Toplantı tutanaklarının doğru şekilde hazırlanması örneği. Toplantı tutanağı nasıl hazırlanır

Talimatlar

Hazırlık. Tüm katılımcıları kaydedin toplantılar mümkünse adlarını ve konumlarını alfabetik sırayla belirtin. Bu tür bilgileri, olağan kısaltmalar olmadan, mümkün olduğunca doğru bir şekilde protokole yansıtmalısınız.

Bir protokol hazırlama yöntemleri. Her şey, hakkında bilgi kaydetmenin nasıl geleneksel olduğuna bağlıdır. toplantılar X komisyonlar Belirli bir kuruluş veya şirkette: ya steno, ses kaydı ya da el yazısı notlar. Buna bağlı olarak bir transkript veya ses kaydının yanı sıra o gün verilen raporların soyut içeriğini de yazmanız, yazıya dökmeniz gerekecektir.

Protokol metninin hala bir giriş ve ana bölüm içerdiğini lütfen unutmayın. Giriş kısmı tam ve kısa olarak aynı olup, tutanağı tutan sekreterin ve başkanın isimleri belirtilir. komisyonlar ve toplam katılımcı sayısı toplantılar. Resmi üye olmayan kişiler komisyonlar, ancak yine de orada bulunanlar delik üzerinde "davetli" olarak işaretlenir.

Sekreter ve başkan tarafından imzalanmadıkça hiçbir protokolün belge niteliği yoktur. Bu bir zorunluluk.

Birçok ekonomik ve hukuki işlemin gerçekleştirilmesine belgelerin hazırlanması eşlik etmektedir. İçerdiği bilgilerin niteliği türüne göre değişir. protokol ancak bu belgenin yazımındaki bazı genel kalıplar tanımlanabilir.

Talimatlar

Protokollerin uygulama kapsamı son derece geniştir: idari suçlara ve belirli soruşturma eylemlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin protokoller hazırlanır, tutanaklar ve hissedar toplantıları tutulur, vb. Protokol nasıl hazırlanmalı? Hangi bilgilerin buna yansıtılması gerekiyor?

Her şeyden önce protokol, onu derleyen kuruluşun adını içermelidir: Horns and Hooves LLC, N-sky Bölge Mahkemesi vb. Bunu belgenin adı (protokolün kendisi) ve hangi olayın günlüğe kaydedildiğinin göstergesi takip eder. Örneğin, hissedarlar toplantısı tutanakları veya bir tanığın sorgu tutanakları.
Kaydedilen eylemin tarihi (toplantı, sorgulama vb.), numarası (veya gerçekleştirildiği davanın numarası) ile kaydedilen olayın başlangıç ​​ve bitiş zamanı belirtilmelidir.

Belirtilen bilgilerden sonra, kaydedilen eyleme katılan kişileri, gerçekleştirdikleri rolü belirterek listelemek gerekir. Örneğin: “Yargıç Ivanov I.I., yürütürken

Tutanak tutmak her türlü toplantı, konferans, toplantı, akademik konsey ve diğer etkinliklerin ayrılmaz bir parçasıdır.Tutanakların doğru bir şekilde hazırlanması çok önemlidir, çünkü bu tür bir belge toplantının özünü yansıtır ve bazılarının onaylanması veya reddedilmesi olarak hizmet edebilir. bu olayın yönleri. Ofis işlerinde hem farklı şirketler arasındaki büyük toplantıların tutanakları hem de iç planlama toplantıları eşit derecede önemlidir.

1 Eylül 2013 tarihinde, 7 Mayıs 2013 tarihli 100-FZ sayılı federal yasa “Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun birinci bölümünün 1. bölümünün 4. ve 5. alt bölümlerinde ve üçüncü bölümünün 1153. maddesinde yapılan değişiklikler hakkında” yürürlüğe girdi. güç. Değişikliklerden biri artık toplantı tutanaklarının hazırlanmasına ilişkin gereklilikler oldu.

Protokol Bölümleri

BAŞKAN – bir toplantıya, konferansa vb. başkanlık eden yetkili.

SEKRETER – bir toplantıda hazır bulunan ve bu toplantının tutanaklarını tutan kişi. Bu mutlaka bir sekreter pozisyonuna sahip olmak zorunda değildir; herhangi bir departmanın herhangi bir çalışanı dakikalar alabilir.

MEVCUT – toplantıda hazır bulunan herkesin pozisyonlarını gösteren bir listesi. Hazır bulunanların listesi, pozisyonlarına göre en yüksekten en düşüğe doğru düzenlenir. Mevcut olanlar arasında eşdeğer konumlara sahip birkaç kişi varsa, listedeki sıraları alfabetik sıraya göre belirlenir. Mevcut olanları düzenlemek için başka bir seçenek de pozisyona bakılmaksızın soyadlarının alfabetik sırasına göre sıralanmasıdır.

Toplantıda 15'ten fazla kişinin bulunması halinde, bunlar tutanaklara eklenen ayrı bir liste halinde düzenlenir:

MEVCUT: 45 kişi (liste eklenmiştir).

GÜNDEM – bu bölüm, toplantıda tartışılması planlanan tüm konuları tutarlı bir şekilde yansıtır. Kısa tutanaklar ve operasyonel toplantı tutanakları gündem içermeyebilir.

HEARD – burada konuşmacının adı ve konusu veya gerekirse konuşmasının özeti belirtilir.

Örneğin:

DUYULDU: Ivanova P.I. yeni bir öncelik alanının geliştirilmesine ilişkin bir raporla.

KONUŞMA – rapora yorum yapan herkesin isimlerinin listesi.

KARAR VERİLMİŞTİR – burada toplantı sırasında hangi kararları aldığımızı yazıyoruz ve toplantıda kararlaştırılan kararların uygulanması için son tarihleri ​​belirtiyoruz. Çoğu zaman “çözümler” görevlerin doğasındadır ve bunun için tüm bileşenlere sahiptir: icracının adı, görevin içeriği, son tarih. Örneğin:

İvanov I.I. – 20 Aralık 2014 tarihine kadar, satın alma departmanı çalışanlarının 2015 yılı için ileri eğitimine yönelik bir plan hazırlamak.

Ek olarak, protokolün kararı taslak belgeyi onaylayabilir veya üzerinde anlaşabilir:

Vesna LLC'nin kurumsal e-posta kullanımına ilişkin Kuralları onaylayın ve bunları 08/03/2015 tarihinden itibaren yürürlüğe koyun.

Vesna LLC Davalarının İsimlendirilmesi üzerinde anlaşın.

Aşağıdaki bölümler protokollerde daha az yaygın olarak bulunur:

DUYULDU – orada bulunanlardan biri bir belgeyi veya belgenin bir kısmını herkese okur.

Örneğin:

DUYULDU Maliye Bakanlığı'nın 22 Temmuz 2015 Tarih ve 4545-p Sayılı Yazısı

HOŞGELDİNİZ KONUŞMASI – Hoş geldin konuşması kural olarak büyük konferans ve forumlarda toplantı başkanı tarafından yapılır. Düzenli toplantılarda gösterişli selamlaşmalardan kaçınılır.

DAVETLİLER, toplantı konuları hakkında yetkin görüşlerini ifade etmek üzere davet edilen her alanda uzman kişilerdir. Davet edilen kişiler karar alma süreçlerine katılmazlar.

MUHALEFET GÖRÜŞÜ, toplantı katılımcılarından birinin alınan karara katılmayan görüşüdür. Katılımcı, muhalif görüşünün tutanağa geçirilmesini talep etme hakkına sahiptir. Ayrı bir sayfada hazırlanır ve protokolün ayrılmaz bir parçasıdır.

Konulardan biri üzerinde bir tartışma ortaya çıkarsa, aşağıdaki gibi kaydedilir ve biçimlendirilir:

DUYULDU: I.A. Paramonov, bir grup şirkette birleşik bir elektronik belge yönetim sistemi kurma ihtiyacı üzerine.

SORU: T.A. Mihailova. Bir grup şirketin gelişiminin bu aşamasında birleşik bir EDMS'nin uygulamaya konması ekonomik olarak mümkün müdür?

Yanıt: EDMS'nin kullanıma sunulması yalnızca ekonomik açıdan mümkün olmakla kalmayacak, aynı zamanda bir grup şirketin idari faaliyetlerinin maliyetlerinin optimize edilmesine de yardımcı olacaktır.

Protokolün hazırlanması

Protokol, belgeler için kuruluşun antetli kağıdına hazırlanır. Bu form aşağıdaki ayrıntıları içerir:

• şirketin adı;
• yapısal birimin adı (toplantı bir departman veya müdürlükte yapılıyorsa);
• belgenin düzenlendiği yer (kuruluşun faaliyet gösterdiği yerin adında yer alması durumunda belirtilmeyebilir: “Togliatti Süt Fabrikası”);
• belgenin adı – PROTOKOL;
• Metnin başlığı - bu durumda toplantının adı veya kurul organının adı:

PROTOKOL

operasyonel toplantı

PROTOKOL

uzman komisyon toplantıları

• (bu toplantının tarihidir);
• belgenin metni - içeriğini yukarıda tartıştık;
• imza – başkan ve sekreter protokolü imzalar.

Tamamlanan tutanaklar tüm toplantı katılımcılarına gönderilir. Belgede görevler varsa kontrol altına alınır.

Dahili protokoller genellikle kısa bir biçimde hazırlanır. Buradaki amaç, toplantının ilerleyişini veya katılımcıların görüşlerini değil, yöneticinin talimatlarını kaydetmektir. Birkaç kuruluşun temsilcilerinin bir toplantı için bir araya gelmesi tamamen farklı bir konudur. Bugün onlarla ilişkimiz ne kadar iyi olursa olsun, yarın bizi neyin beklediğini asla bilemeyiz. Belki de bu toplantının tutanakları olası bir anlaşmazlıkta haklı olduğunuzu kanıtlayacak önemli bir belge haline gelecektir. Bu nedenle ortak toplantılarda tutanaklar büyük bir titizlikle tutulmaktadır.

PRATİK ÇALIŞMA 8

BİLGİ VE REFERANS BELGELERİ

PROTOKOL, YASA

Kurumlar tarafından oluşturulan belgelerin çoğu bilgilendirici ve referans niteliğindedir. Bu belgeler işlerin fiili durumu hakkında bilgi içermektedir. Bilgi ve referans belgeleri şunları içerir: sertifikalar, notlar, kanunlar, mektuplar vb. Bunlar yardımcı niteliktedir ve bağlayıcı değildir. Burada yer alan bilgiler dikkate alınabilir.

Protokol

Protokol, organizasyonel ve idari dokümantasyon sisteminde özel bir yere sahiptir. Bilgi belgeleri olarak sınıflandırılabilir (bilgi içerdiğinden, bazı yönetim konularının tartışılmasının ilerleyişi hakkında bilgi içerdiğinden) ve işlemsel bir bölüm içerdiğinden. idari belge olarak değerlendirilebilir.

Protokol -, toplantılarda, konferanslarda, toplantılarda, konferanslarda ve meslektaş organlarının (komisyon ve bakanlık kurulları, belediye yönetimleri ve ayrıca bilimsel, teknik ve metodolojik konseyler) diğer çalışma biçimlerinde konuların tartışılması ve karar alma sürecini kaydeden bir belge ).

Pay sahipleri toplantıları ve yönetim kurulu toplantıları zorunlu tutanaklara tabidir.

Protokoller kayıt için devlet yetkililerine sunulur (örneğin, ticari bankaların, ticaret ve sanayi odalarının vb. kayıt edilmesi sırasında). Geçici kurulların faaliyetlerini (konferanslar, toplantılar, toplantılar, seminerler vb.) belgelemek için de tutanaklar düzenlenir.

Tutanaklar, toplantıda sekreter tarafından elle veya ses kayıt cihazı kullanılarak tutulan kayıtlar esas alınarak düzenlenir.

Toplantının türüne ve heyetin durumuna bağlı olarak protokolün şekli seçilir: kısa, tam veya stenografik.

Kısa protokol– Toplantıda görüşülen konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları kayıt altına alır. Bu tutanakların yalnızca toplantının kısaltılmış olarak yapılacağı, rapor ve konuşma metinlerinin sekretere sunulacağı veya toplantının operasyonel nitelikte olduğu durumlarda tutulması tavsiye edilir.

Tam protokol – sadece tartışılan konuları, alınan kararları ve konuşmacıların isimlerini değil, aynı zamanda toplantı katılımcılarının rapor ve konuşmalarının içeriğini, ifade edilen tüm görüşleri, dile getirilen soru ve açıklamaları, yorumları, pozisyonları aktaran oldukça ayrıntılı kayıtlar tutar. Tam dakikalar, toplantının ayrıntılı bir resmini belgelemenize olanak tanır.

Verbatim protokolü – Toplantının birebir raporu (transkript) temel alınarak derlenir ve her konunun tartışılması ve bu konuda bir karara varılması sürecini kelimesi kelimesine aktarır.

Tam ve stenografik protokoller, el yazısıyla yazılan stenografik veya bant kayıtları esas alınarak derlenir.

Her türlü protokol, aşağıdaki ayrıntıları içeren ortak bir form üzerinde düzenlenir: kurumun adı, belge türü, tarihin koyulacağı yer, belgenin dizini, protokolün düzenlendiği yer, başlık yeri metne. Tutanak tarihi toplantı tarihidir. Birkaç gün sürdüyse protokol tarihi başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini içerir. Protokol numarası (indeks) toplantının seri numarasıdır. Metnin başlığı, toplantının veya ortak faaliyetin türünü yansıtır (Tutanaklar - kolej toplantıları).

Protokol metni giriş ve ana bölümleri içermektedir.

Protokolün su kısmında başlıktan sonra toplantı başkanı ve sekreterin soyadları ve baş harfleri yer alır. Katıldı sözcüğünden sonra yeni bir satırdan başlayarak, kurul organının daimi üyelerinin soyadları ve baş harfleri alfabetik sıraya göre listelenir (protokolün kısa formunda bu veriler çıkarılmıştır), ayrıca soyadları, baş harfleri ve pozisyonları da listelenir. davetlilerden. Sol kenarın başından itibaren “Başkan”, “Sekreter”, “Mevcut” kelimeleri büyük harfle yazılır. Genişletilmiş bir toplantının tutanaklarını hazırlarken katılımcıların isimleri listelenmez, ancak toplam sayıları belirtilir. Katılımcıların sayımı, toplantı sekreterliğine iletilen ve tutanak eklerinde yer alan kayıt listelerine göre yapılır.

Protokolün su kısmı gündemi içerir, toplantıda görüşülen konuları konuşmacıların (konuşmacıların) isimleriyle birlikte listeler ve tartışma sırasını belirler. Toplantıda tartışılan konuları konuşmacıların isimleriyle birlikte listeler ve tartışmaların sırasını belirler. Toplantı gündemi önceden hazırlanır ve optimum sayıda konuyu içermelidir.

Protokolün ana metni gündemde yer alan madde sayısı kadar bölüm içermektedir. Buna göre bölümler numaralandırılmıştır.

Her bölüm üç bölümden oluşur: Protokol metninde ana konuşmacının konuşmasını, konunun tartışmasına katılanları vurgulamak için büyük harflerle basılan "DİNLENDİ", "KONUŞULDU", "Karar verildi" ve sorunun çözümünü formüle eden operasyonel kısım. Aynı amaçla protokol metninde aday durumda her bir konuşmacının soyadı ve adının baş harfleri yeni bir satıra yazılır. Konuşma kaydının sunumu soyadından kısa çizgi ile ayrılarak üçüncü tekil şahıs olarak sunulur ve raporun içeriği doğrudan konuşma biçiminde yazılır. Raporun metni konuşmacı tarafından kısaltılmışsa veya yazılı olarak sunulmuşsa, kısa çizgiden sonra büyük harflerle de yazılır: “Rapor ektedir.”

Gündem maddesinin numarası “DİNLENDİ” kelimesinin önüne ve ardından iki nokta üst üste konur.

Raporun tartışılmasının ilerleyişi “KONUŞMA” bölümüne yansıtılır, soru ve cevaplar “KONUŞMA” bölümüne kaydedilir. Soru ve cevap kelimeleri yazılmaz.

Örneğin:

A.V. Smirnov - Ortadan kaldırmak için önlemler alındı ​​mı...?

Alınan kararlar “ÇÖZÜLDÜ” bölümünde yer almaktadır. Birden fazla çözüm varsa, bunlar noktalı Arap rakamlarıyla numaralandırılır. Her karara, uygulanmasından sorumlu kişinin pozisyonu, soyadı ve adının baş harfleri eşlik eder ve bir son tarih içerir, örneğin:

KARAR VERİLMİŞ:

1. Yeni Personel Yönetmeliği taslağını hazırlayın. Sorumlu – İK yöneticisi Rodionova N.P. Son tarih – 18 Kasım 2001.

Operasyonel kısım aşağıdaki şemaya göre yapılandırılmıştır: eylem – icracı – son tarih. Yürütücü bir kuruluş, yapısal bir birim veya belirli bir yetkili olabilir.

Protokol, bir belgeyi onaylama kararını kaydedebilir. Bu durumda protokolde tarih ve belge numarasına ilişkin bir referans bulunmalı ve belgenin kendisi de protokole eklenmelidir.

Seçimler sırasında protokol, her adayın oylama sonuçlarını gösterir.

Tutanak başkan ve sekreter tarafından imzalanır. Sekreter metni düzenler, her konuşmacıya konuşmasının kaydedilmesini tanıtır ve konuşmasının kaydedilmesini kabul eden konuşmacının imzasını alır. Başkanlık tarafından seçilen tutulacak toplantı tutanakları başkan, sekreter ve divan üyelerinin tamamı tarafından imzalanır.

Protokolden alınan bir alıntı, orijinal protokol metninin bir kısmının tam bir kopyasıdır. Aynı zamanda formun tüm detayları, metnin giriş kısmı ve alıntının hazırlandığı gündem maddesi çoğaltılır. Protokolden alınan alıntı yalnızca sertifikayı da hazırlayan sekreter tarafından imzalanır. Alıntıyı onaylayan kişinin pozisyonunu belirten “Doğru” kelimesinden, kişisel imzadan, soyadından, adının baş harflerinden ve tarihten oluşur. Başka bir kuruluşa sunulmak üzere bir alıntı verilmişse, mühürle tasdik edilir.

Örnek protokol formatı

(detayların uzunlamasına düzenlenmesiyle)

Rusya Federasyonu arması

Şirketin adı

PROTOKOL

____________________ № _________________

tarih

_______________________________

Yayın yeri

Başlık:

Komisyon toplantıları...

Başkan - Smirnov S.S.

Sekreter - Antonova M.I.

Mevcut: 30 kişi (liste eklenmiştir)

(15 kişiye kadar varsa protokolde

baş harfleri olan soyadları belirtilmiştir

virgülle ayrılmış alfabetik sırayla)

GÜNDEM:

1. Konferansa hazırlık prosedürü hakkında.

Başkanın raporu...

1. DİNLENDİ:

Sokolov A.I. - Raporun metni ektedir.

KONUŞMACILAR:

Ivanov M.I. - Konuşmanın kısa bir kaydı (üçüncü bir kişiden).

KARAR VERİLMİŞ:

1.1. Onaylamak...

2. DİNLENDİ:

KONUŞMACILAR:

KARAR VERİLMİŞ:

Başkan İmza S.S. Smirnov

Davranmak– birden fazla kişi tarafından hazırlanan ve belirli gerçekleri veya eylemleri doğrulayan bir belge.

Kanunlar farklı durumlarda düzenlenir ve bu nedenle birçok çeşidi vardır:

· sözleşme kapsamında işin kabul edilmesi eylemi;

· belgelerin kabulü ve devri;

· malzemelerin silinmesi eylemi;

· ticari kanun;

· muayene raporu vb.

Kanunlar, daimi veya yöneticilerin talimatıyla atanan bir komisyon tarafından hazırlanır.

Hasar, bozulma veya kargo sıkıntısı veya diğer nakliye kurallarının ihlal edildiğine ilişkin gerçekleri tespit eden ticari eylemlerle özel bir grup oluşturulur. Böyle bir eylem standart basılı formda hazırlanır ve lekeler, silmeler veya üstü çizili çizgiler olmadan doldurulur. Kanuna yapılan tüm eklemeler ve düzeltmeler üzerinde anlaşmaya varılmalı ve her iki tarafın imzasıyla onaylanmalıdır.

Kanun işletmenin dahili bir belgesi ise, genel bir formda düzenlenir. Kanun harici bir belge ise, kuruluş hakkında arka plan bilgileri içermelidir.

Kanunun şunları içermesi gerekir:

· kuruluşun adı (yapısal birim);

· belge türünün adı;

· metnin başlığı;

· imzalar;

· fok;

· uygulamalar; (destekleyici belgelerin kopyaları mevcutsa).

Kanun metni giriş ve açıklama bölümlerinden oluşmaktadır.

Kanunun su kısmı, hazırlanmasının temelini gösterir. Bu, bir belgeye, yönetimin sözlü emrine, herhangi bir olguya, olaya veya eyleme yapılan bir referans olabilir.

Yasanın bir başlığı olabilir, örneğin: "Tüketim mallarının kıtlığına ilişkin yasa" veya "Gizli" olarak işaretlenen belgelerin kabulü ve aktarılması yasası.

Kanunun ana bölümünde şunlar belirtiliyor:

· amaçlar ve hedefler;

· komisyon tarafından yürütülen çalışmanın zamanlaması;

· sonuçlar (bulgular, sonuçlar, öneriler).

Başvuruya ilişkin metin ve nottan sonra, gerekiyorsa kanunun nüsha sayısı, yeri veya gönderildiği muhataplara ilişkin bilgiler belirtilir.

Kanun, hazırlanmasına katılan herkes tarafından imzalanmıştır.

Bir dizi yasa (maddi, mali ve diğer önemli konularda), yöneticinin onayını ve işletmenin mührü ile onaylanmasını gerektirir.

Denetim ve teftiş eylemleri, faaliyetlerini etkileyen tüm kişilere duyurulur. Ayrıca kanunda, taslağı hazırlayanların imzalarının ardından “Kanun okundu: pozisyonlar, imzalar, imza tutanakları ve tarihler” ibaresi yer alıyor.

Örneğin:

Tarafından düzenlendi:

Başkan_____________________________________________

Komisyon üyeleri:

Komisyon üyeleri: 1. _____________________________________

Görevi, soyadı, adının baş harfleri

Mevcut: 1. _____________________________________

Görevi, soyadı, adının baş harfleri

Komisyon üyelerinin ve hazır bulunanların isimleri alfabetik olarak düzenlenmiştir. İş unvanı aynı zamanda kurumun adını da içerir.

Belirtme kısmı bir paragrafla başlar. Kanun taslağını hazırlayanlar tarafından yapılan çalışmanın amaçlarını, hedeflerini ve özünü ve sonuçlarını ortaya koyar. Çalışmanın sonuçları bir tablo şeklinde sunulabilir.

Kanunun son bölümünde sonuçlar çıkarılır veya önerilerde bulunulur. Metnin bu kısmı isteğe bağlıdır; eylem aynı zamanda gerçeklerin beyanı ile de sona erebilir.

Metinden sonra, imzalardan önce, gerekirse kanunun tamamlanan kopyalarının sayısını ve yerlerini belirtin (kanunun bu kısmı da isteğe bağlıdır). Örneğin:

3 kopya halinde derlenmiştir:

1. kopya Rusya Ekonomi Bakanlığı'na gönderildi

2. kopya Rusya Demiryolları Bakanlığı'na gönderildi

3. kopya - iş hayatında 05-24.

Kanun metnini bir imzayla tamamlayın. Kanun, komisyon başkanı ve tüm taslağı hazırlayanlar tarafından imzalanır. İmzalarken soyadlarından önce pozisyonlar belirtilmez. Örneğin:

Komisyon Başkanı İmza K.Ya. Lakin

Komisyon üyeleri: _________________ V.N. Kirillov

İmza

______________ İÇİNDE. Potapov

İmza

N.N. Lamşina

İmza

Herhangi bir belgede olduğu gibi, kanunda da metinden önce “O” (“Hakkında”) edatı ile başlayan ve “İncelemede”, “Kabul-devirde”, “Yazıda- fiil ismi kullanılarak formüle edilmiş bir başlık bulunmaktadır. kapalı”, “Yıkım sırasında” " vb.

Bazı eylem türleri onay gerektirir. Örneğin, bir kurumun tasfiyesine ilişkin bir yasa, daha yüksek bir daire başkanı (bakan) tarafından, belgelerin ve dosyaların imha için tahsisine ilişkin bir yasa ise kurum başkanı tarafından onaylanır. Onay, GOST R 6.30-97 gereklerine uygun olarak damgalanmıştır.

Aşağıda bir belgenin nasıl yazılacağına dair bir örnek verilmiştir:

Rusya Kültür Bakanlığı ONAYLANDI

Kültür Komitesi Komite Başkanı

Yönetim İmza N.I. Petrov

___________________________ ___________________

Alanın adı Tarih

18.05.2000 № 12

Novosibirsk şehri

Komitedeki belgelerin güvenliğinin kontrol edilmesi hakkında

Sebep: Komite başkanının 20 Nisan 2000 tarih ve 102 sayılı "Yönetim belgelerinin güvenliğinin kontrolü hakkında" emri.

Aşağıdakilerden oluşan bir komisyon tarafından derlenmiştir:

Başkan: Yardımcısı Komite Başkanı Sidorov G.V.

Komisyon üyeleri: 1. Başkan. genel departman Grigorieva N.I.

2. İK departmanı müfettişi Mikhailova G.G.

3. Yardımcısı Baş Muhasebeci S.I. Myshkin

4. Referans Prokudin M.V.

16 Mayıs'tan 18 Mayıs 2000'e kadar olan dönemde komisyon, kültür komitesindeki yönetim belgelerinin organizasyonunu ve saklama koşullarını kontrol etti. Dokümanlar yapısal birimlerde ve genel departmanda saklanır.

Dosyaların isimlendirilmesi her yıl Novosibirsk Bölge Arşivi ile kararlaştırılır. Belgelerin imhası, kaybı, hasarı veya yasa dışı imhası ile ilgili hiçbir gerçek tespit edilmemiştir.

2 kopya halinde derlenmiştir:

1. - 1-23 numaralı davaya

2. - bölgesel arşive.

Komisyon Başkanı İmza G.V. Sidorov

Komisyon üyeleri: İmza N.I. Grigorieva

İmzaİYİ OYUN. Mihailova

İmza Sİ. Mışkina

İmza M.V. Prokudina

seçenek 2

Sibtekhmash OJSC işletmesinin 02/01/2000 - 03/01/2000 tarihleri ​​​​arasında gerçekleştirilen çalışmalarının denetiminin sonucunu belgeleyin Denetim sonucunda aşağıdaki eksiklikler tespit edildi: personel kayıtları düzenlenmemiş mühendislerin bazı kişisel dosyaları ihmal edilmiş durumdadır; Ekipman onarımı için ambalaj kağıdının, çivilerin ve yedek parçaların makul olmayan şekilde silinmesine izin verilir; mekanik atölyede 60 kg'lık fazla miktarda lehim tüketimi vardı; Depo müdürü P.I. Yakovlev, tesisin 1,5 bin ruble tutarında para cezası ödediği tedarikçilere iade edilebilir konteynerleri zamanında göndermedi. Kalan verileri kendi takdirinize göre belirleyin.

Sekreter İmza M.A. Antonova

16. Yardımcı malzemelerin 2 numaralı deposunun envanter sonuçlarının ele alındığı gaz ekipmanı fabrikasının envanter komisyonu toplantısının tutanaklarını hazırlayın. Toplantıda, envanter sonuçlarının onaylanması ve 365 milyon ruble tutarındaki yardımcı malzeme sıkıntısının depo yöneticisine atfedilmesi ve 2 numaralı depo için eşleştirme beyanı ve depodan açıklayıcı bir not alınması yönünde bir karar kabul edildi. yönetici de okundu. Kalan verileri kendi takdirinize göre belirleyin.

17. Konut inşaatı için yapı malzemeleri üretimi yaratma konusunun tartışıldığı üretim kooperatifi “Launch” işçilerinin genel toplantısının tam bir protokolünü hazırlayın. Toplantıda başkan, böyle bir çalıştay oluşturma olasılığı ve çalışma umutları hakkında bilgi aldı. Tartışmanın ardından başkan ve inşaattan sorumlu yardımcısına 6 ay içinde çalışmalara başlamaları yönünde talimat verilmesine ve bu amaçlar için 315 milyon ruble tahsis edilmesine karar verildi.

18. Tıbbi preparatlar fabrikasının planlama ve ekonomi departmanı çalışanlarının 1998 yılı teknik endüstriyel mali planının erken geliştirilmesi konusunun ele alındığı üretim toplantısına ilişkin kısa bir protokol hazırlayın. Tartışmanın ardından üretim toplantısı karara bağlandı. planlanandan üç gün önce teknik bir endüstriyel mali plan geliştirmek. Geri kalan bilgileri kendiniz girin.

İlgili bilgi.

Hemen hemen tüm kuruluşlar operasyonel konuların tartışıldığı toplantılar düzenlemektedir. Çoğu zaman bu tür toplantılara operasyonel denir. Organizasyonun başkanından yapısal bölümlerin başkanlarına kadar farklı seviyelerdeki yöneticiler tarafından yürütülürler. Operasyonel toplantılar düzenli aralıklarla (genellikle haftada bir kez) yapılır ve genellikle kayıt altına alınır. Toplantıyı düzenleyen yapısal birimin veya yöneticinin sekreteri yoksa, operasyonel toplantı tutanaklarını tutmakla birim çalışanlarından biri görevlendirilebilir.

Bir protokol hazırlamak için genel kurallar

Sözlüğümüz

Protokol- Toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda ve meslektaş organlarının oturumlarında konuların tartışılması ve karar alma süreçlerindeki ilerlemenin tutarlı bir kaydını içeren bir belge.

Tutanaklar, sekreter veya diğer çalışanın toplantı sırasında tuttuğu ses kayıtları veya kaba el yazısı notları ile toplantı için hazırlanan materyaller (rapor metinleri, konuşmalar, sertifikalar, karar taslakları, gündem, toplantı listeleri) esas alınarak hazırlanır. katılımcılar vb.).

Toplantıda ses kaydı yapılmışsa, toplantı sonrasında yeniden basılıyor, ardından yazılı metin düzenlenerek tutanaklarda işlenen forma dahil ediliyor. Toplantı tutanağının düzenlenmesi için tanınan süre, toplantı tarihinden itibaren üç ila beş günü geçemez. Operasyonel toplantıların tutanakları, toplantı gününde veya toplantıdan sonraki bir veya iki gün içinde hazırlanır ve yürütülür.

Protokoller tam veya kısa olabilir. Tam protokol toplantıda yapılan tüm konuşmaların, konuşmacıya sorulan soruların, tartışmaya katılan kişilerin konuşmalarının ve alınan kararların bir kaydını içerir.

Kısa protokol sadece konuşanların isimlerini, konuşmanın konusunu, konuşmanın özetini ve alınan kararları içerir.

Operasyonel toplantıların ilerleyişi kural olarak kısa dakikalar halinde kaydedilir.

Toplantı tutanakları genel bir form, standart bir A4 kağıdı veya özel olarak tasarlanmış bir tutanak formu üzerine düzenlenir.

Protokolün zorunlu ayrıntılarışunlardır:

• şirketin adı;
• toplantı türünü belirten belge türünün adı (DAKİKA);
• buluşma tarihi;
• protokol kayıt numarası;
• toplantının yeri;
• imzalar.

Protokol tarihi olayın tarihidir.

Sorunlar ve çözümler

Operasyonel toplantıların tutanaklarını hazırlamak genellikle zordur. En yaygın olanlara bakalım.

■ Sorun: tutanakları tutan sekreter veya ast çalışanlardan biri, tartışılan konunun özünü anlayamayabilir ve bu nedenle konunun tartışılmasının ilerleyişini kaydetmekte zorluk yaşayabilir.

Ne yapalım? Bu tür durumlarda sekreter, toplantıda konuşan personelle veya açıklama yapabilecek herhangi bir personelle temasa geçmelidir.

■ Sorun: Operasyonel toplantılar genellikle katı kurallar olmadan yapıldığından, sekreterin toplantı sırasında olup biten her şeyi kaydetmeye zamanı olmayabilir.

Ne yapalım? Bu durumda toplantı sırasında ses kaydı yapmak ve tutanakları transkripsiyona göre düzenlemek faydalı olabilir.

■ Sorun: Bir konu tartışılırken hem gerekli hem de önemsiz, hatta önemsiz bilgiler dile getirilebilir ve sekreterin tutanaklara kaydedilmesi gereken ana (gerekli) bilgileri belirlemesi zor olabilir.

Ne yapalım? Bu durumda, protokolü hazırlamadan önce sekreterin tüm bilgileri analiz etmesi, önemli olanı önemsizden ayırması ve protokole yalnızca en önemli bilgileri dahil etmesi gerekir.

Kısa protokolün metni

Protokol metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana.

İçinde giriş kısmı Kısa protokolde başkan ve sekreterin adları, katılımcıların (hazır olanlar) ve davetlilerin görev ve adları ile gündem belirtilir. Toplantıda 15'ten fazla katılımcı varsa, tutanaklarda toplam katılımcı sayısı belirtilebilir ve hazır bulunanların pozisyonları ve adlarını gösteren bir listesi tutanakların ekinde verilir, örneğin:

Mevcut: 16 kişilik yönetim üyeleri. (liste ektedir).

Toplantıya davet edilen kişilerin isimleri “Davet edildi” kelimesinden sonra kişinin konumu ve kuruluşun adı belirtilerek belirtilir.

Gündemde görüşülecek konular belirtilir, ayrıca raportörün (konuşmacının) konumu ve soyadı da belirtilebilir. Birden fazla soru varsa, bunlar Arap rakamlarıyla numaralandırılır ve tartışma sırasına göre düzenlenir. Gündem maddeleri “hakkında” (“hakkında”) edatıyla formüle edilir, örneğin:

Not

Gündem maddeleri, tartışılan konunun özünü yansıtacak şekilde kesin ve net bir şekilde formüle edilmelidir. Gündemde “Muhtelif” veya “Muhtelif Konular” maddesinin yer alması önerilmez.

Metin Ana bölüm Kısa protokol gündemdeki konu sayısına göre ayrı bölümlerden oluşmaktadır. Bölümler gündeme uygun olarak Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Her biri aşağıdaki şemaya göre inşa edilmiştir:

Protokole ilişkin bu anahtar sözcükler, sol kenar boşluğunun kenarından itibaren büyük harflerle basılmıştır ve koyu renkte görünebilir. Yalın durumda DİNLENDİ sözcüğünden sonra konuşmacının soyadı ve gündem maddesi belirtilir, ardından 3. tekil şahıs biçiminde konuşmanın içeriği kısaca belirtilir.

“Karar Verildi: (Karar Verildi :)” bölümünde, alınan karar çifte yoruma yol açmayacak şekilde kısa, net ve kısa bir şekilde yazılır. Kararlar kuralcı bir biçimde formüle edilir: "Hazırla...", "Sağla...", "Bilgilendir...". Bir konu üzerinde birden fazla karar alınabilir. Bu durumda, gündem maddesinin seri numarasına bağlı olarak Arap rakamlarıyla numaralandırılırlar, örneğin:

Gerekirse kararla birlikte oylama sonuçları da belirtilir: lehte, aleyhte ve çekimser oyların sayısı.

Teoriden pratiğe

Elle veya diktafonla yapılan bir kaydı yazıya döktükten sonra, kısa bir protokol hazırlamamız gereken bir metin aldığımızı hayal edelim:

Gündem maddesi: 2. 2 No'lu bitmiş ürün deposunun yeniden inşasına ilişkin ilerlemeler hakkında

Konuşma metni:

Vasilyev P.R. Yeniden yapılanma planına göre, rafların kurulumuna ve kaldırma mekanizmalarının kurulumuna ayın sonunda 25'inde başlamamız gerekiyordu. Raf ekipmanı tedarikçimiz CJSC "Profil" son teslim tarihlerini ihlal ediyor. Ayın 20'sinde, ilk partiyi 10 gün sonra - ikincisini - almamız gerekiyordu. Sözleşmede belirtildiği gibi iki eşit parti halinde teslimatımız vardır. Tamamını yani %100 ön ödemeyi yaptık çünkü ilk depoyu en son dönüştürdüğümüzde onlarla hiçbir sorun yaşamamıştık. Bugün ayın 28'i ve henüz elimize ulaşmadı. Faks gönderdik, aradık, dün ilk partinin yola çıktığını söylediler ama iki üç gün sürer yani tedarikçiden dolayı gecikme yaşadık. Teslimat sürelerinin ihlali konusunda kendilerine resmi olarak şikayette bulunmaları gerektiğini düşünüyorum.

Protokol kaydı yapabilmek için en önemli bilgilerin ön plana çıkarılması gerekmektedir. Bunu yapmak için bir dizi soru sormaya ve onlara cevap almaya çalışalım. Yukarıdaki metinden aşağıdaki soruların yanıtlarını alabiliriz:

Metnin cevaplara yansımayan bilgiler içerdiğini görüyoruz: Profile CJSC ile olumlu bir işbirliği deneyimi olduğu için kuruluş malların tamamını ödedi ve% 100 ön ödeme yapıldı. Bu bilgi ele alınan durumla alakalı mı? Açıkçası hayır, bu nedenle bunun protokole dahil edilmesine gerek yoktur. Böylece aldığımız soruların cevaplarına dayanarak konuşmanın kısa bir protokolünü hazırlayabiliriz:

2. DİNLENDİ:

Vasilyev P.R.

İlk parti raf ekipmanının sevkiyatı, tedarikçi ZAO Profil tarafından son teslim tarihine aykırı olarak gerçekleştirildi, bunun sonucunda 2 numaralı deponun yeniden inşası için son tarihler karşılanmadı. 20 Aralık'ta, ikincisi - 10 gün sonra varır. Rafların montajı ve kaldırma mekanizmalarının kurulumunun 25 Aralık'ta başlaması planlandı. Tedarikçiye göre, ilk ekipman partisi 30-31 Aralık'tan önce gelmeyecek. Teslimat sürelerinin ihlali nedeniyle dava açılmasını önerdi.

Not

Konuşmada "20", "25" vb. ifadeler kullanılmışsa protokolde belirli bir ay belirtilmelidir, örneğin: "20 Aralık", "25 Aralık" vb.

Mevcut durumun tartışıldığı bir toplantıda, dava açma teklifinin desteklenmediğini varsayalım. Sözleşmede belirlenen teslimat sürelerine uyulması gerektiğine ilişkin tedarikçiye talep mektubu gönderilmesine karar verildi. Bu durumda karar protokole aşağıdaki şekilde kaydedilmelidir:

KARAR VERİLMİŞ:

Raf ekipmanlarının teslim tarihlerine uyma ihtiyacına ilişkin bir talep mektubu hazırlayın ve ZAO Profil'e gönderin.

Sorumlu icracı - Vasiliev P.R.

Son tarih - (tarih).

Başka bir örneğe bakalım.

Gündem maddesi: 5. Şirketin Perm şehrinde bulunan şubesinin mali ve ekonomik faaliyetlerinin denetiminin yapılması hakkında

Konuşma metni:

Medvedev V.V. Bu yıl boyunca finans departmanımız ve muhasebe departmanımız, Perm'deki şubenin bize hatalı raporlar sunduğu gerçeğiyle defalarca karşılaştı. İki kez bu hataları kendileri keşfettiler, bizi bilgilendirdiler ve ardından düzeltilmiş raporlar gönderdiler. Muhasebe departmanımız iki kez hesaplamalarda hata olduğunu ve şube giderlerinin yapılması gereken kalemler arasında yer almadığını tespit etti. Bu hatalar zamanında düzeltilmezse vergi ödemede sorunlara yol açabilir. Uzmanlarımız ayrıca teslim tarihlerinin sürekli olarak ihlal edildiğini de fark etti. eğlence harcamalarına ilişkin raporların sunulması. Şube baş muhasebecisi iki kez iş gezisinde bizi ziyaret etti, şubenin yaptığı hataları düzelttik ama durum hemen hemen değişmedi. İdari ve ekonomik hizmet başkanı Polozov R.A. ayrıca Perm'de ulaşım maliyetlerinde bazı sorunlar yaşandığından şikayetçi oldu. Gerçek şu ki, başlangıçta ulaşım giderlerine ilişkin raporlar kendisine sunuluyor ve ardından tüm şubeler için muhasebe departmanına özet bir rapor sunuyor. Tüm bunları dikkate alarak gelecekte sorun yaşamamak için Perm'deki şubenin mali ve ekonomik faaliyetlerinin denetiminin organize edilmesi ve yürütülmesi gerektiğine inanıyorum.

Danışman: Sizce komisyonda kimler yer almalı ve yerinde inceleme ne kadar sürecek?

Medvedev V.V. Sanırım üç kişiye ihtiyacımız var: biri muhasebe departmanı için, diğeri finans departmanı için, üçüncüsü idari ve ekonomik hizmet ile lojistik departmanı için. Daha önce gidebilecek daire başkanlarıyla görüştük, o yüzden üç kişiyi öneriyorum: Milletvekili. baş muhasebeci Somov S.S., denetçi Yastrebov A.A. ve lider mühendis Sokolov B.B. Doğrulama 3-5 gün içinde tamamlanabilir.

Ana konuşmanın metnini aynı şemaya göre inceleyelim:

Bu durumda da metinde ikincil bilgilerin kaldığını görüyoruz. Her şeyden önce bu, şubenin ulaşım maliyetleriyle ilgili bazı sorunlar yaşadığından da şikayet eden idari ve ekonomik hizmet başkanı R.A. Polozov'dan bahsediyor. Nakliye maliyetlerine ilişkin raporların yalnızca başlangıçta bir özet raporun hazırlanması için idari ve ekonomik hizmet başkanına sunulması nedeniyle bu bilgiyi ikincil olarak sınıflandırıyoruz. Taşıma maliyetlerine ilişkin mevcut raporlama prosedürü farklı olduğundan bu bilgi mevcut durumun değerlendirilmesi açısından çok önemli değildir.

İkincil bilgiler ayrıca hataların iki katının şubenin kendisi tarafından ve iki katının da ana kuruluşun muhasebe departmanı tarafından keşfedildiğini belirtmelidir. Basitçe hataların tekrar tekrar keşfedildiğini söyleyebiliriz.

Özet protokolleri konuşmacıya sorulan soruları yansıtmamaktadır. Ancak sorunun cevabında önemli bir bilgi varsa bu da konuşma tutanağına kaydedilir. Yukarıdaki örnekte komisyona kimlerin dahil edilmesinin teklif edildiğine dair bilgidir.

Alınan yanıtlara dayanarak konuşmanın bir protokol kaydını hazırlayabiliriz:

DİNLENDİ:

Medvedev V.V.

Bu yıl boyunca Perm'deki şube defalarca hatalı raporlar sundu, harcamaları yapılması gereken yanlış kalemlere kaydetti ve son teslim tarihlerini ihlal ederek eğlence harcamalarına ilişkin raporlar sundu. Hataları şube baş muhasebecisiyle incelememize rağmen durum değişmedi. Komisyondaki vekil dahil olmak üzere şubenin mali ve ekonomik faaliyetlerinin denetiminin yapılmasını gerekli görür. baş muhasebeci Somov S.S., denetçi Yastrebov A.A. ve lider mühendis Sokolov B.B.

Konunun tartışılması sırasında inceleme yapılmasına karar verilirse, karar protokolde aşağıdaki şekilde formüle edilmelidir:

KARAR VERİLMİŞ:

Perm'deki şubenin mali ve ekonomik faaliyetlerini denetlemek için bir komisyon oluşturulmasına ilişkin bir emir taslağı hazırlayın, denetimin zamanlaması konusunda Perm'deki şube müdürü ile anlaşın.

Sorumlu uygulayıcı - Medvedev V.V.

Son tarih - (tarih)

V.F. Yankovaya,
Doktora ist. Bilimler Yardımcısı VNIIDAD Direktörü