Treasury blok i bit finans standard. Økonomi- og ledelsesregnskab

Treasury-systemet er meget udbredt i mange virksomheder, der opererer i 1C. Det er især vigtigt i store virksomheder, men for nylig har små virksomheder også sat pris på dets praktiske betydning og nødvendighed.

Overvej et eksempel på implementeringen af ​​et af treasury-systemerne baseret på 1C - BIT.FINANCE (i det følgende benævnt finansministeriet) .

1. Generel information

Faktisk er BIT: Finance-Standard et modificeret modul til at indtaste anmodninger om pengeforbrug, som tidligere var i Trade Management, SCP og andre konfigurationer. Systemer baseret på andre softwareprodukter blev i princippet ikke taget i betragtning, baseret på den oprindelige opgave.

Allerede i begyndelsen blev der afholdt et seminar om fordelene ved at arbejde i finansministeriet, forsøgsundersøgelser af systemet blev udført, hvis resultater konkluderede, at finansministeriet (BIT: Finance Standard) er en bekvem løsning til planlægning af pengestrømme og rapportering om dem i forbindelse med de nødvendige analytikere.

Før systemet sættes i drift, er det nødvendigt at systematisere tilgangen til udarbejdelse af følgende opslagsbøger:

Omsætning artikler

Projekter

nomenklaturgrupper.

Disse analytikerprofiler vil blive yderligere brugt i budgettering, dvs. deres opstilling bør foretages under hensyntagen til mulighederne i fremtiden for at opnå sammenlignelige regnskabsdata og give fuldstændige oplysninger om alle pengestrømme. For artikler om omsætning er det ønskeligt at gruppere elementerne i grupper i overensstemmelse med standarderne for udarbejdelse af en økonomisk plan.

Projekter har niveauer, for projekter, hvor der er flere konstituerende elementer, kan underniveauer tillades, men det skal forstås, at det i fremtiden vil komplicere arbejdet med at reflektere information, fordi en del af arbejdet refererer som udgangspunkt til projektet som helhed. Det giver således mening at oprette delprojekter, når det er umuligt at fuldføre enhver opgave uden introduktionen af ​​en sådan undergruppe.

Det forudsættes, at Organisationer, en del af Modparter, Entreprenører (med foreskrevne roller) etc. i første omgang blev indlæst i databasen. Introduktionen af ​​brugere, definitionen af ​​roller, definitionen af ​​adgang er ikke nok i manualerne. Især ved afgrænsning af rettigheder på rekordniveau kan støtte fra firmaets konsulenter være nyttig. Med en forenklet metode i en lille virksomhed kan viden på ledelsesniveau være nok.

1. Proceduren for indtastning og godkendelse af dokumentet "Ansøgning om udgifter til midler"

Efter afslutningen af ​​processen med at blive fortrolig med programmet og indførelsen af ​​visse omsætningsartikler og elementer i andre mapper, er det nødvendigt at tænke over ordningen for dokumentstrømmen i finanssystemet. Det er vigtigt at forstå, at det ikke skal være det, analytikeren rådgiver, men sådan, at det er praktisk for alle, der bruger det, at indtaste og modtage information, men samtidig svarer til logikken i handlinger i programmet.

Det første dannende dokument i systemet er ansøgningen om udgifter til midler. Denne applikation akkumulerer alle oplysninger, der efterfølgende bruges i systemet.

For at komme ind i en applikation skal du gå ind i systemet ved at angive en bruger og adgangskode, finde panelet "Treasury" - dokumentet "Ansøgning om at bruge midler" De ansvarlige for applikationen vælger den type operation, de er involveret i, iflg. Tabel 1.

tabel 1

Eksempel på kolonner i tabellen: Ansvarlig for indtastning og godkendelse af anmodninger efter operationstyper

En ny ansøgning indtastes af Entreprenøren.

OPGAVE №1. Virksomheden har en klar liste over pengestrømsbudgetposter. Hvordan downloader man opslagsbogen "Omsætningsartikler" fra MS Excel?

OPGAVE №2. Hvad hvis de økonomiske ansvarscentre adskiller sig fra listen over organisatoriske enheder? Er det muligt at synkronisere opslagsbogen "CFD" og "Organisationens enheder"?

OPGAVE №3. Hvordan kan BIT.FINANCE planlægge data om pengestrømsbudgettet (BDDS)?

OPGAVE №4. Hvordan genererer man en konsolideret rapport om BDDS for alle CFD'er i BIT.FINANCE?

OPGAVE №10. Hvordan adskilles indenlandske betalinger (for eksempel overførsel af penge mellem bankkonti) fra andre betalinger?

OPGAVE №11. Hvor i ansøgningen om at bruge midler til at oprette den løbende konto, hvorfra midlerne vil blive overført?

OPGAVE №12. For betalinger i c.u. det er påkrævet at bruge centralbankens valutakurs + 5 % ved genberegning. Hvordan planlægger man en sådan betaling?

OPGAVE №13. Det er forpligtet til at betale ansøgningen om udgifter til midler i rater: halvdelen i dag, og den anden halvdel om et par dage. Hvordan afspejler man dette i BIT.FINANCE?

OPGAVE №14. Hvordan udvides listen over ledelsesanalytikere i dokumentet "Ansøgning om udgifter til midler"? For en række betalinger er det nødvendigt at udfylde "Region" og "Individual"-analysen.

OPGAVE №15. Hvad skal initiativtageren til betalingen gøre, hvis modparten endnu ikke er indtastet i databasen, men det er påkrævet at planlægge betalingen?

OPGAVE №16. Arbejde og formål med dokumentet "Betalingsprognose".

OPGAVE №17. Hvordan planlægger man modtagelsen af ​​penge fra køberen?

OPGAVE №18. Arbejde med betalingsplaner i BIT.FINANCE

OPGAVE №19. Automatisk og manuel lukning af ansøgninger om at bruge midler, der ikke skal betales.

OPGAVE №20. Justering af pengestrømsbudget og indvirkningen af ​​denne justering på pengeudgiftsgrænser

OPGAVE №21. Hvordan betaler man for en artikel på bekostning af en anden artikel?

OPGAVE №22. Hvordan gennemfører man en ansøgning over budgettet?

OPGAVE №23. Gruppegodkendelse af dokumenter ved hjælp af "Godkendelsesarbejdspladsen"

OPGAVE №24. Er det muligt på en eller anden måde visuelt at fremhæve godkendte anmodninger i dokumentloggen?

OPGAVE №25. Virksomhedens regnskabstjeneste kan afspejle data om pengebevægelser med en forsinkelse, for eksempel en gang hvert par dage. Hvordan kan jeg indbetale ledelsesmæssige kassebeholdninger?

OPGAVE №26. Arbejde med dokumentet "Betalingskalender"

OPGAVE №27. Kassererens kontor

OPGAVE №28. Hvordan genererer og betaler man for registret over ansøgninger om at bruge penge?

OPGAVE №29. Plan-fakta-analyse af pengestrømsbudgettet

OPGAVE №30. Refleksion af faktum på BDDS. Manuel udfyldning af styringsdimensioner i betalingsdokumenter.

OPGAVE №31. Refleksion af faktum på BDDS. Automatisk substitution af ledelsesanalyse på basis af overholdelse af regnskabsanalyse.

OPGAVE №32. Refleksion af faktum på BDDS. Substitution af ledelsesdimensioner fra modpartsaftalen.

OPGAVE №33. Refleksion af faktum på BDDS. Refleksion af bankkommissionen i BDDS og BDR på samme tid.

OPGAVE №34. Refleksion af FAKTA om BDDS. Overførsel af midler mellem organisationens afregningskonti.

OPGAVE №35. Afspejling af valutakursforskelle i FACT på BDDS

OPGAVE №36. Scenarie prognose rapport

OPGAVE №37. BDDS opdatering

OPGAVE №38. Rapport "Plan-faktaanalyse på budgettet"

OPGAVE №39. Hvordan sikrer man sig, at brugeren kun ser de planlagte betalinger for sin CFD?

BIT.Finance-løsningslinjen er designet til økonomistyring, budgetautomatisering og ledelsesrapportering baseret på 1C:Enterprise 8.

BIT.FINANS– en komplet løsning, der giver dig mulighed for at systematisere pengestrømme gennem en centraliseret finansafdeling.

Softwareproduktet er designet specifikt til automatisering af mellemstore og store virksomheder. Kort implementeringstid og brede muligheder gør programmet til en ideel løsning inden for budgettering og treasury-opgaver.

Hvem er BIT.FINANCE.Standard-løsningen beregnet til?

• Virksomheder af mellemstore og store virksomheder, for hvilke implementeringen af ​​finansforvaltningssystemet er en prioriteret og tidskritisk opgave;
• Virksomheder, der i dag har et begrænset budget til at udvikle en metode og implementere et automatiseret system, og som er klar til at begynde at implementere et økonomistyringssystem med implementering af en moderne finansstyringsløsning.
• Den foreslåede løsning er ideel til denne situation, fordi giver mulighed for korte implementeringsperioder (fra 2 uger) og mulighed for en smertefri overgang til ældre versioner af BIT.FINANCE linjen.

• Opret et ensartet format til styring af pengestrømsbudgettet (BDDS), herunder standardiserede mapper for det centrale føderale distrikt, artikler i DCS, projekter osv.;
• Opret en samlet database over modparter, kontrakter og forpligtelser;
• Implementer BDDS-planlægning i flere scenarier i de nødvendige analytiske sektioner;
• Automatiser processen med at indsamle ansøgninger om at bruge midler med driftskontrol for overholdelse af det godkendte BDDS;
• Automatisere arbejde med betalingsplaner under kontrakter;
• Automatiser processen med godkendelse af ansøgninger, herunder godkendelse på flere niveauer ved hjælp af betalingsregistre;
• Automatiser arbejdet med betalingskalenderen og dannelsen af ​​betalingsdokumenter baseret på applikationer og registre;
• Sikre modtagelse af plan-faktisk rapportering på BDDS i online-tilstand med mulighed for at få alle nødvendige transskriptioner.

Løsning "BIT: Treasury and Budgeting" udviklet på basis af produktet "1C: Regnskab 8" er designet til at forbedre effektiviteten af ​​planlægning og kontrol af finansielle ressourcer og pengestrømme.
Denne udvikling er beregnet til mellemstore og store virksomheder, virksomheder og virksomheder i enhver branche med komplekst strukturerede pengestrømme, herunder investeringsaktiviteter, et betydeligt antal treasury-operationer, der kræver optimering og kontrol af generaldirektøren, finansdirektøren, kassereren, regnskabschefen , Leder af planlægnings- og økonomiafdelingen og andre chefer for finansielle tjenester.

Fordelen ved løsningen er ikke kun dens rige funktionalitet, men også under hensyntagen til brugerens psykologi: grænsefladen til budgetindtastningsformularen er så tæt som muligt på Microsoft Office Excel, hvilket minimerer brugernes vanskeligheder med at vænne sig til det nye produkt og reducerer betydeligt omkostningerne ved at udfylde dokumentet. Dette koncept giver en hurtig overførsel af planlægning fra MS Excel til en ny løsning.

Ved hjælp af automatisering baseret på "BIT: Treasury and Budgeting" øges effektiviteten af ​​forretningsprocesser markant:

• Tilvejebringelse af centraliseret betalingsstyring til virksomheder med en kompleks organisationsstruktur;
• Dannelse af ansøgninger om betaling og planlagt modtagelse af midler;
• Automatisk kontrol af løbende betalinger for ikke at overskride Cash Flow Budget (BDDS) i realtid;
• Koordinering af ansøgninger om betaling og opnåelse af tilladelser til betaling;
• Vedligeholdelse af elektronisk dokumenthåndtering i form af forberedelse og betaling;
• Udformning af den rapportering, der er nødvendig for analyse og accept af administrative beslutninger;
• Dannelse af virksomhedens hovedbudget;
• Regnskab for faktiske data i budgetteringssystem;
• Implementering af en plan-fakta-analyse af aktiviteter;
• Differentiering af adgangsrettigheder;
• Arbejde i den tekniske supporttjeneste (Help Desk).

Løsningen "BIT: Treasury and Budgeting" er den første løsning af den specialiserede programlinje "BIT.FINANCE". Du kan vælge den bedst egnede løsning til din virksomhed ved at bruge tabellen over sammenlignende egenskaber af produkter, mens der er mulighed for yderligere opgradering til mere funktionelle produkter, for eksempel start med brugen af ​​"BIT: Treasury and Budgeting", og derefter gå videre til implementeringen af ​​"BIT: Treasury and Budgeting" . PROF. I dette tilfælde vil du ikke engang bemærke overgangen, fordi. produkter er fuldt nedarvede.

Afhænger af antallet af licenser til 1C platformen

Softwareproduktet "BIT: Treasury and Budgeting" er ikke et uafhængigt program, for dets drift er det nødvendigt at have den installerede platform "1C: Enterprise 8.1" og produktet "1C: Accounting 8".

Beskrivelse af funktionalitet

Undersystemet "Cash Management (Treasury)" i BIT.Finance-systemet giver dig mulighed for:

1. Forbered anmodninger om forbrug og modtagelse af midler
2. Kontroller budgetgrænser i anmodninger
3. Lav en betalingskalender, et betalingsregister
4. Generer automatisk betalingsdokumenter
5. Opbevar scannede kopier af fakturaer, kontrakter og handlinger
6. Lav en plan-fakta-analyse for BDDS

Som et resultat af brugen af ​​Treasury-delsystemet vil du være i stand til at:

1. Administrer pengestrømme og saldi
2. Forudsig pengegab
3. Øg kontrol over betalinger
4. Forebyg misbrug af midler
5. Udføre økonomistyring og kontrol

driftsplanlægning

Baseret på den aftalte liste over ansøgninger genererer statskassen et register over betalinger for hver dag og genererer AUTOMATISK betalingsdokumenter.

1. Glem ikke om en vigtig regelmæssig betaling, for eksempel for at tage højde for huslejen i fremtidige betalinger, fordi. BIT:UDS giver dig mulighed for at vedhæfte en betalingsplan til kontrakten - du kan planlægge de nødvendige kvitteringer og betalinger af penge baseret på vilkårene i kontrakterne.
2. Se altid, hvad du allerede har betalt for, og hvad du stadig skal betale for, BIT:UDS giver dig mulighed for at planlægge på forhånd og holde alle betalinger under kontrol.
3. Ved altid, at alle betalinger faktisk er godkendt af virksomhedens administrerende direktør. BIT:UDS giver dig mulighed for at kontrollere alle betalinger - du kan sikre dig, at regnskabsafdelingen ikke kan foretage en betaling uden chefens underskrift.
4. Foregribe på forhånd situationen, hvor der ikke er penge nok til betalinger, og tag foranstaltninger til at rette op på situationen (forhandler f.eks. med leverandører om at udskyde betalingen eller fremskynde eventuelle kvitteringer). BIT:UDS giver dig mulighed for at forudsige og rettidigt forhindre kontantgab.
5. Afvis manuelt arbejde for at udfylde betalinger - hovedoplysningerne vil automatisk blive erstattet af ansøgninger. Et enkelt klik - og en liste over betalinger, der allerede er godkendt af chefen, kommer frem, hvilket betyder, at der i en vis periode kun vil blive foretaget de nødvendige betalinger, til de rigtige leverandører, for de rigtige beløb - automatisk og under streng kontrol.

Budgettering-undersystemet i BIT.Finance-løsningslinjen giver dig mulighed for at løse sådanne budgetteringsopgaver som:

• Dannelse af pengestrømsbudgettet (BDDS)
• Udformning af budgettet for indtægter og udgifter (BDR)
• Balance og balancebudget
• Rapporter "Budget" og "Plan-faktaanalyse på budgettet"
• Mekanisme "Sammenligning af værdier for regnskabs- og ledelsesregnskabsanalytikere"
• Mekanisme "On-line oversættelse af betalingsdokumenter (fakta om BDDS)"
• Mekanisme "On-line oversættelse af regnskabsdata (fakta om BDR)"

Ubegrænsede budgetter
Systemet giver dig mulighed for at indtaste et vilkårligt antal budgetter af forskellige typer, herunder pengestrømsbudgettet (BDDS eller Cash flow), indtægts- og udgiftsbudget (BDR eller P&L) og balancebudget (BBL eller Balance). Brugeren kan selvstændigt udvikle et sæt og struktur af budgetter.
Budgetter indtastes gennem "Budget Entry Form" - en universel input-konstruktør med en brugervenlig grænseflade, så tæt som muligt på Excel. Budgetter indtastes i sammenhæng med: CFD, artikler, projekter, modparter, kontrakter, nomenklatur og nomenklaturgrupper, løbende konti.

Dannelse af pengestrømsbudgettet (BDDS)

En bekvem tabelformular til indtastning af data på budgettet som i Excel vil forenkle dine medarbejderes arbejde i programmet og minimere tiden til deres træning i at arbejde med programmet.

Evnen til at dechifrere hver værdi af budgetdatatabellen giver dig mulighed for at specificere, hvad hvert budgettal inkluderer med en opdeling op til modpart, kontrakt, projekt, produktsortiment.

Tilstedeværelsen af ​​en mekanisme til koordinering og godkendelse af budgetter vil gøre det muligt at personalisere virksomhedens lederes ansvar for budgettering og etablere kontrol over proceduren for udarbejdelse og godkendelse af budgetter.

Fleksibel indstillingsmekanisme formularer til indtastning af data i henhold til CFD'ens budgetter vil give dig mulighed for at generere budgetter for forskellige CFD'er i forskellige sektioner (efter udgiftsposter, efter modparter, efter modpartsaftale, efter projekter), hvilket giver dig mulighed for at oprette et individuelt budget for hver CFD.

Muligheden for at planlægge for forskellige budgetperioder (måned, kvartal, år osv.) vil give dig mulighed for at oprette flere muligheder for budgetter - langsigtede og kortsigtede.

Tilstedeværelsen af ​​funktionen til at indstille automatisk kontrol over gennemførelsen af ​​budgettet garanterer gennemførelsen af ​​betalingsdisciplin og vil undgå manipulation af individuelle medarbejdere.

Muligheden for at vælge en eller flere kontrollerbare indikatorer, når du installerer kontrol med budgetudførelse, giver dig mulighed for at ændre graden af ​​kontrol fra det minimum til det maksimale mulige.

Programmet giver dig mulighed for automatisk at justere de planlagte data for budgetter under hensyntagen til fait accompli, det vil sige at overføre ubrugte beløb af midler i den afsluttede periode (i henhold til det godkendte budget) til de resterende planlægningsperioder. Dette vil give dig mulighed for at eliminere mulige fejl, når du manuelt opdaterer budgetter.

Tilstedeværelsen af ​​en fleksibel mekanisme til opsætning af rapporter giver dig mulighed for at generere rapporter i forskellige planlægningssektioner samt gemme flere muligheder for at sætte budgetter.