Skriv et eksempel på et forretningsbrev. Hvordan skriver man forretningsbreve korrekt? Typer og struktur af et forretningsbrev

Anmodningsbreve er en integreret, vigtig og nødvendig del af erhvervskorrespondance. På den ene side er der tale om taktfulde og diplomatiske anmodninger om aktuelle emner, på den anden side er de et redskab til at nå bestemte mål for adressaten. Formålet med ethvert anmodningsbrev er at tilskynde modtageren til at foretage visse handlinger, som kræves af forfatteren af ​​brevet. Hvordan skriver man et anmodningsbrev for at komme så tæt på et positivt svar som muligt?

Ethvert anmodningsbrev skal bestå af en gennemtænkt begrundelse og en klar redegørelse for anmodningen. Derudover kan du bruge teknikker, der øger effektiviteten af ​​skrivningen.

Trin 1. Hvem kontakter du med din anmodning?

Henvend dig personligt til adressaten, helst med fornavn og patronym:

"Kære Ivan Ivanovich!", "Kære hr. Ivanov!"

For det første vil du udtrykke din respekt over for adressaten, og for det andet pålægger en anmodning rettet til en bestemt person ham ansvaret for dens gennemførelse. Der er situationer, hvor en anmodning er rettet til et team eller en gruppe af mennesker. I dette tilfælde er det også tilrådeligt at tilpasse appellen så meget som muligt:

"Kære kollegaer!", "Kære ledere!", "Kære juniormedarbejdere!", "Kære HR-medarbejdere!"

Trin 2. Hvorfor kontakter du mig?

Giv en kompliment til modtageren. Ved at give en kompliment til modtageren svarer du på hans spørgsmål: "Hvorfor stiller du mig dette spørgsmål?" Bemærk hans tidligere præstationer eller personlige egenskaber.

“Du er altid klar til at lytte og finde den bedste måde at løse problemet for næsten alle, der kontakter dig. Og for at give dig kredit, hjalp du en masse mennesker."

"Du er en førende ekspert på området..."

"Du har hjulpet mange mennesker med at løse de sværeste problemer inden for..."

Denne teknik vil give adressaten mulighed for at se nærmere på anmodningen og forsøge at finde en mulighed for at imødekomme kneppe hende.

En kompliment er passende, når det kommer til ikke-standardiserede anmodninger, når du skal vinde modtageren, når du skal gøre opmærksom på visse fordele og kvaliteter, der er nødvendige og vigtige for opfyldelsen af ​​din anmodning.

Det er meget vigtigt ikke at krydse grænsen mellem et kompliment og uhøfligt smiger. Vær oprigtig.

Trin 3. Begrundelse for anmodningen

Enhver anmodning skal begrundes med, hvorfor du fremsætter netop denne anmodning. Indtast adressaten i sammenhængen med dit problem.

På dette stadium skal du vælge de tre vigtigste argumenter for adressaten. Det er bedst at bygge argumenter efter følgende skema: stærk - medium - stærkest.

Anmodninger kommer i forskellige niveauer af kompleksitet, så modtageren er ikke altid interesseret i at opfylde nogens anmodninger. Han skal være overbevist om, at opfyldelse af anmodningen har potentielle fordele:

Interesser modtageren

Tilbyd at implementere en attraktiv mulighed for ham i forbindelse med opfyldelsen af ​​din anmodning:

"Til alle tider har forretningsorienterede, initiativrige mennesker stræbt efter ikke kun at opnå materiel succes, men også at sætte deres præg på deres fædrelands historie, at blive husket for deres gode gerninger og at vinde respekt."

« Ethvert professionelt samfunds succesfulde aktivitet er først og fremmest forståelse og støtte fra venlige fagforeninger, deltagelse i fælles arrangementer og projekter».

« Selvfølgelig er dit store mål en ren og behagelig by for folk».

Eller fortæl et problem, der er meget relevant specifikt for din adressat:

"Du, som en klog byejer, er sandsynligvis bekymret over de kaotiske ture for børn i forskellige aldre på uegnede steder, hvilket fører til øgede trafikulykker og en stigning i børnekriminalitet."

"Din afdeling har modtaget hyppigere henvendelser om ikke-kernespørgsmål, hvilket optager meget værdifuld arbejdstid."

Vis, hvordan din anmodning kan hjælpe med at realisere muligheden:

« Og i dag, hvor vores land er afhængig af ungdom, er det svært at finde en mere nødvendig, hellig sag end at hjælpe unge mænd og kvinder fra dårligt stillede familier. I vores by er der dem, der allerede yder sådan hjælp - i regi af borgmesterkontoret opererer vores velgørenhedscenter "Heritage" på donationer fra borgere og underviser urolige teenagere i folkehåndværk ».

Eller for at løse problemet:

"At udstyre specialiserede steder, hvor børn i forskellige aldre kan bruge tid, vil hjælpe med at reducere niveauet af børnekriminalitet og minimere trafikulykker, der involverer børn."

Beskriv betydningen af ​​anmodningen

Når der ikke er noget at tilbyde adressaten eller i forbindelse med denne anmodning er det uhensigtsmæssigt, så er det bedre at bringe adressaten ajour. Her skal du beskrive situationen så fuldstændigt som nødvendigt for at forstå relevansen af ​​anmodningen og vigtigheden af ​​dens implementering. Betydningen af ​​anmodningen skal beskrives på en sådan måde, at den "rører sjælen". Hvis anmodningen ikke falder ind under kategorien "berørt", skal du vise adressaten årsag-og-virkningsforholdet, hvilket vil sikre, at adressaten opfylder anmodningen.

“Fra (dato) er lejen for 1 m2 ifølge lejeaftale nr. X 20 USD. på en dag. I løbet af de seneste tre måneder har der været et fald i handelsaktiviteten på grund af økonomisk ustabilitet og social uro. Den gennemsnitlige fortjeneste fra handel er 10 USD. om dagen, hvilket ikke engang er nok til at betale husleje. Hvis der ikke træffes foranstaltninger, vil private iværksættere blive tvunget til at lukke deres forretninger, hvilket kan påvirke din indkomst negativt.”

Du skal således gøre det klart for modtageren, at opfyldelse af anmodningen indebærer udsigt til at modtage materielle eller ikke-materielle fordele.

Trin 4. Redegørelse for anmodningen

Når adressaten er forberedt, kan du oplyse selve anmodningen. Teksten til anmodningen skal være ret kortfattet og yderst klar. Der må i intet tilfælde være tvetydighed eller underdrivelse. Hvis vi for eksempel taler om at reducere huslejen, er det vigtigt at angive til hvilket niveau:

"Vi beder dig om at reducere lejeniveauet, indtil situationen stabiliserer sig til 5 USD. per m2 per dag.”

Hvis vi taler om levering af tjenester, så gør anmodningen så specifik som muligt med angivelse af de ønskede datoer, prisudstedelse osv.:

« For at indrette et keramikværksted har vi brug for en ovn til brænding af keramik - vi beder dig hjælpe os med at købe den. Omkostningerne ved ovnen med installation er 998 tusind rubler».

I dette eksempel er det ikke helt klart, hvilken form for hjælp der kræves fra adressaten. Det ville være bedre at formulere anmodningen mere specifikt: "Vi beder dig hjælpe os med at købe en ovn til brænding af keramik ved at overføre 333 tusind USD til virksomhedens bankkonto til produktion og installation af ovne."

Uanset hvad du beder om, skal modtageren vide præcis hvornår, hvad, hvor meget og til hvilken pris du ønsker at modtage. En generaliseret anmodning er mere udsat for afslag, fordi modtageren har ikke altid tid og lyst til at beskæftige sig med detaljerne. Derudover risikerer du ikke at få det, du ønsker, ved at overføre initiativet til modtageren.

For eksempel skrev private iværksættere et brev, hvor de bad om en huslejenedsættelse, men angav ikke, til hvilket niveau de ønsker at nedsætte huslejen:

"Vi beder dig reducere huslejen, indtil situationen stabiliserer sig."

Som et resultat fik de en reduktion i huslejen, men kun lidt (med 1 % af den eksisterende). Deres anmodning blev således imødekommet, men ændrede ikke meget på holdningen hos initiativtagerne til brevet.

I nogle tilfælde kan teksten i anmodningen være fed for at få den til at skille sig ud i teksten, men overanvend ikke denne teknik.

Trin 5: Opsummer din anmodning.

Gentag din anmodning, og læg vægt på, hvordan modtageren vil få gavn, hvis anmodningen opfyldes. Anmodningen bør ændres noget. Det er bedst at konstruere en sætning efter skemaet: "Hvis du opfylder anmodningen, vil du være glad."

"Hvis du møder os halvvejs og reducerer huslejen, indtil situationen i regionen stabiliserer sig, vil du ikke kun være i stand til at redde mere end 150 arbejdspladser, men du vil heller ikke lide globale tab på grund af det fuldstændige fravær af husleje."

Men der kan være andre muligheder:

"Du kan være sikker på, at hver rubel af dine velgørende donationer vil gå til en god sag og vil hjælpe børn i vanskelige situationer med at vokse til værdige borgere."

"Du kan være sikker på, at ethvert barns smil vil give dig moralsk tilfredsstillelse fra dit vanskelige arbejde, og din indsats og indsats er en investering i værdige og glade borgere i den nærmeste fremtid."

Det vigtigste er at gentage betydningen af ​​anmodningen og fordelene ved at opfylde den. Fordelen behøver ikke at være væsentlig. Husk, at adressaten er en person, og følelser er ikke fremmede for ham.

EKSEMPEL:

Og glem ikke brevets design - dette er organisationens "ansigt". Hvis initiativtageren til anmodningsbrevet er en organisation, udformes et sådant brev på brevpapir med underskrift af lederen eller den bemyndigede person. Hvis du er en privatperson, er det tilstrækkeligt at overholde grundlæggende normer i arrangementet af bogstavelementer. Disse detaljer er juridisk og psykologisk meget vigtige for modtageren og dannelsen af ​​det korrekte billede af afsenderen.

	-
	-	Send hundredvis af forslag, anmodninger og andre forretningsbreve hver dag, men får du ikke det ønskede resultat med dit budskab? Ved du ikke, hvordan man diskret og høfligt minde modtageren om sine forpligtelser? Så vil online træning helt sikkert hjælpe dig "Forretningsmæssige skrivefærdigheder"! Du kan gå igennem det på et hvilket som helst passende tidspunkt.	-	-
	-

En integreret og vigtig del af moderne virksomhedskorrespondance er anmodningsbrevet. Prøverne og eksemplerne på ordlyden, der præsenteres i artiklen, samt de angivne regler for at skrive den, hjælper dig med at komponere den nødvendige tekst korrekt og formatere den i overensstemmelse med kontorarbejdets skikke. Vi tilbyder dig en trin-for-trin guide til at skrive denne type appel.

Generel information

Et anmodningsbrev er relevant i tilfælde, hvor dets forfatter har behov for at indhente oplysninger, dokumenter, foretage en transaktion eller andre forretningshandlinger fra andre personer. Den kan sendes enten til en bestemt person (leder, direktør, afdelingsleder osv.) eller til hele organisationen som helhed. Din anmodning om hjælp skal overholde almindeligt anerkendte regler i erhvervskorrespondance.

Et brev er en virksomheds ansigt, selv de små ting betyder noget. Udskriv det på firmaets brevpapir underskrevet af en autoriseret person og med segl (hvis tilgængeligt). Vær ansvarlig for valg af skrifttype, dens størrelse og placering af tekst på siden. Forsøm ikke margener, røde linjer og afsnit. Ofte dannes det første indtryk blot ved at se på et dokument.

Trin 1: Angivelse af modtageren

Hvis du skriver et upersonligt brev til en bestemt virksomhed, vil det højst sandsynligt gå til receptionen eller kontoret, derefter til lederen og i sidste ende til den direkte eksekutor. Angiv det korrekte fulde navn på organisationen i "headeren" af teksten; det er bedst også at tilføje den juridiske adresse.

Som nævnt ovenfor er den optimale mulighed at angive en specifik adressat, det vil sige en personligt adresseret anmodning om hjælp. Forsøg altid at tiltale dig selv ved dit for- og efternavn. For eksempel "Kære Alexander Viktorovich!" eller "Kære hr. Schwartz!" På denne måde vil du for det første udtrykke din respekt over for personen, og for det andet pålægger en anmodning rettet til en bestemt person ham visse forpligtelser, ansvar for dens overvejelse og gennemførelse.

I nogle situationer vil det være logisk at bruge en gruppe mennesker, et specifikt team eller en del af det som adressat. Dette er også relevant i de tilfælde, hvor anmodningsbrevet sendes til flere adresser. Brug formuleringer som: "Kære kolleger!", "Kære revisorer!" etc.

Trin 2: Kompliment

Det er godt, hvis det officielle anmodningsbrev indeholder en kompliment til modtageren. Ved at gøre dette ser det ud til, at du svarer på hans naturlige spørgsmål: "Hvorfor stiller du mig med dette spørgsmål?" Du kan notere en persons tidligere fordele og personlige egenskaber, virksomhedens status osv. Brug især følgende formuleringer: “Din virksomhed er en førende leverandør...”, “Du har hjulpet mange med at løse komplekse problemstillinger på dette område...”, “Din organisation er en førende ekspert på markedet på området. ..” osv. Glem ikke, at det er passende, at der kommer en kompliment, når anmodningsbrevet (prøver og eksempler i teksten) er af en ikke-standardiseret karakter, og modtageren skal synes om. Henled hans opmærksomhed på de kvaliteter og fordele, der er relevante for at opfylde din anmodning. Vi anbefaler dog ikke at krydse den meget fine grænse mellem et godt og korrekt kompliment og uhøfligt smiger.

Trin 3: Begrund anmodningen

Enhver anmodning skal begrundes, for adressaten skal vide, hvorfor du kontakter ham. Derfor giver det mening at introducere det til sagens kerne. På dette stadium anbefaler vi, at du vælger de tre mest overbevisende argumenter, som skal arrangeres i brevets tekst i henhold til følgende skema: medium styrke, svag, stærkest.

Anmodningen kan have varierende kompleksitet, og du skal være forberedt på, at adressaten ikke altid vil være interesseret i at opfylde den. I denne henseende skal han være overbevist om, at implementeringen af ​​det indebærer potentielle fordele for ham. Få modtageren interesseret, så han tager dit dokument seriøst.

Et anmodningsbrev kan indeholde et forslag om at gennemføre en bestemt mulighed, som er attraktiv for ham.

Eksempler på formuleringer

• "Til alle tider har iværksættere og forretningsfolk ikke kun stræbt efter materiel succes, men også efter personlig vækst, for for altid at blive husket af folk for deres gode gerninger og for at vinde deres respekt."
• "Selvfølgelig er dit hovedmål at forbedre levestandarden for byens borgere." Denne formulering kan du især bruge, når du skal skrive en anmodning til en stedfortræder, for eksempel om at skaffe lokaler til en børnehave, indrette en legeplads mv.

Du kan også give udtryk for et problem, der er relevant for adressaten, vise ham, hvordan din anmodning kan hjælpe ham med at løse det eller med at realisere visse muligheder.

Det sker, at du ikke har noget at tilbyde modparten, eller det er uhensigtsmæssigt i denne sammenhæng. I dette tilfælde er den bedste udvej at tale om betydningen af ​​din anmodning. Beskriv situationen så præcist og fuldstændigt som muligt, så den berører din sjæl. Hvis der ikke er et hjertevarmt øjeblik i din historie a priori, så giv fakta og fokus på årsag-og-virkning-forhold. Fortæl os om, hvad der vil ske, hvis de nægter dig eller tværtimod accepterer at hjælpe.

Trin 4: Angiv din anmodning

Når adressaten er mentalt parat til at acceptere din anmodning, kan det oplyses. Hold din tekst kortfattet, undgå lange eller indviklede sætninger samt tvetydighed eller antydninger. Anmodningsbrevet (eksempler og eksempler på ordlyd i teksten) skal være kortfattet og klart i betydningen. Så hvis du beder om at købe udstyr til en virksomhed, så angiv fuldstændighed, pris og mængde:

"For at udstyre akutafdelingen har hospitalet brug for en ny bil, hvis omkostninger er 3,5 millioner rubler. Vi beder dig hjælpe os med at købe den."

Eller for eksempel skal en anmodning om at reducere lejen være specifik: "Vi beder dig reducere lejen for lokalerne til niveauet 500 rubler. kvm, indtil den økonomiske situation stabiliserer sig.”

Trin 5: Recap

I slutningen af ​​brevet skal du opsummere din anmodning. Gentag det igen og fokuser på, at modtageren modtager ydelser, hvis han giver dig den ønskede hjælp. Teksten i anmodningen bør dog ændres en smule. Vender vi tilbage til det samme eksempel på at reducere huslejen, foreslår vi følgende formulering:

“Hvis du accepterer at reducere lejen til 500 rubler. kvm, mens den nuværende økonomiske situation stabiliserer sig, vil du kunne være med til at bevare mere end 20 arbejdspladser, og du vil heller ikke lide tab på grund af fuldstændig manglende betaling.”

Husk, det er vigtigt at gentage ikke kun anmodningen, men også den fordel, der kan opnås ved implementeringen, og den behøver ikke at være væsentlig. Mange store virksomheder optræder gerne som sponsorer, investorer og engagerer sig i velgørenhed.

Vi tror, ​​at nu, efter at have studeret processen trin for trin, vil du ikke have et spørgsmål om, hvordan du skriver et anmodningsbrev. Det er nok bare at tage højde for alle reglerne for forretningskorrespondance og nogle nuancer. Vi foreslår, at du også studerer et andet eksempel.

Eksempel

Kære Felix Petrovich!

Din virksomhed har i flere år nu tilrettelagt praktisk træning for studerende på virksomheden, der hjælper dem med at omsætte den viden, de har erhvervet på universitetet, i praksis.

Du er som leder af HR-afdelingen en person, der er interesseret i at tiltrække nye medarbejdere, unge og lovende ingeniører og højt kvalificerede specialister. I dag er dette erhverv et af de mest efterspurgte. Mange studerende vil gerne lære om dets evner, finesser og betydning.

I den forbindelse beder vi dig arrangere et møde mellem maskinchefen med ansøgere og 1.-2. års studerende den 25. april kl. 17.00 på din virksomhed.

Ved at tale om fagets fordele og hemmeligheder i dag lægger du et pålideligt grundlag for at træne morgendagens specialister og fagfolk. Måske vil en af ​​dem efter nogle år bringe din virksomhed til et nyt udviklingsniveau.

Med respekt og taknemmelighed,

Rektor for universitetet I.Zh.Bychkov

Efter at have studeret informationen om, hvilke krav et anmodningsbrev skal opfylde, prøver og eksempler på formuleringer, kan du nemt klare at skrive det i praksis.

I de seneste årtier er det blevet en integreret del i ethvert forretningsområde. Ud over at udarbejde kontrakter, love og bilag hertil er dokumentspecialister beskæftiget med at udarbejde forskellige former for klagesager og skrivelser. På det lovgivningsmæssige plan er principperne for deres udformning og den generelle skabelon naturligvis ikke defineret. I en sådan situation opstår spørgsmålet: "Hvordan opretter man korrekt dette eller hint juridisk svage, men forretningsdokument?" Svaret på dette er ekstremt enkelt og handler om at udarbejde sådanne papirer i henhold til almindeligt anerkendte standarder i kontorarbejde.

I dag besluttede vores ressource at overveje principperne for at skrive et officielt brev og funktionerne i dette dokument. Oplysninger om det opsummerede emne og en skabelon til selve papiret kan findes nedenfor.

Officiel eller er en af ​​de grundlæggende typer dokumenter inden for kontorarbejde i moderne virksomhed. Det er en universel måde at overføre information på, implementeret på den enklest mulige måde, men i overensstemmelse med alle regler og regler for forretningsforbindelser.

Naturligvis er oplysningerne i officielle breve ikke af underholdende karakter. Sådanne papirer kan være invitationer, dels reklamer, informative og andre, men under ingen omstændigheder underholdende.

Der er mange forskelle mellem et officielt brev og et almindeligt. Det vigtigste er formålet. Hvis et forretningsdokument altid har et præcist formål med at sende eller sende til adressaten, bruges almindelige breve ofte til "kommunikation for kommunikationens skyld." Derudover forretningsmeddelelser:

• er ikke anonyme – de har altid oplysninger om afsender og modtager
• skrevet på vegne af en bestemt person eller organisation eller forening repræsenteret af ham
• (hvis afsender har et stempel)
• udarbejdet efter almindeligt anerkendte regler i kontorarbejde
• kan ikke være underholdende, som tidligere nævnt

En valgfri, men også fælles forskel mellem et officielt brev og en almindelig besked er, at førstnævnte er skrevet på virksomhedens brevpapir. Denne tilgang giver adressen det højeste niveau af soliditet og angiver generelt dens forretningsstatus.

Et par ord om detaljerne og det generelle indhold af dokumentet

Der udsendes officielle skrivelser af forskellige årsager, hvorfor indholdet naturligvis varierer. På trods af dette kan den generelle struktur af forretningsmeddelelser ikke tages væk. Det er dette, der defineres som sandt inden for kontorarbejde, ikke er genstand for uenighed og danner de grundlæggende krav til de relevante dokumenter. Typiske detaljer i et officielt brev inkluderer:

• fulde navn på afsendervirksomheden eller fulde navn på en bestemt borger
• oplysninger om checkpoint, checkpoint og OKUD (for organisationer)
• adresse og alle mulige kontakter på afsenderen
• lignende oplysninger om adressaten
• essensen af ​​budskabet
• datoen for dens sammensætning
• og trykning (for organisationer)

Vigtig! Den type forretningsdokumenter, vi overvejer i dag, er en af ​​de få, der ikke behøver at indeholde en titel. Fraværet af sidstnævnte er på ingen måde en fejl, men overholdelse af grundlæggende kontorarbejdsstandarder.

Det er tilrådeligt at udstede selve brevet på brevpapir, selvfølgelig, hvis afsenderen er en virksomhed. For statslige agenturer har sådanne former et billede af våbenskjoldet, for kommercielle organisationer - deres emblem.

1. Overskueligt og forståeligt for modtageren.
2. Uden brug af bandeord, for ikke at nævne fornærmelser og uanstændigheder.
3. Pæn, kortfattet og kompetent.

Dokumenteksperter stiller i princippet ikke andre krav til officielle skrivelser. Det er nok at overholde de noterede normer, regler og det generelle indhold af dokumentet.

Du kan downloade en skabelon til et officielt brev til organisationen nedenfor:

Typer af officielle breve

Et officielt brev er en ret omfattende gruppe af forretningspapirer. De mest brugte af dem inkluderer:

• , hvilket afspejler afsenderens ønske om at gøre noget til gavn for adressaten
• Anmodningsbreve
• Forespørgsler
• Begivenhedsinvitationer
• Invitationer til samarbejde
• Papirer, der minder modtageren om noget
• Kommercielle tilbud
• Krav
• Instruktioner
• Annonce- og informationsbreve

Ved navnet på hver type officielt brev kan du forstå dets generelle formål og formålet med at sende beskeden. Som praksis viser, udføres overførslen af ​​forskellige typer anmodninger i forretningsmiljøet af en række forskellige årsager, og listen over deres typer nævnt ovenfor er langt fra endelig.

Funktioner ved udformningen og transmissionen af ​​meddelelsen til adressaten

I slutningen af ​​dagens artikel, lad os være opmærksomme på overførslen af ​​officielle breve til Den Russiske Føderation. Først og fremmest skal det bemærkes, at hovednuancen af ​​succesfulde forretningsforhold er en kompetent tilgang til deres ledelse. I tilfælde af at udarbejde de relevante dokumenter, taler vi om deres:

• pænhed
• fuld overensstemmelse med forretningsstandarder
• målrettethed (afsendelse af et officielt brev til nogen i form af spam vil væsentligt underminere afsenderens autoritet)

Derudover er det tilrådeligt at gribe meddelelsens sammensætning yderst ansvarligt an. Dens tekst skal være læsefærdig, kortfattet og forståelig. Brugen af ​​komplekse verbale strukturer og termer er uønsket. Den generelle tone i adressen bør holdes inden for grænserne. Tilbageholdenhed er velkommen, men fortrolighed er aldrig.

Med hensyn til fremsendelse af forretningsbreve har afsenderen ingen begrænsninger. Du kan levere en besked til adressaten:

• via internettet i elektronisk form
• via mail
• via kurer eller endda personligt

Transmission af officielle breve er et stort område. Alle afsendere vil være i stand til at vælge en bekvem besked.

Dette afslutter de vigtigste bestemmelser om emnet for denne artikel. Vi håber, at de præsenterede oplysninger har hjulpet alle læsere med at forstå essensen af ​​officielle breve i Den Russiske Føderation og reglerne for deres udførelse.

Skriv dit spørgsmål i formularen nedenfor

Sandsynligvis har alle mindst én gang skullet forholde sig til behovet for at skrive et forretningsbrev. Når man sammensætter det, kommer man ufrivilligt frem til, at det slet ikke er nemt. Der er mange forretningsbrevskrivningsregler og -forskrifter, som du har brug for at kende. Artiklen beskriver i detaljer processen med at udarbejde et dokument, giver eksempler på forretningsbreve og diskuterer deres typer og design.

Form

Færdige formularer vil tilføje soliditet og indikere virksomhedens pålidelighed. De indeholder de nødvendige oplysninger om organisationen, såsom:

• Navn.
• Adresse.
• Kontakt telefonnumre.
• Internet side.
• E-mail.
• Logo.
• Andre kontaktoplysninger.

Der er ingen strenge regler for formularer. Derfor beslutter hver organisation selvstændigt, hvilke oplysninger der skal medtages i dem.

Hvordan skriver man forretningsbreve korrekt? Forberedelse

Forretningsbreve er skrevet og formateret på en bestemt måde, underlagt deres iboende regler og krav. Afhængig af målet gennemtænker forfatteren indholdet i detaljer for at opnå det resultat, han beregner. Han skal klart forstå, hvilke oplysninger adressaten allerede ved om emnet for brevet, hvad man skal basere det på, og hvad der vil være nyt i det. Argumenterne afhænger af, hvilket mål forfatteren forfølger. Processen med at udarbejde et forretningsbrev kan opdeles i følgende faser:

• Studerer problemstillingen.
• At skrive et udkast til brev.
• Dens godkendelse.
• Underskriver.
• Registrering.
• Sender til modtageren.

Struktur af forretningsbreve

Når du skriver et brev, er det nødvendigt at mætte det med information, det vil sige at lægge alle nødvendige oplysninger der. Det kan være enkelt eller komplekst. I et enkelt brev formidler indholdet klart og kortfattet information, som generelt ikke kræver et svar fra modtageren. En kompleks kan bestå af flere afsnit, punkter og afsnit. Hvert afsnit præsenterer et aspekt af information. Disse typer af forretningsbrevsprøver består typisk af en introduktion, brødtekst og afsluttende sektion.

Nedenfor er et eksempel på at skrive et forretningsbrev - dets indledende del.

Hoveddelen beskriver situationer og begivenheder, giver deres analyse og beviser. Det er i denne del, de overbeviser om, at de skal handle på den ene eller anden måde, bevise, hvordan tingene var og informere om behovet for at deltage i ethvert arrangement med forskellige argumenter.

Konklusionen indeholder konklusioner, der fremsættes i form af forslag, anmodninger, rykkere, afslag med videre.

Et eksempel på at skrive et forretningsbrev - dets sidste del - er præsenteret nedenfor. Dette opsummerer det i hovedsagen anførte krav.

Al information skal være optimalt konsistent og forståelig.

Hvert bogstav begynder med en centreret adresse. Denne lille del er ekstremt vigtig. Når forfatteren vælger det, skal forfatteren overveje:

• Adressatens stilling.
• Forholdets karakter.
• Formalitet.
• Etikette.

Der skal være en høflig formular i slutningen af ​​brevet. For eksempel: "...Jeg udtrykker håb om yderligere samarbejde (taknemmelighed for invitationen)..." Disse sætninger efterfølges af forfatterens underskrift.

Stil

Alle breve skal være skrevet i en officiel forretningsstil, hvilket betyder brug af sprog til officielle forretningsforbindelser. Funktionerne ved et sådant sprog dannes under følgende omstændigheder:

• De vigtigste deltagere i forretningsforbindelser er juridiske enheder, på vegne af hvis ledere og embedsmænd skrives breve.
• Relationer i organisationer er strengt reguleret.
• Emnet for kommunikation er virksomhedens aktiviteter.
• Styringsdokumenter har generelt en bestemt adressat.
• Ofte opstår de samme situationer i løbet af en organisations aktiviteter.

I denne henseende bør oplysningerne i et forretningsbrev være:

• Officiel, upersonlig, understreger afstanden mellem deltagere i kommunikation.
• Adresseret, beregnet til en bestemt adressat.
• Aktuel i skrivende stund.
• Pålidelig og upartisk.
• Begrundet for at få modtageren til at udføre enhver handling.
• Komplet til beslutningstagning.

Krav

Et forretningsbrev skal opfylde følgende krav:

• Talen er standardiseret på alle niveauer – leksikalsk, morfologisk og syntaktisk. Den indeholder mange udtryk, udtryk og formler.
• Tonen i skriften er neutral, behersket og stram, uden brug af følelsesmæssigt og udtryksfuldt sprog.
• Nøjagtighed og klarhed af teksten, uden logiske fejl, klarhed og omtanke i formuleringen.
• Kortfattethed og korthed - uden at bruge udtryk, der har yderligere betydning.
• Brugen af ​​sprogformler dannet som følge af gentagne situationer.
• Brugen af ​​termer, det vil sige ord eller vendinger, der har særlige begreber.
• Brugen af ​​forkortelser, som kan være leksikalske (det vil sige sammensatte ord dannet ved at fjerne bogstaver fra dele af ord: LLC, GOST og så videre) og grafiske (det vil sige ordbetegnelser i forkortet form: grn, zh-d, etc.).
• Brugen af ​​konstruktioner i genitiv- og instrumentalkaderne.
• Sætninger med verbale substantiver ("give støtte" i stedet for "støtte").
• Brug simple almindelige sætninger.

Ovenstående eksempler på forretningsbreve er vist i fuld version (med brødtekst) nedenfor. Oplysningerne opfylder alle kravene til en officiel forretningsstil.

Typer af forretningsbreve

Det er bedst at skrive et forretningsbrev om et specifikt emne. Hvis det er nødvendigt at løse flere problemer på én gang, anbefales det at udarbejde flere forskellige muligheder.

Forretningsbreve kan have følgende indhold:

• Ledsager. Sådanne breve er normalt nødvendige for at informere dig om, hvor du skal sende dokumenter.
  (Hvordan skriver man et forretningsbrev? Et ​​eksempel på følgebrev vil hjælpe dem, der har brug for at skrive denne type dokumenter.)

• Garanteret. De er skrevet for at bekræfte eventuelle løfter eller betingelser. Eksempelvis kan betaling for arbejde, husleje, leveringstider osv. garanteres.
• Tak. De er begyndt at blive brugt særligt ofte for nylig. Sådanne breve viser god partnerskabstone. De kan udgives på almindeligt brevpapir eller på farvet papir med et smukt tryk.
  (Hvordan skriver man et forretningsbrev? En prøve af tak-sorten udfærdiges i fri form, afhængigt af de opgaver, det løser. I dette tilfælde udtrykker brevet sin essens i den korteste form. En sådan prøve, lavet på farvet papir med et ornament, kan hænge på væggen i værelsesfirmaet på en hædersplads.)

• Oplysende.
• Lærerigt.
• Tillykke.
• Annoncering.

Der er også bogstaver:

• Forslag til samarbejde. Helt almindeligt i nyere tid, sendt til organisationer, er ofte af reklamekarakter, for eksempel som denne prøve. Det er ret svært at skrive kommercielle breve; du skal tage højde for mange nuancer for at få opmærksomhed, og endnu mere for at blive interesseret. Men hvis du komponerer det i henhold til eksemplet nedenfor, har det alle chancer for succes.

• Invitationer. De bliver sendt og inviterer dem til at deltage i forskellige arrangementer. De er normalt henvendt til en leder eller embedsmand, men kan også henvendes til et helt hold.
• Forespørgsler.
• Meddelelser.
• Forespørgsler og mange andre.

Sådan skriver du et svar på et brev. Eksempel

Besvarelsen skal begynde med at gentage anmodningen i det første brev. Derefter gives resultaterne af dens overvejelse, og godkendelse eller en begrundelse for afslaget udtrykkes. Et erhvervssvarbrev kan indeholde en alternativ løsning til de forventede oplysninger. Typisk opfylder den følgende principper:

• Tilgængeligheden af ​​et link til det første bogstav og dets indhold.
• Identisk sprog betyder.
• Sammenlignelige omfang og indholdsaspekter.
• Overholdelse af en bestemt rækkefølge.

Indretning

Ud over at bruge firmabrevhoveder til forretningsbreve, er det nødvendigt at tage hensyn til andre finesser, når du designer dem. Det er detaljer, regler for forkortelser, skriveadresser, overskrifter, tekstlængde, feltbredder og meget mere.

Prøver af et forretningsbrev hjælper dig med at komponere det under hensyntagen til alle finesser og nuancer. De bruges af både begyndende kontormedarbejdere og erfarne arbejdere. Takket være prøverne lærer de at skrive bogstaver korrekt og sparer en masse tid.

du prøver, skriver, vælger de nødvendige ord - og alt er nytteløst! En potentiel partner eller investor åbner ikke dit forretningsbrev eller skimmer det igennem uden overhovedet at gider at svare. Fælles situation? I vores nye artikel fortæller vi dig, hvordan du fører forretningskorrespondance korrekt, og hvad du skal skrive i et brev, så det læses til ende.

Hvem er denne artikel til?

Lad os med det samme bemærke: vi taler om e-mails. Hvis andre bruger sneglepost, forsikrer vi dig om, at reglerne er de samme. I princippet gælder alle disse regler for almindelige udsendelser, som vi allerede har skrevet om. Nu taler vi specifikt om erhvervskorrespondance. Hvis du:

• en iværksætter, der kommunikerer med mennesker, der er vigtige for virksomheden;
• en medarbejder, der skriver til en chef eller fremtidig ledelse;
• en person, der er interesseret i det grundlæggende i internetetikette og menneskelig psykologi - så er du velkommen til at læse det, det bliver interessant.

Funktioner af forretningskorrespondance

• glat, rolig præsentation - ikke at forveksle med tørt bureaukratisk sprog;
• kommunikation er strengt til sagen - at formidle visse oplysninger til adressaten;
• lille volumen - et A4-ark er mere end nok;
• respekt for underordning, ingen fortrolighed. I særlige tilfælde, når der udvikles et uformelt, ikke-arbejdsforhold med adressaten for et forretningsbrev, kan denne regel naturligvis tilsidesættes. Men dette vil ikke længere være et helt forretningsbrev, men et venligt et, er du enig?
• Et brev skrevet på virksomhedens brevpapir giver særlig troværdighed. Den skal indeholde et logo og navn, detaljer og kontaktoplysninger og hjemmesideadresse.

Typer af forretningsbreve

1. Information. Sådanne breve kræver ikke et svar - du skriver dem for at fortælle modtageren om nogle oplysninger. For eksempel ejer du en netbutik og annoncerer, at i morgen er sidste dag med rabatter. Eller at priserne ændrer sig. Der er mange typer informationsbreve: De kan angive hensigter, minde om en vigtig begivenhed, bekræfte levering og modtagelse af varer og så videre.

2. Anmodningsbreve. Hvor ofte skal iværksættere, især begyndere, skrive dem! Det er appeller til investorer med en anmodning om at sponsorere dit fede projekt, utallige tilbud om samarbejde, forskellige former for anmodninger om at finde ud af for eksempel visse oplysninger.

3. Post-breve – noget der nogle gange skal skrives efter et møde med adressaten. I dette brev skal du huske hovedemnet for dit møde, udtrykke din holdning til det, understrege, at du ønsker at fortsætte samarbejdet, og give din mulighed for tid og sted for det næste møde.

4. Garanti. Har I allerede aftalt samarbejde, kan der hurtigt blive behov for denne type breve. I dem garanterer du, at du vil opfylde dine forpligtelser: du vil udføre arbejdet til tiden, betale for ydelsen, levere varen til tiden, og så videre.

5. Arbejdsbreve er de samme, som enhver virksomhed sender og modtager hver dag. Det er korrespondance med samarbejdspartnere og kunder: indgåelse af kontrakter, diskussioner og forhandlinger, kendskab til prisliste og produktkatalog, påmindelser om møder - rutinemæssige arbejdsprocesser.

6. Klagebreve – ja, det sker sådan. De er normalt skrevet, når den ene part er utilfreds med den andens handlinger. Og ikke kun handlinger, men ansvar nedfældet i kontrakten. For eksempel indgik Vasya en aftale med leverandører af varer, og de, sådanne radiser, forsinker konstant tidsfrister. Eller han købte en bil, men den gik i stykker.

7. Ikke-arbejdsbreve er beskeder, der ikke er direkte relateret til dine aktiviteter. Disse er lykønskninger, tak for arbejdet og endda kondolencer - alt sker i livet.

1. Overskrift. At skrive e-mail-headers er en videnskab. Vi talte mere om hemmelige teknikker i artiklen. Kort sagt skal overskrifterne på forretningsbreve være så nyttige som muligt for adressaten.

Provokationer og humor er usandsynligt egnede her: Vi skriver til seriøse mennesker, husker du? Hvis du lærer personen bedre at kende, så kan du prøve, men indtil videre er det bedre ikke at risikere det.

1. Introduktion. Ligesom et almindeligt brev begynder et forretningsbrev med en introduktion eller præamble. I den siger du hej og fortæller selve essensen, kødet. Spar modtagerens tid: Fortæl dem med det samme, hvad du har brug for fra dem. "Jeg, Vasya Pupkin, er kommet med en cool startup inden for internetmarkedsføring (konstruktion, skønhed, industri, bil - afhængigt af dit aktivitetsområde), og jeg beder dig om at sætte dig ind i det og støtte det økonomisk. Den største fejl på dette tidspunkt er at lade dine tanker vandre, mumle og ikke komme til sagens kerne.
2. Hoveddelen Her er alt simpelt: du fortæller i detaljer, hvad din idé er, præsenterer fakta og argumenter, der kan interessere adressaten. Hvis vi vender tilbage til Vasya og hans opstart, vil han forklare, hvad dens essens er, fordelene og fordelene for menneskeheden generelt og for modtageren af ​​brevet i særdeleshed. Han vil give tal og fakta, målgruppens mening og eksperters mening. Vi tror på Vasya, han kan gøre det!
3. Den vigtigste. Hvis du spørger, så spørg igen. Hvis du spørger, så stil spørgsmålet klart og specifikt. Hvis du håber på samarbejde, så formuler dit forslag klart igen. Og alt dette i et par linjer.
4. Konklusion. Tak for din opmærksomhed og udtryk dit håb om, at modtageren vil svare dig eller foretage en anden nødvendig handling. Brug en opfordring til handling som i sælge tekster eller .
5. Angiv venligst dine oplysninger: fulde navn, kontakter, navn på organisationen og dens detaljer.
6. Vedhæftede filer. Dette glemmes ofte, men forgæves. Mange mennesker har lettere ved at vurdere visuel information end blot bogstaver og linjer. Vedhæft fotografier til brevet for at få det mest komplette billede af brevets emne, vedhæft de nødvendige dokumenter for at sikre adressaten din soliditet og seriøse hensigter.

De mest almindelige fejl i forretningsbreve

1. Sig ikke hej. Ja, tusindvis af høflige og velopdragne mennesker glemmer af en eller anden grund at sige hej, og begynder et bogstav med ordene "Kære ..." Selvfølgelig er det rart at blive respekteret, men ingen har nogensinde annulleret en simpel menneskelig hilsen.
2. Som allerede sagt, at sprede en tanke, det vil sige en tanke, langs træet. Hvis du hopper fra den ene ting til den anden, lærer at formulere dine tanker, og hvis du ikke har tid, så hyr tekstforfattere og journalister - de vil helt sikkert hjælpe.
3. Tal med en livløs, tør tunge. Overlad alle disse "under hensyntagen til", "hvis muligt" til embedsmændene - du udtrykker dig ikke sådan i det virkelige liv, så hvorfor skulle din adressat? Hav medlidenhed med personen, skriv så enkelt som muligt!
4. Samtidig skal du ikke glide ind i fortrolighed. Der er to stilarter i forretningskorrespondance: personlig og formel. Personligt kommunikerer du i første person - det vil sige "Jeg, Vasya Pupkin, tilbyder dig ..." I formelle personlige pronominer erstattes som regel af det neutralt-neutrale "The Horns and Hoofs Company tilbyder dig. ..” Hvilken stil er tættere på dig, og i hvilket omfang? den korrelerer med din adressats aktivitetsområde - det er op til dig. Hvis din partner er en ung, moderne person, er du velkommen til at skrive i første person. Hvis du har brug for at kommunikere med offentlige myndigheder eller kommunale organisationer, er det bedre ikke at friste skæbnen og kommunikere neutralt. De vil svare dig - det skal de! - men du kan gøre et negativt indtryk. Vær relevant.
5. Vær ubegrundet. Du kan sige hundrede gange, hvilket lukrativt tilbud og en fed idé, du har, men hvad er meningen uden beviser? Forretningsfolk er vant til at arbejde med fakta; de tror ikke på smukke ord og billeder. Tal, fakta, detaljer - det er dine vigtigste våben.
6. Lad være med at ykke, men smede. Forestil dig, at du selv modtager et forretningsbrev fra Vasya Pupkin. Du åbner den, begynder at læse, og der... intet andet end ros til Vasya og hans produkt. Jeg er glad for Vasya, tænker du måske, men hvad betyder det for mig? Men hvis Vasya fortæller dig, hvordan han kan hjælpe dig, hvilke fordele han vil bringe, og hvor hurtigt investeringen vil betale sig, så bliver tingene interessante.
7. Fejl, tastefejl, sjusket design (forskellige skrifttyper, mangel på mellemrum) - ingen kommentarer.
8. Overdreven brug af slang. Selvom du og din modtager arbejder inden for samme felt med særlig faglig slang, så brug specifikke udtryk forsigtigt. Det er bedre at indsætte dem i teksten til et minimum, dechifrere forkortelser, forklare betydningen af ​​nogle ord. Hvad hvis din samtalepartner er 60?
9. Irrelevans. Vi håber stadig på Vasya. Vasya er smart, han vil ikke sende tilbud om sin opstart i bilbranchen til skønhedssalonejere. Hvor mange gange laver Pet og Kohl sådan en fejl? Hvordan man opretter en database med adresser til at sende kommercielle tilbud er velskrevet i artiklen.

Hvordan ikke og hvordan. Rigtigt eksempel

Og her er det - det vigtigste spørgsmål, som det kollektive sind nu vil besvare. Redaktør Pavel Molyanov afholdt for nylig en konkurrence blandt abonnenter på sin gruppe på VKontakte.