Sähköisen dokumentinhallinnan kurssit. koulutus

ECM - onko se helppoa vai vaikeaa?

Nykyään toimiston asiakirjoista 100 % luodaan sähköisesti, mutta silti yli 80 % luoduista asiakirjoista tulostetaan (hyväksyntää, tutustumista, käyttöönottoa varten)! Voiko tällainen muoto olla tehokas? Vaikuttaa siltä, ​​että sähköisen dokumentinhallinnan käyttöönotto on järkevin toimenpide päättäjien puolelta...

Mutta liiketoiminnan tarve parannuksiin ja automaatioon ei muodostu heti, ja vasta saatuaan useita signaaleja johto ja vastuulliset asiantuntijat tulevat siihen tulokseen, että ajankohtaisten ongelmien ratkaisemiseksi yritys tarvitsee erityisiä tietoja järjestelmä sisällönhallintaan ( ECM-järjestelmä). Toisin sanoen sitä vaaditaan hallitsemaan tietoa sen olemassaolon kaikissa vaiheissa, kunnes se vanhenee.

Jotta voidaan ymmärtää ilmaistu tarve, nähdä tietyn IT-ratkaisun käytön käytännön hyödyt, on paitsi ”kasvattava”, myös ymmärrettävä ECM-järjestelmän toiminta yleisesti. Mitä tiedon kanssa työskentelyn vaiheita ECM-infrastruktuuri kattaa? Mitä tiedoilla voidaan tehdä kussakin vaiheessa? Mitkä säännöt säätelevät vuorovaikutusprosesseja tiedon kanssa? Miten laaja teoria muuttuu käytännössä?

Tämä Internet-resurssimme osio on kerännyt ja jäsennellyt materiaaleja, jotka yksinkertaisesti kattavat yrityksen sisällönhallintaan liittyviä monimutkaisia ​​kysymyksiä.

Mikä on sähköinen asiakirja, EDMS, ECM

On olemassa monia määritelmiä siitä, mikä on sähköinen asiakirja, EDMS, ECM ... Yritämme antaa sinulle niistä ymmärrettävimmät ja monipuolisimmat.

Sähköinen asiakirja- tämä on tietty tietojoukko (teksti, kuva, äänitallenne), joka on tallennettu tietokoneelle (Word, Excel-tiedostot jne.). Tämän tiedon mukana on kortti, jossa on attribuutit, aivan kuten kirjaston kirjojen mukana on arkistokaappi. Attribuuttien mukaan (nimi, tekijä, luontipäivä jne.). asiakirja löytyy nopeasti.

Työnkulku(työnkulku) on työntekijöiden toimintosarja tietyssä liiketoimintaprosessissa. Esimerkiksi: toimintosarja on "asiakirjan vastaanottaminen, asiakirjan rekisteröinti, asiakirjan tarkistaminen, asiakirjan toteuttaminen", ja liiketoimintaprosessi on "työskentely kansalaisten vetoomusten kanssa".

Sähköinen asiakirjojen hallinta(EDI) on tapa organisoida asiakirjoja, jossa suurin osa asiakirjoista käytetään sähköisessä muodossa ja säilytetään keskitetysti.

Tarvitsetko ECM-järjestelmän

Arvioi, tarvitsetko EDMS- vai ECM-järjestelmän, vastaa itse seuraaviin kysymyksiin:

• Löydätkö oikean asiakirjan heti kun puhut puhelimessa tärkeän kumppanin kanssa?
• Osaatko sanoa tarkalleen, mitkä antamistasi ohjeista eivät ole tällä hetkellä täyttyneet, mitkä ovat myöhässä?
• Oletko varma, että olemassa oleva asiakirjojen hyväksymisnopeus luo positiivisen kuvan organisaatiostasi?
• Oletko tyytyväinen pöydälläsi olevien papereiden määrään?
• Voitko varmuudella sanoa, missä hyväksyttäväksi antamasi asiakirja tällä hetkellä sijaitsee?

Jos vastasit "ei" kolmeen tai useampaan kysymykseen, sinun on aika vakavasti harkita EDMS- tai ECM-järjestelmän ostamista.

Sähköisen dokumentinhallinnan edut

Liiketoimintaprosessien läpinäkyvyys. Järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden seurata liiketoimintaprosessien vaiheita, mikä tekee kaikesta organisaation toiminnasta johdon kannalta ehdottoman läpinäkyvää ja hallittavaa.

Suorituskurin parantaminen. Tilastojen mukaan 20 % vastaanotetuista tehtävistä jää niistä vastaavien työntekijöiden suorittamatta. Tarjoamalla johdolle täyden hallinnan kaikista työn vaiheista ECM-järjestelmä vaikuttaa suoraan työntekijöiden suorituskuriin.

Vähentää esimiesten ja työntekijöiden aikaa. Järjestelmän käyttö vähentää lähes kaikkiin asiakirjojen rutiinitoimintoihin (luominen, haku, hyväksyminen jne.) kuluvaa aikaa. Lisäksi asiakirjojen kierto ja sen seurauksena kaikki organisaation prosessit kiihtyvät.

Tietojen luottamuksellisuuden varmistaminen. Luottamuksellisten tietojen vuotaminen voi johtaa miljoonien tappioiden organisaatiolle. Toisin kuin perinteinen "paperi"-työnkulku, ECM-järjestelmä tarjoaa pääsyn asiakirjoihin tiukasti määritettyjen käyttöoikeuksien mukaisesti, kaikki asiakirjan toiminnot (lukeminen, muokkaaminen, allekirjoittaminen) kirjataan lokiin.

ISO 9000 -standardien mukainen. Laadunhallinnan muotoilusta on nyt tullut yksi venäläisten yritysten ratkaisemista prioriteeteista. Yksi laadunhallintajärjestelmän (QMS) vaatimuksista on läpinäkyvä asiakirjakulku ja tiedonvaihto. ECM-järjestelmän käytön edut QMS:ää määritettäessä:

• ISO 9001:2000 -standardin dokumenttien ja arkistonhallintaosien tiukka noudattaminen;
• tuki työntekijöiden säännösten täytäntöönpanolle kuvattujen liiketoimintaprosessien puitteissa;
• tarjoamalla välineet QMS:n toiminnan hallintaan.

Innovoinnin ja oppimisen helppous. ECM-järjestelmän pohjalta rakennetun ilmoitusjärjestelmän ansiosta saat nopeasti uudet työsäännöt kaikkien työntekijöiden ulottuville. Uusien työntekijöiden koulutusaika lyhenee, koska työhön tarvittavat tiedot (määräykset, ohjeet jne.) voidaan etsiä nopeasti. Reittejä ja asiakirjamalleja on helppo vaihtaa, minkä jälkeen työntekijät alkavat automaattisesti työskennellä uudella tavalla.

Yrityskulttuurin kehittäminen. ECM-järjestelmän käyttöönottoprosessi luo ja ylläpitää yrityskulttuuria. Työntekijöiden vuorovaikutuksen optimointi ja horisontaalisten yhteyksien kehittäminen johtavat tiimin rakentamiseen. Samalla kasvaa jokaisen työntekijän vastuu hänelle annetun tehtävän laadullisesta suorittamisesta.

Kilpailuetujen kasvu. ECM-järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa suoraan yrityksen kilpailuetuihin muihin markkinatoimijoihin nähden. Asiakaspalvelun nopeutta ja laatua nostetaan nopeuttamalla tietovirtojen liikkumista ja valvomalla kaikkia prosesseja tiukasti. Jopa suuren yrityksen toiminta muuttuu liikkuvammaksi ja vähemmän riippuvaiseksi tietyistä "korvaamattomista" työntekijöistä.

ECM Technologies

Yritystiedon (tai sisällön) hallintaa voidaan lähestyä sekä käytännön että teorian puolelta. ECM:n käytännön puolet ovat epäilemättä mielenkiintoisia ensisijaisesti lvuoksi. Kuitenkin, jotta monet käytännön asiat muodostaisivat rakenteellisen tietojärjestelmän, tekniselle komponentille tarvitaan teoreettinen perusta. Tätä varten sinun on kiinnitettävä huomiota AIIM:n (Association for Information and Image Management) sanaston kanonisessa määritelmässä määriteltyihin elinkaaren komponentteihin: sieppaus (Capture), hallinta (hallinta), tallennus (Store), suojaus (Säilytä) ja tiedon toimittaminen ( Toimita).

Tiedonhallintaa toteutetaan tiedon koko elinkaaren ajan: sen luomisesta tai vastaanottamisesta organisaatiossa loppukäyttäjälle toimittamiseen tai hävittämiseen säilytysajan umpeutumisen jälkeen. Tieto läpäisee organisaation kaikki prosessit, sitä luodaan ja käsitellään erilaisissa tietojärjestelmissä ja eri sovelluksilla, mutta vain ECM korostaa, että tiedon hallinnassa tulisi olla yhtenäinen lähestymistapa koko sen elinkaaren ajan.

Kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että liiketoiminnan kannalta dokumentin elinkaaren vaiheet ovat tärkeitä, jotka vaikuttavat suoraan liiketoimintaprosesseihin, kun dokumentti osallistuu työnkulkuihin (työnkulku). Puhtaasti teknisestä näkökulmasta näillä vaiheilla ei ole voimakasta semanttista kuormaa, vaan niitä kutsutaan yleisellä termillä "asiakirjanhallinta".

Lue lisää tiedonhallintatekniikoista artikkeleista:

EDMS- ja ECM-järjestelmien toiminnallisuus ja luokittelu

Tutkimusyhtiö Gartnerin mukaan järjestelmät, jotka tukevat vähintään kolmea kuudesta toiminnosta, voidaan luokitella ECM:ksi:

• asiakirjojen hallinta (sisään-/sisäänkirjautuminen, versionhallinta, turvallisuus, asiakirjojen ryhmittely jne.);
• yhteistyö yhteisten asiakirjojen parissa ja projektiryhmien tuki;
• Asiakirjojen skannaus ja paperisten asiakirjojen kuvien hallinta;
• tallenteiden hallinta pitkäaikaista arkistointia varten, automatisoimalla säilytyssäännöt ja -määräykset varmistaen, että tietueet ovat lakien ja määräysten mukaisia;
• liiketoiminnan prosessien tuen työnkulku, sisällön reititys, työtehtävien ja -tilojen määrittäminen, reitin jäljitys ja suorituksen ohjaus;
• web-sisällönhallinta julkaisuautomaatioon, dynaaminen sisällönhallinta ja käyttäjävuorovaikutuksen hallinta näihin tehtäviin.

Toteutettujen toimintojen määrän mukaan EDMS jaetaan:

• kirjanpitojärjestelmät
• sähköiset arkistot
• työnkulkujärjestelmät
• monimutkaisia ​​tai ECM-järjestelmiä.

Saat lisätietoja tästä aiheesta "EDMS- ja ECM-toiminnot" -osion otsikoista:

Kuinka ystävystyä ERP- ja ECM-järjestelmien välillä

ERP (Enterprise Resource Planning) on ​​yrityksen johtamisstrategia, joka keskittyy resurssien (tuotanto, talous, työvoima) optimointiin tietojärjestelmän avulla.

Vaikka sekä ERP- että ECM-järjestelmät toimivat yritystietojen kanssa, näiden tietojen luonne on täysin erilainen. ERP-järjestelmien tietokanta on hyvin jäsenneltyä tietoa. ERP-järjestelmädokumentti on hyvin määritelty muoto (kuvailee yhtä resursseista - rahoitus, aineelliset varat, tuotantolaitokset), jossa joukko yksityiskohtia vastaa niiden arvoja ja tiettyä käsittelylogiikkaa.

ECM-järjestelmädokumentti (sisältöyksikkö) on ensisijaisesti jäsentämätöntä tietoa. ECM-järjestelmässä ei ole eroa, onko se tekstidokumentti, laskentataulukko, videotiedosto vai piirros. Yhtä hyvin järjestelmä sisällyttää tällaiset asiakirjat hyväksynnän, oikeuksien luovuttamisen tai halutun asiakirjan etsimisen liiketoimintaprosesseihin.

ERP:n ja ECM:n integrointi yrityksessä on ehkä luonnollisin ja vähiten riskialtis tapa yhdistää näiden järjestelmien toimivuus.

Lue lisää ERP- ja ECM-järjestelmien integroinnista:

Mitä ei voi odottaa ECM-järjestelmältä

Tällä hetkellä yritysten monimutkainen automaatio rakennetaan integroimalla useita järjestelmiä, joista jokainen ratkaisee tietyn joukon tehtäviä. Siksi on erittäin tärkeää määrittää oikein, mitä kussakin järjestelmässä tulisi toteuttaa.

EDMS ja ECM-järjestelmä keskittyvät ensisijaisesti strukturoimattoman tiedon kanssa työskentelyyn, joten jotkin sen ongelmat ovat tehottomia.

Mieti yleisimmät asiakasvaatimukset, joiden toteutus EDMS- ja ECM-järjestelmässä pitäisi olla järkevää.

HR-asiakirjojen hallinta. Huolimatta siitä, että henkilöstöasiakirjojen hallinta liittyy suoraan asiakirjoihin, tämän alueen tehtävänä ei ole itse dokumenttien hallinta, vaan henkilöstön kirjaaminen ja johtaminen. On tarpeen hankkia erilaisia ​​näytteitä henkilöstöstä (koulutuksen, sukupuolen, erikoisalojen, maahantulo- / irtisanoutumispäivämäärän jne. mukaan), sillä nämä tiedot tulisi tallentaa jäsennellyssä muodossa tietokantaan, ei erillisinä jäsentelemättöminä asiakirjoina . Jokaisen asiakirjan luomisen tulee näkyä henkilöstön tilan muutoksena, joten henkilöstötietojen hallinnan automatisoimiseksi on tarkoituksenmukaisempaa käyttää erikoistuneita henkilöstöhallintajärjestelmiä, jotka voidaan integroida ECM-järjestelmään jäsentämättömän tiedon (CV:t, valokuvat, henkilöstömääräykset jne.). Lisäksi on hyödyllistä automatisoida näiden asiakirjojen hyväksymisprosessit ECM-järjestelmässä.

• Practicum DIRECTUM: Tilaukset, hakemukset, hakemukset + ECM = Henkilöasiakirjat liikkeessä

Talousasiakirjojen kirjanpito. Tilanne on samanlainen strukturoitujen talousasiakirjojen kanssa: laskut, rahtikirjat, suoritetut työasiakirjat jne. Verotuksiin ja kirjanpitoon, jotka perustuvat perusasiakirjoihin, suunnitellaan erikoistuneet kirjanpitojärjestelmät sekä ERP-järjestelmän erikoismoduulit. ECM-järjestelmä ei voi korvata niitä, vaikka skannaus ja talousasiakirjojen skannattujen kuvien sähköisen arkiston järjestäminen ovat EDMS:n tehtäviä. Tarve toteuttaa tällaisia ​​ratkaisuja syntyy yleensä, kun on olemassa suuria määriä dokumentteja ja liiketoimintaprosessien osallistujia, jotka työskentelevät talousasiakirjojen kanssa kuten EDMS-asiakirjojen kanssa ottaen huomioon käyttöoikeudet, EDS jne.

ECM- ja ERP-järjestelmien jakamisesta on hyötyä seuraavilla tasoilla:

• asiakirjakuvien tallentaminen ECM:ään, jotka on tallennettu ERP:hen;
• ERP-raporttien tallennus ECM:ssä, sis. allekirjoitettu EDS;
• ERP-hakemistojen asiakirjojen ja tietueiden koordinointi ECM-järjestelmän avulla.

Lisäksi on nyt mahdollista vaihtaa taloudellisia asiakirjoja (laskut, sopimukset, rahtikirjat ja asiakirjat) vastapuolten kanssa sähköisessä muodossa. Ja tällaisten asiakirjojen säilyttäminen EDMS:ssä antaa lisäedun. .

Hyödyllisiä materiaaleja tämän aiheen tutkimiseen ovat:

Liiketoimintaprosessien analysointi ja mallintaminen.

BPM () -luokan järjestelmiä käytetään pääsääntöisesti liiketoimintaprosessien analysointiin ja mallintamiseen. Nämä ovat erikoistuneita yritysanalyytikkotyökaluja yritykselle tai ulkopuoliselle konsulttiyritykselle. Simuloidut liiketoimintaprosessit voivat sisältää toimintoja, jotka eivät liity asiakirjoihin, jotka suoritetaan manuaalisesti (esimerkiksi asiakirjojen toimitus kuriirin kautta), ulkopuolisille kokonaisuuksille (esim. toimittajat) tai muiden järjestelmäluokkien (ERP, CRM) tuella.

Klassinen EDMS voi tarjota joitain tietoja liiketoimintaprosessien analysointiin (esimerkiksi raporttien muodossa tietyntyyppisten tehtävien suorittamisen viivästyksistä). Mutta tämä on vain pieni osa tiedoista, joita tarvitaan täydelliseen analyysiin.

EDMS- ja mallinnusjärjestelmien integrointi kannattaa toteuttaa referenssitietojen, esimerkiksi dokumenttityyppien tai organisaatiorakenteen mukaan. Lisäksi on tehokasta käyttää EDMS:ää tiedon toimittajana olemassa olevien liiketoimintaprosessien analysointiin, jotka suoritetaan EDMS:ssä.

Toisaalta markkinoilla olevat dokumentinhallintajärjestelmät menevät usein EDMS:ää pidemmälle ja siirtyvät lähemmäs BPM-järjestelmien luokkaa, jolloin ominaisuuksiin voi kuulua yksi tai toinen toiminnallisuus analysointia ja mallintamista varten.

Voit lukea lisää ECM-järjestelmän sijoittelusta osiosta.

ECM-järjestelmän käyttöönotto

Toteutusvaikutus

ECM-projektin vaikutuksen arviointi ei pohjimmiltaan eroa IT-projektin tehokkuuden arvioinnista, eikä IT-projektin arvioiminen eroa minkään yrityksen projektin arvioinnista.

Joskus yritykset voivat ottaa tietotekniikkaa käyttöön ajattelematta taloudellisia vaikutuksia. Tämä on mahdollista tapauksissa, joissa IT-ongelmat ovat ilmeisiä eivätkä vaadi lisäperusteluja. Esimerkiksi tietokoneen ostaminen sihteerille tai kirjanpitojärjestelmän käyttöönotto. Tässä motiivina on yrityksen teknologioiden kypsyys, jota ilman yritystä ei yksinkertaisesti voida pitää tehokkaana. Muissa tapauksissa vaikutusta on lähes mahdotonta laskea, vaikka toteutuksen tarve on kiistaton. Ja joskus vaikutuksen laskeminen maksaa enemmän kuin itse tekniikka (kuten esimerkiksi tarjoamalla työntekijöille rajoittamaton pääsy Internetiin). Kaikissa näissä tapauksissa keskitytään enemmän projektin kustannuksiin ja ratkaisun mahdollisuuksiin, kuten siihen, kuinka helposti toteutettu järjestelmä ratkaisee muut yrityksen ongelmat.

EDMS:ää ja siihen perustuvia ratkaisuja ei aina voida lukea järjestelmien ansioksi, joiden vaikutuksesta kaikki on selvää. Perinteiset menetelmät omaisuuden käytön tehokkuuden analysoimiseksi eivät sovellu tietoon, samoin kuin kaava "voiton suhde kokonaiskustannuksiin on tehokkuus". Tämä johtuu siitä, että tieto on tuotantoon liittyvä aineeton omaisuus materiaali- ja työvoimaresurssien ohella. ECM-järjestelmän käyttöönottoon liittyy liiketoimintaprosessien ja työvoimakustannusten muutos. Tietojärjestelmien, mukaan lukien ECM, kustannukset ovat useimmiten välillisiä kustannuksia, jotka voidaan laskea tuotosyksikköä kohti vain jonkin taloudellisen suunnittelumallin avulla, joka on usein melko vaikea formalisoida.

Tarjoamme sinulle kuvauksen useista menetelmistä ECM-projektien tehokkuuden arviointiin:

ECM-järjestelmän käyttöönotto koostuu yleensä seuraavista vaiheista:

• projektin organisointi, henkilöstön allokointi (projektipäällikkö ja työryhmä);
• yrityksen tutkimus ja ratkaisujen suunnittelu ECM-järjestelmän käyttöön;
• ECM-järjestelmän perustaminen ja mukauttaminen;
• koulutus;
• koekäyttö.

Yritys voi järjestää toteutusprosessin itsenäisesti tai kolmannen osapuolen toimeenpanoyrityksen kanssa. Ensimmäisessä tapauksessa se vie enemmän aikaa ja vaivaa sen omilta työntekijöiltä, ​​toteutusaikataulu todennäköisesti viivästyy. Toisessa tapauksessa kolmannen osapuolen organisaation palvelujen maksamiseen vaaditaan merkittäviä taloudellisia kustannuksia, mutta projektin ajoitus ja tulos on taattu.

Joka tapauksessa seuraavat säännöt ovat pakollisia onnistuneen toteuttamisen kannalta:

• johdon aktiivinen osallistuminen ECM-järjestelmän käyttöönotto- ja käyttöprosessiin;
• avainhenkilöiden allokointi ja perusteellinen koulutus ECM-järjestelmän käyttöönottoa ja tukea varten;
• järjestää koulutusta kaikille käyttäjille ja ohjeistaa järjestelmän kanssa työskentelyä.

ECM-järjestelmän käyttöönoton ongelmat ja riskit

ECM-järjestelmän käyttöönoton ongelmat ja riskit osuvat monin tavoin yhteen muiden koko yrityksen tietojärjestelmien käyttöönottoprojektien kanssa ja johtavat seuraaviin negatiivisia seurauksia:

• hankkeen määräaikojen rikkominen;
• hankkeen budjetin rikkominen;
• asetettujen tavoitteiden epätäydellinen saavuttaminen (järjestelmä toimii, mutta ei täysin: suunniteltua vähemmän/huonompi);
• täytäntöönpanon täydellinen häiriö (järjestelmän käyttöönoton jälkeen järjestelmä ei todellakaan toimi).

Riskin erityispiirteet ECM-järjestelmää toteutettaessa se johtuu siitä, että lyhyessä ajassa suurin osa yrityksen työntekijöistä on siirrettävä heille täysin uusiin työmenetelmiin (asiakirjojen lukeminen sähköisessä muodossa, johdon päätösten ja allekirjoitusten vastaanottaminen sähköisessä muodossa jne.). ECM-järjestelmän käyttöönoton tyypillisimpiä riskejä ovat:

• käyttäjien konservatiivisuus, uusien työmenetelmien hylkääminen;
• tavallisten käyttäjien ja ylimmän johdon alhainen tietokonelukutaito;
• jäsentämättömät prosessit (säännösten puute);
• riittämätön/riittämätön tekninen laitteisto;
• sumea projektinhallinta.

Tapoja ehkäistä riskejä yleensä vakiona:

• yksityiskohtainen alustava suunnittelu ECM-järjestelmän toiminnasta tässä yrityksessä;
• selkeät ohjeet ja henkilökohtainen esimerkki johtajuudesta;
• henkilöstön koulutus ja toimintatuki ongelmien ratkaisemisessa.
• vaiheittainen toteutus.

Sähköisen asiakirjan luotettavuus ja laillisuus

Sähköisen sisällönhallinnan ja sähköisen vuorovaikutuksen ala kehittyy nyt aktiivisesti. Lainsäädäntö on myös kehittymässä, osa normeista kiinnitetään siihen sen jälkeen, kun ne ovat asettuneet elämään, osa päinvastoin ilmaantuu säädösten käyttöönoton myötä.

Paperisen asiakirjan aitouden ja oikeudellisen merkityksen selvittäminen on kaikille selkeä toimenpide: asiakirjassa on oltava tarvittavat allekirjoitukset ja sinetit. Mutta kuinka määrittää sähköisen asiakirjan aitous?

Luotu tätä varten sähköinen allekirjoitus (ES)- Tämä on sähköisen asiakirjan edellytys, joka on suunniteltu suojaamaan sitä väärentämiseltä. ES mahdollistaa allekirjoituksen omistajan tunnistamisen sekä sen, että sähköisessä asiakirjassa ei ole muutoksia allekirjoituksen jälkeen.

Yksinkertaisimmassa muodossaan EP-mekanismi toimii seuraavasti. Varmennekeskus (osasto tai ulkopuolinen organisaatio) on allokoitu, joka tuottaa erikoisohjelmiston avulla kullekin käyttäjälle ns. "avainsertifikaatit". ES-avain on ainutlaatuinen merkkijono. Se koostuu yksityisestä avaimesta (se on vain omistajansa käytettävissä, sen avulla omistaja voi allekirjoittaa ES-asiakirjan) ja julkisesta avaimesta (se on kaikkien saatavilla, sen avulla voidaan määrittää kuka ja milloin on allekirjoittanut sähköisen asiakirjan ).

ECM-järjestelmää käytettäessä kaikki käyttäjän kohtaamat "vaikeudet" ovat piilossa. Käyttäjän tulee pääsääntöisesti vain valita haluttu toiminto: "Allekirjoita asiakirja" (ES:n allekirjoittama asiakirja suljetaan samalla muutoksille) tai "Hanki tietoa allekirjoituksista". Sähköisten asiakirjojen laillisuus tunnustetaan.

Jos haluat perehtyä sähköisen allekirjoituksen käyttöön, tutustu kohtaan.

Jos haluat opiskella lainsäädännön eri osa-alueita - tutustu otsikon materiaaleihin.

eroava sana

Toivomme, että tämä osio on auttanut sinua ymmärtämään, mitä sähköinen asiakirjahallinta tarkoittaa ja onko aika ottaa ECM-järjestelmä käyttöön organisaatiossasi.

Toivotamme sinulle menestystä uusien teknologioiden hallinnassa, ja resurssimme materiaalit auttavat sinua aina löytämään vastauksia kysymyksiisi EDI-alalla.

Ostamalla "E1 Euphrates" -järjestelmän optimoit kaikki yrityksen liiketoimintaprosessit. Mutta jotta järjestelmä voisi saada maksimaalisen hyödyn sen käytöstä, helpottaa kaiken työn suorittamista, ei vain joidenkin niistä (mitä joskus tapahtuu, pääasiassa tietämättömyyden vuoksi EDMS:n toimivuudesta), kognitiivinen Technologies on kehittänyt erityisiä käyttäjäseminaareja, joiden avulla voit oppia kaiken järjestelmästä!

Räätälöityjen seminaarien pääkurssit:

• Käyttäjä "E1 Eufrat"
• Teknologi "E1 Eufrat"
• Ylläpitäjä "E1 Eufrat"
• Toimistojohtaja "E1 Eufrat"

Luentokurssin puitteissa tutkitaan järjestelmän päätoiminnallisuutta, käyttäjän työasemaa, tarkastellaan käyttäjän perustoimintoja järjestelmässä. Käytännön tunneilla opiskelijat tekevät tapauksia metodologisen materiaalin mukaisesti suoraan E1 Eufrat -järjestelmässä. Kurssilla voit hankkia perustaidot työskennellä järjestelmän käyttäjätoimintojen kanssa. Suositellaan kaikille järjestelmän käyttäjille.

Kurssilla opitaan työkaluja ja työkaluja E1 Euphrates -objektien (lomakkeiden, reittien ja raporttien suunnittelijat) asettamiseen sekä järjestelmän konfigurointiin. Kurssin käytännön osassa harjoitellaan näiden työkalujen kanssa työskentelytaitoja suoraan E1 Euphrates -järjestelmässä metodologisiin materiaaleihin sisältyvien tapausten mukaisesti. Tämän kurssin kuuntelun tuloksena saadun tiedon avulla voit työskennellä kaikkien järjestelmäobjektien asetusmoduulien kanssa. Suositellaan työntekijöille, jotka vastaavat järjestelmän käyttöönotosta, organisaatiodokumenttien, raporttien, reittien, skenaarioiden (skriptien) rekisteröinti- ja ohjauskorttien kehittämisestä RSC:ssä ja liiketoimintaprosesseissa.

Osana kurssia on tarkoitus perehtyä E1 Euphrates -objektien (lomakkeiden, reittien ja raporttien suunnittelijat) asettamiseen tarvittaviin välineisiin ja työkaluihin sekä järjestelmän konfigurointiin. Kurssin käytännön osassa harjoitellaan näiden työkalujen kanssa työskentelytaitoja suoraan E1 Euphrates -järjestelmässä metodologisiin materiaaleihin sisältyvien tapausten mukaisesti. Tämän kurssin kuuntelun tuloksena saadun tiedon avulla voit työskennellä kaikkien järjestelmäobjektien asetusmoduulien kanssa. Suositellaan työntekijöille, jotka vastaavat järjestelmän käyttöönotosta, organisaatiodokumenttien, raporttien, reittien, skenaarioiden (skriptien) rekisteröinti- ja ohjauskorttien kehittämisestä RSC:ssä ja liiketoimintaprosesseissa.

Kurssilla perehdytään syvällisesti järjestelmän toimivuuteen ja huomioidaan käyttäjän perustoiminnot sekä Käyttäjän työasemassa että järjestelmänvalvojan työasemassa. Käytännön tunneilla opiskelijat tekevät tapauksia metodologisen materiaalin mukaisesti suoraan E1 Eufrat -järjestelmässä. Lisäksi opiskelijat saavat perushallinnon taidot (poikkeuksena järjestelmän asennus palvelimelle ja käyttäjätyöasemille). Kurssilla voit hankkia perustaidot työskennellä järjestelmän käyttäjä- ja pääkäyttäjätoimintojen kanssa. Sitä suositellaan kaikille "E1 Euphrates" -järjestelmän käyttäjille, jotka myös suorittavat järjestelmän perushallinnon sen asennuksen jälkeen.

Tyypillinen koulutus suoritetaan Moskovan Cognitive Technologiesin toimistossa, ja sen avulla voit hallita E1 Eufratin peruskokoonpanon.

Koulutettaessa yli 5 työntekijää organisaation valitulla kurssilla, annetaan 10% alennus koulutuskustannuksista.

Kognitiivisten tekniikoiden luokkahuoneessa luentoa pidettäessä maksimiryhmän koko on 12 henkilöä, käytännön oppitunnilla - 6 henkilöä.

Asiakkaan tiloissa koulutuksessa (samalla kurssin kustannusten lisäksi matkakulut maksetaan) luentoryhmän kokoa ei ole rajoitettu, ryhmän kokoa käytännön tunnin tapauksessa enintään 10 henkilöä.

Jokainen tietojärjestelmän, mukaan lukien EDMS:n, käyttöönottoprojekti koostuu useista vaiheista. Nämä ovat järjestelmän suunnittelun, kehittämisen, varsinaisen toteutuksen, pilotti- ja teollisen käytön vaiheet.

Mutta emme saa unohtaa, että EDMS:n käyttöönoton jälkeen tulevia käyttäjiä on koulutettava työskentelemään järjestelmässä. Tässä artikkelissa tarkastellaan tärkeimpiä koulutuksen järjestämismenetelmiä, esimerkkejä ohjelmista eri työntekijäryhmille, kysymyksiä heidän motivaatiostaan.

Valmistautuminen EDMS:n tehokkaaseen käyttöönottoon alkaa etukäteen, jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa, mikä vaikuttaa merkittävästi koko projektin investoinnin tuottoon.

Samalla on tärkeä koulutuksen valmistelu- ja järjestämisprosessi, joka sisältää ryhmien rekrytoinnin, ohjelman valmistelun, sopivimman koulutusmuodon valinnan jne., ja ihannetapauksessa se tulisi suorittaa rinnakkain EDMS:n kehittämisen kanssa.

Ja itse koulutus suoritetaan välittömästi ennen EDMS:n täyttä käyttöä työssä, koska hankitut tiedot on vahvistettava välittömästi koulutuksen jälkeen, mikä antaa paitsi virkailijoille, myös kaikki yrityksen työntekijät työskennellä tehokkaasti EDMS.

Pääsääntöisesti järjestelmän tulevia käyttäjiä koskevat vaatimukset on määritelty toimeksiannossa henkilöstön pätevyyttä kuvaavassa osiossa, mutta usein nämä vaatimukset ovat hyvin yleisiä eivätkä anna yksityiskohtaista esittelyä.

Ei ole mikään salaisuus, että henkilöstön pätevyys ja pätevyys, mukaan lukien virkailijat ja yrityksen IT-osastojen asiantuntijat, kasvavat joka vuosi.

Ne ajat, jolloin yritys pyysi EDMS:n käyttöönottoa ilman käsitystä järjestelmän prosessista ja toimivuudesta, ovat kaukana jäljessä. Nyt monilla virkailijoilla on runsaasti kokemusta työskentelystä erilaisten EDMS:ien kanssa ja he lähestyvät tietojärjestelmän käyttöönottoa ammattimaisesti.

Tuotantoosastojen päälliköiden pätevyys ei yleensä sisällä syvällistä dokumentinhallinnan ja toimistotyön tuntemusta, koska he vastaavat yrityksen päätuotannon toiminnoista ja EDMS ei ole heille pää-, vaan apuväline.

Siksi jo EDMS:n suunnitteluvaiheessa kehitetään erilaisia ​​käyttöliittymiä järjestelmässä työskentelyä varten eri käyttäjäryhmille.

Laajennetut toiminnot virkailijoille, ja osastojen ja osastojen päälliköille käyttöliittymä suunnitellaan heidän osaamisensa mukaan.

MUTTA käyttöliittymä yritysjohtajille- erillinen aihe, koska se vaatii erityistä lähestymistapaa perustamiseen ja kehittämiseen: joillakin esimiehillä käytetään samaa järjestelmää kuin virkailijoilla, mutta eri asetuksilla; muille ollaan kehittämässä liikkuvaa työpaikkaa, jossa on yksinkertaistettu käyttöliittymä operatiiviseen työhön.

Tässä yhteydessä koulutusohjelmat eri käyttäjille eivät myöskään ole samoja.

Koulutus voidaan toteuttaa sekä talon sisällä että ulkopuolisten konsulttien kanssa, ja voidaan käyttää myös sekalaista lähestymistapaa. Joka tapauksessa kaikkia töitä valvoo DOW-palvelun johtaja.

EDMS:n onnistuneen käyttöönoton kannalta on välttämätöntä miettiä etukäteen järjestelmä työntekijöiden motivoimiseksi työskentelemään järjestelmässä.

Jo EDMS:n suunnitteluvaiheessa kehitetään järjestelmän työn tehokkuuden indikaattoreita ja laaditaan raportteja arvioimaan työntekijöiden suorituskuria.

Motivaatiojärjestelmä koordinoidaan yrityksen johdon ja henkilöstöosaston kanssa.

Järjestelmän kehittämisen myöhemmissä vaiheissa tehdään EDMS:n yrityskoulutuksen organisointi ja valmistautuminen.

Yrityksen työntekijöiden koulutus alkaa EDMS:n koekäyttövaiheessa, ja koulutuksen tuloksena saatujen taitojen kehittäminen on jo käytännössä, järjestelmän teollisen toiminnan aikana.

Järjestelmän tuotantovaiheessa osa yrityksistä järjestää myös käyttäjätukityöryhmän, joka antaa yksilöllisiä käyttäjäkonsultaatioita paikan päällä.

Tämä tuki voidaan toteuttaa sekä itsenäisesti että ulkopuolisten konsulttien avulla.

Yleisimmät tapaukset ovat, kun EDMS:n käyttöönottoa ja työntekijöiden koulutusta käsittelevässä työryhmässä on IT-osastojen edustajia ja toimiston johtoosaston työntekijä valvoo prosessia ja on konsulttina kiistanalaisissa liiketoimintakysymyksissä.

Koulutusohjelmia kehitettäessä tulee kiinnittää erityistä huomiota koulutusryhmien muodostamiseen: ne on muodostettava siten, että opiskelijat kuuluvat samaan horisontaaliseen uraportaaseen ja heillä on samanlaiset valtuudet työskennellä EDMS:ssä.

Joka tapauksessa, jos olet saanut valmiin listan koulutuksen osallistujista, tarkista etukäteen ryhmän kokoonpano, osallistujien roolit järjestelmässä ja valtuudet. Jokaisella käyttäjäryhmällä tulee olla oma koulutusohjelma.

EDMS:n pääkäyttäjäryhmistä voidaan erottaa toimistotyöosaston työntekijät, osastojen tavalliset työntekijät, osastojen sihteerit ja johtajien henkilökohtaiset sihteerit, yrityksen ja sen osastojen johto.

Tässä on esimerkkejä koulutusohjelmien koostumuksesta eri EDMS-käyttäjäryhmille

Järjestelmävastaaville muodostetaan erilliset koulutusryhmät ja koulutusohjelma.

Ennen yrityskoulutuksen aloittamista on toivottavaa, että arvovaltainen johtaja puhuu työntekijöille.

Esimerkiksi toimistoosaston työntekijöille tämä on toimihenkilöosaston johtaja, kun järjestät koulutusta myyntiosaston työntekijöille, se on myyntiosaston johtaja jne.

Esimies kertoo, miksi koulutusta järjestetään, mitä taitoja työntekijöiden tulisi hankkia koulutuksen tuloksena ja miten he tulevat käyttämään näitä taitoja tulevassa työssään.

Esimiehen tulee nimetä työntekijöiden vastuualueet ja tehtävät EDMS:n käytön osalta heidän tehtäviensä suorittamisen yhteydessä.

Lyhyt usean minuutin esitys ei ainoastaan ​​motivoi työntekijöitä käyttämään aktiivisesti EDMS:ää, vaan myös parantaa yrityskoulutuksen laatua, parantaa ja helpottaa EDMS:n käyttöönottoprosessia koko yrityksessä.

EDMS-työskentelyn oppimisvaihtoehdoista erottelemme kokopäiväisen (päivätyön) ja etäopiskelun.

EMS-koulutus on mahdollista sekä käyttäjän työpaikalla että työpaikan ulkopuolella, kun taas työpaikan ulkopuolella koulutus voi tapahtua sekä yrityksen koulutuskeskuksen alueella että etäopetuksena.

Opetusmuodoille on olemassa luokitus:

• luento;
• seminaari;
• käytännön tehtävä;
• koulutus;
• kuuleminen;
• Työharjoittelu;
• itsenäistä työtä jne.

Kaikentyyppisten organisaatioiden ja koulutuksen toteuttamisen vuoksi käytännössä käytetään useita vaihtoehtoja EDMS:n käyttöönotossa:

• kasvokkain tapahtuva koulutus ryhmissä;
• yksittäisten työntekijöiden kokopäiväinen koulutus (henkilökohtainen koulutus);
• etäopiskelu.

Myös useiden koulutusvaihtoehtojen yhdistelmä on mahdollista.

Tätä lähestymistapaa käytetään työntekijöiden joukkokoulutuksessa. Muodostellaan yleisiä ohjelmia, joiden mukaan kaikki yrityksen työntekijät koulutetaan.

Kasvokkain tapahtuva koulutus ryhmissä suoritetaan yleensä ennen järjestelmän kaupallista käyttöönottoa niissä yrityksissä, jotka:

• sinulla on vähintään 12 työntekijää, jotka työskentelevät EDMS:n kanssa;

• voi tarjota luokkahuoneita/huoneita koulutukseen;

• voivat varata aikaa työntekijöidensä kouluttamiseen. Ryhmävalmennusta käytetään:

• Suunniteltu käyttäjien massakoulutus tuotannon tauolla;

• kun ryhmäkoulutuksessa olevien työntekijöiden kokonaismäärä on 8-80 henkilöä;

• kun tarvitaan nopeaa, tehokasta ja laajaa koulutusta EDMS:n käynnistämiseksi;

• budjettirajoitusten puuttuessa, kun yritys on valmis maksamaan kokopäiväisen koulutuksen kaikille työntekijöille;

• kun koulutus järjestetään ja toteutetaan itsenäisesti tai EDMS:n toteuttavan yrityksen ulkopuolisten konsulttien kanssa.

Päätoimisen ryhmäopiskelun pääpiirteet

Tämä lähestymistapa oppimiseen on yksi suosituimmista EDMS:n toteutuksessa.

Käytännössä (resurssien puutteella) yritykset järjestävät kompromissina kasvokkain koulutusta vähintään yhdelle työntekijälle jokaiselta osastolta, joka puolestaan ​​voi myöhemmin siirtää hankittua tietoa osastolla oleville kollegoille. .

Osana koulutusta muodostetaan kohderyhmiä, järjestetään koulutustunti ja varataan erillinen huone.

Luokat tulee varustaa tietokoneilla, jotta jokainen opiskelija voi askel askeleelta suorittaa kaikki järjestelmän toiminnot koulutusohjelman mukaisesti.

Luokassa on toivottavaa, että luokka on varustettu myös projektorilla ja taululla, sillä niillä on kätevä havainnollistaa järjestelmän toimivuutta ja vastata yleisön kysymyksiin.

Koulutuksessa on tapana pohtia varsinaista työskentelyä yrityksessä käytettävien asiakirjojen kanssa.

Mitä realistisempi testitapaus on, sitä paremmin työntekijät oppivat tiedot ja arvostavat EDMS:n käyttöönoton käytännön etuja.

Ryhmäopiskelun muodot

Tällä koulutuksella kaikki työntekijät käyvät ensin yleisen teoreettisen kurssin järjestelmässä työskentelyn periaatteista ja suorittavat sitten käytännön tehtäviä työpaikallaan.

Tämän lähestymistavan etuna on, että käyttäjät oppivat vain ne järjestelmän ominaisuudet, joita he tarvitsevat työssään. Haittapuolena voidaan mainita se, että kaikki tutkivat rajallista osaa järjestelmän toimivuudesta eivätkä ole tietoisia muiden osastojen toimivuudesta.

Tässä tapauksessa asiakirjan kanssa työskentelyn roolit jaetaan koulutukseen osallistuvien kesken ja jokainen osallistuja suorittaa oman osan dokumentin käsittelyyn liittyvistä tehtävistä ottaen huomioon todelliset työtehtävänsä.

Tämän koulutusmuodon eduista voidaan erottaa mahdollisuus seurata koko asiakirjojen käsittelyprosessia askel askeleelta, tutkia täydellisemmin järjestelmän ominaisuuksia. Puutteina työntekijät kokevat tällaisen koulutuksen usein hukkaan heitettyä aikaa, joka aiheuttaa negatiivisia reaktioita EDMS:ssä työskennellessä.

Henkilökohtaista koulutusta omistautuneille työntekijöille

Omistautuneiden työntekijöiden kokopäiväistä koulutusta toteutetaan yrityksissä, jotka:

• enintään 8-12 työntekijää, jotka työskentelevät EDMS:n kanssa;

• voivat varata mahdollisimman vähän aikaa työntekijöidensä kouluttamiseen EDMS:ssä.

Tätä lähestymistapaa käytetään koulutettaessa rajoitettu määrä työntekijöitä sekä osastopäälliköitä tai osaston vastuuhenkilöitä (jäljempänä - työntekijäkouluttajat), jotka kouluttavat myöhemmin osastojensa muut työntekijät.

Omistautuneiden työntekijöiden henkilökohtaisen koulutuksen tärkeimmät ominaisuudet

Omistautuneiden työntekijöiden kokopäiväistä koulutusta toteutetaan sekä EDMS:n kokeellisen ja teollisen toiminnan vaiheessa että uusia työntekijöitä palkattaessa.

Työntekijöiden motivoinnin vivahteet muiden käyttäjien itseorganisoituvassa koulutuksessa tulee ottaa huomioon jo ennen projektin alkua.

Kiinnostuneet työntekijät voivat kokea uudet vastuut ylimääräisenä ja tarpeettomana taakkana, joka vaikuttaa merkittävästi sekä oman koulutuksen tehokkuuteen että muiden työntekijöiden koulutuksen laatuun.

Yksittäisten työntekijöiden kasvokkain tapahtuva koulutus tapahtuu yleensä useissa vaiheissa:

henkilöstökouluttajien koulutus toteutetaan ulkopuolisten konsulttien avulla, minkä jälkeen koulutetut henkilöstökouluttajat kouluttavat itsenäisesti kaikki muut järjestelmän käyttäjät.

Tämän koulutusmuodon etuja ovat syvällinen toiminnallisuuden tutkiminen sekä yrityksen ajan ja resurssien säästäminen.

Puutteista - kaikki järjestelmän kanssa työskentelevät työntekijät eivät tiedä kaikkia järjestelmän toimintoja ja ominaisuuksia, ja tämä puolestaan ​​​​vaikuttaa sekä työntekijän itsensä tehokkuuteen että sijoitetun pääoman tuottoon EDMS:n käyttöönotossa yrityksessä.

Esimiehille tarjotaan useimmiten yksilöllistä koulutusta paikan päällä.

Käyttäjien henkilökohtaisia ​​konsultaatioita järjestelmässä työskennellessä käytetään sekä järjestelmän mukauttamistyön ensimmäisissä vaiheissa että teollisen käytön vaiheessa.

Tämän lähestymistavan eduista erottelemme perusteellisen tutkimuksen järjestelmän tarvittavista toiminnoista ja yksilöllisen lähestymistavan käyttäjään. Harjoitteluun käytetyn ajan osalta tämä lähestymistapa on kuitenkin huonompi kuin kasvokkain tapahtuva ryhmäkoulutus.

Etäopiskelu

Työntekijöiden etäkoulutusta toteutetaan yrityksissä, jotka:

• SED:ssä työskentelee yli 100 työntekijää;

• ei pysty tarjoamaan luokkahuoneita/huoneita koulutukseen;

• eivät voi varata vähimmäisaikaa EDS-työntekijöiden kouluttamiseen.

Tämäntyyppistä koulutusta käytetään työntekijöiden joukkokoulutukseen työssä heille sopivana ajankohtana.

Etäopetukseen käytetyt työkalut voivat olla erilaisia, niitä ovat mm.

• määräykset, ohjeet, käyttöopas;

• koulutusesitys;

• video järjestelmän kanssa työskentelystä;

• sähköinen kurssi järjestelmän kanssa työskentelystä minun.

Etäopiskelun pääpiirteet

Etäopetusta käytetään teollisen toiminnan vaiheessa ja yrityksen uusien työntekijöiden kouluttamiseen.

Suurin vaikeus etäopiskelun järjestämisessä on työntekijöiden motivaatio.

Monet työntekijät eivät pidä järjestelmässä työskentelyn oppimista tärkeänä työnsä kannalta, vaan luottavat naapuriosastojen kollegoihin, jotka näyttävät heille, kuinka kaikki toimii.

Mutta jos kaikki yrityksen asiakirjoja käsittelevät työntekijät eivät suorita EDS-koulutuskurssia, järjestelmää käytetään tehottomasti.

Tämän seurauksena järjestelmän käyttöönotosta aiheutuvat kustannukset eivät välttämättä maksa itsensä takaisin, ja tällaista projektia voidaan luottavaisesti kutsua epäonnistuneeksi.

Siksi sinun on huolehdittava työntekijöiden motivaatiojärjestelmästä etukäteen ja ratkaistava kysymys siitä, että kaikki yrityksen työntekijät valvovat EDS-koulutuskurssin läpikulkua.

Itsenäisen etäopiskelun myötä työntekijöiden on vaikea keskittyä koulutuskurssiin, joten kurssin suorittamisen aika tulisi säännellä ja tarvittaessa jakaa useisiin pieniin vaiheisiin.

Mitä lyhyempi koulutuskurssi on, sitä helpompi työntekijöiden on suunnata aikansa EDMS-työskentelyn koulutukseen.

Etäopiskelun didaktisena materiaalina voivat toimia sekä säännökset, ohjeet että EDMS:n käyttöopas sekä erityisesti valmistetut interaktiiviset materiaalit: koulutusesitys, video tai sähköinen kurssi järjestelmän kanssa työskentelystä.

Pääperiaate tällaisen koulutuksen ohjelman valmistelussa on seuraava: mitä pienempi materiaalimäärä, sitä nopeammin työntekijä oppii sen.

Kaikilla työntekijöillä ei ole varaa istua ja opiskella materiaaleja EDMS:ssä huomattavan paljon aikaa, kun lisäksi hänen on suoritettava koko pääammattityönsä.

Tällä materiaalin toimituksella on merkittävä etu: kuka tahansa työntekijä voi tutkia EDMS:n mahdollisuuksia sopivana ajankohtana. Haittapuolena nostamme esiin melko pinnallisen tutkimuksen EDMS:n toimivuudesta.

Henkilökunnan motivaatio

Miksi on niin tärkeää motivoida henkilöstöä opittaessa työskentelemään EDMS:ssä?

Haluttomuus oppia työskentelemään EDMS:ssä voi johtua sekä vapaa-ajan puutteesta että työntekijän alhaisesta pätevyydestä, tottumuksesta työskennellä vanhan kaavan mukaan jne.

Kuvittele tilanne, jossa yritys on maksanut EDMS:n suunnittelun ja kehittämisen, työntekijöiden koulutuksen (ja tämä on noin 30 % projektin budjetista), ja lopulta järjestelmä on kehitetty ja on aika kouluttaa käyttäjiä.

Harkitse esimerkkiä epäonnistuneesta lähestymistavasta koulutuksen järjestämiseen: työnantaja antoi määräyksen koulutuksen järjestämisestä, mutta yksikön välitön esimies ei käynyt lisäkeskusteluja työntekijöidensä kanssa. Työntekijöille vain ilmoitettiin, että heidän oli saatava koulutusta, mutta heille ei selitetty, miksi se oli tarpeen.

Tästä johtuen järjestelmän tulevat käyttäjät eivät ymmärrä, kuinka säänneltyä koulutusta on, tukeeko sitä heidän välitön esimiestään, miksi heidän pitää ylipäätään käydä koulutusta ja mihin sen läpäiseminen vaikuttaa. Jos se ei vaikuta mihinkään, niin miksi ottaa koulutusta?

Lisäksi, jos kukaan ei poista työntekijöiltä päätuotannon tehtäviä koulutuksen aikana, heillä on lisätaakka, ja koulutuksen lisäksi heidän on pysyttävä töissä päätehtävien suorittamiseksi ilman bonuksia, vapaa-aikaa ja muita motivoijia. tarjotaan yrityksessä. Se oli.

Voit helposti ennustaa, kuinka EDMS:n käyttöönotto tällaisessa yrityksessä etenee ja kuinka onnistuu.

Kaikki EDMS:n käyttöönotosta aiheutuvat kustannukset voivat osoittautua täysin tehottomiksi, koska henkilöstön motivoinnin perussääntöjä ei noudateta, mukaan lukien seuraavat:

• johdon tuki työntekijöille EDMS:n käyttöönotto- ja koulutusvaiheessa;

• työntekijöille tiedottaminen koulutuksen tarkoituksesta, tehtävistä ja työntekijöiden koulutuksen tuloksista;

• hyvin harkittu henkilöstön kuormituksen suunnittelu koulutusjaksolle.

Työntekijöiden motivoimiseksi ja EDMS:n käyttöönoton tehostamiseksi nopeuttaa asiakirjojen valmistelu- ja käsittelyprosesseja käytä suoritusindikaattoreita työskennellessäsi SED:ssä.

Esimerkiksi, jos ennen EDMS:n käyttöönottoa yrityksessä kuukausittainen sopimusten hyväksyntä ja allekirjoittaminen tapahtui huomattavalla viiveellä, niin työntekijän EDMS:ssä työskentelyn suoritusindikaattori voidaan sitoa tosiasiallisesti sovittujen henkilöiden määrään. ja hyväksytyt sopimukset kuukaudessa sekä työntekijän bonukseen.

Suorituskykyindikaattoreiden käyttö EDMS-työssä tarjoaa useita etuja: työntekijälle - kasvava motivaatio asiakirjan käsittelyn nopeuteen ja yleensä EDMS:ssä työskentelemiseen ja yritykselle - kuukausittaisen voiton kasvu.

Algoritmi oppimisprosessin valmisteluun

Valmisteltaessa koulutusprosessia EDMS:n käyttöönottoa varten on tarpeen säätää seuraavista vaiheista ja työstä:

1. Tilauksen antaminen koulutusjärjestyksessä.

Yrityksen johtaja antaa käskyn (ohjeen) siinä järjestyksessä, jossa työntekijät koulutetaan. Tämä vaihe säätelee koulutuksen läpäisymenettelyä ja EDMS:n jatkokäyttöä.

1. Työryhmän muodostaminen järjestelmän toteuttamiseksi ja koulutuksen järjestämiseksi.

Yritykset antavat määräyksen EDMS:n työkoulutuksen valmistelutyöryhmän muodostamisesta ja kokoonpanosta. Päätehtävänä tässä vaiheessa on tunnistaa henkilöstön koulutuksen järjestämisestä ja toteuttamisesta vastaavat.

Työryhmään tulee kuulua uskollisimmat ja aktiivisimmat edustajat liiketoimintayksiköistä, arkistointiosaston edustaja ja EDMS:n toteuttavat IT-asiantuntijat.

Testitietojoukon täyttämisen ja hakemistojen asettamisen voivat suorittaa sekä itse että sen yrityksen asiantuntijat, jossa EDMS:ää toteutetaan.

Koulutusmateriaalit vaihtelevat valitun muodon ja EDMS-käyttäjien koulutuksen järjestämistavan mukaan.

1. Kokouksen pitäminen työryhmän kanssa koulutusohjelmasta, järjestelmästä, sen konfiguroinnista ja hallinnosta.

Päätehtävänä tässä vaiheessa on varmistaa, että kaikilla työryhmän jäsenillä on sama käsitys koulutuksen järjestyksestä ja periaatteista.

1. Järjestelmän valmistelu koulutusta varten. Testitietojoukon täyttäminen, hakemistojen asettaminen.

1. Käyttäjäryhmien valinta koulutukseen.

Käyttäjät, mukaan lukien järjestelmänvalvojat, on ryhmitelty heidän työtehtäviensä mukaan järjestelmässä.

1. Koulutettujen työntekijöiden luettelon muodostaminen.

Harjoittelijaluettelon laatiminen on mahdollista ottaen huomioon henkilöstöryhmien muodostuminen järjestelmän tehtävissä ja käyttäjärooleissa.

Samassa vaiheessa kehitetään malli kurssin osallistumis-/pääsykirjanpitoa varten, jotta voidaan valvoa EDMS-työntekijöiden koulutuksen järjestämistä ja varsinaista toteutusta.

1. Kohdennettu käyttäjäkoulutusohjelman valmistelu.

Ohjelman tulee sisältää yleiskuvaus toteutetun EDMS:n perustoiminnallisuuksista (työskentely tehtävien kanssa, työskentely hakemistojen kanssa, tiedonhaku, raporttien luominen) sekä erikoiskuvaus toiminnallisuuksista moduuleittain ja alijärjestelmittäin.

Koulutuskurssin tulee sisältää myös luettelo käsitteistä ja määritelmistä, jotta kaikki työntekijät ymmärtävät selvästi käsiteltävän asian olemuksen.

1. Käyttäjäkoulutuksen järjestämismuodon valinta.

Tässä vaiheessa on tarpeen valita, koulutetaanko työntekijöitä henkilökohtaisesti vai poissa ollessa, ryhmässä vai yksilöllisesti, seminaarin tai koulutuksen muodossa jne.

1. Yksityiskohtaisen koulutusohjelman laatiminen testitapauksilla, koulutuksella ja monisteilla.

1. Harjoitusaikataulun laatiminen.

Aikataulussa ilmoitetaan suunnitellut koulutuspäivät, ryhmät ja koulutettavien työntekijöiden täydelliset nimet.

1. Yrityskoulutuksen järjestäminen.

Tässä vaiheessa johtaja selittää EDMS:n käytön päätavoitteet ja tavoitteet, työntekijät koulutetaan, tutkitaan järjestelmän ominaisuuksia ja suoritetaan käytännön tehtäviä. Tarvittaessa työntekijät sertifioidaan koulutuksen tulosten perusteella.

1. Yhteenvetolehtien täyttäminen.

Osa yrityksistä laatii koulutuksen kulusta lausuntoja työntekijöiden koulutuksen tulosten perusteella. Listauksessa sanotaan:

Opiskelijan koko nimi, rakenneyksikön nimi, asema, opintojakson nimi, koulutuspäivä, työntekijän läsnäolo/poissaolo, jos todistus on, ilmoitetaan saatu arvosana.

1. Tilauksen valmistelu EDMS:n käyttöönotosta kaupalliseen käyttöön yrityksessä.

Kun EDMS on kehitetty ja konfiguroitu yrityksessä ja käyttäjät koulutettu työskentelemään sen kanssa, järjestelmä otetaan kaupalliseen käyttöön.

1. EDMS:n käyttö ja toiminta koulutettujen työntekijöiden päätoiminnoissa.

Koulutus voi tapahtua yhdestä kahteen kuukaudessa – tarkka aika riippuu yrityksen koosta ja koulutettujen työntekijöiden määrästä.

Joten olemme tutkineet yksityiskohtaisesti työntekijöiden koulutuksen järjestämisprosessin vivahteita ja algoritmeja työskennelläkseen toteutetussa EDMS:ssä.

Lopuksi haluan korostaa, että vaikka EDMS voisi aluksi täyttää kaikki yrityksen vaatimukset ilman aktiivista ja täysimittaista työntekijöiden koulutusta, sitä käytetään silti tehottomasti tai, mikä vielä pahempaa, ei käytetä ollenkaan, ja kaikki ponnistelut ja käytetyt resurssit ovat turhia.

Siksi suosittelemme, että kiinnität erityistä huomiota yrityksesi työntekijöiden koulutuksen järjestämiseen ottaen huomioon kaikki resurssirajoitukset, huomioiden huolellisesti EDMS:n työntekijöiden motivointijärjestelmän ja tulosindikaattorit.

Aiheeseen liittyvät artikkelit