Kursy z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Edukacja

Czy ECM jest prosty czy złożony?

Obecnie 100% dokumentów w biurze powstaje w formie elektronicznej, ale wciąż ponad 80% tworzonych dokumentów jest drukowanych (w celu zatwierdzenia, sprawdzenia i uruchomienia)! Jak taki format może być skuteczny? Wydaje się, że wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją jest najrozsądniejszym działaniem ze strony decydentów...

Jednak biznesowa potrzeba usprawnień i automatyzacji nie powstaje od razu i dopiero po otrzymaniu szeregu sygnałów kierownictwo i odpowiedzialni specjaliści dochodzą do wniosku, że aby rozwiązać bieżące problemy, firma potrzebuje specjalne informacje system do zarządzania treścią ( systemu ECM). Oznacza to, że wymagane jest zarządzanie informacją na wszystkich etapach jej istnienia, aż do momentu, gdy stanie się nieaktualna.

Aby zrozumieć zgłaszaną potrzebę, zobaczyć praktyczne korzyści wynikające z zastosowania konkretnego rozwiązania informatycznego, należy nie tylko „dorosnąć”, ale także zrozumieć, jak w ogóle zbudowany jest system ECM. Jakie etapy pracy z informacją obejmuje infrastruktura ECM? Co można zrobić z informacjami na każdym etapie? Jakie zasady rządzą procesami interakcji z informacją? Jak szeroka teoria przekłada się na praktykę?

W tej części naszych zasobów internetowych zebrano i uporządkowano materiały, które po prostu omawiają złożone zagadnienia związane z zarządzaniem treścią w przedsiębiorstwie.

Co to jest dokument elektroniczny, EDMS, ECM

Istnieje wiele definicji tego, czym jest dokument elektroniczny, EDMS, ECM... Postaramy się przedstawić Państwu najbardziej zrozumiałą i zwięzłą z nich.

Dokument elektroniczny– to pewien zbiór informacji (tekst, obraz, nagranie dźwiękowe) zapisany na komputerze (pliki Word, Excel itp.). Do zestawu informacji dołączona jest karta z atrybutami, tak jak do książek w bibliotece dołączony jest indeks kartkowy. Według atrybutów (tytuł, autor, data utworzenia itp.). dokument można szybko znaleźć.

Przepływ pracy(przepływ pracy) to sekwencja działań pracowników w ramach określonego procesu biznesowego. Na przykład: sekwencja działań to „otrzymanie dokumentu, zarejestrowanie dokumentu, przejrzenie dokumentu, wykonanie dokumentu”, a proces biznesowy to „praca z żądaniami obywateli”.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją(EDF) to sposób organizacji pracy z dokumentami, w którym większość dokumentów wykorzystywana jest w formie elektronicznej i przechowywana centralnie.

Czy potrzebujesz systemu ECM?

Aby ocenić, czy potrzebujesz systemu EDMS czy ECM, odpowiedz sobie na następujące pytania:

• Czy podczas rozmowy telefonicznej z ważnym partnerem potrafisz od razu znaleźć potrzebny dokument?
• czy możesz z całą pewnością stwierdzić, które z wydanych przez Ciebie zamówień nie zostały aktualnie zrealizowane, a które są przeterminowane?
• Czy jesteś pewien, że obecna szybkość zatwierdzania dokumentów kreuje pozytywny wizerunek Twojej organizacji?
• Czy jesteś zadowolony z ilości papierów leżących na Twoim biurku?
• czy możesz z całą pewnością powiedzieć, gdzie obecnie znajduje się dokument, który wydałeś do zatwierdzenia?

Jeżeli na 3 lub więcej pytań odpowiedziałeś nie, to czas poważnie pomyśleć o zakupie systemu EDMS lub ECM.

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją

Przejrzystość procesów biznesowych. System zapewnia możliwość śledzenia etapów procesów biznesowych, co sprawia, że ​​wszystkie działania w organizacji są całkowicie przejrzyste i kontrolowane przez zarząd.

Zwiększenie dyscypliny wykonawczej. Według statystyk 20% otrzymanych zadań nie jest realizowanych przez odpowiedzialnych za nie pracowników. Zapewniając pełną kontrolę nad wszystkimi etapami pracy kadry zarządzającej, system ECM bezpośrednio wpływa na dyscyplinę pracy pracowników.

Skrócenie czasu spędzanego przez menedżerów i pracowników. Korzystanie z systemu skraca czas poświęcany na niemal wszystkie rutynowe operacje na dokumentach (tworzenie, wyszukiwanie, zatwierdzanie itp.). Dodatkowo przyspiesza się obieg dokumentów, a co za tym idzie wszystkie procesy w organizacji.

Zapewnienie poufności informacji. Wyciek poufnych informacji może skutkować wielomilionowymi stratami dla organizacji. W odróżnieniu od tradycyjnego „papierowego” obiegu dokumentów, system ECM zapewnia dostęp do dokumentów ściśle zgodnie z przypisanymi uprawnieniami użytkownika, a wszelkie działania na dokumencie (odczyt, zmiana, podpisanie) są rejestrowane.

Zgodność z normami ISO 9000. Ustanowienie zarządzania jakością stało się obecnie jednym z priorytetowych zadań rozwiązywanych przez rosyjskie firmy. Jednym z wymagań systemu zarządzania jakością (SZJ) jest przejrzysty obieg dokumentów i interakcja informacji. Zalety stosowania systemu ECM podczas konfigurowania QMS:

• zapewnienie ścisłej zgodności z sekcjami zarządzania dokumentami i zapisami normy ISO 9001:2000;
• wsparcie we wdrażaniu regulaminów przez pracowników w ramach opisywanych procesów biznesowych;
• zapewnienie środków kontroli zarządczej nad funkcjonowaniem SZJ.

Łatwość innowacji i uczenia się. Dzięki systemowi powiadomień zbudowanemu w oparciu o system ECM, możesz szybko poinformować wszystkich pracowników o nowych zasadach pracy. Czas szkolenia nowych pracowników ulega skróceniu dzięki możliwości szybkiego odnalezienia informacji niezbędnych do pracy (regulaminy, instrukcje itp.). Trasy przejść i szablony dokumentów można łatwo zmieniać, po czym pracownicy automatycznie rozpoczynają pracę w nowy sposób.

Rozwój kultury korporacyjnej. Proces wdrażania systemu ECM ustanawia i utrzymuje kulturę korporacyjną. Optymalizacja interakcji pracowników i rozwój powiązań poziomych prowadzą do jedności zespołu. Jednocześnie wzrasta odpowiedzialność każdego pracownika za jakość wykonania powierzonego zadania.

Zwiększone przewagi konkurencyjne. Wdrożenie systemu ECM bezpośrednio wpływa na przewagę konkurencyjną firmy nad innymi uczestnikami rynku. Szybkość i jakość obsługi klienta wzrasta dzięki przyspieszeniu przepływu informacji i przejrzystej kontroli wszystkich procesów. Funkcjonowanie nawet dużego przedsiębiorstwa staje się bardziej mobilne i mniej zależne od konkretnych „niezastąpionych” pracowników.

Technologie ECM

Do zarządzania informacjami korporacyjnymi (lub treścią) można podejść zarówno z perspektywy praktycznej, jak i teoretycznej. Bez wątpienia praktyczne aspekty ECM są interesujące przede wszystkim ze względu na ich biznesowy charakter. Aby jednak różne zagadnienia praktyczne utworzyły ustrukturyzowany system wiedzy, konieczna jest podstawa teoretyczna komponentu technicznego. Aby to zrobić, należy zwrócić uwagę na elementy cyklu życia określone w kanonicznej definicji ze słownika AIIM (Association for Information and Image Management): przechwytywanie (Capture), zarządzanie (Manage), przechowywanie (Store), ochrona (Zachowaj) i dostarczanie informacji (Dostarcz).

Zarządzanie informacją odbywa się przez cały cykl życia informacji: od jej powstania lub otrzymania przez organizację, aż do dostarczenia konsumentowi końcowemu lub zniszczenia po upływie okresu przechowywania. Informacja przenika wszystkie procesy organizacji, jest tworzona i przetwarzana w różnych systemach informatycznych i przy użyciu różnych aplikacji, jednak dopiero ECM podkreśla, że ​​powinno istnieć jednolite podejście do zarządzania informacją w całym jej cyklu życia.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że z biznesowego punktu widzenia ważnymi etapami cyklu życia dokumentu są te, które mają bezpośredni wpływ na procesy biznesowe, gdy dokument bierze udział w przepływach pracy. Z czysto technicznego punktu widzenia etapy te nie niosą ze sobą wyraźnego obciążenia semantycznego, określa się je ogólnym terminem „zarządzanie dokumentami”.

Więcej o technologiach zarządzania informacją przeczytasz w artykułach:

Funkcjonalność i klasyfikacja systemów EDMS i ECM

Według firmy badawczej Gartner systemy obsługujące co najmniej trzy z sześciu funkcji można sklasyfikować jako ECM:

• zarządzanie dokumentami (kasa/zwrot, kontrola wersji, bezpieczeństwo, grupowanie dokumentów itp.);
• współpraca nad wspólnymi dokumentami i wsparcie zespołów projektowych;
• skanowanie dokumentów i zarządzanie obrazami dokumentów papierowych;
• zarządzanie dokumentacją w celu długoterminowego przechowywania archiwalnego, automatyzacja zasad i przepisów dotyczących przechowywania, zapewnienie zgodności dokumentacji z przepisami prawa i regulacjami;
• przepływ pracy wspierający procesy biznesowe, routing treści, przydzielanie zadań i stanów pracy, śledzenie tras i kontrolę wykonania;
• zarządzanie treścią internetową w celu automatyzacji publikacji, dynamiczne zarządzanie treścią i interakcja użytkownika w ramach tych zadań.

Ze względu na liczbę zaimplementowanych funkcji EDMS dzielą się na:

• systemy zarządzania dokumentacją
• archiwa elektroniczne
• systemy przepływu pracy
• systemy złożone lub ECM.

Więcej na ten temat można dowiedzieć się w nagłówkach sekcji „Funkcjonalność EDMS i ECM”:

Jak sprawić, by systemy ERP i ECM współpracowały ze sobą

ERP (Enterprise Resource Planning) to strategia zarządzania przedsiębiorstwem skupiona na optymalizacji zasobów (produkcyjnych, finansowych, pracy) poprzez system informatyczny.

Chociaż zarówno systemy ERP, jak i ECM współpracują z informacjami korporacyjnymi, charakter tych informacji jest zupełnie inny. Podstawą danych systemu ERP są dobrze uporządkowane informacje. Dokument systemu ERP to jasno określona forma (opisująca jeden z zasobów – finanse, aktywa materialne, moce produkcyjne), w której zbiór szczegółów odpowiada ich wartościom i określonej logice przetwarzania.

Dokument systemu ECM (jednostka treści) to przede wszystkim informacja nieustrukturyzowana. Dla systemu ECM nie ma znaczenia, czy jest to dokument tekstowy, tabela, plik wideo czy rysunek. System równie dobrze sprawdzi się przy uwzględnianiu takich dokumentów w procesach akceptacji biznesowej, przypisywaniu uprawnień czy wyszukiwaniu wymaganego dokumentu.

Integracja ERP i ECM w przedsiębiorstwie to chyba najbardziej naturalny i najmniej ryzykowny sposób połączenia funkcjonalności tych systemów.

Przeczytaj więcej o integracji systemów ERP i ECM:

Czego nie można oczekiwać od systemu ECM

Obecnie kompleksowa automatyzacja przedsiębiorstw budowana jest poprzez integrację kilku systemów, z których każdy rozwiązuje określony zakres zadań. Dlatego bardzo ważne jest, aby poprawnie określić, co dokładnie powinno zostać zaimplementowane w ramach każdego systemu.

Systemy EDMS i ECM nastawione są przede wszystkim na pracę z informacjami nieustrukturyzowanymi, zatem próby rozwiązania w nich niektórych problemów będą nieskuteczne.

Rozważmy najczęstsze wymagania klientów, których realizacja w systemie EDMS i ECM musi być rozsądne.

Zarządzanie dokumentacją kadrową. Pomimo tego, że zarządzanie dokumentacją kadrową jest bezpośrednio związane z dokumentami, zadaniem tego obszaru nie jest zarządzanie samymi dokumentami, ale księgowość i zarządzanie personelem. Konieczne jest uzyskanie różnych próbek personelu (według wykształcenia, płci, specjalizacji, daty przyjęcia/zwolnienia itp.); w tym celu informacje muszą być przechowywane w ustrukturyzowanej formie w bazie danych, a nie w formie oddzielnych, nieustrukturyzowanych dokumenty. Tworzenie każdego dokumentu powinno przekładać się na zmiany w statusie personelu, dlatego w celu zautomatyzowania dokumentacji kadrowej bardziej wskazane jest wykorzystanie specjalistycznych systemów zarządzania personelem, które można zintegrować z systemem ECM w celu przechowywania nieustrukturyzowanych informacji (życiorysy, zdjęcia, rozkazy personalne itp.). Dodatkowo przydatna jest automatyzacja procesów zatwierdzania tych dokumentów w systemie ECM.

• Practicum DIRECTUM: Rozkazy, oświadczenia, wnioski + ECM = Dokumenty kadrowe w obiegu

Księgowanie dokumentów finansowych. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku ustrukturyzowanych dokumentów finansowych: faktur, dowodów dostawy, zaświadczeń o wykonanej pracy itp. Do prowadzenia ewidencji podatkowo-księgowej, która opiera się na dokumentach pierwotnych, projektuje się specjalizowane systemy księgowe, a także specjalizowane moduły systemów ERP. System ECM nie jest w stanie ich zastąpić, chociaż skanowanie i organizowanie elektronicznego archiwum zeskanowanych obrazów dokumentów finansowych należy do zadań EDMS. Konieczność wdrożenia takich rozwiązań pojawia się zwykle w przypadku dużej liczby dokumentów i uczestników procesów biznesowych, którzy będą pracować z dokumentami finansowymi jako dokumentami EDS, biorąc pod uwagę prawa dostępu, podpis cyfrowy itp.

Łączne wykorzystanie systemów ECM i ERP przynosi korzyści na następujących poziomach:

• przechowywanie obrazów dokumentów w ECM, które są rejestrowane w ERP;
• przechowywanie raportów ERP w ECM, m.in. podpisany podpis cyfrowy;
• koordynacja dokumentów i ewidencji katalogów ERP z wykorzystaniem systemu ECM.

Ponadto możliwa jest obecnie wymiana dokumentów finansowych (faktur, umów, faktur i aktów prawnych) z kontrahentami w formie elektronicznej. Dodatkową korzyścią będzie przechowywanie takich dokumentów w EDMS. .

Do studiowania tego tematu przydatne będą następujące materiały:

Analiza i modelowanie procesów biznesowych.

Z reguły systemy klasy BPM () służą do analizy i modelowania procesów biznesowych. Są to specjalistyczne narzędzia dla analityka biznesowego przedsiębiorstwa lub zewnętrznej firmy doradczej. Modelowane procesy biznesowe mogą obejmować czynności niezwiązane z dokumentami, realizowane ręcznie (np. dostarczenie dokumentów kurierem), przez podmioty zewnętrzne (np. dostawców) lub przy wsparciu innych klas systemów (ERP, CRM).

Klasyczny EDMS może dostarczyć pewnej ilości informacji do analizy procesów biznesowych (na przykład w postaci raportów o opóźnieniach w realizacji niektórych typów zadań). Ale to tylko niewielka część danych niezbędnych do pełnej analizy.

Wskazane jest wdrożenie integracji EDMS i systemów modelowania z wykorzystaniem danych referencyjnych, np. rodzajów dokumentów czy struktury organizacyjnej. Ponadto efektywne będzie wykorzystanie EDMS jako dostawcy danych do analizy istniejących procesów biznesowych, które są realizowane w EDMS.

Z drugiej strony dostępne na rynku systemy zarządzania dokumentami często wykraczają poza zakres EDMS i zbliżają się do klasy systemów BPM, wówczas możliwości mogą obejmować taką lub inną funkcjonalność do analizy i modelowania.

Więcej o umiejscowieniu układu ECM przeczytasz w dziale.

Wdrożenie systemu ECM

Efekt wdrożenia

Ocena efektu projektu ECM w zasadzie nie różni się od oceny efektywności projektu IT, a ocena projektu IT nie różni się od oceny dowolnego projektu firmy.

Czasami firmy mogą wdrożyć technologię informatyczną, nie myśląc o konsekwencjach ekonomicznych lub nie myśląc o tym wcale. Jest to możliwe w przypadkach, gdy poruszane problemy informatyczne są oczywiste i nie wymagają dodatkowego uzasadnienia. Na przykład zakup komputera dla sekretarki lub wdrożenie systemu księgowego. Motywem jest tutaj dojrzałość technologii firmy, bez której przedsiębiorstwa po prostu nie można uznać za efektywne. W innych przypadkach efekt jest prawie niemożliwy do obliczenia, chociaż potrzeba wdrożenia nie ulega wątpliwości. A czasami wyliczenie efektu jest droższe niż sama technologia (np. zapewnienie pracownikom nieograniczonego dostępu do Internetu). We wszystkich tych przypadkach zwraca się uwagę raczej na koszty projektu i potencjał rozwiązania, np. na to, jak łatwo za pomocą wdrożonego systemu zostaną rozwiązane inne problemy firmy.

EDMS i rozwiązania na nim oparte nie zawsze można zaliczyć do systemów, których działanie jest całkowicie jasne. Do informacji nie mają zastosowania tradycyjne metody analizy efektywności wykorzystania aktywów, podobnie jak formuła „stosunek zysku do kosztów całkowitych to efektywność”. Wynika to z faktu, że informacja jest wartością niematerialną i prawną, która uczestniczy w produkcji wraz z zasobami materialnymi i pracą. Wdrożeniu systemu ECM towarzyszą zmiany w procesach biznesowych i kosztach pracy. Koszty systemów informatycznych, w tym ECM, to w większości przypadków koszty pośrednie, które można obliczyć jedynie w przeliczeniu na jednostkę produkcji, stosując jakiś model planowania ekonomicznego, który często jest dość trudny do sformalizowania.

Oferujemy Państwu opis kilku metod oceny efektywności projektów ECM:

Wdrożenie systemu ECM zwykle składa się z następujących kroków:

• organizacja projektu, przydział personelu (kierownik projektu i grupa robocza);
• badania korporacyjne i projektowanie rozwiązań wykorzystania systemu ECM;
• konfiguracja i adaptacja systemu ECM;
• szkolenie;
• operacja próbna.

Przedsiębiorstwo może zorganizować proces wdrożenia samodzielnie lub przy zaangażowaniu zewnętrznej firmy wdrożeniowej. W pierwszym przypadku będzie wymagało to więcej czasu i wysiłku ze strony własnych pracowników, a okres wdrożenia najprawdopodobniej się wydłuży. W drugim przypadku za usługi organizacji zewnętrznej wymagane będą znaczne koszty finansowe, ale termin i wynik projektu będą bardziej gwarantowane.

W każdym razie dla pomyślnego wdrożenia obowiązkowe są następujące zasady:

• aktywny udział kadry kierowniczej w procesie wdrażania i użytkowania systemu ECM;
• przydział i dogłębne szkolenie kluczowych pracowników w zakresie wdrażania i obsługi systemu ECM;
• zorganizowanie szkoleń dla wszystkich użytkowników i przekazanie instrukcji obsługi systemu.

Problemy i zagrożenia związane z wdrażaniem systemu ECM

Pod wieloma względami problemy i ryzyko związane z wdrożeniem systemu ECM pokrywają się z projektami wdrażania innych systemów informatycznych na skalę przedsiębiorstwa i prowadzą do następujących: negatywne konsekwencje:

• naruszenie terminów projektu;
• naruszenie budżetu projektu;
• niepełna realizacja założonych celów (system działa, ale nie w pełni: mniej/gorzej niż planowano);
• całkowita porażka wdrożenia (po wdrożeniu system tak naprawdę nie działa).

Specyfika zagrożeń przy wdrażaniu systemu ECM wynika to z faktu, że w krótkim czasie konieczne jest przeniesienie większości pracowników firmy na zupełnie nowe metody pracy (czytanie dokumentów w formie elektronicznej, otrzymywanie uchwał i podpisów kierownictwa w formie elektronicznej itp.) .). Do najbardziej typowych zagrożeń związanych z wdrożeniem systemu ECM zalicza się:

• konserwatyzm użytkowników, brak akceptacji nowych metod pracy;
• niska znajomość obsługi komputera wśród zwykłych użytkowników i wyższej kadry kierowniczej;
• procesy nieustrukturyzowane (brak regulacji);
• niewystarczające/nieodpowiednie wyposażenie techniczne;
• niejasne zarządzanie projektem.

Sposoby zapobiegania zagrożeniom ogólnie standard:

• szczegółowy projekt wstępny działania systemu ECM w danym przedsiębiorstwie;
• jasne dyrektywy i osobisty przykład przywództwa;
• szkolenie personelu i wsparcie operacyjne w rozwiązywaniu problemów.
• etapowanie wdrożenia.

Wiarygodność i legalność dokumentu elektronicznego

Obecnie aktywnie rozwija się dziedzina elektronicznego zarządzania treścią i elektronicznej interakcji. Rozwija się także ustawodawstwo, niektóre normy są w nim utrwalane po utrwaleniu się w życiu, inne wręcz przeciwnie, pojawiają się wraz z wprowadzeniem aktów prawnych.

Ustalenie autentyczności i znaczenia prawnego dokumentu papierowego to procedura jasna dla każdego: dokument musi posiadać niezbędne podpisy i pieczęcie. Ale jak ustalić autentyczność dokumentu elektronicznego?

Stworzony do tego podpis elektroniczny (ES)– jest to szczegół dokumentu elektronicznego mający na celu zabezpieczenie go przed fałszerstwem. Podpis elektroniczny pozwala na identyfikację właściciela podpisu, a także stwierdzenie braku zmian w dokumencie elektronicznym po jego podpisaniu.

W najprostszej formie mechanizm EP działa w następujący sposób. Wydzielane jest centrum certyfikacji (oddział lub organizacja zewnętrzna), które przy pomocy specjalistycznego oprogramowania generuje dla każdego użytkownika tzw. „certyfikaty kluczowe”. Klawisz ES to unikalna sekwencja znaków. Składa się z klucza prywatnego (dostępny jest tylko dla jego właściciela, za jego pomocą właściciel może podpisać dokument elektroniczny) i klucza publicznego (jest dostępny dla każdego, za jego pomocą można ustalić, kto i kiedy podpisał dokument elektroniczny) ).

Podczas korzystania z systemu ECM wszystkie „trudności”, jakie może napotkać użytkownik, są ukryte. Użytkownik z reguły musi po prostu wybrać żądaną funkcję: „Podpisz dokument” (dokument podpisany podpisem elektronicznym zostanie jednocześnie zamknięty na zmiany) lub „Uzyskaj informacje o podpisach”. Uznawana jest legalność dokumentów elektronicznych.

Jeśli chcesz zapoznać się z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, zapoznaj się z sekcją.

Jeśli chcesz przestudiować różne obszary prawodawstwa, zapoznaj się z materiałami w dziale.

Rozstające się słowa

Mamy nadzieję, że ta sekcja pomogła Ci zrozumieć, co oznacza elektroniczne zarządzanie dokumentami i czy nadszedł czas na wdrożenie systemu ECM w Twojej organizacji.

Życzymy sukcesów w opanowywaniu nowych technologii, a materiały znajdujące się w naszym zasobie zawsze pomogą Państwu w znalezieniu odpowiedzi na pytania z zakresu EDI.

Kupując system E1 Euphrates optymalizujesz wszystkie procesy biznesowe zachodzące w firmie. Aby jednak system pozwalał na maksymalne wykorzystanie korzyści z jego użytkowania, ułatwiał prowadzenie całości prac, a nie tylko ich części (co czasem się zdarza, głównie z powodu nieznajomości funkcjonalności EDMS), należy Firma Cognitive Technologies opracowała specjalne seminaria dla użytkowników, dzięki którym można dowiedzieć się absolutnie wszystkiego o systemie!

Podstawowe kursy seminariów dla użytkowników:

• Użytkownik „E1 Eufrat”
• Technolog „E1 Eufrat”
• Administrator „E1 Eufrat”
• Administrator biura „E1 Eufrat”

W ramach wykładu badana jest podstawowa funkcjonalność systemu, stanowisko użytkownika oraz rozważane są podstawowe działania użytkownika w systemie. Podczas zajęć praktycznych studenci opracowują przypadki zgodnie z materiałami dydaktycznymi bezpośrednio w systemie E1 Eufrat. Kurs pozwala na zdobycie podstawowych umiejętności pracy z funkcjonalnością użytkownika systemu. Zalecane dla wszystkich użytkowników systemu.

Kurs obejmuje naukę narzędzi i narzędzi do konfiguracji obiektów E1 Eufrat (projektanci formularzy, tras i raportów), a także konfigurację systemu. Część praktyczna kursu polega na rozwijaniu umiejętności pracy z tymi narzędziami bezpośrednio w systemie E1 Eufrat zgodnie z przypadkami zawartymi w materiałach dydaktycznych. Wiedza zdobyta podczas słuchania tego kursu pozwala na pracę ze wszystkimi modułami przy konfigurowaniu obiektów systemowych. Polecany jest pracownikom odpowiedzialnym za wdrożenie systemu, opracowywanie kart ewidencyjnych i kontrolnych dokumentów organizacyjnych, raportów, tras, scenariuszy (skryptów) w RKK i procesach biznesowych.

Kurs obejmuje naukę narzędzi i narzędzi do konfiguracji obiektów E1 Eufrat (projektanci formularzy, tras i raportów), a także konfigurację systemu. Część praktyczna kursu polega na rozwijaniu umiejętności pracy z tymi narzędziami bezpośrednio w systemie E1 Eufrat zgodnie z przypadkami zawartymi w materiałach dydaktycznych. Wiedza zdobyta podczas słuchania tego kursu pozwala na pracę ze wszystkimi modułami przy konfigurowaniu obiektów systemowych. Polecany jest pracownikom odpowiedzialnym za wdrożenie systemu, opracowywanie kart ewidencyjnych i kontrolnych dokumentów organizacyjnych, raportów, tras, scenariuszy (skryptów) w RKK i procesach biznesowych.

Kurs pozwala na dogłębne poznanie funkcjonalności systemu oraz zbadanie podstawowych działań użytkownika, zarówno na stanowisku Użytkownika, jak i na stanowisku administratora. Podczas zajęć praktycznych studenci opracowują przypadki zgodnie z materiałami dydaktycznymi bezpośrednio w systemie E1 Eufrat. Studenci zdobywają także podstawowe umiejętności ogólnoadministracyjne (z wyjątkiem zagadnień związanych z instalacją systemu na serwerze i stacjach roboczych użytkowników). Kurs pozwala na zdobycie podstawowych umiejętności pracy z funkcjonalnością użytkową i administracyjną systemu. Polecany jest wszystkim użytkownikom systemu E1 Euphrates, którzy po jego instalacji wykonują także podstawową administrację systemem.

Typowe szkolenie odbywa się w moskiewskim biurze Cognitive Technologies i pozwala opanować podstawową konfigurację E1 Euphrates.

W przypadku szkolenia na wybranym kursie więcej niż 5 pracowników organizacja otrzymuje 10% rabatu na koszt szkolenia.

W przypadku prowadzenia wykładu w sali Technologii Kognitywnych maksymalna wielkość grupy wynosi 12 osób, natomiast w przypadku prowadzenia zajęć praktycznych - 6 osób.

W przypadku szkoleń w siedzibie Klienta (oprócz ceny kursu pokrywane są koszty dojazdu) liczebność grupy wykładowej nie jest ograniczona, w przypadku zajęć praktycznych wielkość grupy nie powinna przekraczać 10 osób.

Każdy projekt wdrożenia systemu informacyjnego, w tym EDMS, składa się z kilku etapów. Są to etapy projektowania, rozwoju, faktycznego wdrożenia, pilotażu i eksploatacji przemysłowej systemu.

Nie możemy jednak zapominać, że po wdrożeniu EDMS przyszli użytkownicy muszą zostać przeszkoleni do pracy w systemie. W artykule zostaną omówione główne sposoby organizacji szkoleń, przykłady programów dla różnych grup pracowników oraz zagadnienia ich motywacji.

Przygotowanie do skutecznego wdrożenia EDMS rozpoczyna się z wyprzedzeniem, już na etapie projektowania systemu, co znacząco wpływa na zwrot inwestycji z całego projektu.

Jednocześnie ważny jest proces przygotowania i organizacji szkoleń, który obejmuje rekrutację grup, przygotowanie programu, wybór najdogodniejszej formy szkolenia itp. i najlepiej powinien być prowadzony równolegle z rozwojem EDMS.

Samo szkolenie odbywa się bezpośrednio przed pełnym wykorzystaniem EDMS w pracy, ponieważ zdobytą wiedzę należy utrwalić natychmiast po ukończeniu szkolenia, co pozwoli nie tylko urzędnikom, ale także wszystkim pracownikom firmy efektywnie pracować w firmie EDMS.

Z reguły wymagania wobec przyszłych użytkowników systemu są określone w specyfikacjach technicznych w części opisującej kwalifikacje personelu, jednak często wymagania te mają charakter bardzo ogólny i nie dają szczegółowego obrazu.

Nie jest tajemnicą, że z roku na rok rosną kwalifikacje i kompetencje personelu, w tym urzędników i specjalistów z działów IT firmy.

Czasy, gdy firma prosiła o wdrożenie EDMS, nie mając pojęcia o procesie i funkcjonalności systemu, już dawno mamy za sobą. Obecnie wielu urzędników ma duże doświadczenie w pracy z różnymi EDMS i profesjonalnie podchodzi do kwestii wdrożenia systemu informatycznego.

Kompetencje kierowników działów produkcyjnych zwykle nie obejmują dogłębnej znajomości obiegu dokumentów i pracy biurowej, ponieważ to oni odpowiadają za główną działalność produkcyjną firmy, a EDMS nie jest dla nich narzędziem głównym, ale pomocniczym.

Dlatego już na etapie projektowania EDMS opracowywane są różne interfejsy do pracy w systemie dla różnych grup użytkowników.

Dla urzędników dostępna jest rozszerzona funkcjonalność a dla kierowników działów i działów interfejs projektowany jest w zależności od ich kompetencji.

A interfejs dla kadry kierowniczej firmy– osobny temat, bo wymaga specjalnego podejścia do konfiguracji i rozwoju: niektórzy menedżerowie korzystają z tego samego systemu co urzędnicy, ale z innymi ustawieniami; dla innych rozwijane jest mobilne miejsce pracy z uproszczonym interfejsem do pracy operacyjnej.

Pod tym względem programy szkoleniowe dla różnych użytkowników również nie będą takie same.

Szkolenia można przeprowadzić wewnętrznie lub przy pomocy konsultantów zewnętrznych, można też zastosować podejście mieszane. W każdym przypadku całą pracę nadzoruje kierownik obsługi placówki wychowania przedszkolnego.

Aby wdrożenie EDMS zakończyło się sukcesem, należy z wyprzedzeniem przemyśleć system motywowania pracowników do pracy w Systemie.

Już na etapie projektowania EDMS opracowywane są wskaźniki wydajności w systemie i projektowane są raporty oceniające dyscyplinę wydajnościową pracowników.

System motywacyjny jest koordynowany z zarządem firmy i działem HR.

Organizacja i przygotowanie do korporacyjnych szkoleń EDMS odbywa się na późniejszych etapach rozwoju Systemu.

Szkolenie pracowników firmy rozpoczyna się już na etapie próbnego działania EDMS, a umiejętności nabyte w wyniku szkolenia są ćwiczone w praktyce podczas przemysłowej eksploatacji systemu.

Niektóre firmy na etapie przemysłowej eksploatacji systemu organizują także grupę roboczą ds. wsparcia użytkowników, która udziela użytkownikom indywidualnych konsultacji na miejscu.

Wsparcie to może być świadczone samodzielnie przez firmę lub przy zaangażowaniu zewnętrznych konsultantów.

Najczęstsze przypadki mają miejsce, gdy w grupie roboczej ds. wdrożenia EDMS i szkolenia pracowników znajdują się przedstawiciele działów IT, a pracownik działu zarządzania dokumentacją nadzoruje proces i pełni rolę konsultanta w kontrowersyjnych kwestiach związanych z zarządzaniem dokumentacją.

Opracowując programy szkoleniowe, należy zwrócić szczególną uwagę na tworzenie grup szkoleniowych: należy je tworzyć w taki sposób, aby studenci należeli do tej samej horyzontalnej drabiny kariery i mieli podobne uprawnienia do pracy w EDMS.

W każdym razie, jeśli otrzymałeś gotową listę uczestników szkolenia, sprawdź wcześniej skład grupy, role uczestników w systemie i ich uprawnienia. Każda grupa użytkowników powinna mieć swój własny program szkoleniowy.

Do głównych grup użytkowników EDMS zaliczają się pracownicy działu biurowego, szeregowi pracownicy działów, sekretarze wydziałów i osobiści sekretarze menedżerów, kierownictwo firmy i jej oddziałów.

Podajemy przykłady kompozycji programów szkoleniowych dla różnych grup użytkowników EDMS

Dla administratorów systemu tworzone są osobne grupy szkoleniowe i program szkoleniowy.

Przed rozpoczęciem szkolenia korporacyjnego zaleca się, aby autorytatywny lider porozmawiał z pracownikami.

Przykładowo dla pracowników działu pracy biurowej będzie to kierownik działu pracy biurowej, przy organizowaniu szkoleń dla pracowników działu sprzedaży będzie to kierownik działu sprzedaży itp.

Menedżer opowie o tym, dlaczego prowadzone jest szkolenie, jakie umiejętności pracownicy powinni zdobyć w wyniku szkolenia i jak te umiejętności będą przez nich wykorzystywane w przyszłej pracy.

Kierownik musi wyznaczyć obszary odpowiedzialności pracowników i ich zadania w zakresie wykorzystania EDS w procesie wykonywania swoich obowiązków służbowych.

Krótkie kilkuminutowe wystąpienie może nie tylko zmotywować pracowników do aktywnego korzystania z EDMS, ale także podnieść jakość szkoleń korporacyjnych, usprawnić i ułatwić proces wdrażania EDMS w całej firmie.

Wśród opcji szkolenia do pracy w EDMS wyróżniamy szkolenia stacjonarne (w pełnym wymiarze godzin) i korespondencyjne.

Szkolenie do pracy w EDMS możliwe jest zarówno w miejscu pracy użytkownika, jak i poza nim, natomiast szkolenie poza zakładem pracy może odbywać się zarówno na terenie centrum szkoleniowego firmy, jak i w formie kształcenia na odległość.

Istnieje również klasyfikacja form nauczania:

• wykład;
• seminarium;
• zadanie praktyczne;
• szkolenie;
• konsultacja;
• Praktyka;
• samodzielna praca itp.

Przy całej różnorodności rodzajów organizacji i realizacji szkoleń w praktyce, przy wdrażaniu EDS stosuje się kilka opcji:

• szkolenie bezpośrednie w grupach;
• szkolenia stacjonarne dla pracowników indywidualnych (szkolenia indywidualne);
• nauka na odległość.

Możliwa jest także kombinacja kilku opcji szkoleniowych.

Podejście to stosowane jest przy masowym szkoleniu pracowników. Tworzone są programy ogólne, w ramach których wszyscy pracownicy firmy zostaną przeszkoleni.

Szkolenia bezpośrednie w grupach są zwykle przeprowadzane przed przemysłowym uruchomieniem systemu w tych firmach, które:

• mieć 12 lub więcej pracowników pracujących z EDMS;

• może zapewnić sale lekcyjne/pomieszczenia do celów szkoleniowych;

• mogą poświęcić czas na przeszkolenie swoich pracowników. Trening grupowy stosowany jest:

• z planowanym masowym szkoleniem użytkowników poza obszarem produkcji;

• gdy łączna liczba pracowników na szkoleniach grupowych wynosi od 8 do 80 osób;

• gdy potrzebne jest szybkie, skuteczne i masowe szkolenie, aby uruchomić EDMS;

• w przypadku braku ograniczeń budżetowych, gdy firma jest gotowa zapłacić za szkolenia w pełnym wymiarze godzin dla wszystkich pracowników;

• gdy szkolenia są organizowane i prowadzone samodzielnie lub przy udziale zewnętrznych konsultantów firmy wdrażającej EDMS.

Główne cechy grupowego uczenia się w pełnym wymiarze godzin

Takie podejście do szkoleń jest jednym z najpopularniejszych przy wdrażaniu EDMS.

W praktyce (przy braku zasobów) firmy w ramach kompromisu organizują szkolenia w pełnym wymiarze czasu pracy dla co najmniej jednego pracownika z każdego działu, który z kolei będzie mógł przekazać zdobytą wiedzę współpracownikom w dziale.

W ramach szkolenia tworzone są grupy docelowe, organizowane są zajęcia szkoleniowe i przydzielana jest osobna sala.

Zajęcia muszą być wyposażone w komputery, aby każdy student mógł krok po kroku wykonać wszystkie czynności w systemie zgodnie z programem szkolenia.

Wskazane jest, aby sala lekcyjna była wyposażona w projektor i tablicę, gdyż są one wygodne do zademonstrowania funkcjonalności systemu i udzielenia odpowiedzi na pytania publiczności.

W trakcie szkolenia zwyczajowo uwzględnia się faktyczny proces pracy z dokumentami używanymi w firmie.

Im bardziej realistyczny jest przykład testowy, tym lepiej pracownicy nauczą się i docenią praktyczne korzyści wynikające z wdrożenia EDMS.

Formy zajęć grupowych

Dzięki tej formie szkolenia wszyscy pracownicy najpierw przechodzą ogólny kurs teoretyczny z zasad pracy w systemie, a następnie wykonują zadania praktyczne na swoim stanowisku pracy.

Zaletą takiego podejścia jest to, że użytkownicy uczą się tylko tych możliwości systemu, których potrzebują w swojej pracy. Wadą jest to, że każdy bada ograniczoną część funkcjonalności systemu i nie wie o funkcjonalności innych działów.

W tym przypadku role związane z pracą z dokumentem są rozdzielane pomiędzy uczestników szkolenia, a każdy uczestnik wykonuje swoją część zadań związanych z przetwarzaniem dokumentu, biorąc pod uwagę swoje rzeczywiste obowiązki służbowe.

Do zalet tej formy szkolenia należy możliwość prześledzenia krok po kroku całego procesu pracy z dokumentami oraz pełniejszego poznania możliwości systemu. Wśród wad pracownicy często postrzegają takie szkolenia jako stratę czasu, co powoduje negatywne reakcje podczas pracy w EDMS.

Szkolenia stacjonarne dla zaangażowanych pracowników

Szkolenia stacjonarne dla dedykowanych pracowników realizowane są w firmach, które:

• mieć do 8–12 pracowników pracujących z EDMS;

• mogą przeznaczyć minimalną ilość czasu na szkolenie swoich pracowników EDS.

W podejściu tym szkoli się ograniczoną liczbę pracowników, a także kierowników działów lub odpowiedzialnych pracowników działu (zwanych dalej trenerami pracowników), którzy następnie będą szkolić pozostałych pracowników swoich działów.

Główne cechy szkoleń stacjonarnych dla dedykowanych pracowników

Szkolenia pełnoetatowe dedykowanych pracowników realizowane są zarówno na etapie pilotażowej i przemysłowej eksploatacji EDMS, jak i przy zatrudnianiu nowych pracowników firmy.

Niuanse związane z motywowaniem pracowników do samodzielnego organizowania szkoleń dla innych użytkowników należy rozwiązać przed rozpoczęciem projektu.

Zwolnieni pracownicy mogą postrzegać nowe obowiązki jako dodatkowe i niepotrzebne obciążenie, co znacząco wpłynie zarówno na efektywność ich własnych szkoleń, jak i jakość szkoleń pozostałych pracowników.

Szkolenia stacjonarne dla poszczególnych pracowników zazwyczaj odbywają się w kilku etapach:

szkolenie pracowników-trenerów odbywa się przy udziale konsultantów zewnętrznych, a następnie przeszkoleni pracownicy-trenerzy samodzielnie szkolą wszystkich pozostałych użytkowników systemu.

Zaletami tej formy szkolenia jest dogłębne poznanie funkcjonalności oraz oszczędność czasu i zasobów firmy.

Wśród wad nie wszyscy pracownicy pracujący z systemem znają wszystkie funkcje i możliwości systemu, a to z kolei wpływa zarówno na efektywność samego pracownika, jak i zwrot z inwestycji przy wdrażaniu EDMS w firmie.

Szkolenia indywidualne na miejscu najczęściej organizowane są dla menedżerów.

Indywidualne konsultacje dla użytkowników podczas pracy w systemie wykorzystywane są zarówno w pierwszych etapach pracy w systemie adaptacyjnym, jak i na etapie eksploatacji przemysłowej.

Wśród zalet takiego podejścia wyróżniamy dogłębne zbadanie niezbędnej funkcjonalności systemu oraz indywidualne podejście do użytkownika. Jednak pod względem czasu poświęconego na szkolenia podejście to ustępuje szkoleniom stacjonarnym w grupach.

Nauka na odległość

Szkolenia zdalne dla pracowników realizowane są w firmach, które:

• zatrudniać ponad 100 pracowników w EDMS;

• nie może zapewnić sal lekcyjnych/zaplecza do celów szkoleniowych;

• nie mogą przeznaczyć minimalnego czasu na szkolenie swoich pracowników w zakresie EDMS.

Ten rodzaj szkoleń służy masowemu szkoleniu pracowników na stanowisku pracy, w dogodnym dla nich terminie.

Narzędzia wykorzystywane do nauczania na odległość mogą być różne, m.in.:

• regulaminy, instrukcje, instrukcja obsługi;

• prezentacja edukacyjna;

• wideo na temat pracy z systemem;

• kurs elektroniczny dotyczący pracy z systemami Mój.

Główne cechy nauczania na odległość

Kształcenie na odległość wykorzystywane jest na etapie działalności przemysłowej oraz do szkolenia nowych pracowników firmy.

Główną trudnością w organizacji nauczania na odległość jest motywowanie pracowników.

Dla wielu pracowników szkolenia z pracy w systemie nie są istotne dla ich pracy, zdają się na kolegów z sąsiednich działów, którzy pokazują im, jak wszystko działa.

Jeśli jednak nie wszyscy pracownicy firmy pracujący z dokumentami ukończą szkolenie EDMS, system będzie wykorzystywany nieefektywnie.

W rezultacie koszty poniesione na wdrożenie systemu mogą się nie zwrócić i taki projekt śmiało można nazwać porażką.

Dlatego należy wcześniej zadbać o system motywacji pracowników i rozwiązać kwestię monitorowania przebiegu szkolenia EDMS przez wszystkich pracowników firmy.

Przy samodzielnym nauczaniu na odległość pracownikom będzie trudno skoncentrować się na szkoleniu, dlatego okres opanowania kursu powinien być uregulowany i w razie potrzeby podzielony na kilka małych etapów.

Im krótsze szkolenie, tym łatwiej będzie pracownikom przeznaczyć swój czas na odbycie szkolenia do pracy w EDMS.

Materiałem dydaktycznym do nauczania na odległość mogą być zarówno regulaminy, instrukcje i instrukcje obsługi EDMS, jak i specjalnie przygotowane materiały interaktywne: prezentacja szkoleniowa, film lub kurs elektroniczny dotyczący pracy z systemem.

Główna zasada przygotowania programu takiego szkolenia jest następująca: im mniejsza objętość materiału, tym szybciej pracownik się go nauczy.

Nie każdy pracownik może sobie pozwolić na siedzenie i studiowanie materiałów na temat EDMS przez znaczną ilość czasu, gdy dodatkowo musi wykonać cały zakres swoich głównych zadań zawodowych.

Taka forma prezentacji materiału ma znaczną zaletę: każdy pracownik będzie mógł w dogodnym dla siebie czasie zapoznać się z możliwościami EDMS. Jako wadę podkreślamy raczej powierzchowne badanie funkcjonalności EDMS.

Motywacja personelu

Dlaczego motywacja personelu jest tak ważna podczas przygotowania do pracy w EDMS?

Niechęć do nauki pracy w elektronicznym systemie sterowania może wynikać z braku wolnego czasu, niskich kwalifikacji pracownika, przyzwyczajenia do pracy według starego schematu itp.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma płaci za zaprojektowanie i rozwój EDMS, szkolenie pracowników (co stanowi około 30% budżetu projektu), wreszcie system jest rozwijany i przychodzi czas na przeszkolenie użytkowników.

Rozważmy przykład nieudanego podejścia do organizacji szkoleń: pracodawca wydał polecenie przeprowadzenia szkolenia, ale bezpośredni kierownik działu nie przeprowadził żadnych dodatkowych rozmów ze swoimi pracownikami. Pracowników po prostu poinformowano o konieczności odbycia szkolenia, nie wyjaśniono jednak, dlaczego jest to konieczne.

W rezultacie przyszli użytkownicy systemu nie rozumieją, jak regulowane jest szkolenie, czy bezpośredni przełożony je wspiera, po co w ogóle muszą przechodzić szkolenie i jakie będą skutki jego ukończenia. Jeśli to na nic nie wpływa, to po co się szkolić?

Także jeśli nikt na szkoleniu nie odciąży pracowników od ich głównych zadań produkcyjnych, to mają oni dodatkowe obciążenie i oprócz odbycia szkolenia muszą zostać do późna w pracy, aby dokończyć swoje główne zadania, a firma nie zapewnia żadnych premii , czas wolny lub inne czynniki motywujące.

Można łatwo przewidzieć, jak przebiegnie wdrożenie EDMS w takiej firmie i jak zakończy się sukcesem.

Wszelkie koszty poniesione na wdrożenie EDS mogą okazać się całkowicie nieefektywne ze względu na nieprzestrzeganie podstawowych zasad motywacji personelu, wśród których można wyróżnić:

• wsparcie pracowników przez kadrę kierowniczą na etapie wdrażania i szkoleń EDMS;

• informowanie pracowników o celu, zadaniach i wynikach szkoleń pracowników;

• wcześniej zaplanowane planowanie obciążenia pracowników podczas szkoleń.

Aby zmotywować pracowników i zwiększyć efektywność wdrożenia EDS, przyspiesz procesy przygotowania i przetwarzania dokumentów wykorzystywać wskaźniki wydajności do pracy w EDMS.

Przykładowo, jeśli przed wdrożeniem EDMS w firmie comiesięczne zatwierdzanie i podpisywanie umów odbywało się ze znacznym opóźnieniem czasowym, wówczas wskaźnik wydajności pracownika podczas pracy w EDMS można powiązać z liczbą faktycznie uzgodnionych i zatwierdzonych umów miesięcznie, a także do premii pracowniczej.

Stosowanie wskaźników wydajności do pracy w EDMS zapewnia szereg korzyści: dla pracownika - zwiększona motywacja do szybkości przetwarzania dokumentów i w ogóle do pracy w EDMS, a dla firmy - wzrost miesięcznego zysku.

Algorytm przygotowania procesu uczenia się

Przygotowując proces szkoleniowy z zakresu wdrożenia EDMS, należy przewidzieć następujące etapy i prace:

1. Wydanie zarządzenia dotyczącego trybu ukończenia szkolenia.

Szef firmy wydaje zarządzenie (instrukcję) dotyczące kolejności przechodzenia pracowników na szkolenia. Ten etap reguluje procedurę ukończenia szkolenia i dalszego korzystania z EDMS.

1. Utworzenie grupy roboczej ds. wdrożenia systemu i przeprowadzenia szkoleń.

Spółki wydają polecenia dotyczące utworzenia i składu grupy roboczej mającej przygotować szkolenie do pracy w EDMS. Głównym zadaniem na tym etapie jest określenie osób odpowiedzialnych za organizację i prowadzenie szkoleń pracowników.

W skład grupy roboczej powinni wchodzić najbardziej lojalni i aktywni przedstawiciele jednostek biznesowych, przedstawiciel działu zarządzania biurem oraz specjaliści IT wdrażający EDMS.

Wypełnienie testowego zbioru danych i założenie katalogów może zostać przeprowadzone zarówno we własnym zakresie, jak i przez specjalistów z firmy, w której wdrażany jest EDMS.

Materiały szkoleniowe będą się różnić w zależności od wybranej formy i podejścia do organizacji szkoleń dla użytkowników EDMS.

1. Przeprowadzenie spotkania z grupą roboczą w sprawie programu szkolenia, pracy z systemem, jego konfiguracją i administracją.

Głównym zadaniem na tym etapie jest dopilnowanie, aby wszyscy członkowie grupy roboczej jednakowo rozumieli kolejność i zasady szkoleń.

1. Przygotowanie systemu do szkolenia. Wypełnianie testowego zbioru danych, konfigurowanie katalogów.

1. Przydział grup użytkowników do szkoleń.

Użytkownicy, w tym administratorzy systemu, są pogrupowani według ról w systemie.

1. Utworzenie listy pracowników szkolących.

Przygotowanie listy pracowników szkolących jest możliwe po uwzględnieniu tworzenia grup pracowników według stanowisk i ról użytkowników w systemie.

Na tym samym etapie opracowywany jest wzór zaświadczenia o odbyciu/ukończeniu kursu w celu monitorowania organizacji i faktycznego przebiegu szkoleń dla pracowników EDMS.

1. Przygotowanie ukierunkowanego programu szkoleń użytkowników.

Program musi zawierać ogólny opis podstawowej funkcjonalności zaimplementowanego EDMS (praca z zadaniami, praca z katalogami, wyszukiwanie informacji, generowanie raportów), a także specjalistyczny opis funkcjonalności w podziale na moduły i podsystemy.

Ponadto szkolenie powinno zawierać spis pojęć i definicji, aby wszyscy pracownicy jasno zrozumieli istotę omawianego zagadnienia.

1. Wybór formy organizacji szkoleń użytkowników.

Na tym etapie należy dokonać wyboru, czy pracownicy będą szkoleni osobiście czy zdalnie, grupowo czy indywidualnie, w formie seminarium, szkolenia itp.

1. Przygotowanie szczegółowego programu szkoleniowego z przykładami testowymi, szkoleniami i materiałami informacyjnymi.

1. Przygotowanie harmonogramu szkoleń.

W harmonogramie wskazano planowane terminy szkoleń, grupy oraz imiona i nazwiska pracowników, którzy będą przechodzić szkolenia.

1. Prowadzenie szkoleń korporacyjnych.

Na tym etapie menedżer wyjaśnia główne cele i zadania wykorzystania EDMS, pracownicy przechodzą szkolenia, zapoznają się z możliwościami systemu i wykonują zadania praktyczne. W razie potrzeby pracownicy przechodzą certyfikację na podstawie wyników szkoleń.

1. Wypełnianie sprawozdań końcowych.

Na podstawie wyników szkoleń prowadzonych przez pracowników niektóre firmy przygotowują certyfikaty odbycia szkoleń. Oświadczenie wskazuje:

Imię i nazwisko studenta, nazwa jednostki strukturalnej, stanowisko, nazwa szkolenia, data szkolenia, obecność/nieobecność pracownika, w przypadku posiadania zaświadczenia wskazana jest uzyskana ocena.

1. Przygotowanie zamówienia na komercyjne uruchomienie EDMS w firmie.

Po opracowaniu i skonfigurowaniu EDMS w firmie oraz przeszkoleniu użytkowników w zakresie pracy z nim, system zostaje oddany do komercyjnego użytku.

1. Zastosowanie i działanie EDMS w głównych działaniach przeszkolonych pracowników.

Szkolenie może trwać od jednego do dwóch miesięcy – dokładny okres zależy od wielkości firmy i liczby szkolonych pracowników.

Dlatego szczegółowo sprawdziliśmy niuanse i algorytm procesu organizacji szkoleń pracowników do pracy we wdrożonym EDMS.

Podsumowując, chciałbym podkreślić, że nawet jeśli na początku EDMS może zaspokoić wszystkie wymagania firmy, to bez aktywnego i dokładnego przeszkolenia pracowników nadal będzie wykorzystywany nieefektywnie lub, co gorsza, w ogóle nie będzie używany, a wszelkie wysiłki i wysiłki zasoby pójdą na marne.

Dlatego zdecydowanie zalecamy, aby zwrócić szczególną uwagę na organizację szkoleń dla pracowników swojej firmy, biorąc pod uwagę wszelkie ograniczenia zasobów, dokładnie uwzględniając system motywacji pracowników i wskaźników wydajności w EDMS.

Powiązane artykuły