Online kassabonformulier voorbeeld. Regels voor het afgeven van een kassabon

Dagelijks komen wij een groot aantal verschillende chequebewijzen tegen. Een kassabon is tegenwoordig overal te zien: in winkels, banken en zelfs in terminals. Meestal besteden we geen aandacht aan dit soort documenten en gooien we het gewoon weg. We denken niet na over wat het zou moeten bevatten, welke details erin moeten worden vermeld.

De cheque verscheen voor het eerst in de 16e eeuw in Nederland en nam de vorm aan van een ontvangstbewijs. Het kreeg zijn moderne uiterlijk in de 17e eeuw in Engeland. Dus wat is een kassabon en voor welke doeleinden is deze nodig?

Soorten controles

Een kassabon is een soort kassabon die wordt afgedrukt met een printer of een speciale kassa. Een kassabon is een tape gemaakt van speciaal papier. Het vervult de functie van het bewijzen van een voltooide geldtransactie (betaling voor goederen of diensten) en helpt de belastinginspectie de boekhouding van bedrijven te controleren. Dankzij dit kunnen we veel nuttige en belangrijke informatie over organisaties en ondernemingen leren.

Op dit moment zijn er niet veel soorten controles. Kortom, alle contante ontvangsten zijn verdeeld in fiscaal en niet-fiscaal.

Een fiscale bon is een bon die officieel via een kassa is geboekt.

Een niet-fiscale cheque lijkt op gewoon papier, waarop ook alle benodigde gegevens kunnen worden vermeld, maar desondanks zal dit type cheque niet dienen als officieel bewijs van de gedane betaling. Hoewel het niet-fiscale type cheque geen officieel betalingsbewijs is, hebben verkopers het recht om dit te gebruiken wanneer het bedrijf belasting betaalt in het UTII-formulier.

Verschillen tussen een fiscale controle en een niet-fiscale controle

Wat zijn de onderscheidende kenmerken van een fiscale kassabon?
Een fiscaal kwitantie is, in tegenstelling tot een niet-fiscaal kwitantie, een officieel kwitantie en dient dus als betalingsbewijs. Maar het belangrijkste onderscheidende kenmerk is het uiterlijk.

Op de fiscale kwitantie staat een fiscaal teken (daarom is het noodzakelijk om de kassa aan te melden bij de Belastingdienst). Het moet noodzakelijkerwijs informatie bevatten over het bedrijf en de door de wet vereiste gegevens. Dergelijke gegevens omvatten het registratienummer van de kassa, het fiscale teken en het belastingnummer.

Fiscaal ontvangstbewijs, een foto van een voorbeeld van een fiscaal bord wordt hieronder weergegeven.

Vereisten voor controles

Zoals hierboven vermeld, moet het chequebewijs bepaalde informatie over het bedrijf en de door de wet vastgelegde gegevens bevatten. De cheque moet de volgende informatie bevatten:
- Registratienummer van de kassa.
- De exacte datum en tijd van de geldtransactie.
- De uiteindelijke prijs voor gekochte goederen of verleende diensten.
- Zegel en handtekening van de kassier.
Het bedrijf moet ook de nummering van de uitgegeven chequebewijzen bijhouden. Dankzij de gegevens uit de cheque controleert de Belastingdienst het verloop van contante transacties.
Het fiscale ontvangstbewijs, waarvan hieronder een voorbeeld wordt weergegeven, bevat al deze gegevens.

Vereisten voor kassa's

Niet alleen chequebewijzen moeten aan bepaalde normen voldoen en gespecificeerde informatie bevatten. Ook voor kassa's gelden eisen. Elk dergelijk apparaat moet bij de belastingdienst worden geregistreerd en moet worden verzegeld.

Sinds 2016 moet elke onderneming volgens de wetgeving van de Russische Federatie een administratie bijhouden met behulp van online kassa's. Dankzij deze functie wordt het mogelijk om alle gegevens via internet over te dragen, wat het werk van zowel de organisaties zelf als de belastinginspectie enorm kan vergemakkelijken.

Organisaties, ondernemingen en bedrijven die het vereenvoudigde belastingstelsel of OSNO gebruiken, moeten niet vergeten dat fiscale ontvangsten voor hen een verplicht document zijn voor strikte rapportage. De Belastingdienst houdt bijzonder zorgvuldig toezicht op het gebruik van fiscale controles en heeft het recht om boetes op te leggen als de organisatie haar verplichtingen niet nakomt.

Er zijn veel vragen over de nieuwe cheques. Na het invoeren van een online kassa genereren sommige winkels ten onrechte documenten of geven ze geen verplichte velden aan. De Belastingdienst beboet u hiervoor. Om te voorkomen dat je een boete krijgt, hebben we in dit artikel alle nieuwe gegevens en eisen verzameld. We hebben ook een voorbeeld van een online kassabon opgesteld in twee versies: op papier en elektronisch.

Vereisten voor een online kassabon en 18 nieuwe velden

De klant kiest welk document hij ontvangt: op papier, elektronisch of beide. De papieren versie wordt, net als voorheen, op een kassa afgedrukt en de elektronische wordt per post of sms naar de klant gestuurd. De inhoud van beide soorten cheques is hetzelfde en verschilt slechts op enkele details.

Dit bericht komt naar je telefoon

Voorheen waren er 7 verplichte velden in fiscale documenten, maar na de introductie van nieuwe kassa's waren dat er 25. Maar voor verschillende soorten activiteiten kan het aantal verplichte gegevens toenemen of afnemen.

Dit is wat er op een online kassabon moet staan

1. De naam van het document, bijvoorbeeld 'kassabon' of 'dienstafsluitingsrapport'.
2. Naam van de organisatie of volledige naam van de ondernemer.
3. Kassier - positie en achternaam (niet aangegeven voor automatische betalingen op internet en verkoopautomaten).
4. Documentnummer voor de dienst.
5. Datum en tijdstip van betaling.
6. Plaats van betaling:

• postcode en adres waar de kassa zich bevindt;
• als u onderweg handelt - het model- en staatnummer van de auto, het adres van de LLC of het registratieadres van de individuele ondernemer;
• bij het werken op internet - het sitedomein.

Als u de kassa naar een andere winkel heeft verplaatst, registreert u deze opnieuw op het nieuwe adres. Anders krijgt het bedrijf een boete van 5.000 tot 10.000 roebel en de individuele ondernemer een boete van 1.500 tot 3.000 roebel.

1. Ploegennummer.
2. Naam van goederen of diensten.
3. Prijs inclusief kortingen.
4. Hoeveelheid en kosten van goederen.
5. BTW-tarief en bedrag.
6. Belastingstelsel (bijvoorbeeld ‘patent’ of ‘STS-inkomen’).
7. Berekeningsformulier. Hoe de klant betaalt: contant of elektronisch geld (kaart, Qiwi, Webmoney, Yandex.Money).
8. Betalingsbedrag - hoeveel contant is betaald en hoeveel elektronisch.
9. Berekeningsteken:
1. aankomst (klant betaald);
2. ontvangstbevestiging (de klant heeft de goederen geretourneerd en u hebt hem geld gegeven);
3. onkosten (ze deelden bijvoorbeeld loterijwinsten uit);
4. teruggave van de kosten (de klant retourneert het ontvangen bedrag).
10. Fiscaal teken van het bericht (wanneer de cheque naar de OFD wordt verzonden).
11. Het fiscale teken van het document wordt gegenereerd door de schijf.
12. Serienummer van schijf.
13. Registratienummer van de kassa, afgegeven door de Belastingdienst.
14. Het nummer van het document waaronder het op het opslagapparaat is opgeslagen.
15. Telefoonnummer of e-mailadres van de klant (bij het verzenden van een elektronische cheque).
16. Het e-mailadres van het bedrijf als een cheque per post naar de klant wordt verzonden.
17. Het adres van de belastingwebsite is www.nalog.ru.
18. QR code.

Als u in een moeilijk bereikbare omgeving woont, zijn sommige online kassabongegevens optioneel voor u. U heeft geen mogelijkheid om documenten via internet te versturen, u hoeft dus niet het adres van de website van de belastingdienst, uw e-mailadres en de contactpersonen van de koper op te geven.

Download ze om oude en nieuwe controlevelden te vergelijken.

Als er ten minste één vereist detail ontbreekt, is de cheque ongeldig. Dit komt overeen met het feit dat u helemaal geen betaaldocument heeft afgegeven. Het bedrijf krijgt een boete van 10.000 roebel en de ondernemer 2.000 roebel.

In lid 1 van art. 4.7 van Wet 54-FZ bevat de lijst met verplichte velden geen QR-code. Maar in lid 1 van art. 4 stelt dat de kassa een tweedimensionale code moet afdrukken waarin gegevens worden gecodeerd om de authenticiteit van het document te verifiëren. Ook is op een papieren cheque een QR-code vereist volgens het besluit van de federale belastingdienst van 21 maart 2017 nr. ММВ-7-20/229@.

Voor elektronische documenten is geen QR-code nodig.

U kunt aanvullende details afdrukken: logo's voor branding of informatie over promoties.

Een voorbeeld van het afdrukken van een promotie op een kassabon uit het Magnit-netwerk

Productcode - een nieuw detail op de online kassabon

Voorbeeld van een correctiebon afgedrukt op een nieuwe kassa

Wanneer kunt u de BTW achterwege laten?

Werkt u zonder BTW-tarief, geef dit dan niet aan en schrijf “0%”. Koeriersdiensten mogen geen BTW schrijven, omdat ze geen goederen verkopen, maar alleen bezorgen.

Is het mogelijk om de naam van het product niet te vermelden?

Tot 1 januari 2021 wordt de naam van het product of de dienst niet door de individuele ondernemer vermeld op een vereenvoudigd document, patent, UTII en UST. Alleen als ze geen accijnsgoederen verkopen.

De naam wordt niet geschreven als de exacte lijst met goederen en hun volume onbekend is op het moment van betaling, bijvoorbeeld bij het doen van een voorschot.

Wat voor soort cheque geven betalingsagenten uit?

Betaalagenten geven in de documenten alles aan wat op de online kassabon van een verkoper moet staan. Zelfs de naam van het product. Daarom zullen webwinkels en koeriersdiensten hun vestigingen moeten verbinden. Naast standaardvelden specificeren agenten aanvullende velden:

• de hoogte van uw commissie;
• telefoonnummer van de agent, leverancier en operator die de betaling accepteren.

Hoe schrijf ik een cheque voor een voorschot?

Als de klant een voorschot betaalt, perforeer dan het document met het bordje “Voorschot”. Vermeld de productnaam, prijs en hoeveelheid niet als het volume en de goederenlijst niet kunnen worden vastgesteld. Zo weet de koper op het moment van betaling niet precies hoeveel product hij nodig heeft. Dit staat in een brief van het ministerie van Financiën.

Geef op de definitieve kwitantie aan hoeveel de klant heeft bijgedragen bij volledige betaling. Geef geen vooruitbetaling aan.

Voorbeelden van documenten voor een voorschot (voor het gemak worden sommige details niet getoond)

Wat is de boete voor fouten bij een controle?

Voor individuele ondernemers - 1.500 - 3.000 roebel, LLC - 5.000 - 10.000 roebel. Kleine en middelgrote bedrijven kunnen een waarschuwing krijgen als dit hun eerste overtreding is.

Herinneren

1. De klant kiest zelf: een papieren document, een elektronisch document of beide.
2. Een QR-code is alleen vereist in papieren documenten.
3. Het ontbreken van ten minste één vereiste betekent een boete. Individuele ondernemer tot 3.000, LLC tot 10.000 wrijven.
4. BSO en kassabon zijn nu één en hetzelfde.
5. De klant heeft de goederen geretourneerd of heeft onmiddellijk een fout opgemerkt - geef een “retourbewijs” af.
6. Als je aan het einde van een dienst een fout opmerkt, voer dan een correctiecontrole uit.
7. De koper heeft een voorschot betaald, maar heeft niet beslist hoeveel goederen hij nodig heeft - schrijf de naam niet.

Het nieuwe type controles is complexer van structuur geworden. Ze bevatten veel meer gegevens dan de cheques die door oude kassa's werden afgedrukt. In totaal definieert de wet twintig items die op elektronische en papieren cheques moeten worden vermeld. Op een papieren cheque moeten alle artikelen 6 maanden duidelijk zichtbaar zijn.

Op de cheque moet staan:

1. naam van het document;

2. serienummer van de dienst;

3. datum, tijd en plaats (adres) van afwikkeling

4. naam van de organisatie of achternaam, voornaam, patroniem (indien aanwezig) van de individuele ondernemer;

5. TIN van de organisatie of individuele ondernemer;

6. toegepast belastingstelsel;

7. teken van afwikkeling (verkoop of retour)

8. lijst van goederen of diensten die op de bon zijn vermeld (met vermelding van prijzen en kortingen);

9. Berekeningsbedrag met aparte BTW-aanduiding

10. betaalwijze (contant of elektronisch betaalmiddel)

11. functie en achternaam van de kassier;

12. kenteken van kassaapparatuur;

13. serienummer van het fiscale aandrijvingsmodel;

14. fiscaal teken van het document;

15. websiteadres voor controle van de ontvangst;

16. serienummer van het fiscale document;

17. ploegnummer;

18. fiscaal teken van het bericht

19. e-mailadres of telefoonnummer van de koper (indien verstrekt door de koper);

20. E-mail opslaan (als er koperscontacten zijn ontvangen)

Als bij een cheque ten minste één item ontbreekt, is de cheque ongeldig. Volgens de wet kan een dergelijke cheque niet worden beschouwd als overgedragen aan de belastingdienst en opgenomen in het boekhoudkundig rapport.

Individuele ondernemers die gebruik maken van het PSN, het vereenvoudigde belastingstelsel, de uniforme sociale belasting en de UTII zijn tot 1.02.2021 niet verplicht om de naam en hoeveelheid van de goederen (behalve alcoholische dranken) op de kassabon te vermelden.

In plaats van het e-mailadres of telefoonnummer van de koper bevat de kassabon meestal een link waarmee u een elektronische kassabon kunt downloaden.

Volgens de wet mag op cheques die worden uitgegeven bij kassa's op moeilijk bereikbare plaatsen het adres van het belastingkantoor, het e-mailadres van de winkel en de contactpersonen van de koper (of informatie die deze vervangt) niet worden vermeld.

Als de kassa eigendom is van een betaalagent, moeten alle bovengenoemde gegevens erop worden vermeld, evenals het bedrag van de vergoeding die de klant aan de betaalagent betaalt, de telefoonnummers van de agent, de leverancier en ook de exploitant het accepteren van de betaling.

Het genereren van kwitanties wordt online uitgevoerd en elke koper kan een kassabon ontvangen op zijn e-mail of mobiele apparaat. Deze innovatie is in de eerste plaats een pluspunt voor de koper, want als hij een papieren bon verliest, kan hij de betaling voor de aankoop bevestigen met behulp van de elektronische versie.

Als de cheque op papier aan de koper is afgegeven, is het niet nodig om deze elektronisch te verzenden, aangezien de klant deze via de mobiele service zelf kan aanvragen bij de Federale Belastingdienst. De klant kan ook de juistheid van de cheque controleren, en als deze onjuist is, een klacht indienen bij de federale belastingdienst - dan zullen zij met een cheque naar de verkoper komen of op zijn minst om opheldering vragen.

Nieuwe eisen voor online kassabonnen

Het is natuurlijk onmogelijk om te zeggen dat de vereisten volledig nieuw zijn. In het verleden werden er serieuze eisen gesteld aan bijvoorbeeld de aanwezigheid van verplichte gegevens. Deze vereisten zijn eenvoudigweg bijgewerkt. Dus wat zijn ze?

Laten we beginnen met het feit dat alle chequegegevens duidelijk afgedrukt en gemakkelijk leesbaar moeten zijn gedurende minimaal zes maanden - dit is uiteraard een vereiste voor papieren cheques.

De lijst met chequegegevens zelf is aanzienlijk uitgebreid; ze omvatten nu:

• De naam van het document, dat wil zeggen de inscriptie "kassabon" zelf;
• Chequenummer (op volgorde toegekend tijdens de dienst) en het nummer van de dienst zelf;
• Datum, tijdstip en plaats van afwikkeling;

Ik zal apart toevoegen over de plaats van betaling, omdat hier mogelijk opties zijn. Vindt de afwikkeling plaats in een pand, dan is het adres het adres van dit pand zelf, bijvoorbeeld een winkelpand.

Indien de betaling in een voertuig plaatsvindt, dan is het adres de naam en het nummer van dit voertuig, adres of adres. Het adres wordt aangegeven met een index. Als de betaling via internet plaatsvindt, is het adres de website van de gebruiker, bijvoorbeeld een online winkel.

• Gebruikersnaam (dat wil zeggen verkoper), individuele ondernemer geeft volledige naam op;
• door hem gebruikte gebruiker (specifiek toegepast op deze berekening, aangezien het combineren van systemen mogelijk is);
• Betalingsindicator: inkomsten/uitgaven (er kan ook sprake zijn van een rendement voor de koper of een rendement van de koper;
• Naam van het product (werk, dienst), hoeveelheid, prijs, totale kosten, BTW-tarief;
• Het rekenbedrag met vermelding van de BTW-tarieven en het belastingbedrag bij deze tarieven;

Ook hier zijn er enkele eigenaardigheden. Het btw-tarief en het belastingbedrag worden niet aangegeven als de verkoper is vrijgesteld van btw, niet als betaler wordt erkend of de verkochte goederen niet aan btw zijn onderworpen. De eenheidsprijs en de totale kosten worden aangegeven, rekening houdend met kortingen/toeslagen.

De vereiste om in de check een lijst met goederen op te geven voor individuele ondernemers met behulp van , en , zou vanaf 1 februari 2021 moeten gelden - voorlopig kunt u niet de volledige nomenclatuurlijst aangeven en deze niet overdragen aan de belastingdienst. Maar voor individuele ondernemers die accijnsgoederen verkopen geldt deze regel niet: zij moeten nu de namen van de goederen op de kassabon vermelden.

• Berekeningsvorm en betalingsbedrag volgens de opgegeven betalingsvorm;
• De functie en achternaam van de werknemer die betalingen verricht aan de kant van de verkoper;
• Registratienummer van KKT;
• Serienummer van het fiscale aandrijvingsmodel;
• Fiscaal teken van het document;
• Website-adres waar de klant de kassabon kan controleren;
• Het telefoonnummer of e-mailadres van de koper, evenals het e-mailadres van de afzender als de cheque elektronisch wordt verzonden;
• Serienummer van het fiscale document;
• Fiscaal berichtteken.

Zoals u kunt zien, is het aantal details toegenomen. Daarnaast zullen nieuwe BSO's, die kunnen worden uitgegeven door dienstverleners aan het publiek, ook op een automatisch apparaat moeten worden afgedrukt/gegenereerd. De overgang ernaar is uitgesteld tot 01-07-2018.

Zo'n apparaat is een soort kassa; de BSO wordt op dezelfde manier gegenereerd als een kassabon volgens dezelfde lijst met benodigde gegevens. Sterker nog, een kassabon en een BSO worden vrijwel gelijk, omdat ze volgens dezelfde regels zijn gevormd en dezelfde gegevens hebben.

Ook moet de BSO via het OFD naar de Belastingdienst worden gestuurd en mag de klant geen papieren versie krijgen, maar een elektronisch formulier per post.

De bovenstaande lijst met gegevens is verplicht, maar indien nodig kan andere informatie in de controle worden weerspiegeld vanwege de specifieke kenmerken van de activiteiten van de verkoper.

Zo wordt de prijs van een product en het totaalbedrag aangegeven nadat alle kortingen/toeslagen zijn toegepast - in dit formulier wordt de informatie doorgegeven aan de Belastingdienst, maar voor de klant kunt u ook het oorspronkelijke aankoopbedrag aangeven zonder een korting.

Functies voor betalingsagenten

Als een cheque door een betaalagent aan de klant wordt verstrekt, hebben we het bijvoorbeeld over betalingsaggregators, die volgens de wetgeving van de Russische Federatie worden erkend als betalingsagent, dan wordt het volgende toegevoegd aan de verplichte gegevens van de bon:

• Het bedrag van de beloning (commissie voor diensten) van de agent;
• Contactnummers van de agent, leverancier en operator die de betaling accepteren.

Over bonnen voor online winkels

Als een webwinkel alleen betalingen op afstand accepteert, mag de verkoper geen papieren betalingsbewijs afgeven. In een dergelijke situatie is hij verplicht alleen voor de elektronische verzending van de cheque te zorgen.

In dit opzicht kunt u voor handel op afstand geen online kassa kopen, maar een automatisch betaalapparaat dat niet voorziet in het afdrukken van bonnen. De kassabon die op een dergelijk apparaat wordt gegenereerd, moet het serienummer van dit apparaat bevatten.

Het bijhouden van documentatie is een integraal proces van de activiteit van individuele ondernemers. Elk van hen moet het belang begrijpen van een correcte uitvoering van elk stukje papier dat transacties bevestigt. Dit is te wijten aan de verantwoordelijkheid jegens de belastingdienst, die mogelijk contante ontvangstbewijzen en monsters van andere documenten nodig heeft waarin de ontvangst van winst of uitgaven van de ondernemer wordt vastgelegd.

Essentie en belangrijkste parameters

Bij het uitoefenen van een onderneming waarbij sprake is van aan- en verkooptransacties is het beschikken over een kassa verplicht. Daarom moeten de controle-instellingen daarin worden uitgevoerd in overeenstemming met alle voorschriften.

Een correct opgemaakt fiscaal document van dit type heeft een aantal parameters die het afgedrukte formulier zou moeten hebben:

• wettelijke naam van de individuele ondernemer volgens registratiedocumenten;
• apparaatnummer toegewezen bij vrijgave;
• bepaling van de vorm van belastingheffing;
• serienummer;
• datum en tijdstip van de operatie;
• het door de koper betaalde aankoopbedrag.

Op de kopie van de cheque moeten alle vereiste gegevens duidelijk worden weergegeven. Als een bepaalde parameter slecht wordt weergegeven, moet de verkoop worden opgeschort totdat het probleem is opgelost.
Ze zijn immers het directe middel om toezicht te houden op de activiteiten van individuele ondernemers, evenals op hun naleving van de gelddiscipline, die wordt uitgevoerd door de belastingautoriteiten.

Monsters

Om de juiste uitvoering van een kassabon volledig te begrijpen, is het de moeite waard om een ​​voorbeeld van de voltooiing ervan te bekijken. Het kan in verschillende formaten worden gedownload, bijvoorbeeld Excel of . Het is vermeldenswaard dat er geen vaste parameters zijn voor het boeken van informatie in dit fiscale formulier. Dit komt doordat er verschillende merken apparatuur zijn, waardoor de benodigde gegevens op verschillende posities op het document kunnen worden geplaatst.

Een voorbeeld van een kassabon kan er anders uitzien. Ondernemers vullen standaardformulieren ook vaak aan met eigen aanvullende gegevens.

Elk voorbeeld is slechts een benaderende sjabloon voor het invullen van cheques, die voor een specifieke kassa anders kan worden geconfigureerd, maar altijd met de nodige details.

Als dit document in , dan kunt u de plaatsing van elk specifiek detail langs de lijnen begrijpen. Het is het Excel-formaat dat wordt aanbevolen voor het maken van uw eigen kassabonformaat.

BSO ter vervanging van een kassabon

In sommige gevallen is het toegestaan ​​om in plaats van een kassabon een strikt rapportageformulier te gebruiken. Het kan worden gebruikt om verschillende soorten diensten aan individuele ondernemers te verlenen. Maar het gebruik van strikte rapportageformulieren is in dergelijke gevallen niet toegestaan.