Penyediaan contoh minit mesyuarat dengan betul. Bagaimana minit mesyuarat disediakan

Arahan

Latihan. Daftar semua peserta mesyuarat, nyatakan, jika boleh, dalam susunan abjad nama, kedudukan mereka. Anda mesti mencerminkan maklumat sedemikian dalam protokol setepat mungkin, tanpa singkatan biasa.

Kaedah untuk menyusun protokol. Semuanya bergantung pada kebiasaan untuk merekodkan maklumat mesyuarat X komisen dalam organisasi atau syarikat tertentu: sama ada trengkas, rakaman bunyi atau nota tulisan tangan. Bergantung pada ini, anda perlu menyusun, menyalin transkrip atau rakaman bunyi, serta kandungan tesis laporan yang ada pada hari itu.

Sila ambil perhatian bahawa masih terdapat bahagian pengenalan dan utama dalam teks protokol. Bahagian pengenalan adalah sama untuk penuh dan pendek, dan nama setiausaha yang mengetuai minit dan pengerusi ditunjukkan di dalamnya. komisen, serta jumlah peserta mesyuarat. Orang yang bukan ahli rasmi komisen, tetapi mereka yang hadir, bagaimanapun, ditandakan dalam tusukan sebagai "dijemput".

Tiada protokol mempunyai kuasa dokumentari sehingga ia ditandatangani oleh setiausaha dan pengerusi. Ini adalah prasyarat.

Prestasi begitu banyak tindakan ekonomi dan undang-undang disertakan dengan kompilasi. Sifat maklumat yang terkandung di dalamnya berbeza-beza bergantung pada jenis protokol, walau bagaimanapun, beberapa corak umum dalam penulisan dokumen ini boleh dikenal pasti.

Arahan

Skop protokol adalah sangat luas: protokol disediakan untuk kesalahan pentadbiran dan melakukan tindakan penyiasatan tertentu, protokol prosiding dan mesyuarat pemegang saham disimpan, dsb. Bagaimanakah protokol harus ditulis? Apakah maklumat yang perlu disertakan di dalamnya?

Pertama sekali, protokol mesti mengandungi nama organisasi yang menyusunnya: Horns and Hooves LLC, Mahkamah Daerah N-sky, dsb. Ini diikuti dengan nama dokumen - protokol itu sendiri dan petunjuk acara mana yang dilog. Contohnya, minit mesyuarat pemegang saham atau minit soal siasat saksi.
B mesti menunjukkan tarikh tindakan yang direkodkan (mesyuarat, soal siasat, dsb.), nombornya (atau nombor kes yang dirakam), serta masa mula dan tamat acara yang direkodkan.

Selepas maklumat yang dinyatakan, adalah perlu untuk menyenaraikan orang yang mengambil bahagian dalam tindakan yang direkodkan, menunjukkan peranan yang mereka lakukan. Sebagai contoh: "Hakim Ivanov I.I., semasa mengendalikan

Menyimpan minit adalah bahagian penting dalam mana-mana mesyuarat, persidangan, mesyuarat, majlis akademik dan acara lain. Sangat penting untuk membuat minit dengan betul, kerana dokumen jenis ini mencerminkan intipati mesyuarat dan boleh berfungsi sebagai pengesahan atau penyangkalan beberapa perkara. acara ini. Dalam kerja pejabat, kedua-dua minit mesyuarat besar antara syarikat yang berbeza dan mesyuarat perancangan dalaman adalah sama penting.

Pada 1 September 2013, Undang-undang Persekutuan No. 100-FZ pada 7 Mei 2013 "Mengenai Pindaan Subseksyen 4 dan 5 Bahagian I Bahagian Satu dan Perkara 1153 Bahagian Tiga Kanun Sivil Persekutuan Rusia" mula berkuat kuasa . Salah satu perubahan adalah keperluan untuk pelaksanaan minit mesyuarat sekarang.

Bahagian-bahagian Protokol

PENGERUSI - pegawai yang mengetuai mesyuarat, persidangan, dsb.

SETIAUSAHA - orang yang hadir dalam mesyuarat dan menyimpan minit mesyuarat ini. Ini tidak semestinya setiausaha mengikut jawatan; mana-mana pekerja mana-mana jabatan boleh menyimpan minit.

HADIR - senarai semua yang hadir pada mesyuarat itu, menunjukkan kedudukan mereka. Senarai mereka yang hadir disusun mengikut jawatan yang disandang, dari yang tertinggi hingga yang terendah. Dalam kes apabila terdapat beberapa orang yang mempunyai kedudukan yang setara di kalangan mereka yang hadir, maka susunan mereka dalam senarai ditentukan mengikut susunan abjad. Pilihan lain untuk susunan mereka yang hadir adalah dalam susunan abjad nama keluarga, tanpa mengira kedudukan mereka.

Jika lebih daripada 15 orang hadir pada mesyuarat itu, mereka disediakan dalam senarai berasingan, yang dilampirkan pada minit:

HADIR: 45 orang (senarai dilampirkan).

AGENDA - bahagian ini secara konsisten mencerminkan semua isu yang dirancang untuk dibincangkan dalam mesyuarat. Minit ringkas dan minit mesyuarat operasi mungkin tidak mempunyai agenda.

MENDENGAR - di sini nama penceramah dan topik atau, jika perlu, ringkasan ucapannya ditunjukkan.

Sebagai contoh:

DIDENGAR: Ivanova P.I. dengan laporan mengenai pembangunan kawasan keutamaan baharu.

DILAKUKAN - penyenaraian mengikut nama semua mereka yang mengulas laporan itu.

MEMUTUSKAN - di sini kami menulis keputusan yang dicapai semasa mesyuarat dan menunjukkan tarikh akhir yang dipersetujui pada mesyuarat untuk pelaksanaan keputusan. Selalunya, "penyelesaian" adalah dalam sifat tugas dan mempunyai semua komponen untuk ini: nama pelaku, kandungan tugas, tarikh akhir. Sebagai contoh:

Ivanov I.I. – menjelang 20 Disember 2014, sediakan rancangan untuk latihan lanjutan kakitangan jabatan perolehan bagi tahun 2015.

Di samping itu, dengan keputusan protokol, anda boleh meluluskan atau bersetuju dengan draf dokumen:

Luluskan Peraturan untuk penggunaan e-mel korporat LLC "Vesna" dan berkuat kuasa mulai 08/03/2015.

Meluluskan Nomenklatur Hal Ehwal Vesna LLC.

Bahagian berikut adalah kurang biasa dalam protokol:

DIDENGAR - salah seorang daripada mereka yang hadir membacakan kepada semua orang dokumen atau sebahagian daripada dokumen.

Sebagai contoh:

HEARD Surat Kementerian Kewangan Bil 4545-p bertarikh 22 Julai 2015

UCAPAN ALU-ALUAN - Sebagai peraturan, ucapan alu-aluan disampaikan oleh pengerusi mesyuarat di persidangan dan forum utama. Pada mesyuarat biasa, salam berbunga-bunga diketepikan.

INVITES adalah pakar dalam bidang tertentu yang telah dijemput untuk menyatakan pendapat mereka yang cekap mengenai isu mesyuarat. Orang yang dijemput tidak mengambil bahagian dalam membuat keputusan.

PENDAPAT MENENTANG ialah pendapat salah seorang peserta mesyuarat, yang tidak bersetuju dengan keputusan yang dibuat. Peserta mempunyai hak untuk menuntut supaya pendapatnya yang berbeza direkodkan dalam minit. Ia disediakan pada helaian berasingan dan merupakan sebahagian daripada protokol.

Sekiranya timbul perbincangan mengenai salah satu soalan, maka ia direkodkan dan disusun seperti berikut:

DIDENGAR: I.A. Paramonov tentang keperluan untuk memperkenalkan sistem pengurusan dokumen elektronik bersatu dalam sekumpulan syarikat.

SOALAN: T.A. Mikhailov. Adakah pengenalan EDMS bersatu boleh dilaksanakan secara ekonomi pada peringkat pembangunan kumpulan syarikat ini?

Jawapan: Pengenalan EDMS bukan sahaja boleh dilaksanakan dari segi ekonomi, tetapi juga akan membantu mengoptimumkan kos aktiviti pentadbiran sekumpulan syarikat.

Pendaftaran protokol

Protokol disediakan pada kepala surat organisasi untuk dokumen. Borang ini mengandungi butiran berikut:

• nama syarikat;
• nama unit struktur (jika mesyuarat diadakan di jabatan atau pengarah);
• tempat penyediaan dokumen (anda tidak boleh menunjukkan sama ada lokaliti di mana organisasi beroperasi termasuk dalam namanya: "Togliatti Dairy Plant");
• nama dokumen - PROTOKOL;
• menuju ke teks - dalam kes ini, nama mesyuarat atau nama badan kolegial:

PROTOKOL

mesyuarat operasi

PROTOKOL

mesyuarat suruhanjaya pakar

• (ini adalah tarikh mesyuarat);
• teks dokumen - kami menganalisis kandungannya di atas;
• tandatangan - protokol ditandatangani oleh pengerusi dan setiausaha.

Protokol yang lengkap dihantar kepada semua peserta mesyuarat. Jika dokumen mengandungi tugas, ia akan dikawal.

Protokol dalaman biasanya disediakan dalam bentuk pendek. Matlamat di sini adalah untuk merekodkan arahan pengarah, dan bukannya perjalanan mesyuarat atau pendapat pesertanya. Ia adalah perkara lain apabila wakil beberapa organisasi berkumpul di mesyuarat itu. Tidak kira betapa baiknya hubungan dengan mereka hari ini, anda tidak akan tahu apa yang menanti kita esok. Mungkin minit mesyuarat tertentu ini akan menjadi dokumen penting yang akan membuktikan kes anda dalam kemungkinan pertikaian. Oleh itu, pada mesyuarat bersama, protokol disimpan dengan ketat.

Latihan 8

MAKLUMAT DAN DOKUMEN RUJUKAN

PROTOKOL, AKTA

Kebanyakan dokumen yang dibuat oleh institusi adalah maklumat dan rujukan. Dokumen ini mengandungi maklumat tentang keadaan sebenar. Maklumat dan dokumen rujukan termasuk: sijil, memorandum, akta, surat, dsb. Dokumen tersebut bersifat bantu dan tidak mengikat. Maklumat yang terkandung di dalamnya boleh diambil kira.

Protokol

Protokol ini menduduki tempat yang istimewa dalam sistem dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Ia boleh dikaitkan dengan dokumen maklumat (memandangkan ia mengandungi maklumat, ia mengandungi maklumat tentang perbincangan beberapa isu pengurusan), dan kerana ia mengandungi bahagian operasi. boleh dianggap sebagai dokumen pentadbiran.

Protokol -, dokumen yang membetulkan perjalanan perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, mesyuarat, mesyuarat, persidangan, dan bentuk kerja lain badan kolej (lembaga jawatankuasa dan kementerian, kerajaan perbandaran, serta saintifik, teknikal dan metodologi majlis).

Mesyuarat pemegang saham, mesyuarat lembaga pengarah tertakluk kepada pembalakan mandatori.

Protokol diserahkan kepada pihak berkuasa negeri untuk pendaftaran (contohnya, semasa mendaftarkan bank perdagangan, dewan perniagaan dan industri, dsb.). Minit juga disediakan untuk mendokumentasikan aktiviti badan kolej sementara (persidangan, mesyuarat, mesyuarat, seminar, dll.).

Protokol ini disediakan berdasarkan rekod yang disimpan dalam mesyuarat oleh setiausaha secara manual atau menggunakan perakam suara.

Bergantung pada jenis mesyuarat dan status badan kolej, bentuk protokol dipilih: pendek, penuh atau verbatim.

Protokol Ringkas- membetulkan isu yang dibincangkan dalam mesyuarat, nama penceramah dan keputusan yang diambil. Protokol sedemikian disyorkan untuk disimpan hanya dalam kes di mana mesyuarat ditranskripsi, laporan dan teks ucapan akan dibentangkan kepada setiausaha, atau apabila mesyuarat itu bersifat operasi.

Protokol penuh - merekodkan bukan sahaja isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan nama penceramah, tetapi juga catatan yang cukup terperinci yang menyampaikan kandungan laporan dan ucapan peserta dalam mesyuarat, semua pendapat yang dinyatakan, soalan dan teguran, teguran, pendirian. Minit penuh membolehkan anda mendokumenkan gambar terperinci mesyuarat.

Protokol verbatim - disusun berdasarkan laporan verbatim mesyuarat (transkrip) dan verbatim menyampaikan proses membincangkan setiap isu dan membuat keputusan mengenainya.

Protokol penuh dan verbatim disusun berdasarkan kata kerja tulisan tangan atau rakaman pita.

Semua jenis protokol disediakan dalam bentuk biasa, yang merangkumi butiran berikut: nama institusi, jenis dokumen, tempat untuk meletakkan tarikh, indeks dokumen, tempat untuk merangka protokol, tempat untuk tajuk ke teks. Tarikh minit adalah tarikh mesyuarat. Jika ia berlangsung beberapa hari, maka tarikh protokol termasuk tarikh mula dan tamat. Nombor (indeks) protokol ialah nombor siri mesyuarat. Tajuk teks menggambarkan jenis mesyuarat atau aktiviti kolej (Minit - mesyuarat lembaga).

Teks protokol termasuk bahagian pengenalan dan utama.

Di bahagian air protokol, selepas tajuk, nama dan inisial pengerusi dan setiausaha mesyuarat diberikan. Daripada baris baharu selepas perkataan hadir, senaraikan nama keluarga, parap para ahli tetap badan kolej dalam susunan abjad (dalam bentuk pendek protokol, data ini ditinggalkan), serta nama keluarga, parap dan jawatan mereka yang dijemput. Perkataan "Pengerusi", "Setiausaha", "Hadir" ditulis dengan huruf besar dari awal tepi kiri. Semasa merangka minit mesyuarat lanjutan, nama peserta tidak disenaraikan, tetapi jumlah bilangan mereka ditunjukkan. Peserta dikira mengikut senarai pendaftaran, yang dipindahkan kepada setiausaha mesyuarat dan menjadi salah satu lampiran minit.

Agenda itu termasuk dalam bahagian air protokol. Ia menyenaraikan isu yang dibincangkan pada mesyuarat dengan nama penceramah (penceramah) dan membetulkan urutan perbincangan mereka. Ia menyenaraikan isu yang dibincangkan pada mesyuarat dengan nama penceramah dan membetulkan urutan perbincangan mereka. Agenda mesyuarat telah disediakan terlebih dahulu dan harus merangkumi bilangan isu yang optimum.

Bahagian utama teks protokol mengandungi seberapa banyak bahagian yang terdapat dalam agenda. Bahagian dinomborkan dengan sewajarnya.

Setiap bahagian terdiri daripada tiga bahagian: "MENDENGAR", "BERCAKAP", "MEMUTUSKAN", yang dicetak dalam huruf besar untuk menyerlahkan dalam teks protokol rakaman ucapan penceramah utama, peserta dalam perbincangan isu dan bahagian operasi, merumuskan keputusan isu. Untuk tujuan yang sama, dalam teks protokol, nama keluarga dan parap setiap penceramah dicetak daripada baris baharu dalam kes nominatif. Penyampaian rakaman ucapan dipisahkan daripada nama keluarga dengan tanda sempang, ia dinyatakan daripada orang ketiga tunggal, kandungan laporan ditulis dalam bentuk ucapan langsung. Sekiranya teks laporan adalah ringkas atau dibentangkan oleh penceramah secara bertulis, maka selepas tanda sempang mereka juga menulis dengan huruf besar - "Laporan itu dilampirkan".

Perkataan "HEARD" didahului dengan nombor item agenda, diikuti dengan titik bertindih.

Kemajuan perbincangan laporan dicerminkan dalam bahagian "UCAPAN" Soalan dan jawapan direkodkan dalam bahagian "UCAPAN". Perkataan - soal jawab tidak ditulis.

Sebagai contoh:

AV Smirnov - Adakah langkah diambil untuk membubarkan...?

Keputusan yang diterima pakai terkandung dalam bahagian "DISELESAIKAN". Jika terdapat beberapa penyelesaian, ia dinomborkan dengan angka Arab dengan titik. Setiap keputusan disertakan dengan petunjuk kedudukan, nama keluarga dan inisial orang yang bertanggungjawab untuk pelaksanaannya dan mengandungi tarikh akhir, sebagai contoh:

DISELESAIKAN:

1. Sediakan draf Peraturan Kakitangan yang baru. Bertanggungjawab - Pengurus HR Rodionova N.P. Tarikh akhir - 18/11/2001.

Bahagian operasi dibina mengikut skema: tindakan - pelaku - istilah. Pelaksana boleh menjadi organisasi, unit struktur atau pegawai tertentu.

Protokol boleh menetapkan keputusan mengenai kelulusan mana-mana dokumen. Dalam kes ini, protokol harus mempunyai rujukan kepada tarikh dan nombor dokumen, dan dokumen itu sendiri harus dilampirkan pada protokol.

Semasa pilihan raya, keputusan pengundian bagi setiap calon hendaklah ditunjukkan dalam protokol.

Protokol ditandatangani oleh pengerusi dan setiausaha. Setiausaha menyunting teks, membiasakan setiap penceramah dengan rakaman ucapannya dan menerima tandatangan penceramah yang bersetuju dengan rakaman ucapannya. Protokol pengendalian mesyuarat, yang dipilih oleh presidium, ditandatangani oleh pengerusi, setiausaha dan semua ahli presidium.

Ekstrak daripada protokol ialah salinan tepat sebahagian daripada teks protokol asal. Pada masa yang sama, semua butiran borang, bahagian pengenalan teks, item agenda yang mana ekstrak sedang disediakan diterbitkan semula. Cabutan daripada protokol hanya ditandatangani oleh setiausaha, dia juga membuat pengesahan. Ia terdiri daripada perkataan "Betul", petunjuk kedudukan orang yang mengesahkan ekstrak, tandatangan peribadi, nama keluarga, inisial dan tarikh. Jika ekstrak diberikan untuk diserahkan kepada organisasi lain, maka ia diperakui oleh meterai.

Templat protokol

(dengan susunan butiran membujur)

Jata Persekutuan Rusia

Nama syarikat

PROTOKOL

____________________ № _________________

tarikh

_______________________________

Tempat penerbitan

Tajuk:

Mesyuarat jawatankuasa untuk...

Pengerusi - Smirnov S.S.

Setiausaha - Antonova M.I.

Hadir: 30 orang (senarai dilampirkan)

(jika sehingga 15 orang, maka dalam protokol

nama keluarga dengan inisial

dalam susunan abjad dipisahkan dengan koma)

AGENDA:

1. Mengenai tatacara penyediaan persidangan.

Laporan pengurus...

1. DIDENGAR:

Sokolov A.I. - Teks laporan dilampirkan.

DILAKUKAN:

Ivanov M.I. - rakaman pendek ucapan (dalam orang ketiga).

DISELESAIKAN:

1.1. Terima...

2. DIDENGAR:

DILAKUKAN:

DISELESAIKAN:

Pengerusi Tandatangan S.S. Smirnov

Bertindak- dokumen yang disediakan oleh beberapa orang dan mengesahkan fakta atau tindakan tertentu.

Akta disusun dalam pelbagai situasi dan oleh itu mempunyai pelbagai jenis:

tindakan menerima kerja di bawah kontrak;

tindakan penerimaan dan pemindahan dokumen;

Tindakan menghapus kira bahan;

perbuatan komersial

tindakan pengesahan, dsb.

Akta dibuat oleh suruhanjaya, bertindak secara tetap atau dilantik atas arahan pemimpin.

Kumpulan khas dibentuk oleh tindakan komersial yang membuktikan fakta kerosakan, kerosakan atau kekurangan kargo, pelanggaran peraturan pengangkutan lain. Perbuatan sedemikian dibuat pada borang cetakan sampel yang telah ditetapkan, diisi tanpa tompok, pemadaman atau coretan. Segala penambahan dan pembetulan dalam akta tersebut hendaklah dinyatakan dan diperakui oleh tandatangan kedua-dua pihak.

Jika akta itu adalah dokumen dalaman perusahaan, ia disediakan dalam bentuk biasa. Jika akta itu adalah dokumen luaran, maka ia mesti mengandungi data rujukan tentang organisasi.

Perbuatan itu mesti mempunyai:

nama organisasi (subbahagian struktur);

nama jenis dokumen;

tajuk kepada teks

tandatangan;

· meterai;

permohonan; (dengan salinan dokumen sokongan).

Teks akta terdiri daripada bahagian pengenalan dan penentuan.

Bahagian air perbuatan itu menunjukkan asas penyediaannya. Ini mungkin pautan kepada dokumen, kepada perintah lisan daripada pihak pengurusan, kepada sebarang fakta, peristiwa, tindakan.

Akta itu mungkin mempunyai tajuk, contohnya: "Bertindak atas kekurangan barangan pengguna" atau "Akta penerimaan dan pemindahan dokumen bertanda "Sulit".

Bahagian utama akta tersebut menyatakan:

· sasaran dan matlamat;

masa kerja suruhanjaya;

keputusan (kesimpulan, kesimpulan, cadangan).

Selepas teks dan nota mengenai permohonan itu, jika perlu, maklumat tentang bilangan salinan akta itu, lokasi mereka atau penerima kepada siapa mereka dihantar ditunjukkan.

Akta itu ditandatangani oleh semua orang yang mengambil bahagian dalam penyediaannya.

Untuk beberapa tindakan (mengenai isu material, kewangan dan lain-lain isu penting), kelulusan oleh ketua dan pensijilan dengan meterai perusahaan adalah perlu.

Tindakan audit dan pemeriksaan diperkenalkan kepada semua orang yang aktivitinya terjejas. Pada masa yang sama, dalam akta itu, selepas tandatangan penyusun, terdapat nota "Akta itu biasa dengan: jawatan, tandatangan, transkrip tandatangan dan tarikh."

Sebagai contoh:

Disusun oleh:

Pengerusi ________________________________________________

Ahli Suruhanjaya:

Ahli suruhanjaya: 1. _____________________________________

Jawatan, nama keluarga, inisial

Yang hadir: 1. _____________________________________

Jawatan, nama keluarga, inisial

Nama ahli suruhanjaya dan mereka yang hadir disusun mengikut abjad. Gelaran jawatan termasuk nama institusi.

Bahagian yang menyatakan dimulakan dengan perenggan. Ia menetapkan matlamat, objektif dan intipati kerja yang dilakukan oleh penggubal akta, keputusannya. Hasil kerja boleh dibentangkan dalam bentuk jadual.

Di bahagian akhir akta, kesimpulan dibuat atau cadangan dibuat. Bahagian teks ini adalah pilihan - perbuatan itu boleh diakhiri dengan pernyataan fakta.

Selepas teks, sebelum tandatangan, jika perlu, nyatakan bilangan salinan akta yang disediakan dan lokasinya (bahagian akta ini juga pilihan). Sebagai contoh:

Disusun dalam 3 salinan:

salinan pertama. dihantar ke Kementerian Ekonomi Rusia

salinan ke-2. dihantar ke Kementerian Keretapi Rusia

salinan ke-3. - dalam kes 05-24.

Lengkapkan teks perbuatan tandatangan. Akta itu ditandatangani oleh pengerusi suruhanjaya dan semua penggubal. Semasa menandatangani jawatan, nama keluarga tidak ditunjukkan sebelum nama. Sebagai contoh:

Pengerusi Suruhanjaya Tandatangan K.Ya. Lakin

Ahli suruhanjaya: ______________ V.N. Kirillov

Tandatangan

______________ I.N. Potapov

Tandatangan

N.N. Lamshina

Tandatangan

Seperti dalam mana-mana dokumen, dalam akta sebelum teks terdapat tajuk yang bermula dengan preposisi "O" ("Tentang") dan dirumuskan dengan bantuan kata nama lisan "Pada pengesahan", "Pada penerimaan dan penghantaran", "Pada hapus kira", "Pada pemusnahan " dsb.

Sesetengah jenis akta memerlukan kelulusan. Sebagai contoh, akta mengenai pembubaran institusi diluluskan oleh ketua jabatan yang lebih tinggi (menteri), akta mengenai peruntukan dokumen dan kes untuk pemusnahan - oleh ketua institusi. Kelulusan dikeluarkan dengan setem mengikut keperluan GOST R 6.30-97.

Berikut adalah contoh perbuatan:

Kementerian Kebudayaan Rusia DILULUSKAN

Jawatankuasa Kebudayaan Pengerusi Jawatankuasa

Pentadbiran Tandatangan N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Nama kawasan Tarikh

18.05.2000 № 12

bandar Novosibirsk

Semasa menyemak keselamatan dokumen dalam jawatankuasa

Sebab: perintah pengerusi jawatankuasa bertarikh 20 April 2000 No 102 "Mengenai menyemak keselamatan dokumen pengurusan".

Disusun oleh jawatankuasa yang terdiri daripada:

Pengerusi: Timbalan Pengerusi Jawatankuasa Sidorov G.V.

Ahli Suruhanjaya: 1. Ketua. Jabatan Am Grigoryeva N.I.

2. Inspektor jabatan kakitangan Mikhailova G.G.

3. Timbalan ketua akauntan Myshkin S.I.

4. Rujukan Prokudina M.V.

Dalam tempoh dari 16 hingga 18 Mei 2000, suruhanjaya itu menyemak organisasi dan syarat penyimpanan dokumen pengurusan dalam jawatankuasa budaya. Dokumen disimpan dalam subbahagian struktur dan di jabatan am.

Nomenklatur kes diselaraskan setiap tahun dengan Arkib Wilayah Novosibirsk. Tiada fakta kematian, kehilangan, kerosakan atau pemusnahan dokumen secara tidak sah telah ditetapkan.

Disusun dalam 2 salinan:

Pertama - dalam kes No. 1-23

ke-2 - ke arkib serantau.

Pengerusi Suruhanjaya Tandatangan G.V. Sidorov

Ahli Suruhanjaya: Tandatangan N.I. Grigorieva

Tandatangan GG. Mikhailova

Tandatangan S.I. Myshkin

Tandatangan M.V. Prokudin

Pilihan 2

Dokumentasikan hasil audit kerja perusahaan JSC Sibtekhmash, yang dijalankan dari 02/01/2000 hingga 03/01/2000, sebagai hasil audit. hapus kira kertas pembungkusan, paku dan alat ganti yang tidak munasabah untuk pembaikan peralatan dibenarkan; di kedai mesin, pateri telah digunakan secara berlebihan dalam jumlah 60 kg; pengurus gudang P.I. Yakovlev segera menghantar pembungkusan yang boleh dikembalikan kepada pembekal, yang mana kilang itu membayar denda dalam jumlah 1.5 ribu rubel. Maklumat selebihnya terpulang kepada anda.

Setiausaha Tandatangan M.A. Antonova

16. Buat minit mesyuarat suruhanjaya inventori kilang peralatan gas, yang mempertimbangkan isu keputusan inventori untuk gudang No. 2 bahan tambahan. Pada mesyuarat itu, resolusi telah diterima pakai untuk meluluskan keputusan inventori dan mengaitkan atas perbelanjaan pengurus gudang kekurangan bahan tambahan dalam jumlah 365 juta rubel, serta helaian pengumpulan untuk gudang No. 2 dan nota penerangan daripada pengurus gudang. Maklumat selebihnya terpulang kepada anda.

17. Sediakan protokol lengkap mesyuarat agung pekerja koperasi pengeluaran "Mula", di mana isu mencipta pengeluaran bahan binaan untuk pembinaan bangunan kediaman telah dibincangkan. Pada mesyuarat itu, maklumat pengerusi didengar tentang kemungkinan mewujudkan bengkel sedemikian dan prospek kerjanya. Selepas perbincangan, diputuskan untuk mengarahkan pengerusi dan timbalannya untuk pembinaan untuk membangunkan kerja dalam tempoh 6 bulan dan memperuntukkan 315 juta rubel untuk tujuan ini.

18. Buat ringkasan mesyuarat pengeluaran pekerja jabatan perancangan dan ekonomi kilang persediaan perubatan, yang mempertimbangkan isu pembangunan awal rancangan kewangan teknikal dan perindustrian untuk tahun 1998. Selepas perbincangan, mesyuarat pengeluaran memutuskan untuk membangunkan rancangan kewangan teknikal dan perindustrian tiga hari lebih awal daripada jadual. Masukkan maklumat selebihnya sendiri.

Maklumat yang serupa.

Hampir semua organisasi mengadakan mesyuarat di mana isu-isu yang bersifat operasi dipertimbangkan. Selalunya mesyuarat sedemikian dipanggil mesyuarat operasi. Mereka dikendalikan oleh pengurus dari peringkat yang berbeza: daripada ketua organisasi kepada ketua bahagian struktur. Mesyuarat operasi diadakan secara berkala (biasanya seminggu sekali) dan biasanya direkodkan. Sekiranya unit struktur atau ketua yang mengendalikan mesyuarat tidak mempunyai setiausaha, salah seorang pekerja unit boleh diamanahkan untuk menyimpan minit mesyuarat operasi.

Peraturan am untuk pendaftaran protokol

kamus kami

Protokol- dokumen yang mengandungi rekod konsisten perbincangan isu dan membuat keputusan pada mesyuarat, mesyuarat, persidangan dan mesyuarat badan kolegial.

Minit itu disediakan berdasarkan rakaman bunyi atau draf nota tulisan tangan yang disimpan semasa mesyuarat oleh setiausaha atau pekerja lain, serta bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, rujukan, draf keputusan, agenda, senarai peserta, dsb.).

Jika mesyuarat itu dirakam audio, selepas mesyuarat itu dicetak semula, maka teks bertulis diedit dan dimasukkan ke dalam minit dalam bentuk yang diproses. Tempoh untuk merangka minit mesyuarat hendaklah tidak melebihi tiga hingga lima hari dari tarikh mesyuarat. Minit mesyuarat operasi disediakan dan dilaksanakan pada hari mesyuarat atau dalam masa satu atau dua hari selepas mesyuarat.

Protokol lengkap dan pendek. Protokol Lengkap mengandungi rekod semua ucapan pada mesyuarat, soalan yang dikemukakan kepada penceramah, ucapan oleh orang yang mengambil bahagian dalam perbincangan, dan keputusan yang diambil.

Protokol Ringkas termasuk hanya nama mereka yang bercakap, topik ucapan, ringkasan ucapan dan keputusan yang dibuat.

Perjalanan mesyuarat operasi, sebagai peraturan, direkodkan dalam minit pendek.

Minit mesyuarat disediakan dalam bentuk biasa, helaian kertas A4 standard atau borang protokol yang direka khas.

Butiran mandatori protokol ialah:

• nama syarikat;
• nama jenis dokumen (MINIT) yang menunjukkan jenis mesyuarat;
• tarikh mesyuarat;
• nombor pendaftaran protokol;
• lokasi mesyuarat;
• tandatangan.

Tarikh protokol ialah tarikh acara.

Masalah dan Penyelesaian

Mengambil minit mesyuarat operasi selalunya sukar. Mari kita pertimbangkan yang paling biasa.

■ Masalah: setiausaha atau salah seorang pegawai rendah yang mengambil minit mungkin tidak memahami intipati isu yang dibincangkan, dan oleh itu menghadapi kesukaran merekodkan perkembangan perbincangan isu tersebut.

Apa nak buat? Dalam situasi sedemikian, setiausaha hendaklah menghubungi kakitangan yang bercakap di mesyuarat itu atau mana-mana kakitangan lain yang boleh memberikan penjelasan.

■ Masalah: memandangkan mesyuarat operasi sering diadakan tanpa had masa yang ketat, setiausaha mungkin tidak mempunyai masa untuk menulis semua yang berlaku semasa mesyuarat.

Apa nak buat? Dalam kes ini, menyimpan rakaman bunyi semasa mesyuarat dan merangka protokol berdasarkan transkripnya boleh membantu.

■ Masalah: apabila membincangkan sesuatu isu, kedua-dua maklumat penting dan tidak penting atau bahkan tidak penting boleh dinyatakan, dan mungkin sukar bagi setiausaha untuk memilih maklumat utama (penting), yang mesti direkodkan dalam protokol.

Apa nak buat? Dalam kes ini, sebelum membuat minit, setiausaha mesti menganalisis semua maklumat, memisahkan yang utama daripada yang kecil dan memasukkan hanya maklumat yang paling penting dalam minit.

Teks protokol ringkas

Teks protokol terdiri daripada dua bahagian: pengenalan dan utama.

Dalam bahagian pengenalan protokol ringkas menunjukkan nama pengerusi dan setiausaha, jawatan dan nama peserta (hadir) dan orang jemputan, agenda. Sekiranya terdapat lebih daripada 15 peserta dalam mesyuarat, ia dibenarkan untuk menunjukkan jumlah bilangan peserta dalam minit tersebut, dan senarai mereka yang hadir dengan jawatan dan nama mereka diberikan dalam lampiran minit tersebut, sebagai contoh:

Hadir: ahli-ahli direktorat dalam jumlah 16 orang. (senarai dilampirkan).

Nama orang yang dijemput ke mesyuarat ditunjukkan selepas perkataan "Dijemput", menunjukkan kedudukan orang dan nama organisasi.

Agenda menunjukkan isu-isu yang menjadi bahan pertimbangan, di samping itu, kedudukan dan nama keluarga penceramah (penutur) boleh ditunjukkan. Jika terdapat beberapa soalan, ia dinomborkan dengan angka Arab dan disusun mengikut susunan perbincangan. Isu agenda dirumuskan dengan preposisi "o" ("kira-kira"), sebagai contoh:

catatan

Perkara dalam agenda perlu dirumus dengan tepat dan jelas, mencerminkan intipati isu yang dibincangkan. Ia tidak disyorkan untuk memasukkan item "Pelbagai" atau "Pelbagai" dalam agenda.

Teks bahagian utama Protokol ringkasan terdiri daripada bahagian berasingan mengikut bilangan item agenda. Bahagian dinomborkan dalam angka Arab mengikut agenda. Setiap daripada mereka dibina mengikut skema:

Kata kunci untuk protokol ini dicetak dalam huruf besar dari sempadan jidar kiri dan mungkin muncul dalam huruf tebal. Selepas perkataan MENDENGAR dalam kes nominatif, nama keluarga penceramah dan item agenda ditunjukkan, selepas itu kandungan ucapan diringkaskan dalam bentuk orang ke-3 tunggal.

Di bahagian "DECIDED: (RESOLVED:)" secara ringkas, tepat, padat, supaya tidak ada tafsiran berganda, keputusan direkodkan. Keputusan dirumus dalam bentuk preskriptif: "Sediakan ...", "Meramalkan ...", "Maklumkan ...". Beberapa keputusan boleh dibuat dalam satu isu. Dalam kes ini, mereka dinomborkan dalam angka Arab dengan merujuk kepada nombor siri isu dalam agenda, contohnya:

Jika perlu, bersama-sama dengan keputusan itu, keputusan pengundian ditunjukkan: bilangan undian "untuk", "menentang", serta berkecuali.

Dari teori kepada amalan

Bayangkan bahawa selepas mentafsir rakaman yang dibuat dengan tangan atau pada diktafon, kami menerima teks yang berdasarkannya kami perlu membuat protokol ringkas:

Perkara dalam agenda: 2. Mengenai kemajuan pembinaan semula gudang untuk produk siap No.

Teks ucapan:

Vasiliev P.R. Mengikut pelan pembinaan semula, kami sepatutnya mula memasang rak dan mekanisme mengangkat pada akhir bulan pada 25hb. "Profil" CJSC - pembekal peralatan rak kami - melanggar tarikh akhir. Pada 20hb kami sepatutnya menerima kumpulan pertama, dalam 10 hari - yang kedua. Pada kami - penghantaran oleh dua pihak yang sama, jadi dalam kontrak. Kami membayar penuh, iaitu 100% lebih awal, kerana kali terakhir kami menukar gudang pertama, kami tidak mempunyai masalah dengan mereka. Hari ini 28hb dan kami belum menerimanya lagi. Faks telah dihantar kepada mereka, mereka menelefon, semalam mereka menjawab bahawa kumpulan pertama telah dihantar, tetapi ia akan mengambil masa dua atau tiga hari, iaitu, kami mempunyai kelewatan kerana pembekal. Saya rasa mereka perlu memfailkan tuntutan secara rasmi kerana melanggar masa penghantaran.

Untuk membuat rekod, adalah perlu untuk menyerlahkan maklumat yang paling penting. Untuk melakukan ini, mari cuba letakkan beberapa soalan dan dapatkan jawapan kepada mereka. Daripada teks di atas, kita boleh mendapatkan jawapan kepada soalan berikut:

Kami melihat bahawa teks itu mengandungi maklumat yang tidak ditunjukkan dalam jawapan: organisasi membayar barangan sepenuhnya, dan 100% prapembayaran telah dibuat, memandangkan terdapat pengalaman positif kerjasama dengan Profil CJSC. Adakah maklumat ini berkaitan dengan situasi yang sedang dipertimbangkan? Jelas sekali tidak, oleh itu, yang ini tidak perlu dimasukkan dalam protokol. Oleh itu, berdasarkan jawapan kepada soalan yang kami terima, kami boleh membuat protokol ringkas ucapan:

2. DIDENGAR:

Vasiliev P.R.

Penghantaran kumpulan pertama peralatan rak dibuat oleh pembekal CJSC Profile yang melanggar tarikh akhir, akibatnya tarikh akhir untuk pembinaan semula gudang No. 2 tidak dipenuhi. Kumpulan pertama peralatan sepatutnya tiba pada 20 Disember, yang kedua - dalam 10 hari. Pemasangan rak dan pemasangan mekanisme mengangkat akan dimulakan pada 25 Disember. Menurut pembekal, kumpulan pertama peralatan akan tiba tidak lebih awal daripada 30-31 Disember. Ditawarkan untuk menghantar tuntutan kerana melanggar masa penghantaran.

catatan

Jika ungkapan "20hb", "25hb", dsb. digunakan dalam ucapan, bulan tertentu mesti ditunjukkan dalam protokol, contohnya: "20 Disember", "25 Disember", dsb.

Katakan pada mesyuarat semasa perbincangan keadaan semasa, cadangan untuk menghantar tuntutan tidak disokong. Ia telah memutuskan untuk menghantar surat tuntutan kepada pembekal tentang keperluan untuk mematuhi tarikh akhir penghantaran yang ditetapkan oleh kontrak. Keputusan dalam kes ini hendaklah direkodkan dalam minit seperti berikut:

MEMUTUSKAN:

Sediakan dan hantar surat tuntutan kepada Profil CJSC tentang keperluan untuk memenuhi tarikh akhir penghantaran peralatan rak.

Pelaksana yang bertanggungjawab - Vasiliev P.R.

Tarikh akhir - (tarikh).

Mari kita pertimbangkan satu lagi contoh.

Perkara dalam agenda: 5. Menjalankan audit aktiviti kewangan dan ekonomi cawangan syarikat di bandar Perm

Teks ucapan:

Medvedev V.V. Pada tahun ini, jabatan kewangan dan jabatan perakaunan kami telah berulang kali menghadapi hakikat bahawa cawangan di Perm memberikan kami kesilapan dalam pelaporan. Dua kali mereka sendiri menemui kesilapan ini, memaklumkan kami mengenainya dan kemudian menghantar laporan yang diperbetulkan. Dua kali jabatan perakaunan kami mendapati kesilapan dalam pengiraan, dan juga dalam fakta bahawa perbelanjaan cawangan dijalankan di bawah perkara yang salah yang sepatutnya dilakukan. Jika ralat ini tidak diperbetulkan tepat pada masanya, ini boleh membawa kepada masalah dengan membayar cukai. Juga, pakar kami menarik perhatian kepada fakta bahawa tarikh akhir sentiasa dilanggar pembentangan laporan perbelanjaan hospitaliti. Ketua akauntan cawangan telah dua kali dalam perjalanan perniagaan dengan kami, kami menangani kesilapan yang dilakukan oleh cawangan, tetapi keadaan tidak banyak berubah. Ketua perkhidmatan pentadbiran dan ekonomi Polozov R.A. juga mengadu bahawa terdapat beberapa masalah dengan kos pengangkutan di Perm. Hakikatnya pada mulanya laporan mengenai kos pengangkutan diserahkan kepadanya, dan kemudian dia menyerahkan laporan disatukan untuk semua cawangan kepada jabatan perakaunan. Memandangkan semua ini, saya berpendapat bahawa adalah perlu untuk mengatur dan menjalankan audit terhadap aktiviti kewangan dan ekonomi cawangan di Perm, supaya tidak menghadapi masalah di masa hadapan.

Penyelia: Pada pendapat anda, siapakah yang patut dimasukkan ke dalam suruhanjaya itu dan berapa lama masa yang diperlukan untuk menjalankan pemeriksaan di tapak?

Medvedev V.V. Saya rasa tiga orang diperlukan: seorang untuk perakaunan, seorang lagi untuk jabatan kewangan, dan satu pertiga untuk perkhidmatan pentadbiran dan ekonomi serta jabatan logistik. Sebelum ini kita berbincang dengan ketua-ketua jabatan yang boleh pergi, jadi saya cadangkan tiga orang: timbalan. ketua akauntan Somov S.S., juruaudit Yastrebova A.A. dan jurutera terkemuka Sokolov B.B. Pengesahan boleh dilakukan dalam masa 3-5 hari.

Mari analisa teks ucapan utama mengikut skema sebelumnya:

Dan dalam kes ini, kita melihat bahawa maklumat pelan kedua kekal dalam teks. Pertama sekali, ini adalah sebutan ketua perkhidmatan pentadbiran dan ekonomi Polozov R.A., yang juga mengadu bahawa cawangan itu mempunyai beberapa masalah dengan kos pengangkutan. Kami mengklasifikasikan maklumat ini sebagai sekunder kerana fakta bahawa laporan mengenai kos pengangkutan hanya pada mulanya diserahkan kepada ketua perkhidmatan pentadbiran untuk penyediaan laporan yang disatukan. Memandangkan pelaporan kos pengangkutan pada masa ini berbeza, maklumat ini tidak bernilai dalam menilai keadaan semasa.

Maklumat sekunder juga harus termasuk sebutan bahawa cawangan itu sendiri mengesan ralat dua kali, dan dua kali - jabatan perakaunan ketua organisasi. Anda hanya boleh mengatakan bahawa ralat ditemui berulang kali.

Protokol ringkas tidak menggambarkan soalan yang dikemukakan kepada penceramah. Walau bagaimanapun, jika terdapat maklumat penting dalam jawapan kepada soalan, ia direkodkan dalam minit ucapan. Dalam contoh di atas, ini adalah maklumat tentang siapa yang dicadangkan untuk dimasukkan ke dalam suruhanjaya tersebut.

Berdasarkan jawapan yang diterima, kita boleh membuat rekod protokol ucapan:

DIDENGAR:

Medvedev V.V.

Pada tahun ini, cawangan di Perm berulang kali menghantar laporan dengan kesilapan, menyiarkan perbelanjaan dalam item yang salah yang sepatutnya dilakukan, dan membentangkan laporan mengenai perbelanjaan hospitaliti dengan melanggar tarikh akhir. Walaupun analisis kesilapan dengan ketua akauntan cawangan, keadaan tidak berubah. Beliau menganggap perlu untuk menjalankan audit aktiviti kewangan dan ekonomi cawangan, termasuk dalam suruhanjaya timbalan. ketua akauntan Somov S.S., juruaudit Yastrebova A.A. dan jurutera terkemuka Sokolov B.B.

Jika semasa perbincangan isu keputusan dibuat untuk menjalankan audit, keputusan itu hendaklah dirumuskan dalam protokol seperti berikut:

MEMUTUSKAN:

Sediakan draf perintah mengenai penubuhan suruhanjaya untuk mengaudit aktiviti kewangan dan ekonomi cawangan di Perm, bersetuju dengan tarikh audit dengan pengarah cawangan di Perm.

Pelaksana yang bertanggungjawab - Medvedev V.V.

Tarikh akhir - (tarikh)

V.F. Yankova,
cand. ist. sains, timbalan Pengarah VNIIDAD