İclas protokollarının düzgün tərtib edilməsi nümunəsi. İclas protokolunu necə tərtib etmək olar

Təlimatlar

Hazırlıq. Bütün iştirakçıları qeyd edin görüşlər, mümkünsə, əlifba sırası ilə adlarını və vəzifələrini göstərin. Bu cür məlumatları adi ixtisarlar olmadan mümkün qədər dəqiq şəkildə protokolda əks etdirməlisiniz.

Protokolun tərtib edilməsi üsulları. Hamısı haqqında məlumat yazmağın necə adət olduğundan asılıdır görüşlər X komissiyalar müəyyən bir təşkilatda və ya şirkətdə: ya stenoqram, səs yazısı və ya əlyazma qeydləri. Bundan asılı olaraq, siz həmin gün verilmiş hesabatların mücərrəd məzmununu və ya stenoqramını və ya audio yazısını tərtib etməli, transkripsiya etməli olacaqsınız.

Nəzərə alın ki, protokol mətnində hələ də giriş və əsas hissə var. Giriş hissəsi tam və qısa üçün eynidir və orada protokolu aparan katibin və sədrin adları göstərilir. komissiyalar, həmçinin iştirakçıların ümumi sayı görüşlər. Rəsmi üzv olmayan şəxslər komissiyalar, lakin orada olanlar, buna baxmayaraq, ponksiyonda "dəvət olunmuş" kimi qeyd olunur.

Katib və sədr tərəfindən imzalanana qədər heç bir protokolun sənədli qüvvəsi yoxdur. Bu mütləqdir.

Bir çox iqtisadi və hüquqi hərəkətlərin yerinə yetirilməsi sənədlərin hazırlanması ilə müşayiət olunur. Tərkibindəki məlumatların xarakteri növündən asılı olaraq dəyişir protokol, lakin bu sənədin yazılmasında bəzi ümumi nümunələr müəyyən edilə bilər.

Təlimatlar

Protokolların tətbiq dairəsi olduqca genişdir: inzibati xətalar haqqında və müəyyən istintaq hərəkətlərinin aparılması haqqında protokollar tərtib edilir, icraat və səhmdarların yığıncaqlarının protokolları aparılır və s. Protokol necə tərtib edilməlidir? Orada hansı məlumatları əks etdirmək lazımdır?

İlk növbədə, protokolda onu tərtib edən təşkilatın adı göstərilməlidir: Horns and Hooves MMC, N-sky Rayon Məhkəməsi və s. Bunun ardınca sənədin adı - protokolun özü və hansı hadisənin qeyd olunduğunun göstəricisi gəlir. Məsələn, səhmdarların yığıncağının protokolu və ya şahidin dindirilməsi protokolu.
Qeydə alınmış hərəkətin (görüş, dindirilmə və s.) tarixi, onun nömrəsi (və ya onun həyata keçirildiyi işin nömrəsi), habelə qeydə alınmış hadisənin başlanması və bitmə vaxtı göstərilməlidir.

Göstərilən məlumatlardan sonra qeyd olunan hərəkətdə iştirak edən şəxslərin yerinə yetirdikləri rolu göstərməklə siyahıya almaq lazımdır. Məsələn: “Hakim İvanov İ.İ., dirijorluq edərkən

Protokolun aparılması istənilən iclasın, konfransın, iclasın, elmi şuranın və digər tədbirlərin tərkib hissəsidir.Protokolun düzgün tərtib edilməsi çox vacibdir, çünki bu tip sənəd iclasın mahiyyətini əks etdirir və bəzilərinin təsdiqi və ya təkzibi kimi çıxış edə bilər. bu hadisənin aspektləri. Ofis işində həm müxtəlif şirkətlər arasında böyük görüşlərin protokolları, həm də daxili planlaşdırma görüşləri eyni dərəcədə vacibdir.

1 sentyabr 2013-cü il tarixli 7 may 2013-cü il tarixli 100-FZ "Rusiya Federasiyası Mülki Məcəlləsinin birinci hissəsinin I hissəsinin 4 və 5-ci yarımbəndlərinə və üçüncü hissəsinin 1153-cü maddəsinə dəyişikliklər edilməsi haqqında" federal qanun qüvvəyə minmişdir. güc. Dəyişikliklərdən biri də indi iclas protokollarının hazırlanmasına dair tələblərdir.

Protokol bölmələri

PREZİDENT – iclasa, konfransa və s.-yə sədrlik edən vəzifəli şəxs.

KATIB – iclasda iştirak edən və bu iclasın protokolunu aparan şəxs. Bu, mütləq vəzifəyə görə katib deyil, hər hansı bir şöbənin hər hansı bir işçisi dəqiqə çəkə bilər.

HƏDİYYƏ – görüşdə iştirak edənlərin hamısının mövqeləri göstərilməklə siyahısı. İştirak edənlərin siyahısı tutduqları vəzifələrə uyğun olaraq yuxarıdan aşağıya doğru tərtib edilir. Əgər iştirak edənlər arasında ekvivalent vəzifəyə malik bir neçə şəxs varsa, onların siyahıdakı sırası əlifba sırası ilə müəyyən edilir. İştirak edənləri tənzimləmək üçün başqa bir seçim, vəzifəsindən asılı olmayaraq soyadların əlifba sırası ilədir.

İclasda 15-dən çox şəxs iştirak edərsə, onlar ayrıca siyahıda tərtib edilir və protokola əlavə olunur:

HƏDİYYƏ: 45 nəfər (siyahı əlavə olunur).

GÜNDƏM – bu bölmə ardıcıl olaraq iclasda müzakirəsi planlaşdırılan bütün məsələləri əks etdirir. Qısa protokollar və əməliyyat iclaslarının protokolları gündəliyə malik ola bilməz.

EŞİLİLDİ – burada natiqin adı və mövzusu və ya lazım gələrsə, onun çıxışının xülasəsi göstərilir.

Misal üçün:

EŞİDİLDİ: İvanova P.I. yeni prioritet sahənin inkişafı haqqında hesabatla.

DANIŞAN – hesabata münasibət bildirən hər kəsin adlarının siyahısı.

QƏRAR EDİLDİ – burada biz iclas zamanı hansı qərarlara gəldiyimizi yazırıq və iclasda razılaşdırılmış qərarların icrası üçün son tarixləri göstəririk. Çox vaxt "həlllər" tapşırıqlar xarakteri daşıyır və bunun üçün bütün komponentlərə malikdir: ifaçının adı, tapşırığın məzmunu, son tarix. Misal üçün:

İvanov I.I. – 20 dekabr 2014-cü il tarixinədək satınalma şöbəsi işçilərinin 2015-ci il üçün ixtisasartırma planını tərtib etsin.

Bundan əlavə, protokolun qərarı sənəd layihəsini təsdiq edə və ya razılaşdıra bilər:

“Vesna” MMC-nin korporativ elektron poçtundan istifadə Qaydaları təsdiq edilsin və 03.08.2015-ci il tarixindən qüvvəyə minsin.

Vesna MMC-nin İşlərin Nomenklaturası ilə razılaşın.

Aşağıdakı bölmələrə protokollarda daha az rast gəlinir:

EŞİDİLDİ – iştirak edənlərdən biri hər kəsə hansısa sənədi və ya sənədin bir hissəsini oxuyur.

Misal üçün:

DİNLƏNMİŞ Maliyyə Nazirliyinin 22 iyul 2015-ci il tarixli, 4545-p nömrəli məktubu

SALIM nitqi – Bir qayda olaraq, böyük konfrans və forumlarda salamlama nitqi iclasın sədri tərəfindən verilir. Müntəzəm məclislərdə gül-çiçəkli təbriklərdən çəkinirlər.

DƏVƏT EDƏCƏLƏR hər hansı bir sahədə olan ekspertlərdir ki, onlar görüşlə bağlı məsələlərə öz səlahiyyətli rəylərini bildirmək üçün dəvət olunurlar. Dəvət olunan şəxslər qərarların qəbulunda iştirak etmirlər.

MÜXAFİL RƏY – iclas iştirakçılarından birinin qəbul edilmiş qərarla razılaşmayan rəyidir. İştirakçı öz xüsusi rəyinin protokolda qeyd olunmasını tələb etmək hüququna malikdir. O, ayrıca vərəqdə tərtib edilir və protokolun tərkib hissəsidir.

Əgər məsələlərdən biri üzrə müzakirə yaranıbsa, o zaman qeyd edilir və aşağıdakı kimi formatlanır:

EŞİDİLDİ: I.A. Paramonov şirkətlər qrupunda vahid elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin zəruriliyi haqqında.

SUAL: T.A. Mixaylova. Şirkətlər qrupunun inkişafının bu mərhələsində vahid EDMS-nin tətbiqi iqtisadi cəhətdən məqsədəuyğundurmu?

Cavab: EDMS-in tətbiqi təkcə iqtisadi cəhətdən məqsədəuyğun deyil, həm də bir qrup şirkətlərin inzibati fəaliyyətinin xərclərini optimallaşdırmağa kömək edəcəkdir.

Protokolun hazırlanması

Sənədlər üçün təşkilatın blankında protokol tərtib edilir. Bu formada aşağıdakı detallar var:

• şirkətin adı;
• struktur bölmənin adı (iclas şöbə və ya idarədə keçirilirsə);
• sənədin tərtib olunduğu yer (əgər təşkilatın fəaliyyət göstərdiyi ərazi onun adına daxil edilibsə, göstərilməyə bilər: “Togliatti Süd Zavodu”);
• sənədin adı – PROTOKOL;
• mətnin başlığı - bu halda iclasın adı və ya kollegial orqanın adı:

PROTOKOL

əməliyyat iclası

PROTOKOL

ekspert komissiyasının iclasları

• (görüş tarixidir);
• sənədin mətni - yuxarıda onun məzmununu müzakirə etdik;
• imza – protokolu sədrlik edən və katib imzalayır.

Tamamlanmış protokol bütün iclas iştirakçılarına göndərilir. Sənəddə tapşırıqlar varsa, o, nəzarət altına alınır.

Daxili protokollar adətən qısa formada tərtib edilir. Burada məqsəd görüşün gedişini və ya iştirakçıların fikirlərini deyil, direktorun göstərişlərini qeyd etməkdir. Bir neçə qurumun nümayəndələrinin görüşə toplaşması tamam başqa məsələdir. Bu gün onlarla münasibətimiz nə qədər yaxşı olsa da, sabah bizi nə gözlədiyini heç vaxt bilmirik. Ola bilsin ki, bu xüsusi görüşün protokolu sizin mümkün mübahisədə haqlı olduğunuzu sübut edəcək əsas sənədə çevriləcək. Ona görə də birgə iclaslarda protokollar son dərəcə ciddi şəkildə aparılır.

PRAKTİKİ İŞ 8

MƏLUMAT VƏ ARAYIŞ SƏNƏDLƏRİ

PROTOKOL, ACT

Qurumlar tərəfindən yaradılan sənədlərin əksəriyyəti məlumat və istinad xarakteri daşıyır. Bu sənədlərdə işlərin faktiki vəziyyəti haqqında məlumatlar var. Məlumat və arayış sənədlərinə aşağıdakılar daxildir: arayışlar, qeydlər, aktlar, məktublar və s. Onlar köməkçi xarakter daşıyır və məcburi deyil. Oradakı məlumatlar nəzərə alına bilər.

Protokol

Protokol təşkilati və inzibati sənədlər sistemində xüsusi yer tutur. Onu informasiya sənədləri kimi təsnif etmək olar (onda məlumat olduğu üçün bəzi idarəetmə məsələlərinin müzakirəsinin gedişi haqqında məlumat var), həm də operativ hissəni ehtiva etdiyi üçün. inzibati sənəd kimi qəbul edilə bilər.

Protokol -, kollegial orqanların (komitə və nazirlik kollegiyaları, bələdiyyə idarələri, habelə elmi-texniki və metodik şuralar) iclaslarında, konfranslarında, iclaslarında, konfranslarında və digər iş formalarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbul edilməsinin gedişini qeyd edən sənəd. ).

Səhmdarların yığıncaqları və direktorlar şuralarının iclasları məcburi protokollara tabedir.

Protokollar qeydiyyat üçün dövlət orqanlarına təqdim olunur (məsələn, kommersiya bankları, ticarət və sənaye palataları və s. qeydiyyata alınarkən). Müvəqqəti kollegial orqanların fəaliyyətini (konfranslar, müşavirələr, müşavirələr, seminarlar və s.) sənədləşdirmək üçün də protokollar tərtib edilir.

Protokol iclasda katib tərəfindən əl ilə və ya səs yazıcısından istifadə etməklə aparılan qeydlər əsasında tərtib edilir.

İclasın növündən və kollegial orqanın statusundan asılı olaraq protokolun forması seçilir: qısa, tam və ya stenoqrafik.

Qısa protokol– iclasda müzakirə olunan məsələləri, çıxış edənlərin adlarını və qəbul edilmiş qərarları qeyd edir. Belə protokolların yalnız iclasın stenoqramda aparıldığı, məruzələrin və çıxışların mətnlərinin katibə təqdim ediləcəyi və ya iclas operativ xarakter daşıdığı hallarda aparılması tövsiyə olunur.

Tam protokol - təkcə müzakirə olunan məsələləri, qəbul edilmiş qərarları və çıxış edənlərin adlarını deyil, həm də iclas iştirakçılarının məruzə və çıxışlarının məzmununu, səslənən bütün fikirləri, sualları və iradları, iradları, mövqeləri çatdıran kifayət qədər müfəssəl qeydləri qeyd edir. Tam protokollar sizə görüşün ətraflı şəklini sənədləşdirməyə imkan verir.

Sözlü protokol - iclasın sözlü hesabatı (stenoqramı) əsasında tərtib edilir və hər bir məsələnin müzakirəsi və ona dair qərarın işlənib hazırlanması prosesini sözlə çatdırır.

Tam və stenoqrafik protokollar əl ilə yazılmış stenoqrafik və ya lent yazıları əsasında tərtib edilir.

Bütün növ protokollar ümumi formada tərtib edilir, o, aşağıdakı rekvizitləri ehtiva edir: qurumun adı, sənədin növü, tarixin qoyulduğu yer, sənədin indeksi, protokolun tərtib olunduğu yer, başlıq üçün yer. mətnə. Protokolun tarixi iclasın tarixidir. Əgər bir neçə gün davam edibsə, o zaman protokol tarixinə başlanğıc və bitmə tarixləri daxildir. Protokolun nömrəsi (indeksi) iclasın seriya nömrəsidir. Mətnin başlığı iclasın və ya kollegial fəaliyyətin növünü əks etdirir (Protokol - kollegiyanın iclasları).

Protokolun mətni giriş və əsas hissələrdən ibarətdir.

Protokolun su hissəsində başlıqdan sonra iclasa sədrlik edənin və katibinin soyadları və inisialları göstərilir. İştirak edən sözündən sonra yeni sətirdən başlayaraq kollegial orqanın daimi üzvlərinin soyadları və baş hərfləri əlifba sırası ilə (protokolun qısa formasında bu məlumatlar çıxarılır), habelə soyadları, baş hərfləri və vəzifələri qeyd olunur. dəvətlilərdən. “Sədr”, “Katib”, “Hazırkı” sözləri sol kənarın əvvəlindən böyük hərflə yazılır. Genişləndirilmiş iclasın protokolu tərtib edilərkən iştirakçıların adları qeyd olunmur, lakin onların ümumi sayı göstərilir. İştirakçıların sayılması iclasın katibinə verilən və protokola əlavələrdən birinə çevrilən qeydiyyat vərəqələri üzrə aparılır.

Protokolun su hissəsi gündəliyə daxildir.Orada çıxış edənlərin (çıxış edənlərin) adları göstərilməklə iclasda müzakirə olunan məsələlər sadalanır və onların müzakirəsi ardıcıllığı müəyyən edilir. O, iclasda müzakirə olunan məsələləri məruzəçilərin adları ilə sadalayır və onların müzakirəsinin ardıcıllığını müəyyən edir. İclasın gündəliyi əvvəlcədən tərtib edilir və optimal sayda məsələlər daxil edilməlidir.

Protokolun əsas hissəsi gündəliyə daxil edilən maddələrin sayı qədər bölmədən ibarətdir. Buna uyğun olaraq bölmələr nömrələnir.

Hər bölmə üç hissədən ibarətdir: “DİNLƏDİ”, “DANIŞILDI”, “QƏRAR EDİLDİ”, protokolun mətnində əsas natiqin, məsələnin müzakirəsi iştirakçılarının çıxışını vurğulamaq üçün böyük hərflərlə çap olunur. və məsələnin həllini formalaşdıran operativ hissə. Eyni məqsədlə protokolun mətnində natiqin hər soyadı və inisialları nominativ halda yeni sətirdə çap olunur. Çıxış yazısının təqdimatı soyaddan defislə ayrılır, üçüncü şəxs təkində verilir, məruzənin məzmunu birbaşa nitq formasında yazılır. Məruzənin mətni stenoqramdırsa və ya məruzəçi tərəfindən yazılı şəkildə təqdim olunursa, tiredən sonra onlar da böyük hərflərlə yazılır - “Hesabat əlavə olunur”.

Gündəlik məsələsinin nömrəsi “DİNLƏDİ” sözündən əvvəl, sonra isə iki nöqtə qoyulur.

Məruzənin müzakirəsinin gedişi “DANIŞIQ” bölməsində öz əksini tapır.Sual və cavablar “DANIŞAN” bölməsində qeyd olunur. Sual və cavab sözləri yazılmayıb.

Misal üçün:

A.V.Smirnov - aradan qaldırılması üçün tədbirlər görülübmü...?

Qəbul edilmiş qərarlar “HƏLL EDİLDİ” bölməsində yer alır. Bir neçə həll yolu varsa, onlar ərəb rəqəmləri ilə nöqtə ilə nömrələnir. Hər bir qərar onun icrasına cavabdeh olan şəxsin vəzifəsi, soyadı və inisialları ilə müşayiət olunur və son tarixdən ibarətdir, məsələn:

QƏRAR EDİLDİ:

1. Kadrlar haqqında yeni Əsasnamənin layihəsini hazırlayın. Məsul – HR meneceri Rodionova N.P. Son tarix – 18 noyabr 2001-ci il.

Əməliyyat hissəsi aşağıdakı sxem üzrə qurulur: fəaliyyət – icraçı – son tarix. İcraçı təşkilat, struktur bölmə və ya konkret vəzifəli şəxs ola bilər.

Protokolda sənədin təsdiq edilməsi haqqında qərar qeyd oluna bilər. Bu zaman protokolda tarixə və sənəd nömrəsinə istinad olmalı, sənədin özü isə protokola əlavə edilməlidir.

Seçkilər zamanı protokolda hər bir namizəd üzrə səsvermənin nəticələri göstərilir.

Protokollar sədr və katib tərəfindən imzalanır. Katib mətni redaktə edir, hər bir məruzəçini öz çıxışının yazısı ilə tanış edir və onun çıxışının yazılması ilə razılaşan məruzəçinin imzasını alır. Rəyasət heyətinin seçdiyi iclasın protokolu sədr, katib və rəyasət heyətinin bütün üzvləri tərəfindən imzalanır.

Protokoldan çıxarış ilkin protokolun mətninin bir hissəsinin dəqiq surətidir. Eyni zamanda, formanın bütün təfərrüatları, mətnin giriş hissəsi və çıxarışın hazırlandığı gündəm məsələsi təkrarlanır. Protokoldan çıxarış yalnız şəhadətnaməni tərtib edən katib tərəfindən imzalanır. O, “Düzgün” sözündən, çıxarışı təsdiq edən şəxsin vəzifəsinin göstəricisi, şəxsi imzası, soyadı, baş hərfləri və tarixdən ibarətdir. Çıxarış başqa təşkilata təqdim olunmaq üçün verilirsə, möhürlə təsdiqlənir.

Nümunə protokol formatı

(detalların uzununa düzülüşü ilə)

Rusiya Federasiyasının gerbi

Şirkətin adı

PROTOKOL

____________________ № _________________

Tarix

_______________________________

Dərc yeri

Başlıq:

Komissiyanın iclasları...

Sədr - Smirnov S.S.

Katib - Antonova M.I.

Hazırda: 30 nəfər (siyahı əlavə olunur)

(15 nəfərə qədər olduqda, protokolda

soyadların baş hərfləri ilə göstərilir

vergüllə ayrılmış əlifba sırası ilə)

GÜNDƏM:

1. Konfransa hazırlıq proseduru haqqında.

Rəhbərin hesabatı...

1. DİNLƏDİM:

Sokolov A.I. - Hesabatın mətni əlavə olunur.

DANIŞANLAR:

İvanov M.I. - çıxışın qısa yazısı (üçüncü şəxsdən).

QƏRAR EDİLDİ:

1.1. Təsdiq edin...

2. DİNLƏNDİ:

DANIŞANLAR:

QƏRAR EDİLDİ:

Sədr İmza S.S. Smirnov

Akt– bir neçə şəxs tərəfindən tərtib edilmiş və konkret faktları və ya hərəkətləri təsdiq edən sənəd.

Aktlar müxtəlif vəziyyətlərdə tərtib edilir və buna görə də bir çox çeşidə malikdir:

· müqavilə üzrə işin qəbulu aktı;

· sənədlərin qəbulu və təhvil aktı;

· materialların silinməsi aktı;

· kommersiya aktı;

· yoxlama aktı və s.

Aktlar daimi və ya rəhbərlərin göstərişi ilə təyin edilmiş komissiya tərəfindən tərtib edilir.

Xüsusi qrup yükün zədələnməsi, korlanması və ya çatışmazlığı və ya daşınma qaydalarının digər pozulması faktlarını müəyyən edən kommersiya aktları ilə yaradılır. Belə akt standart çap blankında tərtib edilir və ləkəsiz, silinmədən və cizgisiz doldurulur. Akta edilən bütün əlavə və düzəlişlər razılaşdırılmalı və hər iki tərəfin imzası ilə təsdiqlənməlidir.

Akt müəssisənin daxili sənədidirsə, ümumi formada tərtib edilir. Əgər akt xarici sənəddirsə, onda təşkilat haqqında əsas məlumatlar olmalıdır.

Aktda olmalıdır:

· təşkilatın (struktur bölmənin) adı;

· sənəd növünün adı;

· mətnin başlığı;

· imzalar;

· möhür;

· ərizələr; (təsdiqedici sənədlərin surətləri olduqda).

Aktın mətni giriş və ifadə hissələrindən ibarətdir.

Aktın su hissəsi onun hazırlanmasının əsasını göstərir. Bu, sənədə, rəhbərliyin şifahi əmrinə, hər hansı faktlara, hadisələrə və ya hərəkətlərə istinad ola bilər.

Aktın başlığı ola bilər, məsələn: “İstehlak mallarının çatışmazlığı haqqında akt” və ya “Məxfi” qeydi olan sənədlərin qəbulu və təhvil-təslim aktı.

Aktın əsas hissəsində deyilir:

· məqsəd və vəzifələr;

· komissiya tərəfindən görülən işlərin vaxtı;

· nəticələr (nəticələr, nəticələr, təkliflər).

Ərizə haqqında mətndən və qeyddən sonra zərurət yarandıqda aktın nüsxələrinin sayı, onların yeri və ya göndərildiyi ünvanlar haqqında məlumat göstərilir.

Akt onun hazırlanmasında iştirak etmiş bütün şəxslər tərəfindən imzalanır.

Bir sıra aktlar (maddi, maliyyə və digər mühüm məsələlər üzrə) rəhbər tərəfindən təsdiq edilməli və müəssisənin möhürü ilə təsdiqlənməlidir.

Yoxlama və yoxlama aktları onların fəaliyyətinə təsir edən bütün şəxslərə tanış edilir. Bundan başqa, aktda layihəni hazırlayanların imzalarından sonra “Akt oxundu: vəzifələr, imzalar, imzaların stenoqramları və tarixlər” qeydi var.

Misal üçün:

Tərtib edən:

Sədr ______________________________________________________

Komissiya üzvləri:

Komissiyanın üzvləri: 1. _____________________________________

Vəzifə, soyad, baş hərflər

Hazırda: 1. _____________________________________

Vəzifə, soyad, baş hərflər

Komissiya üzvlərinin və iştirak edənlərin adları əlifba sırası ilə düzülür. Vəzifənin adı həmçinin qurumun adını ehtiva edir.

Bəyanat hissəsi paraqrafla başlayır. O, aktı tərtib edənlərin gördüyü işlərin məqsəd, vəzifələri və mahiyyətini, onun nəticələrini müəyyən edir. İşin nəticələri cədvəl şəklində təqdim edilə bilər.

Aktın yekun hissəsində nəticələr çıxarılır və ya tövsiyələr verilir. Mətnin bu hissəsi isteğe bağlıdır - akt faktların ifadəsi ilə də bitə bilər.

Mətndən sonra, imzalardan əvvəl, zəruri hallarda aktın doldurulmuş nüsxələrinin sayı və onların yerləşdiyi yer göstərilir (aktın bu hissəsi də isteğe bağlıdır). Misal üçün:

3 nüsxədə tərtib edilmişdir:

1-ci nüsxə Rusiya İqtisadiyyat Nazirliyinə göndərilib

2-ci nüsxə Rusiya Dəmir Yolları Nazirliyinə göndərildi

3-cü nüsxə - işdə 05-24.

Aktın mətnini imza ilə tamamlayın. Akt komissiyanın sədri və bütün layihəni hazırlayanlar tərəfindən imzalanır. İmzalama zamanı soyadlardan əvvəl vəzifələr göstərilmir. Misal üçün:

Komissiyanın sədri İmza K.Ya. Lakin

Komissiyanın üzvləri: ______________ V.N. Kirillov

İmza

______________ İ.N. Potapov

İmza

N.N. Lamşina

İmza

Hər hansı bir sənəddə olduğu kimi, aktda da mətndən əvvəl “O” (“Haqqında”) ön sözü ilə başlayan və “Yoxlama haqqında”, “Qəbul-köçürmə haqqında”, “Yazmaq haqqında sönük”, “Məhv haqqında” “ və s.

Bəzi akt növləri təsdiq tələb edir. Məsələn, qurumun ləğvi haqqında aktı yuxarı idarənin rəhbəri (nazir), sənədlərin və işlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında aktı isə qurumun rəhbəri təsdiq edir. Təsdiq GOST R 6.30-97 tələblərinə uyğun olaraq möhürlənir.

Sənədin necə yazılacağına dair bir nümunə:

Rusiya Mədəniyyət Nazirliyi TƏSDİQ EDİLMİŞDİR

Mədəniyyət komitəsi Komitənin sədri

İdarəetmə İmza N.İ. Petrov

___________________________ ___________________

Ərazinin adı Tarix

18.05.2000 № 12

Novosibirsk şəhəri

Komitədə sənədlərin təhlükəsizliyinin yoxlanılması haqqında

Səbəb: “İdarəetmə sənədlərinin təhlükəsizliyinin yoxlanılması haqqında” komitə sədrinin 20 aprel 2000-ci il tarixli 102 nömrəli əmri.

Aşağıdakılardan ibarət komissiya tərəfindən tərtib edilir:

Sədr: Müavin Komitənin sədri Sidorov G.V.

Komissiyanın üzvləri: 1. Rəhbər. ümumi şöbə Grigorieva N.I.

2. Kadrlar şöbəsinin müfəttişi Mixailova G.G.

3. Müavin Baş mühasib S.I.Mışkin

4. Referent Prokudin M.V.

Komissiya 2000-ci il mayın 16-dan mayın 18-dək olan müddətdə mədəniyyət komitəsində idarəetmə sənədlərinin təşkili və saxlanma şəraitini yoxlamışdır. Sənədlər struktur bölmələrdə və ümumi şöbədə saxlanılır.

Faylların nomenklaturası hər il Novosibirsk Regional Arxivi ilə razılaşdırılır. Sənədlərin məhv edilməsi, itirilməsi, zədələnməsi və ya qanunsuz məhv edilməsi faktları müəyyən edilməyib.

2 nüsxədə tərtib edilmişdir:

1-ci - 1-23 saylı işə

2-ci - rayon arxivinə.

Komissiyanın sədri İmza G.V. Sidorov

Komissiya üzvləri: İmza N.İ. Qriqoryeva

İmza GG. Mixaylova

İmza S.İ. Mışkina

İmza M.V. Prokudina

Seçim 2

02.01.2000-ci il tarixdən 03.01.2000-ci il tarixlərində keçirilmiş "Sibtexmaş" ASC müəssisəsinin işinin auditinin nəticəsini sənədləşdirin.Audit nəticəsində aşağıdakı çatışmazlıqlar aşkar edildi: kadr uçotu qaydaya salınmamışdır. , mühəndislərin bəzi şəxsi işləri baxımsız vəziyyətdədir; Qablaşdırma kağızlarının, mismarların və avadanlıqların təmiri üçün ehtiyat hissələrinin əsassız hesabdan silinməsinə yol verilir; mexaniki sexdə 60 kq miqdarında artıq lehim istehlakı olub; Anbar müdiri P.I. Yakovlev, geri qaytarılan konteynerləri tədarükçülərə vaxtında göndərmədi, bunun üçün zavod 1,5 min rubl məbləğində cərimə ödədi. Qalan məlumatları öz mülahizənizlə müəyyənləşdirin.

katib İmza M.A. Antonova

16. Qaz avadanlığı zavodunun inventar komissiyasının iclasının protokolunu tərtib edin, bu iclasda köməkçi materialların 2 nömrəli anbarının inventarlaşdırılmasının nəticələri haqqında məsələyə baxıldı. İclasda inventarizasiyanın nəticələrinin təsdiq edilməsi və 365 milyon rubl məbləğində yardımçı material çatışmazlığının anbar müdirinə aid edilməsi haqqında qərar və 2 saylı anbar üçün uyğun akt və anbardan izahat yazısı qəbul edilib. müdiri də oxundu. Qalan məlumatları öz mülahizənizlə müəyyənləşdirin.

17. Yaşayış binalarının tikintisi üçün tikinti materialları istehsalının yaradılması məsələsinin müzakirə olunduğu “Başlanğıc” istehsalat kooperativi işçilərinin ümumi yığıncağının tam protokolu tərtib edilsin. İclasda sədr belə bir emalatxananın yaradılmasının mümkünlüyü və onun işinin perspektivləri barədə məlumat dinləyib. Müzakirələrdən sonra qərara alınıb ki, sədr və onun tikinti üzrə müavininə 6 ay ərzində işə başlamaq və bu məqsədlər üçün 315 milyon rubl ayrılması barədə göstəriş verilsin.

18. Dərman preparatları zavodunun planlaşdırma-iqtisadi şöbəsinin işçilərinin istehsalat yığıncağının qısa protokolu tərtib edilsin, orada 1998-ci il üçün texniki sənaye maliyyə planının vaxtından əvvəl işlənib hazırlanması məsələsinə baxılsın, müzakirədən sonra istehsalat yığıncağı qərara alındı. texniki sənaye maliyyə planını vaxtından üç gün əvvəl hazırlamaq. Qalan məlumatları özünüz daxil edin.

Əlaqədar məlumat.

Demək olar ki, bütün təşkilatlarda əməliyyat məsələlərinin müzakirə olunduğu iclaslar keçirilir. Çox vaxt belə görüşlər operativ adlanır. Onlar müxtəlif səviyyələrdə menecerlər tərəfindən aparılır: təşkilatın rəhbərindən tutmuş struktur bölmələrinin rəhbərlərinə qədər. Əməliyyat görüşləri müntəzəm olaraq (adətən həftədə bir dəfə) keçirilir və adətən qeyd olunur. Struktur bölmənin və ya iclası aparan rəhbərin katibi olmadıqda, əməliyyat iclasının protokolunun aparılması bölmənin işçilərindən birinə həvalə edilə bilər.

Protokolun tərtib edilməsinin ümumi qaydaları

Bizim lüğət

Protokol- kollegial orqanların iclaslarında, iclaslarında, konfranslarında və iclaslarında məsələlərin müzakirəsi və qərarların qəbulu prosesinin ardıcıl qeydini özündə əks etdirən sənəd.

Protokol iclas zamanı səs yazısı və ya katib və ya digər işçi tərəfindən saxlanılan kobud əlyazma qeydləri, habelə iclas üçün hazırlanmış materiallar (məruzələrin mətnləri, çıxışlar, arayışlar, qərar layihələri, gündəliyi, siyahıları) əsasında tərtib edilir. iştirakçılar və s.).

İclasda səs yazısı aparılıbsa, iclasdan sonra yenidən çap olunur, sonra yazılı mətn redaktə edilir və işlənmiş formada protokola daxil edilir. İclasın protokolunun tərtib edilməsi üçün ayrılan müddət iclasın keçirildiyi tarixdən üç gündən beş gündən çox olmamalıdır. Operativ iclasların protokolları iclasın keçirildiyi gün və ya iclasdan sonra bir və ya iki gün ərzində tərtib edilir və icra edilir.

Protokollar tam və ya qısa ola bilər. Tam protokol iclasdakı bütün çıxışların, məruzəçiyə verilən sualların, müzakirədə iştirak edən şəxslərin çıxışlarının və qəbul edilmiş qərarların qeydini ehtiva edir.

Qısa protokol yalnız çıxış edənlərin adlarını, çıxışın mövzusunu, çıxışın xülasəsini və qəbul edilən qərarları ehtiva edir.

Əməliyyat görüşlərinin gedişi, bir qayda olaraq, qısa protokollarda qeyd olunur.

İclasın protokolu ümumi blankda, standart A4 vərəqində və ya xüsusi hazırlanmış protokol blankında tərtib edilir.

Protokolun məcburi təfərrüatları bunlardır:

• şirkətin adı;
• iclasın növünü göstərən sənəd növünün adı (DƏQİQƏ);
• görüş tarixi;
• protokolun qeydiyyat nömrəsi;
• görüşün yeri;
• imzalar.

Protokolun tarixi hadisənin baş verdiyi tarixdir.

Problemlər və həll yolları

Əməliyyat görüşlərinin protokollarını tərtib etmək çox vaxt çətindir. Ən ümumi olanlara baxaq.

■ Problem: protokolu aparan katib və ya kiçik işçilərdən biri müzakirə olunan məsələnin mahiyyətini başa düşməyə bilər və buna görə də məsələnin müzakirəsinin gedişini qeyd etməkdə çətinlik çəkə bilər.

Nə etməli? Belə vəziyyətlərdə katib iclasda çıxış edən işçi ilə və ya aydınlıq gətirə biləcək hər hansı digər işçi ilə əlaqə saxlamalıdır.

■ Problem:Əməliyyat görüşləri çox vaxt ciddi qaydalar olmadan keçirildiyindən, katibin iclas zamanı baş verən hər şeyi qeyd etməyə vaxtı olmaya bilər.

Nə etməli? Bu halda iclas zamanı səsin yazılması və onun stenoqramı əsasında protokolların tərtib edilməsi kömək edə bilər.

■ Problem: Məsələnin müzakirəsi zamanı həm vacib, həm də əhəmiyyətsiz, hətta əhəmiyyətsiz məlumatlar ifadə oluna bilər və katib üçün protokolda qeyd edilməli olan əsas (vacib) məlumatları müəyyən etmək çətinləşə bilər.

Nə etməli? Bu halda, protokol tərtib etməzdən əvvəl katib bütün məlumatları təhlil etməli, vacib olanı əhəmiyyətsizdən ayırmalı və protokola yalnız ən vacib məlumatları daxil etməlidir.

Qısa protokolun mətni

Protokolun mətni iki hissədən ibarətdir: giriş və əsas.

In giriş hissəsi Qısa protokolda sədr və katibin adları, iştirakçıların (iştirak edənlərin) və dəvət olunmuş şəxslərin vəzifələri və adları, gündəliyi göstərilir. İclasda 15-dən çox iştirakçı varsa, protokolda iştirakçıların ümumi sayı göstərilə bilər və onların vəzifələri və adları göstərilməklə onların siyahısı protokolun əlavəsində verilir, məsələn:

Hazırda: 16 nəfərdən ibarət idarə heyətinin üzvləri. (siyahı əlavə olunur).

İclasa dəvət olunmuş şəxslərin adları “Dəvət olunur” sözündən sonra şəxsin vəzifəsi və təşkilatın adı göstərilməklə göstərilir.

Gündəlikdə baxılan məsələlər göstərilir, məruzəçinin (çıxışçının) vəzifəsi və soyadı əlavə olaraq göstərilə bilər. Bir neçə sual olarsa, onlar ərəb rəqəmləri ilə nömrələnir və müzakirə ardıcıllığı ilə düzülür. Gündəlik məsələləri “haqqında” (“haqqında”) ön sözü ilə tərtib edilir, məsələn:

Qeyd

Gündəlik məsələləri müzakirə olunan məsələnin mahiyyətini əks etdirən dəqiq və aydın şəkildə tərtib edilməlidir. Gündəliyə “Müxtəlif” və ya “Müxtəlif məsələlər” bəndinin daxil edilməsi tövsiyə edilmir.

Mətn Əsas hissə Qısa protokol gündəlikdəki məsələlərin sayına görə ayrı-ayrı bölmələrdən ibarətdir. Bölmələr gündəliyə uyğun olaraq ərəb rəqəmləri ilə nömrələnir. Onların hər biri aşağıdakı sxemə uyğun qurulur:

Protokol üçün bu açar sözlər sol kənarın kənarından böyük hərflərlə çap olunur və qalın hərflərlə göstərilə bilər. Nominativ halda DİNLƏDİLƏN sözündən sonra çıxış edənin soyadı və gündəmdəki məsələ göstərilir, bundan sonra nitqin məzmunu 3-cü şəxs tək şəklində qısaca ifadə edilir.

“QARAR EDİLDİ: (QƏRAR EDİLDİ:)” hissəsində verilən qərar qısa, dəqiq, lakonik şəkildə yazılır ki, ikili şərh olmasın. Qərarlar göstərişli formada tərtib edilir: “Hazırlayın...”, “Təmin edin...”, “Məlumat verin...”. Bir məsələ ilə bağlı bir neçə qərar qəbul edilə bilər. Bu halda, onlar gündəlikdəki məsələnin seriya nömrəsi ilə əlaqələndirilərək ərəb rəqəmləri ilə nömrələnir, məsələn:

Zəruri hallarda qərarla yanaşı səsvermənin nəticələri də göstərilir: lehinə, əleyhinə və bitərəf səslərin sayı.

Nəzəriyyədən praktikaya

Təsəvvür edək ki, əl ilə və ya diktofonda yazılmış yazını köçürdükdən sonra qısa bir protokol tərtib etməli olduğumuz mətni aldıq:

Gündəliyin məsələsi: 2. 2 nömrəli hazır məhsul anbarının yenidən qurulması işlərinin gedişi haqqında

Çıxışın mətni:

Vasiliev P.R. Yenidənqurma planına görə, ayın 25-də rəflərin quraşdırılmasına, qaldırıcı mexanizmlərin quraşdırılmasına başlamalı idik. QSC "Profil" - bizim rəf avadanlığı təchizatçımız - müddətləri pozur. 20-də ilk partiyanı, 10 gün sonra ikinci partiyanı almalı idik. Müqavilədə göstərildiyi kimi iki bərabər lotda çatdırılmamız var. Sonuncu dəfə birinci anbarı konvertasiya etdikdə onlarla heç bir problemimiz yox idi deyə tam ödədik, yəni 100% ilkin ödəniş. Bu gün ayın 28-idir və hələ də almamışıq. Onlara faks göndərdik, zəng etdik, dünən cavab verdilər ki, birinci partiya göndərilib, amma iki-üç gün çəkəcək, yəni təchizatçıya görə gecikməmiz olub. Düşünürəm ki, çatdırılma müddətlərinin pozulması ilə bağlı onlara rəsmi şəkildə şikayət verməlidirlər.

Protokol qeydini etmək üçün ən vacib məlumatları vurğulamaq lazımdır. Bunun üçün gəlin bir sıra suallar qoymağa və onlara cavab almağa çalışaq. Yuxarıdakı mətndən aşağıdakı suallara cavab ala bilərik:

Biz görürük ki, mətndə cavablarda əksini tapmayan məlumatlar var: təşkilat malların haqqını tam ödəyib və “Profil” QSC ilə müsbət əməkdaşlıq təcrübəsi olduğundan 100% ilkin ödəniş edilib. Bu məlumat nəzərdən keçirilən vəziyyətə uyğundurmu? Aydındır ki, yox, buna görə də bunun protokola daxil edilməsinə ehtiyac yoxdur. Beləliklə, aldığımız suallara cavablara əsasən çıxışın qısa protokolunu tərtib edə bilərik:

2. DİNLƏDİLƏN:

Vasiliev P.R.

Raf avadanlığının birinci partiyasının göndərilməsi tədarükçüsü “ZAO Profil” tərəfindən müəyyən edilmiş müddətə zidd olaraq həyata keçirilib, nəticədə 2 nömrəli anbarın yenidən qurulması üçün nəzərdə tutulmuş müddətlərə əməl olunmayıb. dekabrın 20-də, ikincisi - 10 gün sonra. Rəflərin quraşdırılması və qaldırıcı mexanizmlərin quraşdırılmasına dekabrın 25-də başlanması nəzərdə tutulmuşdu. Təchizatçının sözlərinə görə, avadanlığın ilk partiyası dekabrın 30-31-dən tez olmayacaq. O, çatdırılma müddətlərinin pozulması ilə bağlı iddia qaldırmağı təklif edib.

Qeyd

Əgər nitqdə “20”, “25” və s ifadələr işlədilmişsə, protokolda konkret ay göstərilməlidir, məsələn: “20 dekabr”, “25 dekabr” və s.

Tutaq ki, hazırkı vəziyyətin müzakirəsi zamanı keçirilən iclasda iddia qaldırmaq təklifi dəstəklənməyib. Müqavilə ilə müəyyən edilmiş çatdırılma müddətlərinə riayət edilməsinin zəruriliyi ilə bağlı təchizatçıya tələb məktubu göndərilməsi qərara alınıb. Bu halda qərar protokolda aşağıdakı kimi qeyd edilməlidir:

QƏRAR EDİLDİ:

Raf avadanlığının çatdırılma müddətlərinə riayət etmək zərurəti ilə bağlı tələb məktubu hazırlayın və ZAO Profilə göndərin.

Məsul icraçı - Vasiliev P.R.

Son tarix - (tarix).

Başqa bir misala baxaq.

Gündəliyin məsələsi: 5. Şirkətin Perm şəhərindəki filialının maliyyə-təsərrüfat fəaliyyətinin auditinin aparılması haqqında

Çıxışın mətni:

Medvedev V.V. Bu il ərzində maliyyə şöbəsi və mühasibat departamentimiz Permdəki filialın bizə səhvlərlə hesabat verməsi faktı ilə dəfələrlə qarşılaşdı. İki dəfə özləri bu səhvləri aşkar edib, bu barədə bizə məlumat veriblər və sonra düzəliş edilmiş hesabatlar göndəriblər. İki dəfə mühasibat departamentimiz hesablamalarda səhvlər, eləcə də filialın xərclərinin edilməli olduğu maddələrə daxil edilməməsi faktını aşkar edib. Əgər bu səhvlər vaxtında düzəldilməzsə, bu, vergilərin ödənilməsində problemlərə səbəb ola bilərdi. Mütəxəssislərimiz də qeyd ediblər ki, müddətlər daim pozulur. əyləncə xərclərinə dair hesabatların təqdim edilməsi. Filialın baş mühasibi iki dəfə ezamiyyətdə olub, filialın buraxdığı səhvləri sıralasaq da, vəziyyət demək olar ki, dəyişməz qalıb. İnzibati-iqtisadi xidmətin rəhbəri Polozov R.A. həmçinin Permdə nəqliyyat xərcləri ilə bağlı bəzi problemlərin olmasından şikayətlənib. Məsələ burasındadır ki, ona ilkin olaraq nəqliyyat xərcləri ilə bağlı hesabatlar təqdim olunur, sonra isə bütün filiallar üzrə icmal hesabatı mühasibatlığa təqdim edir. Bütün bunları nəzərə alaraq hesab edirəm ki, gələcəkdə problemlərin yaranmaması üçün Permdəki filialın maliyyə-təsərrüfat fəaliyyətinin auditini təşkil etmək və aparmaq lazımdır.

Nəzarətçi: Sizcə, komissiyaya kimlər daxil edilməlidir və yerində yoxlama nə qədər vaxt aparacaq?

Medvedev V.V. Düşünürəm ki, üç nəfər lazımdır: biri mühasibatlıq şöbəsinə, digəri maliyyə şöbəsinə, üçüncüsü inzibati-təsərrüfat xidmətinə və maddi-texniki təchizat şöbəsinə. Biz əvvəllər kimin gedə biləcəyini idarə rəhbərləri ilə müzakirə etmişik, ona görə də üç nəfər təklif edirəm: müavin. baş mühasib Somov S.S., auditor Yastrebov A.A. və aparıcı mühəndis Sokolov B.B. Doğrulama 3-5 gün ərzində tamamlana bilər.

Əsas nitqin mətnini eyni sxem üzrə təhlil edək:

Və bu halda mətndə ikinci dərəcəli məlumatların qaldığını görürük. İlk növbədə, bu, inzibati-təsərrüfat xidmətinin rəhbəri R.A.Polozovun qeydidir və o da filialın nəqliyyat xərcləri ilə bağlı bəzi problemlərin olmasından şikayətlənir. Biz bu məlumatı ikinci dərəcəli hesab edirik, ona görə ki, nəqliyyat xərcləri haqqında hesabatlar yalnız ilkin olaraq icmal hesabatın hazırlanması üçün inzibati-təsərrüfat xidmətinin rəhbərinə təqdim edilib. Nəqliyyat xərcləri üçün cari hesabat proseduru fərqli olduğundan, bu məlumat mövcud vəziyyəti qiymətləndirmək üçün çox vacib deyil.

İkinci dərəcəli məlumatlara həmçinin qeyd edilməlidir ki, iki dəfə səhvlər filialın özü tərəfindən, iki dəfə isə baş təşkilatın mühasibat şöbəsi tərəfindən aşkar edilib. Sadəcə olaraq deyə bilərik ki, səhvlər dəfələrlə aşkar edilib.

İclas protokolları məruzəçiyə verilən sualları əks etdirmir. Lakin sualın cavabında əhəmiyyətli məlumat varsa, bu, çıxışın protokolunda qeyd olunur. Yuxarıdakı nümunədə bu, kimin komissiyaya daxil edilməsinin təklif edildiyi barədə məlumatdır.

Alınan cavablara əsasən, nitqin protokol qeydini tərtib edə bilərik:

DİNLƏDİLƏN:

Medvedev V.V.

Bu il ərzində Permdəki filial dəfələrlə səhvlərlə hesabatlar təqdim edib, xərclərin edilməli olduğu səhv maddələrə yerləşdirib və göstərilən müddətləri pozaraq əyləncə xərcləri ilə bağlı hesabatlar təqdim edib. Filialın baş mühasibi ilə səhvləri təhlil etsək də, vəziyyət dəyişməyib. Komissiyaya müavin də daxil olmaqla filialın maliyyə-təsərrüfat fəaliyyətinin auditinin aparılmasını zəruri hesab edir. baş mühasib Somov S.S., auditor Yastrebov A.A. və aparıcı mühəndis Sokolov B.B.

Məsələnin müzakirəsi zamanı yoxlamanın aparılması haqqında qərar qəbul edildikdə, qərar protokolda aşağıdakı kimi tərtib edilməlidir:

QƏRAR EDİLDİ:

Perm şəhərində filialın maliyyə-təsərrüfat fəaliyyətinin yoxlanılması üçün komissiyanın yaradılması haqqında sərəncam layihəsinin hazırlanması, yoxlamanın vaxtını Perm şəhərindəki filialın direktoru ilə razılaşdırmaq.

Məsul icraçı - Medvedev V.V.

Son tarix - (tarix)

V.F. Yankovaya,
Ph.D. ist. Elmlər üzrə müavin VNIIDAD-ın direktoru