For reference, se 7. Fragtbrev for en entreprenørmaskineprøvefyldning

Som regel foretrækker en revisor at stemple alle dokumenter. I tilfælde af. Selvom ikke alle papirer skal have et aftryk. På seminaret fortalte Alexander Pogrebs i detaljer, hvornår loven kræver et segl, og hvornår ikke. Abstrakt udarbejdet af vores kolleger fra tidsskriftet "Seminar for en revisor" .

Kontrakter med entreprenører

I det almindelige tilfælde kan kontrakter med entreprenører undlades at blive stemplet. Medmindre naturligvis selve aftaleteksten forpligter parterne til at forsegle den. Eller det er ikke direkte lovpligtigt. Denne konklusion følger af stk. 1 artikel 160 i Den Russiske Føderations civile lovbog.

Nå, hvis der ikke er særlige krav til kontrakten i loven eller selve aftaleteksten, kan du ikke stemple den. Dommerne er enige i disse argumenter. Eksempler på dette er regler Federal Antimonopoly Service of the Northwestern District dateret 24. marts 2009 i sag nr. A52-3612 / 2008 , Federal Antimonopoly Service i Nordkaukasus-distriktet dateret 5. december 2012 nr. А32-37081/2011 og Federal Antimonopoly Service of the Volga District dateret 10. august 2012 nr. А12-16523/2011. I dem konkluderede dommerne: i det generelle tilfælde er virksomhedens segl blot et yderligere og ikke et obligatorisk krav i kontrakten. Så selv uden tryk anses aftalen for indgået. Og sådan en aftale kan ikke ugyldiggøres.

Så hvis din modpart gav dig en kontrakt uden segl, så skynd dig ikke at returnere den. Læs først aftaleteksten omhyggeligt. Hvis der ikke er et ord om seglet i det, så vil kontrakten være gyldig uden det. Det vigtigste er, at dokumentet skal underskrives af parterne i transaktionen.

Tja, hvis du stadig ønsker, at aftalerne med modparterne skal have begge parters segl, er det nok at skrive i dem f.eks. følgende formulering: "Denne aftale og ændringer til den er kun gyldige, hvis de er skriftlige, underskrevet af bemyndigede repræsentanter og forseglet af parterne. Så kan du bestemt ikke undvære print.

Hvornår har du ellers brug for et firmastempel på dokumenter

Kildedokumenter

Blandt de obligatoriske detaljer om de primære, som er anført i artikel 9 Føderal lov nr. 402-FZ af 6. december 2011, intet firmastempel. Men det betyder ikke, at alle primære dokumenter kan undværes uden tryk. Lad os forstå mere detaljeret.

Så fra 1. januar 2013 kan virksomheder i det generelle tilfælde bruge deres egne primære formularer ved at skrive dette i regnskabspraksis. Det vigtigste er, at de indeholder alle de nødvendige detaljer fra artikel 9 Føderal lov af 6. december 2011 nr. 402-FZ.

Derfor, hvis der ikke er et udskrivbart felt i form af dokumenter, som din virksomhed har udviklet eller forbedret og nu bruger, er dets aftryk på dokumentet ikke nødvendigt. Arbejd gerne uden.

Men hvis du bruger standardformularer af den primære, hvor der er et mærke "M.P.", bliver du nødt til at stemple. Ellers vil dokumentet blive udstedt i strid. Det betyder, at det med sin hjælp ikke vil fungere, for eksempel at bekræfte indkomstskatteudgifter.

DELTAGERS SPØRGSMÅL - Vi modtog et fragtbrev uden udskrivning fra en modpart. Skal jeg returnere dokumentet for at blive stemplet?

- Det kommer helt an på, hvilken form denne faktura har. Hvis din leverandør bruger standard formular nr. TORG-12, som er godkendt Dekret fra Ruslands statsstatistiske komité af 25. december 1998 nr. 132, udskrivning er påkrævet. Selve formularen indeholder trods alt et sted, der er specielt udpeget til aftrykket. Desuden skal dokumentet have to segl - sælger og køber.

Og er du og leverandøren enige om at bruge en egenudviklet faktura, hvor der ikke er et "M.P."-felt, så er udskrivning ikke nødvendig.

Og mange flere virksomheder bruger nu UPD i deres arbejde. Dette er praktisk - ét dokument kan bekræfte momsfradrag og retfærdiggøre udgifter. Lad mig minde dig om: den anbefalede form for UPD er inde brev fra Ruslands føderale skattetjeneste af 21. oktober 2013 nr. ММВ-20-3/ [e-mail beskyttet]. Så i selve formularen er der angivet et sted til et aftryk (“M.P.”-feltet).

I anbefalingerne om udfyldning af visse detaljer i det universelle dokument angav skattemyndighederne dog, at udskrivning på formularen er valgfri. Så UPD uden aftryk kan stadig accepteres til skatteregnskab. Det vigtigste er, at alle de nødvendige detaljer om den primære er korrekt udfyldt i dokumentet. Nå, og momsdata, hvis virksomheden bruger UPD med status 1 (som både primær kilde og faktura).

Men hvis du har mulighed for at sætte et segl med virksomhedens fulde navn på UPD, er det mere praktisk at gøre dette. Så skal du ikke manuelt udfylde linje 14 eller 19.

DELTAGERS SPØRGSMÅL - Hvad med stemplet på kvitteringen? Vores medarbejder medbragte en check, der ikke bærer sælgers segl. Vil det være muligt at bekræfte udgifter med et sådant dokument?

- Hvis der ikke er noget "M.P."-felt i selve dokumentformularen, vil du ikke have nogen problemer. Når alt kommer til alt, udvikler hver sælger formen af ​​en salgskvittering selvstændigt. Der er ingen officiel formular. Repræsentanter for Ruslands finansministerium understregede dette i brev af 11. februar 2009 nr. 03-11-06/3/28. Så hvis der ikke er plads til et aftryk på salgskvitteringen, er det ikke nødvendigt at printe på dokumentet.

Og et øjeblik. Ud over den primære form, som virksomheden kan udvikle på egen hånd, er der obligatoriske formularer, som organisationen ikke kan nægte at bruge. For eksempel kontante kvitteringer.

Så vær opmærksom på, at du på kvitteringer for en kassebonordre (blanket KO-1) kan klare dig med et særligt stempel mærket "Betalt". Hans print vil bekræfte, at kontanttransaktionen er gennemført. Det står der i afsnit 3.2 Regulativer fra Bank of Russia dateret 12. oktober 2011 nr. 373-P. Loven kræver ikke, at selskabets hovedsegl skal sættes på sognet. Dette glemmes ofte.

Det er værd at overveje mere detaljeret, om en LLC kan arbejde uden et segl, fordi føderal lov nr. 82 af 2015 vil efterlade mange spørgsmål til virksomhedsrepræsentanter. Navnlig fjernede den nævnte lov pligten for aktieselskaber og LLC'er til at udstede deres eget segl. Initiativtagerne til lovforslaget forsikrede på et tidspunkt, at innovationen reducerer perioden for registrering af en virksomhed og giver dig mulighed for at gennemgå bureaukratiske procedurer inden for en dag. Faktisk er konsekvenserne af et sådant initiativ for mange organisationer "kravlet ud sidelæns". Hvad der er på spil, vil vi tale nedenfor.

Nye krav

Ser man på lovgivningen fra 2018 og sammenligner den med sidste års love, kan man komme frem til, at der ikke er store forskelle. Den er baseret på den samme føderale lov nr. 82, takket være hvilken brugen af ​​udskrivning ikke er obligatorisk. Hvis LLC har truffet en passende beslutning og ikke anvender aftrykket i sit arbejde, bør dette afspejles i organisationens charter.

Mere præcise svar kan hentes fra en række ordrer udstedt i slutningen af ​​2016 af Arbejdsministeriet (nummer 648, 588 og 589). Med deres hjælp var det muligt at afklare en række punkter, blandt andet i forhold til dokumentargrundlaget.

Overvej en situation i det virkelige liv. For eksempel bruger en LLC ikke et segl, men på et tidspunkt er det forpligtet til at udstede et indkomstbevis for at optjene fordele til en medarbejder. I dette tilfælde skal du vedhæfte papirer, der bekræfter embedsmænds rettigheder til at underskrive certifikatet. Dette kan være et certifikat for statsregistrering eller et pas fra en person. Hvis der er en anmodning fra FSS, kan det desuden være nødvendigt at udlevere de samme papirer.

Takket være ordrerne lykkedes det os at løse en anden vigtig nuance - behovet for et segl på siderne i arbejdsbogen. Tidligere var Arbejdsministeriet forpligtet til at sætte et aftryk, selvom virksomheden ikke brugte et sådant værktøj i sine aktiviteter. Med forbehold for afklaringer bør seglet stilles til rådighed for de selskaber, der bruger det. Resten af ​​reglerne for 2017 forblev uændrede.

Vores advokater ved det Svaret på dit spørgsmål

eller på telefon:

Udskriftsfunktioner

Loven om LLC og JSC fastlægger klart de data, der skal afspejles på organisationens segl. Dette omfatter virksomhedens fulde navn, beliggenhed (afvikling) samt den aktuelle organisatoriske og juridiske form. Navnet skal være skrevet på russisk eller et andet sprog. Der er ikke yderligere oplysninger i loven om dette spørgsmål. Efter eget ønske har virksomheden ret til at tilføje en række yderligere data - TIN, PSRN, KPP m.fl.

Loven specificerer kun en liste over detaljer, der skal afspejles på printet, men også andre parametre, for eksempel størrelsen af ​​printet. Derfor er særlige workshops i løbet af deres aktiviteter afhængige af GOSTs krav, som gælder for sæler. Yderligere udskrifter kan indeholde oplysninger om, hvilken tjeneste eller hvilke papirer det gælder for. Hvad angår formen, kan den være anderledes - rund, rektangulær, oval og så videre.

Finesser af registrering og ansøgning

Tidligere skulle LLC'er registrere seglet under virksomhedens oprettelse samt godkende dets skitse. I dag er dette ikke nødvendigt, og sådanne krav er ikke beskrevet i nogen retsakter. Det betyder, at selskabet ikke behøver at modtage underretning eller tilladelse fra offentlige myndigheder om indførelse af seglet.

På trods af visse indrømmelser kan brugen af ​​aftrykket ikke behandles tilfældigt, fordi det er et af de vigtigste forretningselementer i enhver virksomhed. Desuden anbefaler statslige strukturer, at hver LLC opretter en instruktion om brug af arkiver og cirkulation af dokumenter under hensyntagen til GOST.

Instruktionerne kan indeholde følgende oplysninger:

• Liste over firmaaftryk - hoved- og tillæg, antal eksemplarer.
• Ansøgningsregler.
• Lagerplads.
• Listen over stillinger, der er ansvarlige for bevarelsen af ​​sæler, og som også har ret til at bruge dem.
• Liste over papirer, hvor print er påkrævet (hoved og yderligere).

Seglerne skal opbevares og udstedes til anden person efter indtastning i journalen og mod kvittering. Hvis forseglingen ikke bruges, skal den låses i en speciel æske.

Som bemærket i begyndelsen af ​​artiklen er brugen af ​​aftryk i virksomhedens arbejde siden april 2015 flyttet fra kategorien af ​​forpligtelser til lovsektoren. Fra dette tidspunkt kan hver organisation selv bestemme behovet for at bruge seglet. Men i nogle love kan du finde oplysninger, hvorefter brugen af ​​et aftryk er obligatorisk. Dette gælder for RKO, BSO, samt PKO.

I andre papirer, der tilhører denne kategori, er der ikke behov for et aftryk. Det vigtigste er, at disse oplysninger afspejles i virksomhedens charter. Organisationen har ret til at sætte et aftryk i de vigtigste papirer - primære dokumenter, rapportering til Federal Tax Service, arbejdsbøger for personale og andre dokumenter.

Der skal lægges særlig vægt på kontrakter. Hvis aftalen, der blev udarbejdet tidligere, indikerede obligatorisk tilstedeværelse af et segl, bliver du nødt til at lave et aftryk i fremtiden eller udarbejde en tillægskontrakt, hvor denne klausul vil være udelukket.

Resultater

Generelt er afskaffelsen af ​​print mere et plus end et minus for virksomheden, fordi der er en tendens til gradvist at gå væk fra papirarbejdet. Moderne teknologier står ikke stille, nye muligheder for at identificere en person vises, og cirkulationen af ​​papirer bevæger sig gradvist ind i et elektronisk format.

For eksempel, når der sendes rapporter til Federal Tax Service, bruges en digital signatur i stigende grad, og når man overvejer sager i retten, opfattes forseglingen fra positionen af ​​en yderligere nødvendighed, og der er ingen forpligtelser til at installere et aftryk. Derudover har LLC'er siden 2013 modtaget ret til personligt at oprette former for primære dokumenter, og den eneste betingelse for deres brug har været fastsættelse i regnskabspolitikken.

Så i begyndelsen af ​​virksomhedens aktivitet er det værd at beslutte, om udskrivning er nødvendig, eller du kan undvære brugen af ​​det. I sidstnævnte tilfælde er der stor risiko for at støde på en række vanskeligheder, som er blevet mindre og mindre i de senere år.

Dokumentets retskraft

I praksis har personaleansvarlige ret ofte et spørgsmål om, hvilke dokumenter der skal godkendes med arbejdsgiverens segl.

For at give dokumentet retskraft skal følgende obligatoriske oplysninger være til stede:

Navnet på organisationen og (eller) strukturel enhed;
- datoen for offentliggørelsen af ​​dokumentet;
- registreringsindeks;
- Underskrift.

For visse typer dokumenter er yderligere detaljer, der giver dem retskraft, godkendelsesstemplet, seglet, certificeringsmærket for kopien (klausul 18 i dekretet fra Republikken Belarus' justitsministerium af 19.01.2009 nr. 4 "Ved godkendelse af instruktionen om kontorarbejde i statslige organer, andre organisationer").

En underskrift er et obligatorisk krav, der bekræfter et dokument, og et segl er et yderligere. Ved attestering af et dokuments ægthed skal det således først underskrives og derefter (om nødvendigt) attesteres med et segl. Godkendte dokumenter stemples (hvis nødvendigt) efter godkendelsen af ​​dokumentet.

Rekvisitter "Udskriv"

Det påkrævede "segl" anbringes på dokumenter, der kræver særlig certificering af deres ægthed.

Der er 3 typer segl: forseglingen af ​​organisationen, seglet for organisationens strukturelle enhed, seglet, der angiver dets tilsigtede formål (til dokumenter osv.). Organisationers segl er opdelt i frimærker (segl med billedet af Republikken Belarus' statsemblem) og enkle.

Anvendelsesrækkefølgen og ansvaret for opbevaring af sæler bør fastlægges i organisationens lokale lovgivningsmæssige retsakter, udviklet i overensstemmelse med lovgivningen i Republikken Belarus. Oplysninger om brug og opbevaring af segl kan nedfældes i Instrukser for organisationens kontorarbejde eller Bestemmelserne om personaletjenesten.

Listen over dokumenter, hvorpå seglet er påført, bestemmer organisationen uafhængigt, styret af lovgivningen i Republikken Belarus.

Stempling er nødvendig på originaldokumenterne og deres kopier (for at bekræfte kopiens ægthed), inkl. telefax, der attesterer borgernes rettigheder, friheder og (eller) legitime interesser, juridiske enheders rettigheder og forpligtelser, godkender udgifter til midler og materielle værdier.

Seglaftrykket skal fange en del af stillingsbetegnelsen på den person, der har underskrevet (godkendt) dokumentet.

Eksempel

direktør for instituttet Underskrift S.A. Sidorov
MP

DET ER VIGTIGT! Vi henleder personaleofficerernes opmærksomhed på det faktum, at den omtrentlige form for en ansættelseskontrakt, godkendt af dekretet fra Arbejdsministeriet i Republikken Belarus dateret 27. december 1999 nr. 155 (som ændret den 4. oktober 2010) , indeholder det nødvendige "segl". Samtidig indeholder den omtrentlige form for kontrakten, godkendt ved dekret fra Ministerrådet for Republikken Belarus af 02.08.1999 nr. 1180 (som ændret den 19.01.2012), ikke det nødvendige "segl" .

Indførsler i medarbejderens arbejdsbog, med forbehold for certificering af seglet

Arbejdsbogens første side (titelside), der indeholder de anførte oplysninger om medarbejderen, bekræftes af arbejdsgiverens eller den bemyndigede embedsmands underskrift og arbejdsgiverens segl, og i mangel af det fra den enkelte iværksætter af seglet for det lokale udøvende og administrative organ, der registrerede den enkelte iværksætter (Del Anden 18 Instruktioner om proceduren for vedligeholdelse af arbejdsbøger for ansatte, godkendt af dekretet fra Arbejdsministeriet i Republikken Belarus af 09.03.1998 nr. 30 (herefter - Instruktion nr. 30)).

Derudover foretages ændringer i poster i arbejdsbogen om efternavn, fornavn, patronym, fødselsdato, uddannelse, erhverv, speciale af arbejdsgiveren på det sidste arbejdssted på grundlag af dokumenter, der bekræfter de relevante oplysninger, med henvisning til deres nummer og dato (paragraf 38 i instruktion nr. 30). Et link til det relevante dokument er skrevet på indersiden af ​​omslaget, bekræftet af arbejdsgiverens eller en autoriseret embedsmands underskrift og arbejdsgiverens segl, og hvis den enkelte iværksætter ikke har det, stempel fra den lokale leder og administrativt organ, der registrerede iværksætteren.

Se afsnittet "Nyttig dokumentation" på side 25 for at få et eksempel i arbejdsbogen, som er certificeret af et segl.

Ændring af indtastningerne om erhvervet, speciale på første side (titelblad) i arbejdsbogen i tilfælde af, at medarbejderen får nyt erhverv, speciale udføres ved at supplere de eksisterende opslag uden at overstrege de tidligere indtastede.

Links til de dokumenter, på grundlag af hvilke korrigerende indtastninger blev foretaget, er registreret på indersiden af ​​arbejdsbogen og bekræftet af underskriften fra lederen af ​​organisationen eller en person, der er specielt autoriseret af ham og organisationens segl eller seglet af personaleafdelingen.

Når en medarbejder afskediges, skal alle optegnelser over arbejde, belønninger og incitamenter for succes i arbejdet, der er indført i arbejdsbogen under hans arbejde, attesteres af arbejdsgiverens eller en autoriseret embedsmands underskrift og arbejdsgiverens segl (afsnit 45 i instruktionen) nr. 30).

I hvilke tilfælde er det nødvendigt at sætte stempel på ordrer

Organisationens ordrer er ikke stemplet, da ordren er et internt organisatorisk og administrativt dokument (ansættelsesordrer, påbud om afholdelse af arbejdsferier, afskedigelsespåbud). Kopier af ordrer til ansættelse og andre kopier af personaledokumenter, udgående dokumenter kræver korrekt attestering, så de skal stemples.

Således kan vi konkludere, at kopier af kun de dokumenter, der er oprettet i selve organisationen, er underlagt seglcertificering.

Som en undtagelse er det tilladt at lave og attestere kopier af dokumenter udstedt af andre organisationer ved løsning af spørgsmål, der ligger inden for organisationens selv kompetence. For eksempel har en organisation ret til at lave og attestere en kopi af et uddannelsesbevis til optagelse i medarbejderens personlige aktmappe, kopier af et barns fødselsattest og en attest for ret til ydelser til indsendelse til regnskabsafdelingen for regnskabsmæssige formål ved beregningen indkomstskat mv.

Natalia Vladyko, advokat