Blok skarbowy w standardzie bit finance. Rachunkowość finansowa i zarządcza

System skarbowy jest szeroko stosowany w wielu przedsiębiorstwach działających w 1C. Jest to szczególnie ważne w dużych przedsiębiorstwach, ale w ostatnim czasie małe firmy również doceniły jego praktyczne znaczenie i konieczność.

Rozważ przykład wdrożenia jednego z systemów skarbowych opartych na 1C - BIT.FINANCE (zwany dalej Skarbem Państwa) .

1. Informacje ogólne

W rzeczywistości BIT: Finance-Standard to zmodyfikowany moduł do wprowadzania wniosków o wydanie pieniędzy, który wcześniej znajdował się w konfiguracjach Trade Management, SCP i innych. Zasadniczo nie brano pod uwagę systemów opartych na innych produktach oprogramowania, w oparciu o pierwotne zadanie.

Na samym początku odbyło się seminarium na temat korzyści płynących z pracy w Skarbie, przeprowadzono badania próbne systemu, w wyniku których stwierdzono, że Skarbiec (BIT: Finance Standard) jest wygodnym rozwiązaniem do planowania przepływów pieniężnych i raportowanie o nich w kontekście niezbędnych analityków.

Przed uruchomieniem systemu konieczne jest usystematyzowanie podejścia do przygotowania następujących ksiąg informacyjnych:

Artykuły o obrocie

Projektowanie

grupy nomenklatury.

Te profile analityków będą dalej wykorzystywane w budżetowaniu, tj. ich zestawienie powinno być dokonywane z uwzględnieniem możliwości w przyszłości uzyskania porównywalnych danych księgowych i dostarczenia pełnych informacji o wszystkich przepływach pieniężnych. W przypadku artykułów obrotowych pożądane jest pogrupowanie elementów w grupy zgodnie ze standardami sporządzania planu finansowego.

Projekty mają poziomy, dla projektów, w których występuje kilka elementów składowych, można dopuścić podpoziomy, ale należy rozumieć, że w przyszłości skomplikuje to pracę nad odzwierciedlaniem informacji, ponieważ część pracy z reguły odnosi się do projektu jako całości. Dlatego sensowne jest tworzenie podprojektów, gdy nie można wykonać żadnego zadania bez wprowadzenia takiej podgrupy.

Zakłada się, że do bazy danych zostały wstępnie wprowadzone Organizacje, część Kontrahentów, Kontrahenci (z przypisanymi rolami) itp. Wprowadzenie użytkowników, definicja ról, definicja dostępu to za mało w podręcznikach. Szczególnie przy delimitacji uprawnień na rekordowym poziomie pomocne może być wsparcie konsultantów firmy. Przy uproszczonej metodzie w małej firmie może wystarczyć wiedza na poziomie zarządzania.

1. Procedura wprowadzania i zatwierdzania dokumentu „Wniosek o wydatkowanie środków”

Po zakończeniu procesu zapoznania się z programem i wprowadzeniu niektórych artykułów obrotu oraz elementów innych katalogów należy przemyśleć schemat obiegu dokumentów w systemie Skarbu Państwa. Ważne jest, aby zrozumieć, że nie powinno to być to, co radzi analityk, ale takie, aby było wygodne dla każdego, kto używa go do wprowadzania i odbierania informacji, ale jednocześnie odpowiada logice działań w programie.

Pierwszym dokumentem tworzącym system jest Wniosek o wydatkowanie środków. Ta aplikacja gromadzi wszystkie informacje wykorzystywane następnie w systemie.

Aby wejść do wniosku należy wejść do systemu podając użytkownika i hasło, odszukać panel „Skarbiec” – dokument „Wniosek o wydatkowanie środków”. Tabela 1.

Tabela 1

Przykładowe kolumny w tabeli: Odpowiedzialni za wprowadzanie i zatwierdzanie wniosków według rodzajów operacji

Wykonawca wprowadza nowy wniosek.

ZADANIE №1. Firma posiada gotową listę pozycji budżetu przepływów pieniężnych. Jak pobrać książkę informacyjną „Artykuły o obrotach” z MS Excel?

ZADANIE №2. Co jeśli centra odpowiedzialności finansowej różnią się od listy jednostek organizacyjnych? Czy można zsynchronizować podręcznik „CFD” i „Jednostki organizacji”?

ZADANIE №3. Jak BIT.FINANCE może planować dane dotyczące budżetu przepływów pieniężnych (BDDS)?

ZADANIE №4. Jak wygenerować skonsolidowany raport o BDDS dla wszystkich CFD w BIT.FINANCE?

ZADANIE №10. Jak oddzielić płatności krajowe (np. przelewy między rachunkami bankowymi) od innych płatności?

ZADANIE №11. Gdzie we wniosku o wydatkowanie środków ustawić rachunek bieżący, z którego będą przelewane środki?

ZADANIE №12. Dla płatności w j.m. przy przeliczaniu należy stosować kurs banku centralnego + 5%. Jak zaplanować taką płatność?

ZADANIE №13. Wniosek o wydawanie środków należy opłacić w ratach: połowę dzisiaj, a drugą połowę za kilka dni. Jak to odzwierciedlić w BIT.FINANCE?

ZADANIE №14. Jak rozszerzyć listę analityków zarządzania w dokumencie „Wniosek o wydatkowanie środków”? W przypadku wielu płatności wymagane jest wypełnienie analityki „Region” i „Osoby indywidualne”.

ZADANIE №15. Co powinien zrobić inicjator płatności, jeśli kontrahent nie został jeszcze wprowadzony do bazy, ale jest zobowiązany do zaplanowania płatności?

ZADANIE №16. Praca i cel dokumentu „Prognoza płatności”.

ZADANIE №17. Jak zaplanować odbiór pieniędzy od kupującego?

ZADANIE №18. Praca z harmonogramami płatności w BIT.FINANCE

ZADANIE №19. Automatyczne i ręczne zamykanie wniosków o wydanie środków, które nie mają być wypłacone.

ZADANIE №20. Korekta budżetu przepływów pieniężnych i wpływ tej korekty na limity wydatków gotówkowych

ZADANIE №21. Jak zapłacić za jeden artykuł kosztem innego artykułu?

ZADANIE №22. Jak zrealizować wniosek ponad budżet?

ZADANIE №23. Grupowe zatwierdzanie dokumentów z wykorzystaniem „Miejsca Zatwierdzeń”

ZADANIE №24. Czy można w jakiś sposób wizualnie wyróżnić zatwierdzone żądania w dzienniku dokumentów?

ZADANIE №25. Usługa księgowa przedsiębiorstwa może odzwierciedlać dane o przepływie środków z opóźnieniem, na przykład raz na kilka dni. Jak mogę wpłacać środki pieniężne dla menedżerów?

ZADANIE №26. Praca z dokumentem „Kalendarz płatności”

ZADANIE №27. Biuro Skarbnika

ZADANIE №28. Jak wygenerować i opłacić rejestr wniosków o wydanie pieniędzy?

ZADANIE №29. Analiza planu i faktów na temat budżetu przepływów pieniężnych

ZADANIE №30. Refleksja na temat BDDS. Ręczne wypełnianie wymiarów zarządczych w dokumentach płatniczych.

ZADANIE №31. Refleksja na temat BDDS. Automatyczne zastępowanie analityki zarządczej opartej na zgodności z analityką księgową.

ZADANIE №32. Refleksja na temat BDDS. Zastąpienie wymiarów zarządzania z umowy kontrahenta.

ZADANIE №33. Refleksja na temat BDDS. Odzwierciedlenie prowizji bankowej w BDDS i BDR jednocześnie.

ZADANIE №34. Refleksja FAKTU na temat BDDS. Przelew środków pomiędzy rachunkami rozliczeniowymi organizacji.

ZADANIE №35. Odzwierciedlenie różnic kursowych w FACT na BDDS

ZADANIE №36. Raport prognozowania scenariuszy

ZADANIE №37. Aktualizacja BDDS

ZADANIE №38. Raport "Analiza planu i faktów na temat budżetu"

ZADANIE №39. Jak upewnić się, że użytkownik widzi planowane płatności tylko za swój CFD?

Linia rozwiązań BIT.Finance przeznaczona jest do zarządzania finansami, automatyzacji budżetowania i raportowania zarządczego w oparciu o 1C:Enterprise 8.

BIT.FINANSE– w pełni funkcjonalne rozwiązanie, które pozwala usystematyzować przepływy pieniężne przez scentralizowany Skarbiec.

Oprogramowanie zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o automatyzacji średnich i dużych przedsiębiorstw. Krótki czas wdrożenia i szerokie możliwości sprawiają, że program jest idealnym rozwiązaniem w zakresie zadań budżetowych i skarbowych.

Dla kogo przeznaczone jest rozwiązanie BIT.FINANCE.Standard?

• Spółki średnich i dużych przedsiębiorstw, dla których wdrożenie systemu zarządzania Skarbem Państwa jest zadaniem priorytetowym i krytycznym czasowo;
• Firmy, które obecnie dysponują ograniczonym budżetem na opracowanie metodologii i wdrożenie zautomatyzowanego systemu, a które są gotowe do rozpoczęcia wdrażania systemu zarządzania finansami wraz z wdrożeniem nowoczesnego rozwiązania do zarządzania skarbem.
• Proponowane rozwiązanie jest idealne w takiej sytuacji, ponieważ przewiduje krótkie terminy realizacji (od 2 tygodni) oraz możliwość bezbolesnego przejścia na starsze wersje linii BIT.FINANCE.

• Utwórz ujednolicony format zarządzania budżetem przepływów pieniężnych (BDDS), w tym ustandaryzowane katalogi Centralnego Okręgu Federalnego, artykuły DCS, projekty itp.;
• Stworzyć ujednoliconą bazę danych Kontrahentów, Umów i Zobowiązań;
• Wdrożenie wieloscenariuszowego planowania BDDS w wymaganych sekcjach analitycznych;
• Zautomatyzować proces zbierania Wniosków o wydatkowanie środków z kontrolą operacyjną pod kątem zgodności z zatwierdzonym BDDS;
• Zautomatyzuj pracę z harmonogramami płatności w ramach kontraktów;
• Zautomatyzować proces zatwierdzania Wniosków, w tym zatwierdzania wielopoziomowego za pomocą Rejestrów Płatności;
• Zautomatyzować pracę z Kalendarzem Płatności i tworzeniem dokumentów płatniczych na podstawie Wniosków i Rejestrów;
• Zapewnij odbiór planu-faktycznego raportowania na BDDS w trybie on-line z możliwością uzyskania wszystkich niezbędnych transkrypcji.

Rozwiązanie „BIT: Skarb i budżetowanie” opracowany na podstawie produktu „1C: Accounting 8” ma na celu poprawę efektywności planowania i kontroli zasobów finansowych i przepływów pieniężnych.
Rozwój ten przeznaczony jest dla średnich i dużych przedsiębiorstw, firm i przedsiębiorstw dowolnej branży o złożonych przepływach pieniężnych, w tym działalności inwestycyjnej, znacznej liczbie operacji skarbowych wymagających optymalizacji i kontroli przez Dyrektora Generalnego, Dyrektora Finansowego, Głównego Skarbnika, Głównego Księgowego , kierownik działu planowania i ekonomii oraz inni szefowie usług finansowych.

Zaletą rozwiązania jest nie tylko jego bogata funkcjonalność, ale także uwzględnienie psychologii użytkownika: interfejs formularza wprowadzania budżetu jest jak najbardziej zbliżony do Microsoft Office Excel, co minimalizuje trudności użytkowników z przyzwyczajeniem się do nowego produktu i znacznie obniża koszt wypełnienia dokumentu. Koncepcja ta zapewnia szybkie przeniesienie planowania z MS Excel do nowego rozwiązania.

Za pomocą automatyzacji opartej na „BIT: Treasury and Budgeting” znacznie zwiększa się wydajność procesów biznesowych:

• Zapewnienie scentralizowanego zarządzania płatnościami dla przedsiębiorstw o ​​złożonej strukturze organizacyjnej;
• Formowanie Wniosków o płatność i Planowany odbiór środków;
• Automatyczna kontrola bieżących płatności za nieprzekraczanie budżetu przepływów pieniężnych (BDDS) w czasie rzeczywistym;
• Koordynacja Wniosków o płatność i uzyskiwanie zezwoleń na płatność;
• Utrzymanie elektronicznego zarządzania dokumentami w zakresie przygotowania i dokonywania płatności;
• Tworzenie sprawozdawczości niezbędnej do analizy i akceptacji decyzji administracyjnych;
• Tworzenie budżetu głównego przedsiębiorstwa;
• Rozliczanie rzeczywistych danych w systemie budżetowania;
• Wykonanie analizy planowo-faktycznej działań;
• Zróżnicowanie praw dostępu;
• Praca serwisu wsparcia technicznego (Help Desk).

Rozwiązanie „BIT: Skarb i Budżetowanie” jest pierwszym rozwiązaniem z linii programów specjalistycznych „BIT.FINANCE”. Możesz wybrać najbardziej odpowiednie rozwiązanie dla swojej firmy korzystając z tabeli cech porównawczych produktów, przy czym istnieje możliwość dalszej aktualizacji do bardziej funkcjonalnych produktów, np. zacznij od wykorzystania „BIT: Skarb i Budżetowanie”, a następnie przejdź do wdrożenia „BIT: Treasury and Budgeting” . PROF. W takim przypadku nawet nie zauważysz przejścia, ponieważ. produkty są w pełni dziedziczone.

Zależy od liczby licencji na platformę 1C

Oprogramowanie „BIT: Treasury and Budgeting” nie jest niezależnym programem, do jego działania konieczne jest posiadanie zainstalowanej platformy „1C: Enterprise 8.1” i produktu „1C: Accounting 8”.

Opis funkcjonalności

Podsystem „Cash Management (Treasury)” systemu BIT.Finance umożliwia:

1. Przygotuj wnioski o wydatkowanie i otrzymanie środków
2. Kontroluj limity budżetowe w zapytaniach
3. Tworzyć kalendarz płatności, rejestr płatności
4. Automatycznie generuj dokumenty płatności
5. Zachowaj zeskanowane kopie faktur, umów i aktów
6. Utwórz analizę planu i faktów dla BDDS

Dzięki wykorzystaniu podsystemu Skarbiec będziesz mógł:

1. Zarządzaj przepływami pieniężnymi i saldami
2. Przewiduj luki gotówkowe
3. Zwiększ kontrolę nad płatnościami
4. Zapobiegaj niewłaściwemu wykorzystaniu funduszy
5. Wykonuj zarządzanie finansami i kontrolę

operacyjne planowanie

Na podstawie uzgodnionej listy Wniosków Skarb Państwa generuje rejestr wpłat na każdy dzień oraz AUTOMATYCZNIE generuje dokumenty płatnicze.

1. Nie zapomnij o ważnej regularnej płatności, na przykład, aby uwzględnić czynsz w przyszłych płatnościach, ponieważ. BIT:UDS umożliwia dołączenie do umowy harmonogramu płatności - możesz zaplanować niezbędne wpływy i wypłaty pieniędzy na podstawie warunków umów.
2. Zawsze sprawdzaj, za co już zapłaciłeś, a za co nadal musisz zapłacić, BIT:UDS umożliwia planowanie z wyprzedzeniem i kontrolowanie wszystkich płatności.
3. Zawsze wiedz, że wszystkie płatności są rzeczywiście zatwierdzane przez dyrektora generalnego firmy. BIT:UDS umożliwia kontrolę wszystkich płatności - masz pewność, że dział księgowości nie może dokonać płatności bez podpisu Kierownika.
4. Przewiduj z wyprzedzeniem sytuację, w której nie ma wystarczającej ilości pieniędzy na płatności i podejmij działania w celu naprawienia sytuacji (na przykład negocjuj z dostawcami, aby odroczyć płatność lub przyspieszyć wszelkie pokwitowania). BIT:UDS umożliwia przewidywanie i zapobieganie lukom gotówkowym w odpowiednim czasie.
5. Odrzuć pracę ręczną przy wypełnianiu płatności - główne informacje zostaną automatycznie zastąpione z wniosków. Jedno kliknięcie - i pojawi się lista płatności już zatwierdzonych przez Szefa, co oznacza, że ​​w określonym czasie będą dokonywane tylko niezbędne płatności, do właściwych dostawców, za odpowiednie kwoty - automatycznie i pod ścisłą kontrolą.

Podsystem Budżetowanie w linii rozwiązań BIT.Finance umożliwia rozwiązywanie takich zadań budżetowania jak:

• Tworzenie budżetu przepływów pieniężnych (BDDS)
• Tworzenie budżetu dochodów i wydatków (BDR)
• Bilans i budżet bilansowy
• Raporty „Budżet” i „Analiza planu i faktów na temat budżetu”
• Mechanizm „Porównanie wartości analityków rachunkowości i rachunkowości zarządczej”
• Mechanizm „Tłumaczenie on-line dokumentów płatniczych (fakt o BDDS)”
• Mechanizm „Tłumaczenie danych księgowych on-line (fakt o BDR)”

Nieograniczone budżety
System pozwala na wprowadzenie dowolnej liczby budżetów różnych typów, w tym budżetu przepływów pieniężnych (BDDS lub Cash flow), budżetu przychodów i wydatków (BDR lub P&L) oraz budżetu bilansowego (BBL lub Bilans). Użytkownik może samodzielnie opracować zestaw i strukturę budżetów.
Budżety są wprowadzane za pomocą "Formularza Wprowadzania Budżetu" - uniwersalnego konstruktora danych wejściowych z przyjaznym dla użytkownika interfejsem, jak najbardziej zbliżonym do Excela. Budżety wprowadzane są w kontekście: CFD, artykułów, projektów, kontrahentów, umów, grup nomenklatury i nomenklatury, rachunków bieżących.

Tworzenie budżetu przepływów pieniężnych (BDDS)

Wygodna tabelaryczna forma wprowadzania danych o budżecie jak w Excelu uprości pracę Twoich pracowników w programie i zminimalizuje czas ich szkolenia w pracy z programem.

Możliwość rozszyfrowania każdej wartości w tabeli danych budżetowych pozwoli określić, co zawiera każda kwota budżetu z podziałem na kontrahenta, kontrakt, projekt, asortyment.

Obecność mechanizmu koordynowania i zatwierdzania budżetów umożliwi personalizację odpowiedzialności menedżerów firmy za budżetowanie oraz ustanowienie kontroli nad procedurą sporządzania i zatwierdzania budżetów.

Elastyczny mechanizm ustawiania formularze wprowadzania danych zgodnie z budżetami CFD pozwoli Ci na generowanie budżetów dla różnych CFD w różnych sekcjach (według pozycji wydatków, według kontrahentów, według umowy z kontrahentem, według projektów), co pozwoli Ci stworzyć indywidualny budżet dla każdego CFD.

Możliwość planowania dla różnych okresów budżetowych (miesiąc, kwartał, rok itp.) pozwoli Ci stworzyć kilka opcji budżetów – długoterminowych i krótkoterminowych.

Obecność funkcji ustawiania automatycznej kontroli wykonania budżetu gwarantuje wdrożenie dyscypliny płatniczej i pozwoli uniknąć manipulacji przez poszczególnych pracowników.

Możliwość wybrania jednego lub więcej kontrolowanych wskaźników podczas instalacji kontroli wykonania budżetu pozwoli Ci zmienić stopień kontroli z minimalnego na maksymalny możliwy.

Program umożliwia automatyczne korygowanie zaplanowanych danych budżetów z uwzględnieniem stanu faktycznego dokonanego, czyli przeniesienie niewydanych kwot środków w zakończonym okresie (zgodnie z zatwierdzonym budżetem) do pozostałych okresów planowania. Umożliwi to wyeliminowanie ewentualnych błędów podczas ręcznej aktualizacji budżetów.

Obecność elastycznego mechanizmu ustawiania raportów pozwoli generować raporty w różnych sekcjach planowania, a także zaoszczędzić kilka opcji ustalania budżetów.