Om opbevaring af dokumenter i elektronisk form. Korrekt og sikker opbevaring af elektroniske dokumenter: hvordan man sikrer det

Med overgangen af kontorarbejde til edb-teknologier opstår spørgsmålet om at strømline og organisere opbevaringen af dokumenter oprettet i elektronisk form.

"Dokumenter i elektronisk form kan oprettes af medarbejdere i en organisation på computere, modtages via e-mail eller konverteres til elektronisk form (ved scanning) fra traditionel papirform. Det oprettede eller modtagne dokument skal gemmes i computerens hukommelse - skrevet som en fil til harddisken. Dokumenter kan gemmes på en computers harddisk eller på en specielt dedikeret computer (filserver) eller på flytbare medier." .

Først og fremmest oprettes mapper (mapper) på harddisken, hvori dokumenter skal placeres. Ligesom papirdokumenter lægges i filer, så lægges filer i mapper. Hver mappe kan have undermapper i sig, som igen kan have deres egne undermapper. Hver mappe tildeles et "navn". "Navnet" skal begynde med typen af dokumenter (ordrer, handlinger, rapporter osv.), derefter præciseres indholdet af dokumenterne med oplysninger om forfatterskab, udstedelse, korrespondent og den periode, som dokumenterne (filerne) for. er grupperet.

Aktuelle kontorarbejdsfiler gemmes på computerens harddisk. Når du arbejder på et netværk, kan brugeren have adgang til diske eller mapper på andre computere. I dette tilfælde vil de have seriebogstavsnumre og kan arbejdes med som enheder placeret på din egen computer. For at gøre dette er tilladelsen til at dele adgang til en bestemt fil indstillet på den computer, der indeholder de nødvendige ressourcer. Adgangen kan begrænses enten ved at bruge en adgangskode til fuld og skrivebeskyttet adgang eller ved at begrænse adgangen til kun bestemte brugere. Du kan indtaste en adgangskode for at begrænse adgangen til mappen. Organisationer med en stor mængde delte dokumenter bruger dedikerede, yderst pålidelige computere - fil - servere - designet til kontinuerlig drift og giver samtidig adgang til data fra enheder til titusinder, hundreder og endda tusindvis af brugere.

Alle dokumenter, der modtages til kontorcirkulation, skal opbevares i generelle mapper, der er oprettet i overensstemmelse med enhedens nomenklatur (organisationen som helhed) baseret på standardklassifikatorer.

Et af de vigtigste spørgsmål, der bestemmer den succesfulde brug af computerteknologi på kontoret, er pålideligheden af at opbevare dokumenter i elektronisk form. Sikkerheden af dokumenter består af:

1. Stabil strømforsyning;
2. Backup;
3. Anti-virus beskyttelse;
4. Forebyggelse og diagnostik ved hjælp af specielle hjælpeprogrammer (hjælpeprogrammer).

Et kendetegn ved elektronisk opbevaring er, at dokumenter sendes til et elektronisk arkiv umiddelbart efter afslutning af arbejdet med dem i kontorarbejdet En database med dokumenter dannes under processen med deres registrering.

Data om dokumenter for det seneste år opbevares separat, selv efter at alle dokumenter for det seneste år er udført. Databasen bruges kun til opslagsværk og kan kopieres til et eksternt lagermedie. Afhængigt af mængden af information kan det være en diskette, magnetbånd, cd-rom eller andre arkivmedier.

Dokumenter med permanente og længerevarende opbevaringsperioder optages normalt på cd-rom, og dokumenter med midlertidige opbevaringsperioder optages normalt på medier, der kan slettes og omskrives ved udløb af opbevaringsperioden.

Opbevaringstiderne for dokumenter er ikke afhængige af eksistensformen - papir eller elektronisk - og er fastsat af særlige mapper - lister over dokumenter, der angiver opbevaringsperioder.

Et logisk drev eller flere mapper på en computer bruges normalt som et sted at opbevare arkivdokumenter. Hvis der er programmer som "Electronic Archive", udføres regnskab og kopiering automatisk. Ellers gøres dette manuelt: Dokumenter opdeles efter opbevaringsperiode, der oprettes mapper svarende til de årlige sektioner af opgørelserne. Hvis der er et betydeligt antal dokumenter på permanent opbevaring, ligger de inde i årsafdelingen, i mapperne på de relevante afdelinger.

"Et af de vigtigste problemer, der skal løses, når man organiserer langtidsopbevaring af elektroniske dokumenter, er at sikre deres læsbarhed gennem hele deres livscyklus. Opgaven er mangefacetteret: det er nødvendigt at sikre, at et elektronisk dokument kan læses på det computersystem eller enhed, som det oprindeligt blev oprettet på og/eller hvor det i øjeblikket er gemt og/eller som aktuelt bruges til at få adgang til det og/eller som vil blive brugt til at opbevare elektroniske dokumenter i fremtiden.” .

Oplysninger gemt på digitale medier kan blive ulæselige over tid. Det kan der være flere årsager til.

Udsættelse for dårlige opbevaringsforhold vil forårsage fysisk slitage eller forringelse af medier. Alle typer medier, der i øjeblikket bruges til at opbevare elektroniske dokumenter, er følsomme over for ugunstige miljøforhold, såsom ændringer i temperatur og luftfugtighed. Sådanne ugunstige forhold beskadiger enten mediet eller fremskynder processen med dets "ældning" og nedbrydning. For at sikre maksimal levetid kræver forskellige typer digitale medier forskellige niveauer af miljøkontrol i lagerområder.

"Medie- og hardwareforældelse, som opstår, når en enhed (såsom et bånd eller en disk) er fysisk inkompatibel med eksisterende computerhardware (såsom et bånd eller et diskdrev), og informationen derfor ikke kan læses. Forældelse af medier er uundgåelig, da teknologiske fremskridt konstant ændrer metoderne til fysisk lagring af elektroniske dokumenter (for eksempel sker ændringer i optageteknologi, i grænseflader til hardware og software på drev); designparametre for enheder ændres. Som et resultat bliver ældre lagermedier over tid inkompatible med senere medier og udstyr." .

Med nogle infoer datakorruption mulig på grund af eksponering for magnetiske felter, støv og miljøforurenende stoffer (magnetiske medier), mens andre typer medier (optiske medier) er mindre modtagelige for ydre påvirkninger og er mindre følsomme over for skader, der opstår udenfor af strengt kontrollerede forhold, opbevaringsmiljø.

Forældelse af dokumentformater - Elektroniske dokumenter oprettes og bruges i en række forskellige formater. Mange af dem er "lukket" - enten er deres detaljerede beskrivelser ikke tilgængelige, eller også kan deres brug være vanskelig på grund af intellektuelle ejendomsrettigheder. Dette udgør en trussel mod tilgængeligheden af information under langtidsopbevaring, så selv nu, når der overføres elektroniske dokumenter til langtidsopbevaring, vælges et lille antal almindeligt anvendte standarder, der er egnede til arkivopbevaringsformål, fra en lang række anvendte formater. af dokumentskabere og modtagere.

Derfor er åbne formater nu så populære, som giver dig mulighed for at arbejde med elektroniske dokumenter, selv i mangel af softwaren, der bruges til at oprette dem. Eksperter anbefaler, at hvis det er nødvendigt at gemme elektroniske dokumenter i et "ikke-standard" format, så prøv at efterlade en så detaljeret beskrivelse som muligt såvel som selve softwaren.

Software forældet. Organisationer og enkeltpersoner bruger en bred vifte af softwarepakker, når de opretter og bruger elektroniske dokumenter. For at sikre dokumenternes sikkerhed er det ekstremt vanskeligt at få adgang til den relevante software eller vedligeholde alle disse pakker i en fungerende tilstand.

Nogle elektroniske dokumenter kan vise sig at være afhængige af software, og de kan derfor kun bruges i forældede informationssystemer.

Dokumenter kan således gemmes på en computers harddisk eller på en specielt dedikeret computer (filserver) eller på flytbare medier. Hovedtræk ved elektronisk opbevaring er afsendelse af dokumenter til et elektronisk arkiv umiddelbart efter afslutning af arbejdet med dem i kontorarbejde. Det er også nødvendigt at opdatere softwaren rettidigt, bruge åbne formater af elektroniske dokumenter og sikre pålidelig beskyttelse for at undgå problemer med at reproducere dokumenter i fremtiden.

At opbevare dokumenter elektronisk indebærer en lidt anden filosofi og logik end at placere dem i en konventionel "papir" opbevaring. Lad os først finde ud af, hvad opbevaring af dokumenter i elektronisk form er. Så vi ved, at dokumentflow er et sæt processer defineret af GOST R 51141-98 til at arbejde med dokumenter i en virksomhed.

Dokumentflow omfatter normalt følgende procedurer:

Accept af dokumentet;
Dens registrering;
Nyhedsbrev;
Kontrol af dokumentudførelse;
Dannelse af sager baseret på en eller anden klassifikator;
Opbevaring af dokumenter;
Genbrug af dokumentation;
Opslagsværk af forskellige profiler.

Elektronisk dokumentlagring bør således gøre det muligt at implementere alle disse processer. Elektronisk dokumenthåndtering involverer implementeringen af konceptet "papirløst kontorarbejde", det vil sige skabelsen af et informationsmiljø i virksomheden, der involverer en samlet elektronisk mekanisme til oprettelse og salg af dokumenter.

Hvad er et elektronisk dokument?

Dette er et dokument, der er oprettet ved hjælp af visse computerdatabehandlingsværktøjer. Et elektronisk dokument er kendetegnet ved dets format, evnen til at blive optaget på ethvert medie og evnen til at underskrive ved hjælp af en elektronisk digital signatur. Det er den elektroniske digitale signatur, der gør et dokument til et dokument, og ikke blot en informationsfil. En elektronisk digital signatur er en analog af en håndskrevet signatur fra den ansvarlige person og er desuden et middel til at overvåge integriteten og ægtheden af et elektronisk dokument.

Maskinlæsbart dokument

Et maskinlæsbart dokument er til gengæld et dokument, der kan læses ved hjælp af et computersystem og optages på et eller andet medie i elektronisk form.

Opbevaring af dokumenter i elektronisk form kræver således et sæt foranstaltninger, der ikke kun omfatter deres klassificering, der sikrer pålideligheden af datalagring og systemintegritet, men også software- og hardwareløsninger (EDS), der omdanner informationsressourcer til dokumenter, der har reel kraft fra synspunkt af den nuværende lovgivning Russiske Føderation. Lagring af dokumenter i elektronisk form involverer også en række tiltag til at optimere arbejdsprocesser, det vil sige hardware- og softwareimplementeringen af et dokumenthåndteringssystem.

Enhver organisation skal opbevare dokumentation

Jo større virksomhed vi taler om, jo større dokumentflow bliver, jo flere dokumenter skal der opbevares i arkivet. Og jo mere attraktiv ser muligheden ud . I lang tid opbevarede russiske virksomheder, organisationer, firmaer (og nogle fortsætter med at gemme) dokumentation i elektronisk form. Men på det seneste, på grund af det faktum, at opbevaring af regnskabsbilag i elektronisk form har mange fordele, planlægger flere og flere virksomheder at digitalisere arkivet hvert år.

Det er ubelejligt og upraktisk at bruge et papirarkiv:

Opbevaring af dokumenter i elektronisk form ser mere attraktivt ud i denne henseende. For det første kræver det meget tid at søge efter et dokument i et papirarkiv. Hvis det samme dokument pludselig bliver brug for flere medarbejdere på én gang, skal du lave en kopi af det. Derudover er papirarkiver meget skrøbelige - hyppig håndtering af papirdokumenter fører til skader på dokumenterne. Tab opstår ofte, når et dokument, efter at være brugt, bliver sendt til et andet sted ved en fejl. Opbevaring af primære dokumenter i elektronisk form, opbevaring af regnskabsbilag i elektronisk form (samt eventuelle andre dokumenter) er fri for alle disse ulemper - du kan altid hurtigt finde det dokument, du skal bruge, udskrive det og bruge det, hvis det er nødvendigt.

Kontakt de professionelle

Når du har besluttet, at opbevaring af dokumenter i elektronisk form er mest hensigtsmæssig for dig, er det værd at tage stilling til, hvem der præcist skal digitalisere arkivet, samt hvor regnskabsdokumenterne efterfølgende skal opbevares i elektronisk form. I begge tilfælde er det klogere at stole på de professionelle. Ved at kontakte arkivfirmaet "Kapitalarkivar" kan du sikre hurtig, professionel digitalisering og kompetent, pålidelig opbevaring af dokumenter i elektronisk form.

Det er værd at fremhæve den økonomiske side af problemet

At opbevare dokumenter elektronisk hos et arkiveringsfirma vil naturligvis ikke være gratis. Desværre forsøger mange virksomheder og firmaer at spare penge på professionelle tjenester... og som følge heraf står de over for behovet for at bruge en masse penge. Tab eller beskadigelse af vigtige dokumenter kan føre til ret store bøder, såvel som andre overtrædelser inden for dokumentflow. Hvis du er sikker på, at disse ulykker vil omgå dig, bør du tænke over, hvor meget det vil koste dig at leje et værelse til at opbevare arkivet. Men dette rum kan bruges mere effektivt.

Separat værd at bemærke

Opbevaring af primære dokumenter i elektronisk form, opbevaring af regnskabsbilag i elektronisk form letter markant processen med at udnytte dokumentationen mest effektivt - den sparede tid på at søge efter et specifikt dokument vil blive brugt af din virksomheds medarbejdere mere effektivt på at løse målopgaverne vedr. din forretning.

Hvorfor os?

Hvis du ikke ønsker at blive distraheret fra din virksomhed ved at løse relaterede problemer, hvis du vil sikre korrekt opbevaring af dokumenter i elektronisk form, i overensstemmelse med lovgivningen i Den Russiske Føderation, skal du kontakte arkivfirmaet "Capital Archivist" - vi vil hurtigt scanne alle dokumenter, sortere dem og sikre deres sikker opbevaring.

Organisationer kan bruge elektroniske dokumentlager, der automatiserer processen med at styre dokumentflow og kontorarbejde i virksomheden. Sådanne systemer gør det muligt at skabe ensartede dokumentdatabaser; programmer letter processen med at scanne papirer med automatisk lagring af elektroniske kopier i databasen.

Dokumentregnskabsprogrammer skal sikre pålidelig opbevaring af elektroniske papirer i form af poster i en database med mulighed for øjeblikkeligt at søge information ud fra forskellige kriterier. Elektronisk dokumentflow udføres ved at oprette en dokumentpost, som beskriver alle de nødvendige parametre og vedhæfter en scanning - en kopi af dokumentet eller filerne.

Arkiveringsregler

Begreberne dokumentflow og elektronisk dokumentflow er givet i paragraf 73, 74 i GOST R 7.0.8-2013, hvor dokumentflow er bevægelsen af dokumenter i en virksomhed fra det øjeblik, de oprettes eller modtages, indtil fuldførelsen af udførelse eller afsendelse elektronisk dokumentflow er udveksling af papirer ved hjælp af et automatiseret informationssystem. I overensstemmelse med paragraf 1 i artikel 6 i den føderale lov af 6. april 2011 nr. 63-FZ "Om elektroniske signaturer" anerkendes oplysninger på et digitalt medie, der er signeret med en kvalificeret elektronisk signatur, som et elektronisk dokument svarende til et papirdokument underskrevet med en håndskrevet signatur. Et sådant dokument kan bruges i ethvert juridisk forhold i overensstemmelse med loven, undtagen i det tilfælde, hvor føderale love eller bestemmelser vedtaget i overensstemmelse med dem fastsætter et krav om behovet for udelukkende at udarbejde et dokument på papir.

En organisation kan bruge både papir- og elektroniske dokumentformater i sit arbejde. Opbevaring af dokumenter kan ske både på papir og digitalt. I dag gør softwaresystemer det muligt ikke kun at sikre sikkerheden af elektroniske dokumenter, der er signeret med digitale signaturer, men også at scanne papirdokumenter for at konvertere dem til elektronisk format.

En beskrivelse af reguleringen af elektronisk lagring af forretningsoplysninger og andre oplysninger er indeholdt i GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; især paragraf 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 i standarden diskuterer procedurerne for oprettelse af elektroniske kopier af papirer, regler for opbevaring af information samt krav til sikring af datasikkerhed og informationsbeskyttelse.

Hvis der er behov for at indhente bekræftede kopier af elektroniske data, for eksempel til brug som bevismateriale, så kan denne udstedelse ske fra elektroniske lagersystemer i form af papirkopier eller på elektroniske medier. Som en generel regel bør sådanne kopier bekræftes som ægte kopier af originalen for at reducere sandsynligheden for afvisning eller anfægtelse.

Procedurer for at lave kopier af lagrede oplysninger bør dokumenteres, f.eks. brugen af standard kopieringsfaciliteter og oprettelse af skriftlig dokumentation for den korrekte kopieringsproces.

Bemærk

Selv om et papirdokument konverteres til elektronisk format, vil et sådant dokument således ikke anses for elektronisk og kan ikke bruges som begrundelse med henblik på at bekræfte rigtigheden af indkomstskatteberegninger.

Også efter scanning kan papirdokumenter destrueres, dog vær opmærksom på, at der kan være tilfælde, hvor der bør gøres en undtagelse, og papirdokumentet skal opbevares.

Procedurer for at sikre langsigtet opbevaring af information bør tage hensyn til de nødvendige opbevaringsperioder og den forventede levetid for datalagringssystemer.

Glem ikke at sikkerhedskopiere dine filer og oprette mindst to aktuelle kopier til brug i tilfælde af tab eller beskadigelse af hele eller dele af din arbejdskopi af dataene. Det er afgørende, at sikkerhedskopier inkluderer alle relaterede oplysninger, så hvis det originale system er fuldstændig tabt, kan et komplet system genskabes. Sikker off-site opbevaring af disse sikkerhedskopier skal også tilvejebringes.

Scan eller original?

Artikel 29 i den føderale lov af 6. december 2011 nr. 402-FZ "Om regnskabsføring" fastslår, at primære dokumenter, registre, regnskaber, revisionsrapporter om dem er underlagt opbevaring af en økonomisk enhed i perioder, der er fastsat i overensstemmelse med med reglerne for tilrettelæggelsen af de statslige arkivsager, dog mindst fem år efter indberetningsåret.

Samtidig er regnskabsdokumenter, standarder for en økonomisk enhed, andre dokumenter relateret til organisering og vedligeholdelse af regnskaber, herunder værktøjer, der sikrer reproduktion af elektroniske dokumenter, samt verifikation af ægtheden af en elektronisk signatur, underlagt til opbevaring i mindst fem år efter det år, hvor de sidst blev brugt til indberetningsformål.

Det er organisationens ansvar at sikre sikre forhold for opbevaring af dokumenter og beskytte dem mod ændringer. Virksomhedens forpligtelser til at opbevare dokumenter er også fastlagt af normerne i Den Russiske Føderations skattelov, især afsnit 8 i stk. 1 i artikel 23 i Den Russiske Føderations skattelov, som bestemmer, at virksomheden er forpligtet til at sikre sikkerheden for regnskabs- og skatteregnskabsdata og andre dokumenter, der er nødvendige for beregning og betaling af skatter, herunder dokumenter, der bekræfter modtagelse af indtægter, udgifter samt betaling af skatter, medmindre andet er fastsat i Den Russiske Føderations skattelov, for fire flere år.

Spørgsmålet om opbevaring af bilag i regnskabs- og skatteregistre blev behandlet af Finansministeriet i brev af 26. december 2017 nr. 07-01-09/86857. Afdelingen henledte opmærksomheden på det faktum, at opbevaring af dokumenter i regnskab er reguleret af lov nr. 402-FZ, og i skatteregnskab - af Den Russiske Føderations skattelov er organisationens hovedopgave at sikre sikkerheden for papirer og deres beskyttelse mod ændringer, mens forskellene mellem papir og embedsmænd ikke laver elektroniske dokumenter.

Spørgsmålet rejser sig: Kan for eksempel primære papirer konverteret til elektronisk format tjene som bekræftelse på afholdte udgifter i tilfælde af tab af papiroriginaler? Og kan en scannet kopi af et dokument, der er placeret i et elektronisk arkiv, betragtes som et elektronisk dokument til skatteregnskabsformål? Afdelingens svar var som følger: Dokumentationsbevis for udgifter er etableret i paragraf 1 i artikel 252 i Den Russiske Føderations skattelov. Ifølge Finansministeriet indregnes elektroniske dokumenter, der cirkuleres inden for rammerne af aftaler mellem deltagere i elektronisk interaktion, underskrevet med en simpel elektronisk signatur eller en forstærket ukvalificeret signatur, baseret på bestemmelserne i lov nr. 63-FZ, til regnskabsføring og skattemæssige formål som svarende til et papirdokument underskrevet med en håndskrevet underskrift, i tilfælde, der er fastsat ved aftale. Og når de udarbejder primære regnskabsdokumenter, kan forretningsparter organisere elektronisk dokumentflow ved hjælp af en simpel og (eller) forbedret ukvalificeret signatur, med forbehold for overholdelse af kravene i lov nr. 63-FZ (brev fra Ruslands finansministerium dateret 12. september , 2017 nr. 03-03-06/1 /58456).

Finansministeriet har i brev af 13. april 2015 nr. 03-03-06/20808 forklaret, at en telefax, elektronisk kopi eller på anden måde gengivet underskrift af lederen ved modtagelse af dokumenter, der har økonomiske konsekvenser, ikke er støttedokumenter vedr. organisationer til regnskabsmæssig indkomstskat. En lignende holdning afspejles i beslutningen fra den føderale voldgiftsdomstol i Volga-distriktet dateret den 20. juni 2012 nr. A12-13422/2011.

Regler for opbevaring af primære regnskabsbilag. Betingelser for opbevaring af elektroniske dokumenter. Læs artiklen for proceduren for destruktion af elektroniske dokumenter.

Spørgsmål: Spørgsmål om elektronisk opbevaring af regnskabsmæssige primære bilag. Lad os antage, at vi beslutter os for at opbevare regnskabskildedokumenter i elektronisk form (elektronisk arkiv). Betyder det, at hvis et dokument blev modtaget på papir, så kan vi scanne det, placere det i et elektronisk arkiv og ikke opbevare papirdokumentet (ødelægge det)?

Svar: Nej, det betyder det ikke.

Forskrifter, godkendt, og regler, godkendt.

2.32 i reglerne godkendt efter ordre fra det russiske kulturministerium af 31. marts 2015 nr. 526.

Et scannet billede af et dokument tillader, men indebærer ikke, langtidslagring.

Begrundelse

Sådan opbevarer du regnskabsbilag

Opbevaring

For at opbevare regnskabsdokumenter skal du udstyre specielle rum, pengeskabe eller skabe (klausul 6.2 i forordningerne, godkendt ved brev fra USSR's finansministerium dateret 29. juli 1983 nr. 105). Kravene til konstruktion af sådanne lagerfaciliteter er angivet i reglerne godkendt efter ordre fra det russiske kulturministerium dateret 31. marts 2015 nr. 526.

Opbevar strenge rapporteringsformularer i pengeskabe, metalskabe eller i særlige rum for at sikre deres sikkerhed (klausul 16 i regulativerne godkendt ved dekret fra Den Russiske Føderations regering af 6. maj 2008 nr. 359). Saml kontantordrer, forskudsrapporter, kontoudtog med tilhørende dokumenter i kronologisk rækkefølge og bind dem.

Opbevar dokumenter mærket "forretningshemmelighed" i pengeskabe.

Opbevar andre dokumenter i særlige rum eller i aflåste skabe under ansvar af personer, der er bemyndiget af regnskabschefen.

En organisation har ret til at opbevare regnskabsbilag i elektronisk form. Forklaringen er enkel.

I henhold til regnskabslovgivningen kan primære og summariske regnskabsdokumenter udarbejdes på papir eller i elektronisk form (del 5 i artikel 9 i lov af 6. december 2011 nr. 402-FZ). Skatteregnskabsregistre kan også føres på papir, elektronisk og (eller) på et hvilket som helst computermedie (). Endelig kan og skal selvangivelser (beregninger) indsendes elektronisk ().

Og da primære dokumenter, regnskabs- og skatteregnskabsbilag samt selvangivelser (beregninger) kan udarbejdes i elektronisk form, så kan de opbevares i samme format. Ingen grund til at udskrive. Den eneste betingelse er, at sådanne dokumenter skal attesteres i overensstemmelse med alle regler med elektronisk signatur.

Lignende konklusioner findes i breve fra Ruslands finansministerium af 22. august 2012 nr. 03-02-07/1-202 og dateret 24. juli 2008 nr. 03-02-07/1-314.

Efter anmodning fra tilsynsmyndigheder, herunder skatteinspektoratet, skal kopier af elektroniske dokumenter udskrives og bekræftes personligt, før de sendes til inspektion (klausul 1 i artikel 252, paragraf 1 i artikel 93 i Den Russiske Føderations skattelovgivning ). Denne konklusion er baseret på bestemmelserne i del 6 i artikel 9 i loven af 6. december 2011 nr. 402-FZ, artikler og Den Russiske Føderations skattelov.

For at organisere opbevaringen af dokumenter i elektronisk form skal du bruge de regler, der er godkendt ved brev fra USSR's finansministerium dateret den 29. juli 1983 nr. 105 (i den del, der ikke er i modstrid med loven), og reglerne godkendt efter ordre fra Ruslands kulturministerium dateret 31. marts 2015 nr. 526. Gør dette, indtil den føderale regnskabsstandard er godkendt, der fastlægger krav til dokumenter og dokumentflow i regnskabet. Dette fremgår af oplysningerne fra Ruslands finansministerium nr. PZ-13/2015.

Især skal elektroniske tekstdokumenter til opbevaring i organisationens arkiv overføres i PDF/A-format. Tjek også mindst en gang hvert femte år tilstanden af de elektroniske dokumentbærere, og om selve dokumenterne kan reproduceres. Disse er kravene i afsnit og 2.32 i reglerne, godkendt efter ordre fra Ruslands kulturministerium dateret 31. marts 2015 nr. 526.

Nye regler for opbevaring af elektroniske dokumenter

Opbevar dokumenter på papir eller elektronisk form

Hvis dokumenter er samlet elektronisk, kan de opbevares elektronisk. Det er ikke nødvendigt at udskrive på papir og opbevare dokumenter i denne form (brev fra Ruslands finansministerium dateret 22. august 2012 nr. 03-02-07/1-202).

Uanset hvilken metode du vælger, skal du blive vejledt af de nye regler for dokumentopbevaring.

Hvor skal dokumenter opbevares

Metoden til opbevaring af dokumenter afhænger af den fastsatte opbevaringsperiode.

Baseret på opbevaringsperioder er der tre typer dokumenter:

- midlertidig opbevaringsperiode (op til 10 år inklusive);
- midlertidig opbevaringsperiode (over 10 år);
- permanent holdbarhed.

Dokumenter af den første type opbevares i regnskabsafdelingen (punkt 2.3 og 4.2 i dokumentopbevaringsreglerne).

For at sikre sikkerheden af dokumenter af anden og tredje type har virksomheden ret:

- oprette dit eget arkiv (del 2 af artikel 13 i den føderale lov af 22. oktober 2004 nr. 125-FZ, paragraf 1.4 i reglerne for opbevaring af dokumenter);
- bruge tjenester fra et professionelt arkiv.

Virksomheden beslutter selvstændigt, hvilken metode der er at foretrække.

Sådan opbevarer du elektroniske dokumenter

Lad os overveje proceduren for opbevaring af elektroniske dokumenter, hvis virksomheden har sit eget arkiv.

Under hvilke betingelser skal elektroniske dokumenter opbevares?

I modsætning til papirdokumenter skal opbevaring af elektroniske dokumenter overholde tre forhold(punkt 2.30 i dokumentopbevaringsreglerne).

To eksemplarer. Elektroniske dokumenter skal opbevares i to eksemplarer. Den ene er den vigtigste, den anden er arbejderen. De skal opbevares på forskellige fysiske enheder.

Revisor skal deponere mindst to eksemplarer af det elektroniske dokument på forskellige medier.

Tilgængelighed af teknisk base. Virksomhedsarkivet skal have tekniske og softwaremæssige værktøjer til gengivelse og kopiering af elektroniske dokumenter. Derudover er sådanne værktøjer nødvendige for at omskrive dem og overvåge deres fysiske og tekniske tilstand.

Sikkerhedsgaranti. Arkivet skal have installeret en opbevaringstilstand, der sikrer sikkerheden ved elektroniske dokumenter. Vi må ikke tillade, at de går tabt eller ender i uautoriserede forsendelser. Elektroniske dokumenter skal opbevares, så de ikke ødelægges eller oplysningerne på dem forvanskes.

I hvilken form skal et elektronisk dokument overføres til arkivet?

Skema Algoritme af handlinger til overførsel af et elektronisk dokument til arkivet

Sådan kontrollerer du opbevaringen af et elektronisk dokument

Skifter virksomheden udstyr, software mv., skal de synkront udskiftes i virksomhedsarkivet.

Med fremkomsten af nye medier og nye formater er det nødvendigt omgående at omskrive elektroniske arkivdokumenter til sådanne medier og formater (klausul 2.32 i dokumentopbevaringsreglerne).

Udover, mindst én gang hvert femte år skal kontrolleres (klausul 2.32 og 2.40 i reglerne for dokumentopbevaring):

- bærernes fysiske tilstand;
- reproducerbarhed af elektroniske dokumenter.

Hvis noget viser sig at være galt, bør elektroniske dokumenter omskrives til nye medier. Samtidig er det vigtigt, at der ved omskrivning sikres fuldstændigheden og pålideligheden af oplysningerne.

I alle tilfælde er det nødvendigt at kontrollere for tilstedeværelsen af ondsindede computerprogrammer (klausul 2.39 i dokumentopbevaringsreglerne).

Hvis et elektronisk dokument indeholder ondsindede computerprogrammer, skal det beslaglægges til antivirusbehandling (paragraf 2.41 i dokumentopbevaringsreglerne).

Sådan får du et elektronisk dokument fra arkivet

Et elektronisk dokument fra arkivet kan fås i form af en elektronisk kopi eller en kopi på papir (dokumentopbevaringsreglernes pkt. 2.47).

Elektroniske kopier af arkivdokumenter kan hentes fra arkivet i elektronisk form eller via internettet. De er certificeret med en elektronisk signatur af virksomhedens leder eller en embedsmand autoriseret af ham ().

Når der udstedes en kopi af et dokument på papir, anbringes en arkivkode på bagsiden af hvert ark, bekræftet af en påskrift og segl på bagsiden af det sidste ark af kopien (punkt 5.14 i dokumentopbevaringsreglerne).

Hvordan man ødelægger et elektronisk dokument

Hvis et elektronisk dokument er udløbet, kan det destrueres. Udvælgelsen af dokumenter foretages af en ekspertkommission bestående af virksomhedens medarbejdere.

Listen over dokumenter, der skal destrueres, er skrevet i loven. Dens formular er angivet i bilag nr. 21 til dokumentopbevaringsreglerne.

Herefter udføres fysisk ødelæggelse eller ødelæggelse af software og hardware (paragraf 4.13 i dokumentopbevaringsreglerne).

Stanislav Kotovich svarer:

Vicedirektør for den juridiske afdeling i det russiske finansministerium

"For hver linje i saldoen, hvis indikator er signifikant, skal du indtaste understrenge. I dem skal du angive de numeriske værdier, der er en del af de aggregerede indikatorer i standardformularen for balancen. For eksempel kan du til linje 1150 "Anlægsaktiver" tilføje separate linjer og give data om omkostninger til bygninger, maskiner og udstyr, hvis sådanne oplysninger er væsentlige. Sådan bestemmes niveauet af væsentlighed af indikatorer, læs anbefalingerne."

I denne artikel vil vi fortælle dig, hvordan en organisation skal opbevare sine elektroniske dokumenter. Vi vil finde ud af, hvordan og på hvilke medier det er bedre at optage elektroniske filer, hvordan man opretter en opgørelse over elektroniske dokumenter og overfører dem til opbevaring til organisationens arkiv.

ELEKTRONISK ARKIV OG OPBEVARING AF ELEKTRONISKE DOKUMENTER: FORSKELLIGE KONCEPT, SKØNDT SOM RELATEREDE

Elektronisk arkiv er oprettet ved hjælp af speciel software eller alene og repræsenterer et sæt bestilte scannede kopier af papirdokumenter eller elektroniske dokumenter fra organisationen. Meningen med det elektroniske arkiv er, at enhver medarbejder, der har ret til at se et bestemt dokument, stifter bekendtskab med det uden at forlade sin arbejdsplads. At dokumentet har ligget i arkivet i mange år er ligegyldigt.

Opbevaring af elektroniske dokumenter- dette er en del af organisationens dokumentlagringssystem, som igen er en af de vigtigste kontorprocesser. Uanset om dokumentet er papir eller elektronisk, skal det opbevares i nærmere angivne perioder.

Dette er naturligvis en ideel mulighed, når det elektroniske arkiv er en del af organisationens elektroniske dokumentlagringssystem. Dette bør opnås ved gradvist at placere elektroniske kopier af dokumenter i en særlig database og derved danne et elektronisk arkiv. Men dette er ikke opbevaring, men blot lettere adgang. Der er ikke engang tale om et arkiv i ordets fulde forstand, for originale dokumenter indleveres til organisationens arkiv, og det elektroniske arkiv består af scannede kopier. Et sæt scannede kopier af papirdokumenter er ikke et arkiv. Og et elektronisk dokument er et fuldgyldigt dokument, og ikke en scannet kopi af et papir.

VORES ORDBOG

Elektronisk dokument- dette er dokumenteret information præsenteret i elektronisk form, det vil sige i en form, der er egnet til menneskelig perception ved brug af elektroniske computere, samt til transmission via informations- og kommunikationsnetværk eller behandling i informationssystemer.

LOVGIVENDE RAMMER FOR OPBEVARING AF ELEKTRONISKE DOKUMENTER

Hvert år vokser mængden af elektroniske dokumenter i organisationer. Antallet af lovgivningsmæssige eller metodologiske dokumenter, der er afsat til opbevaring af elektroniske filer, er desværre ikke stigende. Du skal kun ledes af reglerne for organisering af opbevaring, erhvervelse, regnskab og brug af dokumenter fra Den Russiske Føderations arkivfond og andre arkivdokumenter i statslige organer, lokale regeringer og organisationer (godkendt efter ordre fra Kulturministeriet af Rusland dateret 31. marts 2015 nr. 526, i det følgende benævnt 2015-reglerne). 2015-reglerne er det vigtigste reguleringsdokument, der i øjeblikket dækker, men ikke så fuldt ud, som vi ønsker, reglerne for opbevaring af elektroniske dokumenter.

Også af stor interesse er udkastet til anbefalinger om erhvervelse, registrering og organisering af opbevaring af elektroniske arkivdokumenter i organisationers arkiver (se webstedet for Federal Archives Agency: http://archives.ru). Projektet blev udviklet af VNIIDAD i 2012 og er stadig et projekt. Ikke desto mindre kan dette projekt være nyttigt for organisatoriske arkiver, da det indeholder en masse information, som ikke er tilgængelig andre steder.

Disse dokumenter indeholder én generel regel: elektroniske dokumenter opbevares i samme perioder og efter samme regler som papirfiler. Der bør dog tages hensyn til elektroniske mediers egenskaber og karakteristika.

VI SKABER ELEKTRONISKE CASES

Der er ingen spørgsmål med papirarbejde: det er en samling dokumenter, der er dedikeret til ét emne. Ting kan være:

homogen (f.eks. sagen "Ordre til kerneaktiviteter", der kun består af ordrer);
sammensat (f.eks. en sammensat fil "Dokumenter om levering af tjenesteydelser til entreprenører", som omfatter korrespondance, kopier af kontrakter og yderligere aftaler og andre dokumenter).

Alle papirdokumenter i sagen arkiveres i én mappe.

Elektroniske filer kan også være homogene og sammensatte. Elektroniske dokumenter er ligesom papirdokumenter også samlet i én mappe, dog elektronisk (fil). For eksempel kan den elektroniske fil "Interne notater" være en mappe af samme navn, som indeholder filer med officielle notater fra det første til det sidste nummer.

Ud over filen, der indeholder selve det elektroniske dokument, kan mappen også indeholde filer med elektroniske signaturer, metadata for det elektroniske dokument - sættet afhænger af organisationens software.

Dannelsen af elektroniske filer, ligesom papirfiler, bør håndteres af deres eksekutører i strukturelle opdelinger. Sekretæren kan ikke præcist afgøre, hvilken sag dette eller hint højt specialiserede dokument vedrører, kender ikke branchestandarder, der bestemmer opbevaringsperioder mv. Jeg gentager, alt dette bør udføres af de optrædende. Sekretæren påtager sig den metodiske og rådgivende del af arbejdet.

VI PLACERER ELEKTRONISKE DOKUMENTER I NOMENKLATUREN AF SAGER

Elektroniske dokumenter placeres i sagernes nomenklatur på en generel måde. Du kan angive "elektronikken" af et dokument på to måder:

i kolonnen "Note" (eksempel 1);
i kolonnen "Sagstitel" (eksempel 2), som anbefalet i afsnit 3.6 i de metodologiske anbefalinger til udvikling af instruktioner for kontorarbejde i føderale udøvende myndigheder (godkendt ved ordre fra Federal Archive af 23. december 2009 nr. 76) .

VI FULDFØRER EN INTERN FORTEGNELSE AF ELEKTRONISKE CASES OG DOKUMENTER

Elektroniske filer og dokumenter overføres til organisationens arkiv sammen med papirfiler i henhold til den generelle algoritme:

1) der foretages en årlig vurdering af værdien;

2) baseret på resultaterne af undersøgelsen destrueres filer med udløbet opbevaringsperiode;

3) de resterende sager føres på inventaret og sendes til opbevaring.

Skemaet til opgørelse af elektroniske filer og dokumenter, som samtidig spiller rollen som en handling med accept og overførsel af dokumenter til organisationens arkiv, er angivet i bilag nr. 24 til 2015-reglerne (eksempel 3). Denne opgørelse afsluttes i den strukturelle enhed.

Regler for opstilling af en opgørelse. Inventargraferne er intuitive; der er intet at kommentere her. Lad os overveje de "organisatoriske aspekter" ved kompilering af denne opgørelse:

opgørelser udarbejdes separat for elektroniske filer med permanent opbevaring og midlertidige (over 10 år) opbevaringsperioder;
i opgørelsen af elektroniske filer til permanent opbevaring er kolonnen "Opbevaringsperiode" udeladt;
fortegnelser er udarbejdet i to kopier (den ene vil forblive i arkivet, den anden, med underskrift fra den arkivar, der accepterede dokumenterne, vil blive returneret til enheden);
Fondsnummeret må ikke angives, og denne kolonne kan helt udelukkes, hvis organisationen kun har én arkivfond (denne information gives til enheden af arkivaren eller den sekretær, der er ansvarlig for opbevaring af dokumenter);
titlen på fortegnelsen angiver det år, som dokumenterne indsendes for;
navnet på den strukturelle enhed er inkluderet i navnet på inventarafsnittet;
navnet på sektionen, indekser, overskrifter, opbevaringsperioder for filer er fastsat i overensstemmelse med nomenklaturen for filer;
opgørelsen aftales med lederen af kontorledelsesafdelingen (kontor, førskoosv.), med ekspertkommissionen fra den strukturelle enhed (hvis der er en) og underskrevet af lederen af den strukturelle enhed;
anden del af inventaret (overført-modtaget) udfyldes ved modtagelse og fremsendelse af dokumenter til arkivet;
inventarets løbenummer tildeles i arkivet.

Det er efter vores opfattelse tilrådeligt at supplere opgørelsen med antallet og typen af medier, der overføres til arkivet.

Vi udarbejder et bilag til opgørelsen. Ifølge 2015-reglerne har fortegnelser over elektroniske filer og dokumenter vedhæftede filer. Opgørelsesbilaget er en intern opgørelse af hver elektronisk fil (eksempel 4).

I modsætning til overførsel af papirdokumenter til arkivet, hvor en intern beholdning (om nødvendigt, dens forberedelse) sys ind i volumen ved overførsel af elektroniske filer:

Der skal udarbejdes en ansøgning for hver elektronisk sag;
er ikke indlejret i mediet og er ikke optaget på det, men er udformet i papirform som bilag til opgørelsen af elektroniske filer og dokumenter, der er overført til arkivet.

VI OVERVEJER KRAV TIL ELEKTRONISKE DOKUMENTFORMATER OG MEDIER

Arkivlagerformat etableret af reglerne fra 2015. Dette er et PDF/A-format, der er specielt designet til langtidslagring af information og er nedfældet i ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 "Document Management"-standarden. Elektronisk dokumentfilformat til langtidslagring." Men dette krav skal overholdes af statsarkiver og organisationer, der er kilderne til deres erhvervelse.

Erhvervsorganisationer, hvor det er usandsynligt, at de fleste dokumenter nogensinde forlader deres eget lager, kan bruge almindelige PDF-formater såvel som andre formater. For eksempel vises tegninger og diagrammer ikke altid korrekt i PDF, så for ikke at ofre kvaliteten af dokumentet til fordel for at bevare et givet format, er det tilrådeligt at gemme filen i enhver anden uforanderlig form.

Formatets uforanderlighed. Når du overfører dokumenter til opbevaring, skal der lægges særlig vægt på ikke så meget overholdelse af et bestemt format, men på hvordan dette format sikrer filernes uforanderlighed. Der er ikke behov for dyr software og deltagelse i seminarer om vedligeholdelse af elektroniske arkiver, hvis nogen på arbejdspladsen nemt kan foretage ændringer i en fil, der længe har været arkiveret.

Enhver sekretær er bekendt med konceptet "lukke et dokument med kontorarbejde." Det betyder, at alle opgaver på dokumentet er udført, og det kan arkiveres.

For elektroniske dokumenter anbefaler vi at supplere dette med en handling mere - at oversætte dokumentet til et uforanderligt format. Det er selvfølgelig ikke værd at fjerne det fra offentligheden, men enhver ekstern indblanding i form og indhold bør udelukkes.

Hvordan man implementerer dette teknisk, bestemmer hver organisation selv, afhængigt af den anvendte software, tilgængeligheden af et EDMS og kvaliteten af teknisk support.

Selvfølgelig vil en organisation, der praktiserer elektronisk dokumenthåndtering, hurtigt bygge et system til arkivering af elektroniske dokumenter end et, der nøjes med en kontorsoftwarepakke, cloud-lagring og tjenester fra en systemadministrator, der kommer en gang om ugen. Men på en eller anden måde er det muligt at løse dette problem - hvis der er et ønske.

Transportører. Konventionelt kan én informationsbærer sammenlignes med én mængde papirarbejde. Du kan ikke skrive alle dine opgaver på én disk i træk, så længe dens kapacitet er nok. Det er bedre at overholde princippet om "én ting - en disk". Du kan dog optage flere filer på én disk, men kun hvis det er filer af samme år, og de har samme holdbarhed (alt sammen som med papirbind).

Hvad angår medier, er intet mere bekvemt end normalt CD-R(engangs-cd'en) var endnu ikke opfundet.

Hvis der dukker mere avancerede lagringsmedier op, er det bedre at omskrive hele det elektroniske arkiv til dem. Ellers kan du aldrig se indholdet af de gamle medier overhovedet. Det skete for eksempel med disketter, som stadig findes i arkiver, men der er simpelthen ikke noget at køre dem på på et almindeligt kontor.

Mindre populær som arkivlagringsmedie USB-flashdrev. De er upopulære, fordi filer fra dem nemt kan slettes eller erstattes. Ergonomi lader også meget tilbage at ønske: Mens diske pænt kan foldes uden selv at blive placeret i specielle kasser, er flashdrev for varieret i form.

Det optimale medie for et elektronisk arkiv er således en cd.

Sådan signerer du medier. Hvert medie er signeret. I henhold til paragraf 4.34 i 2015-reglerne er følgende angivet på indlægget, som er placeret i etuiet, så påskrifterne er synlige:

organisationens navn (fuldstændig, forkortet);
fondsnummer;
lagernummer af elektroniske filer, dokumenter;
sagsnummer i henhold til inventaret;
mærke på status for kopien af elektroniske dokumenter: "Grundlæggende." (hoved) eller "slave" (arbejder);
frister for elektroniske sagsdokumenter;
yderligere bemærkninger om begrænsning af adgang til dokumenter (hvis nødvendigt).

Reglerne for 2015 indeholder ikke en forsideformular. En mulig mulighed for at placere ovenstående information på cd-omslaget kan se ud som eksempel 5.

Fonds- og inventarnummer er kun angivet på omslaget, hvis der er flere fonde, og den elektroniske fil er inkluderet i opgørelsen.

Som vi allerede har fundet ud af, er der kun to opgørelser: elektroniske filer med permanente og midlertidige (over 10 år) opbevaringsperioder. Men elektroniske filer med kortere opbevaringsperiode kan overføres til arkivet. Der er ingen grund til at beskrive dem, så informationsblokken "Inventarnummer" i dette tilfælde er simpelthen udeladt fra diskens cover.

VI OVERFØRER ELEKTRONISKE DOKUMENTER TIL ARKIVET

Proceduren for overførsel af elektroniske dokumenter til organisationens arkiv er beskrevet i paragraf 4.34 i 2015-reglerne. Algoritmen er som følger:

Trin 1: den strukturelle enhed forbereder elektroniske dokumenter til overførsel til arkivet - gemmer dem selvstændigt i uforanderlige formater og opretter om nødvendigt filer.

Trin 2: elektroniske filer optages på separate lagringsmedier (hver i to eksemplarer), hvortil der så er designet omslag.

Trin 3: elektroniske filer med lange og permanente opbevaringsperioder er inkluderet i de relevante fortegnelser (se eksempel 3 og 4).

Trin 4: varebeholdninger med bilag overføres til organisationens arkiv på papir.

Trin 5: Arkivaren scanner alle medier med et antivirusprogram og kontrollerer derefter hver optaget dokumentfil (den fil, der visualiserer dokumentet) for reproducerbarhed.

Trin 6: Der foretages en registrering af accept og overførsel i opgørelsen af sager. Opgørelsen underskrives af arkivaren og den medarbejder, der har overført dokumenterne til arkivet.

VI SÆTTER ELEKTRONISKE DOKUMENTER I ARKIVET

Traditionelt er det i arkivet, at alle sager modtaget fra afdelinger føres ind i regnskabsbilag - arkivopgørelser.

For elektroniske filer leveres særlige fortegnelser, hvis formularer er angivet i 2015-reglerne:

opgørelse over elektroniske filer og permanente opbevaringsdokumenter (bilag nr. 17);
opgørelse over elektroniske filer og dokumenter med midlertidige (over 10 år) opbevaringsperioder (bilag nr. 18).

Bemærk: Der er ingen opgørelse over elektroniske personalefiler. Alle personalesager opbevares i papirform, og det vil formentlig fortsætte i lang tid.

Sådan udfyldes en arkivliste. Arkivopgørelser af elektroniske akter og dokumenter udfyldes efter samme regler som opgørelser over almindelige papirakter. Den eneste forskel er, at i stedet for antallet af ark af sagen, angives antallet af megabyte hukommelse, som den optager. Derudover er "bind" praktisk talt udelukket i elektroniske filer, medmindre det er så omfangsrig en fil, at den skulle optages på flere medier.

Eksempel 6 viser et eksempel på udfyldelse af en fortegnelse over elektroniske filer og dokumenter med midlertidige (over 10 år) opbevaringsperioder. Opgørelsen af elektroniske filer til permanent opbevaring er samlet på samme måde, den eneste forskel er, at den ikke indeholder kolonnen "Opbevaringsperiode".

Opgørelsesskemaet (tabellen) adskiller sig ikke fra det, der udfyldes af strukturelle enheder ved overførsel af elektroniske dokumenter til arkivet (se eksempel 3). Forskellen er, at eksempel 6 præsenterer et årligt afsnit af opgørelsen af elektroniske filer og dokumenter, generelt for organisationen. Arkivaren vil bruge den til at indsamle alle dokumenter indsendt af afdelingerne. Vær opmærksom på eksempel 6: opgørelsen omfatter blandt andet de dokumenter, der blev angivet i eksempel 3.

Bilag 17 og 18 til 2015-reglerne har også bilag, der i form ligner interne opgørelser af elektroniske filer (se eksempel 4). I praksis betyder det, at arkivaren ikke behøver at genkompilere disse "interne opgørelser" for hver enkelt sag. Det er nok at sikre, at kolleger fra andre afdelinger giver dem videre, når de indleverer deres dokumenter til arkivet.

VI OPBEVARER ELEKTRONISKE CASES I ARKIV

De obligatoriske betingelser for opbevaring af elektroniske dokumenter er som følger (paragraf 2.30 i 2015-reglerne):

organisationens arkiv skal have mindst to kopier af hver elektronisk dokumentlagringsenhed (hoved- og arbejdskopierne skal være placeret på forskellige fysiske enheder);
arkivet skal være udstyret med tekniske og softwareværktøjer, der giver dig mulighed for at gengive, kopiere, omskrive elektroniske dokumenter, overvåge fysisk og teknisk tilstand;
Opbevaringsordningen for elektroniske dokumenter skal forhindre tab, uautoriseret distribution, ødelæggelse eller forvanskning af oplysninger.

Bemærk: Arkivet skal opbevare to kopier af hver elektronisk fil på to medier. Det er logisk (selv om det ikke er specificeret i reglerne), at begge medier skal opbevares adskilt fra hinanden. Hvis der sker noget med en af kopierne, kan den gendannes.

VI ØDELEGGER ELEKTRONISKE DOKUMENTER

Destruktion af elektroniske dokumenter sker i overensstemmelse med den generelle procedure. Også i almindelig rækkefølge placeres elektroniske dokumenter i destruktionshandlingen, og derefter laves passende noter i regnskabsdokumenterne (opgørelser). Ingen specielle funktioner. Alt er det samme, som når man ødelægger papirdokumenter.

Ligesom papir skal medier destrueres på en måde, der ikke kan gendannes. Den nemmeste måde er at sende skiverne til ovnen eller makuleringsmaskinen sammen med de papirdokumenter, der skal destrueres.