Treasury block sa bit finance standard. Accounting sa pananalapi at pamamahala

Ang Treasury system ay malawakang ginagamit sa maraming mga negosyo na tumatakbo sa 1C. Ito ay lalong mahalaga sa malalaking negosyo, ngunit kamakailan lamang ay pinahahalagahan din ng maliliit na kumpanya ang praktikal na kahalagahan at pangangailangan nito.

Tingnan natin ang isang halimbawa ng pagpapatupad ng isa sa mga sistema ng treasury batay sa 1C - BIT.FINANCE (mula rito ay tinutukoy bilang Treasury) .

1. Pangkalahatang Impormasyon

Sa esensya, ang BIT: Finance-Standard ay isang binagong module para sa pagpasok ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo, na dati ay nasa Trade Management, UPP at iba pang mga configuration. Ang mga system na batay sa iba pang mga produkto ng software ay hindi isinasaalang-alang sa prinsipyo, batay sa orihinal na gawain.

Sa pinakadulo simula, ang isang seminar ay ginanap sa mga pakinabang ng pagtatrabaho sa Treasury, ang mga pagsubok na pag-aaral ng system ay isinagawa, batay sa mga resulta kung saan napagpasyahan na ang Treasury (BIT: Finance-Standard) ay isang maginhawang solusyon para sa pagpaplano ng mga cash flow at pagguhit ng mga ulat tungkol sa mga ito sa konteksto ng kinakailangang analytics.

Bago patakbuhin ang system, kailangang i-systematize ang diskarte sa paghahanda ng mga sumusunod na reference na libro:

Mga artikulo ng turnover

Mga proyekto

Mga pangkat ng nomenclature.

Ang mga analytical na seksyon na ito ay gagamitin sa pagbabadyet sa hinaharap, i.e. ang kanilang compilation ay dapat gawin na isinasaalang-alang ang posibilidad ng pagkuha ng maihahambing na data ng accounting sa hinaharap at pagbibigay ng kumpletong impormasyon tungkol sa lahat ng mga daloy ng pera. Para sa mga turnover item, ipinapayong igrupo ang mga elemento sa mga grupo alinsunod sa mga pamantayan para sa pagbubuo ng plano sa pananalapi.

Ang mga proyekto ay may mga antas; para sa mga proyekto kung saan mayroong ilang mga elemento ng bumubuo, ang mga sublevel ay maaaring pahintulutan, ngunit dapat maunawaan ng isa na sa hinaharap ay magpapalubha ito sa gawain ng pagsasalamin ng impormasyon, dahil bahagi ng gawain ay karaniwang nauugnay sa proyekto sa kabuuan. Kaya, makatuwirang lumikha ng mga subproyekto kapag, nang hindi ipinakilala ang naturang subgroup, hindi posibleng kumpletuhin ang anumang gawain.

Ipinapalagay na ang mga Organisasyon, ilang Kontratista, Kontratista (na may mga iniresetang tungkulin), atbp. ay unang inilagay sa database. Ang pagpapakilala sa mga user, pagtukoy sa mga tungkulin, pagtukoy sa pag-access ay hindi sapat na nabaybay sa mga manual. Lalo na kapag nililimitahan ang mga karapatan sa antas ng rekord, maaaring maging kapaki-pakinabang ang suporta ng mga firm consultant. Sa isang pinasimpleng pamamaraan sa isang maliit na kumpanya, ang kaalaman sa antas ng pamamahala ay maaaring sapat.

1. Ang pamamaraan para sa pagpasok at pag-apruba ng dokumentong "Application para sa paggastos ng mga pondo"

Sa pagkumpleto ng proseso ng pamilyar sa programa at ang pagpapakilala ng ilang mga turnover item at mga elemento ng iba pang mga direktoryo, kinakailangang pag-isipan ang isang scheme ng daloy ng dokumento para sa sistema ng Treasury. Mahalagang maunawaan na hindi ito dapat maging katulad ng ipinapayo ng analyst, ngunit sa gayon ay maginhawa para sa lahat na gumagamit nito na pumasok at tumanggap ng impormasyon, ngunit sa parehong oras ay tumutugma sa lohika ng mga aksyon sa programa.

Ang unang formative na dokumento ng system ay ang Application para sa paggasta ng mga pondo. Ang application na ito ay nag-iipon ng lahat ng impormasyon na kasunod na ginamit sa system.

Upang magpasok ng isang Application, dapat kang mag-log in sa system sa pamamagitan ng pagtukoy ng isang user at password, hanapin ang panel na "Treasury" - ang dokumentong "Application para sa paggastos ng mga pondo." Ang mga responsable para sa application ay pumili ng uri ng mga operasyon na kanilang ginagawa, ayon sa Talahanayan 1.

Talahanayan 1

Halimbawa ng mga column sa talahanayan: Responsable sa pagpasok at pag-apruba ng mga application ayon sa uri ng operasyon

Ang isang bagong aplikasyon ay ipinasok ng Kontratista.

GAWAIN Blg. 1. Ang negosyo ay may handa na listahan ng mga item sa badyet ng daloy ng salapi. Paano i-download ang reference book na "Mga item ng turnover" mula sa MS Excel?

GAWAIN Blg. 2. Ano ang gagawin kung ang mga sentro ng pananagutan sa pananalapi ay naiiba sa listahan ng mga dibisyon ng organisasyon? Posible bang i-synchronize ang direktoryo na "CFD" at "Mga Dibisyon ng organisasyon"?

GAWAIN Blg. 3. Paano mo mapaplano ang data sa cash flow budget (CFB) sa BIT.FINANCE?

GAWAIN Blg. 4. Paano bumuo ng isang buod na ulat sa BDDS para sa lahat ng Central Federal District sa BIT.FINANCE?

GAWAIN Blg. 10. Paano ko ihihiwalay ang mga panloob na pagbabayad (halimbawa, paglipat ng mga pondo sa pagitan ng mga bank account) mula sa iba pang mga pagbabayad?

GAWAIN Blg. 11. Saan sa aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo dapat kong tukuyin ang kasalukuyang account kung saan ililipat ang mga pondo?

GAWAIN Blg. 12. Para sa mga pagbabayad sa USD Kinakailangang gamitin ang rate ng Central Bank + 5% kapag muling nagkalkula. Paano mag-iskedyul ng naturang pagbabayad?

GAWAIN Blg. 13. Kinakailangang bayaran ang aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo sa mga bahagi: kalahati ngayon, at ang pangalawang kalahati sa ilang araw. Paano ito ipapakita sa BIT.FINANCE?

GAWAIN Blg. 14. Paano palawakin ang listahan ng analytics ng pamamahala sa dokumentong "Paghiling para sa paggasta ng mga pondo"? Para sa ilang mga pagbabayad, kailangan mong punan ang analytics ng "Rehiyon" at "Mga Indibidwal".

GAWAIN Blg. 15. Ano ang dapat gawin ng nagpapasimula ng pagbabayad kung ang katapat ay hindi pa naipasok sa database, ngunit kailangang mag-iskedyul ng pagbabayad?

GAWAIN Blg. 16. Trabaho at layunin ng dokumentong "Pagtataya sa Pagbabayad".

GAWAIN Blg. 17. Paano planuhin ang pagtanggap ng pera mula sa bumibili?

GAWAIN Blg. 18. Paggawa gamit ang mga iskedyul ng pagbabayad sa BIT.FINANCE

GAWAIN Blg. 19. Awtomatiko at manu-manong pagsasara ng mga kahilingan para sa paggastos ng mga pondo na hindi inaasahang babayaran.

GAWAIN Blg. 20. Pagsasaayos ng badyet sa daloy ng salapi at ang epekto ng pagsasaayos na ito sa mga limitasyon sa mga paggasta sa pera

GAWAIN Blg. 21. Paano magbayad para sa isang artikulo sa gastos ng isa pang artikulo?

GAWAIN Blg. 22. Paano magsumite ng aplikasyon na higit sa badyet?

GAWAIN Blg. 23. Panggrupong pag-apruba ng mga dokumento gamit ang "Approval Workplace"

GAWAIN Blg. 24. Posible bang biswal na i-highlight ang mga aprubadong aplikasyon sa log ng dokumento?

GAWAIN Blg. 25. Ang serbisyo ng accounting ng isang negosyo ay maaaring magpakita ng data ng daloy ng salapi na may pagkaantala, halimbawa, isang beses bawat ilang araw. Paano maipasok ang mga balanse ng cash ng pamamahala?

GAWAIN Blg. 26. Paggawa gamit ang dokumentong "Payment Calendar."

GAWAIN Blg. 27. Lugar ng trabaho ng Treasurer

GAWAIN Blg. 28. Paano lumikha at magbayad para sa isang rehistro ng mga aplikasyon para sa paggastos ng mga pondo?

GAWAIN Blg. 29. Plan-aktwal na pagsusuri ng badyet ng daloy ng salapi

GAWAIN Blg. 30. Pagninilay ng katotohanan ayon sa BDDS. Manu-manong pagpuno ng analytics ng pamamahala sa mga dokumento ng pagbabayad.

GAWAIN Blg. 31. Pagninilay ng katotohanan ayon sa BDDS. Awtomatikong pagpapalit ng analytics ng pamamahala batay sa pagsunod sa analytics ng accounting.

GAWAIN Blg. 32. Pagninilay ng katotohanan ayon sa BDDS. Pagpapalit ng management analytics mula sa counterparty agreement.

GAWAIN Blg. 33. Pagninilay ng katotohanan ayon sa BDDS. Pagninilay ng komisyon ng bangko sa BDDS at BDR nang sabay-sabay.

GAWAIN Blg. 34. Pagninilay ng KATOTOHANAN sa BDDS. Paglipat ng mga pondo sa pagitan ng mga kasalukuyang account ng isang organisasyon.

GAWAIN Blg. 35. Reflection ng exchange rate differences sa FACT ayon sa BDDS

GAWAIN Blg. 36. Ulat ng "Pagtataya ng Sitwasyon".

GAWAIN Blg. 37. Pag-update ng BDDS

GAWAIN Blg. 38. Iulat ang "Plan-aktwal na pagsusuri ng badyet"

GAWAIN Blg. 39. Paano ko matitiyak na ang gumagamit ay nakakakita lamang ng mga nakaplanong pagbabayad para sa kanyang sentrong pampinansyal?

Ang linya ng mga solusyon sa BIT.Finance ay idinisenyo para sa pamamahala sa pananalapi, automation ng pagbabadyet at pagbuo ng pag-uulat ng pamamahala batay sa 1C: Enterprise 8.

BIT.FINANCE– isang fully functional na solusyon na nagbibigay-daan sa iyong i-systematize ang mga cash flow sa pamamagitan ng isang sentralisadong Treasury.

Ang produkto ng software ay partikular na idinisenyo para sa automation ng katamtaman at malalaking negosyo. Ang mga maikling panahon ng pagpapatupad at sapat na mga kakayahan ay ginagawang isang perpektong solusyon ang programa para sa pagbabadyet at mga gawain sa treasury.

Para kanino ang BIT.FINANCE.Standard na solusyon na inilaan?

• Katamtaman at malalaking kumpanya ng negosyo kung saan ang pagpapatupad ng isang Treasury management system ay isang priyoridad at oras-kritikal na gawain;
• Mga kumpanyang kasalukuyang may limitadong badyet para sa pagbuo ng isang pamamaraan at pagpapatupad ng isang automated system, at na handang simulan ang pagpapatupad ng isang sistema ng pamamahala sa pananalapi sa pamamagitan ng pagpapakilala ng isang modernong solusyon para sa pamamahala ng Treasury.
• Ang iminungkahing solusyon ay perpekto para sa sitwasyong ito, dahil... nagbibigay ng maikling panahon ng pagpapatupad (mula 2 linggo) at ang posibilidad ng walang sakit na paglipat sa mas lumang mga bersyon ng linya ng BIT.FINANCE.

• Gumawa ng pinag-isang format para sa pamamahala ng Cash Flow Budget (CFB), kabilang ang mga standardized na direktoryo ng Central Federal District, DDS Articles, Projects, atbp.;
• Lumikha ng pinag-isang database ng Counterparties, Kasunduan at Obligasyon;
• Ipatupad ang multi-scenario planning ng BDDS sa mga kinakailangang analytical section;
• I-automate ang proseso ng pagkolekta ng Mga Kahilingan para sa paggastos ng mga pondo na may kontrol sa pagpapatakbo para sa pagsunod sa naaprubahang BDDS;
• I-automate ang trabaho gamit ang mga iskedyul ng pagbabayad sa ilalim ng mga kontrata;
• I-automate ang proseso ng pag-apruba ng mga Application, kabilang ang multi-level na pag-apruba gamit ang mga Payment Register;
• I-automate ang trabaho gamit ang kalendaryo ng Pagbabayad at ang pagbuo ng mga dokumento ng pagbabayad batay sa Mga Application at Register;
• Tiyakin ang pagtanggap ng plan-factual na pag-uulat sa BDDS on-line na may kakayahang makuha ang lahat ng kinakailangang transcript.

Solusyon "BIT: Treasury at Pagbadyet" binuo batay sa produktong "1C: Accounting 8" at nilayon upang madagdagan ang kahusayan ng pagpaplano at kontrol ng mga mapagkukunang pinansyal at mga daloy ng salapi.
Ang pag-unlad na ito ay inilaan para sa katamtaman at malalaking negosyo, kumpanya at negosyo ng anumang industriya na may mga kumplikadong structured cash flow, kabilang ang mga aktibidad sa pamumuhunan, isang malaking bilang ng mga operasyon ng treasury na nangangailangan ng pag-optimize at kontrol ng General Director, Financial Director, Chief Treasurer, Chief Accountant , Ang pinuno ng departamento ng pagpaplano at pang-ekonomiya at iba pang mga pinuno ng mga serbisyo sa pananalapi.

Ang bentahe ng solusyon ay hindi lamang ang mayamang pag-andar nito, ngunit isinasaalang-alang din ang sikolohiya ng gumagamit: ang interface ng form ng pagpasok ng badyet ay mas malapit hangga't maaari sa Microsoft Office Excel, na nagpapaliit sa mga paghihirap ng mga gumagamit na nasanay sa bagong produkto at makabuluhang binabawasan ang gastos sa pagpuno ng dokumento. Tinitiyak ng konseptong ito ang mabilis na paglipat ng pagpaplano mula sa MS Excel patungo sa isang bagong solusyon.

Sa tulong ng automation batay sa "BIT: Treasury and Budgeting", ang kahusayan ng mga proseso ng negosyo ay makabuluhang tumataas:

• Pagbibigay ng sentralisadong pamamahala sa pagbabayad para sa mga negosyo na may kumplikadong istraktura ng organisasyon;
• Pagbubuo ng mga Kahilingan para sa pagbabayad at Nakaplanong pagtanggap ng mga pondo;
• Awtomatikong kontrol sa mga kasalukuyang pagbabayad upang matiyak na hindi sila lalampas sa Cash Flow Budget (CFB) sa real time;
• Koordinasyon ng mga Kahilingan para sa pagbabayad at pagkuha ng mga awtorisasyon sa pagbabayad;
• Pagpapanatili ng pamamahala ng elektronikong dokumento tungkol sa paghahanda at pagpapatupad ng mga pagbabayad;
• Pagbuo ng pag-uulat na kinakailangan para sa pagsusuri at paggawa ng desisyon sa pamamahala;
• Pagbubuo ng isang master na badyet para sa negosyo;
• Accounting para sa aktwal na data sa sistema ng pagbabadyet;
• Pagsasagawa ng plan-factual analysis ng mga aktibidad;
• Pagkakaiba ng mga karapatan sa pag-access;
• Mga serbisyong teknikal na suporta (Help Desk).

Ang solusyon na "BIT: Treasury and Budgeting" ay ang unang solusyon ng espesyal na linya ng software na "BIT.FINANCE". Maaari mong piliin ang pinakaangkop na solusyon para sa iyong kumpanya gamit ang talahanayan ng mga comparative na katangian ng produkto, habang may posibilidad ng karagdagang pag-upgrade sa mas functional na mga produkto, halimbawa, magsimula sa paggamit ng "BIT: Treasury at Budgeting", at pagkatapos ay lumipat sa pagpapatupad ng “BIT: Treasury and Budgeting” . PROF.” Sa kasong ito, hindi mo mapapansin ang paglipat, dahil... ang mga produkto ay ganap na namamana.

Depende sa bilang ng mga lisensya para sa 1C platform

Ang produkto ng software na "BIT: Treasury and Budgeting" ay hindi isang independiyenteng programa; para sa pagpapatakbo nito, dapat ay mayroon kang naka-install na platform na "1C: Enterprise 8.1" at ang produktong "1C: Accounting 8".

Paglalarawan ng pag-andar

Ang subsystem na "Cash Management (Treasury)" ng BIT.Finance system ay nagbibigay-daan sa iyo na:

1. Punan ang mga aplikasyon para sa paggastos at pagtanggap ng mga pondo
2. Kontrolin ang mga limitasyon ng badyet sa mga application
3. Gumawa ng kalendaryo ng pagbabayad at rehistro ng pagbabayad
4. Awtomatikong bumuo ng mga dokumento sa pagbabayad
5. Mag-imbak ng mga na-scan na kopya ng mga invoice, kontrata at gawa
6. Bumuo ng plan-factual analysis para sa BDDS

Bilang resulta ng paggamit sa subsystem ng Treasury, magagawa mong:

1. Magsagawa ng operational management ng mga cash flow at balanse
2. Hulaan ang mga puwang ng pera
3. Dagdagan ang kontrol sa mga pagbabayad
4. Pigilan ang maling paggamit ng pondo
5. Magsagawa ng pamamahala at kontrol sa pananalapi sa pagpapatakbo

Pagpaplano ng pagpapatakbo

Batay sa napagkasunduang listahan ng mga Aplikasyon, ang Treasury ay gumagawa ng isang rehistro ng mga pagbabayad para sa bawat araw at AUTOMATIKAL na bumubuo ng mga dokumento sa pagbabayad.

1. Huwag kalimutan ang tungkol sa isang mahalagang regular na pagbabayad, halimbawa, isaalang-alang ang upa sa mga pagbabayad sa hinaharap, dahil... Binibigyang-daan ka ng BIT:UDS na mag-attach ng iskedyul ng pagbabayad sa kontrata - maaari mong planuhin ang mga kinakailangang resibo at pagbabayad ng pera batay sa mga tuntunin ng mga kontrata.
2. Palaging tingnan kung ano ang nabayaran mo na at kung ano ang kailangan pang bayaran, binibigyang-daan ka ng BIT:UDS na magplano nang maaga at panatilihing kontrolado ang lahat ng pagbabayad.
3. Palaging malaman na ang lahat ng mga pagbabayad ay tunay na inaprubahan ng Pinuno ng kumpanya. Binibigyang-daan ka ng BIT:UDS na kontrolin ang lahat ng pagbabayad - maaari mong tiyakin na hindi makakapagbayad ang departamento ng accounting nang walang pirma ng Manager.
4. Asahan nang maaga ang isang sitwasyon kung saan walang sapat na pera upang magbayad at gumawa ng mga hakbang upang itama ang sitwasyon (halimbawa, makipag-ayos sa mga supplier sa isang ipinagpaliban na pagbabayad o pabilisin ang anumang mga resibo). Binibigyang-daan ka ng BIT:UDS na mahulaan at agarang maiwasan ang mga puwang sa pera.
5. Tanggalin ang manu-manong paggawa ng pagpuno ng mga pagbabayad - ang pangunahing impormasyon ay awtomatikong pupunan mula sa mga aplikasyon. Isang pag-click - at isang listahan ng mga pagbabayad ay lilitaw na naaprubahan nang maaga ng Manager, na nangangahulugan na sa isang tiyak na panahon lamang ang mga kinakailangang pagbabayad ay gagawin, sa mga kinakailangang supplier, para sa mga kinakailangang halaga - awtomatiko at sa ilalim ng mahigpit kontrol.

Ang subsystem na "Pagbabadyet" sa BIT.Finance line ng mga solusyon ay nagbibigay-daan sa iyong lutasin ang mga problema sa pagbabadyet gaya ng:

• Pagbuo ng Cash Flow Budget (CFB)
• Pagbuo ng Budget of Income and Expenditures (BDR)
• Balance Sheet Accounting at Badyet ayon sa Balance Sheet
• Mga ulat sa "Badyet" at "Plan-aktwal na pagsusuri ng badyet"
• Mekanismo "Paghahambing ng mga halaga ng accounting at management accounting analytics"
• Mekanismo ng "On-line na broadcast ng mga dokumento sa pagbabayad (katotohanan ayon sa BDDS)"
• Mekanismo ng "On-line na paghahatid ng data ng accounting (katotohanan ayon sa BDR)"

Walang limitasyong bilang ng mga badyet
Pinapayagan ka ng system na magpasok ng anumang bilang ng mga badyet ng iba't ibang uri, kabilang ang isang badyet ng daloy ng salapi (BDDS o Cash flow), isang badyet ng kita at mga gastos (BDR o P&L) at isang badyet sa isang balanse (BBL o Balanse sheet) . Ang gumagamit ay maaaring bumuo ng set at istraktura ng mga badyet nang nakapag-iisa.
Ang mga badyet ay ipinasok sa pamamagitan ng "Budget Entry Form" - isang unibersal na input constructor na may isang maginhawang interface na mas malapit hangga't maaari sa Excel. Ang mga badyet ay ipinasok sa konteksto ng: Central Federal District, Mga Artikulo, Proyekto, Counterparty, Mga Kasunduan, Nomenclature at Nomenclature Groups, settlement accounts.

Pagbuo ng Cash Flow Budget (CFB)

Ang isang maginhawang tabular form para sa pagpasok ng data ng badyet, tulad ng sa Excel, ay magpapasimple sa gawain ng iyong mga empleyado sa programa at mabawasan ang oras na kinakailangan upang sanayin sila upang gumana sa programa.

Ang pagkakaroon ng kakayahang tukuyin ang bawat halaga ng talahanayan ng data ng badyet ay magbibigay-daan sa iyong ipahiwatig kung ano ang kasama sa bawat figure ng badyet sa isang pag-decode hanggang sa katapat, kontrata, proyekto, hanay ng produkto.

Ang pagkakaroon ng isang mekanismo para sa koordinasyon at pag-apruba ng mga badyet ay magpapapersonal sa responsibilidad ng mga tagapamahala ng kumpanya para sa pagbubuo ng mga badyet at magtatag ng kontrol sa pamamaraan para sa pagguhit at pag-apruba ng mga badyet.

Flexible na mekanismo ng pagsasaayos mga form ng data entry ayon sa mga badyet ng Central Federal District ay magbibigay-daan sa iyo na lumikha ng mga badyet para sa iba't ibang Central Federal Districts sa iba't ibang mga seksyon (sa pamamagitan ng mga item sa gastos, sa pamamagitan ng mga counterparty, sa pamamagitan ng counterparty na kasunduan, ayon sa mga proyekto), na nagpapahintulot sa iyo na lumikha ng isang indibidwal na badyet para sa bawat Central Federal Distrito.

Ang kakayahang magplano para sa iba't ibang panahon ng badyet (buwan, quarter, taon, atbp.) ay magbibigay-daan sa iyo na lumikha ng ilang mga pagpipilian sa badyet - pangmatagalan at panandalian.

Ang pagkakaroon ng isang function para sa pagtatakda ng awtomatikong kontrol sa pagpapatupad ng badyet ay ginagarantiyahan ang pagsunod sa disiplina sa pagbabayad at maiiwasan ang pagmamanipula ng mga indibidwal na empleyado.

Kapag nagse-set up ng kontrol sa pagpapatupad ng badyet, ang kakayahang pumili ng isa o higit pang kinokontrol na mga tagapagpahiwatig ay magbibigay-daan sa iyong baguhin ang antas ng kontrol mula sa pinakamababa hanggang sa pinakamataas na posible.

Ang programa ay nagbibigay-daan sa iyo upang awtomatikong ayusin ang nakaplanong data ng badyet na isinasaalang-alang ang fait accompli, iyon ay, ilipat ang mga hindi nagamit na halaga ng mga pondo sa nakumpletong panahon (ayon sa naaprubahang badyet) sa mga natitirang nakaplanong panahon. Papayagan ka nitong alisin ang mga posibleng error kapag manu-manong ina-update ang mga badyet.

Ang pagkakaroon ng isang flexible na mekanismo para sa pagse-set up ng mga ulat ay magbibigay-daan sa iyong bumuo ng mga ulat sa iba't ibang mga seksyon ng pagpaplano, pati na rin ang pag-save ng ilang mga opsyon para sa pag-set up ng mga badyet.