1s zoom 2.5 overgang naar 3.1. Menubeheer – Gegevensoverdracht

AANDACHT!!! recentere materialen over initiële datamigratie

Hallo, lieve bloglezers. Ik denk dat veel mensen zich ervan bewust zijn dat er onlangs een nieuwe editie van het programma "Salaris- en personeelsbeheer" is verschenen in de 1C-softwareproductlijn - 1C ZiUP-editie 3.0. De definitieve versie van deze editie verscheen in september 2013. Terwijl de transitie naar 1C BUKH 3.0 stilaan in een stroomversnelling komt, verloopt de transitie naar de nieuwe salariseditie nog niet zo actief. Net als voorgaande jaren, toen de ‘zeven’ werden vervangen door een nieuwe generatie achtste versies, blijft het belangrijkste probleem het overgangsproces naar een nieuwe editie van het programma. Daarom zal ik vandaag proberen dit onderwerp in detail te bekijken, ik zal tips geven over de voorbereiding op de overgang naar de nieuwe editie en enkele kenmerken van het werk.

✅

Ten eerste wil ik meteen opmerken dat het feit van de overdracht juist is Verplicht je tot niets. Je werkbasis gaat nergens heen, als je iets niet leuk vindt, kun je doorgaan met het bijhouden van records in editie 2.5 of het parallel bijhouden van records in twee programma's totdat je de nieuwe versie onder de knie hebt. Dit is overigens de manier waarop de overgang naar nieuwe programma's in grote organisaties meestal wordt georganiseerd.

In dit geval moet u de registratiekaart waarover ik schreef, en, als u de PROF-versie van het programma heeft, een geldig ITS-abonnement overleggen. Dit abonnement is niet vereist voor eigenaren van de Basic-versie. Controleer gewoon of u hiervan voorzien bent de nieuwste versie van de distributie. Als ze weigeren u een gratis distributie aan te bieden, neem dan gerust contact op met de ondersteuning. webits-info@1C.Ru en zij zullen contact opnemen met hun hardnekkige partner en helpen het probleem op te lossen. Daarna ZUP 3.0.

Er is een optie helemaal niet solliciteren aan 1C-partners. Op de bron gebruikers.v8.1C.Ru, waar 1C-ontwikkelaars updates voor hun programma's publiceren, is een volledige distributie van ZUP 3.0 gepost. Dit is de allereerste versie van het programma gedateerd 13 september 2013. Lees meer over het registreren en downloaden van bestanden op deze bron. Die. U kunt deze volledige release downloaden, . Daarna, tot de huidige release, .

Ik zal ook nog een detail opmerken. Het is beter om de overdracht daarna uit te voeren in versie 2.5 was de maand gesloten: salarissen worden opgebouwd en betaald, premies worden berekend.

Hoe te testen en op te lossen

✅

✅ CHECKLIST voor het controleren van loonberekeningen in 1C ZUP 3.1
VIDEO - maandelijkse zelfcontrole van de boekhouding:

✅ Loonberekening in 1C ZUP 3.1
Stapsgewijze instructies voor beginners:

Onmiddellijk voordat u met de overdracht begint, moet u een beetje werken met de informatiebank waaruit we gegevens overdragen. Eerst volgt deze basis. Het zou ook een goed idee zijn om de zogenaamde "testen en repareren" structuur van de informatiebasis. Om dit te doen, moet u de “Enterprise” -modus verlaten en de database openen in de “Configurator” -modus. Voer het testen uit via het hoofdmenu: Beheer -> Testen en Correctie. Als gevolg hiervan wordt een venster met instellingen geopend.

Kijk hoe ik de vakjes heb aangevinkt. Het was geen toeval dat ik het punt miste "Herstructurering van infobase-tabellen". Als u het installeert, worden tijdens het testproces alle databasetabellen opnieuw gemaakt. Dit zijn geheugengebieden die we fysiek niet zien als we met het programma werken, maar waarin alle gegevens van onze naslagwerken, documenten enz. zijn opgeslagen. Herstructureren is een goede zaak, maar kan lang duren. Houd hier dus rekening mee als je een grote database hebt. Het is raadzaam om de resterende verificatiemodi uit te voeren. Maar ik herinner u er nogmaals aan dat er een reservekopie wordt gemaakt voordat de procedure “Testen en corrigeren” wordt uitgevoerd.

Voor het geval dat, zal ik alle andere selectievakjes uitleggen. Als je niet geïnteresseerd bent, kun je het overslaan, maar ik probeer altijd te begrijpen wat ik doe en het lijkt mij dat ik niet de enige ben, dus ik zal een uitleg geven:

Infobase-tabellen opnieuw indexeren– Ik schreef hierboven over tabellen. Deze tabellen zijn dus op een bepaalde manier genummerd, maar omdat we voortdurend iets verwijderen of toevoegen, is de nummering niet langer opeenvolgend. Als gevolg hiervan begint het systeem te vertragen. Door opnieuw te indexeren worden alle tabellen opnieuw genummerd in de gewenste volgorde:
Logische integriteitscontrole– het zoeken naar fouten in de juiste organisatie van de dataopslag in de database;
Controle van referentiële integriteit– controleert de database op verbroken links. Een verbroken link is een link naar een niet-bestaand element. Meestal gebeurt dit als een mapelement of document dat in andere documenten wordt gebruikt, uit de database wordt verwijderd. In dit geval kunt u in de testopstelling kiezen wat u moet doen als er verwijzingen naar niet-bestaande objecten zijn: aanmaken, wissen of niet wijzigen. Het is beter om dergelijke links te wissen.
Herberekening van de resultaten– dit is relevanter voor 1C Accounting, maar ik zal het toch uitleggen. In 1C worden op bepaalde tijdsintervallen resultaten berekend voor bepaalde gebieden van de boekhouding (registers), zodat op het moment dat de gebruiker een rapport genereert, het programma niet de gegevens voor de hele periode samenvat, maar eerder berekende gegevens gebruikt en deze weergeeft aan de gebruiker. In 1C Accounting versnelt dit aanzienlijk het genereren van rapporten zoals de “Omzetbalans”.
Infobase-tabellen comprimeren– Eerlijk gezegd weet ik niet zeker hoe de compressie wordt uitgevoerd. Ik heb ergens gelezen dat de documenten en mappen die we in de Enterprise-modus verwijderen, niet daadwerkelijk worden verwijderd, maar nog steeds worden opgeslagen, maar we zien ze niet en het is deze compressieprocedure die ze uiteindelijk verwijdert. Als iemand betrouwbaar weet hoe compressie wordt uitgevoerd, kunt u in de reacties schrijven.

Dat is alles! Nu kunt u op "Uitvoeren" klikken.

Wij voeren gegevensoverdracht uit naar ZiUP 3.0

✅ Seminar “Lifehacks voor 1C ZUP 3.1”
Analyse van 15 lifehacks voor boekhouding in 1C ZUP 3.1:

✅ CHECKLIST voor het controleren van loonberekeningen in 1C ZUP 3.1
VIDEO - maandelijkse zelfcontrole van de boekhouding:

✅ Loonberekening in 1C ZUP 3.1
Stapsgewijze instructies voor beginners:

Dus nadat je een lege ZUP 3.0-database hebt aangemaakt (lees hier hoe je 1C installeert), open je deze database. Het programma start standaard de “Eerste programma-instelling”. Bij de eerste stap moet u kiezen of u het systeem zo wilt configureren dat het helemaal opnieuw werkt (d.w.z. geen overdracht vereist), voer de overdracht uit vanuit het programma "1C Salaris en Personeel 7.7, editie 2.3" of gegevens overbrengen van "Salaris- en personeelsbeheer, editie 2.5". We selecteren de tweede en klikken op volgende.

De volgende stap is het selecteren van de informatiebasis waaruit we gegevens gaan downloaden. De keuze komt uit een lijst die identiek is aan wat we zien bij het starten van 1C. U moet ook de gebruikersnaam (als deze in database 2.5 is aangemaakt) en het wachtwoord (ook als die er was) opgeven.

Afzonderlijk zou ik uw aandacht willen vestigen op het feit dat bovenaan het venster bij deze stap het releasenummer wordt aangegeven. Vrijgave van de informatiebasis waaruit wij gegevens overdragen mag niet lager zijn deze indicator. Anders zal het programma niet toestaan dat de overdracht wordt voltooid en wordt er een foutmelding weergegeven. Lees meer over hoe u 1C correct kunt updaten.

Let nu op overdrachtsperiode. In dit geval wordt de minimaal vereiste periode voor overdracht aangegeven, d.w.z. voor de twee voorgaande jaren (2012 en 2013).

AANDACHT!!! In 2016 verscheen er een nieuwe overstapmogelijkheid, de zogenaamde aanbevolen (korte) optie. Ik raad je ten zeerste aan om het in dit artikel te lezen:

Bepaal dus de periode en klik op “Volgende”. De volgende stap is het indrukken van de knop "Gegevens laden" en het gegevensoverdrachtproces zal beginnen. Het kan behoorlijk lang duren, afhankelijk van de hoeveelheid informatie in de brondatabase. Het proces verloopt automatisch, merken wij.

Tijdens het overdrachtsproces kan het programma u op de hoogte stellen van fouten. Wees niet bang en geef alles op, lees gewoon de weergegeven berichten, corrigeer de tekortkomingen en voer de overdracht opnieuw uit. Herhaalde overdrachten zullen de reeds overgedragen overdrachten niet dupliceren, omdat de overgedragen informatie wordt vergeleken met wat al beschikbaar is, waarbij gebruik wordt gemaakt van unieke individuele identificatiegegevens voor elk type informatie (voor een individu is dit bijvoorbeeld de volledige naam en geboortedatum).

Binnenkort komen er nieuwe interessante materialen op.

Om als eerste op de hoogte te zijn van nieuwe publicaties, abonneer je op mijn blogupdates:

Zoals aangegeven in officiële brieven van het bedrijf 1C, werd de ondersteuning voor het softwareproduct 1C Salaris- en Personeelsbeheer, editie 2.5, voortgezet tot eind vorig jaar, 2015. Hierna moesten alle gebruikers van deze configuratie het 1C-softwareproduct updaten van versie 2.5 naar versie 3.0. In dit materiaal zullen we precies hierover praten: over de overgang naar een nieuwe versie.

Instructies voor het updaten van dit programma

Het grootste probleem bij de overgang naar een nieuwe versie is dat dit niet gebeurt door het bijwerken van de configuratie, maar door het overbrengen van gegevens uit de infobase vanaf 2.5.

Bovendien wordt deze informatie alleen doorgegeven met het oog op de berekening van de indiening van aangiften van de personenbelasting en het gemiddelde inkomen. Maar niet alle overlopende posten worden overgedragen, alleen saldi voor werknemers van het bedrijf. Om historische informatie over te dragen, kunt u zich wenden tot de diensten van specialisten van het bedrijf 1C.

De informatiedatabase met release “3.0” moet schoon worden geïnstalleerd. Na de formatie verschijnt de eerste pagina. Hierna moet u het laatste item selecteren en op de toets "Volgende" drukken:

Uit de gepresenteerde lijst moet u de informatiedatabase selecteren waaruit moet worden overgedragen:

We benadrukken dat de overdracht van informatie alleen kan worden uitgevoerd vanaf release “2.5.87.2”. Maar we raden u niet aan om van deze release over te stappen. In ons geval werd de normale overgang uitgevoerd in een combinatie van de volgende releases: "2.5.93.2" - "3.0.22.230" - en niet de eerste keer.

En op de volgende pagina moet u de maand van start van de werking selecteren:

Om dit te weten te komen, moet u naar het eerste document kijken dat is gegenereerd in de 1C ZUP 2.5-database.

Op de volgende pagina moet je direct naar de download gaan:

Hierna moet u op de knop "Gegevens laden" klikken.

In ons geval verscheen er een foutvenster. Reden: een bepaald bestand met de extensie “dll”. Als dit gebeurt, moet u het venster sluiten waarin de fout wordt beschreven. En in het venster hierboven, onderaan, zal er ook tekst zijn die de fout beschrijft en een knop genaamd "Repareren". Bovendien kan deze tekst duiden op een ander bestand.
U hoeft er echter geen aandacht aan te besteden, maar drukt eenvoudig op de toets genaamd "Fix".

Over het algemeen kunnen er verschillende fouten optreden, maar in de meeste gevallen kan alles met een sleutel worden gecorrigeerd.

Tijdens de fix kan het softwareproduct opnieuw worden opgestart en moet de overgangsprocedure vanaf het allereerste begin worden gestart.

Een van de meest voorkomende fouten tijdens de overdracht van “1C ZUP” van “2.5” naar “3.0” is “”. Maar het wordt vaak opgelost met behulp van instructies voor het corrigeren van deze fout, genaamd "Onvoldoende geheugen".

Als gevolg hiervan is alles geweldig verlopen, zonder waarschuwingen of fouten.

En uiteindelijk zou je het volgende beeld moeten krijgen:

Als u klaar bent, klikt u op de knop genaamd "Volgende".

Het softwareproduct biedt de mogelijkheid om de initiële opzet van het boekhoudbeleid van de onderneming uit te voeren.

De overdracht van alle informatie van “2.5” naar “3.0” is voltooid! Verdere instellingen kunnen later worden uitgevoerd.

Het programma “1C: Salaris- en Personeelsbeheer” (“1C: ZUP”) is gemaakt om de activiteiten van de HR-afdeling in een onderneming te automatiseren. Het programma vereenvoudigt het bijhouden van de personeelsadministratie en verkleint de kans op fouten in de rapportage.

Sinds april 2018 is 1C gestopt met de ondersteuning van 1C:ZUP versie 2.5 - het programma wordt niet langer bijgewerkt, wat problemen met zich meebrengt bij het indienen van wettelijke rapportages. Met name met de oude versie van het systeem kunt u 6-NDFL niet correct genereren.

Om fouten te voorkomen, moet u overschakelen naar “1C:ZUP” versie 3.1. De nieuwste versie van het systeem heeft een aantal voordelen.

Door ZUP 2.5-gegevens over te zetten naar 3.1 kunt u:

Het is mogelijk om het salaris van een werknemer tegen verschillende tarieven te berekenen, en het is mogelijk om in zijn werkschema rekening te houden met verschillende soorten werkuren.
Houd een betalingsregistratie bij per maand waarin u bent opgebouwd.
Werk met documenten die de feiten weerspiegelen van de activiteiten van de werknemer in het kader van een civielrechtelijk contract voor gewoon werk en diensten. Er is ook documentatie die het feit van het werk onder het contract van de auteur weergeeft. Bovendien kunt u in de groep nieuwe documenten twee opties kiezen voor betaling onder het contract: één keer aan het einde van de looptijd of betaling volgens certificaten van voltooid werk.
Wijzig het soort dienstverband van een werknemer via het document “Personeelsoverdracht”. Het is niet langer nodig om hem te ontslaan en opnieuw aan te nemen om een dergelijke verandering door te voeren.
Genereer één ontslagdocument voor personeelsadministratie, berekening van compensatie/retentie en loon.
Bereken het grootste deel van het salaris in de documenten “Vakantie” en “Ziekteverlof”.
Voer berekeningen in documenten automatisch uit, dat wil zeggen dat u niet langer op de knop ‘Berekenen’ hoeft te klikken.
Wissel automatisch gegevens uit met de 1C: Boekhoudoplossing versie 3.0. U hoeft nu niet meer de benodigde informatie naar een bestand te downloaden en deze vervolgens in het systeem te laden. Oplossing "1C:ZUP" versie 3.1. maakt automatisch verbinding met 1C:Accounting om gegevens uit te wisselen.
Houd gegevens bij van onderlinge schikkingen met behulp van een vereenvoudigd schema.
Gebruik de nieuwe functionaliteit van het systeem bij het instellen van methoden voor het betalen van salarissen en voorschotten.
Werk met het document “Combinatie van Posities”. Hiermee kunt u geplande opbouw aan de vervangende medewerker toewijzen op basis van de loonlijst van de vervangen medewerker.
Reflecteer en houd rekening met het inkomen van mensen die geen werknemers van het bedrijf zijn bij het berekenen van verzekeringspremies en het genereren van rapportages.

In de nieuwe versie van 1C:ZUP vindt u nog meer updates, waardoor u het proces van het bijhouden van personeelsdossiers kunt optimaliseren.

Gefaseerde update van ZUP 2.5 naar 3.1

Alleen het updaten van het programma is niet voldoende. U moet gegevens overbrengen naar 1C:ZUP 3.1. Om het zonder verlies te laten verlopen, heb je het volgende nodig:

Gemakkelijker en risicovrij

Om te upgraden naar de nieuwe versie van 1C:ZUP kunt u contact opnemen met onze specialisten. Zij zullen u gratis adviseren over problemen met betrekking tot het updaten van 1C:ZUP 2.5 naar 3.1. Vervolgens zullen ze gegevens overbrengen van de oude versie van het systeem naar de nieuwe, en de nodige instellingen maken voor en na de overdracht. Zij zullen de overgedragen gegevens zorgvuldig controleren en de medewerkers van uw bedrijf trainen om met de nieuwe versie van het programma te werken.

Stuur dit artikel naar mijn e-mailadres

De relevantie van een dergelijk onderwerp als de overgang van ZUP 2.5 naar 3.1 is te wijten aan het einde van het onderhoud in 2018 van de oude edities van configuraties die worden gebruikt voor loonberekeningen.

Editie 3.1. configuraties van Salaris- en Personeelsbeheer zijn vooral bedoeld om de nieuwe mogelijkheden van het 1C:Enterprise 8-platform te implementeren. De functionaliteit is aanzienlijk uitgebreid, belangrijke verbeteringen zijn onder meer een beheerde interface, de mogelijkheid om via internet te werken, vereenvoudiging van het werken met een aantal van documenten, flexibiliteit en gemak van het mechanisme voor het berekenen van overlopende posten en dergelijke.

De transitie van Zup 2.5 naar 3.1 is geen gemakkelijke opgave en vergt een serieuze aanpak; in veel gevallen kan dit op eigen kracht zonder tussenkomst van specialisten. Het hangt allemaal af van jouw ervaring en kennis.

In dit artikel geven we enkele tips voor een correcte overstap naar Zup 3.1.

Het is belangrijk om eerst de startdatum van het werk in de nieuwe editie te bepalen, omdat de verdere methodologie voor het uitvoeren van de transitie naar Zup 3.1 hangt er in het algemeen van af. Laten we de opties bekijken:

 Indien de verrekeningsdatum op de laatste dag van de maand valt, is volledige verrekening en salarisbetaling vereist. Hierdoor kun je na het overzetten van gegevens van een nieuwe maand volledig in het nieuwe systeem werken. Maar hoe dan ook zal parallelle boekhouding nodig zijn om berekeningen op elkaar af te kunnen stemmen.

 Indien de afwikkelingsdatum midden in de maand valt, moeten vóór deze datum alle transacties in het oude systeem worden uitgevoerd; na datum x wordt in twee systemen parallelle boekhouding toegepast. Om berekeningen te kunnen afstemmen, moet u ook documenten overboeken voor de periode vanaf het begin van de maand tot aan de transitiedatum.

Dan moet je je goed voorbereiden op de overgang naar Zup 3.1:

 Maak uzelf vertrouwd met de functionaliteit van het nieuwe programma; de ideale optie zou zijn om een training te volgen bij een gecertificeerd 1C-trainingscentrum;

 Bereid de initiële database voor: voer algemene tests uit, ruim het systeem op van “onnodige” objecten, inclusief de objecten die zijn gemarkeerd voor verwijdering, en update naar de nieuwste release;

 Zorg ervoor dat u een reservekopie maakt van uw werkdatabase.

In de volgende fase moet u een nieuwe configuratiedatabase aanmaken “1C: Salaris- en HR-beheer” 3.1.

Vervolgens komt het proces van het overbrengen van gegevens naar de gemaakte database. Voor dit doel beschikt het systeem over de verwerking "Initiële programma-instelling", die wordt geopend wanneer het informatiesysteem voor de eerste keer wordt gestart of in de lijst met verwerkingen van informatiesystemen. Deze verwerking is een assistent die een reeks acties voorstelt om het systeem te starten. Deze omvatten ook het laden van gegevens uit het vorige programma. Om dit te doen, moet u de optie selecteren om de huidige database te vullen en de brondatabase uit de beschikbare lijst selecteren, en de periode opgeven voor het laden van de gegevens.

Als er fouten optreden, zal het systeem u vragen de informatie te bekijken en correcties aan te brengen.

Met deze verwerking wordt standaard de minimale hoeveelheid gegevens geladen, voldoende om het boekhoudproces in de nieuwe database te starten. Het is ook mogelijk om een “volledige” overdracht uit te voeren, maar dit wordt niet aanbevolen vanwege de langere downloadtijd en de kans op fouten.

Op basis van de resultaten van de migratie is het noodzakelijk om de volledigheid en juistheid van de overgedragen gegevens uit de oude versie te controleren met behulp van rapporten en belangrijkste naslagwerken.

Als resultaat krijgen we twee databases: de verouderde editie “Salaris- en Personeelsbeheer” editie 2.5 en de nieuwe “Salaris- en Personeelsbeheer” editie 3.1. In eerste instantie wordt aanbevolen om in beide databanken gegevens bij te houden, hierdoor kunt u beter wennen naar het nieuwe programma en elimineer fouten door rapporten op elkaar af te stemmen.

Het lijkt niets ingewikkelds, maar als u twijfelt, helpen onze specialisten u bij de overstap van Zup 2.5 naar Zup. 3.1. Wij stellen gratis een diagnose uit. Telefoongesprek. Schrijven.

Ter vervanging van "1C: Salarissen en HR-management 8", red. 2.5, “1C: Salaris- en personeelsmanagement 8” kwam, red. 3, en iemand is er al in geslaagd om zonder problemen over te schakelen naar de nieuwe editie. Als u ook een overstap plant, dan is dit artikel iets voor u: wij vertellen u over de fouten van anderen, zodat u de nieuwe editie zo comfortabel mogelijk kunt gebruiken.

Wat u in het artikel leert:

Fasen van de overgang naar een nieuwe editie

De meest voorkomende en belangrijkste fout die gebruikers van 1C: Salarissen en Personeelsbeheer 8 2.5 maken die besluiten over te stappen naar editie 3.1 is een frivole houding ten opzichte van de transitieprocedure zelf.

Belangrijk! De overgang naar "1C: Salaris- en personeelsbeheer 8", derde editie, vindt niet plaats door het bijwerken van "1C: Salaris- en personeelsbeheer 8" 2.5, maar door gegevens daaruit over te dragen naar een volledig nieuw programma. In wezen is dit de introductie van een nieuw programma. En je moet het serieus nemen.

Zoals bij elke implementatie bestaat de transitie naar “1C: Salarissen en HR-management 8” 3.1 uit verschillende fasen:

voorbereiding op de transitie;
het overbrengen van gegevens en het opzetten van een nieuw programma;
het controleren van de overgedragen gegevens.

Laten we deze fasen eens nader bekijken.

Welke gegevens worden overgedragen

Laten we eens kijken naar de opties voor het overbrengen van gegevens uit "1C: Salaris- en personeelsbeheer 8", red. 2.5.

Op de website van 1C:ITS is op 16 februari 2016 in de sectie “Technologische ondersteuning voor applicatieoplossingen” een artikel gepubliceerd met de titel “Overdracht van gegevens van “1C: Salaris- en Personeelsbeheer 8” editie 2.5 naar editie 3.0.” Het bevat informatie over wat en hoe wordt overgedragen van het oude programma naar het nieuwe:

“Standaard wordt de minimale hoeveelheid informatie overgedragen die voldoende is om met de boekhouding in de nieuwe editie te beginnen. In dit geval wordt informatie die uiteraard niet kwalitatief kan worden overgedragen vanwege verschillen in boekhoudmethoden of in de structuur van programma's, niet overgedragen.

Na de overdracht moet u de eerste installatie van het programma uitvoeren, rekening houdend met de nieuwe mogelijkheden in vergelijking met de vorige editie.

Momenteel is de standaardoverdracht van de volgende gegevens voorzien:

directory's: organisaties, divisies, functies, werknemers en daaraan gerelateerde basisreferentie-informatie;
overlopende rekeningen en inhoudingen met een gereguleerde berekeningswijze (salaris, bonus, dwangbevelen, etc.);
de lijst met staffuncties wordt niet overgedragen, maar kan indien nodig worden samengesteld volgens de stafregeling;
personeelsbezetting voor de maand van aanvang van de werkzaamheden;
personeelsgeschiedenis van medewerkers voor het invullen van hun persoonlijke kaarten (T-2);
gegevens voor het berekenen van de gemiddelde inkomsten: voor uitkeringen van het Sociaal Verzekeringsfonds - voor de afgelopen drie jaar, voor vakanties en andere gevallen - voor de afgelopen 15 maanden;
boekhoudgegevens voor de personenbelasting en verzekeringspremies in het jaar van overdracht (als de exploitatie niet vanaf het begin van het jaar begint);
saldi van onderlinge verrekeningen voor de maand van aanvang van de exploitatie.

Gegevens zoals:

informatie over huidige werknemers-aannemers van de GPC;
overlopende rekeningen en aftrekkingen met willekeurige formules;
personeelsgeschiedenis van medewerkers voor het genereren van analytische rapportages;
feitelijke overlopende posten en betalingen voor het genereren van analytische rapportage;
informatie over werknemersleningen;
geldig op het moment van overdracht van verlof, ook voor kinderopvang.

Het programma biedt ook de mogelijkheid tot een “volledige” overstap. Er wordt geprobeerd gegevens te migreren die niet standaard worden gemigreerd. Er moet rekening worden gehouden met de nadelen van deze overdrachtsoptie:

de methodologie voor het berekenen van lonen en personeelsgegevens is overgenomen van het vorige programma, ondanks de verbeteringen van het nieuwe;
Er wordt ongebruikte of zelden gebruikte informatie overgedragen, waardoor zowel de overdrachtstijd als de kans op overdracht met fouten onnodig toeneemt.

Daarom kan deze mogelijkheid bijvoorbeeld in trek zijn bij organisaties met een eenvoudig beloningssysteem, een klein aantal werknemers en een kleine hoeveelheid verzamelde gegevens.”

Zoals de praktijk heeft aangetoond, kregen ondernemingen die “alles wat ze met slopende arbeid hadden verworven” wilden overbrengen naar een nieuw programma, naast de enorme hoeveelheid overgedragen informatie (en de weging van de database), ook aanhoudende hoofdpijn vanwege de feit dat de gegevens vaak verkeerd worden overgedragen, en dit manifesteert zich op het meest ongelegen moment op onvoorspelbare wijze.

Dit leidt tot de eerste belangrijke conclusie: Bent u geen organisatie ‘met een eenvoudig loonsysteem, met een klein aantal medewerkers en een hoeveelheid verzamelde gegevens’, kies dan niet voor de optie ‘per periode’, maar voor de optie ‘per datum’.

U heeft geen aanwervingsdocumenten of personeelsoverdrachten in uw database voor werknemers die op de overdrachtsdatum werken. Dit is niet eng: de personeelsgeschiedenis van dergelijke medewerkers wordt vastgelegd in een speciaal informatieregister, van waaruit het veilig op de persoonlijke kaart van de medewerker terechtkomt (T-2). Maar u hoeft geen tijd te verspillen aan het zoeken naar het document dat verantwoordelijk is voor de onjuiste opbouw of de herberekening die uit het niets is ontstaan.

Wanneer is de beste tijd om te verhuizen

Helaas verandert het grote pluspunt van de overdrachtsoptie “tot nu toe” (gebrek aan geschiedenis) in een minpunt als de overdracht niet vanaf het begin van het kalenderjaar plaatsvindt. Feit is dat u vanwege het ontbreken van overgedragen opbouw-/betalingsdocumenten geen rapporten kunt maken voor de maanden vanaf het begin van het jaar tot de overgangsdatum.

Er is nog een onplezierig moment waarop u voorbereid moet zijn: de gewenste overdracht van gegevens "tot nu toe", uitgevoerd in het midden van het jaar, zal u niet beschermen tegen onjuist + (soms) programmagedrag en herberekeningen van een onduidelijke natuur.

U kunt uzelf tegen dergelijke problemen beschermen als u vanaf 1 januari gegevens overdraagt in januari-februari. Ja, januari-februari is een drukke tijd voor de hele boekhouding. Maar je krijgt de kans om het hele jaar door het volledige plaatje te zien. Alle bewegingen worden gevormd door nieuw aangemaakte documenten en u kunt vanaf het begin van het jaar niet alleen rapporten ontvangen, maar ook uw gegevens beheren (en indien nodig wijzigen).

Vandaar de tweede belangrijke conclusie: Als niets en niemand je opjaagt, haast je dan niet. Plan begin volgend jaar de overstap naar een nieuw programma en bereid je daar rustig op voor.

Voorbereiden op de transitie

De voorbereiding op de transitie omvat twee punten, waarvan er één wenselijk is (vooral als je op 1 januari overgaat) en de andere verplicht is.

Het is raadzaam om, indien mogelijk, op het moment van de transitie alle achterstallige lonen, inkomstenbelasting en premies af te betalen. Dit is belangrijk omdat we op deze manier vervolgfouten minimaliseren bij het opstellen van gereguleerde rapportages. Dit jaar doet het hele land mee aan het spel ‘pass 6-NDFL and not die’, en volgend jaar kunnen we een nieuwe vorm van 6-NDFL verwachten. Het is beter om je van tevoren voor te bereiden.

Wat u moet doen is: tijd vinden en training volgen over de nieuwe editie van het programma. Wees niet overmoedig!

Wanneer u voor het eerst overstapt van de fiets naar het autorijden, kunt u zonder training en oefening geen auto besturen, ook al kent u de verkeersregels uit uw hoofd. Dus het is hier: zelfs als je de god van de personeelsboekhouding bent en een goeroe in het berekenen van salarissen, zul je niet efficiënt kunnen werken in het programma “1C: Salarissen en Personeelsbeheer 8”, red. 3.1 en gebruik al zijn rijke functionaliteit, tenzij u zich dienovereenkomstig voorbereidt.

In mijn praktijk heb ik de ervaring gehad van een mislukte overstap naar “1C: Salaris- en Personeelsmanagement 8”, red. 3.0, toen alles op tijd (in januari) en correct (vanaf de datum) werd gedaan, maar desondanks noch personeelsfunctionarissen noch accountants in het programma begonnen te werken - gebruikers, die een vooropleiding hadden geweigerd, wisten eenvoudigweg niet hoe ze in het programma moesten reflecteren voor de een of andere operatie, en de omvang van de lopende zaken was zodanig dat ze eenvoudigweg geen tijd hadden om het meteen te leren.

Wij helpen u te leren werken in de nieuwe editie van het 1C: Salaris- en Personeelsmanagement 8-programma.

De ideale procedure om te migreren van “1C: Salarissen en HR-management 8” 2.5 naar “1C: Salarissen en HR-management 8” 3.1 is dus als volgt:

wij volgen een opleiding;
in december betalen we alle schulden af - we betalen salarissen, vakantiegeld en ziekteverlof op een zodanige manier dat de deadline voor het overdragen van de personenbelasting niet in het volgende belastingtijdvak valt, d.w.z. voor nog een jaar;
we verhuizen naar januari, maximaal in februari;
we selecteren de optie om gegevens 'vanaf' over te dragen - we krijgen de eerste personeelsregeling aan het begin van het jaar. Er zijn geen personeels- en loondocumenten van voorgaande jaren, d.w.z. We beginnen de berekeningen helemaal opnieuw.

Deze mogelijkheid om over te stappen naar een nieuwe editie zal het leven veel gemakkelijker maken voor alle organisaties die besluiten de overstap te maken. Maar het is vooral relevant voor grote organisaties met een groot aantal werknemers, een complex beloningssysteem, een uitgebreide ondernemingsstructuur en een actieve personeelsbeweging.

Gegevens- en programma-instellingen overbrengen

Vóór de transitie moet u maand 2.5 afsluiten in “1C: Salaris- en HR-management 8” - geef alle opbouw en alle betalingen in het programma weer, anders worden de saldi op onderlinge verrekeningen verkeerd overgedragen.

En u moet zeker een reservekopie maken, voor het geval dat. Het zal in de toekomst helpen als er vragen rijzen over de stand van zaken van de boekhouding op het moment van de transitie.

De procedure voor gegevensoverdracht zelf kost zeer weinig tijd en veroorzaakt geen problemen:

actualisering van “1C: Salarissen en HR-management 8”, uitg. 2.5 tot de laatste release;
installeer “1C: Salaris- en HR-management 8”, uitg. 3.1, de nieuwste release en maak een lege database;
lancering van “1C: Salarissen en HR-management 8”, uitg. 3.1, vermeld de database “1C: Salarissen en personeelsbeheer 8”, uitg. 2.5, van waaruit we gegevens en verbindingsparameters ernaar zullen overbrengen (gebruiker met wachtwoord);
selecteer de optie voor gegevensoverdracht – “vanaf datum” (standaard) of “per periode”;
We starten de overdracht en wachten tot deze is voltooid.

Na de gegevens uit “1C: Salaris- en personeelsbeheer 8”, red. 2.5, wordt overgebracht naar “1C: Salaris- en Personeelsmanagement 8”, uitg. 3.1 zal het programma u vragen om verdere configuratie uit te voeren. Je kunt de instellingen weigeren en later uitvoeren (niet de beste optie - dan zul je op verschillende plaatsen in het programma naar verschillende instellingen moeten zoeken), je kunt gedachteloos akkoord gaan met alles wat het programma suggereert, en alle selectievakjes aanvinken, zoals zeggen ze, voor de toekomst (ook niet optimaal - het risico bestaat dat de registers voor opbouw en aftrek onoverzichtelijk worden).

Beide opties zijn niet kritisch; ze zullen in de toekomst simpelweg meer inspanning van de gebruiker vergen om de orde in de database te herstellen. Het is beter om onmiddellijk rustig en langzaam alle instellingenpagina's door te nemen en alleen die functies te bevestigen die momenteel inherent zijn aan uw organisatie, zonder enige 'in reserve'-vlaggen.

Nadat het instellen van het programma is voltooid, is het de moeite waard een rapport af te drukken “ Opzetten van loonadministratie en personeelsadministratie"("Instellingen" - " Instellingenrapport") en controleer jezelf.

Het maakt niet uit of u iets bent vergeten of er geen rekening mee hebt gehouden: de instellingen van het programma, de organisatie, de personeelsadministratie en de loonberekeningen zijn op elk moment beschikbaar voor aanpassing.

Vervolgens moet u ervoor zorgen dat er geen dubbele personen in het nieuwe programma voorkomen - dit is erg belangrijk voor de verdere verantwoording van de personenbelasting en premies. U kunt controleren op duplicaten (en deze verwijderen) met behulp van speciale verwerking (“ Personeel» – « Dienst» – « Persoonlijke kaarten samenvoegen»).

Vervolgens moet u de mappen met overlopende rekeningen en aftrekkingen controleren - afhankelijkheden, samenstelling van de database. Tegenwoordig is de overdracht van overlopende posten met een niet-gereguleerde berekeningsmethode al geïmplementeerd, maar voor hen is het verplicht om de berekeningsformules te controleren.

Het grootste deel van de informatie die is overgenomen uit “1C: Salarissen en personeelsbeheer 8”, uitg. 2.5, documenten, zijn op twee plaatsen te vinden:

« Administratie» – « zie ook» – « Gegevensoverdrachten»;
« Voornaamst» – « zie ook» – « ».

Documenten " Gegevensoverdrachten» de volgende informatie wordt overgedragen (voor de transitieoptie “tot nu toe”):

« ZP_SZO», « ZP_SZFSS» – documenten met dergelijke cijfers bevatten de gegevens die nodig zijn om de gemiddelde inkomsten te berekenen;
« IL» – alle inhoudingen op grond van bestaande dwangbevelen. De uitvoeringsdocumenten zelf worden uiteraard ook overgedragen;
« Persoonlijke inkomensbelasting» – gegevens over inkomen, verstrekte inhoudingen, berekeningen van de personenbelasting, als de overgang niet vanaf het begin van het jaar heeft plaatsgevonden. Documenten die het recht op aftrek bevestigen, worden overgebracht naar het dagboek " Aanvragen voor aftrek»;
« PSS» – sociale verzekeringen vanaf het begin van het jaar;
« NO» – verzekeringspremies vanaf het begin van het jaar;
« RKD» – register van personeelsopdrachten voor de vorming van persoonlijke kaarten van werknemers;
« ROTP» – vakantieregister van werkende werknemers;
« TDK» – gegevens van arbeidsovereenkomsten.

Naar het tijdschrift " Gegevens aan het begin van de werking» documenten worden vastgelegd:

« Initiële personeelsbezetting“—zoveel afdelingen, zo veel documenten. Hier staan alle werknemers die op de datum van overplaatsing aan het werk zijn, met hun geplande opbouw, vooruitbetalingen, werkroosters en vakantiesaldi. Genereer diverse personeelsrapporten (“ Personeelsregeling», « Personeel") en controleer of alle medewerkers op hun plaats zitten. Rapport " Geschiedenis van veranderingen in de lonen» helpt u bij het controleren van de toewijzing van geplande opbouw aan werknemers;
« Perioden betaald vóór aanvang van de exploitatie» – hier worden bijvoorbeeld vakanties geregistreerd die doorgaan na de overdrachtsdatum, maar daarvoor zijn betaald;
« Aanvankelijke salarisachterstand» – één document voor de hele organisatie.

In “1C: Salarissen en personeelsbeheer 8”, uitg. 2.5 worden loonachterstanden gehandhaafd door individuen, en in versie 3.1 - door werknemers en afdelingen.

In “1C: Salarissen en personeelsbeheer 8”, uitg. 3.1 Saldi voor onderlinge verrekeningen worden niet absoluut, maar relatief gevormd. Dat wil zeggen, als het salaris voor april 100.000 roebel bedraagt. volgende maand volledig betaald, en we gaan over naar “1C: Salaris en HR-management 8”, red. 3.1, vanaf 1 mei, daarna in “1C: Salarissen en Personeelsmanagement 8”, red. 2.5 zal het saldo vanaf 01.05 100.000 roebel zijn, en in het nieuwe programma - 0 roebel. Het is dus niet nodig om in “1C: Salarissen en personeelsbeheer 8” 3.1 de betaling van de salarissen in mei voor april weer te geven.

Om het initiële salarissaldo te controleren, genereert u bijvoorbeeld het rapport “ Een compleet overzicht van kosten, inhoudingen en betalingen» met groeperen per afdeling en zorg ervoor dat u niet alleen de totale schuld, maar ook de schuld per afdeling correct heeft overgeboekt.

Opgemerkt moet worden dat vanaf vandaag de overdracht van informatie over contractuele werknemers van ambtenaren en ouderschapsverlof al is geïmplementeerd, maar deze gegevens moeten ook worden verduidelijkt.

Het is ook de moeite waard om de werkschema's van werknemers te controleren.

Opmerking: in “1C: Salarissen en personeelsbeheer 8” 2.5 werden nachturen opgenomen in de duur van de dienst. In “1C: Salaris- en personeelsbeheer 8”, derde editie, worden de nachturen afzonderlijk van de daguren gepland. “Y6 N2” betekent bijvoorbeeld 8 werkuren, waarvan 6 overdag en 2 nacht.

Nadat u de belangrijkste controles heeft uitgevoerd (de belangrijkste, omdat het onwaarschijnlijk is dat u alles in één keer kunt controleren, vooral als u een grote organisatie heeft), maakt u een reservekopie van het nieuwe programma. Als je “1C: Salaris- en personeelsmanagement 8”, red. 3.1, dan heeft u in de toekomst een reservekopie van de gegevens nodig wanneer u experimenteert met de opbouwinstellingen.

Dit is een artikel uit de krant Progressive Accountant voor commerciële organisaties, nr. 5, 2017. Abonneer u op de gratis krant om nuttige artikelen te ontvangen en tijdig op de hoogte te zijn van wijzigingen in de wetgeving!