Gennemførelse af indkøb af kommercielle organisationer. Indkøb af varer: hvordan man organiserer en effektiv forsyningsproces for en virksomhed eller organisation

Kommercielt arbejde med detailkøb af varer består af følgende faser:

undersøgelse og forudsigelse af forbrugernes efterspørgsel;

identifikation og undersøgelse af kilder til modtagelse og leverandører af varer;

organisering af rationelle økonomiske forbindelser med leverandører af varer, herunder udvikling og indgåelse af leveringskontrakter, levering af ordrer og forespørgsler til leverandører;

organisering og teknologi for indkøb direkte fra producenter af varer, mellemmænd, på råvarebørser, auktioner, fra importører og andre leverandører;

organisering af regnskab og kontrol med indkøb.

Kommercielt arbejde med køb af varer foretaget af en detailorganisation med henblik på efterfølgende salg på markedsvilkår bør baseres på principperne for moderne markedsføring. Ved hjælp af markedsføringsmetoder modtager kommercielle medarbejdere, ledere og ledere af handelsvirksomheder den nødvendige information om, hvilke produkter forbrugerne ønsker at købe og hvorfor, om de priser, som forbrugerne er villige til at betale, om i hvilke regioner efterspørgslen efter disse produkter er højest, hvor salg eller køb af produkter kan give den største fortjeneste.

At studere og forudsige forbrugernes efterspørgsel er en nødvendig markedsføringsbetingelse for vellykket kommercielt arbejde med køb af varer. Marketing science har udviklet et helt arsenal af værktøjer og metoder til at studere og forudsige forbrugernes efterspørgsel, som skal bruges, når en handelsorganisation organiserer indkøb af varer til efterfølgende detailsalg.

Derfor bør indkøb til efterfølgende detailsalg begynde med en undersøgelse af efterspørgsel, kundernes behov for varer, købsintentioner og andre faktorer, der former efterspørgslen.

For at udføre arbejde med at studere og forudsige efterspørgslen hos store og mellemstore handelsvirksomheder oprettes marketingtjenester (afdelinger), hvis hovedfunktioner er at studere både den samlede efterspørgselsmængde (markedskapacitet) og den interne gruppestruktur for efterspørgsel efter indkøbte varer.

En vigtig rolle i kommercielt arbejde er tildelt søgningen efter yderligere ressourcer fra lokale råvarer, produkter fra andelsindustrien, dattervirksomheder og produkter fra individuel arbejdsaktivitet.

Kommercielle arbejdere skal besøge produktionsvirksomheder for at gøre sig bekendt med virksomhedens produktionskapacitet, mængden og kvaliteten af ​​produkter og også deltage i møder med industriarbejdere, udstillinger og visninger af nye produktprøver og messer.

Kommercielle medarbejdere skal konstant overvåge annoncer i medierne, prospekter og kataloger. Dannelsen af ​​råvareressourcer er genstand for konstant arbejde af detailvirksomheders salgsapparat. Under markedsforhold har formerne og metoderne for dette arbejde undergået betydelige ændringer.

De vigtigste ændringer er, at metoderne til centraliseret distribution af råvareressourcer er blevet erstattet af markedspraksis med frit køb og salg af varer til udbuds- og efterspørgselspriser. Derfor skal sælgernes kommercielle initiativ til at inddrage maksimale råvareressourcer i handelens omsætning for at opnå den nødvendige fortjeneste, kombineres med bekymring for slutkunderne, under hensyntagen til deres solvens, forhindre uberettigede prisstigninger og give befolkningen mulighed for at købe varer til overkommelige priser.

Kilder til vareforsyning omfatter sektorer af den nationale økonomi, der producerer forskellige forbrugsvarer (agroindustrielt kompleks, let industri, maskinteknik osv.). Leverandører af varer omfatter specifikke virksomheder fra forskellige indtægtskilder, dvs. visse sektorer af den nationale økonomi, forskellige produktionssfærer og økonomisk aktivitet, der producerer varer og tjenesteydelser.

I betragtning af det store udvalg af leverandører af varer kan de klassificeres i forskellige grupper efter forskellige kriterier.

I en generaliseret form kan alle leverandører af varer opdeles i to kategorier: fremstillingsleverandører og mellemleverandører, der køber produkter fra deres producenter og sælger dem til små og mellemstore købere med henblik på efterfølgende detailsalg.

Leverandør-formidlere kan være engrosvirksomheder på nationalt, regionalt niveau af forskellige produktsortimenter (specialiseringer), som danner grundlag for engrosstruktursystemet på forbrugermarkedet, engrosformidlere (distributører, mæglervirksomheder, agentvirksomheder, forhandlere), som f.eks. samt arrangører af engrosomsætning (engrosmesser, auktioner, varebørser, engros- og små engrosmarkeder, lagerbutikker osv.).

Engrosformidlere i en markedsøkonomi får selvstændig betydning inden for indkøbsaktiviteter.

En distributør er en virksomhed, der udfører salg på basis af engroskøb fra store industrielle producenter af færdige produkter. Dette er en relativt stor virksomhed, der har egne lagre og etablerer langsigtede kontraktforhold med industrifolk.

Et mæglerfirma er en virksomhed, der leverer formidlingstjenester til offentlige og kommercielle strukturer i forbindelse med erhvervelse, salg og udveksling af varer. Mægler (individuel) er en handelsformidler i at indgå transaktioner mellem købere og sælgere af varer på en råvarebørs. Han handler på vegne af kunder og modtager vederlag fra dem.

Forhandler er en juridisk eller fysisk person, der udfører bytte- eller handelsformidling for egen regning og på egne vegne. Forhandlerens indkomst genereres af forskellen mellem købs- og salgspriser på varer, valutaer og værdipapirer.

Et vigtigt mellemled i en detailvirksomheds indkøbsaktiviteter er arrangørerne af engroshandelsomsætningen - råvarebørser, engrosmesser, auktioner, engrosmarkeder og andre virksomheder. Hovedopgaven for disse strukturer er at skabe betingelser for at organisere indkøbs- og salgsaktiviteter for kunder. De fungerer som modparter, når de opbygger et system af økonomiske relationer i en detailorganisation.

Efter territorialt grundlag er leverandører af varer lokale, ekstraregionale, republikanske og ikke-republikanske. Engrosvirksomheder køber oftere varer fra ikke-regionale og ikke-republikanske leverandører, da ikke alle regioner og republikker har udviklet produktionen af ​​mange varer, og de skal importeres. Engrosorganisationer overfører derefter disse varer til detailhandlere. Lokale leverandører leverer ofte varer direkte til detailhandlere og går uden om grossister.

Leverandører adskiller sig også i deres tilknytning til et bestemt økonomisk system. Leverandører, der tilhører det samme system, som omfatter engroskøbere, kaldes in-system, resten kaldes out-of-system.

Leverandører kan efter ejerformen være private, statslige, kommunale, andelsselskaber og andre ejerformer.

Når de studerer kilderne til køb af varer, udarbejder kommercielle arbejdere særlige kort for hver leverandør, og det er tilrådeligt at gruppere dem efter lokale, interregionale og interrepublikanske leverandører. Kortene indeholder data om virksomhedens produktionskapacitet, mængden og sortimentet af produkter, muligheden for at producere andre varer, leveringsbetingelserne for varer og andre oplysninger af interesse for detailhandelsorganisationen.

Der bør etableres rationelle økonomiske forbindelser med leverandører af varer, hovedsagelig direkte og langsigtede kontraktforhold, der muliggør køb af varer direkte fra produktionsleverandører på et stabilt langsigtet grundlag. Udelukkelse af engrosleverandøren fra systemet med økonomiske relationer vil således reducere omkostningerne ved de købte varer betydeligt og vil samtidig give en konkurrencefordel og højere fortjeneste for detailvirksomheden.

Salg og køb af varer på engrosmesser er en af ​​de ældste former for sikring af varebeholdning til en detailorganisation. Engrosmesser blev holdt tilbage i den førrevolutionære periode, hvor Nizhny Novgorod, Kiev, Kharkov og andre messer var almindeligt kendte. I perioden med en centraliseret, administrativ økonomi blev engrosmesser udbredt i midten af ​​60'erne. På det tidspunkt havde de en positiv, progressiv betydning, da de tillod købere mere frit at købe varer baseret på de præsenterede prøver, hurtigt formalisere transaktioner med kontrakter, øge deres indflydelse på industrien og genoplive konkurrenceånden mellem producenter af identiske varer . Efterfølgende fik engrosmesser en stadig mere administrativ og retningsgivende karakter - de blev organiseret af statslige styrende organer, proceduren for deres afholdelse var strengt reguleret, salg og køb af varer distribueret centralt til faste detailpriser, sejrede ifølge planen for knytte købere til leverandører.

I forbindelse med overgangen til markedsforhold mistede engrosmesser i deres administrative og direktivmæssige form deres betydning, da de ikke sikrede frie markedsforhold og kommercielt initiativ fra vareproducenter og forbrugere. I løbet af denne periode begyndte nye handels- og formidlingsstrukturer - permanente råvareudvekslinger - bedre at opfylde kommercielle mål. Men på grund af en vis kompleksitet ved at sætte varer på auktion på en råvarebørs, har engrosmesser ikke mistet deres betydning som engroshandel, der foregår på et frit marked. Engrosmesser af international eller national skala samt engrosmesser af regional betydning har udsigter til udvikling i en markedsøkonomi.

Internationale virksomheder (firmaer) - leverandører af varer fra nær og fjern udland - deltager i engrosmesser af international eller national betydning.

De er organiseret af offentlige myndigheder såvel som store kommercielle strukturer. På lokale engrosmesser, i modsætning til permanente råvarebørser til handel med homogene standardiserede varer, foretages transaktioner for køb og salg af varer af et komplekst udvalg produceret af lokale producenter.

På sådanne engrosmesser foretager købere indkøb af varer baseret på individuelt udvalg, sammenligning og udvalg fra en række produkter fra forskellige producenter til frie priser. På engrosmesser øges brancheorganisationernes indflydelse på produktionen af ​​varer i forhold til varernes udvalg og kvalitet, processen med at indgå kontrakter fremskyndes, da leverandører og købere er i direkte kontakt. Messens arbejde ledes af messeudvalget, som kan oprette arbejdsorganer for messen (direktorat, voldgift, kontraktregnskabsgruppe osv.).

Engrosfødevaremarkeder er et sted for køb og salg af konkurrencedygtige landbrugsråvarer og fødevarer af engros- og detailhandelsvirksomheder og enkeltpersoner.

I en række udviklede markedslande spiller engrosmarkederne en vigtig rolle, idet de indtager en mellemposition mellem en grossistmesse og en råvarebørs. Men i modsætning til de to sidste har grossistmarkedet for fødevarer sit eget lager.

En type engrosmarked er små engros-lagerbutikker, der primært henvender sig til små købere - detailhandlere. Små engrosvarehusbutikker er blevet udbredt i udlandet og kaldes "cash and carry". De dukkede første gang op i 30'erne, og deres netværk udvikler sig til i dag.

Organisering af regnskab og kontrol med engrosindkøb er en vigtig del af kommercielt arbejde. Formålet med driftsregnskab og kontrol af engrosindkøb er at udføre daglig overvågning af fremskridt i leverandørers opfyldelse af forsyningskontrakter for at sikre rettidig og uafbrudt modtagelse af varer i det aftalte sortiment, korrekt kvalitet og kvantitet.

Regnskab for opfyldelse af forsyningskontrakter kan foretages i særlige kort eller journaler, hvor oplysninger om den faktiske forsendelse og modtagelse af varer registreres og tilfælde af overtrædelse af kontrakter fra leverandører identificeres. Alt dette er nødvendigt for rettidig indsendelse af krav til leverandører.

Kommerciel aktivitet i handelen er baseret på indkøbsarbejde: iværksættere bruger deres egne midler til at købe varer, som derefter konverteres til kontanter med en vis stigning (profit).

Kommercielt arbejde i handel begynder med køb af varer med henblik på deres efterfølgende salg.

Hovedopgaven med at købe arbejde er rentabel anskaffelse af varer for at tilfredsstille forbrugernes efterspørgsel. Indkøbsarbejde er en af ​​handelsvirksomhedernes mest ansvarlige funktioner. Korrekt organiserede engroskøb kan reducere sandsynligheden for kommerciel risiko forbundet med manglende salg af varer.

I kommercielle aktiviteter, under indkøb, bestemmer en organisation behovet for at købe varer og tjenester, identificerer, vurderer og udvælger specifikke varemærker og leverandører.

Indkøbsprocessen omfatter:

Køb af forbrugsvarer;

Organisering af bevægelsen af ​​købte varer;

Organisering af ejerskifte og beliggenhed;

Indsamling, analyse og overførsel af information til forskellige afdelinger i en handelsvirksomhed (regnskab, salgsafdeling, transportafdeling).

Indkøbsarbejde gør det muligt at danne et optimalt sortiment af varer fra handelsvirksomheder og påvirke vareproducenter. Det er indkøb, der sikrer en effektiv drift af en handelsvirksomhed.

Varekøb er erhvervelse (køb) af varer til videre formål.

I kraft af deres økonomiske karakter repræsenterer indkøb engros- eller handelsomsætning i lille skala, der udføres af handelsvirksomheder (engroshandel, detailhandel) eller enkeltpersoner med henblik på videresalg af indkøbte varer.

I en markedsøkonomi har indkøbsarbejdet i Rusland ændret sig radikalt.

I en administrativ-kommando økonomi var der et system med centraliseret tilknytning af købere til leverandører, lagerfordeling af varer, ulighed mellem økonomiske enheder og en fuldstændig mangel på uafhængighed og foretagsomhed af sælgere.

Den moderne æra af frie markedsforhold er karakteriseret ved:

Flere indkøbskilder (leverandører);

Frihed til at vælge en partner til køb af varer;

Frihed for prisfastsættelse;

Ligestilling mellem partnere;

Konkurrence mellem leverandører og købere;

En forretningsmands initiativ, uafhængighed og foretagsomhed ved køb af varer.

Rationelt organiseret indkøb gør det muligt at:

At skabe et konkurrencedygtigt udvalg af varer fra engros- og detailhandelsvirksomheder for at tilfredsstille målkundernes behov;

At påvirke produktionen af ​​varer i overensstemmelse med forbrugernes efterspørgsel;

Giv fortjeneste til en handelsvirksomhed på grund af forskellen mellem købs- og salgspriser.

Køb og salg af varer, som udgør indholdet af handelsforbindelser mellem handelsvirksomheder, der er involveret i levering af varer, er den indledende fase i at organisere overførslen af ​​varer fra produktionssfæren til forbrugssfæren.

For engrosvirksomheder udgør engroskøb og -salg grundlaget for deres forretningsaktiviteter. Detailvirksomheder, der deltager i engroshandel, foretager overvejende engrosindkøb, som er den vigtigste betingelse for deres hovedaktivitet - salg af varer til offentligheden.

Kommercielt arbejde med engroskøb af varer under markedsforhold er baseret på principperne for moderne markedsføring. Kommercielle arbejdere modtager ved hjælp af marketingstrategier (politikker) information og skal ud fra den bestemme: hvad de skal købe; hvor meget at købe; fra hvem der skal købes; under hvilke betingelser at købe.

Beslutninger om de to første problemstillinger bør træffes i samarbejde med specialister fra indkøbsafdelingen og marketingafdelingen (service), og hvis der ikke er marketingfolk i personalet, sammen med ledere (sælgere) af salgsafdelingen og lagermedarbejdere.

Beslutning af, hvem der skal købes hos og på hvilke vilkår, er det direkte ansvar for den person, der er involveret i indkøbsaktiviteter.

Forretningsmænd modtager information: i hvilke regioner er efterspørgslen efter disse produkter (markedskapacitet) størst; hvor indkøb af produkter og distribution heraf kan give den største fortjeneste.

Kommercielle virksomheder styres af resultaterne af marketingundersøgelser og bygger deres indkøbspolitikker. De indgår langsigtede aftaler med leverandører af de varer, som efterspørgslen forventes at stige.

Information fra marketingtjenester giver handlende mulighed for på forhånd at forberede sig på at skifte leverandør af forældede varer til andre, der har mestret produktionen af ​​mere moderne eller grundlæggende nye varer.

I hvert enkelt tilfælde tager de handlende hensyn til de forhold, som handelsvirksomheden opererer under, prognoseforhold, informationsstøtte og andre faktorer.

Arbejde med engroskøb af varer omfatter et kompleks af indbyrdes forbundne kommercielle transaktioner. Hele indkøbsprocessen består af foreløbig, egentlig indkøb og endelig kommerciel drift.

Foreløbige indkøb omfatter:

Undersøgelse og prognose for forbrugernes efterspørgsel;

Bestemmelse af behovet for varer;

Identifikation og undersøgelse af indkøbskilder, valg af leverandører;

Udarbejdelse af ansøgninger og ordrer til levering af varer;

Udvikling af prækontraktuelle krav til leverandører og leveringsbetingelser.

Selve indkøbsoperationerne omfatter:

Indgåelse af kontrakter og engangstransaktioner for levering af varer;

Præcisering af det udvidede udvalg af leverede varer;

Modtagelse af varer og deres betaling til leverandører.

Endelige indkøbsaktiviteter omfatter:

Operationelt regnskab for gennemførelsen af ​​leveringskontrakter;

Registrering og præsentation af bøder for overtrædelse af leveringskontrakter;

Kontrol over forløbet af engroskøb.

Indkøb af varer er umuligt uden at studere og forudsige forbrugernes efterspørgsel. De indsamlede oplysninger på efterspørgsel giver dig mulighed for at begrunde kommercielle beslutninger om køb af varer.

Under besparelser, når det ser ud til, at alle kilder allerede er opbrugt, skal du igen være opmærksom på materialeomkostningerne. Og ikke kun for råvarer og forsyninger, men også for udstyr, ydelser og arbejde i højere grad.

Følg nøje alle reglerne nedenfor indkøbsorganisation, du vil meget hurtigt øge effektiviteten og kontrollerbarheden af ​​din virksomhed på grund af en reel reduktion i omkostningerne, men uden tab af kvalitet. Samtidig vil du have en ubestridelig fordel i forhold til konkurrenter, som vil anse disse regler for revolutionerende eller latterlige.

Du skal muligvis overvinde modstand fra dine egne indkøbs-, bygge- og investeringsforvaltere; de vil helt sikkert bevise, at det er præcis sådan, alt fungerer for dem, hvis ikke bedre. Hvis deres forretningsprocesser virkelig er baseret på de samme regler, behøver du ikke læse videre: dit indkøb er i fuld orden. Men stadig, for kontrol, se på din virksomheds score i resultaterne af "National Procurement Transparency Rating" eller få det beregnet ved hjælp af den elementære metode beskrevet der. Hvis du ikke ender i toppen af ​​ranglisten, har du helt sikkert plads til at reducere omkostningerne. Din virksomheds kerneforretning og langsigtede forretningsforbindelser vil ikke blive påvirket. I denne artikel beskrev jeg erfaringerne fra at overvinde mine egne fejl, såvel som uventede opdagelser og paradoksale løsninger.

Regel nr. 1. Bryd først konceptet om "kunden har altid ret"

Genovervej konceptet om "kunden har altid ret." "Leverandøren har altid ret" gavner dig. Tænk over det. Hvem foretager indkøb i din virksomhed? Leverandører, bygherrer, ledende tekniske specialister, advokater mv. Er de købere? Når alt kommer til alt, er din underskrift i alle leveringskontrakter i kolonnen "Køber". Du er en rigtig køber, og de er bare dine medarbejdere, der hegner sig selv med ordsproget "køberen har altid ret" fra nye leverandører, der tilbyder billigere analoger eller materialer med nye forbrugeregenskaber, moderne, mere produktivt udstyr, nye teknologier i byggeriet , etc. Under sloganet "kunden har altid ret" kan næsten alle leverandører blive efterladt! Og jo flere leverandører der er, jo højere konkurrence, jo højere kvalitet og jo lavere priser. Dette er loven! Giv blot leverandører og entreprenører mulighed for at nå deres potentiale. Hvordan gør man det? Byg et system med fair, åbne konkurrencedygtige indkøb i din virksomhed.

Regel nr. 2. Start med at vælge en leder af tilbudsafdelingen

Hovedkravet er erfaring med at indføre innovationer og lyst til at arbejde med nye metoder. En vigtig forudsætning er erfaring og et godt omdømme i indkøb. Hovedansvaret er at implementere principperne beskrevet i artiklen. Giv ham tilstrækkelig autoritet til at udvikle, justere regler og administrere personale. Det er nok, at han har erfaring med indkøb. Dette vil kun skade hans underordnede. I dette tilfælde er det lettere at undervise end at genopdrage. Så snart lederen er identificeret, skal han finde trofaste assistenter: ærlige, kommunikative, superansvarlige teknikere uden erfaring med indkøb. Designingeniører er gode kandidater. Deres tekniske kompetence og punktlighed er, hvad du har brug for.

Deres hovedansvar er at fremme konkurrencer, det vil sige at skabe maksimal konkurrence blandt dine leverandører og entreprenører.

Regel nr. 3. Overvåg kun to nøgleindikatorer personligt

Den første indikator er det gennemsnitlige antal deltagere, der har indsendt forslag til konkurrencen. Til at begynde med skal du installere det mindst 3, og efter seks måneder mindst 5. Dette er den vigtigste indikator, der karakteriserer ikke kun assistenternes arbejde, men også indkøbssystemet som helhed. Den ideelle score er 8 eller mere i gennemsnit pr. konkurrence. Dette er opnåeligt, men meget svært. Hvis tallet på 3-4 deltagere kan opnås af assistenter, så er 8 arbejdet af et helt team bestående af leverandører, tekniske specialister, økonomer, sikkerhedsspecialister, bygherrer, advokater mv. Faktisk er det at opnå 8 deltagere en indikator for den højeste involvering af virksomhedstjenester i den effektive indkøbsproces. Din nye indkøbschefs hovedopgave er at organisere dette team. De, der er utilfredse, vil gå af sig selv. Når du accepterer nye, skal du blot informere dem om, at alle køb fra dig udføres på et fair og konkurrencedygtigt grundlag. Reaktionen vil være fantastisk. Som regel har ansøgere en meget negativ holdning til dette, hvilket er meget mærkeligt til en samtale. De begynder at argumentere og giver eksempler på umuligheden af ​​at afholde en konkurrence for dette eller hint. Vi gennemførte omkring 50 interviews og konkluderede, at nægtelse af integritet i indkøb allerede ligger i blodet på mange. Ansæt ikke medarbejdere med erfaring i klassisk indkøb.

Den anden indikator er andelen af ​​indkøb udført på et konkurrencebaseret grundlag af den samlede mængde indkøb. Det er vigtigt ikke at sidde fast i detaljer. Størstedelen af ​​besparelserne ligger kun i 20 % af budgetposterne, som normalt tegner sig for 80 % af beløbet. Fokuser på disse omkostninger. Konkurrencer for dem vil give hurtige, betydelige resultater. I modsætning til den første indikator er der ingen trin nødvendige her. Sæt en barriere op med det samme.

Instruer lederen af ​​tilbudsafdelingen om at forberede en ordre om, at implementeringen af ​​den elektroniske handelsplatform (ETP) er begyndt, og efter 1,5-2 måneder er alle kontrakter om levering, levering af tjenester og udførelse af arbejde over 100-300 tusind rubler (for eksempel) vil kun blive underskrevet, hvis der er enighed om, at konkurrencekommissionen og konkurrenceskemaet er godkendt af direktøren, det vil sige dig. Følgelig, hvis accept og betaling af lagervarer, arbejder og tjenesteydelser uden underskrevne kontrakter allerede er forbudt og nøje kontrolleret (hvis ikke, inkluderet i samme ordre), så vil ikke et eneste køb glide forbi konkurrenceprocedurerne, med undtagelse af den godkendte liste over prioriterede leverandører. Udarbejdelsen af ​​listen skal behandles omhyggeligt og meget praktisk. Naturligvis bør det omfatte de samme 20 % af omkostningerne: varer og materialer, arbejder og tjenesteydelser leveret af monopolistiske virksomheder, statslige agenturer, lokale regeringer, føderale statslige enhedsvirksomheder, kommunale enhedsvirksomheder osv. Derudover er det værd at inkludere i dette angiv materialer af lav værdi, der udgør følgende omkostningsposter: medicin, papirvarer, husholdningsbehov, mad osv. Generelt bør listen indeholde alt, hvad det er dumt eller økonomisk upraktisk at gennemføre konkurrenceprocedurer for. Vær forsigtig! Finansmænd vil helt sikkert kræve, at kredit-, leasing- og forsikringsorganisationer medtages på listen. Regnskab – russiske og udenlandske revisionsfirmaer. Advokater – vurderingsmænd og landudviklere. Dette er en fangst, det er i disse områder, at marken er upløjet. Du vil blive overrasket over resultaterne. Hvis spørgsmålet opstår: "at afholde en konkurrence eller ej", så er der kun ét svar: "at holde." Dette princip har aldrig svigtet os.

Regel nr. 4. Valg af elektronisk assistent

Det vigtigste trin i organiseringen af ​​indkøb er at vælge en elektronisk handelsplatform (ETP). De er meget ens, men valget bør være baseret på tilstedeværelsen af ​​følgende funktioner: en konkurrencelog (evnen til at overvåge fremskridt i procedurer og rettidige korrigerende handlinger), fraværet af en elektronisk digital signatur, muligheden for gratis deltagelse for leverandører, et konkurrenceskema, en præstationsrapport. Hvis din virksomhed har en holdingstruktur, og virksomhederne er i forskellige dele af Rusland, har du stadig brug for muligheden for at bygge et virtuelt holdingselskab på ETP. Hvis du allerede arbejder på EPT, betyder det ingenting. Effektiviteten af ​​arbejdet ligger ikke i ETP, men i hvordan man bruger det.

• Sådan opretter du en indkøbsafdeling: 2 effektive byggemodeller

De vigtigste principper for at arbejde på en elektronisk handelsplatform

1. Ingen barrierer for leverandører. Helt udelukket alt, der indsnævrer antallet af leverandører, nemlig: urimeligt korte frister for udførelse af procedurer, foreløbig valg af leverandører, kontant depositum, bankgaranti, elektronisk digital signatur, deltagergebyr, en bunke konstituerende dokumenter mv.

2. Udfør to-trins budgivning på komplekse emner af høj værdi. En åben konkurrence (samling af forslag) plus en nedgraderingsauktion blandt konkurrencedeltagere, hvis forslag fuldt ud tilfredsstiller dine tekniske specialister. For standard, billige materialer er en et-trins konkurrence med en åben minimumspris tilstrækkelig. Faktisk er dette en konkurrence med en nedadgående auktionseffekt.

3. Fuldstændig åbenhed. På trods af "erfarne" medarbejderes objektive argumenter, afhold ikke lukkede konkurrencer, når kun visse deltagere er inviteret. Maksimal åbenhed i første fase er nøglen til en vellykket nedgraderingsauktion i fremtiden. Følg reglen: "enhver information, der kan være tilgængelig for mindst én af dine medarbejdere, skal være tilgængelig for alle." Lad alt være tilgængeligt for deltagerne i konkurrencen: Minimumsprisen, navnene på deltagerne, navnet på vinderen og vinderens pris. Hvis der er tre eller flere deltagere, er risikoen for leverandørsamarbejde ubetydelig. I vores praksis skete dette et par gange i 3000 konkurrencer. En auktion kan naturligvis afholdes i lukket form, men den skal afholdes på en elektronisk handelsplatform. Generelt, glem alt om kedelige papirkonkurrencer! På ETP kan du gennemføre auktioner på absolut alt.

4. Egenerklæring. Overvej, at enhver deltager, der har afgivet et teknisk og kommercielt forslag til konkurrencen på forhånd, er enig i konkurrencevilkårene og er bona fide leverandør, skatteyder osv. Hvis han snyder, og bedraget fører ham til sejr, er det okay. Sikkerhedstjenesten vil stadig opdage svindel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten eller tidligere. Indgå en aftale med den næste tilbudsgiver. Dette princip vil reducere den tid, det tager at kontrollere alle deltagere. Og der kan være mere end 30 af dem!

5. Ingen "sorte" lister. Forbyd dannelsen af ​​"sorte" lister over leverandører på dine virksomheder. De ender ofte ikke af objektive årsager, men fx på grund af en ikke-kritisk overtrædelse af leveringsfristen. Giv dem en chance for at rehabilitere sig selv. Selvom en leverandør virkelig fortjener at være på sortlisten, så inviter ham stadig til konkurrencer. Bare ignorer det, når du ser på resultaterne. Bare det at finde det i konkurrencen øger konkurrencen og øger dermed dine besparelser.

6. Luk altid konkurrenceprocedurer med reelle grunde, selvom disse grunde er ubehagelige for dig. Hvis lukket med en vinder, skal du angive, hvad der forårsagede denne beslutning. Hvis det blev lukket uden en vinder, skal du angive, hvorfor det faktisk skete. Hvis du lukker proceduren for at overføre den til en auktion, skal du angive, hvem der er optaget på auktionen, og hvem der ikke bliver optaget, og af hvilke årsager, hvad startprisen bliver, angiv datoen for auktionen mv. Denne tilgang har en positiv effekt på leverandørloyaliteten til din virksomhed. Deltagerne skal, selvom de tabte eller ikke blev optaget på næste trin, kende årsagerne til dette. Hvis grundene er tilstrækkelige, vil deres holdning til din virksomhed være tilstrækkelig. Hvis årsagerne er fordrejet, så vil utilfredse leverandører forsvare sig. Der er tilfælde, hvor en leverandør ikke har tilladelse til at deltage i en auktion på grund af teknisk manglende overholdelse af det foreslåede materiale. Leverandøren, efter at have lært om dette, tilbyder et andet produkt. Tekniske specialister bekræfter overholdelse. Han får adgang til auktionen og vinder ved at give den laveste pris. Og der vil være hundredvis af sådanne små succeshistorier.

7. Lad ikke dine medarbejdere manipulere dine leverandører, og dine leverandører vil stoppe med at manipulere dig.

8. Leverandører er smarte og tandglade. Du skal blot give dem mulighed for åbent at præsentere deres virksomhed, foreslåede tekniske løsning eller projekt foran alle andre deltagere. Tro mig, ingen tillader sig selv at sige for meget til sådanne møder. Konkurrenter vil hurtigt forbedre sig. Og netop i går var veltalende mekanikere og bygherrer tavse, fordi... Det viser sig, at de er uden for emnet. Men lige i går, fraskummende om munden, forklarede de dig uforståelige udtryk og fordele. Faktum er, at det kun er producenter, leverandører og entreprenører, der har den mest opdaterede tekniske information. Du skal bare give dem ordet. Det er ikke nødvendigt at samle alle i forsamlingshuset. Dem der er tæt på kommer personligt, dem der er langt væk kan deltage via Skype. Det vigtigste ved sådanne tekniske møder er helt at eliminere diskussionen om priser og betalingsbetingelser. Vælg alle, der passer dig ud fra et teknisk synspunkt, og afhold en elektronisk kort auktion. Og Hans Majestæt Auktionen vil sætte alle leverandører på deres plads. Og dem, der sparkede din dør i går, bliver små og meget imødekommende.

Regel nr. 5.Funktionsfordeling i teamet

Absolut alle medarbejdere, der tidligere har valgt leverandører og entreprenører, vil sabotere ændringerne. Åbent og hemmeligt. Sammen og alene. Den vigtigste opfindelse til at overvinde dette problem var den konventionelle fordeling af funktioner og ansvar. Når du tilrettelægger processen, er det vigtigt at overveje følgende ansvarsfordeling:

1. Leverandører – lav tilbud på indkøb af varer og materialer og indgå kontrakter med vinderne.

2. Tekniske specialister, bygherrer, finansfolk - udarbejde tekniske specifikationer for udstyr, arbejde og tjenester inden for deres område, deltage i konkurrencekommissionens arbejde og indgå kontrakter med vinderne.

3. Medarbejdere i den nye handelsafdeling:

• kontrollere konkurrencer dannet af leverandører og fremme dem;
• udforme konkurrencer om tekniske specifikationer og fremme dem;
• organisere møder i konkurrencekommissionen;
• forberede, koordinere og godkende af dig protokoller for konkurrencer og auktioner.

4. Advokater udvikler standardkontrakter for forskellige typer indkøb. Disse kontrakter skal på forhånd vedlægges udbud for at reducere tiden for indgåelse væsentligt i fremtiden.

5. Finansmændenes rolle i budgivningen er kun at sammenligne tilbud med forskellige betalingsbetingelser. Hvis du på forhånd instruerer dem i at udvikle en sammenligningstabel, vil dette lette arbejdet væsentligt for alle medlemmer af kommissionen og kan bruges til hurtigt at træffe beslutninger om valg af den bedste leverandør i simple konkurrencer om standard og billige varer og materialer.

6. Sikkerhedsvagter overvåger fremskridtene af procedurer og kontrollerer vinderne for pålidelighed.

Du siger: "Hvem træffer valget af leverandører nu?" Det viser sig, at valget er taget af holdet!

Regel nr. 6.Den bedste motivation er penge!

Når systemet fungerer, vil du selv se kilden til opmuntring for konkurrenceholdet. Beregningsformlen er enkel. Startprisen på auktionen minus den endelige pris – betragt dette som den økonomiske effekt. Hvis du tager 10% for motivation, kan dette øge lønsummen for medlemmerne af konkurrenceholdet op til to gange. Ikke så meget løn for stort arbejde.

Og nu om magien ved disse penge. Hvis du på forhånd fordeler disse 10% retfærdigt blandt alle medlemmer af konkurrenceholdet, så vil alle ved auktionens afslutning være i stand til at beregne, hvor meget de har tjent. Dette tvinger alle til at lede efter flere og flere nye måder at øge mængden af ​​opsparing på. Sikkerhedsvagter vil tjekke deltagerne mere omhyggeligt, men denne gang for "troværdighed", for ikke ved et uheld at udelukke dem fra en auktion, der gav en mistænkeligt lav pris. Finansmænd vil ikke insistere på 90 dages forsinkelse, men vil finde en løsning på at ændre auktionsbetingelserne til 10 dages forsinkelse, da flere leverandører giver superpriser for dem. Advokater vil begynde at vise fleksibilitet og interesse for at indgå kontrakter så hurtigt som muligt, så de priser, som holdet opnår, ikke "går væk." Tekniske specialister vil vælge ud fra princippet om rimelig tilstrækkelighed og ikke med en tredobbelt sikkerhedsmargin, så det holder i århundreder. Og så videre... Systemet vil løbende blive forbedret. Din fordel er indlysende og kræver ikke bevis.

• Eksempler på personalemotivation - vellykkede sager i Rusland og verden

Hvilke betalingsbetingelser i konkurrencen er mere rentable for dig?

For at tilskynde tilbudsvinderne til at opfylde deres forpligtelser, skal du fastsætte en 100 % forsinkelse i alle tilbud i 30 dage efter levering af varer og tjenester af passende kvalitet. Som regel bør udskydelsen af ​​betalingen ikke være mere end 30 kalenderdage, da en længere periode påvirker antallet af deltagere negativt og puster priserne op, uforholdsmæssigt med bankens interesse. Praksis viser, at i dag kan forskellen mellem prisen på et tilsvarende produkt med en henstand på 30 og 90 dage nå op til 50 %, fordi prisen udover renter på lånet også inkluderer risikoen for manglende betaling generelt. 50 % for to måneder er cirka 300 % om året. En bankmands drøm.

Faktisk er du tvunget til ikke kun at betale for varerne eller tjenesterne til leverandøren, men også for det komfortable liv for den, der gav pengene. Og det er ikke altid en bank. Der er meget få leverandører, der er villige til at drive en så risikabel forretning. Konkurrencen er stærkt reduceret. Det lider både du og leverandørerne under. En udskudt betaling bør kun inkluderes i konkurrencevilkårene for at eliminere køberens risici, men den bør være minimal. Ideelt set bør perioden være tilstrækkelig til at udføre adgangskontrol og betale, ikke mere. Det er mere rentabelt at optage et lån til en forståelig rente og købe til den mindste konkurrencedygtige pris end at betale en uforståelig rente, der er inkluderet i prisen af ​​Leverandøren af ​​desperation.

Sådan undgår du teknisk lobbyisme

Reframe problemet for dine tekniske specialister. Når alt kommer til alt, nu behøver de ikke at vælge udstyr eller serviceudbydere på egen hånd. Betro dem opgaven, der er karakteristisk for dem - udarbejdelse af tekniske specifikationer (TOR) for det nødvendige udstyr, service eller arbejde. De tekniske specifikationer skal indeholde generelle parametre, men give en nøjagtig idé om emnet for indkøb. Dette vil hurtigt identificere analfabeter og udvide listen over leverandørtilbud betydeligt. Det gør ikke noget, at kvaliteten af ​​tekniske opgaver i første omgang lader meget tilbage at ønske. Det er vigtigt, at de er tilgængelige for alle villige leverandører. De vil identificere unøjagtigheder og anbefale nødvendige justeringer. Gør venligst de rettede opgaver offentligt tilgængelige igen. Giv alle deltagere besked om dette. Og så vil du nå den perfekte tekniske specifikation.

Sådan opnår du maksimal konkurrence på en auktion

For at opnå det maksimale konkurrenceniveau på auktionen skal startpriserne for auktionen indstilles svarende til minimumspriserne for den deltager, hvis tilbud opfylder konkurrencebetingelserne, ikke kun i tekniske termer, men også med hensyn til betaling. Såfremt ingen af ​​budgivernes forslag opfylder de fastsatte betalingsbetingelser, skal den i auktionen fastsatte forsinkelse reduceres.

Som nævnt ovenfor påvirker betalingsudskydelse for leverede produkter eller ydelser i høj grad prisen. Ved fastsættelse af startprisen for auktionen er det vigtigt at tage højde for, at deltagerne i konkurrencen kunne sætte deres priser på forskellige betalingsbetingelser, på trods af de fastsatte. Derfor, hvis du tager minimumsprisen, og den blev indsendt på forudbetalingsbasis eller med en kortere henstandsperiode end krævet, så vil denne leverandør højst sandsynligt blot bekræfte sin pris, og auktionen vil ikke finde sted. I dette tilfælde vil det være korrekt at fastsætte en startpris, der er minimum af de tilsvarende betalingsbetingelser, og at formidle disse betingelser til alle deltagere igen, og flere deltagere vil begynde at tage skridt til at sænke prisen. Auktionen er startet - resultatet er modtaget! Hvis der opstår en anden situation, hvor ingen af ​​konkurrencedeltagerne har bekræftet den påkrævede udsættelse, kan der ikke gøres noget - en markedssituation. Det er nødvendigt at vælge minimumsprisen med den bedst egnede betalingsmulighed og gennemføre en auktion på disse betingelser.

I 2014, på en af ​​kulindustriens virksomheder, takket være implementeringen af ​​disse regler, blev følgende indikatorer opnået:

1. Det gennemsnitlige antal konkurrencedeltagere: 5,2 for varer og materialer, 8 for tjenesteydelser og arbejder.
2. Andelen af ​​indkøb gennem ETP er 100 % (bortset fra listen over prioriterede leverandører).
3. Reduktion i indkøbspriser for varer og materialer - 16,1% (inklusive på auktioner - 10%).
4. Reduktion i priserne for køb af værker og tjenesteydelser - 42,5% (inklusive på auktioner - 17,4%).

Dmitry Grachev Uddannet fra det teknologiske fakultet ved Siberian Metallurgical Institute opkaldt efter. Sergo Ordzhonikidze og Det Økonomiske Fakultet ved Tomsk Polytechnic University. Fra 1992 til 2007 arbejdede han i ledende stillinger inden for indkøb i metallurgi - OJSC ZSMK (EVRAZ) og OJSC NMZ im. Kuzmina (ESTAR), og i 2007-2015 i kulindustrien - Belon OJSC (MMK) og TopProm CJSC (minedrift, forarbejdning og salg af kulkoncentrat). Har rig tyve års praktisk erfaring med at organisere indkøbsaktiviteter. Grundlægger af Hermes Auction Center LLC. Specialiseret inden for indkøbsorganisation.

LLC "Auktionscenter "Hermes"
Aktivitetsområde: Outsourcing af konkurrenceprocedurer og rådgivning om virksomheders indkøbsaktiviteter
Antal ansatte: 7 personer

Funktioner ved indkøb i henhold til 223-FZ er tilstedeværelsen af ​​særlige regler for indkøb af visse typer juridiske enheder, deres rettigheder, forpligtelser og ansvar. Lad os finde ud af, hvilke organisationer der kan udføre offentlige indkøb under 223-FZ, og hvilke funktioner denne lov etablerer.

Hvem er kunden under 223-FZ

En kunde under 223-FZ er en organisation, i hvis autoriserede kapital, ud over egne midler, er en statsandel på 50 % eller mere. Loven identificerer (del 2, artikel 1):

1. Statslige selskaber og selskaber.
2. Offentligretlige virksomheder.
3. Emner om naturlige monopoler.
4. Organisationer, der driver reguleret virksomhed inden for gas-, vand-, varme- og elforsyning mv.
5. Autonome institutioner.
6. Erhvervsvirksomheder (50 % af kapitalen - statsandel).
7. Datterselskaber (50 % af kapitalen - andelen af ​​enheder fra punkt 1-6).
8. Datterselskaber (50 % af kapitalen - andelen af ​​enheder fra paragraf 7).
9. Budgetinstitutioner, der bruger tilskud, deres egne midler, tiltrækker underleverandører til udførte kontrakter.
10. Statlige enhedsvirksomheder og kommunale enhedsvirksomheder, der køber på bekostning af tilskud og egne midler, med inddragelse af underleverandører for udførte kontrakter, uden at tiltrække midler fra budgetsystemets tilsvarende budgetter. Klausulen gælder, hvis der er en indkøbsforskrift godkendt og opslået inden 01/01/2019.
11. FSUE fra listen (Bekendtgørelse fra Den Russiske Føderations regering nr. 2931-r dateret 31. december 2016).

Eksempler på sådanne organisationer omfatter:

1. PJSC Gazprom.
2. Gazprom Invest LLC.
3. JSC "EK Lenenergo".
4. SPbGBUK "CPkiO im. CM. Kirov".

Sådanne organisationer har store økonomiske ressourcer på grund af statsstøtte. Takket være indkøbsaktiviteter tilskynder de leverandører til at deltage i udbud, udvide deres kapacitet og udvikle konkurrence. Desuden skal de bruge penge og opfylde behov effektivt. Men der er en risiko for, at sådanne købere kan misbruge deres position. Derfor blev der oprettet en separat lov for sådanne virksomheder - 223-FZ.

Fuld liste over forbundsstats enhedsvirksomheder, der køber under 223-FZ

Kundens ansvar og rettigheder i henhold til 223-FZ

Der er funktioner i, hvordan kunden foretager køb under 223-FZ. Det vigtigste interne dokument her er udbudsforordningen (del 2, 3, artikel 2), som i detaljer beskriver proceduren og alle stadier af sådanne aktiviteter. Dokumentet offentliggøres i Unified Information System inden for 15 dage efter godkendelse.

Forpligtelsen til at købe en del af produkterne fra små og mellemstore virksomheder består fortsat (klausul 2, del 8, artikel 3). Der bør være et afsnit om dette i planen.

Loven fastsætter også kundens rettigheder:

1. Kræv, at deltagerne ikke medtager skruppelløse leverandører i registret i overensstemmelse med lov nr. 223 og nr. 44.
2. Alle dokumenter kan offentliggøres ikke kun i Unified Information System, men også på din egen hjemmeside (undtagen statshemmeligheder).
3. Det er tilladt ikke at offentliggøre oplysninger om procedurer, hvis beløb er mindre end 100.000 rubler, og hvis indtægterne er mere end 5 milliarder rubler. - mindre end 500.000 rub. (Del 15, artikel 4).

Er det muligt at klage til FAS?

Leverandører, udøvende myndigheder for konstituerende enheder i Den Russiske Føderation og Corporation for Development of Small and Medium Enterprises kan kontakte FAS (del 10 af artikel 3) for at indgive en klage i henhold til 223-FZ over kundens handlinger, hvis:

1. Reglerne for at placere indkøbsreglerne i Unified Information System blev overtrådt.
2. Leverandører er forpligtet til at fremlægge dokumenter, der ikke er angivet i udbudsmaterialet.
3. Produkterne købes uden en gyldig forskrift og uden anvendelse af bestemmelserne i lov nr. 44.
4. Upålidelige eller fuldstændig fraværende oplysninger er blevet offentliggjort i Unified Information System om de årlige mængder af indkøb fra SMV'er.

Generelt vil algoritmen for indgivelse af en klage svare til bestemmelserne i lov nr. 44.

Bøder under 223-FZ for kunder i 2019

Sager om overtrædelser behandles af FAS (artikel 23.83 i Den Russiske Føderations kodeks for administrative lovovertrædelser). Bødebeløbene for en bestemt overtrædelse er samlet i tabellen.

Læs mere om, hvornår de får en bøde i artiklen.

Den 8. november 2018 offentliggjorde FAS et udkast til føderal lov på den officielle hjemmeside for udkast til forordninger. Projektet fastsætter administrative bøder, herunder for sen betaling. Du finder en tabel over nye straffe i artiklen.