Hva heter anbudsstillingen? Oppgaver som anbudsavdelingen (avdelingen) løser

En spesialisering som har blitt etterspurt relativt nylig. Relevansen til dette yrket har blitt spesielt akutt etter utgivelsen av en spesiell lov i Russland, som sørger for obligatorisk avholdelse av elektroniske auksjoner i tilfelle prisen på offentlige anskaffelser er over 100 tusen rubler. Derfor er selskaper som bygger klare strategiske planer designet for raskt å styrke vellykkede posisjoner i markedet ekstremt interessert i kvalifiserte anbudsansvarlige. Det er ingen spesiell snever utdanning av denne profilen i det hjemlige utdanningssystemet i dag. Derfor er stillingen som anbudsansvarlig besatt av spesialister med høyere økonomisk utdanning.

Hva gjør en anbudsspesialist?

I henhold til et spesielt teknisk oppdrag overvåker en anbudsspesialist (forvalter) jevnlig elektroniske handelsplattformer for å identifisere åpne anbud. Arbeidet med et vunnet anbud kan ta ganske lang tid. I tillegg til å fylle ut tilbudssøknaden, kontrollerer og utarbeider lederen konkurransegrunnlaget: studerer det og gjør endringer ved behov.

Anbudsspesialistens ansvar inkluderer å inngå kontrakter. Før kontrakt signeres, gjennomfører lederen diskusjoner og forhandlinger med klienter. Kommunikasjon skjer både direkte på kontoret og på telefon. Forer av stor betydning.

Egenskaper og kvalifikasjoner som kreves for en anbudsansvarlig

Først og fremst kreves det faglig kompetanse. I tillegg må Anbudsspesialisten ha en analytisk tankegang. Tross alt gir det en vurdering av de kommende auksjonene og graden av hensiktsmessighet for å delta i dem. Konklusjonene dine må begrunnes og argumenteres.
Denne spesialisten må ikke bare kjenne til lovene og forskriftene knyttet til kommersiell virksomhet på territoriet til Den russiske føderasjonen, men også grunnleggende om rettsvitenskap generelt.

Det kreves kjennskap til nødvendige dataprogrammer.

Kommunikasjonsevner, aktsomhet, punktlighet er egenskaper som er nødvendige ved korrespondanse med konkurransearrangører, inngåelse av kontrakter og avtaler.

Rask handling, motstand mot stress og fleksibilitet i beslutningstaking er nødvendig dersom du skal være personlig tilstede som bedriftsrepresentant på auksjoner eller håndtere konflikter og problematiske situasjoner.

En høyt kvalifisert person er i stand til raskt å nå de målene som er satt for selskapet og bidra til suksess. Derfor får anbudsspesialister god lønn.

I 2005 ble føderal lov nr. 94 vedtatt, som regulerer prosedyren for å legge inn forhåndsbestillinger fra statlige og kommunale myndigheter for vareleveranser eller levering av tjenester. Det førte til fremveksten og etterspørselen etter et slikt yrke som anbudsspesialist (ellers kjent som anbudsspesialist, anbudsspesialist, anbudsansvarlig, auksjons- eller konkurranseansvarlig), hvis hovedansvar er å behandle søknader om alle typer anbud. . Hvilke krav arbeidsgivere stiller til kandidater til en slik stilling, samt hvilke andre oppgaver de er pålagt, er omtalt nedenfor.

Generell informasjon om anbudsansvarlig

En anbudssjef er en spesialist ansatt og sparket av de relevante ordrene fra lederen av en økonomisk enhet etter anbefaling fra avdelingslederen i samsvar med kravene i den russiske føderasjonens arbeidskode. Han er underlagt enhetslederen. Dersom tilbudsansvarlig er fraværende fra arbeidsplassen, delegeres hans ansvar til en annen person oppnevnt ved forvaltningsordre som erverver de tilsvarende rettigheter.

Det er ofte to hovedkrav for en søker til denne stillingen:

1. høyere juridisk eller økonomisk utdanning, tilleggstrening;

Det er praktisk talt ingen høyere utdanningsinstitusjoner som underviser i denne spesialiteten.

1. arbeidserfaring i en lignende stilling på minst 1-2 år, noe som innebærer akkumulert erfaring med å delta i leverandørutvelgelsesarrangementer (konkurranser, auksjoner, etc.).

I tillegg er det viktig å vite:

• forskrifter på ulike nivåer, metodeanbefalinger for arbeid med anbud (spesielt bestemmelsene i føderal lov nr. 44, vedtatt i 2013 i stedet for føderal lov nr. 94, samt føderal lov nr. 223);
• plattformer for å holde anbud, åpne anbudskonkurranser, elektroniske auksjoner;
• regler for å svare på forespørsler om tilbud og forslag;
• metoder for interaksjon med media;
• nyanser av prissetting og prispolitikk;
• metoder for å markedsføre varer som han er en representant for i kommersielle og offentlige markeder;
• de viktigste egenskapene og egenskapene til de promoterte varene, forholdene for lagring og transport;
• det grunnleggende om regnskap og generering av rapporter om implementering av salgs- og implementeringsplaner, samt kontorarbeid;
• prosedyren for å gi de nødvendige pakkene med dokumenter for deltakelse i konkurranser;
• prosedyren for å sikre beskyttelse av rettighetene og interessene til deltakere i anbud og auksjoner, nyansene i ankeprosedyren;
• , regler;
• normer for forretningsetikett og forretningskorrespondanse, telefonsamtaler;
• grunnleggende dataprogrammer (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• regler for bruk av datautstyr og kontorutstyr;
• det grunnleggende om informasjonssystematisering (for eksempel vedlikehold av databaser).

Fungerer som anbudsspesialist innenfor rammen av:

• lovgivende normer, metodologisk materiale som regulerer spørsmål om funksjon i anbudssfæren;
• lovbestemmelser;
• forskrift om avdelingen;
• administrative instrukser og bestillinger;
• PVTR;
• bestemmelser

Jobbansvar for en anbudsspesialist

Stillingsbeskrivelsen til en anbudsspesialist inneholder hovedoppgavene til en ansatt som han skal utføre i arbeidstiden. disse inkluderer:

Anbudsansvarligs rettigheter

I tillegg til sine plikter har en anbudsspesialist rettigheter garantert til ham på føderalt og lokalt nivå. Spesielt kan han:

Ansvar for anbudsansvarlig

Innenfor rammen av innenlandsk arbeids-, sivil-, straffe- og administrativ lovgivning er denne ansatte ansvarlig for:

• unnlatelse av å utføre sine plikter i god tro;
• ignorere reglene som styrer fagets aktiviteter (spesielt helse og sikkerhet på arbeidsplassen) og forskrifter, ledelsesordrer;
• feil overføring av saker ved oppsigelse;
• å begå lovbrudd på arbeidsplassen, inkludert de som resulterer i skade på eiendom eller forretningsomdømme til organisasjonen (spesielt avsløring av forretningshemmeligheter og andre typer konfidensiell informasjon).

En moderne anbudsspesialist er en veldig nyttig person hvis arbeid er nødvendig i absolutt ethvert selskap. Det gir mulighet til å delta i anbud så vellykket som mulig, til å glede seg deretter og gå lenger og lenger. Det er verdt å merke seg at arbeidet til en slik ansatt er ganske komplekst, så vel som ekstremt ansvarlig. Fordelen er at den er etterspurt anbudsspesialist på fjernarbeid.

En spesialist på dette feltet er påkrevd å ha omfattende kunnskap, og det vil også være nyttig med lang erfaring innen dette feltet. Svikten til denne profesjonelle vil utvilsomt være et ganske tungt slag for hvert selskap, siden dette er tapt fortjeneste, så vel som bortkastede penger og krefter. Dessuten kan systematiske brudd på de tildelte forpliktelsene føre til at organisasjonen ikke lenger vil ha mulighet til å delta i.

Anbudsspesialistens ansvar

Stillingsbeskrivelse av spesialist på anbud og elektronisk handel legger til grunn at arbeidstakeren nødvendigvis må ha utelukkende høyere utdanning. Tilsetting til og avskjedigelse fra denne stillingen utføres utelukkende på grunnlag av ordre fra selskapets daglige leder. Snakker om en slik faktor som ansvar for en anbudsspesialist, kan du merke deg:

Overvåking av nettsteder, handelsplattformer, samt kommersielle og offentlige anbud og konkurranser;

Vurdere den generelle økonomiske gjennomførbarheten av å delta i visse . Basert på de oppnådde resultatene, er det nødvendig å utarbeide materialer beregnet på å ta beslutninger om deltakelse i handelsprosesser;

En viktig er forespurt, dens grunnleggende krav er nøye studert. Ved behov kan du be om forklaringer, samt ta hensyn til alle endringer i hovedanbudsdokumentasjonen;

Rask utarbeidelse av nødvendige papirer;

Det er viktig å samhandle med ledere, så vel som ledende avdelingsledere om de generelle spesifikasjonene og dannelsen av produktkostnader;

Analyse av den tekniske delen av mottatte søknader for full overholdelse av moderne gjeldende lovgivning;

Konkurransedyktige søknader behandles;

Det er pålagt å korrespondere og forhandle med de som er involvert i å organisere konkurranser;

Flere prosjekter bør gjennomføres samtidig;

All nødvendig informasjon om leveringsbetingelser og sertifikater må gis i tide.

I tillegg tar en moderne anbudsspesialist seg på profesjonelt nivå med prosjekter produsert strengt i selskapets interesse. Du må også delta i søk, organisering og gjennomføring av ulike anbudshandelsprosesser.

Funksjoner i stillingsbeskrivelsen

Alle moderne ganske store selskaper som kjøper varer på markedet så organisert som mulig, samt populære tjenester, gjør en seriøs innsats for å velge tilbud som er optimale med tanke på pris og kvalitet. Essensen av slike aktiviteter er strengt regulert av spesielle forskrifter om den generelle organisasjonen.

Anbudsspesialist stillingsbeskrivelse utvikler alternativer angående aksept av et bestemt anbud:

Åpne handelsprosesser;

Forespørsler, det vil si forslag;

Auksjoner gjennomført på Internett med sikte på å redusere prisene.

De enkleste instruksjonene er vanligvis laget utelukkende for den nyeste typen. Hovedformålet med handelen er et eksklusivt standardisert produkt, dets generelle kvalitet bestemmes av kravene til GOST. Når det gjelder konkurransen, gjelder det kun kostnadene. Vinneren av anbudet er vanligvis den leverandøren som tilbød lavest kostnad innenfor den tildelte tidsperioden. Alle slike prosesser er vanligvis regulert av en profesjonell anbudsansvarlig.

Hvis du ønsker å finne en jobb innen denne spesialiteten, bør du fylle ut jobbsøknaden riktig. Eksempel på CV for anbudsspesialist reflekterer alt som trenger oppmerksomhet.

Behov for anbudsspesialister

Anbudsspesialist er et relativt ungt yrke som har blitt ganske etterspurt og populært på grunn av fremveksten og utviklingen av moderne elektroniske auksjoner. Uten arbeidet til denne fagpersonen vil ingen bedrift kunne delta fullt ut i et lønnsomt anbud.

Arbeidet til denne ansatte er nyttig og svært nødvendig. Dette er en spesialist som har en direkte innvirkning på den generelle utviklingen av bedriften. Arbeid av denne typen er ansvarlig, kompleks, det krever visse ferdigheter, omfattende kunnskap, samt seriøs salgserfaring. Nettopp derfor CV for anbudsspesialist vurderes så nøye som mulig.

04.05.2019

STILLINGSBESKRIVELSE

ANBUDSSPESIALIST

1. GENERELLE BESTEMMELSER

1.1. En anbudsspesialist er klassifisert som en spesialist.

1.2. En person med høyere profesjonsutdanning tilsettes i stillingen som anbudsspesialist.

1.3. En anbudsspesialist utnevnes til stillingen og avskjediges fra den etter ordre fra organisasjonens daglige leder.

1.4. Anbudsspesialisten bør vite:

§ Føderale lover og andre lovgivende normative handlinger, metodologisk materiale om deltakelse i anbud;

§ Grunnleggende prinsipper og metoder for å markedsføre produktene som presenteres i kommune- og budsjettmarkedet;

§ Spesifikt for produktpromotering på det kommersielle markedet;

§ Plattformer for å holde anbud, åpne anbudskonkurranser, elektroniske auksjoner;

§ Regler for å svare på forespørsler om tilbud og forslag

§ Metoder for å jobbe med media;

§ Grunnleggende teknologiske og designmessige egenskaper og forbrukeregenskaper til solgte produkter;

§ Grunnleggende om prissetting og prispolitikk;

§ Vilkår for levering, lagring og transport av produkter;

§ metoder for organisering av regnskap og rapportering om gjennomføring av salgsplaner og salg av produkter;

§ Prosedyren for å gi organisatoriske, administrative og andre dokumenter for deltakelse i konkurranser;

§ Interne arbeidsbestemmelser;

§ Arbeidsbeskyttelsesregler og forskrifter;

§ Etikk i forretningskommunikasjon.

1.5. Anbudsspesialisten veiledes i sin virksomhet av denne stillingsbeskrivelsen.

1.6. Anbudsspesialisten rapporterer direkte til daglig leder.

1.7. Under anbudsspesialistens fravær utføres hans oppgaver av en person utnevnt etter ordre fra daglig leder. Denne personen erverver de tilsvarende rettighetene og har ansvar i henhold til disse instruksjonene.

JOB ANSVAR

1.8. Overvåk spesialiserte nettsteder, handelsplattformer for kunngjøring av offentlige og kommersielle åpne konkurranser, anbud og elektroniske auksjoner.

1.9. Vurdere den økonomiske gjennomførbarheten av å delta i anbud, og ut fra resultatene utarbeide informasjon og materiell for å ta beslutning om deltakelse i anbud.

1.10. Be om nødvendig anbudsdokumentasjon og studer kravene. Be om nødvendig avklaring og ta hensyn til endringer i konkurransegrunnlaget.

1.11. Klargjør umiddelbart en komplett pakke med dokumenter.

1.12. Samhandle med ledere og avdelingsledere om spesifikasjonene og prisene på produktene som tilbys og den tekniske delen av applikasjoner.

1.13. Analyser den tekniske delen av søknader for samsvar med gjeldende lovgivning (FZ-94).

1.14. Forbered konkurransedyktige søknader.

1.15. Gjennomføre forhandlinger og korrespondanse med konkurransearrangører.

1.16. Gjennomføre flere prosjekter samtidig.

1.17. Gi i tide all nødvendig informasjon om leveringsbetingelser, garantier, sertifikater.

1.18. Inngå avtaler og kontrakter.

1.19. Om nødvendig, delta på auksjoner på vegne av selskapet, under prosedyrene for åpning av bud, utarbeide klager til FAS Russland og dets territorielle organer, representere selskapets interesser når de vurderer disse klagene.

1.20. Spor om nødvendig avkastningen av midler som er bidratt som sikkerhet for søknader.

1.21. Opprettholde etablert rapportering.

Anbudsspesialisten har rett til:

2.1. Forespørsel fra lederne for selskapets strukturelle avdelinger, spesialister og andre ansatte informasjon og dokumenter som er nødvendige for å utføre hans arbeidsoppgaver.

2.2. Om nødvendig representere organisasjonen i forhold til andre organisasjoner for raskt å løse problemer med produksjon og økonomisk aktivitet innenfor dens kompetanse.

4. ANSVAR

4.1 For manglende oppfyllelse eller feilaktig utførelse av pliktene som er gitt i disse instruksjonene - i samsvar med gjeldende arbeidslovgivning.

4.2.For lovbrudd begått i løpet av aktivitetsperioden - i samsvar med gjeldende sivil-, administrativ og straffelovgivning.

4.3 For å forårsake materiell skade - i samsvar med gjeldende lovgivning.

5. ANDRE FORHOLD

5.1. Denne stillingsbeskrivelsen formidles til Anbudsspesialist mot underskrift. Én kopi av instruksjonene oppbevares i den ansattes personmappe.

Jeg har lest instruksjonene

og jeg forplikter meg til å oppfylle: ______________________________________________________

Anbudsavdelingen er et effektivt verktøy for anbudssalg, spesielt i en ustabil økonomisk situasjon. I tillegg står enhver bedrift, før eller siden, overfor behovet for å utvide mulighetene for markedsføring av sine produkter/tjenester. Et effektivt verktøy for å utvide salgskanaler er utvikling av anbud. Deltakelse i anbud og, ved seier, inngåelse av kontrakter med statlige og kommersielle leverandører.

Utviklingen av anbudsretningen og anbudsavdelingen er spesielt aktuelt i krisetider, når kommersielle selskaper reduserer budsjettene betydelig eller fullstendig nekter å inngå kontrakter på en rekke ikke-vitale områder. Staten, selv under en krise, kjøper og vil fortsette å kjøpe verk, varer og tjenester som er nødvendige for normal drift av hele landet. I tillegg er staten en pålitelig klient som betaler regningene.

Anbudsavdeling: oppgaver

Hovedoppgavene til anbudsavdelingen som er verdt å fremheve er:
sikre bedriftens deltakelse i anbud
deltakelse i å skape og vedlikeholde bedriftens image
tiltrekke nye kontrakter gjennom anbudssystemet og tiltrekke nye kunder, samt beholde / returnere gamle kunder

En forutsetning for effektive aktiviteter i denne retningen er opprettelsen av en anbudsavdeling med kvalifiserte spesialister motiverte for å oppnå resultater. Dette vil bli diskutert i artikkelen.

Typisk organisasjonsstruktur for anbudsavdelingen

La oss se på den typiske strukturen til anbudsavdelingen. La meg ta en reservasjon med en gang at strukturen vi vil vurdere er typisk. I store virksomheter kan ansvaret legges til en individuell spesialist, i små virksomheter kan ansvaret til hele tilbudsavdelingen omfordeles mellom en eller to ansatte.
Leder for anbudsavdelingen
Nestleder / sjefspesialist
Sjef /
Assisterende leder/sekretær

Kommandokjeden ser slik ut:

Ansvarsfordeling til ansatte i tilbudsavdelingen og standard stillingsbeskrivelser

En av standardfeilene som gjøres ved opprettelse og utvikling av et anbudsområde er omfordeling av funksjoner og ansvar for utarbeidelse av anbud blant spesialister som ikke tidligere har befattet seg med dette og ikke har tilstrekkelig kunnskap på området.

For eksempel får en advokat i tillegg til hovedfunksjonene også utvikling av områder for anbud. Dette er kanskje ikke en advokat, i noen selskaper overføres funksjonene med å utarbeide tilbud til en sekretær, assisterende leder eller regnskapsfører. Dette er en ineffektiv tilnærming, som til syvende og sist påvirker resultatene av arbeid i anbud.

For å delta effektivt i anbud kreves kunnskap på dette området, samt erfaring. Den mest rasjonelle og effektive tilnærmingen er å opprette en anbudsavdeling, som i det innledende stadiet kan bestå av en spesialist. Men denne spesialisten må være utdannet innen anbudsfeltet og ha relevant praktisk erfaring. Anbudsavdelingens aktiviteter bør kun være rettet mot å oppnå ett mål: selskapets effektive deltakelse i anbud og innhenting av nye kontrakter for selskapet gjennom anbudssystemet.

Ansvarsfordelingen innen anbudsavdelingen, som vi vil vurdere sammen med deg, er også typisk og kan variere i en bestemt organisasjon.

Leder for anbudsavdelingen:
2.1. Overvåker anbudskunngjøringer i ulike kilder.
2.2. Koordinerer deltakelse i anbud med selskapets direktør eller avdelingsledere, basert på spesifikasjonene til avdelingenes aktiviteter.
2.3. Analyserer deltakelse av konkurrenter i anbud og gir informasjon til avdelingsledelsen som er nødvendig for utforming av økonomiske forslag.
2.4. Er sammen med juridisk avdeling med på å utarbeide ønsker om avklaring av anskaffelsesdokumentasjon;
2.5. Svarer på aktuelle spørsmål vedrørende utarbeidelse av dokumentasjon for deltakelse i anbud for representanter for avdelinger og anbudsarrangører.
2.6. Planlegger aktivitetene til avdelingsansatte.
2.7. Kontrollerer utarbeidelsen av forslag (økonomiske og tekniske) for anbud, estimater og arbeidsplaner av selskapets spesialister og fastsetter fristene for levering av dokumentasjon fra selskapets spesialister, utnevnt av avdelingsledere, til anbudsavdelingen;
2.8. Fører tilsyn med utarbeidelse av pakker med dokumenter for anbud av avdelingsansatte.
2.9. Deltar i utfylling av dokumentskjema i henhold til anskaffelsesdokumentasjon;
2.10. Utarbeider en dokumentpakke for strategisk viktige anbud i henhold til kravene til anskaffelsesdokumentasjon.
2.11. Kontrollerer innsending av dokumenter til anbud;
2.12. Utarbeider rapporteringsdokumentasjon og leverer den til direktøren i selskapet.
2.13. Ved å vinne anbudet, gir de nødvendige opplysninger for inngåelse av kontrakt til selskapets ansatte. Ansvaret for endringer i kalenderplaner, tekniske forslag etc., som er nødvendige for å inngå en kontrakt, ligger hos spesialistene til avdelingene som vant auksjonen.
2.14. Informerer juridisk avdeling om behovet for å stille bankgarantier og frister for innsending av dokumenter.
2.15. Gir informasjon til regnskapsavdelingen nødvendig for å betale for sikkerheten ved søknader om deltakelse i anbud og informasjon om frister for å sende betalingsoppdrag til anbudsavdelingen.
2.16. Overvåker endringer i Lovverket, det juridiske rammeverket for utarbeidelse av anbudsdokumentasjon, offentlige anskaffelser og gjør avdelingsansatte kjent med denne informasjonen.
2.17. Administrerer aktivitetene til underordnede, tar tiltak for å sikre at de overholder interne arbeidsbestemmelser.
2.18. Presenterer forslag til belønning eller straff for avdelingsansatte, og bidrar til å forbedre deres kvalifikasjoner.

Vel, nå skal vi se på det typiske ansvaret til en anbudsspesialist.

Anbudsspesialist:
2.1. Deltar i overvåking av anbudskunngjøringer i ulike kilder
2.2. Svarer på aktuelle spørsmål vedrørende utarbeidelse av dokumentasjon for deltakelse i anbud for representanter for avdelinger og anbudsarrangører.
2.3. Utarbeider en pakke med dokumenter i samsvar med kravene i anbudsdokumentasjonen:
 utarbeider forslag (økonomiske og tekniske) levert av avdelingsspesialister i samsvar med dokumentasjonsstandarder;
 ber om økonomiske data og dokumenter vedrørende selskapet fra regnskapsavdelingen;
 ber om (avhengig av kravene i anskaffelsesdokumentasjonen) sertifikater fra ulike offentlige etater som en del av utarbeidelsen av anbudsdokumenter innenfor sitt ansvarsområde;
 på vegne av avdelingsleder fyller ut dokumentskjema i henhold til anskaffelsesdokumentasjonen;
 på vegne av avdelingslederen, samler inn dokumenter (konstituerende dokumenter, lisenser, vitnemål, spesialistbevis, kopier av kontrakter, lover, etc.)
 skanner og kopierer nødvendige dokumenter for å utarbeide en anbudssøknad.
 organiserer notarisering av dokumenter som er nødvendige for å utarbeide en pakke med dokumenter for anbudet
2.4. Anbudsspesialisten utarbeider en pakke med dokumenter som inngår i anbudssøknaden på den måten som er bestemt av anskaffelsesarrangøren og i samsvar med dokumentasjonskravene.
2.5. Organiserer sending av dokumenter til anbud og overvåker mottak av kundene;
2.6. I tilfelle av produksjonsnødvendighet, utfører kurerfunksjoner.
2.7. Strukturerer informasjon om handel på elektroniske og papirmedier.
2.8. På vegne av avdelingsleder utarbeider brev, forespørsler og andre dokumenter.
2.9. Forbereder svar på brev og henvendelser innen sitt kompetanseområde
2.10. Utføre instrukser fra avdelingsleder innen hans kompetanseområde.

Anbudsavdeling og prosessledelse

Leder (leder) for anbudsavdelingen styrer prosessen, utfører planlegging, overvåking, kontroll, analyse og tar ledelsesbeslutninger. I ulike virksomheter kan anbudsarbeidet og styringsprosessen organiseres på ulike måter. Men vi vil vurdere standardalternativet når funksjonene til å administrere anbudsavdelingen utføres av lederen for anbudsavdelingen.

Leder for anbudsavdelingen planlegger fremdriften i prosessen i henhold til antall avtalte anbud, ved hjelp av følgende informasjon:
informasjon om annonserte anbud,
krav til anskaffelsesorganisatoren angitt i anskaffelsesdokumentasjonen,
informasjon om resultatene av deltakelse i auksjonen

Leder for anbudsavdelingen registrerer planleggingsresultatene i avdelingens interne dokumenter. I praksis kan du planlegge utarbeidelse av anbud ved hjelp av Excel. Det vil si å føre en tabell med informasjon om kunde, kjøpsobjekt, startpris (maksimums)pris, deltakerpris, frist for å akseptere dokumenter, frister for oppsummering av resultater og annen informasjon som kan være nyttig i arbeidet. Denne tabellen kan brukes for rapportering til ledelsen.

Som et alternativ til dette alternativet kan rapportering utføres i spesialiserte tjenester og programmer.

Anbudsavdelingen og dens arbeidsteknologi

La oss se på arbeidsprosessen til anbudsavdelingen i leverandørens selskap og ordningen med samhandling i selskapet.

Anbudsarbeidet starter med å innhente informasjon om pågående anbud i samsvar med data om behov for levering av tjenester mottatt fra selskapets ledelse. Det vil si at anbudsspesialisten eller sjefen for anbudsavdelingen først finner tilbud under hensyntagen til utvelgelseskriteriene: pris, region, anbudsobjekt eller annen informasjon som kommer fra selskapets ledelse.

Prosessen avsluttes under følgende betingelser:
innhente informasjon om handelsresultater
kommunisere informasjon til interessenter i selskapet.

Informasjon om resultatene publiseres i Unified Information System, eller hvis dette er et kommersielt anbud, kan informasjonen mottas muntlig fra kunden eller fra kundens nettside. Deretter sendes den mottatte informasjonen til den aktuelle avdelingen gjennom CRM-systemet, enten via e-post eller muntlig. Ved gevinst overføres det i tillegg informasjon om datoen for publisering av budresultatene, mengden kontraktsikkerhet og tidspunktet for kontrakten. Deretter er spesialisten som er ansvarlig for å inngå kontrakten engasjert i å utstede en bankgaranti og inngå kontrakten. I praksis er funksjonene med å inngå kontrakter ofte lagt til en bedriftsadvokat eller en spesialist i anbudsavdelingen. Dersom en spesialist fra anbudsavdelingen er involvert i å inngå kontrakter, fullføres prosessen i det øyeblikk kontrakten inngås med kunden.

Nødvendige betingelser for videreføring av forretningsprosessen til anbudsavdelingen er rettidig godkjenning av deltakelse i anbud med ledelsen, som inkluderer primærutvelgelse, sekundærutvelgelse og endelig utvelgelse av tilbud. I det innledende utvelgelsesstadiet velger lederen anbud under hensyntagen til kriteriene pris, region og kjøpsobjekt. Ved sekundærutvelgelsen analyseres utvalgte innkjøp av leder for anbudsavdelingen og lederne for relevante avdelinger for gjennomførbarhet av deltakelse. Kriteriene for å evaluere søknaden blir analysert, muligheten for deltakelse bestemmes under hensyntagen til reiseutgifter og under hensyntagen til mulig reduksjon i prisene til konkurrenter.

I sluttfasen analyserer spesialister fra den relevante avdelingen de tekniske kravene til kjøpet og frister. Leder for anbudsavdelingen analyserer kundens tidligere kjøp for lignende kjøp, analyserer konkurrentenes priser og beregner en prognose for mulig prisreduksjon. Under hensyntagen til disse faktorene, tar ledelsen av den relevante avdelingen og, om nødvendig, selskapets ledelse en endelig beslutning om tilrådeligheten av å delta i auksjonen.

Anbudsavdelingen: hovedstadier og arbeidsprinsipper

Fra et strukturelt synspunkt er anbudsarbeid et system med sekvensielle handlinger som tar sikte på å tilfredsstille selskapets forhåndsbestemte krav og behov, inkludert begrensninger på timing, kostnader, ressurser, med hensyn til arten og spesifikasjonene til arbeidet for en spesifikk tjeneste.

Hovedstadier i prosessen

• Overvåking av anbudskunngjøringer i ulike kilder.
• Koordinering med selskapets ledere, ledere for avdelinger for deltakelse i anbud i samsvar med selskapets politikk og spesifikasjonene for aktivitetene til divisjonene.
• Planlegging av utarbeidelse av dokumentasjon for deltakelse i anbud i henhold til frister for innlevering av dokumenter.
• Dannelse av en pakke med dokumentasjon i samsvar med kravene og på den måten som er bestemt av auksjonsarrangørene.
• Kontrollere dokumentasjon for samsvar med krav.
• Retting av dokumentasjon ved behov.
• Kontroller at eventuelle rettelser er gjort før du sender inn dokumentasjonen.
• Klargjøring av pakken for forsendelse og sending av dokumentasjon.
• Kontroll med utsendelse av dokumentasjon til auksjonsarrangører.
• Overvåking av resultatene av deltakelse i anbud.
• Formidle informasjon om handelsresultater til interesserte parter i selskapet.

Grunnleggende prinsipper for å utføre anbudsarbeid:
Systematikk– arbeidet organiseres og utføres i samsvar med selskapets interne dokumentasjonsstandarder og tar hensyn til hele settet av dokumentasjonskrav.
Sekvens - planlegging og utførelse av arbeid skjer i en streng sekvens, der påfølgende oppgaver bruker resultatene fra tidligere.
Relevans– arbeidet skal følge gjeldende trender og krav i anskaffelsesdokumentasjon og lovverk.
Effektivitet– ethvert arbeid er rettet mot å oppnå et bestemt resultat, som igjen er en obligatorisk del av det endelige resultatet.
konfidensialitet– alt materiale mottatt i selskapet som en del av arbeidet, alle mellom- og sluttresultater i ethvert presentasjonsformat er selskapets eiendom og distribusjon eller videre bruk i noen form er ikke tillatt uten spesiell tillatelse.

Merk: I tilfeller der du har mistanker om integriteten til de ansatte hos anbudsarrangøren, for eksempel når det er grunn til å tro at konfidensiell informasjon med prisforslaget ditt kan bli utlevert til andre tilbudsdeltakere, anbefaler vi at du sørger for at forslag leveres. i siste liten. I siste øyeblikk betyr det å sende inn en søknad noen timer før fristen for å akseptere søknader, eller å sende inn en søknad direkte ved konvoluttåpning.

Informasjonskilder som brukes ved levering av tjenester

• innledende informasjon mottatt fra Anbudsarrangørene (kunngjøring på nettsiden, varsel om endringer i anbudsvilkår; dokumentasjon for deltakelse i anbud, anskaffelsesplan, gjennomgang og evalueringsprotokoll)
• innledende informasjon mottatt fra kunden (avhengig av betingelsene for anskaffelsesdokumentasjonen: metodikk, metodikk, konsept, teknisk forslag, liste over spesialister, informasjon om erfaring, kalenderplan, økonomisk forslag)
• egen informasjonsbase (prøver av firmadokumenter, skjemaer)

Anbudsarbeid og dokumentasjon av resultater

Dokumentasjon av arbeidet med å utarbeide budgivers dokumentasjon og dens resultater utføres ved bruk av standard dokumentmaler (rapportformat). En bedrift kan bruke et skjema som rapporteringsdokument, for eksempel utarbeidet i Excel. Informasjon om utarbeidede anbud og resultatene av arbeidet til anbudsavdelingen kan også registreres i CRM-systemet eller andre spesialiserte programmer eller tjenester, for eksempel i TenderPlan-tjenesten.

Betalings- og motivasjonssystem

De mest populære betalingssystemene innen anbud er som følger:
1) betaling for resultater
2) fast betaling

I det første tilfellet motiverer selskapet de ansatte i tilbudsavdelingen til å oppnå resultater, d.v.s. innhente nye kontrakter for selskapet. I det andre tilfellet er slik motivasjon praktisk talt fraværende.

Mulige varianter av «Betal for resultater»-systemet:
1. Lønn + prosentandel av vunne anbud
2. Lønn + fast bonus basert på prestasjonsresultater
3. Andel vunne anbud
4. Betaling for hver godkjent søknad.
De vanligste betalingsmåtene for ansatte anbudsspesialister er 1 og 2, for eksterne spesialister alternativ 3 og 4. Variasjoner er også mulig, for eksempel når en frilanser forbereder kun den første delen av en søknad om en auksjon og, hvis søknad om første del mottas, mottar fastlønnsutbetaling. Den andre delen av søknaden er utarbeidet av kundens spesialister, som mottar en lønn og en prosentandel av vunne anbud eller en lønn og en fast bonus.
Den utvilsomme fordelen med dette lønnssystemet er motivasjonen for det endelige resultatet. Renter og resultater med et slikt avlønningssystem er høyere enn med fast betaling. Forutsatt selvfølgelig at lønnen ikke er mager, men markedsmessig.

Nå vil vi vurdere alternativer for en fast betaling:
1. Fast lønn
2. Fast betaling for hver utarbeidet søknad
I det første alternativet er det også mulig med ulike variasjoner, for eksempel når betaling for overtid legges til lønnen. I tilfeller hvor volumet av utarbeidede anbudssøknader er stort og det er mye behandling, kan også beløpet for betaling for behandling være betydelig.

Anbudsstøtte fordeler og ulemper

Bedrifter og gründere som nettopp er på vei inn på markedet for offentlige innkjøp gjør en vanlig feil. All anbudsvirksomhet til selskapet er fullstendig outsourcet til et selskap som yter støtte innen anbudsfeltet. Hoved- og hovedfeilen er at ingen andre bedrifter enn din og ingen spesialist enn din ansatte vil være så interessert i resultatet.

Første minuså tiltrekke et outsourcingselskap for anbud er:
- svak interesse for resultatet til den ansatte som skal utarbeide søknaden for deg. Selv om du betaler et anstendig honorar til en outsourcing-bedrift, vil det mest sannsynlig ikke ha stor innvirkning på betalingen til den spesifikke ansatte som skal utarbeide søknaden din.
Andre minus Dette er ikke alltid et høyt nivå av leseferdighet i ditt fagområde for de ansatte i outsourcingselskapet som skal utarbeide søknaden.
Tredje minus Dette er svak kontroll over aktivitetene til ansatte som utarbeider anbudssøknader. Du kan ikke alltid vite og forstå nøyaktig om en ansatt i et outsourcingselskap jobber med anbudet ditt og på hvilket stadium prosjektet er.

Som et resultat, etter å ha betalt anstendige penger for arbeidet, kan du ende opp med en situasjon der det ikke er interesse for resultatet av arbeidet, utøveren er ikke svært profesjonell i faget ditt og det er mangel på kontroll.

Derfor anbefales det sterkt ikke å outsource alle områder av anbud. Det er mulig og nødvendig å tiltrekke seg outsourcing-selskaper for å støtte anbud og frilansere, men du trenger kun å delegere noen av oppgavene og kontrollere prosessen med å utarbeide søknader.

Det vil si at vi trenger en anbudsspesialist i bedriften som vil være motivert for å oppnå resultater i anbud, utføre noen av funksjonene selv, og delegere andre. For eksempel kan utarbeidelsen av de første delene av auksjoner delegeres til et anbudsstøtteselskap eller en frilanser. Det viktigste er at spesialister har tilstrekkelig praktisk erfaring i emnet ditt.

Det anbefales sterkt ikke å delegere funksjonene til å søke etter anbud, siden for å velge virkelig lovende og interessante anskaffelser i ditt område, må du ha en dyp forståelse av dette emnet og være i stand til å analysere og beregne utsiktene for deltakelse. En spesialist som ikke forstår emnet ditt vil ikke kunne gjøre dette effektivt.

Den største fordelen med å ansette en frilanser eller anbudsstøtteselskap er reduksjon i tid for rutineoperasjoner. Tiden som spares kan brukes mer effektivt for å oppnå bedre resultater. Bruk for eksempel mer tid på analyser. Det er også mulig å øke antall behandlede og utarbeidede tilbud.