İhale pozisyonunun adı nedir? İhale departmanının (bölüm) çözdüğü görevler

Nispeten yakın zamanda talep gören bir uzmanlık. Bu mesleğin önemi, Rusya'da, devlet alımlarının fiyatının 100 bin ruble'nin üzerinde olması durumunda elektronik açık artırmaların zorunlu olarak yapılmasını öngören özel bir yasanın yayınlanmasından sonra özellikle akut hale geldi. Bu nedenle, pazardaki başarılı konumlarını hızla güçlendirmek için tasarlanmış net stratejik planlar oluşturan şirketler, nitelikli ihale yöneticilerine son derece ilgi gösteriyor. Bugün iç eğitim sisteminde bu profilin özel bir dar eğitimi yoktur. Bu nedenle ihale yöneticisinin pozisyonu ekonomik eğitimi yüksek uzmanlar tarafından işgal edilmektedir.

İhale uzmanı ne iş yapar?

Özel bir teknik görev uyarınca, bir ihale uzmanı (yönetici) açık ihaleleri belirlemek için elektronik ticaret platformlarını düzenli olarak izler. Kazanılan bir ihale üzerinde çalışmak oldukça uzun zaman alabilir. Yönetici, ihale başvurusunu doldurmanın yanı sıra ihale belgelerini kontrol eder ve hazırlar: inceler ve gerekiyorsa değişiklikleri yapar.

İhale uzmanının sorumlulukları arasında sözleşmelerin imzalanması yer alır. Yönetici, bir sözleşme imzalamadan önce müşterilerle görüşmeler ve müzakereler yürütür. İletişim hem doğrudan ofiste hem de telefonla gerçekleşir. Ticari yazışma becerileri büyük önem taşımaktadır.

İhale Yöneticisinde Aranan Nitelik ve Nitelikler

Her şeyden önce mesleki yeterlilik gerekiyor. Ayrıca İhale Uzmanının analitik düşünce yapısına sahip olması gerekir. Sonuçta, yaklaşan açık artırmaların ve bunlara katılımın uygunluk düzeyinin bir değerlendirmesini veriyor. Sonuçlarınız kanıtlanmalı ve tartışılmalıdır.
Bu uzmanın yalnızca Rusya Federasyonu topraklarındaki ticari faaliyetlerle ilgili yasa ve düzenlemeleri değil, aynı zamanda genel olarak içtihatların temellerini de bilmesi gerekir.

Gerekli bilgisayar programları bilgisi gereklidir.

İletişim becerileri, çalışkanlık, dakiklik, yarışma organizatörleri ile yazışmalar yaparken, sözleşmeler ve anlaşmalar imzalarken gerekli niteliklerdir.

Açık artırmalarda şirket temsilcisi olarak şahsen bulunmanız veya çatışma ve sorunlu durumlarla uğraşmanız gerekiyorsa, hızlı hareket etme, strese dayanıklılık ve karar vermede esneklik gereklidir.

Yüksek vasıflı bir kişi, şirket için belirlenen hedeflere hızla ulaşabilir ve başarısına katkıda bulunabilir. Bu nedenle ihale uzmanları iyi maaşlar alıyor.

2005 yılında, mal tedariki veya hizmet sunumu için eyalet ve belediye yetkilileri tarafından ön sipariş verme prosedürünü düzenleyen 94 sayılı Federal Kanun kabul edildi. Temel sorumluluğu her türlü ihaleye ilişkin başvuruları işleme koymak olan ihale uzmanı (ihale uzmanı, ihale uzmanı, ihale yöneticisi, açık artırma veya yarışma yöneticisi olarak da bilinir) gibi bir mesleğin ortaya çıkmasına ve talebin ortaya çıkmasına yol açtı. . İşverenlerin böyle bir pozisyon için adaylar için ne gibi şartlar öne sürdüğü ve bu adaylara başka ne gibi sorumluluklar yüklendiği aşağıda tartışılmaktadır.

İhale yöneticisi hakkında genel bilgi

İhale yöneticisi, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun gereklerine uygun olarak bölüm başkanının tavsiyesi üzerine bir ekonomik kuruluşun yöneticisinin ilgili emirleri ile işe alınan ve işten çıkarılan bir uzmandır. Birim başkanına bağlıdır. İhale yöneticisinin işyerinde bulunmaması durumunda, onun sorumlulukları yönetim emriyle atanan ve ilgili hakları alan başka bir kişiye devredilir.

Bu pozisyona başvuran kişide genellikle iki temel gereksinim vardır:

1. yüksek hukuki veya ekonomik eğitim, ek eğitim;

Bu uzmanlığı öğreten neredeyse hiçbir yüksek öğretim kurumu yoktur.

1. Tedarikçi seçim etkinliklerine (yarışmalar, açık artırmalar vb.) katılma konusunda birikmiş deneyimi ifade eden, benzer bir pozisyonda en az 1-2 yıllık iş deneyimi.

Ayrıca şunları bilmek önemlidir:

• çeşitli düzeylerde düzenlemeler, ihalelerle çalışmaya yönelik yöntem önerileri (özellikle 2013 yılında 94 Sayılı Federal Kanun yerine kabul edilen 44 Sayılı Federal Kanun hükümleri ve 223 Sayılı Federal Kanun);
• ihalelerin düzenlenmesi, açık rekabetçi ihaleler, elektronik açık artırmalar için platformlar;
• fiyat teklifi ve teklif taleplerine yanıt verme kuralları;
• medyayla etkileşim yöntemleri;
• fiyatlandırma ve fiyatlandırma politikasının nüansları;
• temsilcisi olduğu malları ticari ve devlet pazarlarında tanıtma yöntemleri;
• tanıtılan malların temel özellikleri ve özellikleri, depolanma ve nakliye koşulları;
• muhasebenin temelleri ve satış ve uygulama planlarının yanı sıra ofis işlerinin uygulanmasına ilişkin raporların oluşturulması;
• yarışmalara katılım için gerekli belge paketlerinin sağlanması prosedürü;
• ihale ve açık artırmalarda katılımcıların hak ve çıkarlarının korunmasını sağlama prosedürü, temyiz prosedürünün nüansları;
• , tüzük;
• iş görgü kuralları ve iş yazışmaları, telefon görüşmeleri normları;
• temel bilgisayar programları (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader);
• bilgisayar ekipmanı ve ofis ekipmanı kullanımına ilişkin kurallar;
• bilgi sistematizasyonunun temelleri (örneğin, veritabanlarının bakımı).

Aşağıdakiler çerçevesinde ihale uzmanı olarak hareket eder:

• yasal normlar, ihale alanındaki işleyiş konularını düzenleyen metodolojik materyaller;
• Kanuni şartlar;
• departmana ilişkin düzenlemeler;
• idari talimatlar ve emirler;
• PVTR;
• hükümler

İhale uzmanının iş sorumlulukları

İhale uzmanının görev tanımı, bir çalışanın mesai saatleri içinde yerine getirmesi gereken temel görevleri içerir. bunlar şunları içerir:

İhale yöneticisinin hakları

İhale uzmanının, görevlerinin yanı sıra federal ve yerel düzeyde kendisine garanti edilen hakları da vardır. Özellikle şunları yapabilir::

İhale yöneticisinin sorumluluğu

Ev işçiliği, medeni, cezai ve idari mevzuat çerçevesinde bu çalışan aşağıdakilerden sorumludur:

• kişinin görevlerini iyi niyetle yerine getirmemesi;
• konunun faaliyetlerini düzenleyen kuralların (özellikle iş sağlığı ve güvenliği) ve düzenlemelerin, yönetim emirlerinin göz ardı edilmesi;
• işten çıkarılma üzerine davaların uygunsuz şekilde devredilmesi;
• Kuruluşun mülküne veya ticari itibarına zarar verenler de dahil olmak üzere işyerinde suç işlemek (özellikle ticari sırların ve diğer gizli bilgilerin ifşa edilmesi).

Modern bir ihale uzmanı, işine kesinlikle her şirkette ihtiyaç duyulan çok faydalı bir kişidir. İhalelere mümkün olduğu kadar başarılı bir şekilde katılma, buna göre sevinme ve daha da ileriye gitme fırsatı sağlar. Böyle bir çalışanın işinin oldukça karmaşık ve aynı zamanda son derece sorumlu olduğunu belirtmekte fayda var. Avantajı talep görmesi uzaktan çalışma ihale uzmanı.

Bu alanda uzman olan kişinin geniş bir bilgi birikimine sahip olması gerektiği gibi, bu faaliyet alanında da geniş bir tecrübeye sahip olması faydalı olacaktır. Bu uzmanın başarısızlığı şüphesiz her şirket için oldukça ağır bir darbe olacaktır, çünkü bu hem kar kaybı hem de para ve emek israfıdır. Ayrıca, belirlenen yükümlülüklerin sistematik olarak ihlal edilmesi, kuruluşun artık katılma fırsatına sahip olmayacağı gerçeğine yol açabilir.

İhale Uzmanının Sorumlulukları

İhaleler ve elektronik ticaret uzmanının iş tanımıçalışanın mutlaka yalnızca yüksek öğrenime sahip olması gerektiğini varsayar. Bu göreve atanma ve görevden alınma, yalnızca Şirket Genel Müdürünün emri üzerine gerçekleştirilir. Böyle bir faktörden bahsediyorum ihale uzmanının sorumlulukları, şunları not edebilirsiniz:

İnternet sitelerinin, ticaret platformlarının yanı sıra ticari ve devlet ihaleleri ve yarışmalarının izlenmesi;

Belirli bir katılıma ilişkin genel ekonomik fizibilitenin değerlendirilmesi. Elde edilen sonuçlara göre alım satım süreçlerine katılıma ilişkin kararların alınmasına yönelik materyallerin hazırlanması;

Önemli olan talep edilir, temel gereksinimleri dikkatle incelenir. Gerekirse açıklama talep edebilir, ayrıca ana ihale belgelerindeki tüm değişiklikleri dikkate alabilirsiniz;

Gerekli evrakların hızlı bir şekilde hazırlanması;

Ürün maliyetlerinin genel özellikleri ve oluşumu konusunda yöneticiler ve önde gelen departman başkanlarıyla etkileşimde bulunmak önemlidir;

Modern mevcut mevzuata tam uyum için alınan başvuruların teknik kısmının analizi;

Rekabetçi başvurular işleniyor;

Yarışmaların düzenlenmesinde yer alan kişilerle yazışmak ve müzakere etmek gerekir;

Birkaç proje aynı anda yürütülmelidir;

Teslimat koşulları ve sertifikalara ilişkin gerekli tüm bilgiler zamanında sağlanmalıdır.

Ayrıca modern bir ihale uzmanı, kesinlikle şirketin çıkarları doğrultusunda üretilen projelerle profesyonel düzeyde ilgilenir. Ayrıca çeşitli ihale işlemlerinin araştırılması, organizasyonu ve yürütülmesinde de yer almanız gerekecektir.

İş tanımının özellikleri

Piyasada mümkün olduğunca organize mal satın alan ve popüler hizmetlerin yanı sıra, oldukça büyük olan tüm modern şirketler, fiyat ve kalite açısından en uygun teklifleri seçmek için ciddi çaba göstermektedir. Bu tür faaliyetlerin özü, genel organizasyona ilişkin özel Yönetmeliklerle sıkı bir şekilde düzenlenmektedir.

İhale uzmanı iş tanımı, belirli bir ihalenin kabulüne ilişkin seçenekler geliştiriyoruz:

Açık ticaret süreçleri;

Talepler yani teklifler;

İnternet üzerinden yapılan açık artırmalarla fiyatların düşürülmesi amaçlanıyor.

En basit talimatlar genellikle en yeni tür için özel olarak oluşturulur. Ticaretin ana amacı tamamen standartlaştırılmış bir üründür, genel kalitesi GOST gereklerine göre belirlenir. Rekabete gelince, bu sadece maliyetle ilgilidir. İhalenin kazananı genellikle belirlenen süre içerisinde en düşük maliyeti teklif eden tedarikçi oluyor. Bu tür süreçlerin tümü genellikle profesyonel bir ihale yöneticisi tarafından düzenlenir.

Bu uzmanlık alanında iş bulmak istiyorsanız iş başvurusunu doğru bir şekilde doldurmalısınız. İhale uzmanı için örnek özgeçmiş dikkat edilmesi gereken her şeyi yansıtır.

İhale uzmanlarına ihtiyaç var

İhale uzmanı, modern elektronik müzayedelerin ortaya çıkması ve gelişmesi nedeniyle oldukça talep gören ve popüler hale gelen nispeten genç bir meslektir. Bu uzmanın çalışması olmadan hiçbir şirket karlı bir ihaleye tam olarak katılamayacaktır.

Bu çalışanın işi faydalı ve çok gerekli. Bu, işletmenin genel gelişimi üzerinde doğrudan etkisi olan bir uzmandır. Bu tür işler sorumlu ve karmaşıktır, belirli beceriler, kapsamlı bilgi ve ciddi satış deneyimi gerektirir. Tam da bu sebepten dolayı ihale uzmanı özgeçmişi mümkün olduğu kadar dikkatli bir şekilde değerlendirilmektedir.

04.05.2019

İŞ TANIMI

İHALE UZMANI

1. GENEL HÜKÜMLER

1.1. İhale uzmanı uzman olarak sınıflandırılır.

1.2. İhale uzmanı pozisyonuna mesleki eğitimi daha yüksek olan bir kişi atanır.

1.3. Bu göreve ihale uzmanı atanır ve kuruluş Genel Müdürünün emriyle görevden alınır.

1.4. İhale uzmanı şunları bilmelidir:

§ Federal yasalar ve diğer yasal normatif düzenlemeler, ihalelere katılıma ilişkin metodolojik materyaller;

§ Belediye ve bütçe pazarlarında sunulan ürünleri tanıtmanın temel ilkeleri ve yöntemleri;

§ Ticari pazarda ürün tanıtımının özellikleri;

§ İhalelerin düzenlenmesi, açık rekabetçi ihaleler, elektronik açık artırmalar için platformlar;

§ Teklif ve teklif taleplerine yanıt verme kuralları

§ Medyayla çalışma yöntemleri;

§ Satılan ürünlerin temel teknolojik ve tasarım özellikleri ile tüketici özellikleri;

§ Fiyatlandırma ve fiyatlandırma politikasının temelleri;

§ Ürünlerin teslimatı, depolanması ve taşınmasına ilişkin koşullar;

§ satış planlarının uygulanması ve ürün satışına ilişkin muhasebe ve raporlama düzenleme yöntemleri;

§ Yarışmalara katılım için organizasyonel, idari ve diğer belgelerin sağlanması prosedürü;

§ Dahili çalışma düzenlemeleri;

§ İşgücü koruma kuralları ve düzenlemeleri;

§ İş iletişimi etiği.

1.5. İhale Uzmanı, faaliyetlerinde bu İş Tanımına göre yönlendirilir.

1.6. İhale Uzmanı doğrudan Genel Müdüre rapor verir.

1.7. İhale Uzmanının bulunmadığı zamanlarda görevleri Genel Müdürün emriyle görevlendirilen bir kişi tarafından yerine getirilir. Bu kişi uygun hakları elde eder ve bu talimat uyarınca sorumludur.

İŞ SORUMLULUKLARI

1.8. Devlet ve ticari açık yarışmaların, ihalelerin, elektronik açık artırmaların duyurulması için uzmanlaşmış siteleri, ticaret platformlarını izleyin.

1.9. İhalelere katılmanın ekonomik fizibilitesini değerlendirmek ve sonuçlara göre ihalelere katılma kararı almaya yönelik bilgi ve materyaller hazırlamak.

1.10. Gerekli ihale dokümanlarını talep edin ve gerekliliklerini inceleyin. Gerekirse açıklama talep edin ve ihale belgelerindeki değişiklikleri dikkate alın.

1.11. Derhal eksiksiz bir belge paketi hazırlayın.

1.12. Sunulan ürünlerin özellikleri ve fiyatları ile uygulamaların teknik kısmı hakkında yöneticiler ve departman başkanlarıyla etkileşim kurun.

1.13. Başvuruların teknik kısmını mevcut mevzuata (FZ-94) uygunluk açısından analiz edin.

1.14. Rekabetçi uygulamalar hazırlayın.

1.15. Yarışma organizatörleri ile görüşmeler ve yazışmalar yürütmek.

1.16. Aynı anda birden fazla proje yürütün.

1.17. Teslimat koşulları, garantiler, sertifikalar hakkında gerekli tüm bilgileri zamanında sağlayın.

1.18. Anlaşmalar ve sözleşmeler yapın.

1.19. Gerekirse şirket adına açık artırmalara katılın, teklif açma prosedürleri sırasında FAS Rusya ve bölgesel organlarına şikayetlerde bulunun, bu şikayetleri değerlendirirken şirketin çıkarlarını temsil edin.

1.20. Gerekirse, başvurular için teminat olarak sağlanan fonların geri dönüşünü takip edin.

1.21. Yerleşik raporlamayı sürdürün.

İhale uzmanı şu haklara sahiptir:

2.1. Şirketin yapısal bölüm başkanlarından, uzmanlardan ve diğer çalışanlardan, görevinin yerine getirilmesi için gerekli bilgi ve belgeleri talep etmek.

2.2. Gerekirse, kendi yetkisi dahilindeki üretim ve ekonomik faaliyet sorunlarını derhal çözmek için kuruluşu diğer kuruluşlarla ilişkilerde temsil edin.

4. SORUMLULUK

4.1. Mevcut çalışma mevzuatına uygun olarak, bu Talimatlarda öngörülen görevlerin yerine getirilmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesi.

4.2.Faaliyetleri süresince işlenen suçlar için - yürürlükteki medeni, idari ve ceza mevzuatına uygun olarak.

4.3 Maddi hasara neden olmak için - mevcut mevzuata uygun olarak.

5. DİĞER KOŞULLAR

5.1. Bu görev tanımı İhale Uzmanına imza karşılığı iletilir. Talimatların bir kopyası çalışanın özlük dosyasında saklanır.

Talimatları okudum

ve aşağıdakilere uymayı taahhüt ediyorum: _______________________________________

İhale departmanı, özellikle istikrarsız ekonomik durumlarda ihale satışları için etkili bir araçtır. Ayrıca her şirket, er ya da geç, ürünlerini/hizmetlerini pazarlama fırsatlarını genişletme ihtiyacıyla karşı karşıya kalacaktır. Satış kanallarını genişletmenin etkili bir aracı ihalelerin geliştirilmesidir. İhalelere katılım ve kazanılması durumunda hükümet ve ticari tedarikçilerle sözleşmeler yapılması.

İhale yönünün ve ihale departmanının geliştirilmesi, ticari şirketlerin bütçelerini önemli ölçüde azalttığı veya bir dizi hayati olmayan alanda sözleşme yapmayı tamamen reddettiği kriz zamanlarında özellikle önemlidir. Devlet, kriz sırasında bile tüm ülkenin normal işleyişi için gerekli işleri, malları ve hizmetleri satın alır ve almaya devam edecektir. Ayrıca devlet, faturaları ödeyen güvenilir bir müşteridir.

İhale departmanı: görevler

İhale departmanının vurgulanmaya değer ana görevleri şunlardır:
Şirketin ihalelere katılımının sağlanması
Şirketin imajının yaratılmasına ve sürdürülmesine katılım
ihale sistemi aracılığıyla yeni sözleşmelerin çekilmesi ve yeni müşterilerin çekilmesinin yanı sıra eski müşterilerin elde tutulması/geri getirilmesi

Bu yönde etkili faaliyetlerin ön koşulu, sonuç elde etme motivasyonuna sahip kalifiye uzmanların yer aldığı bir ihale departmanının oluşturulmasıdır. Bu makalede tartışılacaktır.

İhale departmanının tipik organizasyon yapısı

İhale departmanının tipik yapısına bakalım. Hemen bir rezervasyon yapayım ki ele alacağımız yapı tipiktir. Büyük şirketlerde sorumluluklar tek bir uzmana verilebilir; küçük şirketlerde ise tüm ihale departmanının sorumlulukları bir veya iki çalışan arasında yeniden dağıtılabilir.
İhale Daire Başkanı
Müdür yardımcısı / baş uzman
Müdür /
Müdür Yardımcısı/Sekreter

Komuta zinciri şuna benzer:

İhale departmanı çalışanlarının sorumluluk dağılımı ve standart görev tanımları

İhale alanı oluştururken ve geliştirirken yapılan standart hatalardan biri, ihale hazırlama görev ve sorumluluklarının daha önce bu konuyla ilgilenmemiş ve bu alanda yeterli bilgiye sahip olmayan uzmanlar arasında yeniden dağıtılmasıdır.

Örneğin, bir avukata temel işlevlerin yanı sıra ihalelere ilişkin talimatların geliştirilmesi de verilmektedir. Bu bir avukat olmayabilir, bazı şirketlerde ihale hazırlama görevi sekretere, müdür yardımcısına veya muhasebeciye devredilmektedir. Bu, sonuçta ihalelerdeki iş sonuçlarını etkileyen verimsiz bir yaklaşımdır.

İhalelere etkin katılım, bu alanda bilgi birikiminin yanı sıra tecrübeyi de gerektirir. En akılcı ve etkili yaklaşım, ilk aşamada bir uzmandan oluşabilen bir ihale departmanı oluşturmaktır. Ancak bu uzmanın ihale alanında eğitim almış olması ve ilgili pratik deneyime sahip olması gerekir. İhale departmanının faaliyetleri tek bir hedefe ulaşmayı amaçlamalıdır: Şirketin ihalelere etkin katılımı ve ihale sistemi aracılığıyla şirket için yeni sözleşmeler elde edilmesi.

Sizinle birlikte değerlendireceğimiz ihale departmanındaki sorumluluk dağılımı da tipiktir ve belirli bir organizasyonda farklılık gösterebilir.

İhale Daire Başkanı:
2.1. Çeşitli kaynaklardaki ihale duyurularını takip eder.
2.2. Departmanların faaliyetlerinin özelliklerine bağlı olarak açık artırmaya katılımı Şirket müdürü veya departman başkanları ile koordine etmek.
2.3. Rakiplerin açık artırmaya katılımını analiz eder ve mali tekliflerin oluşturulması için gerekli departmanların yönetimine bilgi sağlar.
2.4. Hukuk departmanıyla birlikte, satın alma belgelerinin açıklığa kavuşturulmasına yönelik taleplerin hazırlanmasında rol alır;
2.5. Bölüm temsilcileri ve ihale organizatörleri için ihalelere katılıma ilişkin dokümantasyonun hazırlanmasına ilişkin güncel soruları yanıtlar.
2.6. Departman çalışanlarının faaliyetlerini planlar.
2.7. Şirketin uzmanları tarafından ihale tekliflerinin (mali ve teknik) hazırlanmasını, tahminleri ve çalışma programlarını kontrol eder ve departman başkanları tarafından atanan Şirket uzmanları tarafından ihale departmanına dokümantasyonun sağlanması için son tarihleri ​​belirler;
2.8. İhalelere ilişkin doküman paketlerinin departman çalışanları tarafından hazırlanmasını denetler.
2.9. İhale belgelerine uygun olarak belge formlarının doldurulmasına katılır;
2.10. Stratejik öneme sahip ihaleler için, satın alma dokümantasyonunun gereklerine uygun olarak bir doküman paketi hazırlar.
2.11. İhalelere belgelerin sunulmasını kontrol eder;
2.12. Raporlama belgelerini hazırlar ve şirket müdürüne sunar.
2.13. İhalenin kazanılması halinde Şirket çalışanlarına sözleşme akdedilmesi için gerekli bilgileri sağlar. Bir sözleşmenin imzalanması için gerekli olan takvim planları, teknik teklifler vb. değişikliklerin sorumluluğu, açık artırmayı kazanan departmanların uzmanlarına aittir.
2.14. Hukuk departmanını banka teminatı verme ihtiyacı ve belgelerin teslimi için son tarihler hakkında bilgilendirir.
2.15. İhalelere katılım başvurularının güvenliği için ödeme yapılması gereken muhasebe departmanına bilgi verir ve ödeme emirlerinin ihale departmanına iletilmesi için son tarihler hakkında bilgi verir.
2.16. Mevzuattaki, ihale belgelerinin hazırlanmasına ilişkin yasal çerçevedeki ve kamu alımlarındaki değişiklikleri izler ve departman çalışanlarına bu bilgiler hakkında bilgi verir.
2.17. Astların faaliyetlerini yönetir, iç çalışma düzenlemelerine uyumlarını sağlamak için önlemler alır.
2.18. Departman çalışanlarına ödül veya ceza önerileri sunar ve niteliklerinin geliştirilmesine yardımcı olur.

Şimdi bir ihale uzmanının tipik sorumluluklarına bakacağız.

İhale uzmanı:
2.1. Çeşitli kaynaklardaki ihale duyurularının izlenmesine katılır
2.2. Bölüm temsilcileri ve ihale organizatörleri için ihalelere katılıma ilişkin dokümantasyonun hazırlanmasına ilişkin güncel soruları yanıtlar.
2.3. İhale dokümantasyonunun gerekliliklerine uygun olarak bir doküman paketi hazırlar:
 departman uzmanları tarafından dokümantasyon standartlarına uygun olarak sağlanan teklifleri (mali ve teknik) hazırlar;
- Muhasebe departmanından Şirkete ait mali veri ve belgeleri talep eder;
- kendi sorumluluk alanındaki ihale dokümanlarının hazırlanması kapsamında çeşitli devlet kurumlarından sertifika talep eder (ihale dokümanlarının gerekliliklerine bağlı olarak);
 daire başkanı adına, satın alma belgelerine uygun olarak belge formlarını doldurur;
 daire başkanı adına belgeleri toplar (kurucu belgeler, lisanslar, diplomalar, uzmanlık sertifikaları, sözleşme kopyaları, kanunlar vb.)
- İhale başvurusu hazırlamak için gerekli belgeleri tarar ve fotokopilerini çeker.
- İhaleye yönelik bir belge paketinin hazırlanması için gerekli belgelerin noter onayını organize eder
2.4. İhale uzmanı, ihale başvurusunda yer alan dokümanlardan oluşan bir paketi, ihale organizatörünün belirlediği şekilde ve dokümantasyon gerekliliklerine uygun olarak hazırlar.
2.5. İhalelere belgelerin gönderilmesini organize eder ve bunların Müşteriler tarafından alınmasını izler;
2.6. Üretimin gerekli olması halinde kurye fonksiyonlarını yerine getirir.
2.7. Elektronik ve kağıt ortamda alım satıma ilişkin bilgileri yapılandırır.
2.8. Bölüm başkanı adına mektup, talep ve diğer belgelerin taslaklarını hazırlar.
2.9. Yetkinlik alanıyla ilgili mektuplara ve sorulara yanıtlar hazırlar
2.10. Kendi uzmanlık alanındaki bölüm başkanının talimatlarını yerine getirin.

İhale departmanı ve süreç yönetimi

İhale departmanının başkanı (başkanı), planlama, izleme, kontrol, analiz ve yönetim kararları alarak süreci yönetir. Farklı firmalarda ihale çalışmaları ve yönetim süreci farklı şekillerde organize edilebilmektedir. Ancak ihale departmanını yönetme fonksiyonları ihale departmanı başkanı tarafından yerine getirildiğinde standart seçeneği dikkate alacağız.

İhale daire başkanı, aşağıdaki bilgileri kullanarak, üzerinde anlaşılan teklif sayısına göre sürecin ilerleyişini planlar:
İlan edilen ihalelere ilişkin bilgiler,
tedarik belgelerinde belirtilen tedarik organizatörünün gereksinimleri,
açık artırmaya katılımın sonuçları hakkında bilgi

İhale daire başkanı planlama sonuçlarını dairenin iç belgelerine kaydeder. Uygulamada ihalelerin hazırlanmasını Excel kullanarak planlayabilirsiniz. Yani, müşteri, satın alma konusu, ilk (maksimum) fiyat, katılımcı fiyatı, belgeleri kabul etmek için son tarih, sonuçları özetlemek için son tarihler ve çalışmada faydalı olabilecek diğer bilgiler hakkında bilgi içeren bir tablo tutun. Bu tablo yönetime raporlama yapmak için kullanılabilir.

Bu seçeneğe alternatif olarak özel hizmet ve programlarda raporlama yapılabilir.

İhale departmanı ve çalışma teknolojisi

Tedarikçi şirketindeki ihale departmanının çalışma sürecine ve şirket içindeki etkileşim şemasına bakalım.

İhale çalışmaları, şirket yönetiminden alınan hizmet sunumu ihtiyacına ilişkin veriler doğrultusunda devam eden ihaleler hakkında bilgi alınmasıyla başlar. Yani, ihale uzmanı veya ihale dairesi başkanı öncelikle seçim kriterlerini (fiyat, bölge, ihale konusu veya şirket yönetiminden gelen diğer bilgiler) dikkate alarak teklifleri bulur.

İşlem aşağıdaki koşullar altında sona erer:
işlem sonuçları hakkında bilgi edinme
Şirket içindeki paydaşlara bilgi aktarımı.

Sonuçlara ilişkin bilgiler Birleşik Bilgi Sisteminde yayınlanır veya bu ticari bir ihale ise müşteriden sözlü olarak veya müşterinin web sitesinden bilgi alınabilir. Daha sonra alınan bilgiler CRM sistemi üzerinden e-posta veya sözlü olarak ilgili departmana iletilir. Kazanılması durumunda ayrıca ihale sonuçlarının yayınlanma tarihi, sözleşme teminatının miktarı ve sözleşmenin zamanlaması hakkında bilgi iletilir. Daha sonra, sözleşmenin imzalanmasından sorumlu uzman, banka garantisi verilmesi ve sözleşmenin imzalanmasıyla meşgul olur. Uygulamada, sözleşmelerin sonuçlandırılması görevleri genellikle bir şirket avukatına veya ihale departmanındaki bir uzmana verilmektedir. Sözleşmelerin yapılmasında ihale departmanından bir uzmanın yer alması halinde müşteri ile sözleşme yapıldığı anda süreç tamamlanmış olur.

İhale departmanının iş sürecinin devamı için gerekli koşul, ihalelere katılımın, ihalelere birincil seçim, ikincil seçim ve nihai seçimi kapsayan yönetimle zamanında onaylanmasıdır. Yönetici, ilk seçim aşamasında fiyat, bölge ve satın alma konusu kriterlerini dikkate alarak ihaleleri seçer. İkincil seçim sırasında, seçilen satın almalar ihale daire başkanı ve ilgili daire başkanları tarafından katılımın yapılabilirliği açısından analiz edilir. Başvuruyu değerlendirme kriterleri analiz edilir, seyahat masrafları ve rakiplerin fiyatlarındaki olası düşüşler dikkate alınarak katılımın fizibilitesi belirlenir.

Son aşamada ilgili departmandaki uzmanlar satın almanın teknik gerekliliklerini ve son teslim tarihlerini analiz eder. İhale departmanı başkanı, müşterinin benzer alımlar için geçmiş alımlarını analiz eder, rakiplerin fiyatlarını analiz eder ve olası fiyat düşüşlerine ilişkin bir tahmin hesaplar. Bu faktörler dikkate alınarak ilgili departmanın yönetimi ve gerekiyorsa şirket yönetimi, açık artırmaya katılmanın uygun olup olmadığı konusunda nihai kararı verir.

İhale departmanı: ana aşamalar ve çalışma prensipleri

Yapısal açıdan bakıldığında, ihale işi, belirli bir hizmet için işin doğasını ve özelliklerini dikkate alarak, zamanlama, maliyet, kaynaklarla ilgili kısıtlamalar da dahil olmak üzere, Şirketin önceden belirlenmiş gerekliliklerini ve ihtiyaçlarını karşılamayı amaçlayan sıralı eylemler sistemidir.

Sürecin ana adımları

• Çeşitli kaynaklardaki ihale duyurularının takibi.
• Şirket politikası ve bölümlerin faaliyet özelliklerine uygun olarak ihalelere katılım konusunda Şirket yöneticileri, bölüm başkanları ile koordinasyon.
• İhalelere katılıma ilişkin dokümanların son teslim tarihlerine uygun olarak hazırlanmasının planlanması.
• Gereksinimlere uygun olarak ve açık artırma organizatörleri tarafından belirlenen şekilde bir belge paketinin oluşturulması.
• Gerekliliklere uygunluk açısından belgelerin kontrol edilmesi.
• Gerekiyorsa belgelerin düzeltilmesi.
• Belgeleri göndermeden önce tüm düzeltmelerin yapıldığını doğrulayın.
• Paketin sevkiyata hazırlanması ve belgelerin gönderilmesi.
• Açık artırma organizatörlerine belge göndermenin kontrolü.
• İhalelere katılım sonuçlarının takibi.
• Şirket içindeki ilgili taraflara alım satım sonuçları hakkındaki bilgilerin dağıtılması.

İhale işinin gerçekleştirilmesine ilişkin temel ilkeler:
Sistematiklik– işin Şirketin dahili dokümantasyon standartlarına uygun olarak ve tüm dokümantasyon gereklilikleri dikkate alınarak organize edilmesi ve gerçekleştirilmesi.
Sıra - işin planlanması ve yürütülmesi, sonraki görevlerin önceki görevlerin sonuçlarını kullandığı katı bir sırayla gerçekleşir.
Alaka düzeyi– iş, satın alma belgeleri ve mevzuatta belirtilen güncel eğilimlere ve gereksinimlere uygun olmalıdır.
Yeterlik- herhangi bir iş kalemi, nihai sonucun zorunlu bir bileşeni olan belirli bir sonuca ulaşmayı amaçlamaktadır.
Gizlilik– işin bir parçası olarak şirket bünyesinde alınan tüm materyaller, herhangi bir sunum formatındaki tüm ara ve nihai sonuçlar şirketin mülkiyetindedir ve bunların dağıtımına veya herhangi bir biçimde daha fazla kullanılmasına özel izin olmadan izin verilmez.

Not: İhale organizatörünün çalışanlarının dürüstlüğü konusunda şüpheleriniz olduğu durumlarda, örneğin fiyat teklifinizle birlikte gizli bilgilerin diğer ihale katılımcılarına açıklanabileceğine inanmak için bir nedeniniz varsa, tekliflerin iletilmesini sağlamanızı öneririz. son dakikada. Son anda bu, başvuruların kabul edilmesi için son tarihten birkaç saat önce başvurunun yapılması veya başvurunun doğrudan zarfların açılmasıyla yapılması anlamına gelir.

Hizmet sağlarken kullanılan bilgi kaynakları

• İhale Organizatörlerinden alınan ilk bilgiler (web sitesinde duyuru, ihale koşullarındaki değişiklik bildirimi; ihalelere katılıma ilişkin belgeler, satın alma planı, inceleme ve değerlendirme protokolü)
• Müşteriden alınan ilk bilgiler (satın alma belgelerinin koşullarına bağlı olarak: metodoloji, metodoloji, konsept, teknik teklif, uzmanlar listesi, deneyime ilişkin bilgiler, takvim planı, mali teklif)
• kendi bilgi tabanı (Şirket belgelerinin örnekleri, formlar)

İhale çalışması ve sonuçların belgelenmesi

Teklif sahibinin belgelerinin hazırlanmasına ilişkin çalışmaların ve sonuçlarının belgelenmesi, standart belge şablonları (rapor formatı) kullanılarak gerçekleştirilir. Bir şirket, örneğin Excel'de hazırlanmış bir formu raporlama belgesi olarak kullanabilir. Ayrıca hazırlanan ihaleler ve ihale departmanının çalışmalarının sonuçları hakkındaki bilgiler CRM sistemine veya diğer özel programlara veya hizmetlere, örneğin TenderPlan hizmetine kaydedilebilir.

Ödeme ve motivasyon sistemi

İhale alanında en popüler ödeme sistemleri şunlardır:
1) sonuçlar için ödeme
2) sabit ödeme

İlk durumda şirket, ihale departmanı çalışanlarını sonuçlara ulaşma konusunda motive eder; şirket için yeni sözleşmeler almak. İkinci durumda ise böyle bir motivasyon aslında yoktur.

"Sonuçlar için ödeme" sisteminin olası varyasyonları:
1. Maaş + kazanılan ihalelerin yüzdesi
2. Maaş + performans sonuçlarına göre sabit ikramiye
3. Kazanılan ihalelerin yüzdesi
4. Kabul edilen her başvuru için ödeme.
Kadrolu ihale uzmanları için en yaygın ödeme seçenekleri 1 ve 2'dir; uzak uzmanlar için ise seçenek 3 ve 4'tür. Örneğin, serbest çalışanın açık artırma için başvurunun yalnızca ilk bölümünü hazırladığı ve Birinci kısım için yapılan başvuru kabul edilir ve sabit maaş ödemesi alınır. Başvurunun ikinci kısmı, maaş ve kazanılan ihalelerin yüzdesini veya maaş ve sabit ikramiyeyi alan müşterinin uzmanları tarafından hazırlanır.
Bu ücretlendirme sisteminin şüphesiz avantajı, nihai sonuca yönelik motivasyondur. Böyle bir ücretlendirme sisteminin faizi ve sonuçları, sabit ödemeden daha yüksektir. Tabii ki maaşın yetersiz değil, piyasa düzeyinde olması şartıyla.

Şimdi sabit ödeme seçeneklerini ele alacağız:
1. Sabit maaş
2. Hazırlanan her başvuru için sabit ödeme
İlk seçenekte, örneğin fazla mesai ödemesinin maaşa eklenmesi gibi çeşitli değişiklikler de mümkündür. Hazırlanan ihale başvurularının hacminin büyük olduğu ve çok fazla işlem yapıldığı durumlarda işleme ödenecek tutar da önemli olabiliyor.

İhale desteğinin artıları ve eksileri

Devlet ihale pazarına yeni giren şirketler ve girişimciler yaygın bir hata yapıyor. Şirketin tüm ihale faaliyetleri tamamen ihale alanında destek sağlayan bir firmaya yaptırılmaktadır. Asıl ve asıl hata, sizin şirketiniz dışında hiçbir şirketin ve çalışanınız dışında hiçbir uzmanın sonuçla bu kadar ilgilenmemesidir.

İlk eksi Bir dış kaynak şirketini ihalelere çekmek:
- Başvuruyu sizin için hazırlayacak çalışanın sonucuna olan ilginin zayıf olması. Bir dış kaynak şirketine makul bir ücret ödeseniz bile, bunun başvurunuzu hazırlayacak belirli çalışanın ödemesi üzerinde büyük olasılıkla pek bir etkisi olmayacaktır.
İkinci eksi Bu, başvuruyu hazırlayacak dış kaynak şirketinin çalışanlarının konu alanınızda her zaman yüksek düzeyde bir okuryazarlık düzeyi değildir.
Üçüncü eksi Bu, ihale başvurularını hazırlayan çalışanların faaliyetleri üzerindeki kontrolün zayıf olmasıdır. Bir dış kaynak firmasının çalışanının ihalenizde çalışıp çalışmadığını, projenin hangi aşamada olduğunu her zaman tam olarak bilemez ve anlayamazsınız.

Sonuç olarak, iş için makul miktarda para ödediğinizde, işin sonucuna ilginin olmadığı, icracının konunuzda pek profesyonel olmadığı ve kontrol eksikliğinin olduğu bir durumla karşılaşabilirsiniz.

Bu nedenle ihalelerin tüm alanlarında dış kaynak kullanılması kesinlikle önerilmez. İhaleleri ve serbest çalışanları desteklemek için dış kaynak kullanan şirketleri çekmek mümkün ve gereklidir, ancak yalnızca bazı görevleri devretmeniz ve başvuru hazırlama sürecini kontrol etmeniz yeterlidir.

Yani şirkette, ihalelerde sonuç elde etmek için motive olacak, bazı fonksiyonları kendisi gerçekleştirecek, bazılarını da devredecek bir ihale uzmanına ihtiyacımız var. Örneğin, açık artırmaların ilk bölümlerinin hazırlanması, bir ihale destek şirketine veya serbest çalışana devredilebilir. Önemli olan, uzmanların konunuzda yeterli pratik deneyime sahip olmasıdır.

Bölgenizde gerçekten gelecek vaat eden ve ilgi çekici satın alımları seçmek için bu konuyu derinlemesine anlamanız ve katılım beklentilerini analiz edebilmeniz ve hesaplayabilmeniz gerektiğinden, ihale arama işlevlerinin devredilmesi kesinlikle tavsiye edilmez. Konunuzu anlamayan bir uzmanın bunu verimli bir şekilde yapması mümkün olmayacaktır.

Serbest çalışan veya ihale destek şirketini işe almanın temel avantajı, rutin operasyonlar için gereken sürenin kısaltılmasıdır. Daha iyi sonuçlar elde etmek için tasarruf edilen zaman daha verimli kullanılabilir. Örneğin analizlere daha fazla zaman ayırın. İşlenen ve hazırlanan ihalelerin sayısının arttırılması da mümkündür.