Hoe u een werkboek correct invult. Hoe een werkboek in te vullen

In de wetgeving van de Russische Federatie zijn er verschillende rechtshandelingen die instructies bevatten voor het invullen van werkboeken (hierna arbeidsboeken genoemd), het onderhoud en de opslag ervan. De onderhoudsregels omvatten in de eerste plaats vereisten voor het opstellen van de administratie in dit document. Laten we deze vereisten eens bekijken.

Op dit moment zijn er drie soorten arbeidswetten in omloop op kantoor. Het betreft boeken uit 2004, 1973 en 1938. Ongeacht het jaar van uitgifte is de juridische status van deze documenten niet veranderd, dus het is niet nodig om ze te veranderen in een nieuw type boek.

De Russische wetgeving legt door middel van rechtshandelingen bepaalde eisen op aan het behoud, de invulling en de burgers.

Regels voor het invoeren:

• Volgens de vulregels wordt alle informatie in netjes handschrift geschreven met een balpen of gelpen met licht- en waterbestendige inkt in zwart, blauw of paars. Dit beschermt de schriftelijke informatie tegen beschadiging. De noodzaak van deze maatregel is te wijten aan het feit dat de gebruiksperiode van het werkboek vrij lang is (tot 75 jaar) en dat de informatie die daarin wordt weerspiegeld waardevol is.
• Bovendien zijn afkortingen van woorden volgens de Instructies voor correct invullen en onderhoud in dit document onaanvaardbaar. Woorden als “volgorde”, “richting”, “punt”, enz. worden volledig ingevuld, ongeacht de wens en mogelijkheden van de specialist. Specialisten op de HR-afdeling negeren deze vereiste soms en overtreden daarmee de regels voor het invullen van werkboeken.
• Een van de voorwaarden voor een correcte invulling is de noodzaak om elke invoer te nummeren. De specialist die het werkboek invult, moet het serienummer van elke vermelding vermelden in een specifieke kolom die voor dit doel is bedoeld.

Instructies voor het bijhouden van gegevens in een werkboek

Ondanks de multinationaliteit van ons thuisland, verplichten de instructies voor het bijhouden van werkgegevens u om het document in het Russisch in te vullen. De republieken die deel uitmaken van de Russische Federatie hebben het recht om documenten in hun taal te dupliceren, als deze als officieel voor het betreffende gebied wordt erkend.

Hoe u een werkboek of een samenstelling van records correct invult:

• Vastleggen van personeelsgegevens. Het document bevat de volgende persoonlijke gegevens van de eigenaar: volledige naam, geboortedatum, informatie over zijn opleiding, beroep, specialiteit.
• Informatie over ervaringen vastleggen. Dit is de meest omvangrijke informatie in het document; het bevat gegevens over de verantwoordelijkheden van de werknemer, overplaatsing naar een andere baan of positie, ontslag, toewijzing van een nieuwe rang en voortgezette opleiding. Daarnaast wordt informatie weergegeven over de tijd besteed aan studeren, dienen in het Russische leger en het uitzitten van een straf. Deze informatie wordt in de juiste kolom geplaatst, zoals weergegeven in het voorbeeld aan het einde van het artikel.

Hoe vult u het gedeelte Gegevens over beloningen voor werknemers in? Er is een speciale sectie toegewezen om deze informatie weer te geven: “ Informatie over de onderscheiding" De hele geschiedenis van werkende moed wordt weerspiegeld op de pagina's van dit document: staatsonderscheidingen, het verlenen van eretitels, erecertificaten, het uitreiken van insignes, diploma's en andere vormen van aanmoediging.

• De informatie die in het document wordt ingevoerd, moet zo volledig mogelijk zijn en omvat: serienummer, datum van binnenkomst, link naar het document - redenen
• De informatie in het document moet de werkelijke stand van zaken weergeven.
• De persoonlijke gegevens van de werknemer (volledige naam), volgens de Instructies voor correcte invulling, worden ingevoerd in de nominatief. Het is niet toegestaan ​​deze gegevens in te korten of te vervangen door initialen.
• Datums worden voluit geschreven, in Arabische cijfers, met gebruikmaking van een tweecijferige aanduiding van dagen en maanden (09, niet 9) en een viercijferige aanduiding van het jaar (2003, niet 03).
• Er wordt een leesbare handtekening van de verantwoordelijke persoon op geplaatst en gecertificeerd door een zegel.
• Bij uitgifte van een duplicaat worden de bijbehorende vermeldingen bovenaan de titelpagina geplaatst. Ze kunnen met de hand geschreven of gestempeld zijn.

Regels voor het bijhouden van werkboeken

• Het invoeren van gegevens in de arbeidswet van een werknemer is alleen verplicht voor die werknemers voor wie deze onderneming hun belangrijkste werkplek is.
• Het hoofd van de onderneming is verplicht de werknemer in dienst te nemen en dienovereenkomstig een aantekening in de Arbeidswet te maken als zijn werkervaring meer dan vijf dagen bedraagt.
• Wanneer de betrekkingen met een werkgever door middel van een overeenkomst worden geformaliseerd, is het niet nodig om vermeldingen in de Arbeidswet van de werknemer op te nemen.

Opmerking:

1. Voor een correcte invulling is het nodig dat dit document voor de werknemer wordt aangemaakt door de werkgever in de onderneming waar hij/zij zijn eerste werkplek heeft. Het document wordt uiterlijk zeven dagen na de indiensttreding ingevuld in aanwezigheid van de toekomstige eigenaar. Ongeacht de persoon die dit document heeft opgesteld, ligt de verantwoordelijkheid voor een correcte voltooiing en onderhoud bij het hoofd van de onderneming.
2. Formulieren uit voorgaande uitgiftejaren hebben dezelfde rechtskracht als het nieuwe en kunnen niet worden ingewisseld. Ze moeten echter worden ingevuld in overeenstemming met de nieuwe vereisten.
3. Tijdens de werkperiode wordt het formulier door de werkgever bewaard als document van strikte verantwoording. Het hoofd van de onderneming draagt ​​de volledige verantwoordelijkheid voor het opslaan en onderhouden van het document.
4. Indien de relatie met de werknemer wordt beëindigd, wordt er een ontslagbrief opgemaakt en wordt het document dezelfde dag afgegeven. Als er door toedoen van de werkgever vertraging is bij de uitgifte, verandert de ontslagdatum.

Een werkboek is een juridisch document dat het hele carrièrepad van de eigenaar weerspiegelt. In zekere zin is dit het gezicht van de werknemer, dus de regels voor het opstellen van een werkboek moeten strikt worden nageleefd.

Als het bedrijf dergelijke documenten niet bewaart, is dit een ernstige overtreding van de wet.

Het zal onmogelijk zijn om het bestaan ​​van werkervaring voor deze werkperiode te bewijzen, wat betekent dat er geen rekening mee wordt gehouden bij de berekening van het pensioen. Daarom is het noodzakelijk dat alle werknemers weten hoe ze een werkboek moeten invullen.

Het artikel geeft instructies over de procedure voor het invullen van werkboeken.

De arbeidswet is een document dat betrekking heeft op de werkzaamheden van een persoon.

Alle kwesties met betrekking tot de procedure voor het onderhoud ervan zijn gespecificeerd in de Arbeidswet en de relevante overheidsbesluiten (nr. 225 van 16 april 2003), de resolutie en brief van het Ministerie van Arbeid van de Russische Federatie (nr. 69 van 10 oktober 2003, artikel 5.27, nr. 656-6-0 van 18 maart 2008).

Verantwoordelijke personen

De verantwoordelijkheid voor de beschikbaarheid van werkboeken die aan elke werknemer van de onderneming worden verstrekt, ligt op de schouders van het hoofd van de onderneming.

De leidinggevende geeft opdracht tot benoeming van een medewerker die verantwoordelijk is voor het correct invullen, vastleggen en bewaren van deze documenten. Hij duidt tevens een andere medewerker aan die de hoofdverantwoordelijke kan vervangen tijdens zijn afwezigheid. Meestal zijn dit medewerkers van de personeelsafdeling (HR).

Vereisten voor het bijhouden van een werkboekje

Algemene informatie

Er wordt een arbeidswet opgesteld voor elke werknemer die minimaal 5 dagen voor het bedrijf heeft gewerkt. Voor hen zou dit werk hun belangrijkste werk moeten zijn.

Ook dit zijn seizoens-, uitzend- en freelancekrachten, die eveneens sociaal verzekerd zijn.

De vermeldingen in de TC zijn volledig, zonder afkortingen (om leesfouten te voorkomen), in blauw, paars of zwart lettertype.

Elke invoer begint op een aparte regel en is voorzien van een eigen serienummer. De datums worden als volgt weergegeven:

• dag en maand – 2 cijfers;
• jaar – 4 cijfers.

De TC wordt uitgevoerd in de staatstaal van de Russische Federatie. En op de grondgebieden van de autonome republieken kan het in twee talen worden gevoerd: Russisch en nationaal.

De TC bestaat uit drie delen:

• De eerste - op de titelpagina - geeft informatie over de werknemer weer: zijn achternaam, voornaam en patroniem in de nominatief zonder afkortingen. Het geeft ook zijn opleiding, beroep of specialiteit aan. De organisatie die de TC uitgeeft, plaatst een stempel op dit blad.
• De tweede zijn gegevens over het werk van de werknemer.
• De derde bevat informatie over zijn onderscheidingen.

In de laatste twee secties moeten de documenten worden vermeld op basis waarvan elke boeking wordt gedaan. Meestal zijn dit de nummers van de overeenkomstige bestellingen met hun datums.

Regels en procedure voor het invullen van een werkboek

In de sectie “baaninformatie” worden alle gegevens ingevoerd over toelating, verplaatsing, studie tijdens het werk met betrekking tot voortgezette opleiding, dienst in het leger of andere speciale structuren, enz.

Hier wordt ook informatie weergegeven over het hernoemen van een onderneming of de individuele structuur ervan, informatie over het ontslag van een werknemer en andere.

Bovendien wordt de laatste informatie niet alleen gecertificeerd door de handtekening van de verantwoordelijke persoon, maar ook door de werknemer zelf.

De naam van de onderneming, de structurele eenheid en de functie van de werknemer worden in de registratiekolom ingevoerd.

Het laatste deel van de Arbeidswet omvat de onderscheidingen die zijn gespecificeerd in de Arbeidswet van de Russische Federatie of de collectieve overeenkomst van de organisatie. Het verstrekken van dergelijke prikkels is niet verplicht of continu. De naam van het bedrijf, de functie van de werknemer en het type incentive worden in het daarvoor bestemde veld ingevuld. Vlakbij wordt in de volgende kolom een ​​link naar de overeenkomstige basis gegeven. Prijzen worden hier niet weergegeven.

Bijzondere situaties

1. Als er tijdens het werk van een werknemer in een bedrijf een naamsverandering plaatsvindt, of structurele veranderingen die een specifieke divisie beïnvloeden, dan wordt dit noodzakelijkerwijs weerspiegeld in de Arbeidswet en gecertificeerd door een nieuw zegel van deze organisatie.
2. Bij het wijzigen van de achternaam van een medewerker wordt zijn oude achternaam doorgestreept en de nieuwe bovenaan geschreven. Vlakbij, op de omslag, wordt de basis ontcijferd voor het vervangen van de inzending door het zegel en de handtekening van de verantwoordelijke persoon. Dit is de enige aanvaardbare doorhaling in de TC.
3. Als de rechtbank, na het onrechtmatig ontslag van een werknemer, de werkgever verplicht hem weer op het werk te krijgen, wordt een aantekening gemaakt waarbij eerdere informatie over zijn ontslag wordt geannuleerd met verwijzing naar het document dat deze beslissing rechtvaardigt.
4. In het geval van overlijden van een werknemer wordt informatie over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst weergegeven, met vermelding van de datum van overlijden uit de relevante verklaring.
5. Als er niet genoeg pagina's zijn voor alle vermeldingen in de TC, wordt er een bijlage voor uitgegeven. De regels voor het invullen ervan verschillen niet van de algemene regels en zijn vastgelegd in de Arbeidswet.

Het zorgvuldig en correct invullen van de Arbeidswet in elke fase van uw werkzame leven zal het proces van het aanvragen van een pensioen aanzienlijk vergemakkelijken.

Opslag en boekhouding van werkboeken

Werkboeken, hun bijlagen en formulieren zijn documenten waarvoor strikte verantwoording moet worden afgelegd. De HR-afdeling, waar de technische documentatie wordt opgeslagen, houdt een register bij.

Het weerspiegelt volledige informatie over de beweging van al deze documenten, ongeacht of ze nieuw zijn of door een andere organisatie zijn uitgegeven.

Met andere woorden: informatie over de arbeidswet van alle werknemers van een bepaalde instelling (voormalig en huidig).

Dit boek is genummerd, geregen en gecertificeerd met het zegel van het hoofd van de organisatie. De boekhouding voor TC-formulieren wordt op vergelijkbare wijze bijgehouden door de boekhoudafdeling van de onderneming.

TC’s worden permanent opgeslagen op de HR-afdeling. In uitzonderlijke gevallen kunnen zij op verzoek van de werknemer tegen ontvangstbewijs en voor een strikt bepaalde tijd worden afgegeven.

Wanneer een werknemer wordt ontslagen, wordt deze aan hem gegeven, wat hij ondertekent in het registratieboek. Indien de medewerker om onbekende redenen de TC niet heeft opgehaald, blijft deze nog 2 jaar in OK staan, gescheiden van alle andere documenten opgeslagen. Hierna wordt het overgebracht naar het archief van de onderneming, waar het de komende 75 jaar wordt bewaard.

Fouten bij het invullen: wat te doen?

Omdat alle informatie in het werkboek handmatig wordt ingevoerd, is er geen garantie dat er geen fouten zullen optreden bij het bijhouden van de administratie.

Correctie van fouten gemaakt bij het invullen van dit document gebeurt alleen volgens de volgende regels:

1. Onjuiste informatie wordt als ongeldig beschouwd. Hierover wordt een overeenkomstige vermelding gemaakt. Hieronder vindt u onder het volgende nummer de juiste invoer.
2. Als de informatienummering wordt geschonden, worden correcties op dezelfde manier aangebracht als hierboven. Alle inzendingen met een onjuist nummer worden als ongeldig beschouwd. En dan wordt het herhaald onder een nieuw nummer.
3. In het geval van een kleine fout in de persoonlijke informatie over een werknemer (een letter in de voornaam, achternaam, enz.) ontdekt bij zijn aanstelling op een nieuwe werkplek tijdens het afstemmen van documenten, wordt deze gecorrigeerd door de vorige werkgever of waar deze onjuistheid is gemaakt.
4. Foutieve vermeldingen op de titelpagina worden niet gecorrigeerd. In dit geval wordt het TC-formulier als beschadigd beschouwd en vernietigd, waarover een overeenkomstig rapport wordt opgemaakt. En in ruil daarvoor krijgt de werknemer een nieuwe arbeidswet met de juiste informatie.

Het doorstrepen van een onjuiste invoer is verboden. Een dergelijk document wordt als ongeldig beschouwd.

Een duplicaat TC invullen

In geval van verlies van de technische documentatie, de schade ervan, als deze gegevens bevat die door rechterlijke beslissingen zijn geannuleerd, in geval van een natuurramp, een noodsituatie bij een onderneming, enz. er moet een duplicaat van de TC worden afgegeven.

In normale situaties dient de werknemer bij de personeelsdienst een aanvraag in voor de afgifte van een duplicaat Arbeidswetboek en geeft hij de reden hiervoor aan.

Het document wordt binnen 15 werkdagen afgegeven. Op de titelpagina moet “Duplicaat” worden vermeld.

Als sommige vermeldingen in een beschadigd document niet kunnen worden hersteld, is een schriftelijk bewijs van de diensttijd voor de overeenkomstige tijd vereist. Alleen dan kan het document worden hersteld.

Bij het afgeven van een duplicaat van de arbeidswet maakt de personeelsmedewerker een overeenkomstige aantekening in het logboek van de arbeidswet.

In noodsituaties wordt de diensttijd die nodig is om een ​​arbeidswet te registreren bepaald door een speciale commissie, die wordt voorzien van alle benodigde papieren. Als het niet mogelijk is om te herstellen dat iemand ooit heeft gewerkt, kan de ontbrekende informatie worden ingevuld met behulp van 2-3 getuigenverklaringen. De commissie stelt hierover een overeenkomstige wet op.

We analyseren een voorbeeldwerkboek en de regels voor het invullen van het document in verschillende situaties. In het artikel vindt u stapsgewijze instructies voor het invullen van de werkboeken van werknemers in verschillende gevallen: bij aanwerving, deeltijdwerk en ontslag.

Uit het artikel leer je:

Mis het niet: het belangrijkste materiaal van de maand van toonaangevende specialisten van het Ministerie van Arbeid en Rostrud

Encyclopedie over registratie van kant-en-klare werkboeken uit het Personeelssysteem.

Aanwerven: wie het werkboek invult

Het werkboek is het belangrijkste document over de werkzaamheden en de anciënniteit van de werknemer (deel 1 van artikel 66 van de arbeidswet). Voor het formulier en de regels voor het invullen van werkboeken, zie Regeringsbesluit nr. 225 van 16 april 2003. Volgens de wet is het werkgeversbedrijf verplicht een document bij te houden voor elke werknemer die langer dan vijf dagen voor het bedrijf heeft gewerkt (Deel 3 van artikel 66 van de Arbeidswet).

Volgens de regels voor het invullen van een werkboek moeten werkgevers-bedrijven en werkgevers-ondernemers dit bewaren. Individuele werkgevers die niet als ondernemer zijn erkend, hebben niet het recht om aantekeningen te maken in de werknemersboeken.

Documenten over dit onderwerp downloaden:

Bij sollicitaties moet een werknemer een aantal documenten meenemen, waaronder informatie over zijn werkzaamheden en anciënniteit (paragraaf 3, deel 1, artikel 65 van de Arbeidswet). Controleer de serie en het bouwjaar werk boek. Voorbeelden van series formulieren die sinds 1974 in Rusland en de USSR zijn uitgegeven, zie hieronder. Ze hebben hun geldigheid niet verloren en het is niet nodig ze door nieuwe te vervangen.

Nu gebruiken bedrijven formulieren die sinds 2004 zijn geïntroduceerd. Het nieuwe stalenboek is goedgekeurd bij besluit van het Ministerie van Financiën van 22 december 2003 nr. 117n. Laten we eens kijken hoe we het in verschillende gevallen kunnen invullen. Bekijk voor elke casus een voorbeeld van het invullen van een nieuw voorbeeldwerkboek.

Nieuw Werkgeschiedenisin 2017: wie en wanneer aanvragen

Bij het afsluiten van een contract dient u een werkboek (voorbeeld hieronder) op te stellen en in te vullen voor een medewerker die:

• voor de eerste keer gaat werken (deel 4 van artikel 65 van de Arbeidswet);
• presenteerde een document van een buitenlandse standaard;
• het document beschadigd of verloren is (deel 5 van artikel 65 van de arbeidswet).

Werving:hoe u een werkboek correct invult

Registreer de aanwerving van een werknemer in het gedeelte 'Vacaturegegevens'. Zie hieronder voor een voorbeeld van het invullen van een werkboek bij het solliciteren naar een baan. Vul in kolom 3 de volledige en afgekorte naam van het bedrijf in (clausule 3.1 van de Instructies). Bijvoorbeeld, "Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid "Alpha" (LLC "Alpha").

Stel uw vraag aan de experts

Bij het aanwerven van een directeur moet kolom 3 in de sectie “Werkinformatie” anders worden ingevuld in zijn werkboek. Zie hieronder voor een voorbeeld van het aanwervingsformulier voor de directeur. Schrijf het zo: “ Benoemd tot directeur" Vermeld in kolom 4 de details van het document, bijvoorbeeld de notulen van de algemene deelnemersvergadering.

Deeltijdwerknemers: hoe u een werkboek invult

Voor deeltijdwerkers: voer op hun verzoek gegevens in over dergelijk werk. Alleen de werkgever van de hoofdwerkplek kan een boeking doen. Als de werknemer een document heeft meegebracht dat deeltijdwerk bevestigt, maak dan een aantekening in zijn werkboek. Hieronder vindt u een voorbeeld van het invullen van een werkboek voor een externe deeltijdwerker.

Leg vast dat de medewerker op last van de directeur is overgeplaatst naar een andere vaste baan. En binnen een week. De invoer moet exact de bewoording van het bevel herhalen (clausule 10 van de regels). Zo werkte een medewerker als assistent-accountant en werd overgeplaatst naar de functie van junior-accountant.

Voor een voorbeeld van het invullen van een werkboek in verband met een naamswijziging van de functie van een medewerker, zie hieronder.

Onderscheidingen

Leg de toekenning vast in het document als de werknemer is beloond of aangemoedigd. Ze gaven bijvoorbeeld bonussen voor lange dienstjaren. Maak een aantekening in het gedeelte 'Informatie over beloningen' van het werkboek. Zie hieronder voor een voorbeeld van het invullen van een werkboek in verband met bonussen.

Vermeld in kolom 3 de volledige en verkorte naam van het bedrijf. Voer in de onderstaande regel in kolom 1 het serienummer van de vermelding in. In kolom 2 - de datum waarop de werknemer werd toegekend. Geef in kolom 3 weer wie de medewerker heeft beloond, waarvoor en waarmee. Voer in kolom 4 de details van de gunningsopdracht in, zoals in het voorbeeldwerkboek hieronder (clausule 10 van de Regels).

Praktische situatie

Wat te schrijven in het werkboek voor de beste werknemer van de maand

Het antwoord is samen met de redactie van het tijdschrift opgesteld "

Elena VAVILOVA antwoordt,
Hoofd van de afdeling HR-administratie, Mile CIS LLC (Moskou)

Het bedrijf betaalde de medewerkers een jaarlijkse bonus en kende hen de titel ‘Beste Werknemer van de Maand’ toe. Is het nodig om informatie hierover op te nemen in werkboeken? Aan de hand van voorbeelden analyseren we wat een personeelsfunctionaris moet doen en voorkomen we fouten.

Naast informatie over werk is de werkgever verplicht om informatie over beloningen voor succes op het werk in het werkboek in te voeren ( ). De GIT-inspecteur heeft het recht om het gedeelte “Informatie over onderscheidingen” van het werkboek te controleren, dus het moet correct worden ingevuld...

Het volledige antwoord is gratis beschikbaar

Beëindiging van een contract: hoe u een werkboek correct invult bij ontslag

Wanneer u een contract met een werknemer beëindigt, noteert u het ontslag in zijn document in de sectie 'Werkinformatie'. Vul in kolom 1 het serienummer van de vermelding in. In kolom 2 - de datum van ontslag (clausule 5.1 van de instructies). Voor een voorbeeld van het invullen van een werkboek bij vertrek op eigen verzoek, zie hieronder.

Ontdek meer in detail waarom krijgt de schuld van problemen met het pensioen van de werknemer.

De werkgever moet voor iedere werknemer die langer dan 5 dagen bij hem heeft gewerkt, inclusief seizoens-, tijdelijke of freelance medewerkers, een correct ingevuld werkboek verstrekken. De uitzondering vormen degenen met wie de organisatie een burgerlijk contract heeft. Voor dergelijke werknemers is er niets opgeschreven in het arbeidsdossier, aangezien de bepalingen van de Arbeidswet van de Russische Federatie niet van toepassing zijn op contracten van de genoemde vorm.

Als een werknemer net aan zijn carrière begint en nog geen werkvergunning heeft, moet u binnen een week na de datum van aanwerving een blanco formulier invullen in het bijzijn van de werknemer.

Het komt voor dat een werknemer tijdens zijn indiensttreding meerdere boeken meeneemt. In dit geval is het niet nodig om te verdwalen. Gegevens over de huidige werkplek moeten worden ingevoerd in elk werkrecord van de keuze van de werknemer, en andere boeken moeten samen met de belangrijkste in een kluis worden geplaatst, omdat ze nuttig kunnen zijn voor het berekenen van werkervaring.

Regels voor het invullen van werkboeken

Het maakt niet uit welk type informatie in werkboeken wordt ingevoerd, u moet de basisregels volgen om deze te onderhouden:

• alle gegevens moeten in het Russisch zijn, en als de werkgever opereert op het grondgebied van een republiek binnen de Russische Federatie die zijn eigen officiële taal heeft, kunnen gegevens in het Russisch worden gedupliceerd door records in deze taal;
• informatie moet in het boek worden ingevoerd met een zwarte, blauwe of paarse gel-, balpen of vulpen;
• de ingevoerde informatie mag geen afkortingen bevatten (zelfs algemeen aanvaarde afkortingen, zoals “st.” in plaats van “artikel”), cijfers moeten Arabisch zijn en datums moeten de notatie DD.MM.JJJJ hebben, zonder de afkorting “g.” na het opgeven van het jaar;
• Op dit moment worden er wijzigingen voorbereid in de regels voor het invullen van werkboeken. Eén ervan zal de werkgever toestaan ​​om in principe geen stempel in het werkboek te zetten als hij niet over een zegel beschikt (sinds 2015 mogen organisaties geen ronde afdichting te hebben).

Belangrijk! Ondanks deze regel worden datums vaak in gemengde alfanumerieke vorm weergegeven. Dit komt door de eigenaardigheden van het typografisch afdrukken van formulieren, waarbij de plaats voor het nummer tussen aanhalingstekens wordt gemarkeerd en het jaartal in afkorting wordt aangegeven. Omdat deze tegenstrijdigheid niet bij wet is geregeld, loopt de werkgever geen enkel risico bij het op deze wijze invullen van het arbeidsformulier.

• De vermeldingen in het boek moeten opeenvolgend worden genummerd, met uitzondering van de vermeldingen waarvan de nummering niet in de regels is voorzien (bijvoorbeeld informatie over de werkgever).

Belangrijk! Voor het ontwerp van de bijlage bij het boek geldt dezelfde procedure als voor het invullen van het werkrapport zelf.

Informatie over de medewerker in het werkboek

In de meeste gevallen hoeft de persoon die de arbeidsformulieren invult geen informatie over de werknemer in te voeren. Het staat op de titelpagina en moet volledig overeenkomen met de inhoud van de documenten die de werknemer verstrekt bij het solliciteren naar een baan. De informatie is een lijst met de volgende informatie:

• achternaam, voornaam, patroniem (zoals in het paspoort, inclusief de nauwkeurigheid van de letter "Y");
• Geboortedatum (in het formaat DD.MM.JJJJ in Arabische cijfers);
• onderwijs (zoals in een diploma of certificaat);
• specialiteit (uit het onderwijsdocument, in de nominatief).

Bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst met een werknemer moet u de juistheid van zijn persoonsgegevens controleren, evenals de verplichte aanwezigheid van:

• de handtekening van de werknemer, die zijn persoonlijke verificatie van de authenticiteit van informatie over hemzelf bevestigt;
• handtekeningen van de verantwoordelijke met een transcriptie;
• datum van voltooiing die overeenkomt met een periode van vijf dagen vanaf de datum van indienstneming;
• zegel van de organisatie.

Belangrijk! Rostrud meldt in zijn brieven dat de instructies over het invullen van werkboeken (met betrekking tot de noodzaak van een officieel stempel van de organisatie) minder letterlijk kunnen worden geïnterpreteerd en geeft uiting aan de mening dat het interne zegel van de personeelsdienst of een tak van de campagne voldoende is als ze volledige informatie over de werkgever bevatten.

Het invullen van de titelpagina is mogelijk alleen nodig als er een invoeging in het boek of een nieuw werkrecord wordt gemaakt - voor de eerste keer voor een specifieke werknemer, na het verlies van de vorige, of in de vorm van een duplicaat.

Als de persoonsgegevens van een medewerker veranderen (bijvoorbeeld achternaam na huwelijk), dan worden de wijzigingen vastgelegd door nieuwe gegevens boven de oude gegevens in te voeren, doorgestreept met één dunne lijn. De details van het ondersteunende document staan ​​op de binnenkant van de omslag van het boek en worden bevestigd door de handtekening en het zegel van de werkgever.

Werkgever informatie

Volgens de regels wordt informatie over de werkgever ingevoerd in de vorm van een kop vóór de hoofdgegevens van het werk van de werknemer, zonder een serienummer toe te kennen, en bevat deze de volledige en afgekorte naam van de organisatie.

Als de werkgever zijn naam verandert of een reorganisatie ondergaat, moet dit feit in de werkboeken van de werknemers worden opgenomen, zodat de gegevens over aanwerving en ontslag met elkaar overeenkomen. De informatie wordt op een aparte regel ingevoerd, met vermelding van het document op basis waarvan de wijzigingen hebben plaatsgevonden en de datum van de gebeurtenis.

Belangrijk! De datum van wijziging van de naam van de werkgever wordt niet in kolom 2 aangegeven, maar rechtstreeks in de tekst van de vermelding in kolom 3 van het gedeelte 'Werkinformatie'. Het record van het hernoemen van de werkgever en het invoeren van primaire informatie over hem hoeft niet te worden genummerd.

Een aantekening maken in het werkboek

Het werkboek moet alle belangrijke gebeurtenissen weerspiegelen die zich bij de werknemer voordoen tijdens zijn werkactiviteit, waarin wordt voorzien door de Regels voor het bijhouden en opslaan van werkboeken en de Instructies voor het invullen van werkboeken. De meest voorkomende gevallen zijn onder meer:

• werving;
• militaire dienststaat;
• veranderingen in werkactiviteit;
• beloningen en straffen;
• ontslag;
• herinvoering en intrekking van de rechterlijke beslissing over herplaatsing;
• het voorkomen van een periode die niet in de aaneengesloten werkervaring is inbegrepen.

De invoerregel in het werkboek is een lijst met gegevens die onmiddellijk na de regel worden ingevoerd met informatie over de werkgever of een zegel met al zijn gegevens (voor een dienstverband) of op de volgende regel onder de laatst gemaakte invoer (voor alle andere gebeurtenissen) volgens de volgende uniforme kolommenvormen:

• Kolom 1 “Recordnummer”– een nummer dat is toegewezen aan het huidige record, van begin tot eind, in volgorde, beginnend bij de eerste record van het blok tot de laatste. Moet worden ingevuld voor elk type vermelding, met uitzondering van een werkgeversinformatieregel ingevoerd in subrubriekvorm zonder volgnummer.

• Kolom 2 “Datum”– bestaat uit drie kolommen: dag, maand, jaar. Het is ingevuld met Arabische cijfers, de eerste twee kolommen hebben twee cijfers, de derde kolom heeft vier cijfers. Hier wordt de datum van de gebeurtenis ingevoerd, niet de datum waarop het boek is ingevuld. In de meeste gevallen valt dit samen met de datum van het document dat de invoer bevestigt. Bij het invullen van de ontslaggegevens staat de datum van de laatste werkdag van de werknemer vermeld.

• Kolom 3 “Informatie over aanwerven, over overplaatsingen naar een andere baan en over ontslag” - het grootste deel van het dossier, dat een beschrijving bevat van de gebeurtenis en de redenen ervan (ingehuurd voor een functie, overgeplaatst, ontslagen). Het wordt ingevoerd zonder afkortingen, bevat bewoordingen die exact overeenkomen met de tekst van de order van de manager (of een ander document dat de gebeurtenis bevestigt) en bevat een link naar wetgeving (meestal een artikel van de Arbeidswet). Bij de registratie van het ontslag van een werknemer staat in dezelfde kolom na de tekst een handtekening van de verantwoordelijke persoon en een zegelafdruk.

• Kolom 4 “Naam, datum en nummer van het document, op basis waarvan de boeking is gedaan” - exacte details in de aangegeven volgorde van het document dat de gebeurtenis bevestigt die heeft plaatsgevonden (bevel, aandeelhoudersbesluit, handeling, protocol, enz.)

Record van werkgelegenheid in arbeid

Informatie over aanwerving wordt ingevoerd op het moment van registratie van de werknemer op de hoofdwerkplek op basis van een schriftelijke werkgever. De invoer moet de naam van de structurele eenheid, de positie en de ordergegevens bevatten.

BELANGRIJK: Bij het invoeren van informatie over het inhuren van een manager kan de basis voor de invoer een order of een ander document zijn op basis waarvan de manager voor deze functie is gekozen.

Voorwaarden met betrekking tot de proeftijd en de aard van de werkzaamheden worden niet vermeld. Bij inhuur op rotatiebasis is echter een aparte vermelding van het rotatiewerkschema vereist.

BELANGRIJK: Voordat u informatie invoert over de aanwerving van een werknemer, moet u ervoor zorgen dat het werkboek een ontslagregistratie van de vorige werkplek bevat. Anders kan er geen zekerheid bestaan ​​over het feit dat de eerdere werkzaamheden van de werknemer zijn beëindigd en is een gewaarmerkte kopie van het ontslagbesluit van de vorige werkgever vereist om de relevante informatie in het boek te kunnen invoeren.

Informatie over deeltijdwerk hoeven niet te worden geregistreerd en worden op verzoek en op aanvraag van de werknemer in het arbeidsdossier opgenomen en alleen op de plaats van het hoofdwerk. De basis kan een naar behoren gewaarmerkt afschrift van de bestelling zijn of een certificaat van een andere werkplek. In de tekst van het bericht staat in plaats van ‘aanvaard’ ‘aangesteld als deeltijdwerker’.

Bij het aanmelden van een medewerker voor afstandswerk de invoer gebeurt op de gebruikelijke manier, hoewel deze aard van samenwerking het mogelijk maakt om geen informatie over dergelijk werk in het werkboek op te nemen. Dan bevat de arbeidsovereenkomst de tekst van een afspraak om geen inschrijving in het arbeidsboekje te doen. In dit geval wordt de werkgever officieel ontheven van de verplichting om in te schrijven en kan de werknemer in de toekomst de periode van zijn werkervaring op deze werkplek bevestigen met kopieën van het contract en de arbeidsovereenkomst.

Militaire dienstrecord

Het invoeren van informatie over de voltooide militaire dienst wordt gedaan om de werktijd correct te registreren, omdat deze periode wordt opgenomen in de doorlopende werkervaring van de werknemer. De invoer vindt plaats op basis van een militair identiteitsbewijs en bevat in de tekst een indicatie van de exacte verblijfsduur in de gelederen van het Russische leger.

Veranderingen in werkactiviteit

Deze brede formulering impliceert veel mogelijke situaties, die op een standaard manier zijn opgesteld met vermelding van het serienummer en de datum van opname, de tekst van het evenement, een link naar de Arbeidswet en details van het rechtvaardigingsdocument:

• de medewerker kan worden overgeplaatst naar een andere functie of naar een andere afdeling;
• de personeelstabel kan de functie van de werknemer hernoemen;
• Tijdens de training kan aan een medewerker een nieuwe rang of andere kwalificatie worden toegewezen.

Belangrijk! Opleidingen in cursussen en scholen voor voortgezette opleiding worden op de gebruikelijke wijze in het arbeidsrapport vastgelegd, met vermelding van de plaats en de duur van de opleiding. Sinds december 2013 worden er echter geen gegevens meer bijgehouden over het tijdstip van het behalen van het hoger onderwijs.

Als er wijzigingen zijn in de voorwaarden van de arbeidsovereenkomst met de werknemer en deze niet rechtstreeks verband houden met zijn arbeidsfunctie (bijvoorbeeld het werkschema of salariswijzigingen), dan worden dergelijke gegevens niet in het arbeidsrapport opgenomen. Combinatie van functies, uitbreiding van het verzorgingsgebied of toename van de omvang van het werk in de huidige functie, tijdelijke overplaatsingen of tijdelijke vervulling van de taken van een andere werknemer worden eveneens niet geregistreerd, behalve in de gevallen waarin een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt aangegaan omhoog.

Registratie van beloningen en straffen tijdens arbeid

Informatie over het belonen of aanmoedigen van een medewerker wordt binnen een week in het werkboek opgenomen vanaf het moment dat de overeenkomstige bestelling wordt uitgegeven, opgesteld of in de vorm waarin het boekhoudbeleid van de organisatie voorziet. De vermelding verwijst naar de datum en het nummer van de bestelling en bevat, volledig in overeenstemming met de tekst van het document, informatie:

• over het toekennen van een staatsonderscheiding;
• over de toekenning van verschillende titels;
• over het ontvangen van erecertificaten en badges;
• op andere beloningen waarin de wetgeving van de Russische Federatie, het handvest van de werkgever of een collectieve overeenkomst voorziet.

Belangrijk! Ontvangst van bonussen, waarin het beloningssysteem voorziet of die op regelmatige basis worden uitbetaald, wordt niet vastgelegd in het werkboek.

Disciplinaire sancties zijn niet terug te vinden in de werkboeken van medewerkers, met uitzondering van maatregelen in de vorm van beëindiging van de arbeidsovereenkomst met de medewerker.

Aantekening van ontslag in het werkboek

Informatie over ontslag wordt in het werkboek ingevoerd na de uitvoering van de opdracht van de manager, uitgegeven in formulier nr. T-8 of een andere vorm vereist door het boekhoudbeleid van de organisatie.

De tekst van de invoer moet volledig in overeenstemming zijn met de gegevens van de bestelling en de informatie die is ingevoerd op de persoonlijke kaart van de werknemer, en moet ook zo nauwkeurig mogelijk de clausule van de Arbeidswet citeren, volgens welke de arbeidsovereenkomst met de werknemer wordt beëindigd. Tegelijkertijd biedt het ontslag van een manager de mogelijkheid om in kolom 4 zowel het ontslagbesluit als een ander document aan te geven met informatie over de beëindiging van het dienstverband van de werknemer als manager.

Belangrijk! In het geval dat een werknemer verlof krijgt vóór ontslag, wordt de dag van beëindiging van zijn werk beschouwd als de laatste dag van verlof, maar het werkboek moet, net als het loonstrookje, aan hem worden afgegeven op de laatste dag van verschijning op het werk vóór aanvang van het verlof.

De gevestigde praktijk suggereert het gebruik van verschillende formuleringen: “ontslagen”, “arbeidsovereenkomst beëindigd”, “arbeidsovereenkomst beëindigd”. Geen van deze is in strijd met de regels en kan zonder risico voor de werkgever worden gebruikt.

Bij ontslag moeten alle aantekeningen die in het werkboek van de werknemer zijn gemaakt voor de gehele periode van zijn werk worden bevestigd door zijn persoonlijke handtekening, de handtekening van een bevoegd persoon of manager, en gecertificeerd door het zegel van de organisatie.

Herstel

Het komt voor dat een ontslagen werknemer naar de rechter stapt en bewijst dat de werkgever de arbeidsovereenkomst met hem onrechtmatig heeft opgezegd. Het uitgevaardigde gerechtelijk bevel of de rechterlijke uitspraak moet onmiddellijk ten uitvoer worden gelegd en de werknemer wordt hersteld in zijn vorige functie.

Op het moment van herplaatsing bevat het werkboek al een aantekening over ontslag bij deze werkgever, waardoor er standaard vanuit wordt gegaan dat de volgende aantekening door de nieuwe werkgever zal worden gedaan. Om aan te geven wie de gegevens invoert, wordt informatie over de werkgever opnieuw in het werknemersboek ingevoerd - in de vorm van een kop, zonder volgnummer van de invoer. Maar de volgende inschrijving, genummerd op de gebruikelijke manier, annuleert de ontslaginschrijving (“De inschrijving voor nr. __ is ongeldig, hersteld naar de vorige positie”)

Nadat de werknemer opnieuw in dienst is genomen, zijn er echter vaak gevallen waarin de werkgever in beroep kan gaan tegen de rechterlijke beslissing en de werknemer opnieuw kan ontslaan. In dit geval wordt op de gebruikelijke wijze een ontslagaantekening in het werkboek gemaakt, onder verwijzing naar artikel 11, deel 1, art. 83 Arbeidswet van de Russische Federatie.

Het voorkomen van een periode die niet is opgenomen in de ononderbroken werkervaring

In een aantal gevallen - bijvoorbeeld wanneer een werknemer corrigerende arbeid krijgt toegewezen via een gerechtelijke procedure - moet informatie over de periode in het werkboek worden ingevoerd, waarmee geen rekening wordt gehouden bij de berekening van de anciënniteit. De in het boek opgenomen informatie wordt bevestigd door een bevel van de manager op basis van een rechterlijke uitspraak en bevat een indicatie van de exacte periode die niet in de anciënniteit is inbegrepen.

Hoe corrigeer ik een vermelding in het werkboek?

Hoe zorgvuldig en zorgvuldig de documenten ook worden ingevuld, niemand is immuun voor fouten en blunders tijdens het werkproces. De methode voor het corrigeren van gegevens is afhankelijk van het type fout en de locatie waar deze zich bevindt:

In het blok met persoonlijke gegevens over de medewerker op de titelpagina kan ten onrechte het volgende worden aangegeven:

• Voor-en achternaam- foutieve informatie wordt met een dunne lijn doorgestreept, correcte informatie wordt ernaast geschreven en de details van het document dat de nieuwe informatie bevestigt - bijvoorbeeld een paspoort van een staatsburger van de Russische Federatie - worden op de binnenkant van de omslag ingevoerd met de gegevens gecertificeerd door het zegel van de organisatie en de handtekening van het hoofd. In dit geval wordt elke afwijking van de informatie in de persoonlijke documenten van de werknemer (bijvoorbeeld "b" in plaats van "I" in de naam "Natalia" of de letter "E" in de naam "Artem") als een fout beschouwd. .

BELANGRIJK: Als er een fout wordt gemaakt bij de eerste invoer van gegevens op de titelpagina, inclusief informatie over onderwijs, moet in plaats van het formulier te corrigeren, deze worden vernietigd en moet de bijbehorende handeling worden opgesteld.

• Geboortedatum– als de fout feitelijk is (in de datum zelf), dan wordt deze op dezelfde manier gecorrigeerd als de fout in de volledige naam. Als de vraag is dat de datum de letternaam van de maand bevat in plaats van cijfers, dan wordt dit niet als een fout beschouwd en kan deze niet worden gecorrigeerd. Een soortgelijke tegenstrijdigheid, die wordt aangetroffen bij boeken die vóór 2003 zijn uitgegeven, wordt veroorzaakt door het feit dat in de typografische vorm van het werkboek in oude stijl de plaats om de maand aan te geven tussen aanhalingstekens was gemarkeerd en uitging van een alfabetische vermelding. Deze discrepantie is niet wettelijk geregeld en deze vorm van vastlegging brengt voor beide partijen bij de arbeidsovereenkomst geen risico’s met zich mee.

• Informatie over opleidingsniveau– als de eerste pagina van het boek geen informatie bevat over de opleiding of specialiteit van de medewerker, dan kan deze informatie eenvoudigweg zorgvuldig in de vereiste regels worden ingevoerd. Als er gegevens zijn over een nieuw opleidingsniveau of verworven kwalificaties, worden deze in het arbeidsregister ingevoerd als aanvulling op bestaande informatie en worden de eerdere informatie niet geannuleerd, d.w.z. Het is niet nodig om oude gegevens door te strepen.

• Certificeringsgegevens authenticiteit van informatie - als er geen handtekeningen zijn van verantwoordelijke personen, een werknemer of een zegelafdruk, dan is zo'n werkboek ongeldig. De eenvoudigste manier is dat de werknemer contact opneemt met de werkgever die het dienstverband heeft geopend met het verzoek om met terugwerkende kracht de ontbrekende gegevens aan te vullen.

In de blokken “Informatie over werk” of “Informatie over beloningen” kan de volgende fouten bevatten:

• onjuiste nummering van records;
• aanduiding van de gebeurtenis in bewoordingen die niet overeenkomen met de inhoud van het ondersteunende document;
• onjuiste volgorde van het specificeren van de details van het basisdocument;
• na informatie over ontslag, het ontbreken van de handtekening van de werknemer die de vertrouwdheid met het dossier bevestigt;
• het invoeren van gegevens in het verkeerde gedeelte van het boek (bijvoorbeeld over een onderscheiding - in het werkinformatieblok).

Foutieve informatie in alle blokken behalve de titelpagina kan niet worden doorgestreept. Correcties en wijzigingen worden aangebracht door onjuiste informatie ongeldig te maken.

Een terugboeking kan worden gedaan door de werkgever die de onjuistheid heeft gemaakt, of door een andere, latere werkgever die de inconsistenties heeft ontdekt. In het laatste geval moet de organisatie die de fout heeft gemaakt een document verstrekken met de juiste informatie, en dit zal de basis vormen voor de vermelding in het werkboek en aangegeven in kolom 4.

Op deze manier kunnen niet alleen feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd, maar ook fouten in de nummering van records. De gehele invoer onder het verkeerde nummer wordt als ongeldig beschouwd en vervolgens wordt deze informatie onder het juiste nummer gedupliceerd.

Uitgifte van een bijlage en een duplicaat van het werkboek

Een inlegvel voor een werkboek wordt uitgegeven als er in het boek zelf geen ruimte meer is om informatie in te voeren. Zonder het hoofdboek wordt het inlegvel als ongeldig beschouwd, dus het wordt in de laatste spread van het werkdocument genaaid, moet op de titelpagina worden gecertificeerd met het zegel van de organisatie en worden vastgelegd met de stempel "Insert No. __ uitgegeven."

De wet voorziet in gevallen waarin een werkgever een duplicaat aan een werknemer kan afgeven. Ongeacht de redenen voor de afgifte van een duplicaat, moet de informatie die daarin is opgenomen exact overeenkomen met de documenten op basis waarvan deze is ingevuld. In gevallen waarin het oude werkboek bewaard is gebleven, zal het een ondersteunend document zijn voor het overbrengen van informatie naar een duplicaat. In geval van verlies van een oud document wordt een duplicaat afgegeven op basis van certificaten of akten waaruit het verlies blijkt.

Belangrijk! Alleen de informatie in de ondersteunende documenten kan naar een duplicaat worden overgebracht. De persoon die verantwoordelijk is voor het invullen van het werkboek heeft niet het recht om andere, zelfs geverifieerde, informatie in te voeren.

Een indicatie dat het boek een duplicaat is, bevindt zich in de rechterbovenhoek van de eerste pagina van het werkrecord. Daar worden ook persoonlijke gegevens van de medewerker vastgelegd.

1. Als een werknemer zijn baan verliest, dan moet hij een duplicaat aanvragen op zijn laatste werkplek. Binnen 15 dagen na acceptatie van de aanvraag moet de organisatie een duplicaatwerkboek voor de voormalig medewerker afgeven. In het gedeelte 'Werkinformatie' wordt, zonder informatie over de werkgevers op te geven, informatie ingevoerd over de totale totale anciënniteit van de werknemer voordat hij voor deze werkgever ging werken, en vervolgens alle gegevens die op de laatste werkplek zijn gemaakt, tot en met ontslag, worden hersteld.

1. Er kan een duplicaat van een werkvergunning worden afgegeven in plaats van boekingen te annuleren wanneer informatie over ontslag of overplaatsing naar een andere baan ongeldig is. Dit gebeurt ook op verzoek van de medewerker. De werkgever die het boek invult, moet alle vermeldingen die betrekking hebben op het werk van de werknemer voor hem overbrengen naar het duplicaat, met uitzondering van de laatste ongeldige.

1. Als het werkboek niet geschikt is voor verder gebruik is het bijvoorbeeld verbrand of gescheurd, dan kan de werkgever een duplicaat afgeven ter vervanging van het beschadigde boek. In dit geval hoeft u, nadat u de titelpagina heeft ingevuld en 'Dupliceren' heeft gemarkeerd, alle informatie uit het boek die onbruikbaar is geworden, zorgvuldig te herschrijven.

1. Als werkboeken massaal zijn verdwenen de werkgever vanwege een noodsituatie, dan krijgen alle werknemers duplicaten. Dit gebeurt op basis van een handeling van een commissie van uitvoerende autoriteiten, opgesteld met deelname van alle belanghebbenden.

Een organisatie die een duplicaat of bijlage voor een werkrecord uitgeeft, moet noodzakelijkerwijs het feit van de uitgifte van werkboeken en bijlagen daarvoor in het boekhoudboek registreren.

De voorbereiding van werkboeken is gebaseerd op een aantal wetgevende documenten die gedetailleerde instructies geven voor het onderhoud en de opslag ervan. De naleving van alle arbeidsvoorschriften moet nauwlettend worden gecontroleerd door zowel de werkgever als de werknemer.

Bij overtredingen wordt de organisatie vervolgd op grond van het Wetboek van Administratieve Overtredingen, in de vorm van boetes of opschorting van activiteiten.

En een werknemer die het ontbreken van details in de teksten van de archieven niet opmerkt, kan de duur van zijn werkervaring niet bevestigen en ontvangt mogelijk niet het verschuldigde bedrag aan tijdelijke aen vervolgens een pensioen.

Een van de belangrijkste documenten van een werknemer, die zijn werkactiviteit aangeeft, is de arbeidsovereenkomst, die hem op zijn eerste werkplek wordt afgegeven. In de toekomst maken ze bij registratie een aantekening in het werkboek over aanwerving en een notitie over beëindiging. Het wordt bij toelating aan de personeelsdienst overhandigd en bij ontslag bij ondertekening in ontvangst genomen.

Omdat dit formulier tegenwoordig als een van de belangrijkste documenten wordt beschouwd, is het erg belangrijk om te begrijpen hoe u correct een vermelding in het werkboek kunt maken.

De daarin opgenomen informatie is nodig voor het berekenen van pensioenen, het bevestigen van de anciënniteit bij het berekenen van het ziekteverlof, enz.

Daarom zijn de basisregels voor het registreren van arbeidsdocumenten vastgelegd in de bepalingen van de Arbeidswet van de Russische Federatie en resoluties van overheidsinstanties.

Volgens deze normen moet de personeelsfunctionaris of de verantwoordelijke specialist de toegang van de werknemer tot het werk bij de bedrijfsentiteit zonder mankeren markeren als hij gedurende meer dan vijf dagen arbeidsfuncties heeft uitgeoefend. Als het bedrijf zijn belangrijkste werkgever is.

Als een werknemer in deeltijd wordt aangenomen, hoeft een vermelding in het werkboek alleen op verzoek van de werknemer zelf te worden gemaakt. Bovendien wordt een inschrijving in het deeltijdwerkboek gedaan op basis van een attest van de tweede plaats door de personeelsinspecteur van de hoofdwerkgever.

De algemene regels voor het invullen van een werkboek zijn als volgt:

• Alle markeringen worden door de HR-specialist met de hand aangebracht met een zwarte, blauwe of paarse pen.
• Alle aantekeningen die in de arbeidsregistratie worden ingevoerd, zijn onderworpen aan een verplichte nummering, die in oplopende volgorde wordt uitgevoerd. Nummers mogen niet worden herhaald. Er worden alleen Arabische cijfers gebruikt, er zijn aparte cellen voorzien voor het vastleggen van de datum. Eerst wordt de datum in de cel aangegeven met twee cijfers, en vervolgens in de volgende maand - twee cijfers worden ingevoerd en het jaar - vier cijfers.
• Het eerste blad van het werkrapport moet de persoonlijke gegevens van de werknemer weerspiegelen, die worden ingevoerd in strikte overeenstemming met het door hem gepresenteerde document, namelijk een identiteitskaart (paspoort). In de toekomst zal de personeelsinspecteur op een nieuwe werkplek de authenticiteit van het arbeidsdossier controleren aan de hand van deze informatie, door deze te vergelijken met een paspoort of een ander identiteitsbewijs.
• De eerste pagina van de arbeidsovereenkomst moet worden gecertificeerd door de handtekening van de personeelsinspecteur die deze voor het eerst heeft geopend, evenals het zegel van de bedrijfsentiteit die dit document heeft uitgegeven. Hun afwezigheid kan ertoe leiden dat het document ongeldig wordt verklaard.
• De vermelding in het werkboek over aanwerving moet worden afgesloten met een overeenkomstige ontslagbrief. Als een nieuwe werknemer op het werk komt en hij heeft een open afspraak, maar er is geen sprake van ontslag, dan moet hij, voordat hij hem aanneemt, naar zijn vorige werkplek worden gestuurd, zodat de daar verantwoordelijke persoon het juiste cijfer maakt. Zonder dit kunt u geen nieuwe openen, of de werknemer meteen waarschuwen dat deze baan als een deeltijdbaan wordt beschouwd.
• Het is onmogelijk om in het arbeidsdossier aantekeningen te maken over het aan een werknemer onderwerpen van disciplinaire sancties voor door hem gepleegde arbeidsovertredingen. De enige uitzondering hierop is straf in de vorm van ontslag.
• Alle in het werkrapport opgenomen aantekeningen zijn gemaakt op basis van relevante instructies van de directie. Bij het invoeren van gegevens moeten ze volledig worden weergegeven, zonder enige reductie. Dit is bij wet verboden.
• Het is toegestaan ​​om in het arbeidsdossier informatie op te nemen over de onafgebroken diensttijd of informatie over het niet meerekenen van bepaalde perioden in de diensttijd voor de berekening van een pensioen.
• In dit document zijn geen correcties of doorhalingen toegestaan. Correcties zijn alleen mogelijk op de eerste pagina met persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het wijzigen van uw achternaam.
• Correctieve boekingen kunnen worden gemaakt met behulp van afzonderlijke nieuwe boekingen.

Op basis van welke documenten wordt een arbeidsinschrijving gedaan?

Een personeelsspecialist kan alleen een aanstelling doen op basis van een gegeven bevel van de bedrijfsleiding, waarin hij optreedt. Zijn gegevens moeten worden vermeld in de juiste arbeidskolom.

Als een werknemer bij een ondernemer gaat werken, dan is de basis voor het maken van een aantekening over het dienstverband de met hem gesloten overeenkomst.

Bij indienstneming op deeltijdse basis wordt hiervan door de personeelsinspecteur voor de hoofdfunctie aantekening gemaakt op basis van een door de werknemer van zijn tweede standplaats overhandigd attest.

Soms, wanneer een eerder verloren boek wordt hersteld, worden alle aantekeningen die eerder in het vorige boek stonden, door de inspecteur op de laatste werkplek gemaakt op basis van gecertificeerde certificaten van eerdere werkplekken die door de werknemer zijn ingediend.

Aandacht! Andere documenten kunnen bijvoorbeeld niet worden beschouwd als basis voor een aantekening in het arbeidsboekje.

In welk geval mag een medewerker werken zonder dat hij in het werkboek staat?

De instructies vereisen dat de werknemer een dienstverband bij de hoofdwerkgever registreert als hij vijf of meer dagen voor het bedrijf heeft gewerkt. Wanneer de werkperiode in het bedrijf korter is dan de vastgestelde periode, hoeft u geen arbeidsadministratie op te stellen.

Aantekeningen over de tewerkstelling worden niet op het arbeidsbureau gemaakt als de werknemer in deeltijd wordt aangenomen. Dergelijke vermeldingen worden alleen in dit formulier opgenomen als de werknemer een overeenkomstige aanvraag indient.

Aandacht! Het is ook mogelijk om in het werkboek geen aantekening te maken over inhuur als de medewerker op basis van werkt. In sommige gevallen is het voor zowel de werknemer als de werkgever voordelig om dit aan te gaan.

Op welk punt wordt een aantekening in het werkboek gemaakt?

De Arbeidswet bepaalt dat de werkgever een werkrapport moet afgeven voor elke werknemer die langer dan vijf dagen voor hem heeft gewerkt. Indien voor deze medewerker voor het eerst een vacature wordt geopend, dient dit binnen een week na de datum van toelating te gebeuren.

Dus als de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de arbeidsgegevens binnen de eerste vijf dagen geen afspraak heeft gemaakt en de werknemer in dezelfde periode heeft besloten te ontslaan, vormt het ontbreken van een afspraak geen overtreding van de vastgestelde normen.

Aan de andere kant, als er toch een aantekening is gemaakt, wordt dit ook niet als een overtreding beschouwd, omdat volgens de arbeidsregels alle informatie over aanwerving en ontslag in het document moet worden opgenomen. Als een werknemer besluit te stoppen, zal hij daarom doorgaans een ontslagbrief moeten indienen.

Hoe u correct een vermelding in een werkboek over de werkgelegenheid 2019-voorbeeld kunt maken

Voorbeeldbrief voor het inhuren van een directeur van LLC

Bij het markeren van het formulier van de arbeidsdirecteur zijn er verschillende kenmerken. De basis kan niet alleen een opdracht tot aanvaarding zijn, maar ook een beslissing van de eigenaren, notulen van een vergadering van oprichters, een beslissing van de enige eigenaar, enz.

Bovendien moet de tekst van de vermelding exact overeenkomen met de regel in het opgegeven document. Als gevolg hiervan kan het niet alleen worden geformuleerd als ‘Aangeworven’, maar bijvoorbeeld ook als ‘Gekozen voor een functie’, enz.

Sollicitatie voor hoofdbaan

Normaal gesproken moet de notitie van een medewerker informatie bevatten over de afdeling, functie en ordergegevens.

Ondernemers zijn ook verantwoordelijk voor het bijhouden van de administratie van hun medewerkers en het tijdig invoeren daarvan. Maar hij is niet verplicht om opdrachten en instructies op te stellen, dus hij kan op grond van de gesloten arbeidsovereenkomst wel een aantekening maken over de ontvangst.

Werving via overboekingsopdracht voorbeeld

Een aantekening in het arbeidsboekje waarin wordt vermeld dat de werknemer door middel van overplaatsing is aangenomen, kan alleen plaatsvinden als in de ontslagbrief uit zijn vorige standplaats staat dat hij door middel van overplaatsing is vertrokken. Het moet ook een link bevatten naar het vereiste artikel van de Arbeidswet van de Russische Federatie.

De opmaak van de inzending verschilt over het algemeen niet van het standaardgeval, met uitzondering van de vermelding van overdracht vanaf een andere plaats.

Bij het aanmelden van een deeltijdwerknemer

Wanneer een werknemer in deeltijd komt werken, wordt zijn arbeidsdossier bijgehouden door de hoofdwerkgever. De personeelsfunctionaris van het hoofdbedrijf kan op vertoon van een certificaat of uittreksel uit de bestelling van de tweede organisatie een aantekening maken over deeltijdwerk daarin.

Het inhuren van een medewerker tijdens vakantie

Wanneer een werknemer wordt ingeschreven voor de vakantieperiode van een ander, of om een ​​andere reden die het sluiten van een arbeidsovereenkomst voor een bepaalde periode impliceert, gebeurt de aantekening in het werkboek over dienstverband volgens standaardregels. Volgens het standpunt van Rostrud mag in de arbeidsovereenkomst niet worden vermeld dat de werknemer is aangenomen op basis van een contract voor bepaalde tijd.

Verantwoordelijkheid voor het onjuist invullen van het boek

De huidige wetgeving impliceert verschillende vormen van aansprakelijkheid voor fouten bij het bijhouden van werkdocumenten.

Maar in elk geval valt de straf op de verantwoordelijke functionaris, of op de organisatie zelf:

• Disciplinaire verantwoordelijkheid. De boete kan aan een werknemer worden opgelegd wegens oneerlijke uitoefening van zijn functie. Tegelijkertijd moet de onderneming een order of ander document hebben waarin de verantwoordelijkheden voor het bijhouden van de boeken aan een specifieke medewerker worden toegewezen, en hij moet daarmee bekend zijn. De toepassing van de straf en de mate ervan worden uitsluitend bepaald door de bedrijfsleiding. Dit moet in de eerste plaats afhangen van de ernst van de overtreding.
• Materiële aansprakelijkheid. Het ontstaat als gevolg van het toebrengen van verliezen door de verantwoordelijke persoon aan de werknemer als gevolg van een onjuiste invoer in het werkrecord. Als er per ongeluk een invoer is gemaakt met onjuiste bewoordingen en hierdoor de burger de kans is ontnomen om te werken, is de verantwoordelijke persoon verplicht hem zelfstandig te compenseren voor downtime op basis van het gemiddelde inkomen.
• Strafrechtelijke aansprakelijkheid. Dit soort aansprakelijkheid wordt vrij zelden opgelegd. Dit kan met name voorkomen als er in eerste instantie sprake is van een valse invoer of als er voor persoonlijk gewin correcties in een document worden aangebracht. In dit geval kan de dader verschillende straffen opgelegd krijgen, waaronder een gevangenisstraf van maximaal twee jaar.