Cách điền vào sổ làm việc. Cách điền vào sổ làm việc

Trong luật pháp của Liên bang Nga, có một số hành vi pháp lý bao gồm hướng dẫn điền vào sổ công việc (sau đây gọi là TK), bảo trì và lưu trữ chúng. Các quy tắc bảo trì trước hết bao gồm các yêu cầu đối với việc thiết kế các mục nhập trong tài liệu này. Chúng ta hãy xem xét các yêu cầu này.

Hiện tại, có ba loại TCs đang được lưu hành trong công việc văn phòng. Đây là những cuốn sách phát hành năm 2004, 1973 và 1938. Bất kể năm phát hành, tình trạng pháp lý của các văn bản này không thay đổi, do đó không cần đổi sang sổ loại mới.

Luật pháp Nga, thông qua các hành vi pháp lý, đặt ra các yêu cầu nhất định đối với việc duy trì, điền thông tin và công dân.

Quy tắc nhập học:

• Theo quy tắc điền, tất cả thông tin được viết bằng chữ viết tay gọn gàng bằng bút bi hoặc bút gel có chứa mực nhanh và không thấm nước màu đen, xanh lam hoặc tím. Điều này bảo vệ thông tin bằng văn bản không bị hỏng. Sự cần thiết của biện pháp này là do thời gian sử dụng của sổ tác phẩm khá dài (lên đến 75 năm) và thông tin phản ánh trong đó có giá trị.
• Ngoài ra, theo Hướng dẫn điền và duy trì chính xác, việc viết tắt các từ không được chấp nhận trong tài liệu này. Các từ như "đặt hàng", "hướng dẫn", "điểm", v.v. được thực hiện đầy đủ, không phụ thuộc vào mong muốn và khả năng của chuyên gia. Yêu cầu này đôi khi bị các chuyên viên phòng nhân sự bỏ qua, do đó vi phạm quy tắc điền sổ công việc.
• Một trong những điều kiện để điền đúng và, là cần phải đánh số thứ tự cho mỗi mục nhập. Chuyên viên điền vào sổ công việc, trong một cột cụ thể dành cho việc này, phải chỉ ra số thứ tự của mỗi mục.

Hướng dẫn ghi chép vào sổ công việc

Bất chấp sự đa quốc tịch của quê hương chúng tôi, hướng dẫn để duy trì sổ làm việc bắt buộc chúng tôi phải điền vào một tài liệu bằng tiếng Nga. Các nước cộng hòa là một phần của Liên bang Nga có quyền sao chép hồ sơ bằng ngôn ngữ của họ, nếu nó được công nhận là chính thức đối với lãnh thổ nhất định.

Cách điền chính xác vào sổ công việc hoặc thành phần của các mục:

• Ghi lại thông tin về nhân viên. Tài liệu phản ánh các thông tin cá nhân sau đây của chủ sở hữu: họ và tên, ngày tháng năm sinh, thông tin về trình độ học vấn, nghề nghiệp, chuyên môn của người đó.
• Ghi chép thông tin về kinh nghiệm.Đây là thông tin phong phú nhất của tài liệu, nó chứa dữ liệu về nhiệm vụ của người lao động, thuyên chuyển công việc hoặc chức vụ khác, sa thải, phân công ngạch mới, đào tạo nâng cao. Ngoài ra, thông tin được phản ánh về thời gian học tập, phục vụ trong quân đội Nga, chấp hành án. Thông tin này được đặt trong cột thích hợp, như được hiển thị trong mẫu ở cuối bài viết.

Làm thế nào để điền vào phần hồ sơ thông tin về giải thưởng nhân viên? Để phản ánh thông tin này, một phần đặc biệt đã được phân bổ: “ Thông tin về giải thưởng". Toàn bộ lịch sử thành tích lao động được phản ánh trên các trang của tài liệu này: các giải thưởng nhà nước, danh hiệu vinh dự, văn bằng, huy hiệu khen thưởng, bằng tốt nghiệp và các loại khuyến khích khác.

• Thông tin nhập vào tài liệu phải đầy đủ nhất có thể và bao gồm: số sê-ri, ngày nhập, liên kết đến tài liệu - căn cứ
• Thông tin được nhập vào tài liệu phải phản ánh tình trạng thực sự của sự việc.
• Dữ liệu cá nhân của nhân viên (họ và tên), theo Hướng dẫn điền chính xác, được nhập trong trường hợp đề cử. Không được phép viết tắt các thông tin này, thay thế bằng các chữ cái đầu.
• Ngày tháng được viết đầy đủ, bằng chữ số Ả Rập, sử dụng ký hiệu hai chữ số cho ngày và tháng (09, không phải 9) và ký hiệu bốn chữ số cho năm (2003, không phải 03).
• Có chữ ký rõ ràng của người có trách nhiệm và đóng dấu xác nhận.
• Khi phát hành một bản sao, các mục tương ứng được đặt trên đầu trang tiêu đề. Chúng có thể được viết tay hoặc đóng dấu.

Quy tắc duy trì sổ làm việc

• Việc ghi vào Bộ luật lao động của người lao động chỉ bắt buộc đối với những người lao động mà doanh nghiệp này là nơi làm việc chính.
• Người đứng đầu doanh nghiệp có nghĩa vụ sử dụng người lao động và theo đó ghi vào Bộ luật Lao động nếu thời gian làm việc của người đó trên năm ngày.
• Khi chính thức hóa quan hệ với người sử dụng lao động thông qua thỏa thuận, không cần phải ghi vào Bộ luật Lao động của người lao động.

Ghi chú:

1. Việc điền đúng quy định rằng tài liệu này do người lao động bắt đầu bởi người sử dụng lao động tại doanh nghiệp, nơi làm việc đầu tiên của họ. Tài liệu được điền với sự có mặt của chủ sở hữu tương lai của nó không muộn hơn bảy ngày kể từ ngày làm việc. Bất kể ai đã ban hành văn bản này, người đứng đầu doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về việc lấp đầy và bảo dưỡng chính xác.
2. Hình thức phát hành của những năm trước có hiệu lực pháp lý như hình thức phát hành mới và không được hoán đổi. Tuy nhiên, chúng phải được hoàn thành phù hợp với yêu cầu mới.
3. Trong suốt thời gian hoạt động công tác, mẫu đơn được người sử dụng lao động lưu giữ như một chứng từ quy trách nhiệm chặt chẽ. Người đứng đầu doanh nghiệp chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc lưu trữ và bảo quản tài liệu.
4. Trường hợp chấm dứt quan hệ với người lao động thì lập biên bản sa thải và bàn giao hồ sơ ngay trong ngày. Nếu việc phát hành bị chậm trễ do lỗi của người sử dụng lao động thì ngày sa thải sẽ thay đổi.

Sổ lao động là văn bản pháp lý phản ánh toàn bộ chặng đường lao động của chủ sở hữu.Ở một khía cạnh nào đó, cô ấy là bộ mặt của nhân viên nên cần tuân thủ nghiêm ngặt nội quy cấp sổ công việc.

Nếu những tài liệu đó không được lưu giữ trong công ty thì đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Sẽ không thể chứng minh thời gian phục vụ trong thời gian làm việc này, có nghĩa là nó sẽ không được tính đến khi tính lương hưu. Vì vậy, tất cả công nhân cần phải biết sổ công việc được điền như thế nào.

Bài báo cung cấp hướng dẫn về cách điền vào sổ làm việc.

TK là chứng từ liên quan đến hoạt động lao động của con người.

Tất cả các câu hỏi liên quan đến thủ tục bảo trì nó được quy định trong Bộ luật Lao động và các Nghị định của chính phủ có liên quan (số 225 ngày 16/04/2003), Nghị định và Thư của Bộ Lao động Liên bang Nga (số 69 ngày 10.10). 2003, điều 0 ngày 18 tháng 3 năm 2008).

Người có trách nhiệm

Trách nhiệm về sự sẵn có của sổ công việc, cấp cho từng nhân viên của doanh nghiệp, thuộc về người đứng đầu doanh nghiệp.

Người đứng đầu ra lệnh chỉ định một nhân viên chịu trách nhiệm điền chính xác, hạch toán và lưu trữ các tài liệu này. Họ cũng chỉ định một nhân viên khác có thể thay thế người chịu trách nhiệm chính trong thời gian anh ta vắng mặt. Thông thường đây là những nhân viên của bộ phận dịch vụ nhân sự (OK).

Yêu cầu để duy trì sổ làm việc

Thông tin chung

TC được thiết lập cho mỗi nhân viên đã làm việc tại công ty ít nhất 5 ngày. Đối với họ, công việc này nên là chính.

Đây cũng là những người lao động thời vụ, tạm thời và lao động tự do, cũng thuộc đối tượng tham gia BHXH.

Các mục trong TC được viết đầy đủ, không viết tắt (để tránh đọc nhầm), phông chữ xanh lam, tím hoặc đen.

Mỗi bản ghi bắt đầu bằng một dòng riêng biệt và được cung cấp với số sê-ri của nó. Ngày tháng được hiển thị như thế này:

• ngày và tháng - 2 chữ số;
• năm - 4 chữ số.

Được thực hiện bởi TC bằng ngôn ngữ nhà nước của Liên bang Nga. Và trong lãnh thổ của các nước cộng hòa tự trị, nó có thể được tiến hành bằng hai ngôn ngữ - tiếng Nga và quốc gia.

TC bao gồm ba phần:

• Đầu tiên - trên trang tiêu đề - phản ánh thông tin về nhân viên - họ, tên và tên viết tắt của người đó trong trường hợp được đề cử không có chữ viết tắt. Nó cũng cho biết trình độ học vấn, nghề nghiệp hoặc chuyên môn của anh ta. Tổ chức phát hành TC đóng dấu vào tờ này.
• Thứ hai là dữ liệu về công việc của nhân viên.
• Phần thứ ba chứa thông tin về giải thưởng của anh ấy.

Hai phần cuối cùng phải chỉ ra các tài liệu trên cơ sở mỗi mục được thực hiện. Thông thường đây là những con số của các đơn đặt hàng tương ứng với ngày của họ.

Quy tắc và thủ tục điền vào sổ công việc

Phần “thông tin về công việc” chứa tất cả dữ liệu về việc nhập học, chuyển địa điểm, học tập trong quá trình làm việc liên quan đến đào tạo nâng cao, phục vụ trong quân đội hoặc các cơ cấu đặc biệt khác, v.v.

Nó cũng hiển thị thông tin về việc đổi tên doanh nghiệp hoặc cấu trúc cá nhân của nó, dữ liệu về việc sa thải một nhân viên và những người khác.

Hơn nữa, thông tin mới nhất được xác nhận không chỉ bởi chữ ký của người có trách nhiệm, mà còn bởi chính nhân viên.

Tên doanh nghiệp, đơn vị cơ cấu và chức vụ của người lao động được nhập vào cột mục.

Phần cuối cùng của Bộ luật Lao động bao gồm những phần thưởng được quy định trong Bộ luật Lao động của Liên bang Nga hoặc thỏa ước tập thể của tổ chức. Việc cung cấp các ưu đãi như vậy là không bắt buộc và không lâu dài. Trong trường tương ứng, tên của công ty, vị trí của nhân viên và hình thức thăng chức được nhập. Gần đó, trong cột tiếp theo, một tham chiếu được thực hiện cho cơ sở tương ứng. Giải thưởng không được phản ánh ở đây.

Tình huống đặc biệt

1. Nếu trong quá trình làm việc của nhân viên trong công ty có sự thay đổi tên, thay đổi cơ cấu liên quan đến bộ phận cụ thể thì điều này nhất thiết phải được thể hiện trong Bộ luật Lao động và được xác nhận bằng con dấu mới của tổ chức này.
2. Khi thay đổi họ của nhân viên, họ cũ của người đó bị gạch bỏ và họ mới được viết lên trên. Gần đó, trên lớp vỏ, căn cứ để thay thế biên bản có con dấu và chữ ký của người có trách nhiệm được giải mã. Đây là đường gạch ngang duy nhất được phép trong TC.
3. Nếu sau khi nhân viên bị sa thải bất hợp pháp, tòa án buộc người sử dụng lao động phải phục hồi anh ta lại làm việc, thì một mục nhập sẽ hủy bỏ thông tin trước đó về việc sa thải của anh ta có tham chiếu đến tài liệu chứng minh cho quyết định này.
4. Trong trường hợp nhân viên qua đời, thông tin về việc chấm dứt hợp đồng lao động được phản ánh, ghi rõ ngày chết trên giấy chứng nhận có liên quan.
5. Nếu không có đủ trang cho tất cả các mục trong trung tâm mua sắm, thì một phụ trang cho nó sẽ được vẽ lên. Các quy tắc để điền vào nó không khác với các quy tắc chung và nó được nộp trong trung tâm mua sắm.

Việc điền TC chính xác và đúng vào từng giai đoạn của hoạt động lao động sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho quá trình hưởng lương hưu.

Lưu trữ và hạch toán sổ sách công việc

Sổ việc làm, phụ lục và các biểu mẫu - tài liệu về trách nhiệm giải trình nghiêm ngặt. Trong bộ phận nhân sự, nơi lưu trữ các trung tâm mua sắm, một sổ sách kế toán của họ được lưu giữ.

Nó phản ánh thông tin đầy đủ về chuyển động của tất cả các tài liệu này, bất kể chúng là tài liệu mới hay được phát hành bởi một tổ chức khác.

Nói cách khác, thông tin về TC của tất cả nhân viên của cơ sở này (trước đây và hiện tại).

Sổ này được đánh số, đóng gáy và đóng dấu xác nhận của người đứng đầu tổ chức. Việc hạch toán các hình thức TC do bộ phận kế toán của doanh nghiệp thực hiện - theo cách tương tự.

TK được lưu trữ vĩnh viễn trong bộ phận nhân sự. Trong những trường hợp đặc biệt, chúng có thể được phát hành theo yêu cầu của nhân viên mà không phải nhận và trong một thời gian đã thỏa thuận nghiêm ngặt.

Khi một nhân viên bị sa thải, nó sẽ được cấp cho anh ta, và anh ta sẽ ký vào sổ đăng ký. Nếu vì một lý do nào đó không rõ, nhân viên không lấy giỏ hàng thì nó vẫn được chấp nhận trong 2 năm nữa, được lưu trữ riêng biệt với tất cả các tài liệu khác. Sau đó, nó được chuyển đến kho lưu trữ của doanh nghiệp, nơi nó được lưu trữ trong 75 năm tiếp theo.

Các lỗi khi điền: phải làm gì?

Vì tất cả thông tin trong sổ công việc đều được nhập thủ công nên không có gì đảm bảo rằng sẽ không xảy ra sai sót khi lưu trữ hồ sơ.

Việc sửa chữa các sai sót khi điền vào tài liệu này chỉ được thực hiện theo các quy tắc sau:

1. Thông tin không chính xác sẽ bị vô hiệu. Một mục thích hợp được thực hiện về điều này. Dưới đây, dưới số tiếp theo, mục nhập chính xác được thực hiện.
2. Trường hợp vi phạm đánh số thông tin thì thực hiện chỉnh sửa tương tự như trên. Toàn bộ mục nhập dưới số sai sẽ bị vô hiệu. Và sau đó nó lặp lại dưới một số mới.
3. Trong trường hợp có một sai sót nhỏ trong thông tin cá nhân của một nhân viên (chữ cái họ, tên, v.v.) được phát hiện khi anh ta được thuê vào một công việc mới trong quá trình xác minh các giấy tờ, nó sẽ được sửa chữa bởi người sử dụng lao động cũ hoặc nơi này. không chính xác đã được thực hiện.
4. Các mục không chính xác trên trang tiêu đề sẽ không được sửa chữa. Trong trường hợp này, hình thức TC được coi là bị hư hỏng và bị phá hủy, về đó một hành động thích hợp được soạn thảo. Và đổi lại, nhân viên được cấp một khu mua sắm mới với thông tin chính xác.

Việc gạch bỏ một mục không chính xác bị cấm. Một tài liệu như vậy được coi là không hợp lệ.

Điền vào một CTV trùng lặp

Trong trường hợp trung tâm thương mại bị mất, hư hỏng, nếu trong đó có hồ sơ đã bị tòa án tuyên hủy, trường hợp thiên tai, trường hợp khẩn cấp tại doanh nghiệp, v.v. cần phải phát hành một TC trùng lặp.

Trong các tình huống thông thường, người lao động nộp đơn cho bộ phận nhân sự để xin cấp một bản sao Bộ luật Lao động và nêu rõ lý do của việc này.

Tài liệu được phát hành trong vòng 15 ngày làm việc. Trang tiêu đề của nó phải cho biết "Trùng lặp".

Nếu một số mục trong tài liệu bị hỏng không thể khôi phục được, thì cần phải có giấy tờ xác nhận về thời gian phục vụ trong thời gian tương ứng. Chỉ khi đó, tài liệu mới có thể được khôi phục.

Khi cấp một bản sao của TC, nhân viên nhân sự thực hiện một mục nhập thích hợp trong sổ đăng ký TC.

Trong các tình huống khẩn cấp, thời gian phục vụ đăng ký Bộ luật Lao động được xác định bởi một ủy ban đặc biệt, được cung cấp tất cả các giấy tờ cần thiết cho việc này. Nếu không thể khôi phục thực tế công việc của một người vào lúc này hay lúc khác, thông tin còn thiếu có thể được điền với sự trợ giúp của 2-3 lời khai. Ủy ban đưa ra một hành động thích hợp về điều này.

Chúng tôi phân tích một cuốn sách làm việc mẫu và các quy tắc điền vào một tài liệu trong các tình huống khác nhau. Trong bài viết, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn từng bước để điền vào sổ làm việc của nhân viên trong các trường hợp khác nhau: khi tuyển dụng, bán thời gian và sa thải.

Từ bài báo, bạn sẽ học được:

Đừng bỏ lỡ: bài báo chính trong tháng từ các chuyên gia hàng đầu của Bộ Lao động và Rostrud

Bách khoa toàn thư về thiết kế sách công việc trên cơ sở chìa khóa trao tay từ Hệ thống Kadra.

Việc làm: người điền vào sổ làm việc

Sổ công tác là tài liệu chính về hoạt động công việc và thời gian phục vụ của người lao động (phần 1 Điều 66 Bộ luật Lao động). Để biết biểu mẫu và quy tắc điền sổ làm việc, hãy xem Nghị định số 225 ngày 16 tháng 4 năm 2003 của Chính phủ. Theo luật, công ty sử dụng lao động phải lưu giữ một tài liệu cho mỗi nhân viên đã làm việc trong đó hơn năm ngày (phần 3 Điều 66 Bộ luật Lao động).

Theo các quy tắc để điền vào một sổ làm việc, người sử dụng lao động-công ty và người sử dụng lao động-doanh nhân phải giữ nó. Người sử dụng lao động cá nhân không được công nhận là doanh nhân không có quyền ghi chú vào sổ nhân viên.

Tải các tài liệu liên quan:

Khi đi xin việc, người lao động phải mang theo một số giấy tờ, bao gồm cả về hoạt động công việc và thời gian phục vụ (khoản 3, phần 1, Điều 65 Bộ luật Lao động). Kiểm tra sê-ri và năm sản xuất sách bài tập. Các mẫu của loạt biểu mẫu đã được phát hành ở Nga và Liên Xô từ năm 1974, xem bên dưới. Chúng chưa bị mất nguồn, không cần thiết phải thay thế bằng nguồn mới.

Bây giờ các công ty sử dụng các biểu mẫu đã được giới thiệu từ năm 2004. Mẫu sổ mới đã được phê duyệt theo đơn đặt hàng của Bộ Tài chính ngày 22 tháng 12 năm 2003 số 117n. Cân nhắc cách điền vào các trường hợp khác nhau. Đối với mỗi trường hợp, hãy xem mẫu điền vào sổ công việc của một mẫu mới.

Mới lịch sử việc làmnăm 2017: nộp đơn cho ai và khi nào

Khi ký kết thỏa thuận, bạn cần lập và điền vào sổ làm việc (mẫu bên dưới) cho một nhân viên:

• bắt đầu làm việc lần đầu (phần 4 Điều 65 Bộ luật Lao động);
• trình bày một tài liệu nước ngoài;
• làm hư hỏng, mất tài liệu (phần 5 Điều 65 Bộ luật Lao động).

Tuyển dụng:cách điền vào sổ làm việc

Thực hiện một mục về việc tiếp nhận một nhân viên trong phần "Thông tin về công việc". Ví dụ về việc điền vào sổ làm việc khi đi xin việc, hãy xem bên dưới. Trong cột 3, nhập tên đầy đủ và tên viết tắt của công ty (khoản 3.1 của Hướng dẫn). Ví dụ, Công ty trách nhiệm hữu hạn Alfa (Alfa LLC).

Đặt câu hỏi của bạn cho các chuyên gia

Khi thuê giám đốc, cột 3 trong phần "Thông tin về công việc" phải được điền khác trong sổ công việc của anh ta. Xem mẫu đơn xin việc mẫu dưới đây. Viết như thế này: Được bổ nhiệm làm Giám đốc". Trong cột 4, chỉ ra các chi tiết của tài liệu, ví dụ, biên bản của cuộc họp chung của những người tham gia.

Nhân viên bán thời gian: cách điền vào sổ làm việc

Thực hiện các mục về công việc như vậy cho những người làm việc bán thời gian theo yêu cầu của họ. Chỉ người sử dụng lao động tại nơi làm việc chính mới có thể thực hiện việc đăng ký. Nếu một nhân viên đã mang theo giấy tờ xác nhận công việc bán thời gian, hãy ghi vào sổ làm việc của anh ta. Xem bên dưới để biết mẫu điền vào sổ làm việc cho một công việc bán thời gian bên ngoài.

Ghi nhận nhân viên được chuyển công tác cố định khác, thực hiện trên cơ sở mệnh lệnh của Giám đốc. Và trong vòng một tuần. Mục nhập phải lặp lại chính xác từ ngữ của lệnh (khoản 10 của Quy tắc). Ví dụ, một nhân viên làm trợ lý kế toán, anh ta được chuyển lên làm kế toán cấp dưới.

Ví dụ về việc điền vào sổ làm việc liên quan đến việc thay đổi tên của vị trí nhân viên, hãy xem bên dưới.

Khen thưởng

Ghi lại giải thưởng trong tài liệu nếu nhân viên được trao giải hoặc khuyến khích. Ví dụ, họ đã được trao giải thưởng vì đã phục vụ lâu dài. Tạo một mục trong phần "Thông tin về giải thưởng" của cuốn sách làm việc. Xem bên dưới để biết mẫu điền vào sổ công việc liên quan đến tiền thưởng.

Trong cột 3, ghi tên đầy đủ và tên viết tắt của công ty. Trong dòng dưới đây, trong cột 1, hãy nhập số sê-ri của mục nhập. Trong cột 2 - ngày nhân viên được thưởng. Trong cột 3, phản ánh ai, vì điều gì và đã thưởng cho nhân viên. Tại cột 4, nhập thông tin chi tiết về thứ tự trao thưởng như trong sổ làm việc mẫu bên dưới (khoản 10 của Thể lệ).

Tình hình thực tế

Viết gì vào sổ làm việc cho nhân viên xuất sắc nhất tháng

Câu trả lời đã được chuẩn bị chung với các biên tập viên của tạp chí "

Trả lời bởi Elena VAVILOVA,
Trưởng phòng Hành chính Nhân sự tại Mile CIS LLC (Moscow)

Công ty đã trả thưởng hàng năm cho nhân viên của mình và trao danh hiệu “Nhân viên của tháng”. Tôi có cần nhập thông tin về điều này trong sổ làm việc không? Sử dụng các ví dụ, chúng tôi sẽ phân tích cách hành động của một nhân viên nhân sự và tránh những sai lầm.

Ngoài thông tin về công việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ ghi thông tin về các giải thưởng thành công trong công việc vào sổ làm việc ( ). Thanh tra GIT có quyền kiểm tra phần "Thông tin về giải thưởng" của sổ công việc, vì vậy bạn cần điền chính xác ...

Phiên bản đầy đủ của câu trả lời có sẵn sau khi miễn phí

Chấm dứt hợp đồng: cách điền chính xác vào sổ làm việc khi bị sa thải

Khi chấm dứt hợp đồng với nhân viên, hãy ghi vào tài liệu của anh ta về việc sa thải trong phần "Thông tin về công việc". Trong cột 1, ghi số thứ tự của mục nhập. Trong cột 2 - ngày sa thải (khoản 5.1 của Chỉ thị). Xem bên dưới để biết mẫu điền vào sổ làm việc khi bạn tự ý bỏ qua.

Tìm hiểu thêm về những gì bị đổ lỗi cho các vấn đề với lương hưu của nhân viên.

Người sử dụng lao động phải cung cấp cho mỗi nhân viên đã làm việc cho anh ta hơn 5 ngày, kể cả thời vụ, tạm thời hoặc tự do, một sổ công việc đã hoàn thành chính xác. Ngoại lệ là những người mà tổ chức có hợp đồng pháp luật dân sự. Không có gì được ghi nhận trong lực lượng lao động đối với những nhân viên đó, vì các quy định của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga không áp dụng cho các hợp đồng dưới dạng đã đề cập.

Nếu nhân viên mới bắt đầu sự nghiệp của mình và chưa có việc làm, bạn cần lấy một mẫu đơn trống và điền trước sự chứng kiến ​​của nhân viên trong vòng một tuần kể từ ngày làm việc.

Nó xảy ra rằng một nhân viên mang theo một số cuốn sách tại thời điểm làm việc. Mất mát trong trường hợp này là không đáng. Dữ liệu về nơi làm việc hiện tại nên được nhập vào bất kỳ lao động nào theo sự lựa chọn của nhân viên, và các sổ khác nên được cất vào két cùng với sổ chính, vì chúng có thể hữu ích cho việc tính toán thời gian làm việc.

Quy tắc điền sổ công việc

Không quan trọng loại thông tin nào được nhập vào sổ làm việc, bạn phải tuân theo các quy tắc cơ bản để duy trì chúng:

• tất cả dữ liệu phải bằng tiếng Nga và nếu người sử dụng lao động hoạt động trên lãnh thổ của một nước cộng hòa trong Liên bang Nga có ngôn ngữ nhà nước cố định của riêng mình, thì dữ liệu bằng tiếng Nga có thể được sao chép bởi các mục nhập bằng ngôn ngữ này;
• thông tin trong sách phải được nhập bằng gel, bút bi hoặc bút máy màu đen, xanh hoặc tím;
• thông tin đã nhập phải không có chữ viết tắt (ngay cả những chữ thường được chấp nhận, chẳng hạn như “st.” thay vì “article”), các số phải là tiếng Ả Rập và ngày tháng phải ở định dạng DD.MM.YYYY, không có chữ viết tắt “ y. ” sau khi xác định năm;
• Hiện tại, các thay đổi đang được chuẩn bị trong quy tắc điền sổ công việc, một trong số đó sẽ cho phép người sử dụng lao động không đóng dấu sổ công việc nếu anh ta không có con dấu về nguyên tắc (kể từ năm 2015, các tổ chức đã được phép không có một con dấu tròn).

Quan trọng! Bất chấp quy tắc này, ngày thường được cung cấp ở dạng hỗn hợp chữ và số. Điều này là do đặc thù của việc in ấn kiểu chữ của các biểu mẫu, trong đó vị trí cho số được đánh dấu bằng dấu ngoặc kép, và năm được viết tắt. Do mâu thuẫn này không được pháp luật điều chỉnh nên khi sử dụng lao động theo cách này, người sử dụng lao động không phải chịu bất kỳ rủi ro nào.

• các mục trong sổ phải được đánh số thông qua loại, ngoại trừ những mục không được đánh số theo quy tắc (ví dụ: thông tin về người sử dụng lao động).

Quan trọng! Quy trình tương tự áp dụng cho việc thiết kế phụ trang cho cuốn sách như để điền vào chính lao động.

Thông tin về nhân viên trong sổ làm việc

Trong hầu hết các trường hợp, người điền thông tin lao động không bắt buộc phải nhập thông tin về nhân viên. Nó được chứa trên trang tiêu đề và phải hoàn toàn khớp với nội dung của các tài liệu mà người lao động cung cấp khi đi xin việc. Thông tin là danh sách các thông tin sau:

• họ, tên, chữ viết tắt (như trong hộ chiếu, bao gồm cả độ chính xác của chữ “Yo”);
• ngày sinh (ở định dạng DD.MM.YYYY bằng chữ số Ả Rập);
• học vấn (như trong văn bằng hoặc chứng chỉ);
• chuyên môn (từ tài liệu về giáo dục, trong trường hợp được đề cử).

Khi ký kết hợp đồng lao động với một nhân viên, cần phải kiểm tra tính chính xác của dữ liệu cá nhân của họ, cũng như sự hiện diện bắt buộc của:

• chữ ký của nhân viên, xác nhận xác nhận cá nhân của anh ta về tính xác thực của thông tin về bản thân;
• chữ ký của người có trách nhiệm đã điền vào bảng điểm;
• ngày điền, tương ứng với khoảng thời gian năm ngày kể từ ngày làm việc;
• con dấu của công ty.

Quan trọng! Rostrud trong các bức thư của mình thông báo rằng hướng dẫn điền vào sổ làm việc (về mặt nhu cầu đóng dấu chính thức của tổ chức) có thể được hiểu không theo nghĩa đen và thể hiện quan điểm rằng con dấu nội bộ của dịch vụ nhân sự hoặc chi nhánh của chiến dịch là đủ nếu họ có thông tin đầy đủ về nhà tuyển dụng.

Việc điền vào trang tiêu đề chỉ có thể được yêu cầu nếu phần phụ được thực hiện trong sách hoặc trang tính mới - lần đầu tiên cho một nhân viên cụ thể, sau khi mất trang trước hoặc ở dạng trùng lặp.

Nếu dữ liệu cá nhân của một nhân viên thay đổi (ví dụ: họ sau khi kết hôn), thì những thay đổi đó được ghi lại bằng cách nhập dữ liệu mới lên trên dữ liệu cũ, gạch bỏ bằng một dòng kẻ mỏng. Chi tiết của tài liệu hỗ trợ được ghi trên bìa sách từ bên trong và được xác nhận bằng chữ ký và con dấu của người sử dụng lao động.

Thông tin về nhà tuyển dụng

Theo quy định, thông tin về người sử dụng lao động được nhập dưới dạng tiêu đề trước hồ sơ chính về công việc của người lao động mà không đánh số thứ tự và ghi đầy đủ và tên viết tắt của tổ chức.

Trong trường hợp người sử dụng lao động thay đổi tên hoặc sắp xếp lại, thông tin này phải được ghi vào sổ làm việc của người lao động để các hồ sơ tuyển dụng và sa thải tương ứng với nhau. Thông tin được nhập vào một dòng riêng cho biết tài liệu trên cơ sở những thay đổi đã xảy ra và ngày diễn ra sự kiện.

Quan trọng! Ngày thay đổi tên của người sử dụng lao động không được ghi ở cột 2 mà ghi trực tiếp trong nội dung mục nhập ở cột 3 của phần "Thông tin về công việc". Hồ sơ về việc đổi tên của người sử dụng lao động, cũng như việc nhập thông tin chính về nó, không cần phải đánh số.

Ghi vào sổ làm việc

Sổ công việc phải phản ánh tất cả các sự kiện quan trọng xảy ra với nhân viên trong quá trình hoạt động làm việc của anh ta, được quy định trong Quy tắc bảo quản và lưu trữ sổ công việc và Hướng dẫn điền sổ công việc. Các trường hợp phổ biến nhất bao gồm:

• tuyển dụng;
• hồ sơ nghĩa vụ quân sự;
• thay đổi trong hoạt động công việc;
• thưởng và phạt;
• sa thải;
• phục hồi và hủy quyết định phục hồi của Tòa án;
• sự xuất hiện của một khoảng thời gian không được bao gồm trong kinh nghiệm làm việc liên tục.

Dòng nhập trong sổ công việc là danh sách dữ liệu được nhập ngay sau dòng có thông tin về người sử dụng lao động hoặc in với tất cả dữ liệu của người đó (đối với một công việc) hoặc trên dòng tiếp theo bên dưới mục nhập cuối cùng được thực hiện (đối với tất cả các sự kiện khác) trong các cột sau của các biểu mẫu hợp nhất:

• Cột 1 "Bản ghi số"- số được gán cho bản ghi hiện tại, thông qua, theo thứ tự, bắt đầu từ bản ghi đầu tiên của khối đến bản ghi cuối cùng. Phải điền vào bất kỳ loại hồ sơ nào, ngoại trừ dòng thông tin nhà tuyển dụng được nhập dưới dạng tiêu đề phụ không có số thứ tự.

• Cột 2 "Ngày"- Gồm ba cột: ngày, tháng, năm. Nó được điền bằng các chữ số Ả Rập, ở hai cột đầu tiên - hai chữ số, ở thứ ba - bốn chữ số. Ngày của sự kiện đã xảy ra được nhập ở đây, chứ không phải ngày cuốn sách được điền. Trong hầu hết các trường hợp, nó trùng với ngày của tài liệu xác nhận việc nhập cảnh. Khi điền thông tin về việc sa thải, nó có ghi ngày làm việc cuối cùng của nhân viên.

• Cột 3 "Thông tin về việc làm, khi chuyển sang một công việc khác và khi bị sa thải ”- phần chính của hồ sơ, trong đó có mô tả về sự kiện và lý do của nó (được thuê, thuyên chuyển, sa thải). Nó được nhập không có chữ viết tắt, bao gồm từ ngữ khớp chính xác với văn bản mệnh lệnh của người đứng đầu (hoặc tài liệu khác xác nhận sự kiện) và có dẫn chiếu đến pháp luật (thông thường nhất là một điều của Bộ luật Lao động). Khi đăng ký sa thải người lao động trong cùng một cột, sau dòng chữ có chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm và dấu đóng dấu giáp lai.

• Cột 4 "Tên, ngày tháng và số của tài liệu trên cơ sở mục nhập được thực hiện "- các chi tiết chính xác theo thứ tự cụ thể của tài liệu xác nhận sự kiện (lệnh, quyết định của cổ đông, hành động, giao thức, v.v.)

Quá trình công tác

Thông tin về việc làm được nhập vào thời điểm người lao động đăng ký tại nơi làm việc chính trên cơ sở văn bản của người sử dụng lao động. Mục nhập phải có tên đơn vị kết cấu, vị trí và thông tin chi tiết của đơn hàng.

QUAN TRỌNG: Khi nhập thông tin về việc tuyển dụng người quản lý, cơ sở để nhập có thể là đơn đặt hàng hoặc tài liệu khác trên cơ sở đó người quản lý đã được bầu vào vị trí này.

Điều khoản về thời gian thử việc và tính chất công việc không được đề cập. Tuy nhiên, khi tuyển dụng theo chế độ luân chuyển, cần có chỉ dẫn riêng về lịch trình làm việc luân chuyển.

QUAN TRỌNG: Trước khi nhập thông tin về việc thuê nhân viên, hãy đảm bảo rằng sổ làm việc có ghi chép về việc sa thải công việc trước đó. Nếu không, không thể tin tưởng vào thực tế chấm dứt công việc trước đây của nhân viên và một bản sao có chứng thực của lệnh sa thải từ người sử dụng lao động trước đó là cần thiết để nhập thông tin liên quan vào sổ.

Thông tin về công việc bán thời gian là tùy chọn để cố định và được đưa vào lao động theo yêu cầu và ứng dụng của người lao động và chỉ tại nơi làm việc chính. Cơ sở có thể là bản sao đơn đặt hàng được chứng thực hợp lệ hoặc giấy chứng nhận từ nơi làm việc khác. Trong nội dung của mục nhập, thay vì "được chấp nhận", nó được viết "được bổ nhiệm làm công việc bán thời gian".

Khi đăng ký một nhân viên cho làm việc từ xa mục nhập được thực hiện theo cách thông thường, mặc dù bản chất hợp tác này cho phép không nhập thông tin về công việc đó vào sổ làm việc. Thì văn bản thỏa thuận về việc không giao kết hợp đồng lao động được đưa vào hợp đồng lao động. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động chính thức được giải phóng khỏi nghĩa vụ nhập cảnh và người lao động trong tương lai sẽ có thể xác nhận thời gian kinh nghiệm làm việc của mình tại nơi làm việc này bằng các bản sao của hợp đồng và lệnh nhập học.

Hồ sơ nghĩa vụ quân sự

Việc nhập thông tin về thời gian hoàn thành nghĩa vụ quân sự được thực hiện để ghi chính xác thời gian làm việc, vì thời gian này được tính vào thời gian phục vụ liên tục của người lao động. Mục nhập được thực hiện trên cơ sở ID quân sự và chứa trong văn bản một dấu hiệu về khoảng thời gian chính xác được đứng trong hàng ngũ của Quân đội Nga.

Những thay đổi trong hoạt động công việc

Từ ngữ rộng rãi này ngụ ý nhiều tình huống có thể xảy ra được soạn thảo theo cách tiêu chuẩn, cho biết số và ngày của mục nhập, nội dung của sự kiện, liên kết đến Bộ luật Lao động và các chi tiết của tài liệu biện minh:

• một nhân viên có thể được chuyển đến một vị trí khác hoặc cho một bộ phận khác;
• bảng nhân sự có thể được đổi tên chức vụ của nhân viên;
• trong quá trình đào tạo, một nhân viên có thể được bổ nhiệm một cấp bậc mới hoặc một trình độ chuyên môn khác.

Quan trọng! Việc đào tạo trong các khóa học và trường đào tạo nâng cao được cố định trong lao động theo cách thức thông thường, chỉ rõ địa điểm và thời gian học. Tuy nhiên, hồ sơ về thời điểm đạt trình độ cao học từ tháng 12/2013 không còn được lập trên sổ sách.

Nếu có những thay đổi trong các điều khoản của hợp đồng lao động với người lao động và chúng không liên quan trực tiếp đến chức năng lao động của người đó (ví dụ: phương thức làm việc hoặc thay đổi tiền lương) thì dữ liệu đó không được nhập vào chức năng lao động. Việc kết hợp các vị trí, mở rộng khu vực phục vụ hoặc tăng khối lượng công việc ở vị trí hiện tại, điều chuyển tạm thời hoặc tạm thời thực hiện nhiệm vụ của một nhân viên khác không được ghi nhận, trừ trường hợp có hợp đồng lao động xác định thời hạn .

Hồ sơ khen thưởng và phạt trong lao động

Thông tin về việc khen thưởng hoặc khuyến khích một nhân viên được ghi vào sổ làm việc trong vòng một tuần kể từ thời điểm đơn đặt hàng liên quan được ban hành, lập hoặc theo hình thức do chính sách kế toán của tổ chức quy định. Mục nhập đề cập đến ngày và số của đơn đặt hàng và hoàn toàn tương ứng với nội dung của tài liệu, chứa thông tin:

• về việc trao giải thưởng cấp nhà nước;
• về việc phân công các chức danh khác nhau;
• về việc nhận bằng khen và huy hiệu;
• về các giải thưởng khác theo quy định của pháp luật Liên bang Nga, điều lệ của người sử dụng lao động hoặc thỏa ước tập thể.

Quan trọng! Việc nhận tiền thưởng do hệ thống tiền lương quy định hoặc trả theo chế độ thường xuyên không được ghi vào sổ làm việc.

Chế tài kỷ luật không được thể hiện trong sổ làm việc của người lao động, ngoại trừ biện pháp bằng hình thức chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.

Ghi chép về việc sa thải vào sổ làm việc

Thông tin về việc miễn nhiệm được ghi vào sổ công việc sau khi thực hiện lệnh của người đứng đầu, ban hành theo mẫu số T-8 hoặc theo một mẫu khác do chính sách kế toán của tổ chức đảm nhận.

Nội dung của mục nhập phải tuân thủ đầy đủ dữ liệu của đơn đặt hàng và thông tin nhập trong thẻ cá nhân của nhân viên, đồng thời trích dẫn chính xác nhất có thể đoạn của Bộ luật Lao động, theo đó hợp đồng lao động với người lao động được chấm dứt. Đồng thời, việc sa thải người đứng đầu cung cấp khả năng chỉ ra trong cột 4 cả lệnh sa thải và một tài liệu khác chứa thông tin về việc chấm dứt hoạt động lao động của nhân viên ở vị trí người đứng đầu.

Quan trọng! Trong trường hợp người lao động được nghỉ phép trước khi bị sa thải thì ngày nghỉ cuối cùng được coi là ngày kết thúc công việc, tuy nhiên, sổ làm việc cũng như cách tính phải được cấp cho người đó vào ngày cuối cùng của sự xuất hiện của anh ấy tại nơi làm việc trước khi bắt đầu nghỉ phép.

Thực tế hiện nay cho thấy việc sử dụng một số từ: “sa thải”, “chấm dứt hợp đồng lao động”, “chấm dứt hợp đồng lao động”. Không ai trong số họ là trái với các quy tắc và có thể được sử dụng mà không có rủi ro cho người sử dụng lao động.

Sau khi sa thải, tất cả các mục được ghi vào sổ làm việc của nhân viên trong toàn bộ thời gian làm việc của anh ta phải được xác nhận bằng chữ ký cá nhân của người đó, chữ ký của người được ủy quyền hoặc người quản lý và có dấu của tổ chức.

Phục hồi

Sẽ xảy ra trường hợp một nhân viên bị sa thải ra tòa và chứng minh rằng người sử dụng lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động với anh ta một cách bất hợp pháp. Lệnh tòa đã ban hành hoặc quyết định của tòa án phải được thi hành ngay lập tức và nhân viên được phục hồi ở vị trí cũ.

Trong sổ làm việc tại thời điểm khôi phục đã có ghi chép về việc sa thải từ chủ lao động này, có nghĩa là theo mặc định, người ta cho rằng mục tiếp theo sẽ được thực hiện bởi chủ lao động mới. Để cho biết ai đã nhập dữ liệu, thông tin về người sử dụng lao động một lần nữa được nhập vào sổ nhân viên - dưới dạng một tiêu đề, không có số thứ tự của mục nhập. Nhưng mục nhập tiếp theo, được đánh số theo cách thông thường, là việc hủy bỏ mục nhập sa thải (“Mục nhập số __ không hợp lệ, được khôi phục về vị trí cũ”)

Tuy nhiên, sau khi người lao động được phục hồi vị trí, việc người sử dụng lao động có thể kháng cáo quyết định của tòa án và sa thải nhân viên trở lại là điều không hiếm gặp. Trong trường hợp này, mục sa thải được ghi trong sổ làm việc theo cách thông thường, đề cập đến đoạn 11 của phần 1 Điều khoản. 83 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga.

Sự xuất hiện của một khoảng thời gian không được bao gồm trong kinh nghiệm làm việc liên tục

Trong một số trường hợp - ví dụ, khi một nhân viên được chỉ định lao động sửa sai tại tòa án - thông tin về khoảng thời gian sẽ không được tính đến khi tính thời gian phục vụ phải được ghi vào sổ làm việc. Thông tin được nhập trong cuốn sách được xác nhận bởi lệnh của người đứng đầu trên cơ sở quyết định của tòa án, và có chỉ dẫn về khoảng thời gian chính xác không được tính vào thời gian phục vụ.

Làm thế nào để sửa một mục trong sổ làm việc?

Dù có điền đầy đủ và cẩn thận giấy tờ đến đâu thì trong quá trình làm việc không ai tránh khỏi những sai sót, ngớ ngẩn. Phương pháp sửa dữ liệu phụ thuộc vào loại lỗi và nơi chứa nó:

Trong khối thông tin cá nhân về nhân viên trên trang tiêu đề, thông tin sau có thể được chỉ ra không chính xác:

• Họ và tên- thông tin sai sót được gạch bỏ bằng một nét mảnh, những thông tin chính xác được viết bên cạnh và các chi tiết của tài liệu xác nhận thông tin mới, ví dụ, hộ chiếu của công dân Liên bang Nga, được nhập vào bên trong của bìa có số liệu xác nhận của tổ chức và chữ ký của người đứng đầu. Trong trường hợp này, bất kỳ sự sai lệch nào so với thông tin có trong tài liệu cá nhân của nhân viên (ví dụ: “b” thay vì “I” trong tên “Natalia” hoặc chữ “E” trong tên “Artyom”) được công nhận là lỗi.

QUAN TRỌNG: Nếu có lỗi xảy ra trong quá trình nhập dữ liệu ban đầu trên trang tiêu đề, bao gồm thông tin về giáo dục, thay vì sửa biểu mẫu, nó phải được hủy bằng việc chuẩn bị một hành động thích hợp.

• Ngày sinh- nếu lỗi là thực tế (trong chính ngày tháng), thì nó được sửa chữa tương tự như lỗi trong tên đầy đủ. Nếu câu hỏi là ngày chứa tên chữ cái của tháng thay vì số, thì đây không được coi là lỗi và không thể sửa được. Một mâu thuẫn tương tự, được tìm thấy trên các cuốn sách phát hành trước năm 2003, là do trong hình thức đánh máy của cuốn sách công việc kiểu cũ, vị trí cho biết tháng được phân bổ bằng dấu ngoặc kép và giả sử là một mục chữ cái. Sự khác biệt này không được pháp luật quy định và loại ghi âm này sẽ không gây rủi ro cho cả hai bên trong hợp đồng lao động.

• Thông tin về trình độ học vấn- nếu trang đầu tiên của cuốn sách không có thông tin về trình độ học vấn hoặc chuyên môn của nhân viên, thì thông tin này chỉ cần được nhập cẩn thận vào các dòng bắt buộc. Nếu có dữ liệu về trình độ học vấn hoặc bằng cấp mới đạt được, thì chúng sẽ được đưa vào lao động như một phần bổ sung cho thông tin đã có và không hủy bỏ thông tin trước đó, tức là dữ liệu cũ không cần gạch bỏ.

• Điều kiện đảm bảo tính xác thực của thông tin - nếu không có chữ ký của những người có trách nhiệm, người lao động hoặc con dấu thì sổ công việc đó không có giá trị. Cách dễ nhất là liên hệ với người lao động với người sử dụng lao động đã bắt đầu lực lượng lao động để yêu cầu gỡ bỏ các chi tiết còn thiếu.

Trong các khối "Thông tin về công việc" hoặc "Thông tin về giải thưởng" có thể có các lỗi sau:

• đánh số hồ sơ không chính xác;
• một dấu hiệu của sự kiện bằng một từ ngữ không tương ứng với nội dung của tài liệu hỗ trợ;
• không đúng trình tự xác định các chi tiết của tài liệu cơ sở;
• sự vắng mặt sau khi có thông tin về việc sa thải chữ ký của nhân viên về việc làm quen với hồ sơ;
• nhập dữ liệu vào phần sai của cuốn sách (ví dụ: về giải thưởng - trong khối thông tin về công việc).

Thông tin sai sót trong tất cả các khối, ngoại trừ trang tiêu đề, không được gạch bỏ. Việc sửa chữa và thay đổi được thực hiện bằng cách làm mất hiệu lực của thông tin sai sót.

Việc hủy bỏ mục nhập có thể được thực hiện bởi người sử dụng lao động đã đưa ra sự không chính xác hoặc người sử dụng lao động khác, người sau này đã phát hiện ra sự mâu thuẫn. Trong trường hợp thứ hai, tổ chức mắc lỗi phải có một tài liệu có thông tin chính xác và nó sẽ là cơ sở để ghi vào sổ công việc và được chỉ ra trong cột 4.

Bằng cách này, không chỉ những sai sót thực tế có thể được sửa chữa mà còn cả những sai sót trong việc đánh số hồ sơ. Toàn bộ mục nhập được thực hiện dưới số sai được coi là không hợp lệ và sau đó thông tin này được sao chép dưới số chính xác.

Phát hành phụ trang và bản sao sách công việc

Phụ trang cho sổ công việc được phát hành khi không còn chỗ trống trong chính sách để nhập thông tin. Nếu không có sổ phụ chính thì phụ trang coi như không hợp lệ, do đó được khâu vào tờ phụ cuối cùng của lao động, phải được xác nhận trên trang tiêu đề có đóng dấu của tổ chức và đóng dấu “Phụ trang số __ đã phát hành”.

Luật quy định các trường hợp khi người sử dụng lao động có thể cấp một bản sao cho người lao động. Bất kể lý do phát hành bản sao là gì, thông tin phù hợp với nó phải khớp chính xác với các tài liệu trên cơ sở nó được điền vào. Trong trường hợp sổ công việc cũ đã được lưu giữ, nó sẽ là tài liệu hỗ trợ cho việc chuyển thông tin sang nhân bản. Trường hợp mất tài liệu cũ thì được cấp bản sao trên cơ sở các chứng chỉ, hành vi bị mất.

Quan trọng! Chỉ thông tin có trong các tài liệu hỗ trợ mới được chuyển sang bản sao. Người chịu trách nhiệm điền vào sổ làm việc không có quyền nhập bất kỳ thông tin nào khác, kể cả đã được xác minh.

Dấu hiệu cho thấy cuốn sách là một bản sao nằm ở góc trên bên phải của trang đầu tiên của lao động. Nó cũng ghi lại thông tin cá nhân về nhân viên.

1. Nếu một nhân viên bị mất việc làm, thì anh ta cần phải xin nhân bản tại nơi làm việc cuối cùng. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đơn, tổ chức phải cấp sổ lao động sao y cho người lao động cũ. Trong phần "Thông tin về công việc" mà không cho biết thông tin về người sử dụng lao động, thông tin được nhập về tổng thời gian phục vụ của người lao động trước khi làm việc cho người sử dụng lao động này, sau đó là tất cả hồ sơ được lập tại nơi làm việc cuối cùng, cho đến khi sa thải , được khôi phục.

1. Nhân công trùng lặp có thể được phát hành thay vì hủy mục khi các chi tiết về việc chấm dứt hoặc chuyển sang công việc khác không hợp lệ. Điều này cũng được thực hiện theo yêu cầu của nhân viên. Trong một bản sao, người sử dụng lao động điền vào sổ phải chuyển tất cả các mục liên quan đến công việc của người lao động với mình, ngoại trừ mục cuối cùng không hợp lệ.

1. Nếu sách công việc không phù hợpđể sử dụng tiếp, ví dụ như bị cháy hoặc bị rách, người sử dụng lao động có thể cấp một bản sao để thay thế cuốn sách bị hỏng. Trong trường hợp này, sau khi hoàn thành trang tiêu đề và đánh dấu "Nhân bản", bạn chỉ cần cẩn thận viết lại tất cả thông tin từ cuốn sách đã không sử dụng được.

1. Nếu sách công việc biến mất hàng loạt từ người sử dụng lao động do tình huống khẩn cấp, sau đó tất cả nhân viên được cấp bản sao. Điều này được thực hiện trên cơ sở hành động của ủy ban điều hành, được soạn thảo với sự tham gia của tất cả các bên quan tâm.

Tổ chức lập bản sao hoặc tờ phụ sổ công việc nhất thiết phải ghi tình hình cấp sổ công việc và phụ trang vào Sổ kế toán.

Việc thiết kế sổ công việc dựa trên một số văn bản pháp luật cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc bảo trì và lưu trữ chúng. Việc tuân thủ tất cả các quy tắc liên quan đến lao động phải được giám sát chặt chẽ bởi cả người sử dụng lao động và người lao động.

Trong trường hợp vi phạm, tổ chức bị đe dọa chịu trách nhiệm theo Bộ luật xử phạt vi phạm hành chính, dưới hình thức phạt tiền hoặc đình chỉ hoạt động.

Và một nhân viên không nhận thấy sự vắng mặt của bất kỳ chi tiết nào trong các văn bản của hồ sơ có thể không xác nhận thời gian làm việc của mình và không nhận được số tiền trợ cấp thương tật tạm thời đúng hạn và sau đó là lương hưu.

Một trong những tài liệu chính của một nhân viên, thể hiện hoạt động lao động của anh ta, là lao động, được lập cho anh ta tại nơi làm việc đầu tiên của anh ta. Trong tương lai, khi nộp đơn, họ ghi vào sổ làm việc về việc tuyển dụng, và đánh dấu chấm dứt hợp đồng. Cô ấy được giao cho bộ phận nhân sự khi nhập học, và nhận ngay khi bị sa thải với chữ ký.

Vì biểu mẫu này ngày nay được coi là một trong những tài liệu chính, nên việc hiểu cách ghi một cách chính xác vào sổ làm việc là rất quan trọng.

Thông tin có trong nó là cần thiết để tính lương hưu, xác nhận thời gian phục vụ khi tính toán thời gian nghỉ ốm, v.v.

Do đó, các quy tắc cơ bản để đăng ký lao động được thiết lập bởi các quy định của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga và các Nghị định của các cơ quan nhà nước.

Theo các định mức này, một cán bộ nhân sự hoặc một chuyên viên có trách nhiệm phải đánh dấu việc cho người lao động vào làm việc trong một tổ chức kinh tế mà không bị trượt nếu người đó thực hiện các chức năng lao động trong hơn năm ngày. Nếu đồng thời công ty là người sử dụng lao động chính.

Nếu nhân viên được thuê bán thời gian, thì chỉ cần ghi vào sổ làm việc theo yêu cầu của chính nhân viên đó. Hơn nữa, một mục trong sổ làm việc bán thời gian được thực hiện trên cơ sở chứng chỉ từ vị trí thứ hai bởi thanh tra nhân sự của người sử dụng lao động chính.

Các quy tắc chung để điền vào sổ làm việc như sau:

• Tất cả các dấu đều do Chuyên viên Nhân sự viết tay bằng bút màu đen, xanh lam hoặc tím.
• Tất cả các nhãn hiệu được nhập vào lao động đều phải đánh số bắt buộc, được tiến hành theo thứ tự tăng dần. Các số không được lặp lại. Chỉ các chữ số Ả Rập được sử dụng Các ô riêng biệt được cung cấp để ghi ngày. Đầu tiên, ngày được biểu thị trong ô bằng hai chữ số, sau đó trong tháng tiếp theo - hai chữ số được đặt và năm - bốn chữ số được đặt xuống.
• Trang đầu tiên của bảng công việc cần phản ánh dữ liệu cá nhân của nhân viên, được nhập theo đúng tài liệu do anh ta nộp, đó là chứng minh nhân dân (hộ chiếu). Trong tương lai, tại nơi làm việc mới, nhân viên kiểm tra nhân sự sẽ kiểm tra tính xác thực của lao động theo thông tin này, đối chiếu với hộ chiếu hoặc chứng chỉ khác.
• Trang đầu tiên của lao động nhất thiết phải có chữ ký xác nhận của cán bộ kiểm tra nhân sự mở trang đầu tiên, cũng như đóng dấu giáp lai của đơn vị kinh doanh ban hành văn bản này. Sự vắng mặt của họ có thể dẫn đến sự mất hiệu lực của tài liệu.
• Một mục trong sổ làm việc về tuyển dụng nhất thiết phải được đóng bằng dấu sa thải tương ứng. Nếu nhân viên mới vào làm việc tiếp đón cởi mở nhưng không có việc sa thải thì trước khi tuyển dụng, người đó phải được cử đến nơi làm việc trước đây để người phụ trách có ghi chú thích hợp tại đó. Không thể mở một công việc mới mà không có điều này, hoặc ngay lập tức cảnh báo nhân viên rằng công việc này sẽ được coi là bán thời gian đối với anh ta.
• Không thể ghi vào hồ sơ lao động về việc đưa người lao động vào hình thức xử phạt kỷ luật đối với hành vi sai trái trong lao động của người đó. Ngoại lệ duy nhất là hình phạt bằng hình thức sa thải.
• Tất cả các dấu vào lao động được thực hiện trên cơ sở các mệnh lệnh có liên quan của quản lý. Nhập dữ liệu, chúng cần được phản ánh đầy đủ, không cho phép giảm. Điều này bị pháp luật nghiêm cấm.
• Được phép đánh dấu vào thông tin lao động về thời gian phục vụ liên tục hoặc thông tin về việc không bao gồm các khoảng thời gian nhất định trong thời gian phục vụ để tính lương hưu.
• Không được phép sửa chữa và gạch ngang trong tài liệu này. Các chỉnh sửa chỉ có thể thực hiện trên trang đầu tiên với dữ liệu cá nhân, chẳng hạn như khi thay đổi tên.
• Các mục sửa chữa có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các mục mới riêng biệt.

Đơn xin việc được lập dựa trên những giấy tờ gì?

Một chuyên gia nhân sự chỉ có thể được đánh dấu khi được nhận vào dựa trên cơ sở mệnh lệnh được ban hành bởi ban quản lý của công ty mà anh ta làm nhiệm vụ. Các chi tiết của nó phải được chỉ ra trong cột lao động tương ứng.

Nếu một nhân viên đi làm việc với một doanh nhân, thì cơ sở trong trường hợp này để ghi dấu ấn trong việc làm là người đã ký kết với anh ta.

Trong trường hợp tuyển dụng bán thời gian, thanh tra nhân sự cho công việc chính lập biên bản về việc này trên cơ sở chứng chỉ do nhân viên này nộp từ nơi làm việc thứ hai của anh ta.

Đôi khi, khi sổ sách bị mất trước đây đang được khôi phục, tất cả các mục đã có ở sổ trước đó đều được người kiểm tra tại nơi làm việc cuối cùng thực hiện theo các chứng chỉ đã được xác nhận của người lao động từ nơi làm việc trước đó.

Chú ý! Các tài liệu khác, chẳng hạn, không thể được coi là cơ sở để lập hồ sơ lao động.

Trong trường hợp nào nhân viên có thể làm việc mà không cần ghi vào sổ làm việc

Hướng dẫn yêu cầu lập hồ sơ về việc người lao động được nhận vào làm việc với người sử dụng lao động chính nếu anh ta đã làm việc tại công ty từ năm ngày trở lên. Khi thời gian làm việc trong công ty ít hơn thời kỳ thành lập thì không thể lập hồ sơ lao động.

Dấu hiệu nhận vào làm việc trong văn phòng lao động sẽ không được thực hiện nếu nhân viên được thuê bán thời gian. Các mục như vậy chỉ được đưa vào biểu mẫu này nếu nhân viên nộp đơn đăng ký thích hợp.

Chú ý! Cũng được phép không ghi vào sổ hồ sơ lao động nếu người lao động làm việc trên cơ sở. Trong một số trường hợp, có lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Mục nhập được thực hiện trong sổ làm việc tại thời điểm nào

Bộ luật Lao động quy định rằng người sử dụng lao động phải lập giấy chứng nhận lao động cho mỗi người lao động đã làm việc cho mình trên năm ngày. Nếu lao động cho người lao động này lần đầu tiên mở cửa thì việc này phải được thực hiện trong vòng một tuần kể từ ngày nhập học.

Như vậy, nếu người có trách nhiệm duy trì lao động trong năm ngày đầu tiên không lập biên bản tiếp nhận và người lao động đã ra quyết định sa thải trong thời gian đó thì việc không lập biên bản tiếp nhận sẽ không vi phạm thành lập. tiêu chuẩn.

Mặt khác, nếu việc nhập học đã được thực hiện, thì điều này cũng sẽ không được công nhận là vi phạm, vì theo Quy tắc Ứng xử trong Lao động, tất cả các thông tin về việc tuyển dụng và sa thải phải được nhập vào tài liệu. Do đó, nếu một nhân viên quyết định nghỉ việc, thông thường anh ta sẽ phải lập biên bản sa thải.

Cách ghi vào sổ hồ sơ việc làm mẫu 2019

Mẫu thư tuyển dụng giám đốc công ty TNHH

Khi ghi dấu vào mẫu sổ giám đốc lao động có một số đặc điểm. Cơ sở của nó có thể không chỉ là lệnh chấp nhận, mà còn là quyết định của chủ sở hữu, biên bản cuộc họp của những người sáng lập, quyết định của chủ sở hữu duy nhất, v.v.

Ngoài ra, từ ngữ của mục nhập phải khớp chính xác với dòng trong tài liệu được chỉ định. Kết quả là, nó có thể được xây dựng không chỉ là "Đang tuyển dụng", mà còn, ví dụ, "Được bầu vào vị trí", v.v.

Đơn xin việc chính

Thông thường, dấu trên giấy biên nhận nhân viên cần có thông tin về bộ phận, chức vụ, chi tiết đơn hàng.

Các doanh nhân cũng có nghĩa vụ duy trì sức lao động của nhân viên và thực hiện các mục tiêu trong đó một cách kịp thời. Nhưng anh ta không có nghĩa vụ phải soạn ra các lệnh và hướng dẫn, do đó, bạn có thể đánh dấu việc nhập học trên cơ sở thỏa thuận lao động đã được ký kết.

Tuyển dụng theo thứ tự mẫu dịch

Chỉ có thể ghi vào hồ sơ lao động mà người lao động đã nhập theo thứ tự thuyên chuyển chỉ có thể được thực hiện nếu dấu hiệu sa thải từ nơi trước đó ghi rằng anh ta đã nghỉ việc theo thứ tự thuyên chuyển. Nó cũng phải chứa một liên kết đến điều khoản bắt buộc của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga.

Nhìn chung, việc đăng ký bài dự thi không khác với trường hợp tiêu chuẩn, ngoại trừ việc đề cập đến việc chuyển từ nơi khác đến.

Khi đăng ký nhân viên bán thời gian

Khi người lao động đến làm việc bán thời gian, lao động của họ sẽ được người sử dụng lao động chính giữ lại. Một cán bộ nhân sự từ công ty chính có thể ghi chú trong đó về công việc bán thời gian khi xuất trình chứng chỉ hoặc trích xuất từ ​​đơn đặt hàng từ một tổ chức thứ hai.

Tuyển nhân viên đi nghỉ mát

Khi một nhân viên được đăng ký cho kỳ nghỉ của người khác hoặc vì một lý do khác ngụ ý việc ký kết thỏa thuận lao động trong một thời hạn nhất định, thì việc ghi vào sổ lao động về việc thuê được thực hiện theo các quy tắc tiêu chuẩn. Theo vị trí của Rostrud, không nên đề cập đến việc người lao động được thuê theo hợp đồng có thời hạn.

Trách nhiệm về việc điền sai vào sổ

Luật hiện hành ngay lập tức quy định một số loại trách nhiệm pháp lý đối với những sai sót trong việc duy trì sổ sách công việc.

Nhưng trong mỗi trường hợp, hình phạt rơi vào quan chức có trách nhiệm hoặc chính tổ chức:

• Trách nhiệm kỷ luật. Nó có thể được áp dụng đối với một nhân viên vì thực hiện không trung thực nhiệm vụ của mình. Đồng thời, doanh nghiệp phải có đơn đặt hàng hoặc tài liệu khác đặt ra trách nhiệm bảo quản sổ sách cho một nhân viên cụ thể và anh ta phải quen thuộc với việc đó. Việc áp dụng hình phạt và mức độ của nó được xác định duy nhất bởi quản lý của công ty. Điều này, trước hết, cần phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi phạm tội.
• Trách nhiệm vật chất. Nó phát sinh do người có trách nhiệm gây ra tổn thất cho người lao động do nhập cảnh lao động không chính xác. Nếu do nhầm lẫn mà mục nhập đã được thực hiện với từ ngữ sai và điều này khiến công dân không thể làm việc, thì người chịu trách nhiệm có nghĩa vụ bồi thường độc lập cho anh ta về thời gian chết dựa trên thu nhập trung bình.
• Trách nhiệm hình sự. Loại trách nhiệm này được áp đặt khá hiếm khi. Đặc biệt, có thể xảy ra trường hợp nhập sai ban đầu hoặc sửa chữa tài liệu vì lợi ích cá nhân. Trong trường hợp này, thủ phạm có thể áp dụng nhiều hình phạt khác nhau, có thể bị phạt tù đến hai năm.