Sa pag-iimbak ng mga dokumento sa electronic form. Wasto at ligtas na pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento: kung paano ito masisiguro

Sa paglipat ng trabaho sa opisina sa mga teknolohiyang nakakompyuter, ang tanong ay lumitaw sa pag-streamline at pag-aayos ng pag-iimbak ng mga dokumento na nilikha sa elektronikong anyo.

"Ang mga dokumento sa electronic form ay maaaring malikha ng mga empleyado ng organisasyon sa mga computer, na natanggap sa pamamagitan ng e-mail, na-convert sa electronic form (sa pamamagitan ng pag-scan) mula sa tradisyonal na form ng papel. Ang nilikha o natanggap na dokumento ay dapat na naka-save sa memorya ng computer - nakasulat bilang isang file sa hard disk. Maaaring iimbak ang mga dokumento sa isang hard drive ng computer, o sa isang dedikadong computer (file server), sa naaalis na media. .

Una sa lahat, ang mga folder (mga direktoryo) ay nilikha sa hard disk kung saan ilalagay ang mga dokumento. Tulad ng mga papel na dokumento ay nakaayos sa mga file, ang mga file ay nakaayos sa mga folder. Ang bawat folder ay maaaring magkaroon ng sarili nitong mga subfolder, na kung saan ay maaaring magkaroon ng sarili nilang mga subfolder. Ang bawat folder ay binibigyan ng "pangalan". Ang "pangalan" ay dapat magsimula sa uri ng mga dokumento (mga order, kilos, ulat, atbp.), pagkatapos ay tinukoy ang nilalaman ng mga dokumento na may impormasyon tungkol sa may-akda, isyu, kasulatan, panahon kung saan ang mga dokumento (mga file) ay naka-grupo.

Ang mga file ng kasalukuyang gawain sa opisina ay naka-imbak sa hard drive ng computer. Kapag nagtatrabaho sa isang network, ang user ay maaaring magkaroon ng access sa mga disk o mga direktoryo sa ibang mga computer. Sa kasong ito, magkakaroon sila ng mga sunud-sunod na alpabetikong numero at maaari kang makipagtulungan sa kanila tulad ng mga device na nakalagay sa iyong sariling computer. Upang gawin ito, sa computer na naglalaman ng mga kinakailangang mapagkukunan, nakatakda ang pahintulot na magbahagi ng access sa isang partikular na file. Maaaring paghigpitan ang pag-access sa pamamagitan ng paggamit ng password para sa ganap na pag-access at read-only na pag-access, o sa pamamagitan ng paghihigpit sa pag-access sa ilang partikular na user lamang. Maaari kang magpasok ng password upang paghigpitan ang pag-access sa isang folder. Sa mga organisasyong may malaking dami ng mga nakabahaging dokumento, ang mga dedikadong lubos na maaasahang computer - file - server - ay ginagamit, na idinisenyo para sa tuluy-tuloy na operasyon at pagbibigay ng sabay-sabay na pag-access sa data mula sa mga unit hanggang sampu, daan at kahit libu-libong user.

Ang lahat ng mga dokumento na natanggap sa sirkulasyon ng opisina ay dapat na naka-imbak sa mga pampublikong folder na nilikha alinsunod sa mga nomenclature ng mga kaso ng yunit (organisasyon sa kabuuan) batay sa mga karaniwang classifier.

Ang isa sa mga pangunahing isyu na tumutukoy sa matagumpay na paggamit ng teknolohiya ng computer sa opisina ay ang pagiging maaasahan ng pag-iimbak ng mga dokumento sa electronic form. Ang kaligtasan ng mga dokumento ay binubuo ng:

1.Sustainable power supply;
2. Backup;
3. Proteksyon ng antivirus;
4. Pag-iwas at diagnostic gamit ang mga espesyal na kagamitan (mga pantulong na programa).

Ang kakaiba ng elektronikong imbakan ay ang mga dokumento ay ipinapadala kaagad sa electronic archive pagkatapos makumpleto ang trabaho sa kanila sa trabaho sa opisina.Ang database ng mga dokumento ay nabuo sa proseso ng kanilang pagpaparehistro.

Ang data sa mga dokumento para sa nakaraang taon ay naka-imbak nang hiwalay kahit na matapos ang lahat ng mga dokumento para sa nakaraang taon ay naisakatuparan. Ang database ay ginagamit para sa sangguniang gawain lamang at maaaring kopyahin sa isang panlabas na daluyan ng imbakan. Depende sa dami ng impormasyon, ito ay maaaring isang floppy disk, magnetic tape, CD-ROM o iba pang archive media.

Ang mga dokumento ng permanente at pangmatagalang panahon ng pagpapanatili ay karaniwang naitala sa CD-ROM, habang ang mga dokumento ng mga pansamantalang panahon ng pagpapanatili ay nakasulat sa media na maaaring mabura sa pag-expire ng panahon ng pagpapanatili at ma-overwrite.

Ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento ay hindi nakasalalay sa anyo ng pagkakaroon - papel o elektroniko - at tinutukoy ng mga espesyal na sangguniang libro - mga listahan ng mga dokumento na nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng imbakan.

Ang isang lohikal na drive o ilang mga folder sa isang computer ay karaniwang ginagamit bilang isang lugar upang mag-imbak ng mga naka-archive na dokumento. Sa pagkakaroon ng mga programa tulad ng "Electronic Archive", awtomatikong ginagawa ang accounting at pagkopya. Kung hindi, ito ay ginagawa nang manu-mano: ang mga dokumento ay nahahati sa mga panahon ng imbakan, ang mga folder ay nilikha na naaayon sa taunang mga seksyon ng mga imbentaryo. Sa isang makabuluhang bilang ng mga permanenteng dokumento sa imbakan, matatagpuan ang mga ito sa loob ng taunang seksyon, sa mga folder ng kani-kanilang mga departamento.

"Ang isa sa mga pangunahing problema na kailangang malutas kapag nag-aayos ng pangmatagalang imbakan ng mga elektronikong dokumento ay upang matiyak ang kanilang pagiging madaling mabasa sa buong ikot ng buhay. Ang gawaing ito ay multifaceted: kinakailangang gawing nababasa ang elektronikong dokumento sa computer system o device kung saan sila orihinal na nilikha at/o kung saan sila kasalukuyang naka-imbak at/o na kasalukuyang ginagamit para ma-access ang mga ito at/o kung saan ay ginamit upang mag-imbak ng mga elektronikong dokumento sa hinaharap." .

Ang impormasyong nakaimbak sa isang digital na medium ay maaaring maging hindi nababasa sa paglipas ng panahon. Maaaring may ilang dahilan para dito.

Ang pagkakalantad sa hindi magandang kondisyon ng imbakan ay nagreresulta sa pisikal na pagkasira o pagkasira ng media. Ang lahat ng uri ng media na kasalukuyang ginagamit upang mag-imbak ng mga elektronikong dokumento ay sensitibo sa masamang kondisyon sa kapaligiran, tulad ng mga pagbabago sa temperatura at halumigmig. Ang ganitong hindi kanais-nais na mga kondisyon ay maaaring makapinsala sa carrier o mapabilis ang proseso ng "pagtanda" at pagkasira nito. Ang iba't ibang uri ng digital media ay nangangailangan ng iba't ibang antas ng kontrol sa kapaligiran sa mga lokasyon ng imbakan upang matiyak ang maximum na habang-buhay.

“Ang media at hardware obsolescence, na nangyayari kapag ang isang device (gaya ng tape o disk) ay hindi pisikal na compatible sa kasalukuyang computer hardware (gaya ng tape o disc reader) at samakatuwid ay hindi mababasa ang impormasyon. Ang pagkaluma ng media ay hindi maiiwasan, dahil ang mga teknolohikal na pag-unlad ay patuloy na nagbabago sa paraan ng pisikal na pag-imbak ng mga elektronikong dokumento (halimbawa, may mga pagbabago sa teknolohiya ng pag-record, sa drive hardware at software interface); binago ang mga parameter ng disenyo ng mga device. Bilang resulta, sa paglipas ng panahon, ang mas lumang storage media ay nagiging hindi tugma sa mamaya na media at kagamitan." .

Ang ilang mga teknolohiya sa pagre-record ay maaaring magdulot ng katiwalian ng data dahil sa pagkakalantad sa mga magnetic field, alikabok, at mga contaminant sa kapaligiran (magnetic media), habang ang iba pang mga uri ng media (optical) ay hindi gaanong madaling kapitan sa mga panlabas na impluwensya at hindi gaanong madaling kapitan sa pinsalang nagaganap sa labas ng isang mahigpit na kinokontrol. kapaligiran, mga kapaligiran sa imbakan.

Pagkaluma ng mga format ng dokumento - ang mga elektronikong dokumento ay nilikha at ginagamit sa iba't ibang mga format. Marami sa kanila ay "sarado" - alinman sa kanilang mga detalyadong paglalarawan ay hindi magagamit, o ang kanilang paggamit ay maaaring mahirap dahil sa mga karapatan sa intelektwal na pag-aari. Nagdudulot ito ng banta sa pagkakaroon ng impormasyon sa pangmatagalang imbakan, samakatuwid, kahit na ngayon, kapag naglilipat ng mga elektronikong dokumento para sa pangmatagalang imbakan, ang isang maliit na bilang ng karaniwang ginagamit na mga pamantayan na angkop para sa imbakan ng archival ay pinili mula sa isang malawak na hanay ng mga format na ginamit. ng mga tagalikha at tatanggap ng dokumento.

Iyon ang dahilan kung bakit ang mga bukas na format ay napakapopular na ngayon, na nagbibigay-daan sa iyo upang gumana sa mga elektronikong dokumento kahit na sa kawalan ng software na ginamit upang lumikha ng mga ito. Inirerekomenda ng mga eksperto, kung kinakailangan na i-save ang mga elektronikong dokumento sa isang "hindi pamantayan" na format, upang subukang iwanan ang pinakadetalyadong paglalarawan nito at pati na rin ang software mismo.

Pagkaluma ng software. Kapag lumilikha at gumagamit ng mga elektronikong dokumento, ang mga organisasyon at indibidwal ay gumagamit ng malawak na hanay ng mga pakete ng software. Upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, napakahirap na magkaroon ng access sa naaangkop na software o panatilihin ang lahat ng mga paketeng ito sa isang gumaganang estado.

Ang ilan sa mga elektronikong dokumento ay maaaring lumabas na umaasa sa software, at, nang naaayon, magagamit lamang ang mga ito sa mga lumang sistema ng impormasyon.

Kaya, ang mga dokumento ay maaaring maimbak sa hard drive ng computer, o sa isang dedikadong computer (file server), sa removable media. Ang pangunahing tampok ng elektronikong imbakan ay ang magpadala ng mga dokumento sa electronic archive kaagad pagkatapos makumpleto ang trabaho kasama nila sa trabaho sa opisina. Kinakailangan din na i-update ang software sa isang napapanahong paraan, gumamit ng mga bukas na format ng mga elektronikong dokumento, at magbigay ng maaasahang proteksyon upang maiwasan ang mga problema sa pagpaparami ng mga dokumento sa hinaharap.

Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo ay nagsasangkot ng bahagyang naiibang pilosopiya at lohika kaysa sa paglalagay ng mga ito sa isang kumbensyonal na "papel" na imbakan. Upang magsimula, alamin natin kung ano ang bumubuo sa pag-iimbak ng mga dokumento sa electronic form. Kaya, alam namin na ang pamamahala ng dokumento ay isang hanay ng mga proseso na tinukoy ng GOST R 51141-98 para sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa isang kumpanya.

Karaniwang kasama sa daloy ng trabaho ang mga sumusunod na pamamaraan:

Pagtanggap ng dokumento;
Ang kanyang pagpaparehistro;
Newsletter;
Kontrol sa pagpapatupad ng dokumento;
Pagbubuo ng mga kaso batay sa isang partikular na classifier;
Imbakan ng dokumentasyon;
Muling paggamit ng dokumentasyon;
Reference work ng iba't ibang profile.

Kaya, ang elektronikong pag-iimbak ng mga dokumento ay dapat tiyakin ang posibilidad ng pagpapatupad ng lahat ng mga prosesong ito. Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay nagsasangkot ng pagpapatupad ng konsepto ng "paperless office work", iyon ay, ang paglikha ng naturang kapaligiran ng impormasyon sa isang kumpanya na nagsasangkot ng isang solong elektronikong mekanismo para sa paglikha at pagpapatupad ng mga dokumento.

Ano ang isang elektronikong dokumento?

Ito ay isang dokumentong ginawa gamit ang ilang partikular na paraan ng pagpoproseso ng data sa computer. Ang isang elektronikong dokumento ay nailalarawan sa pamamagitan ng format nito, ang kakayahang mag-record sa anumang media, pati na rin ang posibilidad ng pag-sign gamit ang isang EDS. Ito ay ang elektronikong digital na lagda na ginagawang isang dokumento ang dokumento, at hindi lamang isang file ng impormasyon. Ang isang elektronikong digital na lagda ay isang analogue ng sulat-kamay na lagda ng isang responsableng tao at, bilang karagdagan, isang paraan ng pagkontrol sa integridad at pagiging tunay ng isang elektronikong dokumento.

Nababasa ng makina na dokumento

Ang isang dokumentong nababasa ng makina, sa turn, ay isang dokumento na mababasa ng isang sistema ng kompyuter at naitala sa isang daluyan sa elektronikong anyo.

Kaya, ang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo ay nagsasangkot ng isang hanay ng mga hakbang na nagbibigay hindi lamang sa kanilang pag-uuri, tinitiyak ang pagiging maaasahan ng pag-iimbak ng data at ang integridad ng system, kundi pati na rin ang mga solusyon sa software at hardware (EDS) na nagiging mga mapagkukunan ng impormasyon sa mga dokumento na magkaroon ng tunay na kapangyarihan mula sa punto ng view ng kasalukuyang batas. Russian Federation. Gayundin, ang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo ay nagsasangkot ng ilang mga hakbang upang ma-optimize ang mga proseso ng trabaho, iyon ay, ang pagpapatupad ng hardware at software ng isang sistema ng daloy ng trabaho.

Anumang organisasyon na kailangang panatilihin ang mga talaan

Kung mas malaki ang kumpanyang pinag-uusapan, mas malaki ang daloy ng dokumento, mas maraming dokumento ang itatabi sa archive. At mas kaakit-akit ang hitsura ng pagkakataon . Sa loob ng mahabang panahon, ang mga negosyo, organisasyon, kumpanya ng Russia ay nagpapanatili (at ang ilan ay nagpapanatili pa rin) ng dokumentasyon sa elektronikong anyo. Gayunpaman, sa mga nagdaang taon, dahil sa katotohanan na ang pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting sa elektronikong anyo ay may maraming mga pakinabang, parami nang parami ang plano ng mga kumpanya na i-digitize ang archive bawat taon.

Ang paggamit ng isang archive ng papel ay hindi maginhawa at hindi praktikal:

Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo ay mukhang mas kaakit-akit sa bagay na ito. Una, nangangailangan ng maraming oras upang maghanap ng isang dokumento sa isang archive ng papel. Kung ang parehong dokumento ay biglang kailangan ng ilang empleyado nang sabay-sabay, kailangan mong gumawa ng kopya nito. Bilang karagdagan, ang mga archive ng papel ay napaka-babasagin - ang madalas na pag-access sa mga dokumento ng papel ay humahantong sa pinsala sa mga dokumento. Ang mga pagkalugi ay kadalasang nangyayari kapag ang isang dokumento ay maling naipadala sa ibang lokasyon pagkatapos gamitin. Ang pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa electronic form, pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting sa electronic form (pati na rin ang anumang iba pang mga dokumento) ay wala sa lahat ng mga pagkukulang na ito - maaari mong palaging mabilis na mahanap ang dokumento na kailangan mo, i-print ito at gamitin ito kung kinakailangan.

Makipag-ugnayan sa mga propesyonal

Ang pagkakaroon ng pagpapasya na ang pag-iimbak ng mga dokumento sa electronic form ay ang pinaka-angkop para sa iyo, ito ay nagkakahalaga ng pagpapasya kung sino ang eksaktong magdi-digitize ng archive, pati na rin kung saan ang mga dokumento ng accounting ay kasunod na maiimbak sa electronic form. Sa parehong mga kaso, mas matalinong magtiwala sa mga propesyonal. Ang pakikipag-ugnay sa kumpanya ng archival na "Capital Archivist" ay magbibigay-daan sa iyo upang matiyak ang mabilis, propesyonal na digitization, at karampatang, maaasahang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo.

Ito ay nagkakahalaga ng pag-highlight sa pinansiyal na bahagi ng isyu.

Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo sa isang kumpanya ng archival, siyempre, ay hindi magiging libre. Sa kasamaang palad, maraming mga kumpanya, mga kumpanya ang nagsisikap na makatipid sa mga serbisyo ng mga propesyonal ... at bilang isang resulta, sila ay nahaharap sa pangangailangan na gumastos ng malaki. Ang pagkawala o pinsala sa mahahalagang dokumento ay maaaring humantong sa medyo malalaking parusa, pati na rin ang anumang iba pang mga paglabag sa larangan ng pamamahala ng dokumento. Kung sigurado ka na malalampasan ka ng mga kasawiang ito, dapat mong isipin kung magkano ang magagastos sa pagrenta ng isang silid upang maiimbak ang archive. Ngunit ang silid na ito ay maaaring magamit nang mas mahusay.

Ito ay nagkakahalaga ng pagpuna nang hiwalay

Ang pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa elektronikong anyo, ang pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting sa elektronikong anyo ay lubos na nagpapadali sa proseso ng pinakanakapangangatwiran na paggamit ng dokumentasyon - ang oras na natipid sa paghahanap ng isang partikular na dokumento ay maaaring gastusin ng mga empleyado ng iyong kumpanya nang mas mahusay, sa paglutas ng mga target na gawain ng iyong negosyo.

bakit tayo?

Kung hindi mo nais na magambala mula sa iyong negosyo sa pamamagitan ng paglutas ng mga kaugnay na gawain, kung nais mong tiyakin ang tamang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo alinsunod sa batas ng Russian Federation, makipag-ugnay sa kumpanya ng archive na "Capital Archivist" - gagawin namin mabilis na i-scan ang lahat ng mga dokumento, ayusin at tiyakin ang kanilang ligtas na imbakan.

Maaaring gumamit ang mga organisasyon ng mga electronic na repositoryo ng dokumento na nagbibigay-daan sa iyong i-automate ang proseso ng pamamahala ng dokumento at trabaho sa opisina sa kumpanya. Ang ganitong mga sistema ay ginagawang posible na lumikha ng pinag-isang database ng mga dokumento, pinapadali ng mga programa ang proseso ng pag-scan ng mga papel na may awtomatikong pag-save ng mga elektronikong kopya sa database.

Ang mga programa sa accounting ng dokumento ay dapat magbigay ng maaasahang imbakan ng mga elektronikong papel sa anyo ng mga talaan sa isang database na may kakayahang agad na maghanap ng impormasyon sa pamamagitan ng iba't ibang pamantayan. Ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay isinasagawa sa pamamagitan ng paglikha ng isang talaan ng dokumento, na naglalarawan sa lahat ng kinakailangang mga parameter at nakakabit ng mga na-scan na kopya ng dokumento o mga file.

Mga Panuntunan sa Pag-archive

Ang mga konsepto ng pamamahala ng dokumento at pamamahala ng elektronikong dokumento ay ibinibigay sa mga sugnay 73, 74 ng GOST R 7.0.8-2013, kung saan ang pamamahala ng dokumento ay ang paggalaw ng mga dokumento sa isang kumpanya mula sa sandaling nilikha o natanggap ang mga ito hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad o pagpapadala. , ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay ang pagpapalitan ng mga papel gamit ang isang awtomatikong sistema ng impormasyon. Alinsunod sa talata 1 ng Artikulo 6 ng Pederal na Batas ng Abril 6, 2011 No. 63-FZ "Sa Electronic Signature", ang impormasyon sa isang digital medium na nilagdaan ng isang kwalipikadong electronic signature ay kinikilala bilang isang electronic na dokumento na katumbas ng isang papel na dokumento nilagdaan gamit ang isang sulat-kamay na lagda. Ang nasabing dokumento ay maaaring gamitin sa anumang legal na relasyon alinsunod sa batas, maliban sa kaso kapag ang mga pederal na batas o regulasyon na pinagtibay alinsunod sa mga ito ay nagtatag ng pangangailangan na ang dokumento ay iguguhit lamang sa papel.

Ang organisasyon sa trabaho nito ay maaaring gumamit ng parehong papel at elektronikong mga format ng mga dokumento. Ang pag-iimbak ng mga papel ay maaaring isagawa kapwa sa papel at digital. Sa ngayon, pinapayagan ng mga software system hindi lamang na matiyak ang kaligtasan ng mga elektronikong dokumento na nilagdaan ng mga digital na lagda, kundi pati na rin upang i-scan ang mga dokumento ng papel upang i-convert ang mga ito sa isang elektronikong format.

Ang paglalarawan ng regulasyon ng elektronikong imbakan ng negosyo at iba pang impormasyon ay nakapaloob sa GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; sa partikular, sa mga talata 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 ng Pamantayan, ang mga pamamaraan para sa paglikha ng mga elektronikong kopya ng mga papel, ang mga patakaran para sa pag-iimbak ng impormasyon, pati na rin ang mga kinakailangan para sa pagtiyak ng seguridad ng data at proteksyon ng impormasyon ay isinasaalang-alang.

Kung may pangangailangan na makakuha ng mga sertipikadong kopya ng elektronikong data, halimbawa, para magamit bilang ebidensya, kung gayon ang pagpapalabas na ito ay maaaring isagawa mula sa mga electronic storage system sa anyo ng mga kopya ng papel o sa electronic media. Bilang isang patakaran, ang mga naturang kopya ay dapat na sertipikado alinsunod sa itinatag na mga kinakailangan bilang eksaktong mga kopya ng orihinal, upang mabawasan ang posibilidad ng kanilang pagtanggi o hamon.

Ang mga pamamaraan para sa paggawa ng mga kopya ng nakaimbak na impormasyon ay dapat na dokumentado, halimbawa, maaaring posible na magbigay para sa paggamit ng mga karaniwang tool sa pagkopya at ang paglikha ng nakasulat na kumpirmasyon ng tamang proseso ng pagkopya.

tala

Kaya, kahit na ang isang papel na dokumento ay na-convert sa isang elektronikong format, ang naturang dokumento ay hindi ituturing na isang elektroniko at hindi maaaring makatwiran upang kumpirmahin ang kawastuhan ng pagkalkula ng buwis sa kita.

Gayundin, pagkatapos ng pag-scan, ang mga dokumento ng papel ay maaaring sirain, gayunpaman, dapat itong isipin na maaaring may mga kaso kung saan ang isang pagbubukod ay dapat gawin at ang papel na dokumento ay dapat i-save.

Ang mga pamamaraan para sa pagtiyak ng pangmatagalang pangangalaga ng impormasyon ay dapat isaalang-alang ang mga kinakailangang panahon ng pagpapanatili at ang inaasahang buhay ng mga sistema ng pag-iimbak ng data.

Huwag kalimutan ang tungkol sa pag-back up ng mga file at paglikha ng hindi bababa sa dalawang up-to-date na mga kopya para magamit kung sakaling mawala o masira ang gumaganang kopya ng data o bahagi nito. Napakahalaga na ang mga backup ay kasama ang lahat ng nauugnay na impormasyon upang kung ang orihinal na sistema ay ganap na nawala, ang isang kumpletong sistema ay maaaring muling likhain. Kinakailangan din na magbigay ng secure na malayuang imbakan ng mga backup na ito.

I-scan o orihinal?

Ang Artikulo 29 ng Pederal na Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ "Sa Accounting" ay nagtatatag na sa accounting, ang mga pangunahing dokumento, mga rehistro, mga pahayag sa pananalapi, mga ulat sa pag-audit sa mga ito ay napapailalim sa imbakan ng isang pang-ekonomiyang entidad para sa mga panahon na itinatag sa alinsunod sa mga patakaran para sa pag-aayos ng isang archive ng estado, ngunit hindi bababa sa limang taon pagkatapos ng taon ng pag-uulat.

Kasabay nito, ang mga dokumento ng patakaran sa accounting, mga pamantayan ng isang pang-ekonomiyang entidad, iba pang mga dokumento na may kaugnayan sa organisasyon at pagpapanatili ng accounting, kabilang ang mga tool na nagsisiguro sa pagpaparami ng mga elektronikong dokumento, pati na rin ang pagpapatunay ng pagiging tunay ng isang elektronikong lagda, ay napapailalim. sa imbakan nang hindi bababa sa limang taon pagkatapos ng isang taon, kung saan huling ginamit ang mga ito para sa pag-uulat.

Ang pagtiyak ng mga ligtas na kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento at pagprotekta sa mga ito mula sa mga pagbabago ay direktang ipinagkatiwala sa organisasyon. Ang mga obligasyon ng kumpanya na mag-imbak ng mga dokumento ay nakapaloob din sa mga pamantayan ng Tax Code ng Russian Federation, sa partikular, subparagraph 8 ng talata 1 ng Artikulo 23 ng Tax Code ng Russian Federation, kung saan natukoy na ang kumpanya ay obligadong tiyakin ang kaligtasan ng data ng accounting at tax accounting at iba pang mga dokumento na kinakailangan para sa pagkalkula at pagbabayad ng mga buwis, kabilang ang mga dokumento na nagpapatunay sa pagtanggap ng kita, ang pagpapatupad ng mga gastos, pati na rin ang pagbabayad ng mga buwis, maliban kung ibinigay ng Tax Code ng Russian Federation, sa loob ng apat na taon.

Ang isyu ng pag-iingat ng mga dokumento sa accounting at tax accounting ay isinasaalang-alang ng Ministry of Finance sa isang sulat na may petsang Disyembre 26, 2017 No. 07-01-09 / 86857. Ang departamento ay nagbigay pansin sa katotohanan na ang pag-iimbak ng mga dokumento sa accounting ay kinokontrol ng Batas Blg. at ang mga elektronikong dokumento ay hindi ginagawa ng mga opisyal.

Ang tanong ay lumitaw: maaari, halimbawa, ang mga pangunahing papel na na-convert sa elektronikong format ay nagsisilbing kumpirmasyon ng mga gastos na natamo sa kaso ng pagkawala ng mga orihinal na papel? At maaari bang ituring na isang elektronikong dokumento ang isang na-scan na kopya ng isang dokumento na inilagay sa isang elektronikong archive para sa mga layunin ng accounting sa buwis? Ang tugon ng departamento ay ang mga sumusunod: ang katibayan ng dokumentaryo ng mga gastos ay itinatag ng talata 1 ng Artikulo 252 ng Tax Code ng Russian Federation. Ayon sa Ministri ng Pananalapi, ang mga elektronikong dokumento na nagpapalipat-lipat sa loob ng balangkas ng mga kasunduan sa pagitan ng mga kalahok sa elektronikong pakikipag-ugnayan, na nilagdaan ng isang simpleng elektronikong lagda o isang pinahusay na hindi kwalipikadong lagda, batay sa mga probisyon ng Batas Blg. 63-FZ, ay kinikilala para sa accounting at mga layunin ng pagbubuwis bilang katumbas ng isang papel na dokumento na nilagdaan ng isang sulat-kamay na lagda, sa mga kaso na itinatag ng kasunduan. At kapag gumuhit ng mga pangunahing dokumento ng accounting, maaaring ayusin ng mga partido sa negosyo ang pamamahala ng elektronikong dokumento gamit ang isang simple at (o) pinahusay na hindi kwalipikadong lagda, napapailalim sa mga kinakailangan ng Batas Blg. 63-FZ (liham ng Ministri ng Pananalapi ng Russia na may petsang Setyembre 12, 2017 No. /58456).

Sa isang liham na may petsang Abril 13, 2015 Blg. 03-03-06 / 20808, ipinaliwanag ng Ministri ng Pananalapi na ang isang facsimile, elektronikong kopya, o kung hindi man ay muling ginawang pirma ng ulo sa pagtanggap ng mga dokumentong may kahihinatnan sa pananalapi, ay hindi mga sumusuportang dokumento para sa income tax accounting layunin organisasyon. Ang isang katulad na posisyon ay makikita sa desisyon ng Federal Arbitration Court ng Volga District na may petsang Hunyo 20, 2012 No. A12-13422 / 2011.

Kaya, kahit na ang isang papel na dokumento ay na-convert sa isang elektronikong format, ang naturang dokumento ay hindi ituturing na isang elektroniko at hindi mabibigyang katwiran upang makumpirma ang kawastuhan ng pagkalkula ng buwis sa kita.

Mga panuntunan para sa pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting. Mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento. Ang pamamaraan para sa pagkasira ng mga elektronikong dokumento - basahin ang artikulo.

Tanong: Tanong sa elektronikong pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting. Ipagpalagay na nagpasya kaming mag-imbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting sa electronic form (electronic archive). Nangangahulugan ba ito na kung ang dokumento ay natanggap sa papel, maaari naming i-scan ito, ilagay ito sa isang electronic archive, at hindi iimbak (sirain) ang papel na dokumento?

Sagot: Hindi, hindi.

Inaprubahan ang regulasyon, at inaprubahan ang Mga Panuntunan.

2.32 ng Mga Panuntunan na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526.

Ang na-scan na larawan ng dokumento ay nagbibigay-daan, ngunit hindi nagpapahiwatig, ng pangmatagalang imbakan.

Katuwiran

Paano mag-imbak ng mga dokumento sa accounting

Imbakan

Para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng accounting, kinakailangan na magbigay ng mga espesyal na silid, safe o cabinet (sugnay 6.2 ng Regulasyon, na inaprubahan ng sulat ng USSR Ministry of Finance na may petsang Hulyo 29, 1983 No. 105). Ang mga kinakailangan para sa pag-aayos ng naturang mga pasilidad ng imbakan ay ibinibigay sa Mga Panuntunan na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526.

Mag-imbak ng mga anyo ng mahigpit na pananagutan sa mga safe, metal cabinet o sa mga espesyal na silid upang matiyak ang kanilang kaligtasan (sugnay 16 ng Regulasyon na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Mayo 6, 2008 No. 359). Kolektahin ang mga cash order, advance na ulat, bank statement na may kaugnay na mga dokumento sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod at itali.

Panatilihin ang mga dokumento na inuri bilang "trade secret" sa mga safe.

Itago ang natitirang mga dokumento sa mga espesyal na silid o sa mga nakakandadong cabinet sa ilalim ng responsibilidad ng mga taong pinahintulutan ng punong accountant.

Ang organisasyon ay may karapatang mag-imbak ng mga dokumento ng accounting sa electronic form. Simple lang ang paliwanag.

Ayon sa batas sa accounting, ang pangunahin at pinagsama-samang mga dokumento ng accounting ay maaaring iguhit sa papel o sa elektronikong anyo (bahagi 5 ng artikulo 9 ng Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ). Ang mga rehistro ng accounting ng buwis ay maaari ding itago sa papel, sa elektronikong anyo at (o) sa anumang machine media (). Sa wakas, ang mga tax return (mga kalkulasyon) ay maaari, at sa ilang mga kaso ay dapat isumite sa elektronikong paraan ().

At dahil ang pangunahing mapagkukunan, mga dokumento ng accounting at accounting sa buwis, pati na rin ang mga pagbabalik ng buwis (mga kalkulasyon) ay maaaring maipon sa elektronikong paraan, maaari silang maiimbak sa parehong format. Hindi kinakailangan ang pag-print. Ang tanging kundisyon ay ang mga naturang dokumento ay dapat na sertipikado ng lahat ng mga patakaran na may elektronikong lagda.

Ang mga katulad na konklusyon ay nasa mga liham ng Ministry of Finance ng Russia na may petsang Agosto 22, 2012 No. 03-02-07 / 1-202 at may petsang Hulyo 24, 2008 No. 03-02-07 / 1-314.

Sa kahilingan ng mga ahensya ng regulasyon, kabilang ang inspektor ng buwis, ang mga kopya ng mga elektronikong dokumento ay kailangang i-print at sertipikado sa pamamagitan ng kamay bago isumite para sa pag-verify (clause 1, artikulo 252, clause 1, artikulo 93 ng Tax Code ng Russian Federation). Ang konklusyon na ito ay batay sa mga probisyon ng bahagi 6 ng artikulo 9 ng Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ, mga artikulo at ang Tax Code ng Russian Federation.

Upang ayusin ang pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo, ilapat ang Regulasyon na inaprubahan ng liham ng USSR Ministry of Finance na may petsang Hulyo 29, 1983 No. 105 (hanggang sa hindi ito sumasalungat sa batas), at Panuntunan na naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri. of Culture of Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526. Gawin ito hanggang sa maaprubahan ang pederal na pamantayan ng accounting, na nagtatatag ng mga kinakailangan para sa mga dokumento at daloy ng trabaho sa accounting. Ito ay nakasaad sa impormasyon ng Ministry of Finance ng Russia No. PZ-13/2015.

Sa partikular, ang mga text electronic na dokumento para sa imbakan sa archive ng organisasyon ay dapat ilipat sa PDF/A na format. Gayundin, kahit isang beses bawat limang taon, suriin ang kalagayan ng media ng elektronikong dokumento at kung ang mga dokumento mismo ay maaaring kopyahin. Ito ang mga kinakailangan ng mga talata at 2.32 ng Mga Panuntunan, na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526.

Mga bagong panuntunan para sa pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento

Mag-imbak ng mga dokumento sa papel o elektronikong anyo

Kung ang mga dokumento ay nasa elektronikong anyo, maaari silang maimbak sa elektronikong paraan. Hindi kinakailangang mag-print sa papel at mag-imbak ng mga dokumento sa form na ito (liham ng Ministry of Finance ng Russia na may petsang Agosto 22, 2012 No. 03-02-07 / 1-202).

Alinmang paraan ang pipiliin mo, kailangan mong gabayan ng bagong Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento.

Kung saan mag-imbak ng mga dokumento

Kung paano iniimbak ang mga dokumento ay depende sa panahon ng pagpapanatili.

May tatlong uri ng mga dokumento ayon sa mga panahon ng pagpapanatili:

- pansamantalang panahon ng imbakan (hanggang 10 taon kasama);
- pansamantalang panahon ng imbakan (higit sa 10 taon);
- permanenteng shelf life.

Ang mga dokumento ng unang uri ay nakaimbak sa departamento ng accounting (mga sugnay 2.3 at 4.2 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento).

Upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng pangalawa at pangatlong uri, ang kumpanya ay may karapatan na:

- lumikha ng iyong sariling archive (bahagi 2 ng artikulo 13 ng Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ, sugnay 1.4 ng Mga Panuntunan para sa pag-iimbak ng mga dokumento);
- gamitin ang mga serbisyo ng isang propesyonal na archive.

Aling pamamaraan ang mas kanais-nais, ang kumpanya ang nagpapasya sa sarili nitong.

Paano mag-imbak ng mga elektronikong dokumento

Isaalang-alang ang pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento kung ang kumpanya ay may sariling archive.

Paano mag-imbak ng mga elektronikong dokumento

Hindi tulad ng mga dokumento sa anyo ng papel, para sa pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento ay dapat sundin tatlong kondisyon(Clause 2.30 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento).

Dalawang kopya. Ang mga elektronikong dokumento ay dapat itago sa dalawang kopya. Ang isa ay ang pangunahing isa, ang pangalawa ay ang manggagawa. Kailangang maiimbak ang mga ito sa iba't ibang pisikal na device.

Ang accountant ay dapat magdeposito ng hindi bababa sa dalawang kopya ng elektronikong dokumento sa magkaibang media.

Pagkakaroon ng teknikal na base. Ang archive ng kumpanya ay dapat mayroong hardware at software para sa pagpaparami at pagkopya ng mga elektronikong dokumento. Bilang karagdagan, ang mga naturang tool ay kinakailangan upang muling isulat ang mga ito at kontrolin ang kanilang pisikal at teknikal na kondisyon.

Garantiyang pangkaligtasan. Ang archive ay dapat na nakatakda sa isang storage mode na nagsisiguro sa kaligtasan ng mga electronic na dokumento. Hindi sila dapat pahintulutang mawala o maling lugar. Ang mga elektronikong dokumento ay dapat na nakaimbak sa paraang hindi sila masisira o ang impormasyon ay nabaluktot sa kanila.

Paano magpadala ng isang elektronikong dokumento sa archive

Scheme Algorithm ng mga aksyon para sa paglilipat ng isang elektronikong dokumento sa archive

Paano kontrolin ang pag-iimbak ng isang elektronikong dokumento

Kung ang kumpanya ay nagbabago ng kagamitan, software, atbp., dapat silang sabay na palitan sa archive ng kumpanya.

Sa pagdating ng bagong media at mga bagong format, kinakailangan na muling isulat ang mga electronic archival na dokumento sa naturang media at mga format sa isang napapanahong paraan (sugnay 2.32 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento).

Bukod sa, hindi bababa sa isang beses bawat limang taon kailangan mong suriin (mga sugnay 2.32 at 2.40 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento):

- ang pisikal na kondisyon ng mga carrier;
- muling paggawa ng mga elektronikong dokumento.

Kung may mali, ang mga elektronikong dokumento ay dapat na muling isulat sa bagong media. Kasabay nito, mahalaga na matiyak ang pagkakumpleto at pagiging maaasahan ng impormasyon sa panahon ng muling pagsusulat.

Sa lahat ng kaso, kinakailangang suriin ang pagkakaroon ng mga nakakahamak na programa sa computer (sugnay 2.39 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento).

Kung ang isang elektronikong dokumento ay naglalaman ng mga nakakahamak na programa sa computer, dapat itong alisin para sa pagpoproseso ng anti-virus (sugnay 2.41 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento).

Paano makakuha ng isang elektronikong dokumento mula sa archive

Ang isang elektronikong dokumento mula sa archive ay maaaring makuha sa anyo ng isang elektronikong kopya o isang kopya sa papel (sugnay 2.47 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento).

Ang mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng archival ay maaaring makuha mula sa archive sa electronic form o sa pamamagitan ng Internet. Ang mga ito ay pinatunayan ng isang elektronikong pirma ng pinuno ng kumpanya o isang opisyal na pinahintulutan niya ().

Kapag nag-isyu ng isang kopya ng isang dokumento sa papel, isang archive code ay nakakabit sa likod ng bawat sheet, pinatunayan na may isang inskripsiyon at isang selyo sa likod ng huling sheet ng kopya (sugnay 5.14 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento).

Paano sirain ang isang elektronikong dokumento

Kung ang isang elektronikong dokumento ay nag-expire, maaari itong sirain. Ang pagpili ng mga dokumento ay isinasagawa ng isang ekspertong komisyon na binubuo ng mga empleyado ng kumpanya.

Ang listahan ng mga dokumentong sisirain ay nakasulat sa akto. Ang form nito ay ibinibigay sa Appendix No. 21 sa Mga Panuntunan para sa pag-iimbak ng mga dokumento.

Pagkatapos nito, isinasagawa ang pisikal na pagsira o pagsira ng software at hardware (sugnay 4.13 ng Mga Panuntunan sa Pag-iimbak ng Dokumento).

Sinagot ni Stanislav Kotovich,

Deputy Director ng Legal Department ng Ministry of Finance ng Russia

“Para sa bawat linya ng Balanse, ang indicator kung saan ay makabuluhan, maglagay ng mga substring. Sa mga ito, ipahiwatig ang mga numerical na halaga na bahagi ng pinagsama-samang mga tagapagpahiwatig ng karaniwang anyo ng Balanse. Halimbawa, ang mga hiwalay na linya ay maaaring idagdag sa linya 1150 "Mga nakapirming asset" at isama ang data sa halaga ng mga gusali, makinarya at kagamitan, kung materyal ang naturang impormasyon. Paano matukoy ang antas ng materyalidad ng mga tagapagpahiwatig, basahin ang rekomendasyon.»

Sa artikulong sasabihin namin sa iyo kung paano dapat iimbak ng isang organisasyon ang mga elektronikong dokumento nito. Malalaman natin kung paano at sa anong daluyan ang mas mahusay na mag-record ng mga elektronikong file, kung paano mag-compile ng isang imbentaryo ng mga elektronikong dokumento at ilipat ang mga ito sa archive ng organisasyon para sa imbakan.

ELECTRONIC ARCHIVE AT STORAGE NG MGA ELECTRONIC DOCUMENTS: IBA, KAHIT KAUGNAY NA MGA KONSEPTO

Electronic archive ay nilikha gamit ang espesyal na software o sa sarili nitong at kumakatawan sa isang set ng mga order na na-scan na mga kopya ng mga dokumentong papel o mga elektronikong dokumento ng organisasyon. Ang kahulugan ng electronic archive ay ang sinumang empleyado na may karapatang tingnan ang isang partikular na dokumento ay nakikilala ito nang hindi umaalis sa lugar ng trabaho. Ang katotohanan na ang dokumento ay nasa archive sa loob ng maraming taon ay hindi mahalaga.

Imbakan ng mga elektronikong dokumento- ito ay bahagi ng sistema ng pag-iimbak ng dokumento ng organisasyon, na, naman, ay isa sa mga pangunahing proseso ng trabaho sa opisina. Hindi alintana kung ito ay isang papel na dokumento o isang elektronikong dokumento, dapat itong panatilihin sa loob ng itinakdang mga limitasyon sa oras.

Siyempre, mainam ito kapag ang electronic archive ay bahagi ng electronic document storage system ng organisasyon. Dapat itong pagsikapan sa pamamagitan ng unti-unting paglalagay ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento sa isang espesyal na database at sa gayon ay bumubuo ng isang elektronikong archive. Ngunit hindi ito imbakan, ngunit pinapadali lamang ang pag-access. Ito ay hindi kahit isang archive sa buong kahulugan ng salita, dahil ang mga orihinal na dokumento ay ipinasa sa archive ng organisasyon, at ang electronic archive ay binubuo ng mga na-scan na kopya. Ang isang hanay ng mga na-scan na kopya ng mga dokumentong papel ay hindi isang archive. At ang isang elektronikong dokumento ay isang ganap na dokumento, hindi isang na-scan na kopya ng isang papel.

ANG ATING GLOSSARY

Elektronikong dokumento- ito ay dokumentadong impormasyon na ipinakita sa elektronikong anyo, iyon ay, sa isang form na angkop para sa pang-unawa ng tao gamit ang mga elektronikong computer, pati na rin para sa paghahatid sa mga network ng impormasyon at komunikasyon o pagproseso sa mga sistema ng impormasyon.

MGA REGULASYON PARA SA PAG-IMBOK NG MGA ELEKTRONIKONG DOKUMENTO

Bawat taon sa mga organisasyon ang dami ng mga elektronikong dokumento ay lumalaki. Gayunpaman, ang bilang ng mga dokumento ng regulasyon o pamamaraan sa pag-iimbak ng mga elektronikong file, sa kasamaang-palad, ay hindi tumataas. Kailangang gabayan ka lamang ng Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at mga organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526, pagkatapos nito - Mga Panuntunan 2015). Mga Panuntunan 2015 - ang pangunahing dokumento ng regulasyon, na ngayon ay sumasaklaw, bagaman hindi ganap na gusto namin, ang mga patakaran para sa pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento.

Ang malaking interes din ay ang draft na mga rekomendasyon sa pagkuha, accounting at organisasyon ng pag-iimbak ng mga electronic archival na dokumento sa mga archive ng mga organisasyon (tingnan ang website ng Federal Archival Agency: http://archives.ru). Ang proyekto ay binuo ng VNIIDAD noong 2012 at isa pa ring proyekto. Gayunpaman, ang proyektong ito ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa mga archive ng mga organisasyon, dahil naglalaman ito ng maraming impormasyon na hindi matatagpuan saanman.

Ang mga dokumentong ito ay naglalaman ng isang pangkalahatang tuntunin: ang mga elektronikong dokumento ay pinananatili para sa parehong mga panahon at ayon sa parehong mga patakaran tulad ng mga papel na file. Gayunpaman, dapat isaalang-alang ang mga katangian at katangian ng electronic media.

BUMUBUO KAMI NG MGA ELECTRONIC CASE

Walang mga katanungan sa isang paper case: ito ay isang koleksyon ng mga dokumento na nakatuon sa isang isyu. Ang mga kaso ay maaaring:

homogenous (halimbawa, ang kaso na "Mga Order para sa pangunahing aktibidad", na binubuo lamang ng mga order);
composite (halimbawa, isang pinagsama-samang file na "Mga dokumento sa pagbibigay ng mga serbisyo sa mga katapat", na kinabibilangan ng mga sulat, mga kopya ng mga kontrata at karagdagang mga kasunduan, at iba pang mga dokumento).

Ang lahat ng papel na dokumento ng kaso ay isinampa sa isang folder.

Ang mga electronic file ay maaari ding maging homogenous at composite. Ang mga elektronikong dokumento, tulad ng mga papel, ay kinokolekta din sa isang folder, kahit na electronic (file). Halimbawa, ang electronic case na "Memorandum" ay maaaring isang folder na may parehong pangalan na naglalaman ng mga file ng mga memo mula sa una hanggang sa huling numero.

Bilang karagdagan sa file na naglalaman ng electronic na dokumento mismo, ang folder ay maaari ring magsama ng mga electronic signature file, metadata ng electronic na dokumento - ang set ay nakasalalay sa software ng organisasyon.

Ang pagbuo ng mga elektronikong kaso, tulad ng mga papel, ay dapat hawakan ng kanilang mga tagapagpatupad sa mga istrukturang dibisyon. Hindi tumpak na matukoy ng kalihim kung saang kaso ito o ang napakaespesyal na dokumentong iyon ay nauugnay, hindi alam ang mga pamantayan ng industriya na tumutukoy sa mga panahon ng pagpapanatili, atbp. Uulitin ko, dapat harapin ng mga performer ang lahat ng ito. Ang kalihim ay nagsasagawa ng pamamaraan at pagkonsulta na bahagi ng gawain.

NAGLIGAY KAMI NG MGA ELECTRONIC DOCUMENTS SA NOMENCLATURE NG MGA KASO

Ang mga elektronikong dokumento ay inilalagay sa nomenclature ng mga kaso sa pangkalahatang paraan. Mayroong dalawang paraan upang ipahiwatig ang "electronicity" ng isang dokumento:

sa hanay na "Tandaan" (Halimbawa 1);
sa column na "Heading of the case" (Halimbawa 2), gaya ng ipinapayo ng talata 3.6 ng Methodological na mga rekomendasyon para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong awtoridad (naaprubahan ng utos ng Federal Archive ng Disyembre 23, 2009 Hindi 76).

GUMAGAWA KAMI NG INTERNAL NA PAGLALARAWAN NG MGA ELECTRONIC NA KASO AT DOKUMENTO

Ang mga elektronikong kaso at dokumento ay inililipat sa archive ng organisasyon kasama ng mga papel, ayon sa pangkalahatang algorithm:

1) isang taunang pagsusuri ng halaga ay isinasagawa;

2) ayon sa mga resulta ng pagsusuri, ang mga kaso na may nag-expire na mga panahon ng imbakan ay nawasak;

3) ang natitirang mga kaso ay ipinasok sa mga imbentaryo at ipinadala para sa imbakan.

Ang anyo ng imbentaryo ng mga elektronikong file at dokumento, na sabay-sabay na gumaganap ng papel ng isang pagkilos ng pagtanggap at paglipat ng mga dokumento sa archive ng organisasyon, ay ibinibigay sa Appendix No. 24 sa Mga Panuntunan 2015 (Halimbawa 3). Ang imbentaryo na ito ay napunan sa structural unit.

Mga panuntunan sa paglalarawan. Ang mga graph ng imbentaryo ay madaling maunawaan, walang maikomento dito. Isaalang-alang ang "mga sandali ng organisasyon" ng pagsasama-sama ng imbentaryo na ito:

hiwalay na pinagsama-sama ang mga imbentaryo para sa mga electronic na file ng permanenteng imbakan at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan;
sa imbentaryo ng mga electronic na file ng permanenteng imbakan, ang column na "Storage period" ay tinanggal;
ang mga imbentaryo ay pinagsama-sama sa dalawang kopya (ang isa ay mananatili sa archive, ang isa, na may pirma ng archivist na tumanggap ng mga dokumento, ay babalik sa yunit);
ang bilang ng pondo ay maaaring tanggalin at ang column na ito ay maaaring ganap na maibukod kung ang organisasyon ay may isang archival fund lamang (ang impormasyong ito ay ibinibigay sa unit ng archivist o ng kalihim na responsable sa pag-iimbak ng mga dokumento);
ang pamagat ng imbentaryo ay nagpapahiwatig ng taon kung saan isinumite ang mga dokumento;
ang pangalan ng yunit ng istruktura ay inilalagay sa pangalan ng seksyon ng imbentaryo;
ang pangalan ng seksyon, mga index, mga heading, mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga kaso ay itinatag alinsunod sa mga nomenclature ng mga kaso;
ang imbentaryo ay sumang-ayon sa pinuno ng departamento ng pamamahala ng rekord (opisina, mga serbisyo ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, atbp.), kasama ang komisyon ng dalubhasa ng yunit ng istruktura (kung mayroon man) at nilagdaan ng pinuno ng yunit ng istruktura;
ang ikalawang bahagi ng imbentaryo (inilipat-natanggap) ay napunan kapag tumatanggap at nagpapadala ng mga dokumento sa archive;
ang serial number ng imbentaryo ay itinalaga sa archive.

Sa aming opinyon, ipinapayong dagdagan ang imbentaryo ng bilang at uri ng media na inilipat sa archive.

Gumagawa kami ng aplikasyon sa imbentaryo. Ayon sa Mga Panuntunan ng 2015, ang mga imbentaryo ng mga electronic file at dokumento ay may mga kalakip. Ang attachment ng imbentaryo ay isang panloob na imbentaryo ng bawat electronic file (Halimbawa 4).

Sa kaibahan sa paglipat sa archive ng mga dokumento sa papel, kung saan ang isang panloob na imbentaryo (kung kinakailangan, ang compilation nito) ay natahi, kapag naglilipat ng mga elektronikong file:

isang aplikasyon ay dapat na iguguhit para sa bawat elektronikong file;
ay hindi naka-embed sa media at hindi naitala dito, ngunit inilabas sa papel na anyo bilang isang attachment sa imbentaryo ng mga elektronikong file at mga dokumento na inilipat sa archive.

Isinasaalang-alang NAMIN ANG MGA KINAKAILANGAN PARA SA MGA FORMAT NG MGA ELECTRONIC NA DOKUMENTO AT MEDIA

Format ng imbakan ng archive na itinatag ng Mga Panuntunan 2015. Ito ay isang PDF / Isang format na espesyal na idinisenyo para sa pangmatagalang pag-iimbak ng impormasyon at nakapaloob sa ISO 19005-1:2005 / Cor.2:2011 “Documentation Management. Electronic na format ng file ng dokumento para sa pangmatagalang imbakan. Ngunit ang pangangailangang ito ay dapat sundin ng mga archive ng estado at mga organisasyon na pinagmumulan ng kanilang pagkuha.

Ang mga komersyal na organisasyon na ang karamihan sa mga dokumento ay malamang na hindi mailabas mula sa kanilang sariling imbakan ay maaaring gumamit ng regular na PDF pati na rin ang iba pang mga format. Halimbawa, ang mga guhit at diagram ay hindi palaging ipinapakita nang tama sa PDF, samakatuwid, upang hindi isakripisyo ang kalidad ng dokumento sa pabor sa pagsunod sa tinukoy na format, ipinapayong i-save ang file sa anumang iba pang hindi mababago na anyo.

Format na hindi nababago. Kapag naglilipat ng mga dokumento para sa imbakan, ang espesyal na pansin ay dapat bayaran hindi gaanong sa pagsunod sa isang tiyak na format, ngunit sa kung paano tinitiyak ng format na ito ang immutability ng mga file. Walang saysay ang mamahaling software at dumalo sa mga seminar sa pagpapanatili ng mga electronic archive, kung ang isang tao sa lugar ng trabaho ay madaling mag-amyenda ng isang file na na-archive sa mahabang panahon.

Ang bawat kalihim ay pamilyar sa konsepto ng "pagsasara ng isang dokumento sa pamamagitan ng trabaho sa opisina." Nangangahulugan ito na ang lahat ng mga gawain para sa dokumento ay nakumpleto na, at maaari itong ilagay sa file.

Tungkol sa mga elektronikong dokumento, inirerekumenda namin na dagdagan ito ng isa pang aksyon - pag-convert ng dokumento sa isang hindi nababagong format. Siyempre, hindi sulit na alisin ito mula sa pampublikong domain, ngunit ang anumang panlabas na panghihimasok sa form at nilalaman ay dapat na hindi kasama.

Kung paano ito ipatupad sa teknikal, ang bawat organisasyon ay nagpapasya para sa sarili nito, depende sa software na ginamit, ang pagkakaroon ng isang EDMS at ang kalidad ng teknikal na suporta.

Siyempre, ang isang organisasyon na nagsasagawa ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay mabilis na bubuo ng isang sistema ng pag-iimbak ng archival ng mga elektronikong dokumento kaysa sa isang organisasyong namamahala gamit ang isang software package ng opisina, cloud storage at mga serbisyo ng isang administrator ng system na dumarating isang beses sa isang linggo. Ngunit, sa isang paraan o iba pa, posible na malutas ang problemang ito - magkakaroon ng pagnanais.

Media. Karaniwan, ang isang tagapagdala ng impormasyon ay maihahambing sa isang dami ng mga papeles. Imposibleng i-record sa isang disk ang lahat ng mga kaso sa isang hilera, hangga't ang dami nito ay sapat. Mas mainam na sumunod sa prinsipyo ng "isang bagay - isang disk." Gayunpaman, posibleng magtala ng ilang kaso sa isang disc, ngunit kung ito ay mga kaso ng parehong taon at mayroon silang parehong panahon ng pagpapanatili (katulad ng mga volume ng papel).

Tulad ng para sa media, walang mas maginhawa kaysa karaniwan CD-R(Writable CD) ay hindi pa naimbento.

Kung lumitaw ang mas advanced na storage media, mas mainam na i-overwrite ang buong electronic archive sa kanila. Kung hindi, maaaring hindi mo na makita ang mga nilalaman ng lumang media. Nangyari ito, halimbawa, sa mga floppy disk, na matatagpuan pa rin sa mga archive, ngunit wala lang upang patakbuhin ang mga ito sa isang regular na opisina.

Hindi gaanong sikat bilang archival media Mga USB flash drive. Ang mga ito ay hindi sikat dahil ang mga file mula sa kanila ay madaling matanggal o mapalitan. Ang ergonomics ay nag-iiwan din ng maraming bagay na naisin: kung ang mga disk ay maaaring maayos na nakatiklop nang hindi inilalagay sa mga espesyal na kahon, kung gayon ang mga flash drive ay masyadong magkakaibang hugis.

Kaya, ang pinakamainam na daluyan para sa mga electronic archive ay isang CD.

Paano pumirma sa media. Ang bawat carrier ay nilagdaan. Ayon sa sugnay 4.34 ng Mga Panuntunan ng 2015, ang insert, na inilagay sa kaso upang ang mga inskripsiyon ay makikita, ay nagpapahiwatig:

pangalan ng organisasyon (buo, dinaglat);
numero ng pondo;
bilang ng imbentaryo ng mga elektronikong kaso, mga dokumento;
numero ng kaso ayon sa imbentaryo;
markahan ang katayuan ng isang kopya ng mga elektronikong dokumento: "Main." (pangunahing) o "Alipin." (manggagawa);
mga deadline para sa mga dokumento ng electronic file;
karagdagang mga marka sa paghihigpit sa pag-access sa mga dokumento (kung kinakailangan).

Ang cover form ng Mga Panuntunan 2015 ay hindi ibinigay. Ang isang posibleng variant ng paglalagay ng impormasyon sa itaas sa pabalat ng CD ay maaaring magmukhang sa Halimbawa 5.

Ang mga numero ng pondo at mga imbentaryo ay ipinahiwatig sa pabalat lamang kung mayroong ilang mga pondo, at ang elektronikong file ay kasama sa imbentaryo.

Gaya ng nalaman na namin, dalawa lang ang imbentaryo: mga electronic file ng permanente at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan. Ngunit ang mga elektronikong file na may mas maikling panahon ng imbakan ay maaaring ilipat sa archive. Hindi na kailangang ilarawan ang mga ito, kaya ang bloke ng impormasyon na "Numero ng imbentaryo" sa kasong ito ay tinanggal lamang sa takip ng disc.

NAGLIPAT KAMI NG MGA ELECTRONIC DOKUMENTO SA ARCHIVE

Ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga elektronikong dokumento sa archive ng organisasyon ay inilarawan sa sugnay 4.34 ng Mga Panuntunan ng 2015. Ang algorithm ay ang mga sumusunod:

Hakbang 1: ang structural subdivision ay naghahanda ng mga elektronikong dokumento para sa paglipat sa archive - independiyenteng i-save ang mga ito sa hindi mababago na mga format, bumubuo ng mga kaso kung kinakailangan.

Hakbang 2: Ang mga elektronikong kaso ay naitala sa magkahiwalay na storage media (dalawang kopya bawat isa), kung saan ang mga pabalat ay pagkatapos ay iguguhit.

Hakbang 3: Ang mga elektronikong file ng mahaba at permanenteng panahon ng pag-iimbak ay inilalagay sa kaukulang mga imbentaryo (tingnan ang Mga Halimbawa 3 at 4).

Hakbang 4: Ang mga imbentaryo na may mga aplikasyon ay inililipat sa archive ng organisasyon sa papel.

Hakbang 5: ini-scan ng archivist ang lahat ng media gamit ang isang anti-virus program, at pagkatapos ay sinusuri ang bawat naitala na file ng dokumento (ang file na nagre-render ng dokumento) para sa muling paggawa.

Hakbang 6: ang isang talaan ng pagtanggap at paglipat ay ginawa sa imbentaryo ng mga kaso. Ang imbentaryo ay nilagdaan ng archivist at ng empleyado na naglipat ng mga dokumento sa archive.

REGISTER ANG MGA ELECTRONIC DOCUMENTS SA ARCHIVE

Ayon sa kaugalian, sa archive, ang lahat ng mga kaso na natanggap mula sa mga departamento ay ipinasok sa mga dokumento ng accounting - mga imbentaryo ng archival.

Para sa mga elektronikong kaso, ibinibigay ang mga espesyal na imbentaryo, ang mga anyo nito ay ibinibigay sa Mga Panuntunan 2015:

imbentaryo ng mga electronic file at permanenteng imbakan na mga dokumento (Appendix No. 17);
imbentaryo ng mga electronic file at mga dokumento ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan (Appendix Blg. 18).

Tandaan: walang imbentaryo ng mga elektronikong file sa mga tauhan. Ang lahat ng mga file ng tauhan ay inilalagay sa papel, at tiyak na magtatagal ito ng mahabang panahon.

Paano punan ang isang imbentaryo ng archive. Ang mga imbentaryo ng archival ng mga electronic na file at dokumento ay pinupunan ayon sa parehong mga patakaran tulad ng mga imbentaryo ng mga ordinaryong papel na file. Ang pagkakaiba lamang ay sa halip na ang bilang ng mga sheet ng kaso, ang bilang ng mga megabytes ng memorya na sinasakop nito ay ipinahiwatig. Bilang karagdagan, ang "mga volume" sa mga electronic na file ay halos hindi kasama, maliban kung ito ay isang napakalaking file na kailangan itong i-record sa maraming media.

Ang Halimbawa 6 ay nagpapakita ng sample ng pagpuno ng isang imbentaryo ng mga electronic na file at mga dokumento ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan. Ang imbentaryo ng mga electronic file para sa permanenteng imbakan ay pinagsama-sama sa parehong paraan, ang pagkakaiba lamang ay hindi ito naglalaman ng column na "Storage period".

Ang form ng imbentaryo (talahanayan) ay hindi naiiba sa isa na pinunan ng mga istrukturang dibisyon kapag naglilipat ng mga elektronikong dokumento sa archive (tingnan ang Halimbawa 3). Ang pagkakaiba ay na sa Halimbawa 6 ang taunang seksyon ng imbentaryo ng mga elektronikong file at dokumento ay ipinakita, pangkalahatan para sa organisasyon. Sa loob nito, dadalhin ng archivist ang lahat ng mga dokumentong isinumite ng mga yunit. Bigyang-pansin ang Halimbawa 6: ang imbentaryo, bukod sa iba pa, ay may kasamang mga dokumento na ipinahiwatig sa Halimbawa 3.

Ang mga Annex 17 at 18 sa Mga Panuntunan 2015 ay mayroon ding mga annexes na umuulit sa anyo ng mga panloob na imbentaryo ng mga electronic file (tingnan ang Halimbawa 4). Sa pagsasagawa, nangangahulugan ito na ang archivist ay hindi kailangang muling likhain ang mga "internal na imbentaryo" para sa bawat kaso. Ito ay sapat na upang matiyak na ang mga kasamahan mula sa iba pang mga departamento ay nagpapasa sa kanila kapag nagsusumite ng kanilang mga dokumento sa archive.

NAGTATAMBO KAMI NG MGA ELECTRONIC CASE SA ARCHIVE

Ang mga ipinag-uutos na kondisyon para sa pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento ay ang mga sumusunod (sugnay 2.30 ng Mga Panuntunan ng 2015):

ang archive ng organisasyon ay dapat magkaroon ng hindi bababa sa dalawang kopya ng bawat yunit ng imbakan ng mga elektronikong dokumento (ang pangunahing at gumaganang mga kopya ay dapat nasa iba't ibang pisikal na aparato);
ang archive ay dapat na nilagyan ng mga teknikal at software na tool na nagpapahintulot sa iyo na magparami, kopyahin, muling isulat ang mga elektronikong dokumento, kontrolin ang pisikal at teknikal na kondisyon;
ang paraan ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento ay dapat na ibukod ang pagkawala, hindi awtorisadong pamamahagi, pagkasira o pagbaluktot ng impormasyon.

Tandaan: ang archive ay dapat mag-imbak ng dalawang kopya ng bawat electronic file sa dalawang media. Ito ay lohikal (bagaman hindi tinukoy sa mga regulasyon) na ang parehong media ay dapat na naka-imbak nang hiwalay sa isa't isa. Kung may nangyari sa isa sa mga pagkakataon, maaari itong maibalik.

SINIRA NAMIN ANG MGA ELECTRONIC DOCUMENTS

Ang pagkasira ng mga elektronikong dokumento ay nangyayari sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod. Gayundin, sa pangkalahatang paraan, ang mga elektronikong dokumento ay inilalagay sa pagkilos ng pagkawasak, at pagkatapos ay ang mga naaangkop na tala ay ginawa sa mga dokumento ng accounting (mga imbentaryo). Walang feature. Ang lahat ay pareho sa pagkasira ng mga dokumento sa papel.

Tulad ng papel, ang media ay dapat sirain sa paraang hindi na mababawi. Ang pinakamadaling paraan ay ipadala ang mga disc sa oven o shredder kasama ang mga dokumentong papel na sisirain.