Przykładowa umowa z podpisem elektronicznym. Moc prawna podpisu cyfrowego

Elektroniczny podpis cyfrowy (EDS) to najważniejsze narzędzie interakcji w obszarze zakupów. Stanowi kluczowy element łączący i wzmacniający wszystkie działania, jakie uczestnicy procesu zakupowego wykonują w Zunifikowanym Systemie Informatycznym, na portalach regionalnych i elektronicznych platformach obrotu.

Przyjrzyjmy się, czym jest elektroniczny podpis cyfrowy i jak podpisać nim dokument.

Jak wygląda podpis cyfrowy?

Podpis elektroniczny jest cyfrowym odpowiednikiem zwykłego podpisu, jest unikalny, tworzony przy użyciu szyfrowania i chroniony przed wpływami zewnętrznymi i kopiowaniem. Podpis cyfrowy zwykły potwierdza tożsamość podpisującego, wyróżnia się także podpis niekwalifikowany wzmocniony (potwierdzający brak zmian w dokumencie po jego złożeniu) oraz kwalifikowany kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ten ostatni ma rozszerzoną funkcjonalność i jest wydawany w wyspecjalizowanych ośrodkach. Choć w praktyce wzmocniony podpis niekwalifikowany można zastosować w zamówieniach publicznych, aby złożyć skargę (lub zgłosić sprzeciw wobec skargi do FAS) oraz w innych podobnych przypadkach, należy posiadać ulepszony kwalifikowany podpis elektroniczny.

Aby uzyskać pełny dostęp do portalu PRO-GOSZAKAZ.RU prosimy o kontakt rejestr. To nie zajmie więcej niż minutę. Wybierz sieć społecznościową, aby dokonać szybkiej autoryzacji w portalu:

Jak podpisać dokument z podpisem cyfrowym

Aby podpisać dokument (lub plik lub list) podpisem elektronicznym, po zakończeniu tworzenia samego dokumentu należy dodać do niego linię podpisu, a następnie wstawić sam podpis cyfrowy.

Dokładny algorytm podpisywania plików różni się znacznie w zależności od typu pliku, a nawet wersji edytora tekstu. Na przykład w przypadku pakietu Microsoft Office 2007 należy umieścić kursor w miejscu dokumentu, w którym należy wstawić podpis cyfrowy, znaleźć w menu zakładkę „Wstaw”, następnie „Tekst”, następnie „Linię podpisu” i następnie „Linia podpisu MSOffice”, po czym wprowadzane są ustawienia podpisów. W przypadku, gdy ten sam dokument musi podpisać kilka osób, należy wygenerować wiele wierszy podpisów.

Klient może mieć jeszcze pytanie dotyczące sposobu podpisania umowy podpisem elektronicznym na elektronicznych platformach obrotu. Z reguły proces ten nie różni się od podpisywania dokumentów podpisem cyfrowym UIS. Na przykład możesz dowiedzieć się, jak podpisać umowę dla Sberbank AST ze szczegółowych przepisów opublikowanych na tym ETP.

Przeczytaj najświeższe wiadomości i wyjaśnienia ekspertów na gorące tematy z zakresu zamówień publicznych w magazyn „Goszakupki.ru”

Wiele organizacji od dawna stało się aktywnymi użytkownikami systemów zapewniających elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jednak w trakcie swojej działalności często napotykają przeszkody, takie jak organy regulacyjne. Wynika to przede wszystkim z wykorzystania takiego elementu systemu, jak umowa elektroniczna.

W większości przypadków służby podatkowe lub inne odmawiają uznania ważności takich dokumentów, ponieważ nie są szczególnie zaznajomione z podobnymi formami i sposobami sprawdzania ich znaczenia prawnego. A wszystko to mimo, że prawo nie zabrania sporządzania i stosowania tego typu umów.

Jakimi parametrami określa się znaczenie prawne umów w formie elektronicznej?

W przypadku prawie wszystkich transakcji przeprowadzanych w organizacji prawo przewiduje formę papierową, ale przy jej sporządzaniu należy wziąć pod uwagę następujące punkty (zgodnie z Kodeksem cywilnym Federacji Rosyjskiej):

  • sposób stosowany w procesie transakcyjnym;
  • metoda zastosowana do złożenia podpisu.

Dlatego firmy preferujące takie elementy systemu informatycznego, jak umowy elektroniczne, muszą pamiętać, w jaki sposób będzie przebiegać wymiana między stronami i w jaki sposób będą ją podpisywać.

Jak podpisać umowę elektronicznie?

W takim przypadku firma ma prawo wyboru. Może użyć jednego z dwóch rodzajów analogów podpisu odręcznego, które przewiduje nasze prawodawstwo. Może to być faks lub elektroniczny podpis cyfrowy.

Druga opcja jest najczęstsza, ponieważ znacznie upraszcza przeprowadzanie wszelkiego rodzaju transakcji zarówno w przedsiębiorstwie, jak i poza nim, czyli z partnerami. Pomimo istnienia prawnie możliwych sposobów podpisywania takich dokumentów, zgodność z prawem oferty elektronicznej można nadal potwierdzić za pomocą innych akceptowalnych odpowiedników podpisu odręcznego. Swoboda wyboru dotyczy także sposobu zawierania transakcji.

Dopuszczalne przez prawo sposoby zawierania umów

Istnieją dwa sposoby sporządzania dokumentów pomiędzy stronami:

  1. Wysyłając umowę papierową. W tym celu jedna ze stron sporządza niezbędny dokument, prawidłowo go podpisuje, a następnie przekazuje drugiej stronie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czyli poprzez skrzynkę pocztową e-mail. Zgodnie z ust. 2 art. 434 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej, właśnie ta metoda pozwala zidentyfikować nadawcę umowy i tym samym uznać legalność transakcji.
  2. Elektroniczna forma umowy. Wybierając tę ​​metodę, jedna ze stron musi utworzyć dokument specjalnie w systemie informacyjnym organizacji. O autentyczności transakcji będzie świadczyło to, że druga strona zaczęła spełniać wszystkie warunki określone w sporządzonej umowie.

Kluczowe wskazówki dla firm planujących skorzystać z umów elektronicznych

Jeżeli firmy partnerskie zdecydowały się na zdalny sposób zawierania transakcji, to mogą bezpiecznie zacząć korzystać z tej metody, gdyż nie jest ona zabroniona przez rosyjskie prawo. Jednocześnie obie strony są zobowiązane do wskazania w swoich dokumentach ważnego punktu, że uznają umowę w formie elektronicznej za znaczącą prawnie, a także posiadające określony odpowiednik w postaci odręcznego podpisu.

Jeśli chodzi o podpis, ten integralny element musi zostać wcześniej uzgodniony między spółkami. Oznacza to, że możesz używać zarówno swojego adresu e-mail, jak i danych osobowych, aby zalogować się do witryny. Pierwsza opcja jest bardziej niezawodna, ponieważ może być wykorzystana jako pełnoprawny dowód w postępowaniu sądowym dotyczącym wszelkich kwestii zawodowych. Adres ten można uznać za rodzaj elektronicznego podpisu cyfrowego, który jednak nie ma żadnego znaczenia prawnego.

Uwierzytelnianie

W takiej sytuacji obowiązkowe jest przechowywanie wszelkich informacji przychodzących lub wysyłanych na serwerach poczty elektronicznej, gdyż w sądzie nie wystarczy udostępnienie plików z komputera osobistego. Dodatkowo zdecydowanie zaleca się dokonanie płatności (możliwość zaliczki) za zawartą pomiędzy stronami transakcję. Aby to zrobić, musisz dokonać płatności bankowej, podając następujące informacje:

  1. Adres e-mail samego płatnika lub płatnika i odbiorcy środków.
  2. Odpowiednik podpisu odręcznego służącego do zawierania transakcji.
  3. Numer samego dokumentu, według którego dokonywana jest płatność.
  4. Data i godzina jego skompilowania.

Elektroniczna forma umowy, zgodnie z którą dokonano płatności, ze wskazaniem wymaganych danych, umożliwi także wykorzystanie tych danych w celu zakwestionowania konfliktów, jakie powstały pomiędzy stronami transakcji. Punkt ten przewidziany jest w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej, a mianowicie w ust. 2 art. 434 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej. Dodatkowo dzięki tej metodzie możliwa będzie identyfikacja tożsamości obu stron.

Masz możliwość wykorzystania faksu jako dodatkowego elementu, który również potwierdzi autentyczność dokumentów, gdyż jest to kopia własnoręcznego podpisu.

Po rozważeniu problemu doszliśmy do następującego wniosku:
Stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako odpowiednika podpisu odręcznego przy prowadzeniu elektronicznego zarządzania dokumentami pomiędzy dwiema organizacjami nie wymaga zawarcia jakiejkolwiek umowy w sprawie stosowania takiego podpisu.

Uzasadnienie wniosku:
Przede wszystkim zauważamy, że stosowanie podpisu elektronicznego reguluje 04.06.2011 N 63-FZ „O podpisach elektronicznych” (zwana dalej ustawą N 63-FZ).
Jak wynika z ust. 1 art. 6 tej ustawy, informacje w formie elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, są uznawane za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu własnoręcznie podpisem i mogą być wykorzystywane w każdym stosunku prawnym zgodnie z ustawodawstwem rosyjskim Federacja, z wyjątkiem przypadków, gdy ustawy federalne lub zostały przyjęte. Zgodnie z nimi regulacyjne akty prawne ustanawiają wymóg konieczności sporządzenia dokumentu wyłącznie na papierze.
Z kolei zgodnie z ustawą N 63-FZ uznanie dokumentów podpisanych prostym lub niekwalifikowanym podpisem elektronicznym za dokumenty podpisane własnoręcznym podpisem jest możliwe tylko w przypadkach wyraźnie przewidzianych przez przepisy ustawowe, inne regulacje lub porozumienie stron interakcji elektronicznej .
Powyższe zasady wskazują, że aby dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym uznać za dokument podpisany własnoręcznym podpisem, nie jest wymagane wskazanie w jakiejkolwiek umowie takiego uznania. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoznaczny z podpisem odręcznym danej osoby na mocy bezpośrednich instrukcji prawnych. Zawarcie umowy o stosowaniu podpisu elektronicznego jest konieczne jedynie w przypadku, gdy strony interakcji elektronicznej posługują się prostymi lub niekwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, a możliwości stosowania tego rodzaju podpisów nie przewidują przyjęte na ich podstawie przepisy ustawowe lub wykonawcze.
Podsumowując, zauważamy, że legalność stosowania podpisu elektronicznego jako analogu podpisu odręcznego przy zawieraniu transakcji w przypadkach przewidzianych przez prawo (tj. Ustawę nr 63-FZ) potwierdzają przepisy Kodeksu cywilnego Federacja Rosyjska. Możliwość stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego do podpisywania faktur zabezpieczają przepisy Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej. Ponadto, zgodnie z normą ustawy N 63-FZ, użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jako analogu podpisu odręcznego jest dozwolone przy podpisywania wszelkich dokumentów, z wyjątkiem tych, które zgodnie z prawem lub regulacyjnym aktem prawnym przyjętym zgodnie wraz z nim należy sporządzić w formie papierowej.

Przygotowana odpowiedź:
Ekspert Biura Doradztwa Prawnego GARANT
Kandydat nauk prawnych Shirokov Sergey

Odpowiedź przeszła kontrolę jakości

Materiał został przygotowany na podstawie indywidualnej pisemnej konsultacji udzielonej w ramach usługi Doradztwa Prawnego.

Cywilny obieg od dawna wymagał przeniesienia biznesu do elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Jednakże przejście na dokumenty elektroniczne, w tym przejście na zawieranie transakcji w formie elektronicznej, są aktywnie utrudniane przez organy regulacyjne (zwłaszcza służby podatkowe), które z reguły nie potrafią i nie chcą dostrzegać trendów i potrzeb obrotu, nie rozumieją i najwyraźniej boją się Internetu i nowoczesnych technologii. Organy podatkowe co do zasady nie uwzględniają transakcji zawartych poprzez podpisanie umowy nie własnoręcznym podpisem, lecz za pośrednictwem Internetu przy użyciu elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS) lub innego odpowiednik podpisu odręcznego(ASP), w tym faksymile. Ogólnie rzecz biorąc, rzadko postrzegają dokumenty elektroniczne jako dokumenty istotne i ważne z prawnego punktu widzenia.

Wymagania organów podatkowych i innych organów regulacyjnych dotyczące zarządzania dokumentami papierowymi, składania odręcznych podpisów na umowach, ustawach, rachunkach, fakturach i innych dokumentach nie wydają się opierać na prawie.

Ustawa wyraźnie przewiduje różne możliwości zawierania umów w formie pisemnej. Sporządzenie umowy w formie papierowej i podpisanie jej własnoręcznie nie jest jedyną możliwością zawarcia transakcji w formie pisemnej, jak starają się to przedstawić organy podatkowe. Co prawda dla uczciwości zauważamy, że w ostatnim czasie organy podatkowe informują, że umowy podpisane elektronicznym podpisem cyfrowym uznają za zawarte w prostej formie pisemnej, ale z jakiegoś powodu odmawiają przyjęcia dokumentów podpisanych inny odpowiednik podpisu odręcznego.

Proponujemy przyczynić się do walki o zmianę podejścia do zawierania umów i prowadzenia obiegu dokumentów, którym podążają organy podatkowe. Co więcej, taka walka się rozpoczęła, a ponadto sądy stoją po stronie uczestników transakcji cywilnych, podatników i całkiem słusznie uznają moc prawną dokumentów podpisanych analogiem podpisu odręcznego, które strony umowy wymieniły za pośrednictwem Internetu (na przykład e-mailem).

Poniżej przedstawiamy Państwu uzasadnienie prawne ważności umów zawieranych w formie elektronicznej oraz legalności elektronicznego obiegu dokumentów.

Informujemy, że z dniem 04.08.2011 weszła w życie nowa ustawa o podpisach elektronicznych. W istocie prosty podpis elektroniczny ma zastosowanie również do analogii podpisu odręcznego przewidzianego wcześniej w Kodeksie cywilnym, o czym mowa w tym komentarzu prawnym, dlatego też podane tutaj zalecenia i uwagi są nadal aktualne, ale z uwzględnieniem komentarza prawnego.

Podstawy prawne zawierania umów w formie elektronicznej

W przypadku większości transakcji dopuszczalna jest prosta forma pisemna, chyba że prawo wyraźnie stanowi inaczej dla określonej kategorii transakcji.

Art. 161. Transakcje dokonywane w prostej formie pisemnej

1. Należy dokonać w prostej formie pisemnej, z wyjątkiem transakcji wymagających poświadczenia notarialnego:

1) transakcje osób prawnych między sobą i z obywatelami;

2) transakcje między obywatelami na kwotę przekraczającą co najmniej dziesięciokrotność minimalnego wynagrodzenia ustalonego w ustawie, a w przypadkach przewidzianych przez ustawę – bez względu na kwotę transakcji.

2. Nie wymaga się zachowania prostej formy pisemnej w przypadku transakcji, które zgodnie z art. 159 niniejszego Kodeksu mogą zostać zawarte ustnie.

Artykuł 159. Transakcje ustne

1. Transakcja, dla której ustawa lub umowa stron nie przewiduje formy pisemnej (zwykłej lub notarialnej), może zostać zawarta ustnie.

2. Jeżeli strony nie postanowiły inaczej, wszelkie transakcje dokonane po ich dokonaniu mogą być dokonywane ustnie, z wyjątkiem transakcji, dla których została ustalona forma notarialna oraz transakcji, których niezachowanie prostej formy pisemnej jest możliwe pociąga za sobą ich nieważność.

3. Transakcje na podstawie umowy zawartej w formie pisemnej mogą, za zgodą stron, być dokonywane ustnie, jeżeli nie jest to sprzeczne z przepisami prawa, innymi aktami prawnymi i umową.

Zawierając umowę należy pamiętać o dwóch kwestiach:

  • sposób podpisania umowy przez strony ORAZ
  • tryb (sposób) zawarcia umowy w formie pisemnej.

W związku z powyższym, zawierając umowę w formie elektronicznej, należy odpowiedzieć sobie na dwa pytania – w jaki sposób strony będą podpisywać dokumenty oraz w jaki sposób będą je wymieniać.

Sposób podpisywania umów drogą elektroniczną

Strony mogą uzgodnić, że uznają moc prawną dokumentów podpisanych odpowiednikiem podpisu własnoręcznego (art. 160 ust. 2 kc). Kodeks cywilny bezpośrednio klasyfikuje faksymile podpisu (faks) i elektroniczny podpis cyfrowy jako analogi podpisu własnoręcznego, pozostawiając listę dopuszczalnych TSA otwartą. Innymi słowy, strony umowy same mają prawo określić analogię odręcznego podpisu, jakiego używają oraz tryb podpisania umowy z takim ASP.

Kodeks cywilny

Art. 160. Pisemna forma transakcji

1. Zawarcie transakcji w formie pisemnej następuje poprzez sporządzenie dokumentu zawierającego jej treść i podpisanego przez osobę lub osoby dokonujące transakcji lub osoby przez nie upoważnione.

Transakcje dwustronne (wielostronne) mogą być przeprowadzane w sposób określony w paragrafach 2 i 3 artykułu 434 niniejszego Kodeksu.

Ustawa, inne akty prawne oraz umowa stron mogą ustalać dodatkowe wymogi, jakie musi spełniać forma transakcji (realizacja na określonym formularzu, zapieczętowana itp.) oraz przewidywać konsekwencje niespełnienia tych wymogów. Jeżeli takie konsekwencje nie zostaną przewidziane, stosuje się konsekwencje nieprzestrzegania prostej pisemnej formy transakcji (art. 162 ust. 1).

2. Przy dokonywaniu transakcji dopuszczalne jest stosowanie faksymile podpisu za pomocą mechanicznych lub innych środków kopiujących, elektronicznego podpisu cyfrowego lub innego odpowiednika podpisu własnoręcznego, w przypadkach i w sposób przewidziany przepisami prawa, innymi aktami prawnymi lub za zgodą stron.

3. Jeżeli obywatel ze względu na niepełnosprawność fizyczną, chorobę lub analfabetyzm nie może podpisać własnoręczną ręką, wówczas na jego wniosek inny obywatel może podpisać transakcję. Podpis tego ostatniego musi być poświadczony przez notariusza lub innego urzędnika uprawnionego do dokonania takiego aktu notarialnego, ze wskazaniem powodów, dla których osoba dokonująca transakcji nie mogła go podpisać własnoręcznie.

Jednakże przy dokonywaniu transakcji określonych w art. 185 ust. 4 niniejszego Kodeksu oraz pełnomocnictwach do ich wykonania podpis podpisującego transakcję może być również poświadczony przez organizację, w której pracuje obywatel, która nie może podpisać się swoim własną rękę lub przez administrację szpitalnej placówki medycznej, w której jest leczony.

3. Dokumenty otrzymane za pośrednictwem faksu, komunikacji elektronicznej lub innej, a także dokumenty podpisane elektroniczny podpis cyfrowy lub inny analogicznie do podpisu odręcznego, uznawanego za dowód pisemny w przypadkach i w sposób określony przez prawo federalne, inne regulacyjne akty prawne lub porozumienie.

Sposób zawarcia umowy w formie pisemnej

W kontekście zawierania umów w formie elektronicznej praktyczne znaczenie mają dwa następujące sposoby:

  • Umowę pisemną można zawrzeć poprzez sporządzenie jednego dokumentu podpisanego przez strony, a także komunikację elektroniczną lub inną, co pozwala na wiarygodne ustalenie, że dokument pochodzi od strony umowy (art. 434 ust. 2 k.c.).
  • Zawarcie umowy w formie elektronicznej poprzez przesłanie jednej ze stron umowy oferty (zawierającej np. treść samej umowy), a drugiej stronie jej przyjęcie poprzez dokonanie tzw. rozstrzygające działania, tj. podjęcie działań w celu dotrzymania warunków umowy określonych w ofercie (art. 434 ust. 3 i art. 438 kodeksu cywilnego ust. 3).

Kodeks cywilny

Artykuł 434. Forma umowy

1. Umowa może zostać zawarta w dowolnej formie przewidzianej dla transakcji, chyba że ustawa przewiduje szczególną formę dla tego rodzaju umów.

Jeżeli strony zgodziły się na zawarcie umowy w określonej formie, uważa się ją za zawartą po nadaniu jej uzgodnionej formy, choćby przepisy prawa nie wymagały takiej formy dla umów tego typu.

2. Porozumienie w formie pisemnej może zostać zawarta poprzez sporządzenie jednego dokumentu podpisanego przez strony, jak również poprzez wymianę dokumentów za pośrednictwem pocztowe, telegraficzne, telegraficzne, telefoniczne, komunikację elektroniczną lub inną, pozwalające na wiarygodne ustalenie, że dokument pochodzi od strony umowy.

3. Pisemną formę umowy uważa się za zachowaną, jeżeli pisemny wniosek o zawarcie umowy zostanie przyjęty w sposób określony w art. 438 ust. 3 niniejszego Kodeksu.

Artykuł 435. Oferta

1. Oferta to propozycja skierowana do jednej lub większej liczby konkretnych osób, wystarczająco konkretna i wyrażająca intencję osoby składającej ofertę, aby uważać się za osobę, która zawarła umowę z adresatem, który ofertę przyjmie.

Oferta musi zawierać istotne warunki umowy.

2. Oferta wiąże osobę, która ją wysłała, od chwili jej otrzymania przez adresata.

Jeżeli powiadomienie o wycofaniu oferty wpłynęło wcześniej lub jednocześnie z samą ofertą, ofertę uważa się za niezrealizowaną.

Artykuł 438. Przyjęcie

1. Akceptacja jest odpowiedzią osoby, do której skierowana jest oferta, dotyczącą jej przyjęcia.

Akceptacja musi być pełna i bezwarunkowa.

2. Milczenie nie jest równoznaczne z przyjęciem umowy, chyba że z przepisów prawa, zwyczajów zawodowych lub z wcześniejszych relacji biznesowych stron wynika inaczej.

3. Zobowiązanie osoby, która otrzymała ofertę, w terminie wyznaczonym do jej przyjęcia, działań mających na celu wypełnienie warunków umowy w niej określonych(wysyłka towaru, świadczenie usług, wykonanie pracy, zapłata odpowiedniej kwoty itp.) uważa się za akceptację chyba, że ​​przepisy prawa, inne akty prawne lub określone w ofercie stanowią inaczej.

Kodeks postępowania arbitrażowego

Artykuł 75. Dowód pisemny

3. Dokumenty otrzymane faksem, drogą elektroniczną lub inną drogą, a także dokumenty podpisane elektronicznym podpisem cyfrowym lub innym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego, dozwolony jako dowód pisemny w przypadkach i w sposób określony przez prawo federalne, inne regulacyjne akty prawne lub porozumienie.

Kodeks postępowania cywilnego

Artykuł 71. Dowód pisemny

1. Dowodem pisemnym są informacje o okolicznościach istotnych dla rozpatrzenia i rozstrzygnięcia sprawy, aktach, umowach, zaświadczeniach, korespondencji handlowej, innych dokumentach i materiałach sporządzonych w postaci zapisu cyfrowego, graficznego, w tym otrzymanych drogą faksową, elektroniczną lub inną komunikację lub w inny sposób pozwalający na stwierdzenie autentyczności dokumentu.

Uchwała Plenum Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej nr 6, Plenum Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej nr 8 z dnia 01.07.1996 r. „W niektórych kwestiach związanych ze stosowaniem pierwszej części Kodeksu cywilnego Federacja Rosyjska"

58. Rozstrzygając spory przedumowne, a także spory związane z realizacją zobowiązań, należy mieć na uwadze, że przyjęcie, wraz z odpowiedzią na pełną i bezwarunkową akceptację warunków oferty, uznawane jest za prowizji od osoby, która otrzymała ofertę, w terminie wyznaczonym na jej przyjęcie, działań mających na celu wypełnienie warunków umowy w niej określonych, chyba że ustawa, inne akty prawne lub umowa stanowią inaczej (art. 438 ust. 3).

Należy to wziąć pod uwagę uznać odpowiednie działania oblata za akceptację Kodeks nie wymaga pełnego przestrzegania warunków oferty. W tym celu, aby zakwalifikować te czynności jako przyjęcie, wystarczy, że osoba, która otrzymała ofertę (w tym projekt umowy), przystąpi do jej wykonywania na warunkach określonych w ofercie i w terminie wyznaczonym do jej przyjęcia.

Jeżeli więc strony zdecydują się na zawarcie umowy na odległość, bez wymiany „papierowych” umów podpisanych własnoręcznie, mogą skorzystać z elektronicznej formy umowy i podpisać ją „podpisem elektronicznym”, na co wyraźnie zezwalają obowiązujące przepisy ustawodawstwo.

Aby to zrobić, zgodnie z wymogiem ust. 2 art. 160 Kodeksu Cywilnego w samym tekście umowy należy wyraźnie przewidzieć, że strony uznają moc prawną dokumentów podpisanych analogicznym podpisem odręcznym.

Postanowienie Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej nr 653/08 z dnia 07.02.2008 r.

W tej sprawie sądy oparły się na przepisach art. 160 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym użycie przy składaniu podpisu faksymile podpisu za pomocą mechanicznych lub innych środków kopiujących, elektronicznego podpisu cyfrowego lub innego odpowiednika podpisu własnoręcznego transakcje są dozwolone w przypadkach i w sposób przewidziany przepisami prawa, innymi aktami prawnymi lub umową stron.

Sądy nie ustaliły, aby strony zawierały jakiekolwiek pisemne umowy dotyczące stosowania faksymile podpisów przy dokonywaniu transakcji, w tym sporządzaniu faktur. Jednocześnie sądy wskazały, że umowa dostawy towarów z dnia 1 grudnia 2005 roku, będąca transakcją w swoim charakterze prawnym i także podpisana faksem, nie może stanowić dowodu zawarcia takiej umowy przez strony, ze względu na brak wyraźnie określonego warunku w jego tekście.

Jednocześnie strony umowy konieczne jest uzgodnienie, co dokładnie będzie odpowiednikiem podpisu odręcznego. Może to być login i hasło do Twojego konta w serwisie, adres e-mail itp. Jako jedną z najskuteczniejszych opcji uniwersalnych możemy polecić adres e-mail, ponieważ... do swojego konta pocztowego mają dostęp tylko określone osoby, a wiadomości są rejestrowane (zapisywane) na serwerach pocztowych (takie dokumenty są bardziej wiarygodne pod względem dowodowym). Adres e-mail faktycznie (choć nie z prawnego punktu widzenia, gdyż zgodnie z prawem prawo bezpośrednio określa wymagania dotyczące podpisu cyfrowego) można uznać za rodzaj elektronicznego podpisu cyfrowego, oraz faktycznie i prawnie będzie to analogia podpisu odręcznego.

Zdecydowanie zalecamy, aby wszelka korespondencja (przychodząca i wychodząca), w tym sama umowa i korespondencja z nią związana, była zapisywana na serwerach pocztowych (zapisywanie jej wyłącznie na komputerze w przypadku sporu może nie wystarczyć).

Do tych celów najlepszym adresem e-mail jest gmail.com (swoją drogą, Z usługi pocztowej Google można także korzystać w przypadku firmowych skrzynek pocztowych№oi№dex> z własną nazwą domeny). Google (Gmail) zapewnia zachowanie zarówno wiadomości przychodzących, jak i wychodzących, w tym wysyłanych za pośrednictwem Twojego klienta poczty e-mail (Outlook, TheBat itp.), a także jest własnością dużej, renomowanej firmy, dlatego zaufaj dowodom przechowywanym w wiadomościach e-mail Serwery Google mogą znajdować się wyżej niż inne serwery pocztowe, będące na przykład własnością dostawcy usług hostingowych lub zazwyczaj zlokalizowane na Twoich własnych serwerach.

Dla większej wiarygodności transakcji elektronicznej zalecamy również uwzględnienie klauzuli 3 art. 434 i ust. 3 art. 438 Kodeksu Cywilnego (przewidujący zawarcie transakcji poprzez dokonanie czynności dorozumianych) dokonać płatności (lub zaliczki) za transakcję elektroniczną poprzez płatność bankową, w miejscu przeznaczenia które wskazują numer Twojej umowy elektronicznej, datę jej zawarcia, a także adresy e-mail stron (lub tylko płatnika), które służą stronom do wymiany dokumentów elektronicznych i są przez nie uznawane za analogię odręczny podpis.

Taka notatka o płatności i przechowywaniu wszelkiej korespondencji na serwerach pocztowych będzie stanowić dowód, że umowa (oferta) wysłana przez kontrahenta (sprzedawcę) i akceptacja umowy otrzymanej przez niego od klienta (kupującego) faktycznie pochodziła z strony transakcji elektronicznej. Strony spełnią w ten sposób wymóg ust. 2 art. 434 k.c., że przy wymianie dokumentów drogą porozumiewania się musi istnieć możliwość ustalenia, że ​​dokument pochodzi od strony umowy.

Można także dodawać do umów, ustaw, faktur sporządzonych w formie elektronicznej podobizna(poprzez bezpośrednie przewidzenie takiej możliwości w umowie elektronicznej – w miarę obligatoryjnej lub możliwej, na żądanie strony). Zatem podczas drukowania określonych dokumentów zostanie na nich wyświetlona kopia odręcznego podpisu: w niektórych przypadkach organom podatkowym, bankom itp. Wystarczy zwykła kopia dokumentu, tj. i nie trzeba zwracać ich uwagi na fakt, że umowa zawierana jest w formie elektronicznej i podpisana odpowiednikiem podpisu własnoręcznego.

Stronom umowy, które w swojej działalności korzystają z systemu płatności WebMoney, a ponadto dokonują płatności w ramach umowy za pośrednictwem WebMoney, możemy polecić zawierając umowę drogą elektroniczną, skorzystaj z systemu WebMoney, a mianowicie usługa „Umowy” firmy WebMoney Arbitration, która umożliwia zarejestrowanym użytkownikom WebMoney przesłanie swojej umowy na serwer i podpisanie jej odpowiednikiem podpisu odręcznego. Ten sposób zawarcia i podpisania umowy w formie elektronicznej będzie bardziej niezawodny, jeśli strony umowy będą posiadały imienne certyfikaty WebMoney.

Całkowicie dopuszczalne jest zawarcie transakcji elektronicznej poprzez jej publikację przez kontrahenta oferta publiczna na stronie internetowej i jego akceptację przez klientów poprzez wykonanie ukrytych działań, jednakże zalecenia w tej części wymagałyby znacznego zwiększenia objętości tego komentarza prawnego, dlatego też nie będziemy się tutaj zagłębiać w ten sposób zawierania umów drogą elektroniczną.

Przepisy podatkowe i księgowe dotyczące transakcji elektronicznych

Dlaczego specjaliści podatkowi i księgowi uważają umowy w formie elektronicznej za niezawarte, a elektroniczny obieg dokumentów za nielegalny?

Ci pierwsi zapewne dlatego, że dalecy są od zrozumienia elektronicznego zarządzania dokumentami i widzą w nim wiele zagrożeń. Choć tak naprawdę ryzyko nie jest większe niż np. przy wymianie osobiście podpisanych umów pocztą lub kurierem – gdzie jest gwarancja, że ​​umowa faktycznie została podpisana przez dyrektora generalnego? Tak, nawet notarialne poświadczenie transakcji nie daje 100% gwarancji.

Księgowi nie mają innego wyjścia, jak podporządkować się nieuzasadnionym żądaniom organów podatkowych. Księgowy nie jest prawnikiem, jego zadaniem jest prowadzenie ksiąg bez zbędnych pytań ze strony organów podatkowych, dlatego też księgowy co do zasady dopełni wszelkich wymogów organów podatkowych (w tym także tych niezgodnych z prawem), byle tylko chronić firmę przed niepotrzebnymi pytaniami organów podatkowych, kontrolami podatkowymi i karami finansowymi.

Szef przedsiębiorstwa musi zdecydować, na ile opłaca mu się tracić np. zdalnych klientów, czy w ogóle utrzymywać obieg dokumentów w formie papierowej, czy warto jednorazowo skorzystać z usług prawnika w przypadku roszczeń podatkowych, a następnie przeprowadzić swoją biznes bez żadnych problemów, spokojnie zawierając transakcje przez Internet. Każde przedsiębiorstwo i podmiot gospodarczy musi ocenić swój schemat biznesowy, zważyć ryzyko i w razie potrzeby opracować przejrzystą procedurę zawierania umów w formie elektronicznej oraz samą formę umowy elektronicznej, tak aby w przypadku roszczeń podatkowych była w stanie bronić legalności swojego elektronicznego obiegu dokumentów.

Tak naprawdę nie ma przeszkód prawnych do zawierania umów w formie elektronicznej, a także do wystawiania faktur, ustaw, a nawet faktur w formie elektronicznej.

Kodeks cywilny wprost dopuszcza podpisywanie umów (i odpowiednio całej towarzyszącej im dokumentacji) nie tylko podpisem własnoręcznym, ale także odpowiednikiem podpisu własnoręcznego, w tym faksem, elektronicznym podpisem cyfrowym oraz jakimkolwiek innym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego. własnoręczny podpis, na który strony transakcji wyrażają zgodę.

Ani Ordynacja podatkowa, ani ustawa o rachunkowości nie zawierają wymagań dotyczących dokumentów, które muszą być podpisane własnoręcznym podpisem.

Ustawa federalna nr 129-FZ z dnia 21 listopada 1996 r. „O rachunkowości”

Artykuł 9. Podstawowe dokumenty księgowe

1. Wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te pełnią rolę podstawowych dokumentów księgowych, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

2. Do rozliczeń przyjmuje się podstawowe dokumenty księgowe, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, a dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:

a) nazwa dokumentu;

b) datę sporządzenia dokumentu;

c) nazwę organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;

e) miary transakcji biznesowych w ujęciu fizycznym i pieniężnym;

f) nazwy stanowisk osób odpowiedzialnych za wykonanie transakcji handlowej i prawidłowość jej wykonania;

I) podpisy osobiste wskazanych osób.

3. Listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych zatwierdza kierownik organizacji w porozumieniu z głównym księgowym.

Dokumenty służące do dokumentowania transakcji biznesowych z funduszami podpisują kierownik organizacji i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione.

4. Podstawowy dokument księgowy należy wystawić w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu.

Terminowe i wysokiej jakości wykonanie podstawowych dokumentów księgowych, ich przekazanie w ustalonych ramach czasowych do odzwierciedlenia w rachunkowości, a także wiarygodność danych w nich zawartych zapewniają osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty.

7. Podstawowy i skonsolidowana rachunkowość można na nim sporządzać dokumenty papier i media maszynowe Informacja. W tym drugim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej dla innych uczestników transakcji biznesowych, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej , sąd i prokuratura.

kod podatkowy

6. Faktura oznaki kierownik i główny księgowy organizacji lub inne osoby do tego upoważnione na podstawie zlecenia (innego dokumentu administracyjnego) dla organizacji lub pełnomocnictwa w imieniu organizacji. Wystawiając fakturę przez przedsiębiorcę indywidualnego, faktura jest podpisana przez przedsiębiorcę indywidualnego, podając dane zawarte w zaświadczeniu o rejestracji państwowej tego indywidualnego przedsiębiorcy.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dokumenty podstawowe zawierały "podpis osobisty", który nie musi być wpisany odręcznie. "Osobisty" oznacza, że ​​podpis należy do konkretnej osoby, "osobisty" nie oznacza "odręczny". Innymi słowy podpis osobisty może mieć także formę odpowiednika podpisu własnoręcznego, w tym elektroniczny podpis cyfrowy, faks itp. Ordynacja podatkowa wymaga również podpisu na dokumentach, ale nie ogranicza jego rodzaju do podpisu własnoręcznego.

Proponowane podejście do terminologii podzielają także sądy (por. np. Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Moskiewskiego w sprawie nr KA-A40/2727-03 – tekst orzeczenia podany jest we fragmentach z: praktyki sądowej na końcu tego komentarza prawnego).

Tym samym można stwierdzić, że dotychczasowa praktyka (kiedy faksymile nie było uznawane za podpis własnoręczny, a w odniesieniu do np. faktur mówiono, że przepisy nie przewidują takiego sposobu podpisywania) uległa zmianie i uległa zmianie na lepsze, we właściwy sposób.

Odliczenie podatku VAT można uzyskać również z faktury wystawionej w formie elektronicznej i podpisanej odpowiednikiem podpisu własnoręcznego (np. faksem).

Należy pamiętać, że niniejszy komentarz prawny nie gwarantuje, że nie będą Państwo mieli problemów z organami podatkowymi, jeśli transakcje będą zawierane elektronicznie i zachowany zostanie elektroniczny obieg dokumentów. Jego celem jest pokazanie, że zawieranie transakcji w formie elektronicznej jest nie tylko legalne, ale także praktycznie możliwe i akceptowalne, podobnie jak elektroniczny obieg dokumentów. Jednak w praktyce mogą pojawić się różnego rodzaju problemy i trzeba być przygotowanym na ich przezwyciężenie (nie oznacza to jednak, że są one nie do pokonania). Tak, nawet

Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej

Pismo nr 03-02-08/85 z dnia 26 listopada 2009 roku

Pytanie: 1. Czy w przypadku istnienia pisemnej umowy przewidującej rozpoznawanie elektronicznego podpisu cyfrowego możliwe jest w przyszłych pracach podpisywanie elektronicznym podpisem cyfrowym dokumentów podstawowych wynikających z tej umowy, a mianowicie nowych umów, umów dodatkowych, faktur, dzieje?

2. Czy dokumentacja pierwotna sporządzona w formie dokumentów elektronicznych podpisanych elektronicznym podpisem cyfrowym będzie akceptowana przez organy podatkowe? Czy takie przygotowanie dokumentów pierwotnych nie stanowi naruszenia procedury prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych w przedsiębiorstwie ustanowionej przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej?

3. Czy dokumentacja sporządzona w formie dokumentów elektronicznych podpisana elektronicznym podpisem cyfrowym będzie akceptowana jako dowód w sądach Federacji Rosyjskiej?

Odpowiedź: Departament Polityki Podatkowej i Celnej rozpatrzył odwołanie w sprawie posługiwania się dokumentami pierwotnymi, dokumentami księgowymi i podatkowymi w formie elektronicznej i przekazuje co następuje.

Zgodnie z ust. 1 art. 1 ustawy federalnej z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym” (zwanej dalej ustawą nr 1-FZ) celem wspomnianej ustawy federalnej jest zapewnienie warunki prawne stosowania elektronicznego podpisu cyfrowego w dokumentach elektronicznych, z zastrzeżeniem, że elektroniczny podpis cyfrowy w dokumencie elektronicznym jest uznawany za równoważny podpisowi własnoręcznemu w dokumencie papierowym.

Ustawa nr 1-FZ ma zastosowanie do stosunków powstałych podczas transakcji cywilnych oraz w innych przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej (art. 1 ust. 2 ustawy nr 1-FZ).

Warunki uznawania równoważności elektronicznego podpisu cyfrowego i podpisu odręcznego określa art. 4 ustawy nr 1-FZ.

Zgodnie z art. 252 ust. 1 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej (zwanego dalej Kodeksem) na potrzeby rozdziału 25 „Podatek dochodowy od organizacji” wydatki uznaje się za wydatki uzasadnione i udokumentowane (oraz w określonych przypadkach w art. 265 kodeksu straty) poniesione (poniesione) podatnika.

Udokumentowane wydatki oznaczają wydatki potwierdzone dokumentami sporządzonymi zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej lub dokumentami sporządzonymi zgodnie ze zwyczajami handlowymi obowiązującymi w obcym państwie, na którego terytorium poniesiono odpowiadające im wydatki, i (lub) dokumentami pośrednio potwierdzającymi wydatki poniesione (m.in. zgłoszenie celne, polecenie podróży służbowej, dokumenty podróży, sprawozdanie z pracy wykonanej zgodnie z umową). Wszelkie wydatki zalicza się do kosztów, jeżeli zostały poniesione w celu prowadzenia działalności mającej na celu osiągnięcie przychodów.

Artykuł 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości” (zwanej dalej ustawą nr 129-FZ) stanowi, że wszystkie transakcje biznesowe przeprowadzane przez organizację muszą być udokumentowane dokumentami uzupełniającymi. Dokumenty te pełnią rolę podstawowych dokumentów księgowych, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Podstawowe i skonsolidowane dokumenty księgowe można sporządzać na nośnikach papierowych i komputerowych. W tym drugim przypadku organizacja jest zobowiązana do sporządzenia na własny koszt kopii takich dokumentów w formie papierowej dla innych uczestników transakcji biznesowych, a także na żądanie organów sprawujących kontrolę zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej , sąd i prokuratura.

Podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są sporządzone w formie zawartej w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej, a dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać obowiązkowe dane przewidziane w art. 2 ust. 9 ustawy nr 129-FZ.

Artykuł 313 Kodeksu definiuje rachunkowość podatkową jako system sumowania informacji w celu ustalenia podstawy opodatkowania podatku na podstawie danych z dokumentów pierwotnych, pogrupowanych zgodnie z procedurą przewidzianą w Kodeksie.

Biorąc pod uwagę powyższe, uważamy, że o ile regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej nie stanowią inaczej, dokumenty pierwotne, dokumenty księgowe i podatkowe mogą być sporządzane w formie elektronicznej i poświadczone elektronicznym podpisem cyfrowym osób odpowiedzialnych za przeprowadzanie transakcje biznesowe i prawidłowość ich wykonania, z zastrzeżeniem warunków określonych w ustawie nr 1-FZ.

Zastępca Dyrektora Departamentu

S.V. Razgulina

Przypomnijmy, że podpis cyfrowy jest jednym z rodzajów analogii podpisu odręcznego, dlatego też to stanowisko Ministerstwa Finansów można we własnym interesie rozszerzyć na inne ASP, w tym na faks, e-mail itp.

Choć dosłownie na początku 2009 roku Ministerstwo Finansów wyraziło odmienne stanowisko, zapewne nie uwzględniając sprzeczności. Z poniższego pisma Ministerstwa Finansów wynika jedynie, że walka o elektroniczny obieg dokumentów nadal wymaga kontynuacji, choć w praktyce sądowej transakcje elektroniczne i elektroniczny obieg dokumentów są z pewnością uznawane pod warunkiem ich właściwej legalizacji.

Pytanie: Nie ma podstaw do stosowania faktur sporządzonych z podpisem faksymile jako warunku przyjęcia podatku VAT do odliczenia, gdyż faktury takie są wystawiane z naruszeniem ustalonej procedury.

MINISTERSTWO FINANSÓW FEDERACJI ROSYJSKIEJ

Departament Polityki Podatkowej i Celnej zapoznał się z pismem pod kątem legalności stosowania podpisu faksowego przy wypełnianiu faktur i raportów.

Zgodnie z ust. 1 art. 169 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej (zwanej dalej Kodeksem) faktura jest dokumentem stanowiącym dla kupującego podstawę do przyjęcia do odliczenia kwot podatku od wartości dodanej przedstawionych przez sprzedawcę towarów (roboty, usługi, prawa majątkowe).

Zgodnie z paragrafem 6 art. 169 Kodeksu fakturę podpisuje kierownik i główny księgowy organizacji lub inne osoby do tego upoważnione na podstawie zlecenia (innego dokumentu administracyjnego) dla organizacji lub pełnomocnictwa w imieniu organizacji.

Klauzula 2 art. 160 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej stanowi, że użycie faksymile podpisu przy użyciu mechanicznych lub innych środków kopiujących, elektronicznego podpisu cyfrowego lub innego odpowiednika podpisu odręcznego przy dokonywaniu transakcji jest dozwolone w przypadkach i w sposób przewidziany na mocy prawa, innych aktów prawnych lub porozumienia stron.

Stosowanie faktur podpisanych podpisem faksymile nie jest przewidziane w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej.

Tym samym faktury sporządzone z podpisem faksymile są wystawiane z naruszeniem ustalonego trybu i nie mogą stanowić podstawy do odliczenia kwot podatku przedstawionych kupującemu przez sprzedającego.

Zastępca dyrektora

Urząd Skarbowy

i polityki taryf celnych

Link do strony: Zawarcie umowy w formie elektronicznej (przez Internet, faksem itp.) i elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Podpis elektroniczny i forma pisemna (autor Vadim Kolosov)

Zawarcie umowy nie w formie papierowej, a elektronicznej pozwala stronom transakcji zaoszczędzić czas i pieniądze. Jednak ten sposób formalizacji stosunku prawnego niesie ze sobą także pewne zagrożenia, zwłaszcza z punktu widzenia udowodnienia zawarcia takiej umowy. Jakich zasad należy przestrzegać, aby umowa zapisu księgowego była ważna? Weź pod uwagę wymogi prawa, skorzystaj z podpisu elektronicznego lub zawrzyj wstępną umowę w formie papierowej z warunkiem dalszej interakcji elektronicznej.

W ostatnim czasie upowszechniło się elektroniczne zarządzanie dokumentami, które pozwala użytkownikom optymalizować czas i zasoby finansowe oraz szybko rozwiązywać powierzone zadania, w tym także związane z zawieraniem transakcji cywilnych. Podmioty gospodarcze mogą zawrzeć umowę cywilną drogą elektroniczną, podpisując ją podpisem elektronicznym, a także dla swojej wygody ustanowić elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jeśli chcą, mogą nawet zgodzić się na dokonywanie płatności w ramach takiej umowy nie zwykłymi pieniędzmi, ale pieniędzmi elektronicznymi.

Stosowanie nowoczesnych technologii ułatwia życie uczestnikom transakcji, ale jednocześnie wiąże się z pewnym ryzykiem w zakresie udowodnienia faktu zawarcia umowy elektronicznej.

Ustawa przewiduje możliwość zawierania umów drogą elektroniczną

Co do zasady transakcje między osobami prawnymi muszą być dokonywane w prostej formie pisemnej, z wyjątkiem transakcji wymagających poświadczenia notarialnego (klauzula 1, art. 161 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Transakcja w formie pisemnej musi zostać zawarta poprzez sporządzenie dokumentu zawierającego jej treść i podpisanego przez osobę lub osoby zawierające transakcję lub ich należycie upoważnione osoby (art. 160 ust. 1 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej).

Prawo traktuje pisemną formę umowy dość szeroko. Zatem umowa w formie pisemnej może zostać zawarta poprzez sporządzenie jednego dokumentu podpisanego przez strony, a także poprzez wymianę dokumentów za pośrednictwem środków komunikacji pocztowej, telegraficznej, telegraficznej, telefonicznej, elektronicznej lub innej, która pozwala na wiarygodne ustalenie, że dokument pochodzi z strona umowy (klauzula 2 art. 434 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Jednocześnie przy dokonywaniu transakcji faksymile podpisu za pomocą mechanicznych lub innych środków kopiujących, podpisu elektronicznego lub innego odpowiednika podpisu własnoręcznego można używać wyłącznie w przypadkach i w sposób przewidziany przepisami prawa, innymi aktami prawnymi lub porozumienie stron (klauzula 2 art. 160 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej ).

Istnieje kilka przypadków, w których przepisy dopuszczają zawieranie umów drogą elektroniczną w drodze podpisu elektronicznego:

  • zawarcie umowy w oparciu o wyniki aukcji elektronicznej na specjalnej platformie internetowej – jednolity system informatyczny (art. 70 Ustawa federalna z dnia 04.05.2013 nr 44-FZ „W sprawie systemu kontraktów w zakresie zamówień na towary, roboty budowlane i usługi na potrzeby państwa i gmin”);
  • stosowanie prostego podpisu elektronicznego przy świadczeniu różnych usług państwowych i komunalnych ( Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 25 stycznia 2013 r. nr 33 „W sprawie stosowania prostego podpisu elektronicznego w świadczeniu usług państwowych i komunalnych”);
  • podpisywanie elektronicznych zawiadomień o powołaniu szefa i (lub) członków zarządu profesjonalnych uczestników rynku papierów wartościowych, przesyłanych do Centralnego Banku Federacji Rosyjskiej (pismo informacyjne Banku Rosji z dnia 24 października 2014 r. nr 06-57/8401 „W sprawie składania zawiadomień w formie dokumentu elektronicznego z podpisem elektronicznym”) itp.

Dla celów zawarcia umowy cywilnej lub sformalizowania innych stosunków prawnych, w których uczestniczą osoby wymieniające wiadomości elektroniczne, wymianę wiadomości elektronicznych, z których każda jest opatrzona w przewidziany sposób podpisem elektronicznym, uważa się za wymianę dokumentów (część 4 art. 11 ustawy federalnej z dnia 27 lipca 2006 r. nr 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”). Korzystając z podpisu elektronicznego do podpisywania umów elektronicznych w zwykłych transakcjach cywilnych, strony muszą przestrzegać wymogów specjalnych przepisów regulujących prawne i techniczne aspekty stosowania podpisów elektronicznych w Federacji Rosyjskiej, przede wszystkim przepisów ustawy federalnej z 04 r. /06/2011 Nr 63-FZ „O podpisach elektronicznych” (zwana dalej Ustawą o podpisach elektronicznych).

Umowa elektroniczna wymaga udoskonalonego podpisu elektronicznego

Ustawodawstwo uznaje równoważność podpisu własnoręcznego i podpisu elektronicznego, jednak tylko po spełnieniu określonych warunków (art. 1 ust. 3 art. 4 ustawy o podpisach elektronicznych). W szczególności informacji w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie uważa się za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi w formie papierowej podpisanemu podpisem własnoręcznym, jeżeli przepisy ustawowe lub wykonawcze wydane zgodnie z nimi przewidują wymóg konieczności sporządzenia dokument wyłącznie w formie papierowej (ust. 1 art. 6 ustawy o podpisie elektronicznym).

Ponadto, jeżeli dokument elektroniczny jest podpisany ulepszonym podpisem elektronicznym i jest uznawany za równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu własnoręcznym podpisem, wówczas w przypadku takiego dokumentu wymóg poświadczenia pieczęcią przewidziany przez prawo lub zwyczaje handlowe uważa się za spełniony (wymóg pieczęci dla firm handlowych zob. „EZh”, 2014, nr 43, s. 09). Co prawda uczestnicy obrotu elektronicznego sami lub ustawodawca mogą ustalić dodatkowe warunki uznania takiego wymogu za spełniony (art. 6 ust. 3 ustawy o podpisach elektronicznych).

Fakt użycia środków i urządzeń technicznych nie może być podstawą do uznania podpisu elektronicznego za nieważny lub uzyskany z naruszeniem ustalonego trybu realizacji dokumentu. Normatywne utrwalenie tej zasady nadaje podpisowi elektronicznemu status oficjalny, zrównując go z podpisem własnoręcznym.

Biorąc pod uwagę powyższe normy prawne, można dojść do wniosku, że prawo dopuszcza zawieranie umów cywilnych poprzez wymianę dokumentów podpisanych wzmocnionymi (a nie prostymi) podpisami elektronicznymi, gdyż prosty podpis elektroniczny można uznać za równoważny odręczny tylko w przypadkach przewidzianych przez prawo, inne przepisy akty prawne Federacji Rosyjskiej lub umowa między uczestnikami interakcji elektronicznej (część 2 art. 6 ustawy o podpisach elektronicznych).

Aby skorzystać z rozszerzonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy uzyskać kwalifikowany certyfikat z kluczem do weryfikacji podpisu elektronicznego, utworzony i wydany przez centrum certyfikacji akredytowane w sposób określony w Rozporządzeniu Ministerstwa Telekomunikacji i Komunikacji Masowej Rosji z dnia 23 listopada 2011 r. Nr 320.

Warunki umowy o korespondencji w Internecie nadadzą jej moc prawną

Umowy w formie elektronicznej, podpisane prostym podpisem elektronicznym lub wzmocnionym niekwalifikowanym podpisem elektronicznym, mogą mieć taką samą moc prawną jak umowy zawarte w formie papierowej tylko wtedy, gdy są zawierane na podstawie wcześniej zawartych przez strony umów ramowych, które przewidują taki tryb do zawierania kolejnych umów (ust. 1 ust. 2 Zaleceń dotyczących zawierania umów w formie elektronicznej, zatwierdzonych przez Związek Banków Rosyjskich w dniu 19 grudnia 2012 r., zwanych dalej Zaleceniami).

Jeśli jednak strony podążają drogą najpierw zawarcia umowy w formie papierowej, a następnie obieg dokumentów w formie elektronicznej (zawieranie umów dodatkowych, wymiana dokumentów i informacji itp.), można zrezygnować w ogóle z podpisu elektronicznego, gdyż obowiązujące przepisy prawa Federacja Rosyjska umożliwia wymianę informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej bez zawierania umowy o wymianę dokumentów elektronicznych i bez stosowania podpisu elektronicznego. Otrzymanie lub przesłanie wiadomości za pomocą elektronicznego adresu e-mail, zwanego pocztą osobistą danej osoby lub pocztą służbową jej upoważnionego pracownika, oznacza dokonanie tych czynności przez tę samą osobę, dopóki nie zostanie udowodnione, że jest inaczej (Uchwała Prezydium Rady Ministrów). Najwyższy Sąd Arbitrażowy Federacji Rosyjskiej z dnia 12 listopada 2013 r. nr 18002/12 w sprawie nr A47-7950/2011). Ta metoda interakcji między uczestnikami transakcji cywilnych, zapisana w umowie, jest obecnie całkowicie uzasadniona, pod warunkiem, że strony ujęły ją w umowie (uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Centralnego z dnia 21 stycznia 2010 r. Nr F10- 5994/09 w sprawie nr A14-3050/2009/122/15, Rejon Moskiewski z dnia 17 maja 2013 r. w sprawie nr A40-102005/12-57-977).

Jeżeli ani ustawa, ani umowa stron nie określają wymogów dotyczących dokumentowania informacji o określonych stosunkach prawnych, uczestnicy obrotu cywilnego mają prawo korzystać z wymiany korespondencji elektronicznej bez składania podpisu elektronicznego, pod warunkiem że pisma te umożliwiają identyfikację osoby nadawca, adresat, data i godzina jego wysłania oraz informacja o odbiorze, tak aby można je było uznać za istotny, dopuszczalny i rzetelny dowód (uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Wschodniosyberyjskiego z dnia 06.03.2014 r. w sprawie nr A33 -15050/2013).

Rejestracja państwowa i umowa elektroniczna są niezgodne

Należy mieć na uwadze, że nie wszystkie umowy można zawierać drogą elektroniczną. W szczególności zabrania się zawierania drogą elektroniczną umów wymagających obowiązkowego poświadczenia notarialnego (umowy najmu, umowy kupna-sprzedaży, darowizny, zastawy na udziałach w kapitale zakładowym spółki prowadzącej działalność gospodarczą).

Kwestia konieczności stosowania prostej pisemnej formy transakcji, gdy są one przeprowadzane między osobami prawnymi, budzi kontrowersje. Z jednej strony podpisanie umowy elektronicznej wzmocnionym kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z dokumentem sporządzonym w formie pisemnej i opatrzonym własnoręcznym podpisem (art. 1 ust. 3, art. 4 oraz ust. 1 art. 6 ustawy). w sprawie podpisów elektronicznych). Natomiast informację w postaci elektronicznej podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym uznaje się za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu podpisanemu podpisem własnoręcznym, z wyjątkiem przypadków, gdy przyjęte zgodnie z nimi przepisy ustawowe lub wykonawcze przewidują wymóg z tytułu konieczności sporządzenia dokumentu wyłącznie w formie papierowej (klauzula 1 art. 6 ustawy o podpisie elektronicznym).

W istocie wymóg zachowania przez uczestników obrotu cywilnego prostej formy pisemnej transakcji, którego nieprzestrzeganie pociąga za sobą jej nieważność, jest takim wymogiem sporządzenia dokumentu wyłącznie w formie papierowej, o czym świadczy treść samo brzmienie: „Umowę należy sporządzić w prostej formie pisemnej.” . Na przykład wymóg art. 362 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej w sprawie obowiązkowej prostej pisemnej formy umowy gwarancyjnej.

Jeżeli prawo nie przewiduje takiej konsekwencji nieprzestrzegania zwykłej formy pisemnej transakcji, jak uznanie jej za nieważną, wówczas nie ma przeszkód, aby przeprowadzić ją drogą elektroniczną.

Zapisu o zachowaniu prostej formy pisemnej transakcji nie można traktować jako wymogu sporządzenia dokumentu wyłącznie w formie papierowej, dlatego też taka transakcja może zostać dokonana w formie elektronicznej i podpisana podpisem elektronicznym (np. umowa dostawy pomiędzy firmami ). Jednakże niezachowanie prostej formy pisemnej transakcji pozbawia strony prawa do odwoływania się w przypadku sporu do zeznań świadków w celu potwierdzenia transakcji i jej warunków, ale nie pozbawia ich prawa do przedstawienia pisemnego i inne dowody (klauzula 1 art. 162 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej).

Uczestnicy obrotu nie będą mogli także zawrzeć umowy w formie elektronicznej, którą należy zgłosić do rejestracji państwowej w celu sformalizowania przeniesienia praw (umowa kupna-sprzedaży nieruchomości, umowa dzierżawy nieruchomości, umowa kredytu hipotecznego itp.), od Ustawa federalna nr 122 z dnia 21 lipca 1997 r. - Ustawa federalna „W sprawie państwowej rejestracji praw do nieruchomości i transakcji z nimi” nie przewiduje możliwości składania dysków flash z umowami elektronicznymi do rejestracji zamiast dokumentów papierowych. Pomimo tego, że rejestracji nie podlegają same umowy, a jedynie przeniesienie praw z nich wynikających, zawarcie umów w formie elektronicznej nie pozwoli rejestratorowi na opatrzenie ich stemplem rejestracyjnym wskazującym na dokonanie rejestracji .

Podpis elektroniczny musi być ważny, a ośrodek certyfikacji musi posiadać akredytację

Zawarcie umowy elektronicznej następuje w modelu „oferta – akceptacja”, który następuje pomiędzy stronami. Aby podpisywać dokumenty elektroniczne, muszą posiadać ulepszone kwalifikowane podpisy elektroniczne.

Ustawa o podpisie elektronicznym nie wymaga, aby strony transakcji elektronicznej otrzymywały ulepszone kwalifikowane podpisy elektroniczne z tego samego akredytowanego centrum certyfikacji. Mogą to być różne ośrodki certyfikacji, a autentyczność występowania do nich o uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego można wyjaśnić na podstawie przedłożonych dokumentów (kwestionariusz, dokumenty założycielskie i inne wnioskodawcy, wniosek o zawarcie umowy o wykonanie prac nad wystawienie certyfikatu klucza weryfikacji podpisu elektronicznego i klucza podpisu elektronicznego).

Samo zawarcie umowy elektronicznej może nastąpić na platformie internetowej, która daje taką możliwość lub jeżeli jedna ze stron umowy zajmuje się zawodowo działalnością handlową, oferując swoim klientom taki sposób realizacji transakcji. Na przykład organizacja mikrofinansowa, która zapewnia oprocentowane pożyczki na swojej stronie internetowej, umożliwia zarejestrowanie konta, zainstalowanie specjalnego oprogramowania, uzyskanie podpisu elektronicznego za pośrednictwem tego lub innego centrum certyfikacji i rozpoczęcie pracy.

Zawieranie umów drogą elektroniczną możliwe jest także poprzez zastosowanie specjalnych systemów funkcjonalnych wraz z instalacją niezbędnego oprogramowania, w ramach którego możliwy jest elektroniczny obieg dokumentów. W praktyce taką usługę często świadczą same centra certyfikacyjne.

Dowodem, że strona umowy sporządziła dokumenty (w tym ofertę, akceptację) w formie elektronicznej, może być kwalifikowany podpis elektroniczny nadawcy dokumentu (art. 160 ust. 2 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Obecność elektronicznego podpisu kwalifikowanego w dokumencie elektronicznym, którego autentyczność poświadcza program weryfikujący, pozwala stwierdzić, że został on sporządzony przez konkretną osobę, czyli „pochodzi od strony umowy” ( Klauzula 2 art. 434 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Domniemanie to można jednak obalić przed sądem.

Zawierając umowę elektroniczną ze swoim kontrahentem, uczestnik obrotu ma obowiązek zweryfikować, czy posiada wzmocniony kwalifikowany podpis elektroniczny w oparciu o kwalifikowany certyfikat utworzony i wydany przez centrum certyfikacji, którego akredytacja jest ważna w dniu jego wydania, podczas gdy sam certyfikat jest ważny w chwili podpisania dokumentu elektronicznego. Jeżeli certyfikat kwalifikowany zawiera jakiekolwiek ograniczenia, należy również sprawdzić, czy są one spełnione.

W przeciwnym razie, bez przeprowadzenia powyższej kontroli, uczestnik obrotu naraża się na ryzyko, że sąd po prostu uzna fakt zawarcia umowy elektronicznej za niepotwierdzony. Tym samym w jednej sprawie sąd, odmawiając zadośćuczynienia żądaniu powoda zwrotu kosztów sprzętu, wskazał, że nie przedstawił on dowodu potwierdzającego fakt zawarcia umowy dostawy i podpisania jej podpisem elektronicznym. Powód na poparcie swoich twierdzeń przedstawił pendrive'y, na których prezentowane były pliki składające się na umowę elektroniczną, jednakże, jak wynika z opinii biegłego, dokumenty elektroniczne w imieniu pozwanego zostały podpisane nieważnym podpisem elektronicznym. Powód nie przedstawił certyfikatu klucza podpisu elektronicznego, a także dowodu jego umieszczenia w rejestrze certyfikatów klucza podpisu elektronicznego (uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Centralnego z dnia 04.07.2014 r. w sprawie nr A62-2893 /2011).

Ponadto w celu potwierdzenia faktu zawarcia umowy elektronicznej powód może zwrócić się w sprawie do akredytowanego centrum certyfikacji, które wydało odpowiedni kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego (lub dwóch takich ośrodków certyfikacji jednocześnie, jeżeli on i pozwany wydali certyfikaty w różnych centra), które mogą potwierdzać świadectwa własności stronom sporu. W ostateczności możesz ubiegać się o wyznaczenie terminu badania komputerowego w sprawie, aby wyeliminować wszystkie kontrowersyjne kwestie.

Podsumowując, zauważamy, że uczestnicy transakcji cywilnych mają prawo nie tylko do zawarcia umowy elektronicznej, gdy nie ma ku temu przeszkód, ale także do dokonywania na jej podstawie płatności w pieniądzu elektronicznym za pośrednictwem organizacji kredytowych. Możliwość taką przewiduje art. 7, 9, 12, 13 ustawy federalnej z dnia 27 czerwca 2011 r. nr 161-FZ „O krajowym systemie płatniczym”.

Osąd

Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Centralnego z dnia 24 kwietnia 2013 r. w sprawie nr A62-2893/2011

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wystąpiła do sądu polubownego przeciwko indywidualnemu przedsiębiorcy o zwrot kosztów sprzętu, który spółka nabyła dla pozwanego na własny koszt, a także dochodu, jaki pozwany miał osiągać z tytułu korzystania z takiego sprzętu. sprzęt. W pierwszej instancji, a następnie w instancji apelacyjnej powód przegrał spór. Pendrive przedstawiony przez powoda wraz z aktami umowy dostawy, zdaniem sądów, nie potwierdza faktu zawarcia umowy dostawy.

Z tą konkluzją nie zgodził się jednak Sąd Rejonowy. W aktach sprawy zawarta została opinia biegłego, w ramach której przeanalizowano akta zawierające treść umowy dostawy. Czas powstania tych plików został ustalony przez biegłych i zapisany w systemie plików FAT, natomiast umowy zawierały podpis elektroniczny. Ponieważ sąd niższej instancji nie dokonał żadnej oceny tego materiału dowodowego, sąd rejonowy uchylił orzeczenie i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia.