Koosolekute protokolli näidiste korrektne koostamine. Kuidas koostada koosoleku protokolli

Juhised

Ettevalmistus. Registreeri kõik osalejad koosolekud, märkige võimalusel nende nimed ja ametikohad tähestikulises järjekorras. Peate sellist teavet protokollis kajastama võimalikult täpselt, ilma tavaliste lühenditeta.

Protokolli koostamise meetodid. Kõik sõltub sellest, kuidas on kombeks teavet salvestada koosolekud X komisjonitasud antud organisatsioonis või ettevõttes: kas kiirkiri, helisalvestis või käsitsi kirjutatud märkmed. Sõltuvalt sellest peate koostama, transkribeerima ärakirja või helisalvestise, millele lisandub sellel päeval antud aruannete abstraktne sisu.

Pange tähele, et protokolli tekstil on siiski sissejuhatav ja põhiosa. Sissejuhatus on täis- ja lühiosa puhul sama ning selles on märgitud protokollija ja esimehe nimi komisjonitasud, samuti osalejate koguarvust koosolekud. Inimesed, kes ei ole ametlikud liikmed komisjonitasud, kuid kohalolijad on sellest hoolimata punktsioonis märgitud kui "kutsutud".

Ühelgi protokollil ei ole dokumentaalset jõudu enne, kui sellele on alla kirjutanud sekretär ja esimees. See on kohustuslik.

Paljude majandus- ja õigustoimingute sooritamisega kaasneb dokumentide koostamine. Selles sisalduva teabe olemus on olenevalt tüübist erinev protokolli Siiski võib selle dokumendi kirjutamisel tuvastada mõningaid üldisi mustreid.

Juhised

Protokollide kohaldamisala on äärmiselt lai: haldusõiguserikkumiste ja teatud uurimistoimingute toimepanemise kohta koostatakse protokollid, protokollitakse toimingud ja osanike koosolekud jne. Kuidas tuleks protokolli koostada? Millist teavet tuleb selles kajastada?

Esiteks peab protokoll sisaldama selle koostanud organisatsiooni nime: Horns and Hooves LLC, N-sky ringkonnakohus jne. Sellele järgneb dokumendi nimi – protokoll ise ja märge selle kohta, millist sündmust logitakse. Näiteks aktsionäride koosoleku protokoll või tunnistaja ülekuulamise protokoll.
Märkida tuleb salvestatud toimingu (koosolek, ülekuulamine vms) kuupäev, selle number (või juhtumi number, mille puhul see tehti), samuti salvestatud sündmuse algus- ja lõpuaeg.

Pärast täpsustatud teavet on vaja loetleda salvestatud toimingus osalevad isikud, märkides ära nende rolli. Näiteks: „Kohtunik Ivanov I.I., dirigeerides

Protokolli pidamine on iga koosoleku, konverentsi, koosoleku, õppenõukogu ja muude ürituste lahutamatu osa. Väga oluline on protokolli korrektne koostamine, sest seda tüüpi dokument peegeldab koosoleku olemust ja võib olla mõne koosoleku kinnituseks või ümberlükkamiseks. selle sündmuse aspekte. Kontoritöös on võrdselt olulised nii erinevate ettevõtete vaheliste suurte koosolekute protokollid kui ka sisemised planeerimisnõupidamised.

1. septembril 2013 jõustus 7. mai 2013. aasta föderaalseadus nr 100-FZ "Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku esimese osa I jaotise lõigete 4 ja 5 ning kolmanda osa artikli 1153 muutmise kohta". jõudu. Üheks muudatuseks on koosolekuprotokolli koostamise nõuded.

Protokolli jaotised

PRESIDENT – ametnik, kes juhatab koosolekut, koosolekut vms.

SEKRETÄR – koosolekul viibiv ja selle koosoleku protokollija. See ei pruugi olla ametikohalt sekretär; iga osakonna töötaja võib võtta protokolli.

KOHAL – kõigi koosolekul viibinute nimekiri koos nende ametikohtadega. Kohalolijate nimekiri koostatakse vastavalt nende ametikohtadele kõrgeimast madalaimani. Kui kohalviibijate hulgas on mitu samaväärse ametikohaga inimest, määratakse nende järjestus nimekirjas tähestikulises järjekorras. Teine võimalus kohalolijate järjestamiseks on perekonnanimede tähestikulises järjekorras, olenemata ametikohast.

Kui koosolekul osaleb üle 15 inimese, koostatakse nad eraldi nimekirjas, mis lisatakse protokollile:

KOHE: 45 inimest (nimekiri lisatud).

PÄEVAKORD – see osa kajastab järjepidevalt kõiki teemasid, mida on plaanis koosolekul arutada. Lühi- ja operatiivkoosolekute protokollid ei tohi sisaldada päevakorda.

KUULUD – siin on märgitud esineja nimi ja teema või vajadusel kokkuvõte tema kõnest.

Näiteks:

KUULUD: Ivanova P.I. aruandega uue prioriteetse valdkonna arendamise kohta.

RÄÄKIMINE – kõigi aruannet kommenteerinute nimede loend.

OTSUSTATUD – siia kirjutame, millistele otsustele koosolekul jõudsime ning märgime ära koosolekul kokkulepitud otsuste täitmise tähtajad. Tihtipeale on “lahendused” ülesannete olemuslikud ja sisaldavad selleks kõiki komponente: täitja nimi, ülesande sisu, tähtaeg. Näiteks:

Ivanov I.I. – koostada 20. detsembriks 2014 hankeosakonna töötajate täiendõppe kava 2015. aastaks.

Lisaks saab protokolli otsusega kinnitada või kokku leppida dokumendi kavandi:

Kinnitada Vesna OÜ ettevõtte e-posti kasutamise eeskirjad ja kehtestada need alates 08.03.2015.

Leppige kokku Vesna LLC juhtumite nomenklatuuris.

Järgmisi jaotisi leidub protokollides harvemini:

KUULUD – üks kohalviibijatest loeb mõne dokumendi või dokumendi osa kõigile ette.

Näiteks:

KUULUD Rahandusministeeriumi kiri 22.07.2015 nr 4545-p

TERVITUSKÕNE – Üldjuhul peab tervituskõne suurtel konverentsidel ja foorumitel koosoleku juhataja. Tavalistel koosolekutel lillelistest tervitustest loobutakse.

KUTSUB on mistahes valdkonna eksperdid, kes olid kutsutud avaldama oma pädevat arvamust koosoleku küsimustes. Kutsutud isikud ei osale otsustamises.

ERINEV ARVAMUS on ühe koosolekul osaleja arvamus, mis ei nõustu tehtud otsusega. Osalejal on õigus nõuda oma eriarvamuse protokollimist. See on koostatud eraldi lehel ja on protokolli lahutamatu osa.

Kui mõne küsimuse üle tekkis arutelu, siis see salvestatakse ja vormistatakse järgmiselt:

KUULUD: I.A. Paramonov ühtse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamise vajadusest ettevõtete grupis.

KÜSIMUS: T.A. Mihhailova. Kas ühtse EDMSi kasutuselevõtt on kontserni praeguses arenguetapis majanduslikult otstarbekas?

Vastus: EDMSi kasutuselevõtt pole mitte ainult majanduslikult otstarbekas, vaid aitab optimeerida ka kontserni haldustegevuse kulusid.

Protokolli koostamine

Protokoll koostatakse organisatsiooni dokumentide kirjaplangile. See vorm sisaldab järgmisi üksikasju:

• ettevõtte nimi;
• struktuuriüksuse nimetus (kui koosolek toimub osakonnas või direktoraadis);
• dokumendi koostamise koht (ei tohi märkida, kui selle nimes on märgitud asukoht, kus organisatsioon tegutseb: “Togliatti piimakombinaat”);
• dokumendi nimi – PROTOKOLL;
• teksti pealkiri – antud juhul koosoleku nimi või kollegiaalse organi nimi:

PROTOKOLL

operatiivkoosolek

PROTOKOLL

ekspertkomisjoni koosolekud

• (see on koosoleku kuupäev);
• dokumendi tekst – oleme selle sisu eespool arutanud;
• allkiri – protokollile kirjutavad alla eesistuja ja sekretär.

Täidetud protokollid saadetakse kõigile koosolekul osalejatele. Kui dokument sisaldab ülesandeid, võetakse see kontrolli alla.

Siseprotokollid koostatakse tavaliselt lühivormis. Siin on eesmärk salvestada direktori juhised, mitte koosoleku käik või osalejate arvamused. Hoopis teine ​​asi on see, kui koosolekule kogunevad mitme organisatsiooni esindajad. Ükskõik kui head suhted nendega täna on, me ei tea kunagi, mis meid homme ees ootab. Võib-olla saab selle konkreetse koosoleku protokollist võtmedokument, mis tõestab, et teil on võimalikus vaidluses õigus. Seetõttu protokollitakse ühistel koosolekutel ülima rangusega.

PRAKTILINE TÖÖ 8

TEAVE JA VIIDOKUMENDID

PROTOKOLL, AKT

Enamik asutuste loodud dokumente on informatiivsed ja viiteallikad. Need dokumendid sisaldavad teavet tegeliku olukorra kohta. Teabe- ja viitedokumentide hulka kuuluvad: tõendid, memod, aktid, kirjad jne. Need on abistava iseloomuga ega ole siduvad. Selles sisalduvat teavet võidakse arvesse võtta.

Protokoll

Protokoll on organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemis erilisel kohal. Seda saab liigitada teabedokumentideks (kuna see sisaldab teavet, sisaldab see teavet mõne juhtimisküsimuse arutamise käigu kohta), ja kuna see sisaldab resolutiivosa. võib käsitleda haldusdokumendina.

Protokoll -, dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, konverentsidel, koosolekutel, konverentsidel ja muudel kollegiaalsete organite (komisjonide ja ministeeriumide nõukogud, vallavalitsused, samuti teadus-, tehnika- ja metoodikanõukogud) töövormides. ).

Aktsionäride koosolekud ja juhatuse koosolekud on protokollikohustuslikud.

Protokollid esitatakse registreerimiseks valitsusasutustele (näiteks kommertspankade, kaubandus-tööstuskodade jne registreerimisel). Samuti koostatakse protokollid ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse (konverentsid, koosolekud, koosolekud, seminarid jne) dokumenteerimiseks.

Protokoll koostatakse protokollide alusel, mida koosolekul peeti sekretäri juures käsitsi või diktofoni abil.

Sõltuvalt koosoleku liigist ja kollegiaalse organi staatusest valitakse protokolli vorm: lühi-, täis- või stenograafiline.

Lühiprotokoll– fikseerib koosolekul arutatud küsimused, esinejate nimed ja tehtud otsused. Protokolli säilitamine on soovitatav ainult juhul, kui koosolek on stenografeeritud, sekretärile esitatakse ettekanded ja sõnavõttude tekstid või kui koosolek on operatiivse iseloomuga.

Täielik protokoll - fikseerib mitte ainult arutatud teemad, tehtud otsused ja esinejate nimed, vaid ka üsna üksikasjalikud protokollid, mis edastavad koosolekul osalejate ettekannete ja sõnavõttude sisu, kõik avaldatud arvamused, esitatud küsimused ja märkused, kommentaarid, seisukohad. Täisprotokollid võimaldavad teil dokumenteerida koosolekust üksikasjaliku pildi.

Sõnasõnaline protokoll – on koostatud koosoleku stenogrammi (stenogrammi) alusel ja annab sõna-sõnalt edasi iga küsimuse arutamise ja selle kohta otsuse väljatöötamise protsessi.

Täis- ja stenograafilised protokollid koostatakse käsitsi kirjutatud stenograafiliste või lindistuste põhjal.

Igat tüüpi protokollid koostatakse ühtsele vormile, mis sisaldab järgmisi andmeid: asutuse nimi, dokumendi liik, kuupäeva paneku koht, dokumendi register, protokolli koostamise koht, pealkirja koht teksti juurde. Protokolli kuupäev on koosoleku toimumise kuupäev. Kui see kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev algus- ja lõppkuupäeva. Protokolli number (indeks) on koosoleku järjekorranumber. Teksti pealkiri kajastab koosoleku või kollegiaalse tegevuse tüüpi (protokoll – kolleegiumi koosolekud).

Protokolli tekst sisaldab sissejuhatavat ja põhiosa.

Protokolli veeosas on pärast pealkirja märgitud koosoleku juhataja ja sekretäri perekonnanimed ja initsiaalid. Alates sõna osalenud uuest reast loetletakse kollegiaalse organi alaliste liikmete perekonnanimed ja initsiaalid tähestikulises järjekorras (protokolli lühivormis on need andmed välja jäetud), samuti perekonnanimed, initsiaalid ja ametikohad. kutsututest. Sõnad “Esimees”, “Sekretär”, “Kohal” kirjutatakse suure algustähega vasaku serva algusest. Laiendatud koosoleku protokolli koostamisel ei loetleta osalejate nimesid, vaid näidatakse nende koguarv. Osalejate loendamine toimub registreerimisnimekirjade alusel, mis edastatakse koosoleku sekretärile ja mis on üks protokolli lisadest.

Protokolli veeosa sisaldab päevakorda. Selles loetletakse koosolekul arutatud küsimused koos esinejate (esinejate) nimedega ja sätestatakse nende arutamise järjekord. See loetleb koosolekul arutatud küsimused koos esinejate nimedega ja sätestab nende arutelude järjekorra. Koosoleku päevakord koostatakse eelnevalt ja see peaks sisaldama optimaalset küsimuste arvu.

Protokolli põhiosa sisaldab sama palju jaotisi, kui on päevakorras olevaid punkte. Vastavalt sellele on jaotised nummerdatud.

Iga osa koosneb kolmest osast: “KUULATUD”, “RÄÄKITUD”, “OTSUSTATUD”, mis trükitakse suurte tähtedega, et protokolli tekstis esile tõsta peaesineja kõnet, teema arutelus osalejaid. ja resolutiivosa, milles sõnastatakse küsimuse lahendus. Samal eesmärgil trükitakse protokolli tekstis iga kõneleja perekonnanimi ja initsiaalid nimetavas käändes uuele reale. Kõne salvestise esitlus eraldatakse perekonnanimest sidekriipsuga, see esitatakse ainsuse kolmandas isikus ja ettekande sisu kirjutatakse otsekõne vormis. Kui ettekande tekst on kiirkirjas või esitaja poolt kirjalikult, siis kriipsu järele kirjutatakse ka suurte tähtedega – “Aruanne on lisatud.”

Päevakorrapunkti number pannakse sõna “KUULATUD” ette, millele järgneb koolon.

Aruande arutelu edenemist kajastatakse rubriigis "RÄÄKIMINE" Küsimused ja vastused on salvestatud rubriigis "RÄÄKIMINE". Sõnu küsimus ja vastus pole kirjas.

Näiteks:

A.V. Smirnov – Kas on võetud meetmeid, et kõrvaldada...?

Vastuvõetud otsused on toodud rubriigis “LAHENDATUD”. Kui lahendusi on mitu, nummerdatakse need araabia numbritega koos punktiga. Igale otsusele on lisatud selle täitmise eest vastutava isiku ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid ning see sisaldab tähtaega, näiteks:

OTSUSTAS:

1. Valmistada ette uute personalieeskirjade eelnõu. Vastutav – personalijuht Rodionova N.P. Tähtaeg – 18. november 2001. a.

Resolutiivosa on üles ehitatud järgmise skeemi järgi: tegevus – teostaja – tähtaeg. Täitjaks võib olla organisatsioon, struktuuriüksus või konkreetne ametnik.

Protokolli võib fikseerida dokumendi kinnitamise otsuse. Sel juhul peaks protokollis olema viide kuupäevale ja dokumendi numbrile ning protokollile tuleks lisada dokument ise.

Valimiste ajal märgitakse protokolli iga kandidaadi hääletamistulemused.

Protokollile kirjutavad alla esimees ja sekretär. Sekretär toimetab teksti, tutvustab igale esinejale tema kõne salvestist ja saab kõne lindistamisega nõus oleva kõneleja allkirja. Peetavale koosoleku protokollile, mille valib eestseisus, kirjutavad alla esimees, sekretär ja kõik eestseisuse liikmed.

Protokolli väljavõte on originaalprotokolli teksti osa täpne koopia. Samal ajal taasesitatakse kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatav osa ja päevakorrapunkt, mille kohta väljavõtet koostatakse. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, kes vormistab ka tõendi. See koosneb sõnast “Õige”, väljavõtet kinnitava isiku ametikoha märgist, isiklikust allkirjast, perekonnanimest, initsiaalidest ja kuupäevast. Kui väljavõte antakse teisele organisatsioonile esitamiseks, kinnitatakse see pitseriga.

Protokolli vormingu näidis

(detailide pikisuunalise paigutusega)

Vene Föderatsiooni vapp

Ettevõtte nimi

PROTOKOLL

____________________ № _________________

kuupäev

_______________________________

Ilmumiskoht

Pealkiri:

Komisjoni koosolekud...

Esimees - Smirnov S.S.

Sekretär - Antonova M.I.

Kohal: 30 inimest (nimekiri lisatud)

(kui on kuni 15 inimest, siis protokollis

on märgitud initsiaalidega perekonnanimed

tähestikulises järjekorras, eraldades komadega)

PÄEVAKORD:

1. Konverentsiks valmistumise korrast.

Juhataja aruanne...

1. KUULATUD:

Sokolov A.I. - Aruande tekst on lisatud.

KÕLARID:

Ivanov M.I. - kõne lühisalvestus (kolmandalt isikult).

OTSUSTAS:

1.1. Kinnita...

2. KUULATUD:

KÕLARID:

OTSUSTAS:

esimees Allkiri S.S. Smirnov

seadus– mitme isiku koostatud dokument, mis kinnitab konkreetseid fakte või toiminguid.

Aktid koostatakse erinevates olukordades ja seetõttu on neid palju erinevaid:

· töövõtulepingu alusel töö vastuvõtmise akt;

· dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt;

· materjalide mahakandmise akt;

· äriakt;

· ülevaatusakt jne.

Aktid koostab alaline või juhtide juhtimisel määratud komisjon.

Erirühma moodustavad äriaktid, millega tuvastatakse veose kahjustumise, riknemise või puuduse fakte või muid veoreeglite rikkumisi. Selline akt koostatakse trükitud standardvormil ja täidetakse ilma plekkide, kustutamiste ja läbikriipsutusteta. Kõik akti täiendused ja parandused peavad olema kokku lepitud ja mõlema poole allkirjaga kinnitatud.

Kui akt on ettevõtte sisedokument, vormistatakse see üldplangil. Kui akt on väline dokument, siis peab see sisaldama organisatsiooni kohta taustateavet.

Akt peab sisaldama:

· organisatsiooni (struktuuriüksuse) nimi;

· dokumendiliigi nimetus;

· teksti pealkiri;

· allkirjad;

· pitsat;

· rakendused; (kui on olemas tõendavate dokumentide koopiad).

Akti tekst koosneb sissejuhatavast ja konstateerivast osast.

Akti veeosa näitab selle koostamise alust. See võib olla viide dokumendile, juhtkonna suulisele korraldusele, mis tahes faktidele, sündmustele või toimingutele.

Akt võib olla pealkirjaga, näiteks: "Tarbekaupade puuduse seadus" või "Konfidentsiaalne dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise akt".

Akti põhiosas on kirjas:

· eesmärgid;

· komisjoni poolt teostatavate tööde ajastus;

· tulemused (tulemused, järeldused, ettepanekud).

Pärast teksti ja märkust avalduse kohta märgitakse vajadusel andmed akti eksemplaride arvu, asukoha või adressaatide kohta, kellele need saadeti.

Aktile kirjutavad alla kõik selle koostamises osalenud isikud.

Mitmed aktid (materiaalsetes, rahalistes ja muudes olulistes küsimustes) nõuavad juhi heakskiitu ja ettevõtte pitseriga kinnitamist.

Revisjoni ja kontrolli aktidega tutvutakse kõigi isikutega, kelle tegevust need mõjutavad. Veelgi enam, aktis on koostajate allkirjade järel märge "Akt on läbi loetud: seisukohad, allkirjad, allkirjade ärakirjad ja kuupäevad."

Näiteks:

Koostanud:

esimees__________________________________________________

Komisjoni liikmed:

Komisjoni liikmed: 1. _____________________________________________

Ametikoht, perekonnanimi, initsiaalid

Olevik: 1. _____________________________________________

Ametikoht, perekonnanimi, initsiaalid

Komisjoni liikmete ja kohalviibijate nimed on järjestatud tähestikulises järjekorras. Ametinimetus sisaldab ka asutuse nime.

Määrav osa algab lõiguga. See sätestab seaduse koostajate tehtud töö eesmärgid, eesmärgid ja olemuse ning selle tulemused. Töö tulemused saab esitada tabeli kujul.

Aktuse lõpuosas tehakse järeldused või soovitused. See tekstiosa on valikuline – toiming võib lõppeda ka faktide väljaütlemisega.

Pärast teksti, enne allkirju, vajadusel märkida akti täidetud eksemplaride arv ja nende asukoht (see osa aktist on samuti vabatahtlik). Näiteks:

Koostatud 3 eksemplaris:

1. eksemplar saadeti Venemaa majandusministeeriumile

2. eksemplar saadeti Venemaa Raudteeministeeriumile

3. eksemplar - ettevõtluses 05-24.

Täiendage akti tekst allkirjaga. Aktusele kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik eelnõu koostajad. Allkirja andmisel ei märgita ametikohti enne perekonnanimesid. Näiteks:

komisjoni esimees Allkiri K.Ya. Lakin

Komisjoni liikmed: __________________ V.N. Kirillov

Allkiri

______________ I.N. Potapov

Allkiri

N.N. Lamshina

Allkiri

Nagu igas dokumendis, on aktis teksti ees pealkiri, mis algab eessõnaga "O" ("About") ja on sõnastatud verbaalse nimisõnaga "Kontrollimisel", "Vastuvõtmisel-üleandmisel", "Kirjutamisel" väljas, "hävitamisel" " ja nii edasi.

Teatud tüüpi toimingud nõuavad heakskiitu. Näiteks asutuse likvideerimise akti kinnitab kõrgemalseisva osakonna juhataja (minister), dokumentide ja toimikute hävitamiseks määramise akti - asutuse juht. Heakskiit on tembeldatud vastavalt GOST R 6.30-97 nõuetele.

Siin on näide dokumendist:

Venemaa Kultuuriministeerium KINNITUD

Kultuurikomisjon Komisjoni esimees

Administreerimine Allkiri N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Piirkonna nimi Kuupäev

18.05.2000 № 12

Novosibirski linn

Dokumentide ohutuse kontrollimise kohta komisjonis

Põhjus: komisjoni esimehe 20.04.2000 korraldus nr 102 “Juhtimisdokumentide ohutuse kontrollimise kohta”.

Koostab komisjon, kuhu kuuluvad:

Esimees: Asetäitja Komitee esimees Sidorov G.V.

Komisjoni liikmed: 1. Juhataja. üldosakond Grigorieva N.I.

2. Personaliosakonna inspektor Mihhailova G.G.

3. Asetäitja Pearaamatupidaja S. I. Mõškin

4. Referents Prokudin M.V.

Ajavahemikul 16. maist kuni 18. maini 2000 kontrollis komisjon kultuurikomisjonis juhtimisdokumentide korraldust ja säilitamise tingimusi. Dokumente hoitakse struktuuriüksustes ja üldosakonnas.

Toimikute nomenklatuur lepitakse igal aastal kokku Novosibirski piirkonnaarhiiviga. Dokumentide hävimise, kaotsimineku, kahjustamise või ebaseadusliku hävitamise fakte ei ole tuvastatud.

Koostatud 2 eksemplaris:

1. - juhtumile nr 1-23

2. - piirkonnaarhiivi.

komisjoni esimees Allkiri G.V. Sidorov

Komisjoni liikmed: Allkiri N.I. Grigorjeva

Allkiri GG. Mihhailova

Allkiri S.I. Mõškina

Allkiri M.V. Prokudin

2. võimalus

Dokumenteerige ettevõtte Sibtekhmash OJSC töö auditi tulemus, mis viidi läbi 02.01.2000 kuni 03.01.2000 Auditi tulemusel tuvastati järgmised puudused: personaliarvestus ei ole ühtlustunud , mõned inseneride isiklikud toimikud on tähelepanuta jäetud; lubatud on pakendipaberi, naelte ja varuosade põhjendamatu mahakandmine seadmete remondiks; mehaanikapoes tarbiti liigjoodet 60 kg; Laojuhataja P.I. Jakovlev saatis tarnijatele ennetähtaegselt tagastatavad konteinerid, mille eest tehas maksis 1,5 tuhande rubla trahvi. Ülejäänud andmed määrake oma äranägemise järgi.

sekretär Allkiri M.A. Antonova

16. Koostada gaasiseadmete tehase inventuurikomisjoni koosoleku protokoll, millel arutati abimaterjalide lao nr 2 inventuuri tulemuste küsimust. Koosolekul võeti vastu otsus kinnitada inventuuri tulemused ja lugeda laojuhataja arvele abimaterjalide puudujääk summas 365 miljonit rubla ning lao nr 2 kohta sobivusakt ja seletuskiri laost. ka juht loeti ette. Ülejäänud andmed määrake oma äranägemise järgi.

17. Koostada tootmiskooperatiivi “Launch” tööliste üldkoosoleku täielik protokoll, kus arutati elamute ehitamiseks ehitusmaterjalide tootmise loomise küsimust. Koosolekul kuulas esimees infot sellise töötoa loomise võimalusest ja selle töö väljavaadetest. Pärast arutelu otsustati teha esimehele ja tema asetäitjale ehitustööd alustada 6 kuu jooksul ning eraldada selleks 315 miljonit rubla.

18. Koostada meditsiiniliste preparaatide tehase planeerimis- ja majandusosakonna töötajate tootmiskoosoleku lühiprotokoll, kus arutati 1998. aasta tehnilise tööstuse finantsplaani varajase väljatöötamise küsimust Pärast arutelu otsustati tootmiskoosolekul välja töötada tehniline tööstuse finantsplaan kolm päeva enne tähtaega. Ülejäänud andmed esitage ise.

Seotud Informatsioon.

Peaaegu kõik organisatsioonid peavad koosolekuid, kus arutatakse tegevusküsimusi. Väga sageli nimetatakse selliseid koosolekuid operatiivseks. Neid viivad läbi erinevate tasandite juhid: organisatsiooni juhist struktuuriüksuste juhtideni. Tegevuskoosolekuid peetakse korrapäraste ajavahemike järel (tavaliselt kord nädalas) ja need tavaliselt protokollitakse. Kui koosolekut pidaval struktuuriüksusel või juhatajal ei ole sekretäri, võib operatiivkoosoleku protokollimise usaldada ühele üksuse töötajatest.

Protokolli koostamise üldreeglid

Meie sõnastik

Protokoll– dokument, mis sisaldab järjepidevat arvestust küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu kohta kollegiaalsete organite koosolekutel, koosolekutel, konverentsidel ja istungitel.

Protokoll koostatakse koosoleku ajal sekretäri või muu töötaja poolt peetud helisalvestiste või jämedate käsitsi kirjutatud märkmete, samuti koosolekuks koostatud materjalide (ettekannete tekstid, sõnavõtud, tõendid, otsuste projektid, päevakord, nimekirjad) alusel. osalejad jne).

Kui koosolekul tehti helisalvestis, trükitakse see pärast koosolekut kordustrükki, seejärel toimetatakse kirjalik tekst ja kantakse töödeldud kujul protokolli. Koosoleku protokolli koostamiseks määratud tähtaeg ei tohi ületada kolme kuni viit päeva koosoleku toimumise päevast arvates. Operatiivkoosoleku protokollid koostatakse ja vormistatakse koosoleku toimumise päeval või ühe kuni kahe päeva jooksul pärast koosoleku toimumist.

Protokollid võivad olla täielikud või lühikesed. Täielik protokoll sisaldab protokolli kõigist koosolekul peetud sõnavõttudest, kõnelejale esitatud küsimustest, arutelus osalenud isikute sõnavõttudest ja tehtud otsustest.

Lühiprotokoll sisaldab ainult esinenute nimesid, kõne teemat, kõne kokkuvõtet ja tehtud otsuseid.

Operatiivkoosolekute käik registreeritakse reeglina lühikestes protokollides.

Koosoleku protokoll vormistatakse üldplangile, A4 formaadis paberilehele või spetsiaalselt vormistatud protokolliplangile.

Protokolli kohustuslikud andmed on:

• ettevõtte nimi;
• koosoleku liigile märgitud dokumendiliigi nimetus (PROTOKOLL);
• koosoleku kuupäev;
• protokolli registreerimisnumber;
• koosoleku koht;
• allkirjad.

Protokolli kuupäev on sündmuse kuupäev.

Probleemid ja lahendused

Operatiivkoosolekute protokollide koostamine on sageli keeruline. Vaatame kõige levinumaid.

■ Probleem: protokollija sekretär või mõni nooremtöötajatest ei pruugi aru saada arutatava küsimuse olemusest ning seetõttu on tal raskusi küsimuse arutamise käigu fikseerimisega.

Mida teha? Sellistes olukordades peaks sekretär ühendust võtma koosolekul esinenud töötaja või mõne muu töötajaga, kes saab selgitusi anda.

■ Probleem: Kuna operatiivkoosolekud toimuvad sageli ilma rangete reegliteta, ei pruugi sekretäril olla aega kõike koosolekul toimuvat salvestada.

Mida teha? Sel juhul võib abiks olla koosoleku ajal heli salvestamine ja selle ärakirja põhjal protokolli koostamine.

■ Probleem: Küsimuse arutamisel võib väljendada nii olulist kui ka ebaolulist või isegi mitteolulist infot ning sekretäril võib olla raske tuvastada põhilist (olulist) teavet, mis tuleb protokollida.

Mida teha? Sel juhul peab sekretär enne protokolli koostamist analüüsima kogu infot, eraldama olulise ebaolulisest ja lisama protokolli vaid kõige olulisema.

Lühiprotokolli tekst

Protokolli tekst koosneb kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast.

sisse sissejuhatav osa Lühikokkuvõttes märgitakse esimehe ja sekretäri nimed, kohalolijate ja kutsutute ametikohad ja nimed ning päevakord. Kui koosolekul on rohkem kui 15 osalejat, võib protokolli märkida osalejate koguarvu ning protokolli lisas on kohalolijate nimekiri koos ametikohtade ja nimedega, näiteks:

Kohal: juhatuse liikmed 16 inimese ulatuses. (nimekiri on lisatud).

Koosolekule kutsutud isikute nimed märgitakse pärast sõna “Kutsutud”, märkides ära isiku ametikoha ja organisatsiooni nime.

Päevakorras on märgitud arutusel olevad küsimused, lisaks võib märkida ettekandja (esineja) ametikoha ja perekonnanime. Kui küsimusi on mitu, nummerdatakse need araabia numbritega ja järjestatakse arutlusjärjekorras. Päevakorrapunktid formuleeritakse eessõnaga "umbes" ("umbes"), näiteks:

Märge

Päevakorrapunktid peavad olema sõnastatud täpselt ja selgelt, kajastades arutatava küsimuse olemust. Ei ole soovitatav võtta päevakorda punkti “Mitmesugused” või “Mitmesugused küsimused”.

Tekst põhiosa Lühiprotokoll koosneb eraldi osadest vastavalt päevakorras olevate küsimuste arvule. Sektsioonid nummerdatakse araabia numbritega vastavalt päevakorrale. Igaüks neist on ehitatud vastavalt järgmisele skeemile:

Need protokolli võtmesõnad on trükitud suurtähtedega alates vasaku veerise servast ja võivad olla paksus kirjas. Pärast nimetavas käändes sõna KUULATUD märgitakse kõneleja perekonnanimi ja päevakorrapunkt, misjärel öeldakse lühidalt kõne sisu ainsuse 3. isiku vormis.

Osas “OTSUSTANUD: (OTSUSTANUD:)” on tehtud otsus kirja pandud lühidalt, täpselt, lakooniliselt, et ei tekiks topelttõlgendust. Otsused vormistatakse ettekirjutavas vormis: “Valmista ette...”, “Varusta...”, “Teavita...”. Ühes küsimuses võib teha mitu otsust. Sel juhul nummerdatakse need araabia numbritega, mis on seotud päevakorrapunkti järjekorranumbriga, näiteks:

Vajadusel märgitakse koos otsusega ka hääletamistulemused: poolt-, vastu- ja erapooletute arv.

Teooriast praktikasse

Kujutagem ette, et pärast käsitsi või diktofoniga tehtud salvestise transkribeerimist saime teksti, mille alusel tuleb koostada lühike protokoll:

Päevakorrapunkt: 2. Valmistoodete lao nr 2 rekonstrueerimise käigu kohta

Kõne tekst:

Vassiljev P.R. Rekonstrueerimisplaani järgi pidime alustama riiulite ja tõstemehhanismide paigaldamisega kuu lõpus 25. kuupäeval. JSC "Profil" - meie riiuliseadmete tarnija - rikub tähtaegu. 20. kuupäeval pidime kätte saama esimese partii, 10 päeva hiljem - teise. Meil on tarne kahes võrdses osas, nagu lepingus kirjas. Tasusime täies mahus ehk 100% ettemaksu, sest viimati esimese lao ümberehitamisel ei olnud nendega probleeme. Täna on 28. ja me pole seda veel kätte saanud. Saatsime neile faksid, helistasime, eile vastati, et esimene partii on teele pandud, aga selleks kulub kaks-kolm päeva ehk meil on tarnija tõttu viivitus. Arvan, et nad peavad esitama ametlikult nõude tarnetähtaegade rikkumise kohta.

Protokollikirje tegemiseks on vaja välja tuua olulisem info. Selleks proovime esitada mitmeid küsimusi ja saada neile vastused. Ülaltoodud tekstist saame vastused järgmistele küsimustele:

Näeme, et tekst sisaldab teavet, mis vastustes ei kajastu: organisatsioon maksis kauba eest täielikult ja tehti 100% ettemaks, kuna koostööst Profile CJSC-ga on positiivne kogemus. Kas see teave on vaadeldava olukorra jaoks asjakohane? Ilmselgelt ei, seega ei pea seda protokolli lisama. Seega saame saadud küsimustele antud vastuste põhjal koostada kõne lühikese protokolli:

2. KUULAS:

Vassiljev P.R.

Esimese riiuliseadmete partii vedas tarnija ZAO Profil tähtaega rikkudes, mistõttu ei peetud kinni ka lao nr 2 rekonstrueerimise tähtaegadest saabuvad 20. detsembril, teine ​​- 10 päeva hiljem. Riiulite paigaldus ja tõstemehhanismide paigaldamine pidi algama 25. detsembril. Tarnija sõnul jõuab esimene partii seadmeid kohale mitte varem kui 30.-31. Ta soovitas esitada pretensiooni tarnetähtaegade rikkumise eest.

Märge

Kui kõnes kasutati väljendeid “20.”, “25.” vms, tuleb protokolli märkida konkreetne kuu, näiteks: “20. detsember”, “25. detsember” jne.

Oletame, et hetkeolukorra arutelu käigus toimunud koosolekul nõude esitamise ettepanek toetust ei leidnud. Otsustati saata tarnijale nõudekiri lepinguga kehtestatud tarnetähtaegadest kinnipidamise vajaduse kohta. Sel juhul tehtud otsus tuleks protokolli registreerida järgmiselt:

OTSUSTAS:

Koostage ja saatke ZAO Profilile nõudekiri riiuliseadmete tarnetähtaegadest kinnipidamise kohta.

Vastutav testamenditäitja - Vasiliev P.R.

Tähtaeg – (kuupäev).

Vaatame teist näidet.

Päevakorrapunkt: 5. Ettevõtte Permi linna filiaali finantsmajandusliku tegevuse auditi läbiviimise kohta.

Kõne tekst:

Medvedev V.V. Selle aasta jooksul puutusid finantsosakond ja meie raamatupidamisosakond korduvalt kokku sellega, et Permi filiaal esitas meile vigadega aruandeid. Kaks korda avastasid nad need vead ise, teavitasid meid sellest ja saatsid siis parandatud aruanded. Kahel korral avastas meie raamatupidamine arvutustes vigu, aga ka seda, et filiaali kulud ei olnud konteeritud vastavalt kirjetele, mille puhul oleks pidanud seda tegema. Kui neid vigu õigel ajal ei parandata, võib see kaasa tuua probleeme maksude tasumisega. Ka meie eksperdid märkasid, et tähtaegu rikutakse pidevalt. esinduskulude aruannete esitamine. Filiaali pearaamatupidaja käis meil kahel korral töölähetusel, parandasime filiaali tehtud vead, kuid olukord jäi peaaegu muutumatuks. Haldus- ja majandusteenistuse juht Polozov R.A. kurtis ka, et Permis on probleeme transpordikuludega. Fakt on see, et esialgu esitatakse talle transpordikulude aruanded ja seejärel esitab ta raamatupidamisele kõigi filiaalide koondaruande. Kõike seda arvesse võttes leian, et edaspidiste probleemide vältimiseks on vaja korraldada ja läbi viia Permis asuva filiaali finantsmajandusliku tegevuse audit.

Juhendaja: Kes peaks teie arvates komisjoni kuuluma ja kui kaua võtab aega kohapealse kontrolli läbiviimine?

Medvedev V.V. Arvan, et vajame kolme inimest: ühte raamatupidamisosakonda, teist finantsosakonda, kolmandat haldus- ja majandusteenindusse ning logistikaosakonda. Eelnevalt arutasime osakonnajuhatajatega, kes võiks minna, seega pakun välja kolm inimest: asetäitja. pearaamatupidaja Somov S.S., audiitor Jastrebov A.A. ja juhtiv insener Sokolov B.B. Kontrolli saab lõpule viia 3-5 päeva jooksul.

Analüüsime põhikõne teksti sama skeemi järgi:

Ja sel juhul näeme, et teisene informatsioon jääb teksti sisse. Esiteks mainib see haldus- ja majandusteenistuse juhatajat R. A. Polozovit, kes kurtis ka, et filiaalil on probleeme transpordikuludega. Selle teabe liigitame teisejärguliseks põhjusel, et transpordikulude aruanded esitati alles algselt haldus- ja majandusteenistuse juhatajale koondaruande koostamiseks. Kuna praegune transpordikulude aruandluskord on erinev, ei ole see info hetkeolukorra hindamiseks kuigi oluline.

Teisene teave peaks sisaldama ka mainimist, et kaks korda avastas vead filiaal ise ja kaks korda emaorganisatsiooni raamatupidamisosakond. Võime lihtsalt öelda, et vigu avastati korduvalt.

Kokkuvõtvad protokollid ei kajasta esinejale esitatud küsimusi. Kui aga küsimuse vastuses on olulisi andmeid, fikseeritakse see kõne protokollis. Ülaltoodud näites on see teave selle kohta, keda tehakse ettepanek komisjoni kaasata.

Saadud vastuste põhjal saame koostada kõne protokolli:

KUULAS:

Medvedev V.V.

Selle aasta jooksul esitas Permi filiaal korduvalt vigadega aruandeid, kandis kulud valedesse kirjetesse, mille puhul seda tuleks teha, ning esitas esinduskulude aruandeid tähtaegu rikkudes. Vaatamata koos filiaali pearaamatupidajaga tehtud vigade analüüsile pole olukord muutunud. Peab vajalikuks filiaali finantsmajandusliku tegevuse auditi läbiviimist, sealhulgas komisjoni asetäitja. pearaamatupidaja Somov S.S., audiitor Jastrebov A.A. ja juhtiv insener Sokolov B.B.

Kui küsimuse arutamise käigus otsustatakse ülevaatus läbi viia, tuleb otsus protokollis vormistada järgmiselt:

OTSUSTAS:

Koostada korralduse eelnõu Permis asuva filiaali finantsmajandusliku tegevuse auditeerimiseks komisjoni moodustamise kohta, leppida auditi toimumise aeg kokku Permi filiaali direktoriga.

Vastutav testamenditäitja - Medvedev V.V.

Tähtaeg – (kuupäev)

V.F. Jankovaja,
Ph.D. ist. Teadused, asetäitja VNIIDAD direktor