkoobchodných nákupov.

Obstaranie tovaru nie je možné bez štúdia a predpovedania spotrebiteľského dopytu. Zhromaždené informácie na požiadanie vám umožňujú odôvodniť obchodné rozhodnutia o kúpe tovaru.

V podmienkach šetrenia, keď by sa zdalo, že všetky zdroje sú už vyčerpané, venujte ešte raz pozornosť materiálnym nákladom. A to nielen za suroviny a zásoby, ale vo väčšej miere aj za vybavenie, služby a prácu.

Prísne dodržiavajte všetky nižšie uvedené pravidlá organizácia obstarávania, veľmi rýchlo zvýšite efektivitu a kontrolovateľnosť svojho podnikania vďaka skutočnému zníženiu nákladov, avšak bez straty kvality. Zároveň budete mať nepopierateľnú výhodu oproti konkurentom, ktorí budú tieto pravidlá považovať za príliš revolučné alebo smiešne.

Možno budete musieť prekonať odpor vašich vlastných nákupných, stavebných a investičných manažérov; určite dokážu, že presne takto im všetko funguje, ak nie lepšie. Ak sú ich obchodné procesy skutočne založené na rovnakých pravidlách, nemusíte čítať ďalej: vaše obstarávanie je v úplnom poriadku. Pre kontrolu sa však pozrite na skóre vašej spoločnosti vo výsledkoch „National Procurement Transparency Rating“ alebo si ho nechajte vypočítať pomocou základnej metodológie, ktorá je tam opísaná. Ak neskončíte na vrchole rebríčka, určite máte priestor na zníženie nákladov. Hlavná činnosť vašej spoločnosti a dlhodobé obchodné vzťahy nebudú ovplyvnené. V tomto článku som opísal skúsenosti získané prekonávaním vlastných chýb, ale aj nečakané objavy a paradoxné riešenia.

Pravidlo č. 1. Najprv prelomte koncept „zákazník má vždy pravdu“

Prehodnoťte koncept „zákazník má vždy pravdu“. „Dodávateľ má vždy pravdu“ je pre vás prínosom. Zamyslite sa nad tým. Kto nakupuje vo vašej spoločnosti? Dodávatelia, stavbári, hlavní technickí špecialisti, právnici atď. Sú to kupujúci? Koniec koncov, vo všetkých dodávateľských zmluvách je váš podpis v stĺpci „Kupujúci“. Ste skutočný nákupca a sú to len vaši zamestnanci, ktorí sa ohradzujú príslovím „kupujúci má vždy pravdu“ od nových dodávateľov ponúkajúcich lacnejšie analógy alebo materiály s novými spotrebiteľskými vlastnosťami, moderné, produktívnejšie zariadenia, nové technológie v stavebníctve , atď. Pod heslom „zákazník má vždy pravdu“ môžu takmer všetci dodávatelia zostať pozadu! A čím viac dodávateľov, tým vyššia konkurencia, vyššia kvalita a nižšie ceny. Toto je zákon! Stačí dať dodávateľom a dodávateľom príležitosť využiť svoj potenciál. Ako to spraviť? Vybudujte vo svojom podniku systém spravodlivého, otvoreného konkurenčného obstarávania.

Pravidlo č. 2. Začnite výberom vedúceho ponukového oddelenia

Hlavnou požiadavkou je skúsenosť so zavádzaním inovácií a chuť pracovať novými metódami. Dôležitou podmienkou je prax a dobré meno v obstarávaní. Hlavnou zodpovednosťou je implementácia zásad popísaných v článku. Dajte mu dostatočné právomoci na vypracovanie, úpravu predpisov a riadenie personálu. Stačí, že má skúsenosti s obstarávaním. To len poškodí jeho podriadených. V tomto prípade je jednoduchšie učiť ako prevychovávať. Hneď ako je vedúci identifikovaný, musí nájsť verných pomocníkov: čestných, komunikatívnych, superzodpovedných technikov bez skúseností s obstarávaním. Dizajnéri sú skvelí kandidáti. Ich technická kompetencia a presnosť sú to, čo potrebujete.

Ich hlavnou zodpovednosťou je podporovať súťaže, to znamená vytvoriť maximálnu konkurenciu medzi vašimi dodávateľmi a dodávateľmi.

Pravidlo č. 3. Osobne sledujte iba dva kľúčové ukazovatele

Prvým ukazovateľom je priemerný počet účastníkov, ktorí predložili návrhy do súťaže. Na začiatok ho nainštalujte aspoň 3 a po šiestich mesiacoch aspoň 5. Ide o najdôležitejší ukazovateľ charakterizujúci nielen prácu asistentov, ale aj systém obstarávania ako celku. Ideálne skóre je v priemere 8 a viac na súťaž. To je dosiahnuteľné, ale veľmi ťažké. Ak počet 3-4 účastníkov dokážu asistenti dosiahnuť, tak 8 je dielom celého tímu zloženého z dodávateľov, technických špecialistov, ekonómov, bezpečnostných špecialistov, stavbárov, právnikov atď. Dosiahnutie 8 účastníkov je v skutočnosti indikátorom najvyššieho zapojenia podnikových služieb do efektívneho procesu obstarávania. Hlavnou úlohou vášho nového nákupného manažéra je organizovať tento tím. Tí nespokojní odídu sami. Pri prijímaní nových ich jednoducho informujte, že všetky nákupy u vás sa uskutočňujú na férovom a konkurenčnom základe. Reakcia bude úžasná. Uchádzači majú k tomu spravidla veľmi negatívny postoj, čo je na pohovore veľmi zvláštne. Začnú sa hádať, uvádzajú príklady nemožnosti usporiadať súťaž o toho či onoho. Uskutočnili sme asi 50 rozhovorov a dospeli sme k záveru, že popieranie integrity pri obstarávaní už majú mnohí v krvi. Neprijímajte zamestnancov so skúsenosťami s klasickým obstarávaním.

Druhým ukazovateľom je podiel obstarávania realizovaného na súťažnej báze z celkovej sumy obstarávania. Dôležité je neutápať sa v detailoch. Leví podiel na úsporách je len v 20 % rozpočtových položiek, zvyčajne tvoria 80 % jeho výšky. Zamerajte sa na tieto náklady. Súťaže pre nich prinesú rýchle a významné výsledky. Na rozdiel od prvého ukazovateľa tu nie sú potrebné žiadne etapy. Okamžite postavte zábranu.

Poverte vedúceho ponukového oddelenia, aby pripravil objednávku, že sa začala implementácia elektronickej obchodnej platformy (ETP) a po 1,5 až 2 mesiacoch všetky zmluvy na dodávku, poskytovanie služieb a vykonávanie prác nad 100 až 300 tisíc rubľov. (napr.) bude podpísaná len vtedy, ak je dohodnutá súťažná komisia a súťažný hárok schválený riaditeľom, teda Vami. V súlade s tým, ak je prijatie a platba inventárnych položiek, prác a služieb bez podpísaných zmlúv už zakázané a starostlivo kontrolované (ak nie, zahrnuté v tej istej objednávke), potom ani jeden nákup neprekĺzne cez súťažné postupy, s výnimkou schválený zoznam prioritných dodávateľov. K príprave zoznamu je potrebné pristupovať opatrne a veľmi prakticky. Prirodzene, malo by zahŕňať tých istých 20 % nákladov: tovar a materiál, práce a služby dodávané monopolnými podnikmi, vládnymi agentúrami, miestnymi samosprávami, federálnymi štátnymi podnikmi, obecnými jednotnými podnikmi atď. uveďte materiály s nízkou hodnotou, ktoré tvoria tieto nákladové položky: lieky , písacie potreby, domáce potreby, potraviny atď. Vo všeobecnosti by zoznam mal obsahovať všetko, pre čo je hlúpe alebo ekonomicky nepraktické viesť súťažné konania. Buď opatrný! Finančníci budú určite požadovať, aby sa do zoznamu dostali aj úverové, lízingové a poisťovacie organizácie. Účtovníctvo – ruské a zahraničné audítorské spoločnosti. Právnici – odhadcovia a developeri pozemkov. To je háčik, práve v týchto oblastiach je pole neorané. Výsledky vás prekvapia. Ak vyvstane otázka: „uskutočniť súťaž alebo nie“, potom existuje iba jedna odpoveď: „uskutočniť“. Tento princíp nás nikdy nesklamal.

Pravidlo č. 4. Výber elektronického asistenta

Najdôležitejším krokom pri organizácii obstarávania je výber elektronickej obchodnej platformy (ETP). Sú veľmi podobné, ale výber by mal byť založený na prítomnosti nasledujúcich funkcií: súťažný denník (možnosť monitorovať priebeh postupov a včasné nápravné opatrenia), absencia elektronického digitálneho podpisu, možnosť bezplatnej účasti pre dodávateľov súťažný hárok, správa o výkone. Ak má váš podnik holdingovú štruktúru a podniky sú v rôznych častiach Ruska, stále potrebujete príležitosť vybudovať virtuálnu holdingovú spoločnosť na ETP. Ak už pracujete na EPT, nič to neznamená. Efektívnosť práce nespočíva v ETP, ale v tom, ako ho využiť.

• Ako vytvoriť oddelenie nákupu: 2 efektívne stavebné modely

Najdôležitejšie princípy práce na elektronickej obchodnej platforme

1. Žiadne prekážky pre dodávateľov. Úplne vylúčiť všetko, čo zužuje počet dodávateľov, a to: neprimerane krátke lehoty na vykonanie postupov, predbežný výber dodávateľov, peňažný vklad, bankovú záruku, elektronický digitálny podpis, účastnícky poplatok, kopu zakladajúcich dokumentov atď.

2. Vykonajte dvojfázové ponuky na zložité položky s vysokou hodnotou. Otvorená súťaž (zber návrhov) plus aukcia na zníženie hodnotenia medzi účastníkmi súťaže, ktorých návrhy úplne uspokoja vašich technických špecialistov. Pre štandardné, lacné materiály stačí jednostupňová súťaž s otvorenou minimálnou cenou. V skutočnosti ide o súťaž s efektom aukcie smerom nadol.

3. Úplná otvorenosť. Napriek objektívnym argumentom „skúsených“ zamestnancov neorganizujte uzavreté výberové konania, keď sú pozvaní len niektorí účastníci. Maximálna otvorenosť v prvej fáze je kľúčom k úspešnej aukcii na zníženie ratingu v budúcnosti. Dodržiavajte pravidlo: „všetky informácie, ktoré môžu byť dostupné aspoň jednému z vašich zamestnancov, by mali byť dostupné každému. Nech je účastníkom súťaže k dispozícii všetko: minimálna cena, mená účastníkov, meno výhercu a cena výhercu. Ak sú traja alebo viacerí účastníci, riziko kolúzie dodávateľov je zanedbateľné. V našej praxi sa to stalo niekoľkokrát v 3000 súťažiach. Prirodzene, aukcia sa môže konať v uzavretej forme, ale musí sa konať na elektronickej obchodnej platforme. Vo všeobecnosti zabudnite na nudné papierové súťaže! Na ETP môžete robiť aukcie úplne na všetko.

4. Vlastné vyhlásenie. Berte do úvahy, že každý účastník, ktorý predložil do súťaže technický a obchodný návrh a priori súhlasí s podmienkami súťaže a je dobromyseľným dodávateľom, platiteľom dane a pod. Ak podvádza a podvod ho privedie k víťazstvu, je to v poriadku. Bezpečnostná služba bude podvody odhaľovať ešte v štádiu uzatvárania zmluvy alebo skôr. Uzatvorte dohodu s ďalším uchádzačom. Tento princíp skráti čas potrebný na kontrolu všetkých účastníkov. A môže ich byť viac ako 30!

5. Žiadne „čierne“ zoznamy. Zakážte vo svojich podnikoch vytváranie „čiernych“ zoznamov dodávateľov. Často končia nie z objektívnych príčin, ale napríklad z dôvodu nekritického porušenia dodacej lehoty. Dajte im šancu rehabilitovať sa. Aj keď si dodávateľ naozaj zaslúži byť na čiernej listine, pozývajte ho do súťaží. Pri pohľade na výsledky to jednoducho ignorujte. Už len jeho nájdenie v konkurencii zvyšuje konkurenciu a patrične zvyšuje vaše úspory.

6. Súťažné konania vždy uzatvárajte skutočnými dôvodmi, aj keď sú vám tieto dôvody nepríjemné. Ak je uzavretá s víťazom, uveďte, čo spôsobilo toto rozhodnutie. Ak bola uzavretá bez víťaza, uveďte, prečo sa tak skutočne stalo. V prípade, že uzatvárate postup prevodu na aukciu, uveďte, kto je do aukcie pripustený a kto nie a z akých dôvodov, aká bude vyvolávacia cena, uveďte dátum aukcie atď. Tento prístup má pozitívny vplyv na lojalitu dodávateľov k vašej spoločnosti. Účastníci, aj keď prehrali alebo neboli prijatí do ďalšej fázy, musia poznať dôvody. Ak sú dôvody primerané, potom bude primeraný aj ich postoj k vášmu podniku. Ak sú dôvody skreslené, tak sa nespokojní dodávatelia budú brániť. Existujú prípady, keď sa dodávateľovi neumožní zúčastniť sa aukcie z dôvodu technického nesúladu navrhovaného materiálu. Dodávateľ, ktorý sa o tom dozvedel, ponúka iný produkt. Technickí špecialisti potvrdzujú zhodu. Je vpustený do aukcie a vyhráva tým, že dá najnižšiu cenu. A takýchto malých úspešných príbehov budú stovky.

7. Nenechajte svojich zamestnancov manipulovať s vašimi dodávateľmi a vaši dodávatelia prestanú manipulovať s vami.

8. Dodávatelia sú bystrí a zubatí. Stačí im dať možnosť otvorene prezentovať svoju firmu, navrhované technické riešenie alebo projekt pred všetkými ostatnými účastníkmi. Verte mi, nikto si na takýchto stretnutiach nedovolí povedať príliš veľa. Konkurenti sa budú rýchlo zlepšovať. A práve včera výreční mechanici a stavbári mlčali, pretože... Ukazuje sa, že sú mimo témy. Ale práve včera vám s penou z úst vysvetlili nepochopiteľné pojmy a výhody. Faktom je, že len výrobcovia, dodávatelia a dodávatelia majú najaktuálnejšie technické informácie. Stačí im dať slovo. Nie je potrebné zhromaždiť všetkých v montážnej hale. Blízki prídu osobne, ďaleko sa môžu zúčastniť cez Skype. Hlavnou vecou na takýchto technických stretnutiach je úplne vylúčiť diskusiu o cenách a platobných podmienkach. Vyberte si každého, kto vám vyhovuje z technického hľadiska a urobte elektronickú krátku aukciu. A Jeho Veličenstvo Aukcia umiestni všetkých dodávateľov na svoje miesta. A tí, ktorí vám včera vykopli dvere, sa stanú malými a veľmi ústretovými.

Pravidlo č.5.Rozdelenie funkcií v tíme

Absolútne všetci zamestnanci, ktorí predtým vyberali dodávateľov a dodávateľov, budú zmeny sabotovať. Otvorene a tajne. Spolu a sami. Najdôležitejším vynálezom na prekonanie tohto problému bolo konvenčné rozdelenie funkcií a zodpovedností. Pri organizovaní procesu je dôležité zvážiť nasledujúce rozdelenie zodpovedností:

1. Dodávatelia – vypisujú ponuky na nákup tovaru a materiálu a uzatvárajú zmluvy s víťazmi.

2. Technickí špecialisti, stavbári, finančníci - pripravujú technické špecifikácie zariadení, prác a služieb vo svojom odbore, podieľajú sa na práci súťažnej komisie a uzatvárajú zmluvy s víťazmi.

3. Zamestnanci nového obchodného oddelenia:

• kontrolovať súťaže vytvorené dodávateľmi a propagovať ich;
• vytvárať súťaže na technické špecifikácie a propagovať ich;
• organizovať zasadnutia súťažnej komisie;
• pripravovať, koordinovať a schvaľovať vami protokoly súťaží a aukcií.

4. Právnici vypracúvajú štandardné zmluvy pre rôzne druhy obstarávania. Tieto zmluvy musia byť pripojené k ponukám vopred, aby sa výrazne skrátil čas na uzavretie v budúcnosti.

5. Úlohou finančníkov pri licitovaní je len porovnávanie ponúk s rôznymi platobnými podmienkami. Ak im vopred dáte pokyn na vypracovanie porovnávacej tabuľky, výrazne to uľahčí prácu všetkým členom komisie a dá sa to využiť na rýchle rozhodovanie o výbere najlepšieho dodávateľa v jednoduchých súťažiach o štandardný a lacný tovar a materiály.

6. Bezpečnostná služba monitoruje priebeh procedúr a kontroluje spoľahlivosť víťazov.

Hovoríte: "Kto teraz vyberá dodávateľov?" Ukazuje sa, že výber robí tím!

Pravidlo č.6.Najlepšou motiváciou sú peniaze!

Keď systém funguje, sami uvidíte zdroj povzbudenia pre súťažný tím. Vzorec výpočtu je jednoduchý. Vyvolávacia cena v aukcii mínus konečná cena – to považujte za ekonomický efekt. Ak si zoberiete 10% na motiváciu, môže sa tým zvýšiť mzda členov súťažného tímu až dvojnásobne. Za skvelú prácu nie je toľko peňazí.

A teraz o kúzle týchto peňazí. Ak týchto 10% vopred spravodlivo rozdelíte medzi všetkých členov súťažného tímu, potom si každý na konci aukcie bude môcť spočítať, koľko zarobil. To núti každého hľadať stále nové a nové spôsoby, ako zvýšiť objem úspor. Ochranka bude účastníkov dôkladnejšie kontrolovať, ale tentoraz kvôli „dôveryhodnosti“, aby ich náhodou nevylúčila z aukcie, ktorá ponúkla podozrivo nízku cenu. Finančníci nebudú trvať na 90-dňovom odklade, ale nájdu riešenie, ako zmeniť podmienky aukcie na 10-dňový odklad, keďže viacerí dodávatelia za nich dávajú super ceny. Právnici začnú prejavovať flexibilitu a záujem o čo najrýchlejšie uzatváranie zmlúv, aby ceny dosiahnuté tímom „neodchádzali“. Technickí špecialisti si vyberú na základe princípu primeranej dostatočnosti a nie s trojnásobnou mierou bezpečnosti, aby to vydržalo stáročia. A tak ďalej... Systém sa bude neustále zlepšovať. Vaša výhoda je zrejmá a nevyžaduje si dôkaz.

• Príklady motivácie zamestnancov - úspešné prípady v Rusku a vo svete

Ktoré platobné podmienky v súťaži sú pre vás výhodnejšie?

S cieľom povzbudiť víťazov ponúk, aby si splnili svoje povinnosti, stanovte 100 % oneskorenie vo všetkých výberových konaniach na 30 dní po dodaní tovaru a služieb správnej kvality. Odklad platby by spravidla nemal byť dlhší ako 30 kalendárnych dní, pretože dlhšie obdobie negatívne ovplyvňuje počet účastníkov a zvyšuje ceny, neúmerné bankovým úrokom. Prax ukazuje, že dnes môže rozdiel medzi cenou podobného produktu s odkladom 30 a 90 dní dosiahnuť až 50 %, pretože okrem úroku z úveru je v cene zahrnuté aj riziko nesplatenia vo všeobecnosti. 50 % za dva mesiace je približne 300 % ročne. Sen bankára.

V skutočnosti ste nútení platiť nielen za tovar alebo službu dodávateľovi, ale aj za pohodlný život toho, kto peniaze dal. A nie vždy je to banka. Existuje len veľmi málo dodávateľov ochotných vykonávať takéto riskantné podnikanie. Konkurencia je výrazne znížená. Trpíte tým vy aj dodávatelia. Odklad platby by mal byť zahrnutý v podmienkach súťaže len z dôvodu eliminácie rizík kupujúceho, ale mal by byť minimálny. V ideálnom prípade by mala byť lehota dostatočná na vykonanie vstupnej kontroly a platby, nie viac. Je výhodnejšie zobrať si pôžičku za pochopiteľnú úrokovú sadzbu a nakúpiť za minimálnu vysúťaženú cenu, ako zo zúfalstva platiť nepochopiteľnú úrokovú sadzbu, ktorú Dodávateľ zahrnul do ceny.

Ako sa vyhnúť technickému lobingu

Preformulujte problém pre svojich technických špecialistov. Teraz si totiž už nemusia sami vyberať zariadenia alebo poskytovateľov služieb. Zverte im úlohu, ktorá je pre nich charakteristická - príprava technických špecifikácií (TOR) pre potrebné vybavenie, servis alebo prácu. Technické špecifikácie by mali obsahovať všeobecné parametre, ale mali by poskytovať presnú predstavu o predmete obstarávania. Rýchlo tak identifikujete negramotných zamestnancov a výrazne rozšírite zoznam dodávateľských ponúk. Nezáleží na tom, že kvalita technických zadaní bude spočiatku zanechávať veľa požiadaviek. Je dôležité, aby boli dostupné všetkým ochotným dodávateľom. Identifikujú nepresnosti a odporučia potrebné úpravy. Opravené úlohy znova zverejnite. Informujte o tom všetkých účastníkov. A tak dosiahnete perfektnú technickú špecifikáciu.

Ako dosiahnuť maximálnu konkurenciu v aukcii

Pre dosiahnutie maximálnej úrovne súťaže v aukcii stanovte vyvolávacie ceny aukcie vo výške minimálnych cien toho účastníka, ktorého ponuka spĺňa podmienky súťaže nielen po technickej, ale aj po platobnej stránke. Ak ani jeden z návrhov uchádzačov nespĺňa stanovené platobné podmienky, je potrebné skrátiť omeškanie stanovené v aukcii.

Ako už bolo spomenuté vyššie, odklad platby za dodané produkty alebo služby vo veľkej miere ovplyvňuje cenu. Pri stanovovaní vyvolávacej ceny aukcie je dôležité brať do úvahy, že účastníci súťaže si napriek stanoveným cenám mohli stanoviť iné platobné podmienky. Ak teda vezmete minimálnu cenu a bola predložená na základe zálohovej platby alebo s kratšou lehotou odkladu, ako je požadované, potom s najväčšou pravdepodobnosťou tento dodávateľ jednoducho potvrdí svoju cenu a aukcia sa neuskutoční. V tomto prípade by bolo správne stanoviť vyvolávaciu cenu, ktorá je minimom zodpovedajúcich platobných podmienok a tieto podmienky opätovne oznámiť všetkým účastníkom a viacerí účastníci začnú podnikať kroky na zníženie ceny. Aukcia sa začala - výsledok je známy! Ak nastane iná situácia, keď žiadny z účastníkov súťaže nepotvrdí požadovaný odklad, nedá sa nič robiť – situácia na trhu. Je potrebné zvoliť minimálnu cenu s najvhodnejším spôsobom platby a uskutočniť aukciu za týchto podmienok.

V roku 2014 sa v jednom z podnikov uhoľného priemyslu vďaka implementácii týchto pravidiel dosiahli tieto ukazovatele:

1. Priemerný počet účastníkov súťaže: 5,2 za tovary a materiály, 8 za služby a práce.
2. Podiel nákupov cez ETP je 100% (okrem zoznamu prioritných dodávateľov).
3. Zníženie nákupných cien za tovar a materiál - 16,1% (vrátane aukcií - 10%).
4. Zníženie cien za nákup prác a služieb - 42,5 % (vrátane aukcií - 17,4 %).

Dmitrij Gračev Vyštudoval technologickú fakultu Sibírskeho metalurgického inštitútu pomenovaného po. Sergo Ordzhonikidze a Ekonomická fakulta Tomskej polytechnickej univerzity. Od roku 1992 do roku 2007 pracoval na vedúcich pozíciách v obstarávaní v hutníctve - OJSC ZSMK (EVRAZ) a OJSC NMZ im. Kuzmina (ESTAR), av rokoch 2007-2015 v uhoľnom priemysle - Belon OJSC (MMK) a TopProm CJSC (ťažba, spracovanie a predaj uhoľného koncentrátu). Má bohaté dvadsaťročné praktické skúsenosti s organizáciou obstarávacej činnosti. Zakladateľ Hermes Auction Center LLC. Špecializuje sa na oblasť organizácie obstarávania.

LLC "Aukčné centrum "Hermes"
Oblasť činnosti: outsourcing súťažných postupov a poradenstvo v oblasti obstarávacích činností podnikov
Počet zamestnancov: 7 osôb

Charakteristickým znakom obstarávania podľa 223-FZ je prítomnosť osobitných pravidiel obstarávania určitými typmi právnických osôb, ich práva, povinnosti a zodpovednosti. Poďme zistiť, ktoré organizácie môžu vykonávať štátne obstarávanie podľa 223-FZ a aké vlastnosti stanovuje tento zákon.

Kto je odberateľ podľa 223-FZ

Zákazník podľa 223-FZ je organizácia, na ktorej základnom imaní má okrem vlastných prostriedkov aj 50 % a viac podiel štátu. Zákon určuje (časť 2, článok 1):

1. Štátne korporácie a spoločnosti.
2. Verejnoprávne spoločnosti.
3. Subjekty prirodzených monopolov.
4. Organizácie, ktoré vykonávajú regulované činnosti v oblasti dodávky plynu, vody, tepla a elektriny a pod.
5. Autonómne inštitúcie.
6. Obchodné spoločnosti (50 % základného imania – podiel štátu).
7. Dcérske spoločnosti (50 % základného imania – podiel subjektov z bodov 1-6).
8. Dcérske spoločnosti (50 % kapitálu - podiel subjektov z bodu 7).
9. Rozpočtové inštitúcie využívajúce granty, vlastné prostriedky, získavanie subdodávateľov na realizované zákazky.
10. Štátne jednotky a obecné podniky, ktoré nakupujú na úkor grantov a vlastných prostriedkov, so zapojením subdodávateľov na realizované zákazky, bez získavania finančných prostriedkov z príslušných rozpočtov rozpočtového systému. Ustanovenie platí, ak je pred 01.01.2019 schválený a zverejnený predpis o obstarávaní.
11. FSUE zo zoznamu (Nariadenie vlády Ruskej federácie č. 2931-r zo dňa 31. decembra 2016).

Príklady takýchto organizácií zahŕňajú:

1. PJSC Gazprom.
2. Gazprom Invest LLC.
3. JSC "EK Lenenergo".
4. SPbGBUK "CPKiO im. CM. Kirov“.

Takéto organizácie majú veľké finančné zdroje vďaka vládnej podpore. Vďaka obstarávacím aktivitám podnecujú dodávateľov k účasti na výberových konaniach, rozširujú svoje možnosti a rozvíjajú konkurenciu. Okrem toho musia míňať peniaze a uspokojovať potreby efektívne. Existuje však riziko, že takíto kupujúci môžu zneužiť svoje postavenie. Preto bol pre takéto spoločnosti vytvorený samostatný zákon - 223-FZ.

Úplný zoznam federálnych štátnych unitárnych podnikov, ktoré nakupujú v rámci 223-FZ

Povinnosti a práva objednávateľa podľa 223-FZ

Existujú funkcie, ako zákazník vykonáva nákupy podľa 223-FZ. Hlavným interným dokumentom je nariadenie o obstarávaní (časť 2, 3, článok 2), ktoré podrobne popisuje postup a všetky fázy takýchto činností. Dokument je zverejnený v Jednotnom informačnom systéme do 15 dní po schválení.

Povinnosť nakupovať časť výrobkov od malých a stredných podnikateľov zostáva zachovaná (článok 2, časť 8, článok 3). V pláne by o tom mala byť sekcia.

Zákon tiež upravuje práva zákazníka:

1. Vyžadovať od účastníkov, aby do registra nezaradili bezohľadných dodávateľov v súlade so zákonmi č. 223 a č. 44.
2. Všetky dokumenty je možné zverejňovať nielen v Jednotnom informačnom systéme, ale aj na vlastnej webovej stránke (okrem štátneho tajomstva).
3. Je dovolené nezverejňovať informácie o postupoch, ktorých sumy sú nižšie ako 100 000 rubľov, a ak sú príjmy vyššie ako 5 miliárd rubľov. - menej ako 500 000 rubľov. (časť 15, článok 4).

Je možné sa sťažovať na FAS?

Dodávatelia, výkonné orgány zakladajúcich subjektov Ruskej federácie a Korporácie pre rozvoj malých a stredných podnikov sa môžu obrátiť na FAS (časť 10 článku 3) a podať sťažnosť podľa 223-FZ na konanie zákazníka, ak:

1. Boli porušené pravidlá pre umiestňovanie pravidiel obstarávania v Jednotnom informačnom systéme.
2. Dodávatelia sú povinní poskytnúť dokumenty, ktoré nie sú uvedené v súťažných podkladoch.
3. Produkty sú nakupované bez platného predpisu a bez použitia ustanovení zákona č.44.
4. V Jednotnom informačnom systéme sú zverejnené nedôveryhodné alebo úplne chýbajúce informácie o ročných objemoch nákupov od MSP.

Vo všeobecnosti bude algoritmus na podanie sťažnosti podobný ustanoveniam zákona č. 44.

Pokuty pod 223-FZ pre zákazníkov v roku 2019

Prípady porušení posudzuje FAS (článok 23.83 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie). Výšky pokút za konkrétne porušenie sú zhromaždené v tabuľke.

Viac o tom, kedy dostanú pokutu, sa dočítate v článku.

Dňa 8. novembra 2018 FAS zverejnil návrh federálneho zákona na oficiálnej webovej stránke návrhov predpisov. Projekt stanovuje administratívne sankcie vrátane sankcií za oneskorené platby. V článku nájdete tabuľku nových trestov.