Hvordan organisere forsyningen av bedrifter. Forsyningsavdelingen er en viktig underavdeling av enhver virksomhet.

For å gjøre rede for overtid i 1C ZUP 8.3, i innstillingene for periodisering og trekk: seksjon Oppsett - Lønn - klikk på hyperlenken Sett opp sammensetning av opptjening og trekk, under fanen Timebetaling krysser du av for Bruk timebetaling og Overtidsarbeid.

Viktig! Hvis det er tatt hensyn til overtidsarbeid i den oppsummerte tidsregistreringen, må du også krysse av for Overtid i den oppsummerte tidsregistreringen:

Når du erstatter overtidsbehandling med en ekstra fridag, må du merke av for Avspasering og Inkludering av skift (om nødvendig) på fanen Fraværsregnskap:

Viktig! Tariffsatsen til en ansatt (Time eller daglig) fastsettes automatisk. Til månedlig takst foretas en omberegning.

For å konfigurere omberegningen av tariffsatsen, må du gå til lønnsinnstillingene: seksjon Innstillinger - Lønn, velg ett av alternativene. Denne innstillingen vil være gyldig for alle organisasjoner:

Hvis det for en ansatt er nødvendig å angi et annet alternativ for å beregne tariffsatsen på nytt, må du i personaldokumenter, for eksempel ved ansettelse, angi dette i omberegningsprosedyren:

Registrering av overtidsarbeid i 1C ZUP 8.3

Det er to måter å registrere overtidsarbeid i 1C ZUP 8.3:

  • Opprette dokument Overtidsarbeid i seksjonen Personal - deretter Overtidsarbeid eller i seksjonen Lønn - deretter Overtidsarbeid;
  • Du kan legge inn data om overtidsarbeid i Timelistedokumentet: seksjon Lønn - Timelister.

Dokument jobber overtid

Vurder å fylle ut dokumentet Arbeid overtid i 1C ZUP 8.3:

  • Måned – måneden hvor overtidsbetaling beregnes;
  • Dato - datoen for dokumentet og datoen for bestillingen (for det trykte skjemaet);
  • Arbeidsdager - en liste over dager jobbet overtid;
  • Årsaker - i forbindelse med hvilken årsak arbeidstakeren jobbet overtid;
  • I tabellen Overtidstimer skal du angi listen over ansatte (du kan fylle ut utvalget) og antall timer jobbet overtid. Deretter spesifiser metoden for kompensasjon Økt lønn eller avspasering for hver ansatt;
  • Sørg for å krysse av i boksen Mottatt samtykke til overtidsarbeid. Uten denne avmerkingsboksen kan ikke dokumentet bokføres.
  • Nedenfor fyller du ut feltene til tjenestemannen for det trykte skjemaet:

Fra dokumentet kan du umiddelbart skrive ut overtidsordren, samt overtidsplanen. Registrering av bestillinger på overtidsarbeid i 1C ZUP vurderes i videoleksjonen vår:

Brukere med begrensede rettigheter kan jobbe i 1C ZUP 8.3-programmet: personalansvarlig er engasjert i personalregnskap, og kalkulatoren beregner lønn. Overtidsarbeidsdokumentet inneholder flagget Tidsregnskap. Den er kun synlig for brukere som har tilgang til faktiske lønnsdata. Uten å merke av i denne boksen er ikke dokumentet fullført.

I dette tilfellet oppretter og fyller personalansvarlig ut arbeidsovertidsdokumentet. I dette tilfellet er flagget Tid tatt i betraktning ikke tilgjengelig:

Kalkulatoren etter verifisering av dokumentet Arbeid overtid setter flagget Tid tatt i betraktning. Og dokumentet etter det kan holdes:

For å reflektere overtid i timelisten, er det nødvendig å sette antall overtidstimer som er utført den dagen den ansatte jobbet overtid.

Overtidstimer i timelisten vises etter type tid:

  • "C" hvis en økt betaling er underforstått;
  • "SN" dersom ytterligere avspasering for overtidsarbeid antydes:

Viktig! Hvis Arbeidsovertidsdokumentet ble opprettet, vises overtidstimer automatisk i Timeregistreringsdokumentet og i Timelisterapporten:

Viktig! Vær oppmerksom på at når du fyller ut Timeregistreringsdokumentet på nytt, vil dataene som er fylt ut manuelt bli slettet.

Overtidsarbeid med totaltidsregnskap

Refleksjon av behandling med en oppsummert regnskapsføring av tid i 1C ZUP 8.3 utføres av dokumentet Registrering av behandling i seksjonen Lønn - Registrering av behandlinger.

Fylle ut dokumentet:

  • Dokumentet opprettes ved slutten av regnskapsperioden: kvartal, år osv.;
  • Periode - perioden som overtidsbehandling er registrert for.

Tabellen indikerer:

  • Arbeidstakeren som det er registrert overtid for;
  • Norm - normen for tid i henhold til den oppsummerte arbeidsplanen;
  • Arbeidstimer - faktiske arbeidstimer;
  • Total betalbar - differansen mellom utarbeidet (eksklusive betalt) og normen;
  • Betaling - koeffisienten for betaling av timer og antallet deres er satt;
  • Kompensasjonsmetode - velges fra to verdier: avspasering eller økt lønn:

Fra dokumentet kan du skrive ut et pålegg om betaling for overtid i henhold til de oppsummerte tidsregistreringene.

Overtid med summert tidsregistrering i den videre prosessen vises på samme måte som overtidsarbeid, kun i opptjening vises det som Tilleggsbetaling for behandling med summert tidsregistrering ved valg av økt lønn og vises ikke ved valg av avspasering.

Beregning og periodisering av overtidsgodtgjørelse i 1C ZUP 8.3

Kompensasjonsmetode Økt betaling

Velger du alternativet Økt lønn i kompensasjonsmetoden, beregnes lønnen ved hjelp av Lønnsdokumentet, uavhengig av hvordan overtidstimene registreres. Ved utfylling av dokumentet ved hjelp av Fyll-knappen vises alle periodiseringer for den ansatte og betaling for overtidstimer:

For å vise en mer detaljert beregning av periodiseringer, må du klikke på Mer-kommandoen og velge Detaljert eller klikke på knappen Vis beregningsdetaljer som ligger over tabelldelen av dokumentet:

Viktig! Omberegningen av månedslønnssatsen til timeprisen utføres i henhold til det valgte innstillingsalternativet "Ved konvertering av den ansattes lønnssats til kostnaden for en time (dag), bruk" i innstillingene for lønnsparametere: menydelen Innstillinger - Lønn , med mindre en annen metode for omberegning er spesifisert for en bestemt ansatt gjennom personaldokumenter:

Hvis alternativet Avspasering er valgt i kompensasjonsmetoden, faller overtidstimer inn i Lønnsdokumentet i henhold til type opptjening. Betaling av overtidstimer uten økt lønn:

Erstatning av økt lønn for overtidstimer med ekstra fridager

Viktig! Program 1C 8.3 ZUP kontrollerer ikke omberegning av overtidstimer til ekstra hviledager. Og fyller automatisk ut ekstra hviledager i henhold til algoritmen "1 hviledag i 8 overtidstimer".

Dersom avspasering velges i kompensasjonsmetoden, registreres en ekstra fridag ved dokumenter Fri i seksjonen Lønn - Fri eller Ferie i seksjonen Lønn - Ferie, når den ansatte ønsker å legge fri til ferien.

Viktig! Overtidsdata vises automatisk i dokumentet som registrerer tilleggsdager med hvile, dersom de er lagt inn i overtidsarbeidsdokumentet.

I timelisten reflekteres avspasering i type tidsregnskap "HB".

I Dokumentet Periodisering av lønn og bidrag gjenspeiles overtidsarbeid som opptjening "Utbetaling av overtidstimer uten økt lønn" med kompensasjonen valgt Fri i dokumentet Overtidsarbeid eller Overtidsregistrering:

Forlat registrering

Fullføre dokumentet Fritid:

  • Ansatt - en ansatt som har jobbet overtid;
  • Avkrysningsboks Fravær under en del av skiftet - lar deg registrere fraværet til en ansatt på deltid:
  • Hvis avkrysningsboksen ikke er satt, fylles beregningstypen Fri automatisk ut og det blir mulig å legge inn antall fridager og deres periode;
  • Hvis avkrysningsboksen er krysset av, fylles automatisk ut beregningstypen Fritid (intervakt) og du må angi dag for avspasering i skift, samt antall timer fravær:

Avmerkingsboksen "Fravær under del av vakt" vises i dokumentet dersom muligheten til å registrere fridager i skift var satt i lønnsinnstillingene:

  • Kryss av i boksen Frigi taksten for fraværsperioden, hvis det er nødvendig for at taksten skal være gratis;
  • På grunn av de dagene og timene som er arbeidet tidligere - overtidstimer, som gir fri, kan fylles ut automatisk og redigeres manuelt om nødvendig:

Når du knytter fridager til en tilleggs- eller grunnferie, må du opprette et Feriedokument. I tillegg til å fylle ut feriedata, er det nødvendig å reflektere ubetalt avspasering på fanen Ekstra ferier, avspasering. For å gjøre dette, merk av i boksen Gi fri og angi antall fridager og hvor mange overtidstimer som skal krediteres:

I timerapporten vises avspasering etter endt ferie, i henhold til arbeidsdagene i henhold til arbeidstakerens timeplan:

Hei, kjære besøkende på zup1c. I den neste artikkelen vil vi snakke om hvordan 1C ZUP 3.1 (3.0) organisert prosess regnskap for overtid med oppsummert regnskap av arbeidstid. La oss vurdere hvilke innstillinger som må angis i programmet for å kunne opprettholde et slikt regnskap, og også snakke om arbeidsrekkefølgen i programmet for riktig regnskapsføring av oppsummert arbeidstid og overtid.

Nødvendige innstillinger 1C ZUP 3

✅

✅

✅

Først, la oss se hvilke innstillinger som er gitt i programmet. I innstillingene for lønnsregnskap (Innstillinger - Lønn - Angi sammensetning av periodiseringer og trekk), kryss av i boksen Behandling med oppsummert tidsregistrering . I dette tilfellet blir det mulig å sette opp en arbeidsplan, angi tegn på at den er oppsummert, og du vil også ha tilgang til dokumentet Registrering av behandling.

Sjekk ut arbeidsplanen Oppsett - Ansattplaner). I arbeidsplaninnstillingen vises en gruppe radioknapper relatert til den totale arbeidstiden. Hvis denne tidsplanen er oppsummert, må du krysse av i den aktuelle boksen og velge hvordan satsen skal bestemmes ved beregning av overtid: enten i henhold til produksjonskalenderen, eller etter planen. I henhold til betingelsen i dette eksemplet vil normen beregnes Av produksjonskalender.

I henhold til tilstanden til eksemplet jobber ansatt Sokolov i henhold til en slik tidsplan. Ved ansettelse ble denne medarbeideren tildelt følgende arbeidsplan.

Registrering av behandling i 1C ZUP 3

For å registrere fakta om behandling, må du legge inn et dokument Registrering av behandling. Dette dokumentet må føres før utføring av lønn i dokumentet, fordi det er i den at antall timer som betales i halvannen eller dobbel størrelse skal bestemmes.

Regnskapsperiode 1 måned (normen er ikke overskredet)

La oss til å begynne med se på registrering av behandling for saken når en måned fungerer som regnskapsperiode.

La oss lage et nytt dokument Registrering av behandling. La oss beregne behandlingen av ansatt Sokolov for januar 2018 og klikk på knappen Fylle. Dokumentet fylles ut av ansatte som jobber etter en tidsplan med oppsummert arbeidstid. Ansatt Sokolov har en norm for januar på 144 timer.

I dette tilfellet er normen hentet fra produksjonskalenderen (Innstillinger - Produksjonskalendere). I henhold til vilkårene i eksemplet jobbet arbeidstakeren alle timene som var planlagt i timeplanen - 192 timer, hvorav 48 timer er timene arbeidstakeren har arbeidet på ferier. Disse 48 timene vil bli betalt i henhold til type beregning Ekstra lønn for arbeid på en fridag, så de faller ut av arbeidsdagene, som skal betales ved beregning av overtid. Dermed har den ansatte kun 144 timer igjen. I dette tilfellet var det i januar ingen overskridelse av planlagt tid (norm), og behandling vil ikke bli vurdert for januar. Dette kan du verifisere dersom du beregner lønnen for januar i dokumentet Lønn og bidrag.

Regnskapsperioden er 1 måned (normen er overskredet). Beregning av tillegg for behandling.

✅ Seminar "Life hacks for 1C ZUP 3.1"
Analyse av 15 regnskapslivshack i 1s zup 3.1:

✅ SJEKKLISTE for å sjekke lønn i 1C ZUP 3.1
VIDEO - månedlig egensjekk av regnskap:

✅ Lønn i 1C ZUP 3.1
Trinnvise instruksjoner for nybegynnere:

La oss nå prøve å beregne behandlingen for samme ansatt for februar 2018. La oss lage et dokument Registrering av behandling. Referanseperioden vil være februar. La oss fylle ut dokumentet. I dette tilfellet var normen i henhold til produksjonskalenderen 151 timer.

Du kan forsikre deg om at normen er riktig utfylt ved å åpne det trykte skjemaet til produksjonskalenderen (Innstillinger - Produksjonskalendere).

I februar jobbet den ansatte alle timene planlagt i henhold til timeplanen - dette er 168 timer, hvorav 12 timer faller på helligdager. De faller ut av ligningen. Det er 156 timer igjen. Dette er 5 timer høyere enn normen, dvs. dette er overtidstimer som på en eller annen måte må betales for.

Lovverket presiserer ikke hvordan det er nødvendig å fordele behandlingstiden mellom halvannen lønn og dobbel betaling, derfor må disse cellene fylles ut uavhengig av hverandre, avhengig av hvordan behandlingstimene er fordelt i din organisasjon. I henhold til betingelsene i vårt eksempel, betales de første 2 timene i halvannen, og resten i dobbelt. La oss sende dokumentet.

La oss gjøre lønnslisten for februar. Vi vil se at nå er det en linje med type beregning Påslag for overtid med oppsummert regnskapsføring av arbeidstid.

La oss se nærmere på hvordan regnestykket skjedde.

Det skal bemerkes at denne typen periodisering vises kun hvis verdien av indikatorene Resirkulert ved oppsummert regnskap og resirkulert ved oppsummert regnskap innen 2 timer er lagt inn, dvs. det vises bare hvis det er et dokument Registrering av behandling, som angir timene med økt lønn for denne ansatte. Hvis timene ikke er spesifisert for den ansatte, slik det skjedde i januar, så vises ikke denne typen opptjening.

Videre bestemmes antall timer med behandling, som betales med dobbel sats. Fra det totale antallet arbeidstimer trekker vi altså fra antall timer som ble betalt på en og en halv gang. Videre multipliseres alt med prisen på timen. Kostnaden per time fastsettes automatisk.

Hvis den ansatte jobber med lønn, kan kostnaden for en time bestemmes på flere måter. Omberegningsmetoden er definert i lønnsinnstillingene. I andre innstillinger er det en gruppe brytere, hvor det er 3 forskjellige måter å konvertere månedslønnen til en timekostnad. I dette tilfellet bruker vi alternativet Tidsbegrensning i henhold til den ansattes timeplan.

Lønnen til en ansatt i februar er 20 000 rubler / 168 timer (normen for dager i februar i henhold til timeplanen) = 119.048 rubler. (pris per time). Nøyaktig samme beregning skjedde i programmet.

Beregn tilleggsavgiften (2*0,5+(5-2))*119,048=476,19 rubler.

2 er 2 timer, som betales med halvannen takst

5 er det totale antall behandlingstimer

Regnskapsperiode 1 kvartal

Dokument Registrering av behandling enhver regnskapsperiode kan velges, dvs. i dette tilfellet kan vi ha en slik situasjon at tilleggsbetalingen for behandling ikke utføres ved utgangen av hver måned, men for eksempel ved utgangen av kvartalet.

Hvis dokumentet Registrering av behandling velg en kvartalsperiode (fra januar til mars), så i dette tilfellet vil programmet beregne satsen og timene i 3 måneder. I vårt eksempel viser det seg altså at den ansatte bare jobbet 6 timer på 3 måneder. Vi må også finne ut hvor mange timer vi betaler på halvannen og hvor mange timer i det dobbelte.

Registrering av behandling på grunn av avspasering

✅ Seminar "Life hacks for 1C ZUP 3.1"
Analyse av 15 regnskapslivshack i 1s zup 3.1:

✅ SJEKKLISTE for å sjekke lønn i 1C ZUP 3.1
VIDEO - månedlig egensjekk av regnskap:

✅ Lønn i 1C ZUP 3.1
Trinnvise instruksjoner for nybegynnere:

I ZUP 3.1 (3.0) er det mulig å føre oversikt over overtid ikke på bekostning av halvannen eller dobbel betaling, men på bekostning av fri. For at denne muligheten skal oppstå, er det nødvendig Lønnsinnstillinger - Fastsettelse av sammensetning av periodiseringer og trekk fanen Fraværsregnskap avkrysningsboksen må være merket av fritid og om nødvendig, inkludert intra-skift.

La oss se hvordan dokumentet endres Registrering av behandling etter å ha merket av i denne boksen. En annen kolonne har dukket opp der vi kan velge nøyaktig hvordan vi skal kompensere for denne behandlingen: hvordan økt lønn, så vil programmet fungere som beskrevet ovenfor; enten for fritid. Velger vi muligheten for kompensasjon for avspasering, så trenger ikke antall timer tilleggsbetaling i halvannen og dobbel størrelse angis, disse feltene blir uredigerbare.

Etter dokumentet Registrering av behandling, i dokumentet Lønn og bidrag det blir ingen beregning av tillegg. I dette tilfellet vil programmet akkumulere avspasering ansatte. Denne informasjonen finner du i rapporten. Ferierester(Personal - Personalrapporter - Feriesaldo). Den beskriver også den akkumulerte avspaseringen. Hvis vi ser på rapporten om ansatt Sokolov for april 2018, så vil vi se at denne ansatte har 6 timer ubrukt fri.

Hvis vi gir en ansatt fri, må det faktum å gi avspasering på grunn av akkumulerte dager eller timer registreres med et dokument fritid(Personal - Fridager).

Hvis vi kun ønsker å gi 6 timer fri, krysser vi av i den tilsvarende boksen og indikerer at vi gir nøyaktig 6 timer.

La oss forlate det første alternativet. Vi utfører dokumentet. La oss generere en rapport Ferierester. Ubrukt fri vil bli trukket fra.

Overtidsberegning i Oppsigelsesdokumentet

Det er også verdt å merke seg at beregning av behandling også kan forekomme i dokumentet Avskjedigelse. Anta at den ansatte Sokolov sluttet i mars. Skriv inn dokumentet Registrering av behandling før beregning av oppsigelsen er ikke nødvendig, siden for slike ansatte i dokumentet Avskjedigelse timer vil automatisk beregnes, som må betales som overtid. I dette tilfellet vil flere felt vises i dokumentet, der du skal bestemme hvor mange timer som betales i dobbelt og hvor mange i halvannen.

På fanen Gebyrer og fradrag vi vil se at for denne ansatte beregnes tilleggsbetalingen for behandling.

For å være den første som får vite om nye publikasjoner, abonner på bloggoppdateringene mine:

Mange organisasjoner står overfor at de må involvere ansatte på overtid. Per definisjon er dette navnet på arbeidsaktivitet som utføres utover normen for arbeidstid. I denne artikkelen skal vi vurdere hvordan man korrekt reflekterer opptjening av overtidstimer i programmet 1C: Lønn og personalledelse 8 utgave 3.1.

Først av alt bør den nødvendige funksjonaliteten konfigureres. Vi går til seksjonen "Innstillinger" - "Lønn", klikk på hyperlenken "Angi sammensetningen av periodiseringer og fradrag".

Åpne fanen "Timebetaling" og kryss av i boksene som er merket i figuren.

Overtid kompenseres på to måter:
1) betaling for behandling gjøres: for de to første timene belastes lønnen minst en og en halv gang, for de påfølgende timene - minst to ganger.
2) ekstra hviletid er gitt.
Hvis den ansatte vil få ekstra hvile, er det også nødvendig å gjøre noen justeringer i programmet. På "Fraværsregnskap"-fanen, merk av i boksene "Fri" og "Inkludert internt skift" (hvis det gis fri under arbeidsskiftet).

Tenk først på et eksempel der en ansatt får betalt for overtidsarbeid.
For å beregne denne typen betaling omberegner programmet den ansattes månedlige sats til en timepris. I 1C: ZUP er det tre alternativer for omberegning, du kan gjøre et valg i seksjonen "Lønn".

Metoden for å beregne tariffsatsen på nytt kan også spesifiseres individuelt for hver ansatt, for eksempel i dokumentet "Ansettelse".

I vårt eksempel vil vi velge "Tidsnorm i henhold til den ansattes timeplan".
Deretter må du registrere behandlingen av den ansatte. Dette gjøres ved å bruke dokumentet "Arbeid overtid", som ligger i seksjonen "Personal".

La oss lage et dokument.
Spesifiser måneden overtidsbetalingen skal beregnes i. Deretter velger vi arbeidsdagene som behandlingen ble utført på.
I feltet "Årsaker, begrunnelse for overtidsarbeid" bør du angi årsakene til overtidsarbeid, de vil gjenspeiles i den trykte formen for bestillingen.
I tabelldelen "Arbeidstimer" bør du angi timene med behandling for hver dag. Deretter må du merke av i boksen "Ansatts samtykke til å jobbe overtid", hvis det ikke er merket av, vil ikke dette dokumentet fungere.

Klikk "Skriv ut" for å generere et trykt skjema for bestillingen og overtidsplanen.
Beregning og periodisering av betaling for overtidsarbeid utføres av dokumentet "Lønn".
Programmet beregnet at overtidsbetaling er 1 718,75 rubler. La oss sjekke.
Som vi allerede vet, betales overtidsarbeid for de to første timene minst en og en halv, for påfølgende timer - minst to ganger.
Arbeidstakeren jobbet totalt 7 timer: 2 timer, 3 timer og ytterligere 2 timer. Først må du beregne den ansattes timepris: 25 000 rubler / 160 timer = 156,25 rubler.
04/07/2017: 156,25 rubler * 2 timer * 1,5 = 468,75 rubler.
04/10/2017: 156,25 rubler * 2 timer * 1,5 + 156,25 rubler * 1 time * 2 = 781,25
04/25/2017: 156,25 rubler * 2 timer * 1,5 = 468,75 rubler.
Totalt: 468,75 + 781,25 + 468,75 = 1718,75 rubler.

La oss se på timelisten. Overtidstimer er kodet C.

Tenk nå på et eksempel hvor en ansatt får fri for overtidsarbeid.
Vi lager dokumentet "Jobb overtid", fyller det ut på samme måte. Først nå angir vi kompensasjonsmetoden "Fri".

For å registrere levering av ekstra hviletid, vil vi bruke dokumentet "Avfritid", som finnes i delen "Personal" eller "Lønn".
Ved overtidsarbeid gis arbeidstakeren 1 dag fri 28. april på grunn av tidligere utførte 7 timer.

Videre er beregning og periodisering av betaling for overtidsarbeid utført av dokumentet "Lønn".
Ved yting av tilleggshviletid betales overtidsarbeid med ett beløp.
Det viser seg: 156,25 rubler * 7 timer = 1093,75 rubler.
Programmet beregnet riktig.

I timelisten er overtidsarbeid uten lønnsøkning angitt med koden SN, avspasering - HB.

Arbeidet til enhver bedrift avhenger av tilgjengeligheten av råvarer, materialer, varer og tjenester som andre organisasjoner leverer til den. Selv det minste kontoret trenger plass, varme, lys, kommunikasjons- og kontorutstyr, møbler og diverse andre gjenstander for å utføre sine funksjoner. Ingen organisasjon, virksomhet, institusjon er selvforsynt.

Innkjøpsstyring er aktivitetsområdet, som et resultat av at selskapet anskaffer de nødvendige varer og tjenester. Innkjøpsprosessen er organisert kjøp av produkter for videre bearbeiding eller videresalg. Produkter kjøpt for industribedrifter er hovedsakelig materielle ressurser som er nødvendige for produksjon, og for handelsbedrifter - ferdige produkter for senere salg.

Innkjøpsorganisasjon og ledelsesaktiviteter er rettet mot å møte bedriftens behov innen råvarer, materialer, varer og tjenester. Bedriftsforsyningstjenestens oppgave er å organisere mottak av nødvendig kvalitet og kvantitet av råvarer, materialer, varer og tjenester til rett tid, på rett sted, fra en pålitelig leverandør som oppfyller sine forpliktelser i en rettidig, med god service (både før salget og etter det) og til en gunstig pris.

Innkjøpsorganisasjon og ledelsesaktiviteter kan vurderes i to aspekter − operativt Og strategisk.

Forsyning i driftsmessige termer- regelmessig drift rettet mot å unngå mangel, mangel på materielle ressurser eller et ferdig produkt. Mangelen på varer av nødvendig kvantitet og kvalitet, dets utidige levering kan skape et problem for sluttbrukeren av produktet eller tjenesten, føre til en økning i kostnadene.

Den strategiske siden av tilbudet- selve prosessen med innkjøpsstyring, samhandling med eksterne leverandører i henhold til sluttbrukerens behov og ønsker, planlegging og utvikling av innkjøpsordninger og metoder. Konseptet med forsyningsstyring forstås som planlegging og kontroll over all innkommende materialstrøm (materialressurser og ferdige produkter) som kommer inn i bedriften.

Forsyningen til foretaket inkluderer følgende aktiviteter:

Planlegging av mottak av materielle ressurser og (eller) ferdige produkter;

Etablering av forretningsforbindelser med leverandører;

Organisering av levering;

Leveringsovervåking;

Aksept og kvalitetskontroll;

Avhending av uavhentede saldoer av lav kvalitet.

Virksomhetsområdet knyttet til anskaffelser omfatter alle funksjoner som er nødvendige for den kontinuerlige formidlingen av selskapet. Derfor inkluderer aktivitetene til innkjøpssjefen følgende oppgaver:

Bestemme behovet for materielle ressurser;

Søk etter en potensiell leverandør;

Evaluering av muligheten for kjøp fra flere alternative kilder;

Valg av anskaffelsesmetode;

Etablere en akseptabel pris og leveringsbetingelser;

Leveringsovervåking;

Evaluering av leverandørens produkter og kvaliteten på leverandørens tjenester.

Hvis forsyningsfunksjonene utvides, vil de inkludere lagerkontroll, transport og aksept av kjøpte produkter.

Problemer diskutert i materialet:

  • Hvilke funksjoner og ansvar har innkjøpsavdelingen?
  • Hva er strukturen i forsyningsavdelingen?
  • Hvordan optimalisere arbeidet til forsyningsavdelingen?

Dersom en bedrift driver handel, må dens ansatte ha ansatte som er ansvarlige for innkjøp. I store beholdninger utføres denne funksjonen av et stort antall mennesker, og i små firmaer som hovedsakelig driver med detaljhandel, er den tildelt en spesialist. Uavhengig av størrelsen på selskapet bør innkjøpsavdelingens ansvar være klart definert. Ellers vil effektiviteten til enheten lide.

Forsyningsavdelingens funksjoner og ansvar

Hovedansvaret til forsyningsavdelingen er å opprettholde tilstrekkelig tilførsel av materialer i organisasjonen. Avdelingsansatte:

  • Bestem hvilke ressurser som trengs og når.
  • Ansvarlig for oppbevaring og utlevering av materialer fra lageret.
  • Kontroller flyten. Ressurser skal brukes til det tiltenkte formålet og kun brukes i selskapets interesse.
  • Hjelper med å spare materialer.

Spesialistene i forsyningsavdelingen studerer bedriftens ressursbehov, ser etter leverandører som de vil samarbeide med, analyserer prisene for de nødvendige produktene og tjenestene til mellommenn, velger det mest lønnsomme transportalternativet og optimerer lagerbeholdningen under hensyntagen til reduksjon i transport-, anskaffelses- og lagringskostnader.

Avdelingens ansvar:

  • Dannelse av nomenklaturen av materialer som er nødvendige for at selskapet skal produsere produkter.
  • Planlegging av forsyninger for måneden, kvartalet, året.
  • Deltakelse på messer, utstillinger og andre arrangementer for å studere markedet til leverandører av nødvendige materialer.
  • Velge en partner, under hensyntagen til det optimale alternativet for levering av produkter.
  • Inngåelse av kontrakter for levering av materielle ressurser og kontroll over gjennomføringen av dem.
  • Aksept av mottatt materiale i samsvar med gjeldende dokumenter - Forskrift om levering og instruksjoner P-6 og P-7.
  • Kompetent plassering av de medbrakte ressursene på selskapets lager, tatt i betraktning intern logistikk.
  • Kontroll av forbruket av visse materialer i produksjonen, samt utvikling av forbruksstandarder.
  • Et initiativ for å erstatte dyre ressurser med billigere, men uten at det går på bekostning av kvaliteten på selskapets produkter.
  • Organisering av arrangementer for utarbeidelse og implementering av bedriftsstandarder når det gjelder materiell støtte.

Innkjøpssjefen er ansvarlig for forsvarlig utførelse av de oppførte oppgavene og rapporterer til kommersiell direktør.

Strukturen til forsyningsavdelingen

Strukturen til forsyningsavdelingen er dannet basert på følgende faktorer:

  1. Bedrifts skala.
  2. Produksjonstype.
  3. Bransjen som selskapet tilhører.
  4. Volumer og utvalg av materielle ressurser som kreves av organisasjonen for produksjon av produktene.
  5. Antall leverandører og deres geografiske plassering.
  6. Volumer og produktspekter.

Disse faktorene bestemmer hvilke avdelinger innkjøpstjenesten skal bestå av, samt antall ansatte og deres funksjoner. Når du danner en enhet, kan du stole på erfaringen fra lignende selskaper slik at spesialister utfører sine oppgaver så effektivt som mulig.

Når du organiserer en forsyningsavdeling, er hovedbetingelsen prinsippet om fullstendighet og kompleksitet: strukturen skal omfatte alle avdelinger som er engasjert i levering av materialer.

I utgangspunktet avhenger strukturen til denne tjenesten av størrelsen på bedriften. I små, mellomstore og store organisasjoner er ansvaret til innkjøpsavdelingen forskjellig. Store bedrifter klarer seg ikke uten ansatte med ansvar for logistikk og innkjøp. De jobber tett med andre avdelinger som er en del av forsyningstjenesten. Mellomstore bedrifter krever innkjøps-, logistikk- og logistikkavdelinger.

I små bedrifter styres forsyningen av direktøren eller hans stedfortreder. Dette gjelder spesielt for ikke-produserende organisasjoner. I små selskaper er det vanligvis ingen forsyningsavdeling, men den kan dannes etter hvert som virksomheten vokser. Den nye divisjonen har ansvar for varelager, levering og lager.

Hovedtypene av organisasjonsstrukturer for forsyningstjenesten er oppført nedenfor:

1. Den funksjonelle strukturen omfatter følgende avdelinger:

  • innkjøpsavdeling;
  • transportere;
  • planleggings- og ekspedisjonsavdeling;
  • gruppe av fortolling av varer;
  • lagerfasiliteter.

Elementer av funksjonsstrukturen finnes i andre typer organisasjonsstrukturer i forsyningstjenesten.

Det er ingen logistikkavdeling. Dette er typisk for mellomstore bedrifter. Ansvaret til planleggings- og ekspedisjonsavdelingen inkluderer anskaffelsesplanlegging og implementering av forsyningsplanen. MTS-tjenesten i små bedrifter inkluderer vanligvis transport-, innkjøps- og lageravdelinger.

2. Råvarestruktur.

Varestrukturen er typisk for store engros- og industrihandelsbedrifter. Underavdelinger i forsyningstjenesten dannes dersom en bedrift kjøper et stort antall ulike materialer. De er ansvarlige for å gi bedriften visse ressurser. Hver produktavdeling arbeider med et bestemt materiale.

Her skiller fortollingsgruppen og plan- og ekspedisjonstjenesten seg ut. Den første utarbeider tolldokumentene som er nødvendige for passering av materialer kjøpt fra utlandet gjennom tollen. Den andre gruppen utarbeider en forsyningsplan, overvåker og regulerer gjennomføringen av den.

3. Markedsstruktur.

Dersom en bedrift kjøper ressurser i forskjellige markeder eller i forskjellige land, er det innkjøpsavdelingens ansvar å samarbeide med leverandører til disse markedene/landene. For å kunne utføre sine oppgaver av høy kvalitet, må ansatte i regionale avdelinger kjenne til detaljene i disse punktene og lovens normer.

4. Matrisestruktur.

Hvis en bedrift samtidig er engasjert i flere prosjekter eller produserer forskjellige typer produkter, er det nødvendig å danne en matrisestruktur for forsyningstjenesten. For produksjon av hvert produkt og gjennomføring av hvert prosjekt tildeles en egen innkjøpsavdeling. Hvis ledelsen bestemmer seg for å danne en logistikktjeneste, er transport-, ekspedisjonsenhetene, samt lager og fortollingsavdelinger inkludert i den nye avdelingen. I store bedrifter har butikkene egne forsyningsavdelinger, som blant annet har planlegging.

Også i strukturen til denne enheten tildeles ansatte som er involvert i tilførsel av materielle ressurser til steder og verksteder. Slike tjenester har egne varehus, som kan fylles på med materialer fra varehusene til forsyningsavdelingen. I store selskaper inkluderer de en underavdeling av eksternt samarbeid, som gir organisasjonen halvfabrikata og komponenter. Slike avdelinger dannes på grunnlag av en funksjonell eller produktattributt.

Optimalisering av arbeidet til forsyningsavdelingen

  • Endre planlegging.

Omtrent 65 % av oppgavene blir ikke utført på grunn av feil i operativ planlegging. Planlegg kortsiktig og spar penger ved å skaffe så mange ressurser du trenger akkurat nå. I krisetider, kjøp slik at det ikke er aksjer.

Planlegging uten inventar vil avlaste ansatte fra behovet for å administrere inventar. For å gjøre dette, må du organisere kjøp i tide. Søknader bør benyttes før den femtende dagen i inneværende måned, og på den sekstende dagen utarbeides det en rapport om materialet som vil bli mottatt i neste periode. Hvis de nødvendige ressursene leveres i mer enn en måned, settes det opp en liste for dem med en frist for utførelse av ordre. Det er innkjøpsavdelingens ansvar å sørge for levering av materialer innen den tid som er angitt i listen.

Ansatte ved avdelingen bør bruke kjente analyse- og prognoseverktøy, inkludert ABC-analyse og ABCXYZ-analyse. Essensen i det første er at situasjonen kan kontrolleres med 80 % dersom kontroll over 20 % av de dominerende fagene sikres. ABCXYZ-analyse er kun relevant for ikke-produserende selskaper.

Alle produktene er delt inn i ni grupper, for hver av dem bestemmes passende alternativer. Det er bedre å personlig kontrollere dyre og etterspurte materialer, og ressurser som rett og slett tar opp plass på lageret er ikke lenger verdt å bestille.

  • Bygge relasjoner med leverandører.

Fortsett å overvåke. Ansvaret til forsyningsavdelingen inkluderer sporing av tilbud i markedet. For å kjøpe materialer til konkurransedyktige priser, må du regelmessig overvåke andelene til leverandørene. Det er ulønnsomt for selskapet å samarbeide med de samme partnerne på grunn av innkjøpssjefens bekjentskap eller personlige interesser. Selvfølgelig er det langsiktige kontrakter som ikke kan brytes. Men hvis leverandøren hevet prisen kraftig eller leverte bestillingen for sent, kan avtalen med ham sies opp. Be om prisavslag.

Under en krise kan klienten nekte transaksjonen og be leverandøren om rabatt på materialer. Hvis du for øyeblikket ikke har noe å betale med en partner, prøv å forhandle med ham, for eksempel om fordelingen av betalinger. Tilby leverandørene dine en gjeldsnedbetalingsplan og samarbeidsdetaljer som passer for deg.

Se etter partnerskapsmuligheter. Se etter lønnsomme forsyninger og bygg relasjoner med langsiktige fordeler. De fleste leverandører er klare til å gi etter for kunder på mange områder, inkludert tilpasning av materialer til dine behov.