Jak nazywa się stanowisko przetargowe? Zadania, które rozwiązuje dział przetargowy (dział).

Specjalizacja, która stała się poszukiwana stosunkowo niedawno. Znaczenie tego zawodu stało się szczególnie dotkliwe po wydaniu w Rosji specjalnej ustawy, która przewiduje obowiązkowe przeprowadzanie aukcji elektronicznych w przypadku, gdy cena zamówień rządowych przekracza 100 tysięcy rubli. Dlatego firmy budujące jasne plany strategiczne mające na celu szybkie wzmocnienie skutecznej pozycji na rynku są niezwykle zainteresowane wykwalifikowanymi menadżerami przetargów. W krajowym systemie oświaty nie ma dziś specjalnego wąskiego kształcenia o tym profilu. Dlatego też stanowisko kierownika przetargu zajmują specjaliści z wyższym wykształceniem ekonomicznym.

Czym zajmuje się specjalista ds. przetargów?

Zgodnie ze specjalnym zadaniem technicznym specjalista ds. przetargów (menedżer) regularnie monitoruje elektroniczne platformy obrotu w celu identyfikacji przetargów otwartych. Praca nad wygranym przetargiem może zająć sporo czasu. Oprócz wypełnienia wniosku przetargowego menadżer sprawdza i przygotowuje dokumentację przetargową: zapoznaje się z nią i wprowadza w razie potrzeby zmiany.

Do obowiązków specjalisty ds. przetargów należy zawieranie umów. Przed podpisaniem umowy menadżer prowadzi rozmowy i negocjacje z klientami. Komunikacja odbywa się zarówno bezpośrednio w biurze, jak i telefonicznie. Umiejętność prowadzenia korespondencji biznesowej ma ogromne znaczenie.

Cechy i kwalifikacje wymagane od kierownika przetargu

Przede wszystkim wymagane są kompetencje zawodowe. Ponadto specjalista ds. przetargów musi mieć analityczny sposób myślenia. Daje przecież ocenę nadchodzących aukcji i celowości uczestnictwa w nich. Swoje wnioski należy uzasadnić i uzasadnić.
Specjalista ten musi nie tylko znać przepisy ustawowe i wykonawcze dotyczące działalności handlowej na terytorium Federacji Rosyjskiej, ale także ogólne podstawy orzecznictwa.

Wymagana jest znajomość niezbędnych programów komputerowych.

Komunikatywność, pracowitość, punktualność to cechy niezbędne przy prowadzeniu korespondencji z organizatorami zawodów, zawieraniu umów i porozumień.

Szybkość działania, odporność na stres i elastyczność w podejmowaniu decyzji są niezbędne, jeśli musisz osobiście występować jako przedstawiciel firmy na aukcjach lub radzić sobie w sytuacjach konfliktowych i problematycznych.

Wysoko wykwalifikowana osoba jest w stanie szybko osiągnąć wyznaczone przed firmą cele i przyczynić się do jej sukcesu. Dlatego specjaliści ds. przetargów otrzymują dobre pensje.

W 2005 roku przyjęto ustawę federalną nr 94, regulującą procedurę składania przez władze stanowe i miejskie zamówień z wyprzedzeniem na dostawę towarów lub świadczenie usług. Doprowadziło to do pojawienia się i zapotrzebowania na taki zawód, jak specjalista ds. przetargów (inaczej: specjalista ds. przetargów, specjalista ds. przetargów, kierownik przetargów, kierownik aukcji lub konkursów), którego głównym zadaniem jest rozpatrywanie wniosków do wszelkiego rodzaju przetargów . Jakie wymagania stawiają pracodawcy kandydatom na takie stanowisko, a także jakie inne obowiązki na nich spoczywają, omówiliśmy poniżej.

Ogólne informacje o kierowniku przetargu

Kierownik przetargu to specjalista zatrudniany i zwalniany na podstawie odpowiednich poleceń kierownika podmiotu gospodarczego na polecenie kierownika działu zgodnie z wymogami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Podlega kierownikowi jednostki. Jeżeli kierownik przetargu jest nieobecny w miejscu pracy, jego obowiązki zostają przekazane innej osobie wyznaczonej zarządzeniem zarządu, która nabywa odpowiednie uprawnienia.

Kandydatowi na to stanowisko często stawiane są dwa główne wymagania:

1. wyższe wykształcenie prawnicze lub ekonomiczne, dodatkowe szkolenia;

Uczelni wyższych, które kształcą tę specjalność, praktycznie nie ma.

1. doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku co najmniej 1-2 lata, co oznacza zgromadzone doświadczenie w uczestnictwie w wydarzeniach związanych z wyborem dostawców (konkursy, aukcje itp.).

Ponadto ważne jest, aby wiedzieć:

• regulacje na różnych poziomach, zalecenia dotyczące metod pracy z przetargami (w szczególności przepisy ustawy federalnej nr 44, przyjętej w 2013 r. zamiast ustawy federalnej nr 94 oraz ustawy federalnej nr 223);
• platformy do przeprowadzania przetargów, licytacji otwartych, aukcji elektronicznych;
• zasady odpowiadania na zapytania ofertowe i ofertowe;
• metody interakcji z mediami;
• niuanse cenowe i polityka cenowa;
• metody promocji towarów, których jest przedstawicielem na rynku komercyjnym i rządowym;
• główne cechy i właściwości promowanych towarów, warunki ich przechowywania i transportu;
• podstawy rachunkowości i generowanie raportów z realizacji planów sprzedażowych i wdrożeniowych oraz prace biurowe;
• procedura dostarczenia niezbędnych pakietów dokumentów do udziału w konkursach;
• procedura zapewnienia ochrony praw i interesów uczestników przetargów i aukcji, niuanse procedury odwoławczej;
• , zasady;
• normy etykiety biznesowej i korespondencji biznesowej, rozmów telefonicznych;
• podstawowe programy komputerowe (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• zasady korzystania ze sprzętu komputerowego i sprzętu biurowego;
• podstawy systematyzacji informacji (na przykład prowadzenie baz danych).

Pełni funkcję specjalisty ds. przetargów w ramach:

• normy prawne, materiały metodyczne regulujące zagadnienia funkcjonowania w sferze przetargowej;
• przepisy ustawowe;
• regulamin wydziału;
• instrukcje i zarządzenia administracyjne;
• PVTR;
• zaprowiantowanie

Zakres obowiązków specjalisty ds. przetargów

W opisie stanowiska specjalisty ds. przetargów zawarte są główne obowiązki pracownika, które musi on wykonywać w godzinach pracy. obejmują one:

Uprawnienia kierownika przetargu

Oprócz swoich obowiązków specjalista ds. przetargów ma zagwarantowane uprawnienia na szczeblu federalnym i lokalnym. W szczególności może:

Odpowiedzialność kierownika przetargu

W ramach krajowego prawa pracy, cywilnego, karnego i administracyjnego pracownik ten jest odpowiedzialny za:

• niedopełnienie obowiązków w dobrej wierze;
• ignorowanie zasad postępowania podmiotu (w szczególności bezpieczeństwa i higieny pracy) oraz przepisów, poleceń kierownictwa;
• niewłaściwe przekazanie spraw po zwolnieniu;
• popełnienie przestępstw w miejscu pracy, w tym skutkujących szkodą dla mienia lub reputacji biznesowej organizacji (w szczególności ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa i innego rodzaju informacji poufnych).

Nowoczesny specjalista ds. przetargów to bardzo przydatna osoba, której praca jest potrzebna w absolutnie każdej firmie. Daje możliwość jak najskuteczniejszego udziału w przetargach, cieszenia się z tego i posuwania się dalej i dalej. Warto zaznaczyć, że praca takiego pracownika jest dość złożona, a także niezwykle odpowiedzialna. Zaletą jest to, że jest popyt specjalista ds. ofert pracy zdalnej.

Od specjalisty w tej dziedzinie wymagana jest szeroka wiedza, ale przydatne byłoby także duże doświadczenie w tej dziedzinie działalności. Niepowodzenie tego profesjonalisty będzie niewątpliwie dość ciężkim ciosem dla każdej firmy, ponieważ oznacza to utracony zysk, a także zmarnowane pieniądze i wysiłek. Co więcej, systematyczne naruszanie powierzonych obowiązków może prowadzić do tego, że organizacja nie będzie już miała możliwości uczestniczenia.

Obowiązki Specjalisty ds. przetargów

Opis stanowiska specjalisty ds. przetargów i handlu elektronicznego zakłada, że ​​pracownik musi koniecznie posiadać wyłącznie wykształcenie wyższe. Powołanie i odwołanie z tego stanowiska następuje wyłącznie na podstawie zarządzenia Dyrektora Generalnego spółki. Mówiąc o takim czynniku jak obowiązki specjalisty ds. przetargów, możesz zauważyć:

Monitorowanie serwisów internetowych, platform handlowych oraz przetargów i konkursów komercyjnych i rządowych;

Ocena ogólnej wykonalności ekonomicznej udziału w niektórych . Na podstawie uzyskanych wyników należy przygotować materiały służące do podejmowania decyzji dotyczących udziału w procesach handlowych;

Wymagany jest ważny, jego podstawowe wymagania są dokładnie badane. W razie potrzeby możesz żądać wyjaśnień, a także uwzględniać wszelkie zmiany w głównej dokumentacji przetargowej;

Szybkie przygotowanie niezbędnych dokumentów;

Ważne jest, aby współpracować z menedżerami, a także wiodącymi szefami działów w sprawie ogólnej specyfiki i kształtowania kosztów produktu;

Analiza technicznej części otrzymanych wniosków pod kątem pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa;

Rozpatrywane są konkurencyjne wnioski;

Wymagana jest korespondencja i negocjacje z osobami zaangażowanymi w organizację konkursów;

Należy realizować kilka projektów jednocześnie;

Wszelkie niezbędne informacje dotyczące warunków dostawy i certyfikatów muszą być dostarczone w odpowiednim czasie.

Ponadto nowoczesny specjalista ds. przetargów zajmuje się na profesjonalnym poziomie projektami tworzonymi ściśle w interesie firmy. Będziesz także musiał wziąć udział w wyszukiwaniu, organizacji i przeprowadzaniu różnych procesów przetargowych.

Cechy opisu stanowiska

Wszystkie nowoczesne, dość duże firmy, które kupują na rynku możliwie zorganizowane towary, a także popularne usługi, dokładają wszelkich starań, aby wybierać oferty optymalne pod względem ceny i jakości. Istotę tej działalności ściśle regulują przepisy szczególne dotyczące ogólnej organizacji.

Opis stanowiska specjalisty ds. przetargów, opracowują możliwości przyjęcia konkretnego przetargu:

Otwarte procesy handlowe;

Prośby, czyli propozycje;

Aukcje prowadzone w Internecie mają na celu obniżenie cen.

Najprostsze instrukcje są zwykle tworzone wyłącznie dla najnowszego typu. Głównym przedmiotem handlu jest wyrób wyłącznie standaryzowany, o jego ogólnej jakości decydują wymagania GOST. Jeśli chodzi o konkurencję, to dotyczy ona wyłącznie kosztów. Zwycięzcą przetargu jest zazwyczaj dostawca, który w wyznaczonym terminie zaoferował najniższą cenę. Wszystkie tego typu procesy są zwykle regulowane przez profesjonalnego kierownika przetargu.

Jeśli chcesz znaleźć pracę w tej specjalności, powinieneś poprawnie wypełnić podanie o pracę. Przykładowe CV specjalisty ds. przetargów odzwierciedla wszystko, co wymaga uwagi.

Potrzebni specjaliści ds. przetargów

Specjalista ds. przetargów to stosunkowo młody zawód, który stał się dość poszukiwany i popularny w związku z pojawieniem się i rozwojem nowoczesnych aukcji elektronicznych. Bez pracy tego profesjonalisty żadna firma nie będzie mogła w pełni uczestniczyć w opłacalnym przetargu.

Praca tego pracownika jest przydatna i bardzo potrzebna. To specjalista, który ma bezpośredni wpływ na całościowy rozwój przedsiębiorstwa. Praca tego typu jest odpowiedzialna, skomplikowana, wymaga pewnych umiejętności, szerokiej wiedzy, a także dużego doświadczenia sprzedażowego. Właśnie z tego powodu CV specjalisty ds. przetargów jest rozpatrywany tak ostrożnie, jak to możliwe.

04.05.2019

OPIS PRACY

SPECJALISTA ds. przetargów

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Specjalista ds. przetargów zaliczany jest do specjalistów.

1.2. Na stanowisko specjalisty ds. przetargów powoływana jest osoba z wyższym wykształceniem zawodowym.

1.3. Specjalista ds. przetargów jest powoływany na stanowisko i odwoływany z niego zarządzeniem Dyrektora Generalnego organizacji.

1.4. Specjalista ds. przetargów powinien wiedzieć:

§ Ustawy federalne i inne akty normatywne, materiały metodyczne dotyczące udziału w przetargach;

§ Podstawowe zasady i metody promocji produktów prezentowanych na rynku miejskim i budżetowym;

§ Specyfika promocji produktu na rynku komercyjnym;

§ Platformy do przeprowadzania przetargów, licytacji otwartych, aukcji elektronicznych;

§ Zasady odpowiadania na zapytania ofertowe i propozycje

§ Metody pracy z mediami;

§ Podstawowe cechy technologiczne, konstrukcyjne i właściwości konsumenckie sprzedawanych produktów;

§ Podstawy polityki cenowej i cenowej;

§ Warunki dostawy, przechowywania i transportu produktów;

§ sposoby organizacji księgowości i raportowania z realizacji planów sprzedażowych i sprzedaży produktów;

§ Procedura dostarczania dokumentów organizacyjnych, administracyjnych i innych do udziału w konkursach;

§ Wewnętrzne przepisy pracy;

§ Regulamin ochrony pracy;

§ Etyka komunikacji biznesowej.

1,5. Specjalista ds. przetargów kieruje się w swoich działaniach niniejszym Opisem stanowiska.

1.6. Specjalista ds. przetargów podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu.

1.7. W czasie nieobecności Specjalisty ds. przetargów jego obowiązki pełni osoba wyznaczona zarządzeniem Dyrektora Generalnego. Osoba ta nabywa odpowiednie prawa i ponosi odpowiedzialność zgodnie z niniejszymi instrukcjami.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZAWODOWA

1.8. Monitoruj wyspecjalizowane strony internetowe, platformy handlowe pod kątem ogłaszania rządowych i komercyjnych otwartych konkursów, przetargów i aukcji elektronicznych.

1.9. Ocenić ekonomiczną zasadność udziału w przetargach i na podstawie wyników przygotować informacje i materiały umożliwiające podjęcie decyzji o udziale w przetargach.

1.10. Poproś o niezbędną dokumentację przetargową i przestudiuj jej wymagania. W razie potrzeby poproś o wyjaśnienia i uwzględnij zmiany w dokumentacji przetargowej.

1.11. Szybko przygotuj kompletny pakiet dokumentów.

1.12. Kontaktuj się z menedżerami i szefami działów w sprawie specyfiki i cen oferowanych produktów oraz technicznej części aplikacji.

1.13. Analizować techniczną część wniosków pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami (FZ-94).

1.14. Przygotuj konkurencyjne aplikacje.

1,15. Prowadzenie negocjacji i korespondencji z organizatorami konkursów.

1.16. Prowadź kilka projektów jednocześnie.

1.17. Terminowo dostarczaj wszelkich niezbędnych informacji o warunkach dostawy, gwarancjach, certyfikatach.

1.18. Zawieraj umowy i kontrakty.

1.19. W razie potrzeby uczestniczy w aukcjach w imieniu spółki, podczas procedur otwarcia ofert, sporządza skargi do FAS Rosja i jej organów terytorialnych, reprezentuje interesy spółki przy rozpatrywaniu tych skarg.

1,20. W razie potrzeby śledź zwrot środków wniesionych jako zabezpieczenie wniosków.

1.21. Utrzymuj ustalone raporty.

Specjalista ds. przetargów ma prawo:

2.1. Żądanie od kierowników pionów strukturalnych firmy, specjalistów i innych pracowników informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

2.2. W razie potrzeby reprezentuje organizację w stosunkach z innymi organizacjami w celu szybkiego rozwiązywania problemów związanych z produkcją i działalnością gospodarczą w zakresie jej kompetencji.

4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

4.1 Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków przewidzianych w niniejszej Instrukcji – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

4.2.Za przestępstwa popełnione w okresie swojej działalności – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa cywilnego, administracyjnego i karnego.

4.3 Za wyrządzenie szkody materialnej – zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. INNE WARUNKI

5.1. Niniejszy opis stanowiska zostaje przekazany Specjalistowi ds. przetargów za podpisem. Jeden egzemplarz instrukcji przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Przeczytałem instrukcje

i zobowiązuję się do spełnienia: ____________________________________________

Dział przetargowy jest skutecznym narzędziem sprzedaży przetargowej, szczególnie w niestabilnej sytuacji gospodarczej. Ponadto każda firma prędzej czy później staje przed koniecznością poszerzenia możliwości marketingu swoich produktów/usług. Skutecznym narzędziem poszerzania kanałów sprzedaży jest rozwój przetargów. Udział w przetargach iw przypadku zwycięstwa zawieranie umów z dostawcami rządowymi i komercyjnymi.

Rozwój kierunku przetargowego i działu przetargowego jest szczególnie istotny w czasach kryzysu, kiedy spółki handlowe znacznie ograniczają swoje budżety lub całkowicie rezygnują z zawierania kontraktów w wielu nieistotnych obszarach. Państwo nawet w czasie kryzysu kupuje i będzie nabywać roboty, towary i usługi niezbędne do normalnego funkcjonowania całego kraju. Ponadto rząd jest wiarygodnym klientem, który płaci rachunki.

Dział przetargowy: zadania

Do głównych zadań działu przetargowego, na które warto zwrócić uwagę, należą:
zapewnienie udziału firmy w przetargach
udział w kreowaniu i utrzymaniu wizerunku firmy
pozyskiwanie nowych kontraktów poprzez system przetargowy i pozyskiwanie nowych klientów, a także utrzymanie/powrót starych klientów

Warunkiem skutecznych działań w tym kierunku jest utworzenie działu przetargowego składającego się z wykwalifikowanych specjalistów zmotywowanych do osiągania wyników. Zostanie to omówione w artykule.

Typowa struktura organizacyjna działu przetargów

Przyjrzyjmy się typowej strukturze działu przetargów. Od razu zastrzegam, że konstrukcja, którą rozważymy, jest typowa. W dużych firmach obowiązki można przypisać pojedynczemu specjaliście, w małych firmach obowiązki całego działu przetargowego można rozdzielić pomiędzy jednego lub dwóch pracowników.
Kierownik Działu Przetargów
Zastępca kierownika/główny specjalista
Menedżer /
Zastępca kierownika/sekretarz

Łańcuch dowodzenia wygląda następująco:

Podział obowiązków pracowników działu przetargów i standardowe opisy stanowisk

Jednym ze standardowych błędów popełnianych przy tworzeniu i rozwijaniu obszaru przetargowego jest redystrybucja funkcji i odpowiedzialności za przygotowanie przetargów pomiędzy specjalistów, którzy wcześniej się tym nie zajmowali i nie posiadają wystarczającej wiedzy w tym obszarze.

Przykładowo, oprócz głównych funkcji, prawnik otrzymuje także opracowanie obszarów przetargowych. Może to nie być prawnik, w niektórych firmach funkcje przygotowywania ofert przenoszone są na sekretarza, zastępcę kierownika lub księgowego. Jest to podejście nieefektywne, które w ostatecznym rozrachunku odbija się na wynikach prac w przetargach.

Aby skutecznie uczestniczyć w przetargach, wymagana jest wiedza w tym zakresie, a także doświadczenie. Najbardziej racjonalnym i efektywnym podejściem jest utworzenie działu przetargowego, który na początkowym etapie może składać się z jednego specjalisty. Ale ten specjalista musi być przeszkolony w zakresie przetargów i posiadać odpowiednie doświadczenie praktyczne. Działania działu przetargowego powinny mieć na celu jedynie osiągnięcie jednego celu: efektywnego udziału firmy w przetargach i pozyskania dla firmy nowych kontraktów poprzez system przetargowy.

Podział obowiązków w ramach działu przetargów, który wspólnie z Państwem rozważymy, jest również typowy i może różnić się w zależności od konkretnej organizacji.

Kierownik Działu Przetargów:
2.1. Monitoruje ogłoszenia o przetargach w różnych źródłach.
2.2. Koordynuje udział w przetargach z dyrektorem Spółki lub kierownikami działów, w oparciu o specyfikę działalności działów.
2.3. Analizuje udział konkurentów w przetargach i dostarcza kierownictwu działów informacji niezbędnych do formułowania propozycji finansowych.
2.4. Wspólnie z działem prawnym bierze udział w sporządzaniu wniosków o wyjaśnienie dokumentacji zakupowej;
2.5. Odpowiada na bieżące pytania dotyczące przygotowania dokumentacji do udziału w przetargach dla przedstawicieli wydziałów i organizatorów przetargów.
2.6. Planuje działania pracowników działu.
2.7. Kontroluje przygotowanie ofert (finansowych i technicznych) do przetargów, kosztorysów i harmonogramów prac przez specjalistów Spółki oraz ustala terminy dostarczenia dokumentacji przez specjalistów Spółki, powołanych przez kierowników działów, do działu przetargów;
2.8. Nadzoruje przygotowanie pakietów dokumentów do przetargów przez pracowników działu.
2.9. Uczestniczy w wypełnianiu formularzy dokumentów zgodnie z dokumentacją zakupową;
2.10. Przygotowuje pakiet dokumentów do przetargów o znaczeniu strategicznym zgodnie z wymogami dokumentacji zakupowej.
2.11. Kontroluje składanie dokumentów do przetargów;
2.12. Przygotowuje dokumentację sprawozdawczą i przekazuje ją dyrektorowi spółki.
2.13. W przypadku wygrania przetargu przekazuje pracownikom Spółki informacje niezbędne do zawarcia umowy. Odpowiedzialność za zmiany planów kalendarzowych, propozycji technicznych itp. niezbędnych do zawarcia umowy ponoszą specjaliści działów, które wygrały przetarg.
2.14. Informuje dział prawny o konieczności wystawienia gwarancji bankowych oraz terminach składania dokumentów.
2.15. Przekazuje działowi księgowości informacje niezbędne do wniesienia opłat za zabezpieczenie wniosków o udział w przetargach oraz informację o terminach składania poleceń zapłaty do działu przetargów.
2.16. Monitoruje zmiany w legislacji, ramach prawnych dotyczących przygotowania dokumentacji przetargowej, zamówień publicznych i zapoznaje z tymi informacjami pracowników działów.
2.17. Kieruje działalnością podwładnych, podejmuje działania w celu zapewnienia ich zgodności z wewnętrznymi przepisami pracy.
2.18. Przedstawia propozycje nagród lub kar dla pracowników działu i pomaga podnosić ich kwalifikacje.

Cóż, teraz przyjrzymy się typowym obowiązkom specjalisty ds. przetargów.

Specjalista ds. przetargów:
2.1. Uczestniczy w monitorowaniu ogłoszeń przetargowych w różnych źródłach
2.2. Odpowiada na bieżące pytania dotyczące przygotowania dokumentacji do udziału w przetargach dla przedstawicieli wydziałów i organizatorów przetargów.
2.3. Przygotowuje pakiet dokumentów zgodnie z wymogami dokumentacji przetargowej:
 sporządza propozycje (finansowe i techniczne) dostarczone przez specjalistów działu zgodnie ze standardami dokumentacji;
 żąda od działu księgowości danych finansowych i dokumentów dotyczących Spółki;
 żąda (w zależności od wymagań dokumentacji zamówienia) zaświadczeń od różnych agencji rządowych w ramach przygotowywania dokumentów przetargowych w obszarze swojej odpowiedzialności;
 w imieniu kierownika działu wypełnia formularze dokumentów zgodnie z dokumentacją przetargową;
 w imieniu kierownika działu zbiera dokumenty (dokumenty założycielskie, licencje, dyplomy, świadectwa specjalistyczne, kopie umów, ustaw itp.)
 skanuje i kseruje dokumenty niezbędne do przygotowania wniosku przetargowego.
 organizuje notarialne poświadczenie dokumentów niezbędnych do przygotowania pakietu dokumentów do przetargu
2.4. Specjalista ds. przetargu przygotowuje pakiet dokumentów zawartych we wniosku przetargowym w sposób określony przez organizatora zamówienia i zgodnie z wymogami dokumentacyjnymi.
2.5. Organizuje wysyłkę dokumentów do przetargów i monitoruje ich odbiór przez Klientów;
2.6. W przypadku konieczności produkcyjnej pełni funkcje kurierskie.
2.7. Strukturyzuje informacje o handlu na nośnikach elektronicznych i papierowych.
2.8. W imieniu kierownika działu sporządza pisma, wnioski i inne dokumenty.
2.9. Przygotowuje odpowiedzi na pisma i zapytania z zakresu swoich kompetencji
2.10. Wykonuj polecenia kierownika działu w swoim obszarze kompetencji.

Zarządzanie działem przetargowym i procesami

Kierownik (szef) działu przetargowego zarządza procesem, wykonując planowanie, monitorowanie, kontrolę, analizę i podejmując decyzje zarządcze. W różnych firmach prace przetargowe i proces zarządzania można zorganizować na różne sposoby. Rozważymy jednak opcję standardową, gdy funkcje zarządzania działem przetargów pełni kierownik działu przetargów.

Kierownik działu przetargów planuje przebieg procesu zgodnie z liczbą uzgodnionych ofert, korzystając z następujących informacji:
informacje o ogłoszonych przetargach,
wymagania organizatora zamówienia określone w dokumentacji zamówienia,
informację o wynikach udziału w aukcji

Kierownik działu przetargów odnotowuje wyniki planowania w dokumentach wewnętrznych działu. W praktyce przygotowanie ofert można zaplanować w Excelu. Czyli prowadź tabelę zawierającą informacje o kliencie, przedmiocie zakupu, cenie początkowej (maksymalnej), cenie uczestnika, terminie przyjęcia dokumentów, terminach podsumowania wyników i innych informacjach, które mogą przydać się w pracy. Tabeli tej można używać do raportowania kierownictwu.

Alternatywą dla tej opcji jest możliwość prowadzenia raportowania w wyspecjalizowanych serwisach i programach.

Dział przetargowy i technologia jego pracy

Przyjrzyjmy się procesowi pracy działu przetargowego w firmie dostawcy i schematowi interakcji wewnątrz firmy.

Prace przetargowe rozpoczynamy od uzyskania informacji o trwających przetargach zgodnie z danymi o potrzebie świadczenia usług otrzymanymi od kierownictwa firmy. Oznacza to, że specjalista ds. przetargów lub kierownik działu przetargów w pierwszej kolejności wyszukuje oferty, biorąc pod uwagę kryteria wyboru: cenę, region, przedmiot przetargów lub inne informacje pochodzące od kierownictwa firmy.

Proces kończy się pod następującymi warunkami:
uzyskiwanie informacji o wynikach handlowych
przekazywanie informacji interesariuszom w firmie.

Informacja o wynikach publikowana jest w Jednolitym Systemie Informatycznym, a jeżeli jest to przetarg komercyjny, informację można uzyskać ustnie od Klienta lub ze strony internetowej Klienta. Następnie otrzymane informacje przekazywane są do odpowiedniego działu poprzez system CRM drogą mailową lub ustną. W przypadku wygranej przekazywana jest dodatkowo informacja o dacie publikacji wyników przetargu, wysokości zabezpieczenia kontraktu oraz terminie zawarcia kontraktu. Następnie specjalista odpowiedzialny za zawarcie umowy zajmuje się wystawieniem gwarancji bankowej i zawarciem umowy. W praktyce funkcje zawierania umów często przypisuje się prawnikowi firmowemu lub specjaliście z działu przetargów. Jeżeli w zawieranie umów zaangażowany jest specjalista z działu przetargów, proces kończy się w momencie zawarcia umowy z klientem.

Niezbędnym warunkiem kontynuacji procesu biznesowego działu przetargów jest terminowe zatwierdzanie udziału w przetargach przez kierownictwo, co obejmuje selekcję pierwotną, selekcję wtórną i ostateczną selekcję ofert. Na etapie wstępnej selekcji menedżer dokonuje selekcji ofert, biorąc pod uwagę kryteria ceny, regionu i przedmiotu zakupu. Podczas selekcji wtórnej wybrane zakupy są analizowane przez kierownika działu przetargów i kierowników odpowiednich działów pod kątem możliwości udziału. Analizowane są kryteria oceny wniosku, możliwość udziału jest ustalana z uwzględnieniem kosztów podróży i ewentualnej obniżki cen konkurentów.

Na ostatnim etapie specjaliści z odpowiedniego działu analizują wymagania techniczne zakupu i terminy. Kierownik działu ofert analizuje dotychczasowe zakupy klienta pod kątem podobnych zakupów, analizuje ceny konkurencji i oblicza prognozę ewentualnej obniżki ceny. Biorąc pod uwagę te czynniki, ostateczną decyzję o celowości udziału w aukcji podejmuje kierownictwo odpowiedniego działu, a w razie potrzeby także kierownictwo firmy.

Dział przetargowy: główne etapy i zasady pracy

Ze strukturalnego punktu widzenia prace przetargowe to system kolejnych działań mających na celu zaspokojenie z góry określonych wymagań i potrzeb Spółki, z uwzględnieniem ograniczeń czasowych, kosztowych, zasobów, z uwzględnieniem charakteru i specyfiki prac dla konkretnej usługi.

Główne etapy procesu

• Monitoring ogłoszeń przetargowych w różnych źródłach.
• Koordynacja z menadżerami Spółki, kierownikami działów udziału w przetargach zgodnie z polityką Spółki i specyfiką działalności oddziałów.
• Planowanie przygotowania dokumentacji do udziału w przetargach zgodnie z terminami składania dokumentów.
• Stworzenie pakietu dokumentacji zgodnie z wymaganiami i w sposób określony przez organizatorów aukcji.
• Sprawdzanie dokumentacji pod kątem zgodności z wymaganiami.
• W razie potrzeby korekta dokumentacji.
• Przed przesłaniem dokumentacji sprawdź, czy wprowadzono wszelkie poprawki.
• Przygotowanie paczki do wysyłki i przesłanie dokumentacji.
• Kontrola przesyłania dokumentacji do organizatorów aukcji.
• Monitorowanie wyników udziału w przetargach.
• Rozpowszechnianie informacji o wynikach handlowych wśród zainteresowanych stron w firmie.

Podstawowe zasady wykonywania prac przetargowych:
Systematyczność– praca jest zorganizowana i wykonywana zgodnie z wewnętrznymi standardami dokumentacji Spółki i z uwzględnieniem całości wymogów dokumentacyjnych.
Sekwencja – planowanie i realizacja pracy odbywa się w ścisłej kolejności, w której kolejne zadania korzystają z wyników poprzednich.
Znaczenie– praca musi być zgodna z aktualnymi trendami i wymogami określonymi w dokumentacji przetargowej i przepisach prawa.
Efektywność– każdy element pracy ma na celu osiągnięcie określonego rezultatu, który z kolei jest obowiązkowym składnikiem wyniku końcowego.
Poufność– wszystkie materiały otrzymane w ramach pracy w firmie, wszystkie wyniki pośrednie i końcowe w jakiejkolwiek formie prezentacji są własnością firmy i ich rozpowszechnianie lub dalsze wykorzystywanie w jakiejkolwiek formie bez specjalnego zezwolenia jest zabronione.

Notatka: W przypadku gdy mają Państwo podejrzenia co do uczciwości pracowników organizatora przetargu, np. gdy istnieją podstawy, aby sądzić, że informacje poufne zawarte w Państwa propozycji cenowej mogą zostać ujawnione innym uczestnikom przetargu, zalecamy upewnienie się, że oferty zostały dostarczone w ostatniej chwili. W ostatniej chwili oznacza to złożenie wniosku na kilka godzin przed ostatecznym terminem przyjmowania wniosków lub złożenie wniosku bezpośrednio przy otwarciu kopert.

Źródła informacji wykorzystywane podczas świadczenia usług

• wstępne informacje otrzymane od Organizatorów Przetargów (ogłoszenie na stronie internetowej, ogłoszenie o zmianach warunków przetargu; dokumentacja udziału w przetargach, plan zamówień, protokół przeglądu i oceny)
• wstępne informacje otrzymane od Klienta (w zależności od warunków dokumentacji przetargowej: metodyka, metodologia, koncepcja, propozycja techniczna, lista specjalistów, informacja o doświadczeniu, plan kalendarza, propozycja finansowa)
• własna baza informacji (wzory dokumentów firmowych, formularze)

Prace przetargowe i dokumentacja wyników

Dokumentacja prac nad przygotowaniem dokumentacji oferenta i jej wyników prowadzona jest przy wykorzystaniu standardowych wzorów dokumentów (format raportu). Firma może wykorzystać formularz jako dokument raportowy, np. przygotowany w programie Excel. Również informacje o przygotowanych przetargach i wynikach pracy działu przetargowego mogą być rejestrowane w systemie CRM lub innych specjalistycznych programach lub usługach, na przykład w serwisie TenderPlan.

System płatności i motywacji

Najpopularniejsze systemy płatności w zakresie przetargów to:
1) płatność za wyniki
2) opłata stała

W pierwszym przypadku firma motywuje pracowników działu przetargów do osiągania wyników, tj. pozyskanie nowych kontraktów dla spółki. W drugim przypadku taka motywacja jest praktycznie nieobecna.

Możliwe warianty systemu „Płać za wyniki”:
1. Wynagrodzenie + procent wygranych przetargów
2. Wynagrodzenie + premia stała uzależniona od wyników pracy
3. Procent wygranych przetargów
4. Płatność za każdy zaakceptowany wniosek.
Najpopularniejsze opcje płatności w przypadku etatowych specjalistów ds. przetargów to 1 i 2, w przypadku zdalnych specjalistów opcje 3 i 4. Możliwe są również różnice, na przykład gdy freelancer przygotowuje tylko pierwszą część wniosku na aukcję i, jeśli zostanie przyjęty wniosek do pierwszej części, otrzymuje stałe wynagrodzenie. Drugą część wniosku przygotowują specjaliści Klienta, którzy otrzymują wynagrodzenie oraz procent od wygranych przetargów lub wynagrodzenie i stałą premię.
Niewątpliwą zaletą tego systemu wynagrodzeń jest motywacja do końcowego wyniku. Oprocentowanie i wyniki przy takim systemie wynagrodzeń są wyższe niż przy stałym oprocentowaniu. Pod warunkiem oczywiście, że pensja nie będzie mizerna, a rynkowa.

Teraz rozważymy opcje stałej płatności:
1. Stałe wynagrodzenie
2. Stała opłata za każdy przygotowany wniosek
W pierwszym wariancie możliwe są także różne warianty, np. doliczenie do wynagrodzenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. W przypadkach, gdy wolumen przygotowanych wniosków przetargowych jest duży i jest dużo przetwarzania, wysokość opłaty za rozpatrzenie może być również znacząca.

Wsparcie przetargowe – zalety i wady

Firmy i przedsiębiorcy, którzy dopiero wchodzą na rynek zamówień rządowych, popełniają jeden częsty błąd. Wszelkie działania przetargowe firmy są w całości zlecane firmie zapewniającej wsparcie w zakresie przetargów. Głównym i głównym błędem jest to, że żadna inna firma niż Twoja i żaden specjalista inny niż Twój pracownik nie będzie tak zainteresowany wynikiem.

Pierwszy minus pozyskanie firmy outsourcingowej do przetargów to:
- słabe zainteresowanie wynikiem pracownika, który przygotuje dla Ciebie wniosek. Nawet jeśli zapłacisz przyzwoitą opłatę firmie outsourcingowej, najprawdopodobniej nie będzie to miało większego wpływu na wynagrodzenie konkretnego pracownika, który przygotuje Twój wniosek.
Drugi minus Nie zawsze jest to wysoki poziom umiejętności czytania i pisania w Twojej tematyce tych pracowników firmy outsourcingowej, którzy przygotują wniosek.
Trzeci minus Jest to słaba kontrola nad działaniami pracowników przygotowujących wnioski przetargowe. Nie zawsze możesz dokładnie wiedzieć i rozumieć, czy nad Twoim przetargiem pracuje pracownik firmy outsourcingowej i na jakim etapie jest projekt.

W rezultacie, płacąc przyzwoite pieniądze za pracę, możesz znaleźć się w sytuacji, w której nie ma zainteresowania efektem pracy, wykonawca nie jest wysoce profesjonalny w temacie i brakuje kontroli.

Dlatego zdecydowanie nie zaleca się outsourcingu wszystkich obszarów przetargów. Możliwe i konieczne jest pozyskanie do obsługi przetargów firm outsourcingowych i freelancerów, wystarczy jednak delegować część zadań i kontrolować proces przygotowania wniosków.

Czyli potrzebujemy w firmie specjalisty ds. przetargów, który będzie zmotywowany do osiągania wyników w przetargach, sam będzie wykonywał część funkcji, a inne delegował. Przykładowo przygotowanie pierwszych części aukcji można zlecić firmie obsługującej przetargi lub freelancerowi. Najważniejsze jest to, że specjaliści mają wystarczające praktyczne doświadczenie w danym temacie.

Zdecydowanie nie zaleca się delegowania funkcji wyszukiwania przetargów, ponieważ aby wybrać naprawdę obiecujące i interesujące zamówienia w swoim regionie, trzeba mieć głębokie zrozumienie tego tematu oraz umieć analizować i obliczać perspektywy uczestnictwa. Specjalista, który nie rozumie Twojego tematu, nie będzie w stanie tego sprawnie zrobić.

Główną zaletą zatrudnienia freelancera lub firmy zajmującej się obsługą przetargów jest skrócenie czasu rutynowych operacji. Zaoszczędzony czas można wykorzystać efektywniej i osiągnąć lepsze rezultaty. Na przykład poświęć więcej czasu na analizy. Możliwe jest także zwiększenie liczby przetwarzanych i przygotowywanych ofert.