ما هو اسم موقف العطاء؟ المهام التي يقوم قسم العطاءات (القسم) بحلها

التخصص الذي أصبح مطلوبًا مؤخرًا نسبيًا. أصبحت أهمية هذه المهنة حادة بشكل خاص بعد إصدار قانون خاص في روسيا، ينص على عقد المزادات الإلكترونية الإلزامية في حالة تجاوز سعر المشتريات الحكومية 100 ألف روبل. ولذلك، فإن الشركات التي تقوم ببناء خطط استراتيجية واضحة تهدف إلى تعزيز المواقف الناجحة في السوق بسرعة، تهتم بشدة بمديري العطاءات المؤهلين. لا يوجد تعليم ضيق خاص بهذا الملف في النظام التعليمي المحلي اليوم. ولذلك، فإن منصب مدير العطاءات يشغله متخصصون حاصلون على تعليم اقتصادي عالي.

ماذا يفعل أخصائي العطاء؟

بموجب مهمة فنية خاصة، يقوم أخصائي العطاءات (المدير) بمراقبة منصات التداول الإلكترونية بانتظام لتحديد العطاءات المفتوحة. يمكن أن يستغرق العمل على المناقصة التي تم الفوز بها وقتًا طويلاً. بالإضافة إلى ملء طلب المناقصة، يقوم المدير بفحص وثائق المناقصة وإعدادها: دراستها وإجراء التغييرات حسب الضرورة.

تشمل مسؤوليات أخصائي العطاءات إبرام العقود. قبل توقيع العقد، يقوم المدير بإجراء المناقشات والمفاوضات مع العملاء. يتم الاتصال مباشرة في المكتب وعبر الهاتف. مهارات المراسلات التجارية لها أهمية كبيرة.

الصفات والمؤهلات المطلوبة لمدير المناقصات

بادئ ذي بدء ، الكفاءة المهنية مطلوبة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتمتع أخصائي العطاءات بعقلية تحليلية. بعد كل شيء، فإنه يعطي تقييما للمزادات القادمة ومستوى جدوى المشاركة فيها. يجب إثبات استنتاجاتك ومناقشةها.
ويجب على هذا المتخصص ألا يعرف القوانين واللوائح المتعلقة بالأنشطة التجارية على أراضي الاتحاد الروسي فحسب، بل يجب أن يعرف أيضًا أساسيات الفقه بشكل عام.

يشترط المعرفة ببرامج الكمبيوتر اللازمة.

مهارات الاتصال والاجتهاد والالتزام بالمواعيد هي الصفات اللازمة عند إجراء المراسلات مع منظمي المنافسة وإبرام العقود والاتفاقيات.

تعد سرعة التصرف ومقاومة التوتر والمرونة في اتخاذ القرار أمرًا ضروريًا إذا كان عليك الحضور شخصيًا كممثل للشركة في المزادات أو التعامل مع مواقف الصراع والمشاكل.

الشخص المؤهل تأهيلا عاليا قادر على تحقيق الأهداف المحددة للشركة بسرعة والمساهمة في نجاحها. ولذلك، يحصل المتخصصون في العطاء على رواتب جيدة.

في عام 2005، تم اعتماد القانون الاتحادي رقم 94، الذي ينظم إجراءات تقديم الطلبات المسبقة من قبل سلطات الدولة والبلديات لتوريد السلع أو تقديم الخدمات. أدى ذلك إلى ظهور مهنة مثل أخصائي العطاءات والطلب عليها (المعروف أيضًا باسم متخصص العطاءات أو أخصائي العطاءات أو مدير العطاءات أو مدير المزاد أو المنافسة)، والذي تتمثل مسؤوليته الرئيسية في معالجة الطلبات لجميع أنواع المناقصات . ما هي المتطلبات التي وضعها أصحاب العمل للمرشحين لمثل هذا المنصب، وكذلك المسؤوليات الأخرى المكلفين بها، نناقشها أدناه.

معلومات عامة عن مدير المناقصات

مدير العطاء هو متخصص يتم تعيينه وفصله بأوامر ذات صلة من مدير كيان اقتصادي بناءً على توصية رئيس القسم وفقًا لمتطلبات قانون العمل في الاتحاد الروسي. وهو تابع لرئيس الوحدة. في حالة غياب مدير العطاء عن مكان العمل، يتم تفويض مسؤولياته إلى شخص آخر يتم تعيينه بأمر إداري ويكتسب الحقوق المقابلة.

غالبًا ما يكون هناك متطلبان رئيسيان لمقدم الطلب لهذا المنصب:

1. التعليم القانوني أو الاقتصادي العالي، والتدريب الإضافي؛

لا يوجد عمليا أي مؤسسات للتعليم العالي تقوم بتدريس هذا التخصص.

1. خبرة عمل في منصب مماثل لا تقل عن سنة إلى سنتين، مما يعني الخبرة المتراكمة في المشاركة في أحداث اختيار الموردين (المسابقات والمزادات وما إلى ذلك).

بالإضافة إلى ذلك، من المهم معرفة:

• اللوائح على مختلف المستويات، وتوصيات بشأن طرق التعامل مع المناقصات (خاصة أحكام القانون الاتحادي رقم 44 المعتمد في عام 2013 بدلاً من القانون الاتحادي رقم 94، وكذلك القانون الاتحادي رقم 223)؛
• ومنصات إجراء المناقصات، والمناقصات التنافسية المفتوحة، والمزادات الإلكترونية؛
• قواعد الاستجابة لطلبات عروض الأسعار والمقترحات؛
• أساليب التفاعل مع وسائل الإعلام؛
• الفروق الدقيقة في التسعير وسياسة التسعير؛
• - أساليب الترويج للسلع التي يمثلها في الأسواق التجارية والحكومية.
• الخصائص والخصائص الرئيسية للبضائع المروج لها، وظروف تخزينها ونقلها؛
• أساسيات المحاسبة وإعداد التقارير حول تنفيذ خطط المبيعات والتنفيذ، وكذلك العمل المكتبي؛
• إجراءات توفير حزم الوثائق اللازمة للمشاركة في المسابقات؛
• إجراءات ضمان حماية حقوق ومصالح المشاركين في المناقصات والمزادات، والفروق الدقيقة في إجراءات الاستئناف؛
• ، قواعد؛
• قواعد آداب العمل والمراسلات التجارية والمحادثات الهاتفية؛
• برامج الكمبيوتر الأساسية (Word، Excel، PowerPoint، Outlook Express، Adobe Reader)؛
• قواعد استخدام أجهزة الكمبيوتر والمعدات المكتبية؛
• أساسيات تنظيم المعلومات (على سبيل المثال، صيانة قواعد البيانات).

يعمل كأخصائي العطاءات في إطار:

• القواعد التشريعية والمواد المنهجية التي تنظم قضايا العمل في مجال العطاء؛
• الأحكام القانونية؛
• اللوائح الخاصة بالقسم ؛
• التعليمات والأوامر الإدارية؛
• بفتر؛
• أحكام

المسؤوليات الوظيفية لأخصائي العطاء

يحتوي الوصف الوظيفي لأخصائي العطاء على الواجبات الرئيسية للموظف التي يجب عليه القيام بها خلال ساعات العمل. وتشمل هذه:

حقوق مدير المناقصة

يتمتع أخصائي العطاءات بالإضافة إلى واجباته بحقوق مكفولة له على المستوى الاتحادي والمحلي. على وجه الخصوص، يستطيع:

مسؤولية مدير المناقصات

في إطار قانون العمل المنزلي والتشريعات المدنية والجنائية والإدارية، يكون هذا الموظف مسؤولاً عن:

• الفشل في أداء واجباته بحسن نية؛
• تجاهل القواعد التي تحكم أنشطة الموضوع (على وجه الخصوص، الصحة والسلامة المهنية) واللوائح وأوامر الإدارة؛
• النقل غير السليم للقضايا عند الفصل؛
• ارتكاب جرائم في مكان العمل، بما في ذلك تلك التي تؤدي إلى الإضرار بالممتلكات أو السمعة التجارية للمنظمة (خاصة الكشف عن الأسرار التجارية وأنواع أخرى من المعلومات السرية).

يعد أخصائي العطاءات الحديث شخصًا مفيدًا جدًا مطلوب عمله في أي شركة على الإطلاق. فهو يوفر الفرصة للمشاركة في المناقصات بأكبر قدر ممكن من النجاح، والابتهاج وفقًا لذلك والمضي قدمًا وأبعد. تجدر الإشارة إلى أن عمل مثل هذا الموظف معقد للغاية ومسؤول للغاية. الميزة هي أنه في الطلب أخصائي عطاءات العمل عن بعد.

ويشترط أن يكون لدى المتخصص في هذا المجال معرفة واسعة، وسيكون من المفيد أيضًا أن يكون لديه خبرة واسعة في هذا المجال من النشاط. سيكون فشل هذا المحترف بلا شك بمثابة ضربة قوية إلى حد ما لكل شركة، لأنه يمثل ربحًا ضائعًا، فضلاً عن إهدار المال والجهد. علاوة على ذلك، يمكن أن تؤدي الانتهاكات المنهجية للالتزامات المعينة إلى حقيقة أن المنظمة لن تتاح لها الفرصة للمشاركة فيها.

مسؤوليات أخصائي العطاءات

الوصف الوظيفي لأخصائي المناقصات والتجارة الإلكترونيةيفترض أن الموظف يجب أن يكون بالضرورة حاصلاً على تعليم عالٍ حصريًا. ولا يتم التعيين في هذه الوظيفة والعزل منها إلا بأمر من المدير العام للشركة. الحديث عن عامل مثل مسؤوليات أخصائي العطاء، يمكنك ملاحظة:

مراقبة مواقع الإنترنت ومنصات التداول والمناقصات والمسابقات التجارية والحكومية.

تقييم الجدوى الاقتصادية الشاملة للمشاركة في بعض . بناء على النتائج التي تم الحصول عليها، من الضروري إعداد المواد المخصصة لاتخاذ القرارات المتعلقة بالمشاركة في عمليات التداول؛

يتم طلب أمر مهم، ويتم دراسة متطلباته الأساسية بعناية. إذا لزم الأمر، يمكنك طلب توضيحات، وكذلك مراعاة جميع التغييرات في وثائق المناقصة الرئيسية؛

التحضير الفوري للأوراق اللازمة؛

من المهم التفاعل مع المديرين، وكذلك رؤساء الأقسام الرائدين بشأن التفاصيل العامة وتشكيل تكاليف المنتج؛

تحليل الجزء الفني من الطلبات المستلمة من أجل الامتثال الكامل للتشريعات الحالية الحديثة؛

تتم معالجة الطلبات التنافسية.

يشترط المراسلة والتفاوض مع المعنيين بتنظيم المسابقات؛

ينبغي تنفيذ عدة مشاريع في وقت واحد؛

ويجب توفير جميع المعلومات اللازمة المتعلقة بشروط التسليم والشهادات في الوقت المناسب.

بالإضافة إلى ذلك، يتعامل متخصص العطاءات الحديثة على المستوى المهني مع المشاريع التي يتم إنتاجها بشكل صارم لصالح الشركة. سيتعين عليك أيضًا المشاركة في البحث عن عمليات تداول العطاءات المختلفة وتنظيمها وإجرائها.

مميزات الوصف الوظيفي

جميع الشركات الكبيرة الحديثة إلى حد ما التي تشتري البضائع في السوق منظمة قدر الإمكان، وكذلك الخدمات الشعبية، تبذل جهودا جادة لاختيار العروض الأمثل من حيث السعر والجودة. يتم تنظيم جوهر هذه الأنشطة بشكل صارم من خلال لوائح خاصة بشأن التنظيم العام.

الوصف الوظيفي لأخصائي العطاء، يقومون بتطوير الخيارات المتعلقة بقبول مناقصة معينة:

عمليات التداول المفتوحة؛

الطلبات، أي المقترحات؛

المزادات التي تجرى على الإنترنت تهدف إلى خفض الأسعار.

عادةً ما يتم تشكيل أبسط التعليمات حصريًا للنوع الأحدث. الهدف الرئيسي للتجارة هو منتج موحد حصريًا، ويتم تحديد جودته الشاملة وفقًا لمتطلبات GOST. أما المنافسة فهي تتعلق فقط بالتكلفة. عادةً ما يكون الفائز بالمناقصة هو المورد الذي قدم أقل تكلفة خلال الفترة الزمنية المخصصة. عادة ما يتم تنظيم جميع هذه العمليات من قبل مدير العطاءات المحترف.

إذا كنت ترغب في العثور على وظيفة في هذا التخصص، عليك ملء طلب الوظيفة بشكل صحيح. نموذج السيرة الذاتية لأخصائي العطاءيعكس كل ما يحتاج إلى الاهتمام.

الحاجة إلى المتخصصين العطاء

يعد متخصص المناقصات مهنة شابة نسبيًا أصبحت مطلوبة جدًا وشعبية بسبب ظهور وتطور المزادات الإلكترونية الحديثة. بدون عمل هذا المحترف، لن تتمكن أي شركة من المشاركة الكاملة في مناقصة مربحة.

عمل هذا الموظف مفيد وضروري للغاية. هذا متخصص له تأثير مباشر على التطوير الشامل للمؤسسة. العمل من هذا النوع مسؤول ومعقد ويتطلب مهارات معينة ومعرفة واسعة بالإضافة إلى خبرة جادة في المبيعات. بالضبط لهذا السبب استئناف متخصص العطاءيعتبر بعناية قدر الإمكان.

04.05.2019

المسمى الوظيفي

أخصائي العطاء

1. أحكام عامة

1.1. يتم تصنيف أخصائي العطاء على أنه متخصص.

1.2. يتم تعيين شخص حاصل على تعليم مهني عالي في منصب أخصائي العطاء.

1.3. ويعين في الوظيفة أخصائي عطاءات ويعفى منها بأمر من المدير العام للمؤسسة.

1.4. يجب أن يعرف أخصائي العطاءات ما يلي:

§ القوانين الفيدرالية وغيرها من القوانين المعيارية التشريعية والمواد المنهجية المتعلقة بالمشاركة في المناقصات؛

§ المبادئ والأساليب الأساسية لترويج المنتجات المعروضة في أسواق البلديات والميزانية؛

§ تفاصيل ترويج المنتج في السوق التجارية؛

§ منصات طرح المناقصات والمزايدات التنافسية المفتوحة والمزادات الإلكترونية.

§ قواعد الرد على طلبات عروض الأسعار والمقترحات

§ أساليب العمل مع وسائل الإعلام.

§ الخصائص التكنولوجية والتصميمية الأساسية وخصائص المستهلك للمنتجات المباعة؛

§ أساسيات التسعير وسياسة التسعير.

§ شروط تسليم وتخزين ونقل المنتجات؛

§ طرق تنظيم المحاسبة وإعداد التقارير عن تنفيذ خطط المبيعات ومبيعات المنتجات؛

§ إجراءات تقديم الوثائق التنظيمية والإدارية وغيرها للمشاركة في المسابقات؛

§ أنظمة العمل الداخلية.

§ قواعد وأنظمة حماية العمل.

§ أخلاقيات الاتصالات التجارية.

1.5. يسترشد أخصائي العطاءات في أنشطته بهذا الوصف الوظيفي.

1.6. يقدم أخصائي العطاء تقاريره مباشرة إلى المدير العام.

1.7. أثناء غياب اختصاصي العطاءات يتولى مهامه من يعين بقرار من المدير العام. يكتسب هذا الشخص الحقوق المقابلة ويتحمل المسؤولية وفقًا لهذه التعليمات.

مسؤوليات العمل

1.8. مراقبة المواقع المتخصصة ومنصات التداول للإعلان عن المسابقات الحكومية والتجارية المفتوحة والمناقصات والمزادات الإلكترونية.

1.9. تقييم الجدوى الاقتصادية للمشاركة في المناقصات، وبناء على النتائج، إعداد المعلومات والمواد اللازمة لاتخاذ قرار بشأن المشاركة في المناقصات.

1.10. طلب وثائق العطاء اللازمة ودراسة متطلباتها. إذا لزم الأمر، اطلب التوضيح وخذ بعين الاعتبار التغييرات في وثائق العطاء.

1.11. قم بإعداد حزمة كاملة من المستندات على الفور.

1.12. التفاعل مع المديرين ورؤساء الأقسام بشأن تفاصيل وأسعار المنتجات المقدمة والجزء الفني من التطبيقات.

1.13. تحليل الجزء الفني من طلبات الامتثال للتشريعات الحالية (FZ-94).

1.14. إعداد التطبيقات التنافسية.

1.15. إجراء المفاوضات والمراسلات مع منظمي المسابقة.

1.16. تنفيذ عدة مشاريع في وقت واحد.

1.17. تقديم جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب حول شروط التسليم والضمانات والشهادات.

1.18. إبرام الاتفاقيات والعقود.

1.19. إذا لزم الأمر، حضور المزادات نيابة عن الشركة، أثناء إجراءات فتح العطاءات، تقديم الشكاوى إلى FAS روسيا وهيئاتها الإقليمية، وتمثيل مصالح الشركة عند النظر في هذه الشكاوى.

1.20. إذا لزم الأمر، تتبع عودة الأموال التي تم المساهمة بها كضمان للتطبيقات.

1.21. الحفاظ على التقارير المعمول بها.

يحق لاختصاصي العطاءات:

2.1. يطلب من رؤساء الأقسام الهيكلية في الشركة والمتخصصين وغيرهم من الموظفين المعلومات والمستندات اللازمة لأداء واجباته الوظيفية.

2.2. إذا لزم الأمر، تمثيل المنظمة في العلاقات مع المنظمات الأخرى من أجل حل قضايا الإنتاج والنشاط الاقتصادي ضمن اختصاصها بسرعة.

4. المسؤولية

4.1 في حالة عدم الوفاء أو الأداء غير السليم لواجباتهم المنصوص عليها في هذه التعليمات - وفقًا لتشريعات العمل الحالية.

4.2.بالنسبة للجرائم المرتكبة خلال فترة نشاطها - وفقًا للتشريعات المدنية والإدارية والجنائية الحالية.

4.3 للتسبب في أضرار مادية - وفقًا للتشريعات الحالية.

5. شروط أخرى

5.1. يتم إرسال هذا الوصف الوظيفي إلى أخصائي العطاءات مقابل التوقيع. يتم الاحتفاظ بنسخة واحدة من التعليمات في الملف الشخصي للموظف.

لقد قرأت التعليمات

وأتعهد بالوفاء بما يلي: _____________________________________________

يعد قسم العطاءات أداة فعالة لبيع العطاءات، خاصة في ظل الوضع الاقتصادي غير المستقر. بالإضافة إلى ذلك، تواجه أي شركة، عاجلاً أم آجلاً، الحاجة إلى توسيع فرص تسويق منتجاتها/خدماتها. من الأدوات الفعالة لتوسيع قنوات البيع تطوير المناقصات. المشاركة في المناقصات، وفي حالة الفوز، إبرام العقود مع الموردين الحكوميين والتجاريين.

إن تطوير اتجاه العطاء وإدارة العطاءات له أهمية خاصة في أوقات الأزمات، عندما تقوم الشركات التجارية بتخفيض ميزانياتها بشكل كبير أو ترفض تمامًا إبرام العقود في عدد من المجالات غير الحيوية. تقوم الدولة، حتى أثناء الأزمات، بشراء وستستمر في شراء الأعمال والسلع والخدمات اللازمة لسير العمل الطبيعي للبلد بأكمله. وبالإضافة إلى ذلك، فإن الحكومة عميل موثوق به يدفع الفواتير.

قسم العطاءات: المهام

المهام الرئيسية لقسم العطاءات التي تستحق تسليط الضوء عليها هي:
ضمان مشاركة الشركة في المناقصات
المشاركة في خلق والحفاظ على صورة الشركة
جذب عقود جديدة من خلال نظام المناقصات وجذب عملاء جدد وكذلك الاحتفاظ بالعملاء القدامى وإعادتهم

الشرط الأساسي للأنشطة الفعالة في هذا الاتجاه هو إنشاء قسم للمناقصات يضم متخصصين مؤهلين متحمسين لتحقيق النتائج. سيتم مناقشة هذا في المقال.

الهيكل التنظيمي النموذجي لقسم العطاءات

دعونا نلقي نظرة على الهيكل النموذجي لقسم العطاءات. اسمحوا لي أن أبدي تحفظًا على الفور بأن الهيكل الذي سننظر فيه نموذجي. في الشركات الكبيرة، يمكن إسناد المسؤوليات إلى متخصص فردي، وفي الشركات الصغيرة، يمكن إعادة توزيع مسؤوليات قسم العطاءات بأكمله بين موظف واحد أو اثنين.
رئيس قسم العطاءات
نائب المدير / كبير المتخصصين
مدير /
مساعد مدير / سكرتير

تبدو سلسلة القيادة كما يلي:

توزيع مسؤوليات موظفي قسم العطاءات والوصف الوظيفي القياسي

أحد الأخطاء المعيارية التي تحدث عند إنشاء وتطوير منطقة المناقصات هو إعادة توزيع المهام والمسؤوليات الخاصة بإعداد المناقصات بين المتخصصين الذين لم يتعاملوا مع هذا من قبل وليس لديهم المعرفة الكافية في هذا المجال.

على سبيل المثال، بالإضافة إلى المهام الرئيسية، يُعطى المحامي أيضًا تطوير مجالات المناقصات. قد لا يكون هذا محاميا، في بعض الشركات، يتم نقل مهام إعداد العطاءات إلى سكرتير أو مساعد مدير أو محاسب. وهذا أسلوب غير فعال يؤثر في النهاية على نتائج العمل في المناقصات.

للمشاركة بشكل فعال في المناقصات، هناك حاجة إلى المعرفة في هذا المجال، فضلا عن الخبرة. النهج الأكثر عقلانية وفعالية هو إنشاء قسم العطاءات، والذي قد يتكون في المرحلة الأولية من متخصص واحد. ولكن يجب أن يكون هذا المتخصص مدرباً في مجال المناقصات وأن يكون لديه الخبرة العملية ذات الصلة. يجب أن تهدف أنشطة قسم العطاءات إلى تحقيق هدف واحد فقط وهو المشاركة الفعالة للشركة في المناقصات والحصول على عقود جديدة للشركة من خلال نظام العطاءات.

يعد توزيع المسؤوليات داخل قسم العطاءات، والذي سننظر فيه معك، نموذجيًا أيضًا وقد يختلف في منظمة معينة.

رئيس قسم العطاءات:
2.1. يراقب إعلانات العطاءات في مصادر مختلفة.
2.2. - تنسيق المشاركة في المناقصات مع مدير الشركة أو رؤساء الأقسام بناءً على خصوصيات أنشطة الأقسام.
2.3. - تحليل مشاركة المنافسين في المناقصات وتوفير المعلومات لإدارة القسم اللازمة لتشكيل العروض المالية.
2.4. يشارك مع الإدارة القانونية في إعداد طلبات توضيح وثائق المشتريات؛
2.5. يجيب على الأسئلة الحالية المتعلقة بإعداد وثائق المشاركة في المناقصات لممثلي الإدارات ومنظمي المناقصات.
2.6. تخطيط أنشطة موظفي القسم.
2.7. مراقبة إعداد المقترحات (المالية والفنية) للمناقصات والتقديرات وجداول العمل من قبل متخصصي الشركة وتحديد المواعيد النهائية لتقديم الوثائق من قبل متخصصي الشركة، المعينين من قبل رؤساء الأقسام، إلى قسم العطاءات؛
2.8. يشرف على إعداد حزم الوثائق للمناقصات من قبل موظفي الإدارة.
2.9. يشارك في ملء نماذج المستندات وفقًا لوثائق الشراء؛
2.10. يقوم بإعداد مجموعة من الوثائق للمناقصات ذات الأهمية الاستراتيجية وفقًا لمتطلبات وثائق المشتريات.
2.11. يتحكم في تقديم المستندات للمناقصات؛
2.12. يقوم بإعداد وثائق التقارير وتقديمها إلى مدير الشركة.
2.13. في حالة الفوز بالمناقصة، تقديم المعلومات اللازمة لإبرام العقد لموظفي الشركة. تقع مسؤولية التغييرات في خطط التقويم والعروض الفنية وما إلى ذلك، اللازمة لإبرام العقد، على عاتق المتخصصين في الأقسام التي فازت بالمزاد.
2.14. إبلاغ الإدارة القانونية بضرورة إصدار الضمانات البنكية ومواعيد تقديم المستندات.
2.15. يوفر المعلومات اللازمة لقسم المحاسبة لدفع تكاليف تأمين طلبات المشاركة في المناقصات والمعلومات عن المواعيد النهائية لتقديم أوامر الدفع إلى قسم العطاءات.
2.16. مراقبة التغييرات في التشريعات والإطار القانوني لإعداد وثائق العطاءات والمشتريات العامة وتعريف موظفي الإدارة بهذه المعلومات.
2.17. يدير أنشطة المرؤوسين، ويتخذ التدابير اللازمة لضمان امتثالهم للوائح العمل الداخلية.
2.18. يقدم مقترحات بشأن المكافآت أو العقوبات لموظفي القسم، ويساعد على تحسين مؤهلاتهم.

حسنًا، سننظر الآن إلى المسؤوليات النموذجية لأخصائي العطاء.

أخصائي العطاءات:
2.1. يشارك في مراقبة إعلانات العطاءات في مصادر مختلفة
2.2. يجيب على الأسئلة الحالية المتعلقة بإعداد وثائق المشاركة في المناقصات لممثلي الإدارات ومنظمي المناقصات.
2.3. يقوم بإعداد حزمة من المستندات وفقًا لمتطلبات وثائق المناقصة:
- إعداد المقترحات (المالية والفنية) المقدمة من المتخصصين في القسم وفقاً لمعايير التوثيق.
- طلب البيانات والمستندات المالية المتعلقة بالشركة من قسم المحاسبة.
- يطلب (اعتمادًا على متطلبات وثائق الشراء) شهادات من مختلف الجهات الحكومية كجزء من إعداد وثائق المناقصة في مجال مسؤوليته؛
- نيابة عن رئيس القسم، يملأ نماذج المستندات وفقًا لوثائق الشراء؛
- نيابة عن رئيس القسم، يقوم بجمع الوثائق (الوثائق التأسيسية، التراخيص، الدبلومات، الشهادات المتخصصة، نسخ العقود، الأفعال، الخ)
- مسح وتصوير المستندات اللازمة لإعداد طلب المناقصة.
- ينظم توثيق المستندات اللازمة لإعداد حزمة المستندات الخاصة بالعطاء
2.4. يقوم أخصائي العطاءات بإعداد حزمة من المستندات المتضمنة في طلب المناقصة بالطريقة التي يحددها منظم المشتريات ووفقاً لمتطلبات التوثيق.
2.5. ينظم إرسال المستندات إلى المناقصات ويراقب استلامها من قبل العملاء؛
2.6. في حالة ضرورة الإنتاج، يؤدي وظائف البريد السريع.
2.7. هيكلة المعلومات حول التداول على الوسائط الإلكترونية والورقية.
2.8. نيابة عن رئيس القسم، يقوم بصياغة الرسائل والطلبات والمستندات الأخرى.
2.9. يقوم بإعداد الردود على الرسائل والاستفسارات في مجال اختصاصه
2.10. - تنفيذ تعليمات رئيس القسم في مجال اختصاصه.

قسم العطاءات وإدارة العمليات

يقوم رئيس (رئيس) قسم العطاءات بإدارة العملية وتنفيذ التخطيط والمراقبة والتحكم والتحليل واتخاذ القرارات الإدارية. في الشركات المختلفة، يمكن تنظيم عملية العطاءات والإدارة بطرق مختلفة. لكننا سننظر في الخيار القياسي عندما يتم تنفيذ وظائف إدارة قسم العطاءات من قبل رئيس قسم العطاءات.

يقوم رئيس قسم العطاءات بتخطيط سير العملية وفقاً لعدد العطاءات المتفق عليها وذلك باستخدام المعلومات التالية:
معلومات عن المناقصات المعلنة،
متطلبات منظم المشتريات المنصوص عليها في وثائق المشتريات،
معلومات عن نتائج المشاركة في المزاد

يقوم رئيس قسم العطاءات بتسجيل نتائج التخطيط في الوثائق الداخلية للقسم. ومن الناحية العملية، يمكنك التخطيط لإعداد المناقصات باستخدام برنامج Excel. أي احتفظ بجدول يحتوي على معلومات عن العميل وموضوع الشراء والسعر الأولي (الحد الأقصى) وسعر المشارك والموعد النهائي لقبول المستندات والمواعيد النهائية لتلخيص النتائج وغيرها من المعلومات التي قد تكون مفيدة في العمل. يمكن استخدام هذا الجدول لتقديم التقارير إلى الإدارة.

وكبديل لهذا الخيار، يمكن إجراء التقارير في الخدمات والبرامج المتخصصة.

قسم المناقصات وتقنية العمل به

دعونا نلقي نظرة على عملية عمل قسم العطاءات في شركة المورد ومخطط التفاعل داخل الشركة.

يبدأ عمل المناقصة بالحصول على معلومات حول المناقصات الجارية وفقًا لبيانات الحاجة إلى تقديم الخدمات الواردة من إدارة الشركة. أي أن أخصائي العطاءات أو رئيس قسم العطاءات يقوم أولاً بالعثور على العطاءات مع مراعاة معايير الاختيار: السعر أو المنطقة أو موضوع العطاءات أو المعلومات الأخرى التي تأتي من إدارة الشركة.

تنتهي العملية بالشروط التالية:
الحصول على معلومات حول نتائج التداول
توصيل المعلومات إلى أصحاب المصلحة داخل الشركة.

يتم نشر المعلومات الخاصة بالنتائج في نظام المعلومات الموحد، أو إذا كانت هذه مناقصة تجارية فيمكن استلام المعلومات شفوياً من العميل أو من الموقع الإلكتروني الخاص بالعميل. بعد ذلك، يتم إرسال المعلومات الواردة إلى الإدارة المختصة من خلال نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، إما عن طريق البريد الإلكتروني أو شفهيًا. في حالة الفوز، يتم أيضًا إرسال معلومات حول تاريخ نشر نتائج العطاءات ومبلغ ضمان العقد وتوقيت العقد. بعد ذلك، يقوم الأخصائي المسؤول عن إبرام العقد بإصدار ضمان بنكي وإبرام العقد. ومن الناحية العملية، غالباً ما يتم إسناد مهام إبرام العقود إلى محامي الشركة أو متخصص في قسم المناقصات. إذا شارك متخصص من قسم العطاءات في إبرام العقود، فستكتمل العملية في لحظة إبرام العقد مع العميل.

الشروط الضرورية لاستمرار سير العمل في قسم العطاءات هي الموافقة في الوقت المناسب على المشاركة في المناقصات مع الإدارة، والتي تشمل الاختيار الأولي والاختيار الثانوي والاختيار النهائي للعطاءات. في مرحلة الاختيار الأولية، يقوم المدير باختيار العطاءات مع الأخذ في الاعتبار معايير السعر والمنطقة وموضوع الشراء. أثناء الاختيار الثانوي، يتم تحليل المشتريات المختارة من قبل رئيس قسم العطاءات ورؤساء الأقسام ذات الصلة لمعرفة مدى جدوى المشاركة. يتم تحليل معايير تقييم الطلب، وتحديد جدوى المشاركة مع الأخذ بعين الاعتبار نفقات السفر ومراعاة التخفيض المحتمل في أسعار المنافسين.

في المرحلة النهائية، يقوم المتخصصون من الإدارة المختصة بتحليل المتطلبات الفنية للشراء والمواعيد النهائية. يقوم رئيس قسم المناقصات بتحليل مشتريات العميل السابقة لمشتريات مماثلة، ويحلل أسعار المنافسين ويحسب توقعات التخفيض المحتمل للسعر. مع الأخذ في الاعتبار هذه العوامل، تتخذ إدارة القسم المختص، وإذا لزم الأمر، إدارة الشركة قرارًا نهائيًا بشأن مدى استصواب المشاركة في المزاد.

قسم العطاءات: المراحل الرئيسية ومبادئ العمل

من الناحية الهيكلية، فإن أعمال العطاء هي نظام من الإجراءات المتسلسلة تهدف إلى تلبية متطلبات واحتياجات الشركة المحددة مسبقًا، بما في ذلك القيود على التوقيت والتكلفة والموارد، مع مراعاة طبيعة وخصائص العمل لخدمة معينة.

المراحل الرئيسية للعملية

• مراقبة إعلانات المناقصات في المصادر المختلفة.
• التنسيق مع مديري الشركة ورؤساء أقسام المشاركة في المناقصات وفقا لسياسة الشركة وخصوصية أنشطة الأقسام.
• التخطيط لإعداد وثائق المشاركة في المناقصات وفقاً للمواعيد النهائية لتقديم المستندات.
• تكوين حزمة الوثائق وفقاً للمتطلبات وبالطريقة التي يحددها منظمو المزاد.
• التحقق من الوثائق للتأكد من مطابقتها للمتطلبات.
• تصحيح الوثائق، إذا لزم الأمر.
• تأكد من إجراء أي تصحيحات قبل تقديم المستندات.
• إعداد الحزمة للشحن وإرسال الوثائق.
• التحكم في إرسال الوثائق إلى منظمي المزاد.
• مراقبة نتائج المشاركة في المناقصات.
• نشر المعلومات حول نتائج التداول إلى الأطراف المعنية داخل الشركة.

المبادئ الأساسية لأداء أعمال العطاء:
المنهجية– يتم تنظيم العمل وتنفيذه وفقًا لمعايير التوثيق الداخلية للشركة مع مراعاة مجموعة متطلبات التوثيق بأكملها.
التسلسل - يتم تخطيط وتنفيذ العمل بتسلسل صارم، حيث تستخدم المهام اللاحقة نتائج المهام السابقة.
ملاءمة– يجب أن يتوافق العمل مع الاتجاهات والمتطلبات الحالية المنصوص عليها في وثائق وتشريعات المشتريات.
كفاءة– يهدف أي عنصر من عناصر العمل إلى تحقيق نتيجة محددة، والتي بدورها تعد عنصرًا إلزاميًا في النتيجة النهائية.
سرية– جميع المواد المستلمة داخل الشركة كجزء من العمل، وجميع النتائج المتوسطة والنهائية في أي شكل من أشكال العرض التقديمي هي ملك للشركة ولا يُسمح بتوزيعها أو استخدامها مرة أخرى بأي شكل من الأشكال دون الحصول على إذن خاص.

ملحوظة: في الحالات التي تكون لديك فيها شكوك حول نزاهة موظفي منظم العطاء، على سبيل المثال عندما يكون هناك سبب للاعتقاد بأن المعلومات السرية المتعلقة بعرض السعر الخاص بك قد يتم الكشف عنها للمشاركين الآخرين في العطاء، نوصيك بالتأكد من تسليم العروض في اللحظة الاخيرة. ويعني ذلك في اللحظة الأخيرة تقديم الطلب قبل ساعات قليلة من الموعد النهائي لقبول الطلبات، أو تقديم الطلب مباشرة عند فتح المظاريف.

مصادر المعلومات المستخدمة عند تقديم الخدمات

• المعلومات الأولية الواردة من منظمي المناقصات (إعلان على الموقع الإلكتروني، إشعار بالتغييرات في شروط المناقصة؛ وثائق المشاركة في المناقصات، خطة المشتريات، بروتوكول المراجعة والتقييم)
• المعلومات الأولية الواردة من العميل (اعتمادًا على شروط وثائق الشراء: المنهجية، المنهجية، المفهوم، العرض الفني، قائمة المتخصصين، معلومات حول الخبرة، خطة التقويم، العرض المالي)
• قاعدة المعلومات الخاصة (عينات من وثائق الشركة والنماذج)

أعمال العطاء وتوثيق النتائج

يتم توثيق العمل على إعداد وثائق مقدم العرض ونتائجه باستخدام قوالب المستندات القياسية (تنسيق التقرير). يجوز للشركة استخدام نموذج كمستند تقرير، على سبيل المثال، تم إعداده في برنامج Excel. كما يمكن تسجيل معلومات حول المناقصات المعدة ونتائج عمل قسم المناقصات في نظام إدارة علاقات العملاء أو البرامج أو الخدمات المتخصصة الأخرى، على سبيل المثال، في خدمة TenderPlan.

نظام الدفع والتحفيز

أشهر أنظمة الدفع في مجال المناقصات هي كما يلي:
1) الدفع مقابل النتائج
2) الدفع الثابت

في الحالة الأولى تقوم الشركة بتحفيز موظفي قسم العطاءات لتحقيق النتائج، أي. الحصول على عقود جديدة للشركة. وفي الحالة الثانية، فإن هذا الدافع غائب عمليا.

الاختلافات المحتملة لنظام "الدفع مقابل النتائج":
1. الراتب + نسبة المناقصات الفائزة
2.راتب + مكافأة ثابتة حسب نتائج الأداء
3. نسبة المناقصات التي تم الفوز بها
4. الدفع مقابل كل طلب مقبول.
خيارات الدفع الأكثر شيوعًا لمتخصصي العطاءات من الموظفين هي 1 و2، وبالنسبة للمتخصصين عن بعد، الخياران 3 و4. من الممكن أيضًا حدوث اختلافات، على سبيل المثال، عندما يقوم الموظف المستقل بإعداد الجزء الأول فقط من طلب للمزاد، وإذا يتم قبول طلب الجزء الأول، ويحصل على راتب ثابت. أما الجزء الثاني من الطلب فيقوم بإعداده المختصون لدى العميل، والذين يحصلون على راتب ونسبة من المناقصات الفائزة أو راتب ومكافأة ثابتة.
الميزة التي لا شك فيها لنظام المكافآت هذا هي الدافع للنتيجة النهائية. الفائدة والنتائج مع نظام المكافآت هذا أعلى من الدفع الثابت. بشرط طبعا أن لا يكون الراتب هزيلا بل على مستوى السوق.

الآن سننظر في خيارات الدفع الثابت:
1. راتب ثابت
2. دفع ثابت لكل طلب معد
في الخيار الأول، هناك اختلافات مختلفة ممكنة أيضًا، على سبيل المثال، عند إضافة دفع العمل الإضافي إلى الراتب. في الحالات التي يكون فيها حجم طلبات المناقصة المعدة كبيرًا وهناك الكثير من المعالجة، يمكن أن يكون مبلغ الدفع مقابل المعالجة كبيرًا أيضًا.

دعم العطاء إيجابيات وسلبيات

الشركات ورجال الأعمال الذين يدخلون سوق المشتريات الحكومية للتو يرتكبون خطأً شائعًا. يتم إسناد جميع أنشطة المناقصات الخاصة بالشركة بالكامل إلى شركة تقدم الدعم في مجال المناقصات. الخطأ الرئيسي والرئيسي هو أنه لن تكون هناك شركة أخرى غير شركتك ولا متخصص آخر غير موظفك مهتمًا بالنتيجة.

أول ناقصجذب شركة الاستعانة بمصادر خارجية للمناقصات هو:
- ضعف الاهتمام بنتيجة الموظف الذي سيقوم بإعداد الطلب لك. حتى لو قمت بدفع رسوم مناسبة لشركة الاستعانة بمصادر خارجية، فمن المرجح ألا يكون لها تأثير كبير على الدفع للموظف المحدد الذي سيقوم بإعداد طلبك.
ناقص الثانيلا يمثل هذا دائمًا مستوى عالٍ من المعرفة في مجال موضوعك لدى موظفي شركة الاستعانة بمصادر خارجية الذين سيقومون بإعداد الطلب.
ناقص الثالثوهذا ضعف في الرقابة على أنشطة الموظفين الذين يقومون بإعداد طلبات المناقصة. لا يمكنك دائمًا أن تعرف وتفهم بالضبط ما إذا كان أحد موظفي شركة الاستعانة بمصادر خارجية يعمل على العطاء الخاص بك وفي أي مرحلة يكون المشروع.

ونتيجة لذلك، بعد أن دفعت أموالاً جيدة مقابل العمل، قد ينتهي بك الأمر إلى موقف لا يوجد فيه اهتمام بنتيجة العمل، ولا يكون المؤدي محترفًا للغاية في موضوعك وهناك نقص في السيطرة.

لذلك، لا يوصى بشدة بالاستعانة بمصادر خارجية في جميع مجالات المناقصات. من الممكن والضروري جذب شركات التعهيد لدعم المناقصين والمستقلين، لكن ما عليك سوى تفويض بعض المهام والتحكم في عملية إعداد الطلبات.

أي أننا بحاجة إلى متخصص في المناقصات في الشركة يكون متحمسًا لتحقيق النتائج في المناقصات، وأداء بعض المهام بنفسه، وتفويض الآخرين. على سبيل المثال، يمكن تفويض إعداد الأجزاء الأولى من المزادات إلى شركة دعم العطاءات أو شخص مستقل. الشيء الرئيسي هو أن المتخصصين لديهم خبرة عملية كافية في موضوعك.

لا يُنصح بشدة بتفويض وظائف البحث عن المناقصات، لأنه من أجل اختيار مشتريات واعدة ومثيرة للاهتمام حقًا في منطقتك، يجب أن يكون لديك فهم عميق لهذا الموضوع وأن تكون قادرًا على تحليل وحساب احتمالات المشاركة. لن يتمكن المتخصص الذي لا يفهم موضوعك من القيام بذلك بكفاءة.

الميزة الرئيسية للتعاقد مع شركة مستقلة أو شركة دعم العطاءات هي تقليل الوقت اللازم للعمليات الروتينية. يمكن استخدام الوقت الذي تم توفيره بشكل أكثر كفاءة لتحقيق نتائج أفضل. على سبيل المثال، اقض المزيد من الوقت في التحليلات. ومن الممكن أيضًا زيادة عدد العطاءات المجهزة والمعدة.