Viết một ví dụ về thư kinh doanh. Làm thế nào để viết thư kinh doanh một cách chính xác? Các loại và cấu trúc của một lá thư kinh doanh

Thư yêu cầu là một phần không thể thiếu, quan trọng và cần thiết trong thư từ kinh doanh. Một mặt, đây là những yêu cầu khéo léo và mang tính ngoại giao về các vấn đề thời sự, mặt khác, chúng là công cụ để đạt được những mục tiêu nhất định của người nhận. Mục đích của bất kỳ lá thư yêu cầu nào là khiến người nhận thực hiện một số hành động nhất định theo yêu cầu của tác giả bức thư. Làm thế nào để viết một lá thư yêu cầu để nhận được phản hồi tích cực nhất có thể?

Bất kỳ thư yêu cầu nào cũng phải bao gồm lý do được cân nhắc kỹ lưỡng và tuyên bố rõ ràng về yêu cầu. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật làm tăng hiệu quả viết.

Bước 1. Bạn liên hệ với ai khi có yêu cầu?

Địa chỉ cá nhân người nhận, tốt nhất là bằng tên và họ bảo trợ:

“Ivan Ivanovich thân mến!”, “Ông Ivanov thân mến!”

Thứ nhất, bạn sẽ bày tỏ sự tôn trọng của mình với người nhận, và thứ hai, yêu cầu gửi đến một người cụ thể sẽ đặt trách nhiệm thực hiện yêu cầu đó cho người đó. Có những tình huống khi một yêu cầu được gửi đến một nhóm hoặc một nhóm người. Trong trường hợp này, bạn cũng nên cá nhân hóa lời kêu gọi càng nhiều càng tốt:

“Kính gửi đồng nghiệp!”, “Kính gửi các nhà quản lý!”, “Kính gửi các nhân viên cấp dưới!”, “Kính gửi các nhân viên nhân sự!”

Bước 2. Tại sao bạn liên hệ với tôi?

Đưa ra lời khen cho người nhận. Bằng cách đưa ra lời khen cho người nhận, bạn trả lời câu hỏi của họ: “Tại sao bạn lại hỏi tôi câu hỏi này?” Lưu ý những thành tựu trong quá khứ hoặc phẩm chất cá nhân của anh ấy.

“Bạn luôn sẵn sàng lắng nghe và tìm ra cách tốt nhất để giải quyết vấn đề của hầu hết những người liên hệ với bạn. Và để ghi nhận công lao của bạn, bạn đã giúp đỡ rất nhiều người.”

“Bạn là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực này…”

“Bạn đã giúp nhiều người giải quyết những vấn đề khó khăn nhất trong lĩnh vực…”

Kỹ thuật này sẽ cho phép người nhận xem xét yêu cầu kỹ hơn và cố gắng tìm cơ hội để đáp ứng. chết tiệt cô ấy.

Một lời khen phù hợp khi đề cập đến những yêu cầu không chuẩn mực, khi bạn cần thu phục người nhận, khi bạn cần thu hút sự chú ý đến những giá trị và phẩm chất nhất định cần thiết và quan trọng để thực hiện yêu cầu của bạn.

Điều rất quan trọng là không vượt qua ranh giới giữa lời khen và lời tâng bốc thô lỗ. Hãy chân thành.

Bước 3. Căn cứ yêu cầu

Bất kỳ yêu cầu nào cũng phải giải thích được lý do tại sao bạn lại đưa ra yêu cầu cụ thể này. Nhập người nhận vào bối cảnh vấn đề của bạn.

Ở giai đoạn này, bạn cần chọn ba đối số quan trọng nhất cho người nhận. Tốt nhất nên xây dựng lập luận theo sơ đồ sau: mạnh - trung bình - mạnh nhất.

Yêu cầu có nhiều mức độ phức tạp khác nhau, vì vậy người nhận không phải lúc nào cũng quan tâm đến việc đáp ứng yêu cầu của ai đó. Anh ta cần được thuyết phục rằng việc thực hiện yêu cầu sẽ mang lại những lợi ích tiềm năng:

Sự quan tâm của người nhận

Đề nghị thực hiện một số cơ hội hấp dẫn cho anh ta liên quan đến việc thực hiện yêu cầu của bạn:

“Ở mọi thời điểm, những người có đầu óc kinh doanh, dám nghĩ dám làm đã nỗ lực không chỉ để đạt được thành công vật chất mà còn để lại dấu ấn trong lịch sử Tổ quốc, để được ghi nhớ vì những việc làm tốt và giành được sự tôn trọng.”

« Hoạt động thành công của bất kỳ cộng đồng nghề nghiệp nào trước hết là sự hiểu biết và hỗ trợ từ các Công đoàn thân thiện, tham gia vào các sự kiện và dự án chung».

« Tất nhiên, mục tiêu lớn của bạn là một thành phố sạch sẽ và thoải mái cho người dân».

Hoặc nêu lên một vấn đề rất phù hợp với người nhận của bạn:

“Bạn, với tư cách là một chủ sở hữu thành phố khôn ngoan, có lẽ lo ngại về việc trẻ em ở các độ tuổi khác nhau đi bộ hỗn loạn ở những nơi không phù hợp, dẫn đến tai nạn giao thông gia tăng và tội phạm trẻ em gia tăng.”

“Bộ phận của bạn đã nhận được nhiều cuộc gọi thường xuyên hơn về các vấn đề không cốt lõi, điều này chiếm rất nhiều thời gian làm việc quý giá.”

Cho thấy yêu cầu của bạn có thể giúp hiện thực hóa cơ hội như thế nào:

« Và ngày nay, khi đất nước ta dựa vào tuổi trẻ, thật khó tìm được một mục đích nào cần thiết, thiêng liêng hơn việc giúp đỡ những nam nữ thanh niên có hoàn cảnh khó khăn. Trong thành phố của chúng tôi, có những người đã cung cấp sự hỗ trợ như vậy - dưới sự bảo trợ của văn phòng thị trưởng, trung tâm từ thiện “Di sản” của chúng tôi hoạt động dựa trên sự quyên góp của người dân, dạy các nghề thủ công dân gian cho thanh thiếu niên gặp khó khăn ».

Hoặc để giải quyết vấn đề:

“Việc trang bị những nơi dành riêng cho trẻ em ở các độ tuổi khác nhau vui chơi sẽ giúp giảm mức độ tội phạm ở trẻ em và giảm thiểu tai nạn giao thông liên quan đến trẻ em.”

Nêu ý nghĩa của yêu cầu

Khi không có gì để cung cấp cho người nhận hoặc trong bối cảnh yêu cầu này không phù hợp, thì tốt hơn là bạn nên cập nhật cho người nhận. Ở đây bạn cần mô tả tình huống một cách đầy đủ nhất có thể để hiểu mức độ liên quan của yêu cầu và tầm quan trọng của việc thực hiện nó. Tầm quan trọng của lời yêu cầu phải được mô tả sao cho “chạm vào tâm hồn”. Nếu yêu cầu không thuộc loại “nhạy cảm”, thì bạn cần cho người nhận thấy mối quan hệ nhân quả, điều này sẽ đảm bảo rằng người nhận thực hiện yêu cầu.

“Kể từ (ngày), theo hợp đồng thuê số X, giá thuê 1 m2 là 20 USD. Vào một ngày. Trong ba tháng qua, hoạt động giao dịch đã sụt giảm do bất ổn kinh tế và bất ổn xã hội. Lợi nhuận trung bình từ giao dịch là 10 USD. mỗi ngày, thậm chí không đủ để trả tiền thuê nhà. Nếu các biện pháp không được thực hiện, các doanh nghiệp tư nhân sẽ buộc phải đóng cửa các cửa hàng bán lẻ của họ, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến thu nhập của bạn.”

Vì vậy, bạn phải nói rõ với người nhận rằng việc thực hiện yêu cầu sẽ mang lại triển vọng nhận được lợi ích vật chất hoặc phi vật chất.

Bước 4. Tuyên bố yêu cầu

Khi người nhận đã chuẩn bị sẵn sàng, bạn có thể nêu yêu cầu thực tế. Nội dung của yêu cầu phải khá ngắn gọn và cực kỳ rõ ràng. Trong mọi trường hợp không nên có sự mơ hồ hoặc nói giảm đi. Ví dụ: nếu chúng ta đang nói về việc giảm tiền thuê nhà, điều quan trọng là phải chỉ ra mức độ nào:

“Chúng tôi yêu cầu bạn giảm mức tiền thuê cho đến khi tình hình ổn định xuống còn 5 USD. trên m2 mỗi ngày.”

Nếu chúng ta đang nói về việc cung cấp dịch vụ, thì hãy đưa ra yêu cầu càng cụ thể càng tốt, cho biết ngày mong muốn, vấn đề về giá, v.v.:

« Để trang bị cho một xưởng gốm, chúng tôi cần một lò nung gốm - chúng tôi nhờ các bạn giúp chúng tôi mua nó. Chi phí của bếp khi lắp đặt là 998 nghìn rúp».

Trong ví dụ này, không hoàn toàn rõ ràng người nhận cần loại trợ giúp nào. Sẽ tốt hơn nếu bạn xây dựng yêu cầu cụ thể hơn: “Chúng tôi nhờ các bạn giúp chúng tôi mua một lò nung gốm sứ bằng cách chuyển 333 nghìn USD vào tài khoản ngân hàng của công ty để sản xuất và lắp đặt lò nung.”

Dù bạn yêu cầu gì thì người nhận cũng phải biết chính xác khi nào, cái gì, bao nhiêu và với mức giá nào bạn muốn nhận. Một yêu cầu chung chung có nhiều nguy cơ bị từ chối hơn, bởi vì người nhận không phải lúc nào cũng có thời gian và mong muốn giải quyết các chi tiết. Ngoài ra, bạn còn có nguy cơ không đạt được điều mình muốn khi chuyển quyền chủ động cho người nhận.

Ví dụ, các doanh nhân tư nhân đã viết thư yêu cầu giảm tiền thuê nhưng không cho biết họ muốn giảm tiền thuê đến mức nào:

“Chúng tôi yêu cầu bạn giảm tiền thuê nhà cho đến khi tình hình ổn định.”

Kết quả là họ được giảm tiền thuê nhà, nhưng chỉ một chút (1% so với mức hiện tại). Vì vậy, yêu cầu của họ đã được chấp thuận, nhưng không làm thay đổi được nhiều quan điểm của những người khởi xướng bức thư.

Trong một số trường hợp, văn bản của yêu cầu có thể được in đậm để làm nổi bật văn bản, nhưng đừng lạm dụng kỹ thuật này.

Bước 5: Tóm tắt yêu cầu của bạn.

Lặp lại yêu cầu của bạn và nhấn mạnh người nhận sẽ được hưởng lợi như thế nào nếu yêu cầu được thực hiện. Yêu cầu nên được sửa đổi một chút. Tốt nhất nên xây dựng câu theo sơ đồ: “Nếu thực hiện được yêu cầu, bạn sẽ rất vui”.

“Nếu bạn gặp chúng tôi nửa chừng và giảm tiền thuê cho đến khi tình hình trong khu vực ổn định, bạn sẽ không chỉ cứu được hơn 150 việc làm mà còn không phải gánh chịu tổn thất toàn cầu do hoàn toàn không có tiền thuê.”

Nhưng có thể có những lựa chọn khác:

“Bạn có thể chắc chắn rằng mỗi đồng rúp quyên góp từ thiện của bạn sẽ có mục đích chính đáng và sẽ giúp trẻ em có hoàn cảnh khó khăn phát triển thành những công dân xứng đáng.”

“Bạn có thể chắc chắn rằng nụ cười của mỗi đứa trẻ sẽ mang lại cho bạn sự hài lòng về mặt đạo đức sau công việc khó khăn của bạn, và những nỗ lực, cố gắng của bạn là sự đầu tư cho những công dân xứng đáng và hạnh phúc trong tương lai gần.”

Điều chính là lặp lại ý nghĩa của yêu cầu và lợi ích của việc thực hiện nó. Lợi ích không nhất thiết phải là vật chất. Hãy nhớ rằng người nhận là một con người và cảm xúc không xa lạ với anh ta.

VÍ DỤ:

Và đừng quên thiết kế của bức thư – đây chính là “bộ mặt” của tổ chức. Nếu người khởi xướng thư yêu cầu là tổ chức thì thư đó được lập trên tiêu đề thư có chữ ký của người quản lý hoặc người được ủy quyền. Nếu bạn là người kín đáo thì việc tuân thủ các quy tắc cơ bản trong việc sắp xếp các thành phần chữ cái là đủ. Những chi tiết này rất quan trọng về mặt pháp lý và tâm lý đối với người nhận và việc hình thành hình ảnh chính xác của người gửi.

	-
	-	Gửi hàng trăm đề xuất, yêu cầu và thư kinh doanh khác mỗi ngày nhưng tin nhắn của bạn không nhận được kết quả như mong muốn? Bạn không biết làm thế nào để nhắc nhở người nhận một cách kín đáo và lịch sự về nghĩa vụ của mình? Thì đào tạo trực tuyến chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn "Kỹ năng viết kinh doanh"! Bạn có thể đi qua nó bất cứ lúc nào thuận tiện.	-	-
	-

Một phần không thể thiếu và quan trọng của thư từ kinh doanh hiện đại là thư yêu cầu. Các mẫu và ví dụ về cách diễn đạt trong bài viết, cũng như các quy tắc viết được chỉ định, sẽ giúp bạn soạn thảo văn bản cần thiết một cách chính xác và định dạng phù hợp với phong tục làm việc văn phòng. Chúng tôi cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước để viết loại kháng nghị này.

Thông tin chung

Thư yêu cầu có liên quan trong trường hợp tác giả của nó cần lấy từ người khác bất kỳ thông tin, tài liệu nào, thực hiện giao dịch hoặc các hoạt động kinh doanh khác. Nó có thể được gửi đến một người cụ thể (người quản lý, giám đốc, trưởng bộ phận, v.v.) hoặc cho toàn bộ tổ chức. Yêu cầu trợ giúp của bạn phải tuân thủ các quy tắc được chấp nhận chung trong thư từ kinh doanh.

Một lá thư là bộ mặt của một công ty; ngay cả những điều nhỏ nhặt cũng quan trọng. In trên tiêu đề thư của công ty có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu (nếu có). Chịu trách nhiệm trong việc lựa chọn phông chữ, kích thước và vị trí của văn bản trên trang. Đừng bỏ qua lề, dòng màu đỏ và đoạn văn. Thường thì ấn tượng đầu tiên được hình thành chỉ bằng cách nhìn vào một tài liệu.

Bước 1: Chỉ định người nhận

Nếu bạn viết một lá thư khách quan cho một công ty cụ thể, thì rất có thể nó sẽ được gửi đến quầy lễ tân hoặc văn phòng, sau đó đến người quản lý và cuối cùng là người thực hiện trực tiếp. Cho biết tên đầy đủ chính xác của tổ chức trong phần “tiêu đề” của văn bản, tốt nhất là thêm địa chỉ pháp lý.

Như đã đề cập ở trên, tùy chọn tối ưu là chỉ ra một người nhận cụ thể, nghĩa là yêu cầu trợ giúp được gửi đến cá nhân. Luôn cố gắng xưng hô bằng họ và tên của bạn. Ví dụ: "Kính gửi Alexander Viktorovich!" hoặc “Kính gửi ông Schwartz!” Bằng cách này, trước hết, bạn sẽ bày tỏ sự tôn trọng của mình với người đó và thứ hai, một yêu cầu gửi đến một người cụ thể sẽ đặt ra cho người đó một số nghĩa vụ, trách nhiệm nhất định trong việc xem xét và thực hiện yêu cầu đó.

Trong một số trường hợp, sẽ hợp lý hơn nếu sử dụng một nhóm người, một nhóm cụ thể hoặc một phần của nhóm đó làm người nhận. Điều này cũng có liên quan trong trường hợp thư yêu cầu được gửi đến một số địa chỉ. Sử dụng những từ ngữ như: “Kính gửi các đồng nghiệp!”, “Kính gửi các kế toán viên!” vân vân.

Giai đoạn 2: Khen ngợi

Thật tốt nếu thư yêu cầu chính thức có lời khen ngợi đối với người nhận. Bằng cách này, bạn dường như đang trả lời câu hỏi tự nhiên của anh ấy: “Tại sao bạn lại hỏi tôi câu hỏi này?” Bạn có thể ghi lại những thành tích trong quá khứ và phẩm chất cá nhân của một người, địa vị của công ty, v.v. Đặc biệt hãy sử dụng các công thức sau: “Công ty của bạn là nhà cung cấp hàng đầu…”, “Bạn đã giúp nhiều người giải quyết các vấn đề phức tạp trong lĩnh vực này…”, “Tổ chức của bạn là chuyên gia hàng đầu trên thị trường trong lĩnh vực này. ..”, v.v. Đừng quên rằng sẽ rất phù hợp nếu thư yêu cầu (mẫu và ví dụ trong văn bản) có tính chất không chuẩn mực và người nhận cần được yêu thích. Thu hút sự chú ý của anh ấy đến những phẩm chất và giá trị có liên quan đến việc thực hiện yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn không nên vượt qua ranh giới mong manh giữa lời khen đúng đắn và lời khen ngợi thô lỗ.

Giai đoạn 3: Giải thích yêu cầu

Mọi yêu cầu đều phải chính đáng vì người nhận phải biết lý do bạn liên hệ với anh ta. Vì vậy, việc giới thiệu nó vào trọng tâm của vấn đề là điều hợp lý. Ở giai đoạn này, chúng tôi khuyên bạn nên chọn ba lập luận thuyết phục nhất để sắp xếp trong nội dung thư theo sơ đồ sau: cường độ trung bình, yếu, mạnh nhất.

Yêu cầu có thể có mức độ phức tạp khác nhau và bạn cần chuẩn bị cho thực tế là không phải lúc nào người nhận cũng quan tâm đến việc thực hiện nó. Về vấn đề này, anh ta phải tin chắc rằng việc thực hiện nó mang lại những lợi ích tiềm tàng cho anh ta. Hãy khiến người nhận quan tâm để họ coi trọng tài liệu của bạn.

Một lá thư yêu cầu có thể chứa một đề xuất để thực hiện một cơ hội nào đó hấp dẫn đối với anh ta.

Ví dụ về cách diễn đạt

• “Ở mọi thời điểm, những người dám nghĩ dám làm và kinh doanh đã nỗ lực không chỉ để đạt được thành công vật chất mà còn vì sự phát triển cá nhân, để được mọi người mãi mãi ghi nhớ vì những việc làm tốt và giành được sự tôn trọng của họ.”
• “Tất nhiên, mục tiêu chính của bạn là cải thiện mức sống của người dân thành phố.” Bạn có thể sử dụng cách diễn đạt này đặc biệt khi bạn viết thư yêu cầu cho cấp phó, chẳng hạn như về việc cung cấp mặt bằng cho một trường mẫu giáo, sắp xếp một sân chơi, v.v.

Bạn cũng có thể nêu lên một vấn đề liên quan đến người nhận, cho họ thấy yêu cầu của bạn có thể giúp họ giải quyết vấn đề đó hoặc hiện thực hóa những cơ hội nhất định như thế nào.

Điều đó xảy ra là bạn không có gì để cung cấp cho bên kia hoặc điều đó không phù hợp trong bối cảnh này. Trong trường hợp này, cách tốt nhất là nói về tầm quan trọng của yêu cầu của bạn. Hãy mô tả tình huống đó một cách chính xác và đầy đủ nhất có thể để nó chạm đến tâm hồn bạn. Nếu tiên nghiệm không có khoảnh khắc ấm lòng nào trong câu chuyện của bạn, hãy cung cấp thông tin thực tế và tập trung vào mối quan hệ nhân quả. Hãy cho chúng tôi biết điều gì sẽ xảy ra nếu họ từ chối bạn hoặc ngược lại, đồng ý giúp đỡ.

Bước 4: Nêu yêu cầu của bạn

Khi người nhận đã chuẩn bị tinh thần để chấp nhận yêu cầu của bạn, điều đó có thể được nêu ra. Giữ văn bản của bạn ngắn gọn, tránh các câu dài hoặc phức tạp, cũng như sự mơ hồ hoặc ám chỉ. Thư yêu cầu (mẫu và ví dụ về cách diễn đạt trong văn bản) phải ngắn gọn và rõ ràng về ý nghĩa. Vì vậy, nếu bạn đang yêu cầu mua bất kỳ thiết bị nào cho một công ty, hãy cho biết tính đầy đủ, giá cả và số lượng:

“Để trang bị cho khoa cấp cứu, bệnh viện cần một chiếc ô tô mới, chi phí là 3,5 triệu rúp. Chúng tôi yêu cầu bạn giúp chúng tôi mua nó."

Hoặc, ví dụ, yêu cầu giảm tiền thuê mặt bằng phải cụ thể: “Chúng tôi yêu cầu bạn giảm tiền thuê mặt bằng xuống mức 500 rúp. trên mỗi mét vuông cho đến khi tình hình kinh tế ổn định.”

Giai đoạn 5: Tóm tắt

Cuối thư, bạn cần tóm tắt yêu cầu của mình. Lặp lại điều đó một lần nữa và tập trung vào thực tế là người nhận sẽ nhận được lợi ích nếu anh ta cung cấp cho bạn sự hỗ trợ được yêu cầu. Tuy nhiên, văn bản của yêu cầu nên được sửa đổi một chút. Trở lại ví dụ tương tự về việc giảm tiền thuê, chúng tôi đề xuất công thức sau:

“Nếu bạn đồng ý giảm tiền thuê nhà xuống 500 rúp. trên mỗi mét vuông, trong khi tình hình kinh tế hiện tại ổn định, bạn sẽ có thể giúp duy trì hơn 20 việc làm và cũng sẽ không bị lỗ do thiếu hoàn toàn tiền thanh toán.”

Hãy nhớ rằng, điều quan trọng là phải lặp lại không chỉ yêu cầu mà còn cả lợi ích có thể thu được từ việc thực hiện nó và nó không nhất thiết phải là vật chất. Nhiều công ty lớn sẵn sàng đóng vai trò là nhà tài trợ, nhà đầu tư và tham gia từ thiện.

Chúng tôi nghĩ rằng bây giờ, sau khi nghiên cứu quy trình từng bước, bạn sẽ không còn thắc mắc về cách viết thư yêu cầu. Chỉ cần tính đến tất cả các quy tắc thư từ kinh doanh và một số sắc thái là đủ. Chúng tôi đề nghị bạn cũng nghiên cứu một ví dụ khác.

Ví dụ

Felix Petrovich thân mến!

Mấy năm nay, công ty bạn đã tổ chức đào tạo thực hành cho sinh viên tại doanh nghiệp, giúp họ áp dụng những kiến ​​thức đã học ở trường vào thực tế.

Bạn, với tư cách là trưởng phòng nhân sự, là người quan tâm đến việc thu hút nhân viên mới, những kỹ sư trẻ đầy triển vọng và những chuyên gia có trình độ chuyên môn cao. Ngày nay nghề này là một trong những nghề có nhu cầu cao nhất. Nhiều sinh viên muốn tìm hiểu về khả năng, sự tinh tế và ý nghĩa của nó.

Về vấn đề này, đề nghị các bạn tổ chức buổi họp kỹ sư trưởng với các ứng viên và sinh viên năm 1-2 vào lúc 17h ngày 25/4 tại doanh nghiệp của bạn.

Bằng cách nói về những lợi thế và bí quyết của nghề ngày nay, bạn đang đặt nền tảng đáng tin cậy cho việc đào tạo các chuyên gia và chuyên gia trong tương lai. Có lẽ, sau một vài năm, một trong số đó sẽ đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm phát triển mới.

Với lòng kính trọng và biết ơn,

Hiệu trưởng Đại học I.Zh.Bychkov

Sau khi nghiên cứu thông tin về những yêu cầu mà một lá thư yêu cầu phải đáp ứng, các mẫu và ví dụ về cách diễn đạt, bạn có thể dễ dàng viết nó trong thực tế.

Trong những thập kỷ gần đây, nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. Ngoài việc soạn thảo các hợp đồng, đạo luật và phụ lục đi kèm, các chuyên gia tài liệu còn tham gia soạn thảo các loại đơn kháng cáo và thư từ. Ở cấp độ lập pháp, tất nhiên, các nguyên tắc thiết kế và khuôn mẫu chung của chúng không được xác định. Trong tình huống như vậy, câu hỏi được đặt ra: "Làm thế nào để soạn thảo chính xác tài liệu này hoặc tài liệu kinh doanh yếu về mặt pháp lý?" Câu trả lời cho điều này cực kỳ đơn giản và đó là việc soạn thảo những giấy tờ như vậy theo những tiêu chuẩn được chấp nhận chung trong công việc văn phòng.

Hôm nay nguồn của chúng tôi quyết định xem xét các nguyên tắc viết một lá thư chính thức và các tính năng của tài liệu này. Thông tin về chủ đề tóm tắt và mẫu cho bài viết có thể được tìm thấy dưới đây.

Chính thức hay là một trong những loại văn bản cơ bản trong lĩnh vực công tác văn phòng của doanh nghiệp hiện đại. Đó là một cách truyền tải thông tin phổ biến, được thực hiện theo cách đơn giản nhất có thể nhưng tuân thủ tất cả các quy tắc và quy định về quan hệ kinh doanh.

Đương nhiên, thông tin được trình bày trong các công văn không mang tính chất giải trí. Những giấy tờ như vậy có thể là lời mời, một phần là quảng cáo, thông tin và những thứ khác, nhưng không có trường hợp nào mang tính chất giải trí.

Có nhiều điểm khác biệt giữa một lá thư chính thức và một lá thư thông thường. Cái chính là mục đích. Nếu một tài liệu kinh doanh luôn có mục đích chính xác là gửi hoặc truyền tải đến người nhận, thì những bức thư thông thường thường được sử dụng để “giao tiếp vì mục đích giao tiếp”. Ngoài ra, tin nhắn kinh doanh:

• không ẩn danh - họ luôn có thông tin về người gửi và người nhận
• được viết thay mặt cho một cá nhân, tổ chức hoặc hiệp hội cụ thể do người đó đại diện
• (nếu người gửi có tem)
• được biên soạn theo các quy tắc được chấp nhận chung trong công việc văn phòng
• không thể mang tính giải trí, như đã đề cập trước đó

Một sự khác biệt tùy chọn nhưng cũng phổ biến giữa một lá thư chính thức và một tin nhắn thông thường là thư trước đây được viết trên tiêu đề thư của công ty. Cách tiếp cận này mang lại cho địa chỉ mức độ vững chắc cao nhất và thường cho biết trạng thái kinh doanh của địa chỉ đó.

Một vài lời về chi tiết và nội dung chung của tài liệu

Các công văn được ban hành vì nhiều lý do khác nhau nên nội dung của chúng cũng thay đổi một cách tự nhiên. Mặc dù vậy, cấu trúc chung của thông điệp kinh doanh không thể bị loại bỏ. Chính điều này được xác định là đúng trong lĩnh vực công tác văn phòng, không có tranh chấp và là hình thức cơ bản cho các yêu cầu đối với các giấy tờ liên quan. Các chi tiết điển hình của một lá thư chính thức bao gồm:

• tên đầy đủ của công ty cử đi hoặc tên đầy đủ của một công dân cụ thể
• thông tin về trạm kiểm soát, trạm kiểm soát và OKUD (dành cho tổ chức)
• địa chỉ và tất cả các địa chỉ liên lạc có thể có của người gửi
• thông tin tương tự về người nhận
• bản chất của thông điệp
• ngày thành phần của nó
• và in ấn (đối với tổ chức)

Quan trọng! Loại tài liệu kinh doanh mà chúng tôi đang xem xét ngày nay là một trong số ít loại tài liệu không cần có tiêu đề. Sự vắng mặt của cái sau không phải là một sai lầm mà là việc tuân thủ các tiêu chuẩn cơ bản của công việc văn phòng.

Tất nhiên, bạn nên phát hành bức thư trên tiêu đề thư, nếu người gửi nó là một công ty. Đối với các cơ quan chính phủ, các hình thức như vậy có hình ảnh quốc huy, đối với các tổ chức thương mại - biểu tượng của họ.

1. Rõ ràng và dễ hiểu cho người nhận.
2. Không dùng những lời lẽ tục tĩu, chưa kể những lời lăng mạ, tục tĩu.
3. Gọn gàng, ngắn gọn và thành thạo.

Về nguyên tắc, các chuyên gia về văn bản không đưa ra bất kỳ yêu cầu nào khác đối với công văn. Chỉ cần tuân thủ các quy định, quy tắc đã nêu và nội dung chung của tài liệu là đủ.

Bạn có thể tải xuống mẫu thư chính thức gửi tổ chức dưới đây:

Các loại công văn

Một lá thư chính thức là một nhóm giấy tờ kinh doanh khá phong phú. Được sử dụng nhiều nhất trong số chúng bao gồm:

• , phản ánh mong muốn của người gửi làm điều gì đó vì lợi ích của người nhận
• Thư yêu cầu
• Yêu cầu
• Lời mời sự kiện
• Lời mời hợp tác
• Giấy tờ nhắc nhở người nhận về điều gì đó
• Ưu đãi thương mại
• Yêu cầu
• Hướng dẫn
• Thư quảng cáo và thông tin

Nghe tên từng loại công văn bạn có thể hiểu được mục đích chung và mục đích gửi tin nhắn của nó. Như thực tế cho thấy, việc chuyển các loại yêu cầu khác nhau trong môi trường kinh doanh được thực hiện vì nhiều lý do và danh sách các loại yêu cầu nêu trên vẫn chưa phải là cuối cùng.

Các tính năng của thiết kế và truyền tin nhắn đến người nhận

Cuối bài viết hôm nay chúng ta cùng chú ý đến việc chuyển công văn sang Liên bang Nga. Trước hết, cần lưu ý rằng sắc thái chính của các mối quan hệ kinh doanh thành công là cách tiếp cận có thẩm quyền trong quản lý của họ. Trong trường hợp soạn thảo các tài liệu liên quan, chúng ta đang nói về:

• sự ngăn nắp
• tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn kinh doanh
• có mục đích (gửi một lá thư chính thức cho ai đó dưới dạng thư rác sẽ làm suy yếu đáng kể thẩm quyền của người gửi)

Ngoài ra, nên tiếp cận thành phần thông điệp một cách cực kỳ có trách nhiệm. Văn bản của nó phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Việc sử dụng các cấu trúc và thuật ngữ phức tạp là điều không mong muốn. Giọng điệu chung của địa chỉ nên được giữ trong giới hạn. Sự kiềm chế thì được chào đón, nhưng sự quen thuộc thì không bao giờ.

Đối với việc chuyển thư kinh doanh, người gửi không có hạn chế. Bạn có thể gửi tin nhắn đến người nhận:

• qua Internet dưới dạng điện tử
• thông qua mail
• qua chuyển phát nhanh hoặc thậm chí trực tiếp

Truyền tải công văn là một lĩnh vực rộng lớn. Tất cả người gửi sẽ có thể chọn một tin nhắn thuận tiện.

Điều này kết thúc các quy định quan trọng nhất về chủ đề của bài viết này. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin được trình bày đã giúp tất cả độc giả hiểu được bản chất của các công văn ở Liên bang Nga và các quy định thực hiện chúng.

Viết câu hỏi của bạn vào mẫu dưới đây

Có lẽ ai cũng ít nhất một lần phải đối mặt với nhu cầu viết một lá thư kinh doanh. Khi biên soạn nó, bạn vô tình đi đến kết luận rằng nó không hề dễ dàng chút nào. Có rất nhiều quy tắc và quy định viết thư kinh doanh mà bạn cần biết. Bài viết mô tả chi tiết quá trình soạn thảo một tài liệu, cung cấp các mẫu thư kinh doanh và thảo luận về các loại cũng như thiết kế của chúng.

Hình thức

Các biểu mẫu làm sẵn sẽ tăng thêm độ vững chắc và cho thấy độ tin cậy của công ty. Chúng chứa các thông tin cần thiết về tổ chức, chẳng hạn như:

• Tên.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại liên hệ.
• Trang mạng.
• E-mail.
• Logo.
• Các chi tiết liên lạc khác.

Không có quy tắc nghiêm ngặt về hình thức. Do đó, mỗi tổ chức sẽ độc lập quyết định những thông tin nào sẽ được đưa vào đó.

Làm thế nào để viết thư kinh doanh một cách chính xác? Sự chuẩn bị

Thư kinh doanh được viết và định dạng theo một cách nhất định, tuân theo các quy tắc và yêu cầu vốn có của chúng. Tùy theo mục tiêu mà tác giả suy nghĩ chi tiết nội dung để đạt được kết quả mình tính toán. Anh ta phải hiểu rõ ràng những thông tin mà người nhận đã biết về chủ đề của bức thư, dựa vào đâu và có gì mới trong đó. Các lập luận phụ thuộc vào mục tiêu mà tác giả đang theo đuổi. Quá trình chuẩn bị một lá thư kinh doanh có thể được chia thành các giai đoạn sau:

• Đang nghiên cứu vấn đề.
• Viết một bức thư nháp.
• Sự chấp thuận của nó.
• Ký kết.
• Sự đăng ký.
• Gửi đến người nhận.

Cấu trúc của thư kinh doanh

Khi soạn một bức thư, cần phải bão hòa thông tin trong đó, tức là đặt tất cả những thông tin cần thiết vào đó. Nó có thể đơn giản hoặc phức tạp. Trong một bức thư đơn giản, nội dung truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác mà thường không yêu cầu người nhận phản hồi. Một bài phức tạp có thể bao gồm nhiều phần, điểm và đoạn văn. Mỗi đoạn trình bày một khía cạnh của thông tin. Những loại mẫu thư kinh doanh này thường bao gồm phần giới thiệu, nội dung và phần kết thúc.

Dưới đây là một ví dụ về cách viết một lá thư kinh doanh - phần giới thiệu của nó.

Phần chính mô tả các tình huống và sự kiện, cung cấp các phân tích và bằng chứng của chúng. Chính trong phần này, họ thuyết phục rằng họ cần phải hành động theo cách này hay cách khác, chứng minh mọi thứ diễn ra như thế nào và thông báo về sự cần thiết phải tham gia vào bất kỳ sự kiện nào, đưa ra nhiều lập luận khác nhau.

Phần kết luận chứa đựng những kết luận được đưa ra dưới dạng đề xuất, yêu cầu, nhắc nhở, từ chối, v.v.

Một ví dụ về cách viết một lá thư kinh doanh - phần cuối cùng của nó - được trình bày dưới đây. Điều này tóm tắt các yêu cầu được nêu trong yêu cầu chính.

Tất cả thông tin được cung cấp phải nhất quán và dễ hiểu một cách tối ưu.

Mỗi chữ cái bắt đầu bằng một địa chỉ ở giữa. Phần nhỏ này cực kỳ quan trọng. Khi lựa chọn nó, tác giả phải xem xét:

• Vị trí của người nhận địa chỉ.
• Bản chất của mối quan hệ.
• Hình thức.
• Phép lịch sự.

Cuối thư nên có hình thức lịch sự. Ví dụ: “...Tôi bày tỏ mong muốn được hợp tác sâu hơn (cảm ơn vì lời mời)…” Những cụm từ này được theo sau bởi chữ ký của tác giả.

Phong cách

Tất cả các bức thư phải được viết theo phong cách kinh doanh chính thức, nghĩa là sử dụng ngôn ngữ trong quan hệ kinh doanh chính thức. Các đặc điểm của ngôn ngữ như vậy được hình thành trong các trường hợp sau:

• Những người tham gia chính trong quan hệ kinh doanh là các pháp nhân, thay mặt cho người quản lý và quan chức viết thư.
• Các mối quan hệ trong tổ chức được quản lý chặt chẽ.
• Chủ đề giao tiếp là các hoạt động của công ty.
• Các tài liệu quản lý thường có người nhận cụ thể.
• Thông thường, trong quá trình hoạt động của một tổ chức, những tình huống tương tự cũng xảy ra.

Về vấn đề này, thông tin trong thư kinh doanh phải là:

• Chính thức, khách quan, nhấn mạnh khoảng cách giữa những người tham gia giao tiếp.
• Có địa chỉ, dành cho một người nhận cụ thể.
• Hiện tại tại thời điểm viết bài.
• Đáng tin cậy và khách quan.
• Lý do để khiến người nhận thực hiện bất kỳ hành động nào.
• Hoàn thiện cho việc ra quyết định.

Yêu cầu

Một lá thư kinh doanh phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Lời nói được chuẩn hóa ở mọi cấp độ - từ vựng, hình thái và cú pháp. Nó chứa nhiều biểu thức, thuật ngữ và công thức.
• Giọng văn trung lập, gò bó và chặt chẽ, không sử dụng ngôn ngữ giàu cảm xúc và biểu cảm.
• Độ chính xác và rõ ràng của văn bản, không có lỗi logic, cách diễn đạt rõ ràng và chu đáo.
• Ngắn gọn và ngắn gọn - không sử dụng các cách diễn đạt mang ý nghĩa bổ sung.
• Việc sử dụng các công thức ngôn ngữ được hình thành do các tình huống lặp đi lặp lại.
• Việc sử dụng các thuật ngữ, tức là các từ hoặc cụm từ có khái niệm đặc biệt.
• Việc sử dụng các chữ viết tắt, có thể là từ vựng (nghĩa là các từ ghép được hình thành bằng cách loại bỏ các chữ cái khỏi các phần của từ: LLC, GOST, v.v.) và đồ họa (nghĩa là các ký hiệu từ ở dạng viết tắt: grn, zh-d, vân vân.).
• Việc sử dụng các công trình xây dựng trong các trường hợp sở hữu cách và công cụ.
• Các cụm từ có danh từ bằng lời (“cung cấp hỗ trợ” thay vì “hỗ trợ”).
• Sử dụng các câu thông dụng đơn giản.

Các mẫu thư kinh doanh ở trên được hiển thị ở dạng đầy đủ (có nội dung) bên dưới. Thông tin đáp ứng mọi yêu cầu của một phong cách kinh doanh chính thức.

Các loại thư kinh doanh

Tốt nhất là viết một lá thư kinh doanh về một vấn đề cụ thể. Nếu cần giải quyết một số vấn đề cùng một lúc, nên đưa ra nhiều phương án khác nhau.

Thư kinh doanh có thể có nội dung sau:

• Đi kèm. Những lá thư như vậy thường cần thiết để thông báo cho bạn nơi gửi tài liệu.
  (Làm thế nào để viết một bức thư kinh doanh? Một lá thư xin việc mẫu sẽ giúp ích cho những ai cần viết loại tài liệu này.)

• Đảm bảo. Chúng được viết để xác nhận bất kỳ lời hứa hoặc điều kiện nào. Ví dụ: thanh toán cho công việc, tiền thuê nhà, thời gian giao hàng, v.v. có thể được đảm bảo.
• Cảm ơn. Gần đây chúng đã bắt đầu được sử dụng đặc biệt thường xuyên. Những lá thư như vậy thể hiện tinh thần hợp tác tốt đẹp. Chúng có thể được phát hành trên giấy tiêu đề thông thường hoặc trên giấy màu có in chữ đẹp.
  (Làm thế nào để viết một lá thư kinh doanh? Một mẫu cảm ơn đa dạng được soạn thảo dưới dạng tự do, tùy thuộc vào nhiệm vụ mà nó giải quyết. Trong trường hợp này, bức thư thể hiện bản chất của nó ở dạng ngắn nhất. Một mẫu như vậy, được thực hiện trên giấy màu có hình trang trí, có thể treo trên tường trong phòng ở nơi trang trọng.)

• Thông tin.
• mang tính hướng dẫn.
• Chúc mừng.
• Quảng cáo.

Ngoài ra còn có chữ:

• Đề xuất hợp tác. Khá phổ biến trong thời gian gần đây, gửi đến các tổ chức, thường mang tính chất quảng cáo, ví dụ như mẫu này. Viết thư thương mại khá khó khăn, bạn cần phải tính đến nhiều sắc thái để gây được sự chú ý và hơn thế nữa để trở nên quan tâm. Nhưng nếu bạn soạn theo mẫu dưới đây thì có mọi cơ hội thành công.

• Lời mời. Họ được cử đi, mời họ tham gia vào các sự kiện khác nhau. Chúng thường được gửi tới người quản lý hoặc quan chức, nhưng cũng có thể được gửi tới toàn bộ nhóm.
• Yêu cầu.
• Thông báo.
• Yêu cầu và nhiều người khác.

Làm thế nào để viết một câu trả lời cho một lá thư. Ví dụ

Câu trả lời phải bắt đầu bằng cách lặp lại yêu cầu nêu trong chữ cái đầu tiên. Sau đó, kết quả xem xét được đưa ra và sự chấp thuận hoặc lý do từ chối được đưa ra. Thư phản hồi của doanh nghiệp có thể chứa giải pháp thay thế cho thông tin mong đợi. Thông thường nó đáp ứng các nguyên tắc sau:

• Có sẵn một liên kết đến chữ cái đầu tiên và nội dung của nó.
• Ý nghĩa ngôn ngữ giống nhau.
• Các khía cạnh nội dung và phạm vi có thể so sánh được.
• Tuân theo một trình tự nhất định.

Thiết kế nội thất

Ngoài việc sử dụng tiêu đề thư của công ty cho các bức thư kinh doanh, cần phải tính đến những sự tinh tế khác khi thiết kế chúng. Đây là các chi tiết, quy tắc viết tắt, địa chỉ viết, tiêu đề, độ dài văn bản, độ rộng trường, v.v.

Các mẫu thư kinh doanh giúp bạn soạn thảo nó, có tính đến tất cả sự tinh tế và sắc thái. Chúng được sử dụng bởi cả nhân viên văn phòng mới bắt đầu và nhân viên có kinh nghiệm. Nhờ các mẫu, các em học được cách viết chữ đúng và tiết kiệm được nhiều thời gian.

bạn thử, viết, chọn những từ cần thiết - và mọi thứ đều vô dụng! Một đối tác hoặc nhà đầu tư tiềm năng sẽ không mở thư kinh doanh của bạn hoặc đọc lướt qua nó mà không thèm trả lời. Tình trạng chung? Trong bài viết mới của chúng tôi, chúng tôi sẽ cho bạn biết cách tiến hành thư từ kinh doanh một cách chính xác và những gì cần viết trong một bức thư để nó được đọc đến cuối.

Bài viết này dành cho ai?

Hãy lưu ý ngay: chúng ta đang nói về email. Nếu bất kỳ ai khác sử dụng thư từ ốc sên, chúng tôi đảm bảo với bạn rằng các quy tắc đều giống nhau. Về nguyên tắc, tất cả các quy tắc này áp dụng cho việc gửi thư thông thường mà chúng tôi đã viết. Bây giờ chúng ta đang nói cụ thể về thư từ kinh doanh. Nếu bạn:

• một doanh nhân giao tiếp với những người quan trọng đối với doanh nghiệp;
• một nhân viên viết thư cho sếp hoặc người quản lý tương lai;
• một người quan tâm đến những điều cơ bản về nghi thức Internet và tâm lý con người - thì cứ thoải mái đọc nhé, sẽ rất thú vị đấy.

Đặc điểm của thư từ kinh doanh

• trình bày trôi chảy, điềm tĩnh - không nên nhầm lẫn với ngôn ngữ quan liêu khô khan;
• giao tiếp là đúng mục đích - để truyền tải một số thông tin nhất định đến người nhận;
• khối lượng nhỏ - một tờ A4 là quá đủ;
• tôn trọng sự phục tùng, không có sự quen thuộc. Tất nhiên, trong những trường hợp đặc biệt, khi mối quan hệ không chính thức, không công việc phát triển với người nhận thư kinh doanh, quy tắc này có thể bị bỏ qua. Nhưng đây sẽ không còn là một bức thư hoàn toàn mang tính công việc nữa mà là một bức thư thân thiện, bạn có đồng ý không?
• Một lá thư được viết trên giấy tiêu đề của công ty mang lại sự tin cậy đặc biệt. Nó phải chứa logo và tên, chi tiết và thông tin liên hệ cũng như địa chỉ trang web.

Các loại thư kinh doanh

1. Thông tin. Những bức thư như vậy không yêu cầu phản hồi - bạn viết chúng để cho người nhận biết về một số thông tin. Ví dụ: bạn sở hữu một cửa hàng trực tuyến và thông báo rằng ngày mai là ngày giảm giá cuối cùng. Hoặc giá đó thay đổi. Có nhiều loại thư thông tin: chúng có thể nêu ý định, nhắc nhở về một sự kiện quan trọng, xác nhận việc giao và nhận hàng, v.v.

2. Thư yêu cầu. Các doanh nhân, đặc biệt là những người mới bắt đầu, phải viết chúng thường xuyên như thế nào! Đây là những lời kêu gọi các nhà đầu tư gửi yêu cầu tài trợ cho dự án tuyệt vời của bạn, vô số lời đề nghị hợp tác, nhiều loại yêu cầu tìm hiểu, chẳng hạn như một số thông tin nhất định.

3. Bưu thiếp - thứ đôi khi cần được viết sau cuộc gặp với người nhận. Trong bức thư này, hãy nhớ lại chủ đề chính của cuộc họp, bày tỏ thái độ của bạn với chủ đề đó, nhấn mạnh rằng bạn muốn tiếp tục hợp tác và đưa ra lựa chọn về thời gian và địa điểm của cuộc họp tiếp theo.

4. Bảo hành. Nếu bạn đã đồng ý hợp tác thì có thể sẽ sớm có nhu cầu về loại thư này. Trong đó, bạn đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành nghĩa vụ của mình: bạn sẽ thực hiện công việc đúng giờ, thanh toán dịch vụ, giao hàng đúng hẹn, v.v.

5. Thư xin việc là những thư mà bất kỳ công ty nào cũng gửi và nhận hàng ngày. Đây là công việc trao đổi thư từ với đối tác và khách hàng: ký kết hợp đồng, thảo luận và đàm phán, làm quen với bảng giá và danh mục sản phẩm, nhắc nhở về các cuộc họp - quy trình làm việc thường lệ.

6. Thư khiếu nại - vâng, mọi chuyện diễn ra như vậy. Chúng thường được viết khi một bên không hài lòng với hành động của bên kia. Và không chỉ hành động, mà cả trách nhiệm được ghi trong hợp đồng. Ví dụ, Vasya đã ký một thỏa thuận với các nhà cung cấp hàng hóa và họ, những củ cải như vậy, liên tục trì hoãn thời hạn. Hoặc anh ta mua một chiếc ô tô nhưng nó bị hỏng.

7. Thư không liên quan đến công việc là những tin nhắn không liên quan trực tiếp đến hoạt động của bạn. Đó là những lời chúc mừng, cảm ơn vì công việc và thậm chí là những lời chia buồn - mọi thứ đều xảy ra trong cuộc sống.

1. Tiêu đề. Soạn tiêu đề email là một khoa học. Chúng tôi đã nói nhiều hơn về các kỹ thuật bí mật trong bài viết. Nói tóm lại, tiêu đề của thư kinh doanh phải hữu ích nhất có thể đối với người nhận.

Những lời khiêu khích và hài hước dường như không phù hợp ở đây: chúng ta đang viết cho những người nghiêm túc, nhớ không? Nếu bạn hiểu rõ hơn về người đó thì bạn có thể thử, nhưng hiện tại tốt hơn hết là đừng mạo hiểm.

1. Giới thiệu. Giống như một lá thư thông thường, một lá thư kinh doanh bắt đầu bằng lời giới thiệu hoặc lời mở đầu. Trong đó bạn nói xin chào và nói lên điều cốt yếu nhất, thịt. Tiết kiệm thời gian của người nhận: nói ngay với họ những gì bạn cần ở họ. “Tôi, Vasya Pupkin, đã nghĩ ra một công ty khởi nghiệp thú vị trong lĩnh vực tiếp thị Internet (xây dựng, làm đẹp, công nghiệp, ô tô - tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của bạn) và tôi yêu cầu bạn làm quen với nó và hỗ trợ tài chính cho nó. Sai lầm chính ở giai đoạn này là để suy nghĩ của bạn lang thang, lẩm bẩm và không đi vào trọng tâm của vấn đề.
2. Phần chính Ở đây mọi thứ đều đơn giản: bạn nói chi tiết ý tưởng của mình là gì, trình bày các sự kiện và lập luận có thể khiến người nhận quan tâm. Nếu chúng ta quay lại với Vasya và công ty khởi nghiệp của anh ấy, anh ấy sẽ giải thích bản chất của nó là gì, những lợi ích và lợi ích cho nhân loại nói chung và cho người nhận bức thư nói riêng. Anh ta sẽ cung cấp các số liệu và sự kiện, ý kiến ​​của đối tượng mục tiêu và ý kiến ​​của các chuyên gia. Chúng tôi tin vào Vasya, anh ấy có thể làm được!
3. Điều quan trọng nhất. Nếu bạn hỏi, hãy hỏi lại. Nếu bạn hỏi, hãy đặt câu hỏi rõ ràng và cụ thể. Nếu bạn hy vọng được hợp tác, hãy xây dựng lại đề xuất của mình một cách rõ ràng. Và tất cả điều này trong một vài dòng.
4. Phần kết luận. Cảm ơn bạn đã quan tâm và bày tỏ hy vọng người nhận sẽ trả lời bạn hoặc thực hiện hành động cần thiết khác. Sử dụng lời kêu gọi hành động như trong bán tin nhắn hoặc .
5. Vui lòng cung cấp thông tin chi tiết của bạn: tên đầy đủ, địa chỉ liên lạc, tên của tổ chức và thông tin chi tiết của nó.
6. File đính kèm. Điều này thường bị lãng quên, nhưng vô ích. Nhiều người nhận thấy việc đánh giá thông tin bằng hình ảnh dễ dàng hơn là chỉ đánh giá các chữ cái và dòng chữ. Đính kèm ảnh vào thư để có bức tranh đầy đủ nhất về chủ đề của thư, đính kèm các tài liệu cần thiết để đảm bảo với người nhận về khả năng thanh toán và ý định nghiêm túc của bạn.

Những lỗi thường gặp nhất trong thư tín thương mại

1. Đừng nói xin chào. Đúng vậy, hàng ngàn người lịch sự và lịch sự vì lý do nào đó lại quên chào, bắt đầu một lá thư bằng từ “Kính gửi…” Tất nhiên, được tôn trọng là điều tốt, nhưng chưa ai hủy bỏ một lời chào đơn giản của con người.
2. Như đã nói, lan truyền một ý nghĩ, tức là một ý nghĩ, dọc theo cái cây. Nếu bạn chuyển từ việc này sang việc khác, hãy học cách hình thành suy nghĩ của mình và nếu bạn không có thời gian, hãy thuê người viết quảng cáo và nhà báo - họ chắc chắn sẽ giúp ích.
3. Nói bằng cái lưỡi khô khốc, vô hồn. Hãy để tất cả những điều “có tính đến”, “nếu có thể” cho các quan chức - ngoài đời bạn không thể hiện bản thân như vậy, vậy tại sao người nhận của bạn lại phải làm vậy? Hãy thương xót người đó, hãy viết đơn giản nhất có thể!
4. Đồng thời, đừng rơi vào tình trạng quen thuộc. Có hai phong cách trong thư từ kinh doanh: cá nhân và trang trọng. Về mặt cá nhân, bạn giao tiếp ở ngôi thứ nhất - nghĩa là, “Tôi, Vasya Pupkin, đề nghị bạn…” Trong đại từ nhân xưng trang trọng, theo quy luật, được thay thế bằng trung lập-trung lập “Công ty The Horns and Hoofs mời bạn. ..” Phong cách nào gần gũi với bạn hơn và ở mức độ nào? nó tương quan với lĩnh vực hoạt động của người nhận - điều đó tùy thuộc vào bạn. Nếu đối tác của bạn là một người trẻ, hiện đại, hãy thoải mái viết ở ngôi thứ nhất. Nếu bạn cần liên lạc với các cơ quan chính phủ hoặc tổ chức thành phố, tốt hơn hết là đừng cám dỗ số phận và giao tiếp một cách trung lập. Họ sẽ trả lời bạn - họ phải làm vậy! - nhưng bạn có thể tạo ấn tượng tiêu cực. Có liên quan.
5. Hãy vô căn cứ. Bạn có thể nói hàng trăm lần rằng bạn có một lời đề nghị béo bở và một ý tưởng tuyệt vời, nhưng nếu không có bằng chứng thì có ý nghĩa gì? Những người kinh doanh đã quen làm việc với sự thật, họ không tin vào những lời nói và hình ảnh đẹp đẽ. Những con số, sự kiện, chi tiết cụ thể - đây là những vũ khí chính của bạn.
6. Đừng có mà hãy giả mạo. Hãy tưởng tượng rằng chính bạn nhận được một lá thư kinh doanh từ Vasya Pupkin. Bạn mở nó ra, bắt đầu đọc và không có gì ngoài lời khen ngợi dành cho Vasya và sản phẩm của anh ấy. Bạn có thể nghĩ rằng tôi mừng cho Vasya, nhưng điều đó có quan trọng gì với tôi? Nhưng nếu Vasya cho bạn biết anh ấy có thể giúp bạn như thế nào, anh ấy sẽ mang lại lợi ích gì và khoản đầu tư sẽ hoàn vốn nhanh như thế nào, thì mọi thứ sẽ trở nên thú vị.
7. Lỗi, lỗi chính tả, thiết kế cẩu thả (phông chữ khác nhau, thiếu khoảng trắng) - không có bình luận.
8. Sử dụng quá nhiều tiếng lóng. Ngay cả khi bạn và người nhận làm việc trong cùng một lĩnh vực với tiếng lóng chuyên nghiệp đặc biệt, hãy cẩn thận khi sử dụng các cách diễn đạt cụ thể. Tốt hơn hết bạn nên chèn chúng vào văn bản ở mức tối thiểu, giải mã các từ viết tắt, giải thích nghĩa của một số từ. Điều gì sẽ xảy ra nếu người đối thoại của bạn là 60?
9. Không liên quan. Chúng tôi vẫn hy vọng vào Vasya. Vasya rất thông minh, anh ấy sẽ không gửi lời đề nghị khởi nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh ô tô cho các chủ thẩm mỹ viện. Pet và Kohl đã mắc sai lầm như vậy bao nhiêu lần rồi? Cách tạo cơ sở dữ liệu về các địa chỉ để gửi ưu đãi thương mại đã được viết rất rõ trong bài viết.

Làm thế nào để không và làm thế nào để. Ví dụ thực tế

Và đây rồi - câu hỏi quan trọng nhất mà tâm trí tập thể bây giờ sẽ trả lời. Biên tập viên Pavel Molyanov gần đây đã tổ chức một cuộc thi giữa những người đăng ký nhóm của ông trên VKontakte.