Mẫu hợp đồng có chữ ký điện tử. Hiệu lực pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số điện tử (EDS) là công cụ tương tác quan trọng nhất trong lĩnh vực mua sắm. Nó đại diện cho một yếu tố chính kết nối và củng cố tất cả các hành động mà những người tham gia quy trình mua sắm thực hiện trong Hệ thống thông tin thống nhất, trên các cổng thông tin khu vực và nền tảng giao dịch điện tử.

Chúng ta hãy xem chữ ký số điện tử là gì và cách ký tài liệu bằng nó.

Chữ ký số trông như thế nào?

Chữ ký điện tử là một dạng tương tự kỹ thuật số của chữ ký thông thường; nó là duy nhất, được tạo bằng mã hóa và được bảo vệ khỏi mọi ảnh hưởng hoặc sao chép từ bên ngoài. Chữ ký số thông thường xác nhận danh tính của người ký; ngoài ra còn có chữ ký không đủ tiêu chuẩn nâng cao (xác nhận không có thay đổi trong tài liệu sau khi gắn vào) và chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn nâng cao.

Loại thứ hai có chức năng mở rộng và được cấp tại các trung tâm chuyên ngành. Mặc dù trên thực tế, chữ ký không đủ tiêu chuẩn nâng cao có thể được sử dụng trong mua sắm công, để nộp đơn khiếu nại (hoặc phản đối khiếu nại lên FAS) và đối với các trường hợp tương tự khác, bạn nên có chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn nâng cao.

Để có được quyền truy cập đầy đủ vào cổng PRO-GOSZAKAZ.RU, vui lòng đăng ký. Nó sẽ không mất nhiều hơn một phút. Chọn mạng xã hội để ủy quyền nhanh trên cổng thông tin:

Cách ký văn bản chữ ký số

Để ký một tài liệu (hoặc tệp hoặc thư) bằng chữ ký điện tử, sau khi hoàn tất việc tạo tài liệu, bạn cần thêm dòng chữ ký vào đó, sau đó chèn chính chữ ký số vào.

Thuật toán ký tệp chính xác rất khác nhau tùy thuộc vào loại tệp hoặc thậm chí phiên bản của trình soạn thảo văn bản. Ví dụ: đối với Microsoft Office 2007, bạn cần đặt con trỏ vào vị trí của tài liệu nơi bạn cần chèn chữ ký điện tử, tìm tab “Chèn” trong menu, sau đó đến “Văn bản”, sau đó “Dòng chữ ký” và sau đó là “Dòng chữ ký MSOffice”, sau đó cài đặt sẽ được thực hiện chữ ký. Trong trường hợp nhiều người phải ký cùng một tài liệu thì sẽ tạo ra nhiều dòng chữ ký.

Có thể khách hàng vẫn còn thắc mắc về cách ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử trên sàn giao dịch điện tử. Theo quy định, quy trình này không khác gì việc ký các tài liệu bằng chữ ký số của UIS. Ví dụ: bạn có thể tìm hiểu cách ký hợp đồng với Sberbank AST từ các quy định chi tiết được công bố trên ETP này.

Đọc tin tức mới nhất và giải thích của chuyên gia về các chủ đề nóng trong lĩnh vực mua sắm công tại tạp chí "Goszakupki.ru"

Nhiều tổ chức từ lâu đã trở thành người sử dụng tích cực các hệ thống cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu điện tử. Nhưng trong quá trình hoạt động họ thường gặp phải những trở ngại như cơ quan quản lý. Điều này trước hết là do việc sử dụng một thành phần của hệ thống như một hợp đồng điện tử.

Trong hầu hết các trường hợp, cơ quan thuế hoặc các dịch vụ khác từ chối công nhận tính hợp lệ của các tài liệu đó vì họ không đặc biệt quen thuộc với các hình thức và phương pháp tương tự để xác minh ý nghĩa pháp lý của chúng. Và tất cả điều này mặc dù thực tế là pháp luật không cấm soạn thảo và sử dụng các thỏa thuận đó.

Những thông số nào được sử dụng để xác định ý nghĩa pháp lý của hợp đồng ở dạng điện tử?

Đối với hầu hết mọi giao dịch được thực hiện trong một tổ chức, luật pháp quy định phải có mẫu giấy, nhưng khi lập nó phải lưu ý các điểm sau (theo Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga):

  • phương thức được sử dụng trong quá trình giao dịch;
  • phương pháp được sử dụng để thực hiện chữ ký.

Đó là lý do tại sao các công ty ưu tiên các thành phần của hệ thống thông tin như hợp đồng điện tử cần phải nhớ cách thức trao đổi sẽ được thực hiện giữa các bên và cách họ ký kết nó.

Làm thế nào để ký một thỏa thuận điện tử?

Trong trường hợp này công ty có quyền lựa chọn. Cô ấy có thể sử dụng một trong hai loại chữ ký tương tự như chữ ký viết tay mà luật pháp của chúng tôi quy định. Đây có thể là fax hoặc chữ ký số điện tử.

Tùy chọn thứ hai là phổ biến nhất, vì nó đơn giản hóa đáng kể việc thực hiện tất cả các loại giao dịch cả trong và ngoài doanh nghiệp, tức là với các đối tác. Bất chấp sự tồn tại của các cách hợp pháp để ký các tài liệu đó, tính hợp pháp của thỏa thuận chào hàng điện tử vẫn có thể được phê duyệt thông qua các hình thức tương tự được chấp nhận khác của chữ ký viết tay. Sự lựa chọn tự do cũng được áp dụng cho thủ tục kết thúc giao dịch.

Các phương thức giao kết hợp đồng được pháp luật cho phép

Có hai cách để soạn thảo văn bản giữa các bên:

  1. Bằng cách gửi hợp đồng bằng giấy. Để thực hiện việc này, một trong các bên soạn thảo tài liệu cần thiết, ký tên hợp lệ và sau đó chuyển nó cho bên kia bằng phương tiện liên lạc điện tử, nghĩa là thông qua hộp thư email. Theo khoản 2 của Nghệ thuật. 434 của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga, chính phương pháp này cho phép người ta xác định người gửi hợp đồng và theo đó, công nhận tính hợp pháp của giao dịch.
  2. Mẫu hợp đồng điện tử. Khi lựa chọn phương pháp này, một bên phải tạo một tài liệu cụ thể trong hệ thống thông tin của tổ chức. Tính xác thực của giao dịch sẽ là việc bên kia đã bắt đầu đáp ứng tất cả các điều kiện được quy định trong thỏa thuận đã soạn thảo.

Lời khuyên quan trọng cho các công ty có kế hoạch sử dụng hợp đồng điện tử

Nếu các công ty đối tác đã quyết định sử dụng phương thức kết thúc giao dịch từ xa thì họ có thể bắt đầu sử dụng phương thức này một cách an toàn vì nó không bị luật pháp Nga cấm. Đồng thời, cả hai bên được yêu cầu nêu rõ trong tài liệu của mình điểm quan trọng là họ công nhận thỏa thuận ở dạng điện tử có ý nghĩa pháp lý, cũng như có một dạng tương tự cụ thể như chữ ký viết tay.

Về chữ ký, yếu tố không thể thiếu này phải được các bên thống nhất trước. Như vậy có nghĩa là bạn có thể sử dụng cả địa chỉ email và thông tin cá nhân của mình để đăng nhập vào trang web. Lựa chọn đầu tiên đáng tin cậy hơn vì nó có thể được sử dụng làm bằng chứng chính thức trong quá trình tố tụng tại tòa liên quan đến bất kỳ vấn đề công việc nào. Địa chỉ này có thể được công nhận là một loại chữ ký số điện tử nhưng không có ý nghĩa pháp lý.

Xác thực

Trong tình huống như vậy, bắt buộc phải lưu trữ tất cả thông tin đến hoặc gửi trên máy chủ thư điện tử, vì trước tòa, việc cung cấp các tệp từ máy tính cá nhân của bạn là không đủ. Ngoài ra, chúng tôi đặc biệt khuyến nghị thanh toán (có thể ứng trước) cho giao dịch được ký kết giữa các bên. Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện thanh toán qua ngân hàng, cho biết các thông tin sau:

  1. Địa chỉ email của chỉ người trả tiền hoặc người trả tiền và người nhận tiền.
  2. Tương tự như chữ ký viết tay được sử dụng để kết thúc giao dịch.
  3. Số lượng tài liệu theo đó thanh toán được thực hiện.
  4. Ngày và giờ nó được biên soạn.

Hình thức điện tử của thỏa thuận, theo đó khoản thanh toán được thực hiện, cho biết các chi tiết cần thiết, cũng sẽ giúp bạn có thể sử dụng dữ liệu này để tranh chấp các xung đột phát sinh giữa các bên tham gia giao dịch. Điểm này được quy định trong pháp luật của Liên bang Nga, cụ thể là tại khoản 2 của Nghệ thuật. 434 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga. Ngoài ra, thông qua phương pháp này sẽ có thể xác định được danh tính của cả hai bên.

Bạn có cơ hội sử dụng fax làm yếu tố bổ sung, điều này cũng sẽ xác nhận tính xác thực của tài liệu vì đây là bản sao của chữ ký viết tay.

Sau khi xem xét vấn đề, chúng tôi đã đi đến kết luận sau:
Việc sử dụng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn tương tự như chữ ký viết tay khi thực hiện luồng tài liệu điện tử giữa hai tổ chức không yêu cầu ký kết bất kỳ thỏa thuận nào về việc sử dụng chữ ký đó.

Cơ sở lý luận của kết luận:
Trước hết, chúng tôi lưu ý rằng việc sử dụng chữ ký điện tử được quy định bởi 06/04/2011 N 63-FZ “Về chữ ký điện tử” (sau đây gọi là Luật N 63-FZ).
Như sau từ đoạn 1 của Nghệ thuật. 6 của Luật này, thông tin ở dạng điện tử, được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn, được công nhận là văn bản điện tử tương đương với văn bản giấy được ký bằng chữ ký viết tay và có thể được sử dụng trong mọi quan hệ pháp lý theo quy định của pháp luật Nga. Liên bang, trừ khi luật pháp liên bang hoặc được thông qua phù hợp với chúng, các hành vi pháp lý quy định đặt ra yêu cầu về sự cần thiết phải soạn thảo một tài liệu độc quyền trên giấy.
Ngược lại, theo Luật N 63-FZ, việc công nhận các tài liệu được ký bằng chữ ký điện tử đơn giản hoặc không đủ tiêu chuẩn là tài liệu được ký bằng chữ ký viết tay chỉ có thể thực hiện được trong các trường hợp được pháp luật, các quy định khác hoặc thỏa thuận của các bên tương tác điện tử quy định rõ ràng. .
Các quy tắc trên chỉ ra rằng để công nhận một tài liệu được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn là tài liệu được ký bằng chữ ký viết tay của chính một người thì không cần phải có dấu hiệu công nhận như vậy trong bất kỳ thỏa thuận nào. Chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn tương đương với chữ ký viết tay của một người theo hướng dẫn trực tiếp của pháp luật. Việc ký kết thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử chỉ cần thiết trong trường hợp các bên trong tương tác điện tử sử dụng chữ ký điện tử đơn giản hoặc không đủ tiêu chuẩn và khả năng sử dụng các loại chữ ký này không được pháp luật hoặc quy định được ban hành phù hợp quy định.
Tóm lại, chúng tôi lưu ý rằng tính hợp pháp của việc sử dụng chữ ký điện tử thay thế cho chữ ký viết tay khi kết thúc giao dịch trong các trường hợp pháp luật có quy định (tức là Luật số 63-FZ) được xác nhận bởi quy định của Bộ luật Dân sự năm 2014. Liên bang Nga. Khả năng sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện để ký hóa đơn được đảm bảo theo quy định của Bộ luật thuế của Liên bang Nga. Hơn nữa, dựa trên quy định của Luật N 63-FZ, việc sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện tương tự như chữ ký viết tay được cho phép khi ký bất kỳ tài liệu nào, ngoại trừ những tài liệu mà theo luật hoặc đạo luật pháp lý được thông qua theo quy định. kèm theo nó phải được lập thành dạng giấy.

Câu trả lời đã chuẩn bị sẵn:
Chuyên gia của Dịch vụ tư vấn pháp luật GARANT
Ứng viên Khoa học Pháp lý Shirakov Sergey

Câu trả lời đã vượt qua kiểm soát chất lượng

Tài liệu này được chuẩn bị trên cơ sở tư vấn cá nhân bằng văn bản được cung cấp như một phần của dịch vụ Tư vấn pháp lý.

Lưu thông dân sự từ lâu đã đòi hỏi sự chuyển đổi của hoạt động kinh doanh sang quản lý tài liệu điện tử. Tuy nhiên, việc chuyển đổi sang tài liệu điện tử, bao gồm cả việc chuyển đổi sang kết thúc giao dịch dưới hình thức điện tử, bị cản trở tích cực bởi các cơ quan quản lý (đặc biệt là dịch vụ thuế), theo quy định, không thể và không muốn nhận thức xu hướng và nhu cầu của doanh thu, không hiểu và dường như sợ Internet và công nghệ hiện đại. Cơ quan thuế, theo quy định, không coi các giao dịch được ký kết bằng cách ký thỏa thuận không phải bằng chữ ký viết tay mà thông qua Internet bằng chữ ký số điện tử (EDS) hoặc hình thức khác tương tự như chữ ký viết tay(ASP), bao gồm cả fax. Nhìn chung, họ hiếm khi coi tài liệu điện tử là tài liệu có giá trị pháp lý và giá trị pháp lý.

Yêu cầu cơ quan thuế và các cơ quan quản lý khác về quản lý văn bản giấy, về việc ký chữ ký viết tay trên hợp đồng, văn bản, hóa đơn, hóa đơn và các văn bản khác dường như chưa có căn cứ pháp luật.

Pháp luật quy định rõ ràng về nhiều lựa chọn khác nhau để giao kết hợp đồng bằng văn bản. Lập một thỏa thuận dưới dạng giấy và tự tay ký kết không phải là lựa chọn duy nhất để ký kết giao dịch bằng văn bản, vì cơ quan thuế đang cố gắng trình bày nó. Mặc dù, để công bằng, chúng tôi lưu ý rằng gần đây cơ quan thuế có thông báo rằng họ công nhận các hợp đồng được ký bằng chữ ký điện tử là được ký kết dưới dạng văn bản đơn giản, nhưng vì lý do nào đó họ từ chối chấp nhận các văn bản đã ký. tương tự khác của chữ ký viết tay.

Chúng tôi đề xuất góp phần vào cuộc chiến thay đổi cách tiếp cận ký kết hợp đồng và duy trì luồng tài liệu mà cơ quan thuế phải tuân theo. Hơn nữa, một cuộc đấu tranh như vậy đã bắt đầu và hơn nữa, các tòa án đứng về phía những người tham gia giao dịch dân sự, người nộp thuế và công nhận khá chính xác hiệu lực pháp lý của các văn bản được ký bằng chữ ký tương tự như chữ ký viết tay mà các bên tham gia thỏa thuận đã trao đổi. qua Internet (ví dụ: qua e-mail).

Dưới đây chúng tôi trình bày cho bạn sự chú ý bằng chứng pháp lý về tính hợp lệ của hợp đồng được ký kết dưới dạng điện tử và tính hợp pháp của luồng tài liệu điện tử.

Xin lưu ý rằng vào ngày 08/04/2011, luật mới về chữ ký điện tử đã có hiệu lực. Về cốt lõi, chữ ký điện tử đơn giản cũng áp dụng tương tự như chữ ký viết tay được Bộ luật Dân sự quy định trước đây, được thảo luận trong bình luận pháp lý này, do đó các khuyến nghị và nhận xét đưa ra ở đây vẫn có liên quan, nhưng có tính đến bình luận pháp lý.

Căn cứ pháp lý để giao kết hợp đồng bằng hình thức điện tử

Đối với hầu hết các giao dịch, một hình thức văn bản đơn giản có thể được chấp nhận, trừ khi pháp luật có quy định rõ ràng khác cho một loại giao dịch cụ thể.

Điều 161. Giao dịch được thực hiện bằng văn bản đơn giản

1. Phải được lập bằng văn bản đơn giản, trừ các giao dịch phải công chứng:

1) giao dịch của các pháp nhân với nhau và với công dân;

2) các giao dịch giữa các công dân với nhau với số tiền vượt quá ít nhất mười lần mức lương tối thiểu do pháp luật quy định và trong các trường hợp được pháp luật quy định - bất kể số tiền giao dịch.

2. Không cần phải tuân theo hình thức văn bản đơn giản đối với những giao dịch mà theo quy định tại Điều 159 của Bộ luật này, có thể được giao kết bằng miệng.

Điều 159. Giao dịch bằng miệng

1. Giao dịch mà pháp luật không quy định hình thức văn bản (đơn giản hoặc công chứng) hoặc không có sự thỏa thuận của các bên thì có thể giao kết bằng miệng.

2. Trừ khi có thỏa thuận khác của các bên, tất cả các giao dịch được thực hiện sau khi hoàn thành đều có thể được thực hiện bằng miệng, ngoại trừ các giao dịch đã được lập mẫu công chứng và các giao dịch không tuân thủ hình thức văn bản đơn giản được nêu trong đó. kéo theo sự vô hiệu của chúng.

3. Các giao dịch theo thỏa thuận bằng văn bản có thể được thực hiện bằng miệng nếu các bên thoả thuận bằng miệng nếu không trái với quy định của pháp luật, các hành vi pháp lý khác và thỏa thuận đó.

Khi giao kết hợp đồng cần lưu ý hai điểm:

  • phương thức ký kết hợp đồng của các bên VÀ
  • thủ tục (phương pháp) để giao kết hợp đồng bằng văn bản.

Theo đó, khi ký kết thỏa thuận dưới hình thức điện tử, cần trả lời hai câu hỏi - các bên sẽ ký các văn bản như thế nào và trao đổi chúng như thế nào.

Phương thức ký hợp đồng điện tử

Các bên có thể thỏa thuận công nhận giá trị pháp lý của văn bản được ký dưới dạng chữ ký viết tay tương tự (khoản 2 Điều 160 Bộ luật Dân sự). Bộ luật Dân sự trực tiếp phân loại việc sao chép chữ ký bằng fax và chữ ký số điện tử là dạng tương tự của chữ ký viết tay, đồng thời để ngỏ danh sách TSA được chấp nhận. Nói cách khác, bản thân các bên tham gia hợp đồng có quyền xác định mức độ tương tự của chữ ký viết tay mà họ sử dụng và thủ tục ký hợp đồng với ASP đó.

Bộ luật dân sự

Điều 160. Hình thức giao dịch bằng văn bản

1. Giao dịch bằng văn bản phải được giao kết bằng văn bản thể hiện nội dung và có chữ ký của người hoặc những người thực hiện giao dịch hoặc người được họ ủy quyền hợp pháp.

Giao dịch song phương (đa phương) có thể được thực hiện theo các cách thức quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 434 của Bộ luật này.

Pháp luật, các hành vi pháp lý khác và thỏa thuận của các bên có thể đặt ra các yêu cầu bổ sung mà hình thức giao dịch phải tuân thủ (thực hiện theo hình thức nhất định, được niêm phong, v.v.) và quy định về hậu quả của việc không tuân thủ các yêu cầu này. Nếu không quy định hậu quả thì áp dụng hậu quả do không tuân thủ hình thức giao dịch đơn giản bằng văn bản (khoản 1 Điều 162).

2. Khi thực hiện giao dịch, việc sử dụng bản fax chữ ký bằng phương tiện sao chép cơ học hoặc phương tiện sao chép khác, chữ ký số điện tử hoặc hình thức tương tự khác của chữ ký viết tay được cho phép trong các trường hợp và theo cách thức quy định của pháp luật, các hành vi pháp lý khác hoặc theo thỏa thuận của các bên.

3. Nếu một công dân do khuyết tật về thể chất, bệnh tật hoặc mù chữ mà không thể tự tay ký thì theo yêu cầu của người đó, một công dân khác có thể ký vào giao dịch. Chữ ký của người sau phải được chứng nhận bởi công chứng viên hoặc quan chức khác có thẩm quyền thực hiện hành vi công chứng đó, trong đó nêu rõ lý do tại sao người thực hiện giao dịch không thể tự tay ký.

Tuy nhiên, khi thực hiện các giao dịch quy định tại khoản 4 Điều 185 của Bộ luật này và giấy ủy quyền để thực hiện thì chữ ký của người ký giao dịch còn có thể được xác nhận của tổ chức nơi công dân làm việc, tổ chức này không thể ký bằng chính giấy ủy quyền của mình. do chính tay mình thực hiện hoặc do cơ quan quản lý của cơ sở y tế nội trú nơi người đó đang điều trị.

3. Các tài liệu nhận được qua fax, điện tử hoặc hình thức liên lạc khác, cũng như văn bản đã ký chữ ký số điện tử hoặc hình thức khác tương tự như chữ ký viết tay, được chấp nhận làm bằng chứng bằng văn bản trong các trường hợp và theo cách thức được quy định bởi luật liên bang, các hành vi pháp lý điều chỉnh khác hoặc hiệp định.

Phương thức giao kết hợp đồng bằng văn bản

Hai phương pháp sau đây được quan tâm thực tế khi ký kết hợp đồng dưới hình thức điện tử:

  • Một thỏa thuận bằng văn bản có thể được ký kết bằng cách soạn thảo một tài liệu có chữ ký của các bên, cũng như thông tin liên lạc điện tử hoặc khác, từ đó có thể chứng minh một cách đáng tin cậy rằng văn bản đó là của một bên trong hợp đồng (khoản 2 Điều 434 Bộ luật Dân sự).
  • Ký kết thỏa thuận dưới dạng điện tử bằng cách gửi cho một bên tham gia thỏa thuận một đề nghị (ví dụ: bao gồm văn bản của chính thỏa thuận) và bên kia chấp nhận nó bằng cách thực hiện cái gọi là hành động mang tính kết luận, I E. thực hiện các biện pháp để thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng đã nêu trong bản chào hàng (khoản 3 Điều 434 và khoản 3 Điều 438 Bộ luật Dân sự).

Bộ luật dân sự

Điều 434. Hình thức thỏa thuận

1. Thỏa thuận có thể được giao kết dưới bất kỳ hình thức nào được quy định trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định hình thức cụ thể cho loại thỏa thuận này.

Nếu các bên đồng ý ký kết thỏa thuận theo một hình thức nhất định thì thỏa thuận đó được coi là đã giao kết sau khi đã đưa ra hình thức đã thỏa thuận, ngay cả khi pháp luật không yêu cầu hình thức đó đối với các hợp đồng thuộc loại này.

2. Hiệp định bằng văn bản có thể được kết luận bằng cách soạn thảo một tài liệu có chữ ký của các bên, cũng như bằng cách trao đổi tài liệu qua bưu chính, điện báo, điện báo, điện thoại, thông tin liên lạc điện tử hoặc khác, cho phép người ta chứng minh một cách đáng tin cậy rằng tài liệu đó đến từ một bên trong hợp đồng.

3. Hình thức thỏa thuận bằng văn bản được coi là phù hợp nếu văn bản đề nghị giao kết được chấp nhận theo cách thức quy định tại khoản 3 Điều 438 của Bộ luật này.

Điều 435. Chào hàng

1. Lời đề nghị là lời đề nghị gửi đến một hoặc một số người cụ thể, đủ cụ thể và thể hiện ý định của người đưa ra lời đề nghị coi mình đã đạt được thỏa thuận với người nhận và sẽ chấp nhận lời đề nghị.

Lời đề nghị phải bao gồm các điều khoản thiết yếu của hợp đồng.

2. Lời đề nghị ràng buộc người gửi kể từ thời điểm người nhận nhận được.

Nếu thông báo rút lại ưu đãi được nhận sớm hơn hoặc đồng thời với chính ưu đãi đó thì ưu đãi đó được coi là không được nhận.

Điều 438. Chấp nhận

1. Chấp nhận là phản hồi của người được đề nghị đưa ra lời đề nghị về việc chấp nhận lời đề nghị đó.

Sự chấp nhận phải đầy đủ và vô điều kiện.

2. Im lặng không phải là sự chấp nhận trừ khi có quy định khác của pháp luật, tập quán kinh doanh hoặc quan hệ kinh doanh trước đây của các bên.

3. Cam kết của người nhận được lời đề nghị trong thời hạn được ấn định để chấp nhận lời đề nghị, hành động để thực hiện các điều khoản của thỏa thuận quy định trong đó(vận chuyển hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thực hiện công việc, thanh toán số tiền phù hợp, v.v.) được coi là sự chấp nhận trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, văn bản pháp luật khác hoặc được quy định trong chào hàng.

Mã thủ tục trọng tài

Điều 75. Chứng cứ bằng văn bản

3. Tài liệu nhận được qua fax, điện tử hoặc hình thức liên lạc khác, cũng như các tài liệu được ký bằng chữ ký số điện tử hoặc dạng tương tự khác của chữ ký viết tay, cho phép làm bằng chứng bằng văn bản trong các vụ việc và theo cách thức được quy định bởi luật liên bang, các hành vi pháp lý quy định khác hoặc hiệp định.

Bộ luật tố tụng dân sự

Điều 71. Chứng cứ bằng văn bản

1. Chứng cứ bằng văn bản là những thông tin về các tình tiết liên quan đến việc xem xét, giải quyết vụ án, hành vi, hợp đồng, giấy chứng nhận, thư từ kinh doanh và các tài liệu, tài liệu khác được làm dưới dạng bản ghi số, đồ họa, kể cả nhận qua fax, điện tử hoặc thông tin liên lạc khác hoặc theo bất kỳ cách nào khác cho phép bạn thiết lập tính xác thực của tài liệu.

Nghị quyết của Hội nghị toàn thể Tòa án tối cao Liên bang Nga số 6, Hội nghị toàn thể Tòa án trọng tài tối cao Liên bang Nga số 8 ngày 07/01/1996 “Về một số vấn đề liên quan đến việc áp dụng phần một Bộ luật dân sự của Liên Bang Nga”

58. Khi giải quyết các tranh chấp trước hợp đồng cũng như các tranh chấp liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ, cần lưu ý rằng việc chấp nhận chào hàng cùng với việc trả lời chấp nhận đầy đủ và vô điều kiện các điều khoản của chào hàng được coi là do người nhận được lời đề nghị ủy quyền, trong thời hạn được ấn định để chấp nhận lời đề nghị, thực hiện các hành động nhằm thực hiện các điều khoản của thỏa thuận được nêu trong đó, trừ khi pháp luật có quy định khác, các hành vi pháp lý hoặc thỏa thuận khác (khoản 3 Điều 438).

Cần lưu ý rằng thừa nhận các hành động tương ứng của người được đề nghị là sự chấp nhận Bộ quy tắc không yêu cầu tuân thủ đầy đủ các điều khoản của ưu đãi. Vì những mục đích này, để coi những hành động này là sự chấp nhận, điều đủ là người nhận được lời đề nghị (bao gồm cả thỏa thuận dự thảo) bắt đầu thực hiện nó theo các điều khoản được quy định trong lời đề nghị và trong khoảng thời gian được thiết lập để chấp nhận lời đề nghị.

Vì vậy, nếu các bên quyết định ký kết thỏa thuận từ xa mà không trao đổi các thỏa thuận “giấy” được ký bởi chính họ, họ có thể sử dụng hình thức thỏa thuận điện tử và ký bằng “chữ ký điện tử”, được luật pháp hiện hành cho phép rõ ràng. pháp luật.

Để làm điều này, theo yêu cầu của khoản 2 của Nghệ thuật. Bộ luật Dân sự 160 trong chính văn bản của hợp đồng phải quy định rõ ràng rằng các bên thừa nhận giá trị pháp lý của các văn bản được ký dưới dạng tương tự như chữ ký viết tay.

Quyết định của Tòa án Trọng tài Tối cao Liên bang Nga số 653/08 ngày 07/02/2008

Trong trường hợp này, tòa án đã tiến hành từ quy định tại Điều 160 Bộ luật Dân sự, theo đó việc sử dụng bản sao chữ ký bằng máy móc hoặc phương tiện sao chép khác, chữ ký điện tử hoặc hình thức tương tự khác của chữ ký viết tay khi thực hiện giao dịch được phép thực hiện trong các trường hợp và theo cách thức do pháp luật quy định, các hành vi pháp lý khác hoặc theo thỏa thuận của các bên.

Tòa án chưa xác định được rằng các bên đã ký kết bất kỳ thỏa thuận bằng văn bản nào về việc sử dụng chữ ký fax khi thực hiện giao dịch, bao gồm cả việc lập hóa đơn. Đồng thời, tòa án chỉ ra rằng hợp đồng cung cấp hàng hóa ngày 1 tháng 12 năm 2005, là một giao dịch có tính chất pháp lý và được ký bằng fax, không thể là bằng chứng cho việc các bên đã ký kết thỏa thuận đó, do không có điều kiện được nêu cụ thể trong văn bản của nó.

Đồng thời, các bên tham gia hợp đồng cần phải thống nhất chính xác những gì sẽ tương tự như chữ ký viết tay. Đây có thể là thông tin đăng nhập và mật khẩu cho tài khoản của bạn trên trang web, địa chỉ email, v.v. Là một trong những tùy chọn phổ biến thành công nhất, chúng tôi có thể đề xuất địa chỉ email vì... chỉ những cá nhân cụ thể mới có quyền truy cập vào tài khoản email của họ và tin nhắn được ghi lại (lưu) trên máy chủ thư (những tài liệu như vậy đáng tin cậy hơn về mặt bằng chứng). Địa chỉ email thực tế có thể (nhưng không hợp pháp, vì về mặt pháp lý, luật pháp trực tiếp quy định các yêu cầu đối với chữ ký số) có thể được coi là một loại chữ ký số điện tử, và trên thực tế và về mặt pháp lý, nó sẽ tương tự như chữ ký viết tay.

Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị rằng tất cả thư từ (đến và đi), bao gồm cả hợp đồng và thư từ liên quan, nên được lưu trên máy chủ thư (chỉ lưu trên máy tính trong trường hợp có tranh chấp có thể là không đủ).

Với những mục đích này, địa chỉ email tốt nhất là gmail.com (nhân tiện, Dịch vụ thư Google cũng có thể được sử dụng cho hộp thư công ty của bạn№oi№dex> bằng tên miền của riêng bạn). Google (Gmail) đảm bảo lưu giữ cả thư đến và thư đi, bao gồm cả những thư được gửi qua ứng dụng email của bạn (Outlook, TheBat, v.v.) và cũng thuộc sở hữu của một công ty lớn, có uy tín và do đó tin tưởng vào bằng chứng được lưu trữ trên email Máy chủ của Google có thể cao hơn so với các máy chủ thư khác, chẳng hạn như do nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ sở hữu hoặc thường nằm trên máy chủ của riêng bạn.

Để có độ tin cậy cao hơn của giao dịch điện tử, chúng tôi cũng khuyên bạn nên tính đến khoản 3 của Nghệ thuật. 434 và đoạn 3 của Nghệ thuật. 438 của Bộ luật Dân sự (quy định việc ký kết giao dịch bằng cách thực hiện các hành động ngụ ý) thanh toán (hoặc tạm ứng) cho giao dịch điện tử của bạn bằng thanh toán ngân hàng, tại nơi đến trong đó cho biết số thỏa thuận điện tử của bạn, ngày ký kết, cũng như địa chỉ email của các bên (hoặc chỉ người trả tiền), được các bên sử dụng để trao đổi tài liệu điện tử và được họ công nhận là địa chỉ tương tự của một chữ ký viết tay.

Ghi chú về việc thanh toán và lưu trữ tất cả thư từ trên máy chủ thư sẽ là bằng chứng cho thấy thỏa thuận (đề nghị) do nhà thầu (người bán) gửi và việc chấp nhận thỏa thuận mà anh ta nhận được từ khách hàng (người mua) thực sự đến từ các bên tham gia giao dịch điện tử. Và do đó, các bên sẽ đáp ứng yêu cầu của đoạn 2 của Nghệ thuật. Điều 434 Bộ luật Dân sự quy định khi trao đổi văn bản bằng phương tiện liên lạc phải chứng minh được văn bản đó đến từ một bên trong hợp đồng.

Bạn cũng có thể thêm vào hợp đồng, hành vi, hóa đơn được lập dưới dạng điện tử mô phỏng(bằng cách trực tiếp quy định khả năng đó trong hợp đồng điện tử - là bắt buộc hoặc có thể, theo yêu cầu của các bên). Do đó, khi in ra các tài liệu được chỉ định, bản sao chữ ký viết tay sẽ được hiển thị trên đó: trong một số trường hợp, gửi cho cơ quan thuế, ngân hàng, v.v. Một bản sao thông thường của tài liệu là đủ, tức là. và không cần thiết phải thu hút sự chú ý của họ đến thực tế là thỏa thuận được ký kết dưới dạng điện tử và được ký bằng chữ ký tương tự như chữ ký viết tay.

Đối với các bên tham gia thỏa thuận sử dụng hệ thống thanh toán WebMoney trong các hoạt động của họ và hơn thế nữa, thực hiện thanh toán theo thỏa thuận qua WebMoney, chúng tôi có thể khuyến nghị khi ký kết thỏa thuận điện tử, hãy sử dụng hệ thống WebMoney, cụ thể là dịch vụ "Hợp đồng" của Trọng tài WebMoney, cho phép người dùng WebMoney đã đăng ký tải thỏa thuận của họ lên máy chủ và ký vào đó bằng chữ ký viết tay tương tự. Phương thức giao kết, ký kết thỏa thuận dưới dạng điện tử này sẽ đáng tin cậy hơn nếu các bên tham gia thỏa thuận đều có chứng chỉ WebMoney cá nhân.

Hoàn toàn có thể chấp nhận được việc ký kết một giao dịch điện tử bằng cách công bố nó bởi nhà thầu chào bán công khai trên trang web và sự chấp nhận của khách hàng bằng cách thực hiện các hành động ngầm, tuy nhiên, các khuyến nghị trong phần này sẽ yêu cầu tăng đáng kể khối lượng bình luận pháp lý này và do đó chúng tôi sẽ không đi sâu vào phương pháp ký kết hợp đồng điện tử này ở đây.

Pháp luật thuế và kế toán liên quan đến giao dịch điện tử

Tại sao các chuyên gia thuế, kế toán coi hợp đồng ở dạng điện tử không được ký kết và lưu chuyển chứng từ điện tử là bất hợp pháp?

Thứ nhất có lẽ là do họ chưa hiểu rõ về quản lý văn bản điện tử và nhìn thấy nhiều rủi ro trong đó. Mặc dù trên thực tế, rủi ro không cao hơn, chẳng hạn như khi trao đổi các thỏa thuận được cá nhân ký qua thư hoặc chuyển phát nhanh - đâu là sự đảm bảo rằng thỏa thuận đó thực sự được ký bởi tổng giám đốc? Có, ngay cả việc công chứng giao dịch cũng không đảm bảo 100%.

Kế toán không còn cách nào khác là phải tuân theo những yêu cầu vô lý của cơ quan thuế. Kế toán viên không phải là luật sư, nhiệm vụ của anh ta là ghi sổ mà không có những câu hỏi không cần thiết từ cơ quan thuế, và do đó, theo quy định, kế toán viên sẽ tuân thủ mọi yêu cầu của cơ quan thuế (kể cả những yêu cầu bất hợp pháp), chỉ để bảo vệ công ty khỏi những câu hỏi không cần thiết từ cơ quan thuế, từ việc kiểm tra thuế, phạt tiền.

Người đứng đầu doanh nghiệp cần quyết định xem mình sẽ mất bao nhiêu lợi nhuận, chẳng hạn như mất khách hàng ở xa hoặc nói chung là duy trì luồng tài liệu giấy tờ, liệu có đáng sử dụng dịch vụ của luật sư một lần trong trường hợp khiếu nại về thuế hay không, sau đó tiến hành kinh doanh không gặp trở ngại, bình tĩnh kết thúc giao dịch qua Internet. Mỗi doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đánh giá phương án kinh doanh của mình, cân nhắc rủi ro và nếu cần thiết xây dựng quy trình rõ ràng để ký kết hợp đồng dưới hình thức điện tử và hình thức của chính hợp đồng điện tử để khi có yêu cầu bồi thường về thuế sẽ được thực hiện. có thể bảo vệ tính hợp pháp của luồng tài liệu điện tử của mình.

Trên thực tế, không có rào cản pháp lý nào đối với việc ký kết hợp đồng dưới hình thức điện tử cũng như việc lập hóa đơn, hành vi và thậm chí cả hóa đơn điện tử.

Bộ luật Dân sự trực tiếp cho phép ký kết hợp đồng (và theo đó, tất cả các tài liệu đi kèm) không chỉ bằng chữ ký viết tay mà còn bằng chữ ký tương tự chữ ký viết tay, bao gồm fax, chữ ký điện tử và bất kỳ hình thức tương tự nào khác của chữ ký viết tay. chữ ký viết tay mà các bên giao dịch tự thoả thuận.

Cả Bộ luật Thuế và Luật Kế toán đều không có yêu cầu đối với các tài liệu phải được ký bằng chữ ký viết tay.

Luật Liên bang số 129-FZ ngày 21 tháng 11 năm 1996 “Về kế toán”

Điều 9. Chứng từ kế toán sơ cấp

1. Mọi giao dịch kinh doanh do tổ chức thực hiện phải được ghi lại bằng các tài liệu hỗ trợ. Những tài liệu này đóng vai trò là tài liệu kế toán chính trên cơ sở kế toán được thực hiện.

2. Chứng từ kế toán sơ cấp được chấp nhận sử dụng trong kế toán nếu được lập theo mẫu trong album thống nhất của chứng từ kế toán gốc và những tài liệu không có mẫu trong album này phải có các nội dung bắt buộc sau:

a) tên tài liệu;

b) ngày chuẩn bị tài liệu;

c) tên của tổ chức mà tài liệu được soạn thảo thay mặt họ;

e) thước đo các giao dịch kinh doanh dưới dạng vật chất và tiền tệ;

f) tên các vị trí của những người chịu trách nhiệm thực hiện giao dịch kinh doanh và tính chính xác của việc thực hiện giao dịch đó;

Và) chữ ký cá nhân những người được chỉ định.

3. Danh sách những người có quyền ký chứng từ kế toán chính được người đứng đầu tổ chức phê duyệt trên cơ sở thống nhất với kế toán trưởng.

Các tài liệu dùng để ghi lại các giao dịch kinh doanh bằng vốn được người đứng đầu tổ chức và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký.

4. Chứng từ kế toán sơ cấp phải được lập ngay khi phát sinh giao dịch, nếu không thực hiện được thì phải lập ngay sau khi hoàn thành.

Việc thực hiện kịp thời và chất lượng cao các tài liệu kế toán cơ bản, việc chuyển giao chúng trong khung thời gian đã thiết lập để phản ánh trong kế toán, cũng như độ tin cậy của dữ liệu chứa trong đó được đảm bảo bởi những người biên soạn và ký các tài liệu này.

7. Sơ đẳng và kế toán tổng hợp tài liệu có thể được soạn thảo trên giấy và phương tiện truyền thông máy thông tin. Trong trường hợp thứ hai, tổ chức có nghĩa vụ phải xuất trình, bằng chi phí của mình, bản sao của các tài liệu đó trên giấy cho những người tham gia giao dịch kinh doanh khác, cũng như theo yêu cầu của các cơ quan thực hiện kiểm soát theo pháp luật của Liên bang Nga. , tòa án và văn phòng công tố.

mã số thuế

6. Hóa đơn dấu hiệu người đứng đầu, kế toán trưởng của tổ chức hoặc người khác được ủy quyền thực hiện việc này theo lệnh (văn bản hành chính khác) cho tổ chức hoặc giấy ủy quyền thay mặt tổ chức. Khi phát hành hóa đơn bởi cá nhân doanh nhân, hóa đơn có chữ ký của cá nhân doanh nhân, trong đó ghi rõ chi tiết giấy chứng nhận đăng ký nhà nước của cá nhân doanh nhân này.

Luật Kế toán yêu cầu các tài liệu sơ cấp phải có "Chữ ký cá nhân", không nhất thiết phải viết tay. "Cá nhân" biểu thị rằng chữ ký thuộc về một người cụ thể, "cá nhân" không có nghĩa là "viết tay". Nói cách khác chữ ký cá nhân cũng có thể ở dạng tương tự như chữ ký viết tay, bao gồm chữ ký điện tử, fax, v.v. Bộ luật thuế cũng yêu cầu chữ ký trên các văn bản, nhưng không giới hạn loại chữ ký viết tay.

Cách tiếp cận thuật ngữ được đề xuất cũng được các tòa án chia sẻ (ví dụ: xem Nghị quyết của Cơ quan chống độc quyền liên bang của khu vực Moscow trong trường hợp số KA-A40/2727-03 - nội dung của quyết định được đưa ra trong đoạn trích từ hành nghề tư pháp ở cuối phần bình luận pháp lý này).

Vì vậy, có thể nói rằng thông lệ trước đây (khi bản fax không được coi là chữ ký cá nhân và liên quan đến hóa đơn chẳng hạn, người ta nói rằng pháp luật không quy định phương thức ký như vậy) đã thay đổi và thay đổi. tốt hơn, đúng cách hơn.

Việc khấu trừ VAT cũng có thể được thực hiện từ hóa đơn được lập dưới dạng điện tử và được ký bằng chữ ký tương tự chữ ký viết tay (ví dụ: fax).

Xin lưu ý rằng bình luận pháp lý này không đảm bảo rằng bạn sẽ không gặp vấn đề với cơ quan thuế nếu các giao dịch được ký kết bằng điện tử và luồng tài liệu điện tử được duy trì. Mục tiêu của nó là chứng tỏ rằng việc kết thúc các giao dịch dưới hình thức điện tử không chỉ hợp pháp mà còn có thể thực hiện được và được chấp nhận trên thực tế, cũng như luồng tài liệu điện tử. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều loại vấn đề có thể nảy sinh và người ta phải chuẩn bị sẵn sàng để vượt qua chúng (nhưng điều này không có nghĩa là chúng không thể vượt qua được). Vâng, thậm chí

Bộ Tài chính Liên bang Nga

Công văn số 03-02-08/85 ngày 26/11/2009

Câu hỏi: 1. Có thể, nếu có một thỏa thuận bằng văn bản quy định về việc công nhận chữ ký số điện tử, trong tương lai có thể ký các tài liệu chính theo thỏa thuận này bằng chữ ký số điện tử, cụ thể là thỏa thuận mới, thỏa thuận bổ sung, hóa đơn, hành vi?

2. Chứng từ chính được lập dưới dạng chứng từ điện tử được ký bằng chữ ký số điện tử có được cơ quan thuế chấp nhận không? Việc chuẩn bị các tài liệu cơ bản như vậy có vi phạm quy trình duy trì hồ sơ kế toán và thuế tại một doanh nghiệp được thành lập theo luật pháp của Liên bang Nga không?

3. Liệu tài liệu được soạn thảo dưới dạng tài liệu điện tử được ký bằng chữ ký số điện tử có được chấp nhận làm bằng chứng tại tòa án Liên bang Nga không?

Trả lời: Cục Chính sách Thuế và Thuế hải quan đã xem xét kháng nghị về vấn đề sử dụng chứng từ gốc, chứng từ kế toán, thuế dưới dạng điện tử và báo cáo như sau.

Theo đoạn 1 Điều 1 của Luật Liên bang ngày 10 tháng 1 năm 2002 số 1-FZ "Về chữ ký điện tử kỹ thuật số" (sau đây gọi là Luật số 1-FZ), mục đích của Luật Liên bang nói trên là để đảm bảo điều kiện pháp lý cho việc sử dụng chữ ký số điện tử trên văn bản điện tử, theo đó chữ ký điện tử trên văn bản điện tử được công nhận tương đương với chữ ký viết tay trên văn bản giấy.

Luật số 1-FZ áp dụng cho các quan hệ phát sinh trong giao dịch dân sự và các trường hợp khác do pháp luật Liên bang Nga quy định (khoản 2 Điều 1 Luật số 1-FZ).

Điều kiện công nhận sự tương đương của chữ ký số điện tử và chữ ký viết tay được quy định tại Điều 4 Luật số 1-FZ.

Theo đoạn 1 Điều 252 của Bộ luật thuế Liên bang Nga (sau đây gọi là Bộ luật), theo mục đích của Chương 25 “Thuế thu nhập tổ chức”, các chi phí được ghi nhận là chi phí hợp lý và có chứng từ (và trong trường hợp được cung cấp vì tại Điều 265 của Bộ luật, các khoản lỗ) phát sinh (phát sinh) người nộp thuế.

Chi phí có chứng từ là chi phí được xác nhận bằng các tài liệu được lập theo luật pháp của Liên bang Nga hoặc các tài liệu được lập theo thông lệ kinh doanh áp dụng ở nước ngoài nơi các khoản chi phí tương ứng được thực hiện và (hoặc) các tài liệu xác nhận gián tiếp các chi phí phát sinh (bao gồm khai báo hải quan, lệnh đi công tác, giấy tờ đi lại, báo cáo công việc đã thực hiện theo đúng hợp đồng). Mọi chi phí đều được ghi nhận là chi phí với điều kiện chúng được phát sinh để thực hiện các hoạt động nhằm tạo ra thu nhập.

Điều 9 của Luật Liên bang ngày 21 tháng 11 năm 1996 Số 129-FZ “Về Kế toán” (sau đây gọi là Luật số 129-FZ) quy định rằng tất cả các giao dịch kinh doanh do một tổ chức thực hiện phải được ghi lại bằng các tài liệu hỗ trợ. Những tài liệu này đóng vai trò là tài liệu kế toán chính trên cơ sở kế toán được thực hiện.

Các tài liệu kế toán sơ cấp và tổng hợp có thể được biên soạn trên giấy và trên máy tính. Trong trường hợp thứ hai, tổ chức có nghĩa vụ phải xuất trình, bằng chi phí của mình, bản sao của các tài liệu đó trên giấy cho những người tham gia giao dịch kinh doanh khác, cũng như theo yêu cầu của các cơ quan thực hiện kiểm soát theo pháp luật của Liên bang Nga. , tòa án và văn phòng công tố.

Chứng từ kế toán sơ cấp được chấp nhận sử dụng trong kế toán nếu được lập theo mẫu có trong album của các mẫu chứng từ kế toán cơ sở thống nhất và những tài liệu không có mẫu trong album này phải có các nội dung bắt buộc quy định tại khoản 2 Điều này. 9 của Luật số 129-FZ.

Điều 313 của Bộ luật định nghĩa kế toán thuế là hệ thống tổng hợp thông tin để xác định căn cứ tính thuế dựa trên dữ liệu từ các chứng từ gốc, được nhóm lại theo quy trình do Bộ luật quy định.

Có tính đến những điều trên, chúng tôi tin rằng, trừ khi được quy định khác bởi các quy định pháp lý của Liên bang Nga, các tài liệu chính, chứng từ kế toán và thuế có thể được lập dưới dạng điện tử và được chứng nhận bằng chữ ký số điện tử của những người chịu trách nhiệm thực hiện. các giao dịch kinh doanh và tính đúng đắn của việc thực hiện chúng, tuân theo các điều kiện do Luật số 1-FZ thiết lập.

Phó Giám đốc Sở

S.V. Razgulin

Chúng ta hãy nhớ lại rằng chữ ký số là một trong những dạng tương tự của chữ ký viết tay, do đó, quan điểm này của Bộ Tài chính có thể được mở rộng cho các ASP khác, bao gồm fax, e-mail, v.v. vì lợi ích riêng của mình.

Mặc dù theo đúng nghĩa đen vào đầu năm 2009, Bộ Tài chính đã bày tỏ quan điểm khác, có lẽ là không xét tới sự mâu thuẫn. Công văn sau đây của Bộ Tài chính chỉ cho thấy cuộc chiến về luồng tài liệu điện tử vẫn cần được tiếp tục, mặc dù trong thực tiễn tư pháp, các giao dịch điện tử và luồng tài liệu điện tử được công nhận một cách tự tin khi chúng được hợp pháp hóa hợp pháp.

Câu hỏi: Không có căn cứ để sử dụng hóa đơn lập chữ ký fax làm điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT vì hóa đơn này lập không đúng thủ tục quy định.

BỘ TÀI CHÍNH LIÊN BANG NGA

Cục Chính sách Thuế và Thuế quan đã xem xét công văn liên quan đến tính hợp pháp của việc sử dụng chữ ký fax khi điền hóa đơn, báo cáo.

Theo khoản 1 của Nghệ thuật. 169 của Bộ luật thuế Liên bang Nga (sau đây gọi là Bộ luật), hóa đơn là chứng từ làm cơ sở để người mua chấp nhận khấu trừ số thuế giá trị gia tăng do người bán hàng xuất trình (công trình, dịch vụ, quyền sở hữu).

Theo đoạn 6 của Nghệ thuật. 169 của Bộ luật, hóa đơn được ký bởi người đứng đầu và kế toán trưởng của tổ chức hoặc người khác được ủy quyền thực hiện việc này theo lệnh (văn bản hành chính khác) cho tổ chức hoặc giấy ủy quyền thay mặt tổ chức.

Khoản 2 của Nghệ thuật. Điều 160 của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga quy định rằng việc sử dụng bản sao chữ ký bằng fax bằng phương tiện sao chép cơ học hoặc phương tiện sao chép khác, chữ ký số điện tử hoặc hình thức tương tự khác của chữ ký viết tay khi thực hiện giao dịch được cho phép trong các trường hợp và theo cách thức được cung cấp theo quy định của pháp luật, hành vi pháp lý khác hoặc theo thỏa thuận của các bên.

Việc sử dụng hóa đơn được ký bằng chữ ký fax không được pháp luật Liên bang Nga quy định.

Như vậy, hóa đơn lập bằng chữ ký fax vi phạm thủ tục quy định và không thể làm căn cứ để khấu trừ số thuế mà người bán xuất trình cho người mua.

Phó Giám đốc

Cục thuê

và chính sách thuế hải quan

Liên kết đến trang: Ký kết thỏa thuận dưới hình thức điện tử (qua Internet, fax,…) và quản lý văn bản điện tử. Chữ ký điện tử và dạng văn bản (tác giả Vadim Kolosov)

Việc ký kết thỏa thuận không phải bằng giấy mà ở dạng điện tử giúp các bên tham gia giao dịch tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, phương thức chính thức hóa quan hệ pháp luật này cũng có một số rủi ro, đặc biệt là ở góc độ chứng minh sự ký kết của một thỏa thuận như vậy. Những quy tắc nào phải được tuân theo để hợp đồng ghi sổ có hiệu lực? Hãy tính đến các yêu cầu của pháp luật, sử dụng chữ ký điện tử hoặc ký kết thỏa thuận ban đầu dưới dạng giấy với điều kiện tương tác điện tử hơn nữa.

Gần đây, việc quản lý văn bản điện tử trở nên phổ biến, cho phép người sử dụng tối ưu hóa thời gian, nguồn tài chính và giải quyết nhanh chóng các công việc được giao, trong đó có các công việc liên quan đến giao kết giao dịch dân sự. Các thực thể kinh doanh có thể ký kết hợp đồng dân sự bằng điện tử, ký kết bằng chữ ký điện tử và cũng có thể thiết lập quản lý tài liệu điện tử để thuận tiện cho họ. Nếu muốn, họ thậm chí có thể đồng ý thực hiện thanh toán theo thỏa thuận như vậy không phải bằng tiền thông thường mà bằng tiền điện tử.

Việc sử dụng các công nghệ hiện đại giúp cuộc sống của người tham gia giao dịch trở nên dễ dàng hơn nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn những rủi ro nhất định trong việc chứng minh thực tế giao kết hợp đồng điện tử.

Pháp luật quy định khả năng giao kết hợp đồng điện tử

Theo nguyên tắc chung, các giao dịch giữa các pháp nhân phải được thực hiện bằng hình thức văn bản đơn giản, trừ các giao dịch cần phải công chứng (Khoản 1 Điều 161 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga). Giao dịch bằng văn bản phải được ký kết bằng văn bản thể hiện nội dung của giao dịch và có chữ ký của người tham gia giao dịch hoặc người được ủy quyền hợp pháp của họ (khoản 1 Điều 160 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga).

Pháp luật xem xét hình thức văn bản của hợp đồng khá rộng rãi. Do đó, một thỏa thuận bằng văn bản có thể được ký kết bằng cách soạn thảo một tài liệu có chữ ký của các bên, cũng như bằng cách trao đổi tài liệu qua bưu điện, điện báo, điện báo, điện thoại, điện tử hoặc các phương tiện liên lạc khác để có thể chứng minh một cách đáng tin cậy rằng tài liệu đó đến từ một bên tham gia thỏa thuận (khoản 2, Điều 434 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga). Đồng thời, khi thực hiện giao dịch, việc sao chép chữ ký bằng fax bằng phương tiện sao chép cơ học hoặc phương tiện sao chép khác, chữ ký điện tử hoặc hình thức tương tự khác của chữ ký viết tay chỉ được sử dụng trong các trường hợp và theo cách thức quy định của pháp luật, các hành vi pháp lý khác hoặc thỏa thuận của các bên (Khoản 2 Điều 160 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga).

Có một số trường hợp được quy định cho phép việc giao kết hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử:

  • ký kết hợp đồng dựa trên kết quả đấu giá điện tử trên nền tảng Internet đặc biệt - hệ thống thông tin thống nhất (Điều 70 Luật Liên bang ngày 05/04/2013 số 44-FZ “Về hệ thống hợp đồng trong lĩnh vực mua sắm hàng hóa, công trình, dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của tiểu bang và thành phố”);
  • sử dụng chữ ký điện tử đơn giản khi cung cấp các dịch vụ khác nhau của tiểu bang và thành phố ( Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 25 tháng 1 năm 2013 số 33 “Về việc sử dụng chữ ký điện tử đơn giản trong việc cung cấp các dịch vụ của nhà nước và thành phố”);
  • ký thông báo điện tử về việc bổ nhiệm người đứng đầu và (hoặc) thành viên ban giám đốc của các thành viên nghiệp vụ trên thị trường chứng khoán gửi Ngân hàng Trung ương Liên bang Nga (thư thông tin của Ngân hàng Nga ngày 24 tháng 10 năm 2014 Không 06-57/8401 “Về việc gửi thông báo dưới dạng tài liệu điện tử có chữ ký điện tử”) và v.v.

Với mục đích ký kết hợp đồng dân sự hoặc chính thức hóa các quan hệ pháp lý khác trong đó các cá nhân tham gia trao đổi tin nhắn điện tử, việc trao đổi tin nhắn điện tử, mỗi tin nhắn được ký theo cách thức quy định bằng chữ ký điện tử, được coi là trao đổi văn bản (Phần 4). của Điều 11 Luật Liên bang ngày 27 tháng 7 năm 2006 Số 149-FZ “Về thông tin, công nghệ thông tin và bảo vệ thông tin”). Khi sử dụng chữ ký điện tử để ký kết hợp đồng điện tử trong các giao dịch dân sự thông thường, các bên phải tuân thủ các yêu cầu của pháp luật đặc biệt quy định các khía cạnh pháp lý và kỹ thuật của việc sử dụng chữ ký điện tử tại Liên bang Nga, trước hết là các quy định của Luật Liên bang số 04. /06/2011 Số 63-FZ “Về chữ ký điện tử” (sau đây gọi tắt là Luật Chữ ký điện tử).

Thỏa thuận điện tử yêu cầu chữ ký điện tử nâng cao

Pháp luật công nhận sự tương đương của chữ ký viết tay và chữ ký điện tử nhưng chỉ khi đáp ứng một số điều kiện (Điều 1, khoản 3 Điều 4 Luật Chữ ký điện tử). Đặc biệt, thông tin ở dạng điện tử được ký bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện không được công nhận là tài liệu điện tử tương đương với tài liệu trên giấy được ký bằng chữ ký viết tay, nếu luật hoặc quy định được thông qua phù hợp với chúng thiết lập yêu cầu về nhu cầu lập văn bản chỉ bằng giấy (Khoản 1 Điều 6 Luật Chữ ký điện tử).

Ngoài ra, nếu một tài liệu điện tử được ký bằng chữ ký điện tử nâng cao và được công nhận tương đương với một tài liệu giấy được ký bằng chữ ký viết tay thì đối với tài liệu đó, yêu cầu chứng nhận bằng con dấu theo quy định của pháp luật hoặc tập quán kinh doanh được coi là đã đáp ứng. (về yêu cầu về con dấu đối với công ty kinh doanh, xem “EZh”, 2014, số 43, trang 09). Đúng, bản thân người tham gia lưu thông điện tử hoặc nhà lập pháp có thể thiết lập các điều kiện bổ sung để công nhận yêu cầu đó là đã được đáp ứng (Khoản 3 Điều 6 của Luật Chữ ký điện tử).

Việc sử dụng các phương tiện, thiết bị kỹ thuật không thể là cơ sở để công nhận chữ ký điện tử là không hợp lệ hoặc có được do vi phạm quy trình thực hiện văn bản đã được thiết lập. Việc hợp nhất mang tính quy chuẩn của nguyên tắc này mang lại trạng thái chính thức cho chữ ký điện tử, coi nó tương đương với chữ ký viết tay.

Xem xét các quy phạm pháp luật nêu trên, chúng ta có thể đi đến kết luận rằng pháp luật cho phép giao kết hợp đồng dân sự thông qua việc trao đổi các văn bản được ký bằng chữ ký điện tử nâng cao (chứ không phải đơn giản), vì một chữ ký điện tử đơn giản có thể được công nhận là tương đương với chỉ viết tay trong những trường hợp có quy định của pháp luật, các quy định khác của pháp luật Liên bang Nga hoặc thỏa thuận giữa những người tham gia tương tác điện tử (Phần 2 Điều 6 của Luật Chữ ký điện tử).

Để sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao, bạn phải có chứng chỉ đủ điều kiện với khóa xác minh chữ ký điện tử, được tạo và cấp bởi trung tâm chứng nhận được công nhận theo cách thức quy định bởi Lệnh của Bộ Viễn thông và Truyền thông đại chúng Nga ngày 23 tháng 11 năm 2011 Số 320.

Các điều khoản của thỏa thuận về thư từ trên Internet sẽ mang lại cho nó hiệu lực pháp lý

Các thỏa thuận ở dạng điện tử, được ký bằng chữ ký điện tử đơn giản hoặc chữ ký điện tử không đủ tiêu chuẩn nâng cao, chỉ có thể có giá trị pháp lý tương đương với các thỏa thuận trên giấy nếu chúng được ký kết theo các thỏa thuận khung mà các bên đã ký kết trước đó, trong đó quy định thủ tục như vậy để ký kết các thỏa thuận tiếp theo (đoạn 1 khoản 2 của Khuyến nghị ký kết thỏa thuận dưới dạng điện tử, được Hiệp hội Ngân hàng Nga phê duyệt vào ngày 19 tháng 12 năm 2012, sau đây gọi là Khuyến nghị).

Tuy nhiên, nếu các bên đi theo con đường trước tiên là ký kết thỏa thuận trên giấy với luồng tài liệu tiếp theo ở dạng điện tử (ký kết thỏa thuận bổ sung, trao đổi tài liệu và thông tin, v.v.), bạn có thể thực hiện mà không cần sử dụng hoàn toàn chữ ký điện tử, vì luật pháp hiện hành của Liên bang Nga cho phép trao đổi thông tin qua e-mail mà không cần ký kết thỏa thuận trao đổi tài liệu điện tử và không sử dụng chữ ký điện tử. Việc nhận hoặc gửi tin nhắn bằng địa chỉ email điện tử, được gọi là thư của chính người đó hoặc thư chính thức của nhân viên được ủy quyền của người đó, cho thấy việc người đó thực hiện các hành động này, cho đến khi người đó được chứng minh là khác (Nghị quyết của Đoàn chủ tịch Tòa án Trọng tài Tối cao Liên bang Nga ngày 12 tháng 11 năm 2013 số 18002/12 về vụ án số A47-7950/2011). Phương thức tương tác giữa những người tham gia giao dịch dân sự được quy định trong một thỏa thuận hiện là hoàn toàn hợp pháp, với điều kiện các bên đã ghi trong thỏa thuận của mình (nghị quyết của Cơ quan Chống độc quyền Liên bang của Quận Trung tâm ngày 21 tháng 1 năm 2010 số F10- 5994/09 trong trường hợp số A14-3050/2009 /122/15, Quận Moscow ngày 17 tháng 5 năm 2013 trong trường hợp số A40-102005/12-57-977).

Nếu pháp luật và thỏa thuận của các bên không quy định yêu cầu ghi chép thông tin về một số quan hệ pháp luật nhất định thì người tham gia giao dịch dân sự có quyền sử dụng việc trao đổi thư điện tử mà không cần gắn chữ ký điện tử với điều kiện những thư đó có thể xác định được người gửi, người nhận, ngày giờ gửi và thông tin về việc nhận để chúng có thể được coi là bằng chứng liên quan, được chấp nhận và đáng tin cậy (nghị quyết của Cơ quan Chống độc quyền Liên bang của Quận Đông Siberia ngày 03/06/2014 trong trường hợp số A33 -15050/2013).

Đăng ký nhà nước và hợp đồng điện tử không tương thích

Cần lưu ý rằng không phải tất cả các hợp đồng đều có thể được ký kết bằng điện tử. Đặc biệt, nghiêm cấm ký kết các hợp đồng điện tử yêu cầu công chứng bắt buộc (hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mua bán, tặng cho, cầm cố phần vốn ủy quyền của công ty kinh doanh).

Câu hỏi về sự cần thiết phải tuân thủ một hình thức giao dịch bằng văn bản đơn giản khi chúng được thực hiện giữa các pháp nhân đang gây tranh cãi. Một mặt, việc ký kết hợp đồng điện tử có chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn nâng cao được công nhận tương đương với văn bản được lập bằng văn bản và được ký bằng chữ ký viết tay (Điều 1, Phần 3, Điều 4 và Khoản 1 Điều 6 Luật về chữ ký điện tử). Nhưng mặt khác, thông tin ở dạng điện tử, được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn, được công nhận là tài liệu điện tử tương đương với tài liệu giấy được ký bằng chữ ký viết tay, trừ trường hợp luật hoặc quy định được thông qua phù hợp với chúng đặt ra yêu cầu về nhu cầu soạn thảo văn bản chỉ trên giấy (Khoản 1 Điều 6 Luật Chữ ký điện tử).

Trên thực tế, yêu cầu đối với người tham gia giao dịch dân sự phải tuân thủ hình thức giao dịch đơn giản bằng văn bản, nếu không tuân thủ sẽ dẫn đến vô hiệu, đó là yêu cầu lập một văn bản chỉ bằng giấy, bằng chứng là văn bản của giao dịch dân sự. có nội dung chính là: “Thỏa thuận phải được lập bằng văn bản đơn giản.” . Ví dụ, yêu cầu của Nghệ thuật. 362 của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga về hình thức văn bản đơn giản bắt buộc của một thỏa thuận bảo lãnh.

Nếu pháp luật không quy định hậu quả đối với việc không tuân thủ hình thức giao dịch bằng văn bản đơn giản như tuyên bố nó vô hiệu, thì không có trở ngại nào cho việc kết thúc giao dịch đó bằng điện tử.

Quy định về việc tuân thủ hình thức giao dịch đơn giản bằng văn bản không thể được coi là yêu cầu phải lập một tài liệu độc quyền trên giấy, do đó giao dịch đó có thể được thực hiện bằng điện tử và được ký bằng chữ ký điện tử (ví dụ: thỏa thuận cung cấp giữa các công ty ). Tuy nhiên, việc không tuân thủ hình thức giao dịch bằng văn bản đơn giản sẽ tước đi quyền của các bên trong trường hợp có tranh chấp tham khảo lời khai của nhân chứng để xác nhận giao dịch và các điều khoản của nó, nhưng không tước đi quyền cung cấp bằng văn bản và các điều khoản của họ. bằng chứng khác (khoản 1 Điều 162 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga).

Những người tham gia doanh thu cũng sẽ không thể ký kết một thỏa thuận dưới dạng điện tử, phải nộp để đăng ký nhà nước để chính thức hóa việc chuyển nhượng quyền (hợp đồng mua bán bất động sản, hợp đồng cho thuê bất động sản, hợp đồng thế chấp, v.v.), kể từ Luật Liên bang số 122 ngày 21 tháng 7 năm 1997 -Luật Liên bang “Về đăng ký nhà nước về quyền đối với bất động sản và giao dịch với nó” không quy định khả năng nộp ổ đĩa flash kèm theo hợp đồng điện tử để đăng ký thay vì tài liệu giấy. Mặc dù thực tế là bản thân các thỏa thuận không phải là đối tượng phải đăng ký mà chỉ có việc chuyển giao các quyền theo chúng, việc ký kết các thỏa thuận dưới dạng điện tử sẽ không cho phép nhà đăng ký đóng dấu đăng ký lên chúng cho biết việc đăng ký đã hoàn tất. .

Chữ ký điện tử phải hợp lệ và trung tâm chứng nhận phải được công nhận

Việc giao kết hợp đồng điện tử diễn ra theo mô hình “chào hàng - chấp nhận” được trao đổi giữa các bên. Họ phải có chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn để ký các tài liệu điện tử.

Luật Chữ ký Điện tử không yêu cầu các bên tham gia giao dịch điện tử phải nhận được chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn nâng cao từ cùng một trung tâm chứng nhận được công nhận. Đây có thể là các trung tâm chứng nhận khác nhau và tính xác thực của việc đăng ký để có được chứng chỉ đủ điều kiện có thể được làm rõ trên cơ sở các tài liệu được gửi (bảng câu hỏi, thành phần và các tài liệu khác của người nộp đơn, đơn xin ký kết thỏa thuận thực hiện công việc trên xuất trình chứng chỉ cho khóa xác minh chữ ký điện tử và khóa chữ ký điện tử).

Bản thân việc ký kết hợp đồng điện tử có thể diễn ra trên nền tảng Internet mang lại cơ hội như vậy hoặc nếu một trong các bên tham gia hợp đồng tham gia vào các hoạt động thương mại một cách chuyên nghiệp, cung cấp cho khách hàng của mình phương thức hoàn tất giao dịch này. Ví dụ: một tổ chức tài chính vi mô cung cấp các khoản vay chịu lãi trên trang web của mình cung cấp cơ hội đăng ký tài khoản, cài đặt phần mềm đặc biệt, lấy chữ ký điện tử thông qua trung tâm chứng nhận này hoặc trung tâm chứng nhận khác và bắt đầu làm việc.

Việc ký kết hợp đồng điện tử cũng có thể thực hiện được thông qua việc sử dụng các hệ thống chức năng đặc biệt với việc cài đặt phần mềm cần thiết, trong đó có thể thực hiện luồng tài liệu điện tử. Trong thực tế, dịch vụ như vậy thường được cung cấp bởi chính các trung tâm chứng nhận.

Bằng chứng cho thấy một bên trong hợp đồng đã soạn thảo các tài liệu (bao gồm cả đề nghị, chấp nhận) ở dạng điện tử có thể là chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn của người gửi tài liệu (Khoản 2 Điều 160 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga). Sự hiện diện của chữ ký điện tử đủ điều kiện trong tài liệu điện tử, tính xác thực của nó được chứng nhận bởi chương trình xác minh, cho phép chúng tôi kết luận rằng nó được soạn thảo bởi một người cụ thể, nghĩa là “đến từ một bên tham gia hợp đồng” ( Khoản 2 Điều 434 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga). Tuy nhiên, giả định này có thể bị bác bỏ tại tòa án.

Khi ký kết thỏa thuận điện tử với đối tác, người tham gia doanh thu phải xác minh rằng mình có chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao trên cơ sở chứng chỉ đủ điều kiện do trung tâm chứng nhận tạo và cấp, chứng chỉ này có hiệu lực vào ngày ký kết. phát hành, trong khi bản thân giấy chứng nhận có giá trị tại thời điểm ký văn bản điện tử. Nếu chứng chỉ đủ điều kiện có bất kỳ hạn chế nào, thì cũng cần phải kiểm tra xem những hạn chế này có được đáp ứng hay không.

Mặt khác, nếu không thực hiện kiểm tra trên, người tham gia giao dịch có nguy cơ phải đối mặt với việc tòa án chỉ công nhận việc giao kết hợp đồng điện tử là chưa được chứng minh. Vì vậy, trong một trường hợp, tòa án từ chối đáp ứng yêu cầu của nguyên đơn về việc thu hồi chi phí thiết bị, chỉ ra rằng họ chưa cung cấp bằng chứng xác nhận việc ký kết thỏa thuận cung cấp và ký kết bằng chữ ký điện tử. Để hỗ trợ cho lập luận của mình, nguyên đơn đã đưa ra các ổ đĩa flash có chứa các tập tin cấu thành hợp đồng điện tử, tuy nhiên, theo kết luận của chuyên gia, các tài liệu điện tử thay mặt cho bị đơn đã được ký bằng chữ ký điện tử không hợp lệ. Nguyên đơn không cung cấp chứng chỉ khóa chữ ký điện tử cũng như bằng chứng về việc nó được đưa vào sổ đăng ký chứng chỉ khóa chữ ký điện tử (nghị quyết của Cục chống độc quyền liên bang quận trung tâm ngày 04/07/2014 trong trường hợp số A62-2893 /2011).

Ngoài ra, để xác nhận việc giao kết hợp đồng điện tử, nguyên đơn có thể tham gia vào vụ án một trung tâm chứng nhận được công nhận cấp chứng chỉ chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn tương ứng (hoặc hai trung tâm chứng nhận đó cùng một lúc, nếu nguyên đơn và bị đơn cấp chứng chỉ ở các địa chỉ khác nhau). trung tâm), có thể xác nhận giấy chứng nhận quyền sở hữu cho các bên tranh chấp. Biện pháp cuối cùng, bạn có thể nộp đơn xin chỉ định giám định máy tính trong vụ án để loại bỏ mọi vấn đề gây tranh cãi.

Tóm lại, chúng tôi lưu ý rằng những người tham gia giao dịch dân sự không chỉ có quyền ký kết hợp đồng điện tử khi không có trở ngại nào đối với việc này mà còn có quyền thực hiện thanh toán theo hợp đồng đó bằng tiền điện tử thông qua các tổ chức tín dụng. Khả năng này được quy định trong Nghệ thuật. 7, 9, 12, 13 của Luật Liên bang ngày 27 tháng 6 năm 2011 Số 161-FZ “Về hệ thống thanh toán quốc gia”.

Phán quyết

Nghị quyết của Cục chống độc quyền liên bang quận trung tâm ngày 24/4/2013 đối với vụ việc số A62-2893/2011

Công ty trách nhiệm hữu hạn đã đệ đơn lên tòa án trọng tài chống lại một doanh nhân cá nhân để thu hồi chi phí thiết bị mà công ty đã mua cho bị đơn bằng chi phí của mình, cũng như thu nhập mà bị đơn được cho là có được từ việc sử dụng thiết bị đó. thiết bị. Ở cấp sơ thẩm và sau đó ở cấp phúc thẩm, nguyên đơn đều thua kiện. Theo tòa án, ổ đĩa flash do nguyên đơn xuất trình cùng với các hồ sơ của thỏa thuận cung cấp không xác nhận thực tế của việc ký kết thỏa thuận cung cấp.

Tuy nhiên, tòa án quận không đồng ý với kết luận này. Hồ sơ vụ việc bao gồm một báo cáo của chuyên gia, trong đó các hồ sơ chứa văn bản của thỏa thuận cung cấp đã được phân tích. Thời điểm tạo các file này được các chuyên gia xác lập và ghi lại theo hệ thống file FAT, trong khi các hợp đồng đều có chữ ký điện tử. Do tòa án cấp dưới không đưa ra đánh giá nào về bằng chứng này nên tòa án quận đã hủy quyết định và đưa vụ án ra xét xử lại.