Elektronik belge yönetimi kursları. Eğitim

ECM - kolay mı zor mu?

Bugün, ofisteki belgelerin %100'ü elektronik olarak oluşturuluyor, ancak yine de oluşturulan belgelerin %80'inden fazlası yazdırılıyor (onay, aşinalık, devreye alma için)! Böyle bir format etkili olabilir mi? Elektronik belge yönetiminin getirilmesi, karar vericiler adına en makul eylem gibi görünüyor ...

Ancak, iyileştirme ve otomasyon için iş ihtiyacı anında oluşmaz ve yalnızca bir dizi sinyal aldıktan sonra, yönetim ve sorumlu uzmanlar, mevcut sorunları çözmek için işletmenin ihtiyaç duyduğu sonucuna varır. özel bilgi sistem içerik yönetimi için ( ECM sistemi) . Yani bilgiyi, varlığının tüm aşamalarında, eski haline gelene kadar yönetmek gerekir.

Seslendirilen ihtiyacı anlamak, belirli bir BT çözümünü kullanmanın pratik faydalarını görmek için sadece “büyümek” değil, aynı zamanda ECM sisteminin genel olarak nasıl çalıştığını anlamak da gereklidir. ECM altyapısı, bilgiyle çalışmanın hangi aşamalarını kapsıyor? Her aşamada bilgi ile neler yapılabilir? Bilgi ile etkileşim süreçlerini hangi kurallar yönetir? Geniş teori pratiğe nasıl dönüşür?

İnternet kaynağımızın bu bölümü, kurumsal içerik yönetimiyle ilgili karmaşık konuları basitçe kapsayan materyalleri toplamış ve yapılandırmıştır.

Elektronik belge nedir, EDMS, ECM

Elektronik belgenin ne olduğuna dair birçok tanım var, EDMS, ECM... Bunlardan en anlaşılır ve en kapsamlısını sizlere vermeye çalışacağız.

elektronik belge- bu, bir bilgisayarda (Word, Excel dosyaları vb.) depolanan belirli bir bilgi kümesidir (metin, görüntü, ses kaydı). Bu bilgi setine, tıpkı bir kütüphanedeki kitaplara bir dosya dolabı eşlik etmesi gibi, niteliklere sahip bir kart eşlik eder. Niteliklere göre (başlık, yazar, oluşturulma tarihi vb.). belge hızlı bir şekilde bulunabilir.

iş akışı(iş akışı), belirli bir iş süreci içindeki çalışanların eylemleri dizisidir. Örneğin: eylemlerin sırası "bir belgeyi almak, bir belgeyi kaydetmek, bir belgeyi gözden geçirmek, bir belgeyi yürütmek" ve bir iş süreci "vatandaşların temyizleriyle çalışmak".

Elektronik belge yönetimi(EDI), belgelerin büyük kısmının elektronik biçimde kullanıldığı ve merkezi olarak depolandığı belgelerle çalışmayı organize etmenin bir yoludur.

Bir ECM sistemine ihtiyacınız var mı?

Bir EDMS veya ECM sistemine ihtiyacınız olup olmadığını değerlendirmek için aşağıdaki soruları kendiniz yanıtlayın:

• Önemli bir ortakla telefonda konuşurken doğru belgeyi hemen bulabilir misiniz?
• Verdiğiniz talimatlardan hangilerinin şu anda yerine getirilmediğini, hangilerinin geciktiğini tam olarak söyleyebilir misiniz?
• Mevcut belge onay hızının kuruluşunuzun olumlu bir imajını oluşturduğundan emin misiniz?
• Masanızdaki kağıtların hacminden memnun musunuz?
• Onay için düzenlediğiniz belgenin şu anda nerede olduğunu güvenle söyleyebilir misiniz?

3 veya daha fazla soruya “hayır” yanıtı verdiyseniz, bir EDMS veya ECM sistemi satın almayı ciddi olarak düşünmenizin zamanı gelmiştir.

Elektronik belge yönetiminin avantajları

İş süreçlerinin şeffaflığı. Sistem, iş süreçlerinin aşamalarını takip etme yeteneği sağlar, bu da organizasyondaki tüm faaliyetleri yönetime karşı kesinlikle şeffaf ve kontrol edilebilir hale getirir.

Performans disiplinini geliştirmek. İstatistiklere göre alınan görevlerin %20'si onlardan sorumlu çalışanlar tarafından yerine getirilmiyor. ECM sistemi, yönetim için işin tüm aşamalarının tam kontrolünü sağlayarak, çalışanların performans disiplinini doğrudan etkiler.

Yöneticiler ve çalışanlar tarafından harcanan zamanı azaltmak. Sistemin kullanılması, dokümanlarla (oluşturma, arama, onay vb.) hemen hemen tüm rutin işlemlere harcanan zamanı azaltır. Ayrıca, belge sirkülasyonu ve bunun sonucunda organizasyondaki tüm süreçlerde bir hızlanma var.

Bilgi gizliliğinin sağlanması. Gizli bilgilerin sızması, kuruluş için milyonlarca kayıpla sonuçlanabilir. Geleneksel "kağıt" iş akışının aksine, ECM sistemi, belgelere kesinlikle atanan kullanıcı haklarına uygun olarak erişim sağlar, belge üzerindeki tüm eylemler (okuma, değiştirme, imzalama) günlüğe kaydedilir.

ISO 9000 standartlarına uygunluk. Kalite yönetiminin formülasyonu artık Rus şirketleri tarafından çözülen öncelikli görevlerden biri haline geldi. Bir kalite yönetim sistemi (QMS) için gereksinimlerden biri şeffaf bir belge akışı ve bilgi alışverişidir. Bir KYS kurarken bir ECM sistemi kullanmanın faydaları:

• ISO 9001:2000 belgesi ve kayıt yönetimi bölümlerine tam uyumun sağlanması;
• tanımlanan iş süreçleri dahilinde çalışanlar tarafından düzenlemelerin uygulanması için destek;
• KYS'nin işleyişi üzerinde yönetim kontrolü için araçlar sağlamak.

Yenilik ve öğrenme kolaylığı. ECM sistemi temel alınarak oluşturulan bildirim sistemi sayesinde yeni iş kurallarını tüm çalışanlara hızlı bir şekilde getirebilirsiniz. İş için gerekli bilgileri (yönetmelikler, talimatlar vb.) hızlı bir şekilde arama yeteneği nedeniyle yeni çalışanlar için eğitim süresi azalır. Rotaları ve belge şablonlarını değiştirmek kolaydır, ardından çalışanlar otomatik olarak yeni bir şekilde çalışmaya başlar.

Kurum kültürünün geliştirilmesi. Bir ECM sistemini uygulama süreci, bir kurumsal kültür oluşturur ve sürdürür. Çalışan etkileşiminin optimizasyonu ve yatay bağlantıların geliştirilmesi ekip oluşturmaya yol açar. Aynı zamanda, her çalışanın kendisine verilen görevin niteliksel performansı için sorumluluğu artmaktadır.

Rekabet avantajlarının büyümesi. Bir ECM sisteminin tanıtılması, şirketin diğer piyasa oyuncularına göre rekabet avantajlarını doğrudan etkiler. Bilgi akışlarının hareketinin hızlandırılması ve tüm süreçlerin sıkı kontrolü ile müşteri hizmetlerinin hızı ve kalitesi artırılmaktadır. Büyük bir işletmenin bile işleyişi, daha hareketli hale gelir ve belirli "yeri doldurulamaz" çalışanlara daha az bağımlı hale gelir.

ECM Teknolojileri

Kurumsal bilginin (veya içeriğin) yönetimine hem pratik hem de teori yönünden yaklaşılabilir. Kuşkusuz, ECM'nin pratik yönleri, öncelikle iş yönelimleri nedeniyle ilgi çekicidir. Bununla birlikte, çeşitli pratik konuların yapılandırılmış bir bilgi sistemi oluşturması için teknik bileşen için teorik bir temele ihtiyaç vardır. Bunu yapmak için AIIM (Bilgi ve Görüntü Yönetimi Derneği) sözlüğünden kanonik tanımda belirtilen yaşam döngüsü bileşenlerine dikkat etmeniz gerekir: yakalama (Yakalama), yönetim (Yönet), depolama (Depolama), koruma (Koru) ve bilgilerin teslimi (Teslim).

Bilgi yönetimi, bilginin kuruluş tarafından oluşturulmasından veya alınmasından son kullanıcıya teslimine veya depolama süresinin bitiminden sonra imha edilmesine kadar tüm yaşam döngüsü boyunca gerçekleştirilir. Bilgi, organizasyonun tüm süreçlerine nüfuz eder, farklı bilgi sistemlerinde ve çeşitli uygulamaların yardımıyla oluşturulur ve işlenir, ancak yalnızca ECM, tüm yaşam döngüsü boyunca bilgiyi yönetmek için birleşik bir yaklaşım olması gerektiğini vurgular.

İş açısından bakıldığında, belgenin iş akışlarına (iş akışı) katıldığında iş süreçleri üzerinde doğrudan etkisi olan bir belgenin yaşam döngüsündeki aşamaların önemli olduğu gerçeğine dikkat etmek önemlidir. Tamamen teknik bir bakış açısından, bu aşamalar belirgin bir anlamsal yük taşımazlar, genel "belge yönetimi" terimi ile belirtilirler.

Makalelerde bilgi yönetimi teknolojileri hakkında daha fazla bilgi edinin:

EDMS ve ECM sistemlerinin işlevselliği ve sınıflandırılması

Araştırma şirketi Gartner'a göre, altı işlevden en az üçünü destekleyen sistemler ECM olarak sınıflandırılabilir:

• belge yönetimi (giriş/giriş, sürüm kontrolü, güvenlik, belge gruplandırma vb.);
• ortak belgeler üzerinde ortak çalışma ve proje ekiplerinin desteği;
• belge tarama ve kağıt belge görüntü yönetimi;
• uzun süreli arşivleme için kayıt yönetimi, saklama kuralları ve düzenlemelerinin otomatikleştirilmesi, kayıtların yasalara ve düzenlemelere uygunluğunun sağlanması;
• iş süreci desteği, içerik yönlendirme, iş görevlerinin ve durumlarının atanması, rota izleme ve yürütme kontrolü için iş akışı;
• yayınlama otomasyonu için web içerik yönetimi, bu görevler için dinamik içerik yönetimi ve kullanıcı etkileşimi yönetimi.

Uygulanan işlevlerin sayısına göre, EDMS aşağıdakilere ayrılır:

• kayıt tutma sistemleri
• elektronik arşivler
• iş akışı sistemleri
• karmaşık veya ECM sistemleri.

Bu konu hakkında daha fazla bilgiyi "EDMS ve ECM işlevselliği" bölümünün başlıklarından edinebilirsiniz:

ERP ve ECM sistemleri arasında nasıl arkadaş olunur

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), bir bilgi sistemi aracılığıyla kaynakları (üretim, finans, işgücü) optimize etmeye odaklanan bir kurumsal yönetim stratejisidir.

Hem ERP hem de ECM sistemleri kurumsal bilgilerle çalışsa da bu bilgilerin doğası tamamen farklıdır. ERP sistemlerinin veri temeli iyi yapılandırılmış bilgidir. Bir ERP sistem belgesi, bir dizi ayrıntının değerlerine ve belirli bir işleme mantığına karşılık geldiği açık bir şekilde tanımlanmış bir formdur (kaynaklardan birini - finans, malzeme varlıkları, üretim tesislerini tanımlar).

Bir ECM sistem belgesi (içerik birimi) öncelikle yapılandırılmamış bilgidir. Bir ECM sistemi için metin belgesi, elektronik tablo, video dosyası veya çizim olması arasında fark yoktur. Sistem, bu tür belgeleri onay, hak atama veya istenen belgeyi arama iş süreçlerine eşit derecede dahil edecektir.

Bir kuruluşta ERP ve ECM entegrasyonu, bu sistemlerin işlevselliğini birleştirmenin belki de en doğal ve en az riskli yoludur.

ERP ve ECM sistemlerinin entegrasyonu hakkında daha fazlasını okuyun:

Bir ECM sisteminden ne beklenmez?

Şu anda, işletmelerin karmaşık otomasyonu, her biri belirli bir dizi görevi çözen birkaç sistemin entegre edilmesiyle oluşturulmuştur. Bu nedenle, her sistemde tam olarak nelerin uygulanması gerektiğini doğru belirlemek çok önemlidir.

EDMS ve ECM sistemi öncelikle yapılandırılmamış bilgilerle çalışmaya odaklanır, bu nedenle içindeki bazı sorunları çözme girişimleri etkisiz olacaktır.

EDMS ve ECM sisteminde uygulanması olan en yaygın müşteri gereksinimlerini göz önünde bulundurun makul olmalı.

İK kayıtları yönetimi. Personel kayıtları yönetimi doğrudan belgelerle ilgili olmasına rağmen, bu alanın görevi belgelerin kendilerinin yönetilmesi değil, personelin kayıt altına alınması ve yönetilmesidir. Çeşitli personel örneklerinin (eğitim, cinsiyet, uzmanlık, kabul / işten çıkarılma tarihi vb.) alınması gerekir, çünkü bu bilgiler ayrı yapılandırılmamış belgeler şeklinde değil, bir veritabanında yapılandırılmış bir biçimde saklanmalıdır. . Her belgenin oluşturulması, personelin durumundaki bir değişikliğe yansıtılmalıdır, bu nedenle, personel kayıtları yönetimini otomatikleştirmek için, yapılandırılmamış bilgileri depolamak için bir ECM sistemi ile entegre edilebilen özel personel yönetim sistemlerinin kullanılması daha uygundur (CV'ler, fotoğraflar, personel siparişleri vb.) Ayrıca bu belgelerin onaylanma süreçlerinin ECM sisteminde otomatikleştirilmesinde fayda vardır.

• Practicum DIRECTUM: Siparişler, başvurular, başvurular + ECM = Dolaşımdaki personel belgeleri

Mali belgeler için muhasebe. Durum, yapılandırılmış finansal belgelerle benzer: faturalar, irsaliyeler, yapılan iş eylemleri vb. Birincil belgelere dayanan vergi ve muhasebe için, ERP sisteminin özel modüllerinin yanı sıra özel muhasebe sistemleri de tasarlanır. Finansal belgelerin taranmış görüntülerinin elektronik arşivini taramak ve düzenlemek bir EDMS'nin görevleri olmasına rağmen, bir ECM sistemi bunların yerini alamaz. Bu tür çözümleri uygulama ihtiyacı, genellikle, erişim hakları, EDS, vb. dikkate alınarak, EDMS belgelerinde olduğu gibi finansal belgelerle çalışacak çok sayıda belge ve iş süreci katılımcısı olduğunda ortaya çıkar.

ECM ve ERP sistemlerinin paylaşımı aşağıdaki seviyelerde faydalıdır:

• ERP'ye kaydedilen belge görüntülerinin ECM'de saklanması;
• ERP raporlarının ECM'de saklanması, dahil. imzalı EDS;
• ECM sistemini kullanarak ERP dizinlerinin belge ve kayıtlarının koordinasyonu.

Ayrıca, karşı taraflarla mali belgelerin (fatura, sözleşme, irsaliye ve fiil) elektronik ortamda değişimi de artık mümkün. Ve bu tür belgelerin EDMS'de saklanması ek bir avantaj sağlayacaktır. .

Bu konuyu incelemek için faydalı materyaller şunlar olacaktır:

İş süreçlerinin analizi ve modellenmesi.

Kural olarak, iş süreçlerini analiz etmek ve modellemek için BPM () sınıfı sistemler kullanılır. Bunlar, bir işletme veya harici danışmanlık firması için uzmanlaşmış iş analisti araçlarıdır. Simüle edilen iş süreçleri, manuel olarak (örneğin, belgelerin kurye ile teslimi), harici varlıklar (örneğin, tedarikçiler) veya diğer sistem sınıflarının (ERP, CRM) desteğiyle gerçekleştirilen belgelerle ilgili olmayan eylemleri içerebilir.

Klasik EDMS, iş süreçlerinin analizi için bazı bilgiler sağlayabilir (örneğin, belirli görev türlerinin yürütülmesindeki gecikmeler hakkında raporlar şeklinde). Ancak bu, tam bir analiz için gereken verilerin yalnızca küçük bir kısmıdır.

EDMS ve modelleme sistemlerinin entegrasyonunun, örneğin belge türleri veya organizasyon yapısı gibi referans verilere göre uygulanması tavsiye edilir. Ayrıca EBYS'de gerçekleştirilen mevcut iş süreçlerinin analizi için EBYS'nin veri sağlayıcı olarak kullanılması etkili olacaktır.

Öte yandan, piyasada bulunan belge yönetim sistemleri genellikle EDMS'nin ötesine geçer ve BPM sistemleri sınıfına yaklaşır, o zaman yetenekler analiz ve modelleme için şu veya bu işlevi içerebilir.

ECM sisteminin konumlandırılması hakkında daha fazla bilgiyi bu bölümde bulabilirsiniz.

Bir ECM sisteminin uygulanması

uygulama etkisi

Bir ECM projesinin etkisini değerlendirmek, temelde bir BT projesinin etkinliğini değerlendirmekten farklı değildir ve bir BT projesini değerlendirmek, herhangi bir şirket projesini değerlendirmekten farklı değildir.

Bazen şirketler, ekonomik etkiyi düşünmeden bilgi teknolojisini uygulayabilirler. Bu, BT sorunlarının kapatıldığının bariz olduğu ve ek gerekçe gerektirmediği durumlarda mümkündür. Örneğin, bir sekreter için bilgisayar satın almak veya bir muhasebe sistemi kurmak. Buradaki amaç, şirketin teknolojilerinin olgunluğudur ve bunlar olmadan işletmenin etkili olduğu düşünülemez. Diğer durumlarda, uygulama ihtiyacı şüphe götürmese de, etkinin hesaplanması neredeyse imkansızdır. Ve bazen etkinin hesaplanması teknolojinin kendisinden daha pahalıya mal olur (örneğin, çalışanlara sınırsız İnternet erişimi sağlamak gibi). Tüm bu durumlarda, daha çok projenin maliyetine ve uygulanan sistemin diğer şirket sorunlarını ne kadar kolay çözeceği gibi çözüm potansiyeline odaklanılır.

EDMS ve buna dayalı çözümler, etkisi her şeyin açık olduğu sistemlere her zaman atfedilemez. Varlık kullanımının etkinliğini analiz etmenin geleneksel yöntemleri, "karın toplam maliyetlere oranı verimliliktir" formülü kadar bilgi için de geçerli değildir. Bunun nedeni, bilginin malzeme ve işgücü kaynakları ile birlikte üretimde yer alan maddi olmayan bir varlık olmasıdır. Bir ECM sisteminin getirilmesine, iş süreçlerinde ve işçilik maliyetlerinde bir değişiklik eşlik eder. ECM dahil olmak üzere bilgi sistemlerinin maliyetleri çoğu durumda dolaylı maliyetlerdir ve genellikle resmileştirilmesi oldukça zor olan bazı ekonomik planlama modellerinin yardımıyla üretim birimi başına hesaplanabilir.

ECM projelerinin etkinliğini değerlendirmek için size çeşitli yöntemlerin bir tanımını sunuyoruz:

Bir ECM sisteminin uygulanması genellikle aşağıdaki adımlardan oluşur:

• projenin organizasyonu, personel tahsisi (proje yöneticisi ve çalışma grubu);
• işletme araştırması ve ECM sisteminin kullanımı için çözümlerin tasarımı;
• ECM sisteminin kurulması ve uyarlanması;
• eğitim;
• Deneme işlemi.

Bir kuruluş, uygulama sürecini bağımsız olarak veya bir üçüncü taraf uygulayıcı şirketin katılımıyla düzenleyebilir. İlk durumda, kendi çalışanları adına daha fazla zaman ve çaba harcayacak, uygulama zaman çizelgesinin gecikmesi muhtemeldir. İkinci durumda, üçüncü taraf bir kuruluşun hizmetleri için ödeme yapmak için önemli finansal maliyetler gerekecektir, ancak projenin zamanlaması ve sonucu daha garanti edilecektir.

Her durumda, başarılı bir uygulama için aşağıdaki kurallar zorunludur:

• ECM sisteminin uygulanması ve kullanılması sürecine yönetimin aktif katılımı;
• ECM sisteminin uygulanması ve desteklenmesi için kilit çalışanların tahsisi ve derinlemesine eğitimi;
• tüm kullanıcılar için eğitim düzenlemek ve sistemle çalışmak için talimatlar sağlamak.

Bir ECM sisteminin uygulanmasının sorunları ve riskleri

Birçok yönden, bir ECM sisteminin uygulanmasının sorunları ve riskleri, işletme çapındaki diğer bilgi sistemlerinin uygulanmasına yönelik projelerle örtüşür ve aşağıdakilere yol açar: Olumsuz sonuçlar:

• proje son teslim tarihlerinin ihlali;
• proje bütçesinin ihlali;
• belirlenen hedeflere eksik ulaşılması (sistem çalışıyor, ancak tam olarak değil: planlanandan daha az/daha kötü);
• uygulamanın tamamen kesintiye uğraması (uygulamadan sonra sistem gerçekten çalışmıyor).

Risk özellikleri bir ECM sistemi uygularken, kısa sürede işletme çalışanlarının çoğunu onlar için tamamen yeni çalışma yöntemlerine (belgeleri elektronik biçimde okumak, yönetim kararları ve imzaları almak) transfer etmenin gerekli olmasından kaynaklanmaktadır. elektronik formda vb.). Bir ECM sisteminin uygulanmasının en karakteristik riskleri şunları içerir:

• kullanıcıların muhafazakarlığı, yeni çalışma yöntemlerinin reddedilmesi;
• sıradan kullanıcıların ve üst yönetimin düşük bilgisayar okuryazarlığı;
• yapılandırılmamış süreçler (düzenleme eksikliği);
• yetersiz/yetersiz teknik ekipman;
• bulanık proje yönetimi.

Riskleri önlemenin yolları genel olarak standart:

• bu işletmedeki ECM sisteminin çalışmasının ayrıntılı ön tasarımı;
• açık direktifler ve kişisel liderlik örneği;
• sorunların çözümünde personel eğitimi ve operasyonel destek.
• aşamalı uygulama.

Elektronik belgenin güvenilirliği ve yasallığı

Elektronik içerik yönetimi ve elektronik etkileşim alanı artık aktif olarak gelişmektedir. Mevzuat da gelişiyor, bazı normlar hayata yerleştikten sonra sabitleniyor, bazıları ise tam tersine yasama işlemlerinin getirilmesiyle ortaya çıkıyor.

Bir kağıt belgenin gerçekliğini ve yasal önemini belirlemek herkes için açık bir prosedürdür: belgede gerekli imzalar ve mühürler bulunmalıdır. Ancak elektronik bir belgenin gerçekliği nasıl belirlenir?

Bunun için oluşturuldu elektronik imza (ES)- bu, sahteciliğe karşı korumak için tasarlanmış elektronik bir belgenin gereğidir. ES, imzanın sahibini tanımlamanın yanı sıra imzalandıktan sonra elektronik belgede değişiklik olmadığını belirlemeye izin verir.

En basit haliyle, EP mekanizması aşağıdaki gibi çalışır. Özel yazılım kullanarak her kullanıcı için “anahtar sertifikalar” oluşturan bir sertifika yetkilisi (alt bölüm veya harici kuruluş) tahsis edilir. ES tuşu, benzersiz bir karakter dizisidir. Özel bir anahtardan (yalnızca sahibine açıktır, onun yardımıyla ES belgesini imzalayabilir) ve bir genel anahtardan (herkesin kullanımına açıktır, elektronik belgeyi kimin ve ne zaman imzaladığını belirlemek için kullanılabilir) oluşur. ).

Bir ECM sistemi kullanırken, kullanıcının karşılaşabileceği tüm "zorluklar" gizlenir. Kullanıcı, kural olarak, istenen işlevi seçmelidir: “Belgeyi imzala” (ES tarafından imzalanan belge aynı anda değişikliklere kapatılacaktır) veya “İmzalar hakkında bilgi al”. Elektronik belgelerin meşruiyeti tanınır.

Elektronik imza kullanma konusunu incelemek istiyorsanız, lütfen bölüme bakın.

Mevzuatın farklı alanlarını incelemek istiyorsanız - başlığın materyalleriyle tanışın.

ayrılık sözü

Bu bölümün elektronik belge yönetiminin ne anlama geldiğini ve kuruluşunuzda bir ECM sistemi uygulama zamanının gelip gelmediğini anlamanıza yardımcı olduğunu umuyoruz.

Size yeni teknolojilerde ustalaşmada başarılar diliyoruz ve kaynağımızın materyalleri her zaman EDI alanındaki sorularınıza yanıt bulmanıza yardımcı olacaktır.

"E1 Fırat" sistemini satın alarak şirket içindeki tüm iş süreçlerini optimize etmiş olursunuz. Ancak, sistemin kullanımından maksimum faydayı elde etmenize izin vermesi için, tüm işlerin yürütülmesini kolaylaştırmak için ve sadece bazılarını değil (ki bu bazen, esas olarak EDMS'nin işlevselliğinin cehaletinden dolayı olur), Bilişsel Technologies, sistemle ilgili her şeyi öğrenmenizi sağlayan özel kullanıcı seminerleri geliştirdi!

Özel seminerlerin ana kursları:

• Kullanıcı "E1 Fırat"
• Teknoloji uzmanı "E1 Fırat"
• Yönetici "E1 Fırat"
• Ofis yöneticisi "E1 Fırat"

Ders kapsamında, sistemin ana işlevselliğinin incelenmesi, kullanıcının iş istasyonunun çalışması gerçekleştirilir, sistemdeki temel kullanıcı eylemleri göz önünde bulundurulur. Uygulamalı derslerde öğrenciler metodolojik materyallere göre vakaları doğrudan E1 Fırat sisteminde işlerler. Kurs, sistemin kullanıcı işlevselliği ile çalışma konusunda temel beceriler edinmenizi sağlar. Sistemin tüm kullanıcıları için önerilir.

Kurs, E1 Fırat nesnelerini (form, rota ve rapor tasarımcıları) ve sistem konfigürasyonunu kurmak için araç ve gereçlerin incelenmesini sağlar. Kursun pratik kısmı, metodolojik materyallerde yer alan vakalara uygun olarak bu araç seti ile doğrudan E1 Fırat sisteminde çalışma becerilerinin uygulanmasını içerir. Bu kursu dinlemenin bir sonucu olarak kazanılan bilgi, sistem nesnelerini kurmak için tüm modüllerle çalışmanıza izin verir. RSC ve iş süreçlerinde sistem uygulamasından, organizasyonel dokümanların, raporların, rotaların, senaryoların (scriptlerin) kayıt ve kontrol kartlarının geliştirilmesinden sorumlu çalışanlar için önerilir.

Kursun bir parçası olarak, E1 Fırat nesnelerini (form, rota ve rapor tasarımcıları) ve sistem konfigürasyonunu kurmak için araç ve araçları incelemek planlanmaktadır. Kursun pratik kısmı, metodolojik materyallerde yer alan vakalara uygun olarak bu araç seti ile doğrudan E1 Fırat sisteminde çalışma becerilerinin uygulanmasını içerir. Bu kursu dinlemenin bir sonucu olarak kazanılan bilgi, sistem nesnelerini kurmak için tüm modüllerle çalışmanıza izin verir. RSC ve iş süreçlerinde sistem uygulamasından, organizasyonel dokümanların, raporların, rotaların, senaryoların (scriptlerin) kayıt ve kontrol kartlarının geliştirilmesinden sorumlu çalışanlar için önerilir.

Kurs, sistemin işlevselliği hakkında derinlemesine bir çalışma sağlar ve hem Kullanıcının iş istasyonunda hem de yöneticinin iş istasyonunda kullanıcının temel eylemlerini dikkate alır. Uygulamalı derslerde öğrenciler metodolojik materyallere göre vakaları doğrudan E1 Fırat sisteminde işlerler. Ayrıca, öğrenciler temel genel yönetim becerileri kazanırlar (sunucu ve kullanıcı iş istasyonlarına sistem kurulumu hariç). Kurs, sistemin kullanıcı ve yönetici işlevleriyle çalışmanın temel becerilerini edinmenizi sağlar. Kurulumdan sonra sistemin temel yönetimini de gerçekleştiren "E1 Fırat" sisteminin tüm kullanıcılarına tavsiye edilir.

Tipik eğitim, Moskova Bilişsel Teknolojiler ofisinde gerçekleştirilir ve E1 Fırat'ın temel yapılandırmasında ustalaşmanıza olanak tanır.

5'ten fazla çalışana organizasyonun seçilen kursunda eğitim verildiğinde, eğitim maliyetinde %10 indirim sağlanır.

Bilişsel Teknolojiler sınıfında ders verirken, pratik bir ders yürütürken maksimum grup büyüklüğü 12 kişidir - 6 kişi.

Müşterinin topraklarında eğitim verirken (aynı zamanda, kursun maliyetine ek olarak, seyahat masrafları ödenir), ders grubunun büyüklüğü sınırlı değildir, pratik olması durumunda grubun büyüklüğü ders 10 kişiyi geçmemelidir.

EDMS dahil olmak üzere bir bilgi sisteminin uygulanmasına yönelik herhangi bir proje birkaç aşamadan oluşur. Bunlar sistemin tasarım, geliştirme, fiili uygulama, pilot ve endüstriyel işletim aşamalarıdır.

Ancak EDMS'nin tanıtılmasından sonra, gelecekteki kullanıcıların sistemde çalışacak şekilde eğitilmesi gerektiğini unutmamalıyız. Bu makale, eğitim düzenlemenin ana yöntemlerini, çeşitli çalışan grupları için program örneklerini, motivasyon sorularını ele alacaktır.

EDMS'nin etkin bir şekilde uygulanması için hazırlık, tüm projeden elde edilen yatırım getirisini önemli ölçüde etkileyen sistemin tasarım aşamasında bile önceden başlar.

Aynı zamanda, işe alım grupları, bir program hazırlama, en uygun eğitim biçimini seçme vb. içeren eğitim hazırlama ve düzenleme süreci de önemlidir ve ideal olarak bir EDMS'nin geliştirilmesine paralel olarak gerçekleştirilmelidir. .

Ve eğitimin kendisi, EDMS'nin işte tam olarak kullanılmasından hemen önce gerçekleştirilir, çünkü kazanılan bilgilerin eğitimden hemen sonra konsolide edilmesi gerekir; bu, yalnızca katiplerin değil, aynı zamanda şirketin tüm çalışanlarının da etkin bir şekilde çalışmasına izin verecektir. EDMS.

Kural olarak, sistemin gelecekteki kullanıcıları için gereksinimler, personelin niteliklerini açıklayan bölümdeki referans şartlarında belirtilir, ancak çoğu zaman bu gereksinimler çok geneldir ve ayrıntılı bir sunum sağlamaz.

Şirketin BT departmanlarından katipler ve uzmanlar da dahil olmak üzere personelin niteliklerinin ve yetkinliklerinin her yıl arttığı bir sır değil.

Sistemin işleyişi ve işlevselliği hakkında hiçbir fikri olmayan şirketin bir EDMS uygulamasını istediği zamanlar çok geride kaldı. Artık birçok memur, çeşitli EDMS ile çalışma konusunda zengin deneyime sahiptir ve bir bilgi sisteminin profesyonel olarak uygulanması konusuna yaklaşmaktadır.

Üretim departmanlarının başkanlarının yetkinliği, genellikle şirketin ana üretim faaliyetlerinden sorumlu olduklarından ve onlar için EDMS ana değil, yardımcı bir araç olduğundan, belge yönetimi ve ofis çalışmaları hakkında derin bir bilgi içermez.

Bu nedenle, EDMS'nin tasarım aşamasında bile, farklı kullanıcı grupları için sistemde çalışmak için çeşitli arayüzler geliştirilmektedir.

Katipler için genişletilmiş işlevsellik, bölüm ve bölüm başkanları için ise yetkinliklerine göre arayüz tasarlanmaktadır.

ANCAK şirket yöneticileri için arayüz- ayrı bir konu, çünkü kurulum ve geliştirme için özel bir yaklaşım gerektiriyor: bazı yöneticiler için, memurlarla aynı sistem kullanılıyor, ancak farklı ayarlarla; diğerleri için, operasyonel çalışma için basitleştirilmiş bir arayüze sahip bir mobil iş yeri geliştirilmektedir.

Bu bağlamda farklı kullanıcılar için eğitim programları da aynı olmayacak.

Eğitim hem kurum içinde hem de harici danışmanların katılımıyla gerçekleştirilebilir ve karma bir yaklaşım da kullanılabilir. Her durumda, tüm işler DOW hizmeti başkanı tarafından denetlenir.

EBYS'nin başarılı bir şekilde uygulanması için, çalışanları Sistem'de çalışmaya motive etme sistemi üzerinde önceden düşünmek gerekir.

EDMS'nin tasarım aşamasında bile, sistemdeki iş etkinliği göstergeleri geliştirilmekte ve çalışanların performans disiplinini değerlendirmek için raporlar tasarlanmaktadır.

Motivasyon sistemi, şirket yönetimi ve İK departmanı ile koordine edilmektedir.

EDMS'nin kurumsal eğitimi için organizasyon ve hazırlık, Sistem geliştirmenin sonraki aşamalarında gerçekleştirilir.

Şirket çalışanlarının eğitimi, EDMS'nin deneme işletimi aşamasında başlar, ve eğitim sonucunda elde edilen becerilerin geliştirilmesi sistemin endüstriyel çalışması sırasında zaten pratikte.

Sistemin üretim aşamasında, bazı şirketler ayrıca, sahada bireysel kullanıcı danışmanlığı sağlayan bir kullanıcı destek çalışma grubu da düzenler.

Bu destek, hem şirket tarafından bağımsız olarak hem de dış danışmanların katılımıyla gerçekleştirilebilir.

En yaygın durumlar, EDMS'nin uygulanması ve çalışanların eğitimi için çalışma grubunun BT departmanlarının temsilcilerini içermesi ve bir ofis yönetimi departmanı çalışanının süreci denetlemesi ve tartışmalı ofis konularında danışman olmasıdır.

Eğitim programları geliştirirken, eğitim gruplarının oluşumuna özel dikkat gösterilmelidir: öğrenciler aynı yatay kariyer basamaklarına ait olacak ve EDMS'de çalışmak için benzer yetkilere sahip olacak şekilde oluşturulmalıdır.

Her durumda, size hazır bir eğitim katılımcısı listesi verildiyse, grubun yapısını, katılımcıların sistemdeki rollerini ve yetkilerini önceden kontrol edin. Her kullanıcı grubunun kendi eğitim programı olmalıdır.

EDMS'nin ana kullanıcı grupları arasında, ofis çalışma birimi çalışanları, birimlerin sıradan çalışanları, birimlerin sekreterleri ve yöneticilerin kişisel sekreterleri, şirketin ve birimlerinin yönetimi seçilebilir.

İşte farklı EDMS kullanıcı grupları için eğitim programlarının kompozisyonunun örnekleri

Sistem yöneticileri için ayrı eğitim grupları ve eğitim programı oluşturulmuştur.

Kurumsal eğitime başlamadan önce, yetkili bir liderin çalışanlarla konuşması arzu edilir..

Örneğin, büro departmanı çalışanları için bu, büro departmanının başı olacak, satış departmanı çalışanları için eğitim düzenlerken satış departmanının başkanı vb.

Yönetici, eğitimin neden yapıldığını, çalışanların eğitim sonucunda hangi becerileri kazanmaları gerektiğini ve bu becerilerin gelecekteki işlerinde onlar tarafından nasıl kullanılacağını anlatacaktır.

Yönetici, görevlerini yerine getirirken EDMS kullanımı açısından çalışanların sorumluluk alanlarını ve görevlerini belirlemelidir.

Birkaç dakikalık kısa bir sunum, çalışanları yalnızca EDMS'yi aktif olarak kullanmaya motive etmekle kalmaz, aynı zamanda kurumsal eğitimin kalitesini artırır, EDMS'yi bir bütün olarak şirkette uygulama sürecini iyileştirir ve kolaylaştırır.

EDMS'de çalışmayı öğrenme seçenekleri arasında tam zamanlı (gündüz) ve uzaktan öğrenmeyi seçiyoruz.

EMS eğitimi hem kullanıcının işyerinde hem de işyeri dışında mümkündür, işyeri dışında eğitim ise hem şirketin eğitim merkezinin topraklarında hem de uzaktan eğitim şeklinde gerçekleşebilir.

Öğretim biçimleri için bir sınıflandırma vardır:

• ders;
• seminer;
• pratik görev;
• eğitim;
• danışma;
• Staj;
• bağımsız çalışma vb.

Uygulamadaki tüm organizasyon türleri ve eğitim uygulamaları ile, EDMS'yi uygularken çeşitli seçenekler kullanılır:

• gruplar halinde yüz yüze eğitim;
• bireysel çalışanların tam zamanlı eğitimi (bireysel eğitim);
• uzaktan Eğitim.

Birkaç eğitim seçeneğinin bir kombinasyonu da mümkündür.

Bu yaklaşım, çalışanların toplu eğitimi için kullanılır. Şirketin tüm çalışanlarının eğitileceği genel programlar oluşturulmaktadır.

Gruplar halinde yüz yüze eğitim, genellikle aşağıdaki şirketlerde sistemin ticari işletiminden önce gerçekleştirilir:

• EDMS ile çalışan 12 veya daha fazla çalışanı olan;

• eğitim için derslikler/odalar sağlayabilir;

• çalışanlarını eğitmek için zaman ayırabilir. Grup eğitimi kullanılır:

• üretimden bir mola ile kullanıcıların planlı kitle eğitimi ile;

• gruplar halinde eğitim için toplam çalışan sayısı 8 ila 80 kişi olduğunda;

• EDMS'yi faaliyete geçirmek için hızlı, etkili ve kapsamlı eğitim gerektiğinde;

• bütçe kısıtlamaları olmadığında, şirket tüm çalışanlar için tam zamanlı eğitim ödemeye hazır olduğunda;

• eğitim bağımsız olarak veya EDMS'yi uygulayan şirketin harici danışmanlarının katılımıyla düzenlendiğinde ve yürütüldüğünde.

Gruplar halinde tam zamanlı çalışmanın temel özellikleri

Öğrenmeye yönelik bu yaklaşım, EDMS'yi uygularken en popüler olanlardan biridir.

Uygulamada (kaynak eksikliği ile), bir uzlaşma olarak, şirketler her departmandan en az bir çalışan için yüz yüze eğitim düzenler, bu da daha sonra edinilen bilgileri departmandaki meslektaşlarına aktarabilecektir. .

Eğitim kapsamında hedef gruplar oluşturulmakta, eğitim sınıfı düzenlenmekte ve ayrı bir oda tahsis edilmektedir.

Her öğrencinin sistemdeki tüm işlemleri eğitim programına göre adım adım gerçekleştirebilmesi için sınıflar bilgisayarlarla donatılmalıdır.

Sistemin işlevselliğini göstermek ve izleyicilerden gelen soruları yanıtlamak için uygun oldukları için sınıfın ayrıca bir projektör ve beyaz tahta ile donatılması arzu edilir.

Eğitim sırasında, şirkette kullanılan belgelerle gerçek çalışma sürecini dikkate almak gelenekseldir.

Test durumu ne kadar gerçekçi olursa, çalışanlar bilgiyi o kadar iyi öğrenecek ve EDMS'yi uygulamanın pratik faydalarını takdir edeceklerdir.

Grup öğrenme biçimleri

Bu eğitim şekli ile tüm çalışanlar, önce sistem içinde çalışma prensipleri hakkında genel bir teorik kursa katılır, ardından işyerlerinde pratik görevler gerçekleştirir.

Bu yaklaşımın avantajı, kullanıcıların yalnızca işlerinde ihtiyaç duydukları sistemin yeteneklerini öğrenmesidir. Bir dezavantaj olarak, herkesin sistemin işlevselliğinin sınırlı bir bölümünü incelemesini ve diğer bölümlerin işlevselliğinin farkında olmamasını belirtebiliriz.

Bu durumda, belgeyle çalışma rolleri eğitimin katılımcıları arasında dağıtılır ve her katılımcı, gerçek iş sorumluluklarını dikkate alarak belgeyi işleme görevlerini yerine getirir.

Bu eğitim biçiminin avantajlarından biri, sistemin yeteneklerini daha kapsamlı bir şekilde incelemek için belgelerle çalışma sürecinin tamamını adım adım takip etme fırsatını ayırt edebilir. Eksiklikler arasında, çalışanlar genellikle bu tür eğitimi boşa zaman olarak algılarlar ve bu da EDMS'de çalışırken olumsuz tepkilere neden olur.

Kendini işine adamış çalışanlar için yüz yüze eğitim

Kendini işine adamış çalışanların tam zamanlı eğitimi şu şirketlerde gerçekleştirilir:

• EDMS ile çalışan 8-12 çalışana sahip olmak;

• Çalışanlarını EBYS konusunda eğitmek için minimum zaman ayırabilir.

Bu yaklaşım, sınırlı sayıda çalışanın yanı sıra, daha sonra bölümlerinin geri kalan çalışanlarını eğitecek olan departman başkanları veya departman sorumlu çalışanlarını (bundan sonra çalışan-eğitmenler olarak anılacaktır) eğitmek için kullanılır.

Kendini Adanmış Çalışanlar İçin Yüz Yüze Eğitimin Temel Özellikleri

Kendini işine adamış çalışanların tam zamanlı eğitimi, hem EDMS'nin deneysel ve endüstriyel çalışması aşamasında hem de şirketin yeni çalışanları işe alınırken gerçekleştirilir.

Diğer kullanıcılar için kendi kendini organize eden eğitim konusunda çalışanları motive etmenin nüansları, proje başlamadan önce bile ele alınmalıdır.

İlgisiz çalışanlar, yeni sorumlulukları, hem kendi eğitimlerinin etkinliğini hem de diğer çalışanların eğitim kalitesini önemli ölçüde etkileyecek ek ve gereksiz bir yük olarak algılayabilir.

Bireysel çalışanların yüz yüze eğitimi genellikle birkaç aşamada gerçekleşir:

personel eğiticilerinin eğitimi, dış danışmanların katılımıyla gerçekleştirilir ve daha sonra eğitimli personel eğiticileri, sistemin diğer tüm kullanıcılarını bağımsız olarak eğitir.

Bu eğitim biçiminin avantajları, işlevselliğin derinlemesine incelenmesini ve şirketin zaman ve kaynaklarından tasarruf edilmesini içerir.

Eksiklikler arasında - sistemle çalışan tüm çalışanlar sistemin tüm işlevlerini ve yeteneklerini bilmiyor ve bu da bir şirkette bir EDMS uygularken hem çalışanın verimliliğini hem de yatırım getirisini etkiliyor.

Bireysel yerinde eğitim genellikle yöneticiler için sağlanır.

Sistemde çalışırken kullanıcıların kişisel danışmaları, hem sistemdeki çalışmanın ilk aşamalarında adaptasyon için hem de endüstriyel operasyon aşamasında kullanılır.

Bu yaklaşımın avantajlarından, sistemin gerekli işlevselliğinin derinlemesine bir incelemesini ve kullanıcıya bireysel bir yaklaşımı seçiyoruz. Bununla birlikte, eğitime harcanan zaman açısından, bu yaklaşım, gruplar halinde yüz yüze eğitimden daha düşüktür.

Uzaktan Eğitim

Çalışanların uzaktan eğitimi şu şirketlerde gerçekleştirilir:

• SED'de 100'den fazla çalışanı olan;

• eğitim için derslik/oda sağlayamama;

• EDS çalışanlarını eğitmek için asgari bir süre ayıramazlar.

Bu tür eğitim, çalışanların iş başında, kendileri için uygun bir zamanda toplu eğitimi için kullanılır.

Uzaktan eğitim için kullanılan araçlar farklı olabilir ve şunları içerir:

• düzenlemeler, talimatlar, kullanım kılavuzu;

• eğitim sunumu;

• sistemle çalışma hakkında video;

• sistemle çalışma konusunda elektronik kurs benim.

Uzaktan eğitimin temel özellikleri

Uzaktan eğitim, endüstriyel operasyon aşamasında ve şirketin yeni çalışanlarının eğitimi için kullanılmaktadır.

Uzaktan eğitimin organize edilmesindeki temel zorluk çalışanların motivasyonudur.

Birçok çalışan, her şeyin nasıl çalıştığını göstermek için komşu departmanlardaki meslektaşlarına güvenerek, sistemde çalışmayı öğrenmeyi işleri için önemli görmez.

Ancak belgelerle çalışan şirketin tüm çalışanları EDS eğitim kursunu tamamlamadığı takdirde sistem verimsiz bir şekilde kullanılacaktır.

Sonuç olarak, sistemin uygulanması için katlanılan maliyetler geri ödenmeyebilir ve böyle bir proje güvenle başarısız olarak adlandırılabilir.

Bu nedenle, çalışan motivasyon sistemine önceden dikkat etmeniz ve şirketin tüm çalışanları tarafından EDS eğitim kursunun geçişinin izlenmesi sorununu çözmeniz gerekir.

Bağımsız uzaktan eğitim ile, çalışanların eğitim kursuna odaklanması zor olacaktır, bu nedenle kursta ustalaşma süresi düzenlenmeli ve gerekirse birkaç küçük aşamaya bölünmelidir.

Eğitim kursu ne kadar kısa olursa, çalışanların EDMS'de çalışırken eğitime zaman ayırmaları o kadar kolay olacaktır.

Uzaktan eğitim için didaktik bir materyal olarak, hem EDMS için düzenlemeler, talimatlar ve bir kullanım kılavuzu hem de özel olarak hazırlanmış interaktif materyaller şunları yapabilir: sistemle çalışma konusunda bir eğitim sunumu, bir video veya elektronik bir kurs.

Bu tür bir eğitim için bir program hazırlamanın temel prensibi şu şekildedir: malzeme miktarı ne kadar küçükse, çalışan onu o kadar hızlı öğrenecektir.

Her çalışan, ek olarak, ana profesyonel görevlerinin tüm kapsamını tamamlaması gerektiğinde, EDMS'de önemli bir süre boyunca oturup materyalleri incelemeyi göze alamaz.

Bu malzeme gönderme biçiminin önemli bir avantajı vardır: herhangi bir çalışan, uygun bir zamanda EDMS'nin olanaklarını inceleyebilecektir. Bir dezavantaj olarak, EDMS işlevselliğinin oldukça yüzeysel bir çalışmasını seçiyoruz.

Personel motivasyonu

EDMS'de nasıl çalışılacağını öğrenirken personeli motive etmek neden bu kadar önemlidir?

EDMS'de çalışmayı öğrenme isteksizliği, hem boş zamanın olmaması hem de çalışanın düşük nitelikleri, eski şemaya göre çalışma alışkanlığı vb.

Bir şirketin bir EDMS'nin tasarımı ve geliştirilmesi, çalışan eğitimi (ve bu proje bütçesinin yaklaşık %30'u kadar) için ödeme yaptığı ve son olarak sistemin geliştirildiği ve kullanıcıları eğitme zamanının geldiği bir durum düşünün.

Eğitimi organize etmeye yönelik başarısız bir yaklaşım örneğini ele alalım: işveren eğitim verilmesi emrini verdi, ancak birimin acil amiri çalışanlarıyla herhangi bir ek görüşme yapmadı. Çalışanlara basitçe eğitim almaları gerektiği bildirildi, ancak bunun neden gerekli olduğu kendilerine açıklanmadı.

Sonuç olarak, sistemin gelecekteki kullanıcıları, düzenlenmiş eğitimin nasıl olduğunu, amirlerinin bunu destekleyip desteklemediğini, neden eğitim almaları gerektiğini ve geçme gerçeğinden nelerin etkileneceğini anlamıyorlar. Hiçbir şeyi etkilemiyorsa, neden eğitim alıyorsunuz?

Ayrıca, eğitim sırasında hiç kimse ana üretim görevlerini çalışanlardan kaldırmazsa, ek bir yükleri vardır ve eğitim almalarına ek olarak, ana görevlerini yerine getirmek için işte kalmak zorundadırlar, ikramiye, izin ve diğer motive ediciler yokken şirkette sağlanmaktadır.

Böyle bir firmada EBYS uygulamasının nasıl gideceğini ve ne kadar başarılı olacağını rahatlıkla tahmin edebilirsiniz.

EDMS'nin uygulanması için katlanılan tüm maliyetlerin, aralarında aşağıdakiler bulunan temel personel motivasyonu kurallarına uyulmaması nedeniyle kesinlikle etkisiz olduğu ortaya çıkabilir:

• EDMS'nin uygulanması ve eğitimi aşamasında çalışanların yönetim tarafından desteklenmesi;

• çalışanlar tarafından eğitimin amacı, görevleri ve eğitimin sonuçları hakkında çalışanları bilgilendirmek;

• eğitim dönemi için çalışanların yüklenmesinin iyi düşünülmüş planlaması.

Çalışanları motive etmek ve EBYS uygulamasının verimliliğini artırmak, belge hazırlama ve işleme süreçlerini hızlandırmak SED'de çalışmak için performans göstergelerini kullanın.

Örneğin, EBYS'nin şirkette tanıtılmasından önce, sözleşmelerin aylık olarak onaylanması ve imzalanması önemli bir gecikmeyle gerçekleştirildiyse, çalışanın EBYS'de çalışırken performans göstergesi fiilen kararlaştırılan sayıya bağlanabilir. ve aylık onaylanmış sözleşmelerin yanı sıra çalışanın ikramiyesi.

EDMS'de çalışmak için performans göstergelerinin kullanılması bir dizi avantaj sağlar: bir çalışan için - bir belgeyi işleme hızı ve genel olarak bir EDMS'de ve bir şirkette çalışmak için artan motivasyon - aylık kârında bir artış.

Öğrenme sürecini hazırlamak için algoritma

EDMS'nin uygulanması için eğitim sürecini hazırlarken, aşağıdaki aşamaları ve çalışmaları sağlamak gerekir:

1. Eğitim sırasına göre bir sipariş vermek.

Şirket başkanı, çalışanların eğitim aldığı sırayla bir emir (talimat) verir. Bu aşama, EDMS'nin eğitimini ve daha fazla kullanımını geçme prosedürünü düzenler.

1. Sistemin uygulanması ve eğitimlerin yürütülmesi için bir çalışma grubu oluşturulması.

Şirketler, EDMS'de çalışma eğitiminin hazırlanması için çalışma grubunun oluşumu ve bileşimi hakkında bir emir verir. Bu aşamadaki ana görev, çalışanlar için eğitim düzenlemek ve yürütmekten sorumlu olanları belirlemektir.

Çalışma grubu, iş birimlerinden en sadık ve aktif temsilcileri, kayıt yönetimi departmanının bir temsilcisini ve EDMS'yi uygulayan BT uzmanlarını içermelidir.

Bir test veri seti ile doldurma ve kurulum dizinleri hem kendi başlarına hem de EDMS'nin uygulandığı şirketin uzmanları tarafından gerçekleştirilebilir.

Eğitim materyalleri, seçilen forma ve EDMS kullanıcıları için eğitim düzenleme yaklaşımına bağlı olarak değişecektir.

1. Eğitim programı, sistemdeki çalışma, konfigürasyonu ve yönetimi hakkında çalışma grubu ile toplantı yapılması.

Bu aşamadaki ana görev, çalışma grubunun tüm üyelerinin eğitimin sırası ve ilkeleri hakkında aynı anlayışa sahip olmasını sağlamaktır.

1. Sistemi eğitime hazırlamak. Test veri setinin doldurulması, dizinlerin ayarlanması.

1. Eğitim için kullanıcı gruplarının seçimi.

Sistem yöneticileri de dahil olmak üzere kullanıcılar, sistemdeki iş rollerine göre gruplandırılır.

1. Eğitimli çalışanların listesinin oluşturulması.

Sistemdeki pozisyonlara ve kullanıcı rollerine göre çalışan gruplarının oluşumu dikkate alınarak bir kursiyer listesi hazırlamak mümkündür.

Aynı aşamada, EDMS çalışanları için eğitimin organizasyonunu ve fiili yürütülmesini kontrol etmek için kursun katılım / tamamlama kaydı için bir şablon geliştirilir.

1. Hedeflenen kullanıcı eğitim programının hazırlanması.

Program, uygulanan EDMS'nin temel işlevselliğinin (görevlerle çalışma, dizinlerle çalışma, bilgi arama, raporlar oluşturma) genel bir tanımını ve ayrıca modüller ve alt sistemler tarafından işlevselliğin özel bir tanımını içermelidir.

Ayrıca, eğitim kursu, tüm çalışanların tartışılan konunun özünü açıkça anlaması için bir kavram ve tanım listesi içermelidir.

1. Kullanıcı eğitimi organizasyonu biçiminin seçimi.

Bu aşamada çalışanların şahsen mi yoksa gıyaben mi, grup halinde mi yoksa bireysel olarak mı, seminer veya eğitim şeklinde vb.

1. Test senaryoları, eğitim ve çalışma notları ile ayrıntılı bir eğitim programının hazırlanması.

1. Antrenman takviminin hazırlanması.

Program, eğitim için planlanan tarihleri, eğitim alacak çalışanların gruplarını ve tam adlarını gösterir.

1. Kurumsal eğitimlerin yapılması.

Bu aşamada yönetici, EDMS'yi kullanmanın ana amaçlarını ve hedeflerini açıklar, çalışanlar eğitilir, sistemin yeteneklerini inceler ve pratik görevleri yerine getirir. Gerekirse, çalışanlar eğitim sonuçlarına göre sertifika alırlar.

1. Özet sayfalarının tamamlanması.

Bazı şirketler, çalışanların eğitimlerinin sonuçlarına dayanarak eğitimin seyri hakkında açıklamalar hazırlar. Listede şunlar belirtiliyor:

Öğrencinin tam adı, yapı biriminin adı, pozisyonu, öğrenim gördüğü kursun adı, eğitim tarihi, çalışanın bulunup bulunmadığı, tasdik varsa alınan not belirtilir.

1. EDMS'nin şirkette ticari işletmeye alınmasına ilişkin bir siparişin hazırlanması.

Şirket bünyesinde EDMS'nin geliştirilmesi, yapılandırılması ve onunla çalışacak kullanıcıların eğitilmesinin ardından sistem ticari işletmeye alınır.

1. EDMS'nin eğitimli çalışanların ana faaliyetlerinde kullanılması ve işletilmesi.

Eğitim bir ila iki ay içinde gerçekleşebilir - kesin süre şirketin büyüklüğüne ve eğitimli çalışan sayısına bağlıdır.

Bu nedenle, uygulanan EDMS'de çalışmak üzere çalışan eğitimi düzenleme sürecinin nüanslarını ve algoritmasını ayrıntılı olarak inceledik.

Sonuç olarak, EDMS'nin ilk başta çalışanların aktif ve tam teşekküllü eğitimi olmadan şirketin tüm gereksinimlerini karşılayabilse bile, yine de verimsiz bir şekilde kullanılacağını veya daha da kötüsü hiç kullanılmayacağını vurgulamak isterim. ve tüm çabalar ve harcanan kaynaklar boşuna olacaktır.

Bu nedenle, tüm kaynak sınırlamalarını göz önünde bulundurarak, EDMS'deki çalışan motivasyonu ve performans göstergeleri sistemini dikkatlice göz önünde bulundurarak, şirketinizin çalışanlarının eğitimlerini düzenlemeye özellikle dikkat etmenizi şiddetle tavsiye ederiz.

İlgili Makaleler